Issuu on Google+

31

Revolutie De discussie over de verandering van het secretaressevak is niet van vandaag of gisteren. Maar nu lijkt erop dat het er toch echt van gaat komen. En niet alleen vanwege technologische ontwikkelingen. Lees in dit artikel wat er nog meer staat te gebeuren.

37

En? Lekker gewerkt? De mate waarin je plezier hebt in je werk, hangt niet alleen van het werk zelf en de band met je collega’s af. Ook temperatuur, licht, lucht en geluid zijn van invloed op je werkomgeving. In dit artikel tips en oplossingen om je werkplek structureel te verbeteren.

oktober 2012 | nummer 10 | jaargang 30

44

Mooie plaatjes... Je maakt een brochure, onderhoudt de website of zoekt gewoon een leuk ‘plaatje’ voor de personeelsnieuwsbrief. Waar haal jij dan je illustratie vandaan? Kun je ongestraft iets van internet ‘trekken’? Kortom, wat mag wel en wat mag niet?

Vakblad voor de professionele secretaresse

Effectief vergaderen doe je samen Vijf misverstanden over vergaderen

Vergaderingen worden nogal eens geassocieerd met tijdverspilling, verveling en frustraties. Tóch is overleggen en vergaderen een must als we elkaar van de nodige informatie willen voorzien, doelen willen stellen en de voortgang willen bespreken. Omdat niet alle deelnemers daar zo over denken, verlopen sommige vergaderingen chaotisch en ongecontroleerd. En dan nog klagen ook! Je kent het vast wel: het overleg is achter de rug, collega’s verlaten zuchtend de vergaderkamer, vinden dat het overleg veel te lang geduurd heeft, dat er geen spijkers met koppen zijn geslagen en dat ze er voor spek en bonen hebben bijgezeten. Gemiste kans... voor de klagers dan. Zij hebben de invloed die ze op de vergaderresultaten kunnen hebben behoorlijk onderschat.

001-001_MSM10_CVR.indd 1

Met een positieve houding en een actieve inbreng zou zo’n vergadering veel constructiever zijn verlopen. Effectief vergaderen doe je immers samen. Om dat onder de knie te krijgen worden in dit artikel vijf misverstanden over vergaderen uit de weg geruimd. Je zult zien dat je echt geen vergadertijger hoeft te zijn om effectief en efficiënt een overleg te voeren. PAGina 8

Management support accommodaties Wanneer je een locatie zoekt voor een zakelijke bijeenkomst wil je uiteraard dat die het beste bij jouw meeting past. En - ook belangrijk - een locatie waarbij je achteraf niet nog eens voor financiële verrassingen komt te staan. In dat geval plaats je je locatieaanvraag op www.managementsupport.nl/accommodaties, vult de criteria in waaraan een locatie moet voldoen, en er ‘rollen’ vijf aanbiedingen ‘uit de bus’. Maar er zijn nog meer voordelen. PAGina 24

21-09-12 08:28


Om 4 uur loopt uw vergadering bij ons gegarandeerd in de soep. Bilderberg Businessarrangement nu met de Bilderberg Break bestaande uit zelfgemaakte verse soep en huisgemaakte sappen.

Why settle for less? U kent het wel, het 4-uur moment. De dip in de dag waar u even doorheen moet. Bilderberg heeft daar iets op bedacht: de Bilderberg Break, waar u gegarandeerd energie van krijgt. Een heerlijk buffet met verse ingrediĂŤnten om zelf een soep samen te stellen waar u van opkikkert. Een hartige break, waarna u er weer tegenaan kunt met uw presentatie, vergadering of training. Reserveer of kijk voor meer informatie op www.bilderberg.nl/business, via business@bilderberg.nl of bel 0317-362266.

18800106_MSM_adv Soup Break.indd 1 002-035_MSM10_ADV01.indd 2

04-09-12 09:07 20-09-12 17:21


inhoud 1983

PRAKTISCH 4

Signaal

40 Taalkwesties Hoe vervoeg je (lastige) werkwoorden?

De jaren ’80: de tijd van permanentjes, haarlak en schoudervullingen. Van G.I. Joe, He-Man en Teddy Ruxpin. Michael Jackson’s Thriller, Doe maar en Madonna voeren de hitlijsten aan. In 1983 gebeurde er van alles in de wereld. Freddy Heineken is zoek. Amerikaanse wetenschappers ontdekken ergens in de ruimte een zwart gat. (Nee, daar was Freddy niet, maar hij werd gelukkig wél gezond teruggevonden.) De cd wordt in Nederland geïntroduceerd. De eerste Nederlandse reageerbuisbaby Stefanie ziet het levenslicht. En in de Verenigde Staten verandert men het netwerkprotocol naar ‘IP’, het begin van het internet zoals we dat nu kennen. En… Management Support Magazine wordt opgericht. Het is de tijd van typemachines, tipp-ex en Tina Turner en niemand heeft nog gehoord van Internet Explorer of Het Nieuwe Werken. Intussen zijn we dertig jaar verder. De veranderingen lijken met middelpuntvliedende kracht sneller en sneller te gaan. De computer speelt een glansrol in ons werk. Meer werk doen met minder mensen, de computer als stralend middelpunt en internet als verbindende schakel. Al die veranderingen: alles digitaal en glasvezelig snel. En toch… blijft veel hetzelfde. Neem vergaderen, de meest gehate activiteit op het werk. Toch blijven we het doen, want we zijn Nederlanders. En Nederlanders houden van overleggen. Praten, veel praten, iedereen mag, nee móét zijn mening geven, óók die stille die nooit wat zegt, van de directeur tot de schoonmaker, en jazeker, er wordt naar iedereen geluisterd. Zegt men. Maar denk eens in hoeveel tijd je zou overhouden zonder dit poldermodel… Ben jij altijd het braafste meisje van de klas? De eerste die al klaar zit in de vergaderruimte, met pen en papier? Draai dan de rollen eens om, kom als laatste binnen stormen, met je blik op je smartphone, breek in als er al een discussie aan de gang is (‘we wachten niet op laatkomers’) en zeg dan plompverloren: ‘Jan-Dirk, verzorg jij vandaag de notulen? En Bastiaan, haal jij nog even koffie, gewone koffie ja, alles erin, of nee, toch maar cappuccino, zonder suiker, want de automaat gooit er al suiker in, belachelijk trouwens, wat willen ze? Dat ik binnen vijf jaar dichtslib? Maar goed, en dan nu het punt dat ik op de agenda heb gezet: per toerbeurt notuleren. Lijkt mij een prí-má plan! Jee-Dee vandaag, Annet volgende week, Birgit stel jij vast een lijstje op en… o! m’n telefoon gaat, belangrijke call! Doen jullie even de wrap up?’ En dan hol je weg, met wapperende colbertpandjes. Iets belangrijks doen. Wishful thinking? Misschien. Ondenkbaar? Mwuah. Leuk? Jazeker. Een beetje dromen mag. Feestvieren ook. En het ís feest met onze dertigste jaargang. Met hartelijke groet, De redactie: Vera Bot en Mieke Bloemheuvel

42 Spelling- en Taaltips De Olympische Spelen 43 Vreemdetalentips Internationaal vergaderen 44 Softwaretips Beeldmateriaal nader bekeken 46 Appladder 49 Billa met de baas 50 Werk & Recht

PROFESSIONEEL VERGADEREN & ACCOMMODATIES 8

Effectief vergaderen doe je samen Vijf misverstanden over vergaderen

12 Vergaderen anders benaderen Ga digitaal! 15 Het Nieuwe Vergaderen Niet alles hoeft kantoorgebonden te zijn 18 Zo kies je de juiste locatie 22 Nieuwe of bestaande klant... ... wat maakt het verschil? 28 30 jaar Management Support Uit de oude doos 31 Revolutie in secretaresseland Ben jij er klaar voor? 34 Het Nieuwe Werken Liever vandaag dan morgen

PERSOONLIJK 37 En? Lekker gewerkt? De invloed van je werkomgeving 51 Op de werkvloer

SERVICE 24 Community 53 Productnieuws 54 Column Huub van Mackelenbergh 54 Colofon

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012

003-003_MSM10_INH.indd 3

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 3

20-09-12 16:48


signaal

Verbod op vloeistoffen in vliegtuigen tot 2014 Vliegtuigpassagiers in de Europese Unie zullen pas vanaf 2014 weer grotere hoeveelheden vloeistof mee aan boord mogen nemen. Het huidige verbod in de strijd tegen terrorisme wordt verlengd, zo kondige de Europese Commissie afgelopen zomer aan. Eigenlijk was het de bedoeling om volgend voorjaar het verbod op de vloeistoffen te beëindigen. Speciale scanners op luchthavens zouden dan vloeibare explosieven in handbagage moeten opsporen. Gezien de omvang van de operatie vreest Brussel problemen als de verandering in één keer zou worden doorgevoerd. Maar volgens media is bij tests op Europese luchthavens gebleken dat de scanners nog steed niet snel en betrouwbaar zijn. (Bron: congreswereld.nl) <

Arboregels plaatsonafhankelijk werken verlicht Werken in een intrnetcafé of op een ander plek dan bij de werkgever of thuis, wordt voortaan gemakkelijker. De arboregels voor plaatsonafhankelijk werken worden namelijk verlicht. Dat heeft het ministerie van Sociale Zaken onlangs bekendgemaakt. De soepeler eisen golden al bij de werknemer thuis, maar gelden nu ook voor het werken op andere plekken buiten het bedrijf zoals bijvoorbeeld het (internet)café of bij een klant. Zo is de werkgever niet meer verantwoordelijk voor een nietwerkende afzuiging in de trein, als een werknemer in de trein ziijn werk verricht. Dit betekent minder kosten, min-­ der administratieve lasten en minder regels voor de werkgever. Worden we allemaal beter van... toch? <

Dagvoorzitter nodig? Na onder de naam Dagvoorzitter.nl jaren gewerkt te hebben als dagvoorzitter en het vak gepromoot te hebben, maakt professioneel dagvoorzitter Jan-Jaap In der Maur een nieuwe stap: sinds 14 september is Dagvoorzitter.nl niet langer een eenmanszaak, maar het eerste Nederlandse bureau dat zich volledig richt op de bemiddeling en training van dagvoorzitters. Dagvoorzitter.nl biedt een divers aanbod van professionele dagvoorzitters, allemaal goed, maar ook allemaal verschillend: van journalist tot sfeermaker, van losse pols tot strakke hand. Ze voelen zich thuis op kleinere managementbrainstorms of excelleren juist tijdens grote congressen en hebben één ding gemeen: ze zijn allemaal even goed! Voor informatie of boekingen zie www.dagvoorzitter.nl. <

Mooirivier naar vier sterren Onlangs nam Mooirivier 34 nieuwe hotelkamer in gebruik. Hiermee beschikt het hotel naast zalen met uitzicht over de Vecht nu ook over luxe kamers en suites met een ‘view’. Als bekroning op het harde werken van de afgelopen maanden is Mooirivier ook nog een ster rijker, waardoor het hotel en congresbedrijf door de Nederlandse Hotel Classificatie (NHC) geclassificeerd is als viersterren hotel. Met de voltooiing van de nieuwe kamers beschikt het hotel nu over 101 kamers en is daarmee een van de grotere hotels in de regio Zwolle. En niet alleen voor zaken; ook als je graag fietst of wandelt is Mooirivier Hotel & Congres een ‘very nice place to be’. Zie www.mooirivier.nl. <

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012 4

004-007_MSM10_SIG.indd 4

MartiniPlaza behaalt Gouden Green Key MartiniPlaza heeft als eerste Groningse congreslocatie die bij het stimuleringsproject ‘Duurzame Hotels en Congreslocaties Groningen’ is aangesloten, de Gouden Green Key behaald. Het stimuleringsproject is een initiatief van de Gemeente Groningen en Marketing Groningen met als doel tot een structureel duurzamere congres- en hotelsector in Groningen te komen. Green Key is een internationaal energie - en milieukeurmerk voor milieuvriendelijke bedrijven in de toerisme- en recreatiebranche. Er zijn drie classificaties: goud, zilver en brons. Het behalen en voeren van de Green Key heeft vele voordelen. Zo vermindert een congres­ locatie met Green Key Certificaat aantoonbaar de druk op het milieu door minder gas, water en elektra te verbruiken en door minder afval te produceren. Green Key is internationaal bekend en geeft als onafhankelijk label gasten en overheid vertrouwen op een aantoonbaar verantwoord milieu- en duurzaamheidsbeleid van de ondernemer. MartiniPlaza-directeur Jan Geert Vierkant is dan ook apetrots op de gouden classificatie. En terecht! <

4 vergaderhamers Greenpark Hotel Den Haag Leidschendam Greenpark Hotel Den Haag Leidschendam ontvangt 4 vergaderhamers. De Chagall Group heeft het Greenpark Hotel Den Haag Leidschendam gerenoveerd tot een mooi hotel met excellente vergaderfaciliteiten. Alle zalen zijn voorzien van daglicht, airconditioning, ADSL en wireless internet. Greenpark Hotel beschikt over moderne communicatie- en vergaderapparatuur die de bijeenkomst kunnen ondersteunen. Naast de mogelijkheid om vergaderingen te organiseren, lenen de ruimtes zich ook goed voor feesten, recepties, lunches en diners. De congres- en vergaderclassificatie is een systeem waarbij door middel van een aantal vergaderhamers, variërend van 1 tot en met 5, de kwaliteit en capaciteit van een congresbedrijf worden aangegeven. Voor de congres- en vergaderclassificatie komen accommodatieverschaffers (congres- en vergaderaccommodaties) in aanmerking. De classificatie is voor onbepaalde tijd geldig. Eenmaal per vier jaar wordt getoetst of het geclassificeerde bedrijf nog aan de gestelde normen voldoet. Op deze wijze blijft de kwaliteit gewaarborgd. <

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

20-09-12 16:49


signaal

Nederlandse hotels duurste in eurozone

Tien tips... om efficiënt te vergaderen

Ondanks de economische crisis behoorden Nederlandse hotels tot de duurste in de eurozone over de eerste helft van dit jaar. Voor één nacht moest gemiddeld 110 euro worden neergeteld, evenveel als in dezelfde periode vorig jaar. Dat blijkt uit de onlangs gepubliceerde hotelprijsindex van boekingssite Hotels.com. Alleen in Finland lagen de prijzen hoger, gemiddeld 112 euro per nacht. Zwitserland was nog altijd het duurste Europese land, met een gemiddelde kamerprijs van 150 euro per nacht. In ons land bleef een kamer in Amsterdam het duurst. Daar moest over het eerste halfjaar 123 euro per nacht worden betaald. In Breda waren ze met 68 euro het goedkoopst. (Bron: congreswereld.nl) <

Niets is zo hinderlijk bij een vergadering als aanschuiven en merken dat: -- mensen (structureel) te laat komen -- hun stukken niet gelezen hebben -- hun mobiel aan laten staan, gebeld worden en luidkeels roepend ‘Sorry maar dit móet even…’ de vergadering verlaten. Herken je dit? Dan zijn de volgende 10 tips de moeite van het uitproberen waard.

Pensioen? Geen idee

2. Vergader alleen als dat nodig is, en dan zo kort mogelijk. Dus skip de vergaderreeks en spreek vaste dagdelen af waarop een overleg ingepland kan worden.

De pensioenkennis bij Nederlanders blijft ver achter bij de rest van de wereld. Nederlanders zijn volgens de onderzoekers daarentegen wel realistischer over hun pensioenleeftijd. Bijna 60 procent denkt later met pensioen te gaan dan ze gepland hebben. Het Europees gemiddelde ligt net boven de 40 procent. Towers Watson denkt dat Nederlanders minder kennis over hun pensioen hebben omdat er een collectief pensioen is. ‘In landen met individuele pensioenstelsels is de pensioenkennis beduidend hoger’, aldus een woordvoerder. ‘Het collectieve stelsel van pensioenfondsen draagt blijkbaar niet bij aan de kennis over pensioen.’ Het merendeel van de werknemers vindt de zekerheid over het pensioen wél steeds belangrijker en zijn bereid concessies te doen in ruil voor pen­sioenzekerheid. Bijna de helft vindt een zeker pensioen belangrijker dan carrièrekansen. <

Woudschoten rondt verbouwing af De afgelopen vier jaar heeft Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum niet stilgezeten. Nadat in 2009 de nieuwe vleugel werd geopend ging Woudschoten verder met ontwikkelen. Alle openbare ruimten, zalen en hotelkamers zijn vernieuwd, opgefrist en gemoderniseerd. Nu de laatste 50 hotelkamers ook zijn gerestyled is de cirkel rond. De 50 hotelkamers in de ‘Villa’ die deze zomer onder handen zijn genomen, hebben een enorme upgrade gekregen met behulp van strakke meubels, frisse nieuwe kleuren en bijzondere accessoires. De inrichting past bij het authentieke gebouw, maar is wel helemaal van nu. Er is bewust gekozen voor een andere stijl dan de gerenoveerde kamers in december, zodat Woudschoten gasten bij een volgend bezoek kan verrassen met een andere beleving van de locatie. <

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012

004-007_MSM10_SIG.indd 5

1. Nodig alleen mensen uit die een positieve bijdrage leveren aan de vergadering. Telefoons uit zodat alle aandacht aan de agenda­punten kan worden besteed.

3. Alle vergaderingen moeten heldere doelen hebben. Op de agenda moet duidelijk zijn wat het doel van de bespreking is: ter informatie, ter besluitvorming etc. 4. Bepaal de duur van de bespreking van elk agendapunt en kap (effectief en respectvol) de discussie dan ook af. Plan - indien nodig - het punt opnieuw in voor een volgende keer. 5. Maak een verslag, besluitenlijst of actielijst - niet alle drie! 6. Bereid de vergadering tijdig voor. Inventariseer de agendapunten bij de deelnemers en stuur minimaal één week van tevoren de agenda rond zodat iedereen zich goed kan voorbereiden. 7. Wacht niet op laatkomers. 8. Varieer de zitposities per vergadering. Neem daartoe zelf het voortouw. Mensen zijn kuddedieren en kiezen telkens dezelfde stoel. Bij een vertrouwde plek aan de vergadertafel is een inkoppertje met de buurman zo gemaakt. 9. Sluit de vergadering positief af: bedank de deelnemers voor hun inbreng, complimenteer de deelnemers met hun kennis waardoor bepaalde agendapunten veel verder gebracht zijn in deze vergadering. 10. Doe eens iets anders. Ga de agendapunten creatief ‘out of the box’ te lijf, kies een hele andere locatie en gebruik statafels... bijvoorbeeld. < Door Trudis Baart, werkplektrainer en -coach. Trudis leert mensen op allerlei niveaus slim omgaan met tijd, taken en ruimte. Vanuit haar bedrijf all-in-control geeft ze sinds 2007 coaching, training en workshops over effectiever en efficiënter werken. Haar expertise wordt daarnaast ingezet bij de implementatie van Het Nieuwe Werken in organisaties - (www.allincontrol.nl).

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 5

20-09-12 16:49


signaal

Nederland reist gemiddeld 14 km naar werk Nederlandse werknemers wonen gemiddeld 14 kilometer van hun werk vandaan. In Groningen, Friesland en Drenthe overbruggen mensen de grootste afstand om aan de slag te gaan. De afstand tussen hun woonadres en werk bedraagt hemelsbreed - enkele reis - 19 tot wel 20 kilometer. In Delft en het Westland wonen werknemers het dichtste bij hun ‘baas’ met een gemiddelde afstand van 8 kilometer. Dat blijkt uit een onlangs gepubliceerd onderzoek van ING. Hoe meer inwoners in de eigen regio aan het werk kunnen, hoe beter dit is voor de regio, aldus het Economisch Bureau van de bank. <

Eén wachtwoord voor al je accounts Het is haast ondoenlijk om tegenwoordig voor alle online accounts opnieuw een sterk wachtwoord te verzinnen en die nog te onthouden ook. Maar daar zijn oplossingen voor: de tool 1Password bedenkt zelf sterke wachtwoorden, onthoudt ze en slaat ze op. Je hoeft alleen nog maar het wachtwoord te onthouden om in te loggen op 1Password. Kom je op een site waar je moet inloggen, dan opent 1Password automatisch en vraagt je alleen om dat ene wachtwoord voor 1Password. Vervolgens gaat inloggen op de betreffende site vanzelf. Probeer het maar eens. Kijk op www.1password.com en probeer de tool dertig dagen gratis uit. <

Schoevers meer dan opleidingen alleen Zeg je Schoevers, dan denk je waarschijnlijk meteen aan secretariële opleidingen. Klopt! Maar Schoevers is meer … Weet je dat je bij Schoevers ook terechtkunt voor een (nieuwe) uitdagende baan? Schoevers bemiddelt namelijk managementondersteuners op de vakgebieden secretarieel, HR, marketing, communicatie, facilitair, sales en juridisch. En kijk je op www.schoevers.nl, dan zie je dat Schoevers er ook voor je is voor het behalen van je Ervaringscertificaat, voor secretariaatsadvies én voor (incompany)trainingen met trendy topics die helemaal passen bij de veranderingen in jouw vak. Nieuwsgierig? Bel Schoevers Opleidingsadvies: (030) 280 87 87. <

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012 6

004-007_MSM10_SIG.indd 6

ATP ‘gidst’ Koninklijk Concertgebouworkest de wereld rond Het Koninklijk Concertgebouworkest viert in 2013 zijn 125-jarig bestaan met een wereldtournee. Voor deze jubileumreis, met 48 concerten in 30 steden, is ATP Event Experts aangesteld als Official Travel Partner. Daarmee neemt dit zakenreisbureau de gehele logistieke operatie van vervoer en verblijf van de orkestleden voor haar rekening. Tijdens de wereldtournee worden binnen één jaar zes werelddelen bezocht. ATP zal rondom de tournee verschillende relatiereizen organiseren voor diverse doelgroepen van het Koninklijk Concertgebouworkest, zoals sponsoren, donateurs en andere relaties. De voorbereidingen voor de tournee zijn reeds in volle gang. ‘Een ingewikkelde maar zeer eervolle opdracht’, aldus Willem Starink, Divisional Managing Director van ATP Event Experts. ATP Event Experts is een merk van ATPI, een van de snelst groeiende bedrijven in de internationale zakenreisindustrie met meer dan 50 kantoren wereldwijd. Op www.atpi.nl lees je er alles over. <

Boekje voor stresskippen We schieten allemaal wel eens in de stress, toch? Dat is niet altijd te voorkomen. Je voelt het; het neemt je in beslag. Soms kun je precies aangeven waar die stress vandaan komt... som ook niet. Maar je kunt jezelf wel weerbaar maken en de stress leren hanteren. De auteur van het boekje - Guus Martens - laat je op een luchtige manier en met humor zien hoe je definitief met stressklachten afrekent. Je hoeft je daar niet voor door een ‘dikke pil’ te worstelen. Nee... het Boekje voor stresskippen is een handig en compact boekje. ‘Een boekje over stress moet ook niet zo dik zijn’, zegt de auteur. ‘Want als je gestresst bent, lees je niet zo graag.’ Behalve dit boekje dan, zélfs als je het goed op je zenuwen hebt! Boekje voor Stresskippen kost € 10,-, is te koop of te bestellen bij de boekhandel. ISBN: 978 90 00 30714 2. <

De Week van Het Nieuwe Werken De week van 12 tot en met 16 november a.s. zal geheel in het teken staan van Het Nieuwe Werken. Zo worden in het hele land activiteiten georganiseerd zoals trainingen, webinars en een openhuizenroute. Tijdens deze derde editie van de Week van het Nieuwe Werken komen alle werkvloeren en een groot aantal beroepen aan bod; van vuilnisman tot verpleegkundige en van manager tot metaalarbeider. Kortom, het moet raar lopen wil ook jij niet in aanraking komen met Het Nieuwe Werken. De week wordt georganiseerd door Natuur & Milieu in samenwerking met onder andere Platform Slim Werken Reizen, Kinderopvang Nederland, Centraal Beheer en Telewerkforum. <

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

20-09-12 16:49


signaal

Wereldwijd gratis WiFi bij NH Hoteles NH Hoteles maakte onlangs bekend dat vanaf heden alle gasten gratis toegang tot WiFi hebben. Niet alleen in de gemeenschappelijke ruimtes, maar ook in alle kamers. Nog geen drie maanden geleden publiceerde ‘TripAdvisor’ een artikel waaruit het belang van WiFi bleek voor reizigers die een hotelkamer boeken. Voor meer dan 90 procent van deze reizigers is WiFi een bepalende factor bij het kiezen van een accommodatie. NH is dan ook de eerste internationale hotelketen die deze service wereldwijd aanbiedt in haar hotels, met de slogan ‘NH Hoteles, We-Free your world’. ‘Hoewel wij als NH Hoteles deze service al sinds enige tijd gratis in de hotelloby’s aanbieden, wilden we dit uitbreiden naar de kamers met maar één doel: wij vinden het belangrijk dat onze gasten tevreden zijn en zich thuis voelen’, aldus Mariano Perez Claver, president van NH Hoteles. <

Solliciteren via social media: vijf tips Op zoek naar een (nieuwe) baan? Sociale media kunnen je daarbij op meerdere manieren helpen. Zo bijvoorbeeld: 1. Zorg voor een volledig profiel op LinkedIn. Vul vooral ook je summery of samenvatting in. Gebruik (zoek)woorden waarop je gevonden wilt worden. 2. Word fan op Facebook van de bedrijven waar je graag wilt werken en volg deze bedrijven op LinkedIn en Twitter. 3. Vermeld in je Twitterbio dat je op zoek bent naar een nieuwe functie. Wees zo concreet mogelijk. 4. Bouw je netwerk uit. Maak bijvoorbeeld gebruik van de suggesties die LinkedIn geeft (people you may know). 5. Ook als je nu al een goede baan hebt, kun je in je LinkedInprofiel toch aangeven dat je openstaat voor carreer opportunities. Je weet immers maar nooit of iemand jou zoekt voor een droombaan! <

