Msm12 2014

NUMMER 12, DECEMBER 2014

HET NIEUWE WERKEN ÉCHT LATEN WERKEN WAT FAALANGST MET JE DOET EN HOE JE ERVAN AFKOMT SALARISONDERZOEK 2014 HET BLIJFT AANMODDEREN

GABY MADIREDJO:

“THUIS BEN IK GEEN COLLEGA”

avondvergadering Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist is ook de perfecte locatie om aan het eind van de dag te vergaderen. De intieme vergaderzalen in de Villa zorgen in de avond voor een warme, zakelijke en hedendaagse sfeer. Het voordeel is dat u in de avond een voordeliger tarief betaalt dan overdag.

Het avondarrangement bieden wij u aan voor â‚Ź 22,50 p.p.: r 'GP XGTICFGT\CCN XCPCH WWT r 1PDGRGTMV XGTUG MQHHKG VJGG r +,UYCVGT GP OKPVU r )GDTWKM DGCOGT GP CPFGTG ICPIDCTG #8 OKFFGNGP Indien u ook nog wat wilt eten met uw gezelschap dan hebben wij voor u een snelle, heerlijke en verse maaltijd voor een all in prijs van â‚Ź 39,50.

Neem voor meer informatie of boekingen contact op met onze afdeling Reserveringen (0343-492492 of info@woudschoten.nl).

Woudenbergseweg 54 3707 HX Zeist

T 0343-492 492 F 0343-492 444

E info@woudschoten.nl I www.woudschoten.nl

COLUMN

ROLMODEL

M

et een moeder die fulltime docent was en een vader die fulltime thuis was om voor mijn broer en mij te zorgen, heb ik een bijzondere start gemaakt. Zeker in die tijd, zo’n dertig jaar gele-

den, keken mensen er toch van op als moeders niet thuis waren bij de kinderen.

Ik merk dat ik het werkethos van mijn moeder heb, de drang om buitenshuis aan de slag te zijn, me te verdiepen en verbreden. Tegelijk wil ik voor mijn eigen twee kinderen het veilige huis creëren waar mijn vader voor zorgde.

Dat botst, helemaal nu ik en wij allemaal 24/7 bereikbaar zijn via smartphones, tablets en laptops. Voor sommigen werkt het door elkaar lopen van werk en privé goed, anderen houden liever een strikte scheiding aan. Punt is hoe je de balans houdt tussen je job en thuis, zonder schuldgevoel en zónder een van de twee tekort te doen. Veel hangt af van de organisatie waar je werkt, en van degene(n) die je ondersteunt, maar vergeet niet dat je zelf ook wat in de melk te brokkelen hebt.

Iedereen doet dat op z’n eigen manier. Lees de verhalen van de vijf dames die we interviewden over bereikbaarheid er maar op na: ze doen het allemaal anders en voelen zich er prettig bij. Daarbij kan Het Nieuwe Werken juist helpen bij het beter combineren van werk en privé – als je er maar goede afspraken over maakt.

Inmiddels bestaat Management Support Magazine bijna tweeëndertig jaar.

Begin jaren tachtig had niemand nog gehoord van Het Nieuwe Werken, computers waren peperdure rekenmachines voor nerds, en draagbare telefoons alleen voorbestemd voor het leger of medisch specialisten. Inmiddels is iedere secretaresse en managementondersteuner thuis in de digitale wereld en behendig met de tools die beschikbaar zijn. Met SharePoint, Dropbox en andere clouddiensten kunnen de meesten van jullie goed uit de voeten. Het vak verbreedt en verdiept zich, verantwoordelijkheden nemen toe, zelfredzaamheid en zelfsturing zijn broodnodig. En dan is het is leuk om een kijkje in de keuken te nemen bij iemand anders, rolmodellen te vinden, kijken hoe iemand anders het werk regelt, er iets van mee te pakken.

Een voorbeeld om je aan vast te houden, tegenop te kijken, en op geheel ‘eigen wijze’ in je eigen leven in te passen.

Ik wens je alvast fijne feestdagen, en graag tot in het nieuwe jaar!

Vera Bot Hoofdredacteur

december 2014

|

3

INHOUD

HOE BEREIKBAAR BEN JIJ? Beantwoord jij ‘s avonds nog e-mails van de baas, kom je in het weekend opdraven voor een spoedklus, of houd je werk en privé strikt gescheiden? Hoe je het ook doet: in deze digitale tijden moet je zelf je grenzen bewaken.

Vijf dienstverleners vertellen hoe zij de balans behouden.

JE GRENZEN BEWAKEN IN DIGITALE TIJDEN

10

HET NIEUWE WERKEN ÉCHT LATEN WERKEN

We hoeven niet meer naar kantoor om te werken, waardoor we een stuk efficiënter en effectiever kunnen zijn. Maar... maken we wel gebruik van alle opties die Het Nieuwe Werken ons biedt?

Trainer en innovatiecoach Marianne Smits geeft tips.

14

WAT FAALANGST MET JE DOET EN HOE JE ERVAN AFKOMT Als er een uitdagend project te vergeven is, steek jij je vinger niet op: bang dat het mislukt. Faalangst heet dat. Tien tegen een dat je daar als dreumes toen je leerde lopen nog geen last van had; als je viel trok je jezelf weer op en probeerde het opnieuw.

Maar er is gelukkig wel wat aan faalangst te doen.

16

4

|

december 2014

SALARISONDERZOEK 2014 : HET BLIJFT AANMODDEREN PRAKTISCH

De salarissen van secretaressen stegen in 2013 een klein beetje, jullie arbeidsmarktpositie verbetert licht. Maar zolang de economie niet stevig aantrekt blijft het aanmodderen, blijkt uit ons jaarlijkse salarisonderzoek.

Signaal

6

Lekker voor jezelf beginnen?

Tien gouden tips

20

Spelling- en Taaltips

27

Navigeer ik met TOMTOM, met tomtom of met Tomtom?

Taalkwesties

28

Decembermaand dicteemaand Hoe bereid je je optimaal voor?

WERKEN IN DE CLOUD: BYE BYE HARDE SCHIJF Professionals werken vaak met frisse tegenzin in de cloud: het liefst willen ze teurg naar hun harde schijf op de pc.

En dat dat is jammer. Want werken in de cloud heeft namelijk vele voordelen.

PERSOONLIJK

BrandCheck

24

Gecheckt: Danny van de Riet

30

Column Vicky Marijnen

26

Durf te vragen!

Young Professional

ACCOMMODATIEGIDS 2015 VIND, VERGELIJK EN SELECTEER TIEGIDS 2015 ACCOMMODA

DE INSPIREREN TIES A ACCOMMOD

Zoek je een boardroom voor een centrale vergadering, een boot voor een spetterend personeelsfeest, een buitenplaats voor een sportieve training of een kasteel voor een romantische overnachting? Je vindt het allemaal in de Accommodatiegids 2015 die bij deze editie van Management Support Magazine is bijgesloten.

2015

32

Josine van Duuren

Column Huub van Mackelenbergh

34

Zo belangrijk ben jij

SERVICE

Community

18

Productnieuws

33

Colofon

34

10-11-14 16:18

december 2014

|

5

SIGNAAL

‘Lekker’ voor jezelf beginnen?

Tien gouden tips Zelf je werktijd indelen, zelf kiezen wel-

1.

ke klussen je doet en zelf bepalen met wie

2. Blijf altijd eerlijk.

je werkt. Klinkt goed, zo’n leven als zzp’er,

3. Toon lef en straal kracht uit.

maar niet iedereen is geschikt voor het free-

4. Houd je financiële situatie

lancerschap. Beginnen voor jezelf is makkelijker gezegd dan gedaan.

Doe werk dat bij je past.

op orde.

5. Kom beloftes na.

6. Presenteer kort en bondig wat je te bieden hebt.

Als jij als managementondersteuner – al dan niet gedwongen – kiest voor een leven als zzp’er, be-

7. Gedraag je proactief en blijf werk creëren.

denk je dan dat het leiden van een eigen onderneming hard werken is met vallen, opstaan,

8. Bouw een netwerk om je heen.

fouten maken en leren. Deze tien gouden tips

9. Zorg voor een financiële buffer.

kunnen voor jou de sleutel zijn waarmee je de

10. Bepaal jouw ideale balans tussen

deur naar succes alvast op een kiertje zet.

werk en privé.

ALTERNATIEVEN VOOR SALARISVERHOGING DOOR KAREN VISSER (WWW.NEWBROOM.NL)

1. Een eenmalige bonus. Zeker als je kunt verwijzen naar een bijzondere prestatie of grote klus die je klaarde, is dit een goede optie. Een bonus bovenop je salaris is wel zwaar belast, maar kan bijvoorbeeld ook gegeven worden in de vorm van cadeaubonnen, of een combinatie van geld en cadeaubonnen.

2. Extra vakantiedagen. Vrije tijd is een groot goed, onderschat dat niet. Plan ze liefst al van tevoren in en regel interne vervanging voor die dagen.

3. Een opleiding of coachingstraject. Dit komt uit een andere pot dan je salaris en de kosten zijn voor je werkgever fiscaal aftrekbaar. Plus: hij heeft er ook profijt van als jij je blijft ontwikkelen, toch?

4. Flexibelere werktijden. Soms in combinatie met extra vakantiedagen. Bijvoorbeeld: elke vrijdag een uur eerder weg, of een uur later beginnen. Dat kan de combinatie met sport of zorgtaken een stuk vereenvoudigen.

5. Promotie naar een hogere schaal. Misschien krijg je dan nog steeds hetzelfde salaris, maar in de toekomst heb je meer uitloop.

6. Een blijvende herschikking van je takenpakket. Horizonverbreding! Eindelijk ruimte voor leuke projecten samen met HR, doordat reizen boeken voortaan extern wordt uitbesteed. Of je draait voortaan één middag per week als medewerker mee op een andere afdeling, bijvoorbeeld communicatie.

7. Een vaste thuiswerkdag of -middag. Dit kan een leuk cadeautje zijn als je lang onderweg bent van en naar je huisadres.

Laat goed vastleggen waarom je deze dag krijgt en hoe je die invult, zodat het niet zomaar door een nieuwe manager kan worden ingetrokken.

8. Langer verlof, deels betaald. Wilde je altijd al naar je familie in Australië maar was twee maanden weg geen optie?

Kijk of je verlof kunt krijgen, liefst in een combinatie van betaald en onbetaald verlof.

9. Een extra pensioenstorting. Nu geen concrete euro’s op je rekening, maar een verstandige keuze voor de langere termijn waar je later erg blij mee zult zijn.

10. Materiële extra’s. Denk aan een nieuwe mobiele telefoon van de zaak of eindelijk een fatsoenlijke laptop die je ook voor thuiswerk mag gebruiken.

6

|

december 2014

WERK MAAKT DIK

Op kantoor mag best gelachen worden

Werk maakt dik, zo blijkt uit onderzoek van een Amerikaanse econome. Wie geen fysiek inspannend beroep

In de 17de eeuw stonden de Nederlanders bij bui-

heeft, wordt van elk extra ge-

tenlandse bezoekers bekend als een vrolijk volk-

werkt uur een beetje mol-

je. Uit de literatuur van die tijd – blijspelen, kluch-

liger. Dat meldt The Econo-

ten en moppenboekjes – rollen de grappen en

mist.

grollen je tegemoet. Met het Calvinisme echter verdween de lach; we werden een serieus en

Joelle Abramowitz, econoom

hardwerkend volkje. Niets mis mee, daar niet van.

bij het Amerikaanse bevolkings-

Maar de humor ligt nog steeds op straat, en ook

lachen om jezelf. Mensen met gevoel voor humor

register, maakte een grafiek van

op kantoor mag best gelachen worden.

kunnen dat, daar hoef je geen stand-upcomedian

het percentage mensen met

voor te zijn, maar je kunt wel proberen om de wereld

overgewicht en het aantal uren

Lachen is niet alleen leuk, het werkt nog

met een humoristische blik te bekijken. Je spieren

dat zij werken. Ruim 70 procent

stressverlagend ook. Je voelt je beter als je lacht

spannen en ontspannen zich tijdens het lachen. En

van de mensen die zestig uur of

en dat komt de sfeer op de afdeling alleen maar

psychologisch gezien doet een beetje humor ook

meer werken, is te dik. Van de

ten goede. Een goede grap kan in een bepaalde

wonderen: angst neemt af, vertrouwen neemt toe!

mensen die twintig uur of minder

gespannen situatie precies die relativering brengen

Dus mot met je collega? Vaak bereik je meer met een

werken, is de helft te dik.

die op dat moment noodzakelijk is. Nou is humor veel

speelse, humoristische aanpak dan met een serieus

meer dan een goeie mop vertellen. Humor is ook

gesprek! Probeer het maar eens.

Werk heeft een sterker dikmakend effect op mannen dan op vrouwen. Voor elke tien uur per week

> seks en chocola twee snelle stresskillers zijn > bijna de helft van de be-

extra die mensen werken in een

roepsbevolking meer stress ervaart dan een jaar geleden > stress zelden

baan die niet fysiek zwaar is,

door werkdruk komt > kletsende collega’s voor een flinke dosis maandag-

neemt de body mass index (BMI)

ochtendlawaai zorgen > je baan je meer energie behoort te geven dan dat

van vrouwen met 0,4 punten toe,

hij je kost > als je iets nieuws wilt leren je uit je comfortzone moet stappen

en die van mannen met 0,2 pun-

> je emoties dwars gaan liggen als je ze wegduwt > er op het kantoortoilet

ten. Dat komt neer op ruim een

meer gebeurt dan alleen een plasje plegen > geluk in een klein hoekje zit >

kilo voor vrouwen en een pond extra lichaamsgewicht voor mannen.

