Issuu on Google+

25

DE VIJF GROOTSTE VERGADERVALKUILEN Achmea experimenteerde in april van dit jaar met een vergaderloze week: één week lang mocht er niet worden vergaderd. Punt. Is jouw baas dat niet van plan? Behoed hem dan voor vergadervalkuilen. In dit artikel lees je hoe.

31

VISIE OP HET VAK VIJF VRAGEN AAN... ... Annelies Bessels, kersverse voorzitter van de Nederlandse Vereniging van Directiesecretaressen (NVD). Naast haar uitgesproken visie op het vak legt ze uit wat je kunt doen om de boot in de toekomst niet te missen.

oktober 2013 | nummer 10 | jaargang 30

46

PREZI IS VOLWASSEN GEWORDEN Je weet vast dat er naast PowerPoint en Keynote nóg een programma is dat meedoet in de professionele presentatiewereld: Prezi. Flitsend, vernieuwend en gratis. Vertellen wij jóu niks nieuws? Lees dan ons ‘voer voor gevorderden’.

Vakblad voor de professionele secretaresse

Anders vergaderen

Gun je brein een nieuwe vergaderimpuls Vergaderen doen we bijna allemaal, vrijwel dagelijks. In oersaaie, troosteloze vergaderruimtes wisselen we ideeën uit. Maar hoe creatief kun je zijn in zo’n doodgewone omgeving? Gun je brein een nieuwe vergaderimpuls en kies voor een andere manier van vergaderen. In een molshoop bijvoorbeeld.

Boerderijtjes zijn op dit moment het meest populair als vergaderlocatie. Ze worden vooral gebruikt voor meerdaagse vergaderingen of trainingen. Lijkt het je niet heerlijk om tussen alle zware agendapunten door even lekker uit te waaien tussen de koeienvlaaien. In molshopen (grondulows) vergader en overnacht je letterlijk tussen de koeien in het weiland. Maar Nederland heeft

nog veel meer mooie en inspirerende plekken om te vergaderen. Aan mogelijkheden geen gebrek, waardoor het voor jou als secretaresse nog best lastig wordt om een keuze te maken. En je zou het misschien niet verwachten, maar vergaderen op een unieke locatie hoeft helemaal niet zo duur te zijn. Wij gingen ‘de boer op’ en kwamen vol inspiratie thuis. PAGINA 8

NIEUW! FUTURE PROOF SKILLS Hoe zal jouw functie er over vijf jaar uitzien? Of over tien of twintig jaar? Wat vaststaat is dat je werk en werkomgeving in ieder geval veranderen. Hoe kun je je voorbereiden op je werkplek van de toekomst? Door je huidige vaardigheden nu al future proof te maken. Bepaal zelf hoe je carrière zich ontwikkelt en met welke vaardigheden je als eerste aan de slag gaat. Op pagina 29 lees je er meer over. Uitgebreide informatie vind je in de bijgesloten brochure. PAGINA 29


10% KORTING BIJ IBIS, OVERAL, ALTIJD* Bij 1700 ibis, ibis Styles en ibis budget hotels.

10% korting op uw maaltijden ontbijt, lunch, diner en consumpties aan de bar

10% korting voor al uw overnachtingen Of 5% extra korting op de aanbiedingen*

Altijd een kamer beschikbaar wanneer u minimaal 2 dagen voor aankomst reserveert

OM ALLES TE WETEN OVER DE IBIS BUSINESS KAART, GA OP IBIS.COM * Geldig in alle deelnemende hotels in ca. 60 landen, met uitzondering van China, onder voorbehoud van beschikbaarheid in het hotel en van de datum van verblijf. Bij ibis budget zijn de kortingen en voordelen van de ibis BUSINESS kaart uitsluitend van toepassing op reserveringen die gemaakt zijn via de websites ibisbudget.com, ibis.com of accorhotels.com. De 10% korting op de overnachtingen zijn geldig op het laagste tarief van de dag zonder restricties en de 5% korting op Early Booking, Summer & Winter Deals en Weekend Deals.


inhoud BIJZONDER In de veel geprezen Amerikaanse dramaserie Mad men, over een reclamebureau in New York eind jaren vijftig, begin jaren zestig, wordt weergaloos in beeld gebracht hoe men in die tijd werkte en leefde, zowel op kantoor als thuis; interieurs, kleding, haardracht, het nieuws van toen, beeldmateriaal, reclamecampagnes, alles klopt. Het is de tijd van president Kennedy en Marilyn Monroe, en van stereotiepe rolpatronen: werkende mannen die op kantoor sterke drank drinken, hun vrouwen thuis bij de kinderen, en ongetrouwde secretaressen die notuleren en hele dagen aan hun typemachine gekluisterd zitten. Er wordt in vrijwel elke scene gerookt of gedronken of allebei. Alles kan een aanleiding zijn om een fles whisky open te trekken of een Lucky Strike op te steken. Mijn persoonlijke favoriet is personage Peggy Olson, die zich van secretaresse opwerkt naar copywriter en moeite heeft haar imago van secretaresse af te schudden. En dan is er de roodharige Joan, wij zouden haar officemanager noemen, die in haar figure hugging jurken door het kantoor zeilt en streng de scepter zwaait over ‘haar’ secretaressen en niet alleen let op hun getypte brieven maar ook op hun kleding en de discretie die ze moeten tonen in het ontzorgen van hun baas, ook als het gaat om privézaken. Fijntjes wijst ze op onvolkomenheden, en geeft her en der advies. Ze neemt de mannen van het management werk uit handen. (Ook op andere vlakken dan strikt zakelijk overigens.) Keer op keer bewijst ze schijnbaar moeiteloos het belang van haar functie. In één van de afleveringen, net na een bedrijfsverhuizing, blijkt er nog geen vergadertafel te zijn, dit tot grote ergernis, ook al zou het ‘hip’ zijn om gewoon in een kring te gaan zitten overleggen als in een praatgroep. Het blijven immers de jaren zestig! We zijn nu vele jaren verder, en in een heel ander land, maar die tafel lijkt nog steeds belangrijk. Sterker nog, voor een brainstorm of teambuilding geldt - net als voor huizen - locatie locatie locatie! Maar hoe verras je je collega’s of managers nog, en belangrijker: is het te betalen? In dit nummer daarom alle aandacht voor vergaderen en accommodaties. We brengen je op ideeën. Het woord ‘bijzonder’ krijgt een andere lading in dit nummer, want heb je ooit gehoord van vergaderen in een molshoop? In een pipowagen, boomhut of op een onbewoond eiland? Ik niet. Maar het bestaat, evenals verschillende methoden van vergaderen. Daarbij geeft De Vergaderdokter je ook nog advies over de bekende uitroep ‘even voor de notulen’. Doe er je voordeel mee! Hartelijke groet, Vera Bot, hoofdredacteur

PRAKTISCH 4

Signaal

40 Taalkwesties 43 Spelling- en Taaltips 46 Softwaretips 48 Appladder 51 Werk & Recht

PROFESSIONEEL VERGADEREN EN LOCATIES

8

Anders vergaderen Gun je brein een nieuwe vergaderimpuls

14 Yes! We gaan vergaderen Wat jij kunt doen om het effectief en leuk te maken 17 ‘Even voor de notulen’ De roep om aandacht tijdens een vergadering 20 Hoe vergader je zo efficiënt mogelijk? 25 De vijf grootste vergadervalkuilen

PERSOONLIJK 31 Visie op het vak 34 Stagebegeleider? Tips van experts 36 Ben jij een hopper of een plakker? Zo maak je jezelf waardevol op de arbeidsmarkt 38 Psychologie De impact van je woordkeuze 51 Op de werkvloer 54 Column Huub van Mackelenbergh

SERVICE 22 Overzicht Accommodatiegids 2014 28 Community 53 Productnieuws 54 Colofon

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013

3


SiGNAAl

Vrouwen komen van Venus... Vrouwen hebben op het gebied van flexibiliteit totaal andere beweegredenen dan mannen, blijkt uit onderzoek van wetenschappers aan de University of New South Wales (UNSW) onder meer dan zevenduizend Australische werknemers. Terwijl mannen het kantoor het liefst ontvluchten omdat ze daar te veel worden afgeleid, zien vrouwen het thuiswerken als een mogelijkheid om ondertussen ook voor de kinderen te zorgen. En waar thuiswerkende mannen slechts 6 minuten extra aan de kinderen besteden, nemen de vrouwen die thuiswerken 44 minuten voor hun rekening. De onderzoekers stelden daarnaast vast dat mannen zich met het thuiswerk gelukkiger voelen dan vrouwen, maar... wél een beetje meer gestrest. <

Paleis wordt hotel Het bisschoppelijk paleis aan de Nieuwe Gracht in Haarlem wordt omgebouwd tot een viersterrenhotel met 65 kamers. Directeur Susanne Schilte van Vondel Hotels in Amsterdam bevestigde onlangs dat de keten vergevorderde plannen heeft om het historische pand aan te kopen en te verbouwen. Het paleis wordt nu nog bewoond door bisschop Jos Punt van het bisdom Haarlem-Amsterdam. De bisschop zal op termijn verhuizen naar de pastorie van de rooms-katholieke Sint Bavo in Haarlem, aldus een woordvoerder. <

Communiceren Wist je dat...

... de eerste indruk van je boodschap voor 93 procent gebaseerd is op hoe je iets zegt en hoe je eruitziet? ... de overige 7 procent slechts op de inhoud van je boodschap? ... de toonhoogte van mannen 0,5 tot 0,9 octaaf lager is dan die van vrouwen? ... vrouwen zich vaker dan mannen bedienen van verkleinwoorden (beetje, dingetje, kindje) en versterkingswoorden (heel, zeer, erg) ... en vaker zinsconstructies maken die wijzen op mogelijkheden (zou best kunnen, eventueel, misschien) in plaats van op verplichtingen (zo is dat, het staat vast dat...? <

4

Negen-tot-vijf-mentaliteit verdwijnt Werknemers beperken zich vaak niet meer tot werkuren van negen tot vijf. Maar dat is niet per se gunstig. Ongeveer 90 procent van de werknemers is bereid in hun eigen tijd te werken, of dat nou ‘s avonds is of in de vakantie. Dat schrijft het Britse Chartered Management Institute (CMI) op basis van onderzoek van Jive Software. Bijna één op de vijf ondervraagden in het onderzoek werkt wekelijks tien uur in zijn vrije tijd. 34 procent is tijdens zijn vakantie bereikbaar en 14 procent neemt helemaal geen vakantie. Nathan Rawlins, vice-president van Jive, is niet onverdeeld positief over deze ontwikkeling. Volgens hem betekent het vooral dat mensen niet productief genoeg zijn tijdens kantooruren. Zij zijn druk met improductieve activiteiten: overbodige vergaderingen, het lezen van eindeloze hoeveelheden e-mail en met het zoeken naar documenten. Hun échte werk moeten zij daarom buiten kantoortijden uitvoeren.” <

Top 5 grootste ergernissen toiletten op het werk Werkend Nederland is het erover eens: schone toiletten zijn een belangrijk onderdeel van de persoonlijke waardering voor ons bedrijf. Toch stelt meer dan de helft van de werknemers het toiletbezoek liever uit dan dat zij op het werk hun behoefte doen. Meer dan 60 procent ergert zich namelijk aan een vieze en onfris ruikende ‘plee’ op het werk. Dit concludeert hygiëne-aanbieder Tork uit onderzoek van Panelwizard naar de waardering van toiletgelegenheden op het werk. De top 5 grootste ergernissen met betrekking tot toiletten op de werkplek die uit het onderzoek naar voren kwam, ziet er als volgt uit: 1. 2. 3. 4. 5.

Onhygiënische / vieze toiletten (64,8%) Onfris ruikende toiletruimte (61,2%) Ontbrekend toiletpapier (54,5%) Ontbrekende mogelijkheid om handen af te drogen (32,5%) Ontbrekende of groezelige handzeep (28,4%) <

Werk en mantelzorg Een op de 8 werknemers in Nederland combineert een baan met mantelzorgtaken. Door de vergrijzing en bezuinigingen in de zorg zal de druk op mantelzorgers toenemen, terwijl zowel mannen als vrouwen meer en langer werken. Werkgevers ontkomen er dan ook niet aan om in hun personeelsbeleid aandacht te hebben voor mantelzorgende werknemers en passende ondersteuning te bieden in het combineren van beide taken. ‘Maar de werknemer moet wél reëel blijven’, zeggen werkgeversorganisaties mkb-Nederland en VNO-NCW. Wie zorgt voor ouders of een ziek kind kan volgens hen op alle begrip rekenen. Maar wie een buurtgenoot wil bijstaan moet zich realiseren dat hij als werknemer ook verplichtingen heeft jegens zijn werkgever die elke maand zijn loon betaalt in ruil voor verrichte arbeid. Een goed gesprek tussen leidinggevende en werknemer kan al tot een maatwerkoplossing leiden die verlichting biedt, is de mening van de werkgeversorganisaties. Maar minstens zo belangrijk is het dat alle partijen op de hoogte zijn van de beschikbare verlofregelingen, stellen de werkgevers. Te denken valt aan calamiteitenverlof, langdurig zorgverlof en kortdurend zorgverlof. Het naadje van de kous weten? Zie www.werkenmantelzorg.nl. <

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013


SiGNAAl

Zwangerschapsdiscriminatie

Tien tips om papierarm te werken

Een derde van de zwangere vrouwen krijgt regelmatig kritiek op hun zwangerschap van een leidinggevende. Dat meldt het College voor de Rechten van de Mens in de Zeeuwse krant PZC. Uit een peiling van het College onder 750 ondervraagden blijkt dat zwangerschap zou leiden tot het afketsen van zowel promotie (25 procent) als verlenging van het contract (25 procent). De organisatie maakte al eerder bekend dat zo’n 65.000 vrouwen last hebben van zwangerschapsdiscriminatie. Volgens een woordvoerder steeg het aantal veroordelingen hiervoor vorig jaar met 60 procent, maar lijken werkgevers weinig gemotiveerd verbeteringen door te voeren. (Bron: PWde Gids.nl) <

Werken met papier heeft voor- en nadelen. De nadelen zijn er natuurlijk voor het milieu, maar ook voor jezelf: stapels zijn niet bevorderlijk voor het overzicht op je werk. Tien tips om papierarm te werken

Wat weegt jouw werktas? Een onderzoekje door social intranet Viadesk wees uit dat we nog steeds met hopen papier in onze werktas rondzeulen. Zo sjouwen kantoorwerkers in Nederland en Duitsland dagelijks zo’n drie kilo papier mee in hun tas. Een gemiddelde dameswerktas weegt zo’n 2,8 kg, de mannen zeulen zo’n 3,5 kg mee naar kantoor. Dat verschil zit ‘m waarschijnlijk in het feit dat mannen meer documenten uitprinten dan vrouwen. Maar het kan natuurlijk ook zo zijn dat vrouwen selectiever omgaan met de inhoud van hun werktas. Zij lozen op gezette tijden de dingen die niet meer relevant zijn. Mannen daarentegen sjouwen zorgeloos rond met een papierwinkel die verre van up-to-date is. (Bron: 6minutes.be)

Zakenreiziger wil rust in het vliegtuig Twee op de drie zakenreizigers heeft geen interesse om in het vliegtuig gebruik te maken van draadloos internet. Dat is de conclusie van een onderzoek van American Express Global Business Travel. De onderzoekers stelden vast dat vele zakenreizigers het vliegtuig bestempelen als een ogenblik van rust, waarbij ze zich vooral willen ontspannen met het bekijken van een film of het lezen van een boek. De onderzoekers zagen vooral bij millennials een streven om van de vliegtuigreis een ontspanningsmoment te maken. Die trend past volgens American Express in het grotere belang dat de millennials hechten aan een beter evenwicht tussen de carrière en het persoonlijk leven. <

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013

1.