Een tablet... wie heeft er geen? De opmars van de tablet lijkt welhaast niet te stuiten. Zo werden het afgelopen kwartaal wereldwijd bijna 25 miljoen apparaten verscheept. En niet alleen voor privégebruik. Ook op kantoor wordt het ondertussen een onmisbaar ‘hebbeding’ als het gaat om efficiënt, mobiel en papierloos werken. Uit onderzoek van IDC blijkt dat Apple met een marktaandeel van 68,2 procent nog steeds de ‘koning van de tablets’ is. De lancering van de nieuwe iPad in maart van dit jaar heeft het bedrijf dan ook geen windeieren gelegd. Zo werden in het tweede kwartaal met 17 miljoen stuks meer iPads dan ooit verscheept. Op de tweede plaats komt concurrent Samsung. Het bedrijf verscheepte bijna 2,4 miljoen tablets in het tweede kwartaal, tegen bijna 1,1 miljoen tablets een jaar eerder. Later dit jaar wordt nog meer concurrentie verwacht van tablets die werken op Microsoft Windows 8 en Windows RT. (Bron: IDC) <

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012

004-007_MSM10_SIG.indd 7

Handige links Maatschappelijk ondernemen blijft winnen aan populariteit. Wil jouw bedrijf daar ook een rol in spelen als het om het boeken van een bedrijfsuitje gaat bijvoorbeeld? In dat geval is een kijkje op www.betrokken-bedrijfsuitje.nl een aanrader. < Veranderen je collega’s van al dat vergaderen zo onderhand in een stelletje ‘grijze muizen’? Boek je vergadering dan eens bij Mickey Mouse himself. Euro Disney heeft een paar mooie arrangementen voor je www.drpbusiness.com. < Gebrek aan inspiratie als je een congres moet organiseren? Probeer het eens via www.commgres.com. Dan móet het lukken. < En misschien is de inspiratie voor de ‘aankleding’ van de kerst- of nieuwjaarsborrel ook nog wel ver te zoeken. Moet je toch eens kijken op www.acteurs.nl/kerst. html. < Een videovergadering of een telefonische conferentie met relaties over de gehele wereld beleggen, is geen sinecure. Denk alleen maar aan het tijdverschil. Als je nou eerst eens kijkt op www.timeanddate. com heb je alle tijdzones ‘in beeld’. < Mag jij een presentatie houden, wil je daarbij ‘vlammen’ en af van de ‘doorsnee show’? Als je je presentatie maakt met behulp van Prezi, steel jíj de show! Zie www.prezi.com. < En als je alles uit Prezi wilt halen wat erin zit, raden we je de training Prezi aan. Als je deze praktische training hebt gevolgd, maak jij een presentatie die staat als een huis! Zie www.managementsupport. nl/opleidingen. Kijk ook nog even op pagina 24 onder ‘Opleidingen’. < Mooie kwinkslag maken tijdens een speech of openingswoord voor congres of vergadering? Kijk voor bruikbare tips op www.spreekwoord.nl. <

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 7

20-09-12 16:49


vergaderen

Effectief vergaderen doe je samen

Vijf misverstanden over ­vergaderen Na twee uur werkoverleg loopt Inge naar het koffieapparaat. Daar staan drie collega’s van haar het overleg opgewonden na te bespreken. ‘Wat een chaos was het weer zeg en dat besluit over clean-deskpolicy. Bizar gewoon’, zegt de een. ‘En die Marian, die weet ook niet wat samenvatten is. Er komt geen eind aan haar verhaal en ze drukt haar zin maar door met dat gedram’, zegt nummer twee. ‘Waarom moet dat overleg toch altijd zo lang duren? Kan nou niemand even ingrijpen? vult nummer drie aan. Tekst Els Frigge

Inge hoort het gesprek verbaasd aan. Juist deze drie hebben hun mond niet opengedaan tijdens het overleg en nu blijken ze toch een mening te hebben over het overleg en wat daarin is besloten. Hoe kan dat toch? Misschien helpen de vijf misverstanden over vergaderen een antwoord te vinden op deze vraag. Misverstand 1 - Alleen de voorzitter mag­ ingrijpen Als een vergadering rommelig verloopt, krijgt de voorzitter meestal de schuld; slecht voorbereid, geen tijdsbewaking, onduidelijke besluitvorming, afwijken van onderwerp, niet ingrijpen als mensen lang van stof zijn, zwij-

Vaardigheden en gedrag van een teamspeler: www.carrieretijger.nl/functioneren/samenwerken. Zelfreflectievragen: http://mens-ensamenleving.infonu.nl/diversen/7811analyseer-je-beleving-in-het-groepsproces.html. Boek: groepsprocessen: Overleggen en uitvoeren in teams | Gert Alblas, |Bohn Stafleu Van Loghum | april 1997. Video: beïnvloedingsprocessen in groepen: www.dailymotion.com/video/ xcjbmb_de-mensentuin-deel-2_school.

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012 8

008-010_MSM10_ART_THE01.indd 8

gende deelnemers negeren. En natuurlijk kun je het treffen: een voorzitter die geen ‘orde’ kan houden. Toch is het niet helemaal terecht om één persoon verantwoordelijk te maken voor de kwaliteit van het overleg. Een voorzitter moet veel tegelijk doen en kan dus wel enige ondersteuning gebruiken. Effectief vergaderen doe je samen. Iedere deelnemer is verantwoordelijk voor haar eigen gedrag in het overleg. Enige zelfreflectie is hier dus op zijn plaats. Hoe effectief ben je zelf eigenlijk in het overleg? Ben je goed voorbereid? Lever je zélf een positieve bijdrage aan het geheel? Niet iedereen is goed in zelfreflectie en zich bewust van het effect van haar gedrag op de kwaliteit van het overleg. Als niemand dat benoemt zal dit ook een blinde vlek blijven voor die persoon en dat geldt ook voor de voorzitter. Soms is hier hulp nodig van andere deelnemers. Dat hoeft echt niet gelijk met directe feedback in de groep. Doe dat liever in een een-op-eengesprek, maar je kunt wel een positieve bijdrage leveren aan het overleg door bijvoorbeeld te vragen: Bij een lang betoog: ‘Ik ben je kwijt, kun je even samenvatten wat de kern van je betoog is?’ ‘Dus als ik het goed begrijp ben jij het hier mee eens. Klopt dat?’

Bij zwijgende deelnemers: ‘Anja, ik heb jouw mening nog niet gehoord, wat vind jij hiervan?’ ‘Zullen we kort een rondje houden om te horen wat iedereen hier van vindt?’ Bij langdurige discussies: ‘Hoe gaan we een besluit nemen over dit onderwerp?’ ‘Zullen we de voors en tegens even op een rijtje zetten?’ En als je zelf voorzitter bent? Schroom dan niet om het overleg aan het eind met elkaar te evalueren. Wat ging goed en wat kan beter? Ook jij kunt dat vanuit jouw voorzittersrol aangeven. Zie dit als een leermoment waar je overleg alleen maar beter van wordt. Misverstand 2 - De notulist moet gewoon notuleren en zich verder stil­houden Je kent het vast wel. Vergaderingen die jij notuleert, maar waar jij je genegeerd voelt. Stil zijn en notuleren is de opdracht. Je begrijpt misschien niet waar het over gaat of wat nu eigenlijk de eindconclusie van het agendapunt is. Toch ben je als notulist verantwoordelijk voor kwalitatief goede notulen. Dat kan alleen als je actief betrokken bent bij het overleg. Het helpt als je je goed voorbereidt op de agendapunten en afspraken maakt met de voorzitter over jullie

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

20-09-12 17:01


VERGADEREN

clown, de stoorzender, de stokpaardberijder, de optimist. Hoe langer de groep samenwerkt hoe voorspelbaarder de patronen worden en hoe moeilijker het wordt deze te doorbreken. Mensen voelen zich veilig in die vertrouwde rol en blijven bij voorkeur hangen in hun comfortzone.

samenwerking. Spreek bijvoorbeeld af dat de voorzitter een korte samenvatting geeft aan het eind van elk agendapunt en dat je het tijdig aangeeft als je de draad dreigt kwijt te raken. Het vraagt wel wat durf om in te breken in het overleg als je iets niet begrijpt of iemand niet goed verstaat, maar je zult merken dat dit ook heel verhelderend is voor de andere deelnemers. Want reken maar dat jij niet de enige bent die het niet helemaal begrijpt. Draaf echter niet door en ga niet meevergaderen. Het is al een hele klus om én te luisteren én te notuleren. Als je zelf mee moet vergaderen kun je beter niet notuleren, maar als dat dan toch moet, noteer dan alleen de acties en de afspraken. Dan heb je tijd genoeg om mee te praten.

De Bono bedacht met zijn denkhoeden (www.leren.nl/cursus/management/besluiten-nemen/denkhoeden.html) een leuke manier om mensen los te maken van hun vertrouwde rol. De hoeden hebben elk een kleur en bijbehorende eigenschappen. Iemand die bij ieder idee of bij ieder voorstel leeuwen en beren ziet, geven we een gele hoed; zij mag dan alleen maar de zonnige zijde van de dingen zien. De stille geven we met de groene hoed alle ruimte om vrij te associëren. Op deze manier kunnen deelnemers oefenen met een andere rol. Daarnaast is het van belang te zorgen dat het overleg ‘veilig’ is. De voorzitter of een deelnemer moet consequent ingrijpen bij negatief gedrag zoals overrulen, agressief taalgebruik of ongeïnteresseerd gedrag. Stimuleer positief gedrag en betrek de stille mensen actief bij het overleg.

Misverstand 3 - Iedereen heeft alle ruimte om z’n mening te geven Theoretisch heeft iedereen inderdaad alle ruimte om z’n mening te geven, maar er speelt meer mee in een overleg. Een overleg is een groepsproces dat iedereen anders beleeft. Veel mensen vinden het lastig om in een groep te praten. Dit geldt ook voor mensen die normaal hun mondje aardig roeren. In een groep durven praten vraagt om zelfvertrouwen en veiligheid. In een groep zien we - naast de formele rollen van voorzitter, notulist en deelnemer die informele rollen ontstaan. Dit is een gedragspatroon dat langzamerhand voorspelbaar wordt: denk aan de stille, de ongeïnteresseerde, de dominante, de bemiddelaar, het slachtoffer, de starre, de

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012

008-010_MSM10_ART_THE01.indd 9

Misverstand 4 - Geven van meningen is de belangrijkste vergadervaardigheid Zo lijkt het vaak wel. De meningen buitelen over elkaar heen. De een vindt dit, de ander dat en zo praten we tegen elkaar in plaats van met elkaar. Belangrijker dan je eigen mening geven is luisteren, samenvatten en doorvragen (LSD). Je mening uitstellen en eerst begrijpen wat de ander echt bedoelt levert een meer doordachte mening op. Een goede oefening hiervoor is steeds één deelnemer centraal te stellen die zijn mening mag geven. De anderen mogen alleen vragen en samenvatten. Nadat iedereen aan de beurt is geweest inventariseren we in een rondje wat iedereen heeft opgepikt van de mening van de anderen; wat sprak je aan, wat niet en waarom? Dus niet: Wilma: ‘Ik vind een clean-deskpolicy bizar!’ Marian: ‘Ik vind het juist een goed idee, dat werkt heel prettig.’ Maar: Wilma: ‘Ik vind een clean-deskpolicy bizar!’ Marian: ‘Vertel eens wat je er bizar aan vindt?’ Besef ook dat luisteren niet alleen horen is wat er gezegd wordt. Ook de intonatie en

DRIE ASPECTEN VAN EEN OVERLEG 1. Inhoud •• Per agendapunt doel vaststellen en toelichten •• Volledige informatie bieden •• Gespreksonderwerp afbakenen •• Iedereen bij het onderwerp houden •• Afdwalingen weer op het goede spoor brengen 2. Procedure •• Ordening in informatie aanbrengen •• Binnen de tijd blijven •• Werkwijze afspreken •• Taken verdelen •• Besluitvorming afspreken •• Afspraken vastleggen en nakomen 3. Interactie •• Ruimte creëren voor iedereen •• Overmatige sprekers afremmen •• Verlegen mensen stimuleren •• Zorgen dat iedereen naar elkaar luistert en ingaat op wat de ander zegt •• Procesbewaking •• Zorg voor een prettige sfeer waar ook gelachen mag worden •• Zorg voor een open sfeer •• Evalueer regelmatig

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 9

20-09-12 17:01


vergaderen

de non-verbale communicatie vertellen je iets. Waarnemen is dus ook een belangrijke vaardigheid in het overleg. Vraag gerust wat het betekent als iemand op een geïrriteerde manier een vraag stelt of onderuitgezakt op z’n horloge zit te kijken.

begrijpen ze die keuzes zelf niet. Dit is een valkuil die ook in het normale werkoverleg een rol speelt. We zijn nu eenmaal mensen en geen robots en willen graag de relaties die we hebben goed houden. Hoe dan wel? Wees niet bang om een meningsverschil te hebben met collega’s waar je een goede relatie mee hebt. Een meningsverschil is geen conflict. Leg rustig uit waarom je van mening verschilt en ga geen gevecht aan om gelijk te krijgen. Respecteer

Misverstand 5 - Vergaderingen gaan over de inhoud Natuurlijk is de inhoud belangrijk. Maar een overleg heeft veel meer lagen die de inhoud - vaak onbewust - beïnvloeden. Met name de relationele verhoudingen hebben grote invloed op de inhoud. Mensen die een goede band met elkaar hebben, zijn geneigd elkaar eerder te vertrouwen en te steunen dan mensen die die band niet hebben. Denk maar eens aan de kritiek die er de laatste tijd is op toezichthouders van grote organisaties die niet tijdig hebben ingegrepen bij financieel wanbeheer. Hier speelt het relationele een grote rol. Een directeur die zijn werk al twintig jaar uitstekend doet, heeft vertrouwen opgebouwd en zorgt ervoor dat de mensen eromheen in slaap sukkelen. In blind vertrouwen accepteren zij de financiële keuzes van de directeur, ook al

de mening van de ander en constateer neutraal dat jullie op dit punt van mening verschillen. Dat mag! Conclusie Moraal van dit verhaal: effectief vergaderen doe je samen. Iedereen is medeverantwoordelijk voor het proces, de sfeer en de inhoud. Neem je eigen rol serieus en draag actief bij aan het verbeteren van de kwaliteit van het overleg op zowel inhoudelijk, procedureel als op interactief niveau. <

De zes denkhoeden van de bono Witte hoed: Rode hoed:

kale feiten en cijfers gevoel en intuïtie

Zwarte hoed: Gele hoed:

negatief/pessimistisch positief/optimistisch

Groene hoed:

creatief

Blauwe hoed:

beschouwend, controlerend

- je gaat uit van ojectieve informatie - je reageert emotioneel (zonder een reden te geven) - je bent advocaat van de duivel - je bekijkt het van de zonnige kant en zoekt naar de voordelen - je mag freewheelen in je manier van denken (vrij associëren, alternatieven bedenken) - je houdt het proces in de gaten

Advertentie

nice to meet! Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist is centraal gelegen op een bosrijk eigen landgoed van 45 hectare. Tussen al dit groen bieden wij, in een sfeervolle accommodatie met 30 vergaderzalen en 140 hotelkamers, een compleet product met diverse faciliteiten en een helder prijsbeleid. We zijn uitstekend geschikt voor één- en meerdaagse bijeenkomsten: zowel voor trainingen en congressen als voor onze weekendhotelgasten.

Woudenbergseweg 54 T 0343 - 492 492 3707 HX Zeist F 0343 - 492 444

WS_adv_185x130_MSM.indd 1

E info@woudschoten.nl I www.woudschoten.nl

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012 10

008-010_MSM10_ART_THE01.indd 10

10-10-11 11:37

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

21-09-12 10:45


biedt voor iedere gelegenheid een passend cadeau

Beleef het modegevoel met fashioncheque Te besteden bij duizenden modewinkels www.fashioncheque.com FC_advertentie_A4.indd 1 002-035_MSM10_ADV01.indd 11

25-07-12 11:55 20-09-12 17:21


vergaderen

Vergaderen anders benaderen

Ga digitaal! Niet alleen CEO’s verzuchten regelmatig: ‘alwéér een vergadering’. Ook jij herkent dit vast. De werkelijke reden voor de allergie tegen vergaderen, komt veeal voort uit het gevoel over de effectiviteit van de bijeenkomsten. Ze duren altijd té lang en wat leveren ze uiteindelijk op? Maak dus nú een einde aan de traditionele manier van vergaderen. Tekst Marianne Smits

Wist je dat CEO’s van organisaties 1/3 deel van hun werktijd, 18 van de 55 uur, aan vergaderen besteden? Dit blijkt uit recent onderzoek, getiteld ‘the Executive Time Use Project’ door studenten van de London School of Economics en de Harvard Business School; gepubliceerd in The Wall Street Journal van 14 februari 2012.

Time Crunch Breakdown of CEOs’ time in a 55-hour workweek, on average:

2

documenten met elkaar delen dan kan dat. De presentatie bijvoorbeeld die tijdens de vergadering gepland staat (of een ander noodzakelijk document) kan worden gedeeld, bekeken en ter plekke bewerkt. En op het digitale whiteboard kan iedere vergaderdeelnemer aantekeningen maken. Hiervoor heb je online softwaretools nodig die je eenvoudig op je

PHONE CALLS

2

CONFERENCE CALLS

2

PUBLIC EVENTS

18

5

20

6

HOURS MEETINGS MISCELLANEOUS® *Travel, exercise, personal appointments and other activities

Voordelen van digitaal vergaderen Organisaties die Het Nieuwe Werken hebben ingevoerd, genieten meestal al volop van de voordelen van digitaal vergaderen, ook wel vergaderen op afstand, online vergaderen of webmeetings genoemd.

BUSINESS MEALS WORKING ALONE

Note: Survey drawn from 65 CEOS whose activity was recorded in November 2009 Source: Executive Time Use Project

Terwijl fysiek bij elkaar komen lang niet altijd de meest productieve manier van vergaderen is. Wanneer genoemde CEO’s namelijk gebruikmaken van alternatieve communicatiemogelijkheden zoals sms, Yammer, Lync of videovergaderen, besteden ze gemiddeld slechts 15 minuten per overleg. Welkom technologie! Er zijn genoeg alternatieven. Wat is online vergaderen Als je online vergadert communiceer je via het internet met beeld en geluid. Je ziet elkaar dus wel en je hoort elkaar. Wil je daarnaast ook

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012 12

012-013_MSM10_ART_THE02.indd 12

3. Goede headset en webcam. De headset zorgt voor spraakoverdracht en via de webcam ben je ook voor de overige vergaderdeelnemers in beeld. Het gebruik van een headset zorgt er ook voor dat eventuele galm of andere omgevingsgeluiden worden voorkomen. Een aanrader dus! 4. Met sommige Apps kun je ook via smartphones en tablets aan online meetings deelnemen, denk aan Google HangOut, Skype en Lync. 5. Voldoende voorbereidingstijd om de online vergadersoftware goed onder de knie te krijgen.

The Wall Street Journal

computer installeert. Natuurlijk is het hebben van een webcam een vereiste. Met internet en een laptop kun je dus direct aan de slag. Om online te kunnen vergaderen heb je het volgende nodig: 1. Een normale computer met internettoe­ gang en speciale webconferencing­ software. 2. Een stabiele breedbandverbinding. Bij voorkeur via een netwerkkabel omdat een draadloze verbinding vertraging kan geven.

De plussen •• Vergaderen op afstand bespaart tijd; enerzijds doordat deelnemers geen reistijd hebben en anderzijds doordat digitale vergaderingen vaak minder lang duren. Online vergaderen werkt dus productiviteitverhogend. •• Online vergaderen zorgt voor een besparing op reis- en verblijfkosten; alleen al aan binnenlandse, meerdaagse zakenreizen besteden Nederlanders ongeveer € 1,5 miljard per jaar. (Bron: ContinuZakenreisonderzoek NBTC NIPO Research.) •• Efficiencyverbetering; informatieuitwisseling in de vorm van het heen en weer mailen tussen collega’s om zo een probleem op te

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

20-09-12 17:12


vergaderen

do’s en don’ts bij online vergaderen 1. Bereid je goed voor. Ben je de organisator van de vergadering, zorg dan dat je weet wie op welke wijze aan de vergadering deelneemt. Maakt iemand gebruik van zijn smartphone, weet dan het telefoonnummer. Ken ook de eventuele landennummers. 2. Wees op tijd. Steel geen tijd van anderen door te laat in te loggen. 3. Ken de technologie. Zorg dat je weet hoe de technologie werkt zodat je voorkomt dat jij de vergadering vertraagt. 4. Lichaamstaal minder zichtbaar. Kijk recht in de camera of webcam. Gebruik dezelfde lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen als in een face-to-facegesprek. Realiseer je dat non-verbale signalen niet of slecht zichtbaar zijn voor de overige deelnemers. Wees hier extra alert op. 5. Wees geconcentreerd. Als deelnemer aan een online vergadering is het belangrijk de focus te houden op de onderwerpen in de vergadering. Laat je niet afleiden en ga geen andere dingen doen, zoals je mail checken of actualiteiten volgen op internet. Woon je een online vergadering alleen bij als toehoorder, dan werkt het niet verstorend om andere werkzaamheden tussendoor uit te voeren. 6. Bereid je altijd voor. Dit is een must, maar het zou eigenlijk niet wezenlijk anders moeten zijn dan voor een fysieke vergadering. 7. Blokkeer achtergrondgeluiden. Gebruik de ‘mute’-knop wanneer je niet spreekt om te voorkomen dat achtergrondgeluiden continu hoorbaar zijn. Dit is bijzonder storend en bovendien onprofessioneel.

lossen wordt verminderd. Even snel online het onderwerp bespreken en iedereen kan verder, zonder de misverstanden die bij communicatie via e-mail op de loer liggen. •• Versterkt de interne communicatie; collega’s kunnen makkelijk inloggen tijdens een vergadering en kort hun ideeën aandragen, om feedback vragen enzovoort •• Verbetert de balans tussen werk en privé; je hoeft niet altijd meer naar kantoor te komen voor een vergadering. Je kunt overal waar je internet hebt inloggen en deelnemen. Dit verhoogt de flexibiliteit van de werknemers. •• Verlaagt de filedruk en draagt bij aan verlaging van de CO2-uitstoot; 60 procent van de bedrijven in Nederland stimuleert (video) conferencing en andere technologische alternatieven als ‘groene’ reismaatregel. Zijn er dan geen nadelen te noemen? Nee, maar wél een paar aandachtspunten. 1. Door de globalisering hebben organisaties steeds meer internationale contacten en vestigingen in andere landen. De tijdverschillen tussen de verschillende landen maakt het plannen van een vergadering lastig.

2. De aard van de vergadering: een online vergadering is minder geschikt voor een eerste kennismaking met een klant, en een functioneringsgesprek voer je ook niet online. Met andere woorden: de aard en het doel van de vergadering bepaalt of de deelnemers elkaar digitaal of beter fysiek kunnen ontmoeten. Bronnen en leestips Voor een overzicht van gratis internetdiensten voor online vergaderen en samenwer-

king zie www.pepermunt.net/kantoor-online/ online-vergaderen.html. Secretaresse Assistent Wijzer Effectief digitaal vergaderen | Marianne H.M. Smits ISBN 978-901309395-7. Management Support training Effectiever werken met de iPad | www.managementsupport.nl/opleidingen. POWERteam Effectief online samenwerken als team | www.managementsupport. nl/opleidingen. <

tips •• Er zijn veel verschillende webdiensten die online vergaderen, videogesprekken voeren en het delen van de desktop mogelijk maken. Oriënteer je goed. Let daarbij op zaken als: - gebruiksvriendelijkheid - de taal (vaak Engels) - de kosten - de mogelijkheden (alleen webmeeting of ook webinar (online seminar) •• Wees goed voorbereid! Probeer de software die je gaat gebruiken voor videovergaderen altijd zelf eerst een aantal malen uit zodat je precies weet hoe het werkt. Zo kom je tijdens de vergadering niet voor verrassingen te staan. •• Maak je gebruik van iPads of andere tablets om papierloos te kunnen vergaderen, zorg dan voor beveiliging van de gegevens op de iPad. Bij verlies of diefstal zou het erg vervelend zijn als alle gegevens op de iPad voor de ‘vinder’ zichtbaar zijn. Beveilig de tablets dus altijd met een wachtwoord en vermijd onveilige clouddiensten.

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012

012-013_MSM10_ART_THE02.indd 13

8. Noem je naam als je reageert. Bij online vergaderingen waarbij geen gebruikgemaakt wordt van beeld is het voor de deelnemers, zeker als ze elkaar niet kennen, moeilijk te onderscheiden welke spreker aan het woord is. Noem dus altijd even je naam zodra je reageert. 9. Wees alert op vertraging. Beeld en geluid lopen niet altijd synchroon. Het kan dus voorkomen dat deelnemers door elkaar heen gaan praten. Hierdoor wordt het moeilijk en soms zelfs onmogelijk om de discussie te volgen. Geef aan dat je wilt reageren, bijvoorbeeld door te zeggen: ‘Mag ik daarop reageren?’ of ‘Ik heb een vraag’ en wacht dan kort voor je je reactie geeft. Zo ben je duidelijk verstaanbaar. Bij een videoconferentie ben je zichtbaar en kun je bijvoorbeeld volstaan door het opsteken van je hand als teken dat je wilt reageren. 10. Wees alert op kleding en gebaren. Draag bij voorkeur effen kleding en geen reflecterende sieraden. Gestreepte kleding komt vervelend over op beeld want de strepen lijken te bewegen (herken je wel van tv). Opvallende accenten op je kleding kunnen wel en dragen bij aan de herkenbaarheid van jou als persoon. Voorkom dat de gebaren die je gebruikt verkeerd geïnterpreteerd kunnen worden. Let er ook op dat je ademhaling, zeker bij het gebruik van een headset, duidelijk hoorbaar is voor anderen. Diep zuchten kan dan vervelend overkomen. 11. Wees kort en bondig. Online vergaderen vergt meer concentratie van de deelnemers. Je bent sneller afgeleid. Houd je zinnen daarom kort en bondig. Merk je dat iemand is afgeleid, spreek de persoon dan hierop aan.

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 13

20-09-12 17:12


BUSINESS OP EEN DROOMLOCATIE

‘Het was perfect geregeld tot in elk detail!’

Vanenburgerallee 13 3882 RH PUTTEN 0341 - 37 54 54 info@vanenburg.nl www.vanenburg.nl

Out of office, into the view!