BARST JOUW TOETSENBORD OOK VAN DE BACTERIËN Fusernet Services heeft onder-

men van de hygiëne van deze

Maar hoe vies is een gemiddelde

zoek gedaan naar de hygië-

werkplekken.” Veel virussen wor-

werkplek daadwerkelijk? Het on-

nische staat van ICT-appara-

den overgedragen via compu-

derzoek van Fusernet toont aan

tuur. De uitkomsten kunnen re-

termuizen, toetsenborden en

dat werkplekken in de IT-sector

den zijn de handen even van

telefoons, stelt het bedrijf. “Kan-

het meest vervuild zijn. Het

het toetsenbord te halen.

toorapparatuur is een enorme

onderwijs scoort wat het meest

bron van bacteriële besmetting.

hygiënisch. Opvallend is de rela-

“De afgelopen jaren hebben

Mede door Het Nieuwe Werken

tief ‘smerige’ staat van werkplek-

we talloze werkplekken in aller-

is een werkplek steeds vaker een

ken in de zorg.

lei branches schoongemaakt én

bron van onder meer verkoud-

hebben we steekproeven geno-

heidsvirussen.”

(Bron: Service Management)

december 2014

|

7

SIGNAAL TEKST 04CREDIT

Internetvergoeding bij thuiswerken toegestaan Onder de werkkostenregeling mogen werk-

de feiten en omstandigheden moeten worden

Noodzakelijkheidscriterium

gevers weer de kosten die thuiswerkers

beoordeeld. Overeind blijft dat alleen de kos-

Op een aantal gebieden komt de staatsse-

voor internet maken, vergoeden. Dat maak-

ten onbelast kunnen worden vergoed voor

cretaris niet tegemoet aan de vragen vanuit

te staatssecretaris van Financiën Wiebes

zover de voorziening daadwerkelijk noodza-

het veld. Het noodzakelijkheidscriterium blijft

bekend in een reactie op het Belasting-

kelijk is.”

voorlopig beperkt tot gereedschappen, com-

plan 2015. Daarover kwamen vragen uit de

puters en communicatiemiddelen.

Tweede Kamer over de werkkostenrege-

Werkplek

ling, die per 2015 ingaat. Veel kwam Wiebes

Voor verstrekkingen en vergoedingen vanuit

In geval van bestuurders en commissaris-

het werkveld niet tegemoet, maar hij kwam

het Arboplan wordt het keurslijf van de daad-

sen wordt de verlegging van de extra toets

wel met een aantal verduidelijkingen voor

werkelijke uitvoering óp de werkplek boven-

aan het gebruikelijkheidscriterium van de in-

de praktijk.

dien aanzienlijk versoepeld, schrijft accoun-

specteur naar de werkgever gehandhaafd. De

tancykantoor PwC. Wanneer bij vrijwilligers

concernregeling blijft beperkt tot de situaties

Zo wordt het weer mogelijk een vergoeding

binnen de kaders van de vrijwilligersrege-

waarin sprake is van een 95 procent belang

voor internet thuis te geven als wordt voldaan

ling wordt gebleven, inclusief bijvoorbeeld

in het gestorte aandelenkapitaal. Voor de fiets

aan het noodzakelijkheidscriterium. Wiebes

het kerstpakket, beïnvloedt dit de werkkosten-

komt geen extra vrijstelling en datzelfde geldt

hierover: “Een dergelijke verstrekking zal naar

regeling namelijk niet.

voor het parkeren bij de werkplek.

82

%

van 1000 ondervraagde werknemers zoekt in de baas z’n tijd naar een andere baan

MIDDAGDIP? VIJF TIPS OM ‘M TE VERSLAAN KEN JE DAT GEVOEL? HET IS 3 UUR GEWEEST EN JE MOET NOG EEN PAAR UUR. DE WERKDAG IS NOG NIET VOORBIJ. TOCH ZOU JE NU HET LIEFST ONDER JE BUREAU KRUIPEN OM EEN DUTJE TE DOEN. VERSLAAN DUS DIE MIDDAGDIP, DAAR ZIJN MANIEREN VOOR. Volgens de Amerikaanse wetenschapper Judith Wurtman heeft het allemaal te maken met een tekort aan serotonine, een stof in de hersenen die onder andere invloed heeft op je stemming, geheugen, zelfvertrouwen, slaap en eetlust. Het is dus zaak om te zorgen dat de serotonine op peil blijft. Wurtman adviseert daarom om een snack te nemen die rijk is aan koolhydraten en zetmeel, zoals een stukje brood, een cracker of een klein beetje popcorn. Fruit helpt niet om serotonine aan te maken, en vette snacks maken je volgens Wurtman alleen maar extra lethargisch. Zodra je de snack op hebt, is het tijd voor wat fysieke activiteit, zoals traplopen of een rondje om het gebouw. Wie een aversie heeft tegen de consumptie van koolhydraten heeft pech, zo stelt Wurtman, en zal de middag slaperig en onproductief moeten doorbrengen. Psycholoog Sherrie Bourg Carter is daar minder stellig in. Zij zet haar eigen vijf tips in tegen de middagdip:

1.

Neem een paar minuten de tijd om diep en bewust adem te halen. Dit verlaagt de stresshormonen en verbetert de concentratie.

2. Zit rechtop. Een slechte houding is belastend voor je spieren en kost meer energie 3. Beweeg. Fysieke activiteit verbetert de bloedcirculatie waardoor je alerter blijft 4. Luister naar vrolijke muziek. Dit zorgt voor een beter humeur en vermindert vermoeidheid en kan een positieve invloed hebben op je concentratie, aandacht en productiviteit.

5. Laat daglicht binnen op je werkplek. Indien mogelijk, combineer tip 3 met tip 5 en maak een wandeling in de zon.

8

|

december 2014

Bedrijven printen jaarlijks gemiddeld anderhalve boom Papierloos werken vanzelfsprekend? Vergeet het maar. Nederlanders printen gemiddeld 9 pagina’s per dag. Tegelijkertijd vindt 75 procent van de werknemers het een prettig idee om in een omgeving te werken met zo weinig mogelijk papier. Dat blijkt uit onderzoek van social intranetaanbieder Viadesk.

Het bedrijf heeft onderzoek gedaan naar het gebruik van papier door bedrijven in Nederland. Per jaar printen bedrijven gemiddeld anderhalve boom. In Duitsland, waar Viadesk ook actief is, zijn bedrijven nog veel meer gehecht aan papier. Daar print men op jaarbasis ruim drie keer zoveel als in Nederland. Duitse werknemers printen daarmee zo’n 25 pagina’s per dag..

Kwestie van mentaliteit De populariteit van papier bij de oosterburen is vaak een mentaliteitskwestie. Een stapel paperassen op het bureau geeft een indicatie van de hoeveelheid werk die geleverd is. 51 procent van de medewerkers krijgt een goed gevoel over de gedane arbeid als er papieren documenten op zijn werkplek liggen.

Ook biedt het hen inzicht in de taken die nog liggen te wachten.

APP DIALER | ANDROID (GRATIS) Heb je moeite om je favoriete apps terug te vinden, probeer dan App Dialer eens. Hiermee kun je apps opzoeken door, via een compact telefoontoetsenbord met tekstherkenning (in ‘T9-stijl’), de letters van de apps in te voeren. De overeenkomende apps komen dan vanzelf naar voren, de meest relevante voorop.

GERTJAN GROEN

WALLY | IPHONE (GRATIS) Handige app om je financiën bij te houden, waarbij je transacties van uitgebreide details kunt voorzien, zoals een hoofden subcategorie maar ook een notitie, locatie en of het persoonlijk, sociaal, familie of werkgerelateerd is. In mooie overzichten zie je precies hoe je er voorstaat. De app is alleen voor iPhone beschikbaar, maar een Androidversie is onderweg.

SQUARESPACE NOTE | ANDROID (GRATIS) Prima hulpje om snel een notitie te maken, eventueel voorzien van foto’s, die je met één veegbeweging kunt versturen naar bijvoorbeeld Evernote, Dropbox of e-mail. Handig om snel en eenvoudig je ideeën op te schrijven. Een notitie kan automatisch worden voorzien van bijvoorbeeld je locatie en de datum.

TAB APP | IPHONE, IPAD (GRATIS) Uitgebreide app om, bijvoorbeeld met collega’s, gezamenlijke uitgaven bij te houden. In één overzicht kun je al je contacten terugzien, en of je nog geld van ze krijgt of juist tegoed hebt. Als iemand bij je ‘in het rood’ staat kun je hem of haar de volgende keer laten betalen om het verschil weer geheel of gedeeltelijk te vereffenen.

TOSHL FINANCE | ANDROID, IPHONE, WINDOWS PHONE (GRATIS) Toshl Finance geeft je volop mogelijkheden om je financiën bij te houden. Handig voor frequente reizigers is dat je transacties in uiteenlopende valuta kunt invoeren. Deze bedragen worden automatisch omgerekend naar de juiste koers, die je eventueel kunt aanpassen. Ook kun je inloggen bij Toshl.com om je uitgaven te beheren.

HEADSUP | ANDROID (GRATIS) De inkomende notificaties op je Android-toestel lees je normaliter door de notificatiebalk naar beneden te slepen.

HeadsUp is hier een mooie uitbreiding op: bij een inkomende melding, bijvoorbeeld een e-mail of WhatsAppbericht, wordt de melding in een heel mooi uitgevoerd pop-upschermpje getoond, zodat je direct actie kunt ondernemen.

december 2014

|

9

W E R K O R G A N I S AT I E TEKST KAREN VISSER | WWW.NEWBROOM.NL

Beantwoord jij ‘s avonds nog e-mails van de baas, kom je in het weekend opdraven voor een spoedklus, of houd je werk- en privé strikt gescheiden?

Hoe je het ook doet: in deze digitale tijden moet je zelf je grenzen bewaken.

Vijf dienstverleners vertellen hoe zij de balans behouden.

HOE BEREIKBAAR BEN JIJ?

‘MIJ KUN JE ALTIJD BELLEN’ In sommige organisaties heerst een echte

en moet? En past dat bij de functie-eisen en

een goede balans: in waardering voor je extra

bereikbaarheidscultuur: alle medewerkers een

de cultuur binnen deze organisatie? Hoe gro-

inzet en in rust. Bijvoorbeeld later beginnen na

smartphone van de zaak, dan wordt 24/7 be-

ter het gat tussen jouw grenzen en de functie-

een lange avond, of kies voor uren, die je later

reikbaar zijn haast vanzelfsprekend. In andere

eisen, hoe groter de kans op botsingen. Maak

opneemt.

bedrijven laat iedereen aan het einde van de

in elk geval goede afspraken met je manager

dag het werk achter zich. De ene manager

en collega’s. En roep vooral niet op je eerste

Heb je het gevoel dat je persoonlijke grenzen

verwacht meer dan de andere, of het bedrijf

werkdag: ‘Mij kun je altijd bellen’, als je niet

worden overschreden? Probeer het onder-

heeft meer nodig.

weet wat het in de praktijk betekent.

werp dan bespreekbaar te maken binnen je

Werk je eenmaal ergens, bepaal dan zelf wat

afdeling. Soms is een bereikbaarheidscultuur

Als je ergens solliciteert of gaat werken, be-

bereikbaarheid je oplevert en wat die je kost.

sterk gekleurd door één persoon, maar staan

spreek dan wat de werkgever op dit vlak van

Is e-mail lezen in het weekend fijn omdat

veel mensen open voor verandering. Lukt dat

je verwacht. Voor jezelf moet je bepalen waar

je een beeld hebt van je week, of lig je er

niet, dan moet je daaruit conclusies trekken:

jouw grenzen liggen: wat vind jij dat kan, mag

zondagnacht juist van wakker? En zorg voor

tijd voor een andere baan.

‘IK KOM IN ACTIE BIJ EEN WHATSAPP-VRAAG’

als er snel een persbericht uit moet. Als ik

etentje moest afzeggen om ’s avonds

in mijn vrije tijd moet inspringen omdat

beschikbaar te zijn voor de klant. Zoiets

een van de adviseurs slecht heeft gepland,

weiger ik! Die afspraken zijn heilig.

Jacqueline de

ben ik een stuk minder coulant en dat laat

Ik ben ervoor en erna wel beschikbaar,

Vroet is alleen-

ik ook blijken.”

maar dat etentje ging door. Afspraken

staand en heeft

met mezelf (zoals gaan sporten)

geen kinderen.

Compenseer je overwerk?

Ze werkt fulltime

“Als het een keer laat wordt en ik kan iets

als senior as-

van die tijd in de loop van de maand com-

Hoe houd je afstand?

sistente bij Win-

penseren, voelt dat prima. Het is geven en

“Ik houd een extra oog open als ik een

kelman van Hessen, een adviesbureau voor

nemen. Als ik gewaardeerd word en pret-

klant in het nieuws zie en iets kan ver-

marketing & public relations.

tig samenwerk, ben ik tot veel bereid.”

wachten. Maar structureel mijn e-mail

Hoe bereikbaar ben je?

Waar ligt je grens?

weten ze. Ik kom wél in actie bij een

“Ik help als er crisis is bij onze klanten, of

“Ooit vond een collega dat ik een privé-

Whatsappvraag.”

sneuvelen wel.”

lezen in m’n vrije tijd doe ik niet en dat

10

|

december 2014

‘THUIS BEN IK GEEN COLLEGA’ Gaby Madiredjo heeft een relatie en drie

FOTO PAUL TOLENAAR

‘Bereikbaarheid hoe geen belasting te zijn, het is anders dan overwerken’

kinderen. Ze werkt fulltime als secretaresse bij de faculteit rechtsgeleerdheid van de Vrije Universiteit in Amsterdam.

Hoe bereikbaar ben je?

“Na werktijd ben ik telefonisch niet be-

‘IK BEPAAL ZELF OF IK OPNEEM’

reikbaar en kijk ik nooit in mijn mailbox.

Mijn aandacht gaat dan volledig naar

Karen van den Elst is alleenstaand

mijn man en kinderen.”

en heeft één kind. Ze werkt 14 uur per week als hoofd bedrijfsvoering

Waar ligt je grens?

bij trainingsbureau Groenewegen

“Ik vind mijn (mentale) gezondheid het

en 2 dagen per week als freelance

allerbelangrijkste. Als ik na werktijd

virtual assistant/coach/adviseur bij

nog bereikbaar zou zijn voor mijn werk-

Tulip Support.

gever, zou ik over mijn persoonlijke grenzen heengaan; ik ben dan meer

Hoe bereikbaar ben je?

dan een werknemer. Thuis is thuis, dan

“Ik organiseer mijn werk rondom het werk van mijn klant.

ben ik geen collega.”