Zet de printer verder weg Een printer op je bureau geeft een heel ongezonde uitstoot, maar maakt ook lui. Als je denkt dat het omwille van vertrouwelijkheid niet op de gang kan, zorg dan dat je in elk geval een paar stappen moet zetten. 2. Vervang papieren post zo mogelijk door elektronische post Dat geldt voor externe en interne post. Wat kun je bij de verzender laten veranderen zodat je minder binnenkrijgt? 3. Wees kritisch op reclame en nieuwsbrieven Zeker de papieren versie, maar ook de digitale versie. Wat lees je echt, of wat leest je manager echt? Die blijven, de rest weg. (En: afmelden! Anders blijft het komen.) 4. Kijk waar vakliteratuur digitaal kan Heeft je manager een tablet: perfect! Veel vaktijdschriften zijn ook in digitale versie beschikbaar. Vraag na bij de afdeling die over abonnementen gaat wat er mogelijk is. 5. Minimaliseer het printen van mails Zeker voor je manager, maar ook voor jezelf; print alleen mails als dat echt nodig is, bijvoorbeeld omdat je er veel aantekeningen op moet maken of ze op een andere plaats moet bewaren. 6. Begrens jezelf in de ruimte Kies voor één of twee bakjes waarin je papieren documenten bewaart. Zijn die vol, dan moet er dringend worden geschoond. 7. Maak digitaal opslaan de norm Kill die rijen ordners en ga digitaal! Vraag hulp van degene die gaat over informatievoorziening of archiveren in jullie organisatie. 8. Stop met papieren servicegerichtheid Print die notulen van het overleg niet als service voor alle collega’s. Wie weet gooien ze het ongelezen weg… Als ze behoefte hebben aan een printje, doen ze dat zelf. 9. Verspreid vergaderstukken niet als hard copy aan alle deelnemers Mail ze liever rond, of nog beter: verwijs naar een map op de gezamenlijke schijf waar de vergaderstukken staan. 10. Weg met die 88 schrijfblokken op je bureau Groepeer alle aantekeningen op één plek, zodat je niet meer verzuipt in losse kattebelletjes en vellen papier. Dat scheelt!

Door Karen Visser, werkplektrainer en professional organizer. Karen leert medewerkers op allerlei niveaus slim omgaan met tijd, taken en ruimte. Met haar bedrijf New Broom geeft ze trainingen en workshops over efficiënter en effectiever werken. Ze is trainer bij Management Support en licentienemer van de trainingen van Het Betere Werken. Daarnaast begeleidt ze mensen die hun werk en werkomgeving effectiever willen organiseren en geeft ze advies bij de invoering van HNW-trajecten. New Broom is lid van de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO).

5


SiGNAAl

50+ en solliciteren? Vijf tips 1. Schrijf een brief met een houding van: ik heb u wat te bieden. (en niet: wat je nodig hebt) 2. Probeer bij je sollicitatiemail dicht bij je zelf te blijven. Wees duidelijk over je ambities. 3. Schaam je niet voor een afwijzing. 4. Laat je niet al te zeer imponeren door de tekst van een advertentie, waarin ze meestal een duizendpoot vragen. 5. Begin op een sollicitatiegesprek niet over leeftijd, verzand nooit in een debat over de voor- en nadelen van jong en oud. Meer weten? Kijk www.plusonline.nl. <

Reiziger is druk in trein, maar niet met werk Een beetje lezen, spelen met je mobieltje, muziek luisteren of een dutje doen. Zakenmannen en -vrouwen gebruiken de trein vooral om te relaxen. Werken in de trein komt pas op de vijfde plaats. Dit blijkt uit een onderzoek van Thalys onder ruim 4000 respondenten. Thalys wilde graag weten wat de zakelijke reizigers onderweg doen. Bij alle reizigers staat lezen met stip op 1. En dan niet op een tablet, maar gewoon in een magazine of krant. <

Sportvrouw betere topmanager Volgens onderzoek van consultancybureau Ernst & Young bestaat er een sterke correlatie tussen sport en succes in de zakenwereld. Zo blijkt namelijk dat hoe hoger een vrouw op de bedrijfsladder staat, hoe groter de kans is dat zij tijdens haar studie op hoog niveau sport beoefende. Maar liefst 55 procent van de ondervraagde vrouwen uit het topmanagement heeft op hoog niveau gespeeld, vergeleken met 39 procent van de andere vrouwelijke managers. (Bron: www.jobat.be) <

6

Nieuw vergaderconcept Marriott Amsterdam en München Om aan de groeiende vraag naar ‘social’ werkplekken te voldoen, die ook als creatieve en inspirerende hotspots fungeren, introduceert Marriott Hotels het nieuwe vergaderen. Alle facetten die van belang zijn voor een succesvolle bijeenkomst, zijn volledig vernieuwd. Van de geboden service tot de benodigde technologie en het design van de vergaderzalen, breakoutruimtes en foyers. De nieuwe vergaderstudio’s van Marriott worden omgetoverd tot flexibele ontmoetingsplekken, waarbij alles draait om de doelstellingen van de vergadering en de deelnemers, en niet om de lay-out of het aantal stoelen. De studio’s worden uitgerust met projectiemuren, touch screen controls en interactieve white boards. Het optimaal gebruik van daglicht, gecombineerd met rustgevende kleuren en natuurlijke materialen, zorgt voor de nodige balans in een nieuwe, frisse en energieke omgeving. De eerste 12 vernieuwde studio’s zijn reeds in gebruik, inclusief de balzaal. Het Amsterdam Marriott Hotel is in ieder geval klaar om de eerste gasten te verwelkomen. De eerste indruk doe je op via: http://travel-brilliantly.marriott.com. <

Het mooiste vak ter wereld Of je nu gekozen hebt voor het secretaressevak, of ‘erin bent gerold’, feit is dat veruit de meeste deelnemers aan het grote Loopbaanonderzoek van Management Support trots op hun vak zijn. Jullie betrokkenheid bij het vak blijkt onder andere uit het grote aantal deelnemers aan de enquête (meer dan 2000), maar ook uit de nauwkeurig ingevulde keuzes en uitvoerige antwoorden. En wat blijkt? Maar liefst 81 procent is tevreden met de huidige functie, tegen 19 procent niet. De antwoorden logen er niet om: ‘Het mooiste vak ter wereld’, ‘Superleuk, afwisselend en uitdagend vak’ en ‘Secretaresse zijn is het leukste dat er is’. Een enorm grote groep die tevreden is dus, ondanks de veranderingen waarmee maar liefst 72 procent te maken heeft! Alle onderzoeksresultaten vind je terug in het boek Een functie met toekomst dat in december verschijnt. <

Wég met de betrokken medewerker Medewerkers moeten passie hebben, betrokkenheid bij het bedrijf is niet langer genoeg. Dit stelt Deloitte in het rapport ‘Unlocking the passion of the Explorer’. Betrokken medewerkers zijn vaak tevreden met hun werk, maar hebben niet de behoefte om een nieuw niveau van prestaties te bereiken. Ze houden vaak van stabiliteit en voorspelbaarheid en missen de noodzaak om bestaande processen ter discussie te stellen. Daarbij neemt betrokkenheid snel af wanneer werknemers zich gestrest voelen door grote veranderingen en hoge werkdruk. Gepassioneerde werknemers raken juist opgewonden door veranderingen en zien uitdagingen als een kans om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen, aldus Deloitte. Drie eigenschappen kenmerken de gepassioneerde werknemer: het verlangen om een blijvende en groeiende impact op de branche of een specifieke functie te hebben, actief zoeken naar uitdagingen om de prestaties te verbeteren en de houding waarmee interacties en sterke vertrouwensrelaties met anderen wordt opgebouwd. (Bron: PWde Gids.nl )<

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013


SiGNAAl

Een goede leidinggevende is... Er is veel gezegd en geschreven over uitmuntend leiderschap. Het Britse Spring zette de zes factoren op een rijtje die psychologen altijd terugzien in goede leidinggevenden. Voldoet jouw manager hieraan? Dan heb je een ‘goeie’! 1. Besluitvaardig; goede leiders hakken knopen door en houden zich aan hun besluiten. 2. Competent; een goede leider zorgt dat zijn team de beschikking heeft over alle vereiste middelen. 3. Integer; een leider die vertrouwd wordt, vergroot de prestaties van zijn team, de werktevredenheid en de betrokkenheid. 4. Visionair; een visie op de toekomst is essentieel. 5. Bescheiden; de meest effectieve leiders zijn geen patsers, maar opvallend bescheiden en nederig. 6. Doorzettingsvermogen; leidinggevenden die hun organisatie het best transformeren, geven nooit op. (Bron: Spring.org) <

7 typen telaatkomers Herken jezelf! 1. De deadliner: je kickt erop zaken last-minute af te handelen. 2. De goedprater: je zoekt steeds excuses die buiten jezelf liggen. 3. De hedonist: je kiest liever voor onmiddellijk genot dan voor resultaten op langere termijn. 4. De regelaar: je haat tijdverspilling en lijdt aan het bezigheidssyndroom. 5. De rebel: je houdt er niet van in de pas te lopen. 6. De verstrooide professor: je bent vergeetachtig en leeft in je eigen wereldje. 7. De vermijder: je vindt het eng om ergens alleen aan te komen en komt liever te laat. (Bron: jobat.be) <

Lonen stijgen volgend jaar met 2,3 procent Nederlanders gaan er volgend jaar gemiddeld 2,3 procent op vooruit in salaris en vakantiegeld. Dit jaar bedraagt de gemiddelde loonstijging 2,6 procent. Die verwachting sprak adviesbureau Hay Group onlangs uit op basis van onderzoek. Mede door deze kleinere loonstijging gaat de koopkracht er volgend jaar op achteruit, is de verwachting van Hay Group. De inflatie neemt weliswaar waarschijnlijk af, maar de pensioenpremies zijn hoger. Ook nemen de kosten voor levensonderhoud verder toe. De inflatie stond in augustus nog op 2,8 procent. De Nederlandsche Bank sprak in augustus de verwachting uit dat het percentage volgend jaar rond de anderhalf uitkomt. (Bron: Nuzakelijk) <

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013

Handige links Heb je het leuke gesprek met Sylvia Tóth gemist bij De Wereld Draait Door over Schoevers en het secretaressevak? Bekijk het gesprek alsnog, duurt zo’n 9 minuten. http://dewerelddraaitdoor.vara.nl/ media/242442. < Even flink lachen? Kijk dan eens op de Facebookpagina van Taalvoutjes met de meest hilarische foto’s van dagelijkse fouten en misverstanden. www.facebook.com/taalvoutjes. < In contact komen met collega-secretaresses, vragen stellen, meediscussiëren? Word dan lid van de Management Support LinkedIngroep. Ga naar LinkedIn. com en zoek op Management Support. < De voordelen van digitaal vergaderen op een rij. http://overhetnieuwewerken.nl/ dossiers/elders-werken/achtergrond/vergaderen-anders-benaderen-ga-digitaal. < Alles weten over het regelen van vergaderingen? Download dan gratis het e-book Vergaderingen... regel je zo! www.managementsupport.nl/msm_ index.asp?page=checklist&id=604.< Hoe houd je je hoofd erbij tijdens een belangrijke or-vergadering? Lees de 9 tips hier: www.ornet.nl/or-werkwijzer/ tips-niet-indutten-in-de-or-vergadering-3754.html. < Stoppen met vergaderen?! Dat kan toch niet? Nou, bekijk dan deze site maar eens, want het kan wel degelijk anders: http://www.stopvergaderen.nu/ boxes/anders-bij-elkaar-komen. < Maar wat is vergaderen nou eigenlijk? Dat lees je op www.carrieretijger.nl/ functioneren/samenwerken/werkvormen/vergadering. <

7


KPN zet telefonisch vergaderen op de agenda

1

Aanvragen

De voordelen: • Snel geregeld, dus u houdt tijd over voor andere activiteiten

• Boeken kan tot 15 minuten voor aanvang • U ontvangt altijd een reserveringsbevestiging • Operator assistentie mogelijk tijdens de

2 Bevestigen

3 Uitnodigen

Waarom KPN: • Dan weet u zeker dat u gebruik maakt van een betrouwbaar netwerk.

• Onze uitstekende service garandeert dat u altijd zorgeloos kunt bellen, zonder te veel te betalen

vergadering

• Geen investering nodig • Uw telefonische vergadering via KPN is besloten en alleen toegankelijk voor genodigden

Telefonisch vergaderen, dat spreekt voor zich.

Kijk voor meer informatie op kpnconferencing.nl of bel 0800-0156


vERGAdEREN

Anders vergaderen

Gun je brein een nieuwe vergaderimpuls

Vergaderen in een molshoop Ongelofelijk, maar waar. In molshopen (grondulows) vergader en overnacht je tussen de koeien in een weiland. Je wordt gastvrij ontvangen door de boer en boerin. Tussen de vergadering door geniet je van een zelfgemaakt taartje en de liefhebbers helpen de boer een handje met het melken van de koeien.

Vergaderen doen we bijna allemaal, vrijwel dagelijks. in oersaaie, troosteloze vergaderruimtes wisselen we ideeën uit. Maar hoe creatief kun je zijn in zo’n doodgewone omgeving? Gun je brein eens een nieuwe vergaderimpuls en kies voor een andere manier van vergaderen. Tekst Marjo van Lijssel

Aan mogelijkheden is in elk geval geen gebrek; deze variëren van vergaderen in een tipitent, op een onbewoond eiland en aan boord van een zeilschip tot brainstormen op een huskyslee of in een boomhut. onbewoond eiland Volgens Diana Hofs van BuitenBusiness.nl zijn het pipowoonwagenpark en het onbewoonde

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013

eiland de meest ludieke vergaderlocaties in Nederland. “In het woonwagenpark staan twaalf authentieke pipowoonwagens, gerestaureerd in stijl en ingericht met antiek servies, antieke bedden, kunst & kitsch. De deelnemers overnachten in deze woonwagens. Je vergadert in een antiek en bijzonder fraai ingerichte vergaderruimte op het terrein. Een andere bijzondere vergaderplek is een onbewoond eiland op het Veluwemeer. Daar beschik je over een heel eiland. Er staan tipi- <

9


vERGAdEREN

Diana Baron: “De rust, ruimte en nieuwe omgeving zorgen voor inspiratie, creativiteit en een andere kijk op je zaken.”

Boerderijen zijn op dit moment het meest populair als vergaderlocatie.

tenten, safaritenten en Mongoolse yurts. In een gemeenschappelijke tipitent wordt vergaderd rondom een groot vuur en een andere tipitent is gereserveerd voor gezamenlijk vermaak. Het eiland heeft wel een beperking, het is alleen geopend van april tot oktober.” Met haar bedrijf BuitenBusiness.nl richt Diana zich volledig op het vinden van bijzondere vergaderlocaties. En die moeten natuurlijk wel aan bepaalde eisen voldoen. Kleinschaligheid, natuur, rust, bijzondere beleving en uitstekende vergaderfaciliteiten zijn de belangrijkste. Vergaderen voor de open haard Boerderijtjes zijn op dit moment het meest populair als vergaderlocatie. Ze zijn zelfs meer in trek dan conferentiehotels. “Een boerderij huur je namelijk exclusief”, verklaart Diana Hofs. “Je kiest zelf welke ruimtes je gebruikt. Je kunt bijvoorbeeld vergaderen voor de open haard, aan de keukentafel of in de tuin, in kleine groepjes of met z’n allen in een speciale vergaderruimte. Boerderijen worden vooral gebruikt voor meerdaagse vergaderingen of trainingen. Ze hebben zo’n tien tot twaalf kamers met eigen sanitair zodat de deelnemers ook kunnen overnachten. Binnen een vergaderteam gebeurt er best veel tijdens zo’n meerdaagse bijeenkomst. Dan is het fijn dat je met je groep alleen zit, dat er geen andere gasten aanwezig zijn. De bij-

Uitwaaien in een speedboot Vergaderen en tussen de agendapunten door even je hoofd leegmaken tijdens een tocht per speedboot door het Rotterdamse havengebied? Dat kan bij RIB-experience. De vergaderlocatie ligt zo dicht bij het water dat je zo even in de boot kunt springen om uit te waaien. Informatie: www.rip-experience.nl.

