Management Support Magazine

14

jezelf profileren klinkt erger dan het is Ieder mens heeft zo z’n kwaliteiten. Ook jij. En als je wilt dat een ander dat ook ziet, zul je jezelf moeten profileren. Dat klinkt erger dan het is. Dus breng je kwaliteiten maar onder de aandacht. In dit artikel lees je hoe je dat doet.

18

november 2012 | nummer 11 | jaargang 30

als Introvert in een drukke kantoortuin Introverte mensen zijn rustig en op zichzelf. Zij scheppen daarmee het beeld van stille Willie of muurbloempje. Niets is echter minder waar. Ook een introvert kan zich prima staande houden in een drukke kantoortuin. Herken jij jezelf?

24

Archiveren: van zoeken vinden maken Op de vraag wat ze in hun werk het minst leuk vinden antwoorden veel secretaressen spontaan: archiveren.

Jammer, want als je het goed doet is het een leuke bezigheid waarbij alles draait om ‘de kunst van het beslissen’.

Vakblad voor de professionele secretaresse

Duurzame relaties op het werk Is jouw baas de ware?

Niet alleen huwelijken eindigen tegenwoordig sneller. Ook op de werkvloer blijven we elkaar geen veertig jaar meer trouw. Dat was vroeger wel anders; toen ging men voor een ‘lifetime employment’. Je ging bij een baas aan de slag en bleef hem trouw tot aan je pensioen. Kom daar anno nu maar eens om. Toch valt of staat het succes van een organisatie met trouwe en harde werkers... Over duurzaamheid gesproken!

Bij duurzaamheid denken veel mensen in eerste instantie aan een leeftijdsfasebewust personeelsbeleid, aan yoga op de werkvloer, sporten met collega’s en gezond eten in het bedrijfsrestaurant. Maar er is meer: ook jouw kwaliteiten en capaciteiten hebben alles met duurzaamheid te maken. Die vragen ook om (duurzaam) onderhoud. Als je daar geen energie in steekt kan nooit

001-001_MSM11_CVR.indd 1

sprake zijn van een gelijkwaardige of volwassen - lees duurzame - werkrelatie met je manager. Maar alle technologische ontwikkelingen, individualisering van de maatschappij en verschuivende normen en waarden ten spijt: een prettige, duurzame samenwerking begint nog altijd bij jezelf, is de mening van de professionals die in dit artikel aan het woord komen. PAGina 9

management support event ‘12 Deze uitgave van Management Support Magazine bestaat uit twee delen. En nee... het is geen foutje van de drukker.

De special staat op z’n kop - net als hal 3 in de Jaarbeurs Utrecht op 8 en 9 november. Duizenden managementondersteuners vroegen reeds een toegangsbewijs aan. Zij komen kennis vergaren, inspiratie opdoen, netwerken en nieuwe ‘vrienden’ maken. Dat wil jij toch ook?

Blader om te beginnen maar eens door de special. Die begint ná PAGina 40

26-10-12 08:40

foto’s: Joris van Bennekom

AL 2 JAAR UITVERKOCHT HÉT EVENEMENT VOOR UW MEDEWERKERS EN RELATIES! Reserveer nu exclusief het Management Support arrangement WWW.BOOKX.NL | 020 6 75 74 74 THEATERHANGAAR | VLIEGVELD VALKENBURG | BIJ LEIDEN IN SAMENWERKING MET

002-040_MSM11_ADV.indd 2

MEDIAPARTNER

IN SAMENWERKING MET

MEDIAPARTNER

26-10-12 08:41

inhoud

PRAKTISCH

KANTOORDIEREN

24 Archiveren

4

Ze zijn er in soorten en maten: kantoordieren. Kwebbelende flamingo’s die in grote groepen rond paraderen. Brullende leeuwen en stampende olifanten die de afdeling op stuiven. En verlegen egeltjes die zich het liefst verstoppen achter hun beeldscherm. Leuk die verscheidenheid. Maar leer er maar eens mee omgaan.

De een moet je met fluwelen handschoenen aanpakken anders zet ‘ie z’n stekels op en kun je hem een halve dag niet meer bereiken. De ander moet je stevig van repliek dienen en net zo dominant tegemoet treden als hij zelf doet, anders walst hij over je heen. En de sociale praters willen graag praten, veel praten... Zoveel mensen zoveel wensen; een kantoortuin is de wereld in het klein. Dat vraagt veel van je inlevingsvermogen en communicatieve vaardigheden. Want uiteindelijk wil je iets gedaan krijgen van degene die je tegenover je hebt. Of het nu gaat om input voor de agenda, om het binnenhalen van kopij voor het jaarverslag, of om het regelen van een vergaderaccommodatie: je moet ongeveer een kameleon zijn om dat te kunnen.

In een tijd dat niet alleen huwelijken sneller stranden maar ook arbeidscontracten sneller worden opgezegd, moet je je staande zien te houden in een storm van contacten en wisselende collega’s. Mocht je met de een meer problemen hebben dan met de ander, dan zou dat kunnen liggen aan de mate waarin jullie introvert of extravert zijn. En deze eigenschap houdt niet alleen simpelweg in of je wel of niet van feestjes en partijen houdt, maar waarvan jij energie krijgt en hoeveel prikkels je aankunt. Krijg je energie van mensen, overleggen, brainstormen? Of is dat juist vermoeiend, en kom je pas bij als je alleen bent en even kunt nadenken? Introverten raken sneller overprikkeld, en trekken zich dan terug. Voor extraverten geldt over het algemeen dat ze gedijen bij veel prikkels.

Als rasintrovert - een egel zal ik maar zeggen – vind ik het heerlijk om te schrijven, artikelen te bedenken en me terug te trekken om redactievergaderingen voor te bereiden. Maar tegelijkertijd kijk ik erg uit naar het Event op 8 en 9 november in de Jaarbeurs Utrecht, omdat we dan de mogelijkheid hebben om jullie, onze lezers, te ontmoeten. Het is hét moment van het jaar om te netwerken, je te laten verwennen én om je kennis op te frissen. Mieke (eindredacteur) en ik (sinds kort hoofdredacteur - hetzelfde egeltje maar met een andere jas aan) zullen er zijn... op 8 en 9 november! Tot dan!

Vera Bot hoofdredacteur

Mieke Bloemheuvel eindredacteur

Signaal

Van zoeken vinden maken 26 Relatiemanagement De beste wensen!

28 Taalkwesties Alles over contaminaties 30 Spelling- en Taaltips Wordt je..., soms is het goed!

31 Outlooktips 32 Appladder 35 Oplossing Taaltests

PROFESSIONEEL 9

Duurzame relaties op het werk Is jouw baas de ware?

12 Resultaatafspraken op het secretariaat Presteren wordt waarderen 14 Jezelf profileren... ... klinkt erger dan het is

PERSOONLIJK 18 Introvert op kantoor Zo houd je je staande 34 Werk & Recht Te dik?

35 Op de werkvloer Er zit een luchtje aan...

SERVICE 22 Community 36 Boeken 37 Productnieuws 38 Column Huub van Mackelenbergh 38 Colofon

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012

003-003_MSM11_INH.indd 3

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 3

26-10-12 08:45

signaal

Muziekje?

Muziek op de werkvloer zorgt ervoor dat werknemers productiever zijn (71 procent) en sneller werken (60 procent). Dat blijkt uit onderzoek van R2 Research in opdracht van uitzendbureau Randstad. R2 Research voerde het onderzoek uit onder werkende Nederlanders in verschillende beroepsgroepen. Een gezellig muziekje bevordert bovendien de sfeer onder collega’s, laat 93 procent van de ondervraagden weten.

72 procent zegt muziek nodig te hebben om ‘s morgens aan de slag te kunnen gaan. Bijna alle ondervraagden zeggen dat het hun werk leuker maakt. <

Albert Heijn to go Op een mooie nazomermorgen in september opende om 7 uur ‘s morgens de eerste Albert Heijn to go haar deuren. ‘To go’ betekent in dit geval ‘langs de snelweg’ de A 27 tussen Utrecht en Breda om precies te zijn.

De winkel maakt namelijk deel uit van de volledig vernieuwde Autogrill in Meerkerk.

Reizigers op de A27 kunnen bij de Albert Heijn to go even ‘bijtanken’ met verse koffie, croissantje, vers sapje, lunchsalade, vers belegd broodje, snackgroenten en of ‘s avonds’ - een warm broodje. In het zitgedeelte in de winkel kunnen reizigers het broodje op hun gemak eten en een kopje koffie drinken zodat zij in ‘no time’ weer ‘to go’ zijn! De vestiging in Meerkerk is dagelijks geopend van 06.00 tot 22.00 uur. <

Onvoldoende aandacht voor vergrijzing Organisaties doen te weinig om de gevolgen van vergrijzing tegen te gaan. Ondanks de verwachte krapte op de arbeidsmarkt onderneemt maar liefst 34 procent van de organisaties geen actie. Dat concludeert Déhora Consultancy Group op basis van een benchmark.

De verwachting is dat organisaties de komende jaren moeite krijgen met het vervullen van vacatures. Ook dreigt veel kennis en ervaring verloren te gaan doordat veel mensen met pensioen gaan. Organisaties die wél actie ondernemen richten zich op het investeren in opleidingen en op het aannemen van jongeren.

Dit moet ervoor zorgen dat zij beter voorbereid zijn op een krappere arbeidsmarkt. <

Weg met de PET-fles Veel bezoekers aan het Management Support Event van vorig jaar gingen naar huis met de TapnGo - een duurzame vervanger van de PET-fles. Iedere ‘gebruiker’ van de TapnGo draagt bij aan een schonere wereld. Wie dat ook doet is de Stichting Plastic Whale.

Deze stichting vraagt - net als TapnGo - op een positieve manier aandacht voor de plastic soep (plastic dat de zeeën vervuilt), een wereldwijd probleem dat alleen maar groter wordt. Om aandacht te vragen voor deze vorm van vervuiling wil initiatiefnemer van Plastic Whale, Marius Smit, een boot bouwen van de plastic flesjes die de Amsterdamse grachten bevuilen. Daar zijn niet alleen 100.000 flesjes voor nodig, maar ook € 100.000,-. Die 100.000 flesjes worden wel uit het water ‘gevist’, die € 100.000,- hoopt de stichting bij elkaar te krijgen door middel van crowdfunding. Speciaal voor deze actie heeft TapnGo een mooie fles laten maken die je alleen bij Plastic Whale kunt krijgen (tot 2 december a.s.). De opbrengst gaat 100 procent naar Plastic Whale. Dus ben je op zoek naar een duurzaam relatiegeschenk? Steun dit initiatief waarmee jij (én je bedrijf) bijdraagt aan een schonere wereld! Informatie www.tapngo.nl/waterfles-en-plastic-whale. <

Belemmert OR carrière?

Een plek in de ondernemingsraad (OR) wordt door veel werknemers gezien als slecht voor de eigen loopbaan. Dat bleek uit een onderzoek in opdracht van vakcentrale FNV. Bijna de helft van de OR-leden ziet die functie als een belemmering voor de eigen loopbaan.

In de non-profitsector geldt dit zelfs voor 55 procent van de OR-leden. In het bedrijfsleven ziet 40 procent van de betreffende werknemers hun OR-werk als ongunstig voor de eigen carrière. Toch is die stelling achterhaald. 80 procent ziet het werk als OR-lid als een stimulans voor hun kennis en vaardigheden en driekwart voelt zich gesteund door de achterban.

Een lidmaatschap van de ondernemingsraad is geen sinecure als je bedenkt dat twee op de drie ondernemingsraden zich dit jaar moeten bezighouden met een reorganisatie van hun bedrijf, waarbij het voor meer dan de helft van alle raden gaat om een inkrimping van de organisatie. Een duidelijk gevolg van de recessie volgens de onderzoekers; in 2010 behoorde inkrimping nog niet tot de top tien van de onderwerpen die behandeld werden door de OR. De invloed van de mindere economische tijden blijkt daarnaast uit de groeiende aandacht binnen bedrijven voor flexibel werken. Daar houdt de helft van de medezeggenschapsraden zich momenteel mee bezig. Volgens veel OR-leden komen veel voorstellen voor flexibeler werken vooral voort uit de wens om te bezuinigen op kantoorhuur. <

Bedreigde kantoorartikelen LinkedIn, ‘s werelds grootste professionele netwerk met meer dan 175 miljoen leden wereldwijd, publiceerde onlangs een aantal leuke statistieken over kantoorartikelen en -gewoontes die op het punt staan uit te sterven.

Het ondervroeg daartoe 7000 professionals over de hele wereld over welke kantoorartikelen waarschijnlijk zijn uitgestorven in het jaar 2017. Duizenden respondenten gaven aan dat ze zich goed voor kunnen stellen dat oude vertrouwde kantoorartikelen zoals tape-recorders, faxapparaten en rolodexes, binnen een paar jaar in musea tentoongesteld worden naast fossielen en Tyrannosaurus Rex-skeletten. Onderstaand de top 10 kantoorartikelen en -gewoontes die volgens de ondervraagden in de komende vijf jaar zeldzaam worden of zelfs verdwijnen: 1. Tape-recorders (79 procent) 2. Fax-apparaten (71 procent) 3. Rolodexes (58 procent) 4. Vaste werktijden (57 procent) 5. Vaste telefoons (35 procent)

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012 4

004-007_MSM11_SIG.indd 4

6. Desktop computers (34 procent) 7. Formele zakelijke kleding (27 procent) 8. De ‘eigen’ kamer voor managers (21 procent) 9. Stilteruimtes (19 procent) 10. USB-sticks (17 procent) <

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

26-10-12 08:46

signaal

Online meeting boekingsmodule

Goed voorbereid naar het Event: 10 tips

Postillion Hotels brengt als eerste keten in Nederland een online boekingsmodule op de markt voor het boeken van meetingrooms en flexwerkplekken. Bij alle zes hotels van Postillion kunnen boekers online inzien welke vergaderruimtes vrij zijn en deze direct online boeken. Deze service sluit aan bij Postillion’s nieuwe werk- en verblijfconcept ‘Meet_ Work _Stay_’, een concept waarbinnen vergaderen, werken en verblijven een geïntegreerde formule vormen.

Met Meet_ Work_ Stay_ komt Postillion Hotels tegemoet aan alle behoeften van de zakelijke reiziger. Postillion Hotels is een Nederlandse hotelketen met vestigingen in Amersfoort, Arnhem, Deventer, Dordrecht, Haren Groningen en Bunnik. Alle locaties zijn door Green Key op niveau goud gewaardeerd voor hun inspanningen op het gebied van duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen (mvo). Meer weten? Zie www.meetworkstay.com. <

Natuurlijk heb je je aangemeld voor het Management Support Event 2012. En natuurlijk wil je het maximale uit je bezoek halen. Dus doe je je voordeel met deze 10 tips. (Door Karen Visser)

Dinsdag stressdag Niet maandag, maar dinsdag is de meest stressvolle dag op het werk. Om 10.00 uur om precies te zijn. Dat blijkt uit een onderzoek van werving- en selectiebureau Michael Page onder 3000 Britse kantoormedewerkers tussen de 18 en 45 jaar.

De maandag wordt gebruikt om de hersenen weer ‘op te starten’, roddels door te nemen en tv-programma’s te bespreken. Maar op dinsdag slaat de realiteit toe en moeten plots alle e-mails die maandag genegeerd zijn, worden verwerkt. Dan worden de to-do-lijst en de druk van de baas al snel zo groot, dat de stress stevig begint te pieken. Een kwart van de ondervraagde Britten zei regelmatig last van stress te hebben. Driekwart hiervan is vaak om kwart over elf ‘s ochtends al aan het einde van zijn Latijn, een vijfde gaat zelfs vóór negen uur ’s ochtends ten onder aan de zenuwen. Vier op de tien kantoormedewerkers geeft de schuld van deze stress aan te zware werkdruk. Een derde noemt het omgaan met moeilijke klanten het meest uitputtend. (Bron: Jobat.be) <

iPad in de boardroom Bestuurskamers van tegenwoordig blijken een van de eerste plekken in een organisatie te zijn waar de iPad professioneel wordt toegepast waardoor Het Nieuwe Vergaderen in de lift zit. Softwarebedrijven spelen hierop in door nieuwe producten op de markt te brengen. Zo bracht het Amsterdamse softwarebedrijf Effacts vorig jaar een specifieke vergaderapp op de markt: de Board Room. En het Amerikaanse Branchfire is met haar product iAnnotate één van de twee marktleiders in apps waarmee met behulp van de iPad in pdf-documenten persoonlijke notities kunnen worden gemaakt. Deze functionaliteit wordt inmiddels door veel zakelijke iPadgebruikers als onmisbaar beschouwd. Effacts verwacht dan ook dat binnen een paar jaar niemand meer met pen, papier en printjes in een vergadering zit. Het bedrijf richt zich dan ook op het ontwikkelen van tools die zorgen dat het vergaderproces vastligt, het nakomen van de gemaakte afspraken gecontroleerd wordt en alle informatie op een veilige en efficiënte manier gedeeld wordt.’ <

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012

004-007_MSM11_SIG.indd 5

1. Bepaal je doel Wil je vooral snuffelen aan nieuwe ontwikkelingen? Of zoek je informatie over een specifiek onderwerp? Maak een keuze, de beursvloer is groot!

2. Verken de vloer Kijk vooraf welke standhouders er zijn. Die vind je allemaal in de beursspecial achter dit blad én op www.managementsupport.nl/ event. Noteer wat je ‘must-see’ standhouders zijn.

3. Maak een planning Welke workshop of welk programmaonderdeel wil je absoluut bijwonen?

4. Registreer! Nu kan het nog Zorg dat je alle informatie hebt die nodig is om de beurs te bezoeken. Vergeet ook de routebeschrijving niet.

5. Kleed je makkelijk Representatief betekent niet: per se stilettohakken. Trek vooral comfortabele schoenen/laarsjes aan. Je zult heel wat meters afleggen!

6. Neem visitekaartjes mee Bij veel stands kun je contactgegevens achterlaten in ruil voor informatie of een prijs. Heb je geen kaartjes? Print je contactgegevens thuis alvast op reepjes papier of iets dergelijks.

7. Ga niet alleen Met elkaar is gezelliger dan alleen. Dus neem je collega(’s) mee.

Het maakt niet alleen je bezoek veel leuker; je kunt ervaringen uitwisselen of taken verdelen.

8. Neem een goede tas mee Je krijgt veel informatie en producten (cadeautjes) - dus als je met z’n tweeën bent is één informatiepakketje meestal genoeg. Voordeel is dat je niet allebei met tien plastic tassen loopt te sjouwen.

9. De trein is fijn De Jaarbeurs Utrecht is uitstekend te bereiken met het openbaar vervoer. Je hoeft niet te zoeken naar een parkeerplek én je hebt mooi de gelegenheid op de terugweg nog het een en ander na te lezen.

10. Koppel terug Het is uiteraard de bedoeling dat je na een bezoek aan het Event niet met ‘lege handen’ naar huis gaat. Figuurlijk dan. Want je hebt veel opgestoken en veel nieuwe dingen gezien. Deel die inspiratie met je manager en collega’s... dus!! <

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 5

26-10-12 08:46

signaal

Stressniveau werknemers stijgt Nederlandse werknemers hebben steeds meer last van stress op het werk, blijkt uit onderzoek van werkplekaanbieder Regus. De onderzoekers stelden vast dat 40 procent van alle Nederlandse werknemers hun stressniveau het afgelopen jaar hebben zien stijgen. Oorzaken daarvan liggen meer op het beroepsmatige dan op het persoonlijke vlak, bevestigen de geïnterviewden. De belangrijkste oorzaken van stress zijn:

Psychologische corruptie Wie slijmt bij de baas maakt zich schuldig aan psychologische corruptie. Dat stelt de Amerikaanse psycholoog Marla Somova.

De werknemer zet overdreven beleefdheid en ongemeende complimenten in om te krijgen van hij of zij wil. ‘Of je nou je doel bereikt door geldelijke of door psychologische omkoperij, je verdient je beloning niet door prestaties, vaardigheden of moreel gedrag’, aldus Somova. (Bron: PW) <

AOW-leeftijd in 2018 op 66 jaar De AOW-leeftijd gaat nog iets sneller omhoog dan aanvakelijk gepland. VVD en PvdA hebben in hun deelakkoord voor volgend jaar afgesproken dat in 2018 de AOW-leeftijd op 66 jaar staat, een jaar eerder dan tot nu toe de bedoeling was.

