Permiso de uso facilidades EEA

PERMISO DE USO FACIL I DADES DE LA ESTACIÓN EXPERI M EN TAL AGRÍCOLA Nombre del Solicitante:

Nombre de la Organización o Entidad:

Dirección y Teléfono:

Titulo de la Actividad:

Fecha: Horario: ___ 8:00am-12:00m ___ 8:00am- 4:30pm

Descripción de la Actividad:

Salón Solicitado:

NORMAS Y REGLAS:

PRIMERO: La Estación Experimental Agrícola concede permiso de uso para las siguientes facilidades:______________________________________________________ para la celebración de _____________________________________el (los) día (s) _________ de __________________ de 20____.

SEGUNDO: Bajo ninguna circunstancia se usarán las facilidades para una actividad diferente a la indicada en el apartado primero. No se autorizará el uso de las facilidades para ventas o actividades políticas o religiosas, sectarias de cualquier índole. No se permitirá el uso de bebidas alcohólicas dentro de las facilidades del CCA. TERCERO:No se aprobará el uso de las facilidades de la EEA para actividades en las que se espere la asistencia de más de ciento veinticinco (125) personas (Salón Anexo), veinticinco (25) salón Conferencia y cuarenta y ocho (salón Teledis).

CUARTO: El costo del alquiler será de $__________. El Cliente pagará la mitad del alquiler al momento de firmar este permiso y el restante de dinero quince (15) días antes de la fecha de la celebración de la actividad.

QUINTO: En adición al alquiler, el Cliente adquirirá una Póliza de Responsabilidad Pública cuya cubierta sea de quinientos mil ($500,000.00) dólares combinada (“combined single limit”) para

cubrir los daños que puedan ocurrir como consecuencia de la actividad objeto de este permiso de uso sin deducible alguno. El período de cubierta de la referida póliza de seguro será por el tiempo que dure dicha actividad, así como por el tiempo en que el usuario tenga que hacer cualquier tipo de preparativo, trabajo o tarea antes, durante o después de llevarse a cabo la actividad concernida. En dicha póliza la Estación Experimental Agrícola del Recinto Universitario de Mayagüez de la Universidad de Puerto Rico deberá ser nombrado como asegurado adicional o el arrendatario deberá certificar que releva a Universidad de Puerto Rico de toda responsabilidad (“Hold Harmless Agreement”). El usuario presentará al Administrador del Edificio evidencia de haber adquirido dicha póliza en el momento en que ambaspartes suscriban este permiso de uso.

SEXTO: El Cliente o su representante y un representante de la EEArevisarán el estado físico y funcional de todas las facilidades y harán un inventario del equipo a ser usado en la actividad.

Cualquier observación o comentario del Cliente sobre la condición de la planta física o del equipo se anotará en la sección de Observaciones al final de este permiso.

SEPTIMO: Sin ninguna excepción toda actividad para la cual se ha cedido el uso de las facilidades de la EEAdeberá terminar no más tarde de las 4:30 de la tarde.

OCTAVO: El Cliente se compromete a evitar reuniones y tertulias de los participantes de la actividad fuera del edificio y deberá exhortar a éstos que al terminar la actividad y retirarse a sus hogares lo hagan con el mayor orden y silencio posible. De igual forma evitará que sus invitados estacionen sus autos en el área no designadascomo estacionamientos.

NOVENO: Si por motivo de indisciplina o desorden hubiese que suspender la actividad, la EEA no devolverá al Cliente ninguna cantidad de lo pagado por éste, y el Cliente tendrá que pagar el costo de los daños causados.

DECIMO: La EEAno será responsable en caso que por razones ajenas a su voluntad, el servicio de energía eléctrica sea suspendido durante cualquier actividad, y el Cliente será responsable de los daños que puedan ocurrir en estos casos.

UNDECIMO: Si el Cliente necesitara decorar o arreglar los salones antes de la actividad y algún tiempo después de ésta para retirar o remover equipo o material utilizado en la decoración o arreglo de los mismos, se le concederá tiempo razonable para ello, de acuerdo con los compromisos de la EEA y las necesidades del Cliente. El tiempo a concederse se acordará al momento de firmar este permiso y se anotará en la sección de Observaciones al final del mismo.

DUODECIMO: La EEA no será responsable por los daños que se puedan producir a los automóviles estacionados en el área de estacionamiento o los alrededores ni por pérdidas, por robo o cualquier otra causade los participantes de la actividad.

DECIMOTERCERO: La limpieza de las facilidades luego de concluida será responsabilidad de la EEAy el costo está incluido en el alquiler.

DECIMOCUARTO: Si luego de firmado este permiso el Cliente decide suspender la actividad, la EEA rentendrá como indemnización el veinticinco (25%) porciento del depósito hecho por el Cliente. Esta cancelación deberá notificarse treinta (30) días antes de la fecha de la actividad.

De no ser así la EEAretendrá el cincuenta (50%) porciento de depósito.

DECIMOQUINTO: La EEA puede cancelar la celebración de la actividad en casos de sucesos de fuerza mayor o por cualquier causa que la UPR considere justificada. En dichos casos se devolverá cualquier suma depositada y se notificará al Cliente por correo certificado con acuse de recibo.

DECIMOSEXTO: La actividad se llevará a cabo en un período que no excederá de 8.5 horas y durante su desarrollo la amplificación de sonidos se hará en forma moderada.

DECIMOSEPTIMO: El Cliente no alterará el sistema eléctrico ni utilizará equipo que demande energía en exceso al sistema eléctrico de la EEA. El Cliente no podrá poner o colgar ninguna clase de luces o artefactos. Tampoco podrá fijar dentro de las facilidades de la EEA cartelones, pancartas o anuncios de ninguna clase o material, sin la debida autorización de la EEA. "LA EEA" no se hace responsable de equipos, materiales, artefactos, etc. que traiga el Cliente para uso en el disfrute de su actividad, incluyéndose sillas, cristales de bizcocho, copas, micrófonos, extensiones eléctricas, bebidas y otros, debiendo remover los mismos inmediatamente despuésde terminada la actividad.

Las facilidades arrendadas no puedes ser subarrendadas, cedidas o en cualquier modo tr ansferidas, ya que este permiso es personal e intransferible.

DECIMOCTAVO: El Cliente retirará de la EEAla decoración y toda otra propiedad utilizada en la actividad al terminar la misma. La EEA no será responsable por propiedad del Cliente dejada en la EEAantes ni despuésde la actividad.

DECIMONOVENO: El Coordinador de Actividades o un empleado de la EEAjunto con el Cliente o su representante velarán porque la actividad se desarrolle dentro del mayor orden.

VIGESIMO: La EEA proveerá al Cliente el siguiente equipo: _________________________________ _________________________________________________. El Cliente proveerá los manteles para las mesas,así como platos, vasos, cubiertos, copas, etc. necesarios para la actividad.

VIGESIMOPRIMERO:Durante la celebración de la actividad se permitirá la entrada a las oficina de la EEA a los miembros de la UPR y empleados de la EEA, entendiéndose que la entrada de éstos bajo ningún concepto interferirá con la actividad.

VIGESIMOSEGUNDO: Cualquier acuerdo diferente a lo establecido en este permiso deberá hacerse constar por escrito en la Sección de Observaciones.

OBSERVACIONES: ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ________________________________________.

CERTIFICAMOSque hemos leído este permiso en todas sus partes y que aceptamos y estamos de acuerdo con todas sus cláusulas, y para que así conste procederemos a firmarlo hoy ______ de _____________de20____.

________________________________ ____________________________________ Cliente o su Representante

Representante de la Estación Experimental Agrícola