Funcionamiento del proceso administrativo de la unidad de adquisiciones y contrataciones institucion

Universidad Pedagógica de El Salvador Facultad de Ciencias Económicas Funcionamiento del Proceso Administrativo de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucionales (UACI), en el Almacenamiento y Despacho de Medicamentos e Insumos Médicos, Hospital Nacional Rosales, 2008-2010.

Trabajo de Graduación para Optar al Título de: Licenciatura en Administración de Empresas

PRESENTADO POR:

Julián Marrero Velis Ernesto Martín Acosta Pérez Leonel García Gómez

San Salvador, El Salvador, 2010.

ÍNDICE CAPITULO I

1.1.

Marco Conceptual …………………………………………………..

1

Introducción ……………………………………………………………..……...

1

Objetivos …………………………………………………………….…………….

3

Objetivo General ……………………………………….……………….

3

Objetivo Específico …………………………………………….………

3

Antecedentes del Problemas …………………………………………….……

4

1.1.1. Reseña Histórica del Hospital Nacional Rosales …..……..……...

4

1.1.2. Creación de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI). …………………………………………….……..

7

1.1.2.1.

Antecedente de la LACAP ..……………….…………….

8

1.1.2.2.

Organigrama

12

………………………………..……………

1.2.

Justificación ……………………………………………………….……………..

15

1.3.

Planteamiento del Problema ……………………………………….………….

17

1.4.

Alcance y Limitaciones ………………………………………….…………….

20

1.4.1. Alcance …………………………………………………………….…….

20

1.4.2. Limitaciones ………………………………………………………...….

21

Recuento de conceptos y Categorías a Utilizar……………………….…….

23

1.5.

CAPÍTULO I I 2.

Marco Teórico……………………………………………………………………..

2.1.

25

Fundamentación Teórico Metodológico …………………………...

25

Administración ……………………………………………..

26

2.1.1.

2

2.1.2.

Proceso Administrativo ………………………………….

27

2.1.3.

Etapas Básicas del Proceso Administrativo……………

27

2.1.4.

Compras …………………………………………………….

30

2.1.4.1.

Generalidades y Definición……………………………….

30

2.1.4.1.1.

Definición……………………………………...

31

2.1.4.1.2.

Importancia …………………………………...

32

2.1.4.1.3.

Clasificación ………………………………….

32

2.1.5.

Almacenamiento……………………………………………

33

2.1.5.1.

Generalidades y Definición ………………………………

33

2.1.5.1.1.

Definiciones……………………………………

33

2.1.6.

Sistemas …………………………………………………….

33

2.1.7.

Diseño de un Estante ……………………………………...

34

2.1.8.

Almacén……………………………………………………...

34

2.1.9.

Distribución …………………………………………………

36

2.1.9.1.

Generalidades y Definición……………………………….

36

2.1.9.1.1.

Definición……………………………………….

36

2.1.9.1.2.

Ciclo de Distribución de Medicamentos …

36

2.1.9.1.3.

Ciclo de Distribución…………………………

37

2.1.10.

Proceso de Distribución del Almacén………………….

39

2.1.11.

Disposición de las Bodegas……………………………...

41

2.1.12.

Recepción……………………………………………………

41

2.1.12.1.

41

Definición……………………………………….

2.1.13.

Aspectos Inherentes……………………………………….

41

2.1.14.

Inventarios……………………………………………..……..

42

2.1.14.1

Generalidades y Definición ………………………………

42

2.1.14.1.1.

Definición…………………………..………...

42

2.1.14.1.2.

Niveles de Inventarios……………………

42

2.1.14.1.3.

Métodos de Control ………………………

42

2.1.14.1.4.

Método A–B – C ……………………………

43

2.1.15.

Ley de

Adquisiciones

y

Contrataciones

de

la

Administración Pública (LACAP). ………………………

3

44

2.1.16.

Objeto ………………………………………………………...

44

2.1.17.

Ámbito de Alcance y Exclusiones…………………..……

44

2.1.18.

Entidades Creadas con la LACAP………………………

45

2.1.19.

2.1.20.

Ejecutores de la Contratación y la Comisión de Evaluación de Ofertas. ……………………………………

Prohibiciones, Infracciones y Sanciones. …………….

2.1.21.

Tipos de Garantías. ………………………………………..

50

2.1.22.

Solución de Conflictos. …………………………………..

51

2.1.23.

Contratos ……………………………………………………

51

2.1.23.1.

Generalidades y Definición ………………..

51

2.1.23.2.

Definición. …………………………………….

51

2.1.23.3.

Sujetos. ………………………………………..

51

2.1.23.4.

Tipos.

………………………………………….

52

2.1.23.5.

Determinación de Montos para Contratación de Obras, Bienes y Servicios Determinación de Montos para Contratación de Consultores …..……….…

54

2.1.23.6.

2.1.23.7.

2.1.23.8.

2.2.

Reglamento de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública……………………..

Diagrama de Flujo de la Contratación……

46 46

54

55 56

2.1.24.

Formas ………………………………………………….….

59

2.1.25.

Licitación Pública. …………………………………….…..

59

2.1.26.

Pasos del Procedimiento de Licitación Pública……………………………………………………..….

60

2.1.27.

Licitacion o Concurso Público por Invitación. ……….

2.1.28.

2.1.29.

Pasos de la Licitacion o Concurso Público por Invitación ……………………………………….……………

Libre Gestión………………………………………..………..

2.1.30.

Pasos del Procedimiento de Libre Gestión. …………..

70

2.1.31.

Contratación Directa. …………………………………….

74

2.1.32.

Pasos del Procedimiento de Licitacion por Contratación Directa. ……………………….……………

Construcción del Marco Emperico …………………………………..

4

65 66 69

74

79

Metodología de la Investigación…………………..………

79

2.2.1.1 Fuentes Primarias………………………………….

80

2.2.2.2 Fuentes Secundarias ……………………………..

81

2.2.2.

Ámbito y Alcance de la Investigación……………………

81

2.2.3.

Procedimiento para la Determinación del Universo….

82

2.2.4.

Procedimiento para la Determinación de la Muestra …

82

2.2.5.

Diseño del Instrumento …………………………………..

82

2.2.6.

Aplicación del Instrumento ……………………….……..

83

2.2.7.

Tabulación e Interpretación de los Resultados………..

84

2.2.8.

Análisis e Interpretación de las Entrevistas ……….…

130

2.2.9.

Consideraciones.

…………………………………..…….

131

Formulación Teórico - Metodológico de lo Investigado……….…

133

2.2.1.

2.3.

2.3.1.

2.3.2.

2.3.3.

2.3.4.

Lineamientos para la recepción de medicamentos e insumos médicos …………………………………………...

146

2.3.5.

Lineamientos a seguir en caso de producto sea rechazado …………………………………………………….

148

2.3.6

Lineamientos para el control de inventarios de medicamentos e insumos médicos …………………….

Lineamientos para la planeación de inventarios………

149

151

2.3.9

Lineamientos para el procedimiento despacho de medicamentos ……………………………………………….

Lineamientos para el expendio……………………………

2.3.10

Lineamientos prescripción de medicamentos ………...

152

2.3.11

Lineamientos administración del establecimiento…….

153

2.3.12

Lineamientos sistema de información ………………….

153

Desarrollo y Definición Teórico ……………………………………..

155

2.3.7 2.3.8

2.4

Lineamientos para agilizar los procesos de adquisición y contratación y despacho de 143 medicamentos e insumos médicos del Hospital ………

Lineamientos para la programación anual de 144 adquisiciones y contrataciones…………………………..

Lineamientos para el Procedimiento de Recepción 146

5

150

152

CAPÍTULO III

3.

Marco Operativo ………………………………………………………………..

157

3.1

Descripción de los Sujetos de Investigación……………………..

157

3.2

Procedimiento para la Recolección de Datos…………………….

159

3.3

Desarrollo de la Prueba Piloto ……………………………………… 160

3.4

Especificación de la Técnica para el Análisis de los Datos……

3.5

Cronograma…………………………………………………………….. 163

3.6

Recursos………………………………………………………………… 165

3.7

Índice Preliminar sobre Informe Final ……………………………

166

3.8

Bibliografía ………………………………………………..................

170

6

160

7

CAPÍTULO I

1.

MARCO CONCEPTUAL

Introducción Este documento muestra el avance del estudio que se realiza sobre el tema “Funcionamiento del Proceso Administrativo de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucionales (UACI), en el almacenamiento y despacho de medicamentos e insumos médicos, en el Hospital Nacional Rosales, durante el periodo 2008.”

La necesidad del estudio del proceso de adquisición y contratación de bienes y servicios, radica en que puede dar lugar para tomar acciones preventivas y correctivas, a fin de evitar un desabastecimiento en épocas de mayor demanda de los servicios de salud.

En este marco, se enuncia el Marco Legal de la Salud en El Salvador, del Procedimiento Administrativo de las formas de contratación, de conformidad a la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública (LACAP), así como su principio y la Base Constitucional.

Este capítulo I consta de las siguientes partes, una introducción, un antecedente de la UACI en la que se da el problema, la justificación, el planteamiento del problema, los alcances y limitaciones y el recuento de conceptos y categorías.

En el capítulo II, se presentan los fundamentos teóricos y metodológicos del trabajo de campo. Se realizó una entrevista a las personas que ocupan los siguientes cargos: Jefe UACI, Coordinador de Gestión de Suministros, Analista de Gestión de Suministros y Libre Gestión, Guardalmacén de Medicamentos e Insumos Médicos, Auxiliares de Guardalmacén, preparadores y Kardistas, del

Hospital Nacional Rosales, que permitió conocer los procesos de apertura a compras para proceder a la celebración de los contratos, entre los que se encuentran, Licitacion o concurso público; Licitacion o concurso público por invitación; Libre Gestión; Contratación directa, de acuerdo con lo dispuesto por la Ley LACAP, y detectar los problemas que se presentan en dichos procesos.

Con toda esta base de lo investigado, se realizaron planteamientos teóricos y metodológicos que a manera de propuesta analítica, incluyan elementos que puedan mejorar los procesos, en beneficio de la investigación y especialmente de los pacientes que reciben la atención y son la razón de ser del primer centro Hospitalario Nacional del País.

En el capitulo III

el Marco Operativo sintetiza y describe los sujetos de

investigación, que son la parte esencial del estudio analizando los procesos administrativos involucrados en las compras y almacenamiento.

Finalmente, se presentan los resultados definitivos del estudio, conformando con ellas, lineamientos específicos para mejorar esos procesos con ellas lineamientos, específicos, para mejorar esos procesos. Al final se incluyen los instrumentos utilizados en la investigación, como anexos.

OBJETIVOS:

General

Estudiar en forma ordenada el Funcionamiento del Proceso Administrativo de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucionales (UACI), en el Almacenamiento y Despacho de Medicamentos e Insumos Médicos, del Hospital Nacional Rosales, en relación al desabastecimiento de estos productos, con el fin de estimar mejoras que contribuyan a los procesos administrativos.

Específicos

a)

Detectar las debilidades en el proceso de adquisición de medicamentos e insumos médicos, que permita dar lineamientos para tomar acciones preventivas y correctivas en forma oportuna, a fin de evitar un desabastecimiento de ellos.

b)

Considerar medidas, para el mejor uso de los recursos del Hospital Nacional Rosales, destinados a la ejecución del proceso de Adquisición, de medicamentos e insumos médicos.

1.1.

ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

1.1.1 Reseña Histórica del Hospital Nacional Rosales1

Antes de 1800 funcionaron en la ciudad de San Salvador, varias casas de caridad, y probablemente la que tuvo mayor desarrollo y crecimiento fue la que con el tiempo se convirtió en la Casa de Caridad y Capilla del Patrocinio, también conocido como Hospital General de San Salvador, obra hincada por el ciudadano español Don Fernando Escobar, filántropo que en 1807 vendió todas sus propiedades en San Jerónimo y Guazapa para obtener fondos y dedicarlos a la fundación del establecimiento.

En los anales del Hospital Nacional Rosales, se lee que según uno de los médicos más notables de la época (1800), cuyo nombre se desconoce “No se necesitan todavía hospitales porque los enfermos pobres son recibidos con mucho interés en las casas de las personas acomodadas, pues casi todas tenían piezas interiores preparadas para recibirlos”. La ciudad tenía ya alrededor de 60,000 habitantes, la mayoría se dedicaba a las labores agrícolas y a una incipiente ganadería y comercio.

En el año 1807 se inicio la construcción del primer hospital de la capital, desgraciadamente su principal impulsor, Don Fernando Escobar, falleció a finales del mismo año, habiendo finalizado la obra otro ciudadano español, Don José Abascal. El Centro, originalmente denominado Casa de la Caridad y Capilla del Patrocinio, fue finalizado y paso a denominarse Hospital General, encontrándose ubicado al costado poniente del Palacio Nacional. Funcionó por espacio de casi un siglo.

A fines de 1883 el Hospital General llamado “Hospital de Indias” fundado en 1806-1807, era insuficiente para atender la demanda por lo que la necesidad de otro centro asistencial era imperiosa. Se necesitaba un hombre que fuera el 1

Tesis Universidad de El Salvador, “ Diseño de un Modelo de Planeación Estratégica para el Hospital Nacional Rosales Durante el Periodo de 2004 a 2009” Paiz Pineda, Dr. Alexander.

ejecutor de la magna idea destinada a perpetuar la santa obra del ciudadano Fernando Antonio Escobar y de su continuador José Abascal, y el país lo encontró en el Dr. Ramón García González, hombre noble, ilustrado y muy caritativo.

Para atender la demanda de enfermos, pobres, ancianos y personas que no tenían familia se propuso a la gran junta de capitalinos, dado que el Hospital General era ya insuficiente, la necesidad de construir otro centro más grande, moderno y digno de la capital, cuya población había ya alcanzado la alta cifra de 60,000 habitantes.

Se convino en levantar una suscripción popular, es decir una especie de acuerdo para aceptar colaboraciones en dinero y Don Pedro Meléndez, también ofreció a nombre del Supremo Gobierno, que este contribuiría con gusto con una suma anual, hasta completar cien mil pesos, cantidad que se considero en un principio que podría costar la obra. En esa memorable junta se encontraba presente Don José Rosales, uno de los salvadoreños de más noble corazón que han existido y fue allí donde comenzó a germinar en su mente la idea de financiar la construcción del hospital para satisfacer las grandes necesidades de San Salvador y además “crear un centro que realmente correspondiera a la grandeza de la capital”. Con un desprendimiento digno de su alma grande, quiso ser el único y más grande patrocinador de la obra y lego sus cuantiosos bienes al desarrollo del proyecto.

El monto aportado por Don José Rosales, fue alrededor de medio millón de pesos, cantidad suficiente para levantar el edificio e incluso ponerlo en marcha para que después el gobierno continuara sufragando los gastos de funcionamiento. El abogado Blas Barraza, el 1 de abril de 1885 elaboró el testamento del Sr. Rosales, en donde se estipulaba la donación citada. La Junta del Hospital celebró con la compañía Belga Forger D’ Aisa, el contrato correspondiente para levantar un edificio prefabricado, de hierro, de acuerdo a las exigencias de la ingeniería moderna y de la higiene de la época.

Se colocó la primera piedra el 9 de abril de 1891, es decir una semana después del fallecimiento del filántropo. La gran obra fue concluida en 1902 e inaugurada el 13 de julio del mismo año, con el nombre de Hospital Rosales.

Pocos días después de inaugurado el Hospital, el cual por ser general, atendía a la población de todas las edades, sin distinción de sexo, todavía faltaba realizar una de las tareas más complejas que se realizaron en esta época, en la que no existían medios de transporte adecuados para el traslado de los enfermos, ni mucho menos ambulancias.

El traslado de los pacientes, hacia el nuevo edificio, se hizo en hombros, en camillas y en las mismas camas que ocupaban los enfermos, los que podían caminar lo hacían paso a paso, fueron más de 300 enfermos.

En 1906 se consideró al Hospital Rosales, un centro asistencial de Primera clase a nivel de Latinoamérica, en ese mismo año se iniciaron los primeros esfuerzos en la Unidad de Radiología.

En 1943 se organizó el Servicio de Cardiología, en 1948, el Dr. Godoy y Dr. Humberto Escapini, iniciaron el verdadero desarrollo de la oftalmología en El Salvador, en 1954, bajo la Dirección del Dr. Alfredo Zepeda, se realiza la separación de Maternidad y posteriormente Pediatría. Durante el periodo en el

que fungió como director el Dr. Luis Gonzalo Oliva (1957-1960), se elaboró el primer reglamento del Hospital Rosales.

En 1974 y 1979, se implementó el sistema de niveles de consumo con doble control de almacén de suministros y farmacia, se remodelaron

servicios

médicos.

En 1982 y 1983, se reconstruyó la Sala de Quirófanos Centrales, Unidad de Emergencias, Servicios de Cardiología, Medicina Nuclear y Pensionado Económico. Se implementaron los Rayos Ultravioleta en Sala de Operaciones de Ojos.

Entre 1990 y 1993, se equipó la consulta externa y se fundó la primera biblioteca en el Hospital, gracias a la familia del Dr. Emilio Álvarez; además se creó el Departamento de Enseñanza y Servicio de SIDA.

En el año de 2001 después de los terremotos se gestionó la donación del nuevo Hospital Nacional Rosales,

reinaugurándose así

la nueva sala de

Consulta Externa de Otorrinolaringología, el Servicio 1º. Medicina Hombres, la remodelación de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI).

1.1.2 Creación de la Unidad de Adquisición y Contratación Institucional (UACI).

Con la entrada en vigencia de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública (LACAP), en el año 20002, se conforma la nueva estructura legal para la ejecución de los procesos de Adquisición y Contratación de dicho Hospital, a través de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI), descargándose de esta manera la responsabilidad depositada en la División Administrativa, la cual durante muchos años y siguiendo los lineamientos enmarcados en la Ley de Suministros del Ramo de Salud Pública (No vigente), era la responsable de

2

Decreto Legislativo No. 868, Diario Oficial No. 88, Tomo 347, de fecha 05 de abril del 2000.

efectuar las compras y elaboración del programa anual de necesidades, y demás responsabilidades para con el Hospital.

1.1.2.1 Antecedente de la LACAP Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública (LACAP).

En 1983 se incluyeron una serie de cambios en la Constitución de la República, algunos de éstos fueron sustanciales para las municipalidades debido a que dejan de depender del Ministerio del Interior.

Los procesos de Adquisición en el Estado, se han caracterizado por tener un marco Legal y Normativo muy diverso, existiendo para ello, diferentes leyes reguladoras dentro de las que se pueden mencionar. 

Ley de Suministros de la República de 1945



Ley de Suministros del Ramo de Obras Publicas de 1953.



Ley de Suministros del Ramo de Salud Pública de 1982



Disposiciones Generales y Espaciales del Presupuesto General de 1983.

Pudiéndose hablar de procesos individualizados para cada institución; lo que ha generado procesos burocráticos y engorrosos, entorpeciendo la libre competencia, incrementado el gasto público y no permitiendo establecer procesos limpios y equitativos.

La creciente necesidad del Estado de modernizar sus procesos, principalmente en la ejecución del proceso de adquisición de bienes y/o contratación de servicios, dio como resultado, la elaboración de un marco legal ordenado y sistemático, que permite: 

La libre competencia



El tratamiento público y transparente de los procesos de compra y contrataciones.



La desburocratización de todo proceso de compras y contrataciones.



La racionalidad del gasto publico



La centralización normativa y la descentralización operativa del proceso de compras y contrataciones.

Como resultado de este nuevo marco legal, se obtuvo la creación de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública, a iniciativa del Ministerio de Hacienda, la cual fue aprobada mediante Decreto Legislativo No. 868 del 5 de Abril del 2000, publicada en el Diario Oficial No. 88, Tomo No. 347 del 15 de mayo del 2000, entrando en vigencia a partir de junio del mismo año.

Esta ley tiene como finalidad regular las adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios que deben celebrar las instituciones y empresas estatales de carácter autónomo (Comisión Ejecutiva Hidroeléctrica del Rio Lempa y el Instituto Salvadoreño del Seguro Social), entidades que comprometen fondos públicos, las municipalidades, además las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras que ofertan o contraten obras, bienes o servicios.

De acuerdo con lo dispuesto en Art. 234 de la Constitución de la República, cuándo el Estado tenga que celebrar contratos para realizar obras o adquirir bienes muebles en que hayan de comprometerse fondos o bienes públicos, deberán someterse dichas obras o suministros a licitación pública, excepto en los casos determinados por la ley3.

De conformidad al Art. 9 de la LACAP, “Cada institución de la Administración Pública establecerá una Unidad de Adquisición y Contratación Institucional, que podrá abreviarse UACI, responsable de la descentralización operativa y de realizar todas las actividades relacionadas con la gestión de adquisiciones y contrataciones de obras bienes y servicios.”4 Para lo cual la ley establece las diferentes formas de contratación de conformidad a lo dispuesto en el artículo 39 de la LACAP5.

a) Licitación o concurso público 3

Luís Vásquez López, “Constitución y Leyes Penales de El Salvador”, Editorial: Lis 2001.

Ibidem. Barriere Ayala, José Roberto, Página 65 Pública y su Reglamento, Comentados, Editado: FESPAD, El Salvador 2006.

5 Ibídem. Barriere Ayala, José Roberto, Página 100 4

b) Licitación o concurso público por invitación c) Libre Gestión d) Contratación Directa e) Mercado Bursátil

Dentro de las principales atribuciones conferidas a la UACI, cabe destacar las más importantes de conformidad al artículo 12 de la LACAP.

1. El cumplimiento de las políticas, lineamientos y disposiciones técnicas que sean establecidas por la UNAC, y ejecutar todos los procesos de adquisiciones y contrataciones objeto de la ley.

2. Constituir el enlace entre la UNAC y las dependencias de la institución, en cuanto a las actividades técnicas, flujos y registros de información y otros aspectos que se deriven de la gestión de adquisiciones y contrataciones.

3. Elaborar en coordinación con la Unidad Financiera Institucional (UFI), la programación anual de las compras, las adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios.

4. Verificar la asignación presupuestaria, previo a la iniciación de todo proceso de concurso o licitación para la contratación de obras, bienes y servicios.

5. Adecuar conjuntamente con la unidad solicitante, las bases de licitación o de concurso.

6. Realizar la recepción y apertura de ofertas y levantar el acta respectiva.

7. Ejecutar el proceso de adquisición y contratación de obras, bienes y servicios, así como llevar el expediente respectivo de cada una.

8. Solicitar la asesoría de peritos o técnicos idóneos, cuando así lo requiera la naturaleza de la adquisición y contratación.

9. Levantar acta de la recepción total o parcial de las adquisiciones o contrataciones de obras, bienes y servicios, conjuntamente con la dependencia solicitante cuando el caso lo requiera.

10. Llevar el control y la actualización del banco de datos institucional de ofertantes y contratistas.

11. Mantener actualizado el registro de contratistas, especialmente cuando las obras, bienes o servicios no se ajusten a lo contratado o el contratista incurra en cualquier infracción, con base a evaluaciones de cumplimiento de los contratos.

12. Calificar a los potenciales ofertantes nacionales o extranjeros

13. Informar periódicamente al titular de la institución de las contrataciones que se realicen.

14. Presentar a la comisión de evaluación de ofertas la asistencia que precise para el cumplimiento de sus funciones.

15. Supervisar, vigilar y establecer controles de inventarios, de conformidad a los mecanismos establecidos en el Reglamento de la Ley LACAP.

16. Proporcionar a la UNAC pronta y oportunamente toda la información requerida.

17. Cumplir y hacer cumplir todas las demás responsabilidades que se establezcan en la Ley y su Reglamento.

1.1.2.2.

Organigrama

En relación a la conformación organizacional del Hospital Rosales, se muestra la estructura organizativa que define el nivel de responsabilidad, entre la dependencia de la autoridad lineal, relación de apoyo y asesoría externa, de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI).

Organigrama de la UACI, Hospital Nacional Rosales6.

DIRECTOR Y SUB DIRECTOR LÍNEAS

DESCRIPCIÓN Autoridad Lineal Relación de Apoyo Staff o Asesoría Externa

ASISTENCIA JURÍDICA

DIVISIÓN ADMINISTRATIVA

UNAC MEDICO ASESOR DE SUMINISTROS

UACI

ALMACEN DE ARTICULOS GENERALES

ALMACEN DE MEDICAMENTOS

ALMACEN DE INSUMOS MEDICOS

COMPRAS

De acuerdo a la dependencia jerárquica del organigrama anterior, se define el rol de cada una de sus áreas de la siguiente manera. La UACI depende directamente de la División Administrativa, la que de acuerdo a lo dispuesto en el Art. 19 obligación 3ª. de los Estatutos del Hospital Rosales, tiene la 

6

Paiz Pineda Dr. Alexander. Diseño de un Modelo de Planeación Estratégica para el Hospital Nacional Rosales durante el Periodo de 2004 a 2009. Tesis Doctorado en medicina UES, 2004

obligación de Inspeccionar las compras y calidad de artículos alimenticios, combustibles y cualquier otro material que necesite el Establecimiento 7, la que a su vez depende del Director y Sub Director para el desarrollo y cumplimiento de sus funciones dentro del marco legal vigente.

Así mismo se muestra dentro de la estructura de la organización, siguiendo la línea de Staff o asesoría externa, los componentes que no se encuentran relacionados directamente pero no menos importantes, como son las áreas de Asistencia Jurídica, Medico Asesor de Suministros y UNAC, definidas de la siguiente manera:

Área de Asistencia Jurídica: Unidad de apoyo externa dentro del Hospital, es la encargada de velar y garantizar que los procesos de adquisición y contratación de bienes, obras y servicios que realiza la (UACI), se desarrollen dentro del marco legal vigente, para alcanzar los fines de la institución y atender diferentes problemas en materia legal, dentro del Hospital.

Médico Asesor de Suministros: Es el Asesor externo, dentro del Hospital, encargado de la asesoría en materia de compras de medicamentos e insumos médicos de la UACI, como también de la responsabilidad de la verificación de las existencias en almacén de medicamentos e insumos médicos, y farmacia, como del recorte y la planificación de la requisición del suministro de bienes y servicios.

Unidad

Normativa

de

Adquisiciones

y

Contrataciones

de

la

Administración Pública (UNAC): Es la unidad asesora externa fuera del Hospital, encargada de la capacitación de la UACI, en la elaboración de los documentos técnicos que sean necesarios para cumplir las políticas y lineamientos emitidos en materia de compras.

7

Diario Oficial No. 143, Tomo 75, de fecha 18 de diciembre de 1913, Página 1414, Sección Oficial, Poder Ejecutivo.

Siguiendo la línea descendente de la estructura del organigrama, se encuentra la UACI, conformada por cuatro áreas, con funciones y responsabilidades bien definidas, de la siguiente manera:

1. Almacén de Artículos Generales, encargado de almacenar los Insumos de limpieza, alimentos, combustible, oxigeno liquido, leche para infantes, formula para alimentación parenteral, artículos cocina, artículos de oficina, papelería, detergentes para lavandería, lejía, artículos varios, hilado y telas, etc.

2. Almacén de Medicamentos, es el Área encargada de la recepción, almacenamiento y despacho de medicamentos de acuerdo al grupo terapéutico oficial del Ministerio de Salud Pública, (Antiparasitarios, Antimicrobianos, Antivirales,

Antituberculosos

Diuréticos,

y

Antileprosos,

Medicamentos

de

uso

Antimicóticos, cardiovascular,

Analgésicos antirreumáticos, Anestésicos generales, Antídotos, etc.).

3. Almacén de Insumos Médicos, responsable de la recepción, almacenamiento y despacho de insumos médicos, (algodón, jeringas, catéteres, suturas, reactivos de laboratorio, guantes, etc.).

4. Área de Compras, se encuentra conformada de la siguiente manera: a) Área de Gestión de Suministros: Área organizativa de la UACI, encargada de la programación, ejecución, coordinación y control de los

procesos

de

adquisición,

por

licitaciones,

concursos

y

contrataciones directas de los suministros requeridos por las dependencias

de

la

institución,

en

base

a

las

normativas

administrativas y marco legal vigente.

b) Área de Libre Gestión: Es el área encargada de ejecutar todas aquellas adquisiciones y compras de bienes, obras o servicios que se requieren en las diferentes dependencias de la institución, cuyos montos no exceda los 80 salarios mínimos urbanos, ($ 207.60 dólares mensuales), tomando en cuenta en cada uno de los procesos

la comparación de calidad y precio, de acuerdo a lo dispuesto en la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública (LACAP).

1.2.

JUSTIFICACIÓN

La gestión administrativa del sistema de suministros, debe considerarse como una función vital para el buen funcionamiento de cualquier institución, sea esta industrial, comercial o de servicios, ya que desde el punto de vista económico, es una de las áreas dentro de cualquier organización más importantes, pues de ella depende el buen manejo del recurso económico, debido a que sobre él recae la responsabilidad de obtener

la mejor calidad, cantidad, precio, las

mejores condiciones de entrega y de servicio por parte del proveedor.

En ese sentido, el Hospital Nacional Rosales, por dar atención gratuita y aún cuando se puso la cuota voluntaria siempre ha tenido una demanda considerable. En los últimos años este Hospital, ha experimentado una creciente demanda por parte de la población Salvadoreña, tanto en el área de asistencia médica preventiva como en la curativa, para aquellas personas que más lo necesitan, cuyo número crece cada día más, lo que requiere de una mayor compra de medicamentos e insumos médicos.

Aparte de los recursos económicos cada vez más limitados para la seguridad pública al existir deficiencia en los procedimientos administrativos en la adquisición y contratación de esos suministros, se debilitaría en forma directa la atención a la salud dejando a una parte de la población, que requiere de un servicio de atención médica, muy desprotegida por cuanto no se contaría con los medicamentos ni insumos médicos oportunamente. Y precisamente esta población es la de bajos recursos.

