Msm03 2015

NUMMER 3, MAART 2015

EMOTIONELE BESMETTING WAT ZIJN DE GEVOLGEN? STOP DE STAPELS TIPS VAN EEN PROFESSIONEEL ORGANIZER KANTOORPOLITIEK ZO GEBRUIK JE HET POSITIEF

DUBBELROL

LEIDINGGEVEN AAN HET SECRETARIAAT

Vergaderen op maat én MVO Bent u op zoek naar een locatie om te vergaderen, een congres of training te organiseren?

Dat kan bij IBN Vergadercentrum in Uden. Met 13 ruimten en uitgebreide cateringmogelijkheden heeft u volop mogelijkheden van 2 tot 250 personen. Door een vergaderzaal te huren, maakt u bovendien een bewuste keuze. Met Social Return creëert u werkgelegenheid voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Daarmee geeft u invulling aan de ‘P’ van People als onderdeel van het Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO).

IBN Vergadercentrum Hockeyweg 5, 5405 NC Uden, T 0413 33 44 66, www.ibnvergadercentrum.nl

COLUMN

COLLAGE

J

a, er staat ‘collage’, niet ‘collega’. En toch hebben die twee woorden in deze editie veel met elkaar te maken. De cover is dit keer namelijk een ‘collage’ van materialen, geschoten door fotograaf en kunstenaar Coco

Duivenvoorde. Zij moest in één sterk beeld de dubbelrol tonen van de leidinggevende officemanager.

Er ontstaat namelijk vaak een aparte dynamiek rond die rol. Een dubbelrol waarbij je al je sociale vaardigheden en competenties nodig hebt, vooral je communicatieve vaardigheden. Als teamleider van een secretariaat verschuift er natuurlijk het een en ander. Je bent tegelijk deel van het team én je valt erbuiten. Als deel van het team was je gewend aan je rol, aan de gelijkwaardigheid tussen jou en je collega-secretaressen. Zodra je gaat leidinggeven, omdat je ervoor gevraagd wordt bijvoorbeeld, vindt er een verschuiving plaats. Je wordt meewerkend voorman, en dat verandert de verhouding. Jij bepaalt tóch de manier van werken, prioriteiten en taakverdeling.

En hoezeer je alles ook ‘in goed overleg’ wilt doen, uiteindelijk ben jij degene die beslist, de knopen doorhakt. Jij bent de ‘baas’. En dat is een vervelend woord, in elk geval een titel die veel ondersteuners liever niet hebben. Zo zien zij zichzelf niet.

Daarnaast speelt de relatie tot het management mee: welke rol vervul je daarin?

Praat je mee, of notuleer je de vergaderingen? Voel je je deel van dat team, of ben je gewoonweg schakel tussen secretariaat en management?

Die leidinggevende rol kan botsen met de eigenschappen die jou juist tot zo’n goede ondersteuner maken: je dienstverlenende instelling, collegialiteit en klantgerichtheid.

Of niet?

De kunst is je team en hun ‘collage’ aan eigenschappen zo goed te kennen dat je ze laat schitteren en ze verleidt mee te denken, ieder vanuit haar eigen expertise.

Daar hoort concrete feedback bij. Zo krijg je het geoliede team waar de hele organisatie op kan bouwen en vertrouwen.

Hartelijke groet, Vera Bot Hoofdredacteur Zie ik je terug op de Workshopdagen op 21, 22 en 23 april?

maart 2015

|

3

INHOUD

LEIDINGGEVEN AAN HET SECRETARIAAT Gefeliciteerd! Je hebt promotie gemaakt. Vanaf volgende maand geef je leiding aan het secretariaat waar je zelf al vijf jaar werkt. Het is eindelijk een erkenning van je kwaliteiten en inzet. Vol goede moed en zelfvertrouwen ga je aan de slag. Maar dan word je al snel verrast door een koude douche… Over de dubbelrol en de aparte dynamiek rond officemanager en teamleider.

DUBBELROL

10

EMOTIONELE BESMETTING

Emoties voel je niet in je eentje. Zonder dat je dat door hebt besmet je er namelijk de mensen in je omgeving mee. Dat kan prettige én onprettige gevolgen hebben. Psycholoog Pieternel Dijkstra legt uit.

14

KANTOORPOLITIEK: ZO GEBRUIK JE HET POSITIEF Gekonkel bij de koffieautomaat, achterkamertjespolitiek, slijmende collega’s… We associëren kantoorpolitiek vaak met iets negatiefs. Maar dat is helemaal niet nodig. Het is juist belangrijk om kantoorpolitiek op een positieve manier in je voordeel te gebruiken. Coach en trainer Ingrid Bannink geeft tips.

18

4

|

maart 2015

STOP DE STAPELS Liggen er bij jou op het werk nog stapels papier op de bureaus? Aantekeningen, notulen, takenlijsten, telefoonnotities, projectvoorstellen, nog niet gearchiveerde vergaderstukken? Maak een einde aan de stapels van jezelf én van je collega’s met de methode van professioneel organizer Annemiek Tigchelaar.

22

E D P LS! O ST APE ST

PRAKTISCH

Signaal

6

10 tips om als officemanager optimaal je P&O-rol te vervullen Test: ben jij verslaafd aan je e-mail?

Taalkwesties

32

Actieve en passieve zinnen

Spelling- en Taaltips

34

Help! Weer een Nieuwe Spelling?

HR IN JE PAKKET? Als secretaresse heb je soms ook HRtaken in je pakket. Dat kan variëren van registreren van personeelsverlof tot het inrichten van het sollicitatieproces. Zeker bij dat laatste komt heel wat kijken. Hoe vul je je HR-taken het beste in? En welke valkuilen moet je zeker vermijden?

Softwaretips

36

Snelle Stappen in Outlook PERSOONLIJK

Column Vicky Marijnen

17

Zet eens de kookwekker

26

BrandCheck

30

Gecheckt: Lian Melissen

Young Professional

28

35

Officemanager Marloes Egberts

TEAM Ben je teamleider van het secretariaat en verloopt de samenwerking niet optimaal?

Tien vragen om jezelf eens te stellen als je de specifieke talenten van je collega’s optimaal wilt inzetten.

De antwoorden helpen je om van je team een geoliede machine te maken.

Column Huub van Mackelenbergh

39

Gewoon jezelf SERVICE

Community Productnieuws Colofon

20 38 39

maart 2015

|

5

SIGNAAL

Competentiescan: hoe scoor jij?

Door het nieuwe werken, technologische ont-

Competenties zijn een combinatie van jouw

moet je in je nieuwe werkomgeving team-

wikkelingen, een nieuwe generatie managers

kennis, vaardigheden en gedrag. Organiseren,

werk, leiderschap en persoonlijk ondernemer-

en het werken in secretaressepools verschuift

communiceren en klantgericht handelen blij-

schap op een hoger niveau beheersen dan

het zwaartepunt in je competenties.

ven belangrijk voor je profiel, maar daarnaast

ooit tevoren. En dat vraagt om het (opnieuw) trainen van je compententies op dit gebied.

Hoe scoor jij? Om dat te testen, heeft Management Support een gratis competentiescan ontwikkeld. De scan voert je langs 40 stellingen en aan het eind volgt een scorerapport. Als je op een aantal competenties wat lager scoort, krijg je van ons een aantal trainingssuggesties mee. Belangrijk is je hoge scores goed voor ogen te houden! Daar zit je persoonlijke meerwaarde.

Vul de scan in op www.managementsupport.nl/ competentiescan.

OM ALS OFFICEMANAGER OPTIMAAL JE P&O-ROL TE VERVULLEN DOOR KAREN VISSER (WWW.NEWBROOM.NL)

1.

Ken je grenzen. Overleg binnen je organisatie welke taken en deeltaken tot jouw pakket behoren. Ben je vooral aanspreekpunt voor medewerkers, doe je ook de werving of alleen de administratie?

2.

Maak duidelijk waarvoor jij bent. Medewerkers horen te weten waarvoor ze bij jou terecht kunnen.

Vertel dus steeds helder (en herhaal) wat medewerkers van jou kunnen verwachten op P&O-gebied.

3.

Verdiep je in het vakgebied. Abonneer je bijvoorbeeld op relevante nieuwsbrieven, word lid van groepen op LinkedIn of ga een training volgen op P&O-gebied. Ook als het niet je hoofdtaak is, is het belangrijk genoeg om je te verdiepen.

4.

Automatiseer en standaardiseer zoveel mogelijk. Je wilt niet elke keer opnieuw nadenken over een arbeidsovereenkomst. Investeer wat tijd om het de eerste keer goed te doen én goed op te slaan.

5.

Besteed uit wat je zelf niet kunt. In je eentje kun je niet alles weten; sommige dingen moet je door een deskundige laten doen. Fouten in een pensioenregeling zijn geen kattenpis.

6.

Voed de medewerkers op qua processen. Hoe meld je je ziek, hoe meld je je beter? Het is fijn als medewerkers dat vanaf dag 1 in dienst allemaal weten en ook hoe de administratie daarvan verloopt.

7.

Zet (nog meer) in op je integriteit. Iemand met P&O-taken ziet ook gevoelige zaken als salarisstroken en beoordelingen. Al kun je je niet vinden in besluiten of ontwikkelingen, houd het voor je en blijf discreet.

8.

Richt je administratie optimaal in en houd het apart. De kantoorartikelen en personeelsdossiers horen niet in dezelfde kast thuis. Scheid deze werkzaamheden dus ook fysiek van elkaar.

9.

Onderhoud je contacten met externe instanties. UWV, uitzendbureaus, arbodiensten; je hebt ze nodig en het is daarom prettig als je je weg daar weet te vinden.

10. Registreer de tijd die je kwijt bent. Zeker in groeiende organisaties komt er een omslagmoment: dan is er een échte P&O’er nodig die maar één pet op heeft – en misschien wel fulltime werkt. Zorg dat je dat moment van tevoren ziet aankomen.

6

|

maart 2015

Lang zitten is schadelijk voor je gezondheid

GEEN PARKEERPLEK GROOTSTE ERGERNIS BEZOEKERS

Zitten is schadelijker voor je gezondheid dan je

Om jezelf er in ieder geval aan te herinneren dat je

denkt. Eigenlijk mag je het niet langer dan een

elke 30 minuten even moet staan of rondlopen kun

half uur achter elkaar onafgebroken doen. “Het

je een post-it op je bureauscherm plakken. Je zorgt

Overvolle parkeerterreinen met

gaat erom dat je zitten afwisselt met staan”, zegt

zo zelf voor een ‘trigger’ die je gewone patroon door-

nergens een vrije plaats: het is de

gezondheidsondernemer René Sielhorst tegen

breekt. Zorg ervoor dat je bewust bent dat zitten

grootste irritatie van bezoekers

de NOS.

slecht is en maak ook je collega’s enthousiast om

aan bedrijven. Ook storen zij zich

minder lang achter elkaar te zitten.”

aan betaald parkeren voor een

Volgens hem is het tijd voor actie. “Vier uur per

bedrijfsbezoek. Dit blijkt uit on-

werkdag zitten is ongezond. Mensen met kantoor-

derzoek van hospitality-organisa-

banen moeten proberen om niet meer dan een half

tie Welkom! naar gastvrijheid van

uur achter elkaar in een stoel te zitten.”

Nederlandse organisaties.

Het wordt wel lastig om onze zitcultuur te verande-

Mannen ergeren zich het meest

ren. “Onze samenleving is gericht op zitten. Als je er-

aan een drukke parkeerplaats bij

gens binnenkomt, is het eerste wat je hoort: ga lek-

een bedrijfsbezoek (33%), vrou-

ker zitten. Het hoort zo bij onze samenleving dat we

wen vooral aan betaald parkeren

zelfs sport associëren met het woord. Denk bijvoor-

(33%). Daarnaast hebben vrou-

beeld aan de uitdrukking ‘Hij zit op voetbal’. Om dit

wen in vergelijking met mannen

te veranderen, moet je op de werkplek beginnen.

een grotere hekel aan onveilige parkeerplaatsen.

> samenwerken begint met jezelf kwetsbaar durven opstellen > vrouwen bij-

Ursula Buiteman van Welkom!:

na twee keer zoveel met hun ogen knipperen als mannen > het langste

“De waardering voor je bedrijf be-

woord uit de Nederlandse taal aansprakelijkheidswaardevaststellingsverande-

gint al voor de deur, zodra de be-

ringen (50 letters) is > zittend werk het nieuwe roken wordt genoemd > een

zoeker het terrein betreedt. Zorg

beetje, zeg maar en eigenlijk voorbeelden zijn van taalontkrachters > op de

daarom voor voldoende par-

werkplek complimenten het verschil kunnen maken > een nadeel van vir-

keerplaatsen voor bezoekers,

tueel vergaderen is dat beeld en geluid niet altijd synchroon lopen <

het liefst zo dicht mogelijk bij de ingang. En bied gasten als het

ETIQUETTE IN DE KANTOORJUNGLE Communiceren, iedereen doet

eigenlijk over communiceren. In

4. Heb een gemeenschappelijk

het, maar dat betekent niet dat

de workshop Businessetiquette

doel/intentie/agenda.

iedereen dit op de juiste manier

3.0 van Roel Wolbrink tijdens de

5. Zorg eerst voor wederzijds

doet. Sommige mensen denken

Workshopdagen in april krijg je

vertrouwen.

dat ze uitblinken in hun com-

concrete tips waardoor je events

6. Spreek dezelfde taal (inclu-

municatieve vaardigheden, ter-

en andere kleine ontmoetingen

sief definities).

wijl hun omgeving daar anders

nog efficiënter en effectiever

7. Speel op de bal, niet op de man.

over denkt. Wat heeft dit met

kunt laten verlopen. Hieronder

8. Focus op gemeenschappelij-

businessetiquette te maken?

volgen alvast wat tips:

ke belangen.

even kan een uitrijkaart aan, zodat zij niet hoeven te betalen. Dat straalt af op je organisatie en vergroot de kans op zakelijk succes.”

9. Verplaats je in de ander.

Businessetiquette helpt bij het

1. Zorg dat je zelf ontspannen

10. Bouw bruggen en geef het

maken van een goede indruk,

bent.

tijd.

want als je tijdens gesprekken de

2. Zorg voor het juiste moment

juiste omgangsvormen toepast

en de juiste omgeving.

