El control interno como herramienta para la toma de desiciones

UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA DE EL SALVADOR FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

EL CONTROL INTERNO COMO HERRAMIENTA PARA LA TOMA DE DECISIONES EN LA GESTIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR DE LA EMPRESA TAIMEXAL, S.A. DE C.V., ROSARIO DE LA PAZ, LA PAZ, 2010-2011

TRABAJO DE GRADUACIÓN PARA OPTAR AL TÍTULO DE LICENCIATURA EN CONTADURÍA PÚBLICA

PRESENTADO POR: JOSÉ EDUARDO CRUZ CRUZ TERESA CANTOR DE ALVARADO ASTRID LORENA ROSALES DE CERÓN

SAN SALVADOR, 2011

UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA DE EL SALVADOR FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

AUTORIDADES UNIVERSITARIAS

ING. LUIS MARIO APARICIO GUZMÁN RECTOR

LICDA. CATALINA RODRÍGUEZ DE MERINO VICE RECTORA ACADÉMICA

LIC. MANUEL ANTONIO ORTEGA AYALA DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA DE EL SALVADOR FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

JURADO EVALUADOR

LIC. GILBERTO ARMANDO DURAN PRESIDENTE

LIC. PABLO ANTONIO PINEDA

LIC. ISRRAEL ANTONIO ZELAYA CLAROS

1er. VOC

2do. VOCAL

LIC. JUAN EDGARDO CHAMUL SARAVIA ASESOR

AGRADECIMIENTOS Éste trabajo es el fruto

del esfuerzo y sacrificio, de cada uno de los

integrantes y de nuestra familia, que ha estado a nuestro lado brindándonos su apoyo incondicional.

Particularmente le doy mis infinitas gracias a MI PAPÁ DIOS, quien me ha dado la oportunidad, de escalar un peldaño más secularmente, por lo que puedo decir Eben-Ezer. También le doy gracias públicamente por regalarme una familia maravillosa, que me comprende, y me ama

mucho. Y así

agradezco también a CANDELARIA MENJIVAR DE CANTOR, mi mamá, quién a pesar de las dificultades de la vida, siempre ha estado ahí para mí, apoyándome y preocupándose para que yo pueda culminar mi carrera, y bueno pido a Dios que me conceda poder compensar aunque sea un poquito todo lo que ella me ha dado, también agradezco a mi papá DAGOBERTO CANTOR MARROQUIN porque siempre se preocupó por mi educación, y por estar también ahí, apoyándome, y siendo un ejemplo de superación, gracias mis queridos padres, por haberme enseñado lo que tenía que aprender sobre la vida, los amo mucho, y que Dios les bendiga hoy y siempre y les multiplique al ciento por uno todo lo que me han dado.

También quiero aprovechar esta ocasión para dedicarle este triunfo a mi hermano MORIS ALEXANDER CANTOR aunque ya no está con nosotros en este mundo, sé que él estaría orgulloso por este éxito en mi vida, y que seguramente estaría apoyándome, y bueno lo amo mucho, y por último quiero darle las gracias a mi querido y amado esposo ENRIQUE ALVARADO GÓMEZ, por ser comprensivo, y estar a mi lado en los momentos más difíciles de mi vida, gracias mi amor, te Amo.

Teresa Cantor de Alvarado

AGRADECIMIENTOS

A DIOS TODOPODEROSO, Por su Amor, Cuidado, Sabiduría y Misericordia que me ha guiado toda mi vida. Por las abundantes bendiciones recibidas por El, para resolver cada obstáculo que se me presenta y darme la fortaleza de seguir adelante.

A MIS PADRES, Nelson y Dora Alicia de Rosales, por todo el amor y apoyo moral, que me brindaron para que logrará culminar mi carrera.

A MIS HERMANOS, Nelson y Mauricio, por su amor y bondad que me acompañan y fortalecen siempre.

A MI ESPOSO, Omar Ernesto Ceron por su amor, comprensión, solidaridad, por todo el apoyo mostrado y recibido de él. Con su ayuda he alcanzado la meta en mi estudio.

A MIS HIJOS, Gerardo y Fernanda por ser mi inspiración, a quienes les dedico mi triunfo y que este logro sea un ejemplo para ustedes.

A MI JEFE Y COMPAÑERA, Sra. María Peralta y Verónica Cornejo por haberme apoyado en mi carrera con su tiempo, comprensión y cariño.

A MIS COMPAÑEROS DE TESIS, Teresa de Alvarado y Eduardo Cruz por su incansable trabajo y esfuerzo para culminar con éxito nuestra investigación.

Astrid Lorena Rosales de Ceron

AGRADECIMIENTOS

A Dios Todopoderoso, a mi madre Santísima, por la fortaleza y sabiduría recibida para hacerle frente a todas las dificultades que se me presentaron durante la carrera universitaria.

Al padre Víctor Manuel López (Q.D.D.G.) por sus consejos, apoyo moral y económico que me brindó para poder culminar mis estudios superiores.

A Mariana de Jesús, por haberme motivado a estudiar una carrera universitaria.

A mis padres: Francisco Cruz Amaya, María Amelia Cruz de Cruz, por el sacrificio que hicieron de enviarme a vivir lejos de su casa, para que pudiera superarme.

A mis hermanos: José Gabriel Cruz, Francisco Antonio, Miguel Ángel y María Dilma, por su apoyo económico durante toda mi carrera universitaria.

José Eduardo Cruz Cruz

INDICE CAPITULO I 1. MARCO CONCEPTUAL

1

1.1 Introducción

1

1.2 Objetivos

3

1.3 Antecedentes del problema

4

1.3.1 Antecedentes generales del control interno

4

1.3.2 Evolución del Control Interno

5

1.3.3 Antecedentes del Control Interno en El Salvador

7

1.3.4 Generalidades de las PYMES

8

1.3.4.1 Clasificación de las PYMES

9

1.3.4.2 Régimen legal

10

1.3.5 Antecedentes de la empresa Taimexal S.A de C.V

10

1.4 Justificación

13

1.5 Planteamiento del problema

14

1.6 Alcances y Limitaciones

15

1.7 Recuento de conceptos y categorías

18

CAPITULO II 2. MARCO TEÓRICO

23

2.1 Fundamentación Teórica-Metodológica

23

2.1.1 El control Interno

23

2.1.2 Elementos o componentes del Control Interno

25

2.1.2.1 Ambiente de Control

26

2.1.2.2 Evaluación de Riesgos

28

2.1.2.3 Actividades de Control

31

2.1.2.4 Información y Comunicación

31

2.1.2.5 Monitoreo (Supervisión)

32

2.1.3 Objetivos del Control Interno

33

2.1.4 Clasificación del Control Interno

34

2.1.4.1 Control Interno Administrativo

34

2.1.4.2 Control Interno Contable

35

2.1.5 Cuentas por Cobrar. Aspectos conceptuales

35

2.1.6 Importancia de las cuentas por cobrar

37

2.1.7 Clasificación de las cuentas por cobrar

38

2.1.8 Legislación aplicada a las Cuentas por Cobrar en El Salvador

40

2.1.8.1 Ley del Impuesto sobre la Renta

40

2.1.8.2 Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta

41

2.1.8.3 Norma Internacional de Información Financiera (NIIF para PYMES)

42

2.1.9 Control Interno en las cuentas por cobrar

43

2.1.9.1 Separación de Funciones para las cuentas por cobrar

46

2.1.10 Procedimientos y Control Interno

48

2.1.11 Procedimiento de Control interno en las Cuentas por Cobrar

50

2.1.11.1 Procedimientos Administrativos

50

2.1.11.2 Procedimientos Contables

52

2.1.12 Aspectos básicos para administrar eficientemente un Sistema de cuentas por cobrar

54

2.1.13 Sugerencias de Control Interno para las cuentas por cobrar

56

2.2 Construcción del Marco Empírico

57

2.2.1 Metodología de la Investigación

57

2.2.2 Población

57

2.2.3 Procedimientos para la obtención de datos

58

2.2.4 Instrumentos Utilizados

58

2.2.4.1 Entrevistas

58

2.2.4.2 Cuestionario

58

2.2.5 Presentación de datos

59

2.2.6 Exposición de resultados

59

2.2.7 Diseño del instrumento de recopilación de la información

59

2.2.7.1 Cuestionario

59

2.2.7.2 Solicitud de colaboración

64

2.2.8 Tabulación, análisis e interpretación de resultados

64

2.3 Formulación Teórico-Metodológica de lo investigado

86

2.4 Desarrollo y Definición Teórica

87

CAPITULO III 3. MARCO OPERATIVO

90

3.1 Descripción de los Sujetos de Investigación

90

3.2 Procedimiento para la Recopilación de Datos

90

3.3 Especificación de la Técnica para el Análisis de los Datos

90

3.3.1 Análisis e Interpretación de los Resultados

91

3.4 Cronograma

98

3.5 Recursos

100

3.6 Índice Preliminar sobre Informe Final

100

3.6.1 Marco Conceptual

100

3.6.2 Marco Teórico

100

3.6.3 Marco Operativo

101

3.7 Bibliografía

102

3.8 Anexos

105

CAPITULO I 1. MARCO CONCEPTUAL 1.1 Introducción El presente documento contiene el trabajo de graduación Titulado “El Control Interno como herramienta para la toma de decisiones en la gestión de las Cuentas por Cobrar de la empresa Taimexal, S.A. de C.V. Rosario de La Paz, La Paz. Este documento está estructurado en tres capítulos detallados de la forma siguiente: El capítulo I, describe el Marco Conceptual, está estructurado en cinco apartados, que se detallan a continuación: Antecedentes del Problema, donde se abordan las variables de la investigación, como las generalidades del Control Interno y las Cuentas por Cobrar; Justificación donde se explica la importancia de la investigación y lo que se pretende realizar; también se presenta el Planteamiento del Problema, está determinada la problemática a estudiar en la investigación; Alcances y Limitaciones, se exponen los alcances y posibles limitaciones de orden teórico del tema investigado; y Recuentos de Conceptos y Categorías, contiene la elaboración de un detalle de conceptos y definiciones que son utilizados en el desarrollo de la investigación.

El capítulo II constituye el desarrollo del Marco Teórico, donde se establece el fundamento teórico-metodológico de las variables de la investigación El Control Interno

y las

Cuentas por Cobrar, destacando conceptos,

importancia,

1

clasificación, componentes, además se anexa el instrumento para la recopilación de la información.

El capítulo III, constituye el desarrollo del Marco Operativo, donde se describen los sujetos de la investigación, el procedimiento para la recopilación de datos, la técnica para el análisis de los datos, análisis e interpretación de los resultados, cronograma, y los recursos utilizados de la investigación.

2

1.2 Objetivos

Objetivo General Determinar el control interno como herramienta para la toma de decisiones en la gestión de las cuentas por cobrar en la empresa Taimexal, S.A. de C.V. del municipio Rosario de La Paz, departamento La Paz.

Objetivos Específicos  Conocer los procedimientos de control interno que se aplican en las cuentas por cobrar para identificar las posibles debilidades del control interno aplicado en la empresa para la gestión de las cuentas por cobrar.

 Evaluar la eficiencia y la eficacia de los procesos de otorgamiento y cobranza de los créditos de la empresa para verificar si existe una efectiva vigilancia sobre la gestión de las cuentas por cobrar.

 Verificar si existe un monitoreo constante en la administración sobre las cuentas por cobrar, para comprobar si éstas afectan a los propósitos de rendimiento de la entidad.

3

1.3 Antecedentes del Problema 1.3.1 Antecedentes generales del Control Interno El control es parte de la vida cotidiana, y la necesidad de ejercer un control dentro de las organizaciones, fue constatada por los primeros gobernantes, jefes religiosos, y dirigentes empresariales, éstas actividades de control consisten en verificar si los esfuerzos realizados están dando los frutos esperados.

Control interno no es un evento o circunstancias, sino que son una serie de acciones, que debe realizar una entidad, las cuales deben de estar inherentes a la manera de como la administración dirige los negocios.

Control también se puede decir que es cualquier acción que lleva a cabo una persona para aumentar la probabilidad de lograr sus objetivos y metas. Ejecutar un control periódicamente de las actividades, permite conocer errores, e ir corrigiendo en el camino hasta llegar a la meta establecida.

Coopers & Lybrand, en su libro los nuevos conceptos de control interno, mencionan lo siguiente “desde el punto de vista de la auditoría, hace tiempo se ha reconocido que una auditoría de estados financieros de entidades con sistemas de control interno eficaces se podría llevar a cabo de forma más eficiente centrando la atención en los controles internos”.1 En otras palabras estos autores, reconocieron que los estados financieros pueden manipularse, fácilmente, y que era necesario tomar en cuenta los controles, utilizados para evitar fraudes y/o errores en los mismos.

Samuel Alberto Mantilla en su libro Control interno Informe Coso, define al control interno así: “El control interno es un proceso, ejecutado por el consejo de directores, la administración y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar, seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos en las siguiente categorías: 1

Coopers & Lybrand (1997). Los Nuevos Conceptos del Control interno. Pág. 128

4

a. Efectividad y eficiencia de las operaciones

b. Confiabilidad en la información Financiera c. Cumplimiento de la leyes y regulaciones aplicables”.2

De acuerdo con ésta definición, el control interno, es un proceso aplicado a todo tipo de organización, empresarial con o sin fines de lucro, ya que las prácticas empleadas para administrar las operaciones en la entidad son promover el cumplimiento efectivo de las actividades asignadas, para lograr los objetivos.

1.3.2 Evolución del Control Interno Los mercados son cambiantes, al igual que sus actores, así también cambia o evoluciona el Control Interno. Con el tiempo éste ha sufrido modificaciones, en la medida que se han ido transformado o cambiando las estructuras de las organizaciones.

En una primera fase o generación de la evolución del control interno, se puede decir que el control interno se basó en acciones empíricas, y si bien es cierto ésta fase ya está obsoleta, pero aún tiene una fuerte aplicación generalizada en las organizaciones, la razón se entiende que es la posible carencia de profesionalismo en las autoridades a cargo del sistema del control interno.

En este tipo de control interno se realizaba únicamente la comprobación y verificación de cifras y soportes contables a través de un rol único, que se entiende como revisión, lo cual se dice es sinónimo de auditoría.

Una segunda fase, se puede decir que se encuentra enmarcada en el ámbito legal, y Samuel Mantilla en su libro Control Interno Informe COSO, plantea que en 2

Samuel Alberto Mantilla D. Traductor (2005). Control Interno Informe COSO – Ecoe Ediciones, Bogotá D.C Pág. 14

5

ésta generación se constituye la segunda norma de auditoria relativa a la ejecución del trabajo, la cual se expresa de la siguiente manera: “Debe hacerse un apropiado estudio y una evaluación del control interno existente, de manera que se pueda confiar en él para la determinación de la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría.” 3 Según ésta norma, debe de analizarse el control interno actual en las organizaciones, de manera que éste debe de estar ajustado a las necesidades de la entidad, además debe de ser razonablemente confiable, en caso contrario debe de ajustarse a las necesidades de la misma.

Y por último se dice que COSO fue quien dio origen a la tercera fase o generación del control interno, ya que se considera que consolidó el punto de partida para importantes desarrollos en las áreas del control interno de los nuevos instrumentos financieros, gubernamentales y sistemas de información.

Los esfuerzos del COSO básicamente se reconocieron en la década de los noventa, y la estructura conceptual del mismo se ha impuesto como el estándar internacional de referencia válida no solo en los Estados Unidos sino particularmente en el mundo empresarial privado.

El impacto actual que ha generado el COSO, es un posicionamiento en el más alto nivel directivo, dando origen a una mayor ampliación de su cobertura, y confianza a las juntas directivas, a los accionistas e inversionistas entre otras partes relacionadas.

En síntesis, la actual fase o generación implica una comprensión de términos de sistemas, que por ende compromete a entender los distintos elementos que lo conforman en función de los objetivos que se persiguen.

3

Ibídem, Pág. 28.

6

1.3.3 Antecedentes del Control Interno en El Salvador En El Salvador a diferencia de las instituciones públicas, las organizaciones empresariales privadas no disponen de regulaciones legales o técnicas que los obliguen a implementar un Sistema de Control Interno específico, por lo que queda a discreción de la administración de cada entidad, establecer la estructura de sistema de control interno que más le convenga y permita cumplir

con las

regulaciones legales y técnicas existentes en relación a:

 Obligación de llevar contabilidad formal, registros, inventarios y utilizar métodos de valuación. Regulado por el Código Tributario en la Sección Octava del Art. 139 al 143 y el Código de Comercio en el Titulo II Capitulo V del Libro Segundo en los artículos del 435 al 455.

 Obligación de nombrar auditor para dictámenes fiscales. Regulado en el Art. 131 del Código Tributario.

 Adopción de las Normas Internacionales de Contabilidad e Información Financiera (NIC/NIIF), como la base contable para el reconocimiento, presentación y revelación de la información financiera.

En El Salvador, la regulación técnica para la implementación de las NIC/NIIF, está regulada por el Consejo de Vigilancia de la Profesión de la Contaduría Pública en el artículo 1, 26; 36 literal f), g), h), i) y q) de la Ley Reguladora del Ejercicio de la Contaduría.

Regulada también por el Reglamento de Aplicación del Código Tributario en el artículo 66, 74 inciso segundo.

7

Además, el Código Tributario en su artículo 135 literal c) establece las obligaciones a cumplir por parte de los Auditores con respecto al examen de las operaciones del sujeto pasivo.

El artículo 248 literal d) del Código Tributario normaliza sobre el incumplimiento de las obligaciones previstas en los literales a), b), c), d) y f) del artículo 135 del mismo código.