La necesidad de este estudio radica en plantear los problemas, orientados a los servicios de atención, tanto a pacientes hospitalizados como a los que acuden a la consulta ambulatoria, a fin de alcanzar una

calidad en la

prestación de servicios, lo que constituye un reto para los diferentes niveles

operativos o prestadores de los servicios hospitalarios. Esto es de particular urgencia en esta época en que se están planteando nuevos y mayores desafíos, producto de los procesos de reforma sectorial y muy particularmente de los cambios políticos, económicos y sociales, situación que conlleva, a un reordenamiento del gasto público.

Por lo planteado, el estudio tiene que mostrar los períodos en los que se desarrolla con mayor y menor intensidad el proceso administrativo de adquisición y contratación, con el fin de enfocar y plantear elementos, que ayuden a tomar acciones preventivas y correctivas que conlleven a evitar un desabastecimiento de productos, en temporada de considerable duración, en el Hospital Nacional Rosales.

Por lo antes mencionado se pretende plantear ciertas consideraciones que conlleven a mejoras el funcionamiento del proceso administrativo de la UACI, a fin de volver más eficiente el proceso de adquisición y contratación de bienes y servicios, partiendo de la adecuación de sus procesos, con base a las necesidades actuales.

Todo lo anterior con fundamento en la creciente demanda, que requiere de una planificación de los recursos para el funcionamiento y la evaluación de un sistema

de

suministro

de

medicamentos

focalizado

a

los

procesos

administrativos del Hospital, lo que vuelve necesario hacer una revisión del sistema de adquisición de suministros, basada en la revisión general del funcionamiento del sistema de adquisición y distribución de medicamentos e insumos médicos, a fin de facilitar la interrelación y coordinación entre las etapas que conforman el sistema de adquisición.

Este estudio permitirá orientar de mejor manera el funcionamiento del proceso administrativo de la UACI del Hospital Nacional Rosales, para que disponga de una herramienta de apoyo y de mejora para sus procesos de adquisición y contratación de bienes y servicios, lo que se traduce en un mejor servicio de salud para la población salvadoreña.

1.3.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En El Salvador el sector salud se encuentra subdividido en 3 sub sectores: a) El público, a cargo del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social (MSPAS) y Fondo Solidario para la Salud (FOSALUD) b) El de seguridad social, a cargo del Instituto Salvadoreño del Seguro Social (ISSS) y también existen Sanidad Militar y Bienestar Magisterial. c) El privado que se divide en lucrativo (hospitales y clínicas comerciales, y seguros) y no lucrativos (iglesias, ONG, etc.).

Cada sub sector cuenta con su propia estructura, y servicios, sin existir entre ellos cooperación, lo que ha producido un sector fragmentado, duplicación de servicios, vacíos de atención, despilfarros, sub utilización de insumos, etc.

Uno de los problemas que afronta la población salvadoreña, en el nuevo siglo es la concentración poblacional en la ciudad capital y otras del interior del país, situación que conlleva hacerle frente a la gran demanda de la población salvadoreña, que día a día requiere de más servicios básicos, a fin de elevar la calidad de vida, que en los últimos años se ha visto diezmada por condiciones ambientales, calidad del agua, poder adquisitivo, vivienda, alimentos, servicios de salud y otros fenómenos como inundaciones y sequías.

La escasez de los recursos naturales, la contaminación y la degradación de nuestro medio ambiente, han procreado un hábitat propicio para la diseminación de múltiples enfermedades, que poco a poco han socavado la salud de la población salvadoreña, lo que ha permitido que el Estado tome acciones encaminadas a preservar la salud de esta población, siguiendo el mandato Constitucional de la República de El Salvador de conformidad al Art. 65, “La salud de los habitantes de la República constituye un bien público. El Estado y las personas están obligadas a velar por su conservación y restablecimiento”8.

8

Decreto Legislativo No. 38, Diario Oficial No. 234, Tomo No. 281, de fecha 16 de diciembre del 2003. Constitución de la República de El Salvador.

Sin embargo, año con año el sistema de salud, se ha visto afectado con la reducción del presupuesto asignado por parte del estado al sector de salud, lo que ha permitido un reajuste en sus categorías de necesidades y la exigencia constante de refuerzos presupuestarios.

En este contexto, el Hospital Nacional Rosales tiene un papel de primera importancia, dado que sus servicios se destinan a la población de escasos recursos, que constituye la mayoría en el país.

Y uno de los problemas que afronta este hospital, es la carencia o desabastecimiento de medicamentos e insumos médicos, en determinados periodos. De acuerdo con los medios de comunicación de prensa escrita es frecuente ver noticias publicadas, por ejemplo en El Diario de Hoy, “Si los $ 977 mil de refuerzo solicitados por el Hospital Rosales al Ministerio de Salud no llegan en las próximas dos semanas, el principal centro de adultos del país puede quedarse, prácticamente, sin medicamentos”9; “Sin antibióticos, Hospital Rosales suspende quimioterapia”10, “Por agotarse insumos para diálisis en Rosales, el servicio de Nefrología requiere de $ 600 mil para concluir el año” 11; y noticia publicada en La Prensa Grafica de El Salvador: “Ministro culpa a los pacientes de escasez”. “El titular de Salud dice que el problema de la escasez de medicinas y comida en los hospitales se debe a que ahora hay más salvadoreños que antes por atender”12, lo cual esta relacionado con el rol que desempeñan las unidades encargadas de distribuir esos suministros, Sin duda que la UACI es la unidad clave, la cual es el objeto de nuestro estudio, siendo el sujeto el proceso administrativo que realiza, adquisición de medicamentos e insumos médicos, y su posterior almacenamiento y despacho.

9

El Diario de Hoy disponible en línea www.elsalvador.com/noticias/2006/11/18/nacional/nac12.asp consultado el 18 de noviembre del 2008.

10 El Diario de Hoy disponible en línea www.elsalvador.com/noticias/2006/11/17/nacional/nac9.asp consultado el 18 de noviembre del 2008.

11 El Diario de Hoy de El Salvador, Página No. 24, de fecha 7 de octubre de 2008.

12 La Prensa Grafica de El Salvador, Página No. 26, de fecha 14 de noviembre del 2008.

La menor eficiencia con que se realizan estas etapas es el principal foco de atención de este estudio, por cuanto ello determina la oportunidad para realizar planteamientos para el mejoramiento del proceso de adquisición.

En este contexto se vuelve necesario investigar y realizar un estudio a profundidad del problema que enfrenta la UACI del Hospital Nacional Rosales, para conocer las verdaderas causas que motivan año con año, el desabastecimiento de Medicamentos e Insumos médicos, por lo que se plantea ciertas

consideraciones

como

posibles

soluciones

al

problema

del

desabastecimiento, dirigida a los procesos de la UACI y almacenamiento, ya que estos son parte integral, de uno de los centros de especialidades más importantes del país, y que influyen de alguna manera con los servicios de salud.

1.4.

ALCANCES Y LIMITACIONES

1.4.1. Alcances

El estudio sobre la problemática del desabastecimiento de medicamentos e insumos médicos en el Hospital Rosales, se sustentará con base en el conocimiento empírico y documental, que permita formular consideraciones de mejora en los aspectos que lo requieran.

Para lo anterior, se deberán

aplicar los procedimientos adecuados en el

proceso administrativo de la adquisición y contratación de bienes y servicios, que permitan un mejor despacho por parte del almacén de medicamentos e insumos médicos de la Institución, considerando que el proceso de compras es una de las funciones más importantes dentro de toda organización, para alcanzar el fin que se persigue en el momento oportuno.

Como todo lineamiento, su implementación está sujeta a niveles superiores de toma de decisión. En todo caso, se pretende dar una contribución de carácter social a la población salvadoreña, ya que ello se traducirá en un mejor servicio de atención de salud.

Algunos autores han hecho sus propios aportes en lo pertinente a las compras; para Alberto Montoya Palacios, es la actividad altamente calificada y especializada, la cual debe ser analítica y racional para lograr los objetivos de una acertada gestión de adquisiciones que se resume en adquirir productos y servicios en la cantidad, calidad, precio, momento, sitio y proveedor justo o adecuado buscando la máxima rentabilidad para la empresa y una motivación para que el proveedor desee seguir realizando negocios con su cliente13.

Para Michele Calimeri, define las compras como, la operación que se propone suministrar, en las mejores condiciones posibles, a los distintos sectores de la empresa, los materiales (materias primas y productos semiacabados,

13

Alberto Montoya Palacios, Conceptos Modernos de Administración de Compras, Grupo editorial Norma, Primera Edición, Año 2002.

accesorios, bienes de consumo, maquinas, servicios, etc.) que son necesarios para alcanzar los objetivos que la administración de la misma ha definido14.

Para fines de este estudio se entenderá

como compras, al conjunto de

actividades y funciones realizadas por parte de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, para la adquisición de bienes, obras y servicios, objeto de la LACAP y leyes afines.

Con la base conceptual se realizará un conjunto de consideraciones, de acuerdo con los resultados obtenidos del trabajo de investigación, atendiendo los siguientes aspectos: 

Disponer de información precisa y oportuna para planificar con anticipación en época de mayor demanda de servicios.



Replantear el proceso de adquisiciones y contrataciones que sirva para la administración efectiva.



Gestar la semilla de la racionalidad y transparencia, en el uso de los recursos financieros en materia de compras.

1.4.2 Limitaciones

No obstante en la actualidad se vuelven evidentes algunos resultados de las gestiones administrativas del sector de salud, los que a su vez han sido reconocidos por los titulares del ramo, en torno a la escasez constante de medicamentos e insumos médicos, situación que se traduce en una inadecuada calidad de los servicios, deficiencia en la resolución de problemas operativos, lo que ha originado una constante problemática en la gestión administrativa, especialmente para el Hospital Rosales.

14

Michele Calimari, Las Compras, Editorial Hispano Europea, Barcelona, España, 1979.

Es por ello que el proceso de adquisición de suministros demanda la participación del usuario del producto y de los criterios de priorización claramente definidos, ya que este proceso determina las necesidades de medicamentos para un período dado, con el fin de atender la demanda existente con base a los recursos financieros disponibles para ese período.

Así mismo la programación de compras, juega un papel muy importante en el proceso de la adquisición de medicamentos e insumos médicos del Hospital Rosales, ya que no se limita a la simple estimación de las cantidades de medicamentos necesarios para el periodo en cuestión, sino que realmente concluye cuando esas necesidades son compatibilizadas con los recursos presupuestarios disponibles.

Esta compatibilización de necesidades con recursos financieros, permite organizar la programación, de modo tal que se cubran las necesidades en orden, desde los más prioritarios a lo menos prioritarios y aunque en materia de medicamentos pueda asumirse que todos son prioritarios hay que reconocer que unos medicamentos tienen mayor prioridad que otros y esto se hace evidente, cuando el financiamiento de los medicamentos corresponde en su totalidad a asignaciones presupuestarias limitadas o insuficientes.

Lo que permite orientar al equipo de trabajo, a realizar un estudio dentro de este campo, para abrir el camino a un seguimiento de esta problemática, ya que no existe otro previo, en relación a esta temática de investigación.

1.5.

RECUENTO DE CONCEPTOS Y CATEGORIAS A UTILIZAR

Para fines de este estudio, se ha tomado en cuenta alguna de las definiciones importantes que se desarrollaran a lo largo de nuestro estudio especialmente aquellas que hacen referencia al tema en cuestión.

En primer lugar definir, administración. Pero quizá la definición más popular se cita con frecuencia como “lograr que se hagan las cosas mediante otras personas”; ésta y la mayoría de las otras definiciones tienen merito y señala aspectos de importancia de la administración (Terry y Franklin).

Sin embargo, aplicado a este estudio, el término se utilizará de la siguiente manera: Administración, proceso sistematizado mediante el cual se realizan diferentes actividades encaminadas a la planeación, organización, ejecución, dirección y seguimiento del proceso muy particular en la adquisición y contratación de bienes y servicios. En el mismo sentido el proceso de adquisición, se define como el acrecentamiento del patrimonio de una persona física o jurídica. La amplitud del concepto permite su aplicación a todo el campo del Derecho tanto público como privado15. Otro concepto necesario para el tema es contrato, que es un pacto o convenio entre partes sobre materia o cosa determinada y a cuyo cumplimiento pueden ser compiladas. En una definición jurídica, se dice que hay contrato sobre una declaración de voluntad común, destinada a regular sus derechos16. Este concepto es importante, porque la UACI trabaja a base de contratos, que garantizan los servicios y bienes que se licitan y compran.

Otros conceptos, de cierta manera operativos con función que es una acción de un órgano o una maquina. Así también procedimientos que es un plan que señala una serie de labores concatenadas que deben realizarse de acuerdo con una secuencia cronológica, con el propósito de alcanzar los objetivos previamente establecidos. El funcionamiento para este fin “Se define como la

15

Osorio, Manuel “Diccionario de Ciencias Jurídicas Políticas y Sociales”, Editorial: Heliasta S.R.L. 1992.

16 Ibidem.

obligación y derechos entre los particulares y las instituciones como sujeto de derecho público, para el cumplimiento de sus fines”17. Del lado de salud, esta definición medicamento, que es una fármaco que administrada a una persona, sirve para prevenir, curar o aliviar la enfermedad y corregir o reparar las secuelas. También hay que considerar lo que es un suministro; es un producto empacado o envasado obtenido a través de una compra o donación. Y finalmente qué son los servicios de salud, qué son las entidades de carácter médico que brindan un servicio en relación con la medicina curativa y preventiva.

17

Barriere Ayala, José Roberto “Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública y su Reglamento, Comentados, Art. 21, Editado: FESPAD, El Salvador 2006.

CAPÍTULO II 2.

Marco Teórico

2.1

Fundamentación teórico metodológica

El proceso administrativo se considera como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo único. Este proceso administrativo formado por cinco funciones fundamentales: planeación, organización, integración, ejecución y control. La planificación para los suministros médicos es fundamental para asegurar una respuesta sostenible en los servicios de salud, especialmente cuando se dirigen a la población mas vulnerable, como es el caso de los usuarios del Hospital Nacional Rosales; por lo tanto, es necesario disponer de la información, los conocimientos de un plan sistemático y la participación activa de todo el personal sanitario involucrado en el proceso de estimación de los suministros médicos.

La planificación de los suministros de medicamentos e insumos médicos representa la base fundamental para decidir qué comprar de los suministros médicos, con la finalidad de eficientizar la asignación presupuestaria designada para este rubro, por lo que todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes, institucionales para que todos interactúen en conjunto, logrando así una coordinación entre los recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos. Con la función de organización se trata de determinar qué recursos y qué actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la organización. Luego, se debe diseñar la forma de combinarla en un grupo operativo, en la función de ejecución es decir, crear la estructura

departamental

de

almacenamiento

de

medicamentos.

De

conformidad a la estructura establecida para la delegación de autoridad formal y responsabilidad asignada a cada puesto. Se puede decir que el resultado a que se llegue con esta función es el establecimiento de una estructura organizativa. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para la tarea de dirección, ya que implican medir el desempeño contra las metas y los planes,

1

mostrando así donde existen desviaciones con los estándares, permitiendo a su vez realizar las correcciones, que es parte de la función de control.

2.1.1. Administración Se debe reconocer que en la actualidad, existen diferentes tipos de organizaciones incluso los hospitalarios, como el sujeto de este estudio las cuales inevitablemente son dirigidas por Presidentes, Directores, Gerentes, Sub-Gerentes, Jefes de Departamento, Coordinadores, Técnicos, etc.

Y que para desempeñar ese tipo de trabajo existe alguna forma de administración, que de una u otra forma se ven afectados por los resultados, dependiendo de las buenas o malas prácticas administrativas, por lo que “La administración es un proceso muy particular consistente en las actividades de planeación, organización, integración, ejecución y control, desempeñadas para determinar y alcanzar los objetivos señalados con el uso de seres humanos y otros recursos”.1 o también que “es el proceso de Planear, Organizar, Integrar, Dirigir y Controlar los esfuerzos de los miembros de la Organización y el empleo de todos los demás recursos de la organización para lograr objetivos establecidos”.2, así mismo para otros autores la administración es el proceso de planeación, organización, dirección y control del uso de los recursos para lograr las metas del desempeño,3 también la Administración consiste en coordinar las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas a través de ellas, la Administración proceso de diseñar y mantener un ambiente donde individuos que trabajan juntos en grupos, cumplan metas especificas de manera eficiente4. Todas las conceptualizaciones de administración tienen un común denominador en relación al uso eficiente de los recursos, para alcanzar las metas de toda organización, sin embargo para algunos autores como Schermerhon, Jr. John R., la función administrativa se encuentra fundamentada en cuatro funciones Terry & Franklin, “Principios de Administración” decima sexta reimpresión, México 2001, Editorial Continental.

2 Serrano, Alexis “Administración I y II”. Conforme a Programa de Teoría Administrativa I y II Aprobados por el MINED, Primera Edición 2000, El Salvador, Talleres Gráficos UCA, IMPRESIÓN 2007.

3 Schermerhon, Jr. John R. “Administración”, Editorial Limusa, S.A. de C.V., Grupo Noriega Editores, Balderas 95, México, D.F. 4 Koontz Harold, Weihrich, Cannice Mark, “Administración una Perspectiva Global y Empresarial”, 2008, octava edición en español por McGRAW-HILL/INTERAMERICANA EDITORES, S.A. DE C.V. 1

2

básicas como Planeación, organización, dirección y control, mientras que para Serrano, Alexis, la función administrativa además de las cuatro funciones básicas expuestas por Schermerhon, incorpora un elemento más donde los materiales y el recurso humano idóneo, deben estar integrados, para alcanzar las metas de la organización.

No obstante toda organización pública o privada, no debe de perder de vista antes de realizar una función administrativa, el entorno, geográfico, político, legislativo, ecológico y económico del país, a efecto de llevar a cabo el diseño de los elementos básicos de la función administrativa.

Para fines de este estudio la Administración, es el proceso de la función administrativo de la integración del recurso humano y material adecuado, con base en la normativa institucional y legislativa del país, para alcanzar los fines de la institución en materia de compra.

1.1.2.

Proceso administrativo

En toda Administración5, se ven involucradas una serie de actividades y subactividades que son las que constituyen el Proceso Administrativo, con el fin de alcanzar las metas de la organización, sea de salud, como el sujeto de este estudio el cual se puede definir de la siguiente manera: a)

Es el conjunto de fases sucesivas e interrelacionadas que se aplican para lograr los objetivos establecidos en una empresa.

b)

Es una secuencia lógica que permite que la Administración se aplique o realice, guiando a la Empresa hacia la obtención de los objetivos que se ha fijado.

2.1.3.

Etapas básicas del proceso administrativo:

Para el autor Serrano, Alexis, el proceso administrativo se

encuentra

conformado por cinco etapas básicas6:

5

Ibídem, Serrano, Alexis “Administración I y II”, Pagina 71 .  6 Serrano, Alexis “Administración I y II”. Conforme a Programa de Teoría Administrativa I y II Aprobados por el MINED, Primera Edición 2000, El Salvador, Talleres Gráficos UCA, IMPRESIÓN 2007.

3

1)

La

Planeación.

Es

la

primera

fase

del

proceso

Administrativo, que consiste en decir por anticipado qué hacer, cómo hacerlo, cuándo hacerlo, y quien lo hará.

2)

La Organización. Es la siguiente fase del proceso que consiste en fijar funciones, autoridad y responsabilidades entre los miembros de la Organización; de tal manera que pueda lograr los objetivos establecidos.

3)

La Integración. Es la fase donde se realizan ciertas actividades, cuyo propósito es dotar a la Empresa del elemento humano y materias más idóneas.

4)

La Dirección. Es la fase del proceso Administrativo, dónde se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del Administrador.

5)

El Control. Es la última etapa del proceso Administrativo, y consiste en verificar que los objetivos previamente establecidos se estén cumpliendo.

No obstante para otros autores como

Terry & Franklin7, la actividad del

proceso administrativo, se encuentra únicamente sustentado en cuatro etapas: Planeación, ejecución dirección y control, sin embargo estas dos posiciones del proceso administrativo son valederas en cualquier parte del mundo, para Serrano, la etapa de integración es sumamente importante ya que los materiales y el recurso humano deben ser los más adecuados, para que todas y cada una de las etapas del proceso se cumplan, de acuerdo a lo planeado.

Estas etapas en una institución hospitalaria tienen también una importancia grande y más que todo porque el buen funcionamiento de la misma, esta relacionada con la salud y la vida de los pacientes, ya que desde el punto de vista de la planeación, se determinan las estrategias para elaborar el programa anual de compras, con base a compras históricas de medicamentos, lo que permite trazar planes y coordinar todas las actividades de compras.



Terry & Franklin, “Principios de Administración” decima sexta reimpresión, México 2001, Editorial Continental.

7

4

Los directores de los Hospitales, son los responsables de organizar el trabajo interno que se realiza a diario en los hospitales, a través de sus administradores y demás personal, a fin de alcanzar las metas trazadas por la institución, esta función de organización toma mayor importancia cuando los directores, organizan y determinan que tareas deben realizarse, quien las debe de hacer, cuando las debe de hacer, como agruparlas, como preparar información de soporte para la toma de decisiones, etc.

La Integración es otro de los elementos fundamentales de la administración, la cual tiene como objeto integrar dentro del hospital, los insumos necesarios e idóneos para el buen funcionamiento de la institución, desde el punto de vista material y humano, es necesario contar con los recursos calificados para alcanzar las metas trazadas, durante un periodo determinado.

En

todo

Hospital,

hay

personal

médico,

paramédico,

personal

de

mantenimiento, jefes de sección, administradores, gerentes etc., el director debe de trabajar con ellas y a través de ellas para alcanzar las metas propuestas por el hospital, a esta función se le conoce como Dirección, cuando los directores motivan a sus trabajadores, e influyen en los equipos de trabajo mientras realizan sus actividades, eligen el mejor canal de comunicación, así mismo se ocupan del comportamiento de sus trabajadores.

La última función del proceso administrativo es el Control, después de fijar las metas (planeación), formular los planes (planeación), decidir el esquema estructural (organizar), contratar, capacitar y motivar al recurso humano (dirección), es necesario verificar si las cosas van como estaba previsto, haciendo una comparación con los resultados reales y las metas propuestas a fin de evaluar los resultados para la toma de acciones correctivas y preventivas en caminadas alcanzar las metas propuestas, pero sin embargo se vuelve necesario que en cada una de las etapas del proceso se apliquen medidas de control previo y concurrente, para la toma de acciones correctivas preventivas a efecto de que los resultados sean los esperados según lo propuesto.

5

2.1.4. Compras

2.1.4.1. Generalidades y definición La actividad de compras, es una de las prácticas más antiguas que se conocen y una de las actividades principales de muchas culturas a través de la historia, la cual se encuentra directamente relacionada con

las ventas. El Diccionario

de la Real Academia Española afirma “Comprar proviene del latín compare, cotejar y que se traduce como adquirir algo por dinero.” “Adquisición, del latín adquisitio, - onis, acción de adquirir.” Por lo tanto, comprar debe considerarse como sinónimo de adquisición8.

Las compras9 tanto en el sector público como privado, desempeñan un papel muy importante para el progreso y desarrollo de sus actividades igualmente en el Hospital Nacional Rosales. En la actualidad las compras no deben basarse únicamente en la buena fe de las personas, sino que deben seguir los patrones y normas establecidas por el comercio local, las organizaciones mundiales en materia de comercio, y los principios y técnicas empleadas por las organizaciones privadas

e instituciones públicas, que se dedique a la

producción de bienes y servicios, las cuales deberán cumplir al menos con los requisitos mínimos para realizar una buena compra como:  Precio  Calidad  Cantidad  Condiciones de entrega  Condiciones de Pago  Servicios de Postventa

2.1.4.1.1.

Definición

Para Ignacio González Morera, la Compra es el conjunto de las operaciones que permiten poner a disposición de la empresa o institución, en tiempo oportuno, en cantidad y calidad deseada, todos los materiales, productos y

Mecinas , Leonel Cruz, “Compras, Principios Generales, Segunda Edición, Compañía Editorial Continental, Primer Reimpresión México, 2001.

9 Ididem 8

6

servicios necesarios para el cumplimiento de sus objetos en forma eficaz, todo ello al menor costo posible, sin desmejorar la calidad.10

Las Compras desde el punto de vista de Aguilar Girón, Nora; se definen como el proceso mediante el cual se obtiene los artículos en cantidades y especificaciones en la programación. Tiene como objetivo el reducir los costos de los medicamentos mediante la aplicación de principios básicos de adquisición11

Comprar es la función responsable de efectuar todas las compras requeridas por una empresa, en el momento oportuno. Asimismo “Las compras son operaciones que se realizan para satisfacer una determinada necesidad”.12

El proceso de compras, tanto en las instituciones públicas como privadas, es la actividad medular para el buen funcionamiento de todas sus aéreas, el cual difiere de acuerdo a los interés de la institución pública o privada, para fines de este estudio las compras se definen como el proceso mediante el cual la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, realiza la adquisición de obras, bienes muebles y servicios, con base a la normativa legal vigente de la administración pública.

2.1.4.1.2.

Importancia

Las compras en la actualidad deben considerarse como una actividad imprescindible para alcanzar el éxito de cualquier empresa, ya sea esta industrial, comercial o de servicios. Toda organización no importando el rubro al que se dedique, debe considerar dentro de su estructura organizacional, un Departamento de Compras, sobre el que recaiga la responsabilidad, de adquirir

Ignacio González Morera, “Compras y Almacenamiento” (Aprovisionamiento), Segunda Reimpresión de la Primera Edición, Editorial Universitaria Estatal a Distancia, San José, Costa Rica, 1998.

11 Aguilar Girón, Nora, “Guía para el Desarrollo de Servicios farmacéuticos Hospitalarios”, Consultora en Servicios Farmacéuticos Honduras, OP/OMS, Asesora Regional en Servicios Farmacéuticos OPS/OMS, Octubre 1997.

12 Cruz Leonel Mecinas, “Compras, Principios Generales, Segunda Edición, Compañía Editorial Continental, Primera Reimpresión México, 2001.

10

7

las materias primas y los artículos indispensables para la fabricación de bienes a la que se dedica.

Desde el punto de vista económico, es el Área de Compras, la responsable de utilizar de la mejor manera posible los recursos monetarios de la empresa o institución, ya que sobre ella recae la responsabilidad para obtener en esencia la mejor calidad, el mejor precio las mejores condiciones de entrega y pago, asimismo todos los servicios posteriores a la compra, como son instalación, transporte, capacitación etc.

2.1.4.1.3.

Clasificación

En términos generales las compras de suministros se clasifican en dos grandes grupos denominados bienes y servicios, que se proveen en forma periódica o continua a una empresa, a fin de que puedan realizar adecuadamente sus actividades (Tinta, Jabón, Papelería, Energía eléctrica, Gas, Diesel, Teléfono, Agua etc.) a) Bienes Materias primas o materiales: Pueden ser de procedencia agrícola, minera o de otras industrias, que entran a un proceso de transformación.

Mercancías:

Productos terminados que se destinan al uso

de quienes los necesitan en la empresa o instituciones. b) Servicios Los servicios pueden ser: a) Personales o profesionales b) Financieros (Bancos, Seguros) c) Transportes (Terrestres, Aéreos y Marítimos) d) Turísticos e) Sociales (Salud, Educación etc.)

Por su ámbito territorial las compras pueden clasificarse en: a) Compras Nacionales Son todas aquellas compras que se realizan dentro de un territorio de un país, las cuales se pueden realizar al sector privado o al público.

8

b) Compras Internacionales Son aquellas que se realizan entre dos o más países, y se rigen por las leyes de los que las realizan, o bien de los acuerdos, convenios o tratados.

2.1.5.

Almacenamiento

2.1.5.1. Generalidades y definición Almacenamiento, se refiere a guardar, en un lugar o establecimiento, es algo más que tener artículos en una bodega, comprar cosas baratas en gran cantidad para las épocas de escasez o cosas que serán más caras en el futuro; para comprender mejor este concepto se presentan las siguientes definiciones.

2.1.5.1.1. Definiciones Es la compra de artículos en cantidades adecuadas, en momentos oportunos, a precios de mercado, que de acuerdo con la capacidad y condiciones físicas para la guarda y custodia ordenada y científica, permite mantener existencias manejables para las necesidades de la empresa, a costos racionales y durante periodos funcionales para brindar, también oportunamente el apoyo necesario a los requerimientos de la empresa.13

También: Es el conjunto de mercancías o de artículos acumulados en espera de su utilización posterior, más o menos próxima, y que permite alimentar a los usuarios a la medida de sus necesidades, sin imponerles los retrasos y las discontinuidades de la fabricación o de la entrega por los proveedores.14

2.1.6. Sistemas En la actualidad existen diferentes sistemas de almacenamiento, los cuales dependerán de las necesidades propias de cada organización, en relación directa a lo que es recepción, embalaje, despacho y otros procesos.

Para comprender un poco más y con fines de este estudio, se dirá que el almacenamiento en estantes, son armarios con anaqueles o entrepaños, sin González Ignacio Morera, “Compras y Almacenamiento” (Aprovisionamiento), Libro Cuarto, Segunda Reimpresión de la Primera Edición, Editorial Universitaria Estatal a Distancia, San José, Costa Rica, 1998.

14 Ibídem.

13

9

puertas, los que pueden ser de madera o metal, entendiendo como anaquel al espacio existente que se forma con las tablas o metal horizontal y vertical que se utiliza en la construcción de los armarios.

2.1.7. Diseño de un Estante

E.M.A

A–4 A–3

B–4

C- 4

B–3

C- 3

A–2

B–2

C- 2

A–1

B–1

C- 1

3.5 ó 4.0 Mts. Anaquel En un estante se recomienda, que la altura máxima sea de 2.50 mt. y largo entre 3.50 mt. ó 4.00 mt. la profundidad entre 0.40 cm. , 0.50 cm. ó 0.70 cm., el tamaño de cada anaquel dependerá de la necesidad del usuario, por lo que puede ser variable, ya que dependerá del tamaño de los artículos que se van a almacenar, lo más común es que la altura sea 0.40 cm por 0.60 cm. de longitud15.

