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EJERCICIO: CALIFICACIONES • CAMBIAR ANCHURA/ALTURA DE COLUMNAS/FILAS Formato, Columna/Fila, Ancho/Alto o botón derecho, Ancho de columna/Alto de fila. También se pueden cambiar las medidas arrastrando las cabeceras de fila o columna, para ello nos situamos con el puntero del ratón en el borde derecho de la cabecera de columna o en el borde inferior de la cabecera de fila, y cuando el puntero se transforme en una barra vertical negra con una flecha a cada lado ya podemos modificar las medidas. Si lo que queremos es ajustar la anchura/altura de la columna/fila al contenido de las celdas, Formato, Columna/Fila, Ancho/Alto, Autoajustar a la selección o doble clic sobre el borde derecho/inferior de la cabecera de columna/fila.

• ALINEACIÓN DEL CONTENIDO DE LAS CELDAS Por defecto, el texto queda alineado a la izquierda, los valores a la derecha y los errores al centro. Para cambiar la alineación Horizontal y Vertical; Formato, Celdas, (o botón derecho, Formato de celdas) Alineación, Horizontal/Vertical. Todas las cifras del ejercicio están centradas tanto horizontal como verticalmente. Si lo que queremos es girar el texto: Formato, Celdas, Alineación, Orientación e indicamos los grados que queremos girar el texto (en el ejercicio, el texto Alumnos está girado 90º).

• COMBINAR CELDAS Seleccionamos las celdas que queremos combinar (unir), Formato, Celdas, Alineación, Control del texto, Combinar celdas o pinchando sobre el botón Combinar y centrar de la barra de herramientas formato. Para cancelar la combinación de celdas (aunque siempre se puede utilizar Edición, Deshacer) hay que desactivar la casilla Combinar celdas del menú Alineación (no sirve el botón).

• PARA QUE TODO EL CONTENIDO DE UNA CELDA ENTRE EN LA MISMA Si el contenido de una celda es superior a la anchura de la misma, utilizará el espacio de las celdas contiguas siempre y cuando dichas celdas estén vacías. En este último caso el texto aparecerá truncado y se verá completo únicamente en la barra de fórmulas. Si queremos que entre en una sola celda sin modificar la anchura, utilizaremos la opción Reducir hasta ajustar situada en Formato, Celdas, Alineación, Control del texto (lo que hace esta opción es cambiar el tamaño del texto).

• UTILIZAR VARIAS FILAS DE LA MISMA CELDA Formato, Celdas, Alineación, Control del texto, Ajustar texto.

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Ejercicio Calificaciones

• FORZAR CAMBIO DE FILA EN LA MISMA CELDA Se pulsa la combinación de teclas ALT+Intro (en la barra de fórmulas también aparecerá en filas distintas). Por ejemplo quiero escribir en la misma celda pero en distintas filas el texto Evaluaciones Finales: escribiré Evaluaciones, luego pulsaré la tecla ALT y sin soltarla pulo Intro, automáticamente pasará a la siguiente fila y escribiré Finales.

Forzar cambio de fila. Se observa en la barra de fórmulas que Evaluaciones está en una fila y Finales en la siguiente, aunque el contenido está en una sola celda, la A1.

En este caso hemos utilizado la opción Ajustar texto para que el contenido de la celda utilice distintas filas. Podemos observar en la barra de fórmulas que no se ha forzado el cambio de fila.

• FUNCIONES Todas las funciones constan de dos partes: a) Su nombre, que describe la operación que se va a realizar. b) El argumento, que indica (entre paréntesis) la celda o celdas sobre las que se va a realizar la operación. Una función puede tener varios argumentos.

• FUNCIÓN SUMA Suma todos los números en un rango de celdas. La sintaxis en general de la función suma es: suma(rango). Si es el inicio de una fórmula debe ir precedida del signo = (igual). Hay distintas formas de utilizar la función suma. Vamos a emplear varias de ellas en la hoja Paso 2. a)

Nos situamos en la celda H4 y tecleamos =suma( y seleccionamos con el ratón desde la celda C4 hasta la G4, cerramos el paréntesis y pulsamos intro.

b)

Nos situamos en la celda H5 y pulsamos sobre el botón (autosuma) de la barra de herramientas Estándar. Automáticamente aparecerá la función suma con el rango ya seleccionado, si la selección es correcta pulsamos Intro y sino realizamos una nueva selección y pulsamos intro. En nuestro caso no selecciona la celda C5 porque está vacía, así que modificaremos la selección para que la tenga en cuenta. En el caso que no hagamos esta modificación, si añadimos un valor a la celda C5, la función suma no la tendrá en cuenta.

c)

Seleccionamos desde la celda C6 hasta la G6 y pulsamos sobre el botón autosuma.

d)

Nos situamos en la celda H7, pinchamos sobre el botón (Pegar función) o del menú Insertar, seleccionamos Función; en la categoría Matemáticas y Trigonométricas, localizamos Suma y pulsamos sobre el botón Aceptar. En la siguiente pantalla aparecerá en el recuadro Número 1 un rango, si el rango está equivocado o no aparece, podemos pulsar sobre el botón que está justamente a la derecha de dicho recuadro denominado Contraer diálogo, se despejará la pantalla y ya podemos seleccionar el rango que nos interese; pulsamos la tecla Intro para volver o pulsamos sobre el botón que aparece debajo de la barra de fórmulas denominado Expandir diálogo, y Aceptamos.