Check our new brochure @ www.meetingkempen.be

002-035_MSM10_ADV01.indd 14

20-09-12 17:21


vergaderen

Het Nieuwe Vergaderen

Niet alles hoeft kantoor­ gebonden te zijn Het Nieuwe Werken, tijd- en plaatsonafhankelijk, dat kennen we. Maar hoe zit het met vergaderen? Bestaat er zoiets als Het Nieuwe Vergaderen en hoe past dat in Het Nieuwe Werken? Drie professionals leggen het uit. Tekst Suzanne Bergman

De ene vergadering is de andere niet. Voor sommige vergaderingen, zoals functioneringsgesprekken, is fysiek contact onontbeerlijk. Maar heel vaak is dat niet het geval. ‘In de oervorm van vergaderen zitten vier vrienden ‘aan tafel’ die elkaar in de ogen kijken, alles tegen elkaar kunnen zeggen en samen iets creëren. Dat is de beste manier van vergaderen’, zegt Roland Hameeteman. ‘De noodzaak voor vergaderen zal altijd blijven, maar het kan niet altijd meer in die oervorm. Met een veranderende samenleving waarin iedereen 24/7 met elkaar verbonden is, moet je als organisatie meeveranderen. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken dus, en dat betekent ook op die manier vergaderen.’ ‘Omdat Het Nieuwe Vergaderen plaatsonafhankelijk is en mensen zich niet hoeven te verplaatsen, is het al veel effectiever’, vindt Mari-

anne Sturman. Maar het is meer dan dat. ‘Bij Moneypenny kijken we ook naar de vergaderdiscipline. Zijn stukken goed voorbereid, is er een sterke voorzitter, kan er misschien minder vergaderd worden? De invulling van het vergaderen an sich verandert.’ Sjoerd Gerritsen gaat zelfs nog een stapje verder: ‘Het Nieuwe Vergaderen is puur en alleen gericht op het bereiken van doelstellingen. Mensen worden niet meer afgerekend op hun tijd en aanwezigheid; alleen diegenen die echt een bijdrage kunnen leveren aan de vergadering, zitten fysiek om de tafel.’ Tijdwinst dus, door minder of geen reistijd en effectievere, korte vergaderingen. Met een goede beheersing van de beschikbare software kan de goede context aan documenten zo tevoorschijn worden gehaald en gepresenteerd. Ook kunnen mee-

WIE is wie? Marianne Sturman, oprichter en directeur van Moneypenny, ‘managers binnen Het Nieuwe Werken’.

Sjoerd Gerritsen, eigenaar van Gerritsen Media, zet bedrijven om naar Het Nieuwe Werken en omgevingen waar alleen resultaten tellen.

Roland Hameeteman, auteur van Het klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken en oprichter e-office, maker van digitale werkomgevingen.

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012

015-017_MSM10_ART_THE04.indd 15

tings worden opgenomen en daarna gedeeld met mensen voor wie dat relevant is. Door die tijdwinst gaat de productiviteit omhoog en komt er meer ruimte voor wat je leuk vindt om te doen. Het Nieuwe Vergaderen levert dus meer plezier op.’ Groter werkgebied Maar wat betekent Het Nieuwe Vergaderen voor de secretaresse? Heeft zij nog wel een rol met minder mensen op kantoor? Jazeker, menen alle drie de experts, des te meer zelfs. Hoewel nog steeds ondersteunend, kan de secretaresse veel meer een voortrekkersrol gaan spelen. Roland Hameeteman: ‘Omdat de structuren van tijd en plaats van het traditionele werken wegvallen, moeten mensen zelf structuur gaan aanbrengen. En daar is niet iedereen even goed in. Een grote kwaliteit van secretaressen is dat ze afspraken goed nakomen, en dat kunnen ze overdragen. Als mensen zelf hun vergaderingen gaan inplannen, moeten bedrijven ervan op aankunnen dat ze zich ook buiten kantoor weten te gedragen - van het op tijd verschijnen op een afspraak, tot de omgang met mensen. De secretaresse heeft daar zicht op en kan mensen erop aanspreken als ze dit niet doen. Haar werkgebied wordt daardoor groter. Het Nieuwe Werken brengt veel meer geregel met zich mee.’ Ook Marianne Sturman legt meer initiatief bij de secretaresse. ‘Agendabeheer is vaak een van de hoofdtaken van een secretaresse. Omdat ze daarin al het voortouw neemt, kan ze nog meer initiatief tonen door de vraag te stellen: is een fysieke vergadering nodig of kan het ook per telefoon? Als ze

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 15

20-09-12 17:05


vergaderen

de vergadering zelf: zo houd je het leuk Vergaderingen zijn saai, duren te lang, hebben weinig structuur en leveren te weinig op. Die klacht hoorde Jerre Lubberts, blogger van het jaar 2011 van hetnieuwewerkenblog.nl en projectmanager HNW invoeringen en trainer bij Academy of Minds, vaak en veel. Hij ontwikkelde een vergadermindmap die duidelijk hoofd- van bijzaken scheidt, waardoor een vergadering makkelijk te volgen is en vervolgstappen meteen duidelijk zijn. Hoe doe je dat? Voorbereiding •• De voorzitter of livemindmapper stuurt uiterlijk drie dagen van tevoren de agenda toe. •• Iedere deelnemer bereidt zich goed voor en komt open en positief naar de vergadering. •• Deelnemers die bepaalde onderwerpen niet hebben voorbereid, doen niet mee in besluiten en discussies daarover. •• De voorzitter bereidt een standaard vergadersjabloon voor (zie voorbeelden hiernaast), vult dat zo veel mogelijk in en stuurt dat iedereen toe, inclusief attachment met relevante documenten. Tijdens de vergadering •• Op beamerscherm is de mindmap voor iedereen te zien. •• De van tevoren aangewezen livemindmapper legt per project en proces alle ideeën en besluiten die naar voren komen in de vergadering direct vast in de mindmap. •• De voorzitter ziet erop toe dat de livemindmapper per proces en project ook goed vastlegt wat de doelen, hindernissen, acties en gewenste resultaten (inclusief data en verantwoordelijke) zijn. •• De livemindmapper houdt een vaste rapportage aan voor de voortgang van projecten (bijvoorbeeld: doel, succesfactor, prestatie-­ indicator, norm, eigenaar, probleem, oplossing). •• Elke deelnemer let op hoe dingen worden vastgelegd, vooral wat betreft zijn/haar eigen acties. •• Als de rondvraag vragen met nieuwe acties oplevert, vult de livemindmapper die in de mindmap in. Na de vergadering •• De voorzitter stuurt alle deelnemers na afloop de definitieve mindmap inclusief alle besluiten, acties en ideeën per ‘tak’ toe. •• De notities die bij een afzonderlijke tak van de mindmap horen, kunnen - al dan niet gefilterd op persoon, project of afdeling - met één druk op de knop naar Microsoft Word of Excel geëxporteerd worden als (gespecificeerde) vergadernotulen. •• Een online mindmap is ook mogelijk en maakt rondsturen overbodig. Stof tot in de wandelgangen Resultaat van deze manier van vergaderen? ‘Vergaderingen die met wel 30 tot 40 procent verkort worden’, zegt Jerre Lubberts. ‘Maar vooral voeren deelnemers acties en voorbereidingen veel beter uit, wat pure geldwinst betekent.’ Vergaderen wordt ook leuker, zeker met wat extra tips. ‘Lees bijvoorbeeld eens met zijn allen hetzelfde managementboek, bijvoorbeeld The seven habits of highly effective people of iets van Daniel Pink, en laat per vergadering één teamlid een hoofdstuk behandelen. Of bekijk per vergadering één TED-filmpje en bespreek hoe dat op jullie van toepassing is. Dat geeft energie, en stof tot in de wandelgangen. Bespreek ook na elke vergadering of het energieniveau is gedaald, gelijk gebleven of toegenomen is, en hoe dat een volgende keer beter kan.’ Aan de slag dus met die mindmap. Het Nieuwe Vergaderen is to the point, duidelijk en geeft energie!

bijvoorbeeld weet dat de meeting bedoeld is als voortgangsgesprek over een project, kan zij mensen motiveren tot een webmeeting. De secretaresse is de aangewezen persoon om haar manager te bewijzen dat niet alles kantoorgebonden hoeft te zijn. Als zij zich de technologie van Het Nieuwe Vergaderen eigen maakt, blijft ze de spin in het web die ze altijd al was. Haar rol wordt zeker niet kleiner, maar juist veel interessanter.’ Sjoerd Gerritsen ziet ook het plezier van de secretaresse toenemen: ‘Ook háár fysieke

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012 16

015-017_MSM10_ART_THE04.indd 16

aanwezigheid op kantoor is minder nodig. Klanten ontvangen kan natuurlijk alleen maar fysiek, maar de rest van de werkzaamheden kan best thuis gedaan worden. Dat betekent dat ook de secretaresse, zéker omdat zij controle heeft over de interne afspraken, zelf kan bepalen waar ze het prettigst werkt.’ Tools Tools voor Het Nieuwe Vergaderen zijn er genoeg. Sjoerd Gerritsen: ‘Google eens op Skype. Het Nieuwe Werken is bij sommige

bedrijven nog niet populair omdat het als te complex wordt gezien. ‘Laten we het maar gewoon doen zoals we het altijd al deden, dat werkt toch goed’, denken veel bedrijven. Maar zeg gewoon eens tegen je collega’s dat ze voor een volgende vergadering in hun kantoor moeten blijven en regel een videoconference via Skype. Zo simpel is het.’ Marianne Sturman werkt in haar bedrijf veel met WebEx, maar weet dat KPN en andere ook veel conferencingservices bieden. ‘Wij vergaderen niet alleen met WebEx, maar ge-

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

20-09-12 17:05


vergaderen

bruiken het ook voor presentaties, het delen van documenten en zelfs om te stemmen.’ Daarbij blijkt een groot voordeel: ‘Online stemmen is veel anoniemer, dus je beïnvloedt elkaar niet. Bij een face-to-facevergadering is dat wel anders - voor mij echt een eyeopener.’ Het Nieuwe Vergaderen biedt dus veel kansen voor de secretaresse. ‘Er is een hoop werk te doen!’ zegt Roland Hameeteman. ‘Ik zou dan ook tegen de secretaressen willen zeggen: maak je die technologie goed eigen en zorg dat je makkelijk vindbaar bent binnen je organisatie. Laat bijvoorbeeld op intranet zien dat jij kunt helpen bij het organiseren van Het Nieuwe Vergaderen. Want er zijn genoeg mensen die die hulp heel goed kunnen gebruiken.’ ‘Neem je manager mee in Het Nieuwe Vergaderen,’ adviseert Marianne Sturman. ‘Faciliteer! Managers houden niet van codes, dat vinden ze ingewikkeld. Zorg dus dat die eerste webmeeting vlekkeloos verloopt zodat ze zelf niets hoeven uit te vinden en gedemotiveerd raken als dat niet meteen lukt. ‘Om half 2 moet je inbellen met dat nummer’ - dat werk. En laat je vooral niet ontmoedigen door een dominante manager.

Werkt Het Nieuwe Vergaderen al? Het woord is aan: Joke: ‘Wij passen Het Nieuwe Vergaderen al heel lang toe, door Conference Calls in combinatie met Windows NetMeeting. Zo organiseren we zelfs trainingen. Scheelt heel veel reiskosten. Ook zijn bij ons bijna alle stukken digitaal, al is het opvallend dat deelnemers aan vergaderingen vaak nog hardcopy documenten meenemen. Voor vergaderingen gebruiken we laptops. Heel handig. Het enige minpuntje is dat mensen soms snel afgeleid zijn door binnenkomende mailtjes.’ Sandra: ‘Onze vergaderingen zijn nog niet digitaal, maar dat zou zeker een goede investering zijn. Wel vergaderen we zoveel mogelijk papierloos, met de iPad. Een besparing van papier, dus geld, en tijd.’ Annemarie: ‘Ik denk dat wij een belangrijke rol kunnen spelen om Het Nieuwe Vergaderen te promoten. De secretaresse als ambassadeur van Het Nieuwe Vergaderen! Verder denk ik ook dat dit proces geleidelijk aan zal gaan. Wellicht dat we over 5 jaar niet meer beter weten.’

Een gemiddelde manager vergadert 60 tot 80 procent van zijn tijd, als hij daar 10 of 20 procent van af kan halen met Het Nieuwe Vergaderen, dan is dat toch al pure winst!’ Sjoerd Gerritsen: ‘De mogelijkheden voor secretaressen binnen Het Nieuwe Werken zijn enorm, als je die maar naar je toe trekt.

Als je een assertieve dame bent, dan gaat de hele wereld op zijn kop.’ Meer weten? http://lifehacking.nl/kantoortips/het-nieuwe-vergaderen-minder-tijdmeer-energie-sneller-tot-acties/ of twitter.com/jerrelubberts. <

Advertentie

Alkmaar | Amsterdam | Born-Sittard | Breda | Eindhoven | Haarlem Heerlen | Hilversum | Maarsbergen-Utrecht | Maastricht | Nijmegen

Events re g e l j e zo!

Persoonlijke gastvrijheid bij Amrâth Hôtels

vergadering • seminar • beurs • workshop • evenement receptie • diner • feest • borrel • heerlijk overnachten

www.amrathhotels.nl/events MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012 Ad_Management-Support_Amrath-Hotels_130x185.indd 1

015-017_MSM10_ART_THE04.indd 17

OKTOBER 2012 MANAGEMENT 6-9-2012 SUPPORT 14:25:41 17

20-09-12 17:05


accommodaties

Locatie kan je ‘feestje’ maken of breken

Zo kies je de juiste locatie Een locatie bepaalt voor een groot deel de uitstraling van een evenement én bepaalt de sfeer waarin de gasten het programma beleven. De locatie beïnvloedt daardoor ook het succes van de andere onderdelen van de festiviteit of zakelijke bijeenkomst. Tekst Lenny Kaarsgaren

Maar niet alleen de ambiance is elementair. Tal van andere factoren bepalen mede of een locatie werkelijk geschikt is. Belangrijk is om deze factoren in de juiste mix een rol te laten spelen bij je keuze. Welke factoren het zwaarst wegen verschilt per evenement. Een wensenlijstje met kenmerken waaraan de locatie minimaal moet voldoen op volgorde van prioriteit, helpt bij de zoektocht naar een passende locatie. Primaire kenmerken Stap 1 - de eerste selectie De eerste selectie van een aantal mogelijk geschikte locaties en de uiteindelijke keuze wordt doorgaans vooral bepaald door een aantal primaire kenmerken. Deze zijn: •• Sfeer en uitstraling van de locatie De ideale locatie past qua sfeer en uitstraling bij de doelstelling, doelgroep, een eventueel gekozen thema, maar ook bij het imago van het bedrijf. Een bedrijf dat zich bijvoorbeeld op het hogere marktsegment richt (A-merk), kan beter geen genoegen nemen met minder dan een ‘A-locatie’. Een zeer trendy, designproduct introduceren, zal succesvoller verlopen in een trendy omgeving, dan in een locatie met een ouderwetse of klassieke uitstraling. Een verrassende, spraakmakende locatie vergroot de aantrekkingskracht van het evenement. Een belangrijk gegeven, gezien de trend dat anders het aantal aanmeldingen voor een evenement aanzienlijk daalt en de ‘noshow’percentages stijgen. Originaliteit is het sleutelwoord! •• Capaciteit en mogelijkheden van de ruimtes De locatie moet vanzelfsprekend groot (of klein) genoeg zijn voor het aantal gasten dat je verwacht. De gewenste zaalopstelling moet mogelijk zijn. Maar ook andere factoren spelen mee, zoals bij een feestavond met een grote variëteit in leeftijden de mogelijkheid van het creëren van verschillende sfeer-

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012 18

018-020_MSM10_ART_2K04.indd 18

tjes in diverse ruimtes. Eén grote feestzaal is dan niet optimaal. En wat als er toch veel meer of minder gasten komen dan verwacht: welke flexibiliteit is er dan om een ruimte toe te voegen, of juist in te krimpen? Of in het geval van bijvoorbeeld een seminar met workshops: zijn er voldoende subruimtes waarin de deelsessies kunnen plaatsvinden? Overigens is de benodigde ruimte ook afhankelijk van de geplande activiteiten en de eventuele hinder van obstakels, zoals pilaren, waardoor de netto (bruikbare) oppervlakte aanzienlijk minder kan zijn dan de totale (bruto) oppervlakte. •• Ligging en bereikbaarheid Ook de ligging van de locatie is van primair belang. De maximaal ‘geaccepteerde’ reisafstand voor de gasten verschilt sterk per type evenement. Bij een personeelsfeest is één uur reistijd wel de grens. Bij een meerdaagse brainstormsessie is een reistijd van 2 tot 3 uur wellicht acceptabel. Bij een internationaal congres ligt het weer heel anders: een halve of hele dag reizen is dan soms onvermijdelijk. Denk zowel aan de bereikbaarheid per auto als per openbaar vervoer. Filegevoelige routes spelen hierin een grote rol. Wel kunnen filegevoelige tijdstippen soms worden vermeden door de programmatijden aan te passen. Secundaire kenmerken Stap 2 - vervolgkeuze Als je je eerste ‘shortlist’ van locaties hebt gemaakt, kun je kritisch kijken naar een aantal voorzieningen en eigenschappen waarover een locatie, afhankelijk van het soort evenement, moet beschikken (of waarvoor de mogelijkheid moet bestaan deze te plaatsen of creëren). Hoewel ze secundair zijn (omdat je oog meestal niet in eerste instantie op een locatie valt vanwege de aanwezigheid van deze voorzieningen) kan het wel zo zijn dat je uiteindelijk toch niét voor een locatie kiest vanwege de afwezigheid of gebrekkigheid ervan.

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

20-09-12 17:06


accommodaties

Checklist voorzieningen ✓✓ Parkeergelegenheid Het aantal parkeerplaatsen, maar ook de loopafstand van de parkeerplaats naar de locatie en eventuele parkeerkosten (parkeren in het centrum) spelen hierbij een rol. ✓✓ Toegankelijkheid voor invaliden Denk aan liften, breedtes van deuren en invalidentoiletten, of de aanwezigheid van bijvoorbeeld een golfkarretje bij grote loopafstanden.| ✓✓ Snelheid logistiek gasten Is de routing van het gebouw zodanig dat de gasten (bij binnenkomst) vloeiend kunnen doorlopen of zijn er factoren die een snelle doorstroom belemmeren? Is het nodig en mogelijk om de doorstroom zo te reguleren dat dit geen problemen oplevert? (= ‘crowd control’) ✓✓ Voldoende garderobefaciliteiten ✓✓ Voldoende toiletten ✓✓ Huiscateraar(s) of eigen keuze Veel locaties hebben een eigen ‘keuken’ of werken met één of enkele vaste cateraars, zogenaamde ‘huiscateraar(s)’. Het is soms - in overleg - wel mogelijk om toch een ‘eigen’ cateraar in de arm te nemen. Meestal moet de huiscateraar dan worden uitgekocht (in de vorm van een percentage van de cateringomzet of een vast bedrag). ✓✓ Werkruimte catering Is er een ruimte die als pantry voor de catering kan dienen of kan deze ruimte worden gecreëerd? ✓✓ Stroomvoorzieningen en (stromend) water Zijn er voldoende stroomvoorzieningen en water voor de catering. Is er stroom in de nabijheid van het podium of andere plaatsen waar optredens plaatsvinden? Is het inhuren van een aggregaat nodig? ✓✓ Aanvoer goederen vooraf en tijdens het evenement Is aan- en afvoer van goederen goed mogelijk vooraf, maar ook tijdens het evenement zonder dat de gasten hier hinder van ondervinden? Zijn er eventueel (goederen)liften en passen alle materialen hier wel in? ✓✓ Kleedruimtes Welke ruimtes kunnen aangewend worden als kleedruimte voor entertainment, sprekers et cetera? ✓✓ Verlichting Is er goede (sfeer)verlichting en is er op het parkeerterrein en de aanlooproute voldoende licht? ✓✓ Reguliere bezoekers Heeft de locatie te maken met reguliere (dag)bezoekers (bijvoorbeeld bij musea, kerken en attractieparken). Wat is hiervan de in-

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012

018-020_MSM10_ART_2K04.indd 19

vloed op bijvoorbeeld opbouwtijden of de mogelijke aanvangstijd? ✓✓ Opbouwdag/afbouwdag Als er veel opbouwwerkzaamheden moeten plaatsvinden kan het nodig zijn de locatie al een dag (of zelfs meerdere dagen) van tevoren en/of na afloop te huren. ✓✓ Exclusiviteit Heb je op de dag van het evenement het ‘alleenrecht’ op de locatie of vinden er meerdere evenementen tegelijk plaats in het gebouw? ✓✓ Podium Is er een podium aanwezig of mogelijkheid tot het plaatsen van een podium? ✓✓ Dansvloer Is er voldoende ruimte voor een dansvloer? Is de aanwezige vloer hiervoor geschikt of moet hiervoor een aparte vloer gelegd worden? ✓✓ Akoestiek Heeft de locatie een goede akoestiek voor de activiteiten die er plaats zullen vinden? Een kerk vraagt bijvoorbeeld om speciale geluidsvoorzieningen. ✓✓ Bij presentaties/seminars/congres/vergaderingen Bij zakelijke bijeenkomsten kunnen factoren als voldoende daglicht, de mogelijkheid tot verduisteren, luchtverversing/airconditioning, omgevingslawaai en ontspanningenmogelijkheden een rol spelen. ✓✓ Bij feestavonden Bij feestavonden kunnen de uiterlijke eindtijd en het toegestane geluidsvolume van belang zijn. ✓✓ Leverings- en betalingsvoorwaarden Welke algemene voorwaarden, annulerings- en betalingsvoorwaarden zijn van toepassing? ✓✓ Hotelkamers Zijn hotelkamers onderdeel van de locatie of te boeken in de directe omgeving ervan. ✓✓ MVO-beleid Voor steeds meer evenementen een belangrijke eigenschap van een locatie: de mate waarin maatschappelijk verantwoord wordt ondernomen en dus in hoeverre de uitstoot van CO2 wordt beperkt. Steeds meer evenementen zijn ‘maatschappelijk verantwoord’. ‘Groene’ locaties zijn herkenbaar aan de Green Key.

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 19

20-09-12 17:06


ACCOMMODATIES

green key

Handige links www.locaties.nl www.inspirerendelocaties.nl www.andersvergaderen.nl www.dnls.nl

Green Key, vroeger de milieubarometer genoemd, is inmiddels uitgegroeid tot hét internationale keurmerk voor bedrijven in de toerisme- en recreatiebranche die serieus en controleerbaar bezig zijn met de milieuzorg binnen het bedrijf. Binnen de organisaties met een Green Key gaat men bewust om met het milieu en de natuur, zonder dat dit ten koste gaat van het comfort en de kwaliteit. De Green Key staat garant voor de inzet van de ondernemer om meer aan het milieu te doen dan de wet- en regelgeving van hem verlangt. Je leest er alles over op www.greenkey.nl.

www.allelocaties.nu www.specialelocaties.nl www.museumlocaties.nl www.vergaderen.nl www.vergaderlocaties.nl

Pas als alle bezwaren zijn weggenomen en het evenement zowel logistiek, operationeel als budgettair uitvoerbaar blijkt, kun je de ­locatie die je voorkeur heeft definitief boeken en detailafspraken ­maken ter voorbereiding op een succesvolle uitvoering. <

De ideale locatie gevonden? Stap 3 - optie(s) nemen en boeken Wanneer je een voorkeur hebt voor één of meerdere locaties, plaats dan een optie op de gewenste datum. Een optie is bijna altijd kosteloos en vrijblijvend. Meestal is er een termijn verbonden aan de optie, variërend van circa één tot vier weken. Nog twijfels? Bespreek deze dan met de contactpersoon van de locatie. Deze heeft ervaring met de (on)mogelijkheden van de locatie en kan wellicht oplossingen aandragen op basis van de ervaring met andere bedrijven die er een vergelijkbaar evenement organiseerden.

Lenny Kaarsgaren | Effectivents - Evenementenbureau en aanbieder van diverse trainingen in het organiseren van evenementen. Informatie: www. effectivents.nl of via info@effectivents.nl.

Advertenties

Management Support Event ’12 Congres- & Vergadercentrum Domus Medica is dé congres- en vergaderlocatie in het hart van Nederland, aan de rand van Utrecht. Dé logische keuze voor uw vergaderingen, recepties en congressen. Kwaliteit, professionaliteit en oog voor detail zijn onze speerpunten en zorgen ervoor dat u geniet van een perfecte bijeenkomst in een inspirerende omgeving.

19 congres- & vergaderzalen. De grootste zalen zijn onderling te combineren en dus multifunctioneel inzetbaar. Het auditorium biedt ruimte aan 350 gasten. Alle zalen hebben een moderne uitstraling, klimaatbeheersing en zijn voorzien van alle gemakken.

voor meetings & meer www.domusmedica.nl

Praktisch, Persoonlijk en Professioneel

8 en 9 november Jaarbeurs Utrecht

Meld je nu aan voor het Event en ervaar of jij klaar bent voor de toekomst.

www.managementsupport.nl/event

Utrecht 030-2823248 MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012 20

018-020_MSM10_ART_2K04.indd 20

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

20-09-12 17:06


Maak iets MeMorabels van uw Meeting

ruiM 50 Hotels in De beneluX bij golden tulip haalt u meer uit uw meetings en events. tulip inns, golden tulips en een royal tulip op aansprekende en praktische locaties aan het strand, in de stad of in het bos bieden talloze mogelijkheden. boek nu een ruimte voor uw vergadering, training of cursus bij golden tulip via de Central Meeting line. bel 0900 202 9292 (â&#x201A;Ź0,20 p/m) en vraag een offerte aan!

golDen tuliP.CoM/Meetings

bezoek onze stanD (r1) oP De ManageMent suPPort beurs en ontDek De MogelijkHeDen!

021-021_MSM10_ADV.indd 21

21-09-12 10:21


accommodaties

Nieuwe of bestaande klant...