Zoals afgesproken stijgt de AOW-leeftijd vanaf volgend jaar met 1 maand en loopt die in de jaren daarna op naar 67 jaar. In het nieuwe tijdpad komt de AOW-leeftijd in 2021 op 67 jaar uit. Of de AOW-leeftijd hierna nog verder omhoog gaat? Dat wordt later bepaald. <

Het effect van planten op de werkvloer Wie z’n werkomgeving ‘verrijkt’ met planten ervaart 15 tot 19 procent meer tevredenheid. Door planten op de afdeling voelen werknemers zich prettiger en meer thuis op de afdeling. Daarnaast hebben ze het idee dat ze zich beter kunnen concentreren, wat de productiviteit weer ten goede komt. Dat zijn de resultaten uit een onderzoek, uitgevoerd door Ambius en Rijksuniversiteit Groningen in samenwerking met PRISM en KI Plants. De effecten van planten werden gemeten op korte termijn (na drie weken) en op lange termijn (na drie maanden). En... dat mag ook gezegd worden: de hogere productiviteit bleek niet ten koste te gaan van de kwaliteit van het werk! <

•• Werk (53 procent), salaris (45 procent) en klanten (32 procent).

•• 52 procent van de geïnterviewden meent dat flexibel werken reduceert.

•• Bijna de helft (44 procent) van de ondervraagden vindt dat flexibel werken beter is voor het gezin.

•• Medewerkers van kleine bedrijven hebben vaker last van stress, veroorzaakt door klanten (37 procent) dan medewerkers van grote bedrijven (19 procent), maar werden minder lastiggevallen door het management (13 procent) dan hun collega’s bij grote bedrijven (52 procent).

•• 40 procent van de respondenten stelt dat flexibel werken ook goedkoper is dan werken op een vaste locatie; 78 procent meent dat het de productiviteit verbetert. <

Meertaligheid steeds belangrijker voor carrière Meertaligheid wordt steeds belangrijker om binnen ondernemingen carrière te maken. Twee jaar geleden was bij 10 procent van de bedrijven meertaligheid een vereiste. Anno 2012 verwacht 14 procent van de ondernemingen dat kandidaten voor functies op managementniveau een aardig woordje over de grens spreken. Dat is de conclusie van een onderzoek van AMA Enterprise bij duizend bedrijven wereldwijd. De onderzoekers constateerden daarnaast dat 23 procent van de ondernemingen hun medewerkers reeds van taaltrainingen voorziet, terwijl dat twee jaar geleden nog maar bij 10 procent het geval was. Op dit moment wordt Engels nog altijd beschouwd als de belangrijkste taal in de wereldwijde zakelijke wereld, maar bedrijven realiseren zich steeds vaker dat een gedegen kennis van de Engelse taal alleen, niet meer voldoende is. Tóch zegt nog altijd 23 procent van de bedrijven geen enkele meertaligheid van medewerkers te vereisen, laat staan dat zij voorzien in een opleiding daartoe. Dan is er nog de categorie bedrijven (4 procent) die het belang van talenkennis voor hun medewerkers wel inziet en het hun zelfs aanraadt maar er geen inspanningen voor verricht. Met andere woorden: de realisatie daarvan op het bordje van de medewerkers legt. <

Grote griepepidemie voorspeld Werkgevers moeten zich voorbereiden op een mogelijke griepepidemie. Duitse onderzoekers voorspellen op basis van Australische statistieken een griepepidemie in Europa. In Australië is het nu ‘griepseizoen’ en dit jaar zijn er twee keer zo veel mensen als normaal geïnfecteerd met het influenzavirus. De verwachting is dat de epidemie via reizigers ook naar Europa komt.

Dat meldt de Deutsche Vereinigung zur Bekämpfung der Viruskrankheiten.Tegenwoordig worden ziektes makkelijk overgebracht door luchtverkeer. Vooral als in het ene land het seizoen voor een bepaalde ziekte afloopt en in het andere land het seizoen net gaat beginnen. Mensen hebben dan nog geen antistoffen opgebouwd en zijn extra gevoelig voor infecties. (Bron: Gezondheidsnet) <

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012 6

004-007_MSM11_SIG.indd 6

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

26-10-12 08:46

signaal

Ook hoger management roddelt Een studie van honderdduizenden e-mailtjes van de failliet gegane energiegigant Enron, wijst uit dat een op de zeven e-mails die medewerkers versturen, alleen maar geroddel bvatten. In totaal stuurden de Amerikaanse werknemers gemiddeld 112 e-mails per dag, meldt Management-Issues. Eric Gilbert, een assistent-professor aan de Georgia Tech’s School of Interactive Computing, analyseerde maar liefst 600.000 e-mails na de val van Enron. Gilbert is verbaasd dat zo veel e-mails roddels over anderen (lees collega’s) bevatten.

De hoogleraar denkt dat dit soort praktijken alleen bij Enron voorkomt. ‘Als iemand het over roddelen heeft, wordt er al snel een negatieve draai aan gegeven. Dat is onterecht.

Roddelen is een belangrijke vorm van communicatie. Je leert er andere mensen juist beter door kennen.’ Het aantal ‘negatieve’ roddels in de e-mails bleek wél drie keer groter te zijn dan de positieve of neutrale roddels. En op de werkvloer mag dan het meest geroddeld worden, het hoger management kan er ook wat van. Dat eindigt op de tweede plek! <

Crisis drukt stempel op sfeer in bedrijven De crisis heeft een duidelijke invloed op de sfeer in bedrijven en organisaties. Het management verhardt, de angst ontslagen te worden neemt toe en dus houden werknemers hun mond bij klachten. Dit blijkt uit een enquête onder de leden van de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV). Zo signaleert 75 procent van de ondervraagden een verzakelijking en verharding bij het management. Volgens de toelichting van een aantal vertrouwenspersonen nemen in veel gevallen de competentiestrijd en werkdruk toe en hanteren leidinggevenden vaak zonder overleg strengere regels. Daarnaast geeft 84 procent van de ondervraagden aan dat onder werknemers de angst voor ontslag door de crisis groeit. Voor vertrouwenspersonen betekent dit dat ze extra oplettend moeten zijn. Bijna 70 procent van de geënquêteerden denkt namelijk dat de onzekere situatie het risico op ongewenst gedrag vergroot, terwijl 61 procent het idee heeft dat mensen vanwege baanbehoud liever hun mond houden en minder snel een klacht indienen. Een zorgelijke ontwikkeling, aldus de LVV. Problemen komen nog steeds voor, maar blijven vooral broeien als ze niet worden aangepakt. Dat geeft spanningen en dát resulteert in ziekte en uitval. <

‘Bedrijfsbreed’ opruimen Op 17 januari 2013 is de 3e editie van de landelijke CleandeskDag.NU. Door heel Nederland doen weer veel bedrijven mee aan deze happening. Dé dag om ‘bedrijfsbreed’ flink op te ruimen en een begin te maken met een clean desk policy. Waarom? Veel bedrijven en overheidsinstellingen experimenteren met flexibel werken en Het Nieuwe Werken. Die andere manier van werken is er niet zomaar, daar moet flink mee geoefend worden. Om iedereen die aan het begin of middenin een periode van verandering zit, een hart onder de riem te steken en misschien zelfs over de streep te halen, is de landelijke CleandeskDag.NU opgezet. Het gaat gedurende de dag zelf niet alleen om het opruimen, maar ook om het bewust worden van het onnodig bewaren en opslaan van documenten, het niet goed terug kunnen vinden van documenten, al dan niet in de computer. Na de CleandeskDag.NU ervaar je wat een opgeruimde werkplek en/of inbox kan doen! Door het samen met collega’s te doen en te weten dat in heel Nederland op die dag cleandesk wordt gemaakt, wordt het een zinnige en leuke happening! Bedrijven kunnen via www.cleandeskdag.nu de toolkit bestellen. De toolkit is ook zo ‘cleandesk’ mogelijk. Met een boekje en een stick met bestanden krijgen bedrijven een stappenplan en tips in handen om de dag te organiseren en om de dag én cleandesk werken in hun bedrijf tot een succes te maken! <

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012

004-007_MSM11_SIG.indd 7

Handige links En? Ben je er al uit? Of moet je last minute nog op zoek naar een leuk kerstpakket voor de medewerkers van je bedrijf?

Via www.kerstpakkettenidee.nl kom je er vast en zeker uit! < Veranderingen op de arbeidsmarkt, vergrijzing, ontgroening, generatiemanagement en langer doorwerken - de grote trends zijn bekend. Maar hoe de vork nou echt in de steel zit lees je op www.leeftijd.nl. < Een loopje met de waarheid nemen in cv’s lijkt wel schering en inslag. Krijg jij het cv van een sollicitant onder ogen en wil je weten of de informatie op waarheid berust? Raadpleeg www.cvchecken.nl. < Verjaardag, huwelijk, baby, beterschap of zomaar... Er zijn gelegenheden genoeg die om een kaartje ‘vragen’. Wel eens gehoord van Snelwenskaart? Moet je eens kijken op www.snelwenskaart.nl. < Werk jij als zzp’er? Dan heb je het aan het einde van het jaar een flinke kluif aan de cijfers. Hulp nodig? Die krijg je via www.mijncijfersklaar.nl. < Fit en ‘in shape’ blijf je niet alleen door gezonde voeding; ook bewegen is essentieel. Een ‘lekkere’ lunchwandeling doet ook zo z’n werk. Op www lunchwandelen.nl kun je lezen wat zo’n wandeling nóg leuker maakt. < Zin in een stedentripje?

Op www.cityzapper.nl vind je honderden tips van ‘ervaringsdeskundigen’ als expats en fervente stedenreizigers. < Nog niet in de gelegenheid geweest je aan te melden voor dé vakdagen van het jaar? Doe het dan nú. Donderdag 8 november ‘gaan we los’. Kijk op www.managementsupport.nl/event. <

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 7

26-10-12 08:46

002-040_MSM11_ADV.indd 8

26-10-12 08:41

samenwerken

Duurzame relaties op het werk

Is jouw baas de ware?

Niet alleen huwelijken eindigen tegenwoordig sneller.

Ook op de werkvloer vinden vaker wisselingen plaats dan vroeger. Toch staat of valt een organisatie met trouwe en hardwerkende werknemers. Wat houdt de relatie tussen jou en je baas duurzaam?

Tekst Marjo van Lijssel

Technologische ontwikkelingen, individualisering van de maatschappij en verschuivende normen en waarden, dwingen werkgevers gelijkwaardiger om te gaan met hun personeel. Dit blijkt uit onderzoek van professor dr. Aukje Nauta, bijzonder hoogleraar ‘Employability in werkrelaties’. In haar boek Tango op de werkvloer concludeert ze dat er doorbraken nodig zijn om dit te bereiken.

Leeftijdsfasebewust personeelsbeleid, gezonde bedrijfskantines, yoga op de werkvloer en sporten met collega’s, lijken prima randvoorzieningen. Maar uiteindelijk draait het echte gezondheidsbeleid hier niet om volgens de hoogleraar. ‘Werkgevers moeten zich realiseren dat het veel waardevoller is om te weten wat voor vlees ze in de kuip hebben. Ik pleit er daarom voor dat ze met hun werknemers op zoek gaan naar individuele achterliggende belangen. Wat wil iemand echt? Welke talenten heeft hij in huis?

Nathalie Scholtes coacht secretaressen in hun professionele en persoonlijke ontwikkeling en richt zich op menselijke en communicatieve kwaliteiten en bij het optimaliseren van de samenwerking met leidinggevenden.

Daarnaast verzorgt ze workshops en trainingen over bewustwording van dienstverlening, mensgerichte communicatie, zelfontplooiing en identificeren van talenten. www.nathaliescholtes.nl.

Alleen door samen hierover te praten kun je de kracht in elkaar ontdekken en betere afspraken maken over werkinhoud en ontwikkeling.’

Van wieg tot graf Tot in de jaren 80 waren we nog gewend aan lifetime employment. Je ging bij een baas werken en die zorgde ervoor dat je daar je pensioen kon halen. Jacqueline van de Looy, Secretaresse van het Jaar 2012, weet hier nog alles van. ‘Mijn vader en schoonvader zijn 40 jaar in dienst geweest bij Philips’, vertelt ze. ‘Alles werd verzorgd. Als 15-jarige ging je naar de bedrijfsschool waar je het vak leerde. Vervolgens kreeg je een baan en gaandeweg groeide je door. Er waren ook gezondheidscentra en sportverenigingen voor Philipsmedewerkers. Over je pensioen en secundaire arbeidsvoorwaarden hoefde je je geen zorgen te maken. Zelf heb ik er 17 jaar gewerkt als secretaresse. Ik had de intentie om te blijven, maar door een reorganisatie moest ik toch voortijdig afscheid nemen.’ Volgens Aukje Nauta is de definitie van duurzame werkrelaties aan het veranderen.

Het is niet meer vanzelfsprekend dat een organisatie van wieg tot graf voor je zorgt.

‘Vroeger betekende duurzaamheid de zekerheid dat je tot je pensioen bij dezelfde werkgever kon blijven. Nu zit het ‘m veel meer in je eigen kwaliteiten en capaciteiten’, legt de professor uit. ‘Hierdoor ontstaan gelijkwaardige ofwel volwassen werkrelaties. Eigenlijk is dat een gezonde ontwikkeling. In de paternalistische relatie van vroeger was je natuurlijk ook erg afhankelijk van je baas. Ik kan iedere secretaresse aanraden om minimaal

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012

009-011_MSM11_ART_3K04.indd 9

eens per jaar stil te staan bij de vraag: vind ik mijn werk nog leuk en zit er voldoende uitdaging in? Als je beide vragen met ‘nee’ beantwoordt, moet je toch even onderhoud plegen aan jezelf. En nagaan wat je nodig hebt om op het werk lekker in je vel te zitten. Misschien ben je wel toe aan een carrièreswitch.

We vinden het heel normaal om een onderhoudscontract te hebben voor onze centrale verwarming, maar staan over het algemeen onvoldoende stil bij ons eigen cv. Dat is toch erg jammer, want werken is een dagtaak.

Het is zonde van je tijd en energie om dat schouderophalend van je af te schudden door te zeggen: ‘ach, er moet nou eenmaal brood op de plank komen’.’

Meer autonomie Mariëtte Bonvanie werkt al jaren als secretariële interim-professional bij een gespecialiseerd personeelsbemiddelaar. Daardoor wisselt ze regelmatig van werkplek. ‘Ik denk dat het heel gezond is om af en toe te wisselen’, zegt ze. ‘Op die manier kun je jezelf ontwikkelen en iets waardevols toevoegen aan het bedrijf waar je werkt. Van al je eerdere werkplekken neem je immers belangrijke leermomenten en ideeën mee. Ik vind gelijkwaardigheid in de relatie met mijn manager het belangrijkste. Er moet ook een klik zijn. Ik heb ooit twee keer een dagbijeenkomst georganiseerd voor een organisatie.

De ene manager liet mij compleet vrij. Daar ging ik mee aan tafel zitten om te sparren en

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 9

26-10-12 08:47

samenwerken

Aukje Nauta is bijzonder hoogleraar Employability in Werkrelaties bij de Programmagroep A&O-psychologie aan de Universiteit van Amsterdam. Daarnaast adviseert ze bedrijven en instellingen over diverse HR-onderwerpen zoals inzetbaarheid, arbeidsrelaties, conflicthantering, organisatieontwikkeling en sociale innovatie. www.factorvijf.eu.

kwamen samen tot een geweldige dag. De ander liet me in eerste instantie vrij, maar ging vervolgens toch ineens erg controleren.

Daardoor viel de gelijkwaardigheid weg. Uiteindelijk werd de dag wel zo ingevuld als ik van plan was. Het kostte me deze keer alleen meer tijd. Wanneer ik in eenstructurele functie niet meer genoeg uitdagingen kan vinden, ga ik op zoek naar een nieuwe uitdaging, ook al zijn de collega’s nog zo aardig. Ik ben niet de persoon om jarenlang in dezelfde functie te blijven. Ik blijf me liever ontwikkelen.’ Aukje Nauta voorspelt dat we in de toekomst neigen naar een netwerkeconomie. ‘Straks binden we ons niet meer per se aan één organisatie. Dat betekent echter niet dat binding verdwijnt. Relaties aangaan en ‘ergens bij willen horen’ zijn basisbehoeften van elk mens. Ik verwacht dat de binding met de beroepsgroep in de toekomst belangrijker gaat worden dan met de organisatie. Je wordt meer ondernemer van je eigen functie en dan maakt het niet meer uit onder welk contract je het uitvoert. Je ziet mensen ook steeds vaker combinaties maken zoals: drie dagen in loondienst en daarnaast een eigen bedrijfje. Dat is bij uitstek geschikt voor secretaressen. Ik krijg zelf ook secretariële ondersteuning van een bu-

reau dat nog meer opdrachtgevers heeft.

Het mooie daarvan is dat ze ondernemend zijn in hun beroep en daardoor meer autonomie hebben dan bij een baas in loondienst. Het staat fijne samenwerkingsrelaties beslist niet in de weg. Als je veel op afstand werkt via virtuele communicatiemiddelen, moet je elkaar af en toe in de ogen kijken.

Dat is de enige manier waarop je vertrouwen opbouwt en onderhoudt. Uit ervaring weet ik hoe belangrijk dat is. In het begin ging er in onze afstemming veel mis. Waarom? Omdat we elkaar nog niet genoeg kenden. Nu hebben we regelmatig face-to-face contact om te evalueren. Hoe beter het contact is, hoe meer je voor elkaar over hebt en hoe beter de coördinatie verloopt.’

Neerwaartse spiraal Uit onderzoek blijkt dat autonomie, zelfstandigheid, ontwikkelmogelijkheden en waardering belangrijke randvoorwaarden zijn waar mensen gelukkig van worden tijdens hun werk. Leidinggevenden die zich tijdens ontwikkelgesprekken dienend opstellen naar werknemers, kunnen maatwerkplannen maken die de organisatie uiteindelijk ten goede komen. Werknemers functioneren immers beter wanneer ze optimaal in hun kracht staan. ‘Een gezonde levensstijl vind ik tot op zekere hoogte de verantwoordelijkheid van de werknemer zelf. Hoewel ik het raar vindt dat je überhaupt zoveel ongezond eten kunt kopen in school- en bedrijfskantines. Een verbod op kroketten in de bedrijfskantine straalt daarentegen paternalisme uit. Het is belangrijker dat organisaties nadenken over de inhoud van het werk. Een werkgever heeft de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat het werk leerzaam is en voldoende uitdagingen biedt. Leerzaam werk is altijd een combinatie van aan de ene kant vrij hoge taakeisen en aan de andere kant voldoende regelmogelijkheden om je werkzaamheden naar eigen vermogen en inzicht

Leer effectiever samenwerken PersonalColor is een persoonlijkheidstest waarmee medewerkers inzicht krijgen in het voorkeurgedrag van zichzelf en dat van hun collega’s. Elk mens is uniek. Dat weten we allemaal. Toch vinden we het soms lastig om te accepteren dat iedereen verschillend in het leven staat. Je vindt die ander bijvoorbeeld wel eens dominant, slordig, onbezonnen, besluiteloos, pietluttig of te enthousiast. Daardoor kan de relatie schade oplopen.

Jammer, want dat is nergens voor nodig. Sterker nog, als je de verschillen tussen jou en anderen effectief inzet, kun je van elkaar leren. Op die manier ontstaan de mooiste relaties en meest productieve samenwerkingsverbanden. Wil jij leren hoe je effectiever kunt samenwerken met je collega’s? Kijk dan op www.personalcolor.nl.

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012 10

009-011_MSM11_ART_3K04.indd 10

Jacqueline van de Looy is Secretaresse van het Jaar 2012. Zij werkt bij Coresta te Son, een full service bedrijf op het gebied van maatschappelijk vastgoed. Jacqueline heeft 27 jaar ervaring als secretaresse, en heeft gewerkt bij onder andere Philips, KPMG Consulting en Kalliste Woningbouwontwikkeling. Lees meer over haar ervaringen als Secretaresse van het Jaar op haar weblog. www.secretaressevanhetjaar.nl.

in te delen. Als organisaties het werk niet zo inrichten kun je er donder op zeggen dat mensen uitvallen vanwege psychische klachten. Een universele behoefte van elk mens is autonomie. Die gaat voor mensen met wat meer intellectuele capaciteiten verder dan voor de gemiddelde werknemer.

Een werkgever moet dus altijd op zoek gaan naar de bandbreedte waarin iemand eigen verantwoordelijkheid nog aan kan. Maar je mag er iemand nooit helemaal van ontslaan.

Ook al zegt de werknemer: ‘ik heb helemaal geen behoefte aan verantwoordelijkheden’.

Eigenlijk is dat een uiting van angst. Angst ontstaat als je onvoldoende geleerd hebt om te werken naar eigen inzicht. Mensen moeten sterk worden gemaakt, zodat ze uit hun comfortzone durven te stappen.’