1.3.4 Generalidades de la PYMES La actividad económica surge porque las personas tienen una serie de necesidades y deseos ilimitados, pero que cuentan con recursos escasos para satisfacerlas. Las pequeñas y medianas empresas son negocios que han sido constituidos por esas personas que desean de alguna manera emprender y/o poner en práctica las capacidades, habilidades y conocimientos, con el propósito de crecer y satisfacer de alguna manera sus necesidades.

“El Código de Comercio en el Art. 17 establece que: son comerciantes sociales todas las sociedades independientes de los fines que persiguen, sin perjuicio de lo preceptuado en el artículo 20.

Sociedad es el ente jurídico resultante de un contrato solemne, celebrado entre dos o mas personas, que estipulan poner en común, bienes o industria, con la finalidad de repartir entre sí los beneficios que provengan de los negocios a que van a dedicarse”4.

Tales entidades gozan de personalidad jurídica, dentro de los límites que impone su finalidad, y se consideran independientes de los socios que las integran.

El Art. 20 del Código de Comercio establece que: No obstante su calidad de mercantiles, las sociedades que se constituyan como colectivas o comanditarias 4

Código de Comercio de la República de El Salvador Art. 17

8

simples, de capital fijo, y que tienen exclusivamente una o más de las finalidades que se indican a continuación, una vez inscritas quedarán exentas de las obligaciones profesionales de los comerciantes contempladas en el Libro Segundo de éste Código, excepto las mencionadas en los numerales I y IV del Art. 411 de éste mismo Código.

Las finalidades a que se refiere el inciso anterior son: I. El ejercicio de la agricultura y ganadería.

II. La construcción y arriendo de viviendas urbanas, siempre que no se construya con el ánimo de vender en forma regular y constante las edificaciones.

III. El ejercicio de las profesiones liberales.

1.3.4.1 Clasificación de las PYMES En El Salvador la clasificación de las empresas según la Comisión Nacional para la Micro y Pequeña Empresa (CONAMYPE), es conforme a las ventas anuales y la cantidad de empleados remunerados, se definen así: Pequeñas Empresas: “Persona natural o jurídica que opera en el mercado produciendo y/o comercializando, bienes o servicios por riesgo propio a través de una entidad organizativa, con un nivel de ventas brutas anuales de hasta $1, 000,000.00 y hasta 50 trabajadores remunerados” 5 Las pequeñas empresas han sido constituidas por personas que desean de alguna manera emprender un negocio y poner en práctica sus conocimientos y

5

Ministerio de Economía programa de desarrollo institucional. [Citado 05 de mayo de 2008].

Disponible en http://www.minec.gob.sv

9

habilidades adquiridas, en su mayoría, en el lugar de trabajo, es por eso que existen éstas empresas. Por lo tanto, éstos emprendedores no poseen conocimiento científico y forman su empresa empíricamente.

Medianas Empresas: “Persona natural o jurídica que opera en el mercado produciendo y/o comercializando, bienes o servicios por riesgo propio a través de una entidad organizativa, con un nivel de ventas brutas anuales de hasta $7, 000,000.00 y hasta 100 trabajadores remunerados” 6 Criterios para la clasificación de las PYMES Activos totales, activo más capital de trabajo, capital de trabajo, personal ocupado, producción o ventas brutas.

Además las empresas tienden a ser manejadas por el mismo propietario o empresario, el grado de organización no es complejo, simplemente va de propietario-trabajador para la pequeña empresa y en algunas de tipo mediano, se da el caso de propietario-supervisor-trabajador.

1.3.4.2 Régimen legal La Micro y Pequeña Empresa, debe cumplir con obligaciones básicas para obtener la formalidad, como condición indispensable para ejercer una actividad económica.

Estas obligaciones básicas son de índole tributaria, laboral, mercantil, municipal, estadística. Convirtiéndose éstas en sujetos de derechos y obligaciones, con acceso a privilegios económicos e incentivos del mercado.

6

Ibídem

10

1.3.5 Antecedentes de la empresa Taimexal S.A de C.V. La empresa Taimexal es una Sociedad de naturaleza

Anónima de Capital

Variable, situada en la Zona Franca El Pedregal Edificio 1-B, Km. 46 ½ carretera a La Herradura, Municipio El Rosario de La Paz, Departamento La Paz, su origen es de nacionalidad salvadoreña.

Esta empresa fue constituida el 16 de noviembre de 1998, y su actividad económica es venta de maquinaria y equipo de uso general y especial y materiales de maquinaria industrial. El plazo de operaciones ha sido constituido de forma indefinida, el Capital Social inicial es de $11,428.57 en 1998, según fecha de constitución y un Capital Social al año 2009 por $522,857.14.

Según la clasificación de CONAMYPE la empresa Taimexal es una pequeña empresa, por sus ventas anuales que son inferiores a $1,000,000.00 y los empleados remunerados son aproximadamente veinte.

 Finalidad de la entidad La sociedad destinará su capital social al ejercicio de comercio y de la industria en general y en especial podrá dedicarse a las siguientes actividades: Compra y venta de repuestos y maquinaria industrial y servicios de alquiler de maquinaria a otras sociedades que se encuentren gozando de algún beneficio de cualquier régimen aduanero y el mercado nacional; la prestación de asesoría y servicios técnicos; servir de agente distribuidor de fabricantes de maquinaria, y vender éstos a plazos; además podrá realizar toda clase de actividades lícitas ya sean comerciales, industriales y de servicios en general; así mismo podrá llevar a cabo toda clase de contratos de naturaleza civil, mercantil o de cualquier otro género que tenga relación directa o indirecta con las actividades que desarrolle, siendo éstas sus principales finalidades, la sociedad también podrá ejercer el comercio y la industria en la forma más amplia y conveniente a sus intereses. Para

11

realizar tales finalidades podrá ejecutar todos los actos, contratos, todas las obligaciones y celebrar todos los contratos anexos, complementarios que las leyes permitan.

 Propósito de la Entidad Uno de los principales distribuidores de repuestos y maquinaria industrial en el territorio salvadoreño y centroamericano.

 Estructura Organizativa La entidad cuenta con un Administrador Único, el cual también hace las funciones de gerente general, contando para su ayuda con dos personas de bodega y ventas, el personal administrativo con el que cuenta la entidad es una gerente de recursos humanos, cuatro personas encargadas del área de contabilidad y del área de importación y exportación, dos motoristas, cuatro mecánicos, cuatro auxiliares de mecánica y un técnico en electrónica.

ORGANIGRAMA “TAIMEXAL, S.A. DE C.V.”

12

GERENTE GENERAL

GERENTE DE RR. HH.

DEPTO. DE IMPORT/ EXPORT. Y CONTABILIDAD

SALA DE VENTA Y BODEGA

DEPTO. DE MECÁNICA

1.4 Justificación En El Salvador existen diferentes formas y modalidades de negocios, entre las cuales se encuentran las pequeñas y medianas empresas, quienes deben competir y adaptarse a las exigencias del mercado.

La mayoría de las empresas prefieren vender al contado, ya que esto les permite tener mayor liquidez para sufragar obligaciones, pero debido a las presiones de la competencia éstas se ven obligadas a otorgar créditos.

Considerando que los créditos llevan un riesgo inherente, donde las sociedades aceptan cargar con los costos y gastos en la recuperación de los mismos. Por lo tanto en las empresas es importante la coordinación y tener controles generales y específicos que sean eficientes y eficaces para obtener mayores resultados positivos en la recuperación del capital invertido en cuentas por cobrar.

Un sistema de Control Interno consiste en políticas y procedimientos diseñados para proporcionar una seguridad razonable a la administración de que la empresa 13

va a cumplir con sus objetivos y metas. Es la administración la que debe establecer y conservar los controles internos de la entidad y estar monitoreando para que estos se cumplan, lo cual le permitirá a la administración ejecutar actividades preventivas y/o correctivas.

Realizar ésta investigación beneficiará a la empresa, porque le proporciona las herramientas necesarias para obtener un mayor rendimiento de los recursos, de ello deriva la importancia de implementar un sistema de control interno, el cual también le permitirá tomar decisiones más adecuadas y oportunas para la ejecución de las actividades, contribuyendo a mejorar la efectividad de las operaciones. Estas herramientas estarán enfocadas en la gestión específica de las Cuentas por Cobrar.

1.5 Planteamiento del problema En

El Salvador las pequeñas y medianas empresas, son económicamente

productivas, por lo tanto necesitan, de liquidez para enfrentar los costos y gastos, sin embargo para muchas organizaciones, debido a su demanda y a la competencia se ven obligadas a dar créditos, sin contar con un sistema de control que permita la recuperación de las cuentas. Cuando se presentan épocas difíciles en la economía, las cobranzas se vuelven críticas, la falta de liquidez se torna peligrosa para el negocio, ya que éste puede llegar a desaparecer del mercado.

El Capital de Trabajo representa la primera línea de defensa de un negocio contra la disminución de las ventas por una recesión, y ante una reducción de las mismas una decisión a tomar pudiera ser la de renovar el inventario con una mayor rapidez, es decir dar créditos masivos o adoptar una política agresiva de cobro a fin de obtener mayor liquidez.

La administración del Capital de Trabajo se refiere al manejo de las cuentas corrientes de la empresa que incluyen activos y pasivos corrientes, y si la empresa 14

no puede mantener un nivel satisfactorio de capital de trabajo, es probable que llegue a un estado de insolvencia y que se vea obligada a declararse en quiebra.

Tomando en cuenta el objetivo del control interno que es salvaguardar los activos, evitando robos, fraudes, mal usos de los recursos o activos de la empresa u organización, se puede decir que un sistema de control interno es indispensable para el bienestar de la entidad, ya que al momento de tomar decisiones las cuales afecten de forma positiva o negativa, éstas deberán estar sujetas a un procedimiento ya establecido.

Por lo antes mencionado se puede expresar que el control interno es fundamental para que una organización, logre alcanzar sus metas y objetivos establecidos, debido a que ésta es la base donde descansan las actividades de la empresa. Sin embargo la efectividad de los controles dependen de la administración, y para esto se debe hacer un estudio de las necesidades y de las condiciones de la empresa.

Sin lugar a duda, que una de las funciones de mayor relevancia de todo ejecutivo de una empresa, es tomar decisiones y planificar actividades futuras, por tal razón éste necesita de forma imperiosa conocer la situación real de su empresa. ¿En que afecta la falta de un sistema de Control Interno en las cuentas por cobrar en la empresa Taimexal S.A de C.V, el Rosario de La Paz, La Paz?

1.6 Alcances y limitaciones “Así como cambian los mercados y sus actores, así también ha evolucionado el control interno éste ha sufrido modificaciones en la medida en que han transformado las estructuras organizacionales.”7 Samuel Mantilla y Sandra Cante en el Libro de Auditoria de control interno han realizado una recopilación de diferentes conceptos de control interno, los cuales han sido estructurados en diferentes épocas y por diferentes autores.

7

Samuel Alberto Mantilla & Sandra Yolima Canté S. (2005) - Auditoria del control Interno 1ra. Edición: Bogotá, D.C., 2005

15

Según éstos autores el primer estudio sobre el control interno fue realizado y publicado en 1949 por Internal control-elements of a coordinate systems and its importance to management and the indepence public accountant. Lo define de la siguiente manera: “El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y medidas coordinadas que se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y la confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operacional y fomentar la adherencia a las políticas prescritas”8 Se menciona también que la definición perduró aproximadamente hasta la década de los noventa, y tuvo alta aceptación y aplicación en los negocios de esos años, sin embargo según la definición descrita en el párrafo anterior se limitaba a la función contable.

Debido a la necesidad de un control interno más efectivo, el Banco

Central

Europeo, elaboró la siguiente definición “Un sistema de control interno puede ser visto como un proceso que incluye todos los controles, financieros o de otro tipo efectuado por la Junta de Directores, la administración principal y otro personal de la institución, para proveer de seguridad razonable de que se logren los siguientes objetivos:  Logros de las metas y objetivos establecidos.

 Uso económico y eficiente de los recursos.

 Control adecuado de los diversos riesgos en que se incurre y de salvaguarda de los activos.

 Confiabilidad e integridad de la información financiera y gerencial 8

Ibídem Pág. 11

16

 Cumplimiento de las leyes, regulaciones, políticas, planes, reglas internas y procedimientos.”9 Esta segunda definición sin lugar a duda tuvo aceptación, debido a que no solo incorpora los lineamientos de las funciones contables sino que incluye todo tipo de controles, los cuales deben ser efectuados por la alta gerencia y el resto del personal, entiéndase administrativos, directivos, operarios entre otros, con la finalidad de cumplir los objetivos propuestos por la entidad. Se establece que el sistema de control interno debe de brindar una seguridad razonable en el uso eficiente de los recursos, además estipula que se deben controlar los riesgos, a manera de salvaguardar los activos de la empresa.

La unificación universal del término Control Interno, no ha sido fácil, sin embargo muchos autores destacados e instituciones coinciden con dicha definición. En un primer estudio que se realizó el control interno tenía como finalidad proteger los activos, y los registros financieros contables, disminuyendo de esta manera los errores y los fraudes, con el tiempo esto no bastó y se realizó un segundo estudio en el que ya los controles no se limitan a la función financiera sino que ya incluye a las altas gerencias, y a todo el personal para la consecución de todos los objetivos de la institución.

Sin embargo el concepto más aceptado a nivel mundial es el estructurado por la Commission of Sponsoring Organizations of Tread Way Commission, National Commission on Fraudulent Financial Reporting (COSO), quien lo define de la siguiente manera: Control interno es un proceso realizado por el consejo de administración, los directivos y otro personal, cuyo fin es ofrecer una seguridad razonable en la consecución de los objetivos siguientes:  Confiabilidad de los informes financieros.  Eficiencia y eficacia de las operaciones  Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

9

Ibídem Pág. 19

17

Además de la definición el COSO10 incluye en el control interno cinco elementos o componentes interrelacionados; dichos elementos son: Ambiente de control, evaluación del riesgo, Actividades de control, información y comunicación y supervisión o monitoreo.

Según lo anterior descrito se entiende que si las entidades u organizaciones cumplen los cinco componentes del control, garantizan la seguridad razonable en la consecución de los objetivos propuestos por la misma.

Por todo lo anterior descrito, el alcance del control interno, está dado por el ámbito de la empresa, y de la manera de cómo aplique los controles, sin embargo el control interno puede estar bien diseñado y/o estructurado pero éste solamente puede dar una seguridad razonable, porque se pueden cometer errores en la aplicación de los mismos, debido al mal entendimiento de las instrucciones, por juicios incorrectos, por negligencias, distracción o fatiga etc., también pueden haber errores al diseñar o al vigilar los controles.

En El Salvador y en todo el mundo debido al entorno económico en el que se mueven las empresas, éstas se ven obligadas a desarrollar mecanismos que les ayude a minimizar las limitantes anteriormente descritas, y de ésta manera disminuir los errores y los fraudes y lograr de la mejor manera los objetivos establecidos por la entidad.

1.7 Recuento de conceptos y categorías El Control interno se entiende que es un proceso, ejecutado por el Concejo de directores, la administración y el resto del personal de una entidad, diseñado para proporcionar una seguridad razonable con miras a la consecución de los objetivos en las siguientes categorías: Eficiencia y eficacia de las operaciones; Confiabilidad en la información financiera, y el Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

10

Commission of Sponsoring Organizations of Tread Way Commission, National Commission on Fraudulent Financial Reporting

18

Es necesario hacer énfasis en que el control interno puede estar muy bien diseñado y operado, pero solamente puede proporcionar una seguridad razonable a la administración y al concejo de directores con miras a la consecución de objetivos de la entidad, y la probabilidad de conseguirlos, está afectada por las limitaciones inherentes a todos los sistemas de control interno.

En otras palabras el control interno

es ejecutado por personas, quienes

establecen los objetivos de la entidad y ubican los mecanismos de control en su sitio, además se puede decir, que el control interno afecta las acciones del personal, ya que se reconoce que la gente no siempre comprende, comunica o se desempeña de manera consistente, pues cada individuo ejerce en su lugar de trabajo habilidades y técnicas únicas, además tienen necesidades y prioridades diferentes.

Es claro que el control interno es una herramienta auxiliar de las altas gerencias las cuales deben hacerse sentir en todos los niveles con el propósito de que la empresa se mantenga competente y cumpliendo todos los objetivos establecidos por la misma.

Los controles pueden ser directivos, detectivos y correctivos (Ver anexo 1).

Entiéndase directivos como aquellos que sirven para garantizar que existe una trayectoria clara y que se actúa de forma correcta en la consecución de los objetivos establecidos. Los controles detectivos puede entenderse como aquellos que sirven para identificar errores en las operaciones y que no se han podido evitar, y los correctivos son aquellos que se utilizan para garantizar que allí donde se han identificado problemas éstos se solucionen adecuadamente y en un tiempo oportuno.

Además de lo anterior descrito el control interno puede clasificarse como control interno administrativo y control interno contable.

19

El control interno administrativo, comprende el plan de organización, los procedimientos y registros que conciernen a los procesos de decisión que llevan a la autorización de las transacciones y actividades por parte de la gerencia, de manera que fomenta la eficiencia de las operaciones, la observancia de la política prescrita y el logro de las metas y objetivos establecidos por la misma.

El control interno contable, también conocido como financiero es aquel que comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que conciernen a la custodia de los recursos, así como la verificación de la exactitud y confiabilidad de los registros financieros.

Es claro que el control interno está

encaminado a la función contable, y los encargados deben de vigilar para que no hayan errores en los registros, y es necesario que estos controles incluyan los sistemas de autorización y clasificación de las funciones de registro e información contable, en otras palabras deben existir políticas y procedimientos que garanticen la confiabilidad de los registros financieros.

Dentro de la contabilidad se tiene en Activos, rubros de cuentas corrientes entre las cuales se reflejan las cuentas por cobrar, las cuales representan derechos para la empresa provenientes de eventos pasados, éstas cuentas pueden ser a corto plazo, entiéndase como recuperables a menos de un año, y a largo plazo siendo estas recuperables después de un año.