Meer weten? Geef je dan op voor

en zorgt dat het ‘klikt,’ zul je snel

3. Verwelkom de ander (met

de workshop Businessetiquet-

meer succes oogsten.

een praatje, een handdruk,

te 3.0 op www.managementsup-

Businessetiquette gaat dan ook

oogcontact).

port.nl/workshopdagen.

maart 2015

|

7

SIGNAAL

Stress vermindert door begripvolle baas Werkstress kan worden voorkomen wan-

Kan hier iets aan gedaan worden? “De een-

neer leidinggevenden oprechte interesse

voudigste, maar meest doeltreffende oplos-

tonen in het welzijn van hun medewerkers.

sing is dat werkgevers het gesprek hierover aangaan met hun medewerkers”, vertelt

Dat blijkt uit onderzoek van Effectory. De

Guido Heezen. directeur van Effectory.

werkdruk in Nederland neemt toe. Dat signaleert Effectory op basis van recent, groot-

”Bij organisaties die werkdruk en stress be-

schalig onderzoek uitgevoerd onder ruim

spreekbaar maken, zien we hoe verlichtend

400.000 medewerkers. In 2012 beoordeel-

het werkt dat er überhaupt naar medewer-

de 68 procent van de Nederlandse medewer-

kers geluisterd wordt. Dit is heel opvallend.

kers haar werkdruk als goed. In 2015 is dit af-

Ook als het probleem niet meteen opgelost

genomen naar 63 procent en het percentage

kan worden, verbetert het emotionele welzijn

blijft gestaag dalen. Ruim een derde van de

van medewerkers enorm als zij zich opge-

medewerkers vindt de dagelijkse werkdruk nu

merkt en gesteund voelen. Ziekteverzuim en

te hoog of veel te hoog en op termijn veroor-

langdurige uitval worden hierdoor voor een

zaakt dit stress.

groot deel voorkomen.”

57

%

van de kantoorbezoekers vindt onnodig lang wachten de grootste ergernis bij ontvangst (Bron: Nationale Ontvangst Barometer van Sparq)

TEST: BEN JIJ VERSLAAFD AAN JE E-MAIL? E-MAIL LEIDT AF EN ONDERMIJNT JE CONCENTRATIE. TOCH ZIJN WE ER VAAK CONTINU MEE BEZIG, WANT WE ZIJN ECHTE URGENTIEJUNKIES DIE VERSLAAFD ZIJN AAN PRIKKELS. HOE VERSLAAFD BEN JIJ AAN JE E-MAIL? Stel jezelf eens kritisch de onderstaande vragen: s Voel jij wel eens de neiging om je e-mails te checken, terwijl je dat eigenlijk kort daarvoor ook al hebt gedaan? s Bekijk jij elke mail meteen als deze binnenkomt, bijvoorbeeld door te klikken op pop-upmeldingen? s Voel jij je wel eens ongemakkelijk of onrustig als je een dag geen e-mail kunt kijken? s Denk je dat je e-mail nodig hebt om überhaupt je werk te kunnen doen? s Stoor jij je eraan als er ongelezen berichten staan te wachten? Bijvoorbeeld doordat je op je telefoon of tablet steeds het icoontje ziet van ongelezen e-mail. s Reageer jij graag snel op binnengekomen e-mail? s Bekijk je e-mail zelfs op ongebruikelijke plekken, zoals op het toilet? s Zeg je regelmatig tegen je collega’s of klanten: ‘Zet het maar even op de mail voor me?’ s Gebruik jij je e-mail als takenlijst? Kijk jij, om te bepalen wat je vandaag gaat doen, eerst in je inbox?

Als je veel van deze vragen positief hebt beantwoord, is er maar één conclusie: je bent verslaafd! Het is tijd om af te kicken.

8

|

maart 2015

Onderhuidse chip: nieuwe personeelspas voor kantoor?

HET NIEUWE HIGHTECH KANTORENGEBOUW EPICENTER IN ZWEDEN MAAKTE ONLANGS BEKEND EEN MICROCHIP TER GROOTTE VAN EEN RIJSTKORREL TE IMPLANTEREN BIJ MENSEN DIE IN HET PAND WERKEN. ZO HEBBEN ZIJ ALTIJD HUN PERSONEELSPAS ‘BIJ DE HAND’.

De chip (af te lezen op 10 cm), die wordt aangebracht tussen duim en wijsvinger, bevat een zender die informatie, zoals persoonsgegevens, verstuurt zodra die een signaal ontvangt. Hij kan goed fungeren als personeelspas, bijvoorbeeld voor toegang tot deuren en voor het bedienen van het kopieerapparaat. Het ‘grapje’ kost 150 euro.

Volgens Nico van Eijk, directeur bij het Instituut Informatierecht en hoogleraar Media- en Telecommunicatierecht, is de dag dat Nederlandse werknemers voorzien worden van een onderhuidse chip nog ver weg. Dit heeft alles te maken met privacy en integriteit. Een werknemer is dan constant te traceren; een regelrechte aantasting van de privacy. Het plaatsen van een chip is daarnaast volgens Van Eijk integriteitsschennis.

Werkgevers kunnen hun medewerkers immers ook niet verplichten tot het laten zetten van een tattoo of het laten plaatsen van een piercing. Bedrijven moeten de voordelen van het plaatsen van een chip eerst maar eens goed aantonen, aldus Van Eijk.

FLOATNOTE | ANDROID (GRATIS MET IN-APP AANKOPEN) FloatNote is een handig hulpje om notities te maken tijdens het bellen. De app toont een klein zwevend venster waarin je notities kunt maken. Erg praktisch is dat je aparte notities per contact kunt maken, zodat je bij een gesprek met een bepaalde contactpersoon direct de relevante notities te zien krijgt en weet wat je bijvoorbeeld nog moet navragen.

GERTJAN GROEN

HOVERCHAT FREE | ANDROID (GRATIS) Met HoverChat, voorheen bekend onder de naam Ninja SMS, kun je sms-berichten lezen zonder dat je de app waarin je bezig bent hoeft te verlaten. Meldingen voor inkomende berichten verschijnen onopvallend in beeld, een beetje op de manier van ChatHeads van Facebook Messenger. Je kunt eventueel meerdere vensters naast elkaar openen.

ISCANNER | IPHONE, IPAD (€1,99) iScanner maakt een documentenscanner van je iPhone of iPad, handig om bijvoorbeeld snel kwitanties, notities of roosters in te scannen via de camera van je toestel. Hierbij kun je eventueel meerdere pagina’s scannen per document. Het resultaat kun je als pdf- of jpg-bestand bewaren en synchroniseren met bijvoorbeeld Dropbox.

OUTLOOK FOR IOS | IPHONE, IPAD (GRATIS) Microsoft heeft Outlook beschikbaar gemaakt voor de iPhone en iPad, handig voor de zakelijke gebruiker die net als bij Outlook op de desktop e-mail en agenda wil combineren. De app probeert automatisch je belangrijkste berichten naar boven te halen uit al je accounts, en zet ze op het tabblad Gefocust. Ook kun je e-mail via veegacties snel beheren en bijlagen toevoegen vanuit onder meer Dropbox en OneDrive.

MIJNPAKKET| ANDROID, IPHONE (GRATIS) Heb je pakketjes besteld die via PostNL worden afgeleverd, dan kun je met deze app volgen waar deze zich ongeveer bevinden en wanneer je ze kunt verwachten. Dat gaat net wat handiger en sneller dan inloggen via de browser.

QUICKPIC | ANDROID (GRATIS) Met QuickPic kun je razendsnel door de foto’s op je smartphone bladeren, veel sneller dan met de standaard galerij-app.

Ook biedt de app veel extra’s, zoals de mogelijkheid cloud-accounts zoals Dropbox en Google Drive te koppelen en een functie voor het uitwisselen van foto’s met een andere smartphone in je nabijheid.

maart 2015

|

9

O F F I C E M A N AG E M E N T - T H E M A TEKST MARJO VAN LIJSSEL

Gefeliciteerd, je hebt promotie gemaakt. Vanaf volgende maand geef je leiding aan het secretariaat waar je zelf al vijf jaar werkt. Het is eindelijk een erkenning van je kwaliteiten en inzet. Vol goede moed en zelfvertrouwen ga je aan de slag. Maar dan word je al snel verrast door een koude douche…

DUBBELROL Leidinggeven aan een secretariaat

H

et overkwam de 25-jarige Samantha, werkzaam bij een zelfstandig bestuursorgaan en coördinator van een team van vier secretaressen. “Niet alle medewerkers van het secretariaat waren meteen blij met mijn promotie”, zegt ze. “Ik had heel sterk het gevoel dat ze mij zagen als een jong broekie dat meende dat ze het helemaal voor elkaar had. Ik ben natuurlijk ook nog jong en de andere secretaressen zijn een stuk ouder. Dat maakte het extra moeilijk voor beide kanten. Het heeft me echt moeite gekost om me in mijn nieuwe positie als leidinggevende geaccepteerd te voelen.”

ROL Volgens psycholoog en trainer Gerda Bos is dat een veel voorkomend probleem bij officemanagers. “Je bent niet meer gelijkwaardig als je leiding geeft. Je hebt nou eenmaal een andere rol gekregen waarbij je mensen moet aanspreken op hun gedrag. Dat kan weerstand oproepen.”

Tijdens de driedaagse training Teamleider secretariaat maakt Gerda Bos officemanagers bewust van hun leidinggevende rol en hoe ze deze zo krachtig mogelijk invullen. Belangrijke leerdoelen waarmee officemanagers naar de training komen, zijn feedback geven en medewerkers motiveren voor je doelen. Hoe benader je bijvoorbeeld een collega die niet goed functioneert?

En hoe begeleid je een gesprek tussen twee collega’s die zich aan elkaar ergeren?

“Ze leren ook hun eigen leiderschapsstijl kennen tijdens de vele rollenspellen die we samen doen”, vult Gerda aan. “We oefenen ontzettend veel. Secretaressen zijn praktische mensen die het beste leren door te doen en ervaren.”

TE LIEF Samantha volgde ook een training. Ze was vooral op zoek naar handvatten om beter en met meer zelfvertrouwen te leren communiceren. “Veel mensen vinden me te lief en dat werkt niet altijd als je leiding geeft. Maar ik wil ook dicht bij mezelf blijven. Ik ben nou eenmaal niet iemand die graag door de gang paradeert en snibbig de lakens uitdeelt. Dat past niet bij mij.”

10

|

maart 2015

â&#x20AC;&#x2DC;Ik ben niet iemand die snibbig de lakens uitdeeltâ&#x20AC;&#x2122;

maart 2015

|

11

O F F I C E M A N AG E M E N T - T H E M A

Samantha besprak de opdrachten die ze kreeg tijdens de training openlijk met de andere secretaressen. Ze vroeg hen ook wat ze van haar verwachtten. â&#x20AC;&#x153;Met die open houding wilde ik mijn collegaâ&#x20AC;&#x2122;s duidelijk maken dat ik niet boven hen sta, maar wil samenwerken. Gaandeweg accepteerden ze me steeds meer en nu vinden ze het normaal dat ik de dagelijkse leiding heb.â&#x20AC;?

TIPS VOOR OFFICEMANAGERS s 8FFT EVJEFMJKL PWFS KF SPM s ;PSH WPPS FFO UBBLWFSEFMJOH s (FFG IFMEFSF PQESBDIUFO s 8FSL OBVX TBNFO NFU EF BOEFSF TFDSFUBSFTTFO s (FFG GFFECBDL PQ CBTJT WBO GFJUFO

UNDERDOG â&#x20AC;&#x153;Het valt me op dat vrouwen, en dan met name dienstverlenende vrouwen, zich minder goed profilerenâ&#x20AC;?, concludeert Bos. â&#x20AC;&#x153;Ze nemen als vanzelfsprekend aan dat iedereen wel ziet wat ze toevoegen. Dat hoort wel een beetje bij secretaressen.

Die zien wat er moet gebeuren en lossen dat meteen op. Ze hebben niet in de gaten dat dit een bijzondere vaardigheid is. â&#x20AC;&#x2DC;Ach, dat is toch normaalâ&#x20AC;&#x2122;, hoor ik hen vaak zeggen. Managers die hogerop komen via het â&#x20AC;&#x2DC;hardeâ&#x20AC;&#x2122; management maken zich daarentegen probleemloos zichtbaar. Het is ook wel logisch.

Vanuit de traditionele rol bevindt de secretaresse zich in een dienstverlenende positie die een underdoggevoel kan geven.

Maar ik ben ervan overtuigd dat een secretariaat veel beter functioneert als de officemanager uit haar ondergeschikte positie durft te komen. Dat is wel een hele uitdaging. De confrontatie aangaan is immers moeilijk voor dienstverlenende mensen omdat ze vaak erg sensitief zijn. Ze weten heel goed hoe het voelt om kritiek te krijgen. En vervolgens moeten zij de kritiek gaan geven. Dat is tegenstrijdig.â&#x20AC;?

FEEDBACK Samantha herkent zich in dit dilemma. Het kost haar moeite om feedback te geven als dingen niet gaan zoals zij wil. â&#x20AC;&#x153;Ik

s 4QSFFL SFHFMNBUJH KF XBBSEFSJOH VJU s %FMFHFFS XBBS NPHFMJKL s 4UB [FMG PQFO WPPS GFFECBDL FO CFIPVE UFHFMJKLFSUJKE KF FJHFOIFJE

zwak mijn boodschap te veel af. Ik haal er zoveel mogelijk tekst bij om het maar zo aardig mogelijk te brengenâ&#x20AC;?, legt ze uit. â&#x20AC;&#x153;Vaak blijf ik dan hangen in een soort mededeling. Zo van: â&#x20AC;&#x2DC;dit kun je zo beter niet meer doenâ&#x20AC;&#x2122;. Maar als je volgens de regels feedback geeft, begin je met feiten. Vervolgens stel je de vraag of ze begrijpen wat je bedoelt. En dan probeer je samen tot een oplossing te komen. Het lukt me uiteindelijk wel, maar ik moet er echt heel bewust bij stil staan om het goed te doen. Mijn streven is om hierin nog kordater te worden.â&#x20AC;?

Volgens Gerda Bos is de angst om onaardig te zijn niet realistisch. Medewerkers hebben juist behoefte aan duidelijkheid. â&#x20AC;&#x153;Maar doe dit vanuit je kracht en niet vanuit je machtâ&#x20AC;?, benadrukt ze. â&#x20AC;&#x153;Het is echt een kunst om mensen te verleiden en mee te laten denken. Pas als je dat proces kan besturen, heb je invloed. Dan dwing je respect af.â&#x20AC;?

