GGMOB 4 VALIDATOR
O GGMOB 4 Validator é uma aplicação móvel que permite realizar o desbloqueio de ações críticas que exigem validação por parte de utilizadores com permissões específicas, conforme a hierarquia e os perfis de acesso definidos internamente pela empresa.
ALGUMAS FUNCIONALIDADES:
• Desbloqueio de Orçamentos
• Desbloqueio de Folhas de Obra
• Anulação de Documentos de Faturação
• Limpeza de licenças
VANTAGENS:
• Agilidade na resolução de bloqueios
• Maior controlo e segurança
• Conformidade com os requisitos
• Rastreabilidade e transparência
DISPONÍVEL PARA TODOS OS UTILIZADORES
SEM CUSTOS ADICIONAIS
MAIS UM ADMIRÁVEL
MUNDO NOVO
O ser humano teve sempre desafios que, não raramente, são comuns a outras pessoas ou comunidades. A solução mais eficaz para a sua resolução sempre foi a partilha de informações, dando pistas para o caminho certo, reduzindo ao tempo na procura da solução. E, para isso, há apenas um ingrediente necessário: Comunicação
Uma boa comunicação é o motor da resolução de um desafio, quando há vários intervenientes. Não é por acaso que um dos desafios que a humanidade teve, e continua a ter, é melhorar a comunicação. Já vão longe os sinais de fumo, os pombos-correio e até mesmo as cartas em papel. Tudo hoje em dia tem de ser muito mais rápido, quase imediato. É isso que nos diferencia ou, pelo menos, nos iguala à concorrência: A qualidade e rapidez da nossa comunicação.
Por exemplo, os orçamentos:
Quando nos pedem um orçamento, estão à espera de ter uma resposta rápida. Responder no dia seguinte já não é suficiente, porque outros podem responder no próprio dia. Então, e se conseguíssemos mais que isso? E se respondêssemos no minuto seguinte, não seria perfeito? O tempo verbal não está correto. Podemos retirar o condicional. Isso já é possível! Como? Aproveitando o nosso amigo virtual que falávamos na edição anterior: A Inteligência Artificial.
O futuro já chegou! No GGWEB já conseguimos ter a Inteligência Artificial a responder aos pedidos dos nossos clientes. Seja à noite ou ao fim de semana, todas as perguntas são feitas de acordo com as regras da empresa e o orçamento é calculado e enviado, tal e qual como se fôssemos nós a fazê-lo. Melhor que isso? Só quando conseguirmos responder aos orçamentos antes de eles serem pedidos.
Bem-vindos a mais um admirável mundo novo!
4 VALIDATOR
Vasco Lima Moreira
BeanStalk
O maior problema das empresas não é tecnologia: É comunicação.
Quando se fala em modernização nas empresas da indústria gráfica, a conversa centra-se na tecnologia: novas máquinas, fluxos de produção automatizados, software de gestão, integração com pré-impressão, ou sistemas de planeamento.
que acontece todos os dias entre empresa e colaboradores.
Por exemplo, quantas vezes acontece:
• um colaborador não saber exatamente onde registou o seu tempo de trabalho;
• um responsável ter dificuldade em perceber horas não registadas ou atividades incompletas;
Ou seja, na maioria das empresas, a tecnologia existe, porém, falta ligar as pessoas a essa tecnologia de forma simples e direta. Os colaboradores precisam de clareza sobre o seu tempo, as suas tarefas e a sua relação com a empresa. Quando essa comunicação não é clara, surgem vários problemas:
• horas de trabalho mal registadas;
• dificuldade em acompanhar a produtividade;
• dúvidas sobre assiduidade;
• processos administrativos lentos;
• frustração tanto para colaboradores como para gestores.
E, muitas vezes, o problema não está nos sistemas existentes, mas sim na forma como a informação chega às pessoas.
GGWEB TALK
Foi precisamente para resolver esta necessidade que nasceu o GGWEB Talk.
O GGWEB Talk é uma nova aplicação que permite aos utilizadores do GGWEB comunicarem diretamente entre si, de forma simples e imediata.
Na prática, funciona como um canal de conversa integrado no ecossistema GGWEB, permitindo que funcionários, responsáveis de produção e equipas administrativas troquem mensagens rapidamente, sem recorrer a ferramentas externas ou dispersas.