...wat maakt het verschil? Je kent de verhalen vast wel: ondernemer A haalt z’n nieuwe klanten met alle egards binnen en laat ze vervolgens aan hun lot over. En de zeer prettig geprijsde producten blijken achteraf een ‘nieuweklantenkorting’; bij je volgende bestelling worden andere prijzen gehanteerd. In sommige branches is dit schering en inslag. Hoe gaat dat in de accommodatie- en vergaderbranche? Is daar ook alleen de nieuwe klant koning? Tekst Jacqueline Mahieu

In deze branche blijkt dit nu juist niet het geval te zijn. Zoals Wytze van den Berg, CEO van Best Western, het uitdrukt: ‘Wij willen dat onze klanten onze ambassadeurs zijn.’ Oftewel: een tevreden klant brengt nieuwe klanten aan. Best Western heeft daarom een loyaliteitsprogramma, waarmee cadeaus en gratis overnachtingen te verdienen zijn. Wereldwijd nemen daar 13 miljoen mensen aan deel, dus het mag een populair programma worden genoemd.

door dat klanten kritisch zijn, zich goed op de hoogte stellen van alle mogelijkheden en zonder scrupules de deur uitlopen. Klanten zijn mondiger geworden, stellen eisen en gaan op onderzoek uit. Daarbij staan hen vele websites ter beschikking. Kieskeurig.nl en vergelijk.nl bijvoorbeeld vergelijken producten en geven een beoordeling van de service. Maar je kunt natuurlijk ook zelf op

zoek gaan via Google. Als je de naam van de aanbieder en het woord ‘recensie’ of ‘review’ intikt, komen er diverse websites naar boven waar klanten hun mening hebben achtergelaten. Rampenverhalen? Thérèse Mol, directeur van Cocon Organiseert, regelt een groot aantal bijeenkomsten

Zo’n loyaliteitsprogramma is echter een extraatje, want ontevreden klanten laten zich niet paaien met cadeautjes, die gaan gewoon naar de concurrent. Accommodaties doen er middels een superieure dienstverlening dan ook alles aan om de klant binnen te houden; het werven van nieuwe klanten kost immers veel meer tijd en energie dan het behouden van bestaande klanten. Gemakzucht Waar komt dan de perceptie vandaan dat bestaande klanten verwaarloosd worden? Het komt vooral voor bij banken, verzekeringsmaatschappijen, telecombedrijven en nutsmaatschappijen. Klanten worden met grote kortingen binnengehaald. Zijn ze een aantal maanden abonnee, lid of verzekerde, dan gaan opeens de prijzen omhoog. En niet alleen bij aanbieders van diensten, ook leveranciers van kantoorartikelen, kantoormeubilair en catering verliezen hun bestaande klant nogal eens uit het oog. In dit geval is dat geen weloverwogen strategie, maar een blinde vlek bij de ondernemer. Pas veel later, als het niet goed gaat met de zaken, dringt het tot de ondernemer

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012 22

022-023_MSM10_ART_THE03.indd 22

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

20-09-12 17:06


accommodaties

tips •• Wil je absoluut geen problemen, kies dan voor een gerenommeerd bedrijf met een uitgebreide salesafdeling. De verkopers zijn goed getraind in het doorvragen naar je wenwsen en kunnen ook zelf suggesties doen. •• Heb je een beperkt budget, dan kun je vaak terecht in een zaal bij bijvoorbeeld een sportvereniging of buurthuis. Bedenk wel dat de uitbater niet zo ervaren is met het organiseren van vergaderingen en evenementen, en wellicht dingen over het hoofd ziet. Zorg ervoor dat je zelf goed weet wat je nodig hebt. En vraag alles na. Is er wel een beamer, whiteboard, gelegenheid tot koffie, thee, fris of iets alcoholisch? Laat alles op papier zetten. •• Ben je ergens niet tevreden over, laat dat dan meteen weten. Als je pas na afloop van het evenement klaagt, heb je de accommodatie geen gelegenheid gegeven de klacht te verhelpen. Denk niet Maar denk ■ Ach, dat hoef ik toch niet allemaal te laten weten. ■ Ik geef dit toch maar even door, want elke klant heeft weer haar eigen Dat weet zo’n accommodatie ook wel. wensen. Accommodaties kunnen geen gedachten lezen. ■ Potdorie, het gaat helemaal fout met de broodjes. ■ O jee, hier gaat iets niet helemaal goed. Ik geef het meteen door, dan Daar ga ik na afloop uitgebreid over klagen en dan dan kunnen ze het nog verhelpen. wil ik een korting. ■ Ik kan niet zo goed opschieten met de uitbater van ■ De klik is er niet, dan vertrouw ik er ook niet op dat eventuele problemen die bowlingtent, maar hij rekent wel lekker lage prijzen. soepeltjes uit de weg worden geruimd. Ik zoek toch nog maar even Toch maar doen, dan. verder. ■ Zou hett wel goed gaan? We hebben een ■ Ik zet het besprokene even in een overzichtje en mail het naar mijn heleboel besproken, maar ik weet niet of het allemaal gesprekspartner. Dan zijn er later geen misverstanden over. doorgedrongen is bij mijn gesprekspartner.

en evenementen per jaar. Deze hebben allemaal een accommodatie nodig, met of zonder overnachting. Het ligt dus voor de hand - denken wij - dat Thérèse wel het een en ander aan slechte klantenbehandeling door accommodaties heeft meegemaakt. Toen wij haar daarnaar vroegen reageerde ze nogal verbaasd. Haar ervaringen zijn bijna uitsluitend positief. En áls er al eens iets misgaat, doet een accommodatie haar best om dat soepel te verhelpen. Maar zolang je als boekster weet wat je wilt en die afspraken duidelijk op papier zet, loopt eigenlijk alles op rolletjes. En dat je als bestaande klant minder goed behandeld zou worden dan een nieuwe? Daar heeft Thérèse nooit iets van gemerkt! Slechts in één geval liep het mis met een accommodatie. ‘Maar’, benadrukt Thérèse, ‘dat was echt een uitzondering.’ Waar komt het idee dat leeft bij secretaressen dat je moet oppassen met accommodaties dan vandaan? Omdat je, voordat je het weet, als tweederangs klant behandeld wordt? Volgens Thérèse Mol zijn secretaressen extra kritisch, omdat ze in feite de regie uit handen moeten geven. ‘Zij boeken dan wel de accommodatie, maar op de dag zelf zijn ze er niet bij. Zij moeten erop vertrouwen dat de accommodatie het goed zal doen. Dan is een kleine kink in de kabel

- die de deelnemers vaak niet eens opmerken - voor de secretaresse een bewijs van misplaatst vertrouwen.’ Een moeilijke klant bestaat niet Misschien moeten we het eens omdraaien en niet met de beschuldigende vinger naar de accommodaties wijzen maar naar de klanten. Misschien doen klanten te moeilijk en maken ze het de accommodaties onmogelijk om aan hun wensen te voldoen. Bestaat dat, een moeilijke klant? Wanneer we Arlette Gilbert van Bilderberg deze vraag voorleggen, is ze heel stellig in haar antwoord: ‘Een moeilijke klant bestaat niet. Want wat is een moeilijke klant? Iemand met enorm veel noten op haar zang? Dat is fijn, want dat is een klant die weet wat ze wil. Of is een moeilijke klant iemand die juist niet weet wat ze wil? Aan die klant stelt het salesmanagement gerichte vragen, zodat alle verborgen wensen boven tafel komen. Of is het iemand die op het laatste moment van alles wil veranderen? Dan wordt dat gewoon veranderd. Daar kan dan wel een prijskaartje aan hangen, want er worden afspraken gewijzigd, maar het veranderen is op zich geen probleem. Is het evenement afgelopen, dan belt het salesmanagement nog eens na, om te eva-

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012

022-023_MSM10_ART_THE03.indd 23

lueren. Was alles naar wens, waren er dingen die beter of anders hadden gekund?’ Kortom, de accommodaties laten geen kans voorbij gaan om de service te verbeteren en de wensen van de klant voor te zijn. Arlette is verbaasd over de perceptie dat accommodaties niet goed zouden omspringen met hun klanten. ‘Energieleveranciers en telecombedrijven, ja, die halen je binnen met korting en krikken daarna de prijs op. Maar accommodaties bevinden zich in de hospitality business; het is een eer om mensen volledig in de watten te leggen en hun verwachtingen te overtreffen.’ <

handige links www.bestwestern.nl www.bilderberg.nl www.coconorganiseert.nl www.meetingselect.com/nl-nl/home www.tripadvisor.nl www.zoover.nl www.expedia.nl www.kieskeurig.nl www.vergelijk.nl http://accommodaties.managementsupport.nl www.meetings.nl

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 23

20-09-12 17:07


COMMUNITY

KWESTIE Notulen maken tijdens iedere vergadering of elk overleg is helemaal niet nodig. 5%

Helemaal mee eens, scheelt mij heel veel tijd en er is geen mens die de verslagen leest. 66,4% Een aparte actie- en besluitenlijst is voldoende. 28,6% Notulen dienen als bewijsmateriaal van wat in een vergadering of overleg besproken is. Zo worden misverstanden voorkomen.

Opleidingen 30 oktober 2012 - Utrecht Prezi Een praktische training hoe je op een leuke en eenvoudige manier professionele presentaties maakt met de nieuwe presentatietool Prezi.

Makkelijk én gratis Op zoek naar de juiste hotel- en vergaderlocatie voor een zakelijke bijeenkomst? Plaats dan gratis je locatieaanvraag op www.managementsupport.nl/accommodaties. Je ontvangt daarna 5 biedingen van accommodaties die aan jouw zoekcriteria voldoen.

✔ De prijs van de bieders is wat je betaalt. Er zijn dus geen verborgen kosten. ✔ Heb je de reservering geplaatst dan kun je rechtstreeks contact opnemen met de accommodatie om alles te regelen.

Zo kun je makkelijk en eenvoudig de locatie kiezen die het best bij jouw meeting past! Boek je een locatie via Management Support? Ook dan zijn er geen (verborgen) kosten! De voordelen van Management Support Accommodaties: ✔ Onze reserveringsmedewerkers bellen je na iedere locatieaanvraag. Zo weten we nog beter wat je precies zoekt. ✔ Je krijgt alleen aanbiedingen van accommodaties die aan jouw eisen voldoen én beschikbaar zijn. ✔ Je krijgt naast de laagste prijs relevante informatie over wat de locaties bieden zodat je de beste keuze kunt maken.

Zo werkt Management Support Accommodaties

13 en 27 november 2012 - Utrecht Timemanagement Een tweedaagse eyeopener over werkgewoontes, werksystemen en planning. Korte presentaties worden afgewisseld met praktische oefeningen en discussies. 13 november 2012 - Utrecht Notuleren in Excel Deze vorm van notuleren levert jou en je organisatie tijdwinst op en is (dus) kostenbesparend! 22 november 2012 - Utrecht POWERassistant Je beschikt in één dag over alle ins en outs om meer POWER te geven aan je functie én aan je eigen ontwikkeling!

Altijd de juiste locatie: www.managementsupport.nl/accommodaties

Join in! Ga naar www.linkedin.com, selecteer bij het zoekveld ‘groups’ en vul ‘Management Support Groep’ in. Volg Management Support op Twitter! Ga naar http://twitter.com/ManagemSupport.

Meer informatie en inschrijven: www.managementsupport.nl/ opleidingen

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012 24

024-025_MSM10_COM02.indd 24

Bekijk verslagen van boeken en evenementen op www.managementsupport.nl/tv Meld je ook aan op onze Facebookpagina! Ga naar http://www.facebook.com/managemsupport

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

20-09-12 17:07


COMMUNITY

Hoe houd je vergaderen boeiend en nuttig? En wat kun jij als secretaresse daaraan doen? Maak gebruik van de volgende tien tips: 1. Dring bij de voorzitter aan op vergaderregels en een taakverdeling. 2. Als je tijdens een vergadering iets niet begrijpt, stel het dan direct ter discussie. Hiermee voorkom je misverstanden in het verslag of de actiepunten- en besluitenlijst. 3. Blijf praktisch. Vraag als er afspraken worden gemaakt altijd duidelijk naar wie wat gaat doen, hoe en wanneer.

4. Accepteer geen vage termen voor vergaderonderwerpen. Spreek met de voorzitter af dat de deelnemers agendapunten voorzien van korte inhoudelijke informatie en vergaderdoelstellingen. 5. Vergader alleen als het echt nodig is, niet omdat er een bijeenkomst gepland staat. 6. Haal de bezem door zinloze vergaderrituelen. 7. Zorg voor een gestructureerde vergadering. Daarmee voorkom je dat vergaderingen nieuwe vergaderingen produceren. 8. Kijk of de vergaderopstelling geschikt is voor het doel van de vergadering. 9. Werk samen als een team. Vergaderen is teamwork. 10. Houd liever twee korte vergaderingen dan één lange. Het is soms nodig om even een nachtje te slapen over een onderwerp of een te nemen besluit.

DE MEETLAT Wantrouwen belemmert Het Nieuwe Werken

Het Nieuwe Werken

over

10 gouden vergadertips

congres

Uit het Nationaal onderzoek ‘Over Het Nieuwe Werken 2012’ blijkt dat: • 31% van de medewerkers wel eens twijfelt of collega’s die ergens anders aan het werk zijn wel echt werken. • 67% vindt dat vertrouwen essentieel is bij het succesvol invoeren van Het Nieuwe Werken. Daar is dus nog een belangrijke slag te maken! Alle resultaten nalezen? Kijk dan op www.ohnw.nl.

Bron: www.secretaresseassistent.nl

BOEKENTIP Vergaderingen… regel je zo!

Optimalisme: de positieve tegenhanger van perfectionisme Ben jij ook pas tevreden als iets helemaal perfect is? En houd je wel heel graag alle touwtjes zelf in handen? Grote kans dat jij, net als de helft van de secretaressen, een perfectionist bent!

Training: ‘Van perfectionist naar optimalist’ 29 november 2012 | Meeting Plaza Utrecht Meer informatie: www.managementsupport.nl/opleidingen

Maar wees gewaarschuwd: perfectionisme is minder mooi dan het lijkt, het kan ook tegen je werken en je belemmeren alles uit het leven te halen. Als optimalist werk je effectiever, efficiënter, creatiever en als kers op de taart ook nog eens met meer zelfvertrouwen en een groter geluksgevoel. Tijd dus om je perfectionisme los te laten en te leren optimaler in het leven te staan. Dat leer je tijdens de nieuwe training: ‘Van Perfectionist naar Optimalist!’

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012

024-025_MSM10_COM02.indd 25

In dit gratis e-book komt het hele traject rondom vergaderen aan bod: van het organiseren, plannen en uitnodigen tot en met het boeken van locaties en het kiezen van hulpmiddelen. Je vindt het e-book op www.managementsupport.nl. In de rechterkolom vind je onderin de secretaresseboeken. Daar kun je het e-book ‘Vergaderingen... regel je zo’ gratis downloaden.

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 25

20-09-12 17:07


COMMUNITY

Wat heeft het Event jou dit jaar te bieden? Log in op LinkedIn en zoek bij Event op Management Support Event en klik op ‘attent’

Vermeld #MSevent12 in je tweet. Deze wordt dan op de site van het Event getoond.

Word lid van onze Facebook fanpagina en blijf op de hoogte van de ontwikkelingen rond het Event: www.facebook.com/ managemsupport

Het thema van Management Support Event 2012 is Praktisch, Persoonlijk en Professioneel. Naast de vakbeurs met vele nieuwe standhouders, bieden we je de gelegenheid een van de gratis mini-opleidingen en/of een van de 10 meest populaire workshops van Management Support te volgen. Daarnaast ga je naar huis met een ‘Praktisch’ boek naar keuze en een ‘Persoonlijk’ stylingadvies. En last but not least: na een bezoek aan het Event weet je meteen of jij als ‘Professional’ klaar bent als Secretaresse van de Toekomst!

Kortom: alle facetten van het vak komen tijdens het Event aan bod. Nog even alles op een rij: ✔ inspirerende workshops ✔ gratis mini-opleidingen ✔ interessante exposanten op de beursvloer ✔ een gratis keuzeboek ✔ een gratis zakelijk stylingadvies en stijlkaart ✔ check Secretaresse van de Toekomst

Vraag je gratis entreebewijs aan op:

Managementsupport.nl/event Het Management Support Event ’12 wordt mede mogelijk gemaakt door:

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012 26

026-027_MSM10_COM01.indd 26

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

20-09-12 17:08


COMMUNITY

Gratis Mini-opleidingen

Gratis Mini-opleidingen

Donderdag 8 november

Vrijdag 9 november

1.

Rolmodellen

10:30 - 11:20

10:30 - 11:20

2.

De weg van de optimalist

11:30 - 12:20

11:30 - 12:20

3.

De vierde P

12:30 - 13:20

12:30 - 13:20

4.

Om-denken, denken in kansen

13:30 - 14:20

13:30 - 14:20

5.

Verbeter je samenwerking

14:30 - 15:20

14:30 - 15:20

Rolmodellen Heb jij tegenwoordig ook nog zo’n voorbeeld, een held, in je leven? Iemand die je laat geloven dat je alles kan bereiken, als je maar wilt! En realiseer jij je weleens dat ook jij iemands rolmodel kan zijn en met die kracht, jouw ervaring en succes kan doorgeven? Benieuwd? Kom dan naar de workshop: ‘Be yourself, be a role model’. Verzorgd door Roos Woltering De weg van de optimalist Ben jij ook pas tevreden als iets helemaal perfect is? Daardoor loop je het risico op stressklachten. Tijd om je leven optimaler in te richten! Je gaat effectiever werken, bent creatiever en kan beter met veranderingen omgaan met als bonus: veel meer plezier in je werk! Wil jij ook een optimaal bestaan? Kom dan naar de workshop: ‘De weg van de optimalist’! Verzorgd door Roos Woltering De vierde P Tijdens deze sessie wordt de P van Power behandeld. De vierde P naast Persoonlijk, Praktisch en Professioneel (het thema van deze beurs). Wie de training POWERsecretaresse! heeft gevolgd kent trainer Geert als een bevlogen, inspirerende en deskundige spreker die je op een humoristische, praktische en weergaloos snelle manier meesleurt in zijn verhaal. Met recht een spreker met Power! Verzorgd door Geert Teunissen

Om-denken, denken in kansen Tijdens deze workshop laat Gerda Bos je zien hoe je door een probleem om te zetten in een feit, kunt zoeken naar mogelijkheden. Je laat je niet meer remmen door doemdenkscenario’s, maar je creëert kansen en mogelijkheden. Daarna laat Gerda je zien welke strategieën je kunt inzetten om creatief te denken, zodat je de oplossing vindt die voor jou werkt! Verzorgd door Gerda Bos Verbeter je samenwerking Tijdens deze workshop laat Gerda Bos je zien hoe groepsdynamische processen, zoals de macht van de groep, onbesproken groepsregels e.d. van invloed zijn op samenwerking. Ook geeft ze je tips hoe je omgaat met moeilijke collega’s en hoe je bijdraagt aan een betere sfeer. Ze legt je uit hoe je feedback kunt vragen en geven en nodigt je uit vooral jezelf te blijven! Verzorgd door Gerda Bos

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012

026-027_MSM10_COM01.indd 27

Voorwaarden deelname gratis mini-opleidingen: • Deelname aan de mini-opleidingen is gratis. • De mini-opleidingen zijn alleen toegankelijk voor bezoekers van het Management Support Event. • Voor de mini-opleidingen hoef je jezelf niet te registreren of een toegangsbewijs af te halen. • De mini-opleidingen vinden plaats in het beurstheater. • Het aantal beschikbare kaarten is beperkt (zo’n 45 per sessie). Dus wees er op tijd bij. VOL=VOL. Sfeer proeven? Bekijk op www.managementsupport.nl/event alvast de foto’s en filmpjes van vorig jaar.

Management Support behoudt zich het recht voor om zonder opgave van redenen één of meerdere mini-opleidingen te annuleren, te wijzigen of te onderbreken, zonder recht op compensatie voor de deelnemers. Het programma is dus onder voorbehoud

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 27

20-09-12 17:08


curiosa

30 jaar Management Support Magazine

Uit de oude doos In het eerste nummer van de Secretaresse Nieuwsbrief - zoals dit blad toen nog heette dd. oktober 1983, schreef de redactie dat er behoefte was aan een vaktijdschrift voor secretaressen in Nederland. En die stelling is boven verwachting bewezen. Na het verschijnen van ‘Jaargang 1, nummer 1’ telde de Secretaresse Nieuwsbrief al 1000! abonnees. Bij het ter perse gaan van het tweede nummer was de tel niet meer bij te houden en de redactie concludeerde: ‘Secretaressen in Nederland nemen hun vak serieus, en willen aangesproken worden op hun professionaliteit. Een goed vaktijdschrift is daarbij een belangrijke ondersteuning’, aldus de toenmalige redactie Ruud Bakker en Michael van Os. Tekst Mieke Bloemheuvel

De huidige redactie constateert dat die mening anno 2012 niet is veranderd. Secretaressen nemen hun vak nog steeds serieus, willen nog steeds aangesproken worden op hun professionaliteit en vinden ‘hun’ vaktijdschrift nog steeds een belangrijke ondersteuning in hun huidige werkzaamheden. Lag jij dertig jaar geleden nog in de wieg? Dan denk je misschien ‘waar gáát dit over’, want natuurlijk gaat het er op de werkvloer anders aan toe dan 30 jaar geleden. De emancipatie stond nog in de kinderschoenen, computers waren nog lang geen gemeengoed, ‘elektronische post’ was een utopie en laptop of tablet? Nooit van gehoord, terwijl we anno 2012/2013 volledig met de handen in het haar zitten als een van deze systemen het af laat weten. Nu zijn wij niet zo van het terugkijken; we kijken liever vooruit. Maar al bladerend in ons omvangrijke archief van maar liefst bijna

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012 28

028-029_MSM10_ART_3K02.indd 28

300 edities (die hebben we overigens niet allemaal doorgespit) kwamen we onderwerpen tegen die ook nu nog een bepaald actualiteitsgehalte hebben. Wil je weten wat jouw collega-secretaressen die in 1983 tussen de 20 en de 25 jaar waren, toen ook al belangrijk vonden in hun werk? Wij selecteerden een paar onderwerpen en stelden deze bloemlezing samen. Kijk en vergelijk!

Carrière en salaris anno 1983 ‘Loopbaanplanning móet - ook voor secretaressen’, aldus de toenmalige staatssecretaris van Sociale Zaken - Annelien Kappeyne van de Coppello. ‘De leiding van bedrijven en instellingen moet een dusdanig modern personeelsbeleid voeren dat alle personeelsleden, dus ook secretaressen, de mogelijkheid wordt geboden carrière te maken. Maar helaas... zo’n beleid komt thans maar zeer zelden voor, terwijl de zaak bij bedrijven, organisaties en de overheid zonder deze vrouwen

absoluut in het honderd lopen’, aldus de staatssecretaris. Secretaressen zijn onmisbaar, ik denk niet dat je die functies kan opheffen!’ Het bezigen van de term ‘ontsecretaressen’ zou in die tijd dus misschien wel net zo erg zijn geweest als ‘vloeken in de kerk’. De functie van secretaresse werd in die tijd niet zo erg hoog gehonoreerd. ‘Daarvan ligt de schuld ook een beetje bij de secretaressen zelf’, aldus mevrouw Hogen Esch-Rundervoort, begeleider van de Nederlandstalige secretaressen bij de toenmalige EG in Brussel. ‘Zij hebben zich jarenlang te veel op hun baas gericht en zich vaak niet gerealiseerd dat ze gewoon werknemer zijn, dat ze zich voor de opbouw van hun functie op het bedrijf moeten richten. Niet op hun baas. Als een bedrijf het rendement in de functie ziet, gaat het vanzelf meer betalen.’ En zo is het!

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

20-09-12 17:09


curiosa

Aerobics op kantoor Wie denkt dat werk en gezondheid iets van de laatste jaren is heeft het mis. In 1983 was 62 procent van de Nederlanders al regelmatig in de weer met lijf en leden, ook tijdens de lunchpauze op kantoor. De fitnessmarkt deed met de lessen Aerobic Dancing goede zaken; de work-out van Jane Fonda was in die tijd de meest verkochte videocassette. In menig bedrijf dansten werknemers zich in de lunchpauze fit op de beat van de muziek. Dacht de nuchtere Hollander slechts aan zijn/haar conditie; vanuit de VS werd gemeld dat het fitness in de lunchpauze hét middel was om promotie te maken. Ja hoor!

Bazen, banen en babies Welk percentage werkende vrouwen stopt nu eigenlijk met werken na de bevalling? Waarom gaat men er soms mee door? En hoe reageert de chef als zijn medewerkster in verwachting is? Ook dat zijn vragen die ons triggerden. Je leiddinggevende heette toen ‘chef’. En die chef schrok zich een hoedje als z’n ‘rechterhand’ hem vertelde in verwachting te zijn. Want wat moest hij beginnen zonder haar? Het AVRO-programma Vinger aan de pols enquêteerde in 1983 ruim 2000 zwangere vrouwen in Nederland. Hoe het er toen voor stond? Zo dus: 44 procent van de vrouwen vertelde een baan te hebben, waarvan 84 procent buitenshuis. Hiervan besloot 67 procent deze baan na de bevalling op te geven. Slechts 29 procent piekerde daar niet over en 4 procent twijfelde nog. Van de vrouwen die wilden blijven werken deed 66 procent dit vanuit de combinatie persoonlijke voldoening en financiële noodzaak, terwijl de combinatie werk/ privé ook toen al een rol speelde; zorgtaken in een huishouden werden niet eerlijk verdeeld. Vrouwen met of zonder baan waren in die tijd vijf keer zo actief met stofzuiger, stofdoek, wasmachine en strijkplank als hun echtgenoten, bleek uit onderzoek. De man

sneedt bij wijze van spreken alleen het vlees op zondag (en sommigen doen dat nu nog steeds). Ook toen deden vrouwen met een baan buitenshuis al meer in het huishouden dan werkende mannen... blijkt. En als die mannen al iets deden tja... dan wel de leukste klussen: koken, winkelen, spelen met de kinderen enzovoort. Chargeren we nu? Beetje wel, want met de ‘quality time’ zoals dat tegenwoordig heet kwam ook de omslag: we zouden menige man te kort doen als we niet zouden zeggen dat hij goed kan strijken, voor het verschonen van een luier z’n hand niet omdraait en smakelijk kan koken. En ja... hij weet ook de knoppen van de wasmachine, de droger en de vaatwasser te vinden.