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Ejercicio Calificaciones

Si queremos calcular de una forma rápida la columna Total, bastaría con calcular el primer total (H4) y copiarlo al resto de las celdas (arrastrar el controlador de relleno, cruz negra hasta la celda H13). Otra forma rápida sería seleccionar el rango C4:H13 y pulsar sobre el botón Autosuma. ¿Qué diferencia hay entre utilizar la función suma y el operador +? En la celda A4 hemos utilizado =SUMA(A1:A3) y en la celda B4 la siguiente fórmula =B1+B2+B3. Observamos que el resultado es el mismo (6). Si insertamos una fila entre las filas 1 y 2 e insertamos el valor 4 en las celdas A2 y B2 podemos comprobar que en el caso de la función SUMA tiene en

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cuenta dicho valor (10) mientras que con el signo + no (6), de hecho las fórmulas de las celdas A5 y B5 son: =SUMA(A1:A4) y =A1+A3+A4.

Antes de insertar la fila

Después de insertar la fila

• FUNCIÓN CONTAR Cuenta el número de celdas que contienen números. CONTAR(Rango). El contenido de la celda J4 debería quedar de la siguiente forma: =CONTAR(C4:G4).

• FUNCIÓN CONTARA Cuenta el número de celdas que no están vacías. CONTARA(Rango). Si en la celda J4 colocamos las fórmulas =CONTAR(B4:G4) primero, y =CONTARA(B4:G4) después veremos que el resultado de la primera es 5 y el de la segunda 6. La causa es que en la celda B4 hay un texto (Luis) por lo que en el primer caso no lo cuenta por no ser número y en el segundo sí por no estar vacía.

• FUNCIÓN MAX Devuelve el valor máximo de una lista de valores. MAX(Rango). El contenido de la celda K4 debería quedar de la siguiente forma: =MAX(C4:G4).

• FUNCIÓN MIN Devuelve el valor mínimo de una lista de valores. MIN(Rango). El contenido de la celda L4 debería quedar de la siguiente forma: =MIN(C4:G4).

• FUNCIÓN PROMEDIO Devuelve la media aritmética de una lista de valores. PROMEDIO(Rango). El contenido de la celda M4 debería quedar de la siguiente forma: =PROMEDIO(C4:G4).

• FUNCIÓN SI Devuelve un único valor si una condición especificada se evalúa como verdadero y otro valor si se evalúa como falso. =SI(condición;verdadero;falso) En nuestro caso, en la columna N, Calificación contendrá la palabra Apto si la media aritmética del alumno es 5 o más y No Apto en el resto de los casos. La celda N4 debe contener la función si de la siguiente forma: =SI(M4>=5;”Apto”;”No Apto”) Analizando este ejemplo vemos que la condición es M4>=5 (que la media sea mayor o igual que 5), cuando se cumple la condición la función SI devuelve el valor Apto (el texto debe ir siempre entre comillas) y si no se cumple la condición devuelve el valor No Apto. Si no tuviésemos calculada ya la media aritmética, podríamos emplear la siguiente función: =SI(PROMEDIO(C4:G4)>=5;”Apto”;”No Apto”). Dentro de una función SI podemos emplear otras funciones, o funciones SI anidadas (hasta siete funciones si). Podríamos cambiar el contenido de la columna Calificación para que ponga No Apto si la media es inferior a 5, Apto si está comprendida entre 5 (incluido) y 7 (sin incluir) y Notable en el resto de los casos (7 o más). =SI(M4<5;”No Apto”;SI(M4<7;”Apto”;”Notable”)) En este caso si la media es inferior a 5 (condición) tiene que poner No Apto (verdadero), pero en el caso de que no se cumpla la condición, cuando no sea inferior a 5 pueden pasar dos cosas, que sea Apto o que sea Notable; al tener dos posibilidades tenemos que añadir otra función SI.

• FORMATO CONDICIONAL Se emplea para resaltar celdas que cumplan condiciones específicas. En nuestro caso queremos aplicar un formato a las celdas del rango N4:N13 que contengan la palabra Apto: Seleccionamos las

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celdas a las que vamos a aplicar el formato condicional (N4:N13), Formato, Formato condicional, Valor de la celda, Igual a, No Apto (la utilización de mayúsculas o minúsculas es indiferente), pinchamos en el botón Formato y seleccionamos los formatos necesarios. Se pueden aplicar hasta tres condiciones (para añadir más de una condición hay que pinchar sobre el botón Agregar). Para eliminar una condición pincharemos sobre el botón Eliminar del Formato condicional y activamos la casilla o casillas de las condiciones que queremos eliminar. Si queremos aplicar un formato a un rango dependiendo de los valores que tenga otro rango distinto, empleamos Fórmula en vez de Valor de celda. Por ejemplo para colocar el nombre de los alumnos en rojo (rango B4:B13) si las notas medias son de suspenso (rango M4:M13 inferior a 5). Los pasos serán: seleccionamos el rango B4:B13, Formato, Formato condicional, Fórmula, =M4<5, pinchamos en el botón Formato y seleccionamos los formatos necesarios. Hemos puesto el signo = delante porque es una fórmula, también podíamos haber puesto =M4:M13<5.