Este tipo de comunicação direta traz várias vantagens:
• esclarecimento rápido de dúvidas operacionais;
• maior proximidade entre equipas;
• menos dependência de emails ou telefonemas;
• comunicação contextual dentro do ambiente de trabalho.
Mais do que uma simples ferramenta de mensagens, o objetivo é facilitar o fluxo de informação dentro da empresa. Comunicação também entre empresa e colaborador
Para além da comunicação entre utilizadores, o GGWEB
Talk foi também pensado como um canal direto entre a empresa e os colaboradores.
Entre essas funcionalidades estão os relatórios automáticos de tempo de trabalho, que ajudam cada colaborador a acompanhar o seu próprio registo de atividade, não só diariamente, mas também semanal e mensalmente.
Para além do acompanhamento do tempo de trabalho, o GGWEB Talk foi pensado como um canal central de comunicação interna entre empresa e colaboradores.
A aplicação permite também:
• comunicação direta e bidirecional entre empresa e funcionário;
• consulta do histórico de assiduidade;
• pedidos e aprovação de férias;
• comunicação de faltas;
• anexar justificações;
• acesso a recibos de vencimento;
• consulta de contratos e outros documentos.
São já várias as empresas clientes que beneficiam das vantagens desta aplicação móvel. Se deseja implementar o GGWEB Talk na sua organização, a nossa equipa comercial está disponível para prestar todas as informações necessárias.
E, de facto, a tecnologia traz ganhos enormes de eficiência. Mas, no quotidiano das empresas, existe um problema muito mais comum e, muitas vezes, invisível: a falta de comunicação estruturada dentro da organização. Não falamos apenas de reuniões ou de emails. Falamos da comunicação operacional
• pedidos de férias feitos informalmente e difíceis de controlar;
• justificações de faltas que chegam por múltiplos canais;
• documentos importantes espalhados entre email, papel e sistemas diferentes.
A aplicação permite automatizar e simplificar vários processos administrativos que, tradicionalmente, dependem de emails, papel ou múltiplos sistemas.
VERSÃO SATURNO:
As principais Novidades
A versão Saturno representa um marco importante na evolução do ERP GGWEB, assinalando o início da integração de inteligência artificial na plataforma. Este foi um ano de desenvolvimento intenso, focado não apenas na melhoria contínua do sistema, mas também na introdução de novas funcionalidades que respondam às necessidades reais das empresas.
Ao longo desta evolução, foram implementadas soluções específicas para determinados setores, bem como melhorias de carácter transversal, que acabam por beneficiar toda a comunidade de utilizadores. Este continua a ser um dos nossos principais compromissos: construir um ecossistema colaborativo, onde cada atualização acrescenta valor de forma global.
A versão Saturno reforça, assim, a aposta na inovação, na eficiência e na adaptação constante às exigências do mercado.
De seguida, destacamos algumas das novidades que merecem especial atenção.
NOVO PAINEL DE RECIBOS
Com a introdução do novo Painel de Recibos, damos um passo importante na modernização dos processos administrativos, proporcionando uma experiência mais simples, rápida e eficiente na gestão documental da empresa. Esta nova funcionalidade foi desenvolvida a pensar na otimização do tempo e na redução de tarefas repetitivas, permitindo que as equipas se foquem em atividades de maior valor.
Através de uma interface intuitiva, basta selecionar as faturas para as quais pretende emitir os respetivos recibos, sendo todo o processo tratado automaticamente pelo GGWEB. O sistema gera os documentos de forma imediata e organizada, eliminando a necessidade de intervenções manuais e minimizando o risco de erro.
Além de aumentar significativamente a eficiência operacional, o novo Painel de Recibos reforça o controlo interno, garantindo maior rigor, rastreabilidade e consistência na emissão de documentos. Esta evolução traduz-se numa gestão mais ágil, segura e alinhada com as exigências atuais das empresas.