Arbeidsomstandigheden De kreten ‘Ergonomisch verantwoord’ en ‘gebruiksvriendelijk’ zijn ook al meer dan 30 jaar oud. Fabrikanten van kantoormeubilair prezen hun ‘waar’ aan in mooie folders. Maar wat ergonomie nou eigenlijk precies inhield wist niet iedereen. Daarom startte de Secretaresse Nieuwsbrief een serie artikelen over dit onderwerp. Aan de hand van prangende vragen van lezers deed een ergonoom een en ander uit de doeken. Wij kunnen je vertellen dat de juiste werkhouding van toen nog steeds de juiste werkhouding van nu is, dus wat dat betreft niks nieuws onder de zon. Behalve dan dat de meest geavanceerde en ergonomische toetsenborden en muizen zijn ontwikkeld en de grootte en hoogte van je beeldscherm mogelijk is veranderd.

Verenigingen Niet alleen de Secretaresse Nieuwsbrief, ook de verenigingen hebben flink bijgedragen aan de professionalisering van de secretaressefunctie. Zo ging met de revolutionaire kreet ‘Secretaressen aller bedrijven, verenigt u’ het Secretaresse Netwerk in maart 1983 van start. Niet om de maat-

schappij te hervormen, wél om de secretaressen beter te laten functioneren. En in de warme ambiance van Hilton Rotterdam discussieerden op 1 november 1983 tientallen directeuren en hun secretaressen over het thema ‘U en uw secretaresse - samen werken of sámenwerken. De bijeenkomst werd georganiseerd door het toenmalige EAPS (European Association of Professional Secretaries) en het Nive. EAPS heet nu overigens EUMA (European Management Assistants). Met de stelling: ‘Een secretaresse is een gewone medewerkster, net als alle andere. Men vergeet dat wel eens, helaas’ werd meteen de knuppel in het hoenderhok gegooid. De verhitte discussie die daarop volgde gaan wij hier niet verslaan. Wel gooien we nog een knuppeltje in het hoenderhok: ‘De ideale directiesecretaresse is flexibel, allround en leergierig, maar moet haar plaats kennen: niet op maar achter de directeurszetel. Niet boos worden nu ... die quote hebben we niet zelf verzonnen, het was slechts de conclusie van de hiervoor genoemde bijeenkomst en een waarheid als een koe! Voel je nu de behoefte om te reageren? Dat mag. Graag zelfs: managementsupport@ vakmedianet-alphen.nl). Met de schat aan ‘materiaal’ waarover de redactie in de vorm van bijna 300 ‘secretaresse’ magazines beschikt, kunnen we moeiteloos een heel magazine vullen. Heel veel onderwerpen passeerden in 30 jaar Management Support de revue en heel veel secretaressen kwamen aan het woord. Het blad kreeg in 30 jaar 8 keer een ‘nieuwe ‘look’ en ook de ‘feel’ ging met z’n tijd mee, net als wij. Wij hopen in ieder geval dat we nog vele mooie magazines mogen maken: op papier, digitaal, als app, als... als... als... Nou ja, we zien wel. Op naar de toekomst! <

31

Revolutie De discussie over de verandering van het secretaressevak is niet van vandaag of gisteren. Maar nu lijkt erop dat het er toch echt van gaat komen. En niet alleen vanwege technologische ontwikkelingen. Lees in dit artikel wat er nog meer staat te gebeuren.

37

en? lekkeR geweRkt? De mate waarin je plezier hebt in je werk, hangt niet alleen van het werk zelf en de band met je collega’s af. Ook temperatuur, licht, lucht en geluid zijn van invloed op je werkomgeving. In dit artikel tips en oplossingen om je werkplek structureel te verbeteren.

oktober 2012 | nummer 10 | jaargang 30

44

Mooie plaatjes... Je maakt een brochure, onderhoudt de website of zoekt gewoon een leuk ‘plaatje’ voor de personeelsnieuwsbrief. Waar haal jij dan je illustratie vandaan? Kun je ongestraft iets van internet ‘trekken’? Kortom, wat mag wel en wat mag niet?

Vakblad voor de professionele secretaresse

Effectief vergaderen doe je samen Vijf misverstanden over vergaderen

vergaderingen worden nogal eens geassocieerd met tijdverspilling, verveling en frustraties. tóch is overleggen en vergaderen een must als we elkaar van de nodige informatie willen voorzien, doelen willen stellen en de voortgang willen bespreken. omdat niet alle deelnemers daar zo over denken, verlopen sommige vergaderingen chaotisch en ongecontroleerd. en dan nog klagen ook! Je kent het vast wel: het overleg is achter de rug, collega’s verlaten zuchtend de vergaderkamer, vinden dat het overleg veel te lang geduurd heeft, dat er geen spijkers met koppen zijn geslagen en dat ze er voor spek en bonen hebben bijgezeten. Gemiste kans... voor de klagers dan. Zij hebben de invloed die ze op de vergaderresultaten kunnen hebben behoorlijk onderschat.

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012

028-029_MSM10_ART_3K02.indd 29

Met een positieve houding en een actieve inbreng zou zo’n vergadering veel constructiever zijn verlopen. Effectief vergaderen doe je immers samen. Om dat onder de knie te krijgen worden in dit artikel vijf misverstanden over vergaderen uit de weg geruimd. Je zult zien dat je echt geen vergadertijger hoeft te zijn om effectief en efficiënt een overleg te voeren. PAGinA 8

ManageMent suppoRt accoMModaties Wanneer je een locatie zoekt voor een zakelijke bijeenkomst wil je uiteraard dat die het beste bij jouw meeting past. En - ook belangrijk - een locatie waarbij je achteraf niet nog eens voor financiële verrassingen komt te staan. In dat geval plaats je je locatieaanvraag op www.managementsupport.nl/accommodaties, vult de criteria in waaraan een locatie moet voldoen, en er ‘rollen’ vijf aanbiedingen ‘uit de bus’. Maar er zijn nog meer voordelen. PAGinA 24

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 29

20-09-12 17:09


Wat is... leuker dan LinkedIn? beter dan YouTube? interactiever dan Twitter? leerzamer dan SlideShare? socialer dan Facebook?

www.pino.nl/watissocialerdanfacebook

Pino_campagne.indd 3 002-035_MSM10_ADV01.indd 30

17-05-2011 13:09 20-09-12 17:21


persoonlijke ontwikkeling

Revolutie in secretaresseland

Ben jij er klaar voor? Overleg met je baas via skype, klanten binden via LinkedIn, Twitter en Facebook, werken in ‘the Cloud’, notuleren op de iPad, pingen en msn’en met collega’s. We staan aan de vooravond van een revolutie in secretaresseland. Niet alleen in technologisch opzicht, ook inhoudelijk gaat er volgens deskundigen veel veranderen. Tekst Marjo van Lijssel

Of je er nu blij mee bent of niet. Het is geen kwestie van óf er iets gaat veranderen aan de functie van secretaressen, maar wannéér dat zal gebeuren’, stelt Annemarie de Martines, auteur van het boek Adieu Secretaresse, Hello Assistant. ‘Technologische ontwikkelingen zorgen ervoor dat processen sneller en grotendeels geautomatiseerd kunnen verlopen. Organisaties hebben met de huidige maatschappelijke en economische ontwikkelingen geen andere keuze dan meeveranderen. Als ze tenminste willen overleven. Bovendien handelen jonge managers bepaalde traditionele secretaressetaken zoals agendabeheer en mailverkeer liever zelf af met hun smartphone of tablet.’ Niet alle organisaties zijn echter klaar voor Het Nieuwe Werken volgens de auteur en voormalig directiesecretaresse. Een enkeling is al heel ver, maar de meesten zijn zich nog aan het oriënteren of starten net met het veranderingsproces. ‘Als je het hebt over de veranderende rol van een secretaresse, heb je het ook over manieren van met elkaar samenwerken en patronen die daar aan vastzitten. Dat zijn processen die je niet van de ene op de andere dag verandert.’ Executive assistant De rol van de secretaresse heeft de laatste decennia een enorme ontwikkeling doorgemaakt. Dertig jaar geleden bestonden haar taken nog voornamelijk uit correspondentie, agendabeheer, notuleren van vergaderingen en postverwerking. In de jaren 90 werd communiceren en coördineren belangrijker en verwachtte het management steeds meer zelfstandigheid van een secretaresse. En anno 2012 zal een secretaresse veel meer iemand zijn die meedenkt, vooruitziet, plant en de assistent is van de manager, is de mening van Annemarie de Martines. ‘Veel taken worden vanuit huis uitgevoerd, hoewel ze natuurlijk door haar signalerende rol toch ook een aantal dagen per week op locatie nodig kan zijn. De nieuwe manager schakelt geen hulp in om een afspraak in te plan-

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012

031-033_MSM10_ART_3K01.indd 31

nen. De rol van de klassieke secretaresse zal verdwijnen en daarvoor in de plaats verschijnt de executive assistant. Er wordt meer een appel gedaan op haar professionaliteit, verantwoordelijkheid, zelfstandigheid, proactiviteit en zelfsturing.’ Reden voor paniek is er volgens Annemarie de Martines zéker niet. Sterker nog... elke secretaresse zou blij moeten zijn met deze ontwikkelingen!’ Virtuele verbinder Secretaressen die liever in een vastomlijnde structuur werken en goed zijn in het uitvoeren van taken, kunnen hun talenten volgens Annemarie in de toekomst inzetten bij een servicebureau of secretaressepool. ‘In de huidige secretaressefunctie vind je een aantal taken die weliswaar tijdig en goed moeten gebeuren, maar het is minder belangrijk of Marie of Sofie dat doet. Denk daarbij aan het maken van een PowerPointpresentatie, het boeken van een reis of het regelen van een vergaderlocatie. Het is verstandig om jezelf als secretaresse nu alvast de vraag te stellen: Wat is straks mijn rol?’ En dat is nu precies waar de opleidingsinstituten op inspringen. Die nemen de veranderende rol van secretaressen serieus. Onderwijsprogramma’s zijn, of worden, aangepast en deeltijdstudies bieden extra ondersteuning om de nieuwste trends bij te benen.

Vijf gouden tips 1. Zorg dat je je vakinhoudelijk blijft ontwikkelen. Kennis veroudert heel snel, dus voor je het weet hol je achter de feiten aan. 2. ‘Kennis is macht en status’ is een achterhaald denkpatroon. Juist door kennis te delen met je collega’s creëer je nieuwe kennis en blijf je interessant voor de organisatie waar je werkt. 3. In aansluiting hierop is het erg belangrijk dat je van je eiland afkomt en meer gaat samenwerken. 4. Je bent zelf verantwoordelijk voor je eigen loopbaan. Stel jezelf de vraag of je huidige baan wel aansluit bij je persoonlijke wensen, competenties of waarden. 5. Dat betekent niet dat je direct moet gaan solliciteren. Ga in gesprek met je manager, de HR-afdeling en je collega’s over wat je wilt. Of zoals een oud gezegde luidt: ‘Wie spreekt, kan geholpen worden’.

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 31

20-09-12 17:09


Second man ‘Het Nieuwe Werken zorgt voor een andere manier van communiceren’, zegt Joyce Steenveld van Schoevers Opleidingen. ‘Je bent niet meer face-to-face acht uur per dag in contact met het management. Maar vaak op afstand, op een flexwerkplek of thuis. Dat vraagt om een bepaalde manier van communiceren. In de opleiding gaan we daarop in. Ook onderwijzen we in beroepshouding en organisatiesensitiviteit. Er wordt immers steeds meer een beroep gedaan op competenties als zelfsturing, proactiviteit en zelfstandigheid zoals werk zien, initiatief nemen, feedback durven geven en ontvangen. Er verandert overigens niets aan de basiscompetenties van de secretaresse zoals organiseren, communiceren en klantvriendelijk handelen. Die eigenschappen blijven onderdeel van het DNA van een goede managementondersteuner. Wel zal de toekomstige secretaresse een stuk mondiger zijn. Dat moet ook, omdat ze steeds meer een gelijkwaardige partner zal worden van de manager, als een comanager die adviseert en meedenkt. Van de terughoudendheid moeten we een beetje af. Zonder brutaal te worden of overdreven bijdehand. Maar op een nette, subtiele en tactische manier; gelijkwaardigheid in communiceren. Het is niet zo dat een secretaresse in de toekomst niet meer dienstbaar is. Wel blijft ze ‘second man’. Dat vindt ze ook vaak prettig. Ze hoeft niet zo nodig op de voorgrond. Voor de secretaressen die al werkzaam zijn in een secretaressefunctie bieden we deeltijdopleidingen. Daarmee willen we ze blijven bijscholen en ondersteunen met hun veranderende rol. Persoonlijke effectiviteit staat daarbij centraal. Wat past bij je. Wat niet? Daarnaast wordt gekeken naar de huidige communicatiemiddelen zoals mailverkeer en het gebruik van social media. Het is niet zozeer dat we studenten de vaardigheden moeten bijbrengen, want die hebben ze vaak al. We gaan juist dieper in op hoe je met deze nieuwe tools omgaat binnen een werksituatie. Wat zijn de valkuilen als je gaat twitteren? Wat plaats je wel of niet op Facebook? Wie gaat er bloggen en welk doel wil je daarmee bereiken? Meer rust, minder stress De afdeling kindergeneeskunde van Universitair Medisch Centrum St Radboud in Nijmegen heeft de afgelopen twee jaar grote sprongen vooruit gemaakt ten aanzien van Het Nieuwe Werken. Er is daardoor veel veranderd in de functies van de secretaressen. ‘In eerste instantie vonden sommigen het best eng’, vertelt Corrie van Wolferen, leidinggevende van het secretariaat. ‘Maar nu willen deze dames niet meer terug. De secretariaten bevonden zich voorheen nog op verschillende locaties in het gebouw. Er was geen onderscheid in management, stafondersteunende en patiëntgebonden werkzaamheden, waardoor de functie erg breed was. Ik stuur nu een groep van 21 secretaressen en/of managementassistenten aan die alleen werken voor het management en/of de medische staf. Er wordt gewerkt met een cleandeskprincipe. We zitten bijna allemaal op één locatie en de stafmedewerkers hebben zich om ons heen

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012 32

031-033_MSM10_ART_3K01.indd 32

Fotografie Sanneke Visser

persoonlijke ontwikkeling

verzameld. Op die manier zijn de communicatielijnen kort. Secretaressen die zich met patiëntgebonden ondersteuning bezighouden, zijn overgedragen aan de polikliniek. We werken met een front-en backoffice. Als je frontofficedienst hebt, voer je acute taken uit zoals: beantwoorden van de telefoon, faxen, ontvangst gasten en postverwerking. Heb je backofficedienst, dan ben je meer bezig met managementondersteuning in de vorm van het uitwerken van notulen, het organiseren van symposia en het voorbereiden van vergaderingen. Er heerst rust in de backoffice. Er is weinig telefoonverkeer. Als backofficemedewerkers toch zelf ongestoord willen bellen, kunnen ze terecht bij nabijgelegen belcellen. Voor werk dat extra concentratie behoeft, hebben we concentratiewerkplekken gecreëerd. Afgezet door schotten hebben secretaressen daar een werkplek van 1.60 meter met alle toebehoren.’ De nieuwe manier van werken heeft in Nijmegen op het secretariaat van de afdeling kindergeneeskunde tot verbeteringen geleid. Het ziektepercentage is gedaald en de secretaressen ervaren minder stress op hun werk. ‘Ze hebben dankzij de nieuwe structuur veel beter in kaart wat hun werkzaamheden zijn’, verklaart Corrie van Wolferen. ‘Ook kunnen ze tegenwoordig makkelijk vrije dagen inplannen en drie weken aaneengesloten vakantie opnemen. Iets dat voorheen onmogelijk was. Bij afwezigheid worden je taken zelfs waargenomen door een collega. Dus geen uitpuilend postvak en een bureau vol met opeengestapeld werk meer als je terugkomt van vakantie. Daarnaast krijgen ze de mogelijkheid om thuis te werken.’ Dynamischer en breder dan ooit ‘In sommige organisaties zoals bijvoorbeeld softwarebedrijven en reclamebureaus zien we nu al dat de rol van de secretaresse kleiner

Trendwatcher Lieke Lamb Lieke Lamb is trendwatcher op het gebied van technologie, maatschappelijke ontwikkelingen en de rol van vrouwen in een werkomgeving. Voor het secretaressevak signaleert zij de volgende trends: •• De secretaresse wordt het gezicht van de organisatie. Via sociale media onderhoudt ze alle contacten met de buitenwereld. •• Haar functie wordt complexer en breder. De secretaresse houdt het overzicht over de verschillende takken in het bedrijf. Er wordt een proactieve houding verwacht. •• Werk is beter gedocumenteerd en dus gemakkelijker overdraagbaar. •• Secretaressen worden geacht kennis te hebben van de nieuwste apps die hen ondersteunen in het werk. •• Werkgevers worden zelfstandiger en direct benaderbaar. Als secretaresse ben je niet langer het voorportaal. •• In 2035 is 70 procent van de afgestudeerden vrouw. In 2060 bestaat de meerderheid van leidinggevenden uit vrouwen. Dat geeft een nieuwe dynamiek in werkrelaties. •• Deeltijdwerk is uit, flexwerk in. Iedereen wordt 24/7 oproepbaar. •• Automatisering betekent niet automatisch. Secretaressen zullen geautomatiseerde taken blijven aansturen. Zie ook www.trendwatcher.com.

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

20-09-12 17:09


persoonlijke ontwikkeling

adieu secretaresse, hello assistant Wil je meer weten over de toekomst van de secretaresse? Annemarie de Martines schreef het boek ‘Adieu Secretaresse, Hello Assistant’. Daarin omschrijft ze aan de hand van voorbeelden hoe manager en assistent samen de vruchten kunnen plukken van een nieuwe en gelijkwaardige manier van samenwerken. Het is een aanrader voor elke secretaresse, manager of HR-functionaris die door veranderende organisatiestructuren het secretaressevak wil moderniseren. Het boek is onder andere verkrijgbaar via www.managementsupport.nl/shop en via de site van auteur Annemarie de Martines: www.quadrantadvies.nl.

wordt of zelfs verdwijnt. Het is erg van de context afhankelijk en hangt ook af van de mens die in de organisatie werkzaam is’, aldus Annemarie de Martines. Als de manager veranderingsgezind is, kan het hard gaan. Er zijn zelfs overheidsinstanties die al voorop lopen ten aanzien van Het Nieuwe Werken. Maar vergeet niet dat veel organisaties ook nog traditioneel werken. Meestal zijn dat organisaties die te maken hebben met veel informatiestromen. Daar zie ik de secretaresse nog niet zo gauw verdwijnen.’ In de medische sector zal secretariële ondersteuning ook altijd nuttig blijven volgens Corrie van Wolferen van het Universitair Medisch Centrum St. Radboud. ‘Wat wij nu hebben opgezet zou je nog verder kunnen uitkleden. Maar dan ga je heel ver. Dat komt de klant en patiëntvriendelijkheid niet ten goede. Er zal wel een onderscheid komen tussen medewerkers op uitvoerend niveau en beleidsmatig niveau.

Administratieve krachten voeren opdrachten uit die van hen gevraagd worden. Managementassistenten werken zelfstandig, hebben meer verantwoordelijkheid en denken mee op beleidsniveau.’ Joyce Steenveld van Schoevers Opleidingen gelooft niet dat de secretaresse zal verdwijnen. ‘Haar rol zal dynamischer en breder worden dan deze ooit was’, benadrukt ze. ‘Dus zie kansen en ga ervoor!’ <

Deeltijdopleidingen Schoevers Om je profiel continu marktconform te houden biedt Schoevers deeltijdopleidingen en trainingen aan. Je kunt je zo blijven bijscholen tijdens je veranderende rol als secretaresse. Op www.schoevers.nl/werknemer staat altijd het laatste nieuws én je vind daar per opleiding detailinformatie.

Advertentie

� � � DE KROON OP UW ZAKEL�KE B�EENKOMST VOOR MEER INFORMATIE OVER DE ZAKEL�KE MOGEL�KHEDEN EN HET B�ZONDERE JUBILEUMPROGRAMMA KUNT U CONTACT OPNEMEN MET CARRÉ ZAKEL�K VIA ARRANGEMENTEN@CARRE.NL OF 020 52 49 414. WWW.CARRE.NL

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012

031-033_MSM10_ART_3K01.indd 33

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 33

20-09-12 17:09


officemanagement

Het Nieuwe Werken

Liever vandaag dan morgen Het Nieuwe Werken is een feit waar werkgevers niet meer omheen kunnen. Zowel voor de managementondersteuner als de manager biedt tijd- en plaatsonafhankelijk werken heel veel voordelen. Wij gingen ‘het veld in’ en vroegen een aantal management­ ondersteunende ‘nieuwe werkers’ wat het hen heeft gebracht, hoe ze HNW hebben vormgegeven en welke uitdagingen er zijn. Tekst Emilie Broeze

De managementondersteuner is helemaal klaar voor HNW. Ze begint er nog liever vandaag dan morgen mee. (Bron: Nationaal onderzoek over HNW 2010 van Kluwer.) Secretaressen zien er grote voordelen in, vooral wat betreft de afstemming tussen werk en privé. Hun managers lijken vooralsnog wat minder enthousiast. Toch is er geen weg terug: organisaties die achterblijven, lopen het risico dat talentvolle medewerkers hun heil elders zoeken. Bepaal zelf na het lezen van dit artikel of Het Nieuwe Werken ook voor jou en je manager succesvol kan zijn. Overal anders Uit de reacties op de LinkedIngroep van Management Support blijkt dat HNW bij veel organisaties anders is ingevuld. Som-

mige ondersteuners werken met alleen een mobiele telefoon al flexibel. Hiermee zijn ze prima bereikbaar. Om toegang te krijgen op het bedrijfsnetwerk loggen ze thuis in op hun eigen computer. Voor andere managementondersteuners is HNW volledig geregeld. Zij hebben een laptop, smartphone met pushmail, communicator (soort MSN) en thuis een ingerichte werkplek. Ook het aantal uren dat secretaressen thuis werken, verschilt; van een paar uur per week om bijvoorbeeld de files te ontwijken of om de kinderen naar school te brengen, tot een paar vaste dagen per week. Er zijn managers die eerst goedkeuring willen verlenen om thuis te werken en managers die de keuze aan de ondersteuner overlaten. Al deze factoren zijn afhankelijk van de organisatie waar iemand werkt, maar ook afhankelijk van de mate

Voor- en nadelen van hnw Voordelen Nadelen Werkgever •• Kostenbesparing op huisvestingsgebied •• Extra investeringen •• Sturen op resultaat •• Verlies van controle •• Daling ziekteverzuim •• Tijdrovend om te implementeren •• Aantrekkelijk voor nieuwe generatie Werknemer •• •• •• •• ••

Balans werk-privé Flexibele werktijden Minder reistijd en reiskosten Arbeidstevredenheid - Verzakelijking Autonomie

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012 34

034-035_MSM09_ART_3K03.indd 34

•• •• •• ••

Balans werk - privé Inleveren vaste eigen werkplek Verlies van sociale context Niet voor iedereen

TIP: Als jouw organisatie HNW heeft geïntroduceerd, verken dan voor jezelf de mogelijkheden en kijk wat haalbaar is. De belangrijkste boodschap is: maak jezelf onmisbaar in het digitale tijdperk en neem de regie in je loopbaan.

waarin de ondersteuner zelf aan de slag wil met HNW. Liever niet... HNW is niet voor alle secretaressen een uitkomst. Sommigen werken liever op gezette tijden en maken een duidelijk onderscheid tussen werk en privé en nemen liever geen werk mee naar huis. Bij het idee alleen al denken ze: ‘ik moet er wel zijn als iemand me nodig’ heeft of: ‘ik ben toch het visitekaartje van de organisatie’ en: ‘wie pakt de ad-hocwerkzaamheden op?’ Daarnaast vinden ze het fijn om face-to-face contact met collega’s te hebben en vinden teamspirit belangrijk. Liever wel... maar Dan is er de groep die wél flexibel wil werken maar waarvan de (traditionele) manager roet in het eten gooit. Die ziet z’n secretaresse liever op kantoor. Want wie moet anders bezoekers opvangen, hen van koffie en thee voorzien, spoedzaken verzorgen en kopieerklussen verrichten terwijl veel ondersteuners het erover eens zijn dat een manager dit soort zaken prima zelf kan regelen. Gelukkig vindt de hedendaagse manager dat ook! De digitalisering en de huidige eco-

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

20-09-12 17:11


officemanagement

nomische crisis hebben dit mede in de hand gewerkt. Door bezuinigingen is er veel gesneden in ondersteunende functies. Managers of andere medewerkers maken steeds vaker zelf afspraken, zijn superhandig met de BlackBerry, en verrichten zelf veel administratieve werkzaamheden. Hierdoor is de rol van de managementondersteuner ‘verlegd’. Zij (of hij) werkt niet meer vóór de manager maar mét de manager. Niet alleen bij grote organisaties Je zou denken dat HNW alleen bij grote organisaties goed geregeld is. Niets is minder waar. Ook al ben je de enige ondersteuner, dan nog kun je prima tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Dat doet Willemieke Wolters ook. Zij werkt als office manager bij HOW TO… specialist in trainingen, advies en coaching in Leiderschap in Communicatie. Deze organisatie heeft de faciliteiten zo ingericht dat alle medewerkers thuis kunnen werken. Willemieke heeft een mobiel van de zaak en toegang tot alle documenten, e-mail en alle agenda’s. Als ze een keer niet te bereiken is of ongestoord wil werken, schakelt ze de telefoon door naar een telefoondienst. De telefoondienst stuurt alle boodschappen per e-mail naar haar door. Willemieke kan dan op een tijdstip dat het haar uitkomt de mailtjes afhandelen. Ze juicht HNW dan ook enorm toe en raadt iedere organisatie aan om HNW in te voeren, mits dit mogelijk is natuurlijk. Zij geeft je daarbij de volgende tips: •• Maak een aantrekkelijk plan van aanpak waarin je beschrijft hoe jij HNW in jouw werkzaamheden ziet en welke voordelen dat oplevert; voor zowel de organisatie als voor jezelf. •• Zorg dat alle randvoorwaarden goed geregeld zijn zodat HNW soepel verloopt en daadwerkelijk de voordelen oplevert die jij schetst in je plan van aanpak.