Bij hen is het hollen of stilstaan, dus bij mij ook. Soms betekent dat een middag of avond in het weekend werken,

Compenseer je overwerk?

of als ik vakantie heb.”

“Een van mijn taken is het organiseren van congressen, dan ben ik ook na

Compenseer je overwerk?

werktijd bij zo’n congres aanwezig.

“In de twaalf weken vakantie van mijn dochter kan ik het

Die uren mag ik compenseren.”

goed organiseren: dan ben ik vrij of werk ’s avonds. In de zomer ligt de trainingsbranche grotendeels stil, dat

Hoe houd je afstand?

scheelt. Ik zorg zelf dat het in balans blijft.”

“Mijn baas krijgt acht uur van mijn dag; dan werk ik hard en focus ik honderd

Waar ligt je grens?

procent op mijn werk. De scheiding die

“Buiten kantooruren vind ik telefonisch en mailcontact

ik in het privéleven aanbreng, geldt ook

prima, maar ik bepaal zelf of ik op wil nemen. Misbruik

andersom: onder werktijd verdwijnen

van 24/7 bereikbaarheid? Daar merk ik niets van.”

privézaken naar de achtergrond.”

Hoe houd je afstand?

“Wij werken al tien jaar intensief samen met een secretaresseservice die tot acht uur ’s avonds de telefoon van kantoor aanneemt en alleen naar mij doorschakelt als dat nodig is.”

december 2014

|

11

In één dag meer POWER aan je carriere met het volgende aanbod:

POWERsecretaresse!

In één dag alle technieken en tricks om superslim en vol energie te werken Een greep uit het leeraanbod

Een greep uit de onderwerpen

- Slimmer keuzes maken - Zeggen waar het op staat

- Van chaos naar ... controle, rust en minder stress!

- Meer zien in minder tijd

- Snellezen; goed onthouden - Powerminitraining Outlook

2

POWERsecretaresse In één dag alle tips om met meer power te spreken én te schrijven Een greep uit het leeraanbod

Een greep uit de onderwerpen

- Actief schrijven voor de passieve lezer

- Aanspreken en uitspreken

- Je boodschap met meer overtuigingskracht brengen

- Schrijven met LEF - Presenteer jezelf met kracht

- De LSD-methode bij aanspreken

POWERassistant!

In één dag alle ins en outs om meer POWER te geven aan je functie én aan je eigen ontwikkeling Een greep uit het leeraanbod

Een greep uit de onderwerpen

- In actie durven komen komen

- De secretaresse van de toekomst

- Initiatief en zelfvertrouwen tonen

- Kom uit je comfortzone

- Mee veranderen

- Personal Branding

PowerASSISTANT IN CONTROL In één dag alle tips en tricks om ‘in control’ te komen én te blijven!

Een greep uit het leeraanbod

Een greep uit de onderwerpen

- Meer doen door minder tijd te besteden aan onnodige zaken

- Van perfectionist naar optimalist

- De verantwoording leggen waar deze hoort

- Mij krijgen ze niet gek, van reactief naar zelfactief

- Je eigen beren temmen

- Laat je niet afremmen, neem de regie!

Opleidingen Actuele data en inschrijven: managementsupport.nl/power

W E R K O R G A N I S AT I E

‘TELEFOON EN LAPTOP GAAN MEE OP VAKANTIE’

vlucht: ik ben soms al vroeg aan het bellen

over mijn grenzen dreig te gaan. Hij zou

en spring ook net zo makkelijk de auto

bijvoorbeeld ingrijpen als andere collega’s

in om op Schiphol zijn boardingpass te

misbruik van mijn bereikbaarheid maken.”

Pien Ritt is alleen-

printen als hij daardoor net zijn vlucht

staand en heeft

kan halen. Altijd bereikbaar zijn hoort bij

Compenseer je overwerk?

geen kinderen. Ze

mijn functie als personal assistant van een

“Je hebt je rust nodig, maar telefoon en

is fulltime personal

CEO.”

laptop gaan altijd mee op vakantie. In de

assistant van de

rij bij de Eiffeltoren lees ik gewoon mijn

president/CEO

Waar ligt je grens?

e-mail; ik sta toch maar te wachten.

van Foot Locker

“Met een niet-Nederlandse manager gaat

Als ik echt privé iets heb, wordt dat

Europe.

ondersteunen soms ook om praktische

gerespecteerd.”

issues, zoals een doktersbezoek in het Hoe bereikbaar ben je?

weekend. Ik heb geen gezin, dat maakt

Hoe houd je afstand?

“Mijn manager reist veel en ons bedrijf is

het makkelijk om zo bereikbaar te zijn. Ik

“Ik ben heus vervangbaar, maar doe het

internationaal, dus ik heb te maken met

weet: de teugels laten vieren kan altijd,

als controlfreak graag zelf en vind dat

tijdverschillen. En onverwachte dingen,

aanhalen is lastiger. Maar gelukkig gaat

heerlijk. Deze functie past perfect bij mijn

zoals een vertraagde of geannuleerde

mijn manager op de rem staan als ik

karakter en persoonlijke situatie.”

‘OP ZONDAG HANDEL IK MIJN MAIL ALVAST AF’

Waar ligt je grens?

“Echt werken buiten kantooruren vind ik

Cynthia Laker-

incidenteel prima, maar als me dat weke-

veld is getrouwd

lijks gevraagd zou worden, zeg ik ‘nee’.”

en heeft geen kinderen. Ze

Compenseer je overwerk?

werkt fulltime als

“Als ik dit niet had gewild, zou ik niet op

secretaresse op

deze functie gereageerd hebben.

de Nederlandse

Als je je werk leuk vindt, hoeft bereik-

ambassade in Caïro, Egypte.

baarheid geen belasting te zijn, het is iets anders dan overwerken. Als ik ’s avonds

Hoe bereikbaar ben je?

hoor dat een bezoek van de dag erna is

“Vergeleken met mijn vorige functies

afgezegd, geeft mij dat ook een rustige

wordt er meer van me verwacht. Ik heb

avond.”

een BlackBerry waarop ik altijd bereikbaar ben en lees mijn mail ook ’s avonds

Hoe houd je afstand?

en in het weekend. Ik handel het snel af

“Ook in de diplomatie kennen we steeds

of markeer het als taak. Dit geeft me rust

meer HNW en digitalisering. Die flexibi-

omdat ik dan weet wat er de volgende

liteit van beide kanten spreekt me aan.

dag voor me klaarligt aan werk. Soms

In Den Haag vond ik het vervelend om

belt mijn manager in het weekend met

buiten kantooruren te worden gebeld;

een spoedklus en kom ik naar kantoor.”

hier hoort het erbij.”

‘Structureel mijn mail in m’n vrije tijd lezen doe ik niet’

december 2014

|

13

HET NIEUWE WERKEN TEKST MARIANNE SMITS | WWW.AVK.NL

HET NIEUWE WERKEN ÉCHT LATEN WERKEN We hoeven niet meer naar kantoor om te werken, waardoor we een stuk efficiënter en effectiever kunnen zijn. Maar... maken we wel gebruik van alle opties die Het Nieuwe Werken ons biedt? Trainer en innovatiecoach Marianne Smits geeft tips.

P

rachtig nieuw meubilair dat allerlei verschillende werkstijlen ondersteunt: dat is het meest zichtbaar bij de invoering van Het Nieuwe Werken. Je kijkt in je agenda en laat de aard van de werkzaamheden bepalen wat je werkplek wordt. Voor een brainstorm over een nieuwe wijze van managementondersteuning nodig je je collega’s uit bij de loungeplekken; geconcentreerd werken aan je voorstel ná de brainstorm doe je in een concentratieruimte of thuis; je mail lezen kan op iedere plek, afhankelijk van de vertrouwelijkheid. Als je gebruikmaakt van al die opties zul je merken dat je tijdwinst boekt én beter werk aflevert. Ook nieuwe technologieën maken het mogelijk om anders te werken. Een overzicht van tools en hoe je ze op een goede manier kunt inzetten.

HET NIEUWE VERGADEREN Vergaderpunten die slechts op de agenda staan om de voortgang van werkzaamheden of een project af te stemmen, kunnen vervallen: het is effectiever om dat via andere media te doen. Gebruik je SharePoint in je organisatie, spreek dan af dat iedereen zijn informatie deelt op een afgesproken plaats op SharePoint. Zo hoeven de betrokkenen alleen maar in te loggen om de laatste stand van zaken te kunnen lezen. Je kunt ook gebruikmaken van software als Basecamp of Projectplace.Mocht je toch ‘live’ met elkaar af willen stemmen, denk dan eens aan videovergaderen, bijvoorbeeld via Skype.

Je hebt geen reistijd en reiskosten omdat de deelnemers op hun eigen locatie kunnen blijven. Bovendien blijkt de gesprekduur meestal korter dan wanneer je fysiek bij elkaar komt. Dubbel effectief dus.

14

|

december 2014

HET NIEUWE COMMUNICEREN Mail is het meest gebruikte communicatiemiddel op kantoor, maar is lang niet altijd het meest effectieve. Bijna iedereeen heeft tegenwoordig een smartphone en raadpleegt die ook frequent. We kunnen dus makkelijk communieren via andere media: berichten versturen via social media zoals Twitter, LinkedIn en Facebook; informatie publiceren op intranetten (SharePoint, Yammer). Sms’en, WhatsAppen en Pingen. En dan hebben we nog Messages (voorheen iChat), FaceTime en Lync (voorheen Communicator).

Vaak hoor ik dat organisaties wel de tools hebben, maar ze niet gebruiken. En dat is jammer. Projectteamleden die wereldwijd verspreid zitten gebruiken deze opties allang, waarom dan niet binnen het bedrijf waar je werkt?

Het is aan jou als managementondersteuner om alle alternatieven te kennen en steeds de beste manier te adviseren.

Chat gebruik je bijvoorbeeld om korte vragen te stellen of een korte mededeling te doen. Een discussie waarbij je niet fysiek bij elkaar komt, voer je via videovergaderen; voor het uitzetten van een taak is Outlook bijzonder geschikt of gebruik je SharePoint.

Daarnaast zijn er nog andere factoren die bepalen hoe je je boodschap het beste kunt overbrengen: wil je een hele groep tegelijk aanspreken, dan is SharePoint een uitstekende optie.

Moet je echter dringend én snel één persoon bereiken, stuur dan een WhatsApp of sms. Voor dergelijke urgente zaken is mail het minst geschikt.

Bij het kiezen van het best passende communicatiemiddel gaat het in ieder geval om:

‘Het is aan jou als managementondersteuner om alle alternatieven te kennen en steeds de beste te adviseren’

MAAK AFSPRAKEN OVER:

t t t t t

t t t t

XBU KF CPPETDIBQ JT EF NBUF WBO VSHFOUJF IFU BBOUBM QFSTPOFO NFU XJF KF EJU XJMU ACFTQSFLFO EF NBUF WBO WFSUSPVXFMJKLIFJE

HET NIEUWE SAMENWERKEN "MT XF TBNFO XJMMFO XFSLFO NFU BOEFSFO JT IFU CPFLFO WBO FFO SVJNUF XBBSJO EJU LBO OPH BMUJKE EF OPSN /JFU BMUJKE FWFO FÄ?

DJĂ‘OU NFU JFEFST ESVLLF BHFOEB FO EF SFJTUJKE FO LPTUFO EJF BMMF EFFMOFNFST EBO IFCCFO &O XBU EFOL KF WBO EF [PSH WPPS POT NJMJFVy 5PDI CMJKÄ™ EF CFIPFÄ™ F BBO DPOUBDU HSPPU +JK LVOU EF NBOJFS XBBSPQ o GZTJFL PG EJHJUBBM o UFS TQSBLF CSFOHFO FO XBBS NPHFMJKL direct [FMG BM UPFQBTTFO (PFE TBNFOXFSLFO NFU HFCSVJL WBO BMMF UPPMT EJF )FU /JFVXF 8FSLFO UF CJFEFO IFFÄ™ CFUFLFOU EBBSOBBTU [PSHWVM EJH [JKO JO KF EJHJUBMF UBBMHFCSVJL FO POEFSMJOH BGTQSFLFO IPF KF DPNNVOJDFFSU PQ FFO WPPS JFEFSFFO QSFUUJHF NBOJFS ;P WFSXBDIUFO WFFM NFOTFO EJSFDU FFO SFBDUJF PQ IVO CF SJDIUFO XBU LBO MFJEFO UPU LPSUF PO[PSHWVMEJH HFGPSNVMFFSEF BOUXPPSEFO EJF FSHFSOJT PQSPFQFO CJK EF POUWBOHFS 0PL LBO FS XSFWFM POUTUBBO EPPSEBU POEVJEFMJKL JT PG CFSFJLCBBS IFJE CFUFLFOU EBU KF FDIU BMUJKE CFTDIJLCBBS NPFU [JKO 8BU OBUVVSMJKL OJFU IPFÄ™ FO OJFU LBO o CFTQSFFL EBU NFU FMLBBS

8BOOFFS JT IFU OPEJH FMLBBS GZTJFL UF POUNPFUFO 8FMLF IVMQNJEEFMFO HFCSVJL KF WPPS EJHJUBBM TBNFOXFSLFO )PF IPVE KF FMLBBS PQ EF IPPHUF 8BOOFFS FO IPF JT JFEFS UFBNMJE CFTDIJLCBBS FO CFSFJLCBBS )PF TQSFFL KF FMLBBS BBO BMT JFUT OJFU HPFE MPPQU PG CFUFS LBO #FEFOL EBU EJHJUBMF IVMQNJEEFMFO IJFSCJK WBBL IFU NJOTU QBTTFOE [JKO

TIP

4QSFFL CJK EF TUBSU WBO KF XFSL BMT UFBNMJE BMUJKE BG XFMLF WFS XBDIUJOHFO KVMMJF IFCCFO PWFS EF TBNFOXFSLJOH %JU XFSLU CJK[POEFS WFSIFMEFSFOE 4UFN [P EF PQUJNBMF XJK[F WBO TBNFOXFSLFO DPNNVOJDF SFO Ă?O CFTDIJLCBBSIFJE NFU FMLBBS BG +F PSHBOJTBUJF IFMQU KF EBBSCJK EPPS EF KVJTUF UPPMT CFTDIJLCBBS UF TUFMMFO +PVX WFSBOUXPPSEFMJKLIFJE JT EF[F [P HPFE NPHFMJKL UF HFCSVJLFO ;P MBBU KF )FU /JFVXF 8FSLFO XĂ?SLFO

Marianne Smits houdt zich als innovatiecoach bij AVK bezig met het optimaliseren van werkwijzen in organisaties.