10

zondere band die je dan opbouwt neem je mee terug naar je bedrijf.”

Diana Hofs: “Kleinschaligheid, natuur, rust, bijzondere beleving en uitstekende vergaderfaciliteiten zijn de belangrijkste eisen waaraan een bijzondere vergaderlocatie moet voldoen.”

Diana Baron is secretaresse bij een koperverwerkingsbedrijf. Zij heeft wel goede ervaringen met vergaderen in een hotel. “Ik heb al meerdere keren vergaderingen georganiseerd bij MooiRivier, dat is een schitterend hotel aan de Twentse Vecht. Je hebt er de rust, de ruimte, optimale vergaderfaciliteiten, eten, drinken en mogelijkheden voor tussentijdse vergaderbreaks zoals kanoën en outside cooking. Het oord ligt midden in de weilanden. Het ziet er heel strak uit, maar heeft tóch een bepaalde warmte.” Levenslessen van honden Tegenwoordig zijn vooral de combi-vergaderarrangementen razend populair. En zeg nou eerlijk, het is toch fantastisch om tussen alle zware agendapunten door even uit te waaien in een speedboot in de Rotterdamse haven of als ‘co-piloot’ te vliegen in een Boeing 737? Maar ook dieren zoals paarden, schapen, geiten en honden worden regelmatig ingezet als vergaderbreak. Ze schijnen erg waardevol te zijn voor persoonlijke ontwikkeling, leiderschap, communicatie en teamspirit. BuitenBusiness heeft er zelfs, vanwege de toenemende vraag, een eigen hondenprogramma voor samengesteld. Met een roedel honden reizen ze langs vergaderingen om te zorgen voor een verfrissende en leerzame onderbreking. “Mensen kiezen dan zelf hun hond uit”, vertelt Hofs. “Dat doen ze meestal op basis van uiterlijk. Als je hen vervolgens wat vertelt over het karakter van de hond, gebeurt er iets opmerkelijks. Ze komen erachter dat ze het in het dagelijkse leven ook vaak erg lastig vinden om met dat specifieke karaktertype om te gaan. De een vindt het bijvoorbeeld moeilijk om z’n grenzen aan te geven, de ander heeft moeite met

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013


vERGAdEREN

goed communiceren of leiding nemen. Honden zijn eerlijk. Ze leven in het hier en nu, kennen je niet. Ze reageren alleen op de lichaamstaal die je onbewust laat zien. De hond functioneert dus eigenlijk als spiegel en maakt je bewust van je gedrag.” nieuwe omgeving inspireert Het is best lastig voor secretaressen om een goede keuze te maken voor een inspirerende vergaderomgeving. Logisch, het aanbod via internet is erg groot. Secretaresse Diana Baron kan zich de verwarring wel voorstellen. “Ik werk bij een bedrijf in een regio waar ik helemaal niet bekend ben. Googelen op thema werkt voor mij dan het snelste.” “Het allerbelangrijkste is dat je je eerst afvraagt wat het doel is van de vergadering. En zet je wensen op papier”, vult Diana Hofs van BuitenBusiness aan. “Zoek je een grote of kleine locatie? Wil je met je eigen team alleen zijn of mogen er ook andere mensen op de locatie rondlopen? Vergaderen op een andere plek dan je eigen kantoor heeft in elk geval altijd voordelen. Je bent even helemaal los van je bedrijf en bedrijfscultuur. “De rust, ruimte en nieuwe omgeving zorgen bovendien voor inspiratie, creativiteit en een andere kijk op je zaken”, onderstreept Diana Baron. “Je wordt ook niet gestoord en dat gebeurt tijdens vergaderingen in het bedrijf voortdurend. Op een buitenlocatie is er echt even alleen aandacht voor elkaar. Dat versterkt de relaties.” Vergaderen in crisistijd Je zou het misschien niet verwachten, maar vergaderen op een unieke locatie hoeft helemaal niet duur te zijn. Dat is handig om te weten, zeker in deze crisistijd. Volgens Diana Hofs is vergaderen in een exclusieve boerderij zelfs goedkoper dan in een conferentiehotel. Sommige ruimtes in boerderijen huur je voor slechts 95 euro per dag. Drank en eten mag je zelf meenemen. Zo kun je de kosten flink drukken. “Het zijn vaak particuliere locaties die ook als groepsaccommodatie verhuurd worden”, verklaart Diana. “Daar kan je heel voordelig vergaderen. Vergaderen in tipitenten en Mongoolse yurts is spotgoedkoop. Daar vergader je al voor 75 euro per persoon, inclusief een dag huur, een overnachting, gebruik van de sauna, de lunch, het diner, het ontbijt en alle dranken.” Zo zie je maar, Nederland heeft veel mooie en inspirerende plekken om te vergaderen. Kies jij nog voor een gewone ruimte in je eigen bedrijf? Of vergader je voortaan liever in een boerderij, landhuis, villa, strohotel, klooster, molen, klipper, safarilodge, tent, kasteel, stiltegebied, midden op het strand, op zitzakken in het bos, in de wei of in één van die andere inspirerende locaties? Vergaderen rondom een afrikaans kampvuur Je vergadert rondom een Afrikaans kampvuur. Naast het kampvuur is er een grote, overdekte buitenruimte met buitenkeuken. Overnachten is mogelijk in luxe lodges in het nabijgelegen bos. Vergaderen en vliegen in een boeing Vergaderen bij Flight Simulator Training in Amsterdam is geen minuut saai. Je bevindt je daar namelijk op de plek waar wereldburgers samenkomen: luchthaven Schiphol. Maar daar blijft het niet bij. Je mag ook zelf vliegen. Niet in een echt vliegtuig, wel in een Flight Simulator van een Boeing, waarin piloten jaarlijks enkele keren levensechte situaties nabootsen en oefenen. Informatie: www.flightsimulator.nl.

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013

Vergaderen in tipitenten en Mongoolse yurts is spotgoedkoop.

Vergaderen in kleur Youmeet heeft vijf vergaderomgevingen voor de verschillende fases die een resultaatgerichte vergadering kent. De ruimten van Youmeet zijn spannend, prikkelend, kleurrijk en inspirerend. Je voelt je er welkom en je voelt dat er iets staat te gebeuren. De kleur geel zorgt voor creativiteit en inspiratie, de kleur rood voor knopen doorhakken. Informatie: www.youmeet.nl. Vergaderen in een sterrenkubus Je vergadert niet echt in de sterrenkubus (daarvoor is deze te klein), de vergaderruimte bevindt zich op de boerderij zelf. Rondom de boerderij staan acht sterrenkubussen waar je kunt overnachten. Vanuit je bed zie je de sterrenhemel, waardoor het lijkt alsof je onder de sterren slaapt. Vergaderen in een Fort Je vergadert in het bomvrije wachthuis en overnacht in de oude artillerieloodsen. Deze bijzondere locatie ligt aan de rand van de stad Utrecht, midden in het groen. Vergaderen op een driemaster Op De Radboud vergader je tijdens een zeiltocht op het IJsselmeer. Dit indrukwekkende schip is een grote driemastklipper van maar liefst 55 meter lang en 7,5 meter breed. Tussen de vergaderdiscussies en brainstormsessies door kun je even lekker genieten van de frisse, zilte wind aan dek. In het najaar en vroege voorjaar is overnachten op De Radboud ook mogelijk. < Informatie: www.klipper-radboud.nl. <

oVer bUitenbUsiness BuitenBusiness is specialist op het gebied van bijzondere vergaderlocaties en vergaderbreaks. Kleinschalig, exclusief, groen, duurzaam, inspirerend, sfeervol, origineel, authentiek en voorzien van de beste vergaderfaciliteiten. Kijk op de website voor de geschikte locatie: www.buitenbusiness.nl. Ook op managementsupport.nl/accommodaties vind je een keur aan vergaderlocaties.

11


I am next!

Seminar Secretary Next II Je moet er inderdaad snel bij zijn als managementondersteuner van nu. Want jouw vak verandert in hoog tempo en op alle fronten. Schoevers brengt je graag op snelheid met deel twee van het Seminar Secretary Next. Dinsdag

19 november 2013 inspireren vier topsprekers

je met alles wat je tegenwoordig moet weten over co-managers, management & organisatie, proces- en informatiemanagement en persoonlijk leiderschap. Schrijf je snel in op schoevers.nl.

Met Schoevers ben je meer waard


vERGAdEREN

UnieKe VerGaderLoCaties in nederLand Op alle hier genoemde locaties zijn professionele voorzieningen aanwezig voor een geslaagde bijeenkomst. Er zijn overnachtingsmogelijkheden en ook voor de inwendige mens wordt gezorgd. Vergaderen op een onbewoond eiland

Je overnacht in tipitenten en Mongoolse yurts. Het is back to basic, maar wel comfortabel met gewone bedden in de tenten. Rondom het vuur wordt vergaderd.

Vergaderen in een boomhut

Hier geniet je van rust en totale stilte. In een luxe boomhut, hoog in de bomen, hoor je alleen de bladeren ritselen en de vogels fluiten. De boomhut is voorzien van alle benodigde vergaderfaciliteiten. Overnachten is mogelijk in een nabijgelegen conferentiehotel.

Vergaderen in een authentieke pipowagen

Twaalf gerestaureerde woonwagens zijn verschillend en in stijl ingericht, compleet met antieke serviezen, passend meubilair en veel kunst en kitsch. Er is een centrale, ludiek ingerichte, vergaderruimte.

bUitenLandse VerGadertrip Wil je er echt even een paar dagen tussenuit in een niet-eigentijdse omgeving? Tijdens de vierdaagse vergaderexperience in Finland verveel je je geen moment. Na een vliegreis vervolg je je tocht per slee, getrokken door sneeuwscooters, naar een mystieke eetzaal die verlicht wordt door honderden kaarsen. De dagelijkse vergadersessies vinden plaats in een luxe hotel, waar je ook overnacht. Tussen de agendapunten door beleef je spannende avonturen zoals ijszwemmen in een bevroren meertje, racen op een sneeuwscooter naar de Russische grens, sleeën met husky’s en rendieren, lunchen bij het kampvuur en genieten van vergezichten tijdens een sneeuwschoenentocht. Informatie: www.finlandexperience.nl.

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013

13


VERGADEREN

Wat jij kunt doen om het effectief en leuk te maken

Yes! we gaan vergaderen Vergaderen moet, maar het is een noodzakelijk kwaad. Toch is het relatief simpel om vergaderingen effectiever en leuker te maken. Dat zijn vergaderingen waarin deelnemers betrokken zijn en het gevoel hebben dat de discussie en het daaropvolgende besluit hen raakt. Tekst Ruben van der Laan*

Ga zelf eens na: wanneer had jij voor het laatst een goede vergadering? Waarom was deze goed? Verliep de discussie op het scherpst van de snede? Werden goede besluiten genomen? Werden besluiten opgevolgd? Lees hier wat jij kunt doen! In Nederland wordt voor een slordige 60 miljard euro per jaar vergaderd. Inderdaad: € 60.000.000.000! Werknemers zijn zo’n 10 tot 20 procent van hun tijd kwijt aan vergaderen waarbij geldt: hoe hoger het salaris hoe meer er vergaderd wordt. Een directeur is al snel de helft van zijn werktijd aan het vergaderen. Wat roept de term vergaderen bij jou op? Bij deze vraag hoor ik steevast antwoorden als: duurt te lang, niet ‘to the point’, niet iedereen doet mee, altijd dezelfden aan het woord. En af en toe hoor ik ook: goede besluiten genomen, het was kort en bondig, discussies die ergens over gingen. Cruciale rol Het is relatief simpel om vergaderingen effectiever en leuker te maken. Als managementassistent kun je tijdens vergaderingen een cruciale rol spelen. In dit artikel geef ik je drie uitgangspunten concreet vertaald in zeven werkvormen die makkelijk toepasbaar zijn in elke vergadering. In eerste instantie zul je de deelnemers verbazen. Maar na verloop van tijd zullen ze niet meer zonder deze werkvormen kunnen. Ik ga ervan uit dat je de ‘schone regels’ van het vergaderen kent. Je stuurt de stukken op tijd naar de deelnemers, je stelt een agenda op in overleg met de voorzitter, je verzorgt de notulen inclusief actielijst. De uitgangspunten en werkvormen uit dit artikel zijn een toevoeging hierop waarmee je vergaderen effectiever en leuker maakt. Hierbij hoort ook het vooraf afstemmen met de voorzitter als je één of meerdere van de werkvormen gaat gebruiken. Spreek daarbij ook af wat de voorzitter moet doen om de werkvorm succesvol te gebruiken. De drie uitgangspunten 1. Help bij een betere communicatie tijdens de vergadering. 2. Houd ‘real-time’ de geschiedenis van de vergadering bij. 3. Draag bij aan de juiste sfeer tijdens de vergadering. Uitgangspunt 1. Help bij een betere communicatie Vergaderingen gaan in essentie over communicatie. Deelnemers zitten bij elkaar omdat ze iets met elkaar willen. Dit ‘willen’ krijgt vorm

14

tijdens de vergadering en daarvoor communiceren deelnemers met elkaar. Deze communicatie wordt bemoeilijkt door de hiërarchie (‘ik zeg dit niet waar mijn baas bij zit’) en voorgeschiedenis (‘ik zeg dit niet in het bijzijn van mijn collega’). Als managementassistent kun jij de communicatie op gang helpen. Uitgangspunt 2. Houd ‘real-time’ de geschiedenis van de vergadering bij Tijdens een vergadering leggen deelnemers een gezamenlijk ‘pad’ af in de vorm van een discussie. Dit pad wordt bijgehouden in de notulen met als resultaat een besluiten- of actielijst. Helaas lopen veel discussies vast: men praat in cirkels, standpunten worden eindeloos herhaald, meningen worden niet verduidelijkt. Door het pad, de geschiedenis van de vergadering ‘real-time’ inzichtelijk te maken voor iedereen, leg jij als managementassistent de beweging van de discussie bloot. Je helpt de discussie daarmee verder. Uitgangspunt 3. Draag bij aan de juiste sfeer tijdens de vergadering Een groep werkt het beste wanneer ze met elkaar in een ‘flow’ raken. In flow luisteren deelnemers naar elkaar, bouwen ze voort op elkaars ideeën en gunnen ze elkaar succes. Denk aan een sportteam dat dusdanig op elkaar is ingespeeld dat ze onoverwinnelijk worden. Dit vraagt de juiste sfeer en als managementassistent kun je daar een bepalende bijdrage aan leveren. Zeven werkvormen Deze drie uitgangspunten vertaal ik naar zeven werkvormen die je kunt toepassen in elke vergadering. Ik licht ze in het kader verder toe: 1. Notuleer zichtbaar op grote (flip-over) vellen. 2. Pimp de discussie na een saaie presentatie. 3. Gebruik een zichtbare grote klok. 4. Start een discussie met het peilen van meningen. 5. Beantwoord moeilijke vragen op een post-it. 6. Verdeel rollen. 7. Hang de actielijst op de gang.

