Management Support Magazine

14

CHATTEN, VERGADEREN...

AAN DE SLAG MET LYNC Met Lync 2010 biedt Microsoft een totaalpakket aan communicatiemiddelen: bellen, chatten, videoconferencing... alles kan. En... ook handig: iedereen kan zien waar je bent. In dit artikel leggen we uit hoe je Lync kunt gebruiken.

25

VERGADEREN MET DE IPAD - DE PRAKTIJK In het februarinummer stond een artikel over ‘Vergaderen met de iPad’. Naar aanleiding van de vele vragen daarna over de toepassingen in de praktijk, vind je in dit artikel de praktische tips waar je direct mee aan de slag kunt.

mei 2012 | nummer 5 | jaargang 30

34

VEILIG GEBRUIKMAKEN VAN JE SMARTPHONE Smartphones zijn zeer handig en voor velen zelfs onmisbaar.

En dan die handige apps, hoeveel staan er inmiddels op jouw smartphone? Maar installeer niet lukraak iedere app; er zijn een paar dingen waar je op moet letten.

Vakblad voor de professionele secretaresse

Reorganisatie overleefd?

Survivaltips voor achterblijvers

De tweede recessie in vier jaar tijd noodzaakt bedrijven de broekriem aan te halen: bezuinigen, reorganiseren, ontslaan. Behoor jij tot de werknemers die mogen blijven? Dan haal je vast opgelucht adem. Hoewel... een hogere werkdruk, stress en niet in de laatste plaats een schuldgevoel, hebben wel degelijk invloed op het plezier in je werk. Het ‘survivor syndrome’ heet dat.

De vreugde die de ‘gelukkigen’ voelen die na een reorganisatie te horen hebben gekregen dat ze mogen blijven, is in veel gevallen van korte duur. Achterblijvers kampen nogal eens met een schuldgevoel ten opzichte van hun ontslagen collega’s. Want waarom zij wel en wij niet? Hun vertrouwen in het management heeft een deuk opgelopen en ze worden onzeker: ‘wanneer ben

001-001_MSM05_CVR.indd 1

ik aan de beurt?’ Logische gevoelens waartegen je je heus niet hoeft te verzetten maar waar je wel doorheen moet. Daarbij gaat het niet om ‘overleven’ maar om ‘leven’.

In dit artikel vertellen twee ‘achterblijvers’ hoe het hun na een reorganisatie en ontslagen verging. Deskundigen laten je onder het motto ‘máák er wat van’ de andere kant van de zaak zien.

PAGINA 9

NIEUW: POWERASSISTANT Je kon erop wachten: na de succesvolle trainingen POWERsecretaresse! en POWERsecretaresse2 is er nu de POWERassistant. Na een dag POWERassistant beschik je over alle ins en outs om meer POWER te geven aan je functie én aan je eigen ontwikkeling! Zelf initiatieven nemen en zorgen dat je doelen daadwerkelijk gerealiseerd worden! Dan kan er geen manager of afdeling meer om je heen! Niet alleen goed voor jou... de hele organisatie kan er haar voordeel mee doen! Lees verder op PAGINA 17

25-04-12 07:40

Een unieke bedrijfsfiets cadeau bij Bilderberg!

Boek uw bijeenkomsten bij Bilderberg.

En spaar voor uw handgemaakte en gepersonaliseerde bedrijfsfiets van De Fietsfabriek.

Vanaf april tot en met september 2012 kunt u door middel van uw factuurbedragen sparen voor een gepersonaliseerde bedrijfsfiets. Bilderberg draagt met deze actie bij aan het duurzaamheidsbeleid van uw bedrijf en zorgt voor vitale medewerkers. Voor meer informatie, voorwaarden en het registreren van uw betaalde factuur scan de code of kijk op www.bilderberg.nl/bedrijfsfiets of neem contact op via telefoonnummer 0317 362 266.

18800074 Adv MSM 210x297.indd 1 002-040_MSM05_ADV.indd 2

04-04-12 10:35 25-04-12 07:41

inhoud Gelukkig hebben we de foto’s nog!

Eén van ondergetekenden kreeg niet zo lang geleden een mail toegestuurd met daarin een link naar een e-card. We noemen geen namen maar haar naam begint met een V… Het was rond Valentijn en verheugd klikte ze op genoemde link. Om er vervolgens achter te komen dat de beloofde kaart niet direct te openen was. Een venster verscheen met de optie om een .exe-bestand te installeren. Ergens begon wel een alarmbelletje te rinkelen en een rood lampje te knipperen, maar vaag en ver weg, dus wat deed ze? Ze installeerde het bestandje, zocht het op in haar Verkenner en opende het… Sodom en Gomorra! Hel en verdoemenis! De hele computer sloeg op tilt. Met het schaamrood op de kaken belde ze de helpdesk en legde schoorvoetend uit welke stommiteit ze begaan had, waarop de techneut gniffelend antwoordde: ‘O, geeft niet, het kan iedereen overkomen, u bent nummer twintig vandaag…’

In deze tijden van de ene digitale ontwikkeling na de andere gaat ook de beveiliging van pc’s, netwerken, documenten en programma’s een steeds belangrijkere rol spelen. En hierin is de mens de zwakste schakel, zoals uit bovenstaand voorbeeld blijkt. Beveiliging is niet slechts een technische kwestie.

Sterker nog: veilig werken staat of valt juist met mensen. Maar áls er wat misgaat (en er gaat nogal wat mis), kost dat het Nederlandse bedrijfsleven zo’n slordige 19 miljard euro per jaar, blijkt uit onderzoek van de Universiteit Twente: prutsen op een haperende pc, ict-problemen en onkunde bij werknemers om een probleem zelf op te lossen. Misschien denk je: dat overkomt mij niet. Maar onkunde zit niet alleen bij de digibeten onder ons. NASA verkocht al eens computers met per ongeluk gevoelige informatie erop, en in maart dit jaar kwamen ze nog in het nieuws omdat er een laptop gestolen was met codes die gebruikt worden voor het besturen van het ruimtestation ISS erop.

Zonder encryptie, dus zonder beveiliging. Het zou toch wat zijn als André Kuipers plots alarm zou slaan met de boodschap: ‘Houston, we’ve got a problem…’ en tot in de eeuwigheid rondjes moest cirkelen om de aarde.

Nu zullen niet veel bedrijfscomputers totaal onbeveiligd zijn, zeker niet nu er gephisht en gehackt wordt bij het leven, en met alle wormen en Trojaanse paarden die rond darren in de virtuele wereld. Om te illustreren hoeveel risico je loopt zonder beveiliging deed het blad Computeridee laatst een onderzoekje: hun met opzet onbeschermde pc werd 50 keer per uur aangevallen…

Om niet te hoeven zeggen ‘Gelukkig hebben we de foto’s nog’ is beveiliging dus een must. In dit nummer gaan we hier op in. Van apps tot Lync 2010 en van beveiliging van documenten tot een goed beveiligde usb-stick.

Verder nog genoeg andere, non-digitale onderwerpen. Hoe houd je het bijvoorbeeld leuk na een reorganisatie? Maar hoe je het ook wendt of keert: veilig en fijn werken heb je (deels) zelf in de hand!

PRAKTISCH 4

Signaal

14 Chatten, vergaderen, confereren...

Aan de slag met Lync 18 Social media Webcare: een inleiding 25 Vergaderen met de iPad Praktische toepassingen 28 Taalkwesties Waarom worden en zullen niet hoeven 30 Spelling- en Taaltips Hen of hun?

31 Vreemdetalentips Taalblunders over de grens 32 Softwaretips Documenten beveiligen in Microsoft Office 34 Digitale veiligheid Beveiliging van apps 35 Appladder

PROFESSIONEEL 9

Hoe blijf je gemotiveerd na reorganisaties en ontslagen op je werk?

Survivaltips voor achterblijvers

PERSOONLIJK 12 Het enneagram (3) De harttypen uit het emotionele centrum

De redactie: Vera Bot en Mieke Bloemheuvel

SERVICE 16 Community 36 Getest & gelezen 37 Productnieuws 38 Column Huub van Mackelenbergh 38 Colofon

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2012

003-003_MSM05_INH.indd 3

MEI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 3

25-04-12 07:42

signaal

Dining with the Stars Liefhebbers van culinaire verwennerijen opgelet: van 1 juni t/m 10 juni a.s. verlagen de sterrenrestaurants weer hun drempels door mee te doen aan de zesde editie van Dining with the Stars. Tijdens deze periode koken de sterrenkoks een 4-gangenlunch voor 40 euro en een 5-gangendiner voor 55 euro.

Doel van Dining with the Stars is een breder publiek kennis te laten maken met restaurants die zijn beloond met sterren.

Kijk voor de deelnemende restaurants op www.diningwiththestars.nl en reserveer alvast een tafeltje. Organisator DiningCity.nl heeft dit jaar zelfs een extra weekend toegevoegd vanwege de WK-wedstrijd van het Nederlands Elftal op zaterdag 9 juni.

Kan niet anders dan een heel gezellig (en culinair) avondje uit worden! <

App voor sollicitatie­ gesprek via smartphone Midden in de nacht, in bed, op de bank of waar en wanneer dan ook een sollicitatiegesprek voeren? Zeker wel! Het Bossche bedrijf Movaview ontwikkelde de VIP, een Virtueel Interactief Programma waarmee je via je iPhone virtueel een sollicitatiegesprek kunt voeren, dus ook ‘s nachts. De vragen worden gesteld door een acteur, de antwoorden van de sollicitant worden opgenomen met de camera van de telefoon, zodat de (potentiële) werkgever meteen kennis kan maken met de sollicitant. Lijkt het je wat?

Op youtube staat een filmpje: http://www. youtube.com/watch?v=zIHfG7yFaPs. <

Drank en sigaretten te koop aan boord KLM Na jarenlang geen sterke drank en sigaretten meer aan boord te hebben verkocht, is luchtvaartmaatschappij KLM daar sind enkele maanden weer mee gestart.

Aan boord is de keuze beperkt, maar via de webwinkel van KLM kunnen passagiers kiezen uit meer soorten drank en sigaretten.

Die worden dan aan boord overhandigd.

Het kopen van belastingvrije sigaretten en drank aan boord is praktischer dan op Schiphol, aldus KLM. Wie in het vliegtuig bestelt, heeft op de luchthaven geen last van extra tassen. Het andere voordeel is natuurlijk voor KLM. Die hoopt met deze maatregel extra inkomsten te genereren. <

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2012 4

004-007_MSM05_SIG.indd 4

Toets en examen digi-veiligheid Gekraakte mailadressen, ontfutselde inlogcodes of rekeningnummers, bekladde homepages door hackers, spam of virussen verspreid via de mail. Steeds meer bedrijven hebben te maken met cybercrime, wat regelmatig resulteert in een forse schadepost. Met een diagnosetoets digi-veiligheid en examen van ECDL, bekend van het Europees Computer Rijbewijs, worden medewerkers zich bewust van digitale gevaren. Zij kunnen zich beter wapenen tegen internetcriminelen en op die manier financiële schade voorkomen.

Internetcriminelen maken gebruik van de onwetendheid van computersgebruikers om digitaal binnen te dringen en toe te slaan. Behalve goede technische beveiliging is het daarom voor bedrijven cruciaal dat hun personeel voldoende digitale kennis bezit en potentiële bedreigingen herkent. De module digi-veiligheid van ECDL toetst de feitelijke kennis van medewerkers en maakt ze bewust van gevaren als phishing, malware en slechte databeveiliging.

Uiteindelijk moet de werknemer die het examen heeft gehaald veilig met de computer kunnen werken, beveiligingsproblemen herkennen en adequaat kunnen handelen. Informeer maar eens bij ECDL via www.ecdl.nl. Want de zwakste schakel in de beveiliging is nog altijd... juist, de medewerker! <

Winkelen op de luchthaven ­minder lucratief dan je denkt Altijd leuk om voor vertrek naar je vakantiebestemming nog even lekker op de luchthaven te shoppen. Maar wie denkt dat dat lekker goedkoop is, komt bedrogen uit. Binnen de Europese Unie is taxfree shoppen op luchthavens allang niet meer lucratief.

ANWB deed onderzoek en ging met het geijkte boodschappenlijstje (tabak, drank, elektronica en cosmetica) verschillende luchthavens af. Amsterdam, Parijs, Londen, Rome, Barcelona, Wenen en Praag werden aangedaan. Wat bleek? Taxfree shoppen op London Heathrow loont - in vergelijking met de andere luchthavens - nog het meest. Terwijl je op Schiphol nog wel voordelig uit bent als je stropdassen, horloges of sigaren koopt. Ook parfum en alcohol zijn op de luchthaven nog altijd goedkoper dan in de winkel. Zéker als je gaat voor de exclusieve en dure merken. Maar voor een cd’tje of een filmpje kun je beter gewoon naar de winkel gaan. En die iPad of die camera? Die scoor je op de luchthaven ook niet meer voor een leuk prijsje. <

Flexibeler werktijden na ouderschapsverlof Werknemers kunnen voortaan na opname van ouderschapsverlof hun werktijden makkelijker aanpassen om hun baan beter te combineren met de zorg voor hun kinderen. De Arbeidstijdenwet is hiertoe - conform de Europese richtlijn - reeds aangepast.

Als een werknemer het recht op ouderschapsverlof volledig heeft gebruikt, kan hij of zij in de knel komen met de zorg voor de kinderen. Een andere invulling van de werkweek kan dan soelaas bieden.

Dit moet echter wel drie maanden voor het aflopen van het ouderschapsverlof worden aangevraagd bij de werkgever. De werkgever is vervolgens verplicht vier weken voor afloop van het verlof te reageren. <

MEI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

25-04-12 07:46

signaal

Ontslag: de vijf Onderhandelen over grootste misverstanden prioriteiten: tien tips De werkloosheid in Nederland is opgelopen tot 6 procent van de beroepsbevolking. Dit maakte het Centraal Bureau voor de Statistiek begin dit jaar bekend. Veel werknemers weten in zo’n geval niet wat hun rechten en plichten zijn. Jurofoon en verzekeringsmaatschappij BNP Paribas Cardif zetten de vijf grootste misverstanden op een rij.

1. Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd Een contract voor bepaalde tijd kun je als werknemer niet zomaar opzeggen. Daar kun je zelfs een boete voor krijgen. Je mag een contract als werknemer alleen beëindigen als dit in de arbeidsovereenkomst of CAO vermeld staat.

2. Ontslagvergoeding Als je zelf ontslag neemt, heb je meestal geen recht op een ontslagvergoeding. Toch denken veel mensen dat ze daar wel recht op hebben. Daar is echter een goede reden voor nodig. Je moet dan bijvoorbeeld slecht werkgeverschap kunnen bewijzen. De rechter kan in zo’n situatie bepalen of je al dan niet recht hebt op een ontslagvergoeding.

3. WW-uitkering Je hebt als werknemer geen recht op een WW-uitkering als je zelf ontslag neemt. Het opzeggen van je baan wordt gezien als verwijtbare werkloosheid. Daardoor vervalt het recht op een WWuitkering.

4. Concurrentiebeding Tegenwoordig wordt in veel contracten een concurrentiebeding opgenomen. Veel mensen gaan ervan uit dat dit komt te vervallen zodra zij ontslagen worden. Dit is niet juist. Alleen de werkgever of de rechter kan een concurrentiebeding beëindigen.

5. Opzeggen arbeidsovereenkomst met bepaalde tijd Veel mensen weten niet dat een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd automatisch afloopt. Je werkgever hoeft deze dus niet op te zeggen. Wanneer je werkgever niets laat weten, loopt de overeenkomst van rechtswege af.

Ook dit jaar staat in het teken van economische recessie. Om ervoor te zorgen dat werknemers zo goed mogelijk zijn voorbereid op onverwachte gebeurtenissen op de werkvloer, biedt Cardif Cares juridische hulp en ondersteunt daarnaast bij het vinden van passende vacatures en praktische ondersteuning van een professionele jobcoach. Kijk voor informatie op www.bnpparibascardif.nl. <

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2012

004-007_MSM05_SIG.indd 5

Je komt op je werk veelvuldig in onderhandelsituaties terecht. Er zijn altijd mensen die iets van je willen; je manager en je collega’s weten je met hun vragen, verzoeken en/of opdrachten altijd te vinden. En - klantgericht als je bent - wil je ze graag goed en snel kunnen helpen terwijl je daar op dat moment eigenlijk geen tijd voor hebt. Het woordje ‘nee’ komt niet in jouw woordenboek voor, met als gevolg dat je niet meer toekomt aan je ‘eigen’ werk en dat levert je weer werkdruk en stress.

Slechte zaak. Hieronder tien tips om ‘nee’ te leren zeggen en tóch je ‘klanten’ te vriend te houden.

1. Maak in overleg met je manager en/of projectleiders, collega’s een jaar-, maand- week- en dagplanning waarin je gezamenlijk de prioriteiten (van jouw werkzaamheden) bepaalt. Vanuit dit gezamenlijke committent zal het gemakkelijker zijn collega’s aan te spreken als zij over jouw grenzen gaan.

2. Maak aan het begin van je werkdag een to-do list van werkzaamheden in volgorde van prioriteit met daarbij ook een inschatting van hoelang een bepaalde taak gaat duren zodat je voor jezelf helder hebt welke verzoeken en vragen je wel of niet kunt beantwoorden.

3. Eerst denken: - Waarom ik? Is dit mijn taakgebied?

- Waarom nu? Is het urgent, dringend?

- Waarom zo? Je kunt onderhandelen over de werkwijze.

4. Gebruik bij het onderhandelen proactief taalgebruik in plaats van reactief taalgebruik. Dat klinkt klantvriendelijker waardoor de ander dan eerder bereid is jouw grenzen te accepteren. ‘Ik zou je heel graag helpen maar heb nu andere prioriteiten. Morgen lukt wel.’

5. Wees flexibel maar bewaak wel je grenzen door bij dwingende verzoeken, vragen of opdrachten aan te geven dat je deze graag voor je manager wilt uitvoeren maar dat andere werkzaamheden dan blijven liggen. Je kunt vragen hoe je dit samen oplost maar je kunt ook de keuze bij je manager laten waarbij je natuurlijk wel je werktijden in acht neemt.

6. Niet zwichten voor doordrammers. Nee is nee!

7. Houd een klein deel van de dag (1/5 deel bijvoorbeeld) vrij, zo anticipeer je op onverwachte vragen en verzoeken.

8. Voorkom een welles/nietes spelletje door te onderhandelen vanuit gezamenlijke belangen en te streven naar een win/win situatie.

9. Denk tijdens de onderhandeling in mogelijkheden, niet in onmogelijkheden. De gedachten: ‘Het lukt mij’ en ‘We komen hier samen uit’ helpen hierbij.