Haar passies zijn effectief en digitaal werken en innovatie –

"MT KF UXJKGFMU PWFS EF POUWBOHTU WBO KF CPPETDIBQ EFOL EBO PPL BBO EF PQUJF GBDF UP GBDF DPOUBDU 7FSQMBBUT KF JO KF HFTQSFLTQBSUOFS JT IFU XFSLFMJKL FFO HPFE JEFF PN EBU GVOD VUJPOFSJOHTHFTQSFL WJB 4LZQF PG -ZOD UF WPFSFO &O CJK EF TUBSU WBO FFO OJFVXF TBNFOXFSLJOH JT GZTJFL POUNPFUFO BMUJKE FFO QSJNB CFHJO

zoals Het Nieuwe Werken en het gebruik van social media. Zij schreef een aantal boeken, haar meest recente is: WĂŠrken in plaats van emailen. Voor Management Support verzorgt zij diverse trainingen, waaronder Het Nieuwe Werken; juĂ­st op het secretariaat en Future Proof Skills: Werkende Werkplek.

Zie ook www.managementsupport/opleidingen

december 2014

|

15

P S YC H O LO G I E TEKST CARIEN KARSTEN | WWW.CARIENKARSTEN.NL

Als er een uitdagend project te vergeven is, steek jij je vinger niet op: bang dat het mislukt. Faalangst kan leiden tot onderpresteren. Gelukkig kun je er wat aan doen. Psychotherapeut Carien Karsten geeft tips.

WAT FAALANGST MET JE DOET EN HOE JE ERVAN AFKOMT

LIEVER GEEN UITDAGENDE BAAN

S

ylvia werkt al jarenlang als personal assistent voor de CEO van een beursgenoteerd bedrijf.

Ze bereidt presentaties voor, organiseert de catering, en haalt gasten en mensen van de pers op die zich bij de receptie melden.

Dit gaat haar goed af, maar door tijdgebrek lukt het niet altijd om alles te checken.

De vorige keer vertrouwde ze op haar baas toen hij zei dat hij zelf de presentatie en muziek op de laptop had gezet en dat zij niets anders hoefde te doen dan een knopje indrukken. Maar hoe ze tijdens de presentatie ook op dat icoontje drukte, de jaarcijfers verschenen niet.

De nacht voor een nieuwe bijeenkomst schrikt ze wakker: heeft ze deze keer wel alles gecheckt? Het zal toch niet weer misgaan, zoals de vorige keer? Tegelijkertijd speelt een andere angst: kan ze alle vragen beantwoorden die de gasten stellen als ze hen ophaalt?

Vanaf wanneer is het bedrijf ook alweer beursgenoteerd en waarom? Haar hart gaat als een wilde tekeer en het zweet breekt haar uit. Van slapen komt niets meer.

ANGST VOOR MISLUKKING Tussen de tien en twintig procent van de volwassenen worstelt met faalangst, een disproportionele angst voor mislukking.

16

|

december 2014

Soms remt die angst mensen zelfs in hun presteren. Als dat het geval is, als de angst geen reële grond heeft en iemand psychisch en sociaal in problemen brengt, is het echt een angststoornis.

Waar komt faalangst vandaan? Tien tegen één dat je er als dreumes, toen je leerde lopen, nog geen last van had. Je trok jezelf op, ging staan... en plofte weer neer. Aarzelend en trots zette je je eerste stapjes. Je vader en moeder vonden je geweldig en moedigden je aan. Kirrend van enthousiasme liet je je vallen in de twee uitgespreide armen die je opvingen. En steeds liep je weer iets verder.

Fantastisch toch, wat je presteerde?

Het applaus neemt af als je opgroeit. Je vader of moeder vindt ineens niets meer goed genoeg, een spreekbeurt mislukt, je bloost voor de klas, je krijgt een boze opmerking van de leraar die niet weet dat je dyslectisch bent. Als deze ervaringen of je eigen te hoge eisen aan jezelf zorgen voor negatieve gedachten – bijvoorbeeld dat

anderen vast denken dat je dom bent – kan dat leiden tot faalangst.

ONDERPROFILEREN Het gevolg van Sylvia’s faalangst is dat ze weinig risico neemt. Ze durft geen projecten naar zich toe te trekken waardoor ze opvalt. Ze blijft steken in een onderdanige en dienstbare rol. En dat is jammer, want ze heeft talent, ze is goed in haar werk, slim en scherp. Ze heeft zelfs leidinggevende capaciteiten. Maar stel dat haar baas over twee jaar vertrekt, geen denken aan dat ze zich aanbiedt als opvolgster.

STRESS IS OKÉ De tip die je wel eens krijgt om dan ‘gewoon te stoppen met stressen’, is onzinnig. Nog los van het feit dat het zo simpel niet is, heb je enige spanning ook nodig om te kunnen presteren. Stress verhoogt je concentratie en zet je op scherp. Maar soms slaat spanning om in angst en is deze zo heftig dat je lichaam op hol slaat. Als dat Sylvia overkomt tijdens het ophalen van gasten, klapt ze dicht.

‘Dat je vader er ooit uitflapte dat je een sukkel bent, wil niet zeggen dat het waar is’

‘Toen je als dreumes leerde lopen had je geen last van faalangst’ HOE BESTRIJD JE FAALANGST?

je werk of je zelfbewuster gedragen, geef

naar je vader of moeder die al klaarstond

dan niet op. Zie jezelf als die peuter die valt

met gespreide armen om je op te vangen. Te

1. STOP DE INNERLIJKE CRITICUS

en het steeds opnieuw probeert. Probeer

veel stilstaan bij belemmeringen of fouten

Noteer je faalangstgedachten en daag ze

plezier te hebben in wat je doet en niet om

remt af. Besteed meer tijd aan wat voor je

uit door je kritisch af te vragen of ze waar

wat het je oplevert: status of meer geld.

ligt en wat je wilt.

zijn, of je je doel ermee bereikt en of ze je niet onnodig in conflict brengen met jezelf

Kijk welke tip je het meest aanspreekt en 4. VERTROUW OP JE EIGEN KRACHT

oefen ermee. Sylvia beleefde het meeste

of met een ander. Wie zegt dat je een suk-

Breng in kaart wat je sterke en zwakke kanten

plezier aan het herschrijven van haar

kel bent? Dat je vader dat er ooit eens uit

zijn. Verwoord de goede kant van je zwakke

geschiedenis. Een zelfbewust verhaal maken

ongeduld heeft uitgeflapt, wil niet zeggen

kanten. Je let soms te veel op details en werkt

van je verleden, bevrijd je van overbodige

dat het waar is. Ook al maak je fouten, je

daardoor langzamer dan een ander, maar je

ballast. Je leert kritische en soms destruc-

bent oké zoals je bent.

kracht is dat je zorgvuldig bent. Besef dat je

tieve opvattingen over jezelf te relativeren

om hulp mag vragen wanneer je ergens min-

en word je meer bewust van je mogelijk-

der goed in bent. Daardoor word je niet weg-

heden en je wensen. Sylvia ging in deeltijd

gevaagd, je sterke kanten blijven overeind.

psychologie studeren, is daar inmiddels mee

2. HERSCHRIJF JE GESCHIEDENIS

Als je in de vakantie tijd hebt, herschrijf dan de momenten in het verleden die mede verantwoordelijk zijn voor het ontstaan van

klaar en gaat nu de opleiding praktijkon5. KIJK VOORUIT

dersteuner bij de huisarts volgen. Daarmee

je faalangst. In plaats van de kritiek die je

Als peuter leerde je niet te lopen door bang

schept ze kansen op leuk werk naast haar

daadwerkelijk (of in je verbeelding) kreeg,

te zijn voor het vallen. Nee, je keek vooruit

secretaressebaan.

krijg je complimenten voor de dingen die je maakte, het opstel dat je schreef. Je brein maakt geen onderscheid tussen een ware gebeurtenis en een bedachte. Dus benut dat zo eens ten positieve.

WIE?

Carien Karsten is psychotherapeut, managementcoach en auteur van boeken, waaronder Omgaan met burn-out en Daar ga ik weer! In september verscheen Tot hier en niet verder, in 9 stappen uit je stress en burn-out over de

3. GEEF NIET OP

wederzijdse invloed van stress in privéleven en werk, met

Als je echt graag iets wilt bereiken,

handvatten om stress te voorkomen en te verminderen.

bijvoorbeeld een opleiding volgen naast

Zie ook www.tothierennietverder.nu

december 2014

|

17

COMMUNITY

OPLEIDINGEN POWERASSISTANT IN CONTROL 15 DECEMBER, UTRECHT

NIEUWE OPLEIDINGEN 2015

Je zult versteld staan van wat het je oplevert als je leert

DE MANAGEMENTASSISTENT ALS LINKING PIN

om de juiste keuzes te maken, minder tijd te besteden aan

Jij vormt regelmatig de schakel in de communicatie tussen je manager en je

onnodige zaken, geen tijd meer te verliezen aan frustraties

collega’s en vice versa. Maar hoe krijg je dat voor elkaar als steeds minder

en de verantwoording te leggen waar deze hoort.

collega’s dagelijks naar kantoor komen en dus summier met jou in contact staan, je manager incidenteel tijd vrij kan maken om jou bij te praten, er

PROJECTMANAGEMENT

steeds meer informatie op je afkomt waaruit jij de voor jouw functie relevante

15, 29 JANUARI EN 12 FEBRUARI 2015, UTRECHT

gegevens moet halen, er steeds meer communicatiemiddelen in de organisatie

Tijdens deze training krijg je de vaardigheden aangereikt

worden gebruikt en de agenda’s van alle collega’s steeds voller raken?

waarmee je als projectassistente of projectsecretaresse je

De oplossing is: het creëren van overzicht door het gebruiken van het linking-

projectteam actiever en effectiever kunt ondersteunen.

pinmodel!

PERSOONLIJK LEIDERSCHAP

LEAN OP HET SECRETARIAAT

22 JANUARI EN 5 FEBRUARI, UTRECHT

Lean is een filosofie en vooral een manier van werken waarbij alles en iedereen

Of je nu wel of geen medewerkers aanstuurt; iedereen

in de organisatie zich richt op het creëren van waarde en het elimineren van

heeft persoonlijk leiderschap nodig. De manier waarop je

verspillingen. Wil jij ook op het secretariaat volgens het LEAN principe werken?

je leven richting geeft, heb je namelijk zelf in handen.

In deze training leer je hoe je toegevoegde waarde biedt op de meest efficiënte manier.

TEAMLEIDER SECRETARIAAT 22 JANUARI, 12 FEBRUARI EN 12 MAART 2015, UTRECHT

SELF MANAGEMENT REPORT

Als teamleider van het secretariaat ben je gesprekspartner

Weet je nog niet precies wat je sterke en je ontwikkelkanten zijn? Weet je nog

voor het management, leider van je team en heb je ook je

niet wat je uitdagingen als managementassistent zijn, welke switch je (mogelijk)

eigen werkzaamheden. In deze training leer je dat allemaal

moet maken? Komt er binnenkort weer een Persoonlijk Ontwikkelingsgesprek

te managen.

aan en weet je niet wat je daarin over jezelf moet zeggen? In deze training ga je daar diepgaand mee aan de slag.

POWERSECRETARESSE DIGITAAL Zelfs als je denkt een doorgewinterde digitale gebruiker

JIJ ÉN JE VAARDIGHEDEN IN ÉÉN DAG KLAAR VOOR DE TOEKOMST!

te zijn, valt er nog heel wat bij te leren. 70 procent van de

Organisaties veranderen, en dat heeft ook effect op jouw manier van werken

toepassingen is wel bekend, maar de echte winst zit vaak

en functioneren. Wanneer je weet wat er verandert en wat dit betekent voor je

in die 30 procent ‘verborgen mogelijkheden’. Speciaal

werkplek, manier van communiceren, vergaderen, samenwerken en plannen,

daarvoor is deze training ontwikkeld: maak van jezelf in

zul je er beter mee om kunnen gaan. Dus geen weerstand tégen veranderen,

één dag een digitale expert.

maar met vertrouwen mééveranderen met de eisen van deze tijd. Speciaal

3 FEBRUARI 2015, UTRECHT

daarvoor is deze training ontwikkeld. ma

FUTURE PROOF PROFESSIONAL

In Future Proof Personal werk je aan je

3 FEBRUARI 2015, UTRECHT

persoonlijke perfermance, leer je proactief

Veranderingen in het werkveld doen vooral een beroep

plannen en overtuigd optimaliseren.

op je organiserend, communicatief en samenwerkend

Kortom: Future Proof Personal geeft

vermogen. Deze training stoomt je klaar voor de

vooral een boost aan je organiserend,

toekomst.

communicatief en samenwerkend

g

OF Personal FUTURE PRO Utrecht 12 februari 2015, plannen Proactief optimaliseren Overtuigd performance Persoonlijke onal OF Professi FUTURE PRO Utrecht 3 februari 2015, nwerken Soepel same f communiceren Constructie iseren organ Optimaal

vermogen.

FUTURE PROOF PERSONAL 12 FEBRUARI 2015, UTRECHT

Om in de toekomst optimaal te kunnen ondersteunen, zul je ook jouw persoonlijke skills future proof moeten maken.