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013


VERGADEREN

1. Notuleer zichtbaar op grote (flip-over) vellen. Schrijf de notulen tijdens de vergadering ‘real-time’ op grote (flip-over) vellen. Hiermee zien de deelnemers hoe de discussie, het gezamenlijke ‘pad’ verloopt. Wanneer een vel vol is, hang je deze aan de wand zodat die zichtbaar blijft voor iedereen. Deelnemers zullen hun meningen zorgvuldiger formuleren (ze hangen immers aan de wand), beter luisteren naar elkaar en makkelijker opmerken wanneer de discussie stokt. VALKUIL: denk niet dat je te langzaam schrijft! Een groep verwerkt zaken namelijk niet sneller dan dat jij ze opschrijft. - Uitwerking van uitgangspunten 1 & 2 2. Pimp de discussie na een saaie presentatie. Tijdens een presentatie willen deelnemers wel eens versuffen. De fut is er na afloop uit met als gevolg een moeizaam lopende discussie. Nodig deelnemers uit om in tweetallen de belangrijkste vraag uit de presentatie te formuleren. Geef hen hiervoor twee tot drie minuten. Hiermee worden alle deelnemers aan het denken gezet over de presentatie en wat zij daarin belangrijk vinden. Schrijf na afloop elke vraag zichtbaar op een flip-over vel. De discussie zal met meer energie verlopen. - Uitwerking van uitgangspunten 1 & 3 3. Gebruik een zichtbare grote klok. Gebruik bij bepaalde onderdelen van de vergadering een grote, voor iedere deelnemer zichtbare aflopende klok (bijvoorbeeld op een tablet). Dit werkt goed bij een afgebakend onderdeel zoals een presentatie, een discussie of een brainstorm. Maak daarbij duidelijk dat tijd een ding is waar je serieus mee omgaat. Tijd en gebruik daarvan mogen opvallen. Dus geef geen 10 minuten voor een presentatie, maar 10 minuten en 28 seconden. - Uitwerking van uitgangspunten 1 & 3 4. Start een discussie met het peilen van meningen. Een discussie over een te nemen besluit loopt zoveel effectiever wanneer van meet af aan duidelijk is waar de deelnemers staan. Teken een horizontale lijn op een groot vel en maak er een schaal van door getallen aan toe te voegen. Laat de voorzitter (of de eigenaar van het besluit) het voorgenomen besluit formuleren. Schrijf dit voorgenomen besluit boven de horizontale lijn. Vraag deelnemers om aan te geven waar ze op de schaal staan. - Uitwerking van uitgangspunten 1, 2 & 3 5. Beantwoord moeilijke vragen op een post-it. Discussies worden vaak gedomineerd door een paar mensen. Om iedereen aan de discussie deel te laten nemen is het handig om een startvraag voor de discussie te formuleren (door bijvoorbeeld de voorzitter) en deelnemers te vragen deze te beantwoorden op een post-it. Hang de post-its op de muur en nodig deelnemers uit om de post-its te lezen (ze moeten hiervoor meestal gaan staan). Op basis hiervan kan de discussie starten. - Uitwerking van uitgangspunten 1, 2 & 3 6. Verdeel rollen. Geef deelnemers een bepaalde rol tijdens een discussie. Dit kun je doen door kaarten te maken waarop een rol staat (zoals ‘criticaster’, ‘positieve denker’, ‘aanbrenger van wilde ideeën’, enz…). Leg deze kaarten gesloten neer op de vergadertafel en vraag deelnemers een kaart te kiezen. De voorzitter vraagt de deelnemers om de discussie vanuit deze rol te voeren. Dit verrijkt de discussie. - Uitwerking van uitgangspunt 1 & 3 7. Hang de actielijst op de gang. Een vergadering bestaat bij de gratie van wat er met de resultaten gebeurt. Hoe beter de acties worden opgevolgd, hoe effectiever het overleg. Hang daarom de acties in het groot op een centrale plek waar de deelnemers regelmatig komen. Zo worden ze regelmatig geconfronteerd met de acties waar zij voor aan de lat staan. Streep vervolgens de acties door die zijn uitgevoerd. - Uitwerking van uitgangspunt 2

Maar dan nu: hoe overtuig ik mijn voorzitter? Ten eerste zul je moeten aangeven dat de huidige overleggen volgens jou beter kunnen. Aan de hand van een voorval (zoals deelnemers die niet betrokken zijn, acties die niet goed worden opgevolgd, enzovoort) kan je aangeven dat je een manier zou willen uitproberen om dat te veranderen. Als je eenmaal akkoord hebt gekregen, bespreek je vervolgens met hem/haar de werkvorm en het resultaat dat je hiermee beoogt. Of... je laat je voorzitter dit artikel lezen! Veel succes met de uitvoering! Ervaringen delen? Stuur een mail naar info@rubenvanderlaan.com <

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013

* Ruben van der Laan laat teams boven zichzelf uitstijgen en brengt ze in een flow. Hij doet dat door vergaderingen te coachen, te ontwerpen en te leiden. Ruben heeft jarenlang in het buitenland gewoond en brengt een flinke dosis interculturele ervaring met zich mee. Hij is schrijver van ‘Creatief en betrokken vergaderen’. Ruben is oprichter van Het Nieuwe WerkoverlegTM (www.hetnieuwewerkoverleg.nl) en verder te vinden op www.rubenvanderlaan.com.

15


VERGADEREN MET GLITTER EN GLAMOUR? NOU EN OF! Vergaderen in GelreDome betekent vertoeven in de ambiance van sterren, toppers en beroemde VIPâ&#x20AC;&#x2122;s. Met de service en de aandacht die daarbij horen. Onze nieuwe zalen richten we net zo gemakkelijk in voor een intieme vergadering of receptie als voor een grootscheeps congres of personeelsfeest. In alle gevallen voorzien van state-of-the-art vergaderfaciliteiten. Meer weten? Bel 026 - 880 70 45 of kijk op www.GelreDome.nl. GELREDOME Het grootste theater van Nederland


vERGAdEREN

‘Even voor de notulen’

De roep om aandacht tijdens een vergadering Horen jullie wat ik zeg? Het zal toch niet waar zijn dat mijn mening niet gehoord wordt? Collega’s reageren niet, en ook de voorzitter is met andere dingen bezig. Dan maar direct tot de notulist: ‘Even voor de notulen: hier kan ik dus echt niet mee leven’. Of: ‘Ik wil dat in de notulen wordt opgenomen dat ik tegen was’. Tekst Maarten Poorter en Jasper Groen | www.devergaderdokter.nl

Interessant zinnetje, dat ‘even voor de notulen’. Of in het Engels: for the record. Wat betekent dat nu eigenlijk? Betekent het dat de notulist dit per se moet opschrijven? Is het een suggestie aan de notulist? Of is het vooral een manier om oninteressante meningen tot hoofdlijnen te promoveren? Immers, als het een écht interessante mening is, dan hoeft de notulist toch niet een directe opdracht te krijgen? ‘Even’ kijken of ik wel genoemd word Het verslag van een vergadering is geen proza. Er komen geen hoofdrol- of bijrolspelers in voor. Notulen hebben vooral het doel om het verloop van een discussie weer te geven, de belangrijkste argumenten en overwegingen samen te vatten, en uiteindelijk natuurlijk het glasheldere besluit dat de vergadering samen heeft genomen met bijhorende actiepunten. Notulisten weten dit. En door de voorzitter wordt de notulist verzocht het verslag kort te houden (één A4tje met wat bullets en actielijstjes), anders wordt het verslag niet gelezen. Maar is dat ook wat vergaderdeelnemers die zo graag gehoord willen worden werkelijk interesseert? Wat is het eerste dat vergaderaars doen als ze notulen op hun computer openen? Waar zoeken hun ogen hongerig naar? Waar hebben vergaderaars extra lange antennes voor ontwikkeld? Precies, of hun naam wordt genoemd in het verslag. Of hun niemendalletje bij de rondvraag wel gehoord is. Of hun favoriete stokpaardje bij de mededelingen dit keer wél het verslag heeft gehaald. En o wee als er niet precies staat wat de vergaderaar dacht dat hij gezegd had. Hoort u mij? Nadat een week eerder al vergadertijd besteed is aan het dictaat voor de notulist, wordt er nu nog meer tijd verspild aan het corrigeren van de notulen. Een verstandige notulist haalt hier de schouders over op, verwerkt het blijkbaar zo cruciale zinnetje in de notulen, en de vergadering kan weer door. Daarmee zou de kous af kunnen zijn, maar de vraag blijft: wat zit er achter dit gedrag? Het is bovenal een roep om aandacht. Vanuit het perspectief van de groep bekeken is het onnodig of zelfs contraproductief. Maar de individuele vergaderdeelnemer wil niet alleen bijdragen aan de discus-

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013

sie, maar wil ook het gevoel hebben ‘gehoord’ te worden. En hij wil het gevoel hebben dat er recht gedaan is aan zijn bijdrage. Er zijn natuurlijk onverbeterlijke drammers die nooit tevreden zijn als ze hun zin niet krijgen, maar de meeste vergaderaars kunnen er best mee leven dat ze hun zin niet krijgen, als ze maar wel het gevoel hebben dat hun bijdrage is meegewogen. En daar gaat het mis. Geen gekke Henkie Sowieso zie je in een vergadering niet veel mensen luisteren; ze wachten alleen tot ze weer kunnen praten. Daarnaast geldt dat een groep weinig geneigd is nog te luisteren naar de afwijkende meningen van minderheden op het moment dat zich een meerderheid aftekent met een bepaalde mening. Deze eenlingen voelen zich miskend, en volharden in hun standpunt; zij zien de wereld als een slecht luisterende meerderheid en een dappere onbegrepen minderheid. En dan is er nog maar één oplossing: de eeuwigheid, ofwel de notulen. Want wie schrijft (of laat opschrijven) die blijft. Als jouw mening wordt vastgelegd, zal het nageslacht oordelen dat je gelijk had. Een goede vergadervoorzitter kan dit gedrag voorkomen; geef enkelingen de tijd om hun standpunt uit te leggen en de kans om de anderen te overtuigen. Sta niet toe dat ze worden weggezet als gekke Henkie, maar bespreek hun standpunt als een serieuze optie. En als hun voorstel het niet haalt en hun argumenten worden weerlegd, maak dan in de uiteindelijke samenvatting van het besluit duidelijk dat er wel naar geluisterd is, maar dat een meerderheid niet overtuigd is. En als iemand dan toch zijn gelijk wil halen bij de eeuwigheid? Het zij zo. For the record. <

Maarten Poorter en Jasper Groen

17


BEdRijf iN BEEld

Het DNA van The Harbour Club

Gastvrij, ook tijdens evenementen Hospitality zit in de genen van The Harbour Club. Het van oorsprong Scheveningse restaurantbedrijf ontvangt naast ‘eters’ in de vier locaties in Amsterdam, Rotterdam, Scheveningen en op Ibiza ook zakelijke gasten. “De norm hier is dezelfde norm als in het restaurant: gewoon gastvrij.” Tekst Martijn Louws

Het gaat goed met The Harbour Club. Althans, als je afgaat op het razende tempo waarmee vestigingen worden geopend. Na Scheveningen, vijf jaar geleden, opende in 2010 The Harbour Club Rotterdam en in 2012 The Harbour Club Amsterdam. En afgelopen maand werd de internationale stap gemaakt. Een vestiging op Ibiza. De nieuwe hotspot is gesitueerd op Talamanca Beach, grenzend aan een zandstrand met uitzicht over zee. De stap naar het buitenland is logisch. Logisch als je kijkt naar wat The Harbour Club is, wil zijn en uitstraalt: dynamisch, fris, modern, uniek. Op het menu van The Harbour Club staan verse vis, sushi en sashimi en fruits de mer. Maar het vleesassortiment is eveneens ongekend. Ook is er een uitgebreide cocktailkaart. “Als je mij zou vragen waarin The Harbour Club uniek is ten opzichte van andere evenementengelegenheden, dan is dat moeilijk in één woord te vatten. De locaties bijvoorbeeld zijn niet standaard, maar ook de gerechten, de sfeer en de beleving zijn karakteristiek”, vertelt Marloes van Willigenburg. “Zo heeft The Harbour Club Amsterdam een industriële look. Een oude wijnterminal is omgeturnd tot een stijlvol restaurant met een aparte ruimte voor (zakelijke) evenementen. Waar vroeger wijn werd gebotteld worden nu de flessen opengemaakt.” Hetzelfde geldt voor The Harbour Club Scheveningen. Deze is direct

18

aan de kade gelegen en heeft een industriële inrichting die volgens Van Willigenburg eigentijds, Amerikaans en stoer aandoet. “Het pand is verrassend ingericht en refereert aan de oude visafslag.” The Harbour Club Rotterdam heeft in 2010 haar deuren geopend in het voormalig ‘Parkzicht’: een bijna honderd jaar oude villa in een Rotterdams stadspark, nabij de Euromast. Van Willigenburg: “Een prachtige locatie voor een bijzonder restaurant en evenementenlocatie.” Next Door Amsterdam is de grootste locatie van de vier vestigingen van The Harbour Club. Het meet zo’n 2200 vierkante meter en beschikt over

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013


BEdRijf iN BEEld

schikt over een Next Door. Deze heeft een eigen ingang. De ruimte hier is verder voorzien van een aparte bar en bovendien uitgerust met diverse vergaderfaciliteiten. “Het unieke daar is ook de sushiloopband op de eerste verdieping.” In Rotterdam ligt The Harbour Club dan niet direct aan het water, maar dankzij haar ligging in het Scheepvaartkwartier heeft zij wel een nautisch karakter. Van Willigenburg: “Het restaurant is verdeeld in meerdere ruimtes, zo is er de Sushi Lounge en de Entresol met toegang tot het dakterras dat uitzicht biedt op de Euromast. Bovendien is er op de eerste verdieping The Harbour Business Lounge, die gereserveerd kan worden voor zakelijke of besloten bijeenkomsten.”

een evenementenlocatie: Next Door. Met een oppervlakte van 600 vierkante meter en de aanwezige professionele audiovisuele middelen, is deze ruimte bij uitstek geschikt voor onder meer (zakelijke) bijeenkomsten, fashion shows, productpresentaties. “Kortom, The Harbour Club biedt een breed scala aan mogelijkheden”, vertelt Van Willigenburg. Dat het de ideale locatie is voor evenementen wordt volgens haar nog eens versterkt doordat de locatie zich bevindt op nog geen vijf

minuten rijden van de A10 en voorzien is van 300 gratis parkeerplaatsen. “Waar vind je dit nog in Amsterdam? En komt men met de boot, prima, er zijn aanmeermogelijkheden voor boten.” En dan is er nog The Chef’s Lounge. In dit exclusieve gedeelte van het Amsterdamse restaurant krijgen gasten de mogelijkheid kennis te maken met gerechten die niet op de reguliere menukaart staan. “Hier beleef je The Harbour Club op een andere manier. Kleinere gerechten, met een knipoog naar de Aziatische keuken die met extra aandacht zijn samengesteld en volgens het ‘shared dining’ principe worden geserveerd. Ook is deze ruimte uitermate geschikt voor grote groepen”, zegt Van Willigenburg. Voor evenementen kan men overigens ook terecht in de vestiging in Scheveningen, dat ook be-

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013

Samenwerking The Harbour Club staat niet alleen bekend om de gastvrijheid en de hoogwaardige kookkunsten, maar ook om het gestylde interieur. “Centraal staat de bar, een echte eyecatcher. Verder is iedere locatie sfeervol aangekleed met mooie verlichting, muurschilderingen en zoveel meer. Dit betekent dat we geen grote aanpassingen hoeven te doen om een perfecte ambiance te creëren tijdens een evenement.” Maar wil een bedrijf iets bijzonders, iets onderscheidend, dan kan dat natuurlijk altijd, zo stelt Van Willigenburg. “We denken graag mee.” De drie Nederlandse locaties van The Harbour Club werken sinds kort nauw samen met elkaar als het gaat om zakelijke boekingen. “Zo’n driekwart jaar geleden hebben we het salesteam samengevoegd en ondergebracht in Amsterdam. Dit heeft veel voordelen. Iedereen weet precies van elkaar wat ze doen voor welke klant. Ook kunnen zij van alle locaties de beschikbaarheid checken. Lukt het niet in Rotterdam, dan is Scheveningen wellicht een alternatief. Dienstverlening in de optimale vorm”, vertelt Van Willigenburg. Voordelen Het is deze hospitality-aanpak die ervoor zorgt dat The Harbour Club jaarlijks tal van bedrijven huisvest, van multinationals tot de bekende financiële dienstverleners. Ook de grootte van de groep is divers (van 50 tot 700 gasten), evenals hetgeen wordt georganiseerd. “Het kan een sit-down lunch of diner zijn, maar net zo goed ook een receptie. Dat maakt ons niet uit. We zijn een horecabedrijf dat de gast en zijn wensen centraal stelt.” Het feit dat The Harbour Club een echt horecabedrijf is heeft daarnaast meer voordelen. Flexibiliteit. Een bordje meer of minder? Geen probleem. “The Harbour Club vindt het belangrijk eerlijke gerechten te serveren. What you see is what you get. Alles wordt ter plekke bereid en de benodigde faciliteiten zijn binnen handbereik. Er hoeven dus geen externe cateraars te worden ingeschakeld voor een evenement. En als de groep onverwachts wat groter wordt, wij regelen het. Een uurtje later uitserveren omdat de vergadering uitloopt, ook dat kan.” <

CONTACT The Harbour Club HQ Cruquiusweg 67 1019 AT Amsterdam (020) 767 04 21 amsterdam-event@theharbourclub.nl www.theharbourclub.nl

19


vERGAdEREN

Hoe vergader je zo efficiënt mogelijk?