En otras palabras las cuentas por cobrar representan los derechos exigibles originados por ventas de productos o servicios prestados y otorgamiento de créditos a cargo de clientes y otros deudores, que continuamente se convierten o pueden convertirse en disponibles, tales como efectivo lo cual le proporciona a la empresa mayor liquidez para hacerle frente a las obligaciones; éstas cuentas por cobrar están compuestas por letras de cambio, títulos de crédito, pagarés u otros documentos a favor de la empresa o entidad, estos documentos otorgan el derecho a la organización a exigir a los suscriptores de los títulos de crédito el pago de la deuda. Toda empresa ya sea pequeña, mediana o grande debe de 20

tener registros de todos los clientes que tienen obligaciones con la misma a esto se le conoce como cartera de créditos.

Las

cuentas por cobrar posiblemente sean descuidadas o ignoradas,

dependiendo del volumen en términos económicos, que representan las mismas para la empresa, sin embargo hay que tomar en cuenta que éste es dinero que se espera recuperar, además es el activo de mayor disponibilidad después de caja y bancos, porque a diferencia del inventario, éstas ya no deben pasar por procesos de manufactura, almacenaje, traslado y colocación con los clientes. Por otra parte también se entiende que cuentas por cobrar, son los registros donde se realizan los incrementos y los recortes a las ventas de productos o servicios.

Por lo dicho en el párrafo anterior se puede manifestar que el control interno debe de ser primordial,

en todas las empresas vendría a

convertirse en una

herramienta importante en la toma de decisiones. Con respecto al otorgamiento de los crédito, hay que recordar que los controles pueden ser preventivos y en este caso, reducir posibles pérdidas porque toda empresa que otorga créditos debe de tomar en cuenta que éstos no todos serán recuperados, porque habrá un remanente el cual no habrá manera de rescatarlo, a esto se le conoce contablemente como cuentas incobrables, ya que independientemente de las políticas y procedimientos empleados éstas no podrán recuperarse, por lo que es conveniente que las entidades cuenten con una provisión para minimizar las pérdidas que éstas le ocasionan a la empresa.

Se entiende que toda empresa, ya sea pública o privada cuenta con políticas que rigen el buen funcionamiento de la misma. En el caso de las empresas que brindan créditos deben de contar con políticas de crédito, y por ende deben de haber políticas de cobro. Cabe recordar que las políticas son un conjunto de criterios, lineamientos y directrices utilizados para el destino de

los recursos

monetarios y recuperación de los mismos en su defecto.

21

Es necesario que las empresas que posean cuentas por cobrar ejecuten controles de la rotación de los créditos, y una de las mejores formas de realizarlo es por medio de las razones financieras, éstas razones ayudan a determinar la rotación de las cuentas, el periodo promedio de cobranza, entre otros; y en base a los resultados encontrados, se modifique, se cambie de forma parcial o permanente las políticas de cobranza de los créditos otorgados.

Las razones financieras aplicables a las cuentas por cobrar, es una técnica para medir la circulación de las cuentas y ésta se calcula en dos pasos simples, los cuales se describen a continuación:

Rotación de las cuentas por cobrar =

Ventas Netas al Crédito Promedio de cuentas por cobrar

Días de crédito =

360 días Rotación de cuentas por cobrar

El hacer uso de ésta pequeña fórmula le permite a la empresa conocer las veces en que los créditos son recuperados, y por consiguiente, la gerencia tenga un mejor panorama de la situación, que le permita

tomar mejores decisiones al

respecto.

22

CAPITULO II

2. MARCO TEÓRICO 2.1 Fundamentación Teórica-Metodológica 2.1.1 El control interno El Committee on Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO).Estableció una definición común de control interno que cubre las necesidades de varios interesados, no solamente por evaluar los sistemas de control, sino también por determinar cómo se puede mejorar. El Control Interno es ampliamente definido por el COSO, como un proceso desarrollado por los directivos de una entidad, por su gerencia y demás personal, designado para proveer una seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos en las siguientes categorías:  Efectividad y Eficiencia de las operaciones  Confiabilidad en la Información Económico-Financiera  Adecuado cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables

Esta definición se puede resumir en el siguiente esquema: ¿Qué?

CONTROL INTERNO Proceso efectuado por la Dirección, la alta gerencia y el resto del personal

¿Para Qué?

Proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos.

¿En qué niveles?

Eficiencia y Eficacia en las Operaciones Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables.

Confiabilidad de la Información Financiera.

23

La definición anterior marca de forma notable que el control interno es un proceso, un medio para alcanzar un fin, además es realizado por individuos, no solo por documentos y formularios; en este contexto es necesario mencionar que el control interno solo puede brindar una seguridad razonable, porque no puede garantizar de modo absoluto la consecución de objetivos.

“Los controles dentro de una empresa tienen como objetivo invitar al uso eficaz y eficiente de sus recursos con el fin de optimizar las metas de la compañía” 11. La administración es la responsable de crear conciencia en el personal de la empresa, ejecutar controles adecuados que regulen el uso eficaz y eficiente de los recursos, tanto económicos como financieros de la institución.

“La Administración tiene la responsabilidad legal y profesional de asegurarse de que la información se presente de manera imparcial, de acuerdo a los requisitos de información, como los principios de contabilidad generalmente aceptados”12 En otras palabras la administración es la que debe responder ante cualquier error en la información financiera de la entidad, es decir que debe de estar vigilando que los reglamentos y/o normas aplicables a la información se estén aplicando correctamente a manera de que los informes sean confiables y verídicos. “Se requiere que las organizaciones, públicas y no públicas y sin fines de lucro sigan varias leyes o reglamentaciones”13. Los sistemas de control deben proporcionar cierta seguridad razonable en el cumplimiento de las leyes y normas aplicables, dependiendo del giro de la empresa o institución.

Aunque el sistema de control interno debe estar inherente a la administración de la empresa o entidad, se conoce que solamente puede darle una seguridad razonable a la consecución de los objetivos de la institución, aunque esté bien diseñado jamás podrá ser al cien por ciento confiable, porque lleva intrínseco

11

Alvin A. Arens, Randal J. Elder, Mark Beasley y Gregory Jenkins (2007) Auditoria. Un enfoque integral 10ra. Edición. México. pág. 270 12 Ibídem 270 13 Ibídem 270

24

ciertas limitantes inherentes al mismo, ya que se ve afectado directamente por el recurso humano, el cual a su vez es influenciado por la cultura organizativa de la empresa y ésta por el entorno en que se desenvuelve; en éste sentido los riesgos presentes en toda organización aún con un excelente sistema de control interno, pueden ser atribuidos a fallas humanas como por ejemplo, las decisiones erróneas, simples equivocaciones o confabulaciones de varias personas. Por lo que es recomendable que toda empresa o institución ya sea gubernamental autónoma o privada debe prestar mucha atención al proceso de contratación de personal, ya que debe tomar en cuenta la capacidad profesional, los valores éticos, integridad, entre otros.

Además es necesario que toda entidad, tome en cuenta la correcta asignación de responsabilidades y delimitación de las mismas, esto ayudará a llevar un mejor control de las operaciones y evitar fraudes y errores.

2.1.2 Elementos o componentes básicos del control interno “El control interno está compuesto por cinco elementos o componentes interrelacionados, se derivan de la manera como la administración dirige un negocio y están integrados en proceso de administración, tales componentes son”14:  Ambiente de Control  Evaluación de Riesgos  Actividades de Control,  Información y Comunicación

14

Samuel Alberto Mantilla (2005) Control interno informe COSO 4ta edición. Bogotá, pág. 18

25

 Monitoreo (Supervisión).

Se puede entender, que los elementos del control interno, son una barrera

los

cuales sirven de protección a la empresa de las amenazas contra el control. Los administradores tienen la responsabilidad de delinear y aplicar éstos cinco componentes o elementos para alcanzar los tres objetivos fundamentales del control interno.

A continuación se brinda una breve descripción y la importancia de cada componente de controles citados en el párrafo anterior.

2.1.2.1 Ambiente de control Un buen ambiente de control depende de la actitud de los administradores y empleados de la empresa o entidad y de la importancia que éstos presten a los diferentes controles aplicables a la institución.

Alvin A. Arens, Randal J. Elder, Mark S. Beasley y J.Gregory Jenkins, en el libro Auditoria un Enfoque Integral definen al Ambiente de Control de la siguiente manera: “El ambiente de control consiste en acciones, políticas y procedimientos que reflejan las actitudes generales de los altos niveles de la administración, directores y propietarios de una entidad en cuanto al control interno y su importancia para la organización, con el propósito de entender y evaluar el ambiente de control, los auditores deben considerar las partes más importantes de los componentes del control.”15

Carl S. Warren, James M. Reeve y Philip E. Fess, en el libro de Contabilidad Financiera afirman que: “El ambiente de control de una empresa es la actitud global de administradores y empleados hacia la importancia de los controles. Uno

15

Alvin A. Arens, Randal J. Elder, Mark Beasley y Gregory Jenkins (2007) Auditoría. Un enfoque integral 10ra. Edición. México. pág. 18

26

de los factores que influye en el ambiente de control, es la filosofía y estilos personales de los administradores”16.

Dicho de otra manera el ambiente de control establece el tono de la organización, influencia la conciencia del control de su gente, y sirve como fundamento disciplinario y estructural para todos los otros componentes del control interno. Los factores claves en ese ambiente incluyen la integridad, los valores éticos, y la competencia de sus empleados; la filosofía de la gerencia y su estilo operativo; la manera en que la gerencia asigna las autoridades, delegando funciones, además de organizar y capacitar a su gente; y la supervisión que ejercen los directivos.

Como se muestra en la siguiente figura el ambiente de control sirve como unificador de los otros cuatro componentes, por lo que se entiende que sin un ambiente de control efectivo, es poco probable que los otros cuatro den como resultado un control interno efectivo, sin importar su calidad.

16

Carl S. Warren, Ph.D. James M. Reeve y Philip E. Fess, Contabilidad Financiera, 7ª.

Edición International Thomson Editores, 2000, Pág. 180

27

Recuperado

de

http://loquemellegapormail.blogspot.com/2009/10/newsletter-n7-motivacion-

comercial.html, 04-02-2011.

La estructura organizacional y las políticas de personal influyen ya sea de manera positiva o negativa al ambiente de control. Se puede decir que el sistema de control para que sea efectivo y pueda brindar seguridad razonable en la consecución de objetivos debe prestársele suma importancia al ambiente de control.

2.1.2.2 Evaluación del riesgo De acuerdo con el diccionario de la Real Academia “riesgo” significa contingencia o proximidad de un daño.

Tomando como base la definición anterior se puede decir, que las empresas pueden verse expuestas a diferentes tipos de daños que pueden resumirse de la siguiente manera:  Contabilidad errónea o inapropiada  Uso ineficiente de los recursos  Sanciones legales  Fraudes o robo  Decisiones erróneas de la gerencia

De acuerdo con esta lista, se puede decir que los riesgos son fácilmente identificables, sin embargo las causas que propician su aparición, pueden ser 28

múltiples. Por tal razón el Control Interno ha sido diseñado esencialmente para disminuir los riesgos que afectan las actividades de las empresas. Cada entidad enfrenta riesgos internos y externos que deben ser cuidadosamente investigados.

Una precondición para una evaluación de riesgos efectiva, es establecer objetivos que estén relacionados en los diferentes niveles, y que sean internamente consistentes.

A través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes el control vigente los neutraliza, se evalúa la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un conocimiento práctico de la entidad y sus componentes como manera de identificar los puntos débiles, enfocando los riesgos tanto de la entidad (internos y externos) como de la actividad.

La evaluación de riesgos identifica y analiza riesgos que pueden afectar el logro de dichos objetivos. También provee una base para determinar cómo los riesgos deben ser manejados.

Alvin A. Arens, Randal J. Elder, Mark S. Beasley y J.Gregory Jenkins en el libro Auditoria un Enfoque Integral plantean que: “La evaluación del riesgo para los dictámenes financieros es la identificación y análisis de los riesgos relevantes de la administración para la preparación de los estados financieros de conformidad con

los principios contables generalmente aceptados.”17 A los auditores les

preocupa principalmente los riesgos relacionados con los objetivos, de obtener informes financieros confiables, ya que deben asegurarse que éstos estén apegados a los principios generales de contabilidad.

La definición anterior está enfocada

a la evaluación de los riesgos en la

presentación de la información financiera, y como se ha mencionado, en párrafos

17

Alvin A. Arens, Randal J. Elder, Mark Beasley y Gregory Jenkins (2007) Auditoría. Un enfoque integral 10ra. Edición. México. pág. 277

29

anteriores, un sistema de control interno debe asegurar la confiabilidad en la información económica financiera de la empresa.

Carl S. Warren, James M.

Reeve y Philip E. Fess, en el libro Contabilidad

Financiera analizan la evaluación de los riesgos de la siguiente manera: “Todas las organizaciones enfrentan riesgos. Entre estos se encuentran los cambios en las necesidades de los clientes, actividades de la competencia, cambios en las leyes y en factores económicos, como tasas de interés y violaciones de los lineamientos y procedimientos de la compañía que cometen los empleados. La administración ha de evaluar estos riesgos y tomar las medidas necesarias para controlarlos, de modo que se cumplan los objetivos del control interno”18.

En esta definición se ve el riesgo de forma más general, debido a que las instituciones se ven afectadas por los constantes cambios en el medio como lo son las condiciones económicas, industriales, legales y operativas, en este contexto se entiende que los riesgos de la presentación de la información financiera ya se encuentra incluida.

Pero explícitamente ¿para qué sirve la evaluación del riesgo?, se puede entender que la evaluación del riesgo sirve para describir el proceso con que los ejecutivos identifican y responden a éstos, que enfrenta la organización y el resultado de ello. Por lo que toda empresa debe estar consciente de los riesgos y enfrentarlos, además debe señalar los objetivos, e integrarlos con ventas, producción, mercadeo, finanzas y otras actividades de manera que opere acertadamente y establecer mecanismos para identificar, analizar y administrar los riesgos.

Cabe recordar que los objetivos de control deben ser específicos, así como adecuados, completos, razonables e integrados a los globales de la institución.

18

Carl S. Warren, James M. Reeve, y Philip E. Fess (2000) Contabilidad Financiera. 7ª.

Edición pág. 181

30

2.1.2.3 Actividades de Control Las actividades de control son ejecutadas en todos los niveles de la organización y en cada etapa de gestión, debe de existir un mapa de riesgos (Ver anexo II), con el propósito de conocer los posibles peligros dentro de la empresa, los cuales puedan ser perjudiciales para la misma.

Las actividades de control, entiéndase que son políticas y procedimientos los cuales contribuyen a asegurar que los lineamientos de la gerencia, se están ejecutando de la forma correcta. Además ayudan a asegurar a que se tomen las acciones necesarias para orientar los riesgos hacia la consecución de los objetivos establecidos en la entidad, si bien es cierto las actividades de control se dan en los diferentes niveles de la organización, entre estos controles se pueden mencionar por ejemplo, las aprobaciones, autorizaciones, conciliaciones entre otras. Además de lo anterior descrito, es oportuno mencionar que dentro de las actividades de control tenemos las actividades de controles preventivos, siendo éstos de suma importancia dentro de las empresas, debido a que permiten visualizar posibles riesgos, que afecten a la empresa, pero también se tienen las actividades de controles correctivos, siendo éstas actividades primordiales en las entidades, debido a que siempre habrán fraudes y/o errores, los cuales no se pueden evitar, por lo que esta actividad, constituye una herramienta esencial, que permite corregir el error y disminuir posibles riesgos.

2.1.2.4 Información y Comunicación En toda empresa u organización se debe identificar, recopilar y comunicar información pertinente de forma oportuna de tal manera que permitan a cada empleado cumplir con sus funciones y responsabilidades, en este contexto es necesario mencionar que los sistemas informáticos producen documentos que contienen información operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar el negocio de forma adecuada, y evitar malas decisiones. El mensaje de alta gerencia a todo el personal debe de ser 31

claro, conciso y oportuno, y las responsabilidades del control deben de tomarse muy en serio y ponerlas en práctica, de la mejor manera.

Los empleados deben de tener claro cual es su papel en el sistema de control interno y como su trabajo está relacionado con las demás áreas de trabajo, por otra parte, las empresas deben de tener medios de comunicación, los cuales deben permitirles comunicar la información significativa a los demás niveles superiores, así como también medios de comunicación eficaz para con los terceros, tales como clientes, proveedores entre otros.

En toda empresa, ya sea privada o gubernamental debe existir una comunicación efectiva en todos los niveles de la misma.

Además de la comunicación interna debe existir una comunicación efectiva con entidades externas tales como accionistas, autoridades, proveedores y clientes.

Ello contribuye a que las entidades correspondientes comprendan lo que ocurre dentro de la organización esto puede permitir conocer el entorno en el que la empresa se desenvuelve y así evitar tomar decisiones que puedan afectar a la empresa u organización.

2.1.2.5 Monitoreo (Supervisión) Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que compruebe que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisión continua, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas. La supervisión continua se da en el transcurso de las operaciones desde que la empresa inicia funciones, hasta que finaliza.

Este elemento del control interno es vital en toda organización ya que es preciso supervisar continuamente los controles establecidos en las empresas esto con el 32

propósito de garantizar el buen funcionamiento de la misma según lo establecido.

La supervisión puede permitir conocer los posibles resultados de las operaciones e implementar controles correctivos o preventivos a fin de adquirir mayor seguridad en las operaciones.

Las actividades de supervisión o monitoreo puede entenderse que dependen de los riesgos a controlar y del grado de confianza que inspira a la dirección el proceso de control. La supervisión de los controles internos puede realizarse mediante actividades continuas incorporadas a los procesos empresariales y mediante evaluaciones separadas por parte de la dirección, de la función de auditoría interna o de personas independientes.