10. Neem tijdens de onderhandeling een rustige, positieve, en gelijkwaardige houding aan; maak oogcontact, zicht rechtop, praat met duidelijke stem, ondersteund door gebaren. Bij een underdog positie heb je de onderhandeling bij voorbaat al verloren. (Sonja Hottenhuis) <

MEI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 5

25-04-12 07:46

signaal

Proactief versus reactief Proactief denken speelt in jouw werk een grote rol, toch blijft reactief denken in bepaalde situaties noodzakelijk. Denk maar aan het verwerken van orders, aan de procedures voor de post, het archief en de correspondentie: het gaat erom je krachten juist in te zetten. Een teveel aan proactiviteit werkt niet, zéker niet als er een tekort is aan reactiviteit. Reactief is afwachten, reageren op zaken, en procedures volgen. De kracht van reactief denken is het analyseren van oorzaak en gevolg. In een voorspelbare omgeving is reactief denken efficiënt. In onvoorspelbare onverwachte en nieuwe situaties past proactief denken beter.

Lekkende ICT In veel ondernemingen ‘lekt’ de ICT. Vooral in het kleinbedrijf liggen salarisadministratie en klantenbestanden in sommige gevallen zo voor het grijpen. Maar ook computervirussen zijn de pest van deze tijd. En alle maatregelen ten spijt, als de medewerkers daarover geen instructie krijgen, heeft een protocol geen enkele zin. Het naleven van onder andere de volgende punten helpt je in de strijd tegen virussen, spam en hackers.

•• Open nooit de bijlage in de mail van onbekenden en doe dat ook niet met een bijlage in de mail van een bekende zonder dat daar een verklarende boodschap bij staat, of zonder dat je iets van hem of haar verwacht. Virussen kunnen namelijk je Outlookadressenboek gebruiken om zichzelf te versturen.

•• Gebruik antivirussoftware. En welke je ook kiest: let erop dat de software in staat is automatisch zelf en met grote regelmaat aanvullingen op de programmatuur op te halen en te installeren.

•• Zorg voor automatisch updaten.

•• Stel regels op voor medewerkers. Zorg voor een goede instructie. Maak een protocol, zorg dat alle medewerkers dat ontvangen en stel het regelmatig bij. <

Had je niet gedacht zeker? <

Rouwen en verwerken Per jaar krijgen meer dan 235.000 werknemers te maken met een sterfgeval in de nabije omgeving. Veel van hen melden zich ziek, sommigen verliezen uiteindelijk hun baan. Wie terugkomt op z’n werk wordt soms geconfronteerd met onwetendheid en onbegrip van collega’s en leidinggevende.

Om werknemers meer tijd te geven hun verlies te verwerken, ligt er bij steeds meer bedrijven een zogenoemd rouwprotocol in de kast. Maar ook de leidinggevende speelt in zo’n situatie een grote rol. Die spreekt met collega’s over het verlies en geeft de rouwende de tijd om zijn verlies te verwerken.

Maar het allerbelangrijkste is het ‘luisteren’, de collega overal bij blijven betrekken en hem of haar blijven informeren. Meer hierover vind je op www.verliesverwerken.nl. <

Vinger aan de pols Arbeidsverzuim wordt in veel gevallen veroorzaakt door stress. Als jij het geluk hebt te werken voor een manager die de signalen herkent en een ‘vinger aan de pols’ houdt, is er al veel gewonnen. Maar jij staat natuurlijk met beide benen op de grond, hoort en ziet alles wat op de afdeling gebeurt en ziet het onmiddellijk als een collega niet lekker in z’n vel zit. Als je dan signaleert dat hij of zij meer rookpauzes neemt dan goed voor ‘m is en veel te veel koffie drinkt, mag je best bij je manager aan de bel trekken. Zo zet jij de eerste stap naar het beheersbaar maken van de stress en het tegengaan van verzuim. TIP: loop jij ook een beetje risico? Ga tussen de middag een halfuurtje met de benenwagen op stap. Dat helpt ook... soms. <

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2012 6

004-007_MSM05_SIG.indd 6

Assistant 4.0 De traditionele rol van de secretaresse staat op losse schroeven. Uitvoerende taken worden vaker buitenshuis uitgevoerd. Binnenshuis komt de nadruk te liggen op meer inhoudelijke taken als communicatie, projectregie en informatie- en kennismanagement. Als gevolg hiervan verplaatst de werving van secretaressen zich naar hogere opleidingsniveaus.

Dit stelt Adecco Top Secretaries in een onlangs verschenen studie getiteld: De Essentie van de Nieuwe Assistant - De ruggengraat van de informele organisatie.

Drie ontwikkelingen staan centraal in de ‘stille revolutie’ die zich volgens Top Secretaries in het secretaressevak voltrekt: formele organisatiestructuren gaan op de schop; de vaste werkplek is steeds minder vanzelfsprekend; smartphones en laptops versnellen de ‘zelfredzaamheid’ van managers.

Een van de gevolgen is dat veel organisaties met steeds minder secretaressen toekunnen en terwijl de kwantiteit afneemt, worden de kwaliteitseisen naar omhoog bijgesteld.

Met een programma, gericht op de Young Professional Assistant (YPA) geeft Top Secretaries praktische invulling aan het beeld van de Assistant 4.0 dat hiermee werkelijkheid is geworden. Zie verder www.topsecretaries.nl. <

Het Nieuwe Werken niet voor iedereen weggelegd Het Nieuwe Werken wordt door veel werkgevers omarmd. Sommigen zien het als een kostenbesparing, waarmee tegelijkertijd de tevredenheid van de medewerkers wordt verhoogd.

Maar zo eenvoudig is het niet, blijkt uit het promotieonderzoek van de Groningse psycholoog Marjette Slijkhuis. Slijkhuis onderzocht welke werknemers profiteren van Het Nieuwe Werken. De opvallende uitkomst is dat het niet voor iedereen is weggelegd. Ook kunnen werkgevers er minder mee besparen dan ze denken. Zowel werkgevers als werknemers zullen hun ideeën moeten bijstellen, denkt Slijkhuis. Zo zullen werkgevers zich moeten realiseren dat sommige van hun werknemers niet beter zullen presteren na invoering van Het Nieuwe Werken. Met andere woorden: niet iedere werknemer is hiervoor geschikt.

Slijkhuis: ‘Je hoort vaak dat iedereen zo zelfstandig en zo onafhankelijk mogelijk wil werken.

Maar dat is niet zo. Sommige mensen hebben wel degelijk behoefte aan een leidinggevende die ze duidelijk vertelt wat ze moeten doen. Maar dat is niet eenvoudig om toe te geven.’

(Bronnen: Over Het Nieuwe Werken en Rijksuniversiteit Groningen) <

MEI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

25-04-12 07:46

signaal

Altijd tijd te kort Waarom komen we altijd tijd te kort en waarom lijkt het steeds erger te worden? Dat komt niet alleen omdat we in ons werk zo productief mogelijk willen zijn, maar ook omdat we onze vrije tijd steeds voller plannen. Hoe stel je dan prioriteiten? Vraag jezelf in ieder geval af: moet dit nu allemaal? Met onderstaande tips krijg je alles weer op een rij.

•• Word je bewust van waar je tijd aan ‘op gaat’: wat zijn de échte tijdverslinders?

•• Maak keuzes en stel doelen: wat wil je doen met je tijd en wat wil je bereiken in de zestien uur per dag die je wakker bent?

•• Maak actielijsten en je eigen, persoonlijke stappenplan: wat ga ik doen om mijn doelen te bereiken?

•• Bepaal wat je níet meer gaat doen.

•• Als je de vorige punten zorgvuldig hebt geanalyseerd, moet dat niet zo moeilijk zijn.

Verwacht nou niet dat je binnen een week je zaakjes op orde hebt, geniet wél van het resultaat dat je boekt! <

Je non-verbale gedrag zegt meer over jou dan je denkt Van de communicatie tussen jou en je gesprekspartner is zo’n 55 procent non-verbaal. Gezichtsuitdrukking, houding en gebaren zeggen heel veel over jou en hebben een bepaald effect op je gesprekspartner. Zonder ook maar één woord gezegd te hebben, heeft iemand al een bepaalde indruk van jou. Ben je nu erg geschrokken? Als je je bewust bent van je eigen lichaamstaal, valt het allemaal best mee.

•• •• •• •• •• •• ••

Treed je gesprekspartner met een glimlach tegemoet.

Geeft een stevige, verticale hand.

Kijk hem/haar aan.

Neem een open houding aan als je spreekt en draai je naar de ander toe.

Zorg dat je gebaren aansluiten bij je woorden.

Ga aan tafel zitten in een hoek van 90 graden, niet tegenover elkaar.

Toon betrokkenheid en luister actief. <

Ik ga op zakenreis en neem mee Op zakenreis neemt men niet alleen een maatpak, laptop en smartphone mee. Ook een boek, voedingsproducten en oordoppen vindt men terug in de bagage van de zakenreiziger blijkt uit onderzoek van Regus. De top tien van niet-werkgerelateerde spullen die zakenreizigers meesjouwen tijdens een zakenreis ziet er als volgt uit: 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Een goed boek (49 procent) Zwem- of sportkleding (27 procent) Een familiefoto (16 procent) Geschenk voor de gastheer, -vrouw (15 procent) Schoonmaak- of desinfecterende producten (143 procent) Computergames en handhelds (13 procent) Verzekeringsdocumenten (11 procent) Oordoppen (11 procent) Een reisgids (9 procent) Voedingsproducten (8 procent) <

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2012

004-007_MSM05_SIG.indd 7

Handige links Wel eens gehoord van cadeaucode.nl?

Via www.cadeaucode.nl kun je iemand via sms een cadeau uit laten zoeken op internet. Grappig als je iemand ‘op afstand’ wilt verrassen. Gever en ontvanger hoeven bovendien niet eens de deur uit.

Daar kon je in dit digitale tijdperk natuurlijk op wachten! < Correcte omgangsvormen zijn essentieel in het zakendoen: de eerste indruk, zakelijke kleding, netwerken, omgaan met collega’s, gedrag op recepties, tafelmanieren enzovoort. Nooit meer een flater slaan?

Op www.omgangsvormen.nl kun je lezen hoe het hoort. < Op zoek naar de betekenis van een afk. in NL’se taal? Of heb je geen idee wat hier staat? Surf dan z.s.m. naar www.afkorting.nl en het hele overzicht aan betekenissen ontvouwt zich voor je neus. < Als je een videovergadering of telefonische afspraak met relaties over de hele wereld moet regelen, vind je via www.timeanddate.com een paar slimme hulpmiddelen. Kijk om te beginnen in de Meetingplanner en je krijgt alle tijdzones naast elkaar. En dit is géén datingsite, in tegenstelling tot de site die genoemd werd in het artikel Skypevergaderen over de grens (maart 2012, pagina 27).

Dat was minder slim! Excuses!< Pensioen? Dat is toch iets voor je oude dag. Jaha. Maar zo lucratief is die oude dag straks misschien niet meer. Wil je weten waar jij zo ongeveer op kunt rekenen?

Kijk op www.pensioenkijker.nl, dan kun je alvast je maatregelen treffen! < www.mijnafwezigheden.nl is een webtoepassing voor kleine- tot middelgrote ondernemingen waarmee medewerkers via het internet hun afwezigheden zelf kunnen registreren.

Daarmee is de afwezigheidskalender van alle medewerkers continu up-to-date. <

MEI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 7

25-04-12 07:46

Zelf 24/7 een telefonische vergadering boeken met de GRATIS Online Service tool

1 2

Aanvragen

De voordelen: • Snel geregeld, dus u houdt tijd over voor andere activiteiten

• Online boeken kan 24 uur per dag, • • • •

Boeken

3 Bevestigen

Waarom KPN: • Dan weet u zeker dat u gebruik maakt van een betrouwbaar netwerk.

• Onze uitstekende service garandeert dat u

7 dagen per week

altijd zorgeloos kunt bellen, zonder te veel

U kunt tot 15 minuten voor aanvang online boeken

te betalen

U ontvangt altijd een reserveringsbevestiging Overzichtelijk, al uw boekingen online beschikbaar

Vraag uw gratis account aan via

Gebruik van de tool is gratis

kpnconferencing.nl of bel 0800-0156

Online telefonische vergadering boeken, dat spreekt voor zich.

20111304 KPN online service ad A4 nw.indd 1 002-040_MSM05_ADV.indd 8

15-03-2011 15:31:45 25-04-12 07:41

persoonlijke ontwikkeling

Hoe blijf je gemotiveerd na reorganisaties en ontslagen op je werk?

Survivaltips voor ­achterblijvers De tweede recessie in vier jaar tijd noodzaakt bedrijven de broekriem aan te halen: ­bezuinigen, reorganiseren, ontslaan. Hoor jij bij de werknemers die mogen blíjven, dan haal je vast opgelucht adem. Toch is het geen pretje voor de achterblijvers vanwege de hogere werkdruk, stress en schuldgevoel. Hoe ‘overleef’ je een reorganisatie – en houd je ­plezier in je werk?

Tekst Marianne Kalkman

‘Waarom ik wél…?’ dacht Marion Bouwmeester (niet haar echte naam), toen zij mocht blijven na een grote ontslagronde bij het vastgoedbedrijf waar zij werkte als accountmanager. Het bedrijf raakte in de problemen door een grote belastingschuld. Er moest worden gekort op de personeelskosten. Een kwart van de werknemers en contractanten vloog eruit. De directie bracht het nieuws zonder omhaal of emotie.

‘Blij dat ík niet was ontslagen? Nee, ik voelde me vooral schuldig tegenover mijn collega, die

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2012

009-011_MSM05_ART_3K01.indd 9

als eerste op straat stond. Zij werkte hier langer dan ik en had haar baan en de inkomsten hard nodig. Ik wilde zelfs aanbieden: ‘Gooi míj er dan maar uit in plaats van haar’. Voor mijn zus, die haar baan als cateringmedewerker verloor, vond ik het ook erg vervelend, maar zij deed werk dat ik niet kon overnemen.’

Schuldig Het schuldgevoel van Marion staat onder organisatiedeskundigen bekend als het ‘survivor syndrome’. De ‘gelukkigen’ die kunnen blijven na een reorganisatie, kun-

nen zich daar juist erg vervelend onder voelen. Ze worden onzeker, hebben minder plezier in hun werk en het vertrouwen in het management neemt af. ‘Dit had mij óók kunnen gebeuren’, of: ‘Blijkbaar is ons product of deze afdeling toch niet zo belangrijk voor de leiding’. Ze voelen zich bovendien schuldig tegenover hun ontslagen collega’s - zoals de mensen die de concentratiekampen in de Tweede Wereldoorlog overleefden zich schuldig voelden dat zij er nog waren. Vandaar de term ‘survivor syndrome’.

MEI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 9

25-04-12 07:47

persoonlijke ontwikkeling

Aandacht De ‘blijvers’ zouden juist hun beste beentje voor moeten zetten om het bedrijf er bovenop te helpen. Maar dit ‘syndroom’ zorgt ervoor dat zij minder productief en creatief worden, en is zo een oorzaak dat reorganisaties mislukken. Directies doen er goed aan behalve de vertrekkende werknemers, óók de blijvers aandacht te geven. Die verwerken de heftige gebeurtenissen beter als hun de noodzaak van de maatregelen duidelijk is en zij begrip krijgen voor hun verdriet en hun gevoel van onmacht over de extra werkdruk.

Onderzoekster Marleen aan den Boom van de Universiteit van Tilburg stelde echter in 2009 vast dat maar weinig Nederlandse bedrijven na een reorganisatie proberen dat survivor syndrome te voorkomen: het merendeel heeft daar geen oog, geen tijd of geen geld voor.

De manier waaróp Bij Marion bleek de zaak met de ontslagen niet gered. Hectische, onzekere weken braken aan; wie zouden volgen? ‘De directie riep ons op ervoor te gaan met deze ploeg.

Maar bij de meesten was de rek eruit.’

Zelf was ze eerst helemaal ontdaan na de eerste ontslagronde: ‘Om de manier waarop vooral: zo weinig aandacht voor de mensen, na vaak jaren samenwerken. Het was een emotionele achtbaan. Wil ik hier nog wel blijven? vroeg ik me soms af. Maar ik besloot er toch wat van te maken, vooral voor de opdrachtgevers. Als team konden we ons verdriet samen delen. Maar we moesten ook flink aan de bak: met onze eigen orderportefeuille, maar ook met het werk van degenen die waren vertrokken...’

Twee maanden later, in januari 2012, werd het faillissement uitgesproken. Dat voelde bijna als een opluchting: ‘Toen konden we allemáál naar huis’.

Omgaan met verlies Wat jij zelf kunt doen tegen dat survivor syndrome? ‘Je er niet tegen verzetten’, zegt organisatieadviseur en coach Jakob van Wielink, die vanuit Boertiengroep reorganisaties begeleidt. ‘Gevoelens van afscheid, verlies en onzekerheid horen er nu eenmaal bij. Het is juist nodig om bij deze gevoelens stil te staan. Je moet er doorheen, om vooruit te komen en om samen verder te kunnen.’ Hij schreef er een boek over (met Bert Cozijnsen): Over de rooie. Emoties bij verlies en verandering op het werk (4e druk zojuist verschenen).

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2012 10

009-011_MSM05_ART_3K01.indd 10

‘Hoe lang zo’n periode van rouw kan duren, is aan jou’, vertelt hij. ‘Al speelt je omgeving daarin ook een rol. Schrik niet van ‘ups en downs’. Merk je na een aantal maanden dat je in je werk en thuis - die twee hangen samen - dingen niet kunt doen zoals je die zou willen of moeten, dan is het goed daarover te praten met je leidinggevende of met een deskundige’, weet hij. ‘Je bent geneigd mensen om je heen te verzamelen die jou in je gevoel van boosheid en verdriet bevestigen. Toch heb je meer aan mensen die vooral luisteren, maar ook doorvragen en je helpen de andere kant van de zaak te zien.’

Nare situatie Wendy Evers maakte in haar werk meerdere reorganisaties mee. Zes jaar geleden werd de touroperator waar zij werkte als managementassistent, overgenomen door een groter bedrijf. Daarbij werden collega’s ontslagen. ‘Ik mocht blijven en kon gewoon doorwerken. Maar anderen moesten eruit en vroegen zich af waarvoor ze het nog deden. Een vertrekkende collega vroeg zich af waarom ik wél mocht blijven. Een nare tijd.

Intussen werd de werkdruk steeds hoger.

Na een paar weken heb ik de knop omgezet: ik wilde niet blijven hangen in onvrede, maar er wat van maken. De overname bood immers ook kansen. Het hielp dat ik een nieuwe baas en nieuwe collega’s kreeg die er fris tegenaan keken.’