Papierloos! Een vergadering is meer dan alleen een overleg of een bespreking; vaak ben je nog meer tijd kwijt aan het maken van afspraken en het ordenen, mailen, printen en lezen van documenten. Maar met de juiste software voorkom je hoge papierstapels en blijft iedereen altijd up-to-date. Tekst Aline de Bruin

iBaBs als dagagEnda Karin Rollé is directiesecretaresse bij UWV. Op het hoofdkantoor van UWV wordt nu ruim anderhalf jaar met iBabs gewerkt. “Ik was een van de eersten die samen met mijn manager op zoek ging naar manieren om papierloos te vergaderen. Toen kwamen we iBabs op het spoor en dat beviel direct prima. We kregen een nieuw lid bij de Raad van Bestuur die vanuit haar vorige baan al gewend was om papierloos te vergaderen. Toen is het bij ons ook vrij snel breder ingevoerd. De manier waarop iBabs gebruikt wordt, verschilt per manager en secretaresse. Sommigen gebruiken het systeem alleen voor vergaderingen, maar ik gebruik iBabs ook als dagagenda voor mijn manager. Vanaf mijn pc voer ik dagelijks de dagagenda in en voeg de stukken bij de overleggen van de betreffende dag. Mijn manager leest dan de stukken vanaf haar iPad. Als ik een nagezonden document ontvang, zet ik het in iBabs zodat m’n manager er direct bij kan. Ideaal. Ik ben heel tevreden over iBabs. Het scheelt een hoop geprint en het biedt veel voordelen voor de manager. Je hebt alles meteen bij de hand en geen gesjouw meer met pakken papier! Ik wil zeker niet meer terug naar hoe het eerst was.”

20

Een kwartier zoeken in een stapel papier naar die éne pagina met relevante informatie voor het agendapunt? Of gewoon even een zoekterm intikken en dan meteen het juiste document bij de hand hebben? Steeds weer een e-mail sturen als de vergaderagenda geüpdatet is of een wijziging gewoon meteen doorvoeren in het systeem? Opmerkingen in de kantlijn krabbelen en ze op een later tijdstip niet meer kunnen lezen of meteen een notitie bij het document zetten die voor iedereen leesbaar is? Met papier of zonder papier vergaderen? Bovenstaande voorbeelden zijn misschien wat kort door de bocht, maar als je ze met elkaar vergelijkt, moet je toch toegeven dat papierloos werken vaak veel efficiënter is. iBabs Het papierloos vergaderen neemt een vlucht binnen veel organisaties. Dat is niet zo gek: dankzij de technische ontwikkelingen kunnen we steeds gemakkelijker zonder papier werken. Met tablets, smartphones en laptops kan iedereen altijd en overal bij zijn documenten. Typische kantooractiviteiten zijn ook papierloos goed uitvoerbaar, vooral met het gebruik van online documentmanagementsystemen en online vergadersystemen. Een handig papierloos vergadersysteem is iBabs. De oorsprong van iBabs ligt in het Bestuurlijk Activiteiten Bewakingssysteem (BABS), kort gezegd: een managementinstrument voor het bewaken en afhandelen van actiepunten en besluiten. Dat systeem wordt vooral veel gebruikt in de politiek. iBabs is de online 2.0 versie van BABS en speciaal ontwikkeld voor het papierloos vergaderen. Het systeem is zowel te gebruiken op de laptop (handig voor secretaressen om de agenda bij te kunnen houden) als op de

tablet (handig voor bestuurders om overal hun agenda te kunnen inzien en er meteen de juiste documenten bij te hebben). Besluiten en actiepunten registreren De agenda van iBabs kan standaard gekoppeld worden aan Outlook (of andere e-mailprogramma’s) en wijzigingen kunnen dus zowel worden doorgevoerd vanuit mailprogramma’s als vanuit de interface van iBabs. Martin Sterenberg van iBabs: “Aan elk agendapunt kunnen de benodigde documenten worden gekoppeld. Deze documenten worden automatisch in pdf’jes omgezet en zijn vervolgens simpel voor de juiste personen te autoriseren. Iedereen heeft dus altijd de juiste versie bij de hand en er is geen onduidelijkheid meer over verschillende versies.” Sinds september is het ook mogelijk om in het systeem besluiten en actiepunten naar aanleiding van de vergadering te registeren. “Iedereen ontvangt na de vergadering direct automatisch een overzicht van alle persoonlijke actiepunten. Verder is er standaard in het overleg een up-to-date besluiten- en activiteitenlijst aanwezig. Deelnemers aan de vergadering zien dan meteen wat de status van de actiepunten is”, aldus Martin Sterenberg. Verandermanagement Hoe krijg je iedereen in een organisatie zo ver papierloos te gaan vergaderen en werken? Is daar een gedragsverandering voor

Wat heb je nodig om met de iPad te vergaderen? Zie www.topefficiency.nl/ author/admin. Een informatief artikel over wat papierloos vergaderen precies inhoudt vind je op: www.pdfen.nl/papierloos-vergaderen/wat-is-digitaal-vergaderen.

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013


vERGAdEREN

Trainen Training Effectiever werken met de iPad De iPad is al bijna niet meer weg te denken uit het kantoorbeeld. Digitaal werken is in de praktijk veel efficiënter en productiever, als je maar de juiste kennis hebt. Tijdens deze training krijg je praktische tips voor papierloos vergaderen met de iPad waarmee je als secretaresse direct aan de slag kunt. Daarnaast leer je alles over de mogelijkheden en beperkingen van de iPad als hulpmiddel. Kijk voor meer informatie op: www.managementsupport.nl/ opleidingen.

bestuurder die al zijn opmerkingen nog op e-mails krabbelde die de secretaresse voor hem had uitgeprint. Toch is het hem het uiteindelijk ook gelukt om te leren werken met het papierloos vergaderen.”

nodig? Moeten alle medewerkers uitgebreid getraind worden in het systeem? Volgens Martin Sterenberg is een uitgebreide training niet noodzakelijk om met iBabs om te leren gaan, hoewel een korte training natuurlijk nooit weg is. “Qua IT is het systeem niet al te ingewikkeld. Zo is een kleine training op

het gebied van vergadervoorbereiding voor de medewerkers van het secretariaat voldoende. Eindgebruikers kunnen bijvoorbeeld getraind worden in het werken met de iPad, als dat nog nodig is natuurlijk.” Volgens Sterenberg went iedereen snel aan het systeem. “Bij het waterschap zat een

Papierloos vergaderen is vooral een kwestie van een stukje verandermanagement. “Een van de grootste misverstanden over papierloos vergaderen is dat het meer werk kost en dat je de hele werkwijze binnen een organisatie moet aanpassen. Dat is niet waar. Ik zeg altijd: je stuurt dingen niet meer naar de printer, maar naar iBabs. Het is sneller, duurzamer en een tablet draagt toch een stuk lichter dan zo’n stapel papier.” <

‘WE VErkWansElEn gEEn PaPiEr MEEr’ UMCG Groningen werkt sinds mei 2012 met iBabs. Secretaresse Esther Bazuin: “Vroeger werd alle informatie voor een vergadering verzameld in één mail, die we dan doorstuurden naar de deelnemers. Als er twee dagen voor de vergadering nog nieuwe stukken binnenkwamen, konden we weer opnieuw beginnen. Absoluut niet praktisch en het kostte een hoop tijd. Toen kwam er een tip binnen van een werkgroep van ons over iBabs. De manager bedrijfsvoering was al een tijd op zoek naar een dergelijk systeem, dus hij was behoorlijk enthousiast. iBabs is perfect voor het secretariaat. Het is

overzichtelijk en bespaart ons heel veel werk. We maken vergaderagenda’s, hangen er de juiste documenten aan en houden de agenda’s van een aantal personen bij in het systeem. Ik ben inclusief het doorzetten hooguit een kwartiertje bezig met een nieuwe vergaderagenda. Het handige is ook dat je opmerkingen kunt maken in een document binnen de app. Er komt een soort transparante sheet overheen, waar je dingen kunt neerzetten die alleen voor jou zichtbaar zijn. Je kunt de opmerkingen ook delen met andere personen. Dankzij iBabs hebben we een hele andere manier van werken. Iedereen wordt er rustiger van.

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013

Het systeem zorgt ervoor dat we niet meer continu overal aan hoeven denken. De manager kan zelf zijn actiepunten bijhouden door een document te laten toevoegen bij een bespreking, zodat hij of zij dit oppakt tijdens de bespreking; dat neemt voor ons de last weg dat we hem of haar ergens aan moeten herinneren.” “Wij gaan hier zéker mee verder. Het bedrijf luistert naar onze wensen en we verkwanselen niet meer al dat papier. Vroeger moesten we zeker één keer per maand alle toners vervangen, nu is het al veel als we één keer in de drie maanden een nieuwe zwarte toner nodig hebben.”

21


locaties

Overzicht Accommodatie Ook dit jaar verschijnt de Accommodatiegids van Management Support weer. Dit ‘dikke boekwerk’ wordt met het decembernummer van dit blad meegestuurd. Op deze pagina’s geven we alvast een preview van de accommodaties die zich uitgebreid in de gids presenteren. Kijk voor het volledige overzicht op managementsupport.nl/accommodaties. ACCOMMODATIE

PLAATS

PROVINCIE

KETEN

Accor

Schiphol

Noord-Holland

Accor SA

Abdij Rolduc Hotel en Conferentieoord

Kerkrade

Limburg

Alexander Hotel

Noordwijk

Zuid-Holland

Badhotel Domburg

Domburg

Zeeland

Hampshire Classic

Best Western Plus City Hotel Gouda

Gouda

Zuid-Holland

Best Western Hotels Nederland

Biesboschcentrum Dordrecht

Dordrecht

Zuid-Holland

Staatsbosbeheer

Chasse Theater

Breda

Noord-Brabant

Colour Kitchen

Utrecht

Utrecht

Conferentiecentrum Bovendonk

Hoeven

Noord-Brabant

Congrescentrum De Werelt

Lunteren

Gelderland

Congrescentrum.com

Congrescentrum Dennenheul

Lunteren

Gelderland

Congrescentrum.com

Cursus & Vergader Centra Domstad

Utrecht

Utrecht

Seaside

Noordwijk

Zuid-Holland

de Zeeuwse Stromen

Renesse

Zeeland

Dennenheuvel

Epe

Gelderland

Elektrum

Arnhem

Gelderland

HilvariaStudio’s

Hilvarenbeek

Noord-Brabant

Hoogeerd

Niftrik (Wijchen)

Gelderland

Hotel Casa 400

Amsterdam

Noord-Holland

Hotel Sassenheim

Sassenheim

Zuid-Holland

Iselmar

Lemmer

Friesland

KIVI NIRIA

Den Haag

Zuid-Holland

Landgoed De Horst

Driebergen

Utrecht

Landgoed De Rosep

Oisterwijk

Noord-Brabant

LindnerHotels

Antwerpen/België

Mansion Hotel Bos en Ven

Oisterwijk

Noord-Brabant

Mennorode

Elspeet

Gelderland

Ouwehands Dierenpark Rhenen

Rhenen

Utrecht

Nieuwe Buitensociëteit Zwolle

Zwolle

Overijssel

Partycentrum Schimmel

Woudenberg

Utrecht

Strandhotel Nassau-Bergen

Bergen aan Zee

Noord-Holland

De Baak

Van der Valk

Baak Hospitality

Langoed de Rosep

Regardz

Theater & Congrescentrum Hanzehof

Zutphen

Gelderland

Zuiderduin

Egmond aan Zee

Noord-Holland

Youmeet

Utrecht

Utrecht

22

High Profile Locaties

Fletcher Hotelgroup

MaNaGeMeNt sUPPoRt oKtoBeR 2013


locaties

gids 2014 ACCOMMODATIE

PLAATS

PROVINCIE

KETEN

Erasmus Expo en Congrescentrum

Rotterdam

Zuid-Holland

Het hof van Gelre

Lochem

Gelderland

Hampshire

Auke Smits

Den Haag

Zuid-Holland

STC - Events

De Goudse Schouwburg

Gouda

Zuid-Holland

Unieplaza

Culemborg

Utrecht

Party- en Zalencentrum De Til

Giessenburg

Zuid-Holland

De Flint Theater ! Congressen

Amersfoort

Utrecht

NH

Regardz WTC Arnhem

Arnhem

Gelderland

Regardz

Berghotel Amersfoort

Amersfoort

Utrecht

Regardz

Eenhoorn Amersfoort

Amersfoort

Utrecht

Regardz

La Vie Utrecht

Utrecht

Utrecht

Regardz

Level Eleven

Amsterdam

Noord-Holland

Regardz

Regardz Olympisch Stadion Amsterdam

Amsterdam

Noord-Holland

Regardz

Planetarium Amsterdam

Amsterdam Zuid-Oost

Noord-Holland

Regardz

Zilveren Toren Amsterdam

Amsterdam

Noord-Holland

Regardz

The Globe Den Haag

Den Haag

Zuid-Holland

Regardz

Airport Hotel Rotterdam

Rotterdam

Zuid-Holland

Regardz

Gele Kegels Eindhoven

Eindhoven

Noord-Brabant

Regardz

Groenendael Hilvarenbeek

Hilvarenbeek

Noord-Brabant

Regardz

Mercure Amsterdam Aiport

Amsterdam

Noord-Holland

Mercure

Mercure Den Haag Centre

Den Haag

Zuid-Holland

Mercure

Mercure Den Haag Leidschendam -NEW-

Den Haag

Zuid-Holland

Mercure

Mercure ‘s-Hertogenbosch-Rosmalen

Den Bosch

Noord-Brabant

Mercure

Mercure Tilburg

Tilburg

Noord-Brabant

Mercure

Mercure Zwolle

Zwolle

Overijssel

Mercure

Mercure Eindhoven

Eindhoven

Noord-Brabant

Mercure

Novotel Amsterdam City

Amsterdam

Noord-Holland

Novotel

Novotel Rotterdam Brainpark

Rotterdam

Zuid-Holland

Novotel

Novotel Breda

Breda

Noord-Brabant

Novotel

Novotel Den Haag Centre

Den Haag

Zuid-Holland

Novotel

Novotel Eindhoven

Eindhoven

Noord-Brabant

Novotel

Novotel Rotterdam Schiedam

Rotterdam

Zuid-Holland

Novotel

Pullman Eindhoven Cocagne

Eindhoven

Noord-Brabant

Pullman

Heeft u interesse om uw accommodatie op te laten nemen op managementsupport.nl/accommodaties of in de Accommodatiegids? Neem dan contact op met Mark Splinter (+31) (0) 6 510 349 66 of via m.splinter@salesq.nl.