2.1.8. Almacén Es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de 15

González Ignacio Morera, “Compras y Almacenamiento” (Aprovisionamiento), Libro Cuarto, Segunda Reimpresión de la Primera Edición, Editorial Universitaria Estatal a Distancia, San José Costa Rica, 1998.

10

resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales (materias primas) o productos terminados.16

En términos generales todo almacén, desempeña una serie de funciones para cumplir con el buen desarrollo de sus actividades dentro de la organización, como son: 1.

Recepción de materiales

2.

Registro de entrada y salidas

3.

Almacenamiento de materiales (resguardo y custodia)

4.

Control de los materiales (control de inventario)

5.

Mantener en constante información a los departamentos de Compras, Ventas y Producción sobre las existencias reales de materia prima o productos terminados

6.

Interacción con los departamentos de compras, producción, Tráfico y contabilidad.17

El almacén, es una de las estructuras dentro de cualquier organización, que debe encontrarse bien organizada y con el espacio necesario para desarrollar todas sus actividades en materia de almacenamiento, el cual debe tener las siguientes áreas: a) De parqueo para los vehículos que entregan mercadería o las retiran. b) De recepción c) Para cuarentena d) Para artículos de características similares e) Para almacenar artículos en tarimas de características similares f) Para guardar bultos de cierta magnitud g) Para artículos que quieren temperaturas bajas h) Para artículos de gran posibilidad de combustión i) Administrativas j) Para control de inventarios k) Para seguridad (extintores, interruptores) 16 17

Ibídem.

González Ignacio Morera, “Compras y Almacenamiento” (Aprovisionamiento), Libro Cuarto, Segunda Reimpresión de la Primera Edición, Editorial Universitaria Estatal a Distancia, San José Costa Rica, 1998.

11

l) Para embalaje m) Para despacho n) Para atención de agentes o) Áreas para alimentación (sodas, refrigerios, comidas etc.) p) Áreas para instalaciones sanitarias y aseo personal q) Áreas para descanso y recreación r) Áreas para educación y formación.

2.1.9. Distribución 2.1.9.1. Generalidades y Definición Una vez recibido en El Almacén los cuadros de asignación o pedidos a través de requisiciones autorizadas, firmadas y selladas por la Unidad Solicitante o Dependencia Administrativa, el Jefe de Almacenes, será el responsable de planificar y programar la distribución de los productos, en forma eficiente y oportuna.

2.1.9.1.1. Definición Distribución. Es el proceso cíclico en que la misma secuencia de actividades ocurre en forma repetida a fin de proporcionar un suministro continuo de medicamentos e insumos médicos a Hospitales, Centros de Salud y trabajadores de Salud Comunitarios.

2.1.9.1.2. Ciclo de Distribución de Medicamentos El Ciclo de Distribución de Medicamentos, en términos generales es el proceso mediante el cual intervienen diferentes etapas que se encuentran íntimamente relacionadas una de la otra, a fin de que se cumpla un ciclo, en el que intervienen diferentes procesos como: La adquisición de medicamentos, los proveedores, el análisis del laboratorio de control de calidad, el envió de productos, la revisión e inspección, el almacenamiento, la requisición, entrega de productos a farmacia, el informe de consumo hasta cerrar y comenzar nuevamente con el proceso de compras.

12

2.1.9.1.3. Ciclo de Distribución18 15

1

14

13

12 11

10

9

8

7

6 5

3

4

2

18

Nora Girón Aguilar, “Guía para el Desarrollo de Servicios farmacéuticos Hospitalarios”, Consultora en Servicios Farmacéuticos Honduras, OP/OMS, Asesora Regional en Servicios Farmacéuticos OPS/OMS, Octubre 1997.

13

1. Adquisición de Medicamentos. Es el punto mediante el cual se intercepta el flujo de información en base al consumo de las existencias de medicamentos en Farmacia y el punto de partida para realizar la gestión de compras con los proveedores y continuar nuevamente el ciclo de distribución.

2. Proveedor.

Cualquier persona o empresa comercial que acuerda

proveer medicamentos, sin cuidado de que este sea el fabricante.

3. Droguería. Nombre con el que se conoce al Lugar o Establecimiento, que fabrica diferentes componentes o productos de uso farmacológico.

4. Control de Calidad. Equipo técnico, mediante el cual verifica y analiza el cumplimiento de las normas internacionales de calidad de los medicamentos.

5. Envío. Acción de traslado de una carga de un lugar a otro, mediante un móvil de transporte, con base a un pedido.

6. Descarga. Acción de bajar una carga de un móvil de transporte

7. Traslado. Es la acción mediante la cual se mueve una carga de un lugar a otro mediante un equipo que permita facilitar y mejorar su movilidad.

8. Revisión e Inspección. Cuando los medicamentos son entregados por parte del proveedor, al almacén son separados de los otros productos almacenados, mientras se sigue el procedimiento de revisión, conteo, e inspección, para verificar si el producto cumple con las condiciones establecidas en el contrato, en términos de cantidad, envase, rotulación, tipo de medicamento, dosificación y otras especificaciones técnicas.

9. Almacén. Establecimiento, local u objeto, que permite resguardar y proteger diferentes artículos, bajo ciertos procedimientos técnicos.

14

10. Inventario. Cantidad de producto, que se mantiene en existencia en cualquier momento a fin de protegerse contra la incertidumbre.

11. Control de Inventario. El establecimiento y mantenimiento de registros y procedimientos efectivos de control de inventarios, que permiten coordinar el flujo de medicamentos a través del sistema de distribución.

12. Requisición de Suministros. Es la solicitud de suministro a través de formularios y los procedimientos establecidos, a las instalaciones de almacenamiento, para un reabastecimiento de suministros.

13. Entrega. Posterior a la solicitud de requisición, se autoriza la entrega del suministro a farmacia, para la entrega de medicamentos a los diferentes pacientes, con base al recetario.

14. Farmacia. El proceso de distribución logra su propósito final cuando a través de las Salas de Farmacias de Hospitales, Clínicas de Consulta Externa y Centros de Salud, se entrega en forma oportuna el medicamento o insumo medico, a todos los pacientes que requieren de estos productos.

15. Informe de Consumo. Es el último eslabón del ciclo de distribución y muestra el flujo de información real del consumo periódico de las existencias de medicamentos por parte de Farmacia y el Almacén de Medicamentos, que servirá a la Unidad de Adquisición, para efectuar nuevamente el proceso de Compras.

2.1.10. Proceso de Distribución del Almacén La distribución de suministros por parte del almacén, viene hacer una de las actividades intermedias del proceso final de la adquisición, ya que esta forma parte integral del ciclo de distribución de productos, para que a través de una requisición los suministros, lleguen a su destino, en forma oportuna, en la cantidad y medida requerida por las Unidades solicitantes, para atender sus necesidades.

15

Tabla No. 0119 RESPONSABLE

RECEPCIÓN ADMINISTRATIVA DE UNIDAD DE ALMACENES.

JEFE DE UNIDAD DE ALMACENES RECEPCIÓN ADMINISTRATIVA DE UNIDAD DE ALMACENES.

GUARDALMACÉN

AUXILIAR DE ALMACÉN

DIGITADOR

AUXILIAR DE ALMACÉN

AUXILIAR DE ALMACÉN

GUARDALMACÉN

KARDISTA Y DIGITADOR

19

PASO

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

ACTIVIDAD Recibir cuadros de distribución o requisiciones previamente autorizadas por la Unidad Solicitante, el cual se registra en el control de correspondencia y pasa a conocimiento del Jefe de Unidad de Almacenes.

Revisar cuadros de distribución o requisiciones y margina al Guardalmacén correspondiente y pasa al área de recepción administrativa para su control.

Entregar documentación marginada al Guardalmacén correspondiente, previa firma de recibida en control de correspondencia.

Coordinar con el solicitante respectivo la fecha de entrega de los suministros y dar instrucciones al Auxiliar de Almacenes para que prepare el pedido (Requisición o Asignación).

Preparar pedido y entregar requisición o cuadro de asignación al digitador detallando número de lote, fecha de vencimiento y cantidad a entregar para elaborar vale de salida.

Elabora, imprime y entrega vale de salida al Auxiliar de Almacén.

Verifica vale de salida con requisición o asignación, si los datos son correctos procede la entrega de los suministros, si están correctos continua proceso, si no están correctos ir a actividad 6.

Entrega los suministros contra vale de salida firmando y sellando de conformidad y pasa a Guardalmacén.

Recibir y entregar vale de salida al Kardista y digitador para actualizar tarjeta de Kardex y sistema informático.

Actualizar tarjeta de Kardex y sistema informático y archiva documentación.

Fuente de elaboración, propia del grupo de investigación de acuerdo a procedimientos que se realizan en el Almacén.

16

2.1.11. Disposición de las Bodegas La distribución del espacio físico empleado como bodega requiere de un minucioso análisis de todas sus áreas disponibles y de los productos que se van a colocar en ellos, con el propósito de maximizar su utilización teniendo en cuenta los siguientes aspectos.

1.

El Proceso de Planeación. Nos

permite

visualizar

ciertos

aspectos de la bodega como: De cuánto espacio físico necesitamos, de que tamaño, para que tipo de producto, cómo se hará

la

distribución

de

las

áreas

siguientes

(recepción,

almacenamiento, embalaje, despacho, labores administrativas, parqueo, etc.).

2.

Guías. Las guías son fundamentales avisos o señales que permiten a los funcionarios y visitantes conocer a qué área de la bodega van a ingresar o qué medidas preventivas se deben tomar para su ingreso.

3.

Equipo para el Almacenamiento.

Todo almacén necesita de un

equipo adecuado para la movilidad de carga o los medios necesarios

para

su

desplazamiento.

Como

montacargas,

escalerillas movibles, para acomodar o bajar productos que se encuentran a cierta altura.

2.1.12. Recepción 2.1.12.1. Definición Es el proceso de manejo y verificación cualitativa y cuantitativa de la mercadería recibida, para establecer si esta cumple con las condiciones y especificaciones pactadas en el proceso de compras. Involucrando los procesos de descarga de productos, revisión de documentación, mercadería y aceptación o rechazo del suministro.

2.1.13. a)

Aspectos Inherentes.

El jefe de recepción será el responsable de revisar las facturas y demás documentación requerida en el contra de suministros, a fin de corroborar la correspondencia entre las especificaciones técnicas del producto y las condiciones de entrega pactadas.

17

b)

Verificar que el suministro a recibir este bien identificado con su nombre genérico y comercial, concentración, forma farmacéutica, vía de administración (oral, inyectable, etc.), presentación, procedencia (origen), unidad de medida (c/u, ciento, etc.), número de lote, fecha de fabricación, fecha de vencimiento, número de registro del Consejo Superior de Salud Pública, y leyenda de la Institución solicitante.

2.1.14.

Inventarios

2.1.14.1.

Generalidades y Definición

2.1.14.1.1. Definición El inventario es el que consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta en el curso regular del comercio. Este rubro representa el principal activo corriente presentado en el balance general en la mayoría de las empresas.

Este inventario final resulta al disminuir de las mercancías disponibles para la venta durante el periodo, el costo de las mercancías vendidas en el mismo periodo20.

2.1.14.1.2.

Niveles de Inventarios.

Los niveles de inventarios representan los límites que varían entre un nivel máximo y un nivel mínimo. La determinación de estos dos niveles depende del consumo anual, de la tasa de agotamiento, de las demoras en la entrega, etc.

2.1.14.1.3.

Métodos de Control

El Control, “Es el proceso de vigilar las actividades para cerciorarse de que se desarrollan conforme se planearon y para corregir cualquier desviación evidente”21, en tal sentido se establecen Métodos de Control22, a fin de obtener mejores resultados como son: 20

Álvaro Javier Romero López, Contabilidad Intermedia, según Edición, Editores Edamsa Impresiones S.A. de C.V. México. agosto de 2005. Pg. 90.

21 Serrano, Alexis “Administración I y II”. Conforme a Programa de Teoría Administrativa I y II Aprobados por el MINED, Primera Edición 2000, El Salvador, Talleres Gráficos UCA, IMPRESIÓN 2007. Pág. 227.

22 Leonel Cruz Mecinas, “Compras, Principios Generales, Segunda Edición, Compañía Editorial Continental, Primer Reimpresión México, 2001.Pág. 69.

18



Consumo del Último Periodo



Consumo de Promedio Móvil



Máximos y Mínimos



Teoría Justo a Tiempo



Método A B C.

Sin embargo para fines de estudio solo se mencionará y se pondrá mayor énfasis en el Método A B C.

2.1.14.1.4.

Método A – B – C

El método A-B-C,23 es uno de los más empleados por muchas organizaciones para conocer mejor sus niveles de Stock de sus inventarios, ya que permite determinar cuáles productos que constituyen un Stock son los más utilizados y la cantidad de dinero que en ellos se invierte, asimismo es una herramienta fundamental en la programación de las compras y la determinación real de los inventarios.

El presente método tiene como función reagrupar los artículos del almacén ya sea con base en el gasto anual promedio de cada artículo (costo de compra y gastos generales), o con base en la inversión anual por cada uno. Se procede a esta clasificación una vez que se han identificado los artículos del almacén y que los ficheros de utilización han sido establecidos y mantenidos durante un ciclo completo de operaciones. Etapas de su elaboración: a) Los artículos se clasifican en orden creciente o decreciente, tomando como base el gasto anual promedio de la inversión anual. b) Se suman los valores de todos los artículos del almacén. El resultado representa la inversión total anual. c) El valor de cada artículo se convierte en porcentaje del total de la inversión anual. d) Los artículos se reparten en tres grupos: A, B y C.

23

L. Tawfik (Louis Tawfic). A.M. Chauvel (Alain M. Chauvel), Administración de la Producción, nueva Editorial Interamericana, S.A. de C.V. México D.F. 1987.

19



El grupo A, representa entre el 70% y 80% del consumo anual total en dólares, contiene del 10% al 20% de los artículos.



El grupo B, que representa entre el 15% y el 20% del consumo anual total en dólares conteniendo del 30% al 40% de los artículos.



El grupo C, que representa entre el 5% y el 10% del consumo anual total, contiene del 40% al 50% de los artículos.

Este sistema de clasificación permite orientar los esfuerzos del administrador en la elaboración de la política y procedimientos de control del inventario, permitiendo repartir el presupuesto y el tiempo del personal en función del valor de los diferentes artículos del almacén.

2.1.15. Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública (LACAP).

2.1.16. Objeto De conformidad con el Art. 1 de la LACAP, tiene por objeto regular las adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios, que deben celebrar las instituciones de la administración pública para el cumplimiento de sus fines; entendiéndose para los alcances y efectos de ésta, que la relación comprende además los procesos enunciados en esta ley.

2.1.17.

Ámbito de Alcance y Exclusiones

La LACAP establece en su Art. 2, que son materia de regulación las “Adquisiciones y Contrataciones del órgano del gobierno, sus dependencias, organismos auxiliares, de las instituciones y empresas estatales de carácter Autónomo, así como las Adquisiciones y Contrataciones de las entidades que comprometan fondos públicos provenientes de subvenciones y/o subsidios del Estado, sin distinción alguna y en consecuencia quedan comprendidas no solo las entidades oficiales sino también las de orden privado o particular.

20

Finalmente incluye las Adquisiciones y Contrataciones costeadas con fondos municipales.

Respecto a los particulares la ley se aplica a personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras y la unión de varios ofertantes, cuando ofertantes o contraten obras, bienes o servicios requeridas por las instituciones de la administración pública.

De conformidad con lo dispuesto en el Art. 4. Quedan excluidas de la aplicación de la ley, las Adquisiciones y Contrataciones financiadas con fondos provenientes de convenios o tratados que celebre el Estado, con otros Estados o con organismos internacionales, cuando así lo determine el Convenio o tratado y en su defecto se aplicara la presente en la Ley. El mismo articulo establece que los convenios entre las instituciones del Estado y la contratación de servicios personales para la administración pública ya que sea por el sistema de ley de salarios, contratos o jornales.

2.1.18. Entidades creadas con la LACAP

Con el surgimiento de la Ley de Adquisiciones, se crearon organismos garantes del cumplimiento de esta ley, dentro de las que figuran: a) La Unidad Normativa de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración

Pública

(UNAC),

dependencia

del

Ministerio

de

Hacienda, será la encargada de preparar o recabar información para proponer la política anual de las adquisiciones y contrataciones, emitir las políticas generales para el diseño, implementación, funcionamiento y coordinación Contrataciones

del

Sistema

(SIAC),

de

asesorar

Información y

de

capacitar

Adquisiciones a

la

Unidad

y de

Adquisiciones Institucional (UACI), quien mantendrá estricta relación con las respectivas Unidades Financieras Institucionales (UFI), promover y dar seguimiento a la ley, establecer Manuales guías necesarios para la ejecución de las Adquisiciones y Contrataciones.

b) El Consejo de Ministros como órgano de consulta 21

2.1.19. Ejecutores de la contratación y la comisión de evaluación de ofertas.

La máxima autoridad de una Institución será el Titular quien forma parte de la autoridad competente para la adjudicación y aprobación de las Bases de Licitacion o de Concurso, su pena de nulidad, será el titular, la Junta o Consejo Directivo de las respectivas instituciones de que se trate, o el Consejo Municipal en su caso; así mismo serán responsables de la observancia de todo lo establecido en esta Ley.

La Comisión de Evaluación de Ofertas, será nombrada por el Titular o a quien éste designe y podrá variar de acuerdo a la naturaleza de la adquisición o contratación y cada institución constituirá la Comisión de Evaluación de Oferta, que crea conveniente y se formara por lo menos con los miembros siguientes: El Jefe de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional o la persona que el designe, el solicitante de la obra, bien o servicio o su delegado, un analista financiero y un experto en la materia de que se trate la adquisición o contratación.

2.1.20. Prohibiciones, infracciones y sanciones.

La ley establece prohibiciones, infracciones y sanciones para funcionarios o empleados públicos así como para particulares, dentro de las que se pueden mencionar: 

Prohibiciones

Después de la apertura de las ofertas no se podrá dar ningún tipo de información sobre: Evaluación, tabulación, examen y aclaración de las ofertas y las recomendaciones relativas a las adjudicaciones de las mismas, a ninguna persona que no tenga relación con el análisis y evaluación de estas.

22

a) No podrán fraccionarse las adquisiciones y contrataciones con el propósito de modificar la cuantía de la misma y evitar de esta manera los requerimientos establecidos para las diferentes formas de contratación regulados por dicha ley, en caso que se diere el fraccionamiento la adjudicación será nula y al fraccionario infractor se le aplicara la respectiva sanción. b) No se podrá adjudicar a un mismo ofertante o contratista, cuando el monto asignado por la Libre Gestión, supere los ochenta (80) salarios mínimos urbanos. c) En cuanto a los contratos de supervisión de una obra pública, no podrán concertarse con la misma empresa que realiza la obra. d) Los contratos de consultoría que tuvieran por objeto el diseño, supervisión, control y dirección de la ejecución de las obras en instalaciones, la institución no podrá adjudicarlos a las mismas empresas que estuvieren realizando otros contratos de construcción ni empresas vinculadas a éstas, en el que el contratista pueda influir directa o indirectamente. e) Para la entrega de las bases no podrá solicitarse ni recibir ningún tipo de bien o servicio a cambio de ésta. f) Una vez pactada las diferentes condiciones para la realización de una obra, bien o servicio, se prohíbe a los funcionarios que ejercen funciones de supervisión, aceptar dicha obra en condiciones diferentes. 

Infracciones

De acuerdo con la magnitud de la infracción, las sanciones podrán consistir en: amonestación escrita, suspensión en las labores sin goce de sueldo y despido.

El funcionario responsable de la aplicación de dichas sanciones será el titular de la institución, el cual podrá delegar al jefe de la unidad jurídica o a otro empleado de su confianza para instruir las diligencias del procedimiento

23

sancionatorio, la ley también concede al sancionatorio el recurso de revocación:

a) Aquellos funcionarios públicos que se encuentren sujetos a las prohibiciones establecidas en esta ley y que participen en forma directa o indirecta en el proceso de contratación administrativa, incurrirán en la infracción grave de servicio.

b) Además se amonestará en los casos que se cometan las siguientes infracciones. 

No incorporar oportunamente la documentación pertinente al expediente administrativo.



No proporcionar acceso al expediente de contrataciones a aquellas personas que se encuentren involucradas en el proceso.



Quitar de los informes o dictámenes, aquellos datos que son de mucha importancia para el estudio de las ofertas.



No proporcionar y enviar oportunamente la información que la UNAC haya solicitado.

c) Se aplicará suspensión sin goce de sueldo hasta por tres meses en los casos de las siguientes infracciones. 

Reincidir en infracciones ya cometidas, después de haber sido sancionado.



Retrasar de forma injustificada el trámite de pagos que deba cubrir la institución a sus proveedores o contratistas



Retrasar injustificadamente la recepción de obras bienes o servicios.

d) En el caso de despido sin responsabilidad del titular o el consejo Municipal en su caso respecto a funcionarios y empleados públicos o municipales, que cometan las siguientes infracciones: 

Continuar cometiendo la misma infracción, tipificadas anteriormente.



Proporcionar cualquier tipo de información a los ofertantes o contratistas de las instituciones en la que laboran.

24



Inducir a que las instituciones tengan pérdidas patrimoniales mayores al equivalente de 12 meses del salario devengado por el funcionario responsable al momento de cometer la infracción.



Sanciones a particulares La aplicación de sanciones a particulares por periodos de 1 a 5 años según sea la gravedad de las faltas. Estas se harán efectivas cuando éstos cometan alguna de las siguientes infracciones:



Cuando afecten los procedimientos de contratación en que participen o involucren hechos falsos para obtener la adjudicación de contratación.



Cuando este obtenga información confidencial que lo ponga en ventaja, con respecto a otros contratistas.



Si diera regalos directamente o por terceras personas a funcionarios involucrados en el proceso de contratación.



Si proporcionara un bien, obra o servicio de menor calidad al pactado en la oferta.



Si participa cuando éste ya estuviera excluido en el proceso de contratación.

2.1.21. Tipos de garantías.

Para proceder a las Adquisiciones y Contrataciones, las instituciones contratantes exigirán que los ofertantes presenten garantías, estas consistirán en fianzas o garantías bancarias, que serán emitidas por instituciones bancarias, financieras y aseguradoras, también podrán presentarse depósitos bancarios con restricciones, cartas de crédito irrevocables y pagarés a la vista o títulos valores de fácil realización, siempre y cuando garanticen interés.

Cuando las instituciones sean extranjeras podrán hacer el trámite a través del sistema Financiero de El Salvador.

Con el propósito de asegurar la buena inversión, el cumplimiento de contrato y la buena obra, se establecerán las siguientes garantías:

25

a) Mantenimiento de oferta Las garantías de oferta se otorgan a favor de la institución contratante, con la finalidad de asegurar el debido mantenimiento de las condiciones y de los precios de las ofertas desde su inicio hasta la finalización según lo establecido en las bases: El periodo de vigencia será de un plazo no menor de 30 días y su valor representará del 2 % al 5 % de valor total del contrato.

b) Garantía de cumplimiento de contrato Esta se otorga para garantizar que el contratista cumpliera con todas las cláusulas establecidas en el contrato: La vigencia de esta garantía procederá hasta que la institución verifique que no existen fallas ni problemas en la oferta. En el caso de obras, el monto de la misma no podrá ser menor del 10% y en el de bienes será de hasta 20%.

c) Garantía de buena obra Se otorga para asegurar que el contratista responda por las fallas y desperfectos que se den, en el tiempo que estipule el contrato. La vigencia de esta garantía será a partir de la recepción de la obra, y el porcentaje de la garantía será el 10% del monto final del contrato.

d) Garantía de buena inversión de anticipo. Es la que se otorga a favor de

la

institución

contratante,

para

garantizar

que

el

anticipo

efectivamente se aplique a la dotación y ejecución inicial del proyecto de una obra o a los servicios de consultoría o de adquisición de bienes. La cuantía de la misma será del 100 % del monto del anticipo.

Los contratistas que no cumplan con las especificaciones del contrato y no justifiquen el porqué del incumplimiento de sus obligaciones, se procederá hacer efectiva cualquiera de una de estas Garantías, según sea el caso.

26

2.1.22. Solución de conflictos.

Para la resolución de problemas o conflictos existen dos formas previstas por la Ley: 

Arreglo directo. Se dan soluciones a los conflictos sin recurrir a la intervención de terceros.



Arbitraje. En el caso de no dar solución con el arreglo directo se tendrá que

recurrir

al

arbitraje

de

árbitros

arbitradores.

(Sirve

como

intermediario en los procesos cuando no se ponen de acuerdo ambas partes).

2.1.23. Contratos

2.1.23.1. Generalidades y Definición En materia de derecho, existen diferentes tipos de contratos como forma de celebrar un acto consensual entre dos partes, pero para fines de este estudio, se hace referencia específica, a lo dispuesto en la Ley LACAP.

2.1.23.2. Definición.

Los contratos regulados por la LACAP, determinan obligaciones y derechos entre los particulares y las instituciones como sujetos de derecho público para el cumplimiento de sus fines.

2.1.23.3. Sujetos.

Nuestra legislación, contempla diferentes figuras con las cuales se pueden celebrar contratos administrativos, dependiendo del fin que se persiga, en materia del derecho público

27

Sujetos de los Contratos

Estatales:

Pública:

Estado

Organismos Independientes No Estatales:

Autónomas Municipios

Personas: Naturales Privada:

Sociedades Jurídicas:

Asociaciones Fundaciones

2.1.23.4. Tipos.

En materia de derecho existen diferentes tipos de contratación, dependiendo del ente que les da vida, pero de conformidad a la Ley LACAP, los contratos se perfeccionan y se formalizan con la suscripción de los correspondientes instrumentos por las partes contratantes o sus representantes debidamente acreditados, salvo los de Libre Gestión, en lo que bastara la emisión de la Orden de Compras24.

Los contratos regulados por la ley, determinan obligaciones y derechos entre los particulares y las instituciones como sujetos de derecho público, para el cumplimiento de sus obligaciones. De los cuales podemos mencionar los siguientes contratos administrativos:

a) Los de obra pública: Se entiende por Obra Pública, aquel bien que pertenece a una institución pública y que tiene por fin satisfacer un bien público o un interés colectivo general, por medio del uso público o

24

Ibidem Art. 79

Ley LACAP. Página 143 28

administrativo. El contrato de obra pública es el que pretende edificar, modificar o destruir una obra pública.

De conformidad a la ley, el Contrato de Obra Pública es aquel que celebra una institución con el contratista, quien por el pago de una cantidad de dinero se obliga a realizar obras o construcciones de beneficio o interés general o administrativas, sea mediante la alteración del terreno o del subsuelo, sea mediante la edificación, remodelación, reparación, demolición o conservación, o por cualquier otro medio25. b) Suministros: Las instituciones pueden adquirir aquellos bienes, muebles o servicios que fueren necesarios para el desempeño de sus actividades o funciones, pudiéndose una o varias entregas en periodos sucesivos y a cuenta y riesgo del contratista, incluyéndose en ese contrato los servicios de mantenimiento de equipo, de vigilancia, limpieza y otros similares26. c) Consultoría:

Estos son los que celebra la institución, con el

objeto de obtener mediante un precio la prestación de servicios especializados27. Por ello tienen las siguientes características: 1) Es un servicio especializado de carácter intelectual 2) Es un servicio eventual, no permanente 3) El consultor debe entregar un producto de su esfuerzo intelectual, sea este dictamen, informe, etc.

4) El consultor devenga honorarios profesionales como contraprestación por los servicios efectuados. d) Concesión: Conceder la explotación de una obra, bien o servicio a un particular que se encarga de administrarlo y devolverlo al término del contrato. Estos tipos de contratos pueden ser: 1) De obra pública 2) De servicio público 3) De recursos naturales y subsuelo

25

Ibidem Art. 104 Ley LACAP. Página 165 Ibidem Art. 119 Ley LACAP. Página 181 27 Ibidem Art. 123 Ley LACAP. Página 183 26

29

2.1.23.5. Determinación de montos para contratación de obras, bienes y servicios (Art. 40 LACAP).

Tabla No. 0228 FORMA DE CONTRATACIÓN

Licitacion Pública Licitacion Pública por Invitación

NÚMERO DE SALARIOS MÍNIMOS

MONTO TOTAL

URBANOS DE

HASTA

DE

HASTA

> 635

En adelante

$ 131,826.01

(+)

80

635

$ 16,608.00

$ 131,826.00

> 10

y < 80

$

2,076.01

$ 16,607.99

> 0

Hasta 10

$

0.01

Libre Gestión Contratación

$

2,076.00

NO HAY LIMITE EN LOS MONTOS

Directa

2.1.23.6. Determinación de montos para contratación de consultores (Art. 41 LACAP).

Tabla No. 0329 FORMA DE CONTRATACIÓN

Concurso Público Concurso Público por Invitación.

Libre Gestión Contratación Directa

NÚMERO DE SALARIOS MÍNIMOS

MONTO TOTAL

URBANOS DE

HASTA

DE

HASTA

> 200

En adelante

$ 41,520.01

(+)

> 80

200

$ 16,608.00

$ 41,520.00

> 10

y < 80

$ 2,076.01

$ 16,607.99

$

$

0

Hasta 10

0.01

2,076.00

NO HAY LIMITE EN LOS MONTOS

Nota: Salario Mínimo urbano, hasta el 31 de diciembre de 2009, ( $ 207.60 dólares mensuales).



Barriere Ayala, José Roberto “Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública y su Reglamento, Comentados, Editado: FESPAD, El Salvador 2006. Página # 102.

29 Ibidem, Barriere Ayala, José Roberto, Página # 102 28

30

2.1.23.7. Reglamento de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de

la

Administración Pública De conformidad a la facultad del articulo 168 ordinal 14 de la Constitución de la República, el Presidente de la República emite el Reglamento de Ejecución de la LACAP para facilitar y asegurar la aplicación de la misma, es decir un reglamento creado para regular, desarrollar y facilitar la aplicación de las normas contenidas en la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública, que en lo sucesivo podrá abreviarse la ley o LACAP en lo relativo a la adquisición o contratación de obras bienes y servicios.