Na drie jaar kwam de klad er opnieuw in: beslissingen werden uitgesteld, vergaderingen afgelast, taken teruggehaald naar het hoofdkantoor. ‘Toch kwam het hard aan, toen we in september 2010 hoorden dat onze vestiging een halfjaar later zou sluiten. Werken in een ‘sterfhuisconstructie’: sommigen vonden snel ander werk, anderen bleven tot het eind maar waren niet meer gemotiveerd. Zelf wilde ik er wat van maken; voor de klant en om onze naam hoog te houden. Onze directleidinggevende was er altijd voor ons, maar de directie heeft zich niet één keer laten zien. Ik kon mee naar het hoofdkantoor, maar de reisafstand was te groot. Ik wist ook niet of ik de knop nogmaals kon omzetten.’

In de maanden na de sluiting nam Wendy de tijd om de gebeurtenissen te verwerken. ‘Terugkijkend heb ik er veel van geleerd; over mezelf en wat ik belangrijk vind.’

Bewust van je behoeften ‘Mooi’, vindt communicatietrainer Pauline van Aken het verhaal van Wendy. ‘Ook al wordt er voor jouw gevoel iets bij je weggeno-

men, dan tóch kun je je eigen pad uitstippelen. Het gaat niet om ‘overleven’, maar om ‘leven’ na een reorganisatie: máák er wat van!’

Pauline werd bekend als presentator voor AT5 en SBS6 en geeft presentatie- en communicatietrainingen in bedrijven. Samen met trainer/coach Sabina Meiling ontwikkelde ze het Durf, Leer & Presenteerspel. Hiermee helpen ze teams van bedrijven weer in contact te

ADVIES Boeken ‘Wie heeft mijn kaas gepikt?’ - Spencer Johnson & K.Blanchard, Business Contact 2007. Over omgaan met veranderingen, zakelijk en privé. Met kaas als metafoor voor de dingen waar we aan gehecht zijn.

‘Onze ijsberg smelt. Succesvol veranderen in moeilijke omstandigheden’ John Kotter & Holger Rathgeber, Business Contact 2006. Inmiddels beroemde parabel over de belevenissen van een kolonie pinguïns, die het belang van samenwerking ontdekt als de gletsjer waarop ze leven smelt.

‘Over de rooie. Emoties bij verlies en verandering op het werk’ - Bert Cozijnsen en Jakob van Wielink, Managementboek, 2009. Hoe verlies, thuis of op het werk, kan doorwerken in het functioneren van de mensen in de organisatie.

Sites Over het ‘survivors’ syndrome’: www.intermediairpw.nl/artikel/vakinformatie/169664/begrip-voor-de-dip.html en www.inspe.nl/nieuwsoverzicht/ reorganisatie-leidt-tot-survivors-syndrom/921.

Doen Het DLP-spel - Pauline van Aken en Sabine Smeiling, april 2012.

Met dit spel vol opdrachten helpen de trainers teams om met elkaar in gesprek te komen, bijvoorbeeld na een reorganisatie.

Meer weten?

Kijk op www.supastar-pr.com/persbericht-crisistijd-sanering-achter-de-rugdlp-spel-helpt-achterblijvend-personeel-weer-op-weg.

MEI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

25-04-12 07:47

persoonlijke ontwikkeling

Zo houd je de lol erin TIPS van Jakob van Wielink •• Blijf actief, kom ook fysiek in beweging en zoek ‘gezonde’ afleiding voor je emotie.

•• Blijf communiceren met collega’s en leidinggevenden.

•• Neem zelf het heft in handen: jíj bepaalt wat je doet met wat je overkomt, voel je geen slachtoffer. Je hebt altijd een keuze in wat je met jouw situatie doet.

•• Erover schrijven helpt ook: je kunt een logboek bijhouden van dingen die je wel en niet leuk vindt in je werk. Dat helpt je gebeurtenissen en gevoelens in hun perspectief te zien.

TIPS van Pauline van Aken •• Ontdek wat het beste bij je past, oriënteer je op je mogelijkheden. Praat met mensen, lees en verdiep je (zelf)kennis, volg een training of opleiding.

•• Leg je baas voor wat je dwars zit en wat belangrijk voor je is in je werk. Kom zelf met ideeën en mogelijke oplossingen.

•• Denk in kleine stappen als het over je ontwikkeling gaat. Niet het doel, maar de weg er naartoe is het belangrijkste.

•• Zorg voor een goede voorbereiding op gesprekken en presentaties. Oefen alsof je een sporter bent die zich op een wedstrijd voorbereidt. Bedenk van tevoren je doel en strategie - en vooral hoe je de boodschap wenst over te brengen.

komen met elkaar. Reorganisatie, hoge werkdruk, beter samenwerken: door te werken met opdrachtkaarten worden de spelers zich bewust van hun manier van communiceren,

hun grenzen en behoeften in hun werk.

Ze wil mensen bewust maken van hun eigen inbreng in veranderingen. ‘Ontdek je grenzen, wat je wilt en wat je nodig hebt in je werk.

Praat erover met collega’s, familie en vrienden. Bespreek je wensen en zorgen met je manager.’

Je merk ‘ik’ Belangrijk is hoe je iets zegt en hoe je overkomt, benadrukt Pauline: lichaamstaal en gevoel kun je niet uitschakelen. ‘Veel mensen communiceren vooral vanuit hun hoofd en vergeten hun hart en hun lichaam. Het gevaar daarvan is dat je blijft hangen in aannames en vooroordelen. Je klaagt, voelt je onmachtig - en daar kun je ziek van worden. Het helpt je ook niet vooruit. In mijn trainingen help ik mensen zich bewust te worden van hun grenzen en waar hun behoeften liggen; hun merk ‘ik’ neer te zetten. Aan je zichtbaarheid werken, geeft mensen - zeker vrouwen - zelfvertrouwen. Je wordt meer ontspannen, zéker in je werk. Zodra je weet wat je nodig hebt en waar je naartoe wilt, bepaal jij zélf waar jouw toekomst ligt.’ < Eind goed, al goed: Wendy werd de dag na dit interview aangenomen in een nieuwe baan.

Marion kon een maand na haar ontslag aan het werk bij een van haar opdrachtgevers.

Advertentie

nice to meet!

Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist is centraal gelegen op een bosrijk eigen landgoed van 45 hectare. Tussen al dit groen bieden wij, in een sfeervolle accommodatie met 30 vergaderzalen en 140 hotelkamers, een compleet product met diverse faciliteiten en een helder prijsbeleid.

We zijn uitstekend geschikt voor één- en meerdaagse bijeenkomsten: zowel voor trainingen en congressen als voor onze weekendhotelgasten.

Woudenbergseweg 54 T 0343 - 492 492 3707 HX Zeist F 0343 - 492 444

WS_adv_185x130_MSM.indd 1

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2012

009-011_MSM05_ART_3K01.indd 11

E info@woudschoten.nl I www.woudschoten.nl

10-10-11 11:37

MEI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 11

25-04-12 07:47

psychologie

Het enneagram (3)

De harttypen uit het ­emotionele centrum De harttypen 2, 3 en 4 zijn voornamelijk bezig met hun emotionele ervaringen en dan vooral de ervaringen die te maken hebben met anderen. Voor hen is het belangrijk anderen te begrijpen en er voor ze te zijn. De harttypen willen ontzettend graag geliefd worden en hun zelfvertrouwen is voor een groot gedeelte afhankelijk van de waardering die ze krijgen. Daarbij is de 2 op zoek naar liefde, de 3 naar bewondering en wil de 4 begrepen worden. Hoe je in een werkrelatie het beste om kan gaan met de gever, de succesvolle werker en de romanticus staat uitgebreid beschreven onder de bonuscode.

Tekst Roos Woltering

Type 2 - De Gever De Gever is erg gericht op anderen. Dit type denkt dat ‘ie onmisbaar is; mensen zijn voor zijn gevoel afhankelijk van zijn hulp. Hij istrots op het feit dat hij ‘nodig’ is. Tegelijkertijd heeft hij continu bevestiging nodig.

Goedkeuring krijgen is voor de 2 ontzettend belangrijk. Afwijzing daarentegen vermijdt hij zoveel mogelijk.

Rosa (47): ‘In mijn team neem ik een centrale plek in. Veel mensen zijn afhankelijk van mijn hulp of kennis en ondanks dat ik daar best vaak over zeur, vind ik het eigenlijk wel heel goed voelen dat ze niet zonder mij kunnen.’

Doordat de 2 zo gericht is op anderen weet hij vaak erg goed waar zijn kwaliteiten liggen.

Hij zal iemand tot grote bloei kunnen brengen. Als dit lukt voelt de 2 dit ook als een prestatie van hemzelf en wil hier graag direct of indirect waardering voor krijgen. Als dit vergeten wordt, zal de 2 proberen zijn gelijk te halen, bijvoorbeeld door manipulatie.

Op de werkvloer heeft de 2 een aantal duidelijke kwaliteiten. Hij is zeer gedreven om het belang van de organisatie, de baas of het team te vertegenwoordigen en doet dit met plezier en overgave. Als hij tevreden is in zijn functie en voldoende waardering krijgt (zowel door middel van complimenten als promotie), is hij een onmisbare bondgenoot.

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2012 12

012-013_MSM05_ART_3K02.indd 12

Maar als hij ontevreden is en niet krijgt wat hij wil, kunnen zijn emoties heftig worden.

Deze hysterische buien zijn vaak snel weer over op het moment dat de 2 de waardering krijgt waar hij naar verlangt.

Het is je waarschijnlijk al opgevallen dat waardering krijgen een grote, soms te grote, rol in het leven van de 2 speelt. Duidelijke valkuil van de 2 is dan ook zijn gerichtheid op anderen. Dit leidt er toe dat het vaak lastig is voor de 2 om te herkennen wat zijn eigen behoefte en eigen wil is. 2-en weten vaak niet zo goed wie zij zelf zijn, doordat ze continu meevaren met de stroom van iemand anders.

Overigens zonder dit zelf door te hebben.

Rosa: ‘Inmiddels heb ik het inzicht gekregen dat ik het erg lastig vind om te bepalen wat ik nou echt wil in het leven of wat ik bijvoorbeeld leuk vind om te doen. Ik schaam me er een beetje voor, maar als ik terugkijk zie ik dat mijn hobby’s en bezigheden altijd hebben samen-

de baas 8 (lust)

de bemiddelaar (luiheid) 9

de levensgenieter 7 (onmatigheid)

de loyale scepticus 6 (angst) de waarnemer 5 (hebzucht)

1 de perfectionist (woede) 2 de gever (trots)

3 de succesvolle werker (bedrog) 4 de romanticus (afgunst)

gehangen met de vriend(en) die ik toen had.

Toen ik een vriend had die van wielrennen hield, zat ik ook opeens elk weekend op de fiets. We zijn zelfs op fietsvakantie gegaan, terwijl je me normaal gesproken uit een luxe resort moest slepen om nog wat van het land te zien. Maar sinds de relatie voorbij is hangt de fiets in de schuur.

Tóch vond ik het leuk om dat toen samen met hem te doen. En hij was trots dat ik zo fanatiek was en mee kon komen. Maar nu ik het alleen moet doen is de motivatie ver te zoeken.’

Uitdaging voor de 2 is de eigen behoefte te leren kennen. Ook is het een uitdaging het helpen van anderen niet te zien als methode om belangrijk te zijn.

TIP: ga op zoek naar je echte ‘ik’. Herken je neiging om je aan te passen vanuit de wens om anderen te kunnen behagen. Realiseer je dat de behoefte om voor iedereen onmisbaar te zijn, ijdel is.

Type 3 - De succesvolle werker Voor type 3 is succesvol zijn ontzettend belangrijk. Hij gelooft dat alleen succesvolle mensen echt waardering krijgen. De 3 mag dus niet falen. Het gaat hem hierbij niet zozeer om waardering voor zijn persoon, als wel voor zijn prestatie. De 3 is een veelzijdig persoon, hij kan met veel dingen tegelijk bezig zijn.

MEI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

25-04-12 07:48

psychologie

Rectificatie De vleugels In deel twee van ‘Het enneagram’ is een fout geslopen in de kaders waarin de vleugels van de drie typen werden besproken. In deze kaders werd beschreven hoe het type zich gedraagt onder veilige en stressvolle omstandigheden, oftewel het prestatie- en het stresspunt, en dus niet de vleugels. Hieronder vind je aanvullende informatie over de vleugels die het enneagram kent.

Zoals besproken in deel 1 is niemand een zuiver persoonlijkheidstype. Iedereen is een unieke mix van zijn of haar basistype en gewoonlijk een van de twee typen die daarnaast liggen op de omtrek van het enneagram. Een van de twee typen naast je basistype wordt de vleugel genoemd. Je basistype domineert je globale persoonlijkheid, terwijl de vleugel deze complementeert en belangrijke, soms tegenstrijdige elementen toevoegt aan je totale persoonlijkheid.

Je vleugel is de tweede kant van je persoonlijkheid, en deze moet in aanmerking genomen worden om jezelf of iemand anders beter te begrijpen. Als je een persoonlijkheidstype 9 bent bijvoorbeeld, zul je waarschijnlijk óf een 1-vleugel óf een 8-vleugel hebben.

Je persoonlijkheid als geheel kan het best begrepen worden door de trekken van de 9 te mengen met de trekken van de 1 of de 8. De meeste mensen hebben één dominante vleugel, (een 2 met een 3-vleugel, bijvoorbeeld, is merkbaar anders dan een 2 met 1-vleugel). Om een volledig kloppend beeld van jezelf te krijgen is het goed om naast je type, ook je vleugel te bestuderen. (Bron: Enneagraminstitute.com.)

Anton (23): ‘Ik wil gewoon heel erg graag de beste zijn. Eigenlijk in alles. Ik ben mezelf dan ook continu aan het vergelijken met anderen. ‘Is zijn rapport beter?’ ‘Is zij geliefder bij de baas?’, maar ook tijdens borrels vraag ik me af of mijn verhalen wel het leukst zijn en of er wel het hardst om mijn grappen wordt gelachen.’

De 3 is een positief persoon. Zijn optimisme kan aanstekelijk werken zodat anderen zich bemoedigd voelen ergens aan te beginnen.

Zij kunnen rekenen op de doelgerichtheid van de 3 en zijn bereid er hard tegenaan te gaan. Dit zijn duidelijke kwaliteiten. De 3 neemt graag de leiding en gaat heel ver om zijn doel te bereiken. Hierdoor kan hij last krijgen van tunnelvisie en dit belemmert hem informatie op te nemen die tegenstrijdig is met z’n doel.

Valkuil van type 3 is dat hij zijn prestaties belangrijker vindt dan zijn persoon. Hij neemt het imago over dat hem de beste resultaten zal opleveren en verwart dit met z’n eigen identiteit. Hij kan zich - net als de 2 - goed verplaatsen in de ander en weet vaak precies wat de ander van hem verwacht. Ook heeft hij goed door wat wel en wat niet werkt om indruk te maken en invloed uit te oefenen op anderen. Voor de 3 is het heel logisch om deze rol dan ook aan te nemen. Ook is hij geneigd z’n kwaliteiten te overschatten, dit wordt versterkt doordat hij ‘het falen’ zoveel mogelijk vermijdt: als de 3 niet zeker weet dat

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2012

012-013_MSM05_ART_3K02.indd 13

‘ie zal slagen, begint ‘ie er niet aan. Hierdoor heeft hij enkel succeservaringen.

Anton: ‘Achteraf bezien kwam tijdens mijn studie mijn faalangst voor het eerst duidelijk naar boven. Ik vertikte het om te studeren voor vakken waarvan ik niet zeker wist of ik ze wel kon halen. Gevolg was natuurlijk dat ik zware onvoldoendes kreeg voor deze tentamens, maar ik kon dit recht praten voor mezelf ‘omdat ik er toch niet voor geleerd had’.

Daarbij hield ik naar de buitenwereld de schijn van de succesvolle student op door voor andere vakken zeer hoge cijfers te halen.’

Uitdaging voor de 3 is de aandacht meer te richten op wie hij is en minder op wat hij doet.

Als de 3 inziet dat hij te veel doet om indruk te maken op anderen, kan hij zich langzaam vrijmaken van alle verschillende imago’s die hij voor elke denkbare situatie heeft ontwikkeld.

TIP: maak keuzes op basis van je gevoelens in plaats van op de status die ze je opleveren. Ruim tijd in om emoties naar boven te laten komen en echt te luisteren naar jezelf.

Type 4 - De Romanticus De 4 is een gevoelig persoon met intense gevoelens. Hij voelt zich vaak anders in de wereld staan en heeft het gevoel niet begrepen te worden. Ook kan hij zich in de steek gelaten voelen en continu het idee hebben dat hij iets mist in zijn leven. De 4 houdt niet van ‘gewone’ dingen, hij kiest voor het buitenge-

wone en wil altijd iets bijzonders laten zien.

Cobie (58): ‘Ik kan snel het gevoel hebben dat er niet genoeg gebeurt in mijn leven, dan kabbelt alles maar gewoon een beetje door. Ik ben net begonnen met een cursus keramiek, maar ik vind het lastig om het te zien als gewoon leuke ontspanning. Ik wil per se iets bijzonders maken en ben mijn maaksel continu aan het vergelijken met dat van anderen.’

De 4 is prettig gezelschap; hij is inlevend en kan daardoor goed met anderen omgaan.

Dit is een duidelijke kwaliteit van de 4. Aan de andere kant heeft hij zijn vrijheid nodig en is graag alleen. In zijn werk onderscheidt de 4 zich door zijn creativiteit en zelfs vaak genialiteit. De 4 heeft een bijzondere persoonlijke visie en blinkt uit in ideeën. Aan eentonigheid heedft hij een broertje dood.

De 4 kan zich verliezen in het gevoel dat anderen meer hebben dan hij: een gelukkiger leven, een betere baan, een leukere relatie.

Dit is een duidelijke valkuil. Diep van binnen heeft de 4 een verlangen naar aandacht en liefde en blijft zoeken naar mensen die dit verlangen kunnen bevredigen. Vaak is hij zich hier niet van bewust. Ook wordt het verlangen niet gemakkelijk bevredigd, want wat de 3 drijft is het eeuwige zoeken.

Cobie: ‘Natuurlijk zou ik graag een nieuwe relatie krijgen. Mijn man is alweer zoveel jaren geleden overleden. Maar iedereen die ik tegenkom heeft wel iets dat me niet aanstaat.’

De 4 richt zijn aandacht op dat wat anderen bezitten en hij niet. Dit maakt hem nijdig en afgunstig. Uitdaging voor de 4 is te ontdekken wat hij dan wél heeft wat hij bij anderen benijdt.

TIP: richt je aandacht op wat je hébt in plaats van op wat je míst. Realiseer je dat je je richt op het onbereikbare en afstoot wat binnen handbereik is. <

BONUS: de ‘gebruiksaanwijzing’ van de harttypen die in dit artikel aan de orde komen staat op www.managementsupport.nl onder bonuscode 0512.2.