MaNaGeMeNt sUPPoRt oKtoBeR 2013

23


PLATFORM

HĂŠt platform van, voor en door functionarissen met preventietaken.

www.overpreventie.nl n

n

n

Altijd het laatste nieuws? Meld u aan voor de gratis e-mailnieuwsbrief

n

Ă&#x201C;

www.overpreventie.nl/nieuwsbrief


vERGAdEREN

De vijf grootste vergadervalkuilen Nederland heeft het vergaderen zo ongeveer uitgevonden, lijkt het wel. Dat kost een flinke duit: maar liefst 60 miljard euro aan loonkosten voor al die vergaderingen samen, zo becijferde het Nederlands Vergaderkundig Instituut. En een groot deel van de deelnemers vindt een groot deel van de vergaderingen geen toegevoegde waarde hebben… Geen wonder dat Achmea in april van dit jaar experimenteerde met een vergaderloze week: één week lang mocht er niet worden vergaderd. Punt. Goed idee? Vermijd in elk geval de vijf grootste vergadervalkuilen! Tekst Karen Visser

1

2

3

Vergaderen omdat het nu eenmaal is ingepland Aan het begin van het jaar wordt ‘ie vaak gemaakt: de vergaderkalender. Wekelijks een MT’tje, bilaatje hier en daar, projectgroepoverleg zus… En voor je het weet zit de agenda dichtgetimmerd, vooral op de ‘klassieke vergaderdagen’ dinsdag en donderdag. Voorbereidingen, notulen, besluitenlijsten - zo houden we elkaar bezig. Kijk dus kritisch naar de kalender en plan halverwege het jaar een evaluatiemoment: kan die frequentie niet naar beneden? Accepteren dat deelnemers te laat komen of niet zijn voorbereid Dit goed aanpakken valt of staat met de houding van de voorzitter van de vergadering. Te laat? Jammer, we zijn alvast gestart. Ben je niet ingelezen? Dan kun je ook geen mening geven tijdens de vergadering. Stukken niet ingeleverd voor de deadline? Jammer, je agendapunt vervalt. Een minder hard alternatief dat ik ken uit sommige organisaties is iedereen de eerste tien minuten de gelegenheid geven om bij te trekken: verslag nog snel doornemen, laatste stuk uitlezen of opmerkingen scherper formuleren. Deelnemers met onduidelijke rollen laten meedoen Waarom zit je hier? Wie die vraag niet kan beantwoorden, hoort hier niet thuis! Vervangers die niet goed zijn bijgepraat vallen ook in deze

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013

4

5

categorie. Sommige mensen laten zich voorstaan op het aantal vergaderingen dat ze moeten bijwonen: ik vergader, dus ik ben belangrijk. Niks van waar. Weg ermee! Doen wat je altijd al deed Probeer een vaste vergadering toch met afstand te bekijken. De samenstelling, de duur, de locatie, de tafelindeling, de notulen, de voorbereiding… Zijn er knoppen waaraan je kunt draaien zodat er een frisse wind waait? Vergader bijvoorbeeld eens met wisselend voorzitterschap, of ergens anders, of via Skype, of staand - dat geeft een totaal andere dynamiek. Verzuipt iedereen in de stukken? Maak je hard voor de aanschaf van iPads met apps waarmee je notities kunt maken in pdf-documenten.

Het tempo te laag houden Sommige vergaderingen duren eindeloos en komen maar niet to the point. Een voorzitter heeft een belangrijke rol in de vaart die in een vergadering zit: niet eindeloos de vorige notulen doornemen bijvoorbeeld. Zijpaadjes die worden ingeslagen of discussies die ver afdwalen… Bij de knieën afzagen en de betrokkenen vragen dit apart te bespreken. De verwachtingen moeten goed worden gemanaged, door bijvoorbeeld per agendapunt het aantal minuten concreet te maken. Dat scheelt! <

25


BEdRijf iN BEEld

Conferentiehotel Kontakt der Kontinenten

In één woord: werelds De naam impliceert het al, Kontakt der Kontinenten is een wereldse organisatie. En dat maakt het nu meer dan ooit waar. Dankzij de nieuwe app waarin gasten een persoonlijk conferentieprogramma kunnen samenstellen en via het nieuwe concept ProefLokaal De Wereld: wereldse gastvrijheid Tekst Martijn Louws

Conferentiehotel Kontakt der Kontinenten is onderscheidend. Uniek in de missie. “Iedereen is wereldburger en verdient respect, ongeacht afkomst, denkwijze of religie”, stelt Lars Beckers, commercieel manager van Kontakt der Kontinenten. In het conferentiehotel komt dat onder meer tot uiting in de naamgeving van de afdelingen. “Die zijn genoemd naar de continenten en de zalen zijn landen. Het komt ook naar voren in de actieve vergaderbreaks, die kunnen worden ingevuld met wereldspelen uit alle continenten.” Het personeel is bovendien werelds gastvrij. Daarnaast neemt men verantwoordelijkheid voor milieu, mens en omgeving. Beckers: “En dat dit geen wassen neus is bij Kontakt der Kontinenten en dat het MVO-beleid verder gaat dan wettelijke voorschriften, maakt het Gouden Green Keykeurmerk duidelijk.” Culinair Ook op culinair gebied kunnen de gasten een ontdekkingsreis maken naar de continenten. Het nieuwe concept ProefLokaal De Wereld verrast met wereldse gastvrijheid, met lekkere wereldgerechten voor ieder moment van de dag. “De keuze van gerechten en de presentatie laten een grote diversiteit zien en met de aankleding van de buffetten en de plaatsing van wereldportretten wordt ook het oog geprikkeld”, weet Beckers. En of dit nog niet genoeg is, in de bar

26

van ProefLokaal De Wereld kunnen gasten kiezen uit een keur aan bieren uit de hele wereld. Beckers: “Ieder seizoen worden andere wereldgerechten geserveerd. Komende winter vindt de introductie van winterse wereldgerechten uit eigen keuken én vanuit de buitenkeuken plaats. Dit maakt bijvoorbeeld een ontvangst of vergaderbreak rond een stoofpot boven een houtvuurtje of barbecue mogelijk.” App Om al voorafgaand aan het (culinaire) avontuur bij Kontakt der Kontinenten de zintuigen van de gasten te prikkelen, heeft het conferentiehotel in september een unieke app ontwikkeld. Deze geeft praktische informatie, zoals een overzicht van de faciliteiten, een fotogalerij, interactieve plattegronden, informatie over de omgeving en uiteraard de laatste nieuwtjes. Ook kan de gebruiker volgens Beckers feedback geven op het verblijf. “Bijzonder in de app is de innovatieve toepassing voor organisatoren van bijeenkomsten. Een besloten deel in de app is speciaal voor hen beschikbaar. Zij kunnen deze naar wens inrichten en hun deelnemende gasten ernaartoe verwijzen. Die kunnen vervolgens met een code hun persoonlijke conferentieprogramma samenstellen.” De app voorziet in gedetailleerde informatie over inhoud, locatie en begeleiding per program-

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013


BEdRijf iN BEEld

CEntrAAL gELEgEn goED bErEIKbAAr Conferentiehotel Kontakt der Kontinenten in Soesterberg ligt centraal en goed bereikbaar in het midden van het land. Het bestaat uit twee historische gebouwen: een oud missiehuis en een voormalig klooster. Beide zijn - met behoud van originele elementen - nu in gebruik als driesterren conferentiehotel. Het hotel heeft 131 hotelkamers, 25 vergaderzalen (voor 2 tot 200 personen) en een groot bosterrein dat geschikt is voor buitenactiviteiten. Gratis parkeren met oplaadpunten voor elektrische auto’s en gereserveerde plaatsen voor trainers. WiFi en de standaard audiovisuele middelen zijn gratis en de koffie is altijd vers. Kortom: een werelds hotel voor alle zakelijke bijeenkomsten en overnachtingen.

maonderdeel. Beckers: “Met behulp van de interactieve plattegronden kunnen de gasten navigeren door het gebouw. Dit is voor bijvoorbeeld parallelsessies en meerdaagse bijeenkomsten echt een fantastische tool.” De app wordt volgens Beckers nog doorontwikkeld en op termijn kunnen gasten gepersonaliseerde berichten ontvangen, presentaties uitwisselen en zelfs interactief netwerken via de smartphone en tablet. “Dus ook online kan men straks bij Kontakt der Kontinenten op ontdekkingsreis. Wel zo werelds.” <

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013

27


COMMUNITY

KWESTIE ‘Heb je even’? Ik spreek mijn collega’s persoonlijk aan als ze steken laten vallen, zoals een slechte lichaamsverzorging of een rommelig bureau. 26,2%

57,2% 16,6%

Ja, beter dat ik het zeg dan onze manager. Zo raakt het niet te beladen. Ik zal eerder een voorzichtige hint geven. Nee, dat is mijn taak niet, een collega terechtwijzen kan alleen het management.

Er hebben totaal 465 mensen gestemd.

Opleidingen 15 oktober en 12 november, Utrecht NIEUW: Vlammen op het secretariaat Wil jij leren hoe je kunt vlammen: daadkrachtig optreden, proactief zijn en vol overtuigingskracht? Kom dan naar deze nieuwe training en zorg dat niemand meer om jou heen kan. 17 oktober en 14 november, Utrecht Sturing geven aan de secretaressepool Vind jij het ook uitdagend dat je nu niet meer een van de secretaressen bent, maar hun leidinggevende?

Gratis gids vol vergaderinspiratie Vergaderaccommodaties staan op nummer 2 op de lijst van producten en diensten waarbij managementondersteuners een beslissende rol spelen bij het boeken. En daarbij kun je natuurlijk best wat inspiratie gebruiken. De nieuwe Vergaderaccommodatiegids 2014 die in december verschijnt, is daarvoor een uitstekende bron. Prachtige foto’s geven je een indruk van de sfeer en daarnaast kun je gemakkelijk vergelijken omdat van elke accommodatie gelijke gegevens opgenomen zijn. Inspiratie nodig? Vraag de gratis gids 2014 aan op www.managementsupport.nl/shop. Op www.managementsupport.nl/accommodaties kun je gemakkelijk accommodaties op plaats/ provincie zoeken en meteen een vrijblijvende aanvraag doen.

Kennen wij elkaar al? The Harbour Club wilde onze abonnees graag laten zien dat zij ook voor de zakelijke markt een uitstekende locatie zijn. En dus was op 24 september j.l. een enthousiaste groep secretaressen te gast bij The Harbour Club in Amsterdam. Na het inhoudelijke programma - waar kleur- en stijladviseur Fiona Koning liet zien hoe je een onuitwisbare eerste indruk kunt achterlaten - was er nog een gezellige borrel en uiteraard gelegenheid om

uitgebreid te netwerken. Kortom: een zeer geslaagde bijeenkomst! Meer weten over de zakelijke mogelijkheden bij The Harbour Club? Kijk op www.theharbourclub.nl.

29 oktober, Utrecht NIEUW: Effectiever werken met de iPad Digitaal werken blijkt in de praktijk veel efficiënter en productiever, als je maar de juiste kennis hebt.

Voor meer opleidingen, informatie en inschrijven: www.managementsupport.nl/opleidingen

28

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013


COMMUNITY

Ben jij Future Proof?

DE MEETLAT Functienaam

Niemand weet hoe zijn of haar functie er over vijf jaar uit zal zien. Of over tien jaar. Vast staat wel dat wat je nu doet, in de toekomst zéker anders zal zijn.

• Vind je je huidige functienaam passen bij wat je doet? Ja 76% - Nee 24%

Je kunt rustig afwachten en blijven zitten waar je zit. Niet de beste optie, zeker niet in deze tijd. Ga liever actief aan de slag om je vaardigheden ‘future proof’ te maken. Dat kan tijdens de nieuwe training Future Proof Skills. Je bepaalt zelf welke skills je wilt verbeteren, waarbij je de keuze hebt uit zeven sessies:

• Is de inhoud van je functie veranderd vergeleken met drie jaar geleden? Ja 72% - Nee 14% - Anders 14%

• Belangrijkste competenties secretaresse: 1) flexibel: 65%; 2) klantgericht: 48%; 3) organisator: 43% / integer: 43%; 4) stressbestendig: 41% / collegiaal: 41%; 5) gestructureerd: 37%.

1. De werkende werkplek 2. Constructief communiceren 3. Soepel samenwerken 4. Nieuw notuleren 5. Overzichtelijk Outlook 6. Proactief plannen 7. Overtuigend optimaliseren

Bron: Management Support Loopbaanonderzoek 2013

Future Proof Skills, 17 december 2013, Meeting Plaza Utrecht. Meer info en inschrijven: www.managementsupport.nl/future

Secretaresse: een functie met toekomst Benieuwd hoe collega-secretaressen het vak beleven? En hoe zij denken dat het vak er in de toekomst uit gaat zien? En... ook interessant: welke waardering krijgen zij voor hun inspanningen en welk salaris staat daar tegenover?

Nieuwe, herziene versie Handboek Secretaresse Assistent

Je leest het allemaal in het nieuwe boek ‘Secretaresse, een functie met toekomst’. Want dat het secretaressevak

toekomst heeft, is wel gebleken uit het Nationaal Loopbaanonderzoek en het Salarisonderzoek, die de basis vormden voor dit boek.

BOEKENTIP

Het boek verschijnt begin december maar is nu al te bestellen op www.managementsupport.nl/shop

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013

Het Handboek Secretaresse Assistent is het standaardwerk dat op geen enkel secretariaat mag ontbreken. Het biedt je stevig houvast op de belangrijkste aandachtsgebieden van jouw vakgebied: administreren, archiveren en post verwerken, agendabeheer, communiceren, faciliteren, vergaderingen voorbereiden en notuleren, organiseren, zakelijk schrijven en coördineren van het secretariaat.

29


www.managementsupport.nl/future

Opleidingen

nieuw!

Ben jij klaar voor de toekomst? 17 DECEMBER 2013 MEETING PLAZA UTRECHT


viSiE

Visie op het vak

Vijf vragen aan... De komende maanden besteden we uitgebreid aandacht aan het secretaressevak: waar staan we? Waar gaan we heen met het vak? In deze rubriek komen ‘belangrijke spelers’ aan het woord. Zij geven hun visie. Deze maand: Annelies Bessels, de kersverse voorzitter van de Nederlandse Vereniging van Directiesecretaressen (NVD).