2.1.23.8. Diagrama de flujo de la contratación (Diagramación Administrativa) Para comprender un poco más el proceso de contratación se muestra un diagrama del proceso a efecto de conocer los elementos que intervienen en cada uno de los pasos.

Simbología30 Inicio o Terminación: Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o lugar, además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información.

Actividad: Describe las funciones que desempeña las personas involucradas en el procedimiento.

Documento: Representa cualquier documento que entra, se utiliza, se genera del procedimiento.

Decisión Alternativa: Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos opciones.

Conector: Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte del mismo.

Conector de Pagina: Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continua el diagrama de flujo.



Serrano, Alexis “Administración I y II”. Conforme a Programa de Teoría Administrativa I y II Aprobados por el MINED, Primera Edición 2000, El Salvador, Pagina 94, Talleres Gráficos UCA, IMPRESIÓN 2007.

30

31

Diagrama de Flujo del proceso de contratación31 Coordinador Área de Asistencia Jurídica

Colaborador Jurídico

Jefe UACI

INICIO Contrato

Documentos A

Recibe y Contrato.

Verificación de Cumplimiento de Requisitos de Documentos

Recibe expediente y margina a Colaborador Jurídico

Si

Proceso

No

Si

Proceso

Si

No Elabora Observaciones y Remite Borrador a Colaborador Jurídico

Proceso

No

Elabora Borrador de Contrato y Pasa.

Revisa y Analiza Borrador de Contrato

Analiza

Borrador de Contrato

Hacer las Observaciones Correspondientes y Remitir a Colaborador Jurídico.

Contrato

Realiza las Observaciones

Elaboración de Contrato Final A Contrato

Verificación Términos Contractuales

de

Contrato 31

Nota: Fuente de elaboración, propia del grupo de investigación con base a lineamientos de la UNAC.

Elabora Nota para Convocar al Contratista a Firma de Contrato y Gestiona su Autorización.

Nota

Autoriza Nota y Entrega a Mensajero

1

32

Colaborador Jurídico

Jefe UACI

Contratista

Fiscal General

1

Nota

Atiende Convocatoria

Recibe al Contratista para Firma del Contrato.

Gestiona Firma de Nota para Remisión de Expediente y Contrato para Firma del Fiscal General o Titular.

Nota

Recibe Nota Firmada

Proceso

Firma Nota y Devuelve

Si Recibe Contrato y Expediente para Firma

No Remite Expediente y Contrato al Títular del MSPAS.

B

2

33

Colaborador Jur铆dico

Correspondencia

Archivo

Distribuci贸n del Contrato al Contratista.

Archivar Copia de Contrato en el Expediente del Proceso

2

Expediente y Contrato

Recibe, Revisa y Firma Contrato y Remite.

B

Expediente y Contrato

Reproduce Contrato

Elabora Lista de Distribuci贸n de Contrato.

Contrato

FIN

34

2.1.24. Formas Las formas establecidas de acuerdo con la LACAP, para proceder a la celebración de contratos son las siguientes:

2.1.25.



Licitacion Publica



Licitacion o Concurso Público por Invitación



Libre Gestión



Contratación Directa

Licitación Pública.

Es un procedimiento administrativo preparatorio de la voluntad contractual por el que un ente público, en ejercicio de la función administrativa, invita a los interesados para que, sujetándose a las condiciones fijadas en las bases de licitación, formulen ofertas de entre las cuales se seleccionará y aceptará la más conveniente a los intereses institucionales.

Dicho de otra manera, es el procedimiento por cuyo medio se promueve competencia, invitando públicamente a todas las personas naturales o jurídicas interesadas en proporcionar obras, bienes y servicios que no fueren los de consultoría32. En el Concurso Público se trata del mismo procedimiento que se sigue en la Licitacion Pública con la diferencia que es de prestación de servicios de consultoría.

El monto para proceder en la Licitacion Pública debe de ser superior al equivalente de seiscientos treinta y cinco (635) salarios mínimos urbanos. ($207.60 dólares mensuales) y el monto para la contratación de consultores en el Concurso Público superior al equivalente de doscientos (200) salarios mínimos urbanos.

32

Ibidem Art. 59

Ley LACAP. Página 125 35

2.1.26. Pasos del Procedimiento de Licitación Pública.

Tabla No. 0433 RESPONSABLE

RECEPCIONISTA

1

JEFE UACI

2

COORDINADOR ÁREA GESTIÓN DE SUMINISTROS

3

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

4

JEFE UACI

5

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

6

D E S C R I PC I O N Recibe solicitud o programa de compra debidamente aprobada con la respectiva certificación de fondos, y la justificación respectiva y pasa.

Analiza y margina solicitud o programa de compra.

Recibe solicitud o programa de compra agrupa y define modalidad de compra, depura y pasa.

Revisa y elabora nota solicitando aclaraciones, modificaciones o información complementaria de la solicitud o programa de compras a la unidad solicitante y pasa a firma.

Analiza, firma nota y la devuelve.

Gestiona entrega de nota solicitando aclaraciones a la unidad solicitante.

7

Prepara información solicitud de compra.

8

Recibe información complementaria a solicitud de compra e inicia conformación de expediente.

COORDINADOR ÁREA GESTIÓN DE SUMINISTROS

9

Emite lineamientos para la elaboración de bases de licitación.

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

10

Elabora y revisa borrador de licitación.

COORDINADOR ÁREA GESTIÓN DE SUMINISTROS

11

Revisa bases de licitación modificación si es necesario.

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

12

UNIDAD SOLICITANTE

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

COORDINADOR DE ÁREA DE SEGUIMIENTO EVALUACIÓN Y CONTROL

33

PASO

13

complementaria

a

bases de

y

hace

En caso de ser licitación pública por invitación, verifica registro de proveedores y selecciona lista posibles ofertantes y pasa.

Verifica cumplimiento elabora informe y pasa.

de

proveedores,

Nota: Fuente de elaboración, propia del grupo de investigación con base a la LACAP.

36

RESPONSABLE

PASO

D E S C R I PC I O N

COORDINADOR ÁREA GESTIÓN DE SUMINISTROS

14

Analiza informe de cumplimiento de proveedores y define los ofertantes a ser incluidos en la lista corta.

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

15

Elabora lista definitiva de posibles ofertantes.

COORDINADOR ÁREA GESTIÓN DE SUMINISTROS

16

Programa adecuación de bases de licitación.

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

17

Elabora y gestiona firma de nota convocando a adecuación de bases.

18

Adecua bases de licitación con Unidad Solicitante, UFI y Área Técnica respectiva.

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

19

Ajusta bases de licitación con los aspectos modificados en acto de adecuación.

COORDINADOR ÁREA GESTIÓN DE SUMINISTROS

20

Verifica y analiza modificaciones a bases adecuadas.

21

Revisa y analiza bases adecuadas

22

Elabora y gestiona firma de nota de remisión de bases y lista corta de posibles ofertantes para aprobación del titular.

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS Y COLABORADOR JURÍDICO

JEFE UACI ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS TITULAR

23

Aprueba bases de licitación y lista corta de posibles ofertantes.

24

Elabora y gestiona firma de nota solicitando nombramiento de la comisión evaluadora de ofertas.

25

Nombra comisión evaluadora de ofertas

COORDINADOR ÁREA GESTIÓN DE SUMINISTROS

26

Programa fechas de publicación de avisos de licitación, de consultas y apertura de ofertas para su incorporación en las bases.

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

27

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

28

Elabora y gestiona firma de nota convocando a empresas a participar en la licitación cuando es licitación pública por invitación

29

Publica los avisos de licitación

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS TITULAR

UNIDAD DE COMUNICACIONES

Gestionan publicación de bases de licitación. elaborando nota y avisos de licitación

37

RESPONSABLE

PASO

D E S C R I PC I O N

30

Remite copia de aviso de licitación a técnico informático.

31

Incorpora información sistema comprasal.

32

Reproduce bases de licitación y Elabora y gestiona firma de nota para que la agencia bancaria reciba los pagos por bases de licitación.

33

Distribuye bases de licitación.

EMPRESAS PARTICIPANTES EN LICITACIÓN

34

Remiten notas solicitando aclaraciones a bases de licitación

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

35

Recibe y revisa nota de empresas solicitando aclaraciones a bases de licitación

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS TÉCNICO INFORMÁTICO

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

RECEPCIONISTA

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

36

de

licitación

en

Elabora y gestiona firma de nota solicitando respuestas técnicas, legales y administrativas con la unidad técnica correspondiente.

Recibe y analiza respuestas técnicas, legales y administrativas, definiendo si es para adenda o nota de aclaración.

COORDINADOR ÁREA GESTIÓN DE SUMINISTROS

37

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

38

Elabora adenda o nota de aclaración y remite adenda para su aprobación.

39

Revisa adenda. analiza y firma nota de aclaración de bases de licitación.

40

Aprueba Adenda.

41

Gestiona la distribución de adenda aclaraciones a bases de licitación.

42

Distribuyen adenda a participantes de la licitación.

JEFE UACI

TITULAR ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS MENSAJERO

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS COORDINADOR ÁREA GESTIÓN DE SUMINISTROS

43

44

o

Remite copia de bases a coordinador área seguimiento, evaluación y control para que elabore informes de cumplimiento para utilizarse en evaluación de ofertas.

Elabora la programación quincenal de actos de apertura de ofertas.

38

RESPONSABLE

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS COORDINADOR ÁREA GESTIÓN DE SUMINISTROS

PASO 45

RECEPCIONISTA ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS Y COLABORADOR JURÍDICO ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS ANALISTA ÁREA SEGUIMIENTO EVALUACIÓN Y CONTROL ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

TÉCNICO INFORMÁTICO ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS COORDINADOR DE ÁREA DE SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y CONTROL COORDINADOR ÁREA GESTIÓN DE SUMINISTROS

Pasa expediente a coordinador del área de gestión de suministros con la documentación actualizada por lo menos con 3 días de anticipación.

46

Verifica expediente para acto de apertura de ofertas.

47

Coordina ordenamiento de local programado para acto de apertura de ofertas, y entrega documentación a encargado de recepción de ofertas.

48

Preparan ofertas.

49

Recibe ofertas.

50

Apertura de ofertas en coordinación con el Jefe UACI y coordinador área gestión de suministros.

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

OFERTANTES

D E S C R I PC I O N

51

52

53

Elabora y reproduce acta de apertura de ofertas y entrega copia a empresas participantes.

Extrae de ofertas garantías de mantenimiento de ofertas y pasa a analista de área seguimiento de Garantías o el Área responsable.

Reproduce garantía, gestiona certificación de copia y pasa a analista de gestión de suministros.

54

Incorpora en el expediente documentos de oferta incluyendo copia de garantías de oferta y pasa a técnico informático.

55

Elabora cuadros de análisis de ofertas.

56

Revisa cuadros de análisis de ofertas contra ofertas.

57

58

Presenta informes de plazos de entrega y experiencias de proveedores y otra información solicitada por gestión de suministros para acto de evaluación de ofertas.

Programa actos de evaluación de ofertas.

39

RESPONSABLE

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS Y COLABORADOR JURÍDICO ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS OFERTANTES

PASO

D E S C R I PC I O N

59

Elabora y gestiona firma de nota convocando a comisión de evaluación de ofertas nombrada por titular.

60

Realizan examen preliminar con la comisión de evaluación de ofertas.

61

Elabora y gestiona firma de nota solicitando aclaraciones.

62

Atienden aclaraciones.

63

Recibe aclaraciones y evalúa ofertas con comisión de evaluación y posteriormente elabora Acta de Recomendación de la adjudicación.

64

Incorpora documentación de evaluación expediente y pasa para opinión jurídica.

65

Elabora opinión jurídica del proceso de licitación y devuelve.

66

Revisa y analiza documentos de evaluación y devuelve.

67

Remite documentos ofertas.

68

Elabora resolución de adjudicación.

69

Revisa resolución de adjudicación y gestiona firma de nota de remisión de Resolución de Adjudicación a titular.

70

Revisa resolución de adjudicación.

71

Revisa resolución de adjudicación y firma nota

72

Remite expediente a titular para adjudicación.

73

Adjudica.

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS COLABORADOR JURÍDICO

JEFE UACI ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS TÉCNICO INFORMÁTICO

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS COORDINADOR ÁREA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS JEFE UACI ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS TITULAR

de

evaluación

40

a

de

RESPONSABLE

PASO

D E S C R I PC I O N

74

Elabora listas de distribución y nota solicitando solvencias asimismo la gestión y distribución de la Resolución de Adjudicación a las aéreas involucradas.

75

Distribuye resolución de adjudicación.

76

Presentan notas de aceptación y solvencias.

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

MENSAJERO

OFERTANTES

77 ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

Gestiona publicación de Resolución de Adjudicación en firme y pasa aviso de publicación de resultado de adjudicación al técnico informático para su publicación en comprasal.

78

Incorpora información al expediente respectivo, lo revisa y folia expediente para contratación al área de asistencia jurídica.

79

Elabora contratos, gestiona su firma y devuelve expediente completo.

ANALISTA ÁREA SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y CONTROL

80

Recibe garantía de cumplimiento contrato, certifica copia y pasa.

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

81

Recibe copia certificada de garantía de cumplimiento de contrato.

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

82

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

COLABORADOR JURÍDICO

Verifica expediente, incorpora contrato y garantía de cumplimiento de contrato, realiza foliado y pasa al archivo general de la UACI.

2.1.27. Licitacion o Concurso público por Invitación.

Es la forma de selección de contratistas en la que se elabora una lista corta de ofertantes, con un mínimo de cuatro invitaciones a personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, a los que se invita públicamente a participar a fin de asegurar precios competitivos. Esta lista podrá formarse con base al banco de datos que llevara la UACI. 34 En cuanto a la invitación y bases se hará por escrito a través de cualquier medio tecnológico y publicado en los periódicos.

34

de

Ibidem Art. 66 Ley LACAP. Página 131 41

Los montos para proceder en esta forma de contratación serán, cuando el monto sea equivalente de 80 a 635 salarios mínimos urbanos. ($ 207.60 dólares mensuales) 2.1.28.

Pasos de la Licitacion o Concurso Público por Invitación

Tabla No. 0535 RESPONSABLE

PASO

D E S C R I PC I O N

COORDINADOR ÁREA GESTIÓN DE SUMINISTROS

1

Recepción de solicitud de compra original con certificación de fondos.

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS JEFE UACI

Revisión de solicitud de compra y solicitar aclaraciones e información complementaria que haga falta.

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

3

Recepción de aclaraciones o información completaría a solicitud de compra.

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

4

Elaboración y revisión preliminar documento de bases de licitación

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

5

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

6

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

7

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

8

JEFE UACI

35

2

9

del

Elaboración de listas cortas de posibles ofertantes y gestionar informe de cumplimientos en compras anteriores.

Adecuación de base de licitación y revisión de lista corta.

Recepción de informe del grado de cumplimiento de proveedores incluidos en la lista corta de posibles ofertantes.

Verificación adecuadas.

y

corrección

de

bases

Elaboración y firma de nota remitiendo a titular y solicitando aprobación de bases, de listas cortas y solicitud de nombramiento de la comisión evaluadora de ofertas.

COORDINADOR ÁREA GESTIÓN DE SUMINISTROS

10

Recepción aprobadas.

de

bases

de

licitación

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

11

Recepción de listas cortas aprobadas.

COORDINADOR ÁREA GESTIÓN DE SUMINISTROS

12

Se programan fechas y local para aperturas de ofertas.

Nota: Fuente de elaboración, propia del grupo de investigación con base a la LACAP.

42

RESPONSABLE

PASO

D E S C R I PC I O N

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

13

Se solicita a unidad de comunicaciones la publicación a convocatoria a la licitación en medios de prensa escrita.

UNIDAD DE COMUNICACIONES

14

Unidad de comunicaciones coordina con agencia y programa la publicación.

UNIDAD DE COMUNICACIONES

15

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

16

Publicación de convocatoria a licitar.

Gestionar publicación ante unidad de informática para publicar en hoja web del MSPAS, el aviso de convocatoria a licitar.

UACI en sistema comprasal – publican.

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

17

Se gestiona ante caja corporativa del banco para que cobre valor de bases de licitación.

RECEPCIONISTA UACI

18

Venta de bases de licitación .

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

19

Se reciben consultas de participantes en la licitación.

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

20

empresas

Notas de consultas de empresas enviadas de UACI a unidad solicitante o área técnica o área jurídica para opinión técnica, legal o administrativa según el caso.

RECEPCIONISTA UACI

21

Recepción en UACI de opiniones técnicas, legales o administrativas.

RECEPCIONISTA UACI

22

Elaboración de adenda o aclaraciones.

TITULAR DEL RAMO

23

Aprobación de adenda o aclaraciones

RECEPCIONISTA UACI

24

Distribución de adenda o aclaración.

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

25

Recepción y apertura de ofertas.

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

26

Incorporar ofertas en expedientes.

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

27

Elaborar cuadros de análisis de ofertas (cuadros preliminares técnicos, legales y financieros y cuadros técnicos-financieros.

43

RESPONSABLE

PASO

D E S C R I PC I O N

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

28

Recibir nombramiento de comisión.

SECRETARIA JEFE UACI

29

Convocatoria a evaluación.

ANALISTA JURIDICO Y UFI

30

Realización de examen preliminar legal y financiero.

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS Y DELEGADO DE UNIDAD SOLICITANTE.

31

Realización de examen preliminar técnico.

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

32

Solicitud de aclaraciones o de presentación de documentos faltantes en ofertas al realizar examen preliminar a los ofertantes.

RECEPCION UACI

33

Recepción de documentos o aclaraciones de las empresas ofertantes.

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

34

JEFE UACI

35

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

36

Firma de acta de evaluación que incluye la recomendación para la adjudicación

ANALISTA DE GESTION DE SUMINISTROS

37

Elaboración de resolución de adjudicación.

ANALISTA JURIDICO

38

Opinión jurídica y revisión de resolución de adjudicación.

ANALISTA DE GESTION DE SUMINISTROS

39

Remisión de expedientes con la documentación generada del proceso para adjudicación de titular.

TITULAR DEL RAMO

40

Resolución de adjudicación firmada en señal de adjudicado.

ANALISTA DE GESTION DE SUMINISTROS

41

Notificación con distribución de resolución de adjudicación a ofertantes en la licitación.

42

Elaboración de preliminares de contrato.

ANALISTA DE GESTION DE SUMINISTROS

43

Recepción de notas de aceptación y solvencias de las empresas adjudicadas o interposición de recursos de revisión.

ANALISTA DE GESTION DE SUMINISTROS

44

Solicitud de publicación resultados de adjudicación en firme a unidad de comunicaciones en prensa escrita a unidad

ANAALISTA JUIRIDICO

Evaluación técnico-financiero de ofertas.

Verificación de evaluación por jefe UACI.

44

RESPONSABLE

PASO

D E S C R I PC I O N de informática para hoja web del MSPAS y en comprasal por UACI.

ANALISTA DE GESTION DE SUMINISTROS

45

Publicación de resultados de adjudicación.

ANALISTA DE GESTION DE SUMINISTROS

46

Foliado de expediente.

ANAALISTA JURIDICO

47

Recepción, revisión y análisis para determinar si es admisible o inadmisible la admisión de recursos de revisión.

ANAALISTA JURIDICO

48

Notificación admisión recursos de revisión.

TITULAR DEL RAMO

49

Nombramiento de comisión de alto nivel para resolver recursos.

SECRETARIA JEFE UACI

50

COMISION DE ALTO NIVEL

51

ANAALISTA JURIDICO

52

Notificación revisión.

ANALAISTA DE GESTION DE SUMINISTROS

53

Resolución de readjudicación o confirmación de adjudicación.

ANALISTA JURIDICO

54

ANALISTA JURIDICO

55

2.1.29.

o

inadmisión

Convocatoria a comisión de alto nivel.

Resolución de recursos de revisión. de resolución de recursos de

Elaboración de contrato y firma posterior del contratista.

Legalización de contrato en fiscalía.

Libre gestión

Es el procedimiento por el que las instituciones adquieren bienes o servicios relativos a sus necesidades ordinarias, disponibles al público en almacenes, fábricas

o

centros

comerciales,

nacionales

o

internacionales36.

Este

procedimiento difiere a las anteriores ya que es la más utilizada por las

36

de

Ibidem Art. 68 Ley LACAP. Página 132 45

instituciones para adquirir de acuerdo a sus necesidades obras, bienes o servicios.

En esta forma de contratación, se hará una comparación de calidad y precio, deberá además de contener como mínimo tres oferentes y no será necesario en el caso de que la adquisición o contratación no exceda de 10 salarios mínimos urbanos ($ 207.60 dólares mensuales), o se trate de oferentes únicos o marcas específicas.

Este procedimiento se aplicará también para los casos de consultoría que no excedan a los 80 salarios mínimos urbanos. En esta forma de contratación se podrá dar anticipo hasta del 30 % de valor total de la obra, bien o servicio, como respaldo deberá exigirse una garantía de buena inversión de anticipo. Se podrá verificar si el anticipo ha sido bien utilizado o no, de no ser así se procederá a hacer efectiva la garantía de anticipo.

2.1.30.

Pasos del Procedimiento de Libre gestión

Tabla No. 0637 RESPONSABLE

RECEPCIONISTA

JEFE UACI ENCARGADO DE LIBRE GESTIÓN ANALISTA DE LIBRE GESTIÓN

JEFE UACI

ANALISTA DE LIBRE GESTIÓN

37

PASO

D E S C R I PC I O N

1

Recibe solicitud de compra debidamente aprobada con certificación de fondos, y con la justificación respectiva y pasa.

2

Margina solicitud de compra.

3

Recibe solicitud de información y pasa.

compra,

depura

4

Revisa y elabora nota solicitando información complementaria, a la unidad solicitante y pasa. (si aplica el caso).

5

Firma nota y la devuelve.

6

Gestiona distribución de nota.

Nota: Fuente de elaboración, propia del grupo de investigación con base a la LACAP.

46

RESPONSABLE

JEFE UNIDAD SOLICITANTE

ENCARGADO LIBRE GESTIÓN

PASO 7

Gestiona y manda complementaria requerida.

8

Recibe información complementaria y ajusta.

9

Inicia la conformación de expediente y elabora solicitud de cotización y listado de posibles ofertantes.

10

Envía listado de posibles evaluación y control.

11

Verifica cumplimiento de proveedores y elabora informe.

12

Recibe informe, revisa y envía solicitud de cotización y lista corta a aprobación.

13

Revisa y aprueba.

14

Prepara y envía solicitudes de cotización a empresas invitadas a participar (Publicación por internet).

ANALISTA DE LIBRE GESTIÓN

ENCARGADO LIBRE GESTIÓN COORDINADOR DE ÁREA DE SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y CONTROL. ENCARGADO LIBRE GESTIÓN

JEFE UACI

ENCARGADO LIBRE GESTIÓN

15 ANALISTA DE LIBRE GESTIÓN

EMPRESAS OFERTANTES

ANALISTA DE LIBRE GESTIÓN COORDINADOR DEL AREA DE LIBRE GESTIÓN Y ANALISTA

JEFE UACI

información

ofertantes

a

Entrega solicitud de cotización a empresas interesadas en participar en proceso de compra publicado a través de internet, en las fechas establecidas para tales efectos.

16

Prepara oferta y remite.

17

Recibe ofertas de empresas participantes en el proceso de compra.

18

Aperturan ofertas recibidas.

19

Elabora cuadros de análisis con información de las ofertas recibidas y programa fecha para la reunión de la comisión.

20

Elabora notas de convocatoria para los miembros de la comisión y pasa a firma.

21

Firma nota de convocatoria y la devuelve.

ANALISTA DE LIBRE GESTIÓN

ANALISTA DE LIBRE GESTIÓN

D E S C R I PC I O N

47

RESPONSABLE

ANALISTA DE LIBRE GESTIÓN EL COORDINADOR DEL AREA DE LIBRE GESTIÓN, UN DELEGADO DE LA UNIDAD SOLICITANTE, UN COLABORADOR TÉCNICO (SI ES EL CASO), Y UN ANALISTA FINANCIERO. ENCARGADO LIBRE GESTIÓN COORDINADOR DEL AREA DE LIBRE GESTIÓN, DELEGADO DE UNIDAD SOLICITANTE, COLABORADOR TÉCNICO (SI ES EL CASO), Y UN ANALISTA FINANCIERO.

PASO 22

Envía notas de convocatoria.

23

Analizan y evalúan las ofertas participantes y recomiendan adjudicación a la empresa mejor evaluada.

24

Elabora acta de recomendación y cuadros de evaluación.

25

Firman acta y cuadros de evaluación.

26 ENCARGADO LIBRE GESTIÓN

JEFE UACI

ANALISTA DE LIBRE GESTIÓN

DIRECTORA ADMINISTRATIVA

26

27

28

29 ENCARGADO LIBRE GESTIÓN

30 MENSAJERO

ANALISTA DE LIBRE GESTIÓN

31

32 MENSAJERO

ANALISTA DE LIBRE GESTIÓN

D E S C R I PC I O N

33

Elabora órdenes de compra y nota de remisión para la adjudicación y firma de las órdenes y pasa a firma expediente y nota de remisión a Jefe UACI. Firma acta de recomendación, cuadros de análisis y nota de remisión y devuelve.

Sella acta y entrega expediente junto con órdenes de compra a la persona designada para la adjudicación.

Revisa, firma adjudicación y órdenes de compra, devuelve expediente.

Recibe y revisa que las órdenes de compras y el acta, tengan firma y sello de la dirección administrativa o el titular responsable y elaboran lista de distribución de la orden de compra y remite al área administrativa de la UACI. lleva a la empresa adjudicada, orden de compra obteniendo las firmas, sellos y otros aspectos relevantes, dejando en poder del contratista orden de compra original .

Reproducen órdenes de compra firmadas para la distribución a los lugares designados.

Distribuye órdenes de compras en los diferentes sitios: unidad solicitante, UFI, Almacenes o lugar de entrega, y Área de Seguimiento de Contratos.

Recibe lista de distribución de las órdenes de compra con firmas y sellos de los lugares designados.

48

RESPONSABLE

PASO

D E S C R I PC I O N

PARA EL CASO DE CONTRATOS POR LIBRE GESTION, DESPUÉS DEL PASO No. 33

ANALISTA DE LIBRE GESTIÓN

JEFE UACI

ANALISTA DE LIBRE GESTIÓN

MENSAJERO

34

Elabora nota solicitando documentación requerida a la empresa ganadora y pasa a revisión y afirma.

35

Firma y devuelve nota.

36

Recibe nota y gestiona obtención información a la empresa adjudicada.

37

Distribuye nota.

38

Reciben documentación de la empresa solicitante y elabora nota de remisión de expediente al área jurídica para la elaboración del contrato y pasa.

39

Elabora contrato.

40

Revisa contrato y pasa a firma del señor ministro.

41

Firma y devuelve contrato.

42

Recibe contrato firmado y cita a empresa adjudicada para la firma del mismo.

43

Firma contrato.

44

Elabora lista de distribución del contrato legalizado y distribuye.

45

Recibe contrato legalizado con lista de distribución.

ENCARGADO LIBRE GESTIÓN

COLABORADOR JURÍDICO

JEFE DEL ÁREA JURÍDICA

TITULAR

COLABORADOR JURÍDICO

EMPRESA ADJUDICADA

COLABORADOR JURÍDICO

ANALISTA DE LIBRE GESTIÓN

de

PARA EL CASO DE ÓRDENES DE COMPRA: SERÁN INCORPORADOS DESPUÉS DEL PASO No. 39.

ENCARGADO DE CUSTODIA DE FIANZAS ANALISTA DE LIBRE GESTIÓN

46

Recibe fianzas de órdenes de compra (si es el caso).

47

Recibe copia de fianzas para incorporar al expediente, folia expediente y archiva.

49

2.1.30.

Contratación directa.

Es la forma por la que una institución contrata directamente con una persona natural o jurídica sin seguir el procedimiento establecido en la ley, pero manteniendo los criterios de competencia y tomando en cuenta las condiciones y especificaciones técnicas previamente definidas. Esta decisión

debe

consignarse mediante resolución razonada emitida por el titular de la institución38.

La contratación directa puede entenderse como una forma de selección del contratista en la que la ley facultad para no seguir el procedimiento de selección normal al darse las situaciones previstas legalmente (emergencias, urgencia, conveniencia, respecto de propiedad intelectual, o industrial etc.).

La pauta para seguir los criterios de competencia depende de las circunstancias que propician la contratación directa, por ejemplo, si es una única fuente o si hay derechos de propiedad intelectual o industrial que respetar, no será posible mantener criterios de competencia, requiriendo ofertas que serán estériles e infructuosas.

2.1.32. Pasos del Procedimiento de Licitacion por Contratación directa.

Tabla No. 0739 RESPONSABLE

RECEPCIONISTA.

JEFE UACI.

COORDINADOR DEL ÁREA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS.

38 39

PASO

D E S C R I PC I Ó N

1

Recibe solicitud de compra debidamente aprobada con certificación de fondos, con la justificación respectiva y pasa.

2

3

Analiza y margina solicitud o programa de compra.

Analiza documentación de la solicitud de compra y pasa copia de justificación al coordinador del área jurídica, para que elabore resolución de contratación directa y

Ibidem Art. 71 Ley LACAP. Página 134 Nota: Fuente de elaboración, propia del grupo de investigación con base a la LACAP.

50

RESPONSABLE

PASO

D E S C R I PC I Ó N notificación al consejo de ministros.

COORDINADOR DEL ÁREA DE ASISTENCIA JURÍDICA. COLABORADOR JURÍDICO COORDINADOR ÁREA GESTIÓN DE SUMINISTROS ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

4

Verifica documentos y margina.

5

Elabora resolución de contratación directa y notificación al consejo de ministros y pasa al analista de gestión de suministros.