ZO GEEF JE GOEDE FEEDBACK s #FOPFN GFJUFO FO HFESBH EBU KF FSWBBSU De laatste week ben je 2x een half uur te laat gekomen). s (FFG BBO XBU EBU NFU KPV PG KF UFBN EPFU Daardoor hebben collegaâ&#x20AC;&#x2122;s het gevoel dat ze harder moeten werken en dat geeft stress). s #FOPFN KF XFOT PG WFSXBDIUJOH Ik verwacht van je dat ook jij op tijd begint).

12

|

maart 2015

DUBBELROL Makkelijk is anders, want er hangt een vreemde dynamiek rondom de positie van een officemanager binnen de organisatiestructuur van een bedrijf. De officemanager heeft wel de dagelijkse leiding over het secretariaat, maar niet altijd de hiĂŤrarchische macht om mensen te beoordelen en daar gevolgen aan te verbinden. Er zit ook een rariteit in haar relatie met het management. De officemanager is gelijkwaardig, maar ook weer niet, want ze dient haar manager. Dat maakt de rol wel heel dubbel. Ze notuleert het MT, maar heeft geen inspraak als manager.

“Ik vind mijn positie wel eens lastig omdat ik niet de macht heb”, zegt Conny Zuidema, coördinator van een tienkoppig secretariaat bij de gemeente Utrecht. “Ik ben immers niet de leidinggevende, maar slechts een schakel tussen het management en het secretariaat. Ik moet het dus echt hebben van mijn vaardigheden om invloed uit te oefenen. Desondanks vind ik wel dat ik de secretaresses op hun gedrag mag aanspreken. Dat moet, anders verandert er niets. Ik kan het nou eenmaal niet accepteren als iemand bijvoorbeeld regelmatig te laat verschijnt op een vergadering. Verder probeer ik, heel belangrijk, zelf het goede voorbeeld te geven. Ik laat zien dat ik betrouwbaar ben en mijn beloftes na kom. Dat verwacht ik dan ook van mijn collega-secretaressen.”

COMPETENTIES Al met al moet je als officemanager over nogal wat vaardigheden beschikken om je rol goed te kunnen uitoefenen.

Besluitvaardigheid, leidinggevende capaciteiten, organisatiesensitiviteit en inlevingsvermogen zijn volgens Gerda Bos belangrijke competenties. “Het is noodzakelijk dat je precies weet wat er speelt in de organisatie, welke punten prioriteit hebben en hoe je medewerkers motiveert. De meeste officemanagers onderscheiden zich natuurlijk al van de gemiddelde secretaresse. Anders hadden ze die functie niet gekregen.

Maar ze kunnen in veel gevallen nog beter functioneren.

TRAINING TEAMLEIDER SECRETARIAAT Tijdens de training Teamleider secretariaat leer je

‘Mijn valkuil v is dat ik zelf nog a het te vaak rt voortouw neem’

Eén van hun valkuilen is bijvoorbeeld dat officemanagers dingen graag op hun eigen manier doen en daarom niet makkelijk delegeren. Terwijl ze de collega’s laten groeien als deze andere taken mogen leren.”

SAMENWERKEN Conny’s valkuil is dat ze soms zelf nog te vaak het voortouw neemt. Als coördinator hoort ze immers altijd als eerste wat de nieuwe opdracht inhoudt. “Dan heb ik al over de invulling nagedacht voordat de anderen het horen. Dat klopt natuurlijk niet, want dan ontneem ik hen de kans om zelf inbreng te tonen.” Goed kunnen samenwerken vindt Conny de belangrijkste competentie van een officemanager. Pas dan creëer je een saamhorigheidsgevoel. “Dat werkt toch het beste op de lange termijn. Ik wil dat de secretaresses werken vanuit hun eigen gevoel van verantwoordelijkheid en professionaliteit. Daarbij houd ik de drempel naar mij toe zo laag mogelijk. Ik merk dat ze me accepteren. Want ze komen regelmatig naar me toe om advies te vragen of om iets vertrouwelijks te delen. Samen met hen zoek ik dan naar de beste oplossing.”

hoe je deze rol zo krachtig mogelijk invult, terwijl je dicht bij jezelf blijft. Je maakt kennis met de basisprincipes van leidinggeven en deelt ervaringen met collega’s die in dezelfde rol zitten. Ook na de training kun je elkaar blijven steunen. Je leert ook hoe je een balans vindt tussen de diversiteit van je rollen, je doet testjes, oefent gesprekken en krijgt handige technieken en tips. De volgende 3-daagse training staat gepland op 28 april. Meer informatie: www.managementsupport.nl/opleidingen.

Eenzaam voelt Conny zich soms wel in haar functie van coördinator. Ze is natuurlijk geen officiële manager, dus ze wordt niet bij het managementteam betrokken. De secretaresses onderling vormen samen ook een groep en daar hoort ze ook net niet bij. “Om dat op te lossen, ben ik op zoek gegaan naar andere coördinatoren binnen de gemeente Utrecht die in dezelfde situatie zitten. Dat is erg leuk. Ik heb nu toch het gevoel dat ik bij een team hoor. Het is ook nuttig, want we wisselen met elkaar informatie en ervaringen uit.”

maart 2015

|

13

P S YC H O LO G I E TEKST PIETERNEL DIJKSTRA

Emoties voel je niet in je eentje. Zonder dat je dat door hebt besmet je er namelijk de mensen in je omgeving mee. Dat kan prettige ĂŠn onprettige gevolgen hebben.

Psycholoog Pieternel Dijkstra legt uit.

SAMEN LACHEN, SAMEN HUILEN

EMOTIONELE

BESMETTING

14

|

maart 2015

J

e kent het wel: begint je collega op het secretariaat te grinniken, dan werkt dat op de lachspieren, zelfs als je niet eens weet waar het precies over gaat. Voor je het weet, lig je samen dubbel van het lachen. Voor huilen geldt iets soortgelijks: laat iemand een traantje, dan begin je zelf vaak ook te snotteren. Elkaar aansteken met lachen of huilen zijn voorbeelden van emotionele besmetting. Zonder dat je het door hebt, neem je de gezichtsuitdrukking en emoties over van de mensen om je heen.

SPIEGELNEURONEN Emotionele besmetting heeft, op hersenniveau, te maken met spiegelneuronen. Dit zijn hersencellen die zowel actief worden op het moment dat je zelf iets doet als op het moment dat je een ander iets ziet doen.

In reactie op de beweging van de ander, bijvoorbeeld lachen, wordt een vergelijkbare beweging bij jezelf gestimuleerd en ontstaat de neiging om ook te gaan lachen.

Spiegelneuronen zorgen er niet alleen voor dat je de gezichtsuitdrukking van de ander overneemt, maar ook het gevoel dat daarbij hoort. Door te lachen ga je blijdschap en vreugde ervaren. Kortom: emotionele besmetting zorgt ervoor dat je zowel de expressie als ervaring van de gevoelens van de ander overneemt. Dit effect is het sterkst als je oogcontact maakt, bijvoorbeeld in één-op-ééngesprekken met collega’s. Mag je iemand graag, dan is de kans op emotionele besmetting groter. Juist bij hen leef je immers mee.

NEGATIEF Ervaart een collega positieve emoties, dan is emotionele besmetting een prettig verschijnsel. Je voelt letterlijk de blijdschap en vreugde van de ander, en kunt meedelen in elkaars successen en geluksmomenten.

Maar is de ander vermoeid, boos, gestrest

of verdrietig, dan kan dat overslaan op jou.

Je kunt dan zelf ook vermoeid, gespannen of zwaar op de hand worden. Vooral vrouwen zijn geneigd met elkaar mee te leven. Ze proberen elkaar dan te steunen en helpen. Hoe goed bedoeld ook, dit kan een averechts effect hebben. Voor je het weet worden op deze manier negatieve emoties doorgegeven van de ene collega naar de andere. Je praat elkaar onbewust de put in. Uit onderzoek blijkt dat zo een hele afdeling kan opbranden.

VROUWEN GEVOELIGER DAN MANNEN Vrouwen nemen eerder emoties over dan mannen. Een belangrijke reden is dat vrouwen meer aandacht hebben voor de lichaamstaal van de ander: gezichtsuitdrukking, lichaamshouding en manier van spreken. Vrouwen kijken bijvoorbeeld vaker en langer naar andermans ogen dan mannen. Juist in die lichaamstaal laat de ander zijn emoties zien. Vrouwen nemen daardoor de emoties van de ander beter in zich op. Het voordeel

TIPS Hoe verminder je nu die negatieve emotionele besmetting? Omdat het grotendeels een onbewust proces is, is tegenhouden lastig. Wat al helemaal niet helpt, is om negatieve emoties weg te drukken of te verbergen. Niemand kan altijd maar positief zijn in het contact met anderen.

Emoties verstoppen werkt bovendien niet: het kost heel veel energie en is uiteindelijk slecht vol te houden. Maar wat kun je dan wél doen? Drie tips.

TIP 1: BEWUSTZIJN Wees je bewust van wat de ander in je losmaakt. Heeft de ander een slechte bui of vertelt ze een verdrietig verhaal, kijk dan wat dat met jou doet. Op het moment dat je dat opmerkt, stijg je boven de emotionele besmetting uit. Je kunt dan bijvoorbeeld tegen jezelf zeggen: ‘Ik voel me geraakt en dat is oké. Maar ik laat er mijn dag verder niet door beïnvloeden.’ Je bent dan de emotionele besmetting te boven.

TIP 2: AFSTAND Merk je dat de ander je sterk raakt, neem dan emotioneel wat afstand. Dat kun je doen door bijvoorbeeld bewust te denken: ‘Dit is niet mijn gevoel of probleem, maar dat van de ander’. Voel je niet schuldig om zo’n gedachte. Je hoeft niet per se de hele

‘Ga niet te ver mee in de negatieve emoties van een ander’

daarvan is dat vrouwen vaak beter dan mannen kunnen inschatten wat de ander voelt en ervaart. Nadeel is dat daarmee de kans op besmetting met negatieve emoties ook groter wordt.

tijd mee te leven met iemand, om er toch voor diegene te zijn. De ander heeft er bovendien weinig aan als jij je ook beroerd gaat voelen. Blijf bij jezelf en ga niet te ver mee in de negatieve emoties van de ander.

TIP 3: JOUW ROL Ben jij zelf verdrietig, boos of gestrest, sta dan stil bij wat dat met je omgeving kan doen. Denk na over de rol die je wilt innemen op je werk en wat voor werknemer je wilt zijn. Iemand die zijn gal spuwt of juist iemand die probeert er het beste van te maken?

Praten over stress, verdriet en boosheid kan en mag gerust, maar doe het niet te lang en niet teveel. Je collega’s zijn geen praatpalen waar je negatieve gevoelens over kunt uitstorten. Wil je je emoties kwijt, dan kun je er ook voor kiezen om ze op te schrijven.

Heeft een collega geluisterd en meegeleefd, bedank hem of haar dan bovendien: ‘Wat ontzettend fijn dat je luisterde. Ik voel me er een stuk beter door’. Op die manier sluit je af met iets waar de ander energie uit haalt, en doorbreek je de emotionele besmetting met negatieve emoties.

maart 2015

|

15

P S YC H O LO G I E

LABELS PRINTEN VIA HET DRAADLOZE NETWERK EN VANAF MOBIELE APPARATEN

TEST:

HOE GEVOELIG BEN JIJ VOOR EMOTIONELE BESMETTING MET NEGATIEVE EMOTIES? Geef van elke stelling aan in hoeverre je het ermee eens bent. Doe dat door het cijfer te omcirkelen dat het beste je mening weergeeft.

Wees eerlijk en kritisch: wat vind en voel je werkelijk?

Stelling

Sterk mee oneens (1) Sterk mee eens (5)

1. Ik word onrustig van opwinding of drukte om me heen.

1

2

3

4

5

2. Zijn andere mensen bezorgd, dan ga ik daarin mee.

1

2

3

4

5

3. Mijn vrolijkheid vermindert als mensen om me heen gedeprimeerd zijn.

1

2

3

4

5

4. Ik raak van slag als een vriend of vriendin overstuur reageert.

1

2

3

4

5

5. Ik word nerveus als de mensen om me heen zich nerveus gedragen.

1

2

3

4

5

6. De mensen om me heen hebben een grote invloed op mijn stemming.

1

2

3

4

5

Tel de getallen die je hebt omcirkeld bij elkaar op. Dat is je score.

Wi-Fi

Mobiel

www.brother.nl/labelprinters

Wat deze betekent, kun je hieronder lezen.

12 punten of minder: Je bent niet zo gevoelig voor emotionele

Een professioneel resultaat

besmetting met negatieve emoties. Je blijft bij jezelf. Gaat het om

Creëer snel professionele labels en etiketten voor enveloppen, dossiermappen, documenten, dvd’s en vele andere items met een draadloze Brother labelprinter. Sluit de labelprinter eenvoudig aan op uw PC of Mac, of verbindt deze met uw bestaande draadloze netwerk. Print vanaf alle computers in het kantoor direct vanuit Microsoft Word, Excel of Outlook. Via de professionele ontwerp software kunt u razendsnel labels met afbeeldingen, logo’s en barcodes ontwerpen en printen.

daarmee wel besmetten!

positieve emoties, dan kan dat anders liggen. Hopelijk laat je je

13 – 20 punten: Je bent redelijk gevoelig voor emotionele besmetting met negatieve emoties. Wat anderen doen en vertellen laat je niet koud. Zolang je niet te vaak en teveel negatieve emoties van anderen over je heen krijgt, is er geen probleem.

21 punten of meer: Je bent erg gevoelig voor emotionele besmetting met negatieve emoties. De gevoelens van anderen

Brother iPrint&Label app Daarnaast kunt u via de gratis Brother iPrint&Label app ook direct labels printen vanuit uw Android of Apple smartphone of tablet. Deze handige app is zeer eenvoudig in gebruik en zoekt automatisch in uw draadloze netwerk naar ondersteunde Brother labelprinters.

neem je makkelijk over. Dit kan je onderuit halen als de mensen in je omgeving veel negatieve emoties uiten of ervaren. Zorg dan goed voor jezelf en ga er niet in mee.

Pieternel Dijkstra is sociaal psycholoog, auteur, trainer en lector bij de NCOI University. Haar nieuwste boek ligt vanaf april 2015 in de winkel. Het heet: ‘Mindfulness op het werk: flexibel omgaan met de uitdagingen op de werkvloer’ (uitgeverij Thema).

VICKY MARIJNEN - COLUMN

ZET EENS DE KOOKWEKKER Maak een klus concreet en behapbaar, dan verlaag je de drempel om te beginnen en verhoog je het commitment én de motivatie.

Eens in de zoveel tijd is het bij ons thuis weer zover; dan is het ineens een enorme rommel.