2.1.3 Objetivos del Control Interno El control interno comprende el plan de organización, los métodos y procedimientos “que aseguran dentro de lo razonable que:  Los activos estén protegidos y se usen para las actividades de la empresa.  La información de la empresa sea exacta.

 Los empleados respeten las leyes y reglamentos”19.

Los controles dentro de las empresas tienen como objetivo principal invitar al uso eficaz y eficiente de los recursos con el propósito de optimizar los resultados dentro de la empresa.

La administración es la responsable, de preparar los estados financieros, para los inversionistas, acreedores y otros usuarios. La información financiera debe de 19

Ibídem pág. 179

33

prepararse y presentarse de forma exacta, clara y oportuna, esto con el propósito de evitar errores en la toma de decisiones.

Toda empresa ya sea privada o pública tiene que cumplir ciertas reglas o normas aplicables a la misma, y la administración es la responsable de brindar la información necesaria para que todo el personal que constituye la institución cumpla cada uno de los reglamentos y leyes aplicables a la empresa.

Dicho de otra manera el control interno puede ayudar a que una entidad consiga sus objetivos de rentabilidad, rendimiento y

prevenir la pérdida de recursos,

también puede ayudar, a la obtención de información fiable. También puede reforzar la confianza en que la empresa cumple con

las leyes y normas

aplicables,

reputación

evitando

efectos

perjudiciales

para

su

y

otras

consecuencias. En resumen puede ayudar a que una entidad llegue adonde quiere ir y evite peligros y sorpresas en el camino.

2.1.4 Clasificación del Control Interno En un sentido amplio el Control Interno incluye controles que pueden ser catalogados como contables o administrativos.

La clasificación entre controles contables y controles administrativos variaría de acuerdo con las circunstancias individuales de cada institución.

2.1.4.1 Control Interno Administrativo Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados principalmente con la eficiencia en las operaciones y adhesión de las políticas de la empresa y por lo general solamente tienen relación indirecta con los registros financieros. Incluyen más que todo

34

controles tales como análisis estadísticos, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de calidad.

En el Control Administrativo se involucran el plan de organización y los procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la autorización de transacciones por parte de la gerencia. E incluye todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observación de políticas establecidas en todas las áreas de la organización.

2.1.4.2 Control Interno Contable Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguarda de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros.

Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes contables de las operaciones y custodia de activos.

2.1.5 Cuentas por Cobrar. Aspectos conceptuales En el ámbito organizacional, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas de acuerdo a si éstas provienen de la venta de bienes o servicios estando respaldadas por una factura; y aquellas que no se originan como resultado de una venta a crédito. Estas en su mayoría son empleadas por empresas industriales y comerciales, constituyendo el activo más importante de las organizaciones y entidades financieras.

El autor Redondo, en el Tomo I, del Curso Práctico del Contabilidad General y Superior, define a las cuentas por cobrar como aquellas que “…abarcan los créditos comerciales a favor de la empresa originados por la venta de mercancías

35

o servicios e incluyen los garantizados por facturas, notas de entrega, documentos similares”.

En este sentido, Meigs, Williams Haka, y Bettner en el libro Contabilidad: para decisiones gerenciales20, consideran que las cuentas por cobrar representan el activo de mayor relevancia de muchas organizaciones, en gran parte las comerciales; ya que éstas representan activos líquidos capaces de convertirse en efectivo dentro de un periodo de 30 a 60 días en su mayoría.

El Autor Chillida en el libro Análisis e Interpretación de Balances21, menciona que un aspecto que caracteriza las cuentas por cobrar es el hecho de que el cobro del bien o servicio esté diferido, de manera que la empresa concede a sus clientes un plazo para su cancelación a partir de la entrega del mismo.

Sin embargo, este aspecto en ocasiones debe ser tratado cuidadosamente debido a que la presencia de mayores o menores cantidades de ventas a crédito pendientes de cobro, se deriva el incremento de los riesgos para la empresa desencadenando diversas consecuencias financieras, como mayores gastos de cobranza e intereses, cuentas que pasan a ser incobrables por insolvencia por parte del cliente entre otros problemas que pueden resumirse en pérdidas.

En cuanto a los efectos financieros, y como resultado de la facilidad crediticia el ciclo financiero (Ver anexo III), que cumple el activo corriente es más largo, por lo que se requiere un empleo de mayor capital de trabajo bruto y neto, retrasando el ciclo de exigibilidad del pasivo corriente, obteniendo mayores plazos de los proveedores y en ocasiones haciendo uso del financiamiento externo.

20

Meigs, R.; Williams, J., Haka, S. y Bettner, M. (2005). Contabilidad: La base para decisiones gerenciales. Undécima edición. Mc Graw Hill. Colombia.

21

Chillida, C. (2003). Análisis e interpretación de balances. Tomo I. Ediciones de la biblioteca.

Universidad Central de Venezuela. Venezuela.

36

2.1.6 Importancia de las cuentas por cobrar Las cuentas por cobrar pueden entenderse como uno de los rubros más importantes del activo corriente, pero también esta depende de la orientación que la administración le da a la operación del negocio. Algunos operan básicamente en operaciones de contado, otros tienen una mezcla de contado y crédito y existen otros negocios que su venta principal es al crédito.

Las cuentas por cobrar con frecuencia representan la mayor y más consistente fuente de entradas de efectivo de una empresa; por lo cual es indispensable llevar un correcto seguimiento al cobro de los mismos; en vista de que en la mayoría de los casos la capacidad de la empresa para generar el efectivo necesario que le permita desarrollar cabalmente sus operaciones diarias depende en gran medida del valor, de la recuperabilidad y fechas de vencimiento de sus cuentas por cobrar.

Por lo anterior expuesto se puede entender que se origina lo esencial del establecimiento y cumplimiento de controles que aseguren una adecuada administración de las cuentas por cobrar, de manera que la organización pueda disponer de la liquidez necesaria para cumplir sus compromisos a corto plazo sin que se vea afectada la solvencia y capacidad de pago; soportándose en una eficiente y oportuna gestión de crédito y cobranza.

Las cuentas por cobrar constituyen una alternativa para el crecimiento de las entidades, puesto que al otorgar créditos, incrementan sus utilidades, lo que les permite desarrollarse; también continuamente se convierten o pueden convertirse en bienes más disponibles tales como el efectivo.

Las empresas deben registrar de una manera adecuada todos los movimientos de las cuentas por cobrar, ya que estas constituyen parte de su activo, y sobre todo debe controlar que éstos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero. Por lo tanto se puede decir que es aquí donde se origina la importancia de controlar

37

las “Cuentas por Cobrar”, la administración debe establecer los objetivos y procedimientos para garantizar una seguridad razonable.

2.1.7 Clasificación de las cuentas por cobrar Según el autor Manuel de Jesús Fornos Gómez en el libro Contabilidad Financiera II, las cuentas por cobrar se clasifican de la siguiente manera:  “Por el origen  El carácter legal  La disponibilidad”22

Las cuentas por cobrar por el origen son comerciales y no comerciales, donde las comerciales se generan por la venta de bienes o prestación de servicios propios de la actividad económica de las empresas, en cambio las no comerciales se producen por causas de carácter no mercantil, por ejemplo

anticipos a

empleados, intereses devengados por préstamos a terceros, alquileres de bienes inmuebles, dividendos sobre inversiones en otras compañías, anticipos a proveedores

Por el carácter legal se sub-divide en derechos formalizados donde pueden ser sin y con documento, el primero se da cuando se derivaban de negociaciones de carácter comercial o no comercial, basadas en términos de relaciones confianza entre entidad y terceros. Normalmente requieren la emisión de documentos comunes para hacerlas constar, como facturas, recibos, y comprobantes de crédito fiscal.

22

Manuel de Jesús Fornos Gómez, Contabilidad Financiera 2, segunda edición, El Salvador 2004, Pág. 333

38

Los derechos formalizados con documento son los que adquieren las empresas por negociaciones de carácter comercial o no comercial, que son registradas en un documento que puede negociarse o exigirse a pagar en instancias legales, como pagarés, letras de cambio, contratos, etc.

Las empresas pueden utilizar los pagarés, letras de cambio, para garantizar el cobro de las ventas al crédito, y Manuel de Jesús Fornos los define así: “Letra de cambio: titulo valor empleado para hacer valer el derecho proveniente de una transacción al crédito, que puede ser aceptación negociable, letra negociable, aceptación comercial o aceptación bancaria.”

“Pagaré: titulo valor de la orden empleado para hacer valer el derecho proveniente de transacciones crediticias.” 23

Además las cuentas por cobrar se clasifican según la disponibilidad: son corrientes las que se espera recibir

el pago en el término de doce meses plazo, y no

corrientes cuando se espera recibir el pago en un plazo mayor de un año.

Las empresas cuando tienen determinada inversión en cuentas por cobrar, esta bajo condiciones de incertidumbre y riesgo. Por lo tanto se deben considerar las Cuentas Incobrables, donde son cuentas por cobrar originadas por operaciones crediticias, que no han sido pagadas en el tiempo establecido y cuya recuperación es dudosa o incierta.

Existen diversas causas de las cuentas incobrables: deficiente análisis crediticio y mala investigación, insuficiencia de fondos, insolvencia o quiebra, ausencia de moral de pago e irresponsabilidad, desempleo o cambio de domicilio, enfermedad, accidente o fallecimiento.

23

Ibídem pág. 334

39

2.1.8 Legislación aplicada a las Cuentas por Cobrar en El Salvador

2.1.8.1 Ley del Impuesto sobre la Renta La Ley del Impuesto sobre la Renta de El Salvador, en el Art. 31 numeral 2 establece que: “El saldo de las cuentas incobrables es deducible del Impuesto sobre la Renta, siempre y cuando cumpla con los requisitos siguientes:  Que la deuda provenga de operaciones propias del negocio productor de ingresos computables.  Que en su oportunidad se haya computado como ingreso gravable.

 Que se encuentre contabilizada o anotada en registros especiales según el caso.

 Que el contribuyente proporcione a la Dirección General la información que exige el reglamento.” 24

Se presume la incobrabilidad de la deuda, cuando se compruebe que han transcurrido más de doce meses desde la fecha de su vencimiento, sin que el deudor haya verificado abono alguno.

Si el contribuyente recobrare total o parcialmente deudas deducidas en ejercicios anteriores, por haberlas considerado incobrables, la cantidad recobrada deberá incluirse como utilidad del ejercicio en que se reciba, en la cuantía deducida.

24

Decreto Legislativo Nº 134 Fecha:18/12/1991 Diario Oficial: 242 Tomo: 313 Publicación DO: 21/12/1991, Reformas Decreto Legislativo No. 236 de fecha 17 de diciembre de 2009, publicado en el Diario Oficial No. 239, Tomo 385 de fecha 21 de diciembre de 2009

40

No son deducibles las deudas contraídas por operaciones realizadas entre cónyuges o parientes comprendidos dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad; entre la sociedad colectiva o en comandita simple y sus socios; o entre una sociedad anónima o en comandita por acciones y sus directores, principales accionistas o cónyuges o parientes comprendidos dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad. Tampoco es deducible cuando el principal accionista sea otra sociedad.

2.1.8.2 Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta En El Salvador, el apartado de ley que sustenta la posibilidad de deducir la deuda incobrable se encuentra enmarcada en El Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta, en el Art.37 el cual establece que: “La información a que alude el Art. 31 Nº 2, literal d) de la ley, a efecto de que sea deducible la deuda incobrable, deberá contener los siguientes datos:  Nombre, profesión y domicilio del deudor y monto de la deuda;  Origen y forma de constitución de la deuda, indicando la fecha de otorgamiento y vencimiento;

 Forma y clase de la garantía, indicando el nombre, profesión y domicilio del fiador, si lo hubiere;

 Fecha desde la cual se hizo exigible la deuda;

 Si se ha intentado el cobro por la vía judicial y el resultado obtenido;

 Si el contribuyente lleva contabilidad formal o registros especiales, con la debida corrección; y 41

 Cualquier otra información que requiera la Dirección General para fundamentar la deducción.”25

2.1.8.3 Norma Internacional de Información Financiera (NIIF para PYMES) El Consejo de Vigilancia de la Profesión de Contaduría Pública y Auditoría, mediante el acuerdo de Consejo, en Cesión celebrada el veintidós de enero de dos mil diez, emitió la resolución No. 01/2010,

que con base al artículo 36,

literales g), h), l) y j) de la Ley Reguladora del Ejercicio de de la Contaduría, resuelve que: la presentación de estados financieros con base a la NIIF para PYMES para aquellas entidades que no cotizan en el mercado de valores o entidades sin obligación pública de rendir cuentas, será obligatoria a partir del uno de enero de dos mil once.

La NIIF para las PYMES en la sección 3 “Presentación de Estados Financieros” establece que

los estados financieros deben presentar razonablemente la

situación financiera de la empresa, en cuanto al rubro de Cuentas por Cobrar, que se represente fielmente los efectos de las transacciones, otros sucesos y condiciones, de acuerdo con las definiciones y criterios de reconocimiento que tiene en el activo.

En los Estados Financieros que la empresa, presente al final del año deberá contener las respectivas notas que contengan la información adicional implícita en Cuentas por Cobrar, que se encuentra sustentada en la sección 8 “Notas a los Estados financieros”.

La empresa también revelará un resumen de las políticas contables significativas, que demuestre la base de medición utilizada para representar las Cuentas por 25

Ibídem

42

Cobrar en los estados financieros, incluyendo también aquellas políticas contables que tienen mayor relevancia, que han sido utilizadas para comprender su presentación en los estados financieros.

Según la sección 10 “Políticas Contables, Estimaciones y Errores” de la NIIF para las PYMES, la empresa aplicará políticas contables de información relevante en la toma de decisiones económicas, ésta información representará fielmente la situación financiera y rendimiento en Cuentas por Cobrar de la empresa.

Las políticas contables también deberán dar lugar a información que refleje la esencia de las transacciones, otros sucesos y condiciones, y no simplemente su forma legal.

Según lo establece la sección 23 “Ingresos de Actividades Ordinarias” la entidad revelará las políticas contables adoptadas para el reconocimiento de actividades en Cuentas por Cobrar, incluyendo los métodos utilizados para la determinación del porcentaje, así como también su importe de ingresos durante el periodo.

2.1.9 Control Interno en las Cuentas por Cobrar Es necesario tomar en consideración las características de la empresa para establecer los procedimientos administrativos adecuados y así obtener un control de las transacciones de las ventas al crédito.

Las condiciones de competencia con otros negocios dan origen a modificaciones en precios, políticas de créditos, servicios a clientes y calidad de productos. Todo lo anterior provocará cambios en los resultados y requiere modificaciones en los procesos administrativos, ejemplo de ello: si las políticas de crédito se liberalizan los procedimientos de control para las cobranzas llegan a ser más importantes. Si se permite que los precios de los artículos sean negociables en lugar de operar

43

con precios fijos, los procedimientos de autorización deberán variar de acuerdo con las circunstancias.

Según los Autores Eugene F. Brigham, Joel F. Houston en el libro Fundamentos de Administración Financiera establecen que: “El éxito o el fracaso de una empresa depende primordialmente de la demanda de sus productos: por lo regular cuanto más venda, mayores serán las utilidades y el precio de sus acciones. A su vez las ventas dependen de varios factores, algunos exógenos y otros bajo el control de ella. Los determinantes principales de la demanda son el precio, la calidad del producto, la publicidad y la política de crédito.26

La política de crédito se considera como un grupo de decisiones que abarcan el periodo de crédito de la compañía, sus normas de crédito, sus procedimientos de cobranza y sus descuentos, se definen cada una de sus variables:  Periodo de crédito: es el plazo que se concede a los clientes para que liquiden sus créditos.  Descuentos: se otorgan por pronto pago, por ejemplo, el porcentaje de descuento y la celeridad con que deben efectuarse los pagos para obtenerlos.

 Normas de crédito son: la solidez financiera requerida a los clientes a quienes se concede crédito.

 Política de cobranza: se mide por la firmeza o la flexibilidad con que se procura cobrar las cuentas de pago lento.

26

Eugene F. Brigham, Joel f. Houston Fundamentos de Administración Financiera, Decima Edición, editorial Thomson, 2005, pág. 591

44

Con respecto a las políticas de crédito de una empresa, estas dan la pauta para determinar si debe concederse el crédito a un cliente y el monto de éste, deben desarrollarse fuentes adecuadas de información y métodos de análisis de crédito.

Con los descuentos las empresas podrían por ejemplo: fijar las ventas sobre la base de 2/10, 30 neto (donde 2 representa el % de descuento y 10 son los días en los cuales aplica el porcentaje de descuento y 30 son los días del mes) a todos los clientes Categoría A, es decir a los que pagan en 10 días se le otorga un descuento de 2% y el resto habrá de liquidar su adeudo en un plazo de 30 días.

Las normas de crédito designan la fortaleza financiera y la idoneidad de un cliente ha de mostrar para recibirlo. Es el criterio mínimo para conceder el crédito a un cliente, tales como evaluaciones de crédito, referencias y periodos promedios de pago. Las normas de crédito también se conocen como Estándar de Crédito considerándose éstas como la calidad mínima de solvencia de un solicitante de crédito aceptable para la empresa.

Las políticas de cobranza o de cobro, son los procedimientos que se realizan para recaudar las cuentas ya vencidas y la efectividad de las mismas se puede valuar mediante el nivel de estimación de cuentas incobrables. Sin embargo el proceso de la cobranza es costoso por los gastos incurridos para la recuperación.

Las empresas tratan de reducir el número e importe de las cuentas y documentos incobrables utilizando diferentes controles. Los principales controles de este aspecto corresponden a la función de otorgar créditos. Estos controles suelen comprender investigaciones acerca de cuan digno de crédito es el cliente mediante referencias y verificación de antecedentes.