NOVO FORMULÁRIO “RESUMO” NO MÓDULO GLOBAL
Com o objetivo de tornar o processo de orçamentação cada vez mais simples, ágil e adaptado às necessidades do quotidiano, apresentamos o novo formulário “Resumo”, agora disponível no Módulo Global. Esta nova funcionalidade foi pensada para proporcionar maior flexibilidade e controlo na criação de orçamentos, especialmente em contextos que exigem rapidez e precisão.
O formulário “Resumo” permite o preenchimento manual dos principais campos necessários para o cálculo, oferecendo uma abordagem mais direta e prática. Esta solução é ideal para utilizadores que procuram maior autonomia no processo, sem depender de configurações mais complexas, possibilitando a criação de orçamentos de forma imediata e ajustada a cada situação específica.
Com uma interface clara e intuitiva, este novo recurso simplifica o fluxo de trabalho e, ao mesmo tempo, garante que toda a informação essencial é devidamente considerada, assegurando consistência e fiabilidade nos resultados apresentados.
O novo formulário “Resumo” representa mais um passo na evolução do Módulo de Orçamentação.
NEW CLOCK – NOVA SOLUÇÃO PARA O REGISTO DE ASSIDUIDADE
Num contexto empresarial cada vez mais orientado para a eficiência e simplicidade, o controlo de assiduidade deve ser um processo fluído e sem complicações. É com este propósito que surge o New Clock, uma solução moderna e intuitiva, desenvolvida para facilitar o registo de presenças no dia a dia das empresas.
Pensado para ser rápido e acessível, o New Clock permite aos colaboradores efetuarem o registo de assiduidade de forma simples, sem necessidade de recorrer a tecnologias mais complexas como biometria ou reconhecimento facial. Esta abordagem torna-o especialmente adequado para empresas que procuram uma solução prática, de implementação imediata e com uma curva de aprendizagem praticamente inexistente.
A flexibilidade é um dos seus principais pontos fortes. O sistema pode ser utilizado com proteção por palavra-passe ou, caso a organização assim o prefira, sem qualquer tipo de autenticação adicional, adaptando-se facilmente a diferentes realidades operacionais e níveis de exigência.
Para empresas com necessidades mais avançadas, continuam disponíveis soluções complementares com recurso a biometria ou reconhecimento facial, totalmente integradas com o ERP GGWEB. Desta forma, é possível evoluir o sistema de forma gradual, mantendo sempre a consistência e centralização da informação.
GGWEB AI ORÇAMENTOS: CÁLCULO E ENVIO DE ORÇAMENTO COM RECURSO A UM CHAT INTELIGENTE
Também nesta versão, foi lançado oficialmente o GGWEB AI Orçamentos: Um chat inteligente que responde a pedidos de orçamentos por si! Com a nova funcionalidade, os seus clientes ou vendedores podem fazer pedidos através de um chat inteligente que:
• Faz as perguntas certas automaticamente
• Recolhe toda a informação necessária
• Evita erros e pedidos incompletos
• Cria e envia o orçamento para o cliente
• Cria o orçamento no GGWEB
Pode ser integrado numa Área de Cliente com acesso restrito e personalizado, onde, além da utilização do chat, é possível consultar todo o histórico de orçamentos, encomendas e faturas.
QUANDO O SOFTWARE COMEÇA A PENSAR CONSIGO.
Nos dias que correm, estamos a entrar numa nova fase da evolução do software empresarial. Uma fase em que o ERP deixa de ser apenas um sistema de gestão e passa a ser também um interlocutor. Em vez de procurar informação, o utilizador pode simplesmente perguntar. Ou seja, a Inteligência Artificial está a transformar profundamente a forma como interagimos com a tecnologia. Aquilo que antes exigia formação, experiência e conhecimento do sistema, pode agora ser resolvido através de uma pergunta simples.
Perguntas como:
• onde vejo as horas registadas esta semana?
• qual é o estado desta ordem de produção?
• como posso corrigir este registo de Relógio de Ponto?
• onde encontro o mapa do lucro real?
Em vez de navegar por várias áreas do software, o utilizador pode simplesmente falar com o sistema. É neste contexto que surge o GGWEB AI.
GGWEB AI: um assistente inteligente dentro do software
O GGWEB AI é um chat inteligente que estará integrado diretamente no GGWEB, e que permitirá aos utilizadores colocar perguntas e obter respostas imediatas sobre o funcionamento do sistema. Na prática, funciona como um assistente virtual dentro da aplicação, disponível sempre que o utilizador precisa de ajuda.