6

7

Pasa documentos de solicitud de compra para iniciar proceso de adquisición Elabora y gestiona firma en nota, solicitando aclaraciones, modificaciones o información complementaria de la solicitud de compra a unidad solicitante y pasa a firma.

8

Analiza, firma nota y la devuelve.

9

Gestiona entrega de nota a la unidad solicitante.

10

Prepara información complementaria a la solicitud de compra y remite.

COORDINADOR ÁREA GESTIÓN DE SUMINISTROS

11

Recibe información complementaria, analiza y pasa.

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

12

Inicia la conformación de expedientes.

COORDINADOR ÁREA GESTIÓN DE SUMINISTROS

13

Emite lineamientos para la elaboración de bases de solicitud de cotización por contratación directa.

JEFE UACI ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS UNIDAD SOLICITANTE

14 ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

Elabora y revisa borrador de bases de solicitud de cotización, verifica registro de proveedores y selecciona lista de posibles ofertantes y pasa.

Revisa bases de solicitud de cotización y lista corta de posibles ofertantes, modifica si es necesario y pasa.

COORDINADOR ÁREA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

15

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

16

Pasa lista corta de posibles ofertantes para verificación de cumplimiento.

17

Verifica cumplimiento elabora informe y pasa.

COORDINADOR DE ÁREA DE SEGUIMIENTO EVALUACIÓN Y CONTROL.

de

proveedores,

51

RESPONSABLE

PASO

D E S C R I PC I Ó N

COORDINADOR ÁREA GESTIÓN DE SUMINISTROS

18

Analiza informe de cumplimiento de proveedores y define ofertantes a ser incluidos en lista corta. y pasa.

19

Elabora lista definitiva de posibles ofertantes y gestiona firma de notas solicitando aprobación de bases de cotización y lista corta de posibles ofertantes, así como la del nombramiento de la comisión evaluadora de ofertas..

20

Verifica bases y firma notas.

21

Remite bases para aprobación del titular.

22

Aprueba bases de licitación y lista corta de posibles ofertantes.

23

Reproduce bases de solicitud de cotización y elabora listas de distribución convocando a empresas a participar en la solicitud de cotización por contratación directa. .

24

Nombra comisión evaluadora de ofertas.

25

Distribuyen bases de solicitud de cotización, incluyendo al técnico informático.

26

Incorpora información en sistema comprasal.

27

Remiten aclaraciones.

28

Recibe y revisa nota de empresas solicitando aclaraciones a bases de licitación y gestiona firma de nota solicitando respuestas técnicas, legales y administrativas con la unidad técnica correspondiente.

29

Preparan información complementaria solicitud de compra y la remite.

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

JEFE UACI ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS TITULAR

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

TITULAR

MENSAJERO

TÉCNICO INFORMÁTICO EMPRESAS PARTICIPANTES EN PROCESO DE ADQUISICIÓN

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

UNIDAD SOLICITANTE COORDINADOR ÁREA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

30

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

31

a

Recibe y analiza respuestas técnicas, legales y administrativas, definiendo si es para adenda o nota de aclaración.

Elabora adenda o nota de aclaración y gestiona firma de nota remitiendo adenda

52

RESPONSABLE

PASO

D E S C R I PC I Ó N para aprobación.

32

Revisa adenda, analiza y firma nota de aclaración a bases de solicitud de cotización.

33

Aprueba adenda.

34

Gestiona la distribución de adenda aclaraciones a bases.

o

35

Distribuyen adenda o aclaraciones participantes de la adquisición.

a

36

Preparan ofertas.

37

Recibe ofertas.

38

Apertura de ofertas.

39

Apertura ofertas y levanta acta e incorpora documentos de oferta en el expediente y pasa a técnico informático

40

Elabora cuadros de análisis de ofertas.

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

41

Revisa cuadros de análisis de ofertas contra ofertas.

COORDINADOR ÁREA GESTIÓN DE SUMINISTROS

42

Analiza cuadros de análisis de ofertas y programa actos de evaluación de ofertas.

JEFE UACI

TITULAR ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS MENSAJERO

OFERTANTES

RECEPCIONISTA COORDINADOR ÁREA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

TÉCNICO INFORMÁTICO

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

43

44

Analizan ofertas con la comisión de evaluación de ofertas y gestiona obtención de aclaraciones requeridas por la comisión de evaluación.

45

Preparan y remiten aclaraciones.

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

OFERTANTES

Elabora y gestiona firma de nota convocando a comisión de evaluación de ofertas nombrada por titular y convoca a acto de evaluación de ofertas.

53

RESPONSABLE

PASO

D E S C R I PC I Ó N

46

Recibe aclaraciones y evalúa ofertas con la comisión de evaluación.

47

Elabora acta de recomendación de la adjudicación e Incorpora documentación de evaluación a expediente y pasa para opinión jurídica.

48

Elabora opinión jurídica del proceso de licitación y devuelve.

49

Revisa y analiza documentos de evaluación y devuelve.

50

Pasa información de evaluación, a técnico informático.

51

Elabora oficios de adjudicación.

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

52

Elabora y gestiona firma de nota de remisión de oficio de adjudicación.

COORDINADOR ÁREA GESTIÓN DE SUMINISTROS

53

Revisa oficios de adjudicación.

54

Revisa oficios de adjudicación y firma nota.

55

Emite expediente adjudicación.

56

Adjudica.

57

Gestiona distribución adjudicación.

58

Distribuye oficios de adjudicación.

59

Pasa información de oficio de adjudicación al técnico informático para la publicación en comprasal.

60

Incorpora información en sistema comprasal.

61

Incorpora información al expediente respectivo, lo revisa y lo folia y pasa para

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

COLABORADOR JURÍDICO

JEFE UACI ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS TÉCNICO INFORMÁTICO

JEFE UACI ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS TITULAR ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS MENSAJERO ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS TÉCNICO INFORMÁTICO ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

a

de

titular

para

oficios

54

de

RESPONSABLE

PASO

D E S C R I PC I Ó N contratación área de asistencia jurídica.

62

Elabora contratos, gestiona su firma y devuelve expediente completo con contrato.

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

63

Recibe expediente completo.

ANALISTA DE SEGUIMIENTO EVALUACIÓN Y CONTROL

64

Recibe garantía de cumplimiento contrato, certifica copia y pasa .

COLABORADOR JURÍDICO

ANALISTA DE GESTIÓN DE SUMINISTROS

2.2

65

Verifica expediente, incorpora contrato y copia de garantía certificada de cumplimiento de contrato, finaliza foliado y pasa al archivo general de UACI.

Construcción del Marco Empírico.

2.2.1.

Metodología de la Investigación.

Con la finalidad de obtener información fidedigna y suficiente, que permita realizar el estudio en cuestión, se realizó una serie de pasos, aplicando un método de investigación, combinando el enfoque cuantitativo y el cualitativo, para realizar la investigación de campo.

Dado que son pocos los sujetos de acercamiento y la fuente más idónea para realizar la investigación de campo, pues este método se orienta a profundizar casos específicos y no a generalizar, y su prioridad no es medir, sino cualificar y describir el fenómeno social a partir de rasgos determinantes, según sean percibidos por los elementos mismos que están dentro de la situación estudiada”40, utilizando las siguientes fuentes para sustentar la investigación de las unidades entre las que se encuentran las primarias y secundarias.

Las fuentes de información básicamente se dividen en dos:



40

de

Bernal Torres, Cesar Augusto, Metodología de la Investigación, Segunda Edición, Pearson Educación, México, 2006.

55

2.2.1.1 Fuentes primarias: Son aquellas que pueden dar información detallada y en forma original de primera mano41. Estas pueden dar lugar a utilizar herramientas como la encuesta

(cuestionarios

sobre

un

tema,

aplicados

a

una

población

determinada). La observación directa (visitas de campo, a instituciones con un fin determinado) o entrevistas, para aplicar cedula o formularios en profundidad.

a) Se realizaron visitas al Hospital Rosales, para realizar una observación institucional, donde funcionan las oficinas de la UACI, y las Bodegas de Medicamentos e Insumos Médicos, la observación se hizo con una técnica sencilla, que consistió en anotar la distribución de espacios y condiciones generales de ambas unidades. La distribución se refirió a las áreas administrativas, de equipos y de almacenaje. También se entrevistó al personal encargado de los procesos de compras y distribución de medicamentos e insumos médicos.

b) Se elaboraron dos cuestionarios estructurados, el primero de veintiuna y el segundo de veinte preguntas, tanto abiertas como cerradas, a fin de indagar si la UACI del Hospital Nacional Rosales, cuenta con políticas y normas que les permitan tener los lineamientos adecuados, para realizar los procesos de adquisición y contratación y por consiguiente de distribución de medicamentos e insumos médicos en forma eficiente, utilizándose para ello la Entrevista, la cual es una técnica de uso personalizada, que permitió la recolección de información a profundidad, donde el entrevistado contestó oralmente a una serie de preguntas previamente formuladas. Esta técnica le permitió al investigador conocer de primera mano, las opiniones, creencias, criterios, y su conocimiento respecto al tema y estuvo dirigida al Jefe UACI, Colaboradores, Guardalmacén, Auxiliar del Guardalmacén, Kardista, y Colaboradores de Almacén.



41

Rojas soriano Raúl, Guía para realizar Investigaciones Sociales, Plaza y Valdés.

Editores, México, D.F., 1989, Pág. 65.

56

2.2.1.2 Fuentes Secundarias: Son aquellas que contienen información abreviada y que proporcionan ayuda a la investigación. “Consiste en analizar la información empírica secundaria o indirecta

proveniente

de

investigaciones publicadas,

distintas

fuentes”42

Libros de

entre

Texto, Tesis,

estas

tenemos:

Diarios Oficiales,

publicaciones en los Diarios de Mayor Circulación, Leyes y Reglamentos, Revistas, Guías, Sitios Web de la Internet.

Esta investigación esta encaminada a analizar los procesos de adquisición de medicamentos e insumos médicos y elaborar lineamientos que permitan agilizar los procesos de adquisición y contratación medicamentos e insumos médicos, que en todo caso deben valorarse, si son apropiados y oportunos, y que ayuden a un mejor desempeño del personal y como consecuencia una mayor eficiencia de sus actividades.

2.2.2. Ámbito y Alcances de la Investigación.

La investigación fue realizada en la Oficina de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, y Bodega de Medicamentos e Insumos Médicos del Hospital Nacional Rosales, a fin de conocer el Funcionamiento del Proceso Administrativo de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones, y el Almacenamiento y Despacho de Medicamentos e Insumos Médicos, con el propósito de determinar posibles deficiencias en la Adquisición y Distribución de Medicamentos e Insumos Médicos, para diseñar una propuesta que permita contar con lineamientos integrales, para el buen funcionamiento de la UACI, en la pronta Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios.

Como resultado de la investigación se han identificado los procesos y políticas empleados en la Adquisición de Bienes y Servicios, con el objeto de desarrollar un modelo que conlleve a la optimización de los recursos de la Institución, a fin de salvaguardar la calidad de vida de la población salvadoreña, usuaria del



42

Rojas soriano Raúl, Guía para realizar Investigaciones Sociales, Plaza y Valdés.

Editores, México, D.F., 1989, Pag. 65.

57

Hospital Nacional Rosales, y a la vez lograr la eficiencia en el manejo de los recursos financieros.

2.2.3.

Procedimiento para la determinación del universo.

Se determinó realizar una encuesta al total de la población; esto es diecinueve personas que constituyen el total de empleados encargados de las operaciones relacionadas con la Adquisición de Bienes y Servicios, del Hospital Nacional Rosales, como del Almacenaje de Medicamentos e Insumos Médicos, distribuidos de la siguiente manera: 7 Personas en la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones y 12 Personas en el Área de Almacenamiento de Medicamentos e Insumos Médicos, de acuerdo a información proporcionada por empleados de dicho Establecimiento. Se procedió así porque era un número factible de encuestar totalmente.

2.2.4.

Procedimiento para la determinación de la muestra.

Por lo planteado en el numeral anterior, no fue necesario recurrir a la determinación de una muestra, debido a que el universo de estudio, constituye el 100% de la población total entrevistada, por ser un universo pequeño de diecinueve personas y de fácil manejo para la obtención de la información requerida. Se procedió así porque era un número factible de entrevistar totalmente.

2.2.5.

Diseño del instrumento.

Para la recopilación de la información se elaboraron dos cedulas para entrevistas, una de veintiuna y otra de veinte preguntas cerradas y abiertas, contestadas por todas las personas involucradas a fin de permitir al grupo de investigación extraer, toda la información necesaria para conocer y evaluar la situación actual del procedimiento que se sigue en la

Adquisición y

Contratación de Bienes y Servicios, así como en la distribución de Medicamentos e Insumos Médicos.

58

2.2.6.

Aplicación del instrumento.

Se elaboraron dos cedulas de entrevistas, uno para el personal involucrado en el proceso de adquisiciones y contrataciones, y la otra para el personal de la Unidad de Almacenes de Medicamentos e Insumos Médicos, con veintiuna preguntas para la primera y veinte preguntas para la segunda, las cuales son de carácter cerradas y abiertas, a fin de recopilar información primaria, orientada a conocer y evaluar la situación actual en cuanto a la adquisición y distribución de medicamentos e Insumos médicos.

2.2.7.

Tabulación e interpretación de los resultados.

Para la recopilación de la información se elaboraron dos cédulas de entrevistas, dirigidas especialmente a las siguientes áreas que se encuentran directamente relacionadas, la primera a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones, conformada por siete personas que tienen los siguientes cargos, Jefe UACI, Coordinador de Gestión de Suministros, Coordinador de Libre Gestión, Analistas de Gestión de Suministros y de Libre Gestión, y la segunda conformada por seis personas en el área de Almacén de Medicamentos, Guardalmacén de medicamentos, auxiliar de Guardalmacén, preparador y kardista y seis personas en el área de Almacén de Insumos Médicos, en los cargos siguientes

Guardalmacén de Insumos Médicos, Auxiliares de

Guardalmacén, Kardistas y Preparadores.

Estas entrevistas fueron realizadas, utilizando preguntas de carácter cerradas, abiertas y de opción múltiple,

con el objeto de facilitar la interpretación y

análisis de los resultados, los cuales se representan en gráficos de pastel, a fin de conocer

de esta manera que procesos en el funcionamiento de la

adquisición y distribución de medicamentos e insumos médicos, necesitan fortalecerse.

Iniciamos formulando y aplicando el siguiente formato de entrevista:

59

UNIVERSIDAD PEDAGOGICA DE EL SALVADOR FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y CONTABLES LICENCIATURA EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS

CÉDULA DE ENTREVISTA PARA: Jefe UACI, Coordinador de Gestión de Suministros, Coordinador de Libre Gestión, Analistas de Gestión de Suministros, y de Libre Gestión.

Nota Importante: La información obtenida en esta encuesta será utilizada únicamente para fines educativos.

OBJETIVO: Determinar el Funcionamiento del Proceso Administrativo de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI), en el Almacenamiento y Despacho de Medicamentos e Insumos Médicos, del Hospital Rosales.

FAVOR CONTESTAR LAS SIGUIENTES PREGUNTAS. ENTREVISTA: 1.¿Qué cargo ocupa dentro de la UACI?

2. ¿Conoce la Ley LACAP y su Reglamento?

Si

No

3. Recibe capacitación para realizar mejor su trabajo Si

No.

4. ¿Qué grado de conocimiento tiene sobre la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública?

Mucho

Poco

Nada

5. ¿Son lo suficientemente flexibles los procesos de compra diseñados para la libre gestión como para las licitaciones a los que se someten a las empresas?

Si No 6. ¿Hay funciones que tiene asignadas y no le son claras?

Si

No

60

7. ¿Tiene conocimiento de las normas que rigen los procesos de compras dentro de la UACI? Mucho

Poco

Nada

8. ¿Tiene claros los objetivos de la Unidad?

Si

No.

9. Mencione tres cuellos de botella que existen según su perspectiva dentro de la UACI. 1. .

2..

3..

10. ¿Existen políticas de orientación en el Hospital, que permiten hacer bien el trabajo?

Si

11.

No.

¿Cree usted que el personal de la UACI cuenta con los recursos adecuados para un buen funcionamiento?

Si

No

12. ¿Cómo califica la eficiencia de trabajo de la UACI? Excelente

Bueno

Deficiente

13. ¿Considera usted, según su criterio, que se deben actualizar los procedimientos y normas implantados?

Si

No

14. Mencione los 4 rubros o productos de mayor importancia y mayor volumen de compras que a su juicio son los de mayor prioridad para la Institución. (Mencionarlos en orden de importancia de mayor a menor y que cantidades mínimas deben tenerse) a) b) c)

61

d) e)

15. ¿Cuáles son los criterios de evaluación para seleccionar a los Proveedores?

1. Cumple requisitos 2. Forma de pago 3. Calidad 4. Precio 5. Pronta entrega 6. Otro

16. ¿Llevan un historial de entregas de cada una de las empresas?

Si

No

17. Qué método o en que se basan para elaborar las compras de medicamentos de mayor demanda?

18. ¿Cuánto tiempo tarda en hacerse efectiva una solicitud promedio de compras tomando en cuenta el proceso?

De 1

a 15 días

De 15

a 30 días

De 30

a 60 días

De 60

a 90 días

De 90

a 120 días

De 120 a en adelante

62

19. ¿Existe un efectivo seguimiento en la entrega de los suministros?

Si

No

20. ¿Le gustaría que se realizaran cambios administrativos dentro de la UACI, para hacer más efectivos los procesos?

Si

No

21. Si se responde si, de acuerdo a la pregunta anterior ¿Cuáles?

63

UNIVERSIDAD PEDAGOGICA DE EL SALVADOR FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y CONTABLES LICENCIATURA EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS

CÉDULA DE ENTREVISTA PARA: Guardalmacenes de Medicamentos e Insumos Médicos, Auxiliares de Guardalmacén, Preparadores y Kardistas, Nota Importante: La información obtenida en esta encuesta será utilizada únicamente para fines educativos.

OBJETIVO: Determinar el Funcionamiento del Proceso Administrativo de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI), en el Almacenamiento y Despacho de Medicamentos e Insumos Médicos, del Hospital Rosales.

FAVOR CONTESTAR LAS SIGUIENTES PREGUNTAS. ENTREVISTA: 1. ¿Qué cargo ocupa dentro del Almacén de Medicamentos ó Insumos Médicos?

2. ¿Hay funciones que tiene asignadas y no le son claras?

Si

No

3. ¿Conoce usted si existen en los almacenes de medicamentos e insumos médicos, políticas para el manejo y control de los inventarios?

Si

No

4.¿Conoce usted, cada cuanto tiempo se realiza inventario físico de medicamentos e insumos médicos en el Hospital?.

Una vez al año.

Dos veces al año

o más

64

5.¿Conoce el procedimiento actual que se aplica desde que se recibe el medicamento hasta su despacho?

Si

No

6. ¿Se realizan los procedimientos siguientes, cuando se reciben los Medicamentos e Insumos Médicos?

Revisar contra Contrato, Orden de Compra, o factura la entrega del pedido.

Clasifica por categoría los medicamentos e Insumos Médicos Clasifica por fecha de vencimiento los Medicamentos e Insumos Médicos.

7.¿Cómo controla la salida de medicamentos e insumos médicos el almacén?

Por fecha de vencimiento Por fecha de entrada Otros

8. ¿Existe un control de Kárdex, en las entradas y salidas de medicamentos e insumos médicos?

Si

No

9.¿Considera que se le da una respuesta inmediata a las unidades solicitantes de medicamentos e insumos médicos, cuando surge una necesidad?

Muchas veces

Pocas veces

10. ¿Considera que necesita capacitarse, para un buen control interno de medicamentos e insumos médicos?

Si

No

65

11. ¿Qué medidas se toman cuando existe medicamento por vencer o vencidos, en el Almacén de medicamentos e insumos médicos?

Se destruyen Se venden Se devuelven al proveedor Otros

12. ¿Se maneja un cuadro estadístico acerca del consumo de los diferentes medicamentos e insumos médicos?

Si

No

13. ¿Cuánto tiempo tarda el almacén, en hacer efectiva una requisición de medicamentos e insumos médicos, por parte de las unidades solicitantes?

1 – 2 Días 2 – 5 Días 5–

14. ¿Qué

dificultad

o más

ha

encontrado

dentro

del

Almacén

de

medicamentos e insumos médicos, que limita su desempeño laboral?

Dificultades Técnicas Exceso de trabajo Infraestructura inadecuada Ausencia de herramientas de trabajo Otros 15. ¿En el almacén de medicamentos e insumos médicos, utilizan algún método de control de inventario?

Si

No

16. Existe una coordinación entre el almacén de medicamentos e insumos médicos y la UACI, a efecto de coordinar las compras?

Si

No

66

17. ¿Cuál es el tiempo de entrega, de un medicamento por despacho a farmacia?

De 1

a 2 días

De 3

a 4 días

De 5

a 6 días

18. ¿De acuerdo a su perspectiva, el almacén de medicamentos e insumos médicos, cuenta con el espacio físico necesario, para atender el máximo de los inventarios?

Si

No

19. ¿Existe transferencia de medicamentos e insumos médicos con otros establecimientos de salud, a efecto de evitar obsolescencia de productos?

Si

No

20. La requisición de medicamentos solicitada, ¿Concuerda con el despacho efectuado?

Totalmente Mayoría de veces Algunas Veces Nunca

67

A. Resultados en la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucionales (UACI)

1.

Cargo que ocupa dentro de la UACI

Objetivo: Conocer la posición, que ocupa cada empleado dentro de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional.

CARGO

CANTIDAD DE EMPLEADOS

JEFE UACI ANALISTA DE GESTION DE SUMINISTROS COORDINADOR DE LIBRE GESTION ANALISTA DE LIBRE GESTION TOTAL ENCUESTADOS DE LA UACI

1 4 1 1 7

CARGOS DE LOS EMPLEADOS

Interpretación de los resultados: Se logró determinar los cargos y números de personas así: 1 Jefe UACI; 4 Analistas de Gestión de Suministros; 1 Coordinador de Libre Gestión; 1 Analista de Libre Gestión.

68

2. Conocimiento de la Ley LACAP

Cuadro 1. Conocimiento de la ley y su reglamento

Conoce la LACAP

Grado de Conocimiento mucho poco nada

SI

1

6

NO

-

-

suma

1

6

-

∑

7 7

Interpretación de los resultados:

De los empleados de la UACI entrevistados la totalidad dijo que conocen la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la administración Publica (LACAP) y su Reglamento, pero en diferentes grados, así, una mayoría, en este caso 6 personas, se declararon conocerlo “poco”.

En tanto que solo uno dijo conocerlo “mucho”. De manera que el conocimiento de las normas que rigen proceso de adquisición de compras es mínimo.

69

3.

Capacitaci贸n para realizar mejor su trabajo

Objetivo: Examinar si ha existido la necesidad de capacitar al personal de la UACI, en su labor.

RESPUESTA

ENTREVISTADOS

SI NO

3 4 7

TOTAL DE ENTREVISTADOS

%

43 57 100

Interpretaci贸n de los resultados:

Las respuestas demuestran que un 57 % de los entrevistados, no han recibido capacitaci贸n para realizar mejor su trabajo, al relacionarse con el grado de conocimiento de la LACAP, se evidencia que el 86% de empleados, conocen poco esta Ley.

70

4.

Flexibilidad de los procesos de compra diseñados para la libre gestión como para las licitaciones a los que se someten a las empresas

Objetivo: Conocer si los procesos de compras por libre gestión y licitacion pública, son lo suficientemente flexibles para que todas las empresas puedan participar.

Flexibilidad en los procesos de compra

RESPUESTA

ENTREVISTADOS

SI NO

3 4 7

TOTAL DE ENTREVISTADOS

Interpretación de los resultados: Las siete personas que conforman la UACI, tienen diferentes puntos de vista ya que cuatro manifiestan que los procedimientos diseñados para que la mayoría de empresas ofertantes participen, no son flexibles, en referencia a las exigencias que tiene cada requisito, lo que dificulta la libre competencia entre las empresas, mientras que tres personas son de la opinión de que los procesos son lo suficientemente flexibles para que participen las empresas ofertantes.

71

5.

¿Hay funciones que tiene asignadas y no le son claras?

Objetivo: Conocer el nivel de organización y de conocimiento del personal, para desempeñar sus tareas específicas.

RESPUESTA

ENTREVISTADOS

SI NO

3 4 7

TOTAL DE ENTREVISTADOS

%

43 57 100 %

Interpretación de los Resultados: Se determinó que del 100 % de las personas entrevistadas, el 43 %, no conocen muy bien sus funciones, solamente el 57 % si tiene muy claras sus actividades, de acuerdo al análisis interno realizado en la UACI, se puede concluir que en su mayoría, las personas no tiene claro su trabajo para la consecución de las actividades de compras.

72

6.

Conocimiento de las normas que rigen los procesos de compras dentro de la UACI

Objetivo:

Determinar el nivel de conocimiento del personal de la UACI, en lo pertinente a las normas y los procesos.

RESPUESTA

ENTREVISTADOS

MUCHO POCO NADA

2 5 0 7

TOTAL DE ENTREVISTADOS

%

29 71 0 100 %

Interpretación de los Resultados: Sobre el nivel de conocimiento que tiene el personal sobre los procedimientos y normas que rigen los procesos, el 71 % así manifestó conocerlo poco, mientras que el 29 %, lo conoce mucho. Esto es similar a lo planteado en la pregunta número cinco, lo cual expresa que el 100 % de los entrevistados tienen “poco” conocimiento de la ley LACAP y su Reglamento, lo que denota la falta de capacitación del personal, para realizar mejor su trabajo. Esto esta relacionado con que el 57% de empleados que no recibe capacitación.

73

7.

Claridad de objetivos y existencia políticas de orientación

Objetivos: Identificar si el personal involucrado en los procesos de compras, conocen los propósitos que persigue la UACI.

Determinar si las políticas de orientación que rigen los procesos se aplican eficientemente para obtener mejores resultados.

Cuadro 1: Claridad de objetivos RESPUESTA

ENTREVISTADOS

%

SI NO

7 0 7

100 0 100 %

TOTAL DE ENTREVISTADOS

Cuadro 2: Existencia de Políticas de Orientación RESPUESTA

ENTREVISTADOS

SI NO

1 6 7

TOTAL DE ENTREVISTADOS

%

14 86 100 %

Interpretación de los Resultados:

Según la entrevista el 100 % del personal conoce perfectamente el objetivo principal de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones, pero se tiene la limitación institucional, según la opinión del 86% de entrevistados que el Hospital Nacional Rosales no tiene políticas de orientación para el trabajo de la Unidad de Adquisiciones Contrataciones Institucionales (UACI) lo cual estaría relacionado con la cantidad de atrasos y procesos mal aplicados.

74

8.

Mencione tres cuellos de botella que existen según su perspectiva dentro de la UACI.

Objetivo: Determinar en qué parte del proceso de compras se están cometiendo fallas que retrasen dicho proceso.

RESPUESTA

NUMERO DE RESPUESTAS

%

6 4

29 19

3 4 4 21

14 19 19 100 %

Falta de Canales Adecuados de Comunicación Solicitudes de Compras Recibidas en Diferentes Fechas.

Falta de Lineamientos Oportunos Falta de Asignación Presupuestaria Oportuna Previa Planificación de las Actividades

TOTAL DE RESPUESTAS

CUELLOS DE BOTELLA

Interpretación de los Resultados: A través de las entrevistas, se puede observar que la falta de canales adecuados de comunicación constituyen el mayor problema (cuello de botella), con un 29 % de las respuestas, esto unido y no menos importante, con un 19 % para las solicitudes de compras recibidas en diferentes fechas, la falta de asignación presupuestaria oportuna y la falta de una planificación previa de las actividades de compras; que dando en un tercer plano con un 14 % la falta de lineamientos oportunos que permitan agilizar los procesos.

75

9. El personal de la UACI cuenta con los recursos adecuados para su buen funcionamiento

Objetivo: Determinar si el personal que labora en la UACI, cuenta con las herramientas e insumos necesarios para desarrollar eficientemente su trabajo.

RESPUESTA

ENTREVISTADOS

SI NO

1 6 7

TOTAL DE ENTREVISTADOS

%

14 86 100 %

Interpretación de los Resultados: Acá se presenta otra situación limitante, como la de las políticas institucionales de acuerdo a lo manifestado por el personal de la UACI, todos, excepto uno son de la opinión de que no cuentan con los recursos adecuados y necesarios, para realizar eficientemente su trabajo, esto puede estar relacionado con la falta de espacio físico, equipo informático y Software e insumos de oficina.

76

10. Cómo califica la eficiencia de trabajo de la UACI

Objetivo: Conocer qué tan eficiente se está desempeñando el personal de la UACI.

RESPUESTA

ENTREVISTADOS

EXCELENTE BUENO DEFICIENTE

1 5 1 7

TOTAL DE ENTREVISTADOS

%

14 72 14 100 %

Interpretación de los Resultados: Se determinó, según las entrevistas, que hay una aprobación generalizada del trabajo que desempeña la UACI, que el 72 % de los empleados opinan que es bueno el trabajo que realiza la UACI, mientras que un 14 % opinan que es excelente y solamente un 14 % califica de deficiente el trabajo realizado. Es una autoevaluación muy importante.

77

11. Considera usted según su criterio que se deben actualizar los procedimientos y normas implantados

Objetivo:

Evidenciar la importancia y necesidad de actualizar los procedimientos y normas utilizadas actualmente por la UACI.

RESPUESTA

SI NO TOTAL DE ENTREVISTADOS

FRECUENCIA

7 0 7

Interpretación de los Resultados De acuerdo a lo manifestado por el personal de la UACI, existe una marcada necesidad de actualizar los procedimientos y normas, lo cual favorece volver más eficiente y flexibles los procesos de compras, esto tiene mucha relación con lo dispuesto en las preguntas No. 4, 6 y 8, donde se puede evidenciar ciertas deficiencias, lo que denota una mayor atención para actualizar los procedimientos.