Un

sistema

de

información

debidamente

integrado proporcionara datos

referentes a ventas presupuestadas y ventas reales con suficiente detalle para localizar diferencias apreciables, inclusive mercaderías en tránsito o tal vez pedidos que no han sido documentados.

45

La información necesaria para efectos de control de créditos y cobranzas, se refiere a enlistar periódicamente las cuentas pendientes de cobro por clases de clientes, vencimientos u otra clasificación que se considere conveniente. Esta información servirá para identificar las tendencias en los cobros, problemas con cuentas atrasadas, minimizar posibles pérdidas y proveer un flujo de fondos satisfactorio.

En cuanto a las ventas al crédito: debe consistir primordialmente en conseguir la contabilización del importe de todos los artículos entregados, de tal manera que se logre el cobro integro de las cantidades a que tiene derecho la empresa.

El procedimiento requiere especial cuidado en el manejo de las cuentas de clientes y es preciso lograr coordinación debida para que todas las cantidades se carguen correctamente; y en el tiempo oportuno a los deudores.

2.1.9.1 Separación de Funciones para las Cuentas por Cobrar En toda organización es necesario que los empresarios, directores realicen la separación de funciones para garantizar el funcionamiento de la institución y controlar en una manera razonable los fraudes y errores. Los autores Carl S. Warren, Ph.D. James M. Reeve y Philip E. Fess en su libro Contabilidad financiera establecen que para proteger las cantidades por cobrar pueden utilizarse los principios de control interno. Por ejemplo, deben separarse las cuatro funciones aprobación de créditos, ventas, contabilidad y cobro.27

Las personas responsables de las ventas deben ser diferentes a las que se encargan de contabilizar estas cuentas y documentos por cobrar y a las que aprueban los créditos. Haciéndolo así, las funciones de contabilización y de

27

Carl S. Warren, Ph.D. James M. Reeve y Philip E. Fess, Contabilidad Financiera, 7ª.

Edición International Thomson Editores, 2000, Pág. 312

46

aprobación de créditos sirven como comprobaciones independientes sobre las ventas. El empleado que contabiliza las cuentas y documentos por cobrar no debe participar en su cobro. Separar estas funciones reduce la posibilidad de errores y malversaciones de fondos.

A fin de ilustrar la necesidad de separar las funciones, suponiendo que el encargado de las cuentas por cobrar tiene acceso al efectivo proveniente de los cobros, podría tomar el efectivo que paga un cliente y luego alterar el estado de cuenta mensual, para indicar que el pago fue recibido. El cliente no se quejaría y el robo pasaría desapercibido.

Para ilustrar mejor la importancia del control interno de las cuentas y documentos por cobrar, considerando que los vendedores están facultados para aprobar créditos, por ejemplo si reciben comisiones, el 10% de las ventas, podrían hacer que aumentaran sus comisiones aprobando créditos que son riesgosos. Es por esto que la función de aprobar los créditos casi siempre se asigna a empleados ajenos al área de ventas.

Se establece una división de funciones, de tal manera que diferentes departamentos o individuos sean responsables de:

a. La preparación del pedido de venta: El Departamento de Bodega recibe la Orden de Compra por parte del cliente, y se prepara el pedido.

b. Aprobación del crédito: El Departamento de Créditos estudia al Cliente sujeto de crédito, para la aprobación o no.

c. Salida de la mercadería del almacén: Al ser aprobado el crédito, se envía al departamento de venta.

47

d. Embarque: se programa la salida de la mercadería, para el despacho al cliente.

e. Facturación: Se elabora la factura en base a la orden de compra del cliente y la autorización de crédito de la empresa.

f. Verificación de la factura: Se verifica la factura contra la mercadería físicamente.

g. Mantenimiento de cuentas control: Se procede a registrar las ventas al diario auxiliar, a confrontar con los registros contables. h. Operaciones del auxiliar de clientes: Se pueden realizar devoluciones, descuentos y rebajas a los clientes, y estas deben registras en

los

auxiliares.

Según lo antes descrito, la separación de funciones en el manejo de Cuentas por Cobrar es de mucha importancia para reducir la posibilidad errores y

evitar

irregularidades en los procesos por parte del personal encargado. Las operaciones contendrán un orden ya establecido por las políticas que se estén implementando en la empresa.

2.1.10 Procedimientos y Control Interno Los procedimientos han sido conceptualizados de diferentes maneras, de acuerdo a Robbins y Coulter, representan una “…serie de pasos secuenciales relacionados entre sí que pueden usarse para enfrentar un problema estructurado” 28, de manera que el proceso de toma de decisiones dentro del ámbito empresarial se reduce a ejecutar una serie sencilla de pasos secuenciales.

28

Robbins, S y Coulter, M. (2000). Administración. Sexta edición. Pearson Educación.

México. Pág. 193

48

Partiendo de ello, podría considerarse los procedimientos son un conjunto de pasos concatenados, que buscan un fin común, establecidos formalmente desde el momento en el cual se hace rutinaria su realización permitiendo una uniformidad en los procesos.

En este sentido, las Normas Internacionales de Auditoría (NIA), citadas por el autor Alvarado, V. en el libro Auditoria Financiera.29 Se establece una estrecha relación a nivel organizacional entre los procedimientos y el sistema de control interno; al señalar que éste abarca los procedimientos y políticas adoptadas por la administración de una entidad para contribuir al logro de los objetivos organizacionales propuestos; al asegurar la dirección ordenada y eficiente de la entidad, adhesión a las políticas de administración, salvaguarda de activos, prevención y detección de fraude y error, precisión e integridad en los registros contables, preparación oportuna de la información financiera y cumplimiento de las leyes y regulaciones a las que esté sujeta la organización. De manera que el control interno representa un proceso desarrollado por la administración de la organización consistente en un conjunto de políticas, métodos y procedimientos diseñados y establecidos con la finalidad de asegurar la correcta conducción de la organización y logro eficiente de los objetivos organizacionales establecidos.

Observándose así la relevancia del establecimiento de procedimientos y de control dentro del ámbito organizacional, los cuales contribuyan a tener una vigilancia continua acerca del logro de los objetivos y metas propuestas por la organización, informando si se está trabajando en función al logro de dichos objetivos o por el contrario están surgiendo desviaciones en cuyo caso deban tomarse las acciones correctivas necesarias oportunamente.

29

Alvarado, V. (2007). Auditoría Financiera. Tercera edición. Librería: Jurídicas Rincón.

Venezuela.

49

Por lo anterior descrito puede entenderse que los procedimientos de control interno representan las políticas adicionales del ambiente de control y del sistema contable establecido por la gerencia para proporcionar una seguridad razonable de que sean logrados los objetivos establecidos por la entidad; éstos son aplicados a lo largo y ancho de toda la organización y en los diferentes ciclos de transacciones, no obstante su existencia no implica que éstos operen satisfactoriamente.

2.1.11 Procedimiento de Control Interno en las Cuentas por Cobrar En cuanto a los procedimientos de control interno aplicados en las cuentas por cobrar

los autores Jaenicke, Defliese, Sullivan y Gnospelius 30, en el libro

Auditoria Montgomery, ellos consideran que los procedimientos

pueden

clasificarse en procedimientos contables diseñados con la finalidad de corroborar el adecuado procesamiento y autorización previa de las operaciones de ventas, y procedimientos

administrativos

que

abarcan

el

proceso

de

aprobación,

procesamiento y autorización de las operaciones de venta.

2.1.11.1 Procedimientos Administrativos: Santillana en el libro “Establecimiento de sistema de control interno” 31 menciona entre los procedimientos administrativos de control interno aplicados sobre las cuentas por cobrar, los siguientes:

Deben

efectuarse

arqueos

sorpresivos

a

la

persona

que

maneje

la

documentación de las cuentas por cobrar. Esto se hace con el propósito de evitar fraudes, o malversación de fondos.

30

Defliese, P.; Jaenicke, H.; Sullivan, J., y Gnospelius, R. (2005). Auditoria Montgomery.

Tercera edición. Editorial Limusa. México.

31

Santillana, J. (2001). Establecimiento de sistemas de control interno. La función de contraloría. Primera edición. Thomson Learning. México.

50

Las políticas de cobranza deben contemplar las condiciones de mercado y tomar en consideración el establecimiento de ágiles sistemas de cobranza.

Además

debe llevarse un registro, en cuenta de orden, de las cuentas incobrables ya canceladas.

Además las notas de crédito siempre deben estar acorde a la

documentación correspondiente y ser autorizadas por un funcionario responsable y las rebajas, descuentos y devoluciones deben concederse al amparo de sólidas políticas escritas.

Debe prepararse mensualmente un reporte de antigüedad de saldos que muestren el comportamiento de los clientes, en especial los morosos.

Todos estos procedimientos administrativos son vitales en toda empresa, no importando el tamaño de la misma, esto ayudará a controlar el buen o mal funcionamiento de la misma, de esta manera proveerá herramientas para implementar medidas ya sean correctivas o preventivas, esto les permite a las empresas mantenerse competentes en el mundo económico, el cual está cambiando constantemente.

Además de lo anterior descrito, la alta gerencia de las empresas no deben de olvidar, establecer el principio de separación de funciones, en especial las labores de ventas, registro de la cuenta por cobrar y recepción del efectivo. De manera que el personal que maneja por ejemplo el área de ingresos no intervengan en las labores de elaboración de auxiliares y registros relacionados con las cuentas por cobrar, manejo de documentos base para factura, manejo y autorización de notas de crédito y documentación soporte, aprobación de rebajas y devoluciones en ventas, preparación, comprobación de los registros en el diario general, Intervención en el registro final, es decir, el libro mayor. El poner en práctica estos procedimientos las empresas brinda una seguridad razonable en sus operaciones.

51

En base a lo anteriormente expuesto, se respalda el establecimiento de procedimientos de control administrativo y contable que garanticen que las operaciones y registros sean autorizados y procesados correctamente, desde el momento del otorgamiento del crédito hasta la cancelación del servicio por parte del cliente. Al mismo tiempo, éstos garantizan la mayor uniformidad y objetividad de la información registrada, generando información financiera actualizada y confiable para la toma de decisiones dentro y fuera de la organización como insumo para los usuarios internos y externos vinculados a la misma.

2.1.11.2 Procedimientos Contables: Con respecto a los procedimientos contables de control interno aplicados sobre las cuentas por cobrar Santillana, en el libro “Establecimiento de sistema de control interno”32 considera que: 

Cualquier gravamen o condición que pese sobre las cuentas por cobrar debe ser claramente explicado en los estados financieros.



Toda cancelación de venta debe estar basada en la factura original correspondiente y la documentación soporte.



Las cuentas canceladas por incobrables deben ser autorizadas por la alta administración; además, se debe tratar de que cubran los requisitos de deducibilidad fiscal.

Por su parte, Redondo, A. En el Tomo I, de un curso Práctico de contabilidad General y Superior”33

considera que deben aplicarse como procedimientos

contables los siguientes: 32

Ibídem Redondo, A. (2004). Curso práctico de contabilidad general y superior. Tomo I. Tercera edición. Corporación Marca. Venezuela.

33

52

 Comparar mensualmente la suma de los saldos de los clientes, mayor auxiliar de cuentas por cobrar, con las cuentas de control del mayor general, en caso de discrepancias observadas, deben hacerse las averiguaciones a que haya lugar.  Los documentos dados de baja en libros, deberán ser controlados y chequeados periódicamente.  Enviar periódicamente estados de cuenta a los clientes, con objeto de cerciorarse de que las cuentas que contablemente aparezcan pendiente de cobro sean reconocidas por los deudores. Esta debe llevarla a cabo una persona independiente de la que maneja las cuentas por cobrar.

En cuanto a las medidas de control al momento de recibir el pago por parte de los clientes debe tomarse en cuenta que si la empresa emplea su propio personal para el cobro de facturas, es necesario que el departamento de cobranzas elabore una relación de facturas entregadas al cobrador, el cual la firmará y se quedará con una copia.

El cobrador diariamente relacionará las facturas cobradas y entregará su monto al cajero, firmará dos copias que junto con el informe de facturas no cobradas entregará al departamento de cobranzas; el cual enviará al de contabilidad una copia de la relación de facturas cobradas para que sean abonadas en las cuentas de los clientes.

Del mismo modo, cuando los clientes cancelan sus facturas por medio de transferencias bancarias, el departamento de contabilidad al recibir del banco la correspondiente nota de abono le acreditará en la cuenta del cliente.

53

2.1.12 Aspectos básicos para administrar eficientemente un sistema de cuentas por cobrar.

Las cuentas por cobrar de una empresa representan la extensión de un crédito a sus clientes en cuenta abierta, con el fin de mantener a sus clientes habituales y atraer nuevos, la mayoría de las empresas manufactureras consideran necesario ofrecer crédito.

El mantenimiento de las cuentas por cobrar tiene costos tanto directos como indirectos, pero también tiene un beneficio importante, la concesión del crédito incrementará las ventas. La administración de las cuentas por cobrar empieza con la decisión de si se debe o no conceder crédito, pero también deben de establecerse ciertos criterios y/o lineamientos para otorgar los créditos.

 Políticas de Crédito: Es el conjunto de medidas que son originadas por los principios que rigen los créditos en una empresa, determinan lo que se ha de aplicar ante un caso concreto para obtener resultados favorables para la misma. Como por ejemplo: período de crédito de una empresa, las normas de crédito, los procedimientos de cobranza y los descuentos ofrecidos.

 Condiciones de Crédito: Son convenios en los que la empresa y el cliente se ponen de acuerdo y se comprometen en cumplir y llevar a cabo la forma y tiempo de pago de una determinada operación.

54

 Procedimiento de Cobranza: Es el método que utiliza la empresa para realizar sus cobranzas, las cuales se pueden llevar a cabo de la siguiente manera:

 Cobranza directa: Esta se lleva por la caja de la empresa por este medio, los clientes le cancelan directamente a la empresa y,

 Cobranzas por medio de cobradores: Dichos cobradores son los bancos, los cuales por llevar a cabo la cobranza se queda con un porcentaje del cobro.

 Costo y Utilidades: Como ya se ha descrito en el proceso anterior de cobranza puede ser muy costoso en términos de gastos, ya sean inmediatos (al realizar el proceso de cobranza) o que simplemente la cuenta no pueda ser cobrada y se pierdan todos los esfuerzos en tratar de hacer efectivo el cobro; en fin en el proceso de cobranza los costos sólo terminan cuando la deuda se hace efectiva.

Las empresas pueden vender al crédito y fijar un cargo por el hecho de mantener las cuentas por cobrar, entonces las ventas al crédito son rentables en el caso de los productos de consumo de naturaleza durable (automóviles, ropa, aparatos eléctricos, equipo industrial, etc.) y pueden obtener una recuperación en exceso de dichas cuentas a causa de los cargos derivados por mantener sus ventas al créditos.

55

2.1.13 Sugerencias de Control Interno para las cuentas por cobrar A continuación se presenta una lista de sugerencias para controlar fraudes y errores en las cuentas por cobrar.  Efectuar arqueos sorpresivos a la persona que maneje la documentación de las cuentas por cobrar.  Diseñar adecuadas políticas para el otorgamiento de líneas de crédito

 Enviar periódicamente Estados de Cuenta a los clientes

 Diseñar políticas de cobranzas.

 Cualquier cancelación de ventas deberá estar respaldada por su respectiva documentación.

 Las cuentas canceladas por incobrables deberán estar autorizadas por la alta Administración, debiendo cubrir los requisitos respectivos.

 Las notas de crédito deberán estar respaldadas por la documentación correspondiente, y ser autorizadas por un funcionario responsable

 Afianzar al personal relacionado con las cuentas por cobrar y aprovechar el uso de las formas multicopias y pre numeradas.

 Preparar mensualmente un reporte de antigüedad de saldos que muestre el comportamiento de los clientes en especial los morosos.

56

 Investigar la situación e historial crediticia de los clientes a través de la empresa DICOM El Salvador.

 Determinar un Método de Estimación para establecer una provisión para las cuentas que pueden resultar incobrables y esta manera poder amortiguar el impacto de estas cuando sucedan. Los métodos a utilizar son: Porcentaje de saldo de cuentas por cobrar, porcentaje de las ventas netas o al crédito, clasificación con base a la antigüedad de saldos, métodos con base a la experiencia.

2.2 Construcción del Marco Empírico 2.2.1 Metodología de la Investigación Con el propósito de obtener información real y suficiente, para conocer e indagar sobre el tratamiento de la cuentas por cobrar, y el manejo de la información contable de las mismas, y como es aplicado el control Interno en la gestión de los créditos otorgados por la empresa, se siguieron una serie de pasos cronológicos, los cuales se efectuaron por medio de la recopilación de información bibliográfica, entrevistas y el cuestionario realizado al personal del departamento de Contabilidad de la empresa Taimexal, S.A. de C.V., Rosario de La Paz, La Paz.

2.2.2 Población El universo o la población del sujeto de estudio esta formado directamente por el personal del Departamento de Contabilidad de la Empresa Taimexal, S.A. de C.V., Rosario de La Paz, La Paz. Dicho departamento está integrado por cuatro empleados, de los cuales uno es el contador que es Egresado en Licenciatura de Contaduría Pública, dos Auxiliares Contables con nivel de estudio de Bachiller en 57

Comercio y Administración, un encargado de las cuentas corrientes que es Licenciado en Contaduría Pública,

además se incluyó al Auditor Externo

Licenciado en Contaduría Pública con Inscripción JVCP 1122.

2.2.3 Procedimientos para la obtención de datos El procedimiento que se utilizó para la obtención de datos, fue a través de la observación, auxiliándose de los instrumentos tales como la entrevista, y el cuestionario dirigido al personal del departamento de contabilidad, de la empresa en estudio, y la investigación bibliográfica y documental, referente al tema , esta respaldada por fuentes tales como: libros, folletos, leyes y otros documentos que contenían o estaban orientados al tema de estudio.