Entre as suas principais funções estão:
• esclarecer dúvidas sobre funcionalidades do software;
• orientar os utilizadores dentro do sistema;
• ajudar a encontrar rapidamente informação ou funcionalidades.
O software passa a estar mais próximo do utilizador, tornando-se mais intuitivo e fácil de utilizar.
Um Assistente Virtual também no website
Esta nova abordagem à comunicação com a tecnologia não se limita apenas ao software. Também no website da empresa está disponível um Assistente Virtual baseado em Inteligência Artificial, preparado para responder às perguntas de clientes e visitantes.
Este assistente permite:
• esclarecer dúvidas sobre o GGWEB;
• apresentar funcionalidades do software;
• orientar potenciais clientes;
• responder rapidamente a perguntas frequentes.
Desta forma, quem visita o site pode obter informação imediata, sem necessidade de procurar em várias páginas ou esperar por uma resposta. É uma forma mais simples, rápida e moderna de interagir com a empresa.
Com ferramentas como o GGWEB AI e o Assistente Virtual do website, a interação com a tecnologia torna-se mais natural, mais rápida e mais humana.
Já imaginou como seria ter um assistente virtual no seu website a responder automaticamente às perguntas dos visitantes? Se quiser saber mais sobre como uma solução destas pode ser aplicada no seu website, estamos disponíveis para partilhar mais detalhes.
O CUSTO INVISÍVEL DA FALHA DE COMUNICAÇÃO
Nas empresas fala-se muito de custos. Custos de produção, custos de matéria-prima, custos de energia, custos de logística. Todos são medidos, analisados e discutidos regularmente. Mas existe um custo que raramente é questionado e que pode ser um dos mais pesados para qualquer organização: O custo da falha de comunicação.
Não se trata apenas de grandes erros ou falhas graves. Na maioria das vezes, este custo nasce de pequenas situações do quotidiano que passam despercebidas:
• uma informação que não chegou à pessoa certa;
• um pedido que ficou perdido num email;
• uma decisão que não foi comunicada a toda a equipa.
Individualmente, cada uma destas situações parece insignificante, porém somadas ao longo de semanas, meses e anos, representam um impacto real na eficiência das empresas.
Num ambiente empresarial - e particularmente em setores como a indústria gráfica - a rapidez e a precisão da informação são fundamentais em contextos distintos, nomeadamente, uma ordem de produção que não foi atualizada, uma alteração de última hora que não chegou à equipa, um funcionário que não tem visibilidade sobre as suas tarefas.
Estas pequenas falhas criam atrasos, retrabalho e, muitas vezes, frustração. O verdadeiro desafio está em garantir que a informação certa chega à pessoa certa no momento certo.
A falha de comunicação tem efeitos que se podem manifestar de várias formas:
• decisões que demoram mais tempo a ser tomadas;
• funcionários que perdem tempo à procura de informação;
• equipas que trabalham com diferentes versões da mesma realidade.
Numa economia cada vez mais competitiva, estes pequenos desperdícios acumulam-se e acabam por ter um impacto significativo. Muitas vezes associamos comunicação apenas a reuniões, telefonemas ou troca de emails. No entanto, comunicar bem significa criar sistemas e processos que garantam que a informação flui naturalmente dentro da organização.
Quando a comunicação funciona de forma eficaz, as equipas tornam-se mais autónomas, os processos mais claros e as decisões mais rápidas.
Perante isto, a pergunta torna-se inevitável: Quanto está realmente a custar, à sua empresa, as falhas de comunicação?
À CONVERSA COM...
JORGE FERNANDES
1. Quais considera terem sido os principais marcos na evolução da empresa Jorge Fernandes ao longo dos anos e que decisões estratégicas foram determinantes para o seu crescimento?
A evolução da Jorge Fernandes resulta de um processo contínuo de transformação, marcado sobretudo pela passagem de uma estrutura familiar tradicional para uma gestão cada vez mais profissionalizada e orientada para o futuro.