Wanneer er sprake is van een gelijkwaardige werkrelatie, is er ook wederzijds respect en waardering. ‘Waardering voor elkaar is belangrijk’, vult Jacqueline van de Looy aan.

‘Als dat er niet is, loopt de samenwerking spaak. Je wordt op den duur minder loyaal, gaat je minder inzetten en dan komt er een punt dat je om je heen gaat kijken naar een andere baan. Het gevoel niet gewaardeerd te worden blijkt niet altijd terecht. Het kan zijn dat een werkgever zich helemaal niet bewust is van zijn gedrag. Of het zit gewoon in de aard van het beestje. Ik heb zelf zo’n situatie meegemaakt. Ik werd er onzeker van en kwam daardoor in een neerwaartse spiraal terecht. Ik durfde me niet meer voor de volle 100 procent in te zetten. Uiteindelijk ben ik weggegaan. Achteraf hoorde ik wel positieve geluiden, jammer dat het niet tijdens het werk voldoende werd uitgesproken.’

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

26-10-12 08:47

samenwerken

Mariëtte Bonvanie is een secretariële interimprofessional op het gebied van Professional Management Assistance.

Ze is in vaste dienst bij Experis en gespecialiseerd in het voorzien van tijdelijke capaciteitsbehoeften op het (directie)secretariaat, zoals opdrachten ter vervanging van zwangerschapsverlof, vervanging van langdurig zieken en grote tijdelijke projecten. Hierbij worden alle secretariële werkzaamheden verricht in verschillende branches, organisaties en secretariële functies.

‘Ik verlangde naar goedkeuring’ Het gebrek aan wederzijdse steun is een bekende valkuil tussen secretaressen en managers, vindt secretaressecoach en

freelance secretaresse Nathalie Scholtes.

‘Als je een team vormt, moet je ook wat voor elkaar over hebben. Is dat niet zo, dan is de samenwerking gedoemd te mislukken. Een manager moet tijd investeren in de samenwerking met zijn secretaresse. Er wordt nu nog veel te weinig gesproken. Dat is jammer, want door communiceren creëer je juist een vertrouwensband. Vroeger was ik meer een meisje dat gedwee haar secretariële taken uitvoerde. Ik ondersteunde mijn manager vanuit zijn verlangens. Heel gedienstig, precies zoals het imago van een secretaresse toen was. Maar ik verlangde ook naar waardering. Ik deed toch zoveel, ik werkte toch zo hard? Waarom werd dat niet gezien? Ik kreeg weinig complimenten. Dat voelde niet fijn. Ik functioneerde hartstikke goed, al mijn werkzaamheden verliepen op rolletjes. Hij hoefde maar een half woord te roepen en ik wist wat hij wilde.

Ik gaf mezelf te veel weg in die relatie en uiteindelijk leverde me dat alleen een ongelukkig gevoel op. Met dit gevoel ben ik aan

de slag gegaan en op onderzoek gegaan in mijzelf. Nu weet ik wie ik ben en wat ik kan en laat ik mij minder beïnvloeden door meningen van anderen. Ik weet wat ik waard ben’, vervolgt Nathalie Scholtes. ‘Ik zal eerder opkomen voor mijn eigen behoeften en grenzen. Bij een gelijkwaardige arbeidsrelatie hoeft dit gelukkig niet. Als je namelijk allebei het gevoel hebt dat je de ander wilt ondersteunen, kun je vanuit een warmere openheid dingen bespreekbaar maken zonder dat de ander zich daardoor persoonlijk aangevallen voelt. Ik ben nu meer een klankbord voor mijn werkgever en ik bekijk per situatie wat er van mij verlangd wordt.

Ik vind wel dat een prettige samenwerking bij jezelf begint. Het is aan jou om de eerste stap te zetten naar openheid, respect en vertrouwen. Daarmee nodig je de ander uit om hetzelfde te doen.’

Wie meer wil weten over duurzame inzetbaarheid kan eens kijken op www.overduurzameinzetbaarheid.nl. <

Advertentie

Sfeervolle feestmaanden - gratis feestzaal Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist is een unieke locatie om tijdens de feestmaanden uw zakenrelaties of medewerkers fijne feestdagen of een gelukkig nieuwjaar te wensen.

Onze multifunctionele locatie biedt u voor elke gelegenheid- een kerstdiner nieuwjaarsborrel of feestavond- de perfecte ruimte. In december en januari krijgt u een gratis feestzaal.

Uiteraard maken wij voor u een arrangement op maat. Neem contact op met de afdeling reserveringen (0343-492 492) of kijk op www.woudschoten.nl.

Woudenbergseweg 54 3707 HX Zeist

T 0343-492 492 F 0343-492 444

E info@woudschoten.nl I www.woudschoten.nl

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012

009-011_MSM11_ART_3K04.indd 11

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 11

26-10-12 08:47

werkorganisatie

Resultaatafspraken op het secretariaat

Presteren wordt waarderen Het einde van het jaar nadert met rasse schreden. Voor velen is dit hét moment waarop het functioneren kritisch onder de loep wordt genomen. En zeg nu eens eerlijk: hoe zichtbaar was jij dit jaar? Weet je zélf precies wat je de afgelopen maanden voor je organisatie hebt betekend? Kun je hierop niet volmondig ‘ja’ zeggen, lees dan dit artikel, zodat je wel aantoonbaar kunt maken wat je bijdraagt aan jouw organisatie.

Tekst Marianne Smits | www.avk.nl

Het twee- of driemaal per jaar voeren van voortgangs- en beoordelingsgesprekken is waarschijnlijk niet nieuw voor je. Je tevredenheid over de kwaliteit én het resultaat van zo’n gesprek heb je echter zelf grotendeels in de hand. Bereid je daarom tot in de puntjes voor.

Een goed voorbereiding is immers het halve werk.

1. Ga op de stoel van je manager zitten. Denk zoals je leidinggevende denkt. Hij of zij zal starten met het verzamelen van zoveel mogelijk informatie omtrent jouw functioneren. Doe dat zelf dus ook! Neem bijvoorbeeld de agenda van je manager door, vanaf het begin van het jaar tot heden. Dat is een goede kapstok om een overzicht te maken van alles wat je dit jaar gedaan hebt. Lees ook eventuele notulen van vergaderingen die jij bijwoont en bekijk je eigen agenda.

Verzamel zo alle benodigde input voor je gesprek. Verdiep je in de beoordelingscriteria. Haal je functieomschrijving boven water en lees deze kritisch door. Welke competenties zijn er nodig voor het uitvoeren van je taken. Wees kritisch op jezelf… voldoe je? Of kun je op bepaalde punten verbeteren? En waar blink je in uit? Heb je geen actuele functieomschrijving, neem dan je persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) erbij. De doelstellingen die hierin geformuleerd zijn, zijn de agendapunten voor je komende gesprek. Heb je geen POP, neem dan het verslag van je vorige gesprek kritisch onder de loep.

2. Zet ‘ambassadeurs’ in. Om de beeldvorming over je functioneren te verbreden kun je gebruikmaken van methodieken als 360ºfeedback. Hierbij vraag je een aantal personen je feedback te geven over het afgelopen jaar. Denk hierbij aan collega’s op het secretariaat of andere ‘klanten’ waarvoor jij werkzaamheden verricht.

Maak hiervoor met deze ambassadeurs een afspraak op een voor hen rustig moment in de agenda. Zij moeten dit gesprek immers ook rustig kunnen voorbereiden. Op internet vind je meer informatie over deze methodiek. Daar kun je ook je eigen formulier opstellen dat je vervolgens kunt voorleggen aan je ambassadeurs. Of laat hen dit formulier invullen en inleveren bij je manager.

3. Stel zo nodig zelf de agenda op. Heb jij ook zo’n leidinggevende die altijd net iets te weinig tijd stopt in de voorbereiding van dit soort gesprekken? Neem dit dan uit handen en zorg zelf dat je het doel van het gesprek en de agendapunten formuleert. Bedenk dus goed welke onderwerpen je aan bod wilt laten komen. Leg dit als concept aan je leidinggevende voor. Zo weten jullie beiden wat er komen gaat en ga jij perfect voorbereid het gesprek in.

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012 12

012-013_MSM11_ART_3K03.indd 12

4. Zelfreflectie vormt de basis. Waar ben je goed in en hoe kun je dat aantonen? Zijn er verbeterpunten of liep je tegen moeilijkheden aan en hoe kwam dat? Heb je tijdens je vorige gesprek afspraken gemaakt die (nog) niet zijn gerealiseerd? Zorg dan voor een duidelijk antwoord op de vraag hoe dat komt. Door al deze zaken scherp voor ogen te hebben, krijg je een goed beeld van de feedback die je in het gesprek zult ontvangen.

Anders dan in het functioneringsgesprek wordt in het beoordelingsgesprek echt een oordeel gegeven over jouw functioneren. Luister goed naar alle aspecten die aan dit oordeel ten grondslag liggen.

Reageer niet direct op ieder onderdeel, maar wacht tot je leidinggevende alle punten heeft besproken. Dan is het jouw beurt.

Reageren Het oordeel van je manager moet onderbouwd zijn met feiten en waarnemingen. Is dit volgens jou niet het geval of heb je het vermoeden dat er mogelijk sprake is van subjectiviteit, stel dan ieder punt afzonderlijk aan de orde en vraag nadrukkelijk om ieder aspect aantoonbaar te maken. Vraag om toelichting als je een zin hoort als ‘het loopt niet op rolletjes’. Is de mening van je leidinggevende voor jou niet duidelijk, vraag dan altijd om verheldering, liefst in de vorm van (recente) voorbeelden.

Concreet Maak duidelijke afspraken over ieder punt dat is besproken.

Mocht je leidinggevende zelf de punten niet concreet benoemen, vat dan zelf ieder onderwerp samen en vraag of je dit goed hebt begrepen. Spreek dan af om de punten schriftelijk vast te leggen.

Vergeet er niet bij te vermelden wie eventuele acties moet ondernemen en binnen welke termijn dit zal gebeuren.

Sluit positief af Natuurlijk ga ik ervan uit dat je een positieve beoordeling heb gekregen. Sluit het gesprek daarna ook van jouw kant positief af.

Geef bijvoorbeeld aan dat je jullie samenwerking altijd als bijzonder constructief ervaart of dat je blij bent dat jullie een succesvol team vormen. Wát je zegt moet in ieder geval gemeend zijn.

Mocht je minder tevreden zijn met het resultaat dan kun je bijvoorbeeld aangeven dat je het prettig vind dat je duidelijkheid hebt omtrent je functioneren. Stel tevens voor een afspraak te

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

26-10-12 08:49

werkorganisatie

•• Acceptabel; je hebt met je leidinggevende in een gesprek getoetst of de afspraak voor beiden acceptabel is.

•• Realiseerbaar; tijdens het gesprek met je leidinggevende heb je gecheckt of de afspraak realiseerbaar is.

•• Tijdgebonden; in de afspraak staat concreet op welk moment het gewenste resultaat klaar moet zijn.

In essentie gaat het dus om drie zaken: 1. Je doel: WAT wil je bereiken (bijvoorbeeld tijdige beschikbaarheid van vergaderstukken voor vergaderdeelnemers).

2. IJkpunt: HOE meet je dat? (‘tevredenheidsonderzoek’ onder deelnemers vergadering) 3. Norm: het beoogde RESULTAAT (bijvoorbeeld een week voor aanvang van vergadering stukken digitaal beschikbaar stellen).

maken voor een vervolggesprek op korte termijn waarin je dan je verbeteringen van de tussenliggende periode kunt bespreken.

Zonde van mijn tijd…

Regelmatig ontmoet ik managementassistenten die beoordelingsgesprekken als ‘niet waardevol’ beoordelen. ‘Het gaat immers niet over mij, maar over de functie van managementassistent in zijn algemeenheid’ geven ze dan als reden. Mijn advies: formuleer dan zelf de criteria waarop je beoordeeld wilt worden. Neem zelf de verantwoordelijkheid voor je functioneren. Stel je eigen prestatiecriteria op!

Resultaatafspraken maken Resultaatafspraken gaan over de output die jij als managementassistent in de komende periode, tot je volgende gesprek, gaat leveren. Deze afspraken baseer je op: •• De doelstellingen van de afdeling of business unit waarvoor je werkt. De doelstellingen van jouw afdeling zijn natuurlijk weer een afgeleide van de strategische doelstellingen van jouw organisatie.

•• De inhoud van je functie.

Belangrijk is dus om de doelstellingen te kennen van de afdeling of dienst waarvoor je werkt. Daarnaast is het essentieel om het eens te zijn over de inhoud van je functie: wat draag jij bij aan het realiseren van de doelstellingen van je afdeling? Dit zijn de twee essentiële startpunten. Op basis hiervan formuleer jij jouw prestatieafspraken, bij voorkeur aan het begin van een kalenderjaar. Goede afspraken zijn SMART: ze voldoen aan de volgende criteria: •• Specifiek; het is voor jou en je leidinggevende duidelijk waar de afspraak over gaat.

•• Meetbaar; in de afspraak staat concreet op welke manier en aan de hand van welke criteria bepaald wordt of je de afspraak al dan niet hebt gehaald.

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012

012-013_MSM11_ART_3K03.indd 13

Aan de slag 1. Het is prettig om je taken als kapstok te gebruiken voor het formuleren van prestatieafspraken. Voorbeeld: ik zorg ervoor dat ik één week voor aanvang van de AMT-vergadering (Algemeen ManagementTeam) de dan beschikbare agenda met bijlagen aan alle deelnemers verspreid. Wil je suggesties van resultaatafspraken van andere managementassistenten?

Kijk dan eens in de LinkedIngroep van Management Support: www.linkedin.com/groups/ManagementSupport Groep.

2. Formuleer de afspraken SMART. Voorbeeld zoals onder 1: a. de op dat moment beschikbare agendapunten en bijbehorende stukken b. week voor AMT-vergadering c. aan alle AMT-deelnemers 3. Vermijd afhankelijkheid van derden.

Indien 2a was geformuleerd als: de agenda met bijlagen, dan heb je dus een afhankelijkheid in je afspraak staan.

De afhankelijkheid bestaat er namelijk uit dat je belooft de bijlagen te zullen toezenden terwijl je wellicht een week voor aanvang van de vergadering nog niet alle bijlagen hebt ontvangen.

4. Neem bij voorkeur ook een teamgerichte prestatie op in het totaal van je afspraken. Dit zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat je afspreekt jaarlijks een evenement te organiseren dat tot doel heeft de teamgeest te verhogen (dit kan een borrel zijn, een ‘heidag’, een training).

5. Formuleer altijd positief: dat wat je wilt of kunt in plaats van wat je niet kunt.

6. Maak ontwikkelingsafspraken. Die afspraken gaan over de kennis, de vaardigheden en de competenties die je het komende jaar verder gaat ontwikkelen om tot nóg betere resultaten te komen of je te specialiseren met wellicht een concreet voorstel voor een bepaalde training.

7. Laat je bescheidenheid varen!

8. Jezelf profileren doe je het hele jaar door, wees je hiervan bewust. Noteer je activiteiten gedurende het jaar, maak deze inzichtelijk en bespreek deze ook. Maak dit tot je tweede natuur.

9. Breng de door jezelf gemaakte prestatieafspraken als ‘voorstel’ naar je leidinggevende, bespreek je voorstel en stel dan samen de definitieve resultaatafspraken schriftelijk vast.

Op deze manier wordt PRESTEREN ook WAARDEREN! Geniet van je gesprek. <

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 13

26-10-12 08:49

persoonlijke ontwikkeling

Word je gezien zoals je gezien wilt worden?

Jezelf profileren klinkt erger dan het is Jezelf profileren is in en kennelijk iets dat nodig is om jezelf te laten zien in je werk.

Tegelijkertijd zetten ook veel managementassistenten er hun vraagtekens bij: ‘Leuk zo’n advies, maar wat kan ik daar nou mee? Je wordt toch wel in een hokje ­gestopt... toch?’ Dan kun je er maar beter zelf een kiezen. Werk aan de winkel dus!

Tekst Gerda Bos & Miriam van Keulen-Pot

Wie het woordenboek pakt komt bij het woord profileren uit op: ‘de aandacht ergens op vestigen, karakteriseren, kenschetsen. Jezelf profileren betekent een duidelijk eigen karakter aannemen. Het interessante is: je kunt jezelf niet niet profileren. Net zoals je niet niet kunt communiceren. Ook wie niets zegt, zegt non-verbaal van alles.

Een blik of houding spreken vaak boekdelen. Je profileert jezelf hoe dan ook. Degene die in de vergadering het hoogste woord voert wordt vaak gezien als iemand die zich sterk weet te profileren. Maar

als je onderuit gezakt op je horloge zit te kijken, zet je evengoed een bepaald beeld van jezelf neer! Waar het uiteindelijk om gaat is: word je gezien zoals je gezien wilt worden?

Grijp je kansen zeggen ze. Nou... ik grijp altijd mis!’

Als je het idee hebt dat de leuke klussen aan jouw neus voorbijgaan of als je niet afkomt van een ongewenst stempel, is er werk aan de winkel. Vraag je af of anderen kunnen weten wat je toevoegt. Hoe zichtbaar is jouw rol in het bedrijf? Wie weet waar jij goed in bent en wat je graag doet? En hoe reageer je als anderen je een verzoek doen? Enthousiast? Met een diepe zucht? Waaruit kunnen ze opmaken dat je iets graag doet?

Als je je gezien voelt en gevraagd wordt voor taken die bij je passen, voel je je gewaardeerd en geeft dat energie en zelfvertrouwen. Andersom werkt het helaas ook… Wie het idee heeft dat zijn talent niet gezien wordt, voelt zich minder gewaardeerd, wat kan leiden tot minder energie en een lagere zelfwaardering.

Een voorbeeld Thea werkt als managementassistente bij een trainingsbureau. Ze is gek op organiseren. Privé is zij degene die van alles regelt: van buurtbarbecues tot verrassingsfeestjes voor vrienden. Jaarlijks organiseert het bureau een klantendag. Nu doet Ineke dat. Thea heeft haar manager wel eens gevraagd of zij de klantendag mag organiseren, maar daar is haar manager niet op ingegaan. Dat maakt Thea onzeker. Ze denkt dat haar manager twijfelt aan haar capaciteiten.

En misschien wel terecht denkt ze, want wat stelt zo’n buurtbarbecue nou voor?

Suze pakte het anders aan. Zij vroeg haar manager of zij Ineke mocht assisteren. Om Ineke te ondersteunen en om er zelf van te leren. Dat vond de manager een goed idee. Omdat Ineke de verantwoordelijkheid had, wist hij dat de klantendag goed kwam. Toen Ineke het jaar daarop aangaf dat ze de organisatie van de klantendag uit handen wilde geven en Suze zei het graag over te willen nemen was de keuze snel gemaakt!

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012 14

014-016_MSM11_ART_2K03.indd 14

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

26-10-12 08:51

persoonlijke ontwikkeling

Zo profileerde Suze zichzelf en bereikte daarmee precies wat ze wilde. Deze vorm van jezelf profileren heeft niets met opscheppen te maken, al denken sommigen daar anders over. Voor hen heeft het woord profileren een negatieve klank. Zij associëren het wél met opscheppen of een hoog bla-blagehalte. Veelgehoord is: ‘Ze weten heus wel wat ze aan me hebben. Ik ga dat echt niet roepen, ik houd me liever met mijn werk bezig Kijkend naar het kernkwadrant van Ofman (Ofman, 1992), zou je ­onderstaand schema kunnen gebruiken: Kernkwaliteit Bescheiden

Valkuil teveel van het goede

positief tegenovergestelde

Onzichtbaar

positief tegenovergestelde

Opscheppen

Profileren teveel van het goede

Allergie

Uitdaging

Succesvol profileren: hoe doe je dat?

Succesfactoren zijn: Zelfbewustzijn; wees je bewust wat je in huis hebt. Wat is jouw talent? Wat zijn jouw drijfveren? Benoem ze voor jezelf, zodat je ze duidelijk kunt maken aan anderen.

Transparantie; het nieuwe bed van Marjan wordt vandaag geleverd vóór 12 uur, daarom heeft ze de ochtend vrij genomen. Om 13.00 uur heeft ze nog geen bed gezien. Ze belt naar de winkel, maar die kunnen haar niets vertellen. Om 16.30 uur wordt het bed geleverd…

Hoe fijn is het als je op de hoogte wordt gehouden van de stand van zaken? En zo werkt het dus ook op de werkvloer!Vaak zijn we druk bezig met het behalen van een gewenst eindresultaat. Wat we soms vergeten is de tussentijdse communicatie. Een gemiste kans. Door helder te maken hoe je zaken aanpakt, leert de ander jouw aanpak, kwaliteiten en drijfveren beter kennen. Communiceren is jezelf profileren! En dat op een heel natuurlijke manier….