Overal stapels en bergjes, rondslingerende spullen en van die vervelende klusjes die al maanden graag gedaan willen worden. En rommel trekt rommel aan… het gaat dus van kwaad tot erger.

Daar kunnen we best even mee leven, maar op een zeker moment gaat die troep irriteren. Opruimen dus! Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Want waar te beginnen? En eigenlijk heb ik geen zin, want het is zoveel. En dus blijven de stapeltjes zich ophopen.

Gelukkig hebben mijn man en ik nu iets bedacht wat magisch blijkt te werken. Ons geheim: het tienminutenklusje! Elke dag zetten we de kookwekker op tien minuten en gaan we aan de slag om íets op te ruimen of een andere klus te doen. Je mag zelf weten wanneer je het doet, het hoeft niet tegelijk, áls je het maar doet. En het hoeft ook niet in één keer af, als je er maar tien minuten per dag aan besteedt (en langer mag natuurlijk als je de smaak te pakken hebt).

Het klinkt misschien futiel, maar de grap is dat het werkt. Juist omdat het zo concreet en behapbaar is, omdat er een (dagelijks) ritme in zit en omdat we elkaar eraan houden. Het maakt de drempel om het te doen laag en het commitment hoog. En het leukste is nog: ik sta ervan versteld hoeveel je in tien minuten kunt doen. Zo wordt ons huis elke dag een stuk opgeruimder en dit motiveert enorm om door te gaan.

En zo is het eigenlijk ook met andere dingen die je wilt bereiken of waar je tegenop ziet, ook op kantoor. Maak het klein, concreet en behapbaar, zorg voor een stok achter de deur (lees: spreek je voornemen uit naar degene die je helpt om je eraan te houden) en vooral: begin! Als je maar iets doet én op regelmatige basis, dan gaat de motor vanzelf lopen en zul je zien dat het steeds gemakkelijker gaat. Alle beetjes helpen en alles bij elkaar bereik je zo een heleboel!

Vicky Marijnen is zelfstandig trainer & coach. Zij begeleidt individuen met loopbaanvragen en thema’s rondom persoonlijke effectiviteit. Daarnaast is zij facilitator en coach voor teams die willen groeien door het ontdekken, ontwikkelen en waarmaken van hun maximale potentieel.

Haar levensmotto: haal eruit wat erin zit en verras jezelf! www.vickymarijnen.nl

maart 2015

|

17

PERSOONLIJKE GROEI TEKST ALINE DE BRUIN

Kantoorpolitiek Zo gebruik je het positief Gekonkel bij de koffieautomaat, achterkamertjespolitiek, slijmende collega’s… We associëren kantoorpolitiek vaak met iets negatiefs. Maar dat is helemaal niet nodig. Het is juist belangrijk om kantoorpolitiek op een positieve manier in je voordeel te gebruiken. Coach en trainer Ingrid Bannink geeft tips.

E

rger jij je ook aan die ene collega die op vrijdagmiddag om half 5 naar de borrel loopt terwijl het werk nog lang niet af is? Stop daarmee. Die collega heeft gelijk. Natuurlijk is het belangrijk om je werk goed te doen, maar het is ook belangrijk om een klein stukje van je tijd aan kantoorpolitiek te besteden.

“Kantoorpolitiek heeft vaak negatieve connotaties”, zegt Ingrid Bannink, coach en trainer bij haar eigen bedrijf Bannink Coaching & Consultancy. “Dat komt omdat er mensen zijn die het op een vervelende manier gebruiken. Maar je kunt kantoorpolitiek ook op een goede manier inzetten door op een informele manier bezig te zijn met het behalen van je doelen.”

INVLOED Die informele beïnvloeding: daar draait het allemaal om.

“Kijk om je heen. Leer luisteren en observeer wat er nou eigenlijk gebeurt in het bedrijf waar je werkt. Wie heeft de touwtjes in handen? Naar wie wordt veel geluisterd?”

Het kan best zijn dat jij zo’n persoon bent naar wie wordt gekeken. “Ik merk in de praktijk dat secretaressen vaak meer invloed hebben dan ze zelf denken. De baas is dan wel degene die het definitieve akkoord geeft of een vinkje zet, maar het kan best zijn dat jij als secretaresse zoveel invloed hebt dat hij jouw mening ook zwaar laat wegen. Wees je daarvan bewust.”

18

|

maart 2015

GEEN SMOESJES BEDENKEN Als je kantoorpolitiek op een goede manier wilt gebruiken, moet je jezelf in de kijker spelen. Ingrid Bannink hoort vaak de klacht van mensen dat hun harde werk niet opgemerkt wordt en dat ze niet voldoende gewaardeerd worden door hun collega’s. Maar dat heeft volgens haar met name te maken met hun houding. “Alleen maar je werk doen is niet genoeg meer tegenwoordig. Je moet ook investeren in onderlinge communicatie. Ik hoor zo vaak van mensen: ik ben nou eenmaal zoals ik ben, ik doe mijn werk en dus moeten ze niet zeuren. Maar intussen krijgen ze niets voor elkaar. Dat komt door die houding. Als je je meer openstelt naar je collega’s toe, het bespreekbaar maakt als je met een probleem zit en af en toe eens je mening geeft over een bepaalde situatie, dan maak je jezelf zichtbaar.” En ja, de ene persoon is introverter dan de ander, maar je kunt leren communiceren. “Probeer te vermijden dat je voor jezelf smoesjes gaat bedenken om je niet uit te spreken. Je bescheidenheid mag je niet in de weg gaan zitten.”

TIPS Uiteindelijk moet je zelf bepalen hoe je om wilt gaan met kantoorpolitiek. Eén ding is duidelijk: je kunt het op een constructieve manier inzetten, zonder dat het ten koste gaat van je integriteit. Ingrid Bannink geeft zes tips voor iedereen die aan de slag wil gaan.

‘Je bescheidenheid mag je niet in de weg gaan zitten’

TIP 1: ONTWIKKEL EEN POLITIEKE ANTENNE Observeer iedereen: hoe gaan mensen met elkaar om, wie zijn de informele beïnvloeders? Zorg dat je een goede werkrelatie hebt met de mensen in je omgeving en de mensen die belangrijk zijn voor je werk.

TIP 2: HANDEL VANUIT JE EIGEN NORMEN VAN FATSOEN EN INTEGRITEIT. RODDEL NIET. Als iemand een nare opmerking tegen je maakt, laat je dan niet verleiden om de tegenaanval te kiezen. Beheers je en reageer netjes en respectvol. Als het echt te bont wordt, kun je het bespreekbaar maken, maar ga nooit spiegelen. Daarmee verminder je je invloed.

TIP 3: BOUW EEN NETWERK OP EN ONDERHOUD JE RELATIES Richt je niet alleen op de mensen die je persoonlijk aardig vindt. Vraag ook eens advies aan iemand met wie je wat minder vaak omgaat. Vergroot je zichtbaarheid en onderhoud relaties door bijvoorbeeld af en toe een kop koffie met hen te drinken en te vragen wat hen bezighoudt.

TIP 4: VOORKOM DAT JE JE SNEL PERSOONLIJK AANGEVALLEN VOELT Dit is vaak een grote uitdaging voor vrouwen. Ik heb pas nog een groep secretaressen getraind en eentje gaf aan dat ze be-

ledigd was als haar baas papieren op haar bureau deponeerde met een geeltje erop met de vraag of ze iets wilde doen. Maar dat is gewoon een manier van communiceren. Misschien niet de meest nette, maar hij is ook maar een mens. Het is niet persoonlijk, hij wil gewoon dat iets geregeld wordt en heeft niet altijd tijd voor een praatje.

TIP 5: ZORG DAT JE BETROUWBAAR OVERKOMT EN BENT Leer communiceren. Het kan best zijn dat je geen tijd hebt om iets direct te doen, maar communiceer dat dan. Wacht niet af tot iemand je drie e-mails heeft gestuurd om vervolgens geïrriteerd te reageren met een ‘Je ziet toch dat ik het druk heb’. Nee, dat zien ze niet. Benoem het.

TIP 6: ZORG VOOR EEN BALANS TUSSEN GEVEN EN NEMEN: VOOR WAT HOORT WAT Pas ervoor op dat mensen het logisch gaan vinden dat je dingen oppakt. Bedenk: Wat hoort bij mijn functie? Wat doe ik extra? En als je iets extra’s doet, laat dan ook weten dat het extra is en buiten je functie valt. Als je altijd maar geeft en nooit ontvangt, gaat dat energie kosten. Wanneer je mensen een gunst bewijst of hen helpt met hun werk, schroom dan niet om iets terug te vragen.

Meer informatie: www.banninkcoaching.nl

maart 2015

|

19

COMMUNITY W O R K S H O P D AG E N

OF 23 APRIL KOM OP 21, 22 SHOPDAGEN 2015 RK NAAR DE WO ke competenties

PERSOONLIJK PROGRAMMA

met wel en bepaal zelf jij aan de slag wilt

VERANDEREN

Bonustrack

VERBREDEN

VERDIEPEN

voor €25,-

Veranderen, verbeteren, verbreden of verdiepen? Op de jaarlijkse Workshopdagen op 21, 22 en 23 april krijg je daarvoor weer volop de kans. Je hebt de keuze uit meer dan 40 onderwerpen, gericht op je bestaande, maar vooral ook nieuwe vaardigheden en competenties. Want hoewel de essentie van je vak niet is veranderd, vragen nieuwe ontwikkelingen wel om aanpassingen en een frisse blik.

VERBETEREN

Kies uit ruim

40

verschillende workshops

Meer collega’s

= KORTING

2e workshop voor slechts

€ 100,/workshops

entsupport.nl

www.managem

LQGG

s Extra korting als je met collega’s komt s Volop inspiratie door trainers die specialist zijn op hun

De belangrijkste redenen om deel te nemen:

vakgebied en bekend zijn met het secretaressevak

s Je hebt de keuze uit ruim 40 workshops s Naast de meest succesvolle ook 17 nieuwe, actuele onderwerpen

Bepaal zelf met welke competenties en vaardigheden je

s Aantrekkelijk geprijsd (tweede workshop voor slechts € 100,- en

aan de slag wilt, stel je persoonlijke programma samen op

Bonustrack voor € 25,-)

managementsupport.nl/workshops.

ONDERWERPEN WORKSHOPDAGEN 21, 22 EN 23 APRIL, UTRECHT

PRAKTISCHE VAARDIGHEDEN

25. Praktische psychologie; de basis

1.

Agendabeheer in Outlook

26. Uit je comfortzone; omgaan met verandering

2.

Basisinzichten in marketing

27. Van perfectionist naar optimalist

3.

De commerciële secretaresse

28. Verbeter je samenwerking

4.

Digitaal archiveren

29. Vergroot je creatieve slagkracht

5.

Effectief werken met de iPad voor beginners

30. Versterk je performance

6.

HR-taken voor de toekomst

7.

Manage je mailbox in Outlook

ONTWIKKELINGEN IN JE VAK

8.

Nooit meer rood staan op de klok

31.

9.

Notuleren in Excel

32. Digitaal samenwerken

De managementassistent als sparringpartner

10. Proactief plannen

33. Het nieuwe (samen)werken: de secretaressepool

11.

Projectassistentie

34. Het Nieuwe Werken; juíst op het secretariaat!

12.

Slim samenwerken met SharePoint

35. Het opzetten van een secretaressepool

13.

Sneller werken en denken met mindmappen

36. Werken in het papierloze kantoor

14. Tips en trends voor een succesvol evenement

TAAL EN COMMUNICATIE PERSOONLIJKE ONTWIKKELING

37. Bewust mondeling communiceren

15.

38. Business Etiquette 3.0, zorg dat het klikt

Anders denken, anders reageren

16. De beste versie van jezelf

39. De kracht van Taal

17.

40. Digitale teksten schrijven

De kracht van imperfectie

18. De kunst van reflecteren

41. Eerste hulp bij taalkwesties

19.

42. Internationaal ondersteunen

De secretaresse als gatekeeper - zo sta je sterk

20. Managementassistent en NLP

43. Piramide schrijven

21.

44. Presenteer jezelf met LEF

Meer plezier op en in je werk

22. Mij krijgen ze niet gek!

45. Slim beïnvloeden met framing

23. Mindful Werken

46. Zakelijk Engels

24. Persoonlijke effectiviteit

20

|

maart 2015

PRAKTIJK STAAT CENTRAAL In 2,5 uur hoor je de belangrijkste ontwikkelingen, maar krijg je vooral tips en tricks om deze meteen in je eigen praktijk toe te passen. Je kunt 2 workshops per dag volgen, krijgt een heerlijke lunch en optioneel als afsluiter nog een Bonustrack.

Bonustracks Nog wat tijd - en energie - over? Schrijf je dan ook in voor een van de Bonustracks. Voor slechts € 25,- krijg je één uur lang een karrenvracht aan tips en tricks over Word/Outlook, Powerpoint/Excel

MACHT Heb jij als secretaresse een machtspositie in de organisatie?

43% Nee, volgens mij heb ik geen macht.

of OneNote.

Kom samen met je collega(‘s) Leuk als je je kennis gelijk kunt delen met je collega(‘s). Dat kan met de speciale collegakorting.

29% Ja, ik heb veel invloed op mijn collega’s.

EEN GREEP UIT DE NIEUWE WORKSHOPS

28% Ja, ik kan mijn baas behoorlijk beïnvloeden.

Digitaal archiveren: Digitaal archiveren en managen van informatie zijn dé taken van een secretariaat. Marianne Smits leert je hoe je een voor iedereen overzichtelijke indeling ontwerpt voor zowel je

(Er hebben 291 mensen gestemd)

digitaal archief in Outlook als je papieren archief.

Versterk je performance: Als managementondersteuner word je steeds meer het gezicht van de organisatie, naar je collega’s toe én naar buiten. Laat dus zien dat je stevig in je schoenen staat. Laat geen twijfel bestaan over je talent, je prestaties en je functiewaarde. Tijdens deze workshop krijg je helder waarom jij relevant bent voor je manager of je team.

De beste versie van jezelf: Tegenwoordig gaat het er niet om of je goed bent. Het gaat erom of anderen je goed vinden. Ben jij je er bewust van hoe je indruk maakt? Tijdens deze workshop leer je van trainer

PORTFOLIO MANAGEMENT SUPPORT

Miranda Kampers hoe je in drie stappen het beste uit jezelf haalt en laat zien en horen aan je omgeving.