MEI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 13

25-04-12 07:48

communiceren

Chatten, vergaderen, confereren...

Aan de slag met Lync Met Lync 2010 biedt Microsoft een totaalpakket aan communicatiemiddelen: bellen, chatten, videoconferencen, alles kan... Iedereen kan bovendien zien waar je bent en wat je doet. Dat kan handig zijn. Wie Management Support ‘spelt’ - en wie doet dat niet? - zal eerder hebben gelezen over Microsoft Lync. Klopt helemaal, want Lync kwam kort ter sprake in een eerder artikel over Office 365, waarvan het deel uitmaakt. Toen schreven we: Tekst Michiel Heemskerk

‘Microsoft noemt Lync Online ‘een cloudcommunicatieservice van de volgende generatie die mensen in staat stelt op nieuwe manieren en vanaf elke locatie met elkaar te communiceren. Lync Online biedt aanwezigheidsgegevens, chatberichten, audio-/videogesprekken en geavanceerde onlinevergaderingen met audio-, video- en webvergaderingen.’ Klinkt bekend? Dat zal best, want we kennen het allang: MSN/Windows Live Messenger! Lync is aldus geen communicatieservice van de volgende generatie, maar van de vorige!’

Die uitspraak werd overigens meteen genuanceerd, want Lync kan veel meer. Aan de andere kant, Lync kan alleen veel meer als het samenwerkt met MS Office 2010, de meest recente versie van het bekende Officepakket. Het kan vervolgens meer (dan de aloude Messenger) als het samenwerkt met Office 2007, en nog maar een beetje meer als het samenwerkt met Office 2003. Nog oudere Officepakketten telt Microsoft niet meer mee, want met software van meer dan tien jaar oud werkt niemand meer. Toch?

Wie dus denkt even aan de slag te gaan met Lync, kan maar beter de meest recente Microsoft-programma’s hebben, anders is het allemaal niet zo spannend.

Wat kan Lync in de meest uitgebreide vorm?

Instellingen Welnu, als gezegd, net als de Messenger stelt het ons in staat contact te leggen met personen in ons adresboek, via chat, telefoon (VOIP), videobellen, conference call et cetera. Niks nieuws onder de zon, met dit verschil dat Lync ook werkt als (video)antwoordapparaat en dat Lync zo ingesteld kan worden dat het na enige afwezigheid achter

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2012 14

014-015_MSM05_ART_3K04.indd 14

de computer automatisch doorschakelt naar een andere vaste of mobiele applicatie, bijvoorbeeld een geschikte telefoon. Het is zelfs zo dat Lync al je telefoons - werk, thuis, mobiel en computer - tegelijkertijd kan laten afgaan bij één binnenkomend gesprek.

Slim Ook kan Lync - net als de Messenger - van alle contactpersonen weergeven wat hun status is: beschikbaar, bezet, niet storen, in a call, zo terug et cetera, met de mogelijkheid een ‘bezet’ persoon te taggen, zodat je een seintje krijgt als hij of zij weer beschikbaar is. En dat niet alleen in Lync zelf, maar in alle compatible Officeprogramma’s, waaronder uiteraard Outlook.

Dat is met het oog op agendabeheer wel handig, zeker als er afspraken gepland moeten worden. Omgekeerd is de samenwerking met Outlook ook slim, want als er een afspraak gepland staat in Outlook Agenda, wordt de status in Lync meteen overeenkomstig gewijzigd.

Zulks werkt uiteraard alleen, zoals terecht opgemerkt door een deelnemer op het LinkedInforum van Management Support, als iedereen zijn Outlook-agenda bijhoudt.

Maar Lync kan nog meer met andere Officeprogramma’s, zoals bijvoorbeeld samen werken aan een tekst (in Word) of spreadsheet (in Excel). Vanuit deze programma’s kan direct een gesprek worden geopend met je contactpersonen, bijvoorbeeld over het document waarin je je bevindt. Dat vervolgens (via Sharepoint) gezamenlijk bewerkt kan worden, maar dat is meer Office 365 dan Lync alleen.

Handig is ook, zo meldt een andere deelnemer op het forum, dat in bedrijven waar Het Nieuwe Werken wordt gepraktiseerd - wisselende werkplekken en zo - je niet met het zweet op het voorhoofd hoeft te zoeken naar die ene

werknemer omdat hij geen vast bureau meer heeft, maar je simpelweg Lync kan raadplegen om ’m te traceren. Het ligt voor de hand dat dit voor multinationale bedrijven interessant is, omdat het Lync - dat goeddeels draait in de cloud - net als de Messenger natuurlijk niet uitmaakt of personen met z’n allen in één kantoor zitten of over de hele wereld verspreid.

Buiten de deur Reppen we tot nu toe alleen over mensen binnen hetzelfde bedrijf, nergens staat geschreven dat alleen collega’s toegang zouden moeten hebben tot je Lync-netwerk. Externe Lync-gebruikers sluiten (wederom als bij de Messenger) op uitnodiging net zo makkelijk aan, maar ook gebruikers van andere Instant Messaging (IM-)diensten zoals Yahoo, AOL en de MSN en Windows Live Messenger.

Wat de Messenger echter nooit kon, is mensen binnen het adresboek selecteren op speciale vaardigheden. Met de zogenaamde Skill Search kun je van alle collega’s hun competenties en specialismen inzien (als ze die bijvoorbeeld bij hun functieomschrijving hebben ingevoerd) en zo gericht op zoek naar iemand voor een bepaalde klus. Voor de directe collega’s zal dat nooit nodig zijn, maar je printer zal het maar weer eens niet doen en je hebt dieene-nerd-van-Automatisering-wiens-naam-jenooit-kunt-herinneren nodig: skill search!

Het is overigens niet zo dat Lync meteen maar alles van je laat zien wat je ooit tijdens de kerstborrel hebt ingevoerd. Voor alle contactpersonen kunnen toegangsniveaus worden ingeschakeld, want niet iedereen hoeft te weten wanneer je aan het lunchen bent, belt of wat dan ook aan het uitvoeren bent. Voor de leidinggevende kan dat wel weer relevant zijn.

MEI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

25-04-12 07:51

communiceren

proberen!

Surf naar lync.microsoft.com/nl-nl en klik rechtsboven de link ‘Evaluatieversie downloaden’. Trek je niks aan van al dat geneuzel over Micosoft Lync Server 2010, maar kijk rechts onder ‘Related Downloads’

Even kijken of je computer onder een 32of 64-bits Windows-installatie draait (Start -> Configuratiescherm -> Systeem en beveiliging -> Systeem) en de juiste versie aanklikken. Je belandt op de downloadpa-

Videoconferencen In de wereld van Microsoft hoeft niemand elkaar ooit nog in levende lijve te zien. We quoten even: ‘Lync 2010 bevat ingebouwde functionaliteit om het bureaublad en toepassingen te delen, PowerPointpresentaties te uploaden en de mogelijkheden van het whiteboard te gebruiken, waaronder de mogelijkheid om afbeeldingen en andere inhoud te kopiëren en te plakken.’

Zoals ook al eerder besproken in Management Support biedt Outlook prima mogelijkheden voor het uitnodigen van mensen voor vergaderingen. Met een enkele klik in Outlook zit je via Lync ook direct in die vergadering, als die online plaatsvindt. Of, nee, met één klik zit je in de wachtkamer van de vergadering, want de organisator van de vergadering moet je eerst nog even toelaten. Ook daar is over nagedacht, want zo voorkom je bijvoorbeeld dat iemand ‘zitting neemt’ die gebruikgemaakt heeft van een doorgestuurde uitnodiging en eigenlijk helemaal niet welkom is. Als organisator heb je bovendien de macht om bepaalde deelnemers de mond te snoeren of zelfs uit de vergadering te smijten.

Geheime opties Nee, geheim zijn ze niet, maar het is altijd zo dat de meeste gebruikers van nieuwe software alleen kijken naar wat ze direct nodig hebben en niet naar wat nog meer mogelijk

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2012

014-015_MSM05_ART_3K04.indd 15

gina en installeert de versie naar keuze: Nederlands is beschikbaar en schakelt di-

rect door naar een Nederlandstalige downloadpagina, alwaar ook de systeemvereisten staan vermeld: Windows vanaf XP Professional SP3 wordt geslikt, dus dat valt mee. Met betrekking tot de ondersteunde Officepakketten, dat is een ander verhaal.

Onder de link ‘Compatibiliteit met Lync 2010’ wordt precies uit de doeken gedaan welke versie van Office welke features van Lync kan gebruiken.

is. En dat is in dit specifieke geval best aardig.

Lync kan namelijk conversaties opslaan.

Wordt er iets informeel en even tussendoor per chat besproken, dan hoef je dat nooit meer te vergeten of te kopiëren, want Lync bewaart het allemaal, als je dat wilt. Erg bruikbaar als er vaak sprake is van ‘afspraken’ en klussen die een dag later net even anders zijn dan jij je herinnerde. Ook wordt van VOIP-gesprekken een log bijgehouden, zodat je later altijd nog weet wie je aan de lijn hebt gehad en wanneer.

Vragen? Geen vragen...

Werkt het allemaal? Het is nog te pril om te testen, temeer daar niemand in de kring van ‘ondergetekende’ Lync gebruikt. Maar het zal vast wel functioneren, vooral in een omgeving waarin alle gebruikers de beschikking hebben over dezelfde, meest recente software.

Dat vereist nogal wat investeringen en alleen al om die reden zullen we Lync in de meeste bedrijven voorlopig niet zien. Daarnaast grijpt Lync met sommige features gewoon te hoog.

De vertaalfunctie in het IM-gedeelte beweert tekstconversaties van de ene taal in de andere te kunnen overzetten, maar wie alleen al kijkt op de instructiepagina van Lync op de Microsoftwebsite - ook vertaald door een automaat - weet dat niemand daarop gaat vertrouwen, zéker niet bij zakelijk contact dat moet resulteren in financiële afspraken.

Voorts duikt in waarschuwingen bij verkeerd

Druk op de knop ‘Downloaden’ en het bestand ‘LyncSetupEval.exe’ (53,5 MB) komt binnen. Een dubbelklik opent de setupprocedure en na installatie verschijnt het inlogscherm.

Is tijdens de installatieprocedure niet gevraagd naar het invullen van allerlei gegevens (bijvoorbeeld omdat er al eerder testsoftware is gebruikt), dan is het zaak eerst ‘even’ een proefversie van Office 365 te installeren. Daarbij namelijk, ontwerp je je aanmeldingsadres…

gebruik nogal eens een de term ‘Ondersteuningsteam’ op, dat we zouden moeten benaderen als er iets misgaat. Waar dat Ondersteuningsteam zich bevindt, is voorlopig echter een raadsel. Net zoals er bij de installatie nogal wat vragen overblijven.

Neemt niet weg dat Lync, als het draait, een systeem is waaraan je enorm veel plezier kunt beleven, mits werkzaam in een bedrijf waarin niemand bij elkaar in de buurt zit en dat desondanks zijn bestaansrecht baseert op het feit dat iedereen elkaar voortdurend de oren van het hoofd moet kletsen, chatten en conferencen. Dat soort bedrijven zal ongetwijfeld bestaan, al vullen praatjes geen gaatjes en is zwijgen nog altijd het goud boven het zilveren spreken.

Activiteitsfeed Brengen we je tot slot nog even op de hoogte van de Activiteitsfeed.

Via het tabblad Activiteitsfeed kun je laten weten waar je mee bezig bent. Of waar je aan denkt of wat je stemming is. Nuttig, want bij dat moderne Microsoft-werken gaat de non-verbale communicatie volledig verloren. Heeft een collega een genadeloze pestbui en is het beter hem of haar even met rust te laten, dan zou je dat normaal gesproken wel zien aan de donderwolk die boven zijn hoofd hangt. Zo niet door een instant messenger als Lync, tenzij je dat in je status aangeeft! <

MEI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 15

25-04-12 07:51

COMMUNITY

KWESTIE Computerkuren Als mijn computer op het werk weer eens kuren vertoont dan... ...bel ik onmiddellijk de helpdesk (51,9%) ...heb ik de neiging het ‘ding’ uit het raam te gooien (19%) ...ga ik even iets anders doen; ik kan wel ergere dingen verzinnen (29,1%) Er hebben totaal 426 mensen gestemd.

Opleidingen 5 juni - Utrecht Efficiënt notuleren Notuleren: één van je basisvaardigheden. Dat wil je dus zo efficiënt mogelijk doen. Door actief te luisteren en met de juiste verslagvorm en registratietechnieken kun je een flinke stap voorwaarts zetten. Doen dus!

5 juni - Utrecht NIEUW: Personal Branding Juist in de huidige netwerksamenleving wordt jezelf profileren steeds belangrijker. Zorg dat je weet waar jouw merk voor staat, welke indruk je op anderen maakt en wat jouw persoonlijke missie en Personal Branding strategie is.

5 juni (startdag) - Utrecht NIEUW: Onderhandelen over je prioriteiten Van diverse mensen komen er vaak tegelijkertijd verschillende verzoeken, vragen en opdrachten op je af.

Belangrijk dus dat je de regie over je eigen werk houdt en voor je eigen belangen opkomt zonder dat het de relatie met je collega, klant of manager schaadt.

Meer informatie en inschrijven: www.managementsupport.nl/ opleidingen

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2012 16

016-017_MSM05_COMM.indd 16

Fraudepreventie: de integere ZZP’er Integriteit, openheid, vertrouwen; belangrijke waarden voor elke organisatie. Maar wat als er een ZZP’er binnen wordt gehaald? Wordt er iemand in vaste dienst aangenomen dan zijn er een aantal uitgebreide gesprekken aan voorafgegaan, misschien zelfs een screening.

Huren we een ZZP’er in die complexe en soms ook vertrouwelijke opdrachten uitvoert, dan is een dertigminutengesprek opeens genoeg... Daarom onderstaande tips.

10 tips voor werken met externen 1. Bepaal op welke functies externen ingezet mogen worden.

2. Beschrijf een duidelijk functieprofiel inclusief risicoprofiel voor een externe medewerker.

3. Zorg voor een beschrijving van autorisaties en toets periodiek of ze nog up-to-date zijn.

4. Behandel een flexibele medewerker gelijk aan een vaste medewerker in de werving & selectieprocedure.

5. Focus op een goede relatie in plaats van op een uitgeknepen inkoopcontract.

6. Pas pre-employmentscreening toe op risicovolle/kwetsbare functies en neem geen genoegen met alleen een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

7. Werk met een gedragscode, geheimhoudingsverklaring en een integriteitsvragenlijst waarvoor de ZZP’er tekent.

8. Neem in het offertetraject met de ZZP’er op dat hij/zij verantwoordelijk is voor een integere uitvoering, desnoods met opgenomen schadeclaims.

9. Wees alert op voormalige collega’s met een vast dienstverband die als ZZP’er terugkeren bij hetzelfde bedrijf.

Het zijn externen op doorreis.

10. Controleer en monitor periodiek de afspraken op naleving ervan en communiceer hier open over.

Bron: Marcel Boekhorst, algemeen directeur Signum Interfocus Riskmanagement in Security Management, jan/feb 2012

Join in! Ga naar www.linkedin.com, selecteer bij het zoekveld ‘groups’ en vul ‘Management Support Groep’ in.

Volg Management Support op Twitter! Ga naar http://twitter.com/ManagemSupport.

Bekijk besprekingen van boeken en verslagen van evenementen op www.managementsupport.nl/tv.

Meld je ook aan op onze Facebookpagina! Ga naar http://www.facebook.com/managemsupport.

MEI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

25-04-12 07:52

COMMUNITY

COMMUNITY

Management Support Event ’12 Het lijkt nog ver weg: donderdag 8 en vrijdag 9 november Management Support Event ’12. Thema dit jaar: Praktisch, Persoonlijk, Professioneel.

Met weer veel gratis workshops, adviezen en natuurlijk het laatste aanbod van producten en diensten op jouw vakgebied.

Alvast inschrijven voor gratis toegang? www.managementsupport.nl/ event

DE MEETLAT Top 10 security-incidenten in 2011 1.

2.

3.

4.

5.

6.

Diefstal Agressie Vandalisme Fraude Informatiediefstal Bewust toebrengen van imagoschade 7. Lekken of manipuleren van informatie 8. Cybercrime (o.a. hacking) 9. Ongewenste intimiteiten 10. Intimidatie Bron: Security Management survey 2011

Nieuw: POWERassistant Na de succesvolle trainingen POWERsecretaresse! en POWERsecretaresse2 is er nu POWERassistant.

TIP

Op deze dag krijg je precies die tips en adviezen waarmee je niet alleen aansluiting houdt bij de huidige ontwikkelingen in je vak, maar daarbij ook het initiatief weet te nemen, én ervoor zorgt dat je doelen ook daadwerkelijk gerealiseerd worden.

Niet alleen gunstig voor jezelf, maar ook in het voordeel van je afdeling, manager én de organisatie.

Een kleine greep uit het programma: initiatief en zelfvertrouwen tonen, meeveranderen, Personal Branding: jezelf neerzetten, in actie komen, je doelen halen en krachtig samenwerken.

Gratis tips & tricks ‘Handig! Hele leuke en nuttige e-nieuwsbrief. Ik zoek altijd wel een moment om ‘m even te lezen. Er staan eigenlijk altijd wel handige dingen in die ik nog niet wist of alweer vergeten was.’

Reactie vanuit de Management Support Linkedin groep op de Management Support e-mailnieuwsbrief

Meer info, data en inschrijven op www.managementsupport.nl/power

Tip! Kosteloos de juiste hotel- en vergaderlocatie vinden?

Ga naar www.managementsupport.nl/accommodaties

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2012

016-017_MSM05_COMM.indd 17

Meld je ook aan voor de gratis Management Support e-mailnieuwsbrief en je ontvangt iedere week de beste tips en het allerlaatste vaknieuws!

Meer informatie: www.managementsupport.nl/ nieuwsbrief

MEI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 17

25-04-12 07:52

Social media

Webcare: een inleiding Mensen praten over het bedrijf waarin je werkt. Dat deden ze altijd al, maar in besloten kring op feesten en partijen. Sinds de opkomst van sociale media kun je gewoon meeluisteren en sterker nog... meepraten, adviseren, reageren op klachten en vragen beantwoorden. De verzamelnaam daarvoor is webcare. Maar hoe doe je dat? En wie gaat het doen? Praktische tips om te beginnen.

Tekst Ellen Kleinlangevelsloo - Bind Academie

Waarom webcare?

Webcare zou je kunnen omschrijven als online dienstverlening. Via sociale media en op fora help je (potentiële) relaties en klanten door vragen te beantwoorden, problemen te verhelpen en te adviseren.

Als je dat op een goede manier doet, heeft dat een positieve uitwerking op de reputatie van het bedrijf.