Ze is 44 jaar, werkt 40 uur in de week en doet haar voorzitterschap voor de NVD ‘ernaast’. Wat drijft haar? “Ik hou van hard werken en kan moeilijk stilzitten”, zegt ze lachend, “misschien is het iets van mijn generatie en ik heb het van mijn ouders meegekregen.” Toen ze op haar vijftiende startte met vakken vullen en het verkopen van kaas en vleeswaren, had ze echter nog niet het plan om directiesecretaresse te worden. “Mijn moeder zei wel eens ‘Als secretaresse ben je toch het lieverdje van de baas’, die opmerking is me altijd bijgebleven.” Op haar achttiende kreeg ze haar eerste vaste baan en stopte met de meao. Maar toen ze later als assistent-inkoper meekeek met de directiesecretaresse en soms haar taken waarnam, merkte ze dat ze dat ontzettend leuk vond. Op het moment dat deze collega besloot wegens zwangerschap te stoppen met werken, nam ze na enige twijfel over haar eigen kunnen, de uitdaging aan om haar te vervangen. Haar meao haalde ze later alsnog - in de avonduren. Ze werkt na haar eerste baan nu alweer twaalf jaar bij Groep Midden Betuwe (GMB). “Ik ben honkvast en loyaal”, zegt ze opgewekt. Ze werkt voor de algemeen en de financieel directeur en krijgt er de ruimte om haar nevenfunctie te doen. “Ik merkte dat ze trots waren toen ik, na mijn regiobestuurderschap van Gelderland, landelijk voorzitter werd bij de NVD. En hoe mooi is het wanneer je directeur opmerkt dat je persoonlijk gegroeid bent en daarbij de relatie legt met de NVD?” I. Wat is op dit moment een belangrijke ontwikkeling in het secretaressevak? “De techniek gaat ontzettend snel. Ik raadde de algemeen directeur jaren geleden de iPad aan en nu zie ik hem er elke dag mee lopen. Nieuwe snufjes zijn populair bij hem. Hij doet zijn mail zelf (ik lees mee) en maakt veel van zijn afspraken ook zelf. Wordt het ingewikkelder met meerdere partijen, dan regel ik het. Mijn taken veranderen, onder andere door de techniek, maar ik hou geen tijd over. Ik werk niet alleen voor de twee directeuren maar eigenlijk voor heel GMB. De trend is: meer verantwoordelijkheid én versnelling door techniek. De directiesecretaresse zal steeds meer in staat moeten zijn om actief en zelfstandig binnen haar bedrijf initiatief te nemen en te participeren in bedrijfsprocessen. Het werk wordt interessanter en dynamischer.” <

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013

31


ADVERTORIAL

Boardportal voor bestuurskamer VOOR GESTROOMLIJNDE COMMUNICATIE EN GOVERNANCE Veel bedrijven gebruiken mobiele technologie om te zorgen dat hun drukbezette directieleden optimaal kunnen communiceren. De laatste twee jaar is het gebruik van beveiligde boardportals explosief gestegen, vooral door het gebruik van tablets en business-apps. Elk bedrijf dat zich met best practices op het gebied van governance bezighoudt, zou moeten nadenken over de implementatie van een beveiligde boardportal.

Een veilige boardportal voorziet directieleden van interactieve tools waarmee u de communicatie efficiënt kan stroomlijnen en waarmee u grote besparingen in kosten, tijd en resources bereikt. Deze waardevolle tools kennen een beveiliging die aan de striktste industriestandaarden voldoet en bieden een boekachtige leeservaring met robuuste online en offline toegang.

Veilig en makkelijk De oplossing moet veilig zijn en moet vooral de cruciale pijnpunten verzachten waarmee directieleden te maken hebben. Een belangrijk punt van stress voor boards is de tijdige communicatie van materiaal aan directieleden, die vaak onderweg documenten moeten doornemen, soms wel duizenden pagina’s. Sommige bedrijven gebruiken per jaar wel vier miljoen vellen papier aan documenten voor leden van boards en commissies. Een effectieve boardportal verlicht deze pijnpunten met een intuïtieve interface en interactieve tools waarmee communicatie wordt gestroomlijnd en de organisatie talloze uren bespaart die anders zouden zijn besteed aan het printen, stapelen, inbinden en distribueren van vergadermateriaal. Met een boardportal beschikken directieleden over de meest actuele versie van documenten op hun tablet of pc en kunnen deze zelfs voor of tijdens een vergadering worden aangepast.

Een nieuwe standaard Beveiligde boardportals zijn dé manier om uiterst gevoelig materiaal te verspreiden. Alle informatie is volledig gecodeerd en met een wachtwoord beveiligd; niets van belang wordt ooit via e-mail gecommuniceerd. Met deze strikte beveiligingsmaatregelen heeft niemand, behalve elk specifiek directielid zelf, toegang tot zijn of haar informatie.

32

Oplossing op maat Factoren zoals zakenreizen, frequentie van vergaderingen en specifieke lokale regelgeving wegen zwaar bij elke beslissing die de board neemt. Elk bedrijf moet eerst nauwkeurig vaststellen wat werkt voor zijn directieleden en vervolgens bepalen waar ruimte is voor verbetering. Een must zijn ondersteuning voor routinetaken zoals configuratie op een thuiscomputer en wachtwoordherstel én de flexibiliteit om voor de afzonderlijke leden aanpassingen te doen aan het niveau waarop zij met technologie kunnen omgaan.

Digitale leeservaring Hoewel veel directieleden wellicht al voor allerlei zaken gebruikmaken van een tablet, kan de overstap naar digitaal lezen nieuw voor hen zijn. Een goede boardportal moet nog eenvoudiger zijn dan een papieren boek en zijn voorzien van een intuïtieve interface, eenvoudige navigatie en andere handige add-on’s zoals zoekfuncties, stemmen en goedkeuren. Toegang tot vergaderstukken (ook op reis) is essentieel. Wanneer een directielid met zijn of haar tablet het kantoor verlaat, op het vliegtuig stapt of de vergaderkamer binnengaat, zou hij of zij op elk moment over dezelfde leeservaring moeten beschikken als bij hardcopy documenten, ongeacht de locatie en de beschikbaarheid van WiFi. Dit gebruiksgemak en de bekende werkomgeving zullen ertoe bijdragen dat directieleden deze nieuwe technologie omarmen. Door Charlie Horrell, Managing Director EMEA bij Diligent Boardbooks Limited

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013


viSiE

II. Hoe gaat de NVD hierop inspelen? “Een van de belangrijkste doelstellingen van de NVD is het verdiepen, verbreden en bijhouden van kennis en vaardigheden op je eigen vakgebied. We organiseren bijeenkomsten voor de leden en verzorgen vakgerichte workshops over bijvoorbeeld werken met de iPad en Prezi. Middels enquêtes vragen we onze leden naar hun mening en we volgen de trends en ontwikkelingen. Leden mogen voor een bijeenkomst naar alle regio’s komen. Daarnaast is er de landelijke ledenvergadering. En ook de TOPdag (TOP = Training en OPleiding) biedt gelegenheid om te leren en te netwerken. Dit jaar staat Stephen Covey op het programma met zijn zeven eigenschappen van effectief leiderschap. Tijdens onze regionale bijeenkomsten maken we kennis met Covey, op de TOPdag gaan we voor een verdiepingsslag. Alles om directiesecretaressen onder te dompelen in het vak.” III. Waar staat het secretaressevak over tien jaar? “Als we dat zouden weten... Een lastige vraag. Ik ben ervan overtuigd dat de secretaresse niet zal verdwijnen. Wat dat betreft ben ik het eens met Joyce Steenveld van Schoevers en Mariet van der Burgt van Ecabo. Laten we trouwens eerst eens iets doen aan die wirwar van functienamen. Er moeten behoorlijke taakomschrijvingen komen. Wat houdt een functie precies in en welke functiebenaming past daarbij? Ik draai al mee in alle veranderingen maar draag de naam directiesecretaresse nog steeds. In een ander bedrijf zou ik wellicht officemanager of managementassistent op mijn visitekaartje hebben staan. Het is onduidelijk. Maar ook al komen er een andere naam en andere taken, de kernrol blijft ondersteunen, faciliteren en beheren. Ik geef de voorkeur aan Joyce’ term: co-manager.” IV. Wat wil je meegeven aan de jongere generatie, pas opgeleide secretaressen? “Zorg ervoor dat je de organisatie kent. Probeer jezelf zichtbaar te maken, verbind mensen. Blijf kennis vergaren. En begin bij voorkeur in een klein bedrijf waar je vele facetten en processen leert kennen. Neem alle werkzaamheden aan. Dat is heel leerzaam. Begin bij de basis maar blijf je horizon verbreden. Zoek aansluiting en netwerk met je vakgenoten.” V. En aan de generatie 40+? “De gemiddelde (directie)secretaresse zal meer aan persoonlijke en vakinhoudelijke ontwikkeling moeten doen, anders zal ze in de toekomst de boot missen. De inhoud van het vak is al aan het veranderen. Door globalisering en digitalisering van het werk worden andere kennis en inzet gevraagd. Sommigen hebben het zwaar in deze tijd van bezuinigingen en ontslagen, maar probeer je toch flexibel en plooibaar op te stellen en wees blij met je werk. Wees trots en blij met wat je hebt. Hard werken, daar is nog nooit iemand aan doodgegaan.” <

De Nederlandse Vereniging van Directiesecretaressen (NVD) is met 650 leden de grootste landelijke vereniging voor directiesecretaressen. Jaarlijks organiseert de vereniging landelijke en regionale bijeenkomsten met gevarieerde onderwerpen. Informatie: www.nvdsecretaresse.nl.

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013

LABELS PRINTEN VIA HET DRAADLOZE NETWERK EN VANAF MOBIELE APPARATEN

Wi-Fi

Mobiel

www.brother.nl/labelprinters

Een professioneel resultaat Creëer snel professionele labels en etiketten voor enveloppen, dossiermappen, documenten, CD’s en vele andere items met de Brother QL-710W labelprinter. Sluit de labelprinter eenvoudig aan op uw PC of Mac, of verbindt deze met uw bestaande draadloze netwerk. Print vanaf alle computers in het kantoor direct vanuit Microsoft Word, Excel of Outlook. Via de professionele ontwerp software kunt u razendsnel labels met afbeeldingen, logo’s en barcodes ontwerpen en printen.

Brother iPrint&Label app Daarnaast kunt u via de gratis Brother iPrint&Label app ook direct labels printen vanuit uw Android of Apple smartphone of tablet. Deze handige app is zeer eenvoudig in gebruik en zoekt automatisch in uw draadloze netwerk naar ondersteunde Brother labelprinters.


PERSOONlijKE ONTwiKKEliNG

Ingrediënten voor een succesvolle stage

Tips van experts Met stagiaires is het hit or miss, zo is de algemene gedachte. Niets is minder waar, zeggen de adviseurs van kenniscentrum Ecabo. Management Support stelde hen daarom de vraag: wat maakt een stage tot een succes? Tekst Dennis van Asselt

Een goede voorbereiding op het begeleiden van een stagiaire is essentieel, dat wordt nogal eens onderschat. Vaak wordt spontaan gezegd: ‘Laat maar komen’. Maar dan: hoe ga je met een stagiaire aan de slag? Wie is het precies, welke opleiding volgt de leerling en wat is het niveau? Als je op die vragen het antwoord hebt, haal je voor beide partijen veel meer uit een stage dan je denkt.

De praktijkopleider “Als praktijkopleider heb je een duidelijke voorbeeldfunctie. De leerling spiegelt zich aan jou en ziet zichzelf misschien later ook in die functie. Dat kan een beslissend moment zijn in de loopbaanplanning. De leer-

Astrid Leeuwenburg, adviseur Beroepsonderwijs/trainer praktijkopleiders, sector Financiële en Secretariële beroepen: “Jongeren zijn gewend direct te communiceren, nemen geen blad voor de mond.”

34

ling heeft een keuze gemaakt voor een opleiding, vaak ingegeven door ouders, vriendinnen of wat hij of zij op televisie ziet. In de praktijk wordt duidelijk wat het vak daadwerkelijk inhoudt. Geef ze daarom een reëel beeld.” Communicatie “Realiseer je dat het vakjargon vaak niet bekend is bij leerlingen, dus pas je aan hun niveau aan. Jongeren zijn gewend direct te communiceren, nemen geen blad voor de mond. Kijk naar social media: informeel en kort van stof. In een bedrijf gaat het anders. Een klant moet je met ‘u’ aanspreken en je hoort geen ‘doei’ te zeggen. Maak daar duidelijke afspraken over.”

Martine Jongenburger, adviseur Beroepsonderwijs/trainer praktijkopleiders, sector Financiële en Secretariële beroepen: “Stagiaires begeleiden vraagt veel van een werknemer. Dat erkennen en waarderen leidinggevenden niet altijd.”

Valkuil “Soms krijgen leerlingen in het begin alle vrijheid en worden later de teugels aangehaald. Het is echter beter om in het begin streng en duidelijk te zijn en daarná de teugels te laten vieren. Daarnaast vergeten praktijkopleiders nogal eens hun eigen werkzaamheden te plannen. De kunst is om je eigen werk te blijven doen en intussen een kwalitatief goede stageplek te bieden. Dat kost meer tijd dan je denkt.”

Martine Jongenburger richt zich sinds anderhalf jaar op secretariële en financiële beroepen. “Eerstejaars leerlingen kunnen zelfverzekerd overkomen, maar zijn heel nerveus voor hun eerste stage. Wat moet ik aan? Denken ze dat ik alles al kan? Moet ik alleen de vervelende klusjes doen? Leerlingen willen vooral nuttig zijn en gewaardeerd worden.”

Gouden tip “Maak een stageplanning, daarmee hou je de regie in eigen hand. Plan de werkzaamheden en bekijk hoe je de leerdoelen kunt matchen met het bedrijf. Plan begeleidingsgesprekken in. Niet bij de koffieautomaat, maar ga er samen met de stagiaire voor zitten en neem de tijd. Stagiaires hebben structuur nodig, dat vergeten we wel eens. We verwachten soms te veel van ze.”

Het stagebedrijf “Als een bedrijf een erkend leerbedrijf wil worden, gaat het erom wie dat heeft aangevraagd. De directeur, wellicht uit maatschappelijk besef? Of misschien als oplossing voor de hoge werkdruk? Dan wordt er iemand aangewezen die misschien helemaal geen praktijkopleider kan of wil zijn. Mijn advies is: betrek de medewerker in het proces, van aanvraag tot sollicitatiegesprek. Stagiai-

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013


PERSOONlijKE ONTwiKKEliNG

ECabo Kenniscentrum Ecabo in Amersfoort is één van de 17 kenniscentra in Nederland die het beroepsonderwijs en het bedrijfsleven met elkaar verbinden. Ecabo heeft als missie ‘een essentiële bijdrage te leveren aan de instroom van voldoende en goed opgeleide medewerkers voor de economische, administratieve-, ict-, en veiligheidsberoepen’. Ecabo is verantwoordelijk voor de inhoud van mbo-opleidingen in 6 sectoren, waaronder beveiliging, secretariële en juridische beroepen en heeft de wettelijke taak te zorgen voor voldoende kwalitatieve leerbedrijven. Een leerbedrijf moet erkend leerbedrijf zijn om een stage voor een mbo-leerling aan te mogen bieden. Ecabo verzorgt ook trainingen voor stagebegeleiders. Het bestuur van Ecabo bestaat uit vertegenwoordigers van werkgevers, werknemersorganisaties en onderwijs. Informatie: www.ecabo.nl of www.stagebegeleiden.nl. Wie zich wil aanmelden voor een netwerk in de regio, kan contact opnemen met een van de adviseurs: Astrid Leeuwenburg - a.leeuwenburg@ecabo.nl. Martine Jongenburger - m.jongenburger@ecabo.nl. Paul Kwaaitaal - p.kwaaitaal@ecabo.nl.

res begeleiden vraagt veel van een werknemer. Dat erkennen en waarderen leidinggevenden niet altijd.” Thuisfront “Ik kreeg laatst een sollicitatiebrief van een niveau 4-leerling onder ogen. Ik schrok van de slordige fouten. We vergeten echter soms dat we zelf ook 17 zijn geweest. Konden we toen een perfecte brief schrijven? Het is niet eerlijk dat nu van een jong iemand te verwachten. De school moet een brief dus wel controleren. Er is een tekort aan stageplekken en je wilt niet dat een bedrijf afknapt. Je hoopt ook dat ouders de brief lezen. Of dat die hun kind afraden om op slippers naar het sollicitatiegesprek te gaan. Die steun van het thuisfront mis ik nogal eens.”