Handige links •• www.overhetnieuwewerken.nl. •• Tien voordelen voor werkgevers om secretaressen flexibel te laten werken: www.boertiengroep.nl/ over-boertiengroep/nieuws/362/ het-nieuwe-werken-voor-secretaresses.html.

uitdagingen HNW biedt jou als managementondersteuner ook uitdagingen. Dit zijn ze: •• HNW vraagt om de discipline om zelfstandig te kunnen werken en is hierdoor niet voor iedereen geschikt. Je moet jezelf goed kunnen managen, want er is immers geen manager in de buurt. Niet iedereen heeft dit talent. •• Houd balans in werk en privé. Je ontvangt ook buiten werktijden mail en telefoontjes. Kader uren af waarop je thuis aan het werk bent. Deze kun je later weer compenseren. Werk en privé raken door HNW steeds meer in elkaar verweven, wat het des te belangrijker maakt om grenzen te stellen.

•• Laat je werkgever inzien dat HNW de toekomst is. De ‘traditionele’ manier van werken zal meer en meer naar de achtergrond verdwijnen. Onderstreep dit punt. Wil je als organisatie jonge en nieuwe medewerkers aan je binden, dan is HNW onontkoombaar. Onderstreep ook dit belang. Flexibeler, productiever en spitsvrij ­reizen Wat vind jij prettig aan HNW? •• Je deelt je tijd flexibel in waardoor het veel efficiënter en effectiever werken is. (Werkzaamheden waarbij ik me goed moet concentreren, doe ik liever thuis.) •• Door de vrijheid en het gevoel van wederzijds vertrouwen, ben ik zeer productief. (Als ik bijvoorbeeld een boodschap wil doen, is dat geen probleem, dan werk ik gewoon langer door.) •• Je hoeft niet elke dag te reizen. Is dat wel het geval? Dan kun je buiten de spits reizen. Hoe maak je HNW succesvol? Voorwaarden zijn: •• Een digitaal netwerk waarmee je toegang hebt tot alle documenten, je mail en de agenda’s. •• Een mobiele telefoon en computer waarmee je kunt inloggen op het bedrijfsnetwerk. •• Maken van heldere afspraken tussen zowel managementondersteuner en manager als de managementondersteuners onderling. •• Zorgen voor vertrouwen tussen zowel de managementondersteuner en manager als de managementondersteuners onderling. Het is hierbij van groot belang dat de manager op resultaat stuurt en niet controleert. Dit betekent: loslaten, verbinden en vertrouwen. •• Voorkomen van ‘social pressure’. Een opmerking als: ‘lekker tropenrooster heb

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012

034-035_MSM09_ART_3K03.indd 35

•• •• •• •• ••

••

je’ is grappig bedoeld, maar zendt de boodschap mee ‘doe je wel wat als je thuis werkt?’ Maak dit soort opmerkingen bespreekbaar. Durf feedback te geven. Acceptatie van de directie. Openheid en transparantie over je werkzaamheden/activiteiten. Zorgen voor up-to-date agenda’s. Iedereen moet toegang krijgen tot elkaars agenda. Bereikbaar zijn als in je agenda staat dat je thuis werkt. Contact houden met elkaar. Zorg ervoor dat je elkaar wekelijks op vaste tijden ziet en spreekt, bijvoorbeeld tijdens een werkoverleg. Dit zorgt voor verbinding. Een werkplek thuis die voldoet aan jouw minimale eisen. Maak hier met je werkgever duidelijke afspraken over. <

Emilie Broeze is trainer/adviseur in opleidingen voor secretaressen en managementsupporters bij Boertiengroep. Zij geeft trainingen op het gebied van mondelinge communicatie zoals: klantgericht en commercieel handelen, assertief optreden, timemanagement en feedback geven en ontvangen. Informatie: www.boertiengroep.nl.

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 35

20-09-12 17:11


AirGo-M, your mobile booking solution

3G

3G

4:08 PM

3G

4:08 PM

4:08 PM

Camera

Settings

Calculator Calcul alculator or

Chat

Camera

Settings

Calculator Calcul alculator or

Chat

Camera

Settings

Calculator Calcul alculator or

Chat

iCal

Skype

Youtube Y

Gmail

iCal

Skype

Youtube Y

Gmail

iCal

Skype

Youtube Y

Gmail

Notes

Maps

iTunes

Notes

Maps

iTunes

Notes

Maps

iTunes

Mail

Weather Wea ather

Facebook

Mail

Weather Wea ather

Facebook

Mail

Weather Wea ather

Facebook

Zelf snel en makkelijk vluchten boeken wanneer het u uitkomt. Uw reisschema raadplegen en op de hoogte blijven van de status van uw vlucht. Met AirGo-M, de mobiele app van VCK Travel, helpen wij u om de controle te houden over uw boekingen. Dรกt noemen wij de Personal Touch. AirGo-M is de mobiele versie van de zelfboekingtool AirGo. Inclusief reisbeleid, MIS en 24-uurs service.

Lees alles over AirGo-M op de speciale site www.airgo-m.nl

Member of the VCKGROUP 002-035_MSM10_ADV01.indd 36

20-09-12 17:21


arbeidsomstandigheden

De invloed van je werkomgeving

En? Lekker gewerkt? Lekker en met plezier aan het werk zijn, of het gevoel hebben dat het daaraan ontbreekt. Eén van de oorzaken kan de werkomgeving zijn. Dit artikel gaat over de eisen waaraan je werkplek moet voldoen, hoe je zelf met eenvoudige middelen verbeteringen kunt aanbrengen, en wat je kunt doen om structurele verbeteringen op gang te krijgen. Tekst Vera Bot

Veilig en gezond werken: dat is de zorgplicht van de werkgever en het recht van de werknemer. Je denkt daarbij al snel aan risico’s die je als secretaresse niet loopt; je werkt niet buiten op grote hoogte, met gevaarlijke stoffen, of in lawaaierige werkplaatsen. Het risico van de ziekte van Lyme door tekenbeten die je in het veld kan oplopen, is voor jou niet aan de orde. Nee, jouw biotoop is hoogstwaarschijnlijk de kantoortuin. Maar ook daar kan, zoals sommigen ongetwijfeld hebben ervaren, wel wat aan de arbeidsomstandigheden worden verbeterd. Dat is in het belang van zowel de werknemer als de werkgever. Onder goede omstandigheden heb je namelijk meer plezier in je werk, je presteert beter en bent zelden ziek - allemaal zaken die de bedrijfsleiding erg op prijs stelt. Om dit te bereiken is een arbeidsomstandighedenbeleid noodzakelijk, en omdat de inzichten op dit punt evolueren, moet de werkgever het beleid regelmatig toetsen aan de stand van de wetenschap op dit gebied.

uitzicht voor werktevredenheid en een beter herstel bij stress. De aanwezigheid van planten stimuleert de productiviteit en creativiteit. Positief gevolg is dat werknemers in een groene leefomgeving minder ziek zijn. Terwijl je aan het werk bent, bepaalt je kantoor dus mede hoe goed je de informatie in je opneemt. Zit je in een rumoerige kantoortuin, dan kost het je meer moeite om je te concentreren dan in een rustige ruimte. Heb je goed licht, dan lees je teksten makkelijker dan in een slecht verlichte ruimte. Is het te warm om je heen, dan leidt dat ook weer af. En hoe minder optimaal je omgeving is, hoe slechter je herstelt van stress en hoe groter de kans dat je je uitgeput voelt.

Zorg goed voor je aandachtsspier Joren van Dijk legt desgevraagd uit: ‘Je werk naar tevredenheid doen heeft veel te maken met aandacht. En aandacht kun je zien als een spier, een spier die uitgeput kan raken. Je hebt twee vormen van aandacht. De ene is focus, gerichte aandacht. Je gebruikt hem als je geconcentreerd notulen zit uit te werken of een rapport corrigeert. Deze taken vergen veel van je energie en je kunt door zo’n taak mentaal uitgeput raken. De tweede vorm is moeiteloze aandacht: je ontspant je door bijvoorbeeld naar buiten te kijken. Zo laad je je mentale batterij weer op.’ Onderzoek wijst uit dat mensen een savan­ nelandschap het prettigst vinden om naar te

Werkplezier De mate waarin je plezier hebt in je werk hangt niet alleen af van het werk zelf, maar ook van bijvoorbeeld de band die je met je collega’s hebt, de balans tussen werk en privé, je werktijden, de reistijd, de cultuur op kantoor, het humeur van je baas… maar ook: de fysieke omgeving. Scoort jouw werkplek goed op punten als uitzicht, ruimte, licht en temperatuur? Dan zul je geconcentreerd en met plezier kunnen werken. In zijn artikel ‘Hoe het kantoor gedrag, gevoelens en gedachten beïnvloedt’ schrijft omgevingspsycholoog Joren van Dijk over positieve invloeden. Zo zorgt een raam met

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012

037-039_MSM09_ART_3K02.indd 37

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 37

20-09-12 17:11


arbeidsomstandigheden

kijken: grasland, met wat bomen, dieren en een blauwe lucht. Door daarnaar te kijken, geef je je hersenen even rust. Hoe minder het uitzicht voldoet (laat staan als je uitkijkt op een blinde muur) hoe moeilijker het is om je energievoorraad en daarmee je aandachtsspanne weer op te krikken. Nu is de kans klein dat je in Nederland op een savannelandschap uitkijkt, maar er is een makkelijke oplossing: hang een mooie foto of poster op met een afbeelding van de natuur, dat heeft ook een rustgevend effect. En hoe zit het met geluid? ‘Er zijn wel onderzoeken gaande over geluid’, zegt Van Dijk, ‘maar daar is veel minder over bekend. De arbonormen met decibellen zijn er om gehoorschade te voorkomen, een risico dat je op kantoor hoogstwaarschijnlijk niet loopt. Maar je kunt wel uitgeput raken van te veel geluidsprikkels. Ook over de langetermijneffecten van geluid is niet veel bekend. Maar het continu negeren van geluid is vermoeiend, simpelweg omdat het energie kost. Je aandachtsspier raakt ook hierdoor vermoeid.’ Jij en je werkplek in balans In hoeverre de kantooromgeving precies invloed heeft op werknemers en hun werktevredenheid, creativiteit en algeheel psychisch welbevinden, is echter moeilijk te zeggen, en er valt al helemaal geen percentage te geven. Wouter Tooren, ook omge-

vingspsycholoog, vertelt desgevraagd dat het antwoord niet simpel is. ‘Er is geen eenop-eenrelatie tussen omgeving en gedrag, en er is helaas ook geen standaardrecept voor de ideale werkomgeving. Wel haalbaar is een balans in de relatie tussen omgevingsfactoren en gebruikers.’ Maar hoe zorg je dan voor die balans? Waar kun je op letten? Tooren legt uit dat de invloed van de omgeving afhangt van drie zaken: de omgeving, de context van de omgeving en jijzelf, de gebruiker. De context wordt gevormd door de eigenschappen van de organisatie (taken en werkcultuur bijvoorbeeld) en wat je als werknemer nodig hebt om goed te functioneren. Een introvert iemand bijvoorbeeld functioneert waarschijnlijk slechter in een omgeving waarin veel en vaak mondeling wordt overlegd. Ook is er een onderscheid tussen subjectieve beleving en objectieve prestatie van een gebruiker. Hij illustreert het met een voorbeeld: ‘Een gevangenisbewaarder kan het ontwerp van een gevangenis deprimerend vinden, maar hij is wel in staat effectief zijn werk te doen. Desondanks voelt hij zich niet tevreden op zijn werkplek door het gevoel dat de omgeving hem bezorgt. Beleving en prestatie hoeven dus niet gelijk te zijn aan elkaar maar kunnen elkaar wel beïnvloeden.’ Ook je eigen karakter speelt mee, evenals de situatie, en bijvoorbeeld de plek waar je zit op de afde-

Tips voor omgevingsverandering 1. Gewaarwording. Het belangrijkste bij omgevingsveranderingen is eerst gewaarwording. Zodra je merkt dat de omgeving je substantieel hindert bij het uitvoeren van je taken, probeer dit dan te registreren in een logboekje. Houd kort voor jezelf bij wanneer je ergens last van hebt en waardoor je denkt dat het komt. Probeer vervolgens ieder negatief punt weg te nemen en ieder positief punt te versterken. Bedenk daarbij voor ieder punt hoe de omgeving jou hierbij kan helpen. 2. Check bij collega’s. Als duidelijk is dat je ervaringen niet veranderen met de tijd, kijk dan eens of je percepties overeenkomen met die van andere collega’s. Is dit het geval en is de invloed erg storend, stap dan gezamenlijk met jullie ervaringen naar je baas, of als dit niet werkt, stel een initiatief op via bijvoorbeeld de ondernemingsraad. Wees constructief: geef niet alleen aan dat iets niet werkt, maar ook wat eraan te doen valt. Dat is vaak moeilijk te herleiden omdat de omgeving uit zoveel factoren bestaat, en er bovendien ook nog eens een organisatorische context overheen ligt 3. Raadpleeg een omgevingspsycholoog. Bij geen gehoor kun je opperen om een omgevingspsycholoog in te huren. Deze heeft de opleiding en de ervaring om omgevingsfactoren en hun invloeden te onderscheiden. Soms is het mogelijk om oplossingen te creëren zonder dat dit vraagt om grote investeringen. Mocht het probleem vragen om specifieke kennis dan heeft deze professional vaak ook het netwerk om de juiste specialist te activeren. Het netwerk omgevingspsychologie op LinkedIn verbindt professionals in de omgevingspsychologie en kan assisteren bij het vinden van een omgevingspsycholoog.

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012 38

037-039_MSM09_ART_3K02.indd 38

ling. Zit je rustig in een hoekje van de kantoortuin of ben je letterlijk het middelpunt? Of zit je naast de kopieermachine of het koffieapparaat? Joren van Dijk legt het zo uit: ‘Als je op kantoor zit en het is er 45 graden, dan ben je meer bezig met die temperatuur dan met factoren als geluid of uitzicht. Maar zit je in een ‘normale’ dagelijkse werksituatie, dan heeft die blinde muur of het storend gezoem van het kopieerapparaat wel degelijk invloed op je werkplezier.’ Wat bepaalt een goede werkplek? Er zijn volgens Tooren drie soorten factoren die hierbij van invloed zijn. Ten eerste zijn er de factoren als: temperatuur, licht, luchtvochtigheid, geluidsniveau, ergonomische factoren als zithouding en de mate waarin je controle kunt uitoefenen op je omgeving. Deze factoren zijn minder afhankelijk van de context maar niet volledig; sommige mensen houden van een temperatuur van 18 graden, anderen van 21 graden, maar vrijwel niemand werkt graag bij een temperatuur van 10 graden. Wel is het zo dat juist deze factoren vastgelegd zijn in arbo-eisen en dat is niet voor niets; zo is er in elk geval een wettelijke basis voor een gezonde, veilige en prettige werkomgeving. Plezierig is het als je zelf invloed kunt uitoefenen, bijvoorbeeld door het openen van een raam voor frisse lucht. Ten tweede zijn er de subjectieve factoren die indirect je gedrag beïnvloeden. Bijvoorbeeld de schoonheid van de omgeving, of je je er gehecht voelt en of je je veilig voelt. Deze zijn wel degelijk sterk contextafhankelijk; weinigen zullen zich plezierig voelen in een omgeving waar veel ontslagen dreigen te vallen. De derde groep zijn taakafhankelijke factoren, bijvoorbeeld of je makkelijk de weg kan vinden op kantoor, of je overzicht hebt op de werkvloer en of je snel een boodschap kunt overbrengen. Dit is de groep waarin je de meeste vooruitgang kunt boeken; veranderingen zijn direct zichtbaar in het werkproces. Stel dat je een sollicitant op bezoek krijgt en de omgeving hindert hem of haar om makkelijk de weg vinden naar het sollicitatiegesprek. Dit kan bij de persoon in kwestie leiden tot stress en frustratie, wat weer kan leiden tot negatieve gedachten over zichzelf, die weer kunnen leiden tot onzekerheid over het gesprek. Op deze manier speelt de omgeving subtiel met gedrag op manieren die je vaak niet direct ziet.

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

20-09-12 17:11


arbeidsomstandigheden

Grote aanpak Voor een echte optimalisatie van de werkomgeving is een integrale aanpak nodig. Dit

vraagt om verschillende niveaus van analyse en gaat niet over een nacht ijs. Vaak gebeurt dit ook in een systeemmodel waarbij op de

doe het zelf Snelle oplossingen als je kantooromgeving niet optimaal is. •• •• •• •• ••

Zet planten neer. Zorg voor voldoende frisse lucht en daglicht. Hang een mooie foto of afbeelding van de natuur op. Zet wat persoonlijke spulletjes of foto’s op je bureau. Verlies je regelmatig het overzicht? Ruim je bureau op en organiseer je spullen zodat je ze makkelijk kunt terugvinden. •• Probeer de prikkels door geluid te minderen; sluit jezelf een tijdje af met oordopjes of vraag je collega’s hun telefoons zachter te zetten. Sommige telefoons hebben, behalve een ringtone, ook lampjes. Zo kun je het geluid terugdringen. Wil je je collega’s bewust maken van het effect van hun gedrag op jou (vooral bij geluidsoverlast), en hang je een briefje op als reminder? Formuleer dan positief. Dus niet: ‘niet luid telefoneren a.u.b.’ maar: ‘zachtjes praten’. •• De macht van de sociale controle: mensen die het gevoel hebben dat ze in de gaten worden gehouden, gaan normconform gedrag vertonen, ofwel: ze gaan zich beter gedragen. Wat hierbij helpt is even simpel als effectief: zet een paar ogen op je briefje met je verzoek. Zeker weten dat het helpt!

langere termijn de omgeving constant wordt geëvalueerd en aangepast zodra de context verandert. Denk hierbij aan het optimaliseren van de indeling van het kantoor zoals plannen van looppaden van en naar functieplekken, het creëren van zitjes, opheffen van stille hoeken en het vergroten van de transparantie en vindbaarheid in het gebouw. Meer weten? Raadpleeg: -- Arbo pocket Wegwijzer 2012, door H. Koenders, uitgave Kluwer -- Arboonline.nl -- Arbobondgenoten.nl -- Fnvbondgenoten.nl -- Nen.nl -- Healthygreenatwork.nl -- Omgevingspsycholoog.nl <

bonus: Ga voor de belangrijkste arbofeiten rond je werkplek naar www.managementsupport.nl. Je vindt ze onder bonuscode 1012.1

Advertentie

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012

037-039_MSM09_ART_3K02.indd 39

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 39

20-09-12 17:11


taalkwesties

‘Ik heb eindelijk mijn bestand geüpload’

Hoe vervoeg je lastige (Engelse) werkwoorden?

Dertig jaar geleden was het niet nodig om iets te deleten. We downloaden niks en we e-mailden elkaar ook nog niet. We deden niet aan forwarden, uploaden, cc’en of sms’en. Inmiddels gebruik je deze termen bijna dagelijks. De Nederlandse taal kent steeds meer werkwoorden die uit het Engels komen. De spelling van de meeste woorden is makkelijk, maar er zijn ook werkwoorden waar je flink van in de war kunt raken. Tekst Judith Winterkamp

Een voorbeeld: hieronder lees je drie zinnen. Welke zin is juist?

Behalve als dit zorgt voor een andere uitspraak. Dan gaat het dus zo:

1. Heb jij dat document nog gesavet nadat je het hebt upgeload, zodat je het niet per ongeluk deletet? 2. Heb jij dat document nog gesaved nadat je het hebt geupload, zodat je het niet per ongeluk deleet? 3. Heb jij dat document nog gesaved nadat je het hebt geüpload, zodat je het niet per ongeluk delete?

Engelse vorm: to volleyball to cross

Het goede antwoord is zin 3. Waarom? Dat leg ik hierna graag aan je uit. Ik zet de belangrijkste regels voor het vervoegen van Engelse werkwoorden voor je op een rij. Volg zo veel mogelijk de Nederlandse regels Werkwoorden die van oorsprong Engels zijn, vervoegen we zo veel mogelijk volgens de Nederlandse regels. Hoe vervoeg je ook alweer volgens de Nederlandse regels? Stap 1- Bepaal de stam van het Engelse werkwoord De stam vind je door van het hele werkwoord -en af te halen. Wat je overhoudt is de stam. De stam van worden is dus word, de stam van leiden is leid en de stam van houden is houd. Bepaal je de stam van het Engelse werkwoord? Dan hoort de -e vaak ook bij de stam. Dit geldt in ieder geval voor Engelse werkwoorden die eindigen op -cen. Zoals racen. Daarvoor kijk je naar de uitspraak. Alleen als je race schrijft, spreek je het woord goed uit. Schrijf je hij ract? Dan lees je dit als hij rakt in plaats van hij reest. Als je hij racet schrijft, spreek je het wel goed uit. Dit geldt ook voor saven. Het is niet hij savet en niet hij savt. In het kader aan het eind van dit artikel lees je meer voorbeelden. Let op! Er zijn twee uitzonderingen op deze regel. 1. Eindigt het woord in het Engels op een dubbele medeklinker? Dan vernederlands je de stam. Je schrijft dan een enkele medeklinker.

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012 40

040-041_MSM10_ART_2K01.indd 40

Nederlandse vorm: volleyballen crossen

Stam: volleybal (en niet volleyball) cros (en niet cross)

2. Heeft het woord in het Engels in de laatste lettergreep een lange oo? Of een klank die daarop lijkt? Dan vernederlands je de stam. Je schrijft dan oo met een dubbel klinkerteken. Kijk maar: Engelse vorm: to promote to score

Nederlandse vorm: promoten scoren

Stam: promoot (en niet promot) scoor (en niet scor)

Stap 2 - Vervoeg Engelse werkwoorden zoals Nederlandse werkwoorden Engelse werkwoorden vervoeg je op dezelfde manier als Nederlandse werkwoorden. Ken je ’t kofschip nog? Gebruik dit ezelsbruggetje om de verleden tijd en het voltooid deelwoord te bepalen. Bijvoorbeeld: Werkwoord: saven downloaden

Tegenwoordige tijd: ik save jij savet ik download jij downloadt

Verleden tijd: ik savede jij savede ik downloadde jij downloadde

Voltooid ­deelwoord: gesaved gedownload

Een lastig geval: is het geüpgrade of geüpgraded? Het antwoord is: geüpgraded. Hoe kom je hierachter? Je leest het hiervoor al: als je werkwoorden vervoegt, ga je uit van de stam. Dus het hele werkwoord zonder -en aan het eind. Volgens deze regel zou de stam van upgraden: upgrad moeten zijn. Maar we hebben een extra -e nodig voor de uitspraak. Upgrad spreek je namelijk uit als upgrat. Terwijl je upgrade wel goed uitspreekt: upgreed.

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

20-09-12 17:13


taalkwesties

Verschillende typen werkwoorden uitgelicht Je hebt hiervoor de belangrijkste regels gelezen. Ga je graag nog een stapje verder? Lees dan ook de volgende regels eens door: Het type faxen - faxt - faxte - gefaxt Werkwoorden van het type faxen kun je vergelijken met een Nederlands werkwoord als beheksen. Het is: ik beheks - jij/hij behekst - behekste - behekst en dus ook: ik fax - jij/hij faxt faxte - gefaxt. Vormen als jij faxed of jij hebt gefaxed zijn nooit juist. Dezelfde vervoeging krijgt bijvoorbeeld brunchen (vergelijkbaar met dansen). Net zoals het: ik dans - jij/hij danst danste - gedanst is, is het: ik brunch - jij/hij bruncht - brunchte - gebruncht. Vergelijk ook: coachen - ik coach - jij/hij coacht - coachte - gecoacht en smashen: - ik smash - jij/hij smasht - smashte - gesmasht. Dus: hoe de [s]-klank wordt gespeld en uitgesproken in het Engels doet er niet toe; de vervoegings-t’s voeg je toe volgens het Nederlandse systeem. Het ezelsbruggetje van ‘t kofschip geldt voor dit type werkwoorden. Het type racen - racet - racete - geracet Dit type is vergelijkbaar met het vorige type, alleen is er nu een extra e in de vervoegingen nodig (race is de stam). Hij ract is niet goed herkenbaar en wordt ook niet goed uitgesproken. Vandaar

Upgraden behandelen we verder als een Nederlands werkwoord. In de verleden tijd komt er -de achter de stam: hij upgradede (stam = upgrade + -de). Het voltooid deelwoord vorm je door ge- voor de stam te plaatsen en een d erachter. Dus: geüpgraded. ik upgrade - hij upgradet - ik upgradede - ik heb geüpgraded Is dat wel nodig? De laatste d in geüpgraded hoeft van veel mensen niet. Het is overbodig en verwarrend voor de uitspraak. Maar toch zijn het de regels. Net als de puntjes op de u. Die heb je nodig om te voorkomen dat de e en u botsen. Net als in bijvoorbeeld geüniformeerd. Nog een paar voorbeelden van vergelijkbare voltooide deelwoorden: -- Veel pc’s zijn gedowngraded van Vista naar het oudere XP. (stam: downgrade, verleden tijd: downgradede) -- Heb je het artikel gesaved? (stam: save, verleden tijd: savede) -- Hij heeft het bericht gedecoded. (stam: decode, verleden tijd: decodede) -- Ik heb jaren met plezier gehangglided. (stam: hangglide, verleden tijd: hangglidede) (Bron: onzetaal.nl)

dat de vervoeging is: ik race - jij/hij racet - racete - geracet. Nog een voorbeeld: freelancen - ik freelance - jij/hij freelancet freelancete - gefreelancet. Ook hier wordt uitgegaan van de [s]klank; ‘t kofschip geldt voor de verledentijdsvormen. Het type spammen - spamt - spamde - gespamd Dit type is vergelijkbaar met remmen. Net zoals het ik rem - jij/hij remt - remde - geremd is, is het ik spam - jij/hij spamt - spamde - gespamd. En net zoals het is antwoorden - ik antwoord - jij/hij antwoordt - antwoordde - geantwoord, is het downloaden - ik download - jij/hij downloadt - downloadde - gedownload. Het type timen - timet - timede - getimed Dit type is vergelijkbaar met spammen, maar nu is er weer een extra e nodig. Jij timt is immers niet duidelijk. Daarom is het timen - ik time - jij/hij timet - timede - getimed. Let ook op werkwoorden die eindigen op -izen en -isen, zoals socializen en webvertisen. Ook hier is een extra e nodig in de vervoeging. Het is ik socialize - jij/hij socializet - socializede - gesocialized en ik webvertise - jij/hij webvertiset - webvertisede en gewebvertised. Er is een [z] hoorbaar, en geen [s], en in de vervoegingen van de verleden tijd verschijnt daarom een d. (Bron: onzetaal.nl)

We gebruiken in het Nederlands duizenden Engelse woorden. Maar lang niet iedereen begrijpt ze even goed. En veel mensen ergeren zich aan al die Engelse woorden. Bedenk daarom altijd: kun je ook een Nederlands alternatief kiezen voor het Engelse woord? Zo ja, gebruik dat dan liever. Dus schrijf in plaats van geüpgraded liever: verbeterd. Of: We gebruiken vanaf nu de nieuwe versie. Vaak kun je de - lastige - vervoeging ook helemaal links laten liggen. Door bijvoorbeeld in plaats van Heb jij gerugbyd? te schrijven: Heb jij rugby gespeeld? Dat staat mooier en leest makkelijker, toch? Want geef toe, een woord als geüpgraded verdient niet de schoonheidsprijs. Bronnen: www.onzetaal.nl www.woordenlijst.org <

Judith Winterkamp is trainer van Communicatief tekst & training. Zij geeft trainingen op het gebied van schriftelijke communicatie zoals Brieven en e-mails schrijven, Creatief zakelijk schrijven, Snellezen en Spelling en Taaltips. Informatie: ­www.communicatief.info.