Help je iemand met een klacht op een goede manier uit de brand?

Dan zou deze klager een ambassadeur van je bedrijf kunnen worden. Immers, een positief verhaal vertelt zich snel genoeg rond op sociale media.

Wie gaat het doen?

De grote vraag is: wie gaat het doen? De afdeling Communicatie?

Het salesteam? Wil jij als managementassistent een rol spelen?

Het verschilt per organisatie. Bij het samenstellen van een webcareteam zijn drie zaken belangrijk. Allereerst moeten de mensen voldoende kennis van het bedrijf en de producten of diensten hebben.

Alleen dan kunnen ze snel en goed reageren op vragen en klachten.

Een tweede vereiste is dat de leden kennis hebben van sociale media. Daar kunnen trainingen natuurlijk aan bijdragen.

Tot slot zijn de communicatieve vaardigheden en een zekere mate van tact zeer gewenst.

Goed voorbereid van start Nu bekend is wie een rol krijgt in het webcareteam, is het tijd om na te denken over de zoektermen die je, naast je bedrijfsnaam, wil monitoren. Kies vervolgens de kanalen die je wilt inzetten voor webcare: Twitter, LinkedIn, Facebook, Google+... het keuzelijstje wordt alleen maat langer. Bepaal ook de tone of voice die je wilt hanteren en je kunt aan de slag!

Welke programma’s gebruik je?

Uiteraard zijn er professionele en betaalde programma’s die je kunt inzetten bij je webcare-acties, maar webcare hoeft niet duur te zijn. Met gratis online tools kom je een heel eind. Zo zijn er diverse manieren om te monitoren wat er over je bedrijf wordt gezegd.

Denk aan de inzet van Google Alerts, Tweetdeck en RSS feeds vanuit Twitter Search. Ook reageren kan met gratis systemen.

Tweetdeck is bijvoorbeeld handig als je als enige verantwoordelijk bent voor webcare op Twitter. Werk je in een team en wil je onderling taken verdelen? Dan biedt het programma Hootsuite uitkomst.

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2012 18

018-018_MSM05_RUB05.indd 18

De do’s en de don’ts Tot slot nog een opsomming van enkele do’s en don’ts.

•• Reageer zo snel mogelijk, liefst binnen een uur. Uit onderzoek is gebleken dat een reactie na 24 uur geen waarde heeft.

•• Maak het zo persoonlijk mogelijk. Laat zien dat er echte mensen achter die computers zitten en geen robots die standaarduitingen versturen. De klant waardeert die persoonlijke aandacht.

•• Handel vragen en klachten zoveel mogelijk af via het kanaal dat de klant heeft gekozen.

•• Handel niet alleen reactief, maar ook proactief. Stel vragen, geef tips en ga de interactie aan. Zo geef je je bedrijf een gezicht. <

een paar voorbeelden Als je wilt starten met webcare, kijk dan vooral hoe anderen het doen. KLM heeft een webcareteam van ruim 25 personen. Dat team zit niet alleen bovenop klachten: @ChrisWarburton > Could you please send us a DM with your email address and the name of the newsletter you want to unsubscribe from?

Ze beantwoorden ook vragen en geven handige tips @mariesophie Gaan de 2 camera’s in je handbagage dan is dit geen probleem. Het is niet mogelijk een tas en beide camera’s los mee te nemen.

Het team stelt zelf vragen en gaat de dialoog aan @shahfuture Hello Herman, could you please tell us where was this picture taken? Looks quite nice! ;-) KLM verrast mensen @Jim ODonnell2 Have a nice flight Jim! Amsterdam is going to welcome you with a lovely sunny day ;-) En dat allemaal in een zeer persoonlijke en sympathieke stijl.

Bekijk ook eens andere voorbeelden. Pizza Hut, Ziggo Webcare, Nuon en UWV bijvoorbeeld. Ontdek zo de stijl die bij jouw bedrijf past.

MEI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

25-04-12 07:53

AC restaurants is een merk van de Autogrill Groep

AC.UTR-M-2012006 - Katern Managementsupport 5 v1.4 LC.indd 1 002-040_MSM05_ADV.indd 19

10-04-12 16:46 25-04-12 07:41

AC restaurants is een merk van de Autogrill Groep

AC.UTR-M-2012006 - Katern Managementsupport 5 v1.4 LC.indd 2 002-040_MSM05_ADV.indd 20

10-04-12 16:46 25-04-12 07:41

AC restaurants is een merk van de Autogrill Groep

• • • • • • •

AC.UTR-M-2012006 - Katern Managementsupport 5 v1.4 LC.indd 3 002-040_MSM05_ADV.indd 21

10-04-12 16:46 25-04-12 07:41

AC restaurants is een merk van de Autogrill Groep

AC.UTR-M-2012006 - Katern Managementsupport 5 v1.4 LC.indd 4 002-040_MSM05_ADV.indd 22

10-04-12 16:46 25-04-12 07:41

AC restaurants is een merk van de Autogrill Groep

AC.UTR-M-2012006 - Katern Managementsupport 5 v1.4 LC.indd 5 002-040_MSM05_ADV.indd 23

10-04-12 16:47 25-04-12 07:41

een begrip in documentatie en archivering Al 130 jaar is Samsom Formulieren & Opbergsystemen een begrip in het vastleggen, beheren en archiveren van informatie. Meer dan 300 verschillende bedrijfsformulieren, overheidsen onderwijsformulieren en diverse soorten dossiersystemen maken het u gemakkelijk uw informatiebeheer te stroomlijnen.

Al onze producten zijn dóór en vóór de praktijk ontwikkeld, worden waar nodig up-to-date gehouden en zijn van hoogstaande kwaliteit.

Een kleine greep uit het assortiment: Zuurvrije archiefbox Voordelige archiefdoos voor het opbergen van de inhoud uit ordners en mappen. Gemaakt van stapelsterk golfkarton, bekleed met kraftpapier, pH-neutraal. De doos is snel in elkaar te zetten, inclusief handige klep aan de voorzijde.

Is goedgekeurd voor gebruik in gemeentelijke archieven.

Verlofbriefjes Handig formulier voor het aanvragen van verlof, vakantie of een snipperdag. Zelfkopiërend, dus ook meteen een bewijsexemplaar voor de aanvrager.

Superfile Ruimtebesparend, representatief en handig om mee te nemen. Het snelhechtsysteem maakt snel uithalen, tussenvoegen en kopiëren mogelijk zonder de stukken uit de map te halen. Losse documenten bewaart u in het bijlagevak.

Ga naar www.samsom.nl/formulieren voor een overzicht van ons hele assortiment!

QM0327_Samsom_adv_a.indd 1 002-040_MSM05_ADV.indd 24

25-10-11 17:57 25-04-12 07:41

officemanagement

Vergaderen met de iPad

Praktische toepassingen Digitaal werken blijkt in de praktijk efficiënt en effectief te zijn. En de huidige technieken en apps maken de overstap naar het papierloze kantoor steeds gemakkelijker. Het mobiel lezen, bewerken, opslaan, delen en digitaal archiveren van documenten, dossiers en agenda’s vraagt echter wel om duidelijke afspraken tussen collega’s en op het secretariaat. Om de iPad effectief én veilig te kunnen gebruiken in je eigen organisatie, zijn er wel wat aanpassingen aan de huidige werkwijze nodig. Welke dat zijn lees je in dit artikel.

Tekst Bouke van Kleef

In het februarinummer van dit blad stond een artikel over ‘Vergaderen met de iPad’. De vele vragen daarna over praktische toepassingen zijn de aanleiding voor het schrijven van dit artikel. Hier vind je de praktische tips waar je op kantoor direct mee aan de slag kunt.

Vergaderstukken op de iPad Het verzamelen van informatie en het daadwerkelijk plannen van de vergadering inclusief agenda opstellen en het vastleggen van het aantal deelnemers, de locatie, datum en tijd behoeven veelal geen structurele verandering.

De voorbereiding van een vergadering door de deelnemers (stukken lezen en annoteren op de iPad) vereist wél aanpassing en gewenning. Het vergaderen zelf is met de iPad ook anders (geen geblader en geritsel, maar swipen). Ook de fase na de fysieke vergadering is anders. Maar het belangrijkste knelpunt bij vergaderen met de iPad is het beschikbaar stellen van vergaderstukken op de tablet.

Vergaderstukken als bijlagen in het vergaderverzoek in Outlook toevoegen, blijkt voor de vergaderdeelnemers namelijk geen oplossing.

De agendatechniek van Apple ondersteunt helaas geen bijlagen in afspraken of vergaderverzoeken, waardoor de toegevoegde bijlagen in Outlook niet worden gesynchroniseerd naar de iPad. Ander nadeel van de iPad is dat deze niet zonder meer verbinding kan maken met je netwerkschijf. De iPad is geen laptop en er staat dus geen Windows op om verbinding te maken met een share (zoals de kantoorserver).

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2012

025-027_MSM05_ART_3K03.indd 25

De bestanden die je hebt opgeslagen in een mappenstructuur op de server zijn niet zomaar bereikbaar vanaf de iPad. Een WiFi-verbinding op kantoor wil dus niet zeggen dat je ook bij je bestanden op de kantoorserver kunt. Natuurlijk zijn er wel oplossingen om deze documenten toch te raadplegen. Denk wel goed na over de manier waarop je dit op wilt lossen. Je wilt immers een oplossing die flexibel en gebruiksvriendelijk is voor de iPadgebruikers, maar die ook rekening houdt met de afspraken over IT-beveiliging.

Dat is dus verandering nummer één die absoluut van invloed is op de werkwijze van het secretariaat. Want meesturen van vergaderstukken in de vergaderafspraak in de Outlookagenda biedt geen oplossing. Het uitwisselen van documenten tussen het secretariaat en de iPadgebruikers gebeurt via de e-mail of via zakelijke apps. Daarover straks meer.

TIP: voordat je de iPad effectief kunt gaan gebruiken en een keuze gaat maken voor de techniek, is het aan te bevelen een structuur voor de vergaderdossiers vast te leggen: hoe en waar ga je de vergaderstukken opslaan?

Aan de slag: 6 stappen 1. Voorbereiding. Dit doe je in de regel aan de telefoon en achter de pc, de iPad speelt in dit stadium nog geen rol.

Het gebruikelijke hulpmiddel is de Outlook-takenlijst. Als je beschikt over een iPad is deze takenlijst ook in te zien op je iPad. Het is handig een ‘lege’ taak klaar te zetten met jouw vaste componenten voor het plannen van de vergadering:

-- doel van de bespreking vastleggen -- deelnemers inventariseren (verplicht, gewenst) -- termijn waarbinnen de vergadering plaatsvindt -- duur van de bespreking -- gewenste locatie/regio kiezen -- agendapunten verzamelen, beschikbaarheid deelnemers opvragen 2. Vergadering toetsen. Ook in dit stadium speelt de iPad een ondergeschikte rol. Ga in deze fase van het proces na of er aan de voorwaarden van een vergadering wordt voldaan en of deze vergadering wel noodzakelijk is.

3. Vergadering tot stand brengen, plannen en bevestigen.

In deze fase van het vergaderproces check je onder andere de data (intern en extern) van de deelnemers en locatie.

Deze leg je vast in de agenda middels een vergaderverzoek.

Voeg geen bijlagen toe; deze zijn op de iPad niet zichtbaar. Gebruik het notitieveld in de afspraak voor het communiceren van de nodige relevante gegevens voor de deelnemers (doel, agenda).

En: - verwijs naar de centrale plaats waar de vergaderstukken terug te vinden zijn of hoe de deelnemers de stukken kunnen raadplegen op de iPad.

MEI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 25

25-04-12 07:54

officemanagement

In de paragraaf onder deze procesbeschrijving vind je terug hoe je dit realiseert.

- maak van de vergaderagenda en de diverse vergaderstukken (bijlagen) pdf’jes en sla deze op in de standaard gebruikte app, map of locatie, of verzend de pdf’s per mail.

4. Vergaderstukken lezen en aantekeningen maken zowel voor de deelnemers als voor jezelf. Voor dit deel van het vergaderproces speelt de iPad onder het motto: ‘Printen = verspillen’ een belangrijke rol. Wanneer de deelnemers de agenda met doelstelling en bijlagen op hun iPad openen, kunnen ze aantekeningen maken in de stukken. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de app iAnnotatePDF of GoodReader. Iedereen die aantekeningen maakt, kan de geannoteerde docu-

menten digitaal meenemen naar de vergadering.

5. Tijdens het vergaderen zijn de stukken bij de deelnemers te raadplegen op de iPad. Het is wel handig de stukken ook op een beamer centraal te tonen. Dit voorkomt discussie over welk agendapunt nu vergaderd wordt. Tijdens de vergadering zijn de apps iAnnotatePDF en GoodReader wederom erg geschikt. Voor jou - als iPadgebruiker - biedt de app Notesplus toegevoegde waarde; daar kun je onder andere mee typen, tekenen, schrijven en opnemen. De iPad kan aan elke beamer worden aangesloten; vrijwel alle beamers werken met een VGA-aansluiting. Het is wel aan te bevelen de Apple VGA-adapter aan te schaffen. Daarmee kun je het scherm van de iPad (vanaf de iPad2) tonen op de beamer.

apps voor, tijdens of na de vergadering iAnnotatePDF of GoodReader Wanneer je met een van deze apps een vergaderstuk in pdf-formaat opent op de iPad, kun je in een handomdraai aantekeningen maken, teksten markeren en opmerkingen plaatsen. Deze apps zijn dus zeer geschikt voor het voorbereiden van een vergadering en om tijdens een vergadering aantekeningen te maken in je digitale documenten.

Voorwaarde is wél dat de stukken die je wilt lezen en bewerken pdf-documenten zijn.

De huidige apps kunnen (nog) niet naadloos omgaan met Officedocumenten. Ander klein minpuntje is dat de apps geen documenten kunnen máken. Dus voor het typen van (langere) teksten zijn deze apps niet geschikt.

DocumentsToGo, QuickOffice Pro HD of Pages in combinatie met Numbers en KeyNote Deze apps zijn ‘Office suites’ en geschikt voor het maken van Officedocumenten (Word/Excel/PowerPoint) op de iPad of iPhone. Natuurlijk is het maken van documenten makkelijker en heb je veel meer mogelijkheden op een reguliere pc met het volwaardige MS Office pakket. Voor een eenvoudig Worddocument met enige opmaak, of een eenvoudige spreadsheetberekening (Excel), zijn deze apps uitermate geschikt. Wanneer je minder met de pc wilt doen en meer op je iPad wilt gaan werken, is een Officesuite App een musthave. DocumentsToGo is het goedkoopste alternatief en Pages, Numbers en KeyNote het duurst.

Notes Plus NotesPlus is een schrijf-app voor de iPad. Je kunt er aantekeningen mee maken, tekenen, typen en audio opnemen. Een van de voornaamste pré’s van deze app is dat het een ‘handpalm’-vlak heeft, zodat je kunt schrijven terwijl je je hand laat rusten op de iPad - zonder ‘inktvlekken’ te maken.

N.B.Voor de diverse apps zoals iAnnotatePDF, GoodReader en NotesPlus is gewenning vereist. Een korte training voor de iPad met als hoofdonderwerp de werking van de diverse zakelijke apps is een aanrader. Bij Management Support gaat volgende maand de eerste iPad-training van start. Zie www.managementsupport.nl/opleidingen.

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2012 26

025-027_MSM05_ART_3K03.indd 26

6. Na de vergadering werk je de notulen uit en verspreid je de actielijst.

Maak met elkaar duidelijke afspraken over wat met de ‘oude’ vergaderbijlagen en aantekeningen wordt gedaan. Deze zijn namelijk lokaal op de iPad opgeslagen en hebben in principe maar een korte bewaartermijn. Wanneer een stuk met aantekeningen wél bewaard moet worden ‘verhuis’ je die naar de juiste plek op de server. Gebruik de iPad liever niet om te archiveren..

De onder de punten 4 en 5 genoemde technieken en apps waarmee je documenten op de iPad beschikbaar maakt, vind je achter de bonuscode aan het einde van dit artikel.

TIP: spreek af wat er gebeurt met geannoteerde en alleen op de iPad opgeslagen documenten. Vaak kunnen deze documenten met aantekeningen weg nadat de wijzigingen zijn verwerkt in de besproken documenten en de notulen zijn vastgesteld. Dat doe je met de papieren stukken waarschijnlijk ook.

De vergadering Dan is daar het moment suprême: je gaat tijdens de vergadering aan de slag met de iPad. Met onderstaande tips kun je absoluut uit de voeten.

Tap = klik: met een muis kun je klikken en dubbelklikken. Op het aanraakgevoelige scherm van de iPad klik je niet, maar ‘Tap’ je op het scherm.

Op de pc kun je makkelijk schakelen tussen de openstaande programma’s, bijvoorbeeld met de sneltoetsen ALT+TAB. Op de iPad werkt dat net iets anders. De volgende handelingen zorgen ervoor dat je nog sneller kunt schakelen tussen de diverse apps.

•• Door te ‘dubbelklikken’ op de ronde ‘home’-knop worden de laatstgeopende apps onderaan het scherm weergegeven.

Selecteer de app die je wilt openen en wissel tussen bijvoorbeeld GoodReader en iAnnotatePDF en daarna weer naar de mail.

•• Door met vier vingers een schuifbeweging van onder naar boven te maken, wordt de applicatie die je open hebt staan iets naar boven geschoven en de laatst geopende apps worden onderaan weergegeven (net als bij het dubbelklikken op de Home-knop).

MEI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

25-04-12 07:54

OFFICEMANAGEMENT

•• Door met vier vingers een schuifbeweging van rechts naar links te maken schakel je naar de vorige geopende app. Zo kun je bladeren door je laatstgebruikte apps.

Notuleren Wanneer je gaat notuleren op de iPad is mijn advies een extern toetsenbord aan te sluiten.

Op elke iPad kun je trefwoorden installeren om snel woorden, zinnen of namen in te voegen in je teksten.

Ga naar Instellingen, Algemeen, Toetsenbord. Klik onderaan op Nieuw trefwoord invoegen. Vul bij ‘Zin’ de volledige tekst in zoals de namen van de deelnemers en voer bij trefwoord de afkorting in.

Screenshot maken Een foto maken van wat je ziet op je scherm is eenvoudig. Druk tegelijkertijd op de ‘Home’knop én op de ‘aan/uitknop’ aan de zijkant. Je hoort en ziet dat er een foto gemaakt is. Ga naar je Foto Album om het resultaat te bekijken. Wanneer je Fotostream aan hebt staan wordt de foto automatisch gesynchroniseerd wanneer je bent verbonden met WiFi.

Toetsenbordtips Ook het toetsenbord heeft misschien geheimen die je nog niet kende…

•• CapsLock niet op de iPad? Toch wel!