2.2.4 Instrumentos Utilizados Con el propósito de medir las variables tales como: La aplicación del Control Interno en el manejo de las Cuentas por cobrar, y teniendo presente que estas corresponden a un problema de observación; los instrumentos de medición utilizados son los siguientes:

2.2.4.1 Entrevistas Para la recopilación de la información primaria, se realizaron visitas de campo, utilizando un cuestionario previamente elaborado para llevar a cabo la entrevista y obtener información oral del entrevistado, en forma directa.

2.2.4.2 Cuestionario Este instrumento, fue el documento previamente elaborado con veintiuna preguntas, que sirvió de guía para realizar la entrevista y fortalecer los resultados.

El cuestionario fue dirigido al personal del Departamento de Contabilidad de la empresa Taimexal, S.A. de C.V., Rosario de La Paz, La Paz. El objetivo de éste 58

fue

obtener

la

información

suficiente

y

necesaria,

para

dar

posibles

recomendaciones para solucionar los problemas existentes en la empresa sujeta a estudio, referente al Control Interno como herramienta en la toma de decisiones en la gestión de las cuentas por cobrar.

2.2.5 Presentación de los Datos Para la presentación y organización de los resultados obtenidos de la investigación, se procedió de la siguiente manera: se formuló la pregunta con su respectivo objetivo y finalmente, el análisis e interpretación de las respuestas obtenidas de cada pregunta.

2.2.6 Exposición de resultados La información obtenida se expone a través de un análisis e interpretación aplicada a los resultados de cada pregunta y eso permitió obtener las conclusiones y las posibles recomendaciones o sugerencias de la presente investigación.

2.2.7 Diseño del instrumento de recopilación de la información.

2.2.7.1 Cuestionario El cuestionario elaborado para la recopilación de la información, consta de veintiuna preguntas, orientadas a conocer la situación actual de la empresa Taimexal, S.A. de C.V., Rosario de La Paz, Departamento La Paz, relacionada con El control interno como herramienta en la gestión de las cuentas por cobrar.

La información obtenida permitió hacer un diagnóstico de la empresa en estudio, lo

cual

sirvió

de

base

para

la

elaboración

de

las

recomendaciones,

complementándose con la investigación bibliográfica.

59

CUESTIONARIO DE INVESTIGACION REALIZADO AL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE TAIMEXAL, S.A. DE C.V.

UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA DE EL SALVADOR FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS LICENCIATURA EN CONTADURIA PÚBLICA

Cuestionario Objetivos:  Evaluar y revisar la eficiencia y eficacia del control interno aplicado en las cuentas por cobrar de la empresa Taimexal, S.A. de C.V.  Verificar la existencia de políticas y procedimientos para el otorgamiento y recuperación de los créditos de la empresa.

Instrucciones: 

En la primera parte complete los datos generales. No escriba su nombre. La información que se le solicita será de uso confidencial.



La segunda parte se compone de una serie de enunciados, los cuales debe contestar, indicando su respuesta con una “X” en “Si”, si su respuesta es positiva o en “No” si su respuesta es negativa.

60



Debe marcarla con una “X” la alternativa que usted crea conveniente. Evite dejar preguntas sin contestar.



Se pide ampliar su respuesta en el área de comentario.



Recuerde que no hay respuestas, buenas ni malas, y sobre todo sus opiniones son importantes para el estudio y para la empresa sujeta al mismo.

PRIMERA PARTE.

DATOS GENERALES

EDAD: _____

NIVEL DE ESTUDIOS:____________________________

FECHA:______________

TIEMPO DE LABORAR EN LA EMPRESA TAIMEXAL:_______________ PUESTO: _______________________________ SEGUNDA PARTE RESPUESTA No.

PREGUNTA

1

¿Existe un control interno para los perfiles de puestos del personal de créditos, cobros y contabilidad?

SI

NO

COMENTARIO

61

2

Mantiene la Gerencia contacto directo y constante, con los empleados del departamento de contabilidad y la información financiera resultado de las operaciones de la empresa especialmente de las Cuentas por Cobrar

3

¿Se poseen herramientas tecnológicas para un mejor desempeño en las cuentas por cobrar?

4

¿El personal de créditos y cobro conoce sobre las leyes y reglamentos aplicables a las cuentas por cobrar?

5

¿El personal involucrado en los créditos y cobros cumple con las metas y los objetivos establecidos por la empresa?

6

¿Se realiza un análisis previo de la situación financiera de los clientes para establecer y aprobar el límite de créditos?

7

¿Se verifica o investiga la información del cliente antes de aprobar un crédito?

8

¿Existe parámetros para establecer diferentes categorías de créditos?

9

¿Existen documentos que amparen la autorización del otorgamiento de los créditos?

10

¿Existen y se aplican políticas de incentivo por pronto pago de las cuentas por cobrar?

62

11

¿Existe un control constante y efectivo sobre vencimiento y cobranza?

12

¿Existe un cargo de interés para los clientes que están en mora?

13

¿Son aprobadas por algún funcionario autorizado la descarga de las cuentas incobrables del libro mayor?

14

¿Se analizan los niveles mensuales de incobrabilidad?

15

¿Se suspenden los créditos a clientes en mora?

16

¿Se hacen cierres mensuales de la cartera de créditos?

17

¿Se tienen listas o directorio de clientes que incluya direcciones, teléfonos, entre otros datos personales?

18

¿Se practican arqueos periódicos y sorpresivos al encargado de los créditos?

los

¿Las cuentas por cobrar que maneja la empresa se encuentra en categorías o rangos en niveles de vencimiento?

19

¿En qué rangos?

- Mora de 30 días - Mora de 60 días - Mora de 90 días - Mora a más de 91 días 63

20

¿Se concilian periódicamente los auxiliares con la cuenta de mayor general?

21

¿Se envían mensualmente estados de cuenta a los clientes?

2.2.7.2 Solicitud de colaboración La solicitud de colaboración consistió en pedir por escrito a la Gerente de Recursos Humanos la licenciada María Peralta para que el personal del Departamento de Contabilidad contestara las preguntas que contiene el cuestionario y dar una pequeña explicación en caso que el encuestador lo solicite, al momento de responder dicho cuestionario.

2.2.8 Tabulación, Análisis e Interpretación de Resultados Cuestionario para el personal del Departamento de Contabilidad de la empresa Taimexal, S.A. de C.V. Para evaluar el control interno aplicado en las cuentas por cobrar.

64

1. ¿Existe un control interno para los perfiles de puestos del personal de créditos y cobros y de Contabilidad?

Objetivo: Verificar si la empresa utiliza controles para medir la cualificación del personal que se contrata para realizar las actividades de créditos, cobros y contabilidad.

Alternativa

Respuesta

Porcentaje

Si

0

0%

No

5

100%

Total

5

100%

Análisis El 100% de los empleados encuestados consideran que no existe un control interno para la selección del personal contratados en las áreas de crédito, de los cobros y de contabilidad, también no tienen un perfil de puestos.

65

2. ¿Mantiene la Gerencia contacto directo y constante, con los empleados del departamento de contabilidad y la información financiera resultado de las operaciones de la empresa especialmente de las Cuentas por Cobrar?

Objetivo: Conocer si existe involucramiento de la gerencia en el procesamiento de los datos financieros, y en el proceso de gestión que se sigue con respecto a las cuentas por cobrar.

Alternativa

Respuesta

Porcentaje

Si

2

40%

No

3

60%

Total

5

100%

Análisis El 60% del personal encuestado de la empresa considera que la gerencia si mantiene contacto directo y constante con el departamento de contabilidad, el 40% restante respondió que la gerencia no se comunica con dicho personal.

66

3. ¿Se poseen herramientas tecnológicas para un mejor desempeño en las cuentas por cobrar?

Objetivo: Identificar si la empresa cuenta con las herramientas tecnológicas básicas para brindar una seguridad razonable en cuanto a las cuentas por cobrar.

Alternativa

Respuesta

Porcentaje

Si

0

0%

No

5

100%

Total

5

100%

Análisis El 100% de los empleados involucrados en el área contable respondieron que no poseen las herramientas tecnológicas para el manejo efectivo de las cuentas por cobrar, el encargado expreso que los registros se llevan de forma sistematizada en libros de Excel.

67

4. ¿El personal de créditos y cobro conoce sobre las leyes y reglamentos aplicables a las cuentas por cobrar?

Objetivo: Identificar si se están respetando las leyes aplicables en la gestión de las cuentas por cobrar.

Alternativa

Respuesta

Porcentaje

Si

5

100%

No

0

0%

Total

5

100%

Análisis El 100% de los encuestados respondió que conocen las leyes y reglamentos relacionados a las cuentas por cobrar, en el comentario afirmaron que se sujetan al Art. 31 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y su reglamento en el Art. 37; también aplican las NIIF para PYMES.

68

5. ¿El Personal involucrado en los créditos y cobros cumple con las metas y los objetivos establecidos por la empresa?

Objetivo: Verificar si los empleados encargados de las gestiones de las cuentas por cobrar cumplen con las metas y objetivos establecidos por la empresa.

Alternativa

Respuesta

Porcentaje

Si

2

40%

No

3

60%

Total

5

100%

Análisis Según el personal de la empresa que respondió el cuestionario, el 60% considera que no cumplen con las metas y los objetivos planteados por la empresa con respecto a los créditos y cobros, mientras el 40% expreso que si se cumple con los objetivos.

69

6. ¿Se realiza un análisis previo de la situación financiera de los clientes para establecer y aprobar el límite de créditos?

Objetivo: Verificar si la empresa realiza estudio sobre los clientes antes de aprobar y otorgar créditos Alternativa

Respuesta

Porcentaje

Si

0

0%

No

5

100%

Total

5

100%

Análisis El 100% de los empleados encuestados contestó que no se realizan análisis al historial crediticio o la situación financiera de los clientes, utilizando la información de la Superintendencia del Sistema Financiero y de la Dicom El Salvador.

70

7. ¿Se verifica o confirma la información del cliente antes de aprobar un crédito?

Objetivo: Conocer si la empresa verifica y/o investiga la información dadas por los clientes antes de conceder los créditos.

Alternativa

Respuesta

Porcentaje

Si

0

0%

No

5

100%

Total

5

100%

Análisis Del personal que respondió el cuestionario el 100% asegura que no se verifican o confirma la información del cliente con respecto a las referencias personales, comerciales y bancarias, para la aprobación de los créditos.

71

8. ¿Existen parámetros para establecer diferentes montos de créditos?

Objetivo: Verificar si la empresa establece parámetros para los montos de los créditos.

Alternativa

Respuesta

Porcentaje

Si

0

0%

No

5

100%

Total

5

100%

Análisis El 100% de los empleados encuestados del departamento de contabilidad respondió que no existen parámetros para establecer los diferentes montos de créditos aprobados a los clientes.

72

9. ¿Existen documentos que amparen la autorización del otorgamiento de los créditos?

Objetivo: Conocer si las autorizaciones de los créditos son respaldadas por un documento.

Alternativa

Respuesta

Porcentaje

Si

0

0%

No

5

100%

Total

5

100%

Análisis Según el personal de la empresa que respondió el cuestionario el 100% aseguran que no existen documentos que amparen la autorización del otorgamiento de los créditos, porque es el propietario que autoriza de forma verbal los créditos, basándose en la relación de confianza con los clientes.

73

10. ¿Existen y se aplican políticas de incentivo por pronto pago de las cuentas por cobrar?

Objetivo: Verificar la existencia de políticas de pronto pago para los clientes.

Alternativa

Respuesta

Porcentaje

Si

2

40%

No

3

60%

Total

5

100%

Análisis El 60% del personal encuestado manifestó que en la empresa si se aplican políticas de incentivo de pronto pago a los clientes que cancelan antes del plazo acordado, el 40% restante contestó que no siempre se dan incentivos a los clientes.

74

11. ¿Existe un control constante y efectivo sobre vencimiento y cobranza?

Objetivo: Determinar si existe un control efectivo y constante sobre el proceso de cobranza y supervisión en el vencimiento de las cuentas por cobrar.

Alternativa

Respuesta

Porcentaje

Si

1

20%

No

4

80%

Total

5

100%

Análisis Del personal que respondió el cuestionario el 80% asegura que no existe un control constante que permite darle un seguimiento efectivo sobre el vencimiento y la cobranza, y el otro 20% sostiene que si existe dicho control de los créditos otorgados.

75

12. ¿Existe un cargo de interés para los clientes que están en mora?

Objetivo: Indagar si se aplica un interés al monto de las cuentas morosas.

Alternativa

Respuesta

Porcentaje

Si

0

0%

No

5

100%

Total

5

100%

Análisis Según el personal de la empresa del área contable que respondió el cuestionario, el 100% consideró que no se aplican cargos de intereses por las cuentas vencidas.

76

13. ¿Son aprobadas por algún funcionario autorizado la descarga de las cuentas incobrables del libro mayor?

Objetivo: Verificar si al descargar una cuenta incobrable de los libros contables estas son previamente autorizadas por el funcionario encargado

Alternativa

Respuesta

Porcentaje

Si

5

100%

No

0

0%

Total

5

100%

Análisis Según los resultados obtenidos, el 100% del personal encuestado afirma que las cuentas incobrables para ser descargadas de los libros contables siempre son autorizados por la Junta General de Accionistas de la empresa.

77

14. ÂżSe analizan los niveles mensuales de incobrabilidad?

Objetivo: Investigar si se analizan mensualmente lo niveles de incobrabilidad de las cuentas por cobrar.

Alternativa

Respuesta

Porcentaje

Si

0

0%

No

5

100%

Total

5

100%

AnĂĄlisis El 100% de los empleados del departamento de contabilidad de la empresa Taimexal, S.A. de C.V., respondiĂł que no se analizan los niveles de incobrabilidad de forma mensual, sino que se realizan anualmente.

78

15. ¿Se suspenden los créditos a los clientes en mora?

Objetivo: Identificar si se niegan los créditos a clientes que tienen mora.

Alternativa

Respuesta

Porcentaje

Si

2

40%

No

3

60%

Total

5

100%

Análisis El 60% del personal encuestado contesto que no suspenden los créditos a los clientes en mora, y el 40% contesto que si se suspenden.

79

16. ¿Se hacen cierres mensuales de la cartera de crédito?

Objetivo: Verificar si se concilian los saldos de cuentas por cobrar al final de mes.

Alternativa

Respuesta

Porcentaje

Si

1

20%

No

4

80%

Total

5

100%

Análisis El 80% de los empleados encuestados consideran que no se elaboran informes mensuales de los saldos de la cartera de créditos, el otro 20% restante contesto que si se hacen informes.

80

17, ¿Se tienen listas o directorio de clientes que incluya direcciones, teléfonos, entre otros datos personales?

Objetivo: Comprobar la existencia de una base de datos de los clientes.

Alternativa

Respuesta

Porcentaje

Si

5

100%

No

0

0%

Total

5

100%

Análisis El 100% de los empleados encuestados afirman que existen expedientes de los clientes, que contienen los datos personales tales como: copia de DUI, copia de NIT y NRC, dirección, teléfonos, etc., y se llevan en forma impresa y digital.

81

18. ¿Se practican arqueos periódicos y sorpresivos al encargado de los créditos?

Objetivo: Verificar si se realizan arqueos a los responsables de las cuentas por cobrar.

Alternativa

Respuesta

Porcentaje

Si

0

0%

No

5

100%

Total

5

100%

Análisis Según los resultados obtenidos el 100% del personal encuestado aseguran que no se practican ningún arqueo periódico y de forma sorpresivas al encargado de las cuentas por cobrar.

82

19. ¿Las cuentas por cobrar que maneja la empresa se encuentra en categorías o rangos en niveles de vencimiento? ¿En qué rangos?

-Mora de 30 días, -Mora de 60 días, -Mora de 90 días, -Mora a más de 91 días Objetivo: Conocer si la empresa mantiene cuentas morosas a plazos mayores a 60, 90 ó más días.

Alternativa

Respuesta

Porcentaje

Si

5

100%

No

0

0%

Total

5

100%

Análisis El 100% del personal encuestado del área contable de la empresa Taimexal, S.A. de C.V., respondió que las cuentas por cobrar están en categorías o rangos de mora de 90 o más días.

83

20. ¿Se concilian periódicamente los auxiliares de los créditos con la cuenta de mayor general?

Objetivo: Identificar si se comparan los registros auxiliares de los créditos con el mayor general.

Alternativa

Respuesta

Porcentaje

Si

1

20%

No

4

80%

Total

5

100%

Análisis El 80% de los empleados encuestados del departamento de contabilidad de la empresa, respondió que no se concilian periódicamente los auxiliares de las cuentas por cobrar con la cuenta de mayor general, y mientras el 20% asegura que si se concilian los registros auxiliares con las cuentas de mayor.

84

21. ¿Se envían mensualmente Estados de Cuenta a los clientes?

Objetivo: Conocer si la empresa emite mensualmente Estados de Cuentas a los clientes.

Alternativa

Respuesta

Porcentaje

Si

1

20%

No

4

80%

Total

5

100%

Análisis El 80% del personal del área contable que respondió el cuestionario, sostienen que no se envían estados de cuentas mensualmente a los clientes, mientras que el 20% expreso que si envían a los clientes.

85

2.3 Formulación Teórico-Metodológica de lo investigado Con la investigación de campo se pudo tener información necesaria para dar respuesta a las preguntas de la investigación; además permitió alcanzar los objetivos establecidos.

Este trabajo de investigación pretende analizar y evaluar los procedimientos utilizados para el otorgamiento y recuperación de los créditos otorgados a los clientes basado en el control interno.