Internationaal ondersteunen: Vanuit operationele ondersteuning heb je contact met relaties in het buitenland. Het is jouw taak om ervoor te zorgen dat dit contact soepel verloopt. Maar hoe weet je of een ‘ja’ ook echt een ‘ja’ is? Hoe houd je iemand - schriftelijk - aan gemaakte afspraken? In deze workshop leer je hoe je effectief omgaat met verschillende zakenculturen, wat de valkuilen zijn en hoe je telefoon en mail inzet.

HR-taken voor de toekomst: Organisaties en mensen zijn continu aan het veranderen en HR heeft hier een belangrijke ondersteunende rol in. Wat zijn de trends voor de toekomst waarin jij een rol kan spelen? Hoe kun je meer zorgdragen voor het menselijk kapitaal in jouw organisatie? Deze workshop geeft je tips hoe je verschillende concrete stappenplannen kunt opzetten die zowel werkbaar zijn voor het management als de medewerkers in je organisatie. In de toekomst geen ad-hocwerk meer, want je hebt de processen in kaart gebracht.

Bekijk alle workshops op managementsupport.nl/workshops.

Opleidingen keuze uit meer dan 50 onderwerpen. Ook incompany Vakbase uitgebreide online informatie op jouw vakgebied E-mailnieuwsbrief gratis iedere dinsdag in je mailbox Social media LinkedIn, Facebook, Twitter Boeken meer dan 100 titels Website nieuws, checklists, taalvragen en meer: www.managementsupport.nl Event Management Support Live

maart 2015

|

21

I N F O R M AT I E M A N AG E M E N T TEKST ANNEMIEK TIGCHELAAR

Liggen er bij jou op het werk nog stapels papier op de bureaus?

Aantekeningen, notulen, takenlijsten, telefoonnotities, projectvoorstellen, nog niet gearchiveerde vergaderstukken? Maak een einde aan de stapels van jezelf én van je collega’s met de methode van professioneel organizer Annemiek Tigchelaar. Zo past zij haar methode in de praktijk toe.

E D !

P S O L T E S AP T S

DE PRAKTIJK VAN EEN PROFESSIONEEL ORGANIZER 22

|

maart 2015

I

k schuif aan bij Mark achter zijn bureau. Mark is een daadkrachtige beslisser die zijn zaken goed voor elkaar heeft. Aan mij is gevraagd om hem en zijn collega’s te ondersteunen in het proces naar papierloos werken.

Over een paar weken worden de werkplekken flexplekken en dan moeten de stapels op alle bureaus en vensterbanken verdwenen zijn en de ladeblokken leeg.

Voor de één is dat lastiger dan voor de ander. Mark zegt gelukkig dat hij er geen enkele moeite mee heeft om zonder papier te werken en dat hij uitkijkt naar het nieuwe flexwerken op de afdeling. Fijn, dat is een goed begin. Toch zie ik stapels papier op en rond zijn bureau liggen. “Ja, maar dat valt best mee, daar ben ik nu mee bezig,” zo verweert hij zich.

“En ik heb al heel veel papier weggedaan voor jouw komst.

Het gaat al goed naar mijn idee.”

AAA-REGEL We bekijken samen de overgebleven stapels. Bij het sorteren van stapels papier hanteer ik de AAA-regel (die ook werkt bij e-mails). Bij elk document heb je de keuze uit één van de volgende categorieën: t Afdanken: wat kan er weg? t Archief: wat wil je bewaren? t Actie: waar moet je nog iets mee doen?

Hierbij moedig ik mensen aan kritisch te zijn in wat ze willen bewaren. Je kunt jezelf de volgende vragen stellen om te achterhalen wat je daadwerkelijk moet bewaren en wat niet.

Stel de vraag enkele malen waarbij je steeds de klemtoon een woord verlegt: t Wát moet ik waar bewaren? Oftewel: heb ik dit echt nodig? t Wat móet ik waar bewaren? Oftewel: ben ik verplicht dit te bewaren? t Wat moet ík waar bewaren? Oftewel: bewaart een ander dit ook? t Wat moet ik wáár bewaren? Oftewel: bewaar ik het digitaal of op papier? t Wat moet ik waar bewáren? Oftewel: is het nog recent, hoe lang moet dit bewaard blijven?

maart 2015

|

23

I N F O R M AT I E M A N AG E M E N T

ZELF BEGELEIDEN Ook als je zelf geen last hebt van stapels om je heen, dan zijn er ongetwijfeld collega’s die hier wel mee kampen. Misschien wordt jou gevraagd hen te begeleiden naar minder stapels papier of naar papierloos werken. De volgende tips kunnen je hierbij helpen: s Trekken aan een dood paard heeft geen zin. Zoek

‘De digitale wereld ligt aan je voeten’

gemeenschappelijke doelen en motieven om van daaruit te starten. s Zorg dat het digitale archief op orde is. Medewerkers bewaren veel informatie op papier omdat ze bang zijn het digitaal nooit meer te kunnen terugvinden. Iemand wegwijs maken in het digitale documentensysteem kan veel schelen. s Wees duidelijk wie iets moet bewaren, en wat. Moeten medewerkers bijvoorbeeld zelf alle beleidsnota’s of naslagwerken bewaren of worden die centraal gearchiveerd of opgeslagen? Als ze goed vindbaar zijn, kan er makkelijker afstand van worden gedaan. s Geef uitleg, bijvoorbeeld over het handig gebruiken van postbakjes, het ordenen van e-mail en sneltoetsen. s Laat mensen in hun eigen tempo opruimen en respecteer de beslissingen van een ander. Forceer niets, dat werkt alleen maar averechts. Je aanwezigheid kan al voldoende zijn om mensen het benodigde duwtje in de rug te geven. s De grootste veroorzaker van stapels is veel printen.

Maak medewerkers hier bewust van en moedig aan om meer op het beeldscherm te lezen.

PRINTJES De eerste stapel van Mark bestaat uit papieren die hij steeds meeneemt naar overleggen. Hij vindt het handig om wat prints voor zijn neus te hebben tijdens vergaderingen en is bang dat dat straks bij het papierloos werken niet meer mag. Ik leg

SNELTOETSEN Schakel tussen geopende items

ALT + TAB

Schakel tussen vensters 3D

Win-toets + TAB

Toepassing afsluiten

ALT + F4

Menu start weergeven

Win-toets

Deze Computer (Verkenner) openen

Win-toets + E

Bureaublad weergeven

Win-toets + D

Maximaliseer huidig venster

Win-toets + Pijl omhoog

Maximaliseer venster tot helft links

Win-toets + Linkerpijl

Maximaliseer venster tot helft scherm rechts

Win-toets + Rechterpijl

24

|

maart 2015

Mark uit dat het prima is om zo nu en dan iets uit te printen als dat prettiger werkt. Maar de nadruk ligt wel op ‘zo nu en dan’. Het is zaak bewust om te gaan met wat je afdrukt, want de stapels papier worden er alleen maar hoger van. Als je na een vergadering jouw acties overneemt in je agenda en je aantekeningen digitaal verwerkt, dan kunnen de papieren daarna weg. Voor veel mensen is het ‘digitaal notities’ maken een probleem. Dat gaat nou eenmaal prettiger op papier, zo denken velen. Denk hierbij weer even terug aan de AAA-regel: t notities die een taak of actie bevatten. neem je op in je agenda of (digitale) takensysteem; t notities die je wilt bewaren (archief) bewaar je in een Worddocument bij de projectdocumenten, in het klantensysteem of in een programma zoals Onenote of Evernote.

Nu Mark zijn notities digitaal heeft verwerkt, kan de stapel weg.

nice to OERWOUD De volgende stapel betreft een project waar Mark aan werkt.

Hij vindt het prettig om door de informatie heen te kunnen bladeren. Doorvragen leert mij dat veel digitale informatie in het oerwoud op de server van zijn werk moeilijk terug te vinden is. De hele afdeling erkent dit probleem.

Zie hier een valkuil bij de omschakeling naar digitaal werken: papierloos werken is niet simpelweg het weghalen van stapels. Er zijn randvoorwaarden nodig, waaronder een goede inrichting van de server waardoor digitale documenten vindbaar zijn. Ik breng met Mark orde aan in zijn documentmappen en leer hem enkele handige snelknoppen en sneltoetsen aan. Hierdoor wordt zijn digitale wereld een stuk vriendelijker en werkbaarder. Weg stapel.

ACTIE De laatste stapel is de stapel ‘actie’: alles waar nog wat mee moet gebeuren. Van geprinte mailtjes (ja echt, in 2015!) tot notities. Ik laat Mark zien hoe gemakkelijk je een mailtje in je agenda kunt plaatsen, zodat je het kunt afhandelen op het juiste moment. Hoe je vergaderstukken in je agenda bijvoegt en hoe je je tijd en taken organiseert.

De digitale wereld ligt al aan zijn voeten. Hij moet hem alleen nog even oprapen en zien te gebruiken. Nu dat goed lukt, zijn de papieren niet meer nodig. Ook de laatste stapel verdwijnt in de papiercontainer.

meet !

U heeft behoefte aan een sfeervolle ruimte, een compleet product met diverse faciliteiten en een helder prijsbeleid. U wilt dan zeker zijn dat die ruimte voldoet aan uw wensen en dat deze ook binnen uw budget past. Liever nog: een accommodatie die u verrast.

Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist is centraal gelegen op een bosrijk eigen landgoed van 45 hectare. Uitstekend geschikt voor één- en meerdaagse bijeenkomsten als trainingslocatie, om te vergaderen, voor Business Events maar ook als sfeervol hotel voor een weekendje weg.

COLLEGA’S Niet alle collega’s van Mark zijn even daadkrachtige beslissers. Elke collega heeft uiteraard een eigen persoonlijkheid, een eigen werkstijl en een eigen verhaal. En ik begeleid mensen niet alleen in papierloos werken, ik ben ook bezig met het aanleren van efficiëntere werkgewoontes waarbij ik rekening houd met ieders persoonlijke voorkeuren. Ik kan niet zeggen ‘zo moet het en zo moet je het doen’, want dan beklijft het niet. Het gaat hier om blijvende gedragsverandering.

Korting op onze arrangementen?

Kijk op woudschoten.nl voor de actuele kortingskalender

Annemiek Tigchelaar is bestuurslid van de NBPO (Nederlandse Beroepsvereniging van Professioneel Organizers) en auteur van de boeken ‘Stop de stapels’ en ‘Grip op je e-mail’. Kijk voor meer informatie op www.nbpo.nl.

Woudenbergseweg 54 3707 HX Zeist

T 0343 - 492 492 F 0343 - 492 444

E info@woudschoten.nl I www.woudschoten.nl

O F F I C E M A N AG E M E N T - T H E M A TEKST ALINE DE BRUIN

Als secretaresse heb je soms ook HR-taken in je pakket. Dat kan variëren van het registreren van personeelsverlof tot het inrichten van het sollicitatieproces. Zeker bij dat laatste komt heel wat kijken. Hoe vul je je HR-taken het beste in? En welke valkuilen moet je zeker vermijden?

HR in je pakket?

Hier moet je op letten Het personeelsfeest organiseren, het personeelsblad coördineren en een cadeau regelen voor een collega die net een kind heeft gekregen. Dat zijn ‘traditionele’ personeelszorgtaken, die binnen een bedrijf vaak bij jou als secretaresse liggen. Aan de andere kant zijn er ook secretaressen die zich bezighouden met zaken als verlof en werkzaamheden voor werving en

26

|

maart 2015

selectie van nieuwe werknemers. “Het takenpakket van secretaressen op het gebied van HR hangt vaak af van de grootte van de organisatie en de aanwezigheid van personeelszaken als onderdeel van de bedrijfsstrategie”, zegt Nico Buijs, managing partner van HRadviesbureau BBKwadraat. “Grote bedrijven hebben een eigen HR-afdeling. Secretaressen ondersteunen

die afdeling vaak alleen nog. Bij kleinere bedrijven zie je vaak dat (directie)secretaressen meer personeelszaken regelen en soms ook een aantal operationele HR-taken hebben.”

OPLEIDING Het begrip HR is heel breed. “Je hebt drie takken: HR op strategisch niveau, dan kijk je echt naar het beleid, het tactisch niveau, waarbij het draait om de uitvoering in het middenmanagement, en het operationeel niveau. Dat zijn de praktische zaken als personeelsadministratie en alles rondom het wervings- en selectieproces van nieuwe werknemers.”

Buijs ziet steeds vaker dat secretaressen zich bezig houden met HR-werkzaamheden op operationeel niveau. “Als je het leuk vindt en er ruimte voor is, kun je veel meer doen dan alleen het personeelsfeest organiseren. De variatie in taken ligt ook aan je eigen affiniteiten en in hoeverre je je opwerpt om dingen te doen. Je kunt achter je bureau blijven zitten, maar je kunt ook aangeven dat het je leuk lijkt om bepaalde zaken te regelen.”

HR-werkzaamheden vereisen wel wat extra kennis. “HR wordt op bepaalde punten steeds ingewikkelder. Wat je steeds vaker ziet, is dat secretaressen bij ingewikkelde vraagstukken contact opnemen met een adviesbureau. Of ze gaan na een paar jaar een opleiding volgen op het gebied van HR, omdat ze het interessant vinden om er meer over te leren en op die manier carrière willen maken.”

de gaten houdt, bestaat het risico dat je niet meer voldoet aan de recente wet- en regelgeving.”

Verder moet je jezelf niet laten gebruiken door medewerkers om zaken op het bureau van de manager of de directie te krijgen. “Laat je niet voor hun karretje spannen en neem geen zaken over, maar faciliteer alleen. Het is fijn om verantwoordelijkheden te krijgen, maar je hoeft niet alles op je schouders te nemen.”

TIPS VOOR DE INRICHTING VAN HET SOLLICATIEPROCES Ben je binnen je bedrijf verantwoordelijk voor de inrichting van het sollicitatieproces? Nico Buijs geeft vijf tips die je helpen om dat zo goed mogelijk te organiseren.

1. Zorg voor een duidelijke omschrijving van het functieprofiel De sollicitant moet precies weten wat hij gaat doen als hij binnenkomt. Wat er in ieder geval in moet: taken en verantwoordelijkheden, salaris, arbeidsvoorwaarden en aantal uren. Met duidelijke informatie voorkom je een hoop telefoontjes van mensen die bijvoorbeeld vragen of de functie ook in 32 uur kan.

2. Vermeld praktische zaken

VALKUILEN Als je meer taken op het gebied van personeelsbeleid gaat uitvoeren, moet je wel oppassen voor een aantal valkuilen.