• ELIMINAR FORMATOS Edición, Borrar, Formatos.

• COPIAR FORMATOS Seleccionamos la celda o celdas que contienen el formato que vamos a copiar, Edición, Copiar, seleccionamos la celda o celdas a las que queremos aplicar el formato, Edición, Pegado Especial, Formatos. Hay otra forma más rápida y es empleando el botón Copiar Formato de la barra de herramientas Formato; seleccionar las cedas que contienen el formato, pinchamos sobre el botón copiar formato (el puntero del ratón cambiará a una cruz blanca junto con una brocha) y seguidamente sobre las celdas a las que vamos a aplicar el formato. Si queremos aplicar el mismo formato varias veces, tendremos que hacer doble clic sobre el botón Copiar Formato y para cancelarlo volveremos a pinchar sobre dicho botón.

• ORDENAR DATOS Antes de ordenar los datos es muy importante seleccionarlos bien, si seleccionamos menos datos de los necesarios, la ordenación provocará que los datos no se correspondan con los originales (en nuestro caso que las notas no correspondan con los alumnos). Para ordenar las notas por el nombre de los alumnos, en orden alfabético, seleccionamos el rango B4:N13, Datos, Ordenar, en Ordenar por seleccionamos Columna B y comprobamos que está activada la opción Ascendente. También se y Orden descendente de la barra de pueden utilizar los botones Orden ascendente herramientas Estándar; en este caso ordenará los datos utilizando como criterio el contenido de la celda activa. Imaginemos que queremos ordenar el listado de alumnos por Calificación, en el caso de que haya varios alumnos con la misma calificación que lo ordene por Nota media de mayor a menor. Seleccionamos el rango B3:N3, Datos, Ordenar, activamos en La lista tiene fila de encabezamiento la opción Sí (la lista de encabezamiento es la primera fila seleccionada, la 3, que contiene el nombre de las asignaturas), en Ordenar por seleccionamos Calificación comprobando que el orden sea Ascendente, en Luego por seleccionamos Media y el orden Descendente; finalmente aceptamos. (Se puede ordenar hasta por tres criterios).

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• FUNCIÓN CONTAR.SI Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado. CONTAR.SI(Rango;Criterio). Aunque a veces no es necesario, el criterio debe ir entre comillas. El contenido de la celda C15 debería quedar de la siguiente forma: =CONTAR.SI(C4:C13;”<5”) y en la C16 =CONTAR.SI(C4:C13;”>=5”).

• FORMATO DE NÚMEROS, FECHAS, PORCENTAJES... Formato, Celdas, (o botón derecho. Formato de celdas) Número y escogemos la opción deseada dentro de la Categoría pertinente ( Número, Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora, Porcentaje...)

• OCULTAR COLUMNAS/FILAS Seleccionamos las columnas o filas que queremos ocultar, Formato, Columna/Fila, Ocultar o botón derecho, Ocultar.

• MOSTRAR COLUMNAS/FILAS Hay que seleccionar por lo menos la columna/fila anterior/superior y la posterior/inferior, Formato. Columna/Fila, Mostrar o botón derecho, Mostrar.

• IMPRESIÓN DE LA CUADRÍCULA. Archivo, Configurar Página, Hoja, Imprimir, Líneas de división. Si queremos imprimir también las cabeceras de filas y columnas, activaremos también la opción Títulos de filas y columnas. • MANTENER SIEMPRE VISIBLES RANGOS DE DATOS. Si lo que queremos es visualizar siempre las tres primeras filas de una hoja independientemente de la fila en la que estemos, nos situamos justo debajo de las filas que queremos inmovilizar, en nuestro caso en la celda A4 (fila 4), Ventana, Inmovilizar Paneles. Si queremos inmovilizar columnas, nos situamos justo a la derecha de las columnas que queremos inmovilizar, Ventana, Inmovilizar Paneles. Por ejemplo para que se vea siempre la columna D, nos situaremos en la celda E1 (si no queremos que se vean las columnas A a C, tendremos que desplazarnos hacia la derecha hasta que la primera columna visible sea la D). Para inmovilizar filas y columnas a la vez, nos situaremos en la celda situada justo a la derecha de las columnas que queremos inmovilizar y justo debajo de las filas a inmovilizar. Para cancelar la inmovilización, Ventana, Movilizar Paneles.

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Calificaciones_Apuntes  

• C OMBINAR C ELDAS Seleccionamos las celdas que queremos combinar (unir), Formato, Celdas, Alineación, Control del texto, Combinar celdas o...