78

12. Mencione los 4 rubros o productos de mayor importancia y mayor volumen de compras que a su juicio son los de mayor prioridad para la institución, (mencionarlos en orden de importancia de mayor a menor y que cantidades mínimas deben tenerse.

Objetivo: Conocer el grado de importancia de los rubros que tienen mayor volumen de compras en la UACI. No. 1

2

3

4

DESCRIPCION Medicamentos, Insumos, Alimentos.

Servicios Generales Limpieza Seguridad Lavandería Alimentación Combustibles Servicios Especializados Mantto. General Mantto. de Sistemas Eléctricos Mantto. Equipo Biomédico Fontanería Carpintería TOTAL DE RESPUESTAS

FRECUENCIA

%

21

60

5

14

6

17

3

9

35

100 %

NOTA: Cada entrevistado dio más de una respuesta

RUBROS O PRODUCTOS MÁS IMPORTANTES

Interpretación de los Resultados: Según lo expresado por todos los empleados, el 60 % son de la opinión que los medicamentos, insumos y alimentos, son los rubros de mayor volumen de compras y que requieren mayor atención, seguido por el combustible utilizado en autoclaves (aparato de esterilización), que constituye el 17 % de las compras importantes para el buen funcionamiento de diferentes áreas, luego con un 14 %, se encuentran los servicios generales, que comprende lavandería, seguridad, limpieza y en cuarto lugar con el 9 % se encuentran los servicios especializados que incluyen el mantenimiento de: autoclaves, sistemas eléctricos, sistemas informáticos, equipo biomédico, fontanería y carpintería.

79

13. Criterios de evaluación para seleccionar a los proveedores

Objetivo: Identificar los criterios de evaluación que actualmente se utilizan para seleccionar a los proveedores.

No.

1 2

DESCRIPCION -

Cumple Requisitos Calidad Precio Pronta Entrega Forma de Pago Experiencia TOTAL

FRECUENCIA

%

28

97

1

3

29

100 %

CRITERIOS DE EVALUACION

Interpretación de los Resultados: Con respecto a los criterios de evaluación para calificar y seleccionar a un posible oferente el 97 % que conforman la mayoría son de la opinión de que el cumplimiento de requisitos, calidad, precio y pronta entrega, constituyen los criterios de evaluación más importantes y por último se tiene un 3 %, que expreso que la forma de pago y experiencia de la empresa que se convierten en factores agregados que pueden al final ser variables de peso para tomar una decisión final.

80

14. ¿Llevan un historial de entregas de cada una de las empresas?.

Objetivo:

Determinar si existe un seguimiento en relación a las entregas y cumplimiento de las obligaciones contractuales.

RESPUESTA

FRECUENCIA

%

SI NO

1 6 7

14 86 100 %

TOTAL DE ENTREVISTADOS

Interpretación de los Resultados: Se detecta una situación limitante en general, no hay un seguimiento de las entregas, por cuanto el 86 % de los empleados manifiesta que no existe un seguimiento de las mismas y del cumplimiento de obligaciones contractuales.

El resto mencionó que sí existen.

81

15. Manera en que realizaran las compras de medicamentos de mayor demanda

Objetivo: Conocer el sistema o procedimiento que se sigue para realizar las compras de medicamentos.

RESPUESTA

FRECUENCIA

%

COMPRA CONJUNTA CON EL MSPAS OTRAS

6

86

1

14

TOTAL DE ENTREVISTADOS

7

100

Interpretación de los Resultados: Se concluye que del 100 % de las personas entrevistadas, con base a la experiencia y la frecuencia con que se realizan las compras de medicamentos, el 86 % opinión que las compras mayores son realizadas en coordinación con el Ministerio de Salud Pública, como una normativa interna del Hospital Nacional Rosales, a efecto de minimizar costos en los procesos de adquisición y contratación de medicamentos e insumos médicos.

82

16. ¿Cuánto tiempo tarda en hacerse efectiva una solicitud promedio de compras tomando en cuenta el proceso, desde el día en que se recibe?.

Objetivo: Determinar cuál es el tiempo promedio que se tarda la UACI, para realizar un proceso de compras, de acuerdo a las modalidades de compras existentes.

No.

TIEMPO PROMEDIO REQUERIDO PARA UN PROCESO DE COMPRAS.

Licitacion Pública

1

1 - 15

DIAS

2

15 - 30

DIAS

3

30 - 60

DIAS

4

60 - 90

DIAS

5

90 - 120 DIAS

1

6

120 EN ADELANTE

2

Licitacion ó Concurso Pública por Invitación

Contratación Directa

Libre Gestión

∑

1

1

1

1 0

1

1

3 2

TOTAL DE ENTREVISTADOS

7

Interpretación de los Resultados: De conformidad a las entrevistas realizadas al personal de la UACI, la mediana de los datos generales, del

tiempo promedio requerido para realizar un

proceso de compras es de 90 a 120 días calendarios, mientras que una parte menor, opina que se tardan más de 120 días calendarios, y dos mínimas partes opina que de 1 a 15 y 30 a 60 días, para realizar un proceso completo de compras.

83

17.

¿Existe un efectivo seguimiento en la entrega de los suministros?

Objetivo:

Identificar si existe un

eficiente control y seguimiento de las entregas de

productos, a fin de tomar acciones preventivas y correctivas.

RESPUESTA

FRECUENCIA

%

SI NO

3 4 7

14 86 100 %

TOTAL DE ENTREVISTADOS

Interpretación de los Resultados: Otra situación limitante encontrada está el seguimiento a la entrega de suministros. El 86 % de los entrevistados, manifiesta que no existe un seguimiento efectivo de las entregas, lo que viene a confirmar lo manifestado en la pregunta número dieciséis en lo relacionado, a la falta de un seguimiento en el cumplimiento de las entregas y de las obligaciones contractuales, situación por la cual no es posible tomar acciones preventivas, en el desabastecimiento de medicamentos e insumos médicos, un porcentaje menor, opinó que si se realiza un seguimiento en las entregas.

84

18. ¿Le gustaría que se realizaran cambios administrativos dentro de la UACI, para hacer más efectivos los procesos?.

Objetivo:

Identificar en el personal de la UACI, el grado de aceptación para la implementación

de

cambios

en

el

funcionamiento

de

los

procesos

administrativos.

RESPUESTA

FRECUENCIA

%

SI

6

86

NO

1

14

7

100 %

TOTAL DE ENTREVISTADOS

Interpretación de los Resultados: La mayoría, en este caso el 86 %, se encuentran de acuerdo en que se realicen cambios administrativos, que se especifican en el siguiente ítem, a fin de volver más eficientes los procesos de compras, por otra parte un mínimo porcentaje no se encuentra de acuerdo, en efectuar nuevos cambios.

85

19. Si se responde si, que cambios administrativos deben realizarse.

Objetivo:

Conocer de primera mano por parte del personal de la UACI, cuáles son los cambios en los procesos administrativos, que a criterio de ese personal, sería de gran importancia para mejor el trabajo que se realiza en dicha unidad.

RESPUESTA

FRECUENCIA

MANUAL DE FUNCIONAMIENTO

7

OTROS

0

TOTAL DE ENTREVISTADOS

7

Interpretación de los Resultados: La totalidad de las personas entrevistadas, que laboran en la UACI, concuerdan en que necesitan un manual de funcionamiento, lo que volvería más agiles los procesos de compras y normar los

procedimientos

administrativos, para el buen desempeño del personal de la UACI.

86

B.

Resultados en el área de Almacén de Medicamentos e Insumos

Médicos.

1. ¿Qué cargo ocupa dentro del almacén de medicamentos e Insumos Médicos?

Objetivo Conocer la posición laboral

de cada empleado en almacén de

medicamentos e insumos médicos.

RESPUESTA

NUMERO DE EMPLEADOS

GUARDA ALMACÉN AUXILIAR DE INSUMOS KARDIXTAS PREPARADOR DE MEDICAMENTOS E INSUMOS

2 2 2 6

TOTAL ENTREVISTADOS

12

NUMERO DE EMPLEADOS

Interpretación de los resultados: El propósito de la pregunta número uno es conocer qué cargo ocupa cada persona en el almacén de medicamentos y de insumos médicos como filtro para saber si es necesario más personal. De hecho, la mitad son preparadores de medicamentos e insumos médicos, una labor operativa importante y el resto en labores de clasificar y guardar los medicamentos e insumos.

87

2. ¿Hay funciones que tienen asignadas y no le son claras?

Objetivo Conocer las tareas asignadas y si están definidas claramente.

RESPUESTA

FRECUENCIA

%

SI NO

2 10 12

17 83 100

TOTAL ENTREVISTADOS

Interpretación de los resultados: Para el 83 % del 100 % de las personas entrevistadas hay una completa claridad de sus funciones asignadas. Esta situacion difiere con respecto a la UACI, en la que hay menos claridad en las funciones.

Con seguridad, la claridad en el almacen se debe a que es una unidad de apoyo logistico, mientras que la UACI es una una unidad administrativa compleja. Sin embargo hay un pocentaje mínimo que tienen dudas en ciertas tareas.

88

3. ¿Conoce usted si existen en los almacenes de medicamentos e insumos

medicos,

politicas

para

el

manejo

y

control

de

inventarios?

Objetivos Indagar si el personal de la institución sabe de las políticas de control de inventario

RESPUESTA

POLITICAS MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIOS

%

SI NO

2 10 12

17 83 100

TOTAL ENTREVISTADOS

Interpretación de los resultados:

El 17% de los encuestados afirmó que no conoce que exista políticas para el manejo y control de los inventarios; esto significa que las conocen y pueden aplicarlas. Para una cierta parte no hay políticas o las desconocen; por lo que no las aplicarían.

89

4. ¿Conoce usted, cada cuanto tiempo se realiza inventario físico de medicamentos e insumos médicos en el Hospital?

Objetivo: Indagar la frecuencia con que se realizan inventarios físicos durante el año.

RESPUESTA

CADA CUANTO TIEMPO SE RELIZA INVENTARIO

%

UNA VEZ AL AÑO DOS VECES AL AÑO O MAS

10 2

83 17

TOTAL ENTREVISTADOS

12

100

Interpretación de los resultados: De los encuestados el 83% opina que se realizan inventarios una vez al año; el resto (17%) opina que 2 o más. Sin duda que estas 2 personas no conocen exactamente la frecuencia y posiblemente son las que desconocen las políticas de inventarios.

90

5. 驴Conoce el procedimiento actual que se aplica desde que se recibe el medicamento hasta su despacho?

Objetivo Conocer si el personal sabe el proceso y tratamiento que tiene el medicamento en la instituci贸n.

RESPUESTA

CONOCE PROCEDIMIENTOS

%

SI NO

12 0 12

100

TOTAL ENTREVISTADOS

100

Interpretaci贸n de los resultados:

De acuerdo a los resultados, el 100% conoce el proceso actual que se aplica cuando se recibe medicamentos

y el

tratamiento del inventario de

medicamentos de la instituci贸n, lo cual es positivo para el buen funcionamiento de la unidad.

91

6. ¿Se realizan los procedimientos siguientes, cuando se reciben los medicamentos e Insumos Médicos?

Objetivo

En un detalle de procedimientos, explorar si conocen cada uno.

Cuadro 1: Procesos Almacén de Medicamentos e Insumos Médicos

RESPUESTA

SI, SE REALIZAN

%

12

50

12

50

-

-

12

100

Revisar cada contrato, orden de compra factura la entrega del pedido Clasificar por categoría los medicamentos e insumos médicos Clasifica por fecha de vencimiento los medicamentos e insumos médicos Total entrevistados

Objetivo:

Determinar si considera importante que las personas que laboran en almacén de medicamentos reciban capacitaciones que los preparen para enfrentar las nuevas disposiciones RESPUESTA

CAPACITACIONES

%

SI NO

12 0 12

100

TOTAL ENTREVISTADOS

100 %

Interpretación de los resultados: Los procedimientos de revisión cada contrato, orden de compra factura la entrega del pedido y clasificación por categoría los medicamentos e insumos médicos los conocen totalmente. La clasificación por fecha de vencimiento no la conocen.

92

7. ¿Cómo controla la salida de medicamentos e insumos médicos el almacén?

Objetivo Conocer cuáles son los procesos salida de medicamentos e insumos médicos.

RESPUESTA

POR FECHA DE VENCIMIENTO POR FECHA DE ENTRADA OTROS TOTAL ENTREVISTADOS

SALIDA DE MEDICAMENTOS E INSUMOS MEDICOS

%

2 8 2 12

16 67 17 100

SALIDA DE MEDICAMENTOS E INSUMOS MEDICOS

Interpretación de los resultados: De acuerdo a los resultados el 67% manifestó que el control se hace por fecha de entrada y el resto por fecha de vencimiento y otras maneras. No hay una salida única entonces, lo cual puede dar lugar a un control no eficiente por ciertos empleados.

93

8. ¿Existe un control de kardex, en las entradas y salidas de medicamentos e insumos médicos?

Objetivo Conocer si el control de entradas y salidas de los medicamentos es riguroso.

RESPUESTA

CONTROL DE KARDEX

%

SI NO

12 0 12

100

TOTAL ENTREVISTADOS

100

Interpretación de los resultados:

Se determina que hay conocimiento de que el control es riguroso, ya que se realiza vía kardex.

94

9. 驴Considera que se le da una respuesta inmediata a las unidades solicitantes de medicamentos e insumos m茅dicos, cuando surge una necesidad?

Objetivo Indagar si se brinda una soluci贸n inmediata a las diferentes dificultades que puedan surgir.

RESPUESTA

Muchas veces Pocas veces TOTAL ENTREVISTADOS

RESPUESTA INMEDIATA

%

12 0 12

100 100

Interpretaci贸n de los resultados: El 100% de los encuestados respondieron que se les da respuesta inmediata; el cuestionamiento lo contestaron todos

95

10. ¿Qué medidas se toman cuando existen medicamentos por vencer o vencidos, en el Almacén de medicamentos e insumos médicos?

Objetivo: Conocer las medidas que se adoptan cuando los Medicamentos e Insumos Médicos, se encuentran vencidos o por vencer

RESPUESTA

FRECUENCIA

%

SE DESTRUYEN SE VENDEN SE DEVUELVEN AL PROVEEDOR OTROS

0 0 10 2 12

0 0 83 17 100 %

TOTAL ENTREVISTADOS

Interpretación de los resultados: De acuerdo a los resultados el 83% manifestaron que se devuelven cuando existen medicamentos vencidos o por vencer, y un 17% manifiesta que se toman otras medidas.

96

11. ¿Se maneja un cuadro estadístico acerca del consumo de los diferentes medicamentos e insumos médicos?

Objetivo:

Indagar si manejan un cuadro estadístico del consumo de los medicamentos, para un buen manejo de las existencias

RESPUESTA

FRECUENCIA

%

SI

0

0

NO

12

100

TOTAL ENTREVISTADOS

12

100 %

Interpretación de los resultados: El 100% de los encuestados estuvieron de acuerdo, es otra situación deficiencia en que no se maneja un cuadro estadístico, mediante el cual se refleje el consumo de Medicamentos e Insumos Médicos.

97

12. ¿Cuánto tiempo tarda el almacén, en hacer efectiva una requisición de medicamentos e insumos médicos, desde el día en que se recibe por parte de las unidades solicitantes?

Objetivo: Determinar si el personal del almacén de Medicamentos e Insumos Médicos, conoce en cuanto tiempo se hace efectiva una requisición de medicamentos

RESPUESTA

1 – 2 Días 2 – 5 Días 5 – o Más TOTAL ENTREVISTADOS

TIEMPO REQUERIDO PARA HACER EFECTIVA UNA REQUISICION

6 6 0 12

Interpretación de los resultados:

Se detecta que no hay opinión unificada. El total de los entrevistados afirmó conocer el tiempo para hacer efectiva una requisición: el 50% manifestó que de 1 – 2 días, y el resto afirmó que se realiza de 2 – 5 días. Al obtenerse un promedio, la entrega de la media estaría por los 25 días

98

13.

¿Qué

dificultades

ha

encontrado

dentro

del

Almacén

de

medicamentos e insumos médicos, que limita su desempeño laboral?

Objetivo: Determinar si existen dificultades que limiten el desempeño laboral del personal del almacén.

RESPUESTA DIFICULTADES TÉCNICAS EXCESO DE TRABAJO INFRAESTRUCTURA INADECUADA AUSENCIA DE HERRAMIENTAS DE TRABAJO

TOTAL ENTREVISTADOS

FRECUENCIA

%

6 2 2 2 12

50 16 17 17 100 %

LIMITACIONES QUE DIFICULTAD EL DESEMPEÑO LABORAL

Interpretación de los resultados:

La mitad de entrevistados manifiesta, que existen dificultades de aspecto técnico, y un 17% manifiesta tener dificultad por ausencia de herramientas de trabajo, e infraestructura inadecuada y solamente un 16% por exceso de trabajo.

99

14. ¿ En el almacén de medicamentos e insumos médicos, utilizan algún método de control de inventario?

Objetivo: Saber si existe método de control de inventario, para efecto de monitoreo de existencias

RESPUESTA

FRECUENCIA

SI NO

0 12 12

TOTAL ENTREVISTADOS

Interpretación de los resultados: El total de los encuestados manifestó que no existe un método de control de inventarios lo cual es una situación que no favorece el ordenamiento de despacho de medicamentos e insumos médicos.

100

15. ¿Existe una coordinación entre el Almacén de medicamentos e insumos médicos y la UACI, a efecto de coordinar las compras?

Objetivo: Conocer si existe coordinación entre el almacén de medicamentos y la UACI para efectos de compras.

RESPUESTA

FRECUENCIA

%

SI NO

10 2 12

83 17 100 %

TOTAL DE ENTREVISTADOS

Interpretación de los resultados: De acuerdo a los resultados obtenidos, el 83 % manifiesta de que sí existe, coordinación entre el Almacén de Medicamentos e Insumos Médicos y la UACI, mientras que un 17% expresa de que no.

101

16. ¿Cuál es el tiempo de entrega, de un medicamento por despacho a farmacia?

Objetivo: Determinar el tiempo de entrega de medicamento por despacho a farmacia TIEMPO REQUERIDO

FRECUENCIA

%

1 – 2 Días 3 – 4 Días 5 – 6 Días

8 4 0 12

67 33 0 100%

TOTAL ENTREVISTADOS

TIEMPO REQUERIDO DE ENTREGA DE MEDICAMENTOS E INSUMOS MEDICOS A FARMACIA

Interpretación de los resultados: El total de los encuestados manifestó conocer el tiempo de entrega de medicamentos e insumos médicos por despacho a farmacia. Pero no tienen una respuesta única. De estos, el 67% mencionó que es de 1 a 2 días, lo cual puede tomarse como la tendencia real; y el 33% que es de 3 a 4 días.

102

17. ¿De acuerdo a su perspectiva, el Almacén de medicamentos e insumos médicos, cuenta con el espacio físico necesario, para atender el máximo de los inventarios?

Objetivo: Determinar si el almacén cuenta con el espacio físico necesario para atender el máximo de los inventarios.

RESPUESTA

FRECUENCIA

%

SI NO

0 12 12

0 100 100 %

TOTAL DE ENTREVISTADOS

Interpretación de los resultados:

De acuerdo a los resultados el total de encuestados concuerda en que el almacén de medicamentos e insumos médicos, no cuenta con el espacio necesario para atender el máximo de los inventarios, lo que dificultad el buen desempeño de los trabajadores.

103

18. ¿Existe transferencia de medicamentos e insumos médicos con otros establecimientos de salud, a efecto de evitar obsolescencia de productos?

Objetivo:

Conocer si realizan transferencias de medicamentos con otros establecimientos a efecto de evitar obsolescencia de producto

RESPUESTA

FRECUENCIA

%

SI NO

12 0 12

100

TOTAL DE ENTREVISTADOS

00 100 %

Interpretación de los resultados:

El 100% respondió que si existen transferencia con otros Establecimientos de Saluda, a fin de evitar la obsolescencia de medicamentos e insumos médicos.

104

19. La requisición

de medicamentos solicitada, ¿Concuerda con el

despacho efectuado?

Objetivo:

Determinar si despacho cumple con todo lo solicitado en las requisiciones de medicamentos e insumos médicos.

FRECUENCIA

%

TOTALMENTE

0

0

MAYORÍA DE VECES

12

100

ALGUNAS VECES

0

0

NUNCA

0

0

TOTAL ENTREVISTADOS

12

100 %

RESPUESTA

Interpretación de los resultados: De acuerdo a los resultados el 100% contestó que la mayoría de veces concuerda la requisición de lo solicitado con el despacho realizado. Lo ideal seria la respuesta “totalmente”, pero es de esperar algunas fallas.

105

2.2.8.

El

Análisis e Interpretación de las Entrevistas

grupo

investigador,

pretendía

recabar

información

encaminada

al

funcionamiento del proceso administrativo en la adquisición y distribución de medicamentos e insumos médicos, del Hospital Nacional Rosales.

El modelo de entrevista utilizado como instrumento de investigación captó la información necesaria que surgió de cada una de las interrogantes realizadas de manera directa a las personas responsables de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública, así como en el área de Almacenamiento de Medicamentos e Insumos Médicos, lo que condujo a un cuestionamiento especifico y directo acerca de las áreas antes mencionadas, para lo cual se concentró la entrevista en los puntos claves para el objeto de estudio.

Fue así como se abordaron a las personas involucradas en los diferentes procesos tales como Jefe UACI, Coordinador de Gestión de Suministros, Coordinador de Libre Gestión y Analistas de Gestión de Suministros y Libre Gestión, que constituyen un total de la población entrevistada de siete personas, que son las responsables del proceso de adquisición y contratación de bienes y servicios, así mismo a doce personas distribuidas de la siguiente manera seis en el Almacén de Medicamentos y seis personas en el Almacén de Insumos Médicos, Guardalmacén de Medicamentos e Insumos Médicos, Auxiliares de Guardalmacén, Preparadores y Kardistas.

Se obtuvieron diferentes respuestas, ya que cada cedula de entrevista tenía un propósito especifico que cumplir, en tal sentido cada respuesta de SI o NO cubría determinados propósitos; todas las inquietudes, así como las preguntas de carácter abiertas y de opción múltiple, para el grupo de investigación.

En términos generales con la realización de la entrevista se considera como satisfecho el grupo de investigación, ya que uno de los objetivos es detectar las debilidades en el proceso de adquisición de medicamentos e insumos médicos, que permita dar lineamientos para tomar acciones preventivas y correctivas en forma oportuna, a fin de evitar un desabastecimiento de ellos.

106

Finalmente se hizo una valoración global de todos los resultados, para efecto de tener una mejor apreciación en el diagnostico de la problemática, que es parte fundamental de la propuesta objeto de estudio.

2.2.9. Consideraciones.

Al realizar el sondeo en las áreas de Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios, como en el Almacenamiento de Medicamentos e Insumos Médicos, se pudo constatar algunas deficiencias de índole administrativo y falta de herramientas e insumos adecuados para el buen funcionamiento de las diferentes áreas.

En cuanto a las normativas y criterios utilizados para la adquisición de bienes y servicios, se observó que no se encuentra acorde a las necesidades actuales, y el flujo de información requerida para el buen funcionamiento de dichas áreas y desempeño de los trabajadores; a la vez, el personal se encuentra consciente de la importancia del buen funcionamiento que debe existir a fin de alcanzar los objetivos trazados por la institución, debido a la falta de herramientas, coordinación y actualización de procesos para un buen funcionamiento de los procesos administrativos.

En el nivel de capacitación del personal para desempeñar mejor su trabajo, se pudo observar que no existe un programa de capacitación continuo que permita actualizar los conocimientos en materia de compras, con el objeto de que el trabajador desarrolle eficientemente el trabajo administrativo, que conlleve mejorar el funcionamiento del proceso administrativo, para reducir los tiempos de contratación de bienes y servicios en el Hospital.

Asimismo se observa la capacidad y disposición del personal, para acoplarse a la implementación de nuevos cambios administrativos, ya que el poco conocimiento de la LACAP y su Reglamento, según respuestas de miembros de la UACI a la pregunta cuatro, grado de conocimiento que contradice en cierta manera la respuesta de que si conocen la LACAP, le dificulta al personal, tener lineamientos específicos y claros de cómo realizar los procesos de

107

compras, situación que no permite tener una respuesta inmediata a las dificultades que surgen en los procesos de adquisición.

También la falta de canales adecuados de comunicación entre las unidades jerárquicas, la asignación presupuestaria oportuna y una falta de planificación previa, son parte de la mayoría de problemas y cuello de botella para el buen desarrollo de las actividades de compras.

El espacio reservado para el bodegaje de los medicamentos e insumos médicos, en el hospital, no es el más adecuado debido a la creciente demanda actual, situación que conlleva a una falta de organización adecuada de los productos en los estantes, y dificultad de control para el levantamiento físico de los inventarios, cuando se maneja una gran cantidad de productos de diferentes especialidades terapéuticas.

De acuerdo a las exigencias actuales, dada la gran demanda de medicamentos y servicios de salud, es necesario que el hospital, cuente con procesos agiles y efectivos que permitan solucionar de manera inmediata y económica, en el menor tiempo posible la problemática que atañe a dicha institución, por lo que se vuelve necesario adoptar a la mayor brevedad posible lineamientos orientados al mejoramiento de los procesos de adquisición y contratación.

Adoptar lineamientos para el buen funcionamiento del proceso administrativo en el almacenamiento y despacho de medicamentos e Insumos Médicos, mejorará y brindara la seguridad de sus recursos en su debida oportunidad, es decir cuánto se debe comprar, qué se debe comprar, cuándo se debe comprar, con el objeto de tener la certeza de cuanto se dispone en inventarios de medicamentos e insumos médicos, en cualquier punto de atención a los usuarios.

El Hospital Rosales, debe de aplicar el debido proceso administrativo, en sus procesos de compras, enmarcándose para ello en la LACAP y su Reglamento, y las disposiciones emanadas por la UNAC, respetando la normativa y las políticas de la Institución, a fin de coordinar y orientar de forma eficiente todos 108

los esfuerzos encaminados a solventar las necesidades

de carácter

emergente, y a la vez preparar al personal para nuevas disposiciones administrativas, bajo las cuales se debe trabajar en conjunto con las áreas involucradas, a fin de volver eficiente el funcionamiento de los procesos administrativos de compras.

También se debe separar y definir funciones en la recepción y almacenamiento y despacho de medicamentos e insumos médicos, ya que esto permite la especialización, contribuyendo a una mejor organización de los inventarios, lo que permite en un momento determinado la toma de acciones correctivas y preventivas, a fin de evitar la obsolescencia de los productos, lo que se traducirá en una mejor atención a la población, permitiendo de esta manera una mejor orientación de los recursos del Hospital.

Es necesario conformar un comité técnico, formado por profesionales, paralelo a las funciones de la UACI, y los Almacenes de Medicamentos e Insumos Médicos, para que conozcan de las necesidades de la Institución, a fin de orientar de forma efectiva, qué productos son los más adecuados en consideración a las necesidades y los consumos reales, para lo cual deberán estar dotados de un criterio independiente, que permita evitar posibles conflictos de intereses, por parte de los proveedores, que siempre suministran los productos.

2.3. Formulación Teórico - Metodológica de lo Investigado.

Los resultados obtenidos en la investigación de campo permitieron responder a las diferentes interrogantes planteadas por el grupo de investigación, para lo cual se utilizaron procedimientos lógicos, técnicas y fuentes, para obtener toda la información requerida.

Para fines de investigación, se seleccionó como sujeto de investigación la UACI y Almacenes de Medicamentos e Insumos Médicos, del Hospital Nacional Rosales, de la Ciudad de San Salvador, como campo geográfico.

109

Con este trabajo de investigación se pretende aportar a dicha Institución, información valiosa de la necesidad de contar con una propuesta encaminada al mejor Funcionamiento del Proceso Administrativo de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucionales, en el Almacenamiento y Despacho de Medicamentos e Insumos Médicos, del Hospital Nacional Rosales, a efecto de buscar la racionalidad y transparencia en el uso de los recursos financieros, así como realizar en forma clara, ágil y oportuna los procedimientos de compras, disminuyendo los tiempos en los proceso de adquisición y contratación de bienes y servicios, para ello se realizó a través de una cedula de entrevista a los empleados de dicha Institución, con el fin de conocer de primera mano y de forma rápida, cuáles eran los problemas que enfrentan a diario, las personas que se encuentran involucradas en los procesos de compras y distribución de medicamentos e insumos médicos.

Todo esto encaminado a identificar la problemática que afecta a la institución, lo cual nos deja como resultado que de acuerdo a la Ley LACAP y su Reglamento, no se está cumpliendo con los lineamientos internos y normativa de la UNAC,

para volver más eficientes los procesos, como ejemplo se

menciona el procedimiento a seguir de acuerdo a lineamientos emitidos por la UNAC, en relación a los procesos que se deben seguir para la adquisición y contratación de bienes y servicios.

Procedimiento de Adquisición por Licitación o Concurso Público y Licitación o Concurso Público por Invitación43.

Tabla No. 08 RESPONSABLE Jefe UACI

Jefe unidad solicitante Jefe UACI



PASO No. 01

02

ACCIÓN Verifica Programación Anual de Adquisiciones y Contrataciones y solicita especificaciones técnicas a Jefe(s) de unidad(es) solicitante(s).

Elabora condiciones y especificaciones técnicas de obra, bien o servicio y traslada a Jefe UACI, con autorización respectiva.

Recibe condiciones y especificaciones técnicas de la obra, bien o servicio y verifica asignación

43

Procedimientos de acuerdo al Manual de Gestión de Adquisiciones y Contrataciones aplicable al Gobierno Central, Instituciones Oficiales Autónomas y Municipalidades, Ministerio de Hacienda, Unidad Normativa de Adquisiciones y Contrataciones, del año 2003.

110

03

04 05 Titular, Junta,

presupuestaria con Unidad Financiera Institucional (UFI).

Abre expediente (al que debe agregar todos los documentos generados en el proceso, según Art. 12, literal “h”), elabora y adecua bases de licitación o concurso (Art. 12, literal “f”), conjuntamente con Jefe unidad solicitante o personal idóneo.

Traslada bases de licitación o concurso y expediente a Titular, Junta, Consejo Directivo o persona designada.

Revisa, aprueba (según Art. 18), devuelve bases de licitación o concurso y expediente a Jefe UACI.

Consejo Directivo o

06

Persona designada Recibe bases de licitación o concurso aprobadas y expediente y procede:

Jefe UACI

07

a) Si la licitación o concurso público es por invitación, consulta banco de datos institucional de ofertantes y contratistas, elabora lista corta con un mínimo de cuatro ofertantes y en casos especiales, debidamente justificados, selecciona hasta un mínimo de dos y traslada con expediente a Titular, continuando con el siguiente paso. b)

Titular

08

09

Jefe UACI

Si es licitación o concurso público, continúa en paso No.10 Revisa, razona, aprueba lista corta (según Art. 66) y devuelve a Jefe UACI, con expediente.

Elabora, firma y envía nota de invitación a ofertantes seleccionados y obtiene firma de recibido en copia de nota, la cual anexa al expediente (según Arts. 66 y 67).

Redacta convocatoria para medios de prensa escrita de circulación de la República (según Art. 47) y gestiona su publicación.

10

11

Ofertante

12

13

Obtiene reproducción de bases de licitación o concurso, recorta y agrega publicación de convocatoria y original de bases de licitación o concurso a expediente, en espera de fecha para el retiro de bases.

Cancela derechos de bases de licitación o concurso en tesorería o institución financiera autorizada, presenta recibo y retira bases de licitación o concurso en lugar, fecha y hora 1

establecidos en convocatoria (según Art. 49), anota datos en Registro para retiro de bases de licitación/concurso (nombre de persona natural o jurídica interesada, lugar señalado para notificaciones y otros) y firma.

Presenta oferta según bases de licitación o concurso y firma Registro de presentación de ofertas (según Art. 52).

111

14

Jefe UACI 15

16

Realiza acto de apertura pública de ofertas según bases de licitación o concurso y verifica que presenten garantías de mantenimiento de oferta(s) (según Art. 53).

Elabora Acta de apertura de ofertas en la que hace constar las ofertas recibidas, garantías de mantenimiento de oferta, así como otros aspectos relevantes (según Art. 53, Inciso 2º), obtiene firma de ofertantes o representantes asistentes y les entrega copia de acta.

Convoca a miembros de la Comisión de Evaluación de Ofertas nombrados mediante acuerdo por el Titular o persona designada (conforme Art. 20), entregándoles ofertas y expediente para su evaluación.

Analizan ofertas, evalúan aspectos técnicos y económico-financieros (según Art. 55) y emiten 3

Miembros de la Comisión de Evaluación de Ofertas

17 18

Titular, Junta, Consejo Directivo o persona designada

19

Jefe UACI 20 Titular, Junta, Consejo Directivo o persona designada

Informe de evaluación de ofertas en el que hacen la recomendación correspondiente (según Art. 56, Inciso 1º).

Elaboran y firman Acta de recomendación según Art. 56, Inciso 3º) y envían con informe y expediente a Titular, Junta, Consejo Directivo o persona designada.

Revisa informe, acta y expediente, adjudica (según Art. 18), conforme a recomendación de 4 informe, Comisión de Evaluación de Ofertas envía acta y expediente a Jefe UACI. Recibe informe, acta y expediente, anexa documentos a expediente, elabora Resolución de adjudicación (según Art. 56, Inciso 4º), la cual traslada con expediente a Titular, Junta, Consejo Directivo o persona designada.

Revisa expediente y Resolución de adjudicación, firma la última y devuelve a Jefe UACI.

21 5

22

Jefe UACI

23

Notifica Resolución de Adjudicación (a más tardar dentro de las 72 horas hábiles siguientes de haberse proveído) a ofertantes participantes y ofertante (S) adjudicatario (S)6 elabora acta de notificación en reverso de Resolución de Adjudicación y obtiene firma de recibido (Según Arts. 56 y 74).

Se procede al recurso de revisión, el cual tiene un plazo entrega por escrito de 5 días hábiles a partir del día siguiente a la notificación; el recurso de revisión será resuelto en un plazo máximo de 15 días posterior a la admisión del recurso. De acuerdo a los Arts. 76, 77 y 78 de la Ley LACAP. Redacta Aviso de adjudicación para medios de prensa escrita de circulación de la República (según Art. 57, Inciso 2º) y gestiona publicación.

24 Elabora contrato (si se trata de ejecución de obra, elabora además orden de inicio de obra), 112

25 Titular o persona designada y Ofertante(s) Adjudicatario(s)

26

27

Jefe UACI

28 29

Ofertante(s) Adjudicatario (s).

30

31

Jefe UACI

32 33

Ofertante (s) Adjudicatario(s).

comunica día y hora para firma de contrato a Titular o persona designada y convoca a ofertante(s) adjudicatario(s) para firma de contrato, conforme a bases de licitación o concurso (según Arts. 18, Inciso 4º y 80).

Revisan, firman contrato (en un plazo máximo de 8 días hábiles, posteriores a la notificación de la Resolución de adjudicación, según Art. 81) y devuelven contrato firmado a Jefe UACI. Anexa contrato original a expediente y devuelve garantías de mantenimiento de oferta a ofertantes no ganadores (según Art. 80, Inciso 3º).

34

Obtiene firma de Titular o persona designada en orden de inicio de obra (si procede), entrega copia de contrato y orden de inicio de obra (si procede) a ofertante(s) adjudicatario(s).

Recibe copia de contrato y orden de inicio de obra (según el caso), presenta garantía(s) requerida(s) en bases de licitación o concurso y procede: a) Si se trata de bienes y/o servicios, prepara y entrega suministro o proporciona servicio, según cláusulas del contrato, presenta factura a persona designada, continuando con el siguiente paso. b) Si se trata de obra, inicia conforme a orden y entrega obra o avance de la misma, de acuerdo a cláusulas de contrato, previo visto bueno de supervisor, presenta factura.

Verifica bienes, prestación de servicios, obra o avance de la misma con Jefe de Unidad solicitante o persona designada por éste y comprueba cumplimiento de cláusulas de contrato.

Elabora y firma Acta de recepción bienes, servicios, obra o avance de la misma (según Art. 12, literal “j”) y obtiene firma de ofertante(s) adjudicatario(s) en acta.

Anexa acta de recepción a expediente, entrega copia a ofertante(s) adjudicatario(s) y distribuye copias a quien considere necesario.

Devuelve garantía de cumplimiento de contrato7 con su respectivo finiquito, a (los) ofertantes(s) adjudicatario (s), una vez finalizada la contratación, continuando con el siguiente paso.

Presenta garantía de buena obra según bases de licitación o concurso y contrato (según Art.37).

NOTAS: 1. Antes de la fecha de recepción de las ofertas, se podrán recibir consultas por escrito (según Art. 51), las que deberán ser contestadas y comunicadas, igualmente por escrito a todos aquellos que hayan retirado las bases de licitación o de concurso. Asimismo, las instituciones podrán hacer adendas o enmiendas por escrito a las bases de licitación o de concurso (según Art. 50), antes de que venza el plazo para la presentación de las ofertas, las que deberán ser notificadas a todos los que hayan obtenido las bases de licitación o de concurso.

113

2. El Jefe UACI podrá nombrar a un representante para el acto de la apertura pública de las ofertas, según Art. 53.

3. La recomendación comprenderá la calificación de la oferta mejor evaluada para la adjudicación correspondiente. Asimismo, incluirá la calificación de aquellas otras que en defecto de la primera, representan opciones a tomarse en cuenta para su eventual adjudicación, según las bases de licitación o de concurso (según Art. 56, 2º inciso).

4. Cuando el Titular, Consejo, Junta Directiva o persona designada no acepte la recomendación de la Comisión de Evaluación de Ofertas, debe consignar y razonar por escrito su decisión para optar por alguna de las otras ofertas o declarar desierta la licitación o concurso (con base al Art. 56, 5º inciso).

5. La notificación se hará mediante la entrega de la copia completa de la resolución de adjudicación (según Art.74, Inciso primero).

6. En las bases de licitación o concurso, puede adjudicación parcial de determinada adquisición.

estipularse

la

7. La garantía de buena inversión de anticipo se devolverá hasta que esté totalmente pagado o compensado el anticipo otorgado al contratista (según Art.34, Inciso 3º).

Procedimiento de Adquisición por Libre gestión Tabla No. 09 RESPONSABLE

Jefe unidad solicitante

PASO No.

01

02

03

Jefe UACI

ACCIÓN Elabora solicitud de compra, condiciones y especificaciones técnicas de obra, bien o servicio y traslada a Jefe UACI, con autorización respectiva.

Adecua con Jefe unidad solicitante o personal idóneo, las condiciones y especificaciones técnicas de obra, bien o servicio.

Verifica asignación presupuestaria con Unidad Financiera Institucional (UFI).

Abre expediente (al que debe agregar todos los documentos generados en el proceso, según Art. 12, literal “h”), consulta banco de datos institucional de ofertantes y contratistas y procede, según Art. 40, literal “c”: a) Si la adquisición o contratación no excede al equivalente a diez (10) salarios mínimos urbanos, selecciona ofertante(s) que cumpla(n) requisitos, continúa con el siguiente paso. b) Si la adquisición o contratación es mayor al equivalente a diez (10) salarios mínimos 114

04

05

06 Titular, Junta, Consejo Directivo o persona designada

urbanos e inferior a ochenta (80), selecciona como mínimo tres ofertantes que cumplan requisitos, continúa con el siguiente paso. c) Si la adquisición o contratación se trata de ofertante único o marcas específicas, en que bastará un solo ofertante, obtiene resolución razonada del Titular, continúa con el siguiente paso.

Solicita Cotización(es) a ofertante(s) y entrega especificaciones técnicas de la obra, bien, o servicio).

Recibe Cotización(es) de ofertante(s), elabora 2 Cuadro comparativo (si procede) y traslada con expediente a Titular, Junta, Consejo Directivo o persona designada.

Revisa Cotización o Cuadro comparativo de ofertas y expediente, adjudica y devuelve a Jefe UACI.

07 Recibe documentos, elabora y firma Orden de compra de bienes y servicios (según Art. 79), repara Orden de Inicio de Obra (si procede) y obtiene firma de Titular o persona designada.

08

Jefe UACI

09

Ofertante Adjudicatario

10

11 Jefe UACI

12

Entrega Orden de Compra y Orden de Inicio de Obra (si procede) a Ofertante Adjudicatario y distribuye copias de Orden de Compra a quienes considere necesario.

Recibe y procede: a) Si se trata de bienes o servicios, prepara y entrega suministros o proporciona servicio y presenta factura a persona designada. b) Si se trata de obra, inicia conforme a orden y entrega obra o avance de la misma, con visto bueno del supervisor y presenta factura a persona designada.

Verifica cumplimiento de las condiciones y especificaciones técnicas con Jefe de unidad solicitante o persona designada por éste, elabora y firma Acta de recepción de bienes, servicios, obra o avance de la misma, (según Art. 12, literal “j”) y obtiene firma de Ofertante Adjudicatario en acta.

Anexa acta de recepción a expediente, entrega copia a Ofertante Adjudicatario y distribuye ejemplares a quien considere necesario.

NOTA: 1. El cuadro comparativo de ofertas debe elaborarse, cuando la adquisición o contratación exceda de 10 salarios mínimos urbanos, ubicando en los primeros lugares las ofertas mejor evaluadas, de acuerdo a las cotizaciones presentadas.

115

Procedimiento de Contratación Directa.

Tabla No. 10 RESPONSABLE

Jefe de unidad solicitante

Jefe UACI

PASO No.

01

02

03 Titular 04

05

Jefe UACI 06

ACCION Identifica necesidad de obra, bien o servicio, elabora y traslada a Jefe UACI, solicitud de adquisición con justificaciones respectivas, previa autorización del Titular.

Recibe y verifica existencia de bienes en almacén, programación anual de adquisiciones y contrataciones (si procede) y consulta disponibilidad de fondos en la Unidad Financiera Institucional (UFI).

Determina que la contratación está comprendida dentro de las situaciones previstas en el Art.72, elabora la resolución razonada y traslada con solicitud al Titular.

Revisa resolución razonada y solicitud de adquisición, firma resolución y devuelve documentos a Jefe UACI. Obtiene condiciones y especificaciones técnicas de obra, bien o servicio del Jefe de unidad solicitante.

Abre expediente (al que debe agregar todos los documentos generados en el proceso), consulta banco de datos institucional de ofertantes y contratistas, selecciona ofertante(s) que cumpla(n) requisitos y le(s) solicita la Cotización(es) respectiva(s).

Recibe

07

Titular, Junta, Consejo Directivo o persona designada

08

09 Jefe UACI

10 11

12 Titular o persona designada y Ofertante adjudicatario

13

14 Jefe UACI

y

analiza

1

cotización(es) elabora cuadro 2 ) traslada con comparativo de ofertas (si procede y expediente a Titular, Junta, Consejo Directivo o persona designada.

Revisa cuadro comparativo de ofertas o Cotización (según el caso) y expediente, adjudica, emite acta y traslada certificación de la misma y demás documentos a Jefe UACI.

Recibe expediente y demás documentos y envía fotocopia de certificación de acta a UFI para reserva de fondos.

Comunica a ofertante adjudicatario sobre adjudicación.

Elabora contrato y orden de inicio de obra (si procede).

Convoca a Ofertante Adjudicatario e informa día y hora para firma del contrato a Titular o persona designada.

Revisan y firman contrato (según Art. 18, 4º inciso) y devuelven a Jefe UACI.

Recibe contrato y obtiene firma de Titular persona designada en orden de inicio de obra (si procede).

116

o

Ofertante Adjudicatario

Jefe UACI

15 16

17

Entrega contrato a Ofertante Adjudicatario, el cual incluye condiciones y especificaciones técnicas del bien, servicio u obra y las garantías quesean requeridas, para su resguardo; así como la orden de inicio de obra (si procede).

Presenta garantías solicitadas a Jefe UACI. Recibe garantías, obtiene fotocopias, las anexa a expediente, resguarda garantías originales, en espera de que el ofertante adjudicatario cumpla las cláusulas del contrato.

Procede: a) Si se trata de bienes y/o servicios, prepara y entrega bienes o proporciona servicio, según cláusulas de contrato y presenta factura a persona designada, continuando con el siguiente paso.

Ofertante Adjudicatario

18

19

Jefe UACI

20

21

22

b) Si se trata de obra, inicia conforme a orden y entrega obra o avance de la misma con visto bueno del supervisor, según cláusulas de contrato y presenta factura a persona designada, continuando con el siguiente paso.

Verifica bienes, prestación de servicios, obra o avance de la misma y comprueba el cumplimiento de las condiciones y especificaciones técnicas del contrato.

Elabora y firma Acta de recepción de bienes, servicios, obra o avance de la misma, (según Art. 12, literal “j”) y obtiene firma de Ofertante Adjudicatario en acta.

Anexa Acta de recepción de bienes, servicios, obra o avance de la misma a expediente, entrega copia a Ofertante Adjudicatario y distribuye ejemplares a quien considere necesario.

Devuelve garantías respectivo finiquito, contrato.

correspondientes, con una vez concluido

NOTAS: 1. En cuanto a la contratación directa, será potestad del Titular la constitución de la comisión de evaluación de ofertas, según Artículo 20 inciso segundo.

2. El cuadro comparativo de ofertas debe elaborarse (cuando proceda), ubicando en los primeros lugares las ofertas mejor evaluadas de conformidad a los criterios de calificación definidos por la institución.

De acuerdo a lo dispuesto anteriormente y los resultados obtenidos en la investigación de campo se identificaron algunos de los problemas más relevantes en relación a la adquisición y contratación, como en el 117

su el

almacenamiento y distribución de medicamentos e insumos médicos, que actualmente realiza el Hospital Nacional Rosales, entre los que se pueden mencionar.

Uno

tardanza en los procesos de compras, falta de programación de las

compras, falta de capacitación del personal para realizar mejor su trabajo y un control en el seguimiento de las entregas de los productos, asimismo falta de conocimiento de la Ley LACAP y su Reglamento, como las políticas y normativa para realizar los procesos de compras. Según González Morera, Ignacio44, para determinar las necesidades de compras, es requisito imprescindible, fundamental, que el gerente, ministro, junta directiva o como se llame la autoridad superior, defina con claridad meridiana las políticas, objetivos y metas, ya que la política en este caso es la determinación del propósito que desea lograr la empresa para un periodo de largo plazo, y que se alcanzará en forma paulatina. Esta situación conduce a una formulación adecuada de la programación de compras, que es la programación consistente en identificar las actividades más importantes que se han de desarrollar en el proceso de compras.

De acuerdo a los resultados de campo obtenidos, se determinó que en el almacén de medicamentos como de insumos médicos, el espacio físico destinado para el resguardo del inventario de diferentes productos terapéuticos, no es el más óptimo, ya que no cumple con las normas establecidas por diferentes autores en relación a las teorías de control de los inventarios, observándose una falta de clasificación e identificación clara de los estantes, para el resguardo de los productos, según los autores Aguilar Fuentes, Carrillo Alvarado y Brito Vásquez,

45

la clasificación es una etapa esencial en la

administración sana de los inventarios, la empresa, según sus necesidades, adopta ciertos criterios a este respecto, entre los cuales pueden mencionarse la  

González Morera, Ignacio, “Compras y Almacenamiento” (Aprovisionamiento), Libro Primero, Segunda Reimpresión de la Primera Edición, Editorial Universitaria Estatal a Distancia, San José Costa Rica, 1998. Pág. # 76.

45 Tesis Universidad Pedagógica de El Salvador, Sistema de Control Interno Administrativo para el Manejo de Inventarios de Medicamentos, Organización no Gubernamental Médicos por el Derecho a la Salud (MDS), San Salvador 2007. Pág. # 63.

44

118

tasa de rotación, el objeto, la utilización el valor del consumo anual, etc. La clasificación del método ABC es utilizado por las empresas que desean ejercer un mínimo de control sobre los inventarios.

Así mismo el resguardo de otros productos ajenos a la naturaleza del almacén, dificultad mucho más la organización del almacén, lo que origina una falta de rotación adecuada de los inventarios, ya que para el autor González Morera, Ignacio,46 la rotación de los inventarios se refiere a la cantidad y periodicidad en que debemos estar adquiriendo los artículos para sustituir los consumidos.

De acuerdo a los autores, Aguilar Fuentes, Carrillo Alvarado y Brito Vásquez, de la tesis Sistema de Control Interno Administrativo para el Manejo de Inventarios de Medicamentos, Organización no Gubernamental Médicos por el Derecho a la Salud (MDS), 47 Los niveles de inventario representan los límites predeterminados de las cantidades por almacenar. Estas cantidades varían entre un nivel máximo y un nivel mínimo. La determinación de estos dos niveles depende del consumo anual de la tasa de agotamiento de las demoras en la entrega

2.3.1. Lineamientos para agilizar los procesos de adquisición y contratación, y despacho de medicamentos e insumos médicos del hospital nacional rosales.

De acuerdo a los requerimientos de la UNAC, del Ministerio de Hacienda, se obliga a que se diseñe una política y normativa, en relación a las compras, así como a elaborar el programa anual de compras, a efecto de planificar, y coordinar de forma eficiente las adquisiciones de bienes y servicios, en marcados en la LACAP y su Reglamento.

La responsabilidad de la implementación adecuada de procesos en la Adquisición de Bienes y Servicios, y enmarcada en la ley, es responsabilidad de  

46

González Morera, Ignacio, “Compras y Almacenamiento” (Aprovisionamiento), Libro Cuarto, Segunda Reimpresión de la Primera Edición, Editorial Universitaria Estatal a Distancia, San José Costa Rica, 1998.

47 Tesis Universidad Pedagógica de El Salvador, Sistema de Control Interno Administrativo para el Manejo de Inventarios de Medicamentos, Organización no Gubernamental Médicos por el Derecho a la Salud (MDS), San Salvador 2007. Pág. # 64.

119

la máxima autoridad, quien a la vez debe trasmitir dicha responsabilidad a cada miembro de la Unidad, que se encuentra directamente involucrado en los procesos de Adquisición, así mismo alcanzar la consecución de los objetivos de la institución.

Todos los lineamientos y normativas propuestas para mejorar la calidad de la adquisición, deberán estar enmarcados en la LACAP y las disposiciones emanadas por la UNAC, como ente rector de los procesos de Adquisición. El cumplimiento de estos componentes, permitirá la evaluación y autoevaluación de los procesos y actividades que se llevaran a cabo en la Institución.

Este lineamiento contendrá un sistema de carácter operativo para el proceso de Adquisición de medicamentos e Insumos médicos, con el objeto de eficientizar las actividades dentro del proceso de compras, a efecto de mantener la claridad, agilidad y transparencia, en el manejo de los recursos de la Institución.

2.3.2.

Lineamientos para la Programación Anual de Adquisiciones y Contrataciones48

De acuerdo con el Art. 16 de la LACAP, todas las instituciones deberán hacer su programación anual de adquisiciones y contrataciones de bienes, construcción de obras y contratación de servicios no personales, de acuerdo a su plan de trabajo y a su presupuesto institucional, el cual será de carácter público.

Y lo dispuesto en el Art. 10 del Reglamento de la LACAP, La programación anual de adquisiciones y contrataciones institucional será coordinada por el Jefe de la UACI, las instituciones deberán tomar en cuenta los aspectos siguientes: a)

Los programas sustantivos, de apoyo administrativo y de inversiones así como en su caso, todo lo relacionado a la adquisición de insumos para su transformación y posterior comercialización, cuando así los faculten las leyes. 

Barriere Ayala, José Roberto “Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública y su Reglamento, Comentados, Editado: FESPAD, El Salvador 2006.

48

120

b)

Los requerimientos de mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles que por su naturaleza así lo exija.

c)

La coordinación que sea necesaria para resolver posibles interferencias y evitar duplicidad de trabajo o interrupción en servicios públicos.

d)

La adquisición de inmuebles, así como la obtención de los permisos de construcción necesarios.

e)

El costo estimado de las obras y servicios relacionados con las mismas que se realicen por contrato, o por el sistema de administración tales como: los costos y condiciones del suministro de materiales, de maquinaria, de equipos; así como los recursos para la realización de pruebas técnicas y de funcionamiento y todos los costos indirectos de los trabajos.

f)

Los permisos, autorizaciones y licencias que se requieran;

g)

Las demás previsiones que deban tomarse en cuenta según la naturaleza

y características

de

las

obras,

bienes,

servicios

y

arrendamientos de bienes muebles. h)

Las características ambientales, climáticas y geográficas de la región donde deba realizarse la obra pública.

El Presente artículo instituye la obligación de formular la programación anual de adquisiciones y contrataciones, del que se puede sacar un propósito en común que la UACI realice procedimientos de selección de contratistas y ejecuten contratos de forma eficiente y eficaz, que satisfagan a plenitud necesidades reales del Hospital Nacional Rosales. Evitando realizar compras innecesarias y duplicativas, lo que permitirá invertir en medicamentos de primera necesidad.

Este propósito, además de favorecer el ahorro del sector público, viene a ordenar a la institución, la que debe tomar conciencia de la importancia del mismo. Por otra parte una buena programación procura una buena relación contractual e incide de forma favorable en los derechos del contratista. La razón es evidente, si las instituciones ya saben lo que quieren y cómo conseguirlo, el contratista tendrá una definición del objeto contractual que le dará seguridad jurídica.

121

En conclusión, es vital la elaboración de la programación presupuestaria, ya que evita el desperdicio de los fondos, para obtener de forma eficiente y eficaz los objetivos institucionales que se traducen en públicos, sin afectar injustificadamente

a

los

oferentes

y

contratistas,

por

una

deficiente

programación.

2.3.3

Lineamientos para el procedimiento de recepción

1. Se recibe Contrato, de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones, debidamente legalizado, con sus respectivos reglones y cantidades a recibir, e incrementos por Resolución Modificativa si existiere.

2. Por cada suministrante se deberá llevar un control estricto de las cantidades recibidas y los saldos pendientes de entrega (Seguimiento por Contrato).

4. Se recibirán cantidades totales o parciales según lo estipule cada Contrato.

5. Se verificara la fecha programada de entrega de acuerdo al contrato 6. Si algunos de los numerales del contrato, no se cumpliera en su entrega el encargado de la recepción será el responsable de iniciar el trámite de multa correspondiente al o los renglones afectados del referido contrato, ante la Unidad de Adquisiciones.

Dichas disposiciones evitarán que los suministros lleguen con atraso, evitando así un posible desabastecimiento de productos.

2.3.4 Lineamientos para la recepción de medicamentos e insumos médicos 1. Se contactará al suministrante para coordinar la entrega y recepción de dichos productos.

2. Ingresa el suministrante con sus respectivas facturas y fotocopias, las cuales deben estar elaboradas de acuerdo a la Ley de IVA, en facturación de Consumidor Final.  Revisar que las facturas vengan membretadas con el nombre o Razón Social de la empresa tal y como está indicada en el Contrato y revisar las copias requeridas según contrato.

122

 Verificar que las facturas sean emitidas Duplicado Cliente, la cual deberá tener fecha de emisión.  Se debe tener cuidado que las facturas no deben tener la palabra Crédito Fiscal ó Cancelación, siempre y cuando no se estipule en la forma y condición de pago del contrato.  Toda factura de entrega de productos debe tener los siguientes datos: Numero de Contrato, Número de Concurso Público, Número de Resolución de Adjudicación, Numero de Resolución modificativa si la hubiere, Número de Renglón del Producto, Número de Código del Producto de acuerdo al Contrato, Unidad de Medida, Descripción del Producto, según Contrato, Precio Unitario, Montos totales en números y letras, fecha de vencimiento (no menos de 2 años).  En caso de que el producto no cumpla con los dos años de vida útil, se solicitará Carta Compromiso del cambio del producto, en la cual se comprometerá a cambiarlo si existiera producto en bodega que no se haya podido consumir, una vez finalizado el periodo de vencimiento. Para lo cual se deberá dar un seguimiento a efecto de que el cambio sea oportuno.  Exigir el Permiso del Consejo Superior de Salud Pública, (si es producto controlado).  Si se recepcionará producto en concepto de anticipo se deberá exigir un documento que respalde dicha entrega, por parte de la UACI, para lo cual bastará con un oficio emitido por ésta Unidad, el cual formara parte integral del expediente del Contrato.  Si la documentación reúne todos los requisitos contractuales, se procede a revisar y recibir el producto físicamente, por parte del Guardalmacén, quien firmará las Facturas, dando fé que se ha recibido a entera satisfacción y a conveniencia de la Institución.

Las anteriores disposiciones traerán un beneficio a la institución, ya que permitirán reducir el tiempo en los trámites de entrega de los productos y documentación para trámite de pago.

123

2.3.5 Lineamientos a Seguir en caso de que el Producto sea Rechazado

El Guardalmacén tiene que elaborar un vale de salida para llevar un record o control de la empresa y detallar el motivo por el cual el producto ha sido rechazado, al momento de la recepción, en el Almacén.

Aspectos relevantes para el rechazo de un producto  Se rechazará el producto cuando no se encuentre acorde a las especificaciones técnicas del Contrato, ya sea por la identificación del producto, descripción, número de lote, fecha de fabricación, fecha de vencimiento, descripción, y/o presentación diferente.  Se procede al rechazo cuando por simple inspección se observa una dudosa calidad del producto, ejemplo: Tabletas quebradas o desechas, frascos derramados, mal olor etc.  Cuando control de calidad, dentro de su monitoreo determine que el producto no cumple los requisitos emitirá un informe en el cual se dará por rechazado.

Almacenamiento Una vez se haya efectuado la recepción de los suministros, el proceso de traslado inmediato de los mismos al área de almacenamiento, es de gran importancia para poder contar con disponibilidades para preparación de los pedidos e inventarios seleccionados.  Clasificar los suministros recibidos de acuerdo al método A-B-C, tomando en cuenta para ello los medicamentos e insumos médicos, con menor fecha de vencimiento.  Colocar los productos de menos peso y poco volumen en las casillas altas de los estantes, y en las casillas bajas colocar los más pesados siguiendo un orden establecido.  Fortalecer el control de inventarios  Llevar a cabo un análisis del tiempo anticipado, en relación a las entregas programadas.

124

 Capacitar

al

personal

en

actividades

de

abastecimiento

de

medicamentos.  Los productos voluminosos colocarlos en el área entarimada, respetando las indicaciones que el fabricante coloca en los empaques.

Ejemplos: o

Jeringa descartables

o

Entarimar usando el sistema de amarre hasta 10 cajas de altura

o

Los líquidos en galones o frascos, entarimarlos a una altura de 4 cajas.

 Verificar que los productos de menor vencimiento sean colocados al frente, para que sean despachados primero, colocar la ubicación en la tarjeta de inventario, así mismo debe observarse cuáles son los productos obsoletos o de poco movimiento, con la finalidad de lograr oportunamente su traslado o descargo del inventario y así evitar que se deteriore antes de su fecha de vencimiento dentro del Almacén.  Orden y limpieza Se debe supervisar constantemente el orden y limpieza del área de almacenamiento, con el objeto de evitar acumulación de productos en los pasillos o áreas no destinadas para almacenamiento, como también la acumulación de polvo o basura que pueda ocasionar daños a los mismos.  Seguridad El Jefe del almacén, debe velar porque el personal cumpla en forma estricta con las normas de seguridad, que garanticen el patrimonio del trabajo.

2.3.6. Lineamientos para el Control de Inventarios de Medicamentos e Insumos Médicos49.

Control de Existencias El registro de entradas, salidas y existencias se deberá detallar en tarjetas de inventario permanente, las que en conjunto forman el Kardex. 

49

Manual de Distribución Descentralizada de Medicamentos e Insumos Médicos 19971998.