Nog even dit … Je weet nu hoe je Engelse werkwoorden vervoegt. Dan hebben we nog één laatste advies: gebruik het Engelse woord liever niet!

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012

040-041_MSM10_ART_2K01.indd 41

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 41

20-09-12 17:13


spelling- en taaltips

De Olympische Spelen Het kan je afgelopen zomer niet zijn ontgaan: de Olympische Spelen. Niet alleen sportief een prachtig fenomeen; ook taalkundig leverden de spelen veel interessants op! Tekst Judith Winterkamp

De Olympische Spelen schrijf je met hoofdletters. Maar waarom schrijf je olympiërs en olympisch goud dan niet met een hoofdletter? Olympische Spelen moet je inderdaad met twee hoofdletters schrijven. Dat komt doordat het hier om de eigennaam van het sportevenement gaat. Eigennamen krijgen altijd een hoofdletter. Of het nu gaat om jouw naam Paula, je woonplaats Utrecht of de atletiekvereniging Run2Day waar je lid van bent. Volgens het Groene Boekje krijgen eigennamen altijd een hoofdletter. Dus ook sportevenementen als de Olympische Spelen, The Players Championship (golf), de Ronde van Lombardije (wielrennen) en de FIVB World Grand Prix (volleybal). In andere gevallen schrijf je olympisch met een kleine letter, dus de olympische vlag, het olympisch goud en het olympisch dorp. Kan het bijvoeglijk naamwoord Olympisch dan nooit een hoofdletter hebben? Jawel! Als er sprake is van een verwijzing naar de Griekse plaats Olympia of de berg Olympus, dan schrijf je Olympisch met een hoofdletter. Eigenlijk is dat niet verrassend. Dat doen we tenslotte ook bij afleidingen van andere geografische namen, zoals een Limburgse traditie, een Haagse gewoonte en de Drentse bossen. Op volkskrant.nl staat een zin die begint met de woorden Recordinternationaal Teun de Nooijer … Moet recordinternationaal echt aan elkaar? Ik zou het liever als twee woorden schrijven, dus record internationaal. Recordinternationaal is goed. Dit woord is een samenstelling van de twee zelfstandige naamwoorden record en internationaal. Als twee woorden samen één betekenis hebben, dan schrijven we die woorden aan elkaar. Vandaar recordinternationaal. Overigens kan ik me wel voorstellen dat je record los wilt schrijven van de rest. Record lijkt namelijk een bijvoeglijk naamwoord in plaats van een zelfstandig naamwoord. En bijvoeglijke naamwoorden staan meestal los van het zelfstandig naamwoord: een verrassende speech en een lastige kwestie. Door voor record een lidwoord te zetten, zie je dat het echt een zelfstandig naamwoord is: het record. Want een zelfstandig naamwoord heeft (bijna) altijd een lidwoord. In een artikel op volkskrant.nl over een Duitse olympische zwemtrainer staat het woord mede-aanklaagster met een streepje. Moet je dit inderdaad met een koppelteken schrijven? Volgens de groene spelling schrijf je mede-aanklaagster zonder een streepje. Het voorvoegsel mede zetten we namelijk altijd vast aan

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012 42

042-042_MSM10_RUB01.indd 42

het woord dat erna komt. Vergelijk het maar met voorbeelden als medeoprichtster, medeverantwoordelijk en medeplichtig. Mocht er op de e van mede een klinker volgen die samen met die e een klinkerbotsing veroorzaakt, dan moet je er een koppelteken tussen zetten. Bij mede komt dit voor bij de combinaties e-e, e-i en e-u. Mede-eigenaar, mede-initiatiefnemer en mede-uitbater krijgen dus een streepje om de klinkerbotsing op te heffen. Maar hoe zit het nou met mede-aanklaagster? Volgens de regels van het Groene Boekje is het streepje in mede-aanklaagster overbodig. Er is immers geen klinkerbotsing. Dus is medeaanklaagster correct. Maar, de makers van volkskrant.nl schrijven volgens het Witte Boekje. Deze spelling is soepeler dan de groene spelling. Het Witte Boekje keurt mede-aanklaagster goed. Wat betekent dit voor jou? Als de organisatie waar jij werkt de officiële spelling volgt, dan betekent dit dat je de groenespellingregels moet toepassen. Dus het Groene Boekje. Hebben jullie het Witte Boekje als leidraad, dan schrijf je volgens de witte spelling. Die is vrijer in het gebruik van het koppelteken en accepteert het streepje in mede-aanklaagster. <

Taaltest Wat denk jij dat goed is? Ga uit van het Groene Boekje. De antwoorden vind je op www.managementsupport.nl onder bonuscode 1012.2. 1. We hebben dagenlang/ dagen lang op het internet gezocht naar een goede aanbieding voor die reis. 2. Ze zit al een tijdlang/tijd lang te wachten op de gegevens 3. Dankjewel/ dank je wel voor je genereuze aanbod. 4. ‘Asjemenou/ as je me nou’, mompelde hij toen hij het cadeau in ontvangst nam. 5. Je netto-inkomen/ netto inkomen/ nettoinkomen is natuurlijk afhankelijk van de hoogte van je bruto-loon/ bruto loon/ brutoloon. 6. Marco is onze nieuwe junior adviseur/ junioradviseur. Bronnen: www.onzetaal.nl, De schrijfwijzer van Jan Renkema, 2005 en Vraagbaak Nederlands van Eric Tiggeler

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

20-09-12 17:13


vreemdetalentips

Internationaal vergaderen We globaliseren, en dat heeft ook invloed op jouw werkzaamheden. Denk maar aan het regelen van internationale vergaderingen. Nu heeft vergaderen vele aspecten, en dus ook culturele. In dit artikel richt in mijn blik op Brussel, de officieuze hoofdstad van Europa is tenslotte wel wat gewend op het gebied van internationaal vergaderen. Tekst Sander Schroevers

Weet je dat er in Brussel jaarlijks zo’n 20.000 internationale vergaderingen plaatsvinden? De Europese Commissie heeft dan ook onderzoek (Elucidate) laten doen naar het succes van de diverse Europese programma’s. En wat blijkt... maar liefst 40 procent daarvan mislukt grotendeels als gevolg van intercultureel onbegrip. Dat komt omdat mensen hun eigen gewoonten - zonder zich daarvan bewust te zijn - projecteren op bezoekers uit andere landen. Het punt is natuurlijk dat die meestal heel andere gebruiken kennen. Dat iemands (culturele) opvoeding daarin belangrijker is dan iemands taal, mag blijken uit de verschillen tussen Nederlanders en Vlamingen, waarvan veel professionals aangeven het soms moeilijk te vinden om met elkaar samen te werken. Grootste verschil zit hem vooral in het zich al dan niet uiten (wat Nederlanders doorgaans heel makkelijk doen). Maar het buitenland is groter dan Vlaanderen. Zo blijkt bijvoorbeeld dat Britten, Fransen en Italianen het ongepast vinden om direct de zwaardere vergaderonderwerpen aan te snijden, terwijl wij Hollanders juist geneigd zijn de ‘koe maar meteen bij de horens te vatten’. Richard Lewis heeft daar onder zakenmensen onderzoek naar gedaan. Gemiddeld hebben Duitsers, Finnen en Nederlanders maar drie minuten nodig om zich voor te stellen, een kopje koffie te drinken en daarmee plaats te nemen aan de vergadertafel. Britten nemen daar tien minuten voor en Japanners trekken er twintig minuten voor uit (onder het genot van groene thee). In de Latijnse landen zal dat minstens dertig minuten duren. Daar gaat men pas écht van start als iedereen is gearriveerd. Als jij dus een internationale vergadering organiseert, doe je er goed aan niet alleen rekening te houden met de herkomst van de deelnemers, maar ook voor passende catering te zorgen (veel Aziaten missen bijvoorbeeld rijst). Vergadergedrag Serviërs, Macedoniërs, Italianen en Portugezen schromen niet tijdens een vergadering de telefoon aan te nemen. Duitsers en Polen kunnen een beetje humor best waarderen, maar dan wél in privé­ situaties, met andere woorden: niet tijdens een vergadering! Inhoudelijke opmerkingen door het secretariaat of van jongere medewerkers, zijn in de Scandinavische landen of Nederland geen enkel probleem, mits de opmerking ter zake doende is. In Latijnse culturen of zelfs bij onze zuiderburen verwacht men eigenlijk niet dat zij het woord nemen. Datzelfde geldt voor formeel gedrag. Ik citeer uit een Engels managementboek: ‘Protocol is minimized in the Netherlands’.

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012

043-043_MSM10_RUB02.indd 43

In lineaire culturen als de Nederlandse werkt men graag met een vooraf verzonden agenda; in andere culturen gaat men daar flexibeler mee om. Er zijn zelfs landen waar een agenda geen enkele zin heeft. Dat komt omdat men daar vanuit de relatie overlegt en dat laat zich slecht vastleggen op papier. Hetzelfde Engelse managementboek hekelt verder het feit dat bij ons iedereen zijn zegje moet doen: ‘The pragmatic Dutch rarely make decisions without a long Dutch debate’. Zonder dat we het doorhebben projecteren we daardoor onze egalitaire waarden (gelijkheidsbeginsel) op bezoekers. Iets dat Britten schijnbaar al te lang duurt. Accommodaties Naast de inhoudelijke planning valt ook veel te bereiken met het managen van een geschikte accommodatie. Een voorbeeld: op menig Nederlandse vergadertafel staan op een bepaald moment een mand met broodjes, een mandje met fruit, wat gefrituurde snacks en een paar kannen melk of karnemelk. Mensen uit Latijnse, Arabische of Aziatische culturen hebben hier echter weinig ‘kaas’ van gegeten, zal ik maar zeggen. Ze zullen je dit natuurlijk nooit face-to-face vertellen (al was het alleen maar om gezichtsverlies te voorkomen), maar wees ervan verzekerd dat zij het thuisfront wel degelijk van onze eigenaardigheden op de hoogte stellen. In veel landen luncht men namelijk warm. Daar is de maaltijd evenzeer bedoeld om de relatie te versterken. Zodoende neemt men er graag de tijd voor. Nederlanders willen juist liever efficiënt zijn, en dat botst. Ten slotte moet aangetekend worden dat juist díe vergaderingen die een passende sfeer weten te scheppen succesvol zijn. Dat wordt mede bepaald door zaken waar jij als managementondersteuner/ regelaar grote invloed op kan uitoefenen: transport, stoelen, kamertemperatuur, catering en hotelfaciliteiten. <

Taaltopics Taal is de sleutel tot een cultuur, en omgekeerd kan taal de deur soms ook stevig op slot zetten. Zo had ik de eerste keren de grootste moeite te snappen wat er nu met ‘AOB’ in de Engelse agenda bedoeld werd. Ook ik ging eens goed de mist in door het Duitse ‘TOP’ voor ‘Tops en Flops’ aan te zien. Om jou voor een dergelijke faux-pas te behoeden, vind je op managementsupport.nl onder bonuscode 1012.3 een tabel met dergelijke afkortingen en waar je ook kunt zien hoe je de agenda voor je buitenlandse gasten van tweetalige kopjes voorziet.

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 43

20-09-12 17:14


softwaretips

Mooie praatjes, mooie plaatjes

Beeldmateriaal nader ­bekeken Wie een website te onderhouden heeft of regelmatig een e-zine of brochure in elkaar moet sleutelen, zal behoefte hebben aan beeldmateriaal. Normaal gesproken wordt dat gemaakt met een al dan niet professionele camera door een al dan niet professionele fotograaf in het eigen bedrijf of in de eigen industrie, maar soms ook gewoon van internet ‘getrokken’. Wat mag wel en wat mag niet, en hoe groot moet zo’n foto nou eigenlijk zijn? Tekst Michiel Heemskerk

Om maar met de technische kant te beginnen, gaan we de afbeelding gebruiken voor internet of print (papier)? Nu beslissen, want beide media stellen hun eigen eisen. Vormgevers voor print willen een beeldresolutie van minimaal 300 DPI (dots per inch). Vergeet dit direct! Zorg voor beeldmateriaal (jpg) met een bestandsgrootte van 700 kilobyte (kB) of groter en elke klacht van een vormgever - en die kunnen klagen! - doe je af met: ‘Zeur! Niet!’ Pas als er een poster gedrukt moet worden of een aanplakbiljet, moet je met serieuze beeldbestanden aankomen. Hoe komen we achter de bestandsgrootte van een foto? Nogal makkelijk. We klikken de foto aan in de Windows Verkenner (de bestandsbrowser onder ‘Computer’) en zien (in recente Windowsversies) direct onder de foto de grootte en de afmetingen

een 17-inch computerscherm. Bedenk dan nog dat een foto op een website bijna nooit zo breed is als het hele scherm, en we komen uit op een fotobreedte van zo’n 500 pixels. Nu is het zo dat we in een web-editor een foto zo klein of groot kunnen trekken als we zelf willen, maar we willen de website snel te laden maken, en dat lukt niet als je allemaal foto’s van 3,6 MB in elke pagina zet. Downloaden we bijvoorbeeld even het programma PIXresizer (iResize voor Mac), dan krimpen we hele mappen vol foto’s in een oogwenk om van 3264 x 2446 naar bijvoorbeeld 550x413. Dat scheelt nogal in de bestandsgrootte, die ineens nog maar 63,2 kB is…

Oudere Windows of Mac? Een rechtermuisklik haalt het contextmenu naar boven, waarin de optie Eigenschappen. Aldaar ook de gewenste gegevens en nog veel meer. Nog een Mac met Mac-muis met maar één knop? Vraag de chef om een echte computer. Wat zien we? Grootte 3,6 MB. Da’s 3686,4 kilobyte, 5,2 keer zoveel als de minimale bestandsgrootte voor print. Gemaakt met een professionele camera? Eh… nee, gemaakt met een smartphone. Om maar aan te geven dat een simpele digitale camera al snel goed genoeg is om foto’s te maken voor reproductie op papier. Wat zien we nog meer? Afmetingen 3264 x 2446. Da’s weer interessant voor webpublicaties. De cijfers staan voor het aantal pixels (beeldpunten) horizontaal en verticaal. Het zou betekenen dat je een schermresolutie van 3264 x 2446 nodig hebt om de foto op ware grootte te bekijken, en die resolutie past bij ongeveer anderhalf keer High Definition (televisie). Hebben we niet nodig, aangezien een normale afmeting van een website/e-zine 1024 x 768 is: het formaat van

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012 44

044-045_MSM10_ART_2K02.indd 44

Exif! Fotobestanden bevatten veel meer informatie dan alleen de afbeelding. We noemen camera-instellingen, het type camera, opmerkingen en labels na categorisatie op de computer, copyrightinformatie, datum en tijdstip van maken en soms zelfs de exacte gps-locatie. Deze informatie heet exif-data (exchangeable image file format). In een papieren publicatie wordt die niet zichtbaar, maar in een digitale is die zéker in te kijken. Dat weten dieven ook, en die gaan bij een foto van een waardevol object dan ook geheid kijken naar die informatie, al is het maar om te weten te komen waar zich toch die mooie Nikon D4 bevindt, ter waarde van € 5500,- (alleen het camerahuis!) waarmee de foto is gemaakt. Eén blik op deze afbeelding toont de exif-informatie van eerder genoemde foto van 3,6 MB. Deze camera is netjes dichtgetimmerd voor onwelkome gasten, maar verraadt toch dat het een Samsung

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

20-09-12 17:14


softwaretips

GT-19300 is, oftewel een Galaxy S3, en deze beste smartphone van dit moment (vergeet de iPhone 4) kost zonder abonnement toch € 599,-! Zou op deze camera de gps-informatie worden meegenomen, en wordt er een foto mee gemaakt én gepubliceerd van de zeldzame antieke Friese staartklok van tante Nel, dan weten boefjes precies waar ze moeten zoeken. Is dat nog maar materieel, wat te denken van foto’s van het laatste bedrijfsfeest waarbij alle managementondersteuners vanwege de hitte luchtig gekleed gingen en met naam en toenaam en locatie in de bestandsinfo worden genoemd - Windows maakt dat heel makkelijk. Voor publicatie op internet - zeker op Facebook! - of elders ontdoen we de foto’s van exif-data door ze door het programma Easy Exif Delete te trekken. Afbeelding selecteren, één druk op de knop ‘Delete Exif’, en de foto weet niet meer wie zijn moeder was, waar zijn wieg stond en wanneer hij werd geboren, alleen nog maar hoe hij heet en hoe groot hij is. Knippen en plakken Gebruiken we naast eigen beeld ook nog beeld van derden, dan plukken we die zonder met de ogen te knipperen van internet. Of zulks mag of niet, staat vrijwel altijd bij de foto aangegeven. Wikipedia is heel duidelijk. De informatie bij deze foto van Koningin Beatrix meldt dat er een versie van 800x800 pixels beschikbaar is, 717 kB groot, groot genoeg voor print. Ernaast en erboven staat allerlei informatie voor downloaden, inclusief een verwijzing naar Wikimedia Commons, waarin alle aanduidingen voor hergebruik staan uitgelegd. De fotograaf geeft aan dat de foto vrij gebruikt mag worden, met naamsvermelding. Emiel Ketelaar, bij dezen. Wie aparter beeld wil, kan goed terecht op Flickr, waar veel amateurfotografen en professionals hun beeld dumpen. Willekeurig welke zoekopdracht levert hier wel resultaat op. Nadeel van Flickr is alleen dat vrijwel alle fotografen die hier gratis hun beeld voor de wereld tentoonstellen, niet willen dat het wordt gereproduceerd. Vrij normaal voor een professionele fotograaf, die zijn brood met zijn foto’s verdient, minder normaal voor amateurs die niks te winnen hebben bij het overnameverbod. Zijn we echter op zoek naar iets algemeens als een stadsgezicht of een natuurfoto, dan kiezen we gewoon wat uit. Kleine kans dat de fotograaf jouw brochure in handen krijgt of op je website stuit. En dan nog: ongeoorloofd gebruik van tekst en/of beeldmateriaal levert in eerste instantie alleen een vermanende brief op van internetauteursrechtwaakhonden als Auxen, met het verzoek

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012

044-045_MSM10_ART_2K02.indd 45

de niet-betaalde foto te verwijderen. Willen we het echt netjes doen, dan benaderen we de fotograaf en spreken we een bedrag af. Met vijftig euro kom je een heel eind. Openbare ruimte Wanneer je foto’s van mensen wel en niet mag plaatsen, is afhankelijk van de sfeer waarin ze zijn gefotografeerd. Over paparazzi doen de wildste verhalen de ronde en het is zeker waar dat ze geregeld over de schreef gaan, maar ook zij dienen zich aan regels te houden. Zo mogen mensen bijvoorbeeld niet in de persoonlijke sfeer worden vastgelegd. Ter illustratie: Frans Bauer mag je op straat fotograferen, maar niet in zijn woning, tuin, hotelkamer, mits met nadrukkelijke toestemming. De regel is zo’n beetje: wat op straat vrij gezien kan worden, mag worden gefotografeerd én gepubliceerd, zonder dat dit wordt aangemerkt als schending van de privacy. Zie je je chef dus in de deuropening van een meisje van plezier, dan mag die foto gerust het hele bedrijf door. Loopt Prinses Máxima daarentegen gewoon op straat boodschappen te doen, dan mag je daar een foto van maken, maar deze niet publiceren. Zulks werd vastgelegd in de mediacode die door de Rijksvoorlichtingsdienst in 2005 werd ingesteld. ‘Alle dieren zijn gelijk, maar sommige zijn gelijker dan andere.’ George Orwell, Animal Farm. Zo ondervond ook de fotograaf die de Zweedse prinses Madeleine voor de lens kreeg bij de nobelprijsuitreikingen van 2002. Madeleine was gekleed in een robe met een decolleté dat de autofocus niet kon missen. Wereldwijd werden de foto’s van de misschien wel mooiste prinses op de aardbol met gejuich ontvangen, maar papa koning Carl Gustaf - zelf als schuinsmarcheerder van het eerste uur bepaald niet vies van vrouwelijk schoon - was not amused. De fotograaf kreeg een reprimande en de foto’s moesten van het internet, hoe dan ook. Dat lukte uiteraard niet. Iets om te onthouden bij het verspreiden van beeldmateriaal op het internet: zelfs een koning kan zijn eigen dochter niet beschermen… <

Effecten! Moderne camera’s bieden de mogelijkheid allerlei effecten aan een foto toe te voegen. Leuk, maar eenmaal met effect gefotografeerd, is er meestal niks meer aan te redden. Wie het goed doet, maakt eerst zijn foto’s (altijd meer dan één!) en gaat daarna ‘photoshoppen’. Natuurlijk niet met het peperdure Photoshop, maar bijvoorbeeld met het gratis GIMP.

Wel even studeren, want deze programma’s zijn zéker niet voor beginners!

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 45

20-09-12 17:14


informatiemanagement

Appladder 1. DocScanner | iPhone, iPad (€ 1,59) Deze app laat je documenten digitaliseren via de camera van je iPhone of iPad. De gemaakte foto wordt automatisch omgezet in een pdf-bestand. De app doet dat bovendien met prima beeldkwaliteit. 2. Notes Plus | iPad (€ 5,99) Prachtige app om notities te maken op het scherm van je iPad, als een soort kladblok. De app kent een handige mappenstructuur, praktische zoomfunctie, goede exportmogelijkheden, en wordt bovendien nog steeds met iedere versie beter. 3. Scalar | iPhone, iPad (€ 3,99) De rekenmachine die je standaard op de iPhone en iPad treft is wel wat beperkt. Scalar doet het een stuk beter: de app geeft je een stuk papier waarop je eindeloze berekeningen kunt uitvoeren. Door de overzichtelijke weergave raak je ook bij langere berekeningen de draad niet kwijt.

Management Support Magazine Digitaal 4. Infinote Pinboard | iPad (€ 2,39) Infinote is een soort prikbord voor het plaatsen en organiseren van notities, een beetje vergelijkbaar met de bekende gele Post-It plaknotities. Handig om ideeën of taken op te schrijven bij vergaderingen. Je kunt notities gemakkelijk verplaatsen en aanpassen, of een herinnering instellen.

Management Support Magazine is nu ook digitaal te verkrijgen. Je ontvangt exact hetzelfde papieren tijdschrift maar dan op je beeldscherm!

5. Days Left Widget | Android (Gratis) Eenvoudige widget die direct op één van je beginschermen laat zien hoeveel dagen nog resteren tot een bepaalde datum. Handig als je wilt aftellen naar bijvoorbeeld je vakantie, of een andere belangrijke dag. De widget is in verschillende stijlen beschikbaar, ook met meerdere data.

6. Parkmobile | iPhone (Gratis) Diensten als Parkmobile zijn handig als je wilt parkeren in een stad. Na registratie kun je de parkeertijd eenvoudig starten en eindigen met deze app. Aan de hand van je gps-positie worden ook direct de parkeerzone en het tarief aangegeven.

De voordelen op een rij: n Nu volledig geschikt voor je iPad en tablet n Direct beschikbaar bij verschijning n Scannen op interessant nieuws n Doorzoekbaar op trefwoord n Automatisch je eigen archief n Interactief bladeren Meer informatie of inschrijven?

7. Mapsaurus Beta | Android (Gratis) Mapsaurus helpt je om, aan de hand van de apps die je reeds hebt geïnstalleerd, nieuwe apps te vinden die je wellicht aanspreken. Het maakt hiervoor een visuele kaart met één van je eigen apps als uitgangspunt, en met verbindingen naar andere apps in Google Play.

Of ga naar: 8. Friday | Android (Gratis) Heb je soms geen idee waar je tijd aan op gaat? Dan kan speurneus Friday van pas komen. De app houdt, op de achtergrond, alles bij wat je doet op je telefoon (zoals gesprekken, foto’s en locaties), en naderhand kun je terugbladeren naar een bepaalde dag voor een overzicht van je activiteiten die dag. <

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012 46

046-046_MSM10_CLM01.indd 46

www.managementsupport.nl/ digitaalmagazine

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

20-09-12 17:16


AVONTUURLIJKE EVENEMENTENLOCATIE 10 TOT 1.500 GASTEN!

Ee n g r eep

uit d

e mog • Een br elijk he ainstorm den: sessie o van de p brulaf leeuwen s t and • Person eelsfee s t m et A • Q u ad frikaans rijden o e Bra a i ver eno rme zan dvlak te s

WWW.EVENTCENTERBEEKSEBERGEN.NL

LB_C13012304_Adv_ECB_210x297_def1 1 047-056_MSM10_ADV.indd 47

11-09-2012 08:39:46 20-09-12 17:19


SUCCESVOL VERGADEREN...