Como primer punto de la investigación se realizaron visitas a la empresa en la que se establecieron, contacto con las autoridades, dando lugar a la apertura de la investigación; posteriormente se realizó el cuestionario y la entrevista al personal del departamento de contabilidad de la empresa de los cuales pueden considerarse como resultados óptimos al propósito del trabajo:

a. Se determinó que en la empresa no existe la documentación que respalda la autorización de los créditos, no se verifican los límites de los mismos, los procesos de cobranza y control del vencimiento no están siendo verificados por el personal encargado.

b. De acuerdo a los resultados obtenidos en la empresa se determinó que la empresa si posee políticas para el otorgamiento y recuperación de créditos pero que estas no son aplicadas de forma estandarizada.

c. Se determinó que la empresa no cuenta con las herramientas tecnológicas necesarias para proteger la información vital de la empresa.

86

2.4 Desarrollo y Definición Teórica

Informe

COSO

(Committee

of

Sponsoring Organizations of

Treadway

Commission, National Commission on Fraudulent Financial Reporting)

El 29 se septiembre del 2004 se lanzó el Marco de Control denominado COSO II el cual según su propio contenido no contradice al COSO I, siendo ambos marcos conceptualmente compatibles. Sin embargo, Coso II se enfoca a la administración de los riesgos (más allá de la intención de reducir riesgos que se plantea en COSO I) mediante técnicas como la gestión de un portafolio de riesgos.

A nivel organizacional este documento destaca la necesidad de que la alta dirección y

el resto del personal de la organización puedan comprender

perfectamente el efecto que tiene el control interno, la incidencia del mismo en los resultados de la gestión, el papel estratégico a conceder a la auditoria y fundamentalmente la consideración del control como un proceso integrado a los procesos operativos de la empresa.

A nivel normativo, el informe coso pretende que cuando se haga un planteamiento o surja cualquier problema de control interno, tanto a nivel práctico de las entidades, como a nivel de auditoría interna o externa, o en los ámbitos académicos o legislativos, los participantes tengan una referencia conceptual común.

En las empresas debe existir un control que prevea todas las medidas administrativas para el logro de los objetivos; de ahí que el control interno es un plan de organización donde se establecen las políticas y procedimientos que persigue la entidad con el fin de salvaguardar los recursos con que cuenta, verificar la exactitud y veracidad de la información para promover la eficiencia y

87

eficacia en la operaciones y estimular la aplicación de las políticas para el logro de metas y objetivos programados.

El control interno es de vital importancia para la optimización de la operaciones y el crecimiento del negocio tanto en lo administrativo como a nivel operacional; beneficiando así desde el accionista hasta el propio cliente ya que tendrá este un grado de confianza sobre la entidad y prevalecerá en el tiempo generando utilidades y crecimiento interno en la entidad.

Las empresas a fin de conservar los clientes actuales y atraer nuevos, la mayoría deben conceder créditos y mantener inventarios. Para la mayoría de las empresas las Cuentas por Cobrar representan una inversión considerable que se determina a través del volumen de ventas a crédito esta inversión se considera como propiedades de un negocio, el efectivo, las mercancías y las cuentas por cobrar a los clientes están ligados en una secuencia, ya que el dinero se transforma en mercancías y estas en cuentas por cobrar, las cuales a su vez se convierten en dinero, iniciándose así un ciclo que se repite indefinidamente dentro de las actividades de una empresa.

En cada una de estas transformaciones se opera tanto una recuperación de capital invertido, como un resultado que puede ser una utilidad o una perdida.

Las cuentas por cobrar fundamentalmente son un instrumento para promover las ventas, y ayuden a maximizar las utilidades y el rendimiento de la inversión, por lo que es necesario establecer procedimientos de control para salvaguardar éste activo, corroborar el adecuado procesamiento y autorización previa a las operaciones de ventas, y procedimientos administrativos que abarcan el proceso de aprobación, procesamiento y autorización de los créditos.

88

Se respalda el establecimiento de procedimientos de control administrativos y contables que garanticen que las operaciones y registros sean autorizados y procesados correctamente, desde el momento del otorgamiento del crédito hasta la cancelación del servicio o bienes por parte del cliente. Al mismo tiempo, éstos garantizan la mayor uniformidad y objetividad de la información registrada, generando información financiera actualizada y confiable para la toma de decisiones dentro y fuera de la empres como insumo para los usuarios internos y externos vinculados a la empresa.

89

CAPITULO III 3. MARCO OPERATIVO

3.1 Descripción de los Sujetos de Investigación El sujeto de investigación es la empresa Taimexal, S.A. de C.V., ubicada en el Municipio Rosario de La Paz, Departamento La Paz, por lo que fue considerada como una fuente de información primaria que proporciona datos y hechos relacionados al tema de investigación, dicha descripción esta argumentada en el marco conceptual, marco teórico y marco operativo.

La empresa Taimexal, S.A. de C.V. constituye la unidad de observación para la elaboración de este trabajo. Con esa finalidad se diseñó un instrumento, que permitiera obtener resultados orientados a determinar el control interno como herramienta para la toma de decisiones en la gestión de las cuentas por cobrar.

3.2 Procedimiento para la Recopilación de Datos El desarrollo del diagnostico de la investigación, se realizó de forma descriptiva, la cual consistió en analizar y evaluar la información que se recolectó, a través de fuentes primarias, en este caso son, el departamento de contabilidad de la empresa Taimexal, S.A. de C.V., y los datos secundarios se obtuvieron de libros, folletos, leyes, reglamentos.

3.3 Especificación de la Técnica para el Análisis de los Datos Con respecto elaboración

a las técnicas utilizadas en el análisis de los datos, para la

de las consideraciones a presentar, producto de la investigación

sobre el control interno como herramienta para la toma de decisiones en la gestión

90

de las cuentas por cobrar, atendiendo al criterio que se tiene sobre las variables, se utilizaron las técnicas procedimental, descriptiva y analítica.

Con relación a la técnica procedimental, sirvió para la recopilación y análisis de información bibliográfica sobre el control interno y las cuentas por cobrar y todo aquello relacionado a éste. De la misma manera se recopiló información sobre la empresa Taimexal S.A. de C.V., Rosario de La Paz, La Paz, esto ayudó a generar las ideas para la elaboración del instrumento, permitiendo la tabulación y análisis de los datos obtenidos, los cuales ayudarán a facilitar la redacción de las consideraciones sobre el control interno como herramienta para la toma de decisiones en la gestión de las cuentas por cobrar.

La técnica descriptiva, se enfocó en la observación de campo, cuyo objetivo principal fue identificar las irregularidades relacionadas al control interno en las cuentas por cobrar, con la finalidad de obtener información pertinente, que ayudaría a la elaboración del instrumento.

Se utilizó la técnica analítica, debido a los resultados obtenidos en la aplicación del instrumento, que consistió en la interpretación de los resultados

de cada

interrogante realizada a los empleados del departamento de contabilidad de la empresa Taimexal, S.A. de C.V., determinando de esta manera las áreas que hay que mejorar.

3.3.1 Análisis e Interpretación de los Resultados En este apartado se presentan los resultados obtenidos en la observación de campo, los cuales se recopilaron a través del cuestionario y la entrevista.

El cuestionario realizado a los empleados del departamento de contabilidad de la empresa Taimexal, S.A. de C.V.

Al analizar dichos resultados, el cuestionario demostró lo siguiente: 91

Pregunta No.1 ¿Existe un control interno para los perfiles de puestos del personal de créditos y cobros y de Contabilidad?

Se constató que la empresa no utiliza controles para medir la cualificación del personal que contrata para realizar las actividades de crédito,

cobros y

contabilidad, por lo que la empresa queda expuesta a contratar personal que no cumpla con los requerimientos profesionales para realizar de la forma correcta la gestión de las cuentas por cobrar.

Pregunta No.2 ¿Mantiene la Gerencia contacto directo y constante, con los empleados del departamento de contabilidad y la información financiera resultado de las operaciones de la empresa especialmente de las Cuentas por Cobrar?

Por los resultados obtenidos en esta pregunta aludimos a que el propietario no tiene un involucramiento directo con el personal, encargado con las cuentas por cobrar, y que este se limita a denegar y aprobar los créditos.

Pregunta No.3 ¿Se poseen herramientas tecnológicas para un mejor desempeño en las cuentas por cobrar?

Se identificó que la empresa no cuenta con herramientas tecnológicas necesarias para brindarle una seguridad razonable en la gestión de las cuentas por cobrar, debido que los registros se realizan en hojas de cálculo por lo que son fácilmente manipulables.

Pregunta No.4 ¿El personal de créditos y cobro conoce sobre las leyes y reglamentos aplicables a las cuentas por cobrar?

Según los resultados se determinó que todos los empleados, encargados de los créditos, cobros y contabilidad conocen de las leyes y reglamentos aplicables a la

92

gestión de las cuentas por cobrar y afirman que se están aplicando estas leyes en todo lo concerniente a la información financiera de la empresa.

Pregunta No.5 ¿El Personal involucrado en los créditos y cobros cumple con las metas y los objetivos establecidos por la empresa?

Se verifico que el personal involucrado en la gestión de las cuentas por cobrar no cumple con las metas y objetivos establecidos por la empresa, por lo que es necesario se realice un estudio minucioso para investigar los motivos del por qué los empleados no están cumpliendo con las metas y objetivos de la institución.

Pregunta No.6 ¿Se realiza un análisis previo de la situación financiera de los clientes para establecer y aprobar el límite de créditos?

Se constató que la empresa no realiza un estudio sobre la situación financiera de los clientes, es decir que los créditos son autorizados sin medir el riesgo de que los clientes paguen o no.

Pregunta No.7 ¿Se verifica o confirma la información del cliente antes de aprobar un crédito?

Se verificó que la empresa no investiga la información dada por los clientes, esto aumenta el riesgo de recuperación de los créditos, ya que los clientes podrían dar información falsa y la empresa no saberlo.

Pregunta No.8 ¿Existen parámetros para establecer diferentes montos de créditos?

Se determinó que en la empresa no existen parámetros para establecer diferentes montos de créditos, la razón es que el propietario es quien decide el monto que se aprobará y a quien se le aprobará o negará.

93

Pregunta No.9 ¿Existen documentos que amparen la autorización del otorgamiento de los créditos?

Se identificó que en la empresa no existen documentos que amparen la autorización de los créditos ya que es el propietario quien decide y lo hace de forma verbal, por lo que se considera necesario que la empresa diseñe políticas de aprobación de los mismos para garantizar respaldo de la autorización.

Pregunta No.10 ¿Existen y se aplican políticas de incentivo por pronto pago de las cuentas por cobrar?

La empresa cuenta con incentivos por pronto pago y los empleados encuestados manifiestan que un ejemplo de ello es rebaja en los precios de los productos adquiridos por el cliente.

Pregunta No.11 ¿Existe un control constante y efectivo sobre vencimiento y cobranza?

La empresa no cuenta con un sistema para verificar el vencimiento y cobranza de las cuentas, por lo que se considera necesario la implementación de un sistema que este orientado a medir el vencimiento de las mismas para minimizarla perdidas provenientes de las cuentas por cobrar.

Pregunta No.12 ¿Existe un cargo de interés para los clientes que están en mora?

Sé determinó que la Empresa Taimexal, no aplica intereses a las cuentas vencidas.

94

Pregunta No.13 ¿Son aprobadas por algún funcionario autorizado la descarga de las cuentas incobrables del libro mayor?

Los empleados que respondieron el cuestionario manifiestan que efectivamente las cuentas incobrables para ser descargadas de los libros contables son autorizadas, y esto se realiza al final de cada año y se hace mediante Asamblea General de Accionistas.

Pregunta No.14 ¿Se analizan los niveles mensuales de incobrabilidad?

Se determinó que la empresa realiza un análisis de los niveles de incobrabilidad una vez al año, y no de forma mensual, la razón alude a que las cuentas por cobrar se establecen de 60 a más días.

Pregunta No.15 ¿Se suspenden los créditos a los clientes en mora?

Se identificó que la empresa no niega los créditos a los clientes con cuentas en mora, el personal que contestó en cuestionario manifiestan que muchos de los clientes de la empresa mantienen lasos amistosos con el propietario, y cabe recordar que es él quien autoriza o deniega los créditos.

Pregunta No.16 ¿Se hacen cierres mensuales de la cartera de crédito?

El personal que respondió el cuestionario manifestó que no se realizan cierres mensuales de la cartera de créditos.

Pregunta No.17 ¿Se tienen listas o directorio de clientes que incluya direcciones, teléfonos, entre otros datos personales?

La empresa efectivamente cuenta con expedientes de cada cliente de la empresa y además el personal que respondió el cuestionario manifiesta que estos 95

expedientes cuentan con la información básica de cada uno de los clientes que tienen créditos en la empresa.

Pregunta No. 18 ¿Se practican arqueos periódicos y sorpresivos al encargado de los créditos?

Se determinó que en la empresa no se realizan arqueos periódicos a los encargados de la gestión de las cuentas por cobrar, se considera que esto se debe al exceso de confianza del propietario en los empleados, mencionar que es necesaria la existencia de políticas para brindar una seguridad razonable e identificar si en la empresa hay o no fraudes o errores.

Pregunta No.19 ¿Las cuentas por cobrar que maneja la empresa se encuentra en categorías o rangos en niveles de vencimiento? ¿En qué rangos?

-Mora de 30 días -Mora de 60 días -Mora de 90 días -Mora a más de 91 días Según los resultados obtenidos se identificó que la empresa tiene las cuentas por cobrar en categorías o rangos mayores a mayores a 90 días.

Pregunta No.20 ¿Se concilian periódicamente los auxiliares de los créditos con la cuenta de mayor general?

Se identificó que en la empresa no se concilian periódicamente los auxiliares de las cuentas por cobrar con la cuenta de mayor general.

96

Pregunta No.21 ¿Se envían mensualmente Estados de Cuenta a los clientes?

La empresa no envía estados financieros a los clientes, por lo que lo que estos pueden creer no hay un interés por parte de la empresa orientado a las cuentas por cobrar, y optar por no cancelar dichas cuentas.

Consideraciones Finales Se puede comprobar que existen deficiencias en el control interno, sobre las cuentas por cobrar que permitan salvaguardar los recursos económicosfinancieros de la empresa, por lo que se considera necesaria la aplicación de un sistema de control interno para proveer una seguridad razonable en la confiabilidad de la información económica financiera de la empresa. Al analizar las interrogantes planteadas se puede determinar que existe deficiencia en el control interno, debido a:

a) La empresa no cumple el debido proceso de elección para colocar el personal encargado en la gestión de las cuentas por cobrar. b) No se hace una investigación de la situación financiera a los clientes para establecer el monto límite, según la capacidad de pago, también no se investiga la veracidad de la información que facilitan los clientes. c) En la empresa no existen parámetros para establecer los montos de créditos a los que pueden optar los clientes, la razón es que la política de otorgamiento de los créditos no están definidas, debido a que el Propietario es quien toma las decisiones con respecto a autorizar o denegar los créditos. d) La empresa tiene deficiencia en los controles administrativos con respecto a la supervisión del personal que maneja y registra los créditos, además la evaluación de la morosidad y la cobranza de la misma, se analiza anualmente.

97

3.4 Cronograma

UNIVERSIDAD PEDAGOGICA DE EL SALVADOR Dirección de Investigación y Transferencia Tecnológica CRONOGRAMA DE ASESORIA DE TESIS Especialidad Asesor

Licenciatura en Contaduría Pública Licenciado Juan Edgardo Chámul Saravia El Control Interno como herramienta para la toma de decisiones en la gestion de las cuentas por cobrar de la empresa Taimexal, S.A. de C.V., Rosario La Paz, La Paz 2010-2011

Tema

Teresa Cantor de Alvarado, José Eduardo Cruz Cruz, Astrid Lorena Rosales de Ceron

Alumnos

Firma de acuerdo: Asesor

__________________

Fecha:

Estudiantes: Jueves, 18 de Noviembre de 2010 D IC IE M B R E E N E R O

No

ACTIVIDADES: INVESTIGACION DOCUMENTAL/CAMPO

F EB R ER O

M ARZO

A B R IL

M A YO

J UN IO

J ULIO

A G O S T OS E P T IE M B R E

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

MARCO CONCEPTUAL 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Introduccion Antecedentes del problema Justificación Planteamiento del problema Alcances y limitaciones Recuento de conceptos y categorias a utilizar Reunión con asesor Entrega de primer avance Corrección del primer avance

98

D IC IEM B R E EN ER O

No

ACTIVIDADES: INVESTIGACION DOCUMENTAL/CAMPO

F EB R ER O M A R Z O

A B R IL

M A YO

JUN IO

JULIO

A GOST OSEP T IEM B R E

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

MARCO TEORICO 1 2 3 4 5 6 7

Fundamentacion teórico metodológica Construccion del marco empírico Formulación teorico metodologica de lo investigado Desarrollo y definición teórica Reunión con asesor Entrega del segundo avance corrección del segundo avance D IC IEM B R E EN ER O

No

ACTIVIDADES: INVESTIGACION DOCUMENTAL/CAMPO

F EB R ER O M A R Z O

A B R IL

M A YO

JUN IO

JULIO

A GOST O SEPT IEM B R E

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

MARCO OPERATIVO 1 Descripcion de los sujetos de la investigación 2 Procedimientos de la recopilacion de datos 3 Especificacion de la tecnica para el analisis de los datos 4 Indice preliminar sobre informe final 5 Reunion con asesor 6 Entrega del tercer avance 7 Correccion del tercer avance 8 Entrega del documento final 9 Cronograma de actividades

99

3.5 Recursos Para poder obtener los resultados de la investigación relacionada a determinar el control interno como herramienta para la toma de decisiones en la gestión de las cuentas por cobrar, en la empresa Taimexal, S.A de C.V., Rosario de La Paz, La Paz, fue necesario contar con el siguiente recurso: Recurso Humano Cuatro empleados del departamento de Contabilidad y el auditor externo de la empresa Taimexal, S.A. de C.V., Rosario de La Paz, La Paz.

3.6 Índice Preliminar sobre Informe Final 3.6.1 Marco Conceptual Debido a la formalidad y necesidad de sustentar la investigación realizada en la empresa Taimexal, S.A de C.V, Rosario de La Paz, La Paz, resultó importante consultar y relacionar diferente información teórica, histórica de connotados autores que se han caracterizado a lo largo de su vida como protagonistas en el área de contabilidad y control interno y otras ramas vinculadas; relacionando conceptos, teóricos, etc.

La finalidad de establecer los planteamientos teóricos, históricos y conceptos, fueron con el propósito de construir un criterio sólido por parte del equipo investigador que permita identificar con claridad los aspectos importantes a considerar sobre el control interno.

3.6.2 Marco Teórico En este capítulo se presenta la fundamentación teórica-metodológica sobre el control interno detallando así los elementos, los objetivos y la clasificación del mismo.

También contiene los aspectos conceptuales, la importancia y la

clasificación de las cuentas por cobrar, además se hace mención de la legislación aplicada al control interno en las cuentas por cobrar.

100

El Marco teórico puede ser considerado como la esencia del tema sujeto a estudio, puesto que contiene el marco teórico y la construcción del marco empírico. Contiene el procedimiento para la obtención de datos, el cuestionario, y el análisis e interpretación final de los resultados obtenidos.

3.6.3 Marco Operativo En este capítulo se presenta la descripción de los sujetos de investigación, relacionándolo con los dos primeros capítulos, en los cuales se reconoce y se justifica la necesidad de realizar las investigaciones y el planteamiento teórico obtenido, a través de las posiciones que establecen los autores citados en esta investigación, lo que sirve como base para la elaboración del marco empírico.

También se especifica la técnica para el análisis de los datos, un cronograma, donde se detallan los avances y actividades realizadas a través de esta investigación, concluyendo con el índice preliminar sobre el informe final que es un resumen general de los tres capítulos que contiene el presente documento.

101

3.7 Bibliografía Coopers & Lybrand (1997). Los Nuevos Conceptos del Control interno.

Samuel Alberto Mantilla D. Traductor (2005). Control Interno Informe COSO – Ecoe Ediciones, Bogotá D.C

Código de Comercio de la República de El Salvador.

Ministerio de Economía programa de desarrollo institucional. [Citado 05 de mayo de 2008]. Disponible en http://www.minec.gob.sv.

Samuel Alberto Mantilla & Sandra Yolima Canté S. (2005) - Auditoria del control Interno - 1ra. Edición: Bogotá, D.C., 2005.

Commissión of Sponsoring Organizations of Tread Way Comission, National Commision on Fraudulent Financial Reporting

Alvin A. Arens, Randal J. Elder, Mark Beasley y Gregory Jenkins (2007) Auditoria.

Un enfoque integral 10ra. Edición. México.

Samuel Alberto Mantilla (2005) Control interno informe COSO 4ta edición. Bogotá.

Carl S. Warren, Ph.D. James M. Reeve y Philip E. Fess, Contabilidad Financiera, 7ª. Edición International Thomson Editores, 2000.

Meigs, R.; Williams, J., Haka, S. y Bettner, M. (2005). Contabilidad: La base para decisiones gerenciales. Undécima edición. Mc Graw Hill. Colombia.

Chillida, C. (2003). Análisis e interpretación de balances. Tomo I. Ediciones de la biblioteca. Universidad Central de Venezuela. Venezuela.

102

Manuel de Jesús Fornos Gómez, Contabilidad Financiera 2, segunda edición, El Salvador 2004.

Decreto Legislativo Nº 134 Fecha:18/12/1991 Diario Oficial: 242 Tomo: 313 Publicación DO: 21/12/1991, Reformas Decreto Legislativo No. 236 de fecha 17 de diciembre de 2009, publicado en el Diario Oficial No. 239, Tomo 385 de fecha 21 de diciembre de 2009

Eugene F. Brigham, Joel f. Houston Fundamentos de Administración Financiera, Decima Edición, editorial Thomson, 2005.

Robbins, S y Coulter, M. (2000). Administración. Sexta edición. Pearson Educación. México.

Alvarado, V. (2007). Auditoría Financiera. Tercera edición. Librería: Jurídicas Rincón. Venezuela.

Defliese, P.; Jaenicke, H.; Sullivan, J., y Gnospelius, R. (2005). Auditoria Montgomery. Tercera edición. Editorial Limusa. México.

Santillana, J. (2001). Establecimiento de sistemas de control interno. La función de contraloría. Primera edición. Thomson Learning. México.

Redondo, A. (2004). Curso práctico de contabilidad general y superior. Tomo I. Tercera edición. Corporación Marca. Venezuela.

Mendoza Orantes, Lic. Ricardo. Código de Comercio, Editorial Jurídica Salvadoreña, El Salvador, 49ª edición, Enero de 2009.

103

Ministerio de Economía, Programa de desarrollo institucional. Citado 05 de Mayo de 2008, Disponible en http://www.minwc.gob.sv

Mendoza Orantes, Lic. Ricardo. Recopilación de leyes tributarias, Editorial Jurídica Salvadoreña, El Salvador, 46ª edición, Enero de 2009.

Eugene F. Brigham, Joel F. Houston Fundamentos de Administración Financiera, Decima Edición, editorial Thomson, 2005.

104

3.8 Anexos ANEXO I TIPOS DE CONTROLES

Son procedimiento utilizado por la dirección para poder alcanzar los objetivos de la empresa y así controlar.

Permiten investigar y rectificar los errores y sus causas, están destinados a procurar que se tomen las acciones necesarias para solventarlos

Los controles detectivos identifican el control, pero no lo evitan, actúan como alarma.

Establecen las condiciones necesarias para que el error no se produzca

CONTROLES SUPERVISIÓN

Ejemplos: 1. Arqueos periódicos 2. Monitoreo constante de actividades.

Ejemplos:

CONTROL ES CORRECTIVOS

1. Listado de errores.

2. Evidencias de Auditoría ó Estadística de causas

CONTROLES DETECTIVOS

CONTROL ES PREVENTIVOS

Ejemplos: 1. Contrales cruzados, controles de supervisión.

Ejemplos: 1. Segregación de funciones.

2. Estandarización de procedimientos.

105

ANEXO II MAPA DE RIESGOS IDENTIFICACIÓN DE

ALGUNAS DE LAS TÉCNICAS QUE PROPONEN

RIESGOS

SON

Efectuar arqueos sorpresivos a la persona que maneje la documentación de las cuentas por cobrar

Auditoría Interna

Cualquier cancelación de ventas deberá estar respaldada por su respectiva documentación

Las notas de crédito deberán estar respaldadas por la documentación correspondiente, ser autorizadas

por

un

funcionario responsable

Preparar mensualmente un reporte de antigüedad de saldos Contabilidad

que muestre el comportamiento de los clientes, en especial los morosos

Enviar periódicamente Estados de Cuenta a los clientes

Departamento de Cobros

Diseñar políticas de cobranza

Las cuentas canceladas por incobrables, deberán estar Gerencia General

autorizadas por la alta administración, debiendo cubrir los requisitos respectivos

Diseñar adecuadas políticas para el otorgamiento de líneas de Gerencia de Ventas

crédito

106

ANEXO III EL CICLO FINANCIERO DE CORTO PLAZO DE UNA EMPRESA

En base al diagrama anterior se establece la siguiente guía que simplifica y/o facilita la toma de decisiones de finanzas operativas.

1) Planear la ejecución: el ciclo financiero, parte desde el momento que se establece una meta para las ventas, cuestión que se traduce en una cierta cantidad de inventarios a mantener para poder surtir los pedidos (los inventarios no solamente son productos, también pudieran ser personas para poder prestar un servicio), la obtención de estos inventarios representan la salida de recursos, que pueden ser cubiertos, que se traducen en una facturación dada con ciertas condiciones de pago, las mismas se transforman en cuentas por cobrar y en un efectivo esperado que desemboca en pagos e inversiones. Este ciclo debe estar planeado y lo ideal es contar con un modelo financiero cuando menos en Excel, que nos permita proyectar las variables descritas anteriormente.

107

2) Preparar la disposición de recursos: Como paso posterior a la planeación se requiere contar con los recursos en el momento preciso para ejecutar la planeación. En esta etapa, es cuando las líneas definidas en el plan son aterrizadas y difundidas a los responsables.

3) Ejecutar planes: Con todos los recursos dispuestos, la empresa pone en marcha su maquinaria y es cuando se empieza a cumplir con lo dibujado en el plan.

4) Controlar recursos: Con la finalidad de vigilar el cumplimiento del rumbo definido en los planes, se requiere el establecimiento de puntos de control, de forma tal que se eviten las desviaciones sobre lo definido en los planes, es especialmente relevante vigilar el ciclo facturación cobranza y si existen retrasos tomar medidas con oportunidad, porque de lo contrario se pondría en riesgo la viabilidad de la empresa.

5) Analizar resultados: Preparar la información financiera y revisarla a profundidad ayuda a tomar mejores decisiones.

108

UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA DE EL SALVADOR FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

EL CONTROL INTERNO COMO HERRAMIENTA PARA LA TOMA DE DECISIONES EN LA GESTIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR DE LA EMPRESA TAIMEXAL, S.A. DE C.V., ROSARIO DE LA PAZ, LA PAZ, 2010-2011

TRABAJO DE GRADUACIÓN PARA OPTAR AL TÍTULO DE LICENCIATURA EN CONTADURÍA PÚBLICA

PRESENTADO POR: JOSÉ EDUARDO CRUZ CRUZ TERESA CANTOR DE ALVARADO ASTRID LORENA ROSALES DE CERÓN

SAN SALVADOR, 2011

UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA DE EL SALVADOR FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

AUTORIDADES UNIVERSITARIAS

ING. LUIS MARIO APARICIO GUZMÁN RECTOR

LICDA. CATALINA RODRÍGUEZ DE MERINO VICE RECTORA ACADÉMICA

LIC. MANUEL ANTONIO ORTEGA AYALA DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA DE EL SALVADOR FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

JURADO EVALUADOR

LIC. GILBERTO ARMANDO DURAN PRESIDENTE

LIC. PABLO ANTONIO PINEDA

LIC. ISRRAEL ANTONIO ZELAYA CLAROS

1er. VOC

2do. VOCAL

LIC. JUAN EDGARDO CHAMUL SARAVIA ASESOR

AGRADECIMIENTOS Éste trabajo es el fruto

del esfuerzo y sacrificio, de cada uno de los

integrantes y de nuestra familia, que ha estado a nuestro lado brindándonos su apoyo incondicional.

Particularmente le doy mis infinitas gracias a MI PAPÁ DIOS, quien me ha dado la oportunidad, de escalar un peldaño más secularmente, por lo que puedo decir Eben-Ezer. También le doy gracias públicamente por regalarme una familia maravillosa, que me comprende, y me ama

mucho. Y así

agradezco también a CANDELARIA MENJIVAR DE CANTOR, mi mamá, quién a pesar de las dificultades de la vida, siempre ha estado ahí para mí, apoyándome y preocupándose para que yo pueda culminar mi carrera, y bueno pido a Dios que me conceda poder compensar aunque sea un poquito todo lo que ella me ha dado, también agradezco a mi papá DAGOBERTO CANTOR MARROQUIN porque siempre se preocupó por mi educación, y por estar también ahí, apoyándome, y siendo un ejemplo de superación, gracias mis queridos padres, por haberme enseñado lo que tenía que aprender sobre la vida, los amo mucho, y que Dios les bendiga hoy y siempre y les multiplique al ciento por uno todo lo que me han dado.

También quiero aprovechar esta ocasión para dedicarle este triunfo a mi hermano MORIS ALEXANDER CANTOR aunque ya no está con nosotros en este mundo, sé que él estaría orgulloso por este éxito en mi vida, y que seguramente estaría apoyándome, y bueno lo amo mucho, y por último quiero darle las gracias a mi querido y amado esposo ENRIQUE ALVARADO GÓMEZ, por ser comprensivo, y estar a mi lado en los momentos más difíciles de mi vida, gracias mi amor, te Amo.

Teresa Cantor de Alvarado

AGRADECIMIENTOS

A DIOS TODOPODEROSO, Por su Amor, Cuidado, Sabiduría y Misericordia que me ha guiado toda mi vida. Por las abundantes bendiciones recibidas por El, para resolver cada obstáculo que se me presenta y darme la fortaleza de seguir adelante.

A MIS PADRES, Nelson y Dora Alicia de Rosales, por todo el amor y apoyo moral, que me brindaron para que logrará culminar mi carrera.

A MIS HERMANOS, Nelson y Mauricio, por su amor y bondad que me acompañan y fortalecen siempre.

A MI ESPOSO, Omar Ernesto Ceron por su amor, comprensión, solidaridad, por todo el apoyo mostrado y recibido de él. Con su ayuda he alcanzado la meta en mi estudio.

A MIS HIJOS, Gerardo y Fernanda por ser mi inspiración, a quienes les dedico mi triunfo y que este logro sea un ejemplo para ustedes.

A MI JEFE Y COMPAÑERA, Sra. María Peralta y Verónica Cornejo por haberme apoyado en mi carrera con su tiempo, comprensión y cariño.

A MIS COMPAÑEROS DE TESIS, Teresa de Alvarado y Eduardo Cruz por su incansable trabajo y esfuerzo para culminar con éxito nuestra investigación.

Astrid Lorena Rosales de Ceron

AGRADECIMIENTOS

A Dios Todopoderoso, a mi madre Santísima, por la fortaleza y sabiduría recibida para hacerle frente a todas las dificultades que se me presentaron durante la carrera universitaria.

Al padre Víctor Manuel López (Q.D.D.G.) por sus consejos, apoyo moral y económico que me brindó para poder culminar mis estudios superiores.

A Mariana de Jesús, por haberme motivado a estudiar una carrera universitaria.

A mis padres: Francisco Cruz Amaya, María Amelia Cruz de Cruz, por el sacrificio que hicieron de enviarme a vivir lejos de su casa, para que pudiera superarme.

A mis hermanos: José Gabriel Cruz, Francisco Antonio, Miguel Ángel y María Dilma, por su apoyo económico durante toda mi carrera universitaria.

José Eduardo Cruz Cruz

INDICE CAPITULO I 1. MARCO CONCEPTUAL

1

1.1 Introducción

1

1.2 Objetivos

3

1.3 Antecedentes del problema

4

1.3.1 Antecedentes generales del control interno

4

1.3.2 Evolución del Control Interno

5

1.3.3 Antecedentes del Control Interno en El Salvador

7

1.3.4 Generalidades de las PYMES

8

1.3.4.1 Clasificación de las PYMES

9

1.3.4.2 Régimen legal

10

1.3.5 Antecedentes de la empresa Taimexal S.A de C.V

10

1.4 Justificación

13

1.5 Planteamiento del problema

14

1.6 Alcances y Limitaciones

15

1.7 Recuento de conceptos y categorías

18

CAPITULO II 2. MARCO TEÓRICO

23

2.1 Fundamentación Teórica-Metodológica

23

2.1.1 El control Interno

23

2.1.2 Elementos o componentes del Control Interno

25

2.1.2.1 Ambiente de Control

26

2.1.2.2 Evaluación de Riesgos

28

2.1.2.3 Actividades de Control

31

2.1.2.4 Información y Comunicación

31

2.1.2.5 Monitoreo (Supervisión)

32

2.1.3 Objetivos del Control Interno

33

2.1.4 Clasificación del Control Interno

34

2.1.4.1 Control Interno Administrativo

34

2.1.4.2 Control Interno Contable

35

2.1.5 Cuentas por Cobrar. Aspectos conceptuales

35

2.1.6 Importancia de las cuentas por cobrar

37

2.1.7 Clasificación de las cuentas por cobrar

38

2.1.8 Legislación aplicada a las Cuentas por Cobrar en El Salvador

40

2.1.8.1 Ley del Impuesto sobre la Renta

40

2.1.8.2 Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta

41

2.1.8.3 Norma Internacional de Información Financiera (NIIF para PYMES)

42

2.1.9 Control Interno en las cuentas por cobrar

43

2.1.9.1 Separación de Funciones para las cuentas por cobrar

46

2.1.10 Procedimientos y Control Interno

48

2.1.11 Procedimiento de Control interno en las Cuentas por Cobrar

50

2.1.11.1 Procedimientos Administrativos

50

2.1.11.2 Procedimientos Contables

52

2.1.12 Aspectos básicos para administrar eficientemente un Sistema de cuentas por cobrar

54

2.1.13 Sugerencias de Control Interno para las cuentas por cobrar

56

2.2 Construcción del Marco Empírico

57

2.2.1 Metodología de la Investigación

57

2.2.2 Población

57

2.2.3 Procedimientos para la obtención de datos

58

2.2.4 Instrumentos Utilizados

58

2.2.4.1 Entrevistas

58

2.2.4.2 Cuestionario

58

2.2.5 Presentación de datos

59

2.2.6 Exposición de resultados

59

2.2.7 Diseño del instrumento de recopilación de la información

59

2.2.7.1 Cuestionario

59

2.2.7.2 Solicitud de colaboración

64

2.2.8 Tabulación, análisis e interpretación de resultados

64

2.3 Formulación Teórico-Metodológica de lo investigado

86

2.4 Desarrollo y Definición Teórica

87

CAPITULO III 3. MARCO OPERATIVO

90

3.1 Descripción de los Sujetos de Investigación

90

3.2 Procedimiento para la Recopilación de Datos

90

3.3 Especificación de la Técnica para el Análisis de los Datos

90

3.3.1 Análisis e Interpretación de los Resultados

91

3.4 Cronograma

98

3.5 Recursos

100

3.6 Índice Preliminar sobre Informe Final

100

3.6.1 Marco Conceptual

100

3.6.2 Marco Teórico

100

3.6.3 Marco Operativo

101

3.7 Bibliografía

102

3.8 Anexos

105