125

Factores que Influyen en el Inventario  Periodicidad de los pedidos  Promedio de las cantidades que se consumen mensual o anualmente.  Capacidad física de las instalaciones.

Ventajas del Control de Existencias  Eliminar perdidas por descuido o fugas  Mejorar la utilización de los productos  Facilitar la información  Reducir el espacio para el almacenamiento  Racionalizar el consumo  Evitar la multiplicidad de requisitos al Almacén  Evitar sobre-existencias  Evitar pérdidas por vencimiento

2.3.7 Lineamientos para la Planeación de la toma de Inventarios físicos en el Almacén  Aviso de suspensión del servicio  Presupuesto  Limpieza y reacomodo  Determinación del recurso humano  Preparación de listados para toma de inventario  Establecimiento de la mecánica de trabajo Análisis de las Diferencias  Errores de identificación, códigos, Descripciones  Errores contables  Duplicidad de Información  Falta de Registro de la Información  Transferencias de Devoluciones no contabilizadas  Ingresos o egresos no contabilizados  Suministros vencidos no contabilizados  Prestamos no controlados 126

2.3.8. Lineamientos para el procedimiento de despacho de medicamentos e insumos médicos.

La distribución es un proceso cíclico mediante el cual el Guardalmacén, recibe el vale de preparación mediante el cual revisa que venga autorizado por el Encargado de la distribución, éste pasa al auxiliar de Almacén para su preparación, luego este revisa el contenido del vale de preparación, códigos, descripciones, unidades de medida, lotes, fechas de vencimiento y cantidades y procede a seleccionar los artículos. Una vez preparado el pedido a despachar, se procede al despacho y salida definitiva hacia farmacia.

Todo proceso de despacho debe cumplir con los siguientes pasos:  Adquisición de medicamentos  Trámites Aduanales (si es necesario)  Recibo e inspección  Control de inventario  Almacenamiento  Requisición de suministros  Distribución a pacientes  Informe sobre el consumo

Un sistema de distribución bien diseñado y manejado deberá:  Contar con los Medicamentos  Optimizar el manejo del inventario  Aprovechar

al

máximo

de

las

instalaciones

disponibles

de

Almacenamiento  Proporcionar información para pronosticar las necesidades futuras de medicamentos  Utilizar los recursos disponibles de transporte en la forma más eficiente posible.  Reducir el hurto y el fraude  Minimizar el deterioro y expiración de productos  Planear el calendario de entregas, para evitar llegar a las existencias mínimas.

127

Una buena distribución de medicamentos e insumos médicos, permite tener existencias de productos básicos para periodos de epidemias y atrasos en las entregas.

2.3.9 Lineamientos para el Expendio (Dispensación) 1. Interpretar la solicitud 2. Búsqueda 3. Preparación y/o formulación 4. Procesamiento/ rotulación 5. Entrega

2.3.10 Lineamientos para la Prescripción Racional de medicamentos El médico debe cumplir los siguientes pasos  Diagnostico preciso  Evitar Privilegios por prescripción por nivel de uso  Selección del mejor fármaco entre los disponibles  Dosis adecuada  Periodo adecuado de utilización del producto (de acuerdo a prescripción médica).

Lo antes dispuesto para evitar el exceso de entrega de fármacos, y prescripciones equivocadas que dupliquen las entregas de medicamentos.

Factores incidentes en el uso del fármaco por parte del Paciente El cumplimiento por parte del paciente puede ser afectado por los siguientes factores:  Tipo de Enfermedad  Educación del Paciente  Prescriptor  Medicamento  Estructura del servicio  Cultura

128

2.3.11 Lineamientos básicos para la administración del establecimiento:  Estructura organizacional Toda Institución, debe tener bien definida su estructura organizacional, asimismo debe darse estricto cumplimiento al rol para el cual fue creado, ya que muchas organizaciones conforman su estructura organizacional en base a sus necesidades a corto plazo, dejando de lado las de largo plazo, situación que dificulta dar seguimiento y dar continuidad a los objetivos propuestos a corto o largo plazo, para lo cual se propone que la institución debe tener la siguiente estructura en las áreas siguientes: Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI)  Área de gestión de suministros  Coordinador de área 

Analistas de gestión de suministros

 Área de libre gestión  Coordinador de área 

Analistas de libre gestión

 Área de seguimiento de compras 

Analistas de seguimiento de compras



Tramitador aduanal

 Área jurídica 

Asistente jurídico

 Área administrativa 

Recepción y correspondencia



Archivo general de la UACI



Mantenimiento

2.3.12 Lineamientos para elaborar un Sistema de Información Es importante señalar que el sistema de información debe diseñarse conforme a las necesidades y naturaleza de la Institución, ya que este debe permitir recopilar, integrar, comparar, analizar y dispersar la información interna y externa de la Institución, de forma oportuna. Los sistemas de información necesarios para llevar a cabo la tarea de planeación, organización, integración y control; estos ofrecen información del pasado presente y futuro de los hechos

129

relevantes ocurridos dentro y fuera la Institución para lo cual es necesario crear lo siguiente:  Banco de Información de Proveedores, para evaluarlos por merito y eliminar los que no son satisfactorios.  Sistema Informático, que permita entrelazar la información con las áreas involucradas.  La

implementación

de

métodos

de

procesamiento

de

la

Información, procedente de los almacenes y farmacia.  Registro, actualización y retroalimentación periódica, de la Información, procedente de los dispensadores de medicamentos.  Recurso Humano Las personas, son el elemento fundamental en cualquier Institución ya que ellas planean, organizan, dirigen, ejecutan y controlan, todas las actividades a realizar a largo o corto plazo, dentro de una organización, para lo cual debe cumplir lo siguiente:  Requisitos del Cargo (exigencias que debe cumplir el ocupante del cargo).  El perfil de las características del puesto  Instalaciones, Equipo y suministros Las instalaciones deben de ser vistas como uno de los elementos esenciales para el buen funcionamiento de los procesos administrativos, ya que este es uno de los componentes del clima organizacional, más importantes para el buen desarrollo y funcionamiento de las actividades de la organización, permitiendo que este se complemente con el equipo, suministros o los insumos necesarios, para alcanzar los objetivos trazados. Tomando en cuenta los siguientes aspectos:  Espacio acorde al personal y el equipo de trabajo  Equipo Informático acorde a las necesidades  Iluminación adecuada  Ventilación 

Sistema

informático

desempeñar mejor el

y

equipos

electrónico,

que

permitan

trabajo (computadoras, impresores, escáner,

Fotocopiadoras, contometros).

130

 Suministro de útiles de escritorio, en la cantidad y medida adecuada  Administración Financiera La Administración Financiera, es un área compleja y especializada que requiere de gerentes, contadores y otro personal calificado, para su buen funcionamiento y las demás áreas, por lo que debe haber una coordinación y relación directa entre la UACI, Almacén de Medicamentos e Insumos Médicos, Unidad Técnica de Medicamentos e Insumos Médicos y otras áreas afines al proceso administrativo.

2.4 Desarrollo y Definición Teórico (Posterior a la Contraposición de Autores).

El análisis realizado de varios autores y diferentes puntos de vista, en relación a las definiciones y conceptos vertidos en el desarrollo de este estudio, con la investigación de campo, apegado a la teoría y realidad de la institución objeto de estudio, se ha tomado en cuenta diferentes aspectos fundamentales.

Para definir y volver más eficientes los procesos de compras, se han desarrollado diferentes corrientes y pensamientos por parte de los legisladores, a efecto de buscar los lineamientos que permitan

la transparencia en los

procesos de adquisición; y agilidad por parte de los proveedores en el suministro de bienes y servicios, lo que para algunos autores, los procedimientos de compras, es una actividad altamente calificada y especializada, que debe ser analítica y racional para lograr los objetivos de una acertada gestión de adquisiciones, que se resumen en adquirir productos y servicios en la cantidad, calidad, precio, momento, sitio y proveedor justo o adecuado, buscando la máxima rentabilidad para la empresa y una motivación para que el proveedor desee seguir realizando negocios. Lo que se plantea es una forma definida de procedimientos a seguir para la adquisición, y despacho de medicamentos e insumos médicos, de instituciones públicas, que se sustentan a través de lineamiento que fortalecen los diferentes procesos.

El área de compras como parte integral de una institución, tiene relación con todas las áreas de la misma, sin embargo, la vinculación directa por razón de sus actividades, se encuentra más definida con el área de almacenes, esta 131

relación existe debido a que precisamente esta Unidad, mantiene a compras en constante información sobre las existencias reales de sus productos, a través de control de inventarios, además de ser el área donde se originan las requisiciones y poner en movimiento al área de compras, para su debido reaprovisionamiento, y de esa manera estar en la posibilidad de proveer productos oportunamente, no obstante algunos autores dejan de lado por un momento los objetivos, políticas y lineamientos de toda organización para alcanzar sus propósitos, ya que sobre ellas descansa la razón de ser de toda organización.

Para el buen funcionamiento del Departamento de compras, éste debe establecer sus políticas, normas y lineamientos, respecto al sistema de compras, que empleará la Institución, sea esta centralizada ó descentralizado ya que éste afectará toda una serie de políticas internas relativas a las líneas de autoridad, procedimientos y relaciones entre los departamentos y el alcance y responsabilidad del Departamento de Compras. Cabe mencionar que también la relación con los proveedores se encuentra sujeta a lineamientos y políticas establecidas por las instituciones de gobierno.

132

CAPÍTULO III 3. MARCO OPERATIVO 3.1 DESCRIPCIÓN DE LOS SUJETOS DE INVESTIGACIÓN Del tema de este trabajo de graduación “Funcionamiento del Proceso Administrativo de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI), en el almacenamiento y Despacho de Medicamentos e Insumos Médicos, en el Hospital Nacional Rosales, durante el periodo 2008,” se desprende lo relativo al sujeto y objeto de de la investigación. El sujeto es la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones del Hospital Nacional Rosales, que es la que se estudió, en cuanto al funcionamiento de su proceso administrativo, relacionado con el almacenamiento y despacho de medicamentos e insumos médicos. Esta última parte es el objeto de estudio.

Así, el sujeto es la UACI, y el objeto es el funcionamiento del proceso administrativo, en relación con la actividad indicada. La UACI, como toda unidad perteneciente a una estructura institucional, en este caso el Hospital Nacional Rosales, tiene una posición y función determinada. Es una Unidad clave para adquirir los bienes y servicios en general, que requiere el Hospital.

En cuanto a esta investigación, como se ha planteado, se enfoca al funcionamiento del proceso administrativo de esta unidad y su relación en el almacenamiento y despacho de medicamentos e insumos médicos, actividades vitales en una institución de salud.

La UACI, como se sabe, tiene reglamentación interna, por pertenecer al Hospital, pero se rige por una Ley especial de la República, que es la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública (LACAP).

Como se deja planteado, en este trabajo, fue necesario abordar tanto el sujeto y objeto referido, en su esencial relación, a través de la LACAP, elementos fundamentales en los Procesos de Adquisición y contratación de bienes y servicios.

1

En diferentes visitas realizadas a las instalaciones de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones y Bodegas de Medicamentos e Insumos Médicos, del Hospital Nacional Rosales, se pudo identificar que en esas dos áreas, laboran un total de diecinueve personas, con diferentes funciones orientadas a los procesos de compras y distribución de medicamentos e insumos, enmarcados en la LACAP, su Reglamento y Ley de la Corte de Cuentas de La República de El Salvador, y otras leyes afines. Después de haber realizado entrevistas con el jefe UACI, y demás empleados a su cargo y guardalmacenes

de medicamentos e insumos médicos, y

personal de

Bodega, se conocieron los puntos de vista del personal involucrado, en el procedimiento que se sigue para realizar las Compras, asimismo en el manejo de los inventarios de medicamentos e insumos médicos para su distribución.

Mediante el uso de la entrevista, utilizando el instrumento referido se obtuvo información valiosa que sirvió de parámetro para conocer las dificultades por las cuales atraviesan estas unidades.

Para realizar los procesos de compras y distribución de medicamentos e insumos médicos, procesos que se encuentran directamente relacionados, las unidades respectivas, para cumplir con sus objetivos en forma oportuna, y de acuerdo a lo manifestado por todo el personal, no tienen los insumos adecuados para desarrollar eficientemente su trabajo, situación por la cual se determinó que existía la necesidad de formular unas consideraciones orientadas al mejoramiento de los procesos administrativos, de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones, actividad, lo que repercute en los almacenes de medicamentos e insumos médicos, ya que hay situaciones no les permiten cumplir con las metas en los plazos y en las épocas de mayor demanda de medicamentos e insumos médicos.

Con la investigación de campo se constató que el Hospital Nacional Rosales, cuenta con fortalezas y oportunidades para hacer frente a las múltiples necesidades y amenazas que se presentan, creando mecanismos de protección eventuales ante situaciones difíciles.

2

La falta de revisión de los procesos administrativos, políticas internas y control de los inventarios de medicamentos e insumos médicos, contribuye a la debilitación de los procesos, tomando en cuenta que la institución debe adaptarse a los cambios y modalidades de la realidad actual.

1.1

PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS

El estudio tiene carácter descriptivo y analítico. La información esencial se recolectó mediante fuentes primarias o sea aquella información que se obtuvo directamente de primera mano, a través de las entrevista al personal de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, y de los Almacenes de Medicamentos e Insumos Médicos del Hospital Nacional Rosales.

Por otra parte, también se recopilaron los datos de fuentes secundarias, esto es, obtenida de libros, sitios web, tesis, guías y periódicos.

Como se ha relacionado en la investigación de campo se utilizaron dos instrumentos para la recolección de la información, mediante la técnica de la entrevista, ambos estructurados, uno de veintiuna preguntas y el otro de veinte preguntas, tanto abiertas como cerradas. Los instrumentos fueron aplicadas a los empleados en cada puesto de trabajo, y que fueron contestados en un tiempo máximo de veinticinco minutos, cada uno.

Cada pregunta de la entrevista y sus respuestas,

fueron

analizadas y

tabuladas, contribuyendo a determinar la percepción de las debilidades, la forma de trabajar y la situación de manejar y enfrentarlas en sus procesos administrativos. En este sentido, se encontraron indicadores que pueden dar lugar a establecer consideraciones para un mejor funcionamiento de los procesos administrativos, encaminados a contribuir al mejoramiento de la satisfacción de los usuarios de los servicios de salud, con los lineamientos establecidos en los análisis cualitativos anteriormente mencionados.

Para la recolección de esta información se realizaron varias visitas al Hospital Nacional Rosales, de la ciudad de San Salvador, donde se encuentra situada la

3

Unidad de Adquisiciones Institucional y

las Bodegas de Medicamentos e

Insumos Médicos.

Se consideró, tomar el 100 % de los empleados involucrados en el proceso de estudio, por ser una población pequeña de carácter finita, ya que se encuentra conformada por diecinueve personas, distribuidos de la siguiente manera: siete en la Unidad de Adquisición y Contrataciones Institucional y doce en los Almacenes de Medicamentos e Insumos Médicos del Hospital Nacional Rosales, por lo que no fue necesario aplicar algún cálculo o fórmula estadística para determinar la muestra.

1.2

DESARROLLO DE LA PRUEBA PILOTO

Para probar la efectividad de los instrumentos, se realizó una prueba de los instrumentos con una persona de la UACI y una persona del almacén, de manera que se detectaron algunas debilidades de los mismos y se ajustaron, quedando los instrumentos que se utilizaron de manera definitiva y que se presentan en los anexos.

1.3

ESPECIFICACIÓN DE LA TÉCNICA PARA EL ANÁLISIS DE LOS DATOS.

Para el tratamiento de la información y considerando dar lineamientos para realizar mejoras a los procesos administrativos para la realización de las compras y la distribución de medicamentos e insumos médicos, se utilizaron las técnicas para la lectura de los datos: taxonómicas, procedimentales, descriptivas y analíticas.

En lo pertinente a la técnica taxonómica, sirvió para desarrollar y diferenciar los diferentes procesos que intervienen en el proceso de compras, como de almacenamiento y distribución de medicamentos e insumos médicos del Hospital Nacional Rosales, mediante la clasificación de las modalidades de compras, con base a la LACAP y su Reglamento.

4

En lo que concierne a la técnica procedimental, sirvió para la recolección de datos e información y posterior análisis de los procedimientos de compras y en el almacenamiento y distribución de medicamentos e insumos médicos, cuyas repercusiones se reflejan en el desabastecimiento de los suministros médicos; del mismo modo, se recopiló información relacionada a los procesos de compras normados por la UNAC y procedimental en relación a los procesos que realiza la UACI y los Almacenes de Medicamentos e Insumos Médicos, del Hospital Nacional Rosales, para lo cual se utilizó la entrevista, así también la información plasmada en los diferentes medios de comunicación en relación al tema de estudio.

Las respuestas

y los datos obtenidos fueron tabulados, de una manera

manual, dada la población entrevistada, los cuales ayudaron

a facilitar la

redacción de consideraciones o lineamientos, orientados al fortalecimiento del proceso administrativo, de la UACI y de los Almacenes de Medicamentos e Insumos Médicos del Hospital Nacional Rosales.

La técnica descriptiva, luego de la Indagación de campo, permitió absorber y describir tanto las situaciones positivas como

las insatisfacciones, de los

diferentes empleados entrevistados. Se detectaron una serie de deficiencias de índole administrativa de las áreas en estudio, lo que permitió al grupo investigador, confirmar ciertas debilidades de los procesos administrativos empleados.

Posteriormente se utilizó la técnica analítica, para sistematizar los resultados obtenidos en la aplicación del instrumento, lo cual permitió la interpretación de los resultados de cada interrogante,

concluyéndose de esta manera las

debilidades en los procesos administrativos que necesitan mejorarse.

Así, el análisis cualitativo se realizó de acuerdo a la información recolectada de las entrevistas, aplicadas a los diecinueve empleados que conforman el área de compras y de almacenes de medicamentos e insumos médicos. Cuando se procesó la información, se elaboraron gráficos de pastel para varios ítem, a fin de facilitar el análisis de los resultados obtenidos con el instrumento de 5

entrevista y el cruce de preguntas relacionadas, orientadas a las mismas interrogantes en cuestiĂłn.

Al finalizar el anĂĄlisis de los datos obtenidos se formularon lineamientos, que pueden servir para fortalecer los procesos administrativos de la UACI y de los Almacenes de Medicamentos e Insumos MĂŠdicos, los cuales son sumamente importantes para sujetarse a los cambios actuales, producto de la demanda de los usuarios de los servicios de salud.

6

1.4

CRONOGRAMA

DIRECTOR Y SUB DIRECTOR

Cronograma de Asesoría de Tesis Especialidad: Licenciatura en Administración de Empresas Asesor:

Ciclo:

Año: 2010

Lic. José Rodolfo López Mira

Tema: Funcionamiento del Proceso Administrativo de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucionales (UACI), en el Almacenamiento y Despacho de Medicamentos e Insumos Médicos, Hospital Nacional Rosales, 2008.

Alumnos: Julián Marrero Velis, Ernesto Martin Acosta Pérez, Leonel García Gómez Firma de Acuerdo de Asesor:

Estudiantes:

Fecha: 31 de Enero de 2010.

AÑO 2008 ACTIVIDADES

MAYO

JUNIO

JULIO

AGOSTO

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1.

1.1.

1.2.

1.3.

1.4.

1.5.

SEPTIEMBRE

AÑO 2009 OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

ENERO

FEBRERO

MARZO

ABRIL

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

INVESTIGACION DOCUMENTAL Selección de biografía a utilizar Lectura y selección de citas bibliográficas Fichas bibliográficas Fichas de conceptos / categorías Redacción fundamental teórica

7

AÑO 2009 ACTIVIDADES

MAYO

JUNIO

JULIO

AGOSTO

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 2.

2.1.

2.3.

2.4.

2.5.

2.6.

2.7.

2.8.

2.9.

2.10.

2.11.

2.12.

Introducción Objetivos Antecedentes del Problema Justificación Planteamiento del Problema Alcance y Limitaciones Recuento de Conceptos y Categorías Reuniones con Asesor Entrega de Primer Avance Corrección de Primer Avance Entrega de Primer avance corregido

3 3.1.

3.2.

3.3 3.4.

3.5.

3.6.

3.7.

3.8.

3.9.

MARCO TEÓRICO Fundamentación Teórico - Metodológico INVESTIGACIÓN DE CAMPO Visita al Hospital Nacional Rosales Construcción del Marco empírico Formulación teórico – metodológico de lo Investigado.

Desarrollo y definición teórica Reuniones con asesor Entrega de Segundo avance Entrega de Segundo avance corregido

4 4.1.

4.2.

4.3.

4.4.

4.5.

4.6.

4.7.

4.8.

4.9.

4.10 4.11

SEPTIEMBRE

AÑO 2010 OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

ENERO

FEBRERO

MARZO

ABRIL

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

MARCO CONCEPTUAL

MARCO OPERATIVO Descripción de los Sujetos de la Investigación Procedimientos para recopilación de datos Desarrollo de prueba piloto Especificación de la técnica para el análisis de los datos Cronograma Recursos Índice preliminar sobre informe final Reuniones con asesor Entrega de tercer avance Corrección de tercer avance Entrega de tercer avance corregido

8

1.5

RECURSOS

Para el desarrollo de este estudio, se utilizaron diferentes recursos

y

herramientas para la obtención, ordenamiento y análisis de la información que se recolectó, con el afán de dar respuesta a los objetivos planteados por el grupo de investigación y a la vez fundamentar el tema de estudio, en el Hospital Nacional Rosales, para lo cual se contó con dos recursos esenciales para realizar la investigación, el recurso Humano y Logístico.

1.5.1

Humano

Este recurso fue uno de los medulares de la investigación, ya que sin este no hubiese sido posible realizar dicho estudio.

Estuvo conformado por los

miembros del equipo de investigación, quienes dedicaron su tiempo, trabajo y esfuerzo para alcanzar los objetivos propuestos, asimismo el personal del Hospital, y específicamente el jefe y empleados de la UACI, así como los empleados del almacén

que brindaron su tiempo, comprensión y apoyo,

facilitando la información requerida, y otras personas que de manera directa o indirecta aportaron comentarios que se consideraron validos y de aporte a la investigación.

1.5.2

Logístico

El recurso logístico, que se detallan a continuación, permitió a los investigadores la estructuración de las herramientas necesarias para la recopilación de la información, así como obtener otros elementos importantes para el estudio, como documentos y otras referencias.

3.6.2.1

Material

1.5.2.1.1 Información Las fuentes de información constituyeron uno de los elementos esenciales para la investigación, ya que sin ellas no hubiese sido posible realizar el trabajo de investigación, el cual se encuentra constituido por: Libros, revistas, diarios de mayor

circulación,

diarios

oficiales,

manuales,

guías,

enciclopedias,

diccionarios, la LACAP, tesis de grado y consultas realizadas a profesionales entendidos en la materia.

9

.

1.5.2.2

Técnicas

Fueron empleadas las metodologías sugeridas por la Universidad, para realizar la investigación, planteadas en la cátedra de Técnicas y Métodos de Investigación, el Seminario de Graduación y materias relacionadas con el tema.

3.6

ÍNDICE PRELIMINAR SOBRE INFORME FINAL

CAPITULO I:

MARCO CONCEPTUAL

Todo estudio es necesario que se inicie a partir del marco conceptual, el cual muestra los elementos relacionados a los antecedentes del problema a investigar, las razones fundamentales por las cuales es necesario investigar el tema, plasmando los aportes obtenidos con los sujetos de estudio y el aporte bibliográfico, así como la conceptualización y posición teórica, de los autores consultados en relación al tema mediante la cual se plantean los alcances y limitaciones.

Este trabajo, ha investigado la problemática del desabastecimiento de medicamentos e insumos médicos en el Hospital Rosales, y se ha sustentado con base en el conocimiento empírico y documental, que permite formular consideraciones de mejora en los aspectos que lo requieran.

Para fines de este estudio se entendió como compras, al conjunto de actividades y funciones realizadas por parte de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, para la adquisición de bienes, obras y servicios, objeto de la LACAP y leyes afines.

En la actualidad se hacen evidentes algunos resultados de las gestiones administrativas del sector de salud, en torno a la escasez constante de medicamentos e insumos médicos, situación que se traduce en una inadecuada calidad de los servicios, deficiencia en la resolución de problemas operativos, lo que ha originado una constante problemática en la gestión administrativa, especialmente para el Hospital Rosales.

10

Partiendo de estos alcances y limitaciones, el trabajo de campo, con la adecuada base conceptual, dio lugar a un conjunto de consideraciones, a manera de lineamientos que puedan contribuir a guiar una serie de mejoras en los procesos en mención.

CAPITULO II: MARCO TEORICO En este capítulo se contempla las sustentaciones teóricas sobre el problema en estudio, incluyendo la posición de autores y la posición del grupo de investigación, en relación a los hallazgos encontrados sobre el tema, los cuales sirvieron como elementos de análisis para la realización del estudio en cuestión, por parte del grupo de investigación que dio lugar a la posición teórica.

En un primer momento, se utiliza la teoría administrativa, específicamente el proceso administrativo, que es parte del concepto global de administración. El proceso administrativo, tiene como su primera función la planificación. En el caso de este estudio, es la de los suministros de medicamentos e insumos médicos, que representa la base fundamental para decidir qué comprar de los suministros médicos, con la finalidad de que sea eficiente la asignación presupuestaria, designada para este rubro, por lo que todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes, institucionales para que todos interactúen en conjunto, logrando así una coordinación entre los recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos.

Con la función de organización, se trata de determinar qué elementos, recursos y actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la organización.

Luego, se debe diseñar la forma de combinarla en un grupo operativo, en la función de ejecución es decir, crear la estructura departamental de almacenamiento de medicamentos. De conformidad a la estructura establecida para la delegación de autoridad formal y responsabilidad asignada a cada puesto. Se puede decir que el resultado a que se llegue con esta función es el establecimiento de una estructura organizativa. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para la tarea de dirección, ya que implican medir el desempeño 11

contra las metas y los planes, mostrando así donde existen desviaciones con los estándares, permitiendo a su vez realizar las correcciones, que es parte de la función de control.

En este capítulo, a su vez se presenta el marco empírico a partir del marco conceptual, en el cual se refleja la realidad que enfrenta el Hospital Nacional Rosales, y el desarrollo de la definición teórica considerada en los lineamientos que pueden contribuir a mejorar los procesos administrativos en la Unidad de Adquisiciones

y

Contrataciones

UACI,

entidad

responsable

de

la

descentralización operativa y de realizar todas las actividades relacionadas con la gestión de adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios organizada según las necesidades y características de cada entidad e institución, y dependerá directamente de la institución correspondiente.

Dentro de este capítulo se crearon los instrumentos que se utilizaron en la investigación de campo, realizada entre los empleados de la UACI, así como de los almacenes de medicamentos e insumos médicos, lo que permitió conocer a través de la técnica de la entrevista, las dimensiones de sus debilidades y fortalezas.

CAPITULO III: MARCO OPERATIVO

Este apartado contiene la caracterización de los sujetos de investigación, la descripción de los procedimientos implementados

para la realización del

estudio, la descripción general de las técnicas de análisis de la información.

También se presentan elementos lógicos y operativos plasmados en el cronograma donde se detallan los diferentes avances y actividades realizadas a lo largo de esta investigación y los recursos utilizados en el presente estudio, finalizando con el índice preliminar sobre el informe final, que es un resumen general de los tres capítulos que contiene el presente documento.

En la caracterización, el sujeto es la UACI, y el objeto es el funcionamiento del proceso administrativo, en relación con la actividad indicada. La UACI, como toda unidad perteneciente a una estructura institucional, en este caso el 12

Hospital Nacional Rosales, tiene una posición y función determinadas. Es una Unidad clave para adquirir los bienes y servicios en general, que requiere el Hospital.

En cuanto a esta investigación, como se ha planteado, se enfoca al funcionamiento del proceso administrativo de esta unidad y su relación en el almacenamiento y despacho de medicamentos e insumos médicos, actividades vitales en una institución de salud.

En cuanto a adquisición o la compra de bienes, los elementos teóricos plantean que deben hacerse en cantidades necesarias, en momentos oportunos, a precios de mercado, que de acuerdo con la capacidad y condiciones físicas para la guarda y custodia ordenada y científica, lo que permite mantener existencias manejables para las necesidades de la empresa, en este caso el Hospital, a costos racionales y durante periodos funcionales para brindar, también oportunamente el apoyo necesario a los requerimientos de la empresa.1

El almacenamiento es importante, desde luego, y es el conjunto de mercancías o de artículos acumulados en espera de su utilización posterior, más o menos próxima, y que permite proveer a los usuarios a la medida de sus necesidades, sin imponerles los retrasos y las discontinuidades de la fabricación o de la entrega por los proveedores.

En este contexto, se combinaron los elementos teóricos, con la investigación de campo, dando lugar a generar los elementos analíticos, que permitieron elaborar los lineamientos que pueden ser utilizados para buscar espacios de mejora de procesos y formas de desarrollar los procesos en mención.

1

González Ignacio Morera, obra citada

13

3.8

BIBLIOGRAFÍA LIBROS 

Montoya Palacio Alberto, “Conceptos Modernos de Administración de Compras”, Bogotá, Grupo Editorial Norma 2002.

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González Ignacio Morera, “Compras y Almacenamiento” (Aprovisionamiento), Libro Primero, Segunda Reimpresión de la Primera Edición, Editorial Universitaria Estatal a Distancia, San José Costa Rica, 1998.

14

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decima

sexta

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El Diario de Hoy disponible en línea www.elsalvador.com/noticias/2006/11/17/nacional/nac9.asp consultado 18 noviembre de 2008

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15

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Decreto Legislativo No. 53, Diario Oficial No. 81, Tomo 379, de fecha 05 de mayo del 2008, Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, Reglamento Interno del Órgano Ejecutivo.

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El Diario de Hoy de El Salvador, Página No. 24, de fecha 7 de octubre de 2008.

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La Prensa Gráfica de El Salvador, Página No. 26, de fecha 14 de noviembre del 2008.

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