De voorbereiding “Voor leerlingen is het allereerst van belang na te gaan hoe groot de kans op werk is in de sector. Het bedrijf moet ervoor zorgen dat de werkzaamheden aansluiten op de leerdoelen van de leerling, dat is ook verplicht voor erkende leerbedrijven. Bied ik taken die de leerling op dat niveau verder kunnen helpen? Een goede praktijkopleider zet de leerling centraal, is geduldig en straalt rust uit. Je moet het vak en het begeleiden leuk vinden. Een leerling neemt jouw enthousiasme over en doet iets met de infor-

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013

Het sollicitatiegesprek “Een van de doelen van een sollicitatiegesprek is om te kijken of een leerling binnen het team past, of dat hij of zij bij iedereen het bloed onder de nagels vandaan gaat halen. Zorg dat je een goed beeld krijgt: wat kunnen ze wel en wat kunnen ze niet en wat willen ze graag leren? Willen ze het vak echt onder de knie krijgen en de opleiding goed doorlopen, of hebben ze maar een keuze gemaakt omdat het moest? Die leerlingen zijn er ook.” Communicatie “Een praktijkopleider is ouder, heeft veel ervaring in het vakgebied en met de bedrijfscultuur. Daardoor is het voor hem of haar makkelijk het informeel en formeel communiceren uit elkaar te houden en daartussen te schakelen. Leerlingen tussen de 16 en 21 jaar, dat is 85 procent van het mbo, hebben daar moeite mee. Voor dat soort vaardigheden is een stage heel belangrijk. Als bedrijf moet je je aanpassen aan de leerstijl van de leerling, met enthousiasme, maar met duidelijke regels. Afspraak is afspraak.”

De stagiaires “Voor leerlingen is humor heel belangrijk. Op school maken ze regelmatig een grapje. Acht uur lang serieus bezig zijn, vinden ze moeilijk. Hopelijk wordt er bij dat bedrijf ook gelachen, hoor ik dan. Een beetje humor breekt de spanning.” Gouden tip “Secretaressen die structureel stagiaires begeleiden, verenigen zich steeds vaker in een netwerk, waarin school, kenniscentrum en bedrijfsleven vertegenwoordigd zijn. Zo kunnen ze een goede band met de scholen opbouwen en krijgen ze inspraak, bijvoorbeeld over wat een leerling op school gehad moet hebben voordat ze op stage kunnen. Sluit je aan bij zo’n groep. Een tweede tip: volg een training als je voor het eerst een leerling gaat begeleiden.”

matie die je geeft. Dat is de macht die je hebt, gebruik dat voor iets positiefs.”

Paul Kwaaitaal, adviseur Beroepsonderwijs/ trainer praktijkopleiders, sector Financiële en Secretariële beroepen: “Een goede praktijkopleider zet de leerling centraal, is geduldig en straalt rust en enthousiasme uIt.”

Valkuil “Oordeel niet te snel. Krijg je geen hand, of nemen ze de telefoon aan met ‘hallo’, denk dan niet meteen dat de leerling onbeschoft is. Misschien is het hem of haar nooit aangeleerd. Een stagiar is in ontwikkeling, niet per se brutaal. Sta daar voor open.” <

35


PERSOONlijKE ONTwiKKEliNG

Zo maak je jezelf waardevol op de arbeidsmarkt

Ben jij een hopper of een plakker? Spreid jij je kansen en hop je van de ene naar de andere baan? Of blijf je liever bij dezelfde werkgever? Als jobhopper bouw je snel in verschillende branches brede ervaring op. Ben je een plakker, dan doe je veel ervaring op bij één werkgever en ga je de diepte in met het risico dat je je kansen op een andere baan verkleint omdat je nét niet in die branche recent werkervaring hebt opgedaan. Een dilemma… Tekst Trudis Baart | all-in-control

vijf tipS 1. Bepaal je eigen strategie Maak een pas op de plaats en kijk waar je nu bent en waar je naartoe zou willen. Stel jezelf de volgende vragen: Is dit wel mijn branche? - Zit ik hier echt op mijn plek, of ben ik hier bij toeval terechtgekomen? - Hoelang wil ik nog in deze organisatie werken? - Wat zijn de voordelen en nadelen aan deze functie? - Zit er groei in? - Wat wil ik bereiken en wat is daarvoor nodig? - Waar ligt mijn hart en waar voel ik me op mijn plaats? Waarom eigenlijk? - Wat is er nodig om bij die branche terecht te komen? 2. Wees je bewust van je plek in de organisatie Wil je verder groeien en wat zijn dan de mogelijkheden? Zit je aan je qua salaris en verantwoordelijkheden aan je top, of zijn er nog meer mogelijkheden? Wat moet je ondernemen om te kunnen groeien? Is dat realistisch binnen dit bedrijf? Is er concurrentie en wat heeft die in huis aan opleiding en ervaring? 3. pak je kansen in elke functie Nut je opleidingsbudget uit. Kijk aan welke projecten je kunt bijdragen. Ken je sterke en zwakke kanten: investeer in je zwakkere vaardigheden en spijker ze bij. Denk na over toekomstige wensen, wat daarvoor nodig is en waaraan je nu al kunt werken. 4. Documenteer elk jaar wat je hebt gedaan Werk je cv bij: welke opleidingen deed je, in welke projecten heb jij een rol gespeeld? Wat waren je taken en verantwoordelijkheden? Welke competenties zijn benut en hoe kwam dat tot uiting? 5. Maak heldere afspraken met je leidinggevende over je persoonlijke ontwikkeling Zorg dat je geen vanzelfsprekendheid bent; jij bent net zo goed een medewerker die moet worden gestimuleerd in haar ontwikkeling. Investeren in jezelf is niet alleen een zaak van de werkgever: ook jij kunt daar een aandeel in nemen (tijd, kosten) en daardoor minder afhankelijk worden van de werkgever. Bovendien laat je, als je er ook zelf in investeert, zien dat je gemotiveerd bent.

36

In de spaarzame vacatures die momenteel via LinkedIn of Twitter verschijnen, wordt in toenemende mate gevraagd om ‘recente’ werkervaring. Ervaring die je hebt opgedaan in de functie voorafgaand aan de baan die je momenteel bezet, valt daar blijkbaar niet onder. Tenzij je een hopper bent: een jobhopper wel te verstaan. Eentje die van de ene naar de andere baan hopt. Je doet dan veel ervaring op in verschillende branches, maar die ervaring is niet breed en diep. Je zit er immers een relatief korte tijd. Werkgevers kunnen huiverig zijn om in je te investeren omdat de kans groot is dat je maar kort zult blijven. Daar tegenover staat de secretaresse die jarenlang verbonden blijft aan dezelfde werkgever: na verloop van tijd is zij haar gewicht in goud waard. Ze weet van de hoed en de rand, is een steun en toeverlaat en waarschijnlijk ook het geheugen van het bedrijf. Ideaal voor de werkgever: die heeft immers iemand aan zich gebonden die uiterst loyaal is en niet snel haar biezen pakt. Hoppers Ik denk persoonlijk dat er in toenemende mate jobhoppers bij komen omdat het krijgen van een vast contract bij een nieuwe werkgever lang niet meer zo vanzelfsprekend is dan een aantal jaren geleden. De huidige gang van zaken is nu vaak dat je eerst een tijdje op contractbasis werkt. Na afloop daarvan wordt je tijdelijke contract omgezet in een jaarcontract en misschien daarna nog een keer, maar vaak houdt het dan ook al weer op: last in first out. En met een werkloosheid zoals we die vandaag de

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013


PERSOONlijKE ONTwiKKEliNG

dag kennen, is het vaak niet mogelijk (gezien het aantal beschikbare vacatures) om uitsluitend binnen een bepaalde branche te solliciteren. Het willen hebben van een baan, passend bij je opleiding, redelijk bereisbaar met aardige perspectieven, geven vaak de doorslag boven de branche. Dat betekent dat je op vele banen solliciteert in verschillende branches om je kansen te spreiden. Een jobhopper maakt dan meer kans omdat zij, weliswaar kort, bij diverse bedrijven en in verschillende branches heeft gewerkt. Zo heeft ze brede ervaring opgedaan. plakkers De plakkers zullen, gezien de perspectieven op de arbeidsmarkt, zo mogelijk nog langer plakken. Hun kennis zal verbreden en verdiepen binnen hun branche en wellicht zullen ze binnen het bedrijf uitzien naar een andere functie om nog enige variatie in hun werk aan te brengen. De overstap naar een andere werkgever zullen ze in de meeste gevallen alleen doen als er van meet af aan een vast contract tegenover staat en er goede perspectieven zijn. Werk je al lang bij je huidige werkgever en is je kennis van die branche groot, dan ben je voor jouw werk-

gever een fijne werknemer: je hebt aan een half woord genoeg, kent de verhoudingen binnen het bedrijf en de externe relaties van het bedrijf. Je bent van vele markten thuis. Jouw bordje is vaak veel voller dan die van een collega. Anders wordt het als je deze vaardigheden en ervaringen moet etaleren bij een nieuwe werkgever omdat je buiten je schuld werkloos bent geworden. Het blijkt buitengewoon ingewikkeld om de ervaringen die je opgedaan hebt in je jarenlange loopbaan samen te vatten in een cv van maximaal twee A4’tjes. De terminologie die je gebruikt doet vaak geen recht aan de breedte van je ervaring. Bovendien heb je vaak, als plakker, ook je leeftijd nog eens tegen. En tot slot moet je de potentiële werkgever overtuigen van het feit dat je misschien geen afgeronde hbo-opleiding hebt maar wel op dat niveau opereert. In de huidige vacatures lees je vaak dat een afgeronde hbo-opleiding een vereiste is. Voor nieuwe, aankomende secretaressen klopt dat vaak wel: zij hebben op grond van hun interesse een hbo-opleiding gevolgd en afgerond en zijn door korte aanvullende cursussen op secretarieel gebied, in het secretaressevak beland. Voor de wat oude-

ren onder ons die Schoevers of vergelijkbaar hebben gedaan en daarna aan het werk zijn gegaan, geldt een ander verhaal. Een opleiding als Schoevers was dé vakopleiding voor secretaressen. Helaas wordt Schoevers niet als hbo gekwalificeerd en sta je dus op achterstand bij je sollicitatiegesprek (als je al uitgenodigd wordt). Het komt er dan op aan dat je je gesprekspartners kunt overtuigen van je brede ervaring en inzetbaarheid, ondanks het feit dat het vereiste papiertje ontbreekt. Los van de keuze hopper of plakker kun je gerust het volgende stellen: maak jezelf zo waardevol mogelijk voor een potentiële werkgever door voortdurend bezig te zijn met het actualiseren van je vaardigheden, ervaringen, en kennis. En heb je een branche of niche gevonden waarin je wilt blijven werken, ontwikkel jezelf dan ook op zaken als social media, projectmanagement, ICT en communicatie. Maar ook vakinhoudelijk wakker blijven is belangrijk: lees vaktijdschriften, volg fora op LinkedIn van je beroepsgroep, ga regelmatig naar een beurs (bijvoorbeeld Management Support Live) en netwerk met collega’s. Een beetje links en rechts over je eigen vak heen kijken houdt je fris en aantrekkelijk. <

(advertentie)

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013

37


PSychOlOGiE

Aandacht

De impact van je woordkeuze Herken je dat? Dat je een goed plan hebt, maar niet goed weet hoe je de aandacht van anderen kan vangen en anderen mee kan nemen in jouw idee? Je vertelt erover - en er gebeurt... niets! Of een andere collega voert het hoogste woord en jij wordt niet gehoord. Frustrerend, teleurstellend en erg jammer. In dit artikel lees je hoe je de aandacht wél krijgt en je ideeën aan de man brengt. Succes verzekerd! Tekst Barbara Schure

Een negatieve ervaring zoals hierboven beschreven kan ervoor zorgen dat je een volgende keer je ideeën niet meer deelt, omdat ‘ze toch niet naar je luisteren’. Dat is natuurlijk zonde, want goede ideeën kunnen uiteindelijk veel opleveren voor je organisatie. Het is interessant om eens in te zoemen op de aspecten die te maken hebben met het overbrengen van je boodschap. Het gaat er om wát je zegt, maar ook om hóe je het zegt. Daarnaast speelt de timing van je boodschap een rol; dus wannéer je het zegt. We weten allemaal dat je toon, je houding, je stemgebruik, je handgebaren en nog veel meer zichtbare en onzichtbare zaken invloed hebben op hoe je boodschap overkomt. Een minder bekend onderdeel is de impact van je woordkeuze. En daar gaat dit artikel over. Over de impact van je woordgebruik op het verkrijgen van de juiste aandacht voor jouw standpunten. Overbodige woorden Als je erop gaat letten, zul je merken dat we in onze gesproken taal veel overbodige woorden gebruiken. Erger nog, dit zijn vaak de woorden die je boodschap ontkrachten in plaats van versterken. Dit noemen we taalontkrachters. In televisieprogramma’s zoals RTL Boulevard en Koffietijd worden relatief veel taalontkrachters gebruikt, in een speech of een politiek debat komen ze minder voor. Wanneer je je onzeker voelt, gebruik je vaak meer taalontkrachters. Er is dan doorgaans meer woordenbrij en je bent minder to-the-point. ‘Ik zat laatst te denken om voor te stellen, dat het misschien een idee zou zijn, als we als het ware die nieuwe locatie gewoon eens zouden uitproberen.’

38

Als je goed voorbereid bent en weet wat je wilt zeggen, heb je waarschijnlijk minder woorden nodig. Je taalgebruik is krachtiger en laat minder ruimte voor onduidelijkheid. Bijvoorbeeld: ‘Laten we de nieuwe locatie morgen gebruiken en evalueren.’ Ontmoedigen Wat we ook regelmatig doen is de luisteraar al ontmoedigen voordat we begonnen zijn. Met zinnen als: ‘Nou... ik heb het niet zo goed voorbereid, maar ik ga het toch proberen’ of ‘Het is misschien een gek idee, maar ik kan eens proberen of het lukt’, zul je weinig interesse en weinig vertrouwen wekken bij je collega’s. Het merendeel is vooraf al afgehaakt als je zegt dat je het niet zo goed hebt voorbereid. Je geeft daarmee het signaal af dat het niet goed in elkaar steekt. Door te zeggen dat het misschien een gek idee is, benadruk je enige onzekerheid over wat je gaat zeggen. Ook dat doet mensen fronsen en afdwalen. ‘Ik kan eens...’ klinkt erg vaag en voorzichtig, er zit twijfel in óf, en wanneer je het gaat doen. Het woord ‘proberen’ is ook onhandig. Proberen, heeft een kans van falen in zich: het lukt of het lukt niet. Helaas, je hebt het geprobeerd, maar het lukte niet.

tIP: om je taalgebruik kracht bij te zetten: formuleer concreet en actief. Luister maar eens hoeveel vage en overbodige woorden er gebruikt worden in je omgeving. Die woorden kun je beter schrappen. Kijk maar in de lijst van taalontkrachters. Welke gebruik jij veel? Welke zou je beter kunnen weglaten? Onhandige woorden Een ander woord waarvan het gebruik nauw luistert is het woord ‘maar’. ‘Mooie accommodatie, maar jammer van de hoge kosten’ of ‘Je doet je werk goed, maar je zou beter kunnen communiceren’. Alles wat voor de komma staat vervalt, wanneer je het woord ‘maar’ in je zin gebruikt. Als je dus een positieve boodschap wilt geven, eindig je met het positieve deel en zeg je: ‘Jammer van de hoge kosten, maar mooie accommodatie’, of ‘Je zou beter kunnen communiceren, maar je doet je werk goed’. tIP: eindig met het deel waarvan je wilt dat het blijft hangen. Het woordje ‘maar’ zorgt voor denken in belemmeringen. Het zorgt ervoor dat de ander tegenwerking of weerstand kan voelen.

vOOrbeelDen van taalOntkracHterS een beetje - zeg maar - enzo - geprobeerd - getracht - volgens mