gerir documentos

O Modelo de Auto-avaliação das Bibliotecas Escolares Metodologias de Operacionalização (Parte II)

D. Gestão da BE D.3 Gestão da Colecção/da Informação

Alice Santos 8 de Dezembro 2009 Escola Secundária Dr. José Afonso

D.3 Gestão da Colecção/da informação

Indicadores

Factores críticos de sucesso

D.3.1 Planeamento/ gestão da colecção de acordo com a inventariação das necessidades curriculares e dos utilizadores da escola/agrupamento.

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A política documental encontra-se definida para a escola/agrupamento.

A política documental materializa-se num processo integrado e contínuo de avaliação da colecção ou colecções da escola, na inventariação de necessidades e na sua actualização sistemática.

A política de desenvolvimento da colecção está formalizada e foi submetida ao parecer do conselho pedagógico, definindo um conjunto de normas para a selecção, desbaste, aquisição, organização e circulação dos recursos de informação.

A escola/agrupamento participa na definição dessa política que é aprovada pelos órgãos de direcção, administração e gestão (conselho geral, director, conselho pedagógico, conselho administrativo), garantindo consistência ao trabalho da equipa e assegurando mais facilmente as exigências de financiamento anuais.

As práticas de avaliação, de desbaste, de selecção e aquisição de documentação são realizadas de acordo com as orientações definidas.

Instrumentos de recolha de evidência sugeridos

Evidências

 Análise da colecção (CK2).

 A equipa da BE apresentou ao CP, para debate na comunidade escolar, documento orientador da política de desenvolvimento da colecção

 Política de Desenvolvimento da Colecção.  Questionário aos docentes  Actas de reuniões.

 O CP aprovou o documento em reunião de …  O desenvolvimento da colecção é feito segundo as orientações definidas  A professora bibliotecária recolheu sugestões/reclamações através de documento normalizado dirigido aos departamentos curriculares e aos alunos  A equipa analisou os projectos em desenvolvimento na escola e as planificações das áreas curriculares não disciplinares para uma visão mais objectiva das necessidades de informação  A equipa da BE elaborou proposta de orçamento e a PB apresentou-a em reunião de CP de…  A avaliação da colecção e as sugestões dos utilizadores determinaram o reforço e actualização do fundo documental nas áreas consideradas prioritárias  A avaliação da colecção determinou o desbaste

Indicadores

Factores críticos de sucesso

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D.3.2 Adequação dos livros e de outros recursos de informação (no local e online) às necessidades curriculares e aos interesses dos utilizadores na escola/agrupamento.

 Foram adquiridos (x) documentos impressos e (Y) não livro de modo a caminhar no sentido do equilíbrio entre os diversos tipos de documentos

A rede partilhada de documentação pode envolver outras bibliotecas a nível local e a BM.

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Os órgãos de administração e gestão atribuem anualmente uma verba para actualização da documentação.

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A colecção é equilibrada em quantidade, entre suportes (impresso e não impresso) e entre as diferentes áreas (recreativa e relacionada com o currículo), garantindo condições de acesso e uso a todos os utilizadores.

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 Foram adquiridos documentos que aproximam a colecção do nº considerado desejável (X documentos por Y alunos);

A documentação existente em cada BE/escola e as necessidades ao nível do agrupamento são avaliadas e existe uma gestão integrada que promove a circulação da documentação.

As normas que regem a partilha de documentação e a gestão cooperativa da colecção estão formalizadas e integram a política de desenvolvimento da colecção.

Os livros e outros recursos de informação são adequados à faixa etária, à curiosidade intelectual e aos interesses dos utilizadores.

Os livros e outros recursos de informação

Evidências das obras desactualizadas e/ou em mau estado de conservação

As necessidades de informação, decorrentes do projecto educativo, de projectos em desenvolvimento e dos perfis curriculares dos diferentes anos/ matérias são inventariadas.

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Instrumentos de recolha de evidência sugeridos

 Do orçamento atribuído pela Direcção para o desenvolvimento do plano de actividades, x% destinou-se à actualização do fundo documental

 Resultados da avaliação da colecção.  Estatísticas de empréstimo.  Normativos de serviço requisitado  Registos de requisições pelos departamentos / docentes.

 A equipa a BE teve em conta os dados estatísticos de empréstimo e circulação de documentos do ano anterior;  A equipa da BE analisou as propostas dos utilizadores  A equipa da BE reforçou o fundo documental, tendo em conta os níveis etários e a caracterização sócio educativa dos alunos elaborada pelos Directores de Turma

Indicadores

Factores críticos de sucesso respondem às necessidades do currículo nacional, do projecto educativo e dos projectos curriculares das turmas.

D.3.3 Uso da colecção pelos utilizadores da escola/agrupamento.

Instrumentos de recolha de evidência sugeridos  Questionário a docentes (QD3).

A selecção dos fundos documentais tem em conta necessidades identificadas junto dos departamentos curriculares e utilizadores, de acordo os critérios definidos no documento Política de desenvolvimento da colecção.

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Os recursos documentais são anualmente actualizados, respondendo em termos de qualidade, diversidade e relevância às necessidades dos utilizadores.

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A BE assegura a circulação de fundos documentais em todo o agrupamento.

 Estatísticas de empréstimos.

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A BE implementa o empréstimo domiciliário e os fundos documentais são suficientes para as necessidades dos utilizadores.

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A BE realiza um trabalho de valorização e motivação para o valor e uso da documentação nas práticas de ensino e aprendizagem.

 Trabalhos realizados na biblioteca ou em colaboração com a BE no contexto do uso da informação.

A BE forma para o uso e integração da informação nas actividades diárias e de aprendizagem.

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Os alunos procuram os recursos documentais para se recrearem ou para o trabalho escolar.

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Os docentes recorrem à documentação para a

 A equipa da BE teve em conta os dados dos questionários aplicados a professores e alunos

 Questionário a alunos (QA4).

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Evidências

 Questionário a docentes (QD3).  Questionário a alunos (QA4).  Análise da colecção (CK2).

 A BE utiliza os dados estatísticos de empréstimo para conhecimento das necessidades dos utilizadores  A BE distingue o empréstimo domiciliário do empréstimo para a sala de aula  A BE implementa o empréstimo domiciliário  A BE facilita a circulação de documentos para uso em sala de aula  A BE articula a sua actividade com a actividade lectiva  A BE incentiva o uso da documentação,

Indicadores

Factores críticos de sucesso sua actividade lectiva e incentivam a sua utilização, apresentando propostas de trabalho conducentes ao seu uso. 

A BE produz instrumentos de apoio ao uso da colecção e desenvolve competências de pesquisa nos utilizadores.

Instrumentos de recolha de evidência sugeridos

Evidências disponibilizando documentos de apoio à sua utilização (guiões de filmes, documentos de apoio à preparação de visitas de estudo – em suporte impresso e on line)  A BE promove a partilha destes documentos entre os professores  A BE produz documentos de apoio à pesquisa (guião de pesquisa, validação de sites, apresentação de um trabalho escolar - – em suporte impresso e on line)  A BE implementa acções de uso da BE em articulação com os DTs e outros professores  A análise dos dados dos questionários mostra que alunos e professores receberam o apoio que solicitaram à equipa da BE  A mesma análise mostra que X% dos alunos sabe utilizar o catálogo informatizado e aceder aos documentos nas estantes  A mesma análise mostra que X% dos alunos tem dificuldades na utilização do catálogo informatizado e no acesso aos documentos nas estantes

Indicadores

Factores críticos de sucesso

D.3.4 Organização da informação.

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Informatização da colecção. 

A informação está organizada segundo linguagens normalizadas (na catalogação, classificação e indexação) que garantam uma eficaz recuperação da informação.

Está implementado um sistema de gestão bibliográfico automatizado que permite a simplificação de um conjunto de processos inerentes ao circuito do documento e à difusão e pesquisa da informação.

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Os utilizadores recuperam a informação manualmente ou através da consulta automatizada do catálogo.

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O catálogo é pesquisável on line e associa recursos digitais.

Instrumentos de recolha de evidência sugeridos  Registos/relatórios do programa de gestão bibliográfica.  Nível de tratamento e de organização da informação.  Existência de catálogos informatizados online.  Análise da colecção (CK2).

Evidências  A informação está organizada segundo um sistema de classificação normalizado  X% do catálogo está informatizado e disponível para consulta  O catálogo está (não está) disponível on line  O catálogo inclui (não inclui) recursos digitais

Indicadores

Factores críticos de sucesso

D.3.5 Difusão da informação

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A BE realiza actividades de apresentação/exposição de livros e outros recursos de informação.

A BE organizada e difunde listagens de recursos de informação (documentos impressos, recursos digitais e online) adequados a temáticas diversas, de âmbito curricular ou associadas a determinado projecto.

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A BE produz guias e tutoriais sobre assuntos, autores, ou outros.

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A BE cria instrumentos de promoção da colecção e de divulgação de recursos de informação: boletim informativo, newsletter, folhetos, guiões de leitura, biografias ou listas bibliográficas de autores, outros.

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A BE recorre a estratégias formativas e de interacção com os utilizadores, através de webquest, testes, jogos ou outras ferramentas que desafiem a sua curiosidade acerca de um livro ou assunto.

A BE usa a página web e a denominada segunda geração de serviços disponibilizados – blogs, wikis, o RSS, o YouTube – para difusão da informação.

Instrumentos de recolha de evidência sugeridos  Estante de Novidades.  Placard da Sala de Professores.  e-mail aos coordenadores de departamento e de escola.  Documentos/ instrumentos produzidos em diferentes formatos.  Análise da colecção (CK 2).  Blog da BE

Evidências  A BE apresenta listagens de recursos/sugestões adequadas a o

Actividades planificadas

o

Efemérides

o

Datas festivas

 Através de o

Website da BE

o

Blog da BE

o

E-mail dirigido aos elementos do CP com pedido de divulgação à comunidade

o

Listagens de recursos impressas

o

Listagens bibliográficas de autores – impressas e on line

o

Exposição /apresentação das novidades (boletim informativo)

 Plataforma moodle

 A BE promove, em articulação com os grupos disciplinares e os projectos em desenvolvimento, concursos e desafios que impliquem a utilização dos recursos da BE.