Druk twee keer snel achter elkaar op de Shifttoets en CapsLock staat aan. Druk nogmaals op de Shifttoets om terug te keren naar normaal typen.

•• Toetsenbord splitsen voor typen met bijvoorbeeld twee duimen, vooral handig als je de iPad vast hebt met twee handen: zorg dat het toetsenbord zichtbaar is.

Ga met twee duimen in het midden van de spatiebalk staan en schuif het toetsenbord op de spatiebalk ‘uit elkaar’ door met je linkerduim naar links en met je

rechterduim naar rechts te slepen.

Door een schuivende beweging te maken met je twee duimen op de spatiebalk naar elkaar toe, zet je het toetsenbord weer ‘op’ normaal.

•• Speciale tekens zoals de é, ë en de è voeg je in door een tap op de letter e en je vinger vast te houden.

Zoeken op de iPad Alle inhoud op de iPad is makkelijk te doorzoeken: ga naar het beginscherm en druk op de Home-knop. Het zoekvenster verschijnt.

Type de naam van een document, app of afspraak, en alle resultaten worden getoond.

De zoekfunctie doorzoekt alle teksten, ook de inhoud van een document. <

BONUS: De technieken die je kunnen helpen bij het beschikbaar maken van deocumenten op je iPad staan op www.managementsupport.nl onder bonuscode 0512.1

Advertentie

MB 185x85mm advert wk12 TIFF.indd 1

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2012

025-027_MSM05_ART_3K03.indd 27

Advertentie

15-03-12 08:59

MEI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 27

25-04-12 07:54

taalkwesties

Waarom worden en zullen niet hoeven

Laat je lezer niet lijden We hebben er allemaal een handje van: we schrijven ingewikkelder dan we praten.

We gebruiken op papier andere woorden dan aan de telefoon. Omdat we denken dat dat beter ‘staat’. Omdat we denken dat dat zo hoort en beleefder is. Is dat zo?

Nee! Het schrikt de lezer af. Het maakt je onnodig afstandelijk en vaag. Het maakt je boodschap lastiger te begrijpen. Kortom... laat je lezer niet lijden! Schrijf óp wat je wilt zeggen.

Tekst Judith Winterkamp

Het formulier dient te worden ondertekend.

De vergoeding wordt overgemaakt naar uw rekening.

De storing zal zo snel mogelijk worden opgeheven.

Wikipedia zegt: “In de spreektaal, vooral in informele situaties, wordt de lijdende vorm niet zo vaak gebruikt vanwege het enigszins stijve karakter ervan.”

Sorry, wat bedoel je precies?

Jan Renkema zegt in de Schrijfwijzer: “De lijdende vorm wordt als kenmerk van onpersoonlijk, saai taalgebruik beschouwd. Er wordt gezegd dat vooral door ambtenaren veelvuldig gebruik gemaakt wordt van deze vorm. Het ongemotiveerde gebruik van de lijdende of passieve vorm wordt ‘passivitis’ genoemd of ‘tante Doortjestijl’ omdat er vaak een door-bepaling bij staat.”

Vergeet u niet uw handtekening onder het formulier te zetten?

We maken € 203,- over naar uw rekeningnummer 123456789.

We repareren de lijn voor 3 uur vanmiddag.

Oh, dat is fijn!

Vermijd onnodige hulpwerkwoorden ‘Tja, dit klinkt allemaal leuk en aardig’, denk je misschien. ‘Maar hoe doe ik dat dan?’ Een van de manieren is om de lijdende vorm (worden) en andere onnodige hulpwerkwoorden (zullen en kunnen) zoveel mogelijk te vermijden. Hierboven zag je al een paar voorbeelden. Ik geef je nog meer tips om duidelijker en persoonlijker te schrijven. Zodat je dichterbij je lezer staat. Dat maakt je klantgericht.

En dat wil je graag.

Zegt dat eigenlijk niet genoeg? Je schrijft natuurlijk liever een eigentijdse tekst. Zonder moeilijke woorden. Je doet je best de boodschap zo helder mogelijk te verwoorden. Want je wilt graag dat je lezer je brief of teksten niet alleen leest, maar ook begrijpt.

Trouwens, het is je vast opgevallen dat de voorbeelden hiervoor vol staan met lijdende vormen … Zonder lijdende vormen leest het zo: “De lijdende vorm is een kenmerk van onpersoonlijk, saai taalgebruik.

Veel mensen zeggen dat vooral ambtenaren deze vorm vaak gebruiken.

Het ongemotiveerde gebruik van de lijdende of passieve vorm heet ‘passivitis’ of ‘tante Doortjestijl’ omdat er vaak een door-bepaling bij staat.”

Zie je het verschil?

Wie doet dat?

De lijdende (passieve) vorm geeft meestal alleen aan dat iets gedaan wordt. Maar je lezer wil meestal vooral weten: wíe doet dat?

Daarom gebruik je liever de bedrijvende (actieve) vorm.

Een voorbeeld: Passief: Actief:

De brief wordt geschreven door de secretaresse.

De secretaresse schrijft de brief.

Zie je hier ook de valkuil van de ‘tante Doortjestijl’? Haal de doorbepaling naar voren en maak je zin actief.

Er zijn twee lijdende vormen: met worden (onvoltooid) en met zijn (voltooid). De vorm met zijn geeft aan dat iets gebeurd is: Met worden: De brief wordt geschreven.

Met zijn: De brief is geschreven.

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2012 28

028-029_MSM05_ART_2K01.indd 28

MEI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

25-04-12 07:55

taalkwesties

Zal dat zo zijn of is dat zo?

Het hulpwerkwoord zullen is bijna altijd overbodig. Waarom zeg je niet gewoon waar het op staat? Je lezer waardeert duidelijkheid.

En het leest ook nog eens prettiger. Kijk maar: Met zullen: Zonder zullen:

Labels printen via het netwerk

De brochure zal worden verstuurd naar de deelnemers.

De brochure wordt verstuurd naar de deelnemers.

Nog beter: zonder worden:

Wij sturen de brochure naar de deelnemers.

Ga je graag nóg een stapje verder?

Schrijf dan:

De deelnemers krijgen een brochure van ons.

Dat kunnen we niet doen, we doen het!

Een ander hulpwerkwoord om goed in de gaten te houden, is kunnen. Vaak gebruiken mensen kunnen om voorzichtig te zijn. Ze zijn bang om te zeggen waar het op staat. Of ze houden graag een slag om de arm. Maar dat hoeft lang niet altijd. Zonder kunnen schrijf je vaak duidelijker. Daarnaast maak je zo je tekst persoonlijker.

Kijk hier eens naar: Met kunnen: Zonder kunnen:

We kunnen u helpen met het invullen van het formulier.

Ik help u met plezier om het formulier goed in te vullen.

Of: Met kunnen: Zonder kunnen én actief:

Dat kan geregeld worden.

We regelen het!

Soms is kunnen wel nuttig: je kunt het niet altijd weglaten. <

handig!

Zoek en haal weg Is je tekst klaar? Staat je handtekening onder de brief? Wacht!

Nog niet versturen! Druk eerst op ctrl + f. En typ in worden.

Zo zoek je snel en makkelijk waar je dit nog gebruikt in de tekst.

Doe hetzelfde voor: -- wordt -- zullen -- zal -- kunnen -- kan Kom je deze woorden nog tegen? Lees de hele zin goed na en vraag jezelf af of je de boodschap ook actief kunt maken.

Maar wees niet te streng voor jezelf. Soms kun je ‘worden’ en ‘zullen’ prima gebruiken … Je zult zien: je tekst wordt een stuk duidelijker!

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2012

028-029_MSM05_ART_2K01.indd 29

Een professioneel resultaat Creëer snel professionele labels en etiketten voor enveloppen, dossiermappen, documenten, Cd’s en vele andere items met één van de Brother QL labelprinters. Sluit de labelprinter eenvoudig aan op uw PC/Mac, of verbindt deze met uw bestaande netwerk en print vanaf alle computers in het kantoor direct vanuit Microsoft Word, Excel of Outlook. Via de gratis meegeleverde en zeer gebruiksvriendelijke software kunt u tevens zelf labels met afbeeldingen, logo’s en barcodes ontwerpen en printen.

MEI 2012 MANAGEMENT SUPPORT www.brother.nl

25-04-12 07:55

spelling- en taaltips

Hen of hun?

Tijdens taaltrainingen vragen deelnemers vaak wanneer je in een zin hen gebruikt en wanneer hun. Deze regel veroorzaakt blijkbaar veel twijfels. Tijd voor een opfris!

Voordat ik de regels voor het gebruik van hen en hun op een rijtje zet, heb ik een vraag: is hun in de zin de managementassistente heeft hun de notulen per e-mail gestuurd juist?

Waarschijnlijk is je eerste ingeving, dat hun in deze zin fout is en dat hier hen moet staan. Taalgebruikers lijken namelijk steeds vaker voor hen te kiezen. Toch is dat niet zo. Hun is goed. Hoe zit dat?

Hen na voorzetsel Er zijn twee regels die bepalen of je voor hen of hun moet kiezen.

Allereerst gebruik je hen na een voorzetsel. Voorzetsels zijn woorden die de meesten van ons hebben geleerd als kastwoorden.

Denk aan op (de kast), naast (de kast), onder (de kast) en langs (de kast). Na een voorzetsel volgt altijd het woord hen: op hen, naast hen, onder hen en langs hen. Hierbij maakt het niet uit om wat voor een zinsdeel het gaat. Kijk maar eens naar de volgende zinnen: •• Ik reken op hen.

•• De hond loopt netjes naast hen.

•• Onder hen bevindt zich de winnaar.

•• Ik rijd wel even langs hen.

Daarnaast moet je hen gebruiken als het een lijdend voorwerp is.

Deze regel vinden we vaak lastig. We voelen namelijk niet altijd aan of een zinsdeel het lijdend voorwerp is. En de grammaticale regels zijn vaak weggezakt.

Hoe bepaal je ook alweer of een zinsdeel het lijdend voorwerp is?

Dat doe je door jezelf de vraag te stellen: wie of wat + het onderwerp + het gezegde. Voor onze voorbeeldzin levert dat de vraag op: wat heeft de managementassistente gestuurd? Het antwoord hierop is de notulen. De notulen is dus het lijdend voorwerp. En omdat er in een zin altijd maar één lijdend voorwerp is, kan hun dat niet zijn.

Daarom is hun hier juist.

Voorzetsel ‘denken’ Hoewel de regels voor hen/hun duidelijk zijn, zorgen ze vaak voor twijfels. Daarom geef ik je nog een manier om je keuze te bepalen.

Als je voor het woord hun een voorzetsel kunt denken, maar het staat er niet, dan is hun de juiste keus. We gaan weer even terug naar de voorbeeldzin: de managementassistente heeft hun (hier kan ik aan voor denken, maar het staat er niet!) de notulen per e-mail gestuurd. Kortom, hun is juist.

Weet je echt niet of je voor hen of hun moet kiezen, gebruik dan het alternatief ze. Dit is namelijk ook goed. Het nadeel is wel dat veel lezers dit te informeel vinden of soms zelfs fout. Vandaar dat we ze liever vermijden.

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2012 30

030-030_MSM05_RUB01.indd 30

Vaker hen Zoals ik aan het begin van dit artikel al zei, lijken veel taalgebruikers steeds vaker voor hen te kiezen. Op www.taaladvies.net staat hierover: “Er is een toenemende tendens bespeurbaar om hen ook te gebruiken in gevallen waar strikt genomen hun gebruikt zou moeten worden. Aangezien hen bovendien doorgaans stilistisch hoger gewaardeerd wordt dan hun, kan men in geval van twijfel over de precieze vorm het best hen gebruiken.” Misschien hoeven we over een paar jaar dus niet meer te kiezen tussen hen en hun en zijn beide vormen goed: de managementassistente heeft hen/hun de notulen per e-mail gestuurd. <

TAALTIP • Twijfel je aan hen of hun? Vervang het woord dan door ze.

Taaltest Wat is juist, hen of hun? Op pagina 33 vind je de antwoorden.

1. Waarom geef je hen/hun niet de laatste updates?

2. Al die jaren heb ik op hen/hun kunnen rekenen.

3. Wie hen/hun het eerst ziet, heeft gewonnen.

4. D oor de vertraging heb ik hen/hun pas ’s avonds ontmoet.

5. Dat moet je hen/hun maar zelf vertellen.

6. Regel jij dat even met hen/hun.

7. Hebben jullie hen/hun allemaal voor het jubileum uitgenodigd?

8. Ik heb hen/hun gisteren nog in de stad gezien.

9. Zal ik hen/hun wat te drinken inschenken?

Bronnen: www.onzetaal.nl, www.taaladvies.net en www.woordenlijst.org.

Judith Winterkamp is trainer van Communicatief tekst & training. Zij geeft trainingen op het gebied van schriftelijke communicatie zoals Brieven en e-mails schrijven, Creatief zakelijk schrijven, Snellezen en Spelling en Taaltips.

Informatie: www.communicatief.info.

MEI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

25-04-12 07:56

VREEMDETALENTIPS

Taalblunders over de grens Iedereen begaat wel eens een taalblunder. Niets menselijks is ons immers vreemd.

Schrijven in een vreemde taal is nu eenmaal moeilijk. Toch bewondert men in het buitenland de talenkennis van de Nederlander. Recent Europees onderzoek binnen de EU-lidstaten geeft voor Nederland de volgende talenkennispercentages: Engels 87 procent, Duits 70 procent en Frans 29 procent. Alleen de Luxemburgers scoren hoger. Maar ondanks deze mooie statistieken, wil je in je eigen zakelijke correspondentie - als het even kan - 100 procent foutloos overkomen.

Tekst Sander Schroevers

Buiten de ‘standaard’ lexicale en grammaticale fouten (die je nog kent uit je schooltijd, steevast aangegeven met onvriendelijke felrode strepen) wil ik je in dit artikel wijzen op drie minder bekende taalfouten: eigenaardige eigennamen, steenkolenvertalingen en absurde spellingcontroles. Wat deze drie taalblunders gemeen hebben, is dat ze onbedoeld grappig zijn. Een bloemlezing.

Eigenaardige eigennamen Een van de grappigste taalblunders vind ik de eigennamen of merknamen die in een andere taal apart of zelfs ongepast kunnen overkomen. Wat denk je van de volgende reeks: Homo milk uit Canada, Homo sausage uit Japan, a-la-teef uit Dubai, SuperPiss uit Finland, Fücker uit Duitsland, Pee Cola uit Ghana, Mr. Piss uit Indonesië of het drankje CoolPis uit Zuid-Korea. Je ziet dat dit een tamelijk rampzalige eerste indruk oplevert, en daar is er tenslotte maar één van.

Nu zal de 87 procent van de Nederlanders (bekend met het Engels) iets dergelijks niet zo snel overkomen. Dat neemt niet weg dat er nog heel veel andere talen zijn om in te ‘blunderen’. Zo is er in Libanon een maltbiermerk dat ‘Brood’ heet en staat mijn Rabobank creditcard in Spaanstalige landen altijd garant voor een brede glimlach. Het woord ‘rabo’ betekent namelijk zoveel als mannelijk geslachtsdeel. Ach ja, zolang je er maar mee kunt betalen, nietwaar? Maar het is beter om even een kleine controleslag uit te voeren in de doeltaal van het land waar je contacten mee hebt.

Met alle internetwoordenboeken die beschikbaar zijn niet eens zo’n enorme opgave. En in alle andere gevallen: schakel een professionele taalhulp in.

Steenkolenblunders Steenkolenvertalingen slaan op het gebruik van bijvoorbeeld ‘Nederengels’ of ‘Dunglish’, een samentrekking van Dutch-English. We vertalen dan typisch Nederlandse zinsneden woord voor woord, letterlijk, in de doeltaal. Het probleem is dat bepaalde uitdrukkingen zo taaleigen zijn, dat je ze niet één op één kunt vertalen.

Voormalig Heinekenmanager Rijkens heeft daar twee aardige boekjes over geschreven. Hier volgt een kleine anthologie uit uitspraken van vooraanstaande volksvertegenwoordigers: 1. Go your gang.

2. There is only one but (zitvlak).

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2012

031-031_MSM05_RUB03.indd 31

3. You have fallen with your nose in the butter.

4. I thank you from the bottom of my heart and also from my wife’s bottom (bottom = zitvlak).

5. I’m sitting in the second chamber and I’m having my first period (geen uitleg nodig).

6. We are a nation of undertakers (= begrafenisondernemers, in plaats van het algemeen bedoelde ‘ondernemers’).

Niets is gezonder dan het hartelijk lachen om de fouten van anderen, en het is nog leerzaam ook… hahaha.

Spellingcontrole Hoe handig spellingcontroles ook lijken, soms zijn ze werkelijk oliedom. In het voorbeeld hieronder beperk ik me weer tot het Engelse taalgebied. Wat dacht je van het volgende gedichtje?

Finally eye used the English spelling chequer on my pea see, This marked four my revue, the miss steaks I could knot sea, So when my chequer tolled me; eye quickly stroke the quay.

Het probleem is dat de woordklank ons verwart. In de taalkunde noem je dat een ‘homofoon’ en dat klinkt weer als Canadees-Japanse spijs.

Punt is dat de spellingcontrole deze woorden niet als fout aanmerkt.

Maar behalve spellingcontroles is er nog een ander punt, namelijk dat we vaak Brits en Amerikaans Engels zonder enige terughoudendheid vermengen. Wij zitten daar verder niet mee, maar wat vindt je gesprekspartner daarvan? En wat doet dat met de hierboven al aangehaalde eerste indruk? Precies, die is niet al te best: ‘Zij die verzaken zich voor te bereiden, bereiden zich voor om te verzaken’.

Afsluitend kunnen we constateren dat het corresponderen en spreken in een andere taal een aantal grappige, onverwachte problemen met zich meebrengt. In deze aflevering heb ik me beperkt tot de amusante voorbeelden, maar helaas is de communicatie tijdens je werk als managementondersteuner complexer. Lastig onderdeel kunnen bijvoorbeeld buitenlandse achternamen zijn.

Meer daarover in de volgende ‘Vreemdetalentips’. <

MEI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 31

25-04-12 07:56

softwaretips

Documenten beveiligen in Microsoft Office Even naar het toilet... even naar een collega verderop in de gang... Kleine ‘breaks’ waarbij je korte tijd je werkplek verlaat. Intussen staat je pc open en bloot voor jan en alleman te kijk. Dat is niet zo erg als je de foto’s van de kwartaalborrel aan het bekijken bent of met een ‘onschuldige’ mail naar je manager bezig bent. Maar als je toevallig een personeelsdossier aan het bijwerken bent, of andere gevoelige informatie hebt openstaan, wordt het een ander verhaal. Hoe scherm je dat af voor ‘toevallige’ voorbijgangers?

Tekst Roel Peeters

Windows op slot Je gaat even koffie halen en wilt je belangrijke informatie veilig stellen en niet zichtbaar voor voorbijgangers. Dat doe je simpel met de Windowstoets + L (= Lock). Als je weer aan het werk gaat moet je wel je wachtwoord intoetsen om in te loggen. Je pc stond intussen de hele tijd stand by, en jij kan weer fit en vrolijk aan het werk.

Microsoft Office Er zijn allerlei mogelijkheden om je documenten of presentaties in meer of mindere mate te beveiligen. Je vindt ze in het overzicht onder de Office-knop >> Voorbereiden

‘Markeren als definitief’ geeft enkel aan dat het een ‘alleen lezen’ bestand is. Gebruikers zien dit onderin het scherm en kunnen enkel wijzigingen aanbrengen als ze het eerst als een nieuw document opslaan.

Helemaal versleutelen kun je als je kiest voor ‘document versleutelen’.

Let op, als je het wachtwoord vergeet is het over en uit!

Omdat documenten snel de wereld in geslingerd worden en bij iedereen terecht kunnen komen, kun je ervoor zorgen dat een document digitaal wordt ondertekend. Wanneer iemand anders wijzigingen aanbrengt en opnieuw opslaat wordt deze digitale handtekening ongeldig en is duidelijk dat met het bestand gerommeld is. Kies voor ‘Een digitale handtekening toevoegen’ >> typ een doel voor het ondertekenen >> Klik dan op de knop Ondertekenen.

Word Een typisch (en catastrofaal) Wordprobleem: als een document, waar wijzigingen in aangebracht zijn, al dan niet door verschillende personen, terechtkomt bij een klant of zakelijke partner. Die krijgt een document onder ogen met opmerkingen, doorstrepingen en gekleurde tekst.

Stel je voor: een offerte met verschillende prijsvoorstellen en voorwaarden terwijl dat niet de bedoeling was! Dit heeft te maken met het verhaal in tabblad controleren >> wijzigingen bijhouden en de weergave

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2012 32

032-033_MSM05_RUB04.indd 32

van de revisies. Het leidt te ver om hierop in te gaan. Maar je wilt in één klap al deze gegevens, inclusief de verborgen gegevens en opgeslagen informatie over auteur en bewerkingstijden, verwijderen. Dat kan via de Officeknop >> document controleren. Kijk wat er allemaal wordt gevonden en kies wat je eruit wil hebben.

Resultaat: een schoon document!

Outlook Je wilt je pc aan laten staan voor gebruik of inzage door een collega, maar je wilt Outlook blokkeren.

Klik met de rechtermuisknop op Persoonlijke mappen >> kies Eigenschappen voor Persoonlijke mappen >> Open het tabblad Algemeen >> klik op Geavanceerd >> Klik op Wachtwoord wijzigen >> Typ het nieuwe wachtwoord en bevestig dit. Zorg ervoor dat het selectievakje ‘Het wachtwoord opslaan in de wachtwoordenlijst’ is uitgeschakeld.

Iedere keer wanneer je Outlook start, moet je het wachtwoord invoeren.

By the way: sinds versie 2010 worden virussen niet meer geactiveerd als berichten geopend worden in het leesvenster!

Handige trucs Onderstaande trucjes dienen niet zozeer als beveiliging maar proberen een aantal handelingen voor de doorsnee gebruiker te ontmoedigen.

PowerPoint Sla je presentatie op als een ‘voorstelling’ (ppsx) in plaats van een ‘presentatie’(pptx). Het bestand opent dan altijd schermvullend in plaats van in het programma PowerPoint. Ik raad iedereen aan dit altijd te doen. Wil je de presentatie later wijzigen, open dan PowerPoint >> open het bestand en klaar.

MEI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

25-04-12 07:58

softwaretips

Excel Je hebt een sheet waarin gebruikers sommige cellen mogen invullen. De rest (onder andere titels en formules) wil je graag beveiligen. De methode lijkt een beetje vreemd maar er zit een logica achter. Selecteer eerst alle cellen die de gebruiker mag invullen en/of veranderen (gebruik de Ctrl-toets) >> klik met je rechtermuisknop op een willekeurig geselecteerde cel >> kies voor celeigenschappen >> klik op het tabblad bescherming >> vink ‘geblokkeerd’ uit >> kies OK>> Klik vervolgens in het lint op ‘controleren’ >> kies blad beveiligen >> dit volstaat al. Een gevorderd gebruiker kan op deze manier de beveiliging er (even) afhalen.

Mocht je de zaak toch waterdicht willen maken, voer hier dan een wachtwoord in. En om de gebruiker duidelijk te maken dat het hier om een beveiligd document gaat, kun je ook nog uitvinken ‘vergrendelde cellen selecteren’. Op die manier ‘glijdt’ hij als het ware van de vergrendelde cellen af en is het duidelijk dat er niets mee gedaan kan worden.

Beveiliging van formules kan ook maar is wat complexer Als je alleen formules wilt beveiligen, kan het ook anders: selecteer het hele werkblad >> ga naar Opmaak >> Celeigenschappen >> Zet op het tabblad Bescherming de optie ‘Geblokkeerd’ uit >> Ga vervolgens in het tabblad Start naar de groep Bewerken >> klik op Zoeken en vervolgens Ga naar > Klik op de knop Speciaal >> Kies in dit venster de optie Formules >> klik op OK. Excel selecteert nu alle cellen met een formule. Klik met de rechtermuisknop op één van deze cellen en zet de optie ‘Geblokkeerd’ in het venster Celeigenschappen weer aan. Ga dan naar Extra >> Beveiliging >> Blad beveiligen en klik op OK. Alle cellen met een formule erin zijn nu beveiligd. <

Hen of hun?

Onderstaand de uitwerking van de zinnen in de rubriek Spelling- en Taaltips van pagina 30 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Waarom geef je hun niet de laatste updates?

Al die jaren heb ik op hen kunnen rekenen.

Wie hen het eerst ziet, heeft gewonnen.

Door de vertraging heb ik hen pas ’s avonds ontmoet.

Dat moet je hun maar zelf vertellen.

Regel jij dat even met hen.

Hebben jullie hen allemaal voor het jubileum uitgenodigd?

Ik heb hen gisteren nog in de stad gezien.

Zal ik hun wat te drinken inschenken?

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2012

032-033_MSM05_RUB04.indd 33

Werk & recht

Einde aan opsparen ­vakantiedagen Op grond van de gewijzigde Nederlandse wetgeving zijn met ingang van 1 januari 2012 de regelingen voor het opsparen van vakantiedagen aangepast. Een bulk aan vakantiedagen opbouwen is niet meer mogelijk. Weet je niet meer hoe het zit? Ik leg het uit.

Wie fulltime werkt bouwt 20 (wettelijke) vakantiedagen op. Parttimers krijgen vakantiedagen naar rato toebedeeld. Naast deze wettelijke vakantiedagen kennen veel werkgevers aan werknemers extra vakantiedagen toe. Dat zijn de bovenwettelijke vakantiedagen.

Van 5 naar 1,5 jaar Kon je voorheen in vijf jaar tijd een aardige bulk aan vakantiedagen opbouwen, vanaf 1 januari 2012 is de maximale termijn waarbinnen wettelijke vakantiedagen moeten worden opgenomen verkort van 5 jaar naar 1,5 jaar. Wie na het jaar waarin de wettelijke vakantiedagen zijn opgebouwd niet binnen 6 maanden de wettelijke vakantiedagen opneemt, is ze kwijt. Dat wil zeggen: die dagen komen automatisch te vervallen. Maar... voor werknemers die redelijkerwijs - door bijvoorbeeld ziekte of andere bijzondere omstandigheden - niet in staat zijn geweest binnen die termijn vakantiedagen op te nemen, geldt een uitzondering.

Plus: voor de wettelijke vakantiedagen die zijn opgebouwd vóór 1 januari 2012 én de nieuw op te bouwen bovenwettelijke dagen blijft de verjaringstermijn 5 jaar.

Als je ziek bent Daarnaast schrijft de wet nu ook voor dat zieke werknemers vanaf 1 januari 2012 recht hebben op hetzelfde wettelijke minimumaantal vakantiedagen als gezonde werknemers. Vóór 1 januari 2012 bouwden langdurig zieke werknemers slechts vakantiedagen op over het tijdvak van de laatste 6 maanden waarin wegens ziekte geen arbeid werd verricht. Vanaf 1 januari 2012 bouwen werknemers, ongeacht gezondheidstoestand, gewoon weer wettelijke vakantiedagen op. Wél is het zo dat wanneer je ziek bent en met vakantie gaat, er ook vakantieuren worden ‘afgeschreven’.

En bij het beëindigen van een arbeidsovereenkomst van een langdurig zieke werknemer moet een werkgever nu ook rekening houden met eventuele wettelijke vakantiedagen die nog moeten worden uitbetaald. Ook moeten werkgevers, vanwege de verschillende verjaringstermijnen, nauwkeurig bijhouden welke resterende, wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen werknemers bezitten. Natuurlijk kan het geen kwaad ook zelf goed bij te houden hoeveel dagen je nog hebt staan! Ingewikkeld? Beetje wel. <

Maarten van Buuren is advocaat en partner bij De Clercq, een gespecialiseerd kantoor van advocaten en notarissen met nationale en internationale cliënten en praktijk in Leiden. Het kantoor heeft een sterke focus op de zakelijke markt.

Informatie: www.declercq.com.

MEI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 33

25-04-12 07:58

ditigale veiligheid

Veilig gebruikmaken van je smartphone

Beveiliging van apps Smartphones zijn erg handig, voor velen zelfs onmisbaar, maar er liggen ook de nodige gevaren op de loer. Zo bevatten ze vaak bedrijfsgegevens en brengen sommige apps je privacy in gevaar door ongevraagd persoonlijke informatie door te spelen. Waar kun je zelf op letten voor een veilig gebruik van je smartphone?

Tekst Gertjan Groen

Veiligheid speelt een belangrijke rol bij de ontwikkeling van moderne mobiele besturingssystemen. Zo krijgen apps bijvoorbeeld maar een zeer beperkt speelveld, waardoor virussen weinig schade kunnen aanrichten. Dat neemt niet weg dat soms veiligheidslekken worden ontdekt en uitgebuit door virusmakers. Het aantal mobiele virussen is relatief klein. De meeste ophef betreft momenteel de privacy van gebruikers, al wordt het begrip vaak verward met security. Privacy kun je omschrijven als het recht om zelf uit te maken wanneer, hoe en tot op welke hoogte informatie over jou wordt medegedeeld aan anderen. Daar is wetgeving voor, in Nederland hoofdzakelijk de Wet bescherming persoonsgegevens en de Telecommunicatiewet. Security kun je zien als het pakket aan technische maatregelen om (onder meer) je privacy te beschermen. Bij voorkeur door de gebruiker de controle te geven over wat je met wie deelt. Neem bijvoorbeeld locatiegegevens:

je wilt misschien niet voortdurend je locatie doorgeven, maar op het moment dat je naar een hulpdienst belt is het handig als dat wel gebeurt.

Privacybeleid Er is de laatste tijd vooral veel kritiek op apps die, zonder dat je het doorhebt, persoonlijke informatie doorspelen, of verdacht worden dit te doen. Soms is het nodig om informatie vrij te geven. Als je bijvoorbeeld via Facebook Places of Foursquare incheckt op een locatie, kun je er niet omheen om die informatie prijs te geven.

Daarnaast zijn er apps, zoals Viber (voor bellen via internet) en WhatsApp (berichten versturen), die toegang tot je adresboek vragen, meestal omdat ze dat nodig hebben voor bepaalde features. Het is wel goed om je af te vragen waarom ze die gegevens nodig hebben, wat ze ermee doen, en in hoeverre ze die gegevens aan derden mogen doorspelen. De kleine lettertjes hoor

Beveiliging voor je smartphone Met name voor Android is een groot aantal antiviruspakketten beschikbaar van partijen als Kaspersky, McAfee, F-Secure, Norton en BullGuard. Bij andere platforms, zoals de iPhone en Windows Phone, kom je ze nog niet tegen, omdat Apple en Microsoft ze door de veilige opzet van hun platform niet nodig achten. Bij veel van deze oplossingen is virusbescherming overigens maar een klein onderdeel. De meeste pakketten richten zich vooral op antidiefstalbescherming, zodat je een toestel op afstand (via een browser) kunt terugvinden, blokkeren of wissen. Die features bieden Apple en Microsoft overigens zelf ook aan op hun platform. Andere features die je in veel pakketten terugvindt zijn bijvoorbeeld het maken van een back-up, instellen van bel- en sms-filter om bepaalde nummers toe te staan (white list) of juist te blokkeren (black list) en Ouderlijk toezicht. Maar Google zit zelf net als bijvoorbeeld Apple en Microsoft uiteraard ook niet stil, en zal in toekomstige versies van Android ook op het gebied van veiligheid weer met de nodige verbeteringen komen.

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2012 34

034-035_MSM05_ART_3K06.indd 34

je terug te vinden in een privacybeleid, maar lang niet alle apps of diensten houden zich daaraan.

Gratis apps Om op te vallen tussen het enorme aanbod aan apps bieden veel ontwikkelaars hun creaties gratis aan. Vaak staat er echter wel iets tegenover. Zo blijkt uit onderzoek dat veel apps gegevens aan advertentienetwerken doorspelen, zoals je locatie (via gps), belgeschiedenis, adresboek of telefoonnummer. Op basis van een uniek nummer, zoals je telefoonnummer, kunnen advertentienetwerken informatie bundelen met andere gegevens die al over jou beschikbaar zijn, bijvoorbeeld omdat je je ooit hebt aangemeld voor een sms-dienst of omdat je via een app in Facebook hebt deelgenomen aan een prijsvraag die ook (legaal) gegevens verzamelt. Zo kan een rijk profiel worden opgebouwd. Voor de sms-dienst is dat bijvoorbeeld waardevol, omdat eerst alleen je telefoonnummer bekend was, maar nu ook of je een man of een vrouw bent en wat je leeftijd is. Uit een studie in 2010 bleek reeds dat van de 110 populaire apps voor iPhone en Android ongeveer de helft het unieke identificatienummer en de locatie van de telefoon doorspeelden, soms zelfs naar meer dan acht verschillende advertentienetwerken. Vijf van de apps verstuurden ook leeftijd, geslacht en andere persoonlijke informatie. Je kunt er vaak niet veel tegen doen. Wel kun je, als je een Android-app installeert, zien welke rechten die app nodig heeft, zoals toegang tot je locatiegegevens, adresboek of zelfs het versturen van sms-berichten. Je moet je afvragen of die rechten nodig zijn voor het

MEI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

25-04-12 08:01

ditigale veiligheid

functioneren van die app. Je kunt niet zelf kiezen welke rechten een app krijgt, hooguit van de installatie afzien. Het is raadzaam om een app alleen te installeren als deze een vertrouwd gevoel geeft.

Bijvoorbeeld omdat het van een bekend bedrijf is, populair is, of positieve recensies heeft. Apple controleert overigens strenger dan Google of apps zich aan de regels houden. Belangrijk is wel dat je je smartphone op de officiële manier gebruikt, dus zonder het kraken (jailbreak of roottoegang) van je toestel waarmee je veel beveiligingsmechanismen uitzet. Installeer ook geen apps buiten de officiële kanalen om.

Logingegevens Naast het lekken van privacygevoelige informatie, worden soms ook andere gegevens blootgesteld. Zo blijkt bijvoorbeeld dat veel apps, zelfs professionele financiële toepassingen, je gebruikersnaam en wachtwoord in leesbare vorm opslaan. Je zit wat veiliger als je verschillende gebruikersnamen en wachtwoorden gebruikt voor verschillende diensten. Het is wel lastiger te onthouden, maar er zijn diverse apps die je helpen om accountgegevens veilig te beheren en synchroniseren met een smartphone, tablet en desktop. Goede voorbeelden zijn RoboForm, 1Password en LastPass. In zo’n ‘digitale kluis’ kun je ook meteen veilig overige inloggegevens, pincodes of sleutels bewaren.

Een risico bij het gebruik van smartphones (maar ook tablets) is dat ze veel meer informatie bevatten dan ouderwetse mobieltjes, denk aan bijvoorbeeld brieven, jaarstukken of adressenbestanden. Het is verstandig je toestel met een code te vergrendelen, of met een patroon zoals bij Android mogelijk is. Ook veel apps die (in potentie) gevoelige informatie kunnen bevatten, zoals Dropbox of RoboForm, zijn met een code te beveiligen. Grote organisaties zetten de IT-afdelingen aan het werk om de smartphones en tablets die op de werkvloer worden gebruikt te beveiligen, bijvoorbeeld Mobile Device Management voor het beheer op afstand (zoals blokkeren en wissen). Dat wordt wel wat meer een uitdaging nu steeds meer werknemers apparaten die ze privé hebben aangeschaft op de werkvloer gaan gebruiken (Bring Your Own Device).

Als privégebruiker kun je ook voor een beveiligingsoplossing kiezen. <

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2012

034-035_MSM05_ART_3K06.indd 35

INFORmatiemanagement

Appladder 1. 1’LDRSCHP | iPhone, iPad (Gratis) Deze app toont dagelijks een video van één minuut waarin een leider over leiderschap praat. Daarnaast kun je het archief raadplegen. Afwisselend komen verschillende thema’s aan bod. De kwaliteit van de video’s is wisselend, maar het concept is origineel en het geeft soms nuttige inzichten.

2. Clear | iPhone (€ 1,59) Clear is een simpele maar doeltreffende app om takenlijstjes bij te houden. Er wordt handig gebruikgemaakt van kleuren om prioriteit aan te geven, en middels veeg- en knijpbewegingen kun je taken organiseren. Functioneel lever je wel wat in: een datum, alarm of notificatie is bijvoorbeeld niet mogelijk.

3. SwiftKey X | Android (€ 2,99) Een schermtoetsenbord is wat minder handig dan een fysiek toetsenbord.

Met de verschillende alternatieve toetsenborden voor Android kun je tekstinvoer echter flink versnellen. Bijvoorbeeld SwiftKey X, dat middels krachtige taaltechnologie probeert te voorspellen welke woorden je in gaat voeren.

4. My Vodafone | Android, iPhone (Gratis) Providers geven online en via apps steeds beter inzicht in je verbruik.

My Vodafone is een goed voorbeeld. Hiermee kun je onder meer voorkomen dat je over je databundel gaat, maar ook bijvoorbeeld voordeelbundels aanzetten. Zakelijke klanten kunnen hun tegoed en verbruik hiermee helaas nog niet inzien.