Concreet en krachtig communiceren; ondersteun je verhaal met voorbeelden uit de praktijk. Dan gaat het ‘leven’ voor de ander.

Wie in abstracte termen blijft praten, verliest zijn toehoorders. Zwak jezelf niet af. Dus zeg niet dat je ‘een beetje ervaring hebt met organiseren’, maar vertel concreet welke ervaring je hebt opgedaan.

Ook dit is een natuurlijke manier van profileren.

Successen vieren en delen; vanuit de opvatting ‘bescheidenheid siert de mens’ zijn veel medewerkers niet gewend om successen te vieren en te delen. Zonde! Hoe leuk is het om te kunnen delen in iemands enthousiasme? Wees trots op wat je hebt bereikt. En succesverhalen met elkaar delen vergroot ook binnen een team of organisatie het gevoel van trots en verbondenheid. En daar heeft iedereen wat aan! Belangrijke factoren zijn: enthousiasme en eer geven aan wie ere toekomt. Lees maar:

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012

014-016_MSM11_ART_2K03.indd 15

Gerard heeft de dagelijkse leiding over een buitendienstteam. In een vergadering met de binnendienst vertelt hij wat zijn team de afgelopen maanden heeft gedaan en welke resultaten zijn geboekt.

Hij bedankt de binnendienst voor hun bijdrage aan dit succes. Marieke is teammanager van het secretariaat. Ze vertelt in een overleg dat zij ervoor heeft gezorgd dat klanten netter te woord worden gestaan en dat leidinggevenden meer tevreden zijn over de dienstverlening.

Gerard en Marieke hebben zich beiden geprofileerd. Gerard doet het op een respectvolle manier voor allen die bijgedragen hebben.

Marieke trekt de eer naar zichzelf, terwijl ze zonder haar medewerkers nooit succesvol had kunnen zijn.

In contact blijven met de ander; deze succesfactor is een heel belangrijke. Tegelijkertijd is hij ook het meest simplistisch. Want het komt neer op het volgende: als jij gezien wilt worden, zie dan ook de ander!

Durf te leren; deze succesfactor is essentieel. Gun jezelf de tijd om het profileren te leren. Begin klein en ga steeds een stapje verder.

Kijk hoe anderen reageren en let op wat bij je past. Om te leren jezelf te profileren is een gezonde dosis lef nodig.

‘Ik ben introvert en dienstverlenend, dus ik hoef me niet te profileren’ Als je denkt dat iets niet bij je past, zul je het niet snel proberen.

Maar klopt het wel dat profileren alleen iets is voor extraverten en commerciële mensen? Wij geloven van niet. Introverte mensen zoeken manieren om zich te profileren, die bij hen passen: door gebruik te maken van mails en andere geschreven tekst en door dichtbij hun inhoudelijke kennis te blijven. Introverte mensen praten namelijk graag over onderwerpen die er voor hen toe doen (Bainbridge, C). De huidige social media sluiten daar goed op aan.

Denk maar aan LinkedIn. Deelname aan kennisgroepen op LinkedIn en hulpvragen beantwoorden is een inhoudelijke, sociale bezigheid. Tegelijkertijd maakt het je expertise zichtbaar. En dat is mooi meegenomen…

Profileren, zal ik het dan toch maar eens proberen?

Profileren is nodig. We kunnen er niet meer onderuit. De eeuwige baan bestaat niet meer en leuke klussen worden uitgedeeld aan degene die erom vraagt. Dus of je wilt of niet, je zult eraan moeten geloven. Neem invloed op je werkend leven. Wacht niet af tot je gezien wordt. Durf te leren hoe je je kunt profileren.

Als je bescheiden bent, is dat een kwaliteit. Het gevaar van te veel bescheidenheid is echter dat je talent, je wens of je team onzichtbaar is. Zo wordt grote bescheidenheid een valkuil!

Mensen die je irriteren als je bescheidenheid belangrijk vindt, zijn mensen die opscheppen. Zij hebben echter iets waar jij een klein beetje van zou kunnen gebruiken. Zij hebben namelijk het vermogen zichzelf zichtbaar te maken. De kunst is om de balans te vinden: een beetje over jezelf of jullie prestaties vertellen, zonder dat het opscheppen is. Zo kun je jezelf, je kwaliteiten, je wensen of je team laten zien op een manier die geen irritatie opwekt.

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 15

26-10-12 08:51

persoonlijke ontwikkeling

Jeanine is directiesecretaresse. Ze moet van haar leidinggevende laten zien wat ze toevoegt aan de organisatie. Dat vindt ze lastig.

Het is toch normaal dat ze foutloos Nederlands schrijft? Het is toch logisch dat de voorraad kantoorartikelen altijd op peil is? Iedereen mag toch verwachten dat ze goede actielijsten maakt na een vergadering? Straks vinden ze haar een opschepper. Ze moeten haar maar nemen zoals ze is. Caroline is haar collega. Ze is minder nauwkeurig dan Jeanine, maar een kei in zichzelf op een prettige manier profileren. Ze vertelt bijvoorbeeld hoeveel tijd ze heeft besteed aan de organisatie van het feest en houdt leidinggevenden op de hoogte als het niet meteen lukt om een afspraak te plannen. Tijdens besparingen kiest de leidinggevende ervoor om Caroline te laten blijven, terwijl Jeanine ontslagen wordt.

Anderen weten niet wat je doet, totdat je duidelijk maakt wat je doet en hoe je het doet. Vertellen wat je toevoegt heet geen opscheppen, maar transparant zijn, helderheid geven. Je hebt het zelf in de hand. Vind manieren om uit te proberen hoe jij je kunt profileren. Leg eens aan je collega’s uit wat je doet, hoe je dag eruitziet. Loop mee bij een andere afdeling. Vertel je leidinggevende wat je hebt bijgedragen aan jullie bedrijf. Wie kan er beter of sneller zijn werk doen dankzij jouw inspanningen? Wat hebben klanten aan jouw bijdrage?

Profileren, is het echt te leren?

Profileren kun je leren. Door vallen en opstaan. Begin met iets kleins.

Vertel eens wat je precies doet. Bedenk wat jouw werk toevoegt.

Aan welke mensen erger je je? Wat doen zij in jouw ogen niet goed, ofwel wat kun jij beter? Dat is waarschijnlijk een kwaliteit van je.

Kent iedereen die kwaliteit? Vraag aan anderen wat zij als jouw belangrijkste kwaliteiten zien? Hoe zou je deze kwaliteiten breder onder de aandacht kunnen brengen? Hoe profileren anderen, die jij waardeert, zich? Komen ze met ideeën? Schrijven ze mails waaruit blijkt wat ze doen? Accepteer een compliment met ‘dankjewel’ in plaats van door het compliment af te zwakken.

En gaat één van je pogingen om jezelf te profileren niet meteen zoals je wilt, denk dan aan je rijlessen. Pas na flink wat lessen kon je alles tegelijk.

Fouten maken horen bij een leerproces. Door te evalueren wat niet goed gaat, leer je het beter. Succes!

Literatuurlijst Bainbridge, C, About.com: http://giftedkids.about.com/od/ glossary/g/introvert.htm Ofman, D.(1992). Bezieling en kwaliteit in organisaties. Uitgeverij Servire. <

Advertentie

Veilig

Samsom Formulieren Samsom en Formulieren Opbergsystemen en Opbergsystemen Snel en efficiënt uw informatie bij de hand: ■ Samsom HanGlij-mappen en binnenmappen Snel en efficiënt uw informatie bij de hand: ■ Samsom Superfile mappen, PZ-file, Medisch Dossier ■ Samsom HanGlij-mappen en binnenmappen ■ Archiefdozen en -boxen ■ Superfile mappen, PZ-file, Medisch Dossier ■ Samsom Personeelsformulieren ■ en -boxen ■ Archiefdozen Vakantie- en absentieadministratie ■ Personeelsformulieren ■ Vakantie- en absentieadministratie Direct bestellen zonder administratie- en verzendkosten via de shop: Direct bestellen zonder administratie- en www.samsom.nl/formulieren verzendkosten via de shop: www.samsom.nl/formulieren Samsom Formulieren en Opbergsystemen is een onderdeel van Samsom Formulieren en Opbergsystemen is een onderdeel van

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012 16

014-016_MSM11_ART_2K03.indd 16

Eenvoudig Flexibel

DÉ VERGADER

APP VAN 2012!

"HET NIEUWE VERGADEREN" begint met

��

JEFF�MEETINGS...

Beperk de vergadertijd, beperk het gebruik van e-mail, werk tijd- en locatie onafhankelijk en bespaar op printkosten. Dat is JEFF MEETINGS! Probeer het zelf GRATIS! Kijk op www.jeffmeetings.nl TIS GRA met jk ! li e X ij d BO s . n l/ Nu t SSY e t in g GLO ffme je . ww x op w s y b o 2102 K ij k g lo s P Jouw

code

N : MA

SU

Bezoek ook onze stand (M2) op Management Support Event

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

26-10-12 08:51

Altijd een cadeau in huis met

• 100% veilig omdat de fashioncheques ongeladen op voorraad liggen totdat u een cadeau nodig heeft.

• Eenvoudig online op te waarderen met ieder gewenst bedrag tussen de €10 en €150.

• Te besteden bij de Bijenkorf, Men @ Work, Miss Etam en duizenden andere modewinkels.

Nu verkrijgbaar bij:

www.fashioncheque.com 002-040_MSM11_ADV.indd 17

26-10-12 08:41

psychologie

Stil, stiller, stilst in een extraverte wereld

Hoe je je staande houdt als introvert op een druk kantoor Als meest extravert gezinslid van onze familie, snapte ik niks van mijn rustige broer, die een nachtelijke zoektocht naar burlende herten in de natuur verkoos boven een avond in een druk café. Mijn eigen zoektocht naar het introverte kantoordier begin ik met het boek Stil van Susan Cain, een Amerikaanse bestseller, aangeprezen door de New York Times, met de mooie ondertitel De kracht van introvert zijn in een wereld die niet ophoudt met kletsen.

Tekst Roos Woltering

Al bij de inleiding ontstaat er bij mij lichte verwarring. Ik herken wel heel veel van mezelf. Niet houden van grote groepen, een broertje dood aan samenwerken, een sterke neiging niet op te nemen als er gebeld wordt. Zou ik dan toch ook...?

Gelukkig komt Cain al op pagina 30 met een kort testje om te bepalen waar ik me bevind op het spectrum tussen introvert en extravert. Score? Precies er tussenin, een ‘ambivert’ type, wat neerkomt op best of both worlds. Mooi meegenomen, maar wat zijn de verschillen tussen die twee werelden dan?

Introvert versus extravert Al in 1921 publiceert de bekende psycholoog Carl Jung een artikel waarin hij introversie en extraversie de belangrijkste bouwstenen van de persoonlijkheid noemt.

Groot onderscheid tussen de introverte en extraverte medemens ziet hij in de mate waarin ze zich richten op respectievelijk de innerlijke wereld van gedachten en gevoelens of het externe leven van mensen en ervaringen. Introverte mensen zijn volgens hem rustig, op zich-

Hoe introvert ben jij?

Doe de test. Je vindt ‘m op: www.thepowerofintroverts.com/quietquiz-are-you-an-introvert.

Hoe vaker je het antwoord ‘juist’ geeft, hoe introverter je bent.

zelf en weloverwogen, terwijl extraverte mensen energiek, sociaal en actiegericht zijn.

Een universele definitie bestaat niet, maar een aantal belangrijke kenmerken komen in bijna alle theorieën naar boven: 1. Introverte en extraverte mensen hebben een verschillende hoeveelheid prikkels nodig om optimaal te kunnen presteren.

De introvert kan met veel minder prikkels toe dan de extravert.

De introvert is dan ook een stuk sneller overprikkeld.

2. Introverte mensen hebben over het algemeen een ander werkritme. Ze vinden het fijn om zich met één ding tegelijk bezig te houden en kunnen zich hier ook eindeloos op focussen. Extraverten daarentegen gaan vaak voortvarend te werk, durven meer risico’s te nemen en fietsen druk multitaskend door de dag heen.

Stille Willies en muurbloempjes Ook wordt me duidelijk dat introverte mensen niet automatisch ‘stil’ en ‘niet sociaal’ zijn. Het beeld van de stille Willie of het muurbloempje als stereotype van de introvert zijn misplaatst, en doen de introvert zeker geen recht. Ook wordt mij duidelijk dat introversie aan de buitenkant zichtbaar kan zijn, maar dat dat zeker niet hoeft.

Ondanks het feit dat Cain veel interessante onderzoeken aanhaalt en met klinkende

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012 18

018-020_MSM11_ART_3K02.indd 18

Tien misverstanden Nog meer misverstanden over introverten lezen? Kijk voor de tien meest gehoorde misverstanden over introversie op: www.desuccesvolleintrovert.nl/ home/336/ 10-misverstanden-rond-introvertheid.

voorbeelden komt, merk ik dat ik me ook regelmatig erger aan haar lofzang over de introvert en ik voel de behoefte opkomen om het voor mijn extraverte helft op te nemen. Ik leg het boek even terzijde: tijd om op zoek te gaan naar introversie in eigen land.

De succesvolle introvert Al snel kom ik uit bij Marloes Bouwmeester, onderwijskundige en oprichtster van De Succesvolle Introvert, een bedrijf dat introverte mensen helpt zich zichtbaarder te maken op de werkvloer en succesvol te zijn, zonder daarbij hun eigenheid te verliezen.

Ik vraag haar naar haar definitie van een introvert. Ook zij noemt de gevoeligheid voor prikkels, de gerichtheid op de binnenwereld en de behoefte om zich in het werk te focussen en te specialiseren.

Daarnaast legt zij de nadruk op het lastig kunnen reageren op nieuwe, onverwachte dingen. ‘Een introvert heeft het nodig om zich goed voor te kunnen bereiden, een plan van aanpak te maken en daarna pas tot

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

26-10-12 08:52

psychologie

leg. Je kunt je nauwelijks afzonderen.

Ook lijkt het normaal dat er veel meer waardering is voor extraverte eigenschappen; mondigheid, op de voorgrond treden, presenteren, van je afbijten - allemaal eigenschappen waarmee je indruk maakt.

Marloes Bouwmeester: ‘Een introvert heeft het nodig om zich goed te kunnen voorbereiden’

handelen over te gaan. Een introvert wil graag vooraf anticiperen op dingen die mis zouden kunnen gaan, dan pas staat hij er met zekerheid en vertrouwen.’

Zomaar in een vergadering een nieuw onderwerp op tafel gooien en aan een introvert zijn mening vragen is dus lastig. Niet omdat hij geen mening heeft, maar omdat hij deze eerst graag weloverwogen wil formuleren voordat hij zijn mond opendoet. ‘Als de introvert eenmaal zijn mening geeft of met een plan komt, weet je ook zeker dat alle kanten belicht zijn en alle beren op de weg geschoten, maar dit proces duurt langer dan bij een extravert.’

Het extraverte ideaal Volgens Marloes is onze wereld inderdaad ingericht naar het extraverte ideaal, zoals ook Susan Cain vindt. Dit ideaal verovert sinds 1920 de wereld - vanuit Amerika, het land van onbegrensde mogelijkheden, opgebouwd door avontuurlijke migranten. Het brengt ons niet alleen maar goeds. Leiders worden vaker gekozen omdat ze hun ideeën goed kunnen presenteren, niet omdat het de beste ideeën zijn. Wie zich laat gelden wordt gehoord en geloofd.

Het is ook allemaal niet zo gek als je je bedenkt dat extraverten in de meerderheid zijn. Ongeveer de helft van de Nederlanders ziet zichzelf als extravert, tegenover een kwart introvert en een kwart ambivert.

Voor een introvert kan deze minderheidspositie problemen opleveren. De wereld is immers ingericht naar het extraverte ideaal: we werken samen in drukke kantoortuinen en in projectgroepen. Flexibele werkplekken schieten als paddenstoelen uit de grond. Brainstormen in grote groepen is een veelgebruikte manier van over-

Introverte secretaresse Ik vraag Marloes of er volgens haar veel introverte secretaressen zijn. Ze heeft geen exacte cijfers, maar ze vermoedt dat het percentage introverte secretaressen gelijk is aan het gemiddeld aantal introverten. Ze kan me wel in contact brengen met Annemieke Bossenbroek, een zelfstandig werkend office manager, die een cursus bij Marloes heeft gedaan, waarin ze onder andere geleerd heeft hoe ze nieuwe klanten moet binnenhalen.

Annemieke lijkt niet introvert, doordat ze toegankelijk is. ‘Als ik goed in mijn vel zit, kan ik de grenzen van mijn introvert zijn behoorlijk oprekken. Ik merk het pas weer als ik in spannende situaties kom, bijvoorbeeld als ik ‘social talks’ moet houden.’

Liever dan een gezellig kort praatje heeft zij namelijk diepgang. Annemieke denkt eerst goed na voordat ze iets zegt. Als secretaresse is dat natuurlijk lastig. Als je gasten moet ontvangen en je begeleidt hen naar hun afspraak, dan is het prettig als je in staat bent een kort gesprekje te voeren. Grote kans dat niemand het doorheeft, maar als je zwetend in de lift staat en piekert over waar je het in vredesnaam over moet hebben, is dat behoorlijk oncomfortabel. ‘Ik heb daarom altijd een paar vragen paraat die ik kan stellen, dan kom ik in ieder geval nooit met een mond vol tanden te staan.’

Annemieke Bossenbroek: ‘Ik heb liever diepgang dan een gezellig kort praatje’

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012

018-020_MSM11_ART_3K02.indd 19

Ze merkt vooral dat ze introvert is doordat ze zich slecht kan concentreren in grote groepen. Ze heeft rust nodig om zich te kunnen focussen. Grote groepen kosten haar enorm veel energie en als zij niet ergens de rust pakt op de dag, komt ze niet aan reflectie toe. Een eigen kamer is ontzettend belangrijk voor haar. Ook wil zij zich erg graag goed kunnen voorbereiden, want ze heeft tijd nodig om haar mening te formuleren. Als ik haar vraag naar de pluspunten van een introvert op de werkvloer is ze bescheiden. Ze kan wel goede eigenschappen van zichzelf noemen, maar hebben die met introversie te maken? Na wat aandringen geeft ze aan dat een analytische blik, een rustige houding en een helicopterview eigenschappen zijn die zij bezit en die passen bij haar introverte karakter.

Open kaart Volgens Annemieke is het niet extra lastig om een introverte secretaresse te zijn. De kans is groot dat je in een andere baan tegen dezelfde dingen aanloopt. Ook Marloes heeft niet het idee dat het voor dit beroep heel veel uitmaakt of je introvert of extravert bent. Belangrijker is een goede combinatie met je baas. Als je elkaar waardeert en elkaars kwaliteiten op waarde schat, kan een samenwerking tussen een extraverte baas en introverte secretaresse en andersom heel goed werken. Daarom is het volgens Annemieke ook erg belangrijk om open kaart te spelen. Openheid kweekt begrip.

‘Als je samenwerkt met mensen die er begrip voor hebben dat je soms anders dan een extravert reageert, verlies je vanzelf wat remmingen. Ik ga me er in ieder geval losser door gedragen.’

Extraverte kantoorjungle?

Marloes heeft een aantal tips die je kunt toepassen als introverte secretaresse in een extraverte kantooromgeving: ‘Zorg voor een rustige werkplek waar je je goed kunt concentreren. Dit is natuurlijk niet zo gemakkelijk als je in een kantoortuin werkt.

Voor een introvert een lastige plek om te werken omdat je de hele dag zoveel prikkels krijgt.’

Gelukkig zijn er dingen die je kunt doen om je werkplek rustiger te maken. ‘Zoek bijvoorbeeld nauwkeurig je bureau uit. Ga bij rustige mensen in de buurt zitten, liefst in de buurt van een muur. Neem vooral geen plek in de loop als je het onprettig vindt om om

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 19

26-10-12 08:52

PSYCHOLOGIE

TIPS • Ben je slecht in small talk? Bedenk een aantal vragen die je kunt stellen aan gasten. Lastig? Vraag voorbeelden aan je collega’s of manager. Vergeet niet dat de meeste mensen het heerlijk vinden om over zichzelf te praten en dus heel blij zijn met een geïnteresseerde luisteraar.

• Wees niet te streng als het niet in een keer lukt. Wees begripvol en milder naar jezelf, zie het introvert zijn niet als negatief, ondanks eerdere vervelende ervaringen.