Kijk voor het volledige programma en andere

In deze training ga je aan de slag met proactief plannen,

nieuwe trainingen op managementsupport.

overtuigd optimaliseren en je persoonlijke performance.

nl/opleidingen

18

|

december 2014

heden Jij én je vaardig ture Proof in één dag Fu en: ie en inschrijv Meer informat pleidingen tsupport.nl/o managemen n

31-10-14 08:47

TEST JEZELF: DOE DE COMPETENTIESCAN

CARRIÈRE IN DEELTIJD

Wil je weten hoe je scoort op de 10 belangrijkste

Een secretaresse die in deeltijd

competenties die een managementondersteuner

werkt, kan een flitsende carrière wel

in huis moet hebben en wat de competenties zijn

vergeten.

die belangrijk zijn voor jouw toekomst?

Doe dan de competentiescan op managementsupport.nl/competentiescan en kijk waar voor jou in 2015 de verbeterpunten liggen.

15%

Mee eens. Carrière maken begint bij een baan van minimaal 40 uur per week.

53%

Daar ben ik het niet mee eens. Als je blijft investeren in jezelf en jezelf blijft ontwikkelen in je vak, kun je wel degelijk carrière maken.

HIJ IS ER WEER:

OPLEIDINGENGIDS 2015

32%

Ik ga niet voor een flitsende carrière, ik wil gewoon leuk werk.

Bij dit nummer is de Opleidingengids 2015 bijgesloten. Hierin vind je volop inspiratie om je verder te ontwikkelen. Je hebt keuze uit meer dan 50 opleidingen. Bepaal zelf waar je het accent legt:

(Er hebben 317 mensen gestemd)

praktisch, persoonlijk of professioneel.

WILLEN JE COLLEGA’S OOK AAN HUN TOEKOMST WERKEN?

Op managementsupport.nl/opleidingen kunnen zij een (gratis) exemplaar van de gids aanvragen.

PORTFOLIO MANAGEMENT SUPPORT OPLEIDINGEN keuze uit meer dan 50 onderwerpen.

Ook incompany VAKBASE uitgebreide online informatie op jouw vakgebied E-MAILNIEUWSBRIEF gratis iedere dinsdag in je mailbox SOCIAL MEDIA LinkedIn, Facebook, Twitter BOEKEN meer dan 100 titels WEBSITE nieuws, checklists, taalvragen en meer: www.managementsupport.nl

december 2014

|

19

ONDERZOEK TEKST JOHAN VAN DAM | BERENSCHOT

De salarissen van secretaressen stegen in 2013 een klein beetje, jullie arbeidsmarktpositie verbetert licht. Maar zolang de economie niet stevig aantrekt blijft het aanmodderen, blijkt uit ons jaarlijkse salarisonderzoek.

Salarisonderzoek 2014 Het blij aanmodderen

D

Dat blijkt uit het jaarlijkse salarisonderzoek van Management Support en bureau Berenschot. Daarin vroegen we jullie naar de hoogte van je inkomen in 2013, de verwachte stijging of daling daarvan dit jaar, je arbeidsvoorwaarden en je arbeidsmarktpositie.

e Nederlandse economie sleept zich vooruit, echt feestelijk wil het maar niet worden sinds in 2008 de crisis uitbrak. Met veel slagen om de arm voorspelt het kabinet dat 2014 gunstig uitpakt voor de economie en voor je portemonnee. Die slagen om de arm hebben te maken met de onzekerheid in de wereld: door de internationale onrust kan de economie minder hard groeien.

Deze voorzichtige prognose ligt in lijn met de ontwikkeling van de salarissen: jullie denken er in 2014 een magere 1,1 procent op vooruit te gaan, ongeveer net zoveel als jullie er in 2013 bij kregen. Gelukkig is de verwachte inflatie ook laag: tot nu toe ongeveer 1 procent. Dat betekent dat jullie koopkracht, voor het eerst sinds 2010, iets zou verbeteren.

Van de acht secretaressefuncties die we in dit onderzoek onderscheiden, stegen de lonen van de personal assistant in 2013 met 2,1 procent het meest. Ook de afdelingssecretaresse ‘deed het goed’ met 1,6 procent meer salaris. De secretaresse van een lid van de raad van bestuur kwam er het slechtst af met een stijging van slechts 0,6 procent. Alle deze onderzochte groepen gingen er overigens in koopkracht op achteruit, omdat de inflatie in 2013 nog 2,5 procent was.

Mijn inkomen is het afgelopen jaar gestegen met … %

Stijging in 2013

Verwachte stijging 2014

Secretaresse voorzitter RvB/ hoofddirectie

1,0 %

0,9 %

Secretaresse lid RvB / hoofddirectie

0,6 %

0,5 %

Directiesecretaresse

1,0 %

1,6 %

Afdelingssecretaresse

1,6 %

1,2 %

Secretaresse

0,8 %

0,8 %

Managementassistent

0,9 %

1,1 %

Officemanager

1,1 %

1,1 %

Personal Assistant

2,1 %

1,7 %

20

|

december 2014

TSJ 2013

Gemiddelde leeftijd

Gemiddeld aantal dienstjaren

Secretaresse voorzitter raad van bestuur

€ 48.900,-

51 jaar

7

Secretaresse lid raad van bestuur

€ 43.500,-

41 jaar

5

Directiesecretaresse

€ 45.700,-

48 jaar

8

Afdelingssecretaresse

€ 36.000,-

41 jaar

5

Secretaresse

€ 36.900,-

46 jaar

7

Managementassistent

€ 41.900,-

46 jaar

7

Officemanager

€ 40.600,-

44 jaar

6

Personal Assistant

€ 45.400,-

48 jaar

6

In de tabel hierboven kun je zien hoe hoog de salarissen in 2013 per functiegroep gemiddeld waren. We vroegen deelnemers aan het onderzoek naar hun totale jaarsalaris, dus inclusief bonussen en andere variabele beloningen. De cijfers zijn gebaseerd op een 40-urige werkweek.

Positie op de arbeidsmarkt

Beter

Slechter

Gelijk

Secretaresse voorzitter raad van bestuur

6%

24%

71%

Secretaresse lid raad van bestuur

2%

9%

89%

Directiesecretaresse

7%

29%

64%

Afdelingssecretaresse

15%

38%

46%

Secretaresse

10%

27%

63%

Managementassistent

8%

33%

59%

GEWILD OP DE ARBEIDSMARKT? 16 procent van de deelnemers aan het onderzoek vindt dat haar positie op de arbeidsmarkt het afgelopen jaar is verslechterd. Ze vinden hun vaardigheden minder aantrekkelijk geworden voor hun huidige of mogelijk andere werkgevers, vaak vanwege hun leeftijd (iets dat overigens wettelijk verboden is). Vorig jaar meende maar liefst een derde van de secretaressen dat haar arbeidsmarktpositie erop achteruit was gegaan.

Officemanager

15%

24%

61%

Personal Assistant

31%

19%

50%

‘Ruim een derde van de secretaressen wil een hoger salaris’

december 2014

|

21

ONDERZOEK

Hoogte

Hoogte

eindejaars-

eindejaars-

uitkering in %

uitkering in €

Totaal

40

1669

de functiegroep die daar het dichtst bij in de buurt komt. Is

Secretaresse vz RvB

58

2250

er een groot verschil tussen jouw salaris en de gemiddelden

Secretaresse lid RvB

42

2050

in dit onderzoek? Misschien moet je dan aan de bel trekken

Directiesecretaresse

52

1700

bij je werkgever, maar voordat je dat doet, lees dit eerst:

Afdelingssecretaresse

30

1745

in dit onderzoek onderscheiden we acht soorten secretares-

Secretaresse

44

983

Managementassistent

53

1625

Officemanager

7

2641

Personal Assistant

19

600

DIT ONDERZOEK EN JOUW SALARIS De uitkomsten van dit onderzoek kun je vergelijken met je eigen salaris. Als jouw functie(naam) er niet bijstaat, kies je

sefuncties, maar in de praktijk zijn de verschillen binnen zo’n functiegroep nog steeds erg groot. De ene secretaresse heeft hr-taken, beheert de website of stuurt een aantal mensen aan, terwijl een ander uitsluitend ondersteunend werk doet. Dat heeft invloed op de waardering van de functie en daarmee het salaris. Daarbij tellen het aantal dienstjaren en het aantal jaren werkervaring natuurlijk een rol. Neem die factoren dus mee als je gaat vergelijken.

Hoogte

Hoogte

bonus

bonus

in %

in €

Totaal

21

972

Secretaresse vz RvB

32

1117

Secretaresse lid RvB

25

1500

Directiesecretaresse

20

1200

Afdelingssecretaresse

11

400

Secretaresse

11

800

Managementassistent

25

1110

Officemanager

22

1375

Personal Assistant

38

1375

Hoogte winstuitkering in %

Hoogte winstuitkering in €

Totaal

13

825

Secretaresse vz RvB

16

1000

Secretaresse lid RvB

8

350

Directiesecretaresse

11

800

Afdelingssecretaresse

4

300

Secretaresse

14

900

Managementassistent

9

900

Officemanager

21

1738

Personal Assistant

19

800

Jullie geven verder aan dat het lastig is om binnen de zorg en bij ministeries werk te vinden. Ook hebben de automatisering en het gegeven dat managers steeds meer zelf moeten doen een negatieve invloed op de positie van secretaressen.

Het merendeel vindt dat haar positie gelijk is gebleven, 7 procent ervaart een verbetering. De personal Assistant is het meest positief, vooral vanwege haar hogere loon en gevolgde opleidingen.

We vroegen jullie ook wat er beter kan in je arbeidsvoorwaarden. Ruim een derde wil het liefst een hoger salaris. Andere wensen zijn: meer opleidingen en meer flexibiliteit.

VARIABELE BELONING Naast het reguliere loon (vast salaris en vakantiegeld) krijgen velen van jullie ook nog andere beloningen zoals een eindejaarsuitkering, bonus of winstuitkering. In de tabellen hierboven zie je hoe vaak ze in 2013 per functiegroep voorkwamen en hoe hoog ze waren.

EINDEJAARSUITKERING De eindejaarsuitkering of dertiende maand is een percentage van het verdiende loon dat je eens per jaar, meestal in december, krijgt uitbetaald. Veel werkgevers voerden deze uitkering in om de lonen te kunnen verhogen zonder hogere pensioenlasten te hoeven betalen, want deze uitkering is meestal niet pensioengevend. Bij sommige bedrijven krijg je alleen een dertiende maand als er dat jaar winst is gemaakt.

BONUS Bij een bonus worden geleverde prestaties omgezet in een geldbedrag. Je moet elk jaar opnieuw laten zien dat je je

22

|

december 2014

LABELS PRINTEN VIA HET DRAADLOZE NETWERK Aan het salarisonderzoek namen dit jaar 407 secretaressen

EN VANAF MOBIELE APPARATEN

deel met een gemiddelde leeftijd van ruim 44 jaar.

6,5 procent van hen is man. De respondenten werken gemiddeld zeven jaar voor hun huidige werkgever. De hoogstgenoten opleiding is voor de meesten hbo (43 procent), gevolgd door mbo (29 procent) en havo (12 procent).

bonus verdient. Soms wordt die uitgekeerd op basis van een groepsprestatie. De bonus komt vooral voor in de profit sector (bijvoorbeeld zakelijke dienstverlening of industrie).

WINSTUITKERING De winstuitkering is een collectieve beloning op basis van behaalde winst van een bedrijf, bedoeld om medewerkers wat extra’s te geven als het goed gaat. Deze vorm van belonen komt alleen maar voor in de profit sector.

VOORUITZICHTEN 2015 Wordt het in 2015 eindelijk beter? Als de looneis van de FNV (900 euro loonstijging) wordt overgenomen bij alle werkgevers betekent dit voor jullie, met een gemiddeld inkomen van 41.000 euro, een salarisstijging van 2,1 procent. Maar de invloed van de vakbonden op de lonen verschilt sterk per bedrijf. Bovendien hebben de bonden andere doelen dan alleen het loon. De FNV vindt het behoud van werk en het verbeteren van de arbeidsverdeling (vrije tijd, levensloop en dergelijke), zo belangrijk dat het zijn looneis wellicht (deels) inslikt in ruil voor verbetering op deze vlakken.

Dat wordt nog een felle strijd met werkgevers, die voorlopig liefst de lonen laag houden omdat ze hun crisiswonden nog aan het likken zijn en daarnaast vooral inzetten op flexibele arbeid (ontslagmogelijkheden, tijdelijke aanstellingen), zodat ze sowieso meer grip hebben op de kosten van werknemers.

Hoeveel ruimte er is, zal uiteindelijk afhangen van de economie. Het CPB verwacht een iets grotere stijging in 2015, namelijk 1,5 procent. Maar hoe goed en slim de modellen van het CBP ook zijn, economie is geen exacte wetenschap. <

Johan van Dam is consultant bij Berenschot, het

Wi-Fi

Mobiel

www.brother.nl/labelprinters

Een professioneel resultaat Creëer snel professionele labels en etiketten voor enveloppen, dossiermappen, documenten, dvd’s en vele andere items met een draadloze Brother labelprinter. Sluit de labelprinter eenvoudig aan op uw PC of Mac, of verbindt deze met uw bestaande draadloze netwerk. Print vanaf alle computers in het kantoor direct vanuit Microsoft Word, Excel of Outlook. Via de professionele ontwerp software kunt u razendsnel labels met afbeeldingen, logo’s en barcodes ontwerpen en printen.

Brother iPrint&Label app Daarnaast kunt u via de gratis Brother iPrint&Label app ook direct labels printen vanuit uw Android of Apple smartphone of tablet. Deze handige app is zeer eenvoudig in gebruik en zoekt automatisch in uw draadloze netwerk naar ondersteunde Brother labelprinters.

bureau waarmee Management Support het jaarlijkse salarisonderzoek uitvoert. Hij analyseerde de resultaten en verwerkte die in dit artikel. “Het aantal respondenten is deze keer jammer genoeg lager dan andere jaren.