5. Bento | iPhone (€ 3,99) Om het overzicht over je contacten, projecten, evenementen en vergaderingen te bewaken, kan Bento van FileMaker goed van pas komen. Het is een uitgebreide persoonlijke database voor de iPhone waarmee je flexibel allerlei gegevens kunt beheren, en naar wens synchroniseren met de Mac. 6. Penultimate | iPad (Gratis) Penultimate is een bekende app voor het maken van handgeschreven notities op je iPad, met een strakke interface. Notities kun je met je vinger maken, maar een stylus werkt net wat handiger. Notities kunnen uit meerdere pagina’s bestaan en je kunt ze gemakkelijk organiseren in notebooks.

7. NUzakelijk | Android, iPhone (Gratis) Na de bekende NU-app, komt Sanoma ook met een app voor NUzakelijk. Die houdt je handig op de hoogte van ontwikkelingen in de zakenwereld, al wordt de app helaas wel wat ontsierd door advertenties.

8. Client File | iPad (€ 39,99) Relatief prijzige maar flexibele app, waarmee je verschillende klantendossiers kunt beheren. Ieder dossier kun je voorzien van bijvoorbeeld afspraken, documenten, foto’s, video’s, aantekeningen en notities.

Het is ontwikkeld voor advocaten, maar breed inzetbaar.

(Gertjan Groen) <

MEI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 35

25-04-12 08:01

getest & gelezen

test: beveiligde usb-stick Hij staat in de lijst van meest kwijtgeraakte computerspullen op eenzame hoogte: de usb-stick. Licht, klein en handzaam verdwijnt hij snel uit het zicht. Makkelijk in gebruik en tegenwoordig met een grote opslagcapaciteit, is het een populair ‘dingetje’ om bestanden op te slaan en te vervoeren.

Maar stel dat je ‘m verliest? Hoe erg is dat dan? In elk geval behoorlijk vervelend. Er hoeven immers niet eens bedrijfsgeheimen op te staan of andere gevoelige informatie. Zelfs als het alleen je vakantiefoto’s betreft geeft het een onprettig gevoel als je ‘m kwijt bent. Iemand die de stick in handen krijgt, heeft immers niets te zoeken in jouw bestanden. Wil je er zeker van zijn dat jouw gegevens veilig zijn, zorg dan voor een beveiligde usb-stick. Mocht je hem onverhoopt verliezen, dan zijn de data ontoegankelijk voor de (on)eerlijke vinder door encryptie (=versleuteling). Om te zien hoe dat werkt gingen wij ermee aan de slag. Wij testten de Stealth MXP. Deze stick is op drie manieren te beveiligen: met een wachtwoord, een vingerafdruk of met allebei. De pc herkent de nieuwe gegevensdrager direct (dat is de eer-

ste meevaller) waarna een korte Wizardmodule verschijnt. ‘Even’ een ‘Administrator’ aanmaken (naam en wachtwoord). Zo kun je gebruikers toevoegen en verwijderen. Hierna maken we een ‘User’ aan, ook met gebruikersnaam en wachtwoord, en vervolgens kiezen we hoeveel vingerafdrukken hij moet onthouden. Meerdere ‘users’ zijn dus mogelijk, handig als ook collega’s met de stick moeten werken. So far so good.

Dan vraagt de verschenen afbeelding van welke vinger we een afdruk willen. Nu volgt de ‘finger enrollment’; we halen vijf keer de vinger langs het oog zodat de stick ‘m voortaan herkent. Dat was een lastig onderdeel, maar dat moet ook minutieus gebeuren. Vijf keer de vingertop scannen en klaar is kees. Best geinig. We waanden ons een beetje in een James Bondfilm. Toch zit er ook een zelfdestructie-element in: na een door jou bepaald aantal mislukte inlogpogingen, verwijdert de stick alle gegevens. Het aantal pogingen bepaal je zelf. Drie of vijf, eigenijk net als bij je pinpas. Drie keer een foute code en de geldautomaat ‘slikt’ ‘m in.

Zo werkt de beveiligde usb-stick dus ook, die wordt dan wel niet ingeslikt, maar wel ‘geleegd’. Dat wil zeggen: alle bestanden zijn verwijderd waardoor er niets in verkeerde handen valt. Ook handig: de stick laat geen digitale voetafdruk op je computer achter; hij functioneert uitsluitend via hardware op de stick zelf, en is dus niet gevoelig voor mogelijke wachtwoordaanvallen op je pc. Daarnaast is ‘ie water- en stofbestendig.

Handig voor het geval je ‘m in de vissenkom laat vallen. De prijs (€ 113,-) is niet mals, maar zeer de moeite waard als je écht gevoelige gegevens wilt beveiligen…

De eisen die Stealth MXP bio aan je computersysteem stelt zijn: Windows 7, Vista, XP (64 & 32 bit), Mac OSX 10.5 & 10.6 (Intel).

Kijk voor nadere informatie op www.norman.com. (Vera Bot) <

Ik ben projectmanager! Wat nu?

Bij veel bedrijven worden projecten niet gezien als een ‘vak apart’. Het zal jou niet vreemd in de oren klinken als wij zeggen dat jou gevraagd wordt ‘het er even bij te doen’.

Voor je het weet neemt de rol van projectmanager meer tijd in beslag dan je reguliere werkzaamheden. En dat projecten vaak langer duren dan gepland, is ook niets nieuws.

Maar als je het leuk vindt de kar te trekken en alle ballen in de lucht houden voor jou de ultieme uitdaging is, is het boek Ik ben projectmanager! Wat nu? écht iets voor jou.

Geen droge theoretische kost maar geschreven in de vorm van een roman worden theorie en praktijk op een simpele en leuke manier aan elkaar gekoppeld. Waarbij natuurlijk niet uit het oog wordt verloren dat projectmanagement een serieus vak is en niet door iedereen kan worden gedaan.

Projectmanagement ís niet zo simpel als het klinkt, wél een geweldige job om te doen.

Denk alleen maar aan de uitdaging en het opdoen van nieuwe kennis en ervaring.

En dan nog iets: je bent natuurlijk niet voor niets gevraagd om die taak op je te nemen.

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2012 36

036-036_MSM05_PROD01.indd 36

Als projectleider, -manager zorg je ervoor dat het project daadwerkelijk van start gaat en dat de afspraken rond het project worden nagekomen. Je bent belast met de rapportage en houdt steeds het doel goed voor ogen. Dat lukt je alleen als je een goed team om je heen hebt ‘gebouwd’.

Ook dat is jouw verantwoording als projectmanager. Je werkt samen met mensen die verschillende karakters hebben. Hoe bind je die mensen aan je? Hoe houd je ze gemotiveerd? Kortom: Je bent als schaap met vijf poten altijd aan het lobbyen en regelen.

In dit boek worden deze basisprincipes van projectmanagement op een simpele en pragmatische manier uitgelegd. Het verhaal gaat over Bob, een junior projectmanager die voor zijn bedrijf een nieuw product op de markt moet brengen. Daarbij gaat niet alles van een leien dakje waarna de opdrachtgever de ervaren projectmanager Thomas inhuurt. Thomas krijgt de opdracht het project succesvol ‘op te leveren’ en Bob te coachen in het vak.

Na het lezen van dit boek begrijp je waarom projectmanagement een serieus vak is dat je er niet zomaar ‘even bij doet’. En het mag in dit geval dan over Bob en Thomas gaan... er is niet veel fantasie voor nodig om het verhaal naar jezelf te vertalen! En dan nog iets: een van de belangrijkste kenmerken om succesvol te zijn in projectmanagement ben je zelf. (Mieke Bloemheuvel) < Titel: Ik ben projectmanager! Wat nu?

Auteurs: Peggy Simons en Arjen Bruining Uitgever Kluwer ISBN: 978 90 13 09655 2 Prijs: € 18,50

MEI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

25-04-12 08:02

productnieuws

paspoorthoezen waar je vrolijk van wordt Vakantie voor de boeg? Met de vrolijke paspoorthoezen van Boxo sta je nooit meer chagrijnig in de rij, mits je een vliegreis maakt natuurlijk. Hoewel... ook in je handtas zul je niet snel meer misgrijpen en hebt altijd de benodigde documenten bij de hand. Zo kun je met een gerust hart op reis. De hoes is gemaakt in het noordoosten van India, waarbij de typische Indiase rijgsteek is gebruikt om de buitenkant te versieren. De binnenzijde is van prachtig schapenleer en voorzien van handige vakjes voor pasjes, kleingeld, je (eventuele) e-ticket en natuurlijk je paspoort. Een ritsvak voor wat muntgeld, je huissleutel en/of je sd-kaartje maken de hoes tot een wel heel handig reisaccessoire! De paspoorthoes is echter niet het enige product in de collectie ‘treasures for travelling’ van Boxo. Kijk maar eens op www.boxo.nl dan zie je ook in welke kleuren de hoes verkrijgbaar is en wat ‘ie kost!

leuke actie bij bilderberg: verdien een speciaal voor jou ontworpen handgemaakte bedrijfsfiets Bilderberg voert een leuke actie: bij iedere definitieve boeking van 1 april tot 1 oktober 2012, kunnen zakelijke gasten een handgemaakte, gepersonaliseerde bedrijfsfiets verdienen. Er kan voor verschillende modellen fietsen van De Fietsfabriek gespaard worden: bij € 20.000 ,- hoort de Cruiserfiets, bij het bereiken van € 25.000,- komt de Oma- of ATYfiets in beeld. Liever een luxe bakfiets? Die verdien je door te sparen tot € 30.000,-.

Op www.bilderberg.nl/bedrijfsfiets lees je er alles over.

Bellen kan natuurlijk altijd: (0317) 36 22 66.

rEGUS | NS station2station NS en Regus openden afgelopen week de eerste Regus | NS station2station vestiging op station Amersfoort. Een nieuw concept, waarbij NS en Regus professionele, flexibele werkplekken op of nabij het station bieden. Regus en NS openen daarnaast dit jaar nog vestigingen op de intercitystations Haarlem, Maastricht, ‘s Hertogenbosch en Den Haag. Stuk voor stuk stations die in het centrum van de stad liggen, in een levendige omgeving met een ruim aanbod aan voorzieningen. Bedrijven hebben in een Regus | NS station2station vestiging de beschikking over onder andere businesslounges met gratis WiFi, vergaderruimtes met videoconferencefaciliteiten en werkplekken. In de nieuwe ‘businesscenters’ hebben zakenreizigers en mobiele, flexibele werkers directe toegang tot een werkomgeving, een plek om e-mail te lezen, bijeenkomsten te organiseren of gewoon nog wat te werken voordat de trein voorrijdt. Nooit geweten? Moet je toch eens kijken op www.regus.nl.

ErgoSensor monitor voor een gezonde werkhouding De lancering van ‘s werelds eerste ErgoSensor Monitor is een feit. Deze monitor helpt gebruikers een gezondere werkhouding aan te nemen. Als je dagelijks uren achter de computer zit vergeet je wel eens op je houding te letten. Als er dan niemand is die zegt dat je eens rechtop moet gaan zitten, kun je wel eens last krijgen van een zere nek of pijn in je rug. Met de ErgoSensor zal dat je niet meer gebeuren.

Die houdt op drie manieren - via een processor die gekoppeld is aan een CMOS-sensor, toezicht op jouw welzijn. De sensor meet de afstand tussen de ogen en de monitor, en geeft suggesties om dat te corrigeren. Hij detecteert de hoek waarin je hoofd zich bevindt en geeft advies voor het verbeteren van je houding én hij herinnert je eraan eens even te pauzeren. Het gaat hier om een product van Philips dat verkrijgbaar is in de grote elektronicawinkels voor een adviesprijs van € 259,-. Lijkt het je wat?

Kijk voor meer info op http://ergosensormonitor.com.

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2012

037-037_MSM05_PROD02.indd 37

MEI 2012 MANAGEMENT SUPPORT 37

25-04-12 08:03

SECURITY EN ICT

colofon

De iPad

Management Support Magazine is al achtentwintig jaar het vakblad voor de professionele secretaresse, de management­ assistent, de office- en bureaumanager en de directiesecreta­ resse. Het is een uitgave van Kluwer bv.

Vroeger zaten de deelnemers in mijn training aandachtig te luisteren, aantekeningen te maken en op mijn vriendelijke verzoek oefeningen ‘te doen’. Twee van deze drie aspecten gebeuren gelukkig nog steeds. Luisteren en oefenen. Maar aantekeningen maken?

Het gebeurt regelmatig dat de uitgedeelde merchandisepen onberoerd op de hoek van de tafel blijft liggen. De moderne deelnemer heeft tegenwoordig een iPad bij zich waarop hij alle theorie via internet bij elkaar zoekt. De inlogcodes in de trainingscentra vinden gretig aftrek. Even googelen op de Roos van Leary, even searchen op de feedbackregels, even de vier aspecten van een boodschap checken… Terwijl ik met veel moeite de papieren flappen vol sta te kalken, leunt de deelnemer rustig achterover, en voelt zich gesteund door de modernste technologieën. Natuurlijk heb ik ook een keuze. Ik kan met een PowerPointpresentatie uit de voeten. Dat scheelt me een hoop schrijfwerk. Een hoop energie. Een hoop frustratie over de slechtschrijvende stiften in bijna elk trainingsoord.

Maar ik ben bang dat mijn vak, het ambacht ‘trainen’, toch een beetje vergaat wanneer ik de flip-over aan de wilgen hang.

Ongetwijfeld zullen de vergaderingen anno 2012 ook anders worden beleefd.

Deelnemers met een iPad op schoot. De notulen worden ter plekke ingetoetst en meteen doorgezapt richting de andere aanwezigen. Kijk, en hier heb ik dan weer géén probleem mee. Gewoon handig gebruikmaken van de mogelijkheden. Pure winst. Er is echter een groot verschil tussen vergaderen en trainen. In vergaderingen hoef je niet te oefenen, komen er geen theorieën langs en luisteren deed de gemiddelde vergaderingbezoeker toch al slecht. De achteroverleunstand vind misschien wel zijn Waterloo wanneer de iPad zijn intrede doet bij vergaderingen. Ik zie het al voor me: even angrybirden terwijl de voorzitter agendapunt drie behandeld. Even op NU Sport kijken of Hapshakova van Bindarenko gewonnen heeft op het toernooi van Indian Wells. Even kijken of de druppels op de ramen ook door Buienradar voorspeld zijn. Handig zo’n iPad bij vergaderingen. Ik verheug me nu al op maandagmorgen: het werkoverleg. (Huub van Mackelenbergh)

In zijn redactionele formule richt Management Support Magazine zich op de positionering en op de ontwikkeling van het vakgebied van de doelgroep. Tevens ondersteunt het de lezer in haar functie als sparringpartner van de manager.

Management Support Magazine verschijnt 10 keer per jaar Redactie Mieke Bloemheuvel - mbloemheuvel@kluwer.nl Vera Bot - vbot@kluwer.nl Redactieadres Postbus 4, 2400 MA Alphen aan den Rijn Telefoon: (0172) 46 66 07/46 66 17 Fax : (0172) 42 28 04 Aan dit nummer werkten mee Maarten van Buuren, Gertjan Groen, Michiel Heemskerk, Marianne Kalkman, Bouke van Kleef, Ellen Kleinlangevelsloo, Huub van Mackelenbergh, Roel Peeters, Sander Schroevers, Judith Winterkamp, Roos Woltering, Jan Zandstra (illustratie) Vormgeving en opmaak colorscan bv, Voorhout - www.colorscan.nl De Handlangers - www.dehandlangers.nl Druk Senefelder Misset, Doetinchem Uitgever Cas Wegman Marketing Ceesjan de Vos - cdevos@kluwer.nl Advertentie-acquisitie Saskia Bosker Telefoon: (0172) 46 63 89 sbosker@kluwer.nl Irene Verhulst Telefoon: (0172) 46 64 78 iverhulst@kluwer.nl Advertentieplaatsingen worden uitgevoerd overeenkomstig de ‘Regelen voor het Advertentiewezen 1990 Abonnementen Jaarabonnement € 89,- (excl. 6% btw, incl. verzending).

Collectieve abonnementen op aanvraag. Abonnementen ­kunnen tot uiterlijk drie maanden voor aanvang van een nieuw abonnementsjaar worden opgezegd bij Kluwer, Customer ­Contact Center, Postbus 23, 7400 GA Deventer. Bij niet-tijdige opzegging wordt het abonnement automatisch verlengd.

Met vragen kunt u terecht op www.kluwer.nl/klantenservice Digitale abonnementen Dit magazine is ook digitaal verkrijgbaar.

Zie: http://digitaal.managementsupport.nl/digitaal.asp?

Informatie over abonnementen Kluwer legt uw gegevens vast voor de uitvoering van de ­(abonnements-)overeenkomst. Uw gegevens kunnen door ­Kluwer, of zorgvuldig geselecteerde derden, worden gebruikt om u te informeren over relevante producten en diensten. ­Indien u hier bezwaar tegen heeft kunt u contact met ons ­opnemen. Op alle uitgaven van Kluwer zijn de algemene ­leveringsvoorwaarden van toepassing. Deze kunt u lezen op www.kluwer.nl.

Verzending en facturering Kluwer bv.

Partners Bilderberg Hotels & Restaurants, ­Conferentiecentrum Woudschoten, KPN, Nespresso, Schoevers en VCK Travel.

Auteursrecht voorbehouden Niets uit deze uitgave mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever openbaar worden gemaakt of verveelvuldigd. Op iedere inzending van een bijdrage of informatie zijn van toepassing de Standaard- publicatievoorwaarden van Wolters Kluwer Nederland bv, gedeponeerd ter griffie van de arrondissementsrechtbank te Amsterdam onder nummer 5/2000; een kopie kan kosteloos bij de uitgever worden opgevraagd. ISSN 1382-3590 - Copyright 2012 Management Support Magazine. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, ­aanvaarden de auteur(s), redacteur(en) en uitgever(s) geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan.

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2012 38

038-038_MSM05_WGZ-COL.indd 38

MEI 2012 MANAGEMENT SUPPORT

25-04-12 08:04

E V i T U C E Ex S T N A T S i ASS P O N E N E REK S R E V E O SCH S.NL R E V E O H C S .

WWW

Executive assistants, secretaresses, officemanagers en managementondersteuners kunnen rekenen op de opleidingen van Schoevers. Maar wist je dat Schoevers meer is dan een opleider? Op welk punt van je loopbaan je ook staat, met het totaalpakket van opleidingen, advies en baanbemiddeling helpt Schoevers je de volgende carrièrestap te zetten.

Het is al 100 jaar een feit: met Schoevers ben je meer waard.

OPLEIDINGEN - ADVIES - BAANBEMIDDELING

MET SCHOEVERS BEN JE MEER WAARD SCH_120016_Adv_Management Support_V3.indd 1 002-040_MSM05_ADV.indd 39

02-04-12 11:15 25-04-12 07:41

ENJOY YOUR WORK

Ontdek Nespresso Business Solutions Bezoek ons op www.nespresso.com/pro of bel 0800 024 80 10.

002-040_MSM05_ADV.indd 40

25-04-12 07:41