• Bereid je goed voor op wat je wilt zeggen. Maak scripts voor omgaan met dominante mensen zodat je rust en ruimte hebt om te kunnen reageren. Je kunt dit doen door van tevoren na te denken over de manier waarop de ander zou kunnen reageren en hoe jij hier dan mee om kunt gaan. Je stelt je als het ware verschillende scenario’s voor. Hierdoor heb je reacties of vragen paraat in de echte situatie en ben je zelfs flexibeler als het toch anders gaat.

• Wees je bewust van je kwaliteiten die je hebt, juist doordat je introvert bent. Als je je bewust bent van wat je goed kan, kun je je werk inrichten op een manier waarop jij het beste uit de verf komt. En vertrouw op je kwaliteiten. Juist jouw introverte karakter maakt je uniek.

• Neem een rol aan. Toneelspelers zijn vaak van nature introverte mensen, die zich op het toneel kunnen uiten juist omdat ze iemand anders spelen. Bedenk hoe de rol van secretaresse er volgens jou uitziet en realiseer je dat je deze jas overdag aan kunt trekken en ook weer uit kunt doen.

• Laat zien en horen dat je er bent. Verdiep je voor een vergadering goed in het onderwerp zodat je beter voorbereid bent en daardoor gemakkelijk iets durft te zeggen. Praat niet alleen in ‘wij’ en ‘ons team’. Ook jij alleen verdient wel eens de erkenning voor een succes. Zeg dus vaker ‘ik’.

• Plan vaker een-op-eengesprekken in met mensen, zoals met je manager, voor wie je graag zichtbaar wilt zijn.

• Zoek een introvert rolmodel bij wie je kunt spieken en met wie je kunt overleggen hoe je omgaat met de dingen waar jullie tegenaan lopen op de werkvloer.

de haverklap gestoord te worden. Hoe meer moeite mensen moeten doen om bij je bureau te komen, hoe sneller ze voor andere oplossingen zullen gaan.’

En als ze je dan toch komen storen? ‘Ja, dat is lastig, dat hangt ook voor een deel van de bedrijfscultuur af. Sommige cliënten van mij kiezen ervoor om muziek via de koptelefoon te beluisteren. Een signaal voor de buitenwereld: ik wil niet gestoord worden.’

Marloes geeft aan dat je tijd moet besteden aan het in kaart brengen van het werkritme van de afdeling. Het kan goed zijn dat niet elke dag hetzelfde is, bijvoorbeeld door de mensen die op die dag aanwezig zijn of door de werkzaamheden van die dag. Als je weet dat het op maandagochtend heerlijk rustig is omdat iedereen in vergadering zit, ga dan extra vroeg naar je werk en besteed die eerste uren aan taken waar jij je concentratie 100 procent bij nodig hebt. Vaak geldt hetzelfde voor de woensdag(middag) en vrijdag omdat er op deze dagen veel papa- en mamadagen worden opgenomen.

‘Plan je werk in naar tijdstip en locatie’, weet Marloes, ‘bedenk waar je welke aandacht bij nodig hebt. Probeer op drukke chaotische dagen taken op te pakken die minder energie en concentratie van je vergen.’ Uiteraard zul je als secretaresse ook veel te maken hebben met ad-hocklussen, maar het helpt als de basis in kaart is gebracht.

Omgaan met extraverte collega’s Marloes: ‘Extraverte collega’s zijn voor introverte mensen vaak lastig omdat ze zo anders reageren dan zij. Vaak reageren extraverten heel heftig en geven de indruk dat alles urgent en belangrijk is en vooral dat het nú moet gebeuren. Als introvert krijg je dan het idee dat je sneller moet zijn, terwijl jij juist ruimte en rust nodig hebt om het beste uit jezelf te halen. Het is dus belangrijk om te bedenken hoe jij je ruimte en rust kunt krijgen, zonder de extravert het idee te geven dat de boel vertraging oploopt.’ Volgens Marloes is het belangrijk dat je als introvert niet alleen op een ‘denkgerichte’ maar ook op een ‘actiegerichte’ manier communiceert. ‘Zeg tegen een extrovert niet: ‘Ik ga er nog even over nadenken’, dat zal voelen alsof het heel veel tijd gaat kosten. Je kunt beter zeggen: ‘Ik ga de verschillende opties overwegen, ik kom er over een uur bij je op terug, dan kunnen we een beslissing nemen over de aanpak’. Dat zal de extravert het vertrouwen geven dat er aan gewerkt wordt.’

Titel: Stil Auteur: Susan Cain Uitgever: Arbeiderspers ISBN: 9029578386 Prijs: € 24,95

Verder moeten introverten en extraverten juist elkaars sterke kanten gaan inzetten.

Marloes gelooft in de mix. ‘Introverten denken eerst goed na, wegen eerdere ervaringen sterk mee en zijn beter in staat risico’s in te schatten. Daarnaast hebben ze veel

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012 20

018-020_MSM11_ART_3K02.indd 20

verbeeldingskracht door hun sterk ontwikkelde binnenwereld en kunnen plannen hierdoor goed overzien. Als je dit combineert met de hoge actiegerichtheid van de extravert, zorg je er ook nog voor dat de goede ideeën uitgevoerd worden. De standvastigheid van de introvert zorgt er ten slotte ook nog voor dat het plan afgemaakt wordt en de extravert zal zorgen dat iedereen ervan op de hoogte wordt gebracht.’ <

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

26-10-12 08:52

BEZOEK 3M

STAND B7

MANAGEMENT SUPPORT EVENT 2012

Opleidingen 2012

WWW.EMMASOFFICE.COM

ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN | PERSONEELSMANAGEMENT | MEDEZEGGENSCHAP

Kijk voor het complete en actuele aanbod op

WWW.OPLEIDINGENHRM.NL 2012 ArbeidsomstAndigheden | PersoneelsmAnAgement | medezeggenschAP Opleidingen 2012

Een greep uit ons aanbod: een motiverend loongebouw goed voorbereid op de werkkostenregeling de invloedrijke or succesvol onderhandelen voor de or ri&e in-a-day

BESTEL DE GRATIS BROCHURE!

Opleidingen ArbeidsomstAndigheden | PersoneelsmAnAgement | medezeggenschAP

www.opleidingenhrm.nl

Dit mag u verwachten van onze opleidingen: Actuele wet- en regelgeving | Direct toepasbaar in uw praktijk | Persoonlijke aandacht | Ervaren en deskundige docenten | Een certificaat van deelname

002-040_MSM11_ADV.indd 21

26-10-12 08:41

COMMUNITY

KWESTIE Om een waardevolle bijdrage te kunnen leveren aan de organisatie waar je werkt, moet je je altijd stipt aan je werktijden houden.

72,7% niet alle stipt-op-tijd-komers staan garant voor een waardevolle bijdrage.

19,4% wat een onzin: ik doe soms meer in 6 uur dan mijn collega in 8 uur.

8% als je niet op tijd kunt komen, zegt dat al genoeg over je verdere prestaties.

Over deze kwestie gaven 739 mensen hun mening.

Opleidingen 20 november - Utrecht Werken in het papierloze kantoor Leer proactief en professioneel meedenken en meewerken aan de opzet en inrichting van een papierloos kantoor.

23 november - Utrecht (startdag) Teamleider van het secretariaat Gesprekken durven aangaan, duidelijke doelen stellen, stimuleren, confronteren, coachen en zorgen dat de sfeer in je team prettig is.

Opleidingenprogramma Samen met onze trainers hebben we weer een mooie uitbreiding op ons opleidingenprogramma kunnen maken. Uiteraard hebben we ons daarbij laten inspireren door de ontwikkelingen in jouw vakgebied en de eisen die dit stelt aan jou, je afdeling en je vaardigheden.

Overtuigend schrijven Judith Winterkamp Wat moet je doen om je ideeën krachtig en overtuigend op papier te zetten? Of, hoe overtuig je je leidinggevende of collega’s ervan dat jouw voorstel het beste is? Tijdens deze training leer je hoe je overtuigt op papier.

Overtuigend communiceren op afstand Gerda Bos Hoe communiceer je op afstand zo overtuigend mogelijk, zodat je de vaart in je werk houdt en de kwaliteit levert die je wilt leveren? Vind je het lastig om zonder hiërarchische macht zaken voor elkaar te krijgen? Wil je leren hoe je een gesprek netjes en snel afrondt? Dan is deze training iets voor jou.

Vergroot je zichtbaarheid en verhoog je functiewaarde Jocelyn Rebbens Verantwoordelijkheid nemen voor je carrière en actief sturing geven aan je merk IK, dat is het doel van deze training.

Management Assistant Experience, beleef de managementondersteuning van morgen Marianne Smits en Gunilla Blijsie Een nieuwe manier van leren, dat is de Experience. Je eigen gedrag en je gedrag in samenwerkingssituaties staan tijdens deze training centraal. Je leert door op de stoel van je ‘opdrachtgever/stakeholder’ te gaan zitten.

Next Level Managementondersteuning Marianne Smits Van: ‘u vraagt, wij draaien’ naar managementondersteuning met een duidelijke toegevoegde waarde voor jouw (nieuwe generatie) manager(s), andere stakeholders én voor jezelf.

Tailormade working, zo start je morgen Marianne Smits In deze training staat het werkelijk aan de slag gaan met Het Nieuwe Werken centraal. Je maakt zelf concrete actieplannen, stelt haalbare doelen en weet wat je moet doen om het te laten slagen.

Meer weten? www.managementsupport.nl/ opleidingen. Vraag daar meteen de nieuwe brochure voor 2013 aan.

29 november - Utrecht Redigeren van teksten Redigeren betekent volgens het woordenboek ‘In behoorlijke vorm (wat betreft stijl, grammatica, structuur) op schrift onder woorden brengen’.

Dát is redigeren.

3 december - Utrecht (startdag) Personal Assistant Werken aan je toekomst: je eigen waarde leren kennen, je effectiviteit vergroten en je communicatieve vaardigheden op een hoger plan brengen.

Meer informatie en inschrijven: www.managementsupport.nl/ opleidingen

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012 22

022-023_MSM11_COMM.indd 22

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

26-10-12 08:56

COMMUNITY

Golf Challenge opnieuw succes Regende het op donderdag 4 oktober nog pijpenstelen op de route naar BurgGolf Purmerend waar de Management Support Golf Challenge 2012 plaatsvond, bij aankomst al blies de vroege oktoberwind de regenwolken uiteen en scheen een voorzichtig zonnetje over de green.

Gelukkig geen ‘hondenweer op Dierendag’ dus! Zowel de GVB’ers als de clinic’ers speelden de sterren van de hemel. Tiger Woods, eat your heart out...

Winnaressen 9-holes wedstrijd 1e plaats: Yvonne Steenblik (executive secretary bij GEA Polacel Cooling Towers BV).

Prijs: een weekendje weg, mede mogelijk gemaakt door weekendjeweg.nl.

En een heerlijke fles bubbels.

3e plaats: Jolanda Hoogvliet (general manager secretary bij ING).

Prijs: boekenbon en een fles bubbels.

• De golfsport is sinds 2008 21% gegroeid.

• Het totaal aantal golfers in Nederland op 30 juni 2012: 377.544 • De provincie Noord-Holland heeft het grootste aantal golfers: 80.463

Federatie

Talent van de dag: Fleur van der Berg (Ice-World BV).

Prijs: boekenbon en een fles bubbels.

2e plaats: Carla van Halderen (chef secretariaat bij CAMS Force Vision).

Prijs: dagje Safaripark voor twee personen, plus een fles bubbels.

Golfen nog steeds populair

Bron: Golfmarkt #1 van de Nederlandse Golf

Golf Clinic Putter van de dag: Nanda Leesberg (AEGON).

Prijs: POWERtraining naar keuze bij Management Support en een fles bubbels. < 1 meter van de hole bij slag van 15 meter afstand.

n! de wi nn ar es se la & Jo la nd a Yvon ne, C ar

DE MEETLAT

Meest enthousiaste deelnemer: Wiemla Baboeram Panday (Stadsontwikkeling Rotterdam).

Prijs: fles bubbels.

Me es t en th ousia st

da g!

Pu t te r va n de Na nd a

Wie lm a

Talent van de dag!

Fleur

e de eln emer

‘Dit is de eerste keer dat ik meedoe, en ik heb gelijk prijs!’

Yvonne Steenblik, 1e prijs

BOEKENTIP

Managementassistent & Manager ‘Het boek Managementassistent & Manager schetst op een veelzijdige manier de rol die wij hebben en de manier waarop we kunnen omgaan met lastige situaties. Als Secretaresse van het Jaar is het mijn persoonlijke missie om vakgenoten te stimuleren zich te professionaliseren in hun vak.

Daarom raad ik dit boek van harte aan.’ - Jacqueline van de Looy, Secretaresse van het jaar 2012. !

ISBN: 978 9462 15041 6 Prijs: € 23,95

Bekijk alle foto’s op managementsupport.nl

Bestellen: www.managementsupport.nl/shop

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 23

022-023_MSM11_COMM.indd 23

26-10-12 08:57

archiveren

Archiveren: maak het leuk en efficiënt

Van zoeken vinden maken Heb jij nog postbakjes op je bureau staan die doorzakken van de berg papieren, die elke dag naar je lonken en smeken om opgeruimd te worden? Die intussen bijna onleesbaar zijn geworden door een dikke, lees: ongezonde, stoflaag? En is jouw kast zo vol dat er geen enkele ordner meer bij kan? Dan werk jij net zoals ik jaren geleden...

Tekst Milly van der Meulen

...totdat ik het ontdekte. Een ontdekking waarmee ik geen papierstapels meer creëerde. Ik kreeg meer tijd, vond mezelf min-

der stom en mijn negatieve energie werd positieve energie. Mijn ontdekking? De kunst van het beslissen. Gewoon doen.

jij gaat archiveren! Een stappenplan 1. Inventariseer hoe groot jouw archiveerachterstand is.

2. Besluit dat je er iets aan gaat doen.

3. Reserveer in je agenda archiveertijd (dagdeel of hele dag).

4. Bereid deze actie voor: wat heb je nodig aan materialen?

5. Weet wat je moet bewaren en wat je wilt bewaren.

6. Bedenk de hoofdcategorieën waar je op selecteert.

7. Maak ruimte op je bureau.

8. Ga stap voor stap planken, lades en stapels te lijf: - denk daarbij aan: ‘de kunst van het beslissen’ - maak stapels van wat je moet/wilt bewaren en label deze - een tijdelijke twijfelstapel creëren mag (met de nadruk op tijdelijk) - blijf geconcentreerd je papieren bekijken en hak knopen door - breng zaken die ergens anders horen pas weg als je klaar bent.

9. Maak eerst een grove selectie en gebruik de hoofdcategorieën.

10. Maak een actiestapel.

11. Ga daarna met elke hoofdstapel afzonderlijk aan de slag.

12. Berg de te bewaren papieren op in jouw archiefsysteem (ordners, hangmappen).

13. Geef etiketten en labels een naam die aangeeft wat de inhoud is. Een gespecificeerde inhoudsopgave stop je ín de ordner of map.

14. Reserveer wekelijks of maandelijks archiveertijd in je agenda.

15. Na deze ‘exercitie’ mag je best trots zijn op het resultaat. Geniet ervan!

Digitaal archiveren De principes voor digitaal archiveren verschillen niet wezenlijk: -------

je wilt alles snel terug kunnen vinden je wilt weten wie, wat, waar bewaart je wilt een heldere functie- of afdelingsgebonden archiefstructuur maak duidelijke afspraken over benamingen van mappen en documenten wees consequent verricht onderhoud en beheer

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012 24

024-025_MSM11_ART_3K01.indd 24

Bij de ‘voordeur opruimen’. En regelmatig inplannen. Zo simpel. Zoveel resultaat.

Sluitpost Je kunt toch zo goed organiseren? Je hebt toch alles onder controle? Nou ja.. behalve het archiveren dan. Dat is vaak een sluitpost; je hebt - of maakt - er geen tijd voor.

Andere zaken zijn belangrijker. Of je weet niet hoe je de controle krijgt over je te archiveren stapels. Toch is het heel simpel: maak archiveren leuk. Dat doe je door niet uit te stellen, door heldere afspraken met collega’s of op de afdeling te maken, door archiveren belangrijk te maken, door de kunst van het beslissen te beheersen, door bij twijfel na te denken welk probleem ontstaat als je iets weggooit en hoe je dat probleem dan oplost. Kortom, door het gewoon te doen: nu, deze week of op een vast moment in de maand.

Doel Het doel van archiveren is eenvoudig: snel iets kunnen terugvinden. Niets meer, niets minder. De clou is dat je bekend bent met wie, wat, waar, wanneer en hoe bewaart.

En vooral ook: hoe lang je iets bewaart.

Dat laatste wordt mede bepaald door de wettelijke bewaarplicht (volgens het Burgerlijk Wetboek en Algemene Wet Rijksbelastingen), het handhaven van de eigen rechtspositie, het ondersteunen van de bedrijfsvoering en moreel-maatschappelijke overwegingen. En zaken die van cultuur­historische waarde zijn of een informatie- of bewijsfunctie hebben.

Daarnaast gelden de regels van het bedrijf (als er tenminste een archiefplan bestaat).

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

26-10-12 08:57

archiveren

tips •• Kijk met de ogen van de uitzendkracht of een opvolger naar je ordners, stapels en digitale indeling; hoe snel vindt de ander de weg in jouw ‘systeem’?

•• Maak van archiveren een wekelijks of maandelijks terugkerende taak.

•• Is de achterstand in archiveren erg groot? Doe elke week een stukje.

•• Project afgerond? Schoon het dossier na beëindiging meteen op. Dan staat alles nog helder op je netvlies.

Archiveer alleen de belangrijkste documenten.

•• Gebruik een termijnboek voor documenten die op korte termijn nodig zijn.

•• Wees op de hoogte van bewaartermijnen. Op www.managementsupport.nl vind je achter bonuscode 1112.1 een handig overzicht.

Heb jij voor jouw functie en werkomgeving helder hoe te archiveren? Nee? Start daar dan mee. Analyseer, maak een archiefplan en -structuur en orden de nog te archiveren stapels papier.

Reden Wat is voor jou de reden om archiveren leuk te maken en ‘in control’ te zijn?

•• Pure noodzaak; documenten moeten nu eenmaal bewaard worden.

•• Belangrijke/vertrouwelijke documenten mogen niet zoekraken of rondslingeren.

•• Snel terugvinden = meer tijd hebben.

•• Rust; er ligt geen stapel opbergwerk.

•• Waardering; ik kan snel iets aanleveren.

•• Het negatieve uitstelmonster vervangen door positieve energie.

•• Controle; ook archiveren onder de knie hebben.

De kunst van het beslissen Het beheersen van deze kunst helpt je het archiveren makkelijker te maken. Je weet namelijk wat je met de papieren of bestanden wilt. Je krijgt overzicht. Naast een goede archiefstructuur is dit een belangrijk onderdeel van archiveren. Dus: maak je keuze:

1. Weggooien (niet interessant, dubbel).

2. Delegeren (hoort bij een ander).

3. Archiveren (moet bewaard worden).

4. Nog actie nodig? Inplannen op je todolijst (na afronding van de actie alsnog een maken).

Archiveren leuk?

Jazeker! Want het plezier dat je ondervindt wanneer je een stuk van zes maanden geleden met slechts twee armbewegingen uit je archief vist, is goud waard.

Bronnen: Kleine cursus archiveren B.A.B. Schmitz, K&E bibliotheek nr 7, 1999, ISBN 990801343-9-2 Documenten opbergen en terugvinden J. van Tiggelen. Werkwijzer Management Support, Kluwer 2001 ISBN 90-14-08718-7 Digitaal archiveren Marianne H.M. Smits, Kluwer 2011, ISBN 978-901308735-2 Stop de stapels, Annemiek Tigchelaar, 2011, ISBN 978-90-5877-802-4 Websites: www.nationaalarchief.nl www.overheid.nl <

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012

024-025_MSM11_ART_3K01.indd 25

Niet doen... ... 1 of 2 x per jaar archiveertijd inplannen ... je werkarchief persoonsgebonden maken ... losse documenten in een te volle ordner ‘proppen’ ... geen titels als ‘overig’, ‘divers’ of ­‘algemeen’ gebruiken ... geen titel op de mappen zetten ... rugetiketten recyclen; gebruik nieuwe ... stapels maken en het archiveren te lang uitstellen Wel doen... ... wekelijks of maandelijks archiveertijd inplannen ... je werkarchief functiegebonden ­maken (papier en digitaal) ... duidelijke benamingen op etiketruggen of labels noteren ... voor je digitale en papieren archief dezelfde structuur hanteren ... bij collega’s checken of zij jouw ­archief makkelijk toegankelijk vinden.

Milly van der Meulen, business organizer: ‘Heb je ook vaak het gevoel dat je door de waan van de dag geleefd wordt? Niet toekomt aan de dingen die je wilt doen? Jou helpen slimmer te werken is mijn passie. Jou leren hoe je je kostbare tijd efficiënt gebruikt en met meer plezier lekker werkt.’ (www.simplyorganized.nl)

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 25

26-10-12 08:57

relatiemanagement

De beste wensen!

Met de decembermaand in aantocht is het weer tijd om te denken aan kerstkaarten en nieuwjaarswensen voor medewerkers en relaties. Met een beetje pech is hiervoor binnen jouw bedrijf beleid, ofwel: je krijgt een lelijke voorgedrukte kaart met saaie tekst om uit te delen. Dat kan anders en beter.

Tekst Michiel Heemskerk

Menig managementassistent kan erover meepraten: de flessen of zelfs kisten wijn die in december dagelijks per koerier bij de postkamer worden bezorgd ter attentie van de directie. Vermoedelijk heb jij er evenveel laten bezorgen, afhankelijk van de positie van het bedrijf ten opzichte van de relatie. Je zit wat dat betreft op de juiste plek, want de baas snapt ook wel dat hij geen vrienden maakt met zijn medewerkster als hij álle flessen mee naar huis neemt, en zal vast een doosje achterlaten. De overige medewerkers zullen er veelal bekaaid vanaf komen, met mogelijk een fles azijn van de kiloknaller.

In elk geval geen Chateau Lafite 1787.

In deze tijden van crisis draait alles maar om één ding: geld. Gaan we dus kerstkaarten of nieuwjaarswensen versturen, dan zal daarvoor waarschijnlijk een beperkt budget beschikbaar zijn. Dit budget zal in sommige gevallen best nog substantieel zijn, want de directie wil bij zijn relaties niet overkomen als een cheapo. Moeten we versturen en hebben we de vrije hand, dan biedt internet uitkomst.

Papier De aloude PTT is allang ter ziele, maar natuurlijk is daar nog PostNL, en die is meer dan bereid om je papieren kerstkaarten door de brievenbus van alle geadresseerden te gooien. Sterker: het bedrijf draait zo goed als geheel op kerstkaarten, want vrijwel alle communicatie gaat tegenwoordig via e-post.

Papieren kerstkaarten hebben nadelen en voordelen. Een nadeel is dat ze geld kosten - aanschaf en versturen - een voordeel is dat je ze kunt ophangen en dat ze dus door meerdere personen bekeken en bewonderd kunnen worden, en dat je daarmee nostalgische gevoelens kunt oproepen aan de tijd dat geld nog niet voor alles ging. Een nadeel is dat je ze stuk voor stuk moet adresseren, een voordeel is dat er persoonlijke groeten van meerdere personen op passen. Een voordeel van de kosten is ook weer dat je niet voor cheapo wordt aangezien.

Wil je dat echt goed doen, dan surf je bijvoorbeeld naar www.goededoelenkaartje.nl/kerst-wensen. Daar heb je de mogelijkheid om geheel geautomatiseerd kerstkaarten te (laten) versturen die bovendien een goed doel steunen. Want: van elke kaart die je stuurt, gaat € 0,50 naar een door jou gekozen goed doel. Denk daarbij aan Amnesty International, Artsen zonder Grenzen, Hartstichting, Natuurmonumenten, Warchild, WWF etc., of alle geselec-

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012 26

026-027_MSM11_RUB02.indd 26

teerde goede doelen bij elkaar. Alles wat je een warm hart toedraagt tenzij je toevallig wapenfabrikant bent, zeg maar.

In het kort •• Je kiest een kaart uit de zeer uitgebreide collectie in de sferen Kerst, Kerst-leuk, Kerst-modern, Kerst-traditioneel, Kerst-zakelijk of Nieuwjaar, of maakt zelf een kaart door een afbeelding of foto te uploaden (bijvoorbeeld van het voltallige personeel voor een kerstboom of de directeur op een kalkoen met een elandgewei op z’n kop, of omgekeerd).

•• Je bewerkt de voorkant van de kaart met kaders, figuren en teksten.

•• Je past de achterkant aan. Kerstwensen of whatever.

•• Versturen! Er kan een adressenbestand worden geüpload, waarna de kaarten automatisch worden verzonden. Uiteraard kunnen de kaarten ook eerst naar het eigen adres worden verstuurd, voor een echt persoonlijk tintje.

•• Betalen en klaar; van € 1,79 per stuk (enkele postkaart, 148 x 105 mm) inclusief porto, tot iets minder dan een tientje per kaart (dubbele wenskaart + envelop supergroot, 297 x 210 mm).

Een vermogen? Alles bij elkaar wel ja, maar de relatie weet vanaf € 1,79 wel dat jouw bedrijf niet alleen bereid is te investeren in een goede relatie, maar óók in goede doelen. En als er iets past bij de kerstgedachte, is het dat wel. Toch?

Er zijn (veel) andere websites waar je kerstkaarten kunt versturen of alleen bestellen. Ook andere die goede doelen steunen.

Google.. en ‘gij’ zult vinden.

Digitaal Wie het bovenstaande heeft begrepen, snapt dat er eigenlijk maar één manier is om weg te komen met een e-card, en dat is een ecard voor het goede doel. Waarvoor je dus betaalt! Met als begun-

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

26-10-12 08:58

relatiemanagement

stigde een goed doel. ‘Zap’ je naar www.kaartenvoorkerst.nl/ content/kika-4216.aspx, dan zie je dat deze website zich mede inspant voor de Stichting Kinderen Kankervrij (KiKa), de strijd tegen kanker bij kinderen. Dat wil niemand en we zouden er allemaal aan moeten geven en dat willen we ook, maar we doen het niet.

Weer is Kerstmis een mooie aanleiding.

loos, zéker als je op Engelstalige sites zoekt. En ook hier geldt: ‘zoekt en gij zult vinden’. Waarbij zeker online rekening gehouden moet worden met de sfeer van de kaart. Een zakenrelatie zit tenslotte niet te wachten op een geanimeerde Santa Claus die kamerbreed uit zijn broek scheurt of een kerstwens ingezongen door het Australische scheldkanon Kevin Bloody Wilson.

Waarom een e-card en geen papieren kaart?

Waar een traditionele kerstkaart een papieren ding is dat weinig meer kan dan hangen (tenzij er een muziekchip is ingebouwd, dan maakt hij ook nog herrie), kan een e-card een complete voorstelling in beeld en geluid geven. Een e-card komt binnen via e-mail en kan dus gebruikmaken van alle functionaliteiten van de computer (kan bij Apple wegens het ontbreken van Adobe Flash tegenvallen).

En ja, dat kan best spectaculair zijn, zeker als in de e-card afbeeldingen of zelfs video van de afzender zijn ingevoegd en - nog griezeliger - zang. Een ander voordeel van een e-card is dat je vaak kunt invoeren wannéér de kaart op de digitale mat moet vallen. Ik bedoel: een papieren kerstkaart wil je ook liefst vóór kerst op de deurmat hebben, maar het gebeurt met regelmaat dat deze pas half januari wordt bezorgd. Computers maken dat soort fouten niet. Op de digitale snelweg ijzelt het immers nooit en hebben bladeren of sneeuw geen invloed op wissels of bovenleidingen.

Sociale media Hoe formeel is de relatie met de ontvanger van de kerstwens?

Dat is de vraag die een managementassistent zich anno 2012, in het zicht van 2013, mag stellen. Kerstwensen mogen ‘uitgesproken’ of verspreid worden op de ouderwetse manier, maar natuurlijk ook via de bedrijfswebsite, Flickr, Dropbox of aan het bedrijf gelieerde sociale media als onder andere Facebook, Google+, LinkedIn en Twitter. Rechtstreeks communiceren met zakenrelaties via de sociale media is helemaal niet vreemd meer, en ook mobiele nummers uitwisselen is in de 24-uurs economie niks bijzonders. Met de meeste externe zakenrelaties heb je meer contact dan met veel van je directe collega’s. Zou je dan een mobiele e-card (sms of mms) sturen, bijvoorbeeld via www.gocards.nl/ ecards/gsm_kerst/3, word je daar vast niet op afgerekend.

Het geven van een overzicht van kerstkaartwebsites is schier onmogelijk, want het aanbod is enorm en de mogelijkheden zijn einde-

Met de intrede van de e-communicatie is ook zakelijk contact een stuk informeler geworden, en dat maakt het bedenken van een passende kerst- of nieuwjaarswens een stuk uitdagender, maar ook een stuk leuker! Wie weet wat voor kaarten je zelf krijgt...

Altijd bewaren ter inspiratie voor volgend jaar! <

Advertentie

AMSTERDAM ARENA WHERE CHAMPIONS MEET! AMSTERDAM ARENA IS Al 16 jAAR HET MEEST vEElzIjDIgE STADION vAN NEDERlAND.

gaande jaren weer vertrouwen op de professionele expertise en culinaire creativiteit van Maison van den Boer.

Hier speelt landskampioen AFC Ajax al haar thuis­ wedstrijden, kleurt de tribune oranje bij interland­ wedstrijden en gaat het dak eraf bij concerten.

Op deze dynamische locatie kunt u al uw zakelijke bijeenkomsten en evenementen realiseren.

Wees dus extra welkom in onze nieuwe trots!

Sinds het najaar van 2012 heeft de Amsterdam ArenA een geheel vernieuwd hoofdgebouw onder de naam ArenA Business Club.

Door de ruim opgezette zalen en multifunctionele faciliteiten, kunt u hier een unieke setting creëren voor al uw zakelijke bijeenkomsten. De ruim 13 luxueuze zalen van ArenA Business Club zijn voorzien van de nieuwste hightech faciliteiten en subtiele lED­verlichting. vergadering, businessmeeting of een brainstorm­ sessie? U verlangt net als wij naar een optimaal resultaat. vanzelfsprekend kunt net als alle voor­

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012

026-027_MSM11_RUB02.indd 27

SPECIAlE INTRODUCTIEkORTINg

Wilt u als een van de eerste de nieuwe ArenA Business Club ervaren? Boek dan nu uw bijeenkomst in onze multifunctionele locatie en ontvang een speciale introductiekorting van 10% over de totale offerte. Dat is nog niet alles, want u krijgt tevens een gratis kijkje achter de schermen. Even aan het gras ruiken!

Eindejaarsbijeenkomst, kerstontvangst of uw klantendag? voor elke gelegenheid denken wij graag met u mee en garanderen wij onze grootste zorg voor de ultieme beleving!

Amsterdam ArenA ­ Maison van den Boer T. 020 3111100 M. arena@maisonvandenboer.com

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 27

26-10-12 08:58

taalkwesties

Help, ik ben m’n portemonnee verloren

Alles over contaminaties Valt je iets op aan de zin in de titel? Waarschijnlijk niet, want je hoort hem wel vaker. Toch is ben verloren niet juist. Het is een contaminatie van ben kwijt en heb verloren.

Contaminatie? Wat is dat ook alweer? Dat lees je in deze Taalkwesties.

Tekst Judith Winterkamp

Contaminatie, wat is dat eigenlijk?

Als je twee woorden of uitdrukkingen met elkaar combineert, dan krijg je een contaminatie. Een contaminatie is een taalfout die we ook wel een verhaspeling noemen. Zo’n contaminatie is snel gemaakt. Je denkt aan het ene woord en tegelijk komt er een ander woord in je op. Voor je het weet, zeg je een zin waarin je beide woorden samenvoegt. Hoewel dat heel begrijpelijk is, zijn de meeste contaminaties fout. Lezers irriteren zich er dan ook vaak aan. En luisteraars vinden het vaak maar wat leuk om je op zo’n vermengeling te wijzen.

Heb je ze gezien? In de alinea hierboven staan twee contaminaties. In de een na laatste zin staat zich irriteren en aan het eind lees je vermengeling. Zich irriteren is een verhaspeling van zich ergeren

Contaminatietest Herken jij de contaminaties in de volgende zinnen?

Op pagina 35 staan de antwoorden.

en irriteren. En vermengeling is een contaminatie van verhaspeling en mengeling. De meeste contaminaties kun je eenvoudig oplossen. Dat geldt ook voor deze. Mogelijke alternatieven zijn: Lezers ergeren zich er dan ook vaak aan of Contaminaties irriteren lezers en om je op zo’n verhaspeling te wijzen of om je op zo’n mengeling te wijzen.

Veel gebruikte contaminaties We zeiden het al, samenvoegingen zijn snel gemaakt. Grofweg zijn er twee soorten contaminaties, die van woorden en die van constructies. Bekende samenvoegingen van twee woorden zijn: •• •• •• •• •• •• ••

optelefoneren (opbellen en telefoneren) nachecken (nakijken en checken) vakjargon (vakterm en jargon) opnoteren (opschrijven en noteren) verexcuseren (verontschuldigen en excuseren) uitprinten (uitdraaien en printen) overnieuw (opnieuw en over)

Ook constructies lenen zich goed voor contaminaties. Denk aan: 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

et lijkt wel alsof de vergaderingen steeds langer duren, H zei de verhitte notulist.

Volgens mij is deze grote uitgave tegen het licht van de bezuinigingen geen goed idee.

Plotsklaps viel de motor uit en vatte hij vlam.

Als je steeds weer overnieuw begint, dan is het bedroevend gesteld met je schrijfsnelheid.

De oorzaak van de vertraging was te wijten aan de slechte communicatie tussen het reisbureau en de touroperator.

Wij hebben ervoor gekozen ons niet te willen inschrijven in dat register.

‘Er mist nog een bijlage, daarom kan ik het rapport nog niet versturen’, zei Mariska.

Veel medewerkers irriteren zich aan alle cc’tjes die ze krijgen.

Het lukt mij niet om alle documenten voor de bijeenkomst uit te printen.

Wij beseffen ons dat dit voor jullie tot problemen kan leiden.

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012 28

028-029_MSM11_ART_2K02.indd 28

•• •• •• •• •• •• •• •• •• ••

kost duur (is duur en kost veel) 100 km à € 0,28 per km (100 km à € 0,28 en € 0,28 per km) ik besef me dat … (ik besef dat … en ik realiseer me dat …) ontleend uit (ontleend aan en afkomstig uit) dat behoort tot een van de mogelijkheden (dat behoort tot de mogelijkheden en dat is een van de mogelijkheden) de oorzaak was te wijten aan… (de oorzaak was en dit was te wijten aan) heeft ervoor gekozen geen lid te willen worden van de … (heeft ervoor gekozen geen lid te zijn en wil geen lid zijn) als schrijver zijnde (als schrijver en schrijver zijnde) met zonder handen fietsen (zonder handen fietsen en met de handen los fietsen) mijn rugzak weegt zwaar (mijn rugzak is zwaar en mijn rugzak weegt veel)

Bewuste contaminaties Het leuke van taal is dat je er heel creatief mee om kunt gaan.

Door twee woorden samen te voegen, kun je er meer betekenis

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

26-10-12 09:00

taalkwesties

aan geven. Ook dit zijn contaminaties. Maar doordat ze bewust worden gemaakt en doordat ze algemeen geaccepteerd zijn, rekenen we deze niet (meer) fout. We kennen er heel wat in onze taal: Word je uitgenodigd voor een ontbijt, lunch of een brunch?

Minder consumeren noemen we consuminderen.

Je collega die eigenlijk je concurrent is, is je concullega.

Muesli met een krokante bite heet cruesli.

Een soap die over het echte leven gaat, is een docusoap.

Nog een paar creatieve contaminaties zijn: •• •• •• •• •• ••

infotainment krommunicatie nettiquette shopaholic boerkini smog

Onherkenbare contaminaties Naast creatieve contaminaties zijn er ook samenvoegingen die al zo lang in gebruik zijn, dat we niet eens meer weten dat ze ooit fout waren. Een voorbeeld hiervan is veronderstellen. Ooit was dit een contaminatie van vermoeden en onderstellen, maar inmiddels is veronderstellen correct Nederlands.

Renkema geeft in de Schrijfwijzer (2012) voorbeelden van inmiddels volledig geaccepteerde mengvormen: •• tussen de middag (tussen de werktijden en omstreeks het middaguur) •• bedacht ik me (Ik herinner me en ik bedenk dat)

Contaminaties van BN’ers Wil je nog veel meer contaminaties lezen, kijk dan eens op contaminatie.nl. Daar vind je er heel veel, onder andere uit de mond van bekende Nederlanders. Ook kun je zelf contaminaties toevoegen. Elke contaminatie bevat een toelichting.

Mijn favorieten zijn: •• De spelers gaan voor hem door het lint (gaan voor hem door het vuur en gaan door het lint - Frank de Boer) •• Dat ging buiten mijn rug om (dat ging buiten mij om en dat gebeurde achter mijn rug. - Frits Barend) •• Met het mes op de tanden (met haar op de tanden en met het mes tussen de tanden - Jack van Gelder) •• Een kabinet dat de rit uitmaakt (Een kabinet dat de rit uitzit en een kabinet dat de rit afmaakt - Pechtold) •• Het verhaal dat ik heb opgehouden (het verhaal dat ik heb gehouden of heb opgehangen - Marco Verhoef) •• Een minister die het vuur uit zijn schoenen loopt (een minister die het vuur uit zijn sloffen loopt en iemand het vuur na aan de schenen leggen - Sywert van Lienden) •• Verdwijnen aan de horizon (verdwijnen achter de horizon en verschijnen aan de horizon - Blöf) •• Geen enkele rol van betekenis spelen (geen enkele rol spelen en dat heeft geen betekenis - een presentator van de Olympische Spelen)

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012

028-029_MSM11_ART_2K02.indd 29

De leukste contaminatie vind ik mond-op-mondreclame. Deze reclame gaat wel heel letterlijk van de ene mond over naar de andere mond. Hier wordt mond-op-mondbeademing verhaspeld met mond-tot-mondreclame. Mond-op-mondreclame kan natuurlijk niet de bedoeling zijn.

•• •• •• ••

vorige week (de vorige week en verleden week) op vakantie (op reis en met vakantie) per ongeluk (bij ongeluk en per abuis) versturen (verzenden en sturen)

Het is een gek verschijnsel in onze taal dat we iets wat fout is, goed vinden naarmate het veel en langdurig wordt gebruikt. Je zou dus kunnen denken, dat een contaminatie geen kwaad kan omdat hij ooit wel goed zal zijn. Helaas, zo simpel is het niet. Zo lang een contaminatie niet is geaccepteerd, maak je echt een taalfout als er een in je tekst staat. Opletten dus!

Soms ben je zo gewend aan je eigen contaminaties, dat je ze niet meer ziet. Maar pas op, je lezer waarschijnlijk wel. Laat een belangrijke tekst daarom altijd door een collega nachecken, zodat je zeker weet dat hij contaminatievrij de deur uit gaat. (Natuurlijk, nachecken heb je meteen gesignaleerd!)

Bronnen: www.contaminatie.nl www.onzetaal.nl Jan Renkema; Schrijfwijzer. Boom 2012. ISBN: 9789461056962 Eric Tiggeler; Vraagbaak Nederlands. Sdu Uitgevers, 2005.

ISBN 9012108551. <

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 29

26-10-12 09:00

spelling- en taaltips

Wordt je..., soms is het goed!

Het overkomt iedereen wel eens: een d of t waar die niet hoort. De werkwoordspelling kan ons soms onaangenaam verrassen. Dat geldt vooral voor mensen die op gevoel spellen.

Gebeurd met een d ‘voelt’ nu eenmaal vaak beter dan gebeurt met een t. Hoe komt dat?

Doordat we gebeurd vaker zien. We zijn er meer aan gewend. Vaak is het beter om je taalgevoel even uit te schakelen en over te gaan op de regels. Ook al valt dat niet altijd mee!

Tekst Judith Winterkamp

Toen mijn zoon z’n huiswerk maakte, vroeg hij mijn hulp bij de volgende zin: De bon wordt/word je samen met de factuur toegestuurd. Eerlijk gezegd, kon ik hem niet helpen. Wat is hier juist, wordt of word? En waarom?

Dit is inderdaad een lastige zin. Dat komt doordat je achter het werkwoord staat. Ben je snel en denk je niet goed na, dan vul je hier misschien word in. Want, denk je dan, met je achter het werkwoord, verdwijnt de t. Dat hebben we op school zo geleerd. Toch gaat die vlieger hier niet op. Waarom niet?

De regel is, dat de t achter het werkwoord alleen wegvalt als je het onderwerp van de zin is. Maar in bovenstaande zin is je niet het onderwerp, maar het meewerkend voorwerp. Je kunt nagaan of je het onderwerp is, door je om te wisselen door jij. Dat kan namelijk alleen als je het onderwerp in de zin is. Kijk maar eens naar het volgende voorbeeld: Neem je de auto? en Neem jij de auto? Beide opties zijn foutloos Nederlands. Hieruit blijkt dat je het onderwerp is en dat daarom de t verdwijnt.

En dat is in jouw voorbeeldzin nou juist niet mogelijk. Kijk maar: De bon wordt/word jij samen met de factuur toegestuurd, is onmogelijk. Omdat je je hier niet kunt vervangen door jij verdwijnt de t niet achter het werkwoord. Achter wordt moet dus wél een t staan.

Kortom, als het goed is, heeft je zoon voor wordt gekozen, dus mét een t. Het is dus: De bon wordt je samen met de factuur toegestuurd.

Dat staat toch niet Misschien denk je nu: maar dat staat toch niet! Pas dan op. Doe de werkwoordspelling liever niet op gevoel. Sommige werkwoorden zien er goed uit, terwijl ze toch echt fout zijn. Dat is vooral het geval bij werkwoordsvormen als gebeurd/gebeurt en bekend/bekent of verantwoord/verantwoordt. De taaltest bij deze Spelling en Taaltips gaat daarom over deze lastige werkwoorden. <

TAALTIP Wil je snel checken of een werkwoord met een d, t of dt wordt geschreven? Vervang het dan door een vorm van ­lopen. Je hoort dan of er een t achter het werkwoord moet staan. Deze tip gaat overigens alleen op voor de tegenwoordige tijd.

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012 30

030-030_MSM11_RUB01.indd 30

Taaltest Wat denk jij dat goed is? Probeer je gevoel even uit te schakelen. Pas de je-jij-regel toe of doe de lopen-test.

De antwoorden vind je op pagina 35.

1. De leraar zei dat de jongen straf had gekregen als het incident tijdens de les was gebeurt/gebeurd.

2. ‘Ik begrijp niet waarom dat altijd gebeurt/gebeurd als ik het heel druk heb’, verzuchtte Marit.

3. ‘Het houd/houdt je van de straat’, zegt mijn vader altijd.

4. Mariska riep: ‘Houd/houdt je het nu al voor gezien?’

5. Wat houd/houdt je tegen?

6. Je bekend/bekent misschien niet graag dat je soms heel ongeduldig kan zijn.

7. Wat bekend/bekent is, vinden we meestal het prettigst.

8. Ik geef niet graag toe dat dat ook in onze straat gebeurt/ gebeurd.

9. Wie bekent/bekend dat hij hieraan heeft meegedaan?

10. Dat verantwoord/verantwoordt je niet door te zeggen dat je haast had.

11. Hij bekend/bekent dat hij niet bekend/bekent is met dat onderwerp.

12. ‘Waarom word/wordt je dat nou kwalijk genomen?’, riep Maarten verontwaardigd.

13. Pas op! Ze rijd/rijdt je bijna van je sokken!

14. Wat weerhoud/weerhoudt je ervan die nieuwe baan te ­nemen?

15. Voordat je kan inloggen, word/wordt je gevraagd om de algemene voorwaarden te accepteren.

Bron: www.onzetaal.nl

Judith Winterkamp is trainer van Communicatief tekst & training. Zij geeft trainingen op het gebied van schriftelijke communicatie zoals Brieven en e-mails schrijven, Creatief zakelijk schrijven, Snellezen en Spelling en Taaltips.

Informatie: www.communicatief.info.

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

26-10-12 09:20

outlooktips

Vergaderzalen en materiaal inplannen?

Outlook lost dit op!

In een van mijn Outlooktrainingen hoorde ik het volgende: ‘Bij ons wordt de Outlookagenda van de receptie gebruikt voor het reserveren van vergader­ zalen. In de afspraak staat als onderwerp de per­ soon die hem reserveert en als locatie de vergader­ zaal. Je ziet per dag (of week, maand) welke ruimte er op welk tijdstip beschikbaar is. Alleen de recep­ tionistes en ik hebben toegang tot deze agenda.

Conflicten komen op deze manier weinig voor.’

Tekst Roel Peeters

Zo is het vaak geregeld. En er zijn op deze manier nog een aantal variaties. Omdat zij niet efficiënt zijn en te kort doen aan de Outlookmogelijkheden, behandel ik ze hier niet.

Er is een veel betere oplossing!

Nodig eens een vergaderruimte uit Sinds Exchange 2007 is er een mogelijkheid om een ‘ruimtepostvak’ aan te maken. Postvakken van ruimtes zijn speciale resourcepostvakken die je gebruikt voor het reserveren van fysieke locaties, zoals vergaderruimtes, auditoriums of traininglabs.

Met de planningassistent, die we al jaren gebruiken, kun je snel de beschikbaarheid van personen zoeken. Vervolgens kun je met de functionaliteit ‘Ruimte zoeken’ een passende vergaderruimte zoeken. Op deze manier voorkom je dat er dubbele afspraken staan of dat er geen ruimte beschikbaar is. Wel is het zaak dat medewerkers hun agenda up-to-date houden. Niet iedereen maakt gebruik van de planningassistent. Dit hoeft dan ook niet, want wanneer er een verzoek binnenkomt om een ruimte te reserveren, weigert Outlook deze automatisch op het moment dat de ruimte al gereserveerd is.

Op deze manier is het dus overbodig om de receptie de aanvragen voor een ruimte goed te laten keuren!

Naast deze ruimtepostvakken, is het ook mogelijk om materiaalpostvakken aan te maken. Op deze manier kun je apparatuur reserveren zoals beamers, laptops, flipovers, leenauto’s…

De werkwijze is identiek.

De jongens van systeembeheer moeten een handje helpen Ik zei het al, het gaat om postvakken. De beheerder(s) van de exchange-omgeving moeten deze aanmaken. Voor jou als gebruiker is het interessant te weten wat de mogelijkheden zijn zodat je hun duidelijk kunt maken hoe je het graag wilt. Zijn de postvakken eenmaal gemaakt, dan zijn de stappen simpel:

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012

031-031_MSM11_ART_2K01.indd 31

1. Open een vergaderverzoek.

2. Klik op Deelnemers uitnodigen.

3. Klik op Aan en zoek op de naam van de betreffende vergaderruimte.

4. Stel datum en tijd in en klik op Verzenden.

Als er een ruimte- of een materiaalpostvak is gemaakt, worden reserveringen standaard automatisch geaccepteerd. Je kunt hierop allerlei uitzonderingen aanbrengen. Denk hierbij aan goedkeuring door één persoon of slechts door een beperkte groep mensen.

Aangezien we in het kader van Het Nieuwe Werken de verantwoordelijkheid bij de medewerker zelf willen leggen, ben ik een voorstander van het automatisch goed laten keuren van ruimtereserveringen.

Je kunt ook verhinderen dat gebruikers terugkerende reserveringen plannen omdat dit een aanslag pleegt op reserveringsmogelijkheden door anderen.

Wat is die resource eigenlijk?

Een resource is dus een postvak van een ruimte of materiaal. Zodra deze is aangemaakt heeft het een e-mailadres zodat het vergaderverzoeken kan ontvangen. Op dat moment is de resource terug te vinden in het adresboek.

Je nodigt ‘hem’ uit zoals je deelnemers aan een vergadering uitnodigt. Wil je eerst weten of deze vrij is, dan zie je dit in het venster waarin je een vergaderverzoek doet onder de knop ‘ruimte zoeken’.

Het heeft een locatie, telefoonnummer en eventueel een capaciteit.

Als de gevraagde vergadertijd die van de ingestelde tijd overschrijdt, weigert de ruimte het vergaderverzoek. Zo simpel is het! <

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 31

26-10-12 09:05

informatiemanagement

Appladder 1. CloudMagic | iPhone, iPad, Android (Gratis) Met het enorme aantal diensten en sociale netwerken, wordt het steeds lastiger om iets terug te vinden. CloudMagic kan dan zijn nut bewijzen: met dit handige hulpje kun je via één zoekopdracht razendsnel zoeken in onder meer Gmail, Facebook, Twitter, Dropbox, Evernote, Google Docs en Exchange.

2. WorkSnug | Alle platforms (Gratis) WorkSnug geeft een overzicht van de beste mobiele werkplekken wereldwijd, op basis van onder meer sfeer, geluidsniveau en de beschikbaarheid van (gratis) Wi-Fi. De website geeft het handigste overzicht, deze app geeft er vooral een moderne twist aan: hiermee zie je de locaties via Augmented Reality.

Dé cadeau card voor een overnachting.

3. PaperDesk | iPad (€ 3,99) Je kunt je notitieblokken opbergen, want deze app slaagt er zeer goed in deze te vervangen, en biedt volop mogelijkheden om notities van mooie opmaak te voorzien. Gemaakte notities kun je niet alleen op je iPad archiveren maar ook onder meer exporteren naar Dropbox, per e-mail versturen of printen via AirPrint.

Dé cadeau card voor een overnachting.

4. CalenMob Pro | iPhone, iPad (€ 3,99) De meeste agenda-apps werken alleen samen met de standaard agenda van iOS. CalenMob Pro is daar een uitzondering op: deze app kan rechtstreeks synchroniseren met Google Calender-accounts, en is ook nog eens heel handig in het gebruik.

5. Pushpin Reminders | Android (Gratis) Leuke app voor het bijhouden van takenlijstjes. De taken kun je onder meer voorzien van notities of een alarm (over een bepaalde tijd, of op een bepaalde dag/tijd). Ook kun je een van de vele speciale icoontjes toevoegen, dat in de notificatiebalk zal verschijnen.

6. Haiku Deck | iPad (Gratis) Met Haiku Deck kun je je ideeën omzetten in een mooie presentatie, zonder dat je hier al te veel moeite voor hoeft te doen. De talloze ­thema’s en foto’s helpen je snel op weg. Je presentatie kun je op verschillende manieren delen met andere gebruikers, maar ook exporteren naar bijvoorbeeld PowerPoint.

Keuze uit meer dan 2000 hotels en 550 bungalowparken!

7. Twitter | iPhone, iPad, Android (Gratis) Twitter heeft haar apps een forse update gegeven. Zo is onder meer de profielpagina aangepast en kun je foto’s van één gebruiker in een soort fotoserie bekijken. De iPad-versie is zelfs vanaf de grond opnieuw opgebouwd, om deze sneller en eenvoudiger te kunnen maken.

bedrag vanaf € 15,Aantrekkelijke kortingen

8. Feestdagen & Schoolvakanties | iPhone (€ 0,79) Via deze app kun je onder meer de Nederlandse feestdagen, schoolvakanties en weeknummers in de agenda van je iPhone opnemen. Door je (gratis) te abonneren op kalenders, worden de evenementen bovendien automatisch up-to-date gehouden.

Binnen 2 werkdagen geleverd Variabel op te waarderen voor ieder gewenst

9. Vliegangst | iPhone, Android (€ 3,99) Vliegangst? Deze app is je therapeut voor én tijdens je reis. Deze tool helpt je met feiten (zodat je gedachten niet met je op de loop gaan), met oefeningen (zodat je stressniveau direct daalt), met tips en met een speciale knop voor paniekbeheersing. Bruikbaar in vliegtuigmodus. <

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012 32

Aantrekkelijke kortingen

Keuze uit meer dan 2000 hotels en Variabel op te waarderen 550 voor bungalowparken! ieder gewenst

bedrag vanaf € 15,Voor meer informatie kijk op de site of bel/mail ons: +31(0)20 2 40werkdagen 20 42 21 | mbank@bookit.nl Binnen geleverd

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT Voor meer informatie kijk op de site of bel/mail ons: +31(0)20 40 20 42 21 | mbank@bookit.nl

032-032_MSM11_CLM02.indd 32

26-10-12 09:05

relatiemanagement

Event Center Beekse Bergen draait op volle toeren

Event Center Beekse Bergen bevindt zich naast Safaripark Beekse Bergen, Speelland Beekse Bergen en Vakantiepark Beekse ­Bergen. Naast de feestlocatie is er ook een enorm outdoorterrein waar een combinatie van zand, asfalt, bos en water diverse activiteiten mogelijk maakt. Dus als jij een teambuildingsdag, feestje of ‘uitje’ mag boeken...

Quadrijden, four-wheel drive rijden (4x4), teambuilden op het water met boot, waterscooter of zelfgemaakt vlot. In Event Center Beekse Bergen kan het allemaal. De markt mag dan onder spanning staan; Event Center Beekse Bergen heeft niets te klagen. Dat is niet niks in deze tijd. Sjors van den Boogaard, vestigingsmanager Event Center Beekse Bergen: ‘Locaties die ‘kant-en-klaar’ zijn, dus met inrichting, sfeer, belichting, geluid, etc. zijn populair onder degenen die een teambuildingsdag of bedrijfsuitje mogen organiseren. Ze weten wat ze kunnen verwachten en komen niet voor verrassingen te staan én... zeer belangrijk - ook de kosten zijn inzichtelijk. Event Center Beekse Bergen is een gethematiseerde locatie, waardoor er geen kosten voor sfeer en aankleding bij komen.Ook techniek en in iedere zaal een vaste bar, zorgen voor kostenbesparing. Dat is echter niet de enige reden dat Event Center Beekse Bergen zo goed loopt. We zien dat de mogelijkheden die Event Center Beekse Bergen biedt gretig aftrek vinden. Gasten gaan dan bijvoorbeeld eerst 4x4 rijden, boomstam werpen of waterskiën, daarna barst het feest los in het event center.’

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012

033-033_MSM11_ART_2K04.indd 33

‘Ook combinaties met de buuraccommodaties zijn populair. Zo gaan gasten regelmatig met een ranger op pad door Safaripark Beekse Bergen. De ranger legt dan bijvoorbeeld uit wat de overeenkomsten zijn tussen de dierenwereld en het desbetreffende bedrijf.

Maar er kan ook gebarbecued worden op het strand van Speelland Beekse Bergen. Vooral bij familiedagen zijn safaripark en speelland populair. Evenementen die meerdere dagen duren, maken daarnaast ook graag gebruik van het naastgelegen Vakantiepark Beekse Bergen. Gasten kunnen na de borrel gewoon naar huis lópen.

Het aantal bedrijven dat voor een tweede of derde keer komt, stijgt.

Dat is niet alleen het resultaat van goede service en een scherpe prijs; in Event Center Beekse Bergen is veel mogelijk.’

Meer weten? Kijk op www.eventcenterbeeksebergen.nl.

Daar begint meteen de voorpret! <

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 33

26-10-12 09:06

werk & recht

Eenvoudig en snel labels printen via het draadloze netwerk

Te dik?

Mag een werkgever zich bemoeien met de gezondheid van zijn werknemers?

Steeds meer werkgevers zien de meerwaarde van fitte werknemers. Fitte werknemers zijn gezonder, verzuimen minder en zijn productiever. Steeds meer werkgevers nemen daarom initiatieven die de gezondheid van de werknemers bevorderen. De vraag is echter hoever de werkgever zich mag bemoeien met de gezondheid van werknemers.

TIJDELIJK

Een werkgever mag zijn werknemers niet opleggen hoe zij moeten leven, maar iedereen is het er wel over eens dat een werkgever voorzieningen binnen zijn organisatie mag aanpas­ sen om zo een gezonde levensstijl te stimuleren. Denk hierbij aan het aanbieden van korting op een fitnessabonnement, het verschaffen van kantoorfietsen en gezond eten in de kantine.

TOT

€ 50

K CPALASBEHLPBRIANC TERS O

ONTVANG TOT € 50,- RETOUR OP DE AANKOOP VAN EEN BROTHER QL LABELPRINTER Ga voor meer info naar:

WWW.BROTHER.NL/QLCASHBACK Deze actie loopt van 24 aug t/m 30 nov 2012

Het stellen van vragen over de gezondheid van een werknemer mag niet zomaar. In beginsel is dit recht voorbehouden aan de bedrijfsarts. Wel mag de werkgever tijdens de sollicitatieproce­ dure vragen stellen over de gezondheid indien dit van belang is voor de functie en hij van plan is de sollicitant in dienst te ne­ men.

Discussie bestaat vooral over de vraag of een werkgever onge­ zond gedrag kan verbieden en of hij maatregelen mag nemen zo­ als ontslag.

Interessant in dat kader is dat de kantonrechter in een zaak heeft geoordeeld dat een werknemer ontslagen mag worden als hij te dik is en daardoor veel verzuimt, mits de werkgever voldoende gelegenheid heeft gegeven om af te vallen. Zo is de laatste tijd wat vaker te zien dat de werkgever wordt gevraagd de werknemer de gelegenheid te bieden naar een obesitas­ kliniek te gaan.

Een ander voorbeeld is het ontslag van een te dikke scheeps­ kok die niet meer voldeed aan de keuringseisen voor het wer­ ken in de kombuis van een schip. Ook heeft de Hoge Raad bepaald dat een werkneemster die in haar vrije tijd cocaïne had gebruikt, ontslagen mocht worden omdat dit schadelijk zou zijn voor het imago van de werkgever. Het door de werkneemster ondertekende antidrugsbeleid maakte dit mogelijk.

Een professioneel resultaat Creëer snel professionele labels en etiketten voor enveloppen, dossiermappen, documenten, CD’s en vele andere items met de Brother QL-720NW labelprinter. Sluit de labelprinter eenvoudig aan op uw PC/Mac, of verbindt deze met uw bestaande draadloze netwerk en print vanaf alle computers in het kantoor direct vanuit Microsoft Word, Excel of Outlook. Via de gratis iPrint&Label app kunt u via het draadloze netwerk, razendsnel labels afdrukken vanaf uw Android of Apple smartphone of tablet.

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012 34

Het lijkt er dus op dat de rechtspraak openingen biedt die verder gaan dan alleen het stimuleren van een gezonde leefstijl. De grens lijkt te liggen bij ongeschiktheid voor de functie of imagoschade voor de werkgever. < Maarten van Buuren is advocaat en partner bij De Clercq, een gespecialiseerd kantoor van advocaten en notarissen met nationale en internationale cliënten en praktijk in Leiden. Het kantoor heeft een sterke focus op de zakelijke markt.

Informatie: www.declercq.com.

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

www.brother.nl/iprintlabel

034-034_MSM11_CLM01.indd 34

26-10-12 09:07

op de werkvloer

Er zit een luchtje aan Beste Roos, Een tijdje geleden ontving ik op kantoor een anonieme mail waarin ik werd gewezen op mijn - kennelijk hinderlijke - luchtje. Ik ben een rookster, maar heb hygiëne hoog in het vaandel staan en ruik liever naar parfum dan naar sigaretten. Maar blijkbaar ben ik te kwistig en heeft de hele afdeling last van mijn parfum. Ik voel me ontzettend opgelaten maar ben ook zeer teleurgesteld in m’n collega’s. Kennelijk heeft niemand van mijn collega’s het lef mij persoonlijk aan te spreken en te vertellen dan men er last van heeft.

Ik heb overigens net gedaan of m’n neus bloedde en het aan niemand gemeld. Aan wie zou ik dat moeten doen als ik niet eens weet wie de mail heeft verstuurd. Wat moet ik doen? Groet Ria

Congres- & Vergadercentrum Domus Medica is dé congres- en vergaderlocatie in het hart van Nederland, aan de rand van Utrecht. Dé logische keuze voor uw vergaderingen, recepties en congressen. Kwaliteit, professionaliteit en oog voor detail zijn onze speerpunten en zorgen ervoor dat u geniet van een perfecte bijeenkomst in een inspirerende omgeving.

Beste Ria, Ik kan me je gevoelens goed voorstellen. Zo’n mail verwacht je natuurlijk niet in je inbox en het is niet leuk om te horen dat je collega’s vinden dat je onprettig ruikt. Je vraagt je af wat je moet doen! Mijn eerste tip is meteen de lastigste: probeer je gekwetste ego opzij te zetten en de situatie vanuit een ander perspectief te bekijken. Blijkbaar is er iemand die vindt dat je te veel parfum gebruikt en het lastig vindt je dit rechtstreeks te vertellen.

Tegelijkertijd vindt deze persoon wel dat je het moet weten. Een anonieme melding getuigt dan misschien niet van het meeste lef, hij of zij vindt je in ieder geval de moeite waard om je feedback te geven. Dit soort indirecte mededelingen aan het adres van iemand anders doen we veel vaker dan we zelf denken, bijvoorbeeld als we roddelen, of ons beklag doen bij de baas over onze collega’s. We noemen dit subassertief gedrag; we willen wél ons ei kwijt, maar omdat we de relatie goed willen houden en de ander niet willen kwetsen, durven we dit niet face-to-face te doen. Wat we hierbij over het hoofd zien, is dat het risico dat we de relatie uiteindelijk schade berokkenen groter is. Als negatieve berichten ons op een andere manier bereiken, zijn we beledigd en vragen ons af waarom diegene niet de moed had het ons ‘in ons gezicht’ te vertellen. Omdat het ontzettend eng is dus, en we bang zijn voor de gekwetste, boze of verdedigende reactie van de ander. Feedback geven is en blijft voor veel mensen ontzettend lastig. Ik adviseer je iemand in vertrouwen te nemen. Dit kan een collega zijn die je volledig vertrouwt of anders iemand van personeelszaken (die heeft zwijgplicht). Misschien weten zij er via het geruchtencicuit van, en weten van wie de mail afkomstig is, of dit kunnen achterhalen. Je zou het gesprek met deze perso(o)n(en) kunnen aangaan en met rechte rug aan kunnen geven dat je liever had gewild dat ze het je persoonlijk hadden verteld, maar dat je blij bent dat je het nu weet en dat je graag met ze op zoek gaat naar een oplossing. Op deze manier lever je meteen een bijdrage aan het open karakter van de werkvloer en geeft het goede voorbeeld: elkaar rechtstreeks aanspreken (hoe lastig dat ook is) zorgt voor oplossingen en onderling vertrouwen. < Roos Woltering is psycholoog en houdt zich als trainer en coach bezig met het ontwikkelen van mensen op de werkvloer. Zij geeft workshops en trainingen en ontwikkelde een coachingsprogramma voor de jonge carrièrevrouw. (www.rooswoltering.nl)

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012

035-035_MSM11_CLM02.indd 35

19 congres- & vergaderzalen. De grootste zalen zijn onderling te combineren en dus multifunctioneel inzetbaar. Het auditorium biedt ruimte aan 350 gasten. Alle zalen hebben een moderne uitstraling, klimaatbeheersing en zijn voorzien van alle gemakken.

voor meetings & meer Antwoorden contaminatietest Taalkwesties van pagina 28 het lijkt of en het is alsof 1. Het lijkt alsof =www.domusmedica.nl 2. tegen het licht = tegen de achtergrond van en in het licht van Utrecht 030-2823248 3. Plotsklaps = plotseling en eensklaps 4. overnieuw = over en opnieuw / bedroevend gesteld = is bedroevend en is droevig gesteld

5. was te wijten aan = de vertraging was te wijten aan … en de oorzaak van de vertraging was …

6. ervoor gekozen … willen = wij hebben ervoor gekozen ons niet in te schrijven … en wij willen ons niet inschrijven …

7. Er mist = er ontbreekt en ik mis 8. irriteren zich = ergeren zich en veel medewerkers zijn geïrriteerd 9. uit te printen = uit te draaien en te printen 10. beseffen ons = realiseren ons en beseffen Uitwerking Taaltest Spelling- en Taaltips van pagina 30 1. De leraar zei dat de jongen straf had gekregen als het incident tijdens de les was gebeurt/gebeurd.

2. ‘Ik begrijp niet waarom dat altijd gebeurt/gebeurd als ik het heel druk heb’, verzuchtte Marit.

‘Het houd/houdt je van de straat’, zegt mijn vader altijd.

Mariska riep: Houd/houdt je het nu al voor gezien?

Wat houd/houdt je tegen?

Je bekend/bekent misschien niet graag dat je soms heel ongeduldig kan zijn.

7. Wat bekend/bekent is, vinden we meestal het prettigst.

8. Ik geef niet graag toe dat dat ook in onze straat gebeurt/gebeurd.

9. Wie bekent/bekend dat hij hieraan heeft meegedaan?

10. Dat verantwoord/verantwoordt je niet door te zeggen dat je haast had.

11. Hij bekend/bekent dat hij niet bekend/bekent is met dat onderwerp.

12. ‘Waarom word/wordt je dat nou kwalijk genomen?’, riep Maarten verontwaardigd.

13. Pas op! Ze rijd/rijdt je bijna van je sokken!

14. Wat weerhoud/weerhoudt je ervan die nieuwe baan te nemen?

15. Voordat je kan inloggen, word/wordt je gevraagd om de algemene voorwaarden te accepteren.

3.

4.

5.

6.

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 35

26-10-12 09:09

BOEKEN

HET GROOT COMPLIMENTENBOEK Van afbrandcultuur naar complimentencultuur

Wist jij dat de eerste 20 minuten van je dag grotendeels je stemming bepalen? Een gemiddeld mens heeft ongeveer 60.000 gedachten per dag. Dit komt neer op ongeveer één gedachte per seconde gedurende elk uur dat we wakker zijn. Van die 60.000 gedachten blijkt 80 procent negatief te zijn.

Dat komt neer op 45.000 negatieve gedachten per dag! Een groot deel hiervan gaat over onszelf en heeft een nadelige invloed op ons lichamelijke en emotionele welzijn.

Deze wijsheid hebben we niet van onszelf maar komt naar voren uit onderzoek van Daniel Amen, een beroemde psychiater en brain-imaging-specialist.

Hoe je deze gedachten en het verloop van je dag (en die van anderen) een positieve(re) draai kunt geven? Door de dag positief te beginnen! Dat doe je om te beginnen met een compliment aan jezelf! Sla krant en nieuws de eerste 20 minuten nog maar even over (het merendeel is toch somber). Begin je (werk)dag met het versturen van complimenten aan drie personen. Door dit zo vroeg te doen is jouw compliment ook een van de eerste berichtjes die zij ontvangen.

Jouw compliment is weer van invloed op het verdere verloop van hun dag. Zo zou de wereld er stukken beter uitzien!

Nu zijn we niet allemaal even bedreven in het maken van complimenten. Het is nog steeds geen vanzelfsprekendheid om elkaar dagelijks de nodige positieve aandacht te geven. We vinden het moeilijk, stellen het uit of laten het maar helemaal achterwege omdat we bang zijn dat ons compliment wel

eens verkeerd begrepen kan worden. Vooral een compliment aan je manager wordt nog wel eens in twijfel getrokken. Niet eens zozeer door de manager zelf, wél door collega’s. Het woord ‘slijmbal’ is soms snel gevallen. Als de ‘slijmbal’ namelijk door zijn hielengelik van alles voor elkaar zou krijgen bij de baas, ontstaat ongelijkheid. En dát kan weer leiden tot jaloezie en onderlinge competitie. Denk maar aan een secretariaat met meerdere secretaressen. Als de een een compliment krijgt en de ander niet, leidt dat tot scheve gezichten en wordt het secretariaat een slangenkuil. En daar zitten managers nou net niet op te wachten, terwijl het krijgen van waardering de diepst menselijke behoefte is, aldus William James (18421910), Amerikaans psycholoog en Harvardprofessor. Daar valt tot op de dag van vandaag niets op af te dingen! Het is heerlijk als iemand je laat weten dat je er goed uitziet of dat je een prima prestatie hebt geleverd. Complimenten zijn altijd welkom. Als we met het uitdelen ervan niet zo zuinig zouden zijn, zou Nationale Complimentendag (1 maart) helemaal niet nodig zijn.

Toch ligt het niet alleen aan anderen als je maar zelden een compliment krijgt; je zult er zelf ook iets aan moeten doen. Als anderen niet weten wat jouw successen zijn, kunnen ze je er ook niet voor prijzen. Soms moet je dus bewust vissen naar complimentjes. Ook dat is een kunstje dat je onder de knie kunt krijgen, zonder op een doorgeslagen ijdeltuit te lijken. Hoe dat werkt staat allemaal te lezen in Het Groot Complimentenboek.

Hoe je een goed compliment geeft, er een ontvangt en valkuilen vermijdt, vertellen lichaamstaaldeskundige Frank van Marwijk en waarderingsexpert Hans Poortvliet je in dit mooie, dikke boek. Je hoeft het boek niet achter elkaar uit te lezen maar... wij waren er in begonnen en het scheelde niet veel!

Een aanrader! Én een mooi cadeau (Sinterklaas...? Kerstmis...?) (MB) <

Management Support Magazine is nu ook digitaal te verkrijgen.

Je ontvangt exact hetzelfde papieren tijdschrift maar dan op je beeldscherm!

De voordelen op een rij: n Nu volledig geschikt voor je iPad en tablet n Direct beschikbaar bij verschijning n Scannen op interessant nieuws n Doorzoekbaar op trefwoord n Automatisch je eigen archief n Interactief bladeren Meer informatie of inschrijven?

Of ga naar: Titel: Het Groot complimentenboek Auteurs: Frank van Marwijk & Hans Poortvliet Uitgever: Haystack ISBN: 9 789461 260376 Prijs: €24,95

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012 36

036-036_MSM11_PROD01.indd 36

Management Support Magazine Digitaal

www.managementsupport.nl/ digitaalmagazine

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

26-10-12 09:11

productnieuws

Boek je vaak zakenreizen?

Dan heeft BCD Travel iets leuks voor je!

BCD Travel heeft in de maand november nog een leuk aanbod voor nieuwe klanten: je kunt maar liefst 2 maanden lang gratis - zonder boekingskosten - gebruikmaken van het BCD Travel boekingskantoor.

De reisagenten helpen je met het plannen van de meest efficiënte en kosteneffectieve reis en bij het boeken van vliegtickets, treintickets, hotel, autohuur etc. Ervaar het gemak en bel (020) 560 32 27 of kijk op info.bcdtravel.com/ zakenreizen-zonder-boekingskosten.html. <

Kerst brengt mensen samen Mooi moment om waardering te uiten Voor veel bedrijven is de periode rond Kerstmis een mooi moment om samen met medewerkers of relaties successen te vieren en waardering te uiten. Ben jij bij de organisatie betrokken? Heb je er dan wel eens aan gedacht de ‘kerstman himself’ op pad te sturen om een bezoekje te brengen aan relaties om een kleinigheidje af te geven? Of om tijdens de kerstborrel een ‘levende jukebox’ meerstemmige kerstklassiekers ten gehore te laten brengen? Hoe ludiek je het ook hebben wilt: jij zorgt voor de input, Aaaaha! the Actor Factory levert de acteurs die er met hun verrassende acts voor zorgen dat er nog heel lang nagepraat gaat worden.

Meer weten? Kijk op www.acteurs.nl/kerst.html. <

Het nieuwste hotel van amsterdam Ramada Apollo Amsterdam Centre De deuren zijn al open en sommige geluksvogels hebben er al gelogeerd, maar op 22 november a.s. vindt de ‘Grand Opening’ van Ramada Apollo Amsterdam Centre plaats. Het hotel beschikt over 446 luxueuze kamers en suites, 8 state-of-the-art vergaderzalen, sauna- en fitnessfaciliteiten, solarium, 300 overdekte parkeerplaatsen en een spectaculaire skybar op de 17e verdieping: Floor17! De 8 multi-functionele vergaderenzalen beschikken over veel daglicht en een schitterend uitzicht; 5 SkyLounges op de 18e etage en 3 vergaderzalen op de begane grond. Het hotel is ideaal gelegen aan de ring A10, met een perfecte verbinding naar zowel de luchthaven Schiphol en het centrum van Amsterdam. Ideaal voor de buitenlandse relaties van je bedrijf. En... ook niet onbelangrijk - niemand minder dan Richard Matulessy - voormalig chefkok van het Amstel Hotel zwaait de scepter over de keukenbrigade. Dus driemaal raden wat jouw gasten culinair te wachten staat! <

Bluetooth Keyboard - klein maar fijn Ergonomisch aan het werk met je iPad Wie de iPad heeft ontdekt, neemt vaak niet meer de moeite desktop of laptop ‘op te starten’, ook niet op kantoor. Prima prachtig als het om papierloos en efficiënt werken gaat, maar ergonomisch niet zo verantwoord. Tenminste... niet als je er ondertussen al je werkzaamheden op verricht; je krijgt zere polsen, een stijve nek en een kromme rug. Ben jij veel in de weer met je iPad en notuleer je er menige vergadering of overleg mee? Dan heeft Bakker Elkhuizen een mooie ergonomische oplossing voor je: een compact toetsenbord dat je via bluetooth aansluit op je iPad. Volkomen draadloos want hij werkt op batterij. Het toetsenbord kan zelfs worden aangesloten op je iPhone, op je pc onder Mac of onder Windows.

Heb jij toevallig een android tablet? Geen probleem! Alleen (nog) niet geschikt voor je telefoon op android. Dat is jammer, maar wat niet is kan nog komen! Dit toetsenbord heb je niet voor een tientje, maar het is de bijna 70 euro wél waard! Informatie: www.bakkerelkhuizen. com. <

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012

037-037_MSM11_PROD02.indd 37

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 37

26-10-12 09:13

PERSOONLIJKe ONTWIKKELING

colofon

Mooi vak, mooi event

Management Support Magazine is al negenentwintig jaar het vakblad voor de professionele secretaresse, de management­ assistent, de office- en bureaumanager en de directiesecreta­ resse. Het is een uitgave van Kluwer bv.

Ik heb me eens even verdiept in het programma van het Management Support Event ‘12.

En ai, wat een pech dat ik niet bij de doelgroep hoor. Met wat zeuren en aandringen denk ik dat ik als columnist en trainer van Management Support toch wel uitgenodigd zal worden, maar in eerste instantie gaat dit feest aan mij voorbij. Pech, als je ziet wat er allemaal te beleven valt: inspirerende workshops, gratis mini-opleidingen, interessante exposanten op de beursvloer, gratis boeken, gratis stylingadvies, een waardebon van Claudia Sträter en nog een heleboel andere leuke dingen. Jullie hardwerkende managementondersteuners, zullen niets tekortkomen en genieten van deze vakbeurs (jullie keren ‘s avonds niet alleen met vermoeide benen huiswaarts). Het event is natuurlijk een prachtig moment om je netwerk uit te breiden, om onbekende collega’s te ontmoeten en kennis te maken met iedereen van wie je iets kunt leren, gebruiken of ‘jatten’. Goed gejat is immers beter dan slecht bedacht. Laat de wereld weten wat je waard bent en toon initiatief. Zorg dat je zichtbaar bent en blijft in jouw wereld. Wellicht ontmoet je mensen die jouw expertise prima kunnen gebruiken en ben je de komende maanden ineens ‘echt’ belangrijk. Denk voor je bezoek aan het Event overigens niet alleen aan makkelijke schoenen; denk ook aan de tekst die je gaat uitspreken om jezelf op de kaart te zetten. Bedenk hoe je loskomt van je directe collega’s met wie je over het Event struint. Bedenk hoe je contact gaat maken met nieuwe, nog onbekende bezoekers. Bedenk hoe jij jezelf krachtig en vol van LEF aan de wereld wilt laten zien. Wie weet wat het allemaal op gaat leveren. Schep eens op over je mooiste projecten en resultaten. En mochten er mensen vragen hoe het met je gaat, antwoord dan niet alleen met ‘Goed’. Antwoord met: ‘Het gaat goed, ik ben met leuke dingen bezig’. Moet jij eens zien wat er gebeurt!

Heel veel plezier. (Huub van Mackelenbergh)

In zijn redactionele formule richt Management Support Magazine zich op de positionering en op de ontwikkeling van het vakgebied van de doelgroep. Tevens ondersteunt het de lezer in haar functie als sparringpartner van de manager.

Management Support Magazine verschijnt 10 keer per jaar Hoofdredacteur Vera Bot - vbot@vakmedianet-alphen.nl Eindredacteur Mieke Bloemheuvel - mbloemheuvel@vakmedianet-alphen.nl Redactieadres Postbus 4, 2400 MA Alphen aan den Rijn Telefoon: (0172) 46 66 07/46 65 84 Aan dit nummer werkten mee Gerda Bos, Maarten van Buuren, Gertjan Groen, Michiel Heemskerk, Miriam van Keulen, Marjo van Lijssel, Huub van Mackelenbergh, Milly van der Meulen, Roel Peeters, Marianne Smits, Karen Visser, Judith Winterkamp, Roos Woltering, Jan Zandstra (illustratie) Vormgeving en opmaak colorscan bv, Voorhout - www.colorscan.nl De Handlangers - www.dehandlangers.nl Druk Senefelder Misset, Doetinchem Uitgever Cas Wegman Marketing Ceesjan de Vos - cdevos@vakmedianet-alphen.nl Advertentie-acquisitie Saskia Bosker Telefoon: (0172) 46 63 89 sbosker@vakmedianet-alphen.nl Irene Verhulst Telefoon: (0172) 46 64 78 iverhulst@vakmedianet-alphen.nl Advertentieplaatsingen worden uitgevoerd overeenkomstig de ‘Regelen voor het Advertentiewezen 1990 Abonnementen Jaarabonnement € 89,- (excl. 6% btw, incl. verzending).

Collectieve abonnementen op aanvraag. Abonnementen ­kunnen tot uiterlijk drie maanden voor aanvang van een nieuw abonnementsjaar worden opgezegd bij Kluwer, Customer ­Contact Center, Postbus 23, 7400 GA Deventer. Bij niet-tijdige opzegging wordt het abonnement automatisch verlengd.

Met vragen kunt u terecht op www.kluwer.nl/klantenservice Digitale abonnementen Dit magazine is ook digitaal verkrijgbaar.

Informatie: http://digitaal.managementsupport.nl/digitaal.asp?

Informatie over abonnementen Kluwer legt uw gegevens vast voor de uitvoering van de ­(abonnements-)overeenkomst. Uw gegevens kunnen door ­Kluwer, of zorgvuldig geselecteerde derden, worden gebruikt om u te informeren over relevante producten en diensten. ­Indien u hier bezwaar tegen heeft kunt u contact met ons ­opnemen. Op alle uitgaven van Kluwer zijn de algemene ­leveringsvoorwaarden van toepassing. Deze kunt u lezen op www.kluwer.nl.

Verzending en facturering Kluwer bv.

Partners Bilderberg Hotel & Restaurants, Conferentiecentrum Woudschoten, KPN, Schoevers en VCK Travel.

Auteursrecht voorbehouden Niets uit deze uitgave mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever openbaar worden gemaakt of verveelvuldigd. Op iedere inzending van een bijdrage of informatie zijn van toepassing de Standaard- publicatievoorwaarden van Wolters Kluwer Nederland bv, gedeponeerd ter griffie van de arrondissementsrechtbank te Amsterdam onder nummer 5/2000; een kopie kan kosteloos bij de uitgever worden opgevraagd. ISSN 1382-3590 - Copyright 2012 Management Support Magazine. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, ­aanvaarden de auteur(s), redacteur(en) en uitgever(s) geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan.

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012 38

038-038_MSM11_WGZ-COL.indd 38

NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

26-10-12 09:14

S L A N O I S S E F O R P P O N E N E K RE S R E V E O H SC S.NL R E V E O H C S .

WWW

Projectassistenten, officemanagers, secretaresses en managementassistenten kunnen rekenen op de opleidingen van Schoevers. Maar wist je dat Schoevers meer is dan een opleider? Op welk punt van je loopbaan je ook staat, met het totaalpakket van opleidingen, advies en baanbemiddeling helpt Schoevers je de volgende carrièrestap te zetten. Het is al 100 jaar een feit: met Schoevers ben je meer waard.

OPLEIDINGEN - ADVIES - BAANBEMIDDELING

MET SCHOEVERS BEN JE MEER WAARD SCH 70_1 Adv Professionals rekenen op Schoevers.indd 1 002-040_MSM11_ADV.indd 39

02-10-12 10:25:36 26-10-12 08:41

AirGo-M, your mobile booking solution

3G

3G

4:08 PM

3G

4:08 PM

4:08 PM

Camera

Settings

Calculator Calcul alculator or

Chat

Camera

Settings

Calculator Calcul alculator or

Chat

Camera

Settings

Calculator Calcul alculator or

Chat

iCal

Skype

Youtube Y

Gmail

iCal

Skype

Youtube Y

Gmail

iCal

Skype

Youtube Y

Gmail

Notes

Maps

iTunes

Notes

Maps

iTunes

Notes

Maps

iTunes

Mail

Weather Wea ather

Facebook

Mail

Weather Wea ather

Facebook

Mail

Weather Wea ather

Facebook

Zelf snel en makkelijk vluchten boeken wanneer het u uitkomt. Uw reisschema raadplegen en op de hoogte blijven van de status van uw vlucht. Met AirGo-M, de mobiele app van VCK Travel, helpen wij u om de controle te houden over uw boekingen.

Dรกt noemen wij de Personal Touch.

AirGo-M is de mobiele versie van de zelfboekingtool AirGo. Inclusief reisbeleid, MIS en 24-uurs service.

Lees alles over AirGo-M op de speciale site www.airgo-m.nl

Member of the VCKGROUP 002-040_MSM11_ADV.indd 40

26-10-12 08:41