Ik wil dan ook alle lezers oproepen om volgend jaar deel te nemen aan het salarisonderzoek, zodat we je zo nauwkeurig mogelijk kunnen vertellen wat je verdient.”

december 2014

|

23

BRANDCHECK TEKST JOCELYN REBBENS | WWW.REBBELS.COM

Hoe profileren managementondersteuners zich online en op de werkvloer? Jocelyn Rebbens bekijkt deze maand de personal brand van Danny van de Riet. ‘Danny heeft helikopterview, kan tien ballen tegelijk in de lucht houden en gedijt het beste als ze grip heeft.’

‘MIJN DOEL IS HET BINDEND ELEMENT TE ZIJN’

9

INTERVIEW

Danny heeft een brede commerciële achtergrond,

spreekt diverse talen vloeiend en rolde veertien jaar geleden het secretaressevak in. In haar vorige baan GECHECKT:

volgde zij een aantal gerichte opleidingen, onder andere

Danny van de Riet, 39 jaar

op HR-gebied. Danny is graag een ‘spin in het web’.

HR Executive Assistant bij Boskalis

“Ik wil betrouwbaar en benaderbaar overkomen, en dat men weet dat ik meedenk in oplossingen. Collega’s moeten op mij af durven stappen en niet schromen me

EERSTE INDRUK

8

iets te vragen. Mijn doel is het bindend element te zijn tussen mijn manager – de Corporate HR Director – en de rest van het bedrijf. Bij Boskalis werken wereldwijd 11.000 mensen, dus velen hebben mijn manager op een bepaald moment in hun carrière nodig. En hierdoor komen ze ook op mijn pad, want ik ben het eerste contact

De eerste keer dat ik Danny ontmoet, is tijdens een netwerk-

naar hem.” Verder maakt Danny goede planningen en

borrel. Ook daar ‘brand’ je jezelf… Ze is een lange, blonde,

lijstjes en wil ze alles onder controle hebben.

mooie verschijning met heel bijzondere ogen. Ze maakt meteen sterk oogcontact en komt dus ‘binnen’. We raken gezellig

Danny zei een halfjaar geleden ‘ja’ tegen deze baan.

aan de praat en ze blijkt spontaan en toegankelijk. Maar ze is

Daarvoor werkte ze bij Dockwise, een bedrijf dat Boskalis

ook beschouwend: niets van wat er om haar heen gebeurt

heeft overgenomen, ook als HR Executive Assistant. Ze

ontgaat haar. In het begin blijft ze wat algemeen; Danny laat

werd onder andere gevraagd voor deze functie vanwe-

niet direct het achterste van haar tong zien. Ik word nieuws-

ge haar opgeruimde karakter, haar professionaliteit en

gierig en wil Danny graag beter leren kennen.

doortastendheid. Haar persoonlijke pr heeft onbewust het werk gedaan.

Personal Brand volgens Danny: Enthousiast – betrouwbaar – daadkrachtig – humor – levensgenieter – professioneel – assertief – proactief – gedreven – vooruitziende blik – niet in één hokje te plaatsen – dienstverlenend – snel

MEEDOEN? Ben jij benieuwd hoe jij als Personal Brand overkomt, hoe je daar je voordeel in je werk mee kunt doen?

Meld je dan aan bij hoofdredacteur Vera Bot: verabot@vakmedianet.nl.

Wij maken per editie een selectie.

24

|

december 2014

‘Ik wil betrouwbaar en benaderbaar overkomen’

Wat ook bijdroeg aan haar competenties was een training ‘Persoonlijk leiderschap’ die ze een jaar geleden volgde. En de manier waarop ze binding houdt binnen haar organisatie, door bijvoorbeeld op eigen initiatief aanwezig te zijn bij de HR-dagen. Danny loopt zoveel mogelijk bij collega’s binnen of belt ze op. Ze is snel vertrouwd met mensen. Ze weet hoe ze verschillende mensen moet benaderen en zet dat in om zaken voor elkaar te krijgen. Ze neemt initiatief en beslist snel. Ze vertrouwt hierin op zichzelf en haar kunde. Danny blijft op het netvlies door haar oprechte interesse in de mens achter de collega. En haar collega’s zijn daardoor ook in haar geïnteresseerd. “Dat is een wisselwerking.”

Danny krijgt van vorige leidinggevenden en collega’s als feedback terug dat ze helikopterview heeft, tien ballen tegelijk in de lucht kan houden en het best gedijt als ze grip heeft. Ze heeft dingen vaak al geregeld voordat iemand haar kon vragen om dat te doen, omdat ze

‘Collega’s moeten niet schromen mij iets te vragen’

7

ONLINE CHECK

Danny is zakelijk goed zichtbaar en meteen vindbaar op LinkedIn. Ze heeft een serieus profiel met een behoorlijk aantal connecties, mooie opleidingen en werk-

ervaring, een persoonlijke en mooie foto.

vooruitdenkt. Ze krijgt ook te horen dat er ‘meer achter

Suggesties om haar profiel sterker te

die lange blonde zit’ dan sommige mensen in eerste

maken zijn haar persoonlijke samenvat-

instantie denken. Doel van Danny is gedreven te blijven

ting, uitwerking van haar rol, haar talent

in wat ze nu doet en zich persoonlijk te blijven ontwikke-

en projecten bij haar werkgevers. Verder

len. Ze verwacht nog genoeg uitdaging in haar huidige

is er zowel zakelijk als privé weinig

functie. Ze wil graag nóg meer het verlengstuk zijn van

vindbaar van Danny. Geen activiteiten

haar executive, in plaats van gezien te worden als ‘de

binnen het vak of commissies erbuiten.

assistente van’.

Ik vind alleen een vermelding op Breda Netwerk en Club 076; een evenement in Breda. Ze heeft een actief Facebookaccount maar heeft dat goed be-

TIPS

schermd zodat ik daar niet bijkom.

OFFLINE & ONLINE VERSTERKING PERSONAL BRAND Danny valt op als personal brand. Ze steekt boven het maaiveld uit. Zowel innerlijk als uiterlijk. Ze moet wel de kans krijgen om haar persoonlijkheid tot zijn recht te laten komen. Mensen reageren doorgaans snel op uiterlijk en doen aannames.

Jocelyn Rebbens is

Als een vrouw qua uiterlijk positief opvalt, ‘zal ze wel niet zo

eigenaar van ReBBels en

intelligent zijn’. Mijn advies aan Danny is: blijf vertrouwen op

trainer bij Management

je persoonlijkheid en deskundigheid, en blijf vooral vrouwelijk

Support. Zij geeft trainingen,

en jezelf. Danny kiest er bewust voor om haar privé-activiteiten

workshops en coaching op het

op social media te beveiligen en dat vind ik een verstandige

gebied van personal branding,

keuze. Zeker als je een aantal naamgenoten hebt. Als suggestie

effectieve communicatie en

zou je, naast het verder uitwerken van je LinkedInprofiel, een

praktische bedrijfspsychologie.

domeinnaam kunnen registreren met je voor- en achternaam.

Bekijk de trainingen op

Je weet nooit of je nog eens onder eigen titel commerciële

www.managementsupport.nl/

activiteiten wilt ontplooien.

opleidingen

december 2014

|

25

VICKY MARIJNEN - COLUMN

DURF TE VRAGEN ‘Help jezelf door hulp te vragen

Als managementondersteuner of secretaresse is anderen helpen één van je kerntaken.

Daarmee lever je ongetwijfeld een heel waardevolle bijdrage. Maar vraag je zélf wel eens om hulp als je met een dilemma of probleem worstelt, als je ergens tegenaan hikt of niet goed weet hoe je een bepaalde klus moet aanpakken?

Ik denk dat iedereen wel eens zo’n worsteling heeft op z’n tijd en dat is ook menselijk.

Maar wat me fascineert is dat we in die gevallen vaak de neiging hebben om dat hardnekkig bij onszelf te houden. Er niet over te praten met anderen, laat staan om hulp te vragen.

We mogen iets pas delen als het gelukt is, maken we onszelf wijs. Terwijl niemand van ons Super(wo)man is.

Waarom mogen wij geen hulp zoeken? Voelen we ons bezwaard om tijd en inspanning van anderen te vragen, vinden we dat we het zelf moeten kunnen? Maar we weten toch dat 1 + 1 3 is? Dat je, gebruikmakend van elkaars talenten, kennis, netwerk en frisse blik, veel sneller en makkelijker ergens komt dan wanneer je alles in je eentje doet? En: dat je het zelf vaak juist leuk en fijn vindt om te helpen als een ander jou daar om vraagt…

Laatst moest ik een voorstel schrijven voor een nieuwe klant, voor een groot, nieuw project.

Het lukte me niet om eraan te beginnen, ik bleef ertegenaan hikken omdat ik het lastig vond mijn plan goed op papier te krijgen. Ik aarzelde in eerste instantie om het met iemand te delen, maar besloot dat tóch te doen. Ik kreeg direct inspiratie van mijn gesprek met deze collega.

Hij deed verschillende waardevolle suggesties en wilde me zelfs helpen om het voorstel goed te verwoorden. Voor mij rustig een halve dag werk, hem lukte het in een uurtje. En zo was mijn hiccup als sneeuw voor de zon verdwenen. Ik kon door, met dank aan de ander.

Daarom zeg ik (tegen mezelf en tegen jou): durf te vragen. Want natuurlijk moet je je werk zelf doen, maar zeker niet alleen. Zit je met een dilemma, zie je door de bomen het bos niet meer?

Help jezelf dan door hulp te vragen. Je zult er zeker baat bij hebben en bedenk: een ander helpt je graag!

Vicky Marijnen is zelfstandig trainer & coach. Zij begeleidt individuen met loopbaanvragen en thema’s rondom persoonlijke effectiviteit. Daarnaast is zij facilitator en coach voor teams die willen groeien door het ontdekken, ontwikkelen en waarmaken van hun maximale potentieel.

Haar levensmotto: haal eruit wat erin zit en verras jezelf! www.vickymarijnen.nl

26

|

december 2014

S P E L L I N G - E N TA A LT I P S TEKST JUDITH WINTERKAMP | WWW.COMMUNICATIEF.INFO

NAVIGEER IK MET TOMTOM MET tomtom OF MET Tomtom?

Tijdens de spellingtraining Kei in taal stelden de

zeggen dat het de ‘eigennaam’ is van

cursisten interessante taalvragen. De mooiste vind je in

het product. Net zoiets als de naam

deze Spelling- en Taaltips.

van een persoon. Dus:

Hoe vervoeg ik het Engelse werkwoord handlen?

Mijn Fiat rijdt heerlijk.

Of moet ik handelen schrijven?

In Ikea kan ik uren rondneuzen.

De beste vervoeging van handlen is: hij handlet, wij handlen en wij hebben gehandled. Dus zonder die tussen-e.

Hierdoor behoudt het z’n ‘Engelse’ uitspraak, zoals in to handle. Gebruik liever niet handelen omdat lezers dat snel verwarren met het Nederlandse werkwoord handelen.

Handlen staat trouwens niet in het Groene Boekje. Maar daar komt volgend jaar waarschijnlijk verandering in. Dan verschijnt de herziene Woordenlijst Nederlandse Taal.

Zelfs voor een bedrijf is het soms lastig om consequent te zijn

Met Cees werk ik graag samen.

Maar een blik op mijn eigen tomtom laat zien dat de makers van het apparaat er zelf voor gekozen hebben om tomtom met kleine letters te schrijven.

Het bedrijf is in dit geval de baas.

Omdat tomtom zijn eigen merknaam

Volgens mij krijgt een woord dat eindigt op een -y in het

zonder hoofdletters schrijft, nemen we

meervoud een ‘s. Maar hoe zit dat dan met displays?

dat over. Staat tomtom aan het begin van de zin, dan moet je het natuurlijk

Woorden die op een y eindigen, krijgen in het meervoud in-

wel met een hoofdletter schrijven.

derdaad ’s. Een paar voorbeelden: hobby’s, baby’s en penny’s.

Maar dat geldt niet als voor die -y een klinker staat, bijvoor-

Maar zelfs voor een bedrijf is het soms

beeld een -o-, zoals in cowboy. Dan zet je de meervouds-s di-

lastig om consequent te zijn. Zo schrijft

rect vast aan het woord, dus cowboys. Vandaar dat displays

de Belgische verzekeraar ageas zijn

de juiste meervoudsvorm is.

TAALTEST

naam in het logo met een kleine letter.

Op de site staat Ageas echter met een

Ik twijfel altijd of ik tomtom, TomTom of Tomtom moet

Wat is de juiste

hoofdletter. Waar kies je dan voor?

schrijven. Hoe doe ik het juist volgens de regels van het

meervoudsvorm?

Ik adviseer je in dat geval de hoofdlet-

Groene Boekje?

Op pagina 31 vind je de

ter over te nemen. Het logo kan im-

antwoorden.

mers ‘oud’ zijn. Je mag ervan uitgaan

In de zin Volgens mijn tomtom is het twee uur rijden naar

dat de inhoud van de site up-to-date is

Gent moet je tomtom met een kleine letter schrijven.

1. deejay’s of deejays?

en dus de meest recente schrijfwijze

Waarom? Tomtom is de merknaam van dit navigatiesysteem.

2. goodguy’s of goodguys?

van de naam Ageas laat zien.

Merknamen schrijf je doorgaans met een hoofdletter. Je kunt

3. whisky’s of whiskys?

4. volley’s of volleys?

Judith Winterkamp is eigenaar van Communicatief tekst en

5. glamourboy’s of glamourboys?

Tip Kies de spelling die een organi-

training en trainer bij Management Support.

satie hanteert op zijn eigen site.

Zij geeft onder andere trainingen op het

Staat het daar met een kleine let-

gebied van schriftelijke communicatie

ter? Neem dat dan over. Je weet

(www.managementsupport.nl/opleidingen).

dan zeker dat je het goed doet.

Heb je zelf een taalvraag?

Mail naar Judithwinterkamp@communicatief.info.

Maandelijks selecteert zij een aantal vragen die zij

Bronnen: www.onzetaal.nl

beantwoordt in deze rubriek.

www.woordenlijst.org

december 2014

|

27

TA A L K W E S T I E S TEKST THEO DE BOER | VAN DALE | WWW.VANDALE.COM

HOE BEREID JE JE OPTIMAAL VOOR?

DECEMBER DICTEEMAAND Voor taalliefhebbers geldt: december is dicteemaand. Om te beginnen is er het Groot dictee van de Nederlandse taal, daarnaast organiseren talloze bedrijven en organisaties een eigen dictee voor hun medewerkers. Hoe kun je je daarop voorbereiden? Plus tips voor als je zelf een dictee wilt organiseren.

Om een goed resultaat te behalen tijdens een dictee, moet je om

Schrijf -en- als het eerste deel van het

te beginnen de spellingregels kennen. Als professional beheers je

woord:

die natuurlijk. Toch is het nuttig om, als je echt wilt scoren, vooraf te oefenen. Dicteemakers zijn er namelijk op uit om je beentje

*) een zelfstandig naamwoord is dat

te lichten; dat is het spel. Ze stoppen hun dictee daarom vol met

niet op -e eindigt en een meer

voetangels en klemmen. Lastig, maar gelukkig is er in die valkui-

voud op -en heeft, of:

len wel een patroon te ontdekken. **) een zelfstandig naamwoord is dat WERKWOORDSPELLING

op -e eindigt en uitsluitend een

Elk dictee bevat een paar opgaven waarbij het erop aankomt een

meervoud op -n heeft.

werkwoordsvorm juist te spellen: met -d, -t of -dt. Hier volgen een paar ezelsbruggetjes voor gevallen waarin je twijfelt:

Schrijf in andere gevallen -e-.

Persoonsvorm: bij een werkwoord met een -d- erin (bv. rijden):

Het is daarom pannenkoek (pan ein-

als je twijfelt tussen -d en -dt, vervang het werkwoord dan door

digt niet op -e en heeft als meervoud

een ander werkwoord zonder -d- (bv. lopen).

pannen [*]), doventolk (dove eindigt op

Schrijf je daarin een -t, dan ook in het oorspronkelijke werkwoord:

-e en heeft als meervoud uitsluitend

hij loopt fi hij rijdt

doven en niet doves [**]) en gedach-

loop jij? fi rijd jij?

tegang (gedachte eindigt op -e en heeft twee meervouden: gedachten

Voltooid deelwoord: als je dit in gedachten verlengt, kun je horen

en gedachtes. Het valt daarom niet

of je -d of -t moet schrijven:

onder [**]).

dat heb ik niet zo bedoel? fi ik bedoelde dat niet zo fi dat heb ik niet zo bedoeld

(GEEN) NIEUWE SPELLING IN 2015

we hebben heerlijk gerelax? fi we relaxten fi we hebben gerelaxt

Om de tien jaar verschijnt er een nieuwe editie van de Woordenlijst

Gebiedende wijs: ook in het meervoud schrijf je geen -t achter de stam:

Nederlandse Taal, beter bekend als het Groene Boekje.

word wakker

In 2015 is het weer zover. Goed nieuws

rijd voorzichtig

voor dicteeliefhebbers: de Nederlandse Taalunie, verantwoordelijk

28

|

december 2014

TUSSEN-N

voor onze spelling, heeft laten weten

Ook dit is een favoriet van dicteemakers, vooral sinds 1995, toen

dat de regels ditmaal niet ingrijpend

de regels werden veranderd en woorden als pannenkoek er een

zullen veranderen en dat er vooral

-n- bij kregen. Die regels zijn niet zo makkelijk en kennen nogal

nieuwe woorden worden toegevoegd

wat uitzonderingen. Zorg dat je in elk geval de volgende hoofdre-

en fouten uit de vorige editie worden

gel paraat hebt:

rechtgezet.

uitentreuren ACCENTEN IN FRANSE WOORDEN

1. Geef de deelnemers een voorgedrukte tekst waarin ze al-

Nog een klassieker: schrijf je wel of geen accenten in woor-

leen de moeilijke woorden hoeven in te vullen. Dat bespaart

den van Franse herkomst? Het antwoord is: vaak niet. Als het

ze lamme handjes en de nakijkers zijn sneller klaar.

om ingeburgerde woorden gaat, schrijf je alleen een accent

2. Noem vooraf duidelijk de criteria: welke spelling hanteer

als je het woord anders verkeerd zou uitspreken.

je? Het meest gebruikelijk is: het Groene boekje en voor de woorden die daar niet in staan de Dikke Van Dale (of

Zonder accent: entrecote, rechaud, condoleance, debacle,

omgekeerd). Leg ook de overige spelregels uit (bv. dat je per

echec, surseance, controle

woord maar één fout kunt maken, of juist meer).

3. Verzoek de deelnemers om hun telefoons en andere ap-

Met accent: enquête, clientèle, defilé, paté, rosé, gênant,

paraten uit te zetten.

scène

4. Vraag de deelnemers om hun naam op hun dictee te zetten.

TYPISCHE DICTEEWOORDEN

5. Lees de tekst eerst integraal voor, vervolgens stukje voor

Maar de meeste winst in je voorbereiding behaal je niet door

stukje en aan het eind nogmaals integraal.

regels te leren, maar door domweg woordjes te stampen.

6. Bedenk van tevoren wat er moet gebeuren als twee per-

Van die typische struikelblokken die heel vaak terugkomen

sonen gelijk eindigen. Je kunt bijvoorbeeld een beslissende

in dictees. Wie straks echt wil schitteren, ontkomt er niet aan

extra opgave achter de hand houden.

om deze instinkers uit het hoofd te leren. Onderaan dit artikel

7. Maak alleen van de beste deelnemers (de top drie) het

staan vijftig bekende.

aantal fouten bekend. Het kan nogal confronterend zijn voor een collega als bekend wordt dat hij of zij 76 fouten heeft.

ZO ORGANISEER JE ZELF EEN DICTEE

Een dictee is een leuke, originele manier om een bedrijfsbijeenkomst op te luisteren, zeker aan het einde van het jaar.

Mensen houden ervan om in een ontspannen sfeer te worden uitgedaagd. Met na afloop een borrel om na te praten en MEER LEZEN?

elkaars fouten te bespreken. Een paar tips.

Op de site van Onze Taal staan spelregels en ook ruim drieduizend woorden om te oefenen: https://onzetaal.nl/taaladvies/advies/dictee-spelregels Nog meer oefenstof en andere weetjes vind je op:

‘De meeste winst in de voorbereiding behaal je niet door de regels te leren, maar door domweg woordjes te stampen’

Rijd jij, rijdt hij of rijd ik?

www.dictees.nl Voor de uitleg van de spellingregels: Van Dale Taalhandboek Spelling

VIJFTIG TYPISCHE DICTEEWOORDEN

abonnee– accommodatie – adellijk – althans – anekdote – barbecueën – cappuccino – chic – chique – choqueren - consciëntieus – eczeem – elektricien – enigszins– ervan uitgaan – – feeëriek – fietsster geenszins – ge-e-maild – gestrest – gewhatsappt – gynaecoloog – haastje-repje – impresario – in bonis kangoeroe – karamel – kordon – kwantum – labyrint – langeafstandsloper – liniaal – minuscuul – minutieus nochtans – onmiddellijk – per se – piramide – przewalskipaard – pyjama – quiz – rigoureus – seks – sieraad sliptong – staatsieportret – stiekem – te allen tijde – uitentreuren – vanjewelste – zo-even

december 2014

|

29

S O F T WA R E T I P S TEKST ROEL PEETERS

CLOUDDIENSTEN

BYE BYE HARDE SCHIJF Professionals werken vaak met frisse tegenzin in de cloud: liefst willen ze terug naar hun harde schijf op de pc. En dat is jammer en onnodig. Werken in de cloud heeft namelijk vele voordelen, schrijft software-expert Roel Peeters.

1

Ben je ooit door een wolk gevlogen? Zo’n mistige brij waarin je direct alle gevoel

voor richting kwijt was? Precies zo ervaren veel professionals nog altijd het werken in de cloud. En dat is jammer. Dit artikel schept hopelijk meer helderheid over hoe clouddiensten precies werken en wat de voordelen zijn van deze manier van werken. Ik beperk me tot drie grote spelers die voor iedereen toegankelijk zijn en ook een zakelijke variant hebben: Dropbox, Google Drive en Microsoft OneDrive (het vroegere Skydrive). Én tot het opslaan van data. Dus werken in programma’s in de cloud (bijvoorbeeld een virtuele desktop) of het gebruik van mail en agenda, komen niet aan bod. De cloud is in dit verhaal dus niets anders dan een grote map met submappen zoals ‘Mijn documenten’ of de dataschijven op je werk, maar dan online. Als je thuis inlogt op het netwerk van je

1

bedrijf of organisatie, werk je in wezen ook al in de cloud. Alleen hangt die cloud toevallig in een geventileerde ruimte van je bedrijfsgebouw en noem je die ‘de server’.

INTERNET NIET ALTIJD NODIG

Het hardnekkige idee dat je óf lokaal óf in de cloud moet werken, klopt niet. Het kan allebei. Clouddiensten werken met een desktop-app. Vanuit de cloud voer je deze installatie eenmalig uit. Vervolgens synchroniseren je lokale mappen continu met dezelfde mappen in de cloud. Dat gaat automatisch als je internetverbinding hebt. Ben je offline, dan heb je dus wel de beschikking over je (gesynchroniseerde) bestanden. Je kunt zelf bepalen of je echt alles lokaal wilt synchroniseren. Wellicht zijn er bestanden die je nooit offline nodig hebt. Dat kun je instellen. Op het plaatje Desktop-apps in Windows Verkenner.

zie je de desktop-apps in mijn Windows Verkenner.

MET EEN ACCOUNT MAG JE ER IN

Je cloud met documenten ‘hangt’ vaak ver weg tussen vele andere. De data van Google Drive en Dropbox staan op servers in Amerika en vallen dus onder Amerikaanse wetgeving; de data van OneDrive for Business staat in Amsterdam en Ierland en is gebonden aan onze Europese privacyregels. Bestanden die je op Microsoft OneDrive voor bedrijven zet worden dus niet zomaar door overheden bekeken. Als je toegang wilt, heb je een account nodig. Voor Google Drive is dat naam@gmail.com, voor OneDrive naam@hotmail.com, naam@live.com of naam@ outlook.com en voor Dropbox een willekeurig e-mailadres. E-mailadressen worden steeds belangrijker en zijn je naam op het internet geworden. Een wachtwoord is altijd nodig. Om je gesynchroniseerde documenten in Windows Verkenner te openen, hoef je nooit in te loggen of een wachtwoord te gebruiken. Daarom sla ik zelf meestal op deze plek mijn documenten op, open ze of voeg ze toe aan een e-mail.

Zo werk je bovendien zonder het idee te hebben in de cloud te zitten.

30

|

december 2014

GOOI JE LAPTOP MAAR IN HET KANAAL

Met elke device kun je bij je bestanden in de cloud. Je kunt ook op meerdere toestellen de desktop-app installeren en je bestanden lokaal raadplegen. En als je je laptop kwijtraakt, staat alles in de cloud en kun je een nieuwe laptop meteen synchroniseren. Anderzijds: mocht Google, Dropbox of Microsoft ontploffen, dan heb je altijd je desktop-app nog. Voorheen regelde je back-ups met externe schijven of online; tegenwoordig zien we de cloud als bron en de lokale (gesynchroniseerde) bestanden als back-up. Je moet dus ‘omdenken’.

2

2

BESTANDEN UPLOADEN EN MAKEN

Alle bestanden kun je (eventueel met meerdere tegelijk) uploaden naar je clou-

De twee genoemde clouddiensten zijn vergelijkbaar wat betreft

domgeving. Log daarvoor eerst in. Vervolgens gebruik je de knop ‘toevoegen’ of

functionaliteit en mogelijkheden.

‘uploaden’. Maar je kunt ook gewoon je bestand slepen vanaf je lokale map naar de geopende cloudomgeving in je browser.

Je kunt vaak ook rechtstreeks een nieuw item maken in je cloudomgeving. Niet in Dropbox, maar in Google Drive en OneDrive heb je genoeg keuze: een document, een spreadsheet, een presentatie, een enquête.... In OneDrive werk je in Officewebapps (uitgeklede Officepakketten zeg maar) en maak je de bekende Microsoftbestanden; in Google Drive maak je bestanden die enkel online in Google te bewerken zijn of als Microsoftdocument of pdf gedownload kunnen worden. De doorwinterde secretaresse of Excelfanaat mist meteen in allebei de functionaliteiten voor gevorderden. Maar dit online werken is ook niet bedoeld voor het zwaardere Officewerk. De twee genoemde clouddiensten zijn vergelijkbaar wat betreft functionaliteit en mogelijkheden.

SAMENWERKEN IN DE CLOUD

Met z’n allen achter je bureau om samen een projectvoorstel te schrijven… dat is niet echt handig. Als je hetzelfde doet in de cloud, maakt de hoeveelheid mensen niet meer uit. Wie snel wat bestanden wil delen om te lezen en/of te bewerken kan met het eenvoudige Dropbox goed uit de voeten. Onhandig is alleen dat je niet tegelijkertijd in hetzelfde document kunt werken. Google Drive en OneDrive bieden dit wel. Het is een geweldige ervaring om mensen live over het document te zien

VOORHEEN REGELDE JE BACK-UPS MET EXTERNE SCHIJVEN; NU ZIEN WE DE CLOUD ALS BRON EN JE LOKALE

schieten en aantekeningen en wijzigingen te zien aanbrengen. Internet is wel

BESTANDEN ALS BACK-UP.

een vereiste én het vraagt om een nieuwe manier van samenwerken. De functie

JE MOET DUS ‘OMDENKEN’

‘opslaan’ bestaat niet meer want dat gebeurt realtime. Hierdoor duurde het bij mij even voor ik wist waar je de documentnaam kon maken/wijzigen. Dat doe je door met je muis bovenaan op de voorlopige documentnaam te klikken en meteen te wijzigen. Je kunt zien met wie het document is gedeeld, wie mag bewerken of alleen maar lezen, wie er allemaal live aan het werk is en waar precies.