“Pas er voor op dat je blik te intern gericht is en dat je te weinig mee krijgt van de recente ontwikkelingen op het gebied van HR. Er verandert veel in de wetgeving. Als je dat niet in

Geef aan hoe de sollicitatieprocedure er uit ziet en wat de planning en de doorlooptijd is. Ook hiermee voorkom je telefoontjes van mensen die willen weten of hun brief al gelezen is.

3. Bedenk welke media je wilt gebruiken voor de verspreiding van de vacature Zet hem op LinkedIn of deel hem via het Twitter-account van een aantal personeelsleden. Op die manier heb je meer bereik dan wanneer de vacature alleen op je website staat of in het lokale krantje. Ook een tip: doe eens wat anders met de vacature. Laat bijvoorbeeld een aantal medewerkers aan het woord in een wervingstekst of filmpje.

‘Neem geen zaken over, maar faciliteer alleen’

4. Verzorg intern alvast de planning van de gesprekken Voordat je alle cv’s krijgt, moet de planning voor de sollicitatiegesprekken al geregeld zijn. Als je die data meteen naar de uitgenodigde kandidaten communiceert, komt dat professioneel over én scheelt het jou veel organisatiewerk.

5. Beschouw de sollicitant als solliciklant Laat iemand geen twintig minuten bij de receptie zitten. Zorg ervoor dat het gesprek op tijd begint, en als er onverhoopt toch vertraging ontstaat… communiceer dat.

maart 2015

|

27

O F F I C E M A N AG E M E N T - T H E M A TEKST DENISE HULST

Ben je teamleider van het secretariaat en verloopt de samenwerking niet optimaal? Tien vragen om jezelf eens te stellen als je de specifieke talenten van je collegaâ&#x20AC;&#x2122;s optimaal wilt inzetten. De antwoorden helpen je om van je team een geoliede machine te maken.

ZO KRIJG JE EEN GEOLIED TEAM 1. ONTDEK DE GROEPSDYNAMIEK Hoe gedraagt de groep zich als geheel? En welke bijdrage leveren individuele teamleden? Goede leiders zorgen ervoor dat ze altijd het beste halen uit hun team. Je moet er dan wel eerst achter zien te komen hoe de ander in elkaar zit, hoe de groepsdynamiek het gedrag beĂŻnvloedt en hoe teamleden reageren in iedere fase van de ontwikkeling van een team.

3. ZET IN OP EFFECTIEVE TEAMMEETINGS Je leiderschapskwaliteiten laten zich zien in de effectiviteit van vergaderingen en overleggen. Voor een succesvolle bijeenkomst betrek je ieder teamlid actief vanuit zijn of haar persoonlijke kwaliteiten. Vergeet niet om van tevoren duidelijk te maken wat je van alle teamleden aan inzet verwacht en welk resultaat je gezamenlijk per agendapunt moet bereiken.

Vraag: wat moet ik veranderen waardoor bijeenkomsten meer energie opleveren dan kosten?

Vraag: heb je zicht op ieders bijdrage aan de groepsdynamiek?

2. ZORG VOOR HELDERE COMMUNICATIE Dat is van vitaal belang voor het welbevinden van alle teamleden. Een informeel gesprek bij de koffieautomaat kan al helpen! Daarnaast is het aan te bevelen om digitale communicatiemiddelen vooral ter ondersteuning te gebruiken. Maak daarom goede afspraken over het gebruik van bijvoorbeeld tablets en smartphones.

4. VERGROOT DE NETWERKVAARDIGHEDEN Alle teams, ongeacht doel of grootte, zijn tot op een zekere hoogte afhankelijk van hun netwerkvaardigheden. Dat wil zeggen dat je teamleden hun formele en informele contacten binnen en buiten de organisatie optimaal moeten inzetten.

Dat vraagt om netwerkvaardigheden die je teamleden kunnen aanleren. Als zij die actief inzetten, voorzien zij het team als geheel van waardevolle steun.

Vraag: waar komt de voorkeur voor bepaalde communicatiemiddelen vandaan en hoe voorkom je dat ze ruis veroorzaken?

Vraag: wie kan ondersteuning gebruiken qua netwerkvaardigheden?

28

|

maart 2015

5. STIMULEER KENNISDELING Geen enkel teamlid of team is een eilandje. Als je de efficiency wilt verhogen, moet je over en weer informatie delen. Tussen teams, teamleden en de rest van de organisatie.

Het ontbreken van open communicatie staat een succesvolle samenwerking en co-creatie in de weg. Stimuleer je teamleden dus vooral om naar buiten te treden met kennis die mogelijk relevant is voor anderen.

‘Nieuwe ideeën ontstaan alleen als er ruimte voor is’

Vraag: wat heb je nodig voor meer open communicatie en kennisdeling binnen je team?

6. GEBRUIK JE TEAM ALS CREATIEVE DENKTANK Om samen als team bergen te verzetten, is creatief denken een must. Nieuwe ideeën, innovaties en oplossingen voor problemen ontstaan echter alleen als daar ruimte voor is; de werkdruk moet acceptabel zijn. Als die onplezierig hoog is voor één of meer teamleden, zal out-of-the-box-denken namelijk niet vanzelfsprekend zijn.

vast. Een voorbeeld van zo’n norm is dat deadlines altijd worden gehaald, dat telefoontjes en e-mails binnen een bepaalde tijd worden beantwoord en dat notulen in een bepaald format moeten. Alleen wanneer je dergelijke doelen formuleert, ben je in staat om de resultaten van je team te beoordelen.

Vraag: heeft je team als groep de behoefte om heel concreet te zijn of is het totaalplaatje voldoende om in beweging te komen?

Vraag: hoe kunnen we ruimte vinden voor creatief denken?

7. LOS PROBLEMEN ZO SNEL MOGELIJK OP Teamleden lossen niet alleen problemen op, maar creëren die ook. Zorg ervoor dat alle problemen, van welke aard dan ook, opgelost worden voordat ze de teamspirit ondermijnen.

Als dat niet gebeurt, gaat veel tijd verloren aan het repareren van de onderlinge verhoudingen. Snel oplossen is beter dan achteraf rechtbreien.

Vraag: zijn er binnen je team leden die altijd problemen maken en andere leden die dat dan oplossen? Of valt het allemaal reuze mee?

8. BLIJF JEZELF VERBETEREN Wil je de prestaties van je team verhogen? Dan moet je de bestaande manier van werken voortdurend ter discussie stellen.

Teams die zichzelf verbeteren, leren hoe zij hun eigen doelen formuleren, hun eigen problemen oplossen en het eens worden over de oplossingen. Vervolgens moeten ze in staat zijn om de genomen besluiten met vertrouwen uit te voeren.

10. HOUD DE VINGER AAN DE POLS Een goed team is zich bewust van de noodzaak om scherp te blijven. Sta hier regelmatig bij stil. Bijvoorbeeld door teamleden te vragen of zij kunnen aangeven wat inhoudelijk of qua samenwerking beter kan. Het zelfreinigend vermogen en het vermogen tot zelfreflectie zegt veel over het niveau van de ontwikkeling van een team. Elkaar feedback geven is onderdeel van een professionele houding die is gericht op groei.

Vraag: zijn er leden in je team die kritiek of feedback vooral voor zichzelf houden?

TIP Meer weten over groepsdynamiek binnen teams, vrouwelijke competitie en hoe je een secretaressepool opzet, innoveert en hoe je effectief en prettig samenwerkt? Bekijk dan op managementsupport.nl/opleidingen de volgende trainingen: Het opzetten van een secretaressepool en Sturing geven aan de secretaressepool.

Vraag: voor welke teamleden moet je doelen eerst concreet maken? En uit welke persoonlijke voorkeuren of persoonlijkheidskenmerken komt dat voort?

Denise Hulst werkt al 17 jaar als trainer, coach en 9. MEET DE PRESTATIES VAN JE TEAM Als iets niet gemeten kan worden, kun je het niet verbeteren.

Dit simpele principe geldt ook voor het secretariaat. Leg daarom zowel de individuele normen als de teamnormen

auteur. In de afgelopen 16 jaar schreef zij 10 boeken.

Ook is zij oprichter van het trainingsbureau www. hetbeterewerken.nl. Meedoen aan de gratis inbox challenge? Aanmelden kan op: www.denisehulst.nl.

maart 2015

|

29

BRANDCHECK TEKST JOCELYN REBBENS | WWW.REBBELS.COM

In deze BrandCheck onderzoekt een directiesecretaresse haar ‘personal brand’ in relatie tot het vak én de organisatie waarvoor zij werkt. Personal Brand-expert Jocelyn Rebbens belicht het ‘merk’ Lian Melissen.

‘IK MAAK NOTULEN IN HET ENGELS’ INTERVIEW

9

Lian had al jong voordeel van netwerken: haar eerste baan als directiesecretaresse kreeg ze direct na SchoeGECHECKT:

vers via een netwerkpraatje bij de benzinepomp. Ze

Lian Melissen, 52 jaar

heeft later als medisch secretaresse in een ziekenhuis

directiesecretaresse voor de directeur

gewerkt. Hierna wilde ze meer met haar talen gaan

Productie van Suiker Unie

doen. Dat doet ze inmiddels al jaren bij Suiker Unie, met heel veel plezier.

EERSTE INDRUK

8,5

Lian vindt het belangrijk dat mensen haar voor vol aanzien en haar werk serieus nemen. Ze is spontaan en integer; vertrouwelijke (bedrijfs)informatie is veilig bij haar. Haar directeur heeft dan ook het volste vertrouwen in haar. “Mijn directheid maakt dat mijn directeur weet

“What you see is what you get!” Dat is de indruk die Lian al jaren gele-

wat hij aan me heeft, ik kan alles tegen hem zeggen. We

den maakte bij onze eerste ontmoeting. Ze is een no nonsense-type,

hebben nog nooit ruzie gehad.” Toch durft ze het ook te

duidelijk en transparant; ze weet wat ze wil en durft het ook te zeggen

laten zien als het minder goed met haar gaat vanwege

als ze het ergens niet mee eens is. Ze lacht veel en is enorm behulp-

de ziekte van Bechterew.

zaam en attent. Tel daarbij haar kleurrijke verschijning op en haar personal brand blijft hangen.

Personal Brand volgens Lian: Energiek – dierenvriend – ongeduldig - vrolijke noot – sociaal - alles tot in de puntjes doen – enthousiast – behulpzaam – humor - recht voor zijn raap - doorzetter.

MEEDOEN? Ben jij benieuwd hoe jij als Personal Brand overkomt, hoe je daar je voordeel in je werk mee kunt doen?

Meld je dan aan bij hoofdredacteur Vera Bot: verabot@vakmedianet.nl.

Wij maken per editie een selectie.

30

|

maart 2015

‘Ik heb een signaalfunctie in de organisatie’

Belangrijk vindt ze dat mensen haar weten te vinden binnen het bedrijf. “Ik heb een signaalfunctie in de organisatie.” Ze onderscheidt zich dan ook door veel kwaliteiten. “Ik blink uit in mijn talen en notuleer in het Engels.

Dit vind ik leuk om te doen.” Ook is ze secretaris van

7,5

de personeelsvereniging en komt ze op alle afdelingen.

Ze luncht als één van de weinige secretaresses van het centraal kantoor in de kantine en krijgt zo veel te horen.

Daarnaast is ze coördinator van een nieuwe collega die visueel gehandicapt is en met geleidehond naar kantoor komt. Zij overlegt met haar jobcoach.

“Ik ben daarbij goed in organiseren, waaronder een internationaal congres waar Suiker Unie gastheer was.”

En dit organisatietalent is handig, omdat Lian naast haar vierdaagse werkweek samen met haar man nog een horecabedrijf heeft. En voor een voormalig werkgever organiseerde ze zelfs een reünie.

Ze zou wel graag meer spontane terugkoppeling krijgen

‘Ik voel me als een vis in het water’

ONLINE CHECK Haar sociale persoonlijkheid is ook online zichtbaar, vooral persoonlijk. Je treft haar op LinkedIn, Facebook en Pinterest.

Op YouTube staat een filmpje van haar

over haar werk.

tandemsprong. Ook zie ik een klacht

“Ik voel me bij Suiker Unie als een vis in het water en

richting DPD over een bezorging en een

blijf er graag werken. Een cursus Sharepoint staat nog

reactie op een krantenartikel over vrien-

op mijn lijstje. Verder blijf ik graag leren en ervaringen

den die de marathon van Rotterdam

uitwisselen, zoals bijvoorbeeld bij de Powerdagen van

liepen. Verder een benefietevenement

Management Support.”

in Roosendaal en het eigen bedrijf. Dit bevestigt het beeld dat ik heb gekregen.

Haar LinkedInprofiel kan echter wel wat professionele versterking gebruiken...

TIPS

OFFLINE & ONLINE VERSTERKING PERSONAL BRAND Lian staat voor wie ze is en is wat mij

betreft een heel transparant, duidelijk, kleurrijk en positief Personal Brand! Offline heb ik dan ook alleen de tip: houd vast wat je nu doet, vraag om feedback en houd ontwikkelkansen

Jocelyn Rebbens is eige-

en trainingen in het oog. Daar voed je jezelf mee

naar van ReBBels en trainer

als directiesecretaresse en als mens.

bij Management Support. Ze

Ga je LinkedIn- en Pinterestprofiel serieus

geeft trainingen, workshops

vullen. Dit versterkt je professionele Personal

en coaching op het gebied van

Brand. Een leeg profiel klopt niet met jou als

personal branding, effectieve

ervaren kracht. En ook daar mag je je maat-

communicatie en praktische

schappelijke betrokkenheid, interesses en

psychologie. Bekijk de trainin-

dierenliefde een plaatsje geven, onder andere

gen op www.managementsup-

bij ‘Goede doelen/vrijwilligerswerk’.

port.nl/opleidingen.

maart 2015

|

31

TA A L K W E S T I E S TEKST HANS DE GROOT | VAN DALE | WWW.VANDALE.NL

ACTIEVE EN PASSIEVE ZINNEN Je hebt een vergadering gehad en je denkt duidelijke afspraken te hebben gemaakt. Die staan allemaal netjes in de notulen. Toch blijkt bij de volgende bijeenkomst dat er niet gedaan is wat was afgesproken. Hoe kan dat?

Waarschijnlijk hebben de deelnemers aan het overleg niet duide-

Het is minder belangrijk wie die hande-

lijk afgesproken wie een bepaalde taak op zich zal nemen. In het

ling uitvoert.

verslag staat dan bijvoorbeeld: WEGLATEN

Er moet aan gedacht worden dat de levering op tijd de deur uit

In passieve zinnen kun je heel gemak-

gaat.

kelijk weglaten wie de handeling verricht.