Esse processo exigiu muito trabalho, investimento e capacidade de adaptação. Desde cedo percebemos que crescer de forma sustentável significava não apenas investir nas melhores máquinas e tecnologias de produção, mas também valorizar as equipas e pessoas. O bem-estar da equipa, a criação de melhores condições de trabalho e a aposta em colaboradores qualificados foram sempre prioridades fundamentais.
Outro marco importante foi a mudança de visão estratégica da empresa. Deixámos de olhar apenas para o offset tradicional e começámos a encarar o mercado gráfico de forma mais abrangente e integrada. Inicialmente com o Digital Pequeno formato e depois em 2011 apostamos fortemente na diversificação e no Grande Formato, isto é, na complementaridade de serviços e na capacidade de oferecer soluções completas aos clientes. Hoje, entendemos que o setor gráfico exige versatilidade, rapidez e inovação constante. A integração de software, soluções digitais e novos complementos gráficos tornouse essencial para garantir competitividade e capacidade de resposta.
2. A Jorge Fernandes desenvolveu uma presença digital através da OK Print. Que objetivos estratégicos estiveram na origem deste projeto e de que forma esta plataforma complementa a operação tradicional da empresa? A criação da OK Print surgiu precisamente dessa visão de modernização e adaptação ao mercado.
Trabalhamos com plataformas online desde 2015 e percebemos que os hábitos de consumo estavam a mudar e que os clientes procuravam cada vez mais a rapidez, autonomia e simplicidade aliada ao custo “barato” nos processos de encomenda. A OK Print nasce em pleno COVID para responder a essa necessidade da JF, funcionando como um complemento estratégico à operação tradicional da empresa.
O nosso objetivo nunca foi substituir o contacto direto ou o acompanhamento personalizado que continuam a ser uma das grandes forças da empresa, mas sim criar uma solução digital para outro tipo de clientes capaz de tornar os processos mais ágeis, eficientes e acessíveis.
Hoje já não é possível pensar numa empresa gráfica centrada exclusivamente no offset ou digital no modelo tradicional.
Com as soluções que temos internamente e a diversidade de produtos que produzimos, tornou-se inevitável evoluir para uma presença digital estruturada, nomeadamente através de uma loja online. Este processo foi ainda mais acelerado com a pandemia, que reforçou a necessidade de canais digitais responder às novas exigências do mercado.
3. Quais são as funcionalidades do GGWEB que, hoje, considera indispensáveis na orçamentação, planeamento de produção e gestão global da empresa?
O GGWEB é hoje uma ferramenta central na organização da empresa e na forma como gerimos toda a operação.
A rapidez e o rigor na orçamentação são fundamentais num mercado tão competitivo, e o GGWEB permite-nos ter maior controlo sobre custos, tempos de produção, planeamento e margens. No planeamento da produção, a capacidade de organizar fluxos de trabalho, acompanhar processos em tempo real e integrar diferentes departamentos trouxe-nos um controle das obras e uma eficiência muito superior.
Mais do que um software de gestão, o GGWEB afirma-se como uma ferramenta bastante completa e estratégica de apoio à tomada de decisão. A sua abrangência sobre todas
as áreas da empresa desde a orçamentação, obras internas, planeamento de máquinas, pré-impressão, impressão e acabamento, até ao armazém e logística permite uma visão integrada e em tempo real de toda a operação.
Esta integração estende-se igualmente aos diferentes segmentos de produção, incluindo pequeno formato digital, grande formato e offset, garantindo uma gestão unificada e eficiente de todo o fluxo produtivo. Neste contexto, tornase hoje difícil imaginar uma empresa gráfica moderna sem sistemas integrados, automatização de processos e acesso rápido e fiável à informação.
4. Pode partilhar um exemplo concreto de melhoria obtida através do GGWEB, seja ao nível da eficiência, redução de erros ou controlo de custos?
Uma das melhorias mais significativas obtidas com a implementação do GGWEB foi a centralização da informação e a consequente redução de processos manuais ao longo de toda a operação.
Com a implementação do sistema, foi possível uniformizar procedimentos, garantir maior consistência na informação e reduzir de forma clara os erros operacionais.
Para além disso, o planeamento do processo produtivo registou uma melhoria muito significativa. Hoje, a produção é gerida praticamente ao minuto, com todos os setores interligados, o que nos permite ganhar várias horas diárias de produção. Esta visão integrada possibilita antecipar “perdas e ganhos” de capacidade, ajustando de forma dinâmica a sequência dos trabalhos, seja para adiantar ou reprogramar encomendas de clientes, consoante a realidade produtiva.
Em paralelo, o controlo de stocks tornou-se significativamente mais fiável e preciso, garantindo uma gestão mais rigorosa dos materiais e reduzindo desvios e ruturas.
Esta evolução proporcionou-nos uma visão muito mais ampla e estratégica da produção, aumentando não só a eficiência, mas também a capacidade de resposta e flexibilidade operacional.
Por fim, o controlo de custos e da rentabilidade dos trabalhos tornou-se mais rigoroso e transparente, permitindo uma análise detalhada da operação e suportando uma tomada de decisão mais rápida, consistente e estratégica.
5. Que recomendação deixaria a outras empresas da indústria gráfica que ainda não adotaram um ERP especializado para o setor?
A minha recomendação às empresas da indústria gráfica que ainda não adotaram um ERP especializado é que encarem essa decisão como um passo estratégico e não apenas tecnológico.
Os gráficos deixem de encarar os softwares de gestão como um custo e passem a vê-los como uma ferramenta estratégica fundamental para crescer de forma estruturada,
sustentável e competitiva. Na indústria gráfica ainda é comum observar uma tendência para investir (exemplo) 100.000€ em equipamento produtivo, em detrimento de 15.000€ em software de gestão, mesmo quando este último pode, em muitos casos, gerar um retorno mais rápido e sustentável. Existe ainda uma valorização muito forte do ativo físico, quando, na prática, a competitividade atual depende cada vez mais da eficiência, da integração de processos e da capacidade de gestão da operação. Soluções como o GGWEB têm precisamente um papel determinante nesta evolução, ao permitir transformar informação em decisão, aumentar o controlo da produção e potenciar a rentabilidade global da empresa. Quando corretamente implementados e plenamente integrados na rotina operacional, estes sistemas podem gerar ganhos significativos, muitas vezes superiores ao investimento inicial, tanto em eficiência como em redução de desperdícios e otimização de recursos.
Mais do que uma questão tecnológica, trata-se de uma mudança de mentalidade: compreender que, hoje, a verdadeira vantagem competitiva não está apenas na capacidade produtiva, mas sobretudo na forma como essa produção é gerida e otimizada. Acaba por ser uma peça fundamental na estrutura de uma empresa moderna, destacando-se também pela sua facilidade de utilização e pela capacidade de integrar toda a operação num único sistema.
6. Na sua perspetiva, quais serão as tendências mais relevantes para os próximos anos na indústria gráfica e que papel terá a digitalização nesse contexto? Acredito que o futuro da indústria gráfica passará sobretudo pela automação, integração tecnológica e diversificação de serviços. Um ERP permite precisamente isso: centralizar informação, reduzir erros, aumentar a eficiência e melhorar significativamente a tomada de decisão.
Nesse contexto, a digitalização terá um papel absolutamente central. Software, automatização, plataformas online e integração entre produção e gestão serão fatores decisivos para a competitividade das empresas.
Ao mesmo tempo, continuará a existir uma forte necessidade de investimento em pessoas, formação e melhoria contínua das condições de trabalho. A tecnologia é fundamental, mas são sempre as equipas que fazem a diferença no crescimento sustentável de uma empresa.
NUNCA MAIS PERCA
UM CLIENTE NO SEU SITE
COM O CHATBOT AI, ISSO DEIXA DE ACONTECER.
Enquanto lê este texto, há potenciais clientes a visitar o seu site e muitos deles saem sem obter respostas. Cada dúvida não respondida é uma oportunidade perdida.
Disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, o chatbot responde de forma imediata às perguntas dos seus visitantes, orienta-os no que procuram e transforma simples visitas em oportunidades reais de negócio.
VANTAGENS
• Atendimento automático e imediato
• Integração direta no seu website
• Captação de leads de forma inteligente
• Redução da carga da sua equipa
• Experiência moderna para os seus clientes
Num mercado competitivo, quem responde primeiro… ganha!
Mais informações!