Versiecontrole is in beide toepassingen mogelijk. Verder wordt bijgehouden wie wanneer iets heeft toegevoegd.

‘OLD SCHOOL’GEWOONTES

Wanneer je structureel gaat werken in de cloud zijn er minstens twee gewoontes

ANTWOORDEN TAALTEST VAN PAGINA 27 43

die je mag afleren:

1. deejays 2. goodguys

s Een bijlage sturen per e-mail: je stuurt gewoon een linkje naar het bestand

3. whisky’s

s Een bestand downloaden: waarom zou je? Je werkt gewoon rechtstreeks in het

4. volleys

bronbestand online

5. glamourboys

december 2014

|

31

TEKST KLARINDA DE RIJKE

leeftijd: 32 jaar opleiding: havo en nu bezig met hbo-communicatie (NCOI) bedrijf: IFF International Flavors and Fragrances

JOSINE VAN DUUREN IK BEN senior managementassistent

OVER VIJF JAAR BEN IK nog steeds

bedrijf, was ik erg zenuwachtig. Nog

bij IFF Consumer Fragrances, een be-

werkzaam bij IFF. Ik vind het geweldig

voordat hij klaar was met het verhaal,

drijf dat smaak en geur creëert voor al-

om bij deze eenheid te horen. Iedereen

hing ik de call op. Niet heel erg, want

lerlei toepassingen. Ik ben sinds drie

die hier werkt heeft een passie voor

zo viel de grootste impact van het

jaar de rechterhand van twee vice-

geur en werkt met zijn hart. Als ik aan

nieuws weg. Maar toch: oeps.

presidents van Franse nationaliteit.

ander werk denk, wil ik meer commu-

MIJN WERK BESTAAT UIT het zo-

nicatie doen en een soort mentorfunc-

ALS IK OP DE STOEL VAN MIJN

tie vervullen voor mijn collega’s.

BAAS ZOU ZITTEN zou ik ervoor zor-

veel mogelijk ontlasten van mijn ma-

gen dat plannen meer omlijnd en con-

nagers zodat zij zich kunnen richten

IK VERBAAS ME OVER HET FEIT

creet naar de volgende persoon gaan.

op het aansturen van teams over de

DAT iedereen zich afvraagt wat een

Ik kreeg een keer de opdracht om een

hele wereld. Voornamelijk organiseer

managementassistent precies doet.

week lang dertig plaatsen in een con-

en host ik workshops, beheer agenda’s

Secretaresse spreekt tot de verbeel-

grescentrum te reserveren. Zo gezegd

en zorg dat afspraken vlekkeloos ver-

ding, maar managementassistent...

zo gedaan. Bleek kort van tevoren dat

lopen. Daarnaast ben ik manager van

er vijftig mensen werden verwacht.

een team met vijf assistenten en ver-

MIJN GROOTSTE SUCCES is dat ik

Het kwam wel goed, maar het is toch

zorg ik de communicatie rondom een

het vertrouwen van mijn managers

handiger om van tevoren een juiste in-

IT-project.

heb. Daar draait deze functie immers

schatting te hebben.

om. Zij moeten zich altijd op mij kunMIJN GOEDE EIGENSCHAPPEN/

nen beroepen. En als zij onbereikbaar

SOCIAL MEDIA Niet heel actief.

COMPETENTIES Oplossingsgericht,

zijn, moet ik zelfstandig kunnen be-

LinkedIn en Yammer voor werk. Face-

betrouwbaar en kalm.

slissen.

book alleen privé.

BELANGRIJKSTE TREND IN HET

BLOOPER Een tijd geleden zou mijn

BOEKENTIP? Basisboek interne com-

VAK Bereikbaarheid. Op twee manie-

toenmalige manager een andere func-

municatie van Erik Reijnders. Razend

ren: enerzijds ben ik zelf 24/7 bereik-

tie gaan vervullen. Niemand mocht het

interessant, vooral vanwege mijn hui-

baar voor mijn managers.

nog weten. Omdat ik nauw met hem

dige studie.

Anderzijds is de wereld – met de huidi-

samenwerkte, speelden veel emoties

ge communicatiemiddelen – continu

bij mij rondom zijn vertrek. Toen de

In deze rubriek komt jong talent aan het woord over carrière en

bereikbaar. Ik sta constant in contact

president van IFF via een conference

ambities. Ook in deze rubriek? Aanmelden kan bij de redactie:

met de wereld.

call het nieuws vertelde aan het hele

verabot@vakmedianet.nl

32

|

december 2014

PRODUCTNIEUWS

LET CHOCOLATE DO THE TALKING! Er worden veel goede kwaliteiten aan chocolade toegeschreven; afrodisiacum, goed voor hart en bloedvaten, stressverlagend, maar het belangrijkste is; chocolade is gewoon verschrikkelijk lekker. Niet alleen een perfect geschenk voor één persoon, maar je kunt er een hele afdeling blij mee maken. Laat duurzaam geproduceerde (UTZ Certified) chocolade voor je spreken; een heerlijke chocolade tablet met eigen ontworpen wikkel, een doos handgemaakte pralines, een Chocotelegram®, je foto of bedrijfslogo op chocolade. De mogelijkheden zijn legio.

Je eigen tekst in chocolade blokjes is al verkrijgbaar vanaf € 5,-.

Is chocolade nou nét niet wat je zoekt en heb je liever iets speciaals? Ook geen probleem. Kijk eens op tastypresent.nl voor heel veel verrukkelijke geschenken en voor de mogelijkheden. <

MUSICALSENSATIE BILLY ELLIOT NU IN NEDERLAND

ZO SIMPEL KAN HET ZIJN

Sinds begin november is de musicalsensatie

Simpele oplossingen voor lastige

Billy Elliot, gebaseerd op de wereldberoemde

problemen

film, exclusief te zien in het AFAS Circustheater Den Haag. Met onder andere Pia Douwes, Car-

Heb je wel eens een heisessie meege-

ry Tefsen en de zes Billy’s die zijn opgeleid in de

maakt? Je weet wel, zo’n dag waarbij

Billy Elliot sCOOL. Billy Elliot maakte op 31 maart

je met je collega’s oplossingen moet

2005 zijn debuut op West End in Londen. Sinds-

bedenken om efficiënter te gaan wer-

dien is de musical een ware hit en niet meer weg

ken bijvoorbeeld. Aan het einde van

te denken uit het theater. Vanaf nu kan heel Ne-

zo’n sessie gaat er een werkgroep aan

derland genieten van deze musicalsensatie. En voor het afdelingsuitje, bedrijfuitje

de slag met de vraag ‘hoe de doelstel-

of relatie-event maak je de avond compleet met een feestelijk arrangement.

lingen concreet te maken’.

Kijk voor de mogelijkheden op www.theaterarrangementen.nl <

Wat dan volgt zijn overleggen, vergaderingen en bijeenkomsten waarin het wiel opnieuw wordt uitgevonden.

Moelijk doen als het makkelijk kan

VERRASSING AAN DE WATERKANT

Westend het juiste adres. En of

dus! In ‘Zo simpel kan het zijn’ neemt

je nu een locatie zoekt voor een

Richard Engelfriet je mee naar de we-

Aan de rand van Spaarnwoude, slechts 10 minuut-

groot of klein gezelschap, zakelijk

reld van de eenvoud. Hij laat zien hoe

jes rijden vanuit Amsterdam of Haarlem staat Villa

of privé, sfeer ‘proeven’ doe je

ook jij verbluffend simpel kunt wer-

Westend. Deze prachtige locatie bevindt zich in een

alvast op www.villawestend.nl <

ken. Het boek biedt geen stappen-

natuurlijke groene omgeving, is voorzien van een

plannen en geen managementmodel-

privéstrand en heeft een fantastisch uitzicht over de

len maar is simpelweg ‘leuk leesvoer’

Westbroekplas. De locatie beschikt over sfeervolle,

en héél herkenbaar, maar je steekt er

ruime zalen voor onder andere vergaderingen, pre-

wél wat van op! <

sentaties of teambuildingsdagen en is ook uitermate geschikt voor het organiseren van recepties, bedrijfs-

Auteur: Richard Engelfriet

feesten of andere evenementen. Maar ook voor een

ISBN: 9789461260000

kop koffie met huisgemaakte appeltaart, een high tea,

Prijs: € 15,-

een high wine, of een heerlijke lunch of diner is Villa

Uitgever: Haystack

december 2014

|

33

C O L U M N / C O LO F O N

COLOFON Hoofdredacteur Vera Bot, verabot@vakmedianet.nl Eindredacteur Mieke Bloemheuvel, miekebloemheuvel@vakmedianet.nl Aan dit nummer werkten mee Theo de Boer, Johan van Dam, Gertjan Groen, Carien Karsten, Huub van Mackelenbergh, Vicky Marijnen, Roel Peeters, Jocelyn Rebbens, Klarinda de Rijke, Marianne Smits, Karen Visser, Judith Winterkamp, Jan Zandstra (illustratie) Uitgever Jelske Gerritsma Advertentie-acquisitie Irene Verhulst, tel. 06-51378971 ireneverhulst@vakmedianet.nl Vormgeving colorscan www.colorscan.nl Ontwerp Maya Timmer, M A T Ontwerp, bno Druk Ten Brink, Meppel

COLUMN

ZO BELANGRIJK BEN JIJ Ik had laatst een gesprek met iemand over ‘werken met mensen’. Over hoe

HUUB VAN MACKELENBERGH

leuk, complex en uitdagend dat is. Al kletsende namen we de beroepen door waarin werken met mensen centraal staat. Natuurlijk is daar de zorg. Van het aanbrengen van een nieuwe hartklep bij een hartpatiënt tot het verschonen van een luier bij een chronisch incontinente bejaarde: de mens staat centraal.

Een kassière bij de supermarkt werkt ook met en voor mensen, maar heeft dit zelf iets minder vaak door. Haar eigen pauze en werktijden zijn vaker onderwerp van gesprek dan een vrolijk contact met de mens die haar salaris mogelijk maakt, namelijk de klant.

Het rijtje werd snel langer: trainer, coach, buschauffeur en leraar. Ik realiseerde me pas later dat we ‘secretaresse’ niet hadden genoemd. Terwijl de secretaresse toch het centrale middelpunt is binnen soms complexe mensstructuren. De spin in het web. De verbindende factor. De allesweter. De alleszwijger. De vraagbaak. De wegwijzer. De persoon binnen een afdeling of bedrijf die anderen verder helpt. Vaak in dienst van één persoon, maar desondanks ‘bestweter’ van allerlei organisatieperikelen. Het grappige is dat iedereen binnen de organisatie dit weet en gebruikmaakt van deze positie van de secretaresse, terwijl zijzelf dienstbaar blijft, zichzelf op de achtergrond plaatst en volgt.

Zou het niet mooi zijn wanneer heel ‘secretaressend Nederland’ in 2015 uit haar schulp kruipt en zichzelf gaat profileren als de belangrijkste persoon binnen de organisatie? Op naar het beste contract en een stevige bonus. De mooiste auto van de zaak. Eventueel met chauffeur, want na een dag hard werken en verbinden is het onverantwoord om zelf naar huis te rijden. Een secretaresse voor de secretaresse. Een zomerhuis in het zuiden van Frankrijk om bij te tanken.

Adres Vakmedianet, Postbus 448, 2400 AK Alphen aan den Rijn tel. 088-5840944 / 088-5840943 www.managementsupport.nl Abonnementenadministratie klantenservice@vakmedianet.nl, tel. 088-5840888 Abonnementen Management Support Magazine verschijnt 10 keer per jaar. Jaarabonnement € 98,95, verzending buitenland per jaar € 25,00 (EU) en € 35,00 (niet-EU-landen); prijzen zijn exclusief btw. Op alle uitgaven van Vakmedianet zijn de Algemene Voorwaarden van toepassing. Die zijn te vinden op www.vakmedianet.nl. Dit magazine is ook digitaal verkrijgbaar: http://digitaal.managementsupport.nl.

Doelgroep Management Support Magazine richt zich op de professionele secretaresse, managementassistent, office- en bureaumanager en directiesecretaresse.

Partners Conferentiecentrum Woudschoten, Dordrecht Marketing, Golden Tulip, Schoevers en VCK Travel.

Copyright Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. © Vakmedianet 2014 Publicatievoorwaarden Op iedere inzending van een bijdrage of informatie zijn de standaardpublicatievoorwaarden van Vakmedianet van toepassing. Deze zijn te vinden op www.vakmedianet.nl.

Disclaimer Alle in deze uitgave opgenomen informatie is met de grootste zorgvuldigheid samengesteld. De juistheid en volledigheid kunnen echter niet worden gegarandeerd.

Vakmedianet en de bij deze uitgave betrokken redactie en medewerkers aanvaarden dan ook geen aansprakelijkheid voor schade die het directe of indirecte gevolg is van het gebruik van de opgenomen informatie.

Lunches op de kamer. Met vers fruit als toetje. Vergaderen op tijden dat het jóu uitkomt. Met tot slot elke dag rond drie uur in de middag een voetmassage.

Heerlijk en compleet verdiend. En ondertussen zorgen dat je de belangrijkste mens van de organisatie blijft. Net zoals nu.

34

|

december 2014

ISSN 1382-3590

PROMOTIE PERIODE 01.11.2014 – 31.03.2015

LEITZ PRESENTEERT:

THE FILE KWALITEIT GEGARANDEERD, AL VANAF 1896 GRATIS

Leitz Notebook Style

Bij aanschaf van 6 Leitz ordners

“Top dat het mechanisme zo ver open gaat, ik kom gemakkelijk bij al mijn documenten.”

“Nooit meer documenten kwijtraken, dankzij het altijd sluitende mechanisme.”

“Leitz ordners zijn zeer sterk, ze vallen gewoon nooit om.”

Meer informatie? Ga naar

www.leitz.com/movie