Dat lijkt een duidelijke afspraak, maar je stimuleert niemand in actie te komen en iedereen zal denken dat een ander het wel

Het managementteam is bijeen

doet. Veel beter en controleerbaarder is:

geweest en heeft besloten dat er tien mensen worden ontslagen.

Jan zorgt ervoor dat de levering uiterlijk 20 april de deur uit gaat.

Mijn vader wordt morgen geopereerd.

De reden dat het in eerste instantie onduidelijk bleef wie de

In de eerste zin is duidelijk dat iemand

handeling ging uitvoeren, is dat er in het verslag een zogenaamde

namens het managementteam tien

passieve constructie is gebruikt: een zin met het werkwoord

mensen gaat ontslaan, maar het is

‘worden’ erin.

niet van belang om te weten wie dat precies is. Het gaat erom dat er tien

ACTIEF EN PASSIEF

mensen weg moeten. In de tweede zin

Actieve zin (bedrijvende vorm):

hoef je als toehoorder niet precies te

Jan schrijft het verslag.

weten wie je vader opereert (hopelijk is dat een deskundige chirurg); de es-

Passieve zin (lijdende vorm):

sentie is dat hij onder het mes gaat.

Het verslag wordt geschreven (door Jan).

ALERT

In een actieve zin staat in het onderwerp wie de handeling van

In notulen, verslagen en rapporten is

het werkwoord verricht (Jan). Het gezegde geeft aan wat die

het echter vaak wél storend als ondui-

persoon doet (een verslag schrijven).

delijk blijft wie iets gaat doen. Wees

Je maakt een actieve zin passief met behulp van het werkwoord

dus alert als er in een tekst passieve

worden. Het lijdend voorwerp van de actieve zin (het verslag)

constructies staan, vooral als er geen

wordt het onderwerp van de passieve zin. De uitvoerder komt

‘door...’ bij staat. Nog vager wordt het

pas op het eind van de zin na het woordje door, maar kan ook

als je het woordje ‘er’ als onderwerp

worden weggelaten.

kiest:

Inhoudelijk gezien is er geen verschil tussen de actieve en pasVan Dale Grammatica

sieve zin, maar de focus in de zin verandert wel. In de actieve zin

Er wordt aan gewerkt.

Nederlands

staat de uitvoerder centraal (Jan). In een passieve zin verschuift

Er moet aan worden gedacht.

Van Dale Taalhandboek Spelling

de aandacht naar de handeling (het schrijven van het verslag).

32

|

maart 2015

Wie doet het eigenlijk?

In een bedrijf wil je natuurlijk niet alleen weten dat eraan

ZOEK DE PASSIEVE ZINNEN

wordt gewerkt of gedacht, maar ook wie eraan werken en

Als je een verslag of rapport op je bureau krijgt met de vraag

denken.

om je oordeel erover te geven, zou je eens met de zoekfunctie van je tekstverwerker moeten gaan zoeken op de string ‘word’.

TOONZETTING

Vraag je bij elke treffer af: is nu duidelijk wie dat doet? Op die

Het gebruik van de passieve vorm heeft ook een effect op

manier kun je heel gemakkelijk zwakten uit een tekst halen.

de toonzetting van je tekst. Een actieve zin klinkt meestal directer, persoonlijker en daardoor vriendelijker: je hebt oog

ANDERE VORMEN

voor de mens. Een passieve zin is vaak afstandelijker, stijver

Ook in actieve zinnen kun je vaag laten wie iets doet,

en minder vriendelijk. Gebruik dus als je open en direct wilt

bijvoorbeeld als je de woordjes men en je gebruikt. Daarmee

communiceren zo weinig mogelijk passieve zinnen.

benoem je namelijk een niet concrete, niet nader aangeduide persoon.

VAAGHEID EN ONDUIDELIJKHEID

In beleidsplannen, onderzoeksverslagen, subsidieaanvragen

Men/je had dat kunnen voorzien.

en dergelijke vind je vaak verhullende passieve constructies.

Men zegt dat hij onbekwaam is.

Dat is lang niet altijd per ongeluk: sommige beleidsmakers hebben er belang bij om onduidelijk te laten wie verantwoor-

Wil je duidelijk zijn, vermijd dan dergelijke woorden:

delijk is voor de uitvoering van een bepaalde taak. Bijvoor-

Passieve zin: er moet aan worden gedacht

beeld omdat de beleidsmakers (nog) geen duidelijke keuze

Actieve zin met men of je: je moet eraan denken

willen maken of omdat het rechtstreeks benoemen van de

Actieve zin met duidelijk onderwerp: Eva denkt eraan

uitvoerder pijnlijk is. Als er in een verslag staat: SAMENVATTING

Om de verslaglegging te optimaliseren, wordt in het vervolg

Gebruik de passieve vorm gedoseerd. Als je in een verslag

een vast stramien gebruikt.

of rapport ‘worden’ schrijft, bedenk dan altijd of het uitmaakt wie de handeling verricht en maak er een actieve zin van als

zegt dit misschien iets over degene die tot dan toe de

het noemen van de uitvoerder inderdaad van belang is.

verslagen maakte: die maakte er wellicht een potje van. Dat

Ontmasker mensen die doelbewust in het midden laten wie

maskeer je met de passieve zin en het weglaten van de

iets gaat doen, door bij een zin met ‘worden’ te vragen: wie

uitvoerder.

doet het eigenlijk?

‘Een passieve zin is vaak afstandelijk en stijf’ maart 2015

|

33

S P E L L I N G - E N TA A LT I P S TEKST JUDITH WINTERKAMP | WWW.COMMUNICATIEF.INFO

HELP! WEER EEN NIEUWE SPELLING? Toen in 1995 de Nieuwe Spelling verscheen, waren we massaal verrast: zo veel nieuwe regels! Inmiddels zijn we twintig jaar verder en de meeste taalgebruikers zijn gewend aan wijzigingen als pannenkoek en kippenei.

Maar de schrik zit erin: niemand zit te wachten op weer allemaal nieuwe regels.

TAALTEST Ben jij Nieuwe Spellingproof? Check nu

Er komt dit jaar toch weer een nieuw Groen Boekje uit?

alvast je kennis van de

Krijgen we dan ook weer allemaal nieuwe regels? Daar

nieuwe woorden in de

moet ik eerlijk gezegd niet aan denken!

lijst-2015. Op pagina 37

Eén spelling is voor alle taalgebruikers net zo makkelijk

vind je de antwoorden.

Ja en nee. De Nederlandse Taalunie brengt dit jaar inderdaad een nieuwe versie van het Groene Boekje op de markt. Er

1. a. fair trade

veranderen wel degelijk een paar dingen, maar de spelling-

b. fairtrade

regels blijven hetzelfde. Heb je na 2005 een training Nieuwe

c. fair-trade

Spelling of een opleiding Nederlands gevolgd, wees dan ge-

2. a. flat screen televisie

rust: de regels die je toen leerde, blijven gelden. Dit verandert

b. flat-screentelevisie

er in elk geval:

c. flatscreentelevisie

In deze rubriek houden we je uiteraard

d. flatscreen televisie

op de hoogte van de wijzigingen in het

3. a. mind mapping

nieuwe Groene Boekje.

s de woordenlijst wordt aangevuld met nieuwe, Surinaamse en Caribische woorden; s makkelijke woorden waarvan de spelling geen discussie

b. mindmapping c. mind-mapping

Witte Spelling

4. a. op-en-afrelatie

In augustus 2006 verscheen het Witte

b. op en af relatie

Boekje. Deze spelling was een

c. op- en afrelatie

initiatief van Genootschap Onze Taal

d. op en af-relatie

en werd gevolgd door bijvoorbeeld de

Het nieuwe Groene Boekje komt waarschijnlijk in oktober dit

5. a. tobintaks

Volkskrant, NRC Handelsblad en Trouw.

jaar op de markt. Op de site van de Nederlandse Taalunie

b. Tobintaks

Onze Taal bracht de witte spelling uit

komt de lijst met nieuwe woorden die aan het boekje zijn

c. tobin-taks

omdat men het niet eens was met

toegevoegd te staan. Je kunt jouw boekje van 2005 dus ge-

d. Tobin-taks

sommige onderdelen van de officiële

woon blijven gebruiken. Het Groene Boekje 2015 gaat weer

e. Tobin taks

spelling van 2005. Blijft het Witte Boek-

tien jaar mee. De volgende editie verschijnt in 2025.

f. tobin taks

je bestaan? Dat is de vraag. Op nu.nl

6. a. veggie-dag

ziet algemeen secretaris van de Neder-

b. veggiedag

landse Taalunie Geert Joris het onder-

c. veggie dag

scheid tussen de ‘groene’ en de ‘witte’

7. a. wij-zijdenken

spelling het liefst verdwijnen. Eén spel-

b. wij-zij-denken

ling lijkt mij voor alle taalgebruikers in-

c. wij zij denken

derdaad wel zo makkelijk.

oplevert, verdwijnen; s het boekje bevat de helft minder woorden en is dus ook de helft dunner.

Judith Winterkamp is eigenaar van Communicatief tekst en

d. wij-zij denken

training en trainer bij Management Support.

Zij geeft onder andere trainingen op het

In de training Kei in taal leer

gebied van schriftelijke communicatie

je alle actuele spellingregels.

(www.managementsupport.nl/opleidingen).

Bronnen: www.onzetaal.nl

Geldig tot 2025! Schrijf je in via

Heb je zelf een taalvraag?

www.taalunie.org

www.managementsupport.nl/

Mail naar Judithwinterkamp@communicatief.info.

www.woordenlijst.org

opleidingen.

Maandelijks selecteert zij een aantal vragen die zij

www.nu.nl

beantwoordt in deze rubriek.

www.wikipedia.org

34

|

maart 2015

TEKST KLARINDA DE RIJKE

leeftijd: 36 jaar opleiding: HBO Tourisme, specialisatie marketing bedrijf: The Office Managers

MARLOES EGBERTS IK BEN sinds twee jaar officemanager

Daarnaast ben ik bezig met een vakin-

vinden. Het zou zijn personal assis-

bij The Office Managers.

houdelijke opleiding of heb ik deze net

tent zijn. Bleek dat hij mij wilde hebben.

afgerond. Ik wil mijn ideeën ook onder-

En hij had dat blijkbaar al drie keer ge-

bouwen met theoretische kaders.

vraagd. Schaam.

dersteun haar, denk mee en rem haar

IK VERBAAS ME OVER HET FEIT

ALS IK OP DE STOEL VAN DE BAAS

soms ook af in haar hoeveelheid leuke

DAT sollicitanten dít als motivatie ge-

ZOU ZITTEN Dat wil ik niet. Als twee-

ideeën. Onze organisatie werft en

bruiken: ‘Ik ben veertien jaar secreta-

de man in de organisatie draag ik geen

selecteert officemanagers en secre-

resse en ik wil een nieuwe baan’. Juist

verantwoordelijkheid en risico, maar

tariële ondersteuners. De sollicitan-

als je zo veel ervaring hebt, kun je je

mag ik mijn directeur wel adviseren en

ten check ik inhoudelijk. Op basis van

sollicitatie toch beter toelichten

met haar meedenken over de bedrijfs-

die informatie koppelt mijn directeur

vanuit eerdere ervaringen, persoonlijke

voering. Een geweldige balans.

een sollicitant aan een opdrachtgever.

eigenschappen en ontwikkelde com-

Naast officemanagertaken doe ik ook

petenties?

MIJN WERK BESTAAT UIT sparringpartner zijn van mijn directeur. Ik on-

marketing. Ik schrijf content voor Twit-

SOCIAL MEDIA Ik houd Twitter en de LinkedIngroep The Office Managers

ter en LinkedIn en de restyle van onze

MIJN GROOTSTE SUCCES is dat ik

bij voor mijn werk. Omdat ik voor veel

website staat ook op de agenda.

mijzelf bij een vorige baan overbodig

eerdere zakelijke activiteiten social me-

maakte. We deden alles zelf: finance,

dia bijhield, heb ik nu weinig behoefte

MIJN GOEDE EIGENSCHAPPEN

sales, logistiek en marketing. We beslo-

om ook thuis nog te Facebooken. Daar

Loyaal, realistisch, oplossings- en ser-

ten deze activiteiten uit te besteden en

update ik alleen mijn LinkedInprofiel.

vicegericht.

een HR-flexpool op te zetten vanwege de veranderde economie. Toen dat

BOEKENTIP

BELANGRIJKSTE TREND IN HET

op poten stond, vertelde mijn directeur

‘Groeien naar lean & meaningful ma-

VAK Organisaties vragen steeds vaker

met tranen in haar ogen ‘dat ze onvol-

nagement support’ van Annemarie de

naar een managementassistent of

doende werk voor mij had’. Ik had mijn

Martines - van Schoonhoven.

officemanager die ook sparringpartner

werk dus ‘te goed’ gedaan.

is, of bijvoorbeeld gespecialiseerd is in marketing, finance of HR.

BLOOPER Na de intake met de directeur van een vaste opdrachtgever

In deze rubriek komt jong talent aan het woord over carrière en

OVER VIJF JAAR werk ik in een af-

vertelde ik dat ik mijn best zou doen

ambities. Ook in deze rubriek? Aanmelden kan bij de redactie:

wisselende officemanagerfunctie.

om een goede collega voor hem te

verabot@vakmedianet.nl

maart 2015

|

35

S O F T WA R E T I P S TEKST ROEL PEETERS

OUTLOOK 2010

SNELLE STAPPEN Een nieuwe functie en één van de beste tools in Outlook, en toch voor veel gebruikers nog te onduidelijk, waardoor ze de tool niet gebruiken. Heb jij hem ook nog niet ontdekt? Dan val je zo meteen van je stoel…

1

ALLES ONDER ÉÉN KNOP

Vanaf Outlook 2010 is het fenomeen Snelle Stappen ingevoerd. Het biedt een

1

oplossing voor een reeks acties die je vaak moet uitvoeren. Het idee van een snelle

Een voorbeeld van Snelle Stappen in je postvak.

stap is dan om die hele reeks onder één knop te brengen. In die zin lijkt het wel een beetje op de Macro’s in Word en Excel. Alleen: dit is eenvoudiger en sneller.

MAPPEN MAKEN

In het venster van Snelle Stappen zie je al wat stappen klaarstaan. De knop staat er dus al, maar je moet de actie er nog aan toevoegen. Klik je bijvoorbeeld op Naar map verplaatsen dan wordt er gevraagd naar welke map. Heb je dit eenmaal gedaan, dan onthoudt de Snelle Stap deze map. Later kun je dan een bericht meteen naar die map verplaatsen als je op deze knop in het venster klikt. Ik kan me voorstellen dat je nog zo’n knop wilt voor het verplaatsen naar een andere map. In dat geval kies je in het venster Snelle Stappen gewoon voor Nieuwe maken en kies je de actie Naar map verplaatsen. Je kunt eindeloos snelle stappen maken.