â&#x20AC;ŚIN EEN IDEALE OMGEVING MET De 9 Novotel hotels in ons land bieden je voortreffelijke vergaderfaciliteiten met creatieve en ontspannende breaks voor elk type meeting. Je bent verzekerd van een professionele aanpak door de ondersteuning van een ervaren Meeting Coordinator, je vaste contact voor al je meetings. Zonder dat je je daarover hoeft te bekommeren, neemt deze alle details uit handen.

Retail & Publishing 2008. S. Kraus â&#x20AC;&#x201C; Getty images : Stockbyte.

Voor je bijeenkomst kun je bij Novotel gebruik maken van alle gemakken die het hotel biedt: moderne hotelkamers, overal gratis WiFi, een restaurant waar de nadruk ligt op gezonde voeding, een gezellige bar en een mooie lobby met iMac corner. De meeste hotels hebben tevens een fitness en tuin met zwembad. Novotel loopt voorop met maatschappelijke verantwoordelijkheid en duurzaamheid en is een pionier op het gebied van duurzame ontwikkeling in het hotelwezen. Alle Novotel hotels nemen deel aan Earth Check, het wereldwijde programma voor certificering van verantwoorde toeristische producten en diensten.

www.novotel.com/meetings

047-056_MSM10_ADV.indd 48 Accor_AdvMeeting_210x297_V2.indd 1

20-09-12 14:32 17:20 01-06-11


werkorganisatie

Billa met de baas

Een goed voorbereid mens telt voor twee De meeste managers komen erin om: overlegafspraken. Meetings, bila’s, face-to-face’jes, vergaderingen - de agenda puilt ervan uit. En dan wil jij óók nog eens een keer overleggen? Helaas is het bila met de secretaresse vaak de sluitpost van de agenda en sneuvelt jouw kans om af te stemmen over de lopende zaken. Hoe zorg je dat je effectief en efficiënt overlegt met je manager? Vijf aandachtspunten! Tekst Karen Visser

1 Heb gevoel voor ritme Maak werkoverleg met elkaar tot een ritueel, een vaste gewoonte. Op die manier weet je manager wat hem of haar te wachten staat en is het vanzelfsprekend dat jullie samen ook tijd voor overleg reserveren. Bespreek welk ritme het beste aansluit bij jullie werkweek, zowel het moment als de frequentie. Liever vaker een kort overleg, dan eens in de maand twee uur lang een stapel van een meter hoog doorploegen. Dagelijks overleg is meestal nodig, of anders minimaal om de dag. En is dat ’s morgens vroeg om acht uur als hij of zij in de auto zit? Of is samen een broodje eten ook te organiseren? Soms moet je je tijd bij elkaar sprokkelen. Zorg dan in elk geval dat er snel een ‘volwaardig’ overleg komt, als je daar behoefte aan hebt.

2 Ga voor de hapklare brokken Een goed overleg herken je aan de voorbereiding. Zorg dat alles wat je wilt bespreken klaarligt. Markeer de essentie van stukken, of vat het zelf samen op een voorblad of in het gesprek. Bepaal op welke precieze vraag jij (of iemand anders) een antwoord zoekt, of wat je manager moet besluiten. Maak die keuzes zo duidelijk mogelijk - zo win je aan snelheid, zonder dat de kwaliteit van het besluit daalt. Zorg ook dat je alle zaken die je wilt bespreken tijdens je werkweek verzamelt. Door ze op een lijst te noteren, in een map te bewaren, of die e-mails een bepaalde kleur te geven. Is er onverwacht een gaatje tussendoor of verschuift je overleg, dan kun je makkelijker improviseren.

3 Leg logische verbanden Als secretaresse word je geacht je in te lezen in de onderwerpen waar je manager zich mee bezighoudt. Wat speelt er? Wat zijn de actuele issues in jullie branche en hoe sluit de informatie die jij wilt bespreken daarop aan? Met die informatie kun je logi-

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012

049-049_MSM10_ART_2K03.indd 49

sche verbanden leggen tussen documenten en vragen die op je manager afkomen, waardoor je effectiever ondersteunt.

4 Bedenk een plan B Onverwachte ontwikkelingen zijn per definitie onverwacht. Sta dus niet beteuterd met je map bij de deur als je manager langer in een overleg zit dan gedacht en snel de deur uitholt. Zorg voor een plan B: wat kun je doen als je eigen overlegmoment niet doorgaat of veel korter is? Het tekenen van formele stukken kun jij meestal niet overnemen, dus die handtekening zetten moet op een andere manier worden geregeld. Maar vragen via SMS of Skype stellen kan ook. E-mail biedt ook mogelijkheden om samen te overleggen zonder echt samen te zitten. Bijvoorbeeld door e-mails een kleur of een vlaggetje te geven, corresponderend met een actie (blauw is ‘bespreken in het MT’, rood is ‘met spoed naar kijken’). Wees flexibel en maak optimaal gebruik van de mogelijkheden van de systemen en middelen die je tot je beschikking hebt.

5 Kies je randvoorwaarden De meeste managers zitten geen duimen te draaien in hun kantoor, totdat er gezellig iemand aanwaait. Het is dus zaak je tijd zo goed mogelijk te benutten. Als jij in overleg zit met je manager wil je niet met elk telefoontje worden lastiggevallen. Zorg voor een intern netwerk; een collega die het normale telefoonverkeer opvangt, of een telefoniste die goed weet wat er wel en niet kan worden doorgezet. Spreek af dat jullie mobiele telefoons even op stil gaan, of minstens een strakke screening krijgen - ieder gesprek aannemen leidt af en kost tijd. Kijk ook naar de setting: als je samen in de loungecorner van je bedrijf gaat zitten, of zijn deur wijd open laat staan, is dat voor veel collega’s een vrijbrief om ook even een duit in het zakje te doen. Jouw overlegtijd is belangrijk, laat dat ook zien! <

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 49

20-09-12 17:16


WERK & RECHT

De Werelt, Lunteren T (0318) 48 46 41

Dennenheul, Ermelo T (0341) 56 86 00

15 zalen (tot 600 personen) • 127 hotelkamers

3 zalen (tot 90 personen) • 32 hotelkamers

Goed voor elkaar

Graag ontvangen wij u in Lunteren en/of Ermelo. En of u nu met 2 of met 600 personen bijeen wilt komen, wij hebben de geschikte accommodaties. De Werelt en Dennenheul; centraal in het land, goed bereikbaar en gratis parkeerruimte.

Verborgen camera’s, verborgen problemen? Onlangs rommelde het bij een bedrijf op de werkvloer: werknemers vonden in hun kledingkastjes nare briefjes met zeer kwetsende en bedreigende teksten. Elke werknemer ontkende de dader te zijn. Ook na de oproep zich te melden zonder dat dit consequenties zou hebben, liet niemand iets van zich horen. Ondertussen nam de onrust toe en werd de werksfeer steeds slechter. Pas nadat verborgen camera’s waren geplaatst, kon de dader worden opgepakt. Eén dader, maar ondertussen werden wel alle 120 werknemers gefilmd. Voor de werknemers betekende dit een inbreuk op hun privacy. Heeft de werkgever dit zomaar mogen doen? Als daartoe een noodzaak bestaat mag een werkgever met camera’s controle uitoefenen. Het College Bescherming Persoonsgegevens bewaakt de privacy van alle Nederlanders en heeft een informatieblad uitgegeven waarin precies staat hoe en wanneer camera’s mogen worden gebruikt. Verborgen camera’s mogen worden ingezet op voorwaarde dat werknemers vooraf op duidelijke wijze op de hoogte zijn gesteld dat dit middel kan worden ingezet. Vóórdat de werkgever camera’s plaatst, moet hij verder de ondernemingsraad om instemming hebben gevraagd, om dit in voorkomende gevallen te mogen doen. Instemming van de ondernemingsraad kan de informatieplicht van de werkgever aan de werknemers in verreweg de meeste gevallen niet vervangen.

Haal de wereld binnen Centraal gelegen op de Utrechtse Heuvelrug ligt Conferentiehotel Kontakt der Kontinenten; een ontmoetingsplaats voor wereldburgers. Het bestaat uit twee unieke gebouwen, een voormalig missiehuis en een voormalig klooster, en is omringd door een groot bebost terrein. Het conferentiehotel beschikt over 3 congreszalen, 18 vergaderzalen, een aantal gespreksruimtes en 131 moderne hotelkamers.

De ideale locatie voor meerdaagse bijeenkomsten Kontakt der Kontinenten | Conferentiehotel | Training & Advies Amersfoortsestraat 20, 3769 AS Soesterberg - Telefoon +31 (0)346 351755 info@kontaktderkontinenten.nl - www.kontaktderkontinenten.nl

MANAGEMENT 50 adv_kdk_90x130_CMYK.indd 1

SUPPORT OKTOBER 2012

050-050_MSM10_CLM02.indd 50

04-09-12 14:58

Belangenafweging Vervolgens zal de werkgever een afweging moeten maken van het bedrijfsbelang versus het recht op privacy van iedere werknemer. Hij dient een belangenafweging te maken waarbij enerzijds het belang van het bedrijf speelt om bijvoorbeeld diefstal, roken op gevaarlijke plekken of heimelijke treiterijen op te sporen. Aan de andere kant moet de werkgever de werknemer beschermen tegen inbreuk op de privacy. Wat nou privacy... In dit geval was verborgen cameratoezicht de enige mogelijkheid om alle belangen te beschermen. De rust op de werkvloer is terug, collega’s gaan weer ongedwongen met elkaar om. En privacy? Ach, die heb je in Nederland toch al nauwelijks. < Maarten van Buuren is advocaat en partner bij De Clercq, een gespecialiseerd kantoor van advocaten en notarissen met nationale en internationale cliënten en praktijk in Leiden. Het kantoor heeft een sterke focus op de zakelijke markt. Informatie: www.declercq.com.

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

20-09-12 17:17


op de werkvloer

Eenvoudig en snel labels printen via het draadloze netwerk

Pispaaltje Beste Barbara, Bij ons op de afdeling loopt een collega rond die vaak het mikpunt is van ‘grapjes’, maar nu lijkt hij echt de pispaal te worden. Hij verweert zich ook helemaal niet, lacht alleen maar schaapachtig. Ik vind het steeds vervelender voor hem, en kinderachtig van onze collega’s. Wat kan ik doen? Bea Beste Bea, Bedankt voor je vraag. Kort gezegd; 1) je vindt het vervelend voor je collega 2) dat andere collega’s grapjes over hem maken en 3) ook zijn manier van (niet) verweren stoort je. Laten we eens kijken naar de verschillende aspecten:

TIJDELIJK

1) ... je vindt het vervelend voor je collega… Misschien geeft het jou het gevoel van onmacht omdat hij in jouw ogen niet adequaat weet te reageren, of heb je gevoelens van schaamte omdat je collega’s zich kinderachtig opstellen, of heb je het gevoel verantwoordelijk te zijn voor hun gedrag? In feite gaat dit over verantwoordelijkheidsgevoel. Je voelt je verantwoordelijk voor zijn welbevinden. Dat is een zware taak én sterker nog het is niet ‘jouw zaak’. Byron Katie maakt het onderscheid tussen: mijn zaak, jouw zaak en ‘Gods’ zaak. Of wel: jouw verantwoordelijkheid, de verantwoordelijkheid van de ander, of een zaak waar we weinig invloed op hebben en weinig verantwoordelijkheid voor kunnen nemen. Beste Bea, collega’s die grapjes maken over een andere collega is duidelijk níet ‘jouw zaak’. Je kan het vervelend vinden, en daarmee basta!

TOT

€ 50

K CPALASBEHLPBRIANC TERS O

ONTVANG TOT € 50,- RETOUR OP DE AANKOOP VAN EEN BROTHER QL LABELPRINTER Ga voor meer info naar:

WWW.BROTHER.EU/QLCASHBACK Deze actie loopt van 24 aug t/m 30 nov 2012

2) … dat andere collega’s grapjes over hem maken… Wat wel jouw zaak is, is zorgen dat je jouw werk op een goede en prettige manier kan doen. En het maken van grappen over collega’s kan de werksfeer negatief beïnvloeden. Dat is onwenselijk en heeft effect op jou. Het is dus jouw verantwoordelijkheid om binnen je team aan te geven wat het effect van hun gedrag op jou is. Maak daarbij geen verwijten, maar geef aan wat het met jou doet. Bespreek dit bijvoorbeeld eerst met je leidinggevende of een bevriende collega, en op een ander moment met het team. Daarnaast is het belangrijk om aan te geven wat voor jou een wenselijke situatie is. Ik weet zeker dat er meer mensen geholpen zijn met een betere sfeer. 3) … ook zijn manier van (niet) verweren stoort je... Wat zegt dit over jou? Eerlijk is eerlijk dit gaat over jou en niet over je collega’s. Ga op onderzoek uit bij jezelf: Wat maakt dat jij hier last van hebt? Waar raakt het jou persoonlijk? Hoe zou jij reageren als jij het pispaaltje zou zijn? Heeft je collega er eigenlijk ook last van? Wat zou de ideale situatie zijn op het werk en in de omgang met elkaar? En wat kan jij daaraan doen? Onthoud: mijn zaak, jouw zaak of ‘Gods’ zaak. Dit zal je helpen om de verantwoordelijkheid daar te leggen, daar waar hij hoort. Je hoeft je dan minder onnodig druk te maken. En maak het bespreekbaar, dan kan er wat veranderen. Change it, love it or leave it! < Barbara Schure is psycholoog, NLP Master Coach en Heartmath Licentiehouder voor het Stress Reductie Programma en geregistreerd bij CRKBO als opleider. (www.mindtoday.nl)

Een professioneel resultaat Creëer snel professionele labels en etiketten voor enveloppen, dossiermappen, documenten, CD’s en vele andere items met de Brother QL-720NW labelprinter. Sluit de labelprinter eenvoudig aan op uw PC/Mac, of verbindt deze met uw bestaande draadloze netwerk en print vanaf alle computers in het kantoor direct vanuit Microsoft Word, Excel of Outlook. Via de gratis iPrint&Label app kunt u via het draadloze netwerk, razendsnel labels afdrukken vanaf uw Android of Apple smartphone of tablet.

www.brother.nl/iprintlabel

051-051_MSM10_RUB03.indd 51

bro ql720nw 105x297 adv.indd 1

20-09-12 17:17 13-08-12 14:10


Vind je droombaan en laat zien dat jij de beste bent!

Vacatures

• De Management Support vacaturesite is gespecialiseerd in vacatures voor (directie)secretaressen en officemanagers. • Je kunt verschillende zoekprofielen aanmaken en je cv uploaden zodat je vindbaar bent voor interessante werkgevers. • Via Google Maps vind je in één oogopslag alle vacatures bij jou in de buurt.

• Je vindt er gratis sollicitatietips waarmee je je nét iets beter presenteert! • Je kunt er gratis het e-book ‘Solliciteren... doe je zo!’ downloaden.

www.managementsupport.nl/vacatures

Management Support Event ’11 Update jezelf! 10 en 11 november Jaarbeurs Utrecht

Meld je nu aan voor het Event en maak kans op gave prijzen

www.managementsupport.nl/event

047-056_MSM10_ADV.indd 52

20-09-12 17:20


productnieuws

Een zelfgeschreven kaart wel zo persoonlijk Een collega beterschap wensen of een relatie feliciteren met het nieuwe kantoorpand? Dan is een passende kaart zo bij de hand: bij snelwenskaart bestel je kaarten voor elke gebeurtenis. Je kunt kiezen uit verschillende materialen en design. Het drukwerk is van hoge kwaliteit. Bestel je zes kaarten van dezelfde soort, dan krijg je 10 procent korting. Besteed je meer dan € 25,- dan krijg je een bewaarbox cadeau. Vóór 17.00 uur besteld? De volgende dag in huis! Dan is het nog slechts een kwestie van je persoonlijke boodschap schrijven.

Hoe live entertainment ­business kan versterken Live entertainment is puur en staat voor passie, emotie, prestatie en creativiteit. Dat zijn dan ook de waarden die Joop van den Ende Theaterarrangementen inzet voor jouw relatie-evenement of bedrijfsuitje. Joop van den Ende Theaterarrangementen verzorgt al meer dan 20 jaar arrangementen & evenementen voor groepen vanaf 10 personen. Samen met jou zoekt het bedrijf de voorstelling en het evenement dat bij jouw bedrijf past. En dat is nou precies wat Joop van den Ende Theaterarrangementen bedoelt met het versterken van jouw business met behulp van live entertainment! Meer weten? De voorpret begint op www.theaterarrangementen.nl.

gELUK IN EEN GESCHENKVERPAKKING Complimentenkalender Je partner, een vriend of een collega; iedereen vindt het prettig als je hem of haar waardeert. Op de werkvloer, maar zéker ook thuis of in je vriendenkring doet een complimentje de ontvanger altijd goed. Jij vindt het toch ook leuk om te horen dat je er goed uitziet? En andersom: wat denk je ervan om 365 dagen per jaar een welgemeend compliment uit te delen aan wie dan ook? Inspiratie daarvoor haal je uit de Complimentenkalender. Deze scheurkalender rolde vorige week van de persen; hij is nog ‘warm’! Ook leuk om weg te geven, en dat mogen wij dan ook doen. De eerste tien lezers die een e-mail sturen naar managementsupport@vakmedianet-alphen.nl krijgen deze leuke kalender toegestuurd, als cadeautje... met de ‘complimenten’ van de redactie... natuurlijk! Buiten de prijzen gevallen? De Complimentenkalender is onder andere te koop bij de boekhandel of via bol.com. Voor € 16,95 is ‘ie van jou!

Chocoladel&tter met persoonlijke boodschap Goed nieuws voor alle zakelijke Sinterklazen: Fair Trade Original brengt de Chocoladel&tter voor iedereen. Behalve een geschikte letter voor je hele familie en vriendenkring, is deze chocoladeletter ook een origineel zakelijk cadeau voor medewerkers en relaties. Verras hen met deze Chocoladel&tter met je eigen, persoonlijke tekst; de mogelijkheden zijn eindeloos. Met de opvallende letter & maak je niet alleen familie, vrienden en collega’s blij... je doet ook iets voor de cacao- en suikerboeren in Afrika en Latijns-Amerika. Twee vliegen in één klap zullen we maar zeggen. De l&tter is er in melk en puur. Op het doosje zit een wit potloodje waarmee je je eigen tekst op de verpakking kunt schrijven, of je laat het doen, in een mooie schrijfletter (vanaf 1000 stuks). Kijk op www.fairtrade.nl voor de mogelijkheden.

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012

053-053_MSM10_PROD02.indd 53

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT 53

20-09-12 17:18


30 jaar MANAGEMENT SUPPORT MAGAZINE

colofon

Blunderkalk

Management Support Magazine is al negenentwintig jaar het vakblad voor de professionele secretaresse, de management­ assistent, de office- en bureaumanager en de directiesecreta­ resse. Het is een uitgave van Vakmedianet.

Al 30 jaar lang heb je de mogelijkheid om Management Support Magazine te lezen. Mits je natuurlijk de respectabele leeftijd van 36 jaar gepasseerd bent en direct in de eerste klas begonnen bent met het lezen van vakliteratuur. Geen Okki, geen Jippo, geen ‘Mijn eerste woordjes’ of ‘Gans viert feest’, maar direct het verzoek aan je ouders om een abonnement af te sluiten op het Management Support Magazine (dat toen Secretaresse Magazine heette) 30 jaar lang. Dat is een hele poos en wellicht ook reden voor een feest, alhoewel ik de uitnodiging voor een middag bitterballen kauwen nog niet binnen heb… Wat zullen de lezersitems geweest zijn van de eerste editie? Geen idee, maar ik gok op: wat te doen als het typelint op is? Geen blote benen op kantoor! En zorgvuldig gebruik van Tipp-Ex! Tipp-Ex? Ja Tipp-Ex. De jonkies onder ons zullen waarschijnlijk niet eens weten waar ik het nu over heb. Daar gaat ‘ie: een vloeibaar middel waarmee je fouten in je typewerk kon wegsmeren. De witte verf verborg de fout en je kon er ‘gewoon’ weer overheen tikken. Nou ja, gewoon? De verf moest natuurlijk wel eerst drogen. En hoe lang dat precies duurde was een raadsel. Menige typemachine zal besmet zijn geweest met witte resten omdat de gebruiker te weinig tijd of geduld had om de verf te laten drogen. Even voelen of de verf droog was, was een optie maar leverde vieze vingers en slechtverzorgde correcties op. De Tipp-Expot moest ook goed gesloten worden anders werd de verf dik en onbruikbaar. Verdunnen met wasbenzine ging wel, maar leverde weer te dunne verf op. Dan hadden we nog de problemen met omgevallen potjes, vastgekoekte dopjes of samenklevende kwasthaartjes. Mocht je de naam Tipp-Ex niet kennen dan heb je vast wel eens gehoord van blunderkalk, flaterwater, fraudepap of Belgenverf, de bijnamen voor de correctievloeistof. Dit maakt meteen dat je de uitstekende secretaresse 30 jaar geleden niet herkende aan haar mooie mantelpak, parelsnoer of pumps. Nee, je herkende haar aan de uitgetypte werken zonder Tipp-Ex. Management Support Magazine: van harte! Blijf gezond en geleukkiggeghjkh. Eh, mag ik van iemand de Tipp-Ex lenen?

In zijn redactionele formule richt Management Support Magazine zich op de positionering en op de ontwikkeling van het vakgebied van de doelgroep. Tevens ondersteunt het de lezer in haar functie als sparringpartner van de manager. Management Support Magazine verschijnt 10 keer per jaar Redactie Mieke Bloemheuvel - mbloemheuvel@vakmedianet-alphen.nl Vera Bot - vbot@vakmedianet-alphen.nl Redactieadres Postbus 4, 2400 MA Alphen aan den Rijn Telefoon: (0172) 46 66 07/46 66 17 Fax : (0172) 42 28 04 Aan dit nummer werkten mee Suzanne Bergman, Emilie Broeze, Maarten van Buuren, Els Frigge, Gertjan Groen, Michiel Heemskerk, Lenny Kaarsgaren, Marjo van Lijssel, Huub van Mackelenbergh, Jacqueline Mahieu, Sander Schroevers, Barbara Schure, Marianne Smits, Karen Visser, Judith Winterkamp, Jan Zandstra (illustratie) Vormgeving en opmaak colorscan bv, Voorhout - www.colorscan.nl De Handlangers - www.dehandlangers.nl Druk Senefelder Misset, Doetinchem Uitgever Cas Wegman Marketing Ceesjan de Vos - cdevos@vakmedianet-alphen.nl Advertentie-acquisitie Saskia Bosker Telefoon: (0172) 46 63 89 sbosker@vakmedianet-alphen.nl Irene Verhulst Telefoon: (0172) 46 64 78 iverhulst@vakmedianet-alphen.nl Advertentieplaatsingen worden uitgevoerd overeenkomstig de ‘Regelen voor het Advertentiewezen 1990 Abonnementen Jaarabonnement € 89,- (excl. 6% btw, incl. verzending). Collectieve abonnementen op aanvraag. Abonnementen ­kunnen tot uiterlijk drie maanden voor aanvang van een nieuw abonnementsjaar worden opgezegd bij Kluwer, Customer ­Contact Center, Postbus 23, 7400 GA Deventer. Bij niet-tijdige opzegging wordt het abonnement automatisch verlengd. Met vragen kunt u terecht op www.kluwer.nl/klantenservice Digitale abonnementen Dit magazine is ook digitaal verkrijgbaar. Informatie: http://digitaal.managementsupport.nl/digitaal.asp? Informatie over abonnementen Kluwer legt uw gegevens vast voor de uitvoering van de ­(abonnements-)overeenkomst. Uw gegevens kunnen door ­Kluwer, of zorgvuldig geselecteerde derden, worden gebruikt om u te informeren over relevante producten en diensten. ­Indien u hier bezwaar tegen heeft kunt u contact met ons ­opnemen. Op alle uitgaven van Kluwer zijn de algemene ­leveringsvoorwaarden van toepassing. Deze kunt u lezen op www.kluwer.nl. Verzending en facturering Kluwer bv. Partners Bilderberg Hotels & Restaurants, ­Conferentiecentrum Woudschoten, KPN, Nespresso, Schoevers en VCK Travel.

Auteursrecht voorbehouden Niets uit deze uitgave mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever openbaar worden gemaakt of verveelvuldigd. Op iedere inzending van een bijdrage of informatie zijn van toepassing de Standaard- publicatievoorwaarden van Wolters Kluwer Nederland bv, gedeponeerd ter griffie van de arrondissementsrechtbank te Amsterdam onder nummer 5/2000; een kopie kan kosteloos bij de uitgever worden opgevraagd. ISSN 1382-3590 - Copyright 2012 Management Support Magazine. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, ­aanvaarden de auteur(s), redacteur(en) en uitgever(s) geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan.

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012 54

054-054_MSM10_WGZ-COL.indd 54

OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT

20-09-12 17:19


G68 80918820 Adv_210x297_001

10.09.2012 14:58:03

Pdf_Monique

IN GELREDOME IS VERGADEREN EEN FEEST VOOR UW SMAAKPAPILLEN. Tongstrelende banketten. Cooking-on-the-spot. Kookworkshops. Dankzij onze topkoks is er op culinair gebied van alles mogelijk. Ook bepaalt u zelf in welke ambiance u wilt vergaderen. Onze nieuwe zalen richten we net zo gemakkelijk in voor een intieme vergadering of receptie als voor een grootscheeps congres of personeelsfeest. Meer weten? Bel 026 - 880 70 45 of kijk op GelreDome.nl.

047-056_MSM10_ADV.indd 55

20-09-12 17:20


SHOP ONLINE CL AUDIASTR ATER.COM

Kom naar onze stand op het Management Support Event en maak kans op een complete outď&#x192;&#x17E;t!

047-056_MSM10_ADV.indd 56 support magazine_okt12.indd 1 3879_ClaudiaStrater_Management

20-09-12 06-09-12 17:20 16:31


Management Support Magazine