SNELTOETSEN

Vind je dit niet snel genoeg? Hang dan aan iedere snelle stap een sneltoets. Je moet deze wel onthouden. Dus: niet overdrijven hiermee.

2

EIGEN SNELLE STAPPEN

Toen ik Snelle Stappen ontdekte, was ik meteen verkocht. Ik maakte knoppen voor alle Outlookhandelingen die uit meerdere acties bestaan. Als voorbeeld som ik ze hier op. Je ziet ze ook staan op de afbeelding.

2

s Berichten verplaatsen naar een aantal belangrijke mappen. Ik wil namelijk niet in mijn mappenbrij scrollen op zoek naar de map. En het gebeurt mij te vaak dat ik bij het slepen naar een map per ongeluk in de verkeerde map beland. Vandaar deze Snelle Stap. s Mijn inbox is redelijk schoon en opgeruimd. Toch wil ik een aantal berichten laten

Het beheer van Snelle Stappen.

staan. Die categoriseer ik met Dringend, Beantwoorden en Wacht Op. En omdat het categoriseren te lang duurt, heb ik er een Snelle Stap voor gemaakt. Als je dit ook overweegt, groepeer dan je inbox standaard op Categorieën. Dat doe je door met de rechtermuisknop op de kolomkop Categorieën te klikken en te kiezen voor Rangschikken op Categorieën en Weergeven in groepen. Je inbox ziet er dan super georganiseerd uit zoals op de afbeelding. Extra categorieën zijn

36

|

maart 2015

ook nog: printen, bellen, oppakken Sandra, afhandelen Henk…

3 3

s Stuur je vaak e-mail door naar je manager of collega’s, dan hoef je niet iedere keer het e-mailadres aan deze forward toe te voegen. Eén klik op snelle stap + de sneltoets Ctrl+ENTER (om te verzenden) en de mail is doorgestuurd. s Je mailt vast vaak naar bepaalde groepen mensen. Daar hebben wij distributielijsten voor. Nog sneller gaat het als je ook daar een Snelle Stap voor maakt. Zeker als het een (tijdelijk) projectgroepje betreft waar je geen distributielijst voor hebt.

4

TELEFOONNOTITIE

Geen idee waarom, maar Microsoft heeft in de nieuwe Outlookversies de telefoonnotitie uit Outlook gehaald. Geen probleem. We maken er een knop voor met Snelle Stappen. s Vouw de groep Snelle Stappen open via de pull-down knop aan de rechterzijde van het Snelle Stappen venster.

Voorbeeld van een inbox met categorieën.

s Klik op Nieuw. Je krijgt een aanbod van allerlei interessante Snelle Stappen. De telefoonnotitie staat er niet bij. We kiezen dus voor Aangepast. s Geef deze stap een naam (bijvoorbeeld ‘telefoonnotitie’).

4

s Vul in bij Acties dat er een nieuw bericht gemaakt moet worden (de telefoonnotitie is namelijk niets anders dan een e-mailbericht). s Open vervolgens Opties. Hier ga je zoveel mogelijk standaard vastleggen. s Wil je steeds voor jezelf een CC hebben, dan zet je alvast het CC-veld open en vul je je eigen e-mailadres in. s Het Onderwerp van de mail is natuurlijk ‘telefoonnotitie’. s Werk je veel met vlaggetjes en taken, dan is het mogelijk om er een standaard vlag aan te hangen voor opvolgen (bijvoorbeeld ‘deze week’). s Merk je dat je telefoonnotities slecht worden opgevolgd, dan kun je er wat aan-

Voorbeeld van een telefoonnotitie.

dacht op vestigen met de Urgentie op hoog. s Maar de grote kracht komt pas bij het invullen van het tekstvenster. Zet daarin, netjes onder elkaar, de velden die mogelijk interessant zijn om te vermelden: naam, bedrijf, onderwerp, telefoonnummer, e-mailadres beller, info. Niet alles hoeft later te worden ingevuld, maar je hebt hiermee een houvast bij het vragen naar de juiste informatie.

‘WIE TE SNEL EEN MAIL

s Wie vaak te snel een mail verstuurt, kan zichzelf beschermen door aan te vinken

VERSTUURT, KAN ZICHZELF

dat deze notitie pas na één minuut de deur uit gaat na verzenden. Zo kun je nog

BESCHERMEN DOOR AAN TE

ingrijpen, mocht je toch nog iets vergeten zijn of een fout ontdekken.

VINKEN DAT DE NOTITIE PAS

s Maak je vaak telefoonnotities, dan is het interessant om er meteen een sneltoets

NA ÉÉN MINUUT DE DEUR

aan toe te voegen. Je krijgt een keuze uit sneltoetsen die nog niet bestaan.

UIT GAAT’

s Klik op Opslaan.

Je Snelle Stap ‘telefoonnotitie’ staat nu in het scherm met Snelle Stappen en kun je met één klik (of een sneltoets) activeren.

VERGADERVERZOEK

Nodig je vaak dezelfde mensen uit voor eenzelfde soort vergadering? Ook daar is

ANTWOORDEN TAALTEST VAN PAGINA 34

een Snelle Stap voor voorzien. Als je deze aanmaakt, kun je er meteen alle vaste

1a

5c

genodigden in zetten, het onderwerp en de locatie noteren en eventuele standaard-

2c

6b

tekst in de uitnodiging typen. Klik je later op deze Snelle Stap, dan opent meteen een

3b

7b

vergaderverzoek waarbij je enkel nog naar de datum en beschikbaarheid moet zoe-

4a

ken. Ideaal voor vaste overlegmomenten, MT-vergaderingen en bestuurlijk overleg.

maart 2015

|

37

PRODUCTNIEUWS

WIJN MET EEN KNIPOOG

Wijn staat in de top drie van meest gegeven cadeaus. Om toch origi-

WAT ZIJN JE PRIORITEITEN?

neel te zijn, kun je vanaf nu je wijnfles persoon-

My Career Notes

lijk maken. Op de aan-

Belmondo Books

pasbare wijnfles van 50 reasons & 30 wishes

Waar wil je over vijf jaar staan? Wat

kun je een boodschap

zijn je prioriteiten?

aanvinken. Zo geef je een heerlijke biologi-

My Career Notes is een zakelijk noti-

sche kwaliteitswijn, bij-

tieboek met voorgedrukte lijstjes om

zonder vormgegeven

zelf in te vullen. Hierdoor word je je

en met een humoristi-

bewuster van je werkzaamheden en

sche toets.

bereik je meer. In het boekje vind je ook quotes, een kleine test om je hui-

Verkrijgbaar bij

dige werk te beoordelen en veel tips

HEMA, andere

over (time)management, lichaamstaal,

verkooppunten/landen

mindmappen, onderhandelen, presen-

volgen. Kijk ook op

teren, social media in je carrière en

www.derrickneleman.nl

nog veel meer. www.belmondo.nl

een begrip in documentatie en archivering

AL MEER DAN 100 JAAR IS SAMSOM FORMULIEREN & OPBERGSYSTEMEN EEN BEGRIP IN HET VASTLEGGEN, BEHEREN EN ARCHIVEREN VAN INFORMATIE. Verlofaanvraagbriefjes Handig formulier voor het aanvragen van verlof, vakantie of een snipperdag. Wordt door de werknemer ingevuld.

Zelfkopiërend.

Ga naar www.samsom.nl/formulieren voor meer informatie of een persoonlijk advies. Of scan de qr code.

38

|

maart 2015

C O L U M N / C O LO F O N

COLOFON Hoofdredacteur Vera Bot, verabot@vakmedianet.nl Eindredacteur Aline de Bruin, alinedebruin@vakmedianet.nl Aan dit nummer werkten mee Pieternel Dijkstra, Gertjan Groen, Hans de Groot, Denise Hulst, Marjo van Lijssel, Huub van Mackelenbergh, Vicky Marijnen, Roel Peeters, Jocelyn Rebbens, Klarinda de Rijke, Annemiek Tigchelaar, Judith Winterkamp, Jan Zandstra Uitgever Jelske Gerritsma Advertentie-acquisitie Eljarreau van Hees, eljarreauvanhees@vakmedianet.nl tel. 088 - 5840993 Vormgeving colorscan, www.colorscan.nl Ontwerp Maya Timmer, M A T Ontwerp, bno Ontwerp cover Coco Duivenvoorde Photography Druk Ten Brink, Meppel

COLUMN HUUB VAN MACKELENBERGH

GEWOON JEZELF

Adres Vakmedianet, Postbus 448, 2400 AK Alphen aan den Rijn tel. 088-5840944 www.managementsupport.nl

‘Gewoon jezelf blijven’. Het is een goed bedoeld advies van je omgeving dat

Abonnementenadministratie klantenservice@vakmedianet.nl, tel. 088-5840888

je ontvangt wanneer je in spannende situaties terechtkomt. Wanneer je iets voor elkaar probeert te krijgen en twijfelt hoe je de situatie aan zult vliegen. Het advies impliceert dat alles goed komt wanneer je ‘gewoon jezelf blijft’. Maar ik weet uit ervaring dat dat niet altijd zo is.

Gewoon mezelf blijven betekent namelijk voor mij dat ik enthousiast ben. Maar ook ongeduldig, vrolijk, dominant, aardig, bedroefd, bang, onaantastbaar, dapper, positief, evenwichtig, sloom, initiatiefrijk en naïef. En het aardige is dat ik nu nog veel eigenschappen en gevoelens vergeet die ook echt bij mij horen.

Ik ben bijvoorbeeld ook ‘niet achterlijk’ en snap dat ik per situatie moet kiezen welk gedrag en welk gevoel ik moet laten zien om de kans van slagen zo groot mogelijk te maken. Dat lukt me meestal ook wel. Maar wanneer ik dan die keuze vanuit mijn eigen kracht gemaakt heb, dan... krijg ik te maken met de emotie van de ander. Hoe voelt diegene zich? Hoe gedraagt hij zich? En ben ik in staat mezelf daardoor niet te laten beïnvloeden? Blijf ik vrolijk wanneer de ander chagrijnig is? Blijf ik aardig wanneer de ander mij een veeg uit de pan geeft? Waarschijnlijk niet.

‘Gewoon mezelf blijven’ staat onder zware druk. Kans op succes daalt. Emotionele besmetting is de oorzaak. Ik ben niet in staat de emoties van de ander buiten mezelf te houden. Terwijl de emotie toch echt van de ander is en niets met mij te maken heeft. In theorie mogen mensen boos zijn terwijl ik me goed blijf voelen en lol wil trappen. Ik hoef geen rotgevoel over te houden aan het verdriet van een ander. Dat mijn collega met het verkeerde been uit bed gestapt is, is echt haar keuze. Ik ben in staat mijn emotionele balans te bewaken en kan kiezen hoe ik mezelf wil voelen. Jij dus ook.

De vraag is: hoe krijg je dit voor elkaar? Relativeer en ‘gun’ de ander zijn rotgevoel, scherm jezelf af (een denkbeeldig muurtje tussen jou en de ander

Abonnementen Management Support Magazine verschijnt 10 keer per jaar. Jaarabonnement € 99,50, verzending buitenland per jaar € 27,00 (EU) en € 38,00 (niet-EU-landen); prijzen zijn exclusief btw. Op alle uitgaven van Vakmedianet zijn de Algemene Voorwaarden van toepassing. Die zijn te vinden op www.vakmedianet.nl. Dit magazine is ook digitaal verkrijgbaar: http://digitaal.managementsupport.nl.

Doelgroep Management Support Magazine richt zich op de professionele secretaresse, managementassistent, office- en bureaumanager en directiesecretaresse.

Partners Conferentiecentrum Woudschoten,, Golden Tulip, Schoevers en VCK Travel.

Copyright Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. © Vakmedianet 2015 Publicatievoorwaarden Op iedere inzending van een bijdrage of informatie zijn de standaardpublicatievoorwaarden van Vakmedianet van toepassing. Deze zijn te vinden op www.vakmedianet.nl.

Disclaimer Alle in deze uitgave opgenomen informatie is met de grootste zorgvuldigheid samengesteld. De juistheid en volledigheid kunnen echter niet worden gegarandeerd.

Vakmedianet en de bij deze uitgave betrokken redactie en medewerkers aanvaarden dan ook geen aansprakelijkheid voor schade die het directe of indirecte gevolg is van het gebruik van de opgenomen informatie.

ISSN 1382-3590

kan helpen), ga Aikido-lessen volgen en je wordt de rust zelve. En blijf verder gewoon jezelf.

maart 2015

|

39

B U I T EN G E W O O N Z A K EN D O EN Op Hof van Saksen is het buitengewoon zakendoen. Het resort beschikt over een volledig geoutilleerd Business Centre met diverse zalen. De verschillende restaurants en terrassen zijn multifunctioneel inzetbaar. De architectuur van Hof van Saksen is van de hand van gerenommeerde ontwerpers als Cor Kalfsbeek en Piet Boon.

%86,1(66 &(175( 8LWJHEUHLGH YHUJDGHUPRJHOLMNKHGHQ Het Business Centre beschikt over

Een bijeenkomst combineren met een activiteitenprogramma? Het eigen evenemententerrein van 12.000 m2 leent zich uitstekend voor het organiseren van activiteiten. Ook het recreatiemeer, het zandstrand en de omgeving dragen hier aan bij. Overnachten kan in één van de ruim 600 comfortabele boerderijen.

diverse ruime zalen. Het Theatre is een multifunctionele ruimte van ruim 260 m2, met hoog plafond, ruime buitendeuren en veel daglicht.

Het Theatre is geschikt voor groepen tot 400 personen. Er zijn twee subzalen

Het Business Centre, de culinaire mogelijkheden, de uitgebreide service en de verscheidenheid aan faciliteiten en accommodaties maken van uw bijeenkomst een groot succes.

voor groepen tot 60 personen en er is een eigen Lounge met bar, kleedruimte, techniekkamer en garderobe.

Vergaderen in huiselijke sfeer?

Kies dan voor één van de Vergader-, Executive-, of Culinaire boerderijen.

Interesse?

Bel 0592-24 59 55 of mail sales@hofvansaksen.nl voor meer informatie of een offerte op maat. www.hofvansaksen.nl/zakendoen Hof van Saksen | Veldweg 22-24 | 9449 PW Nooitgedacht @hvszakelijk | youtube.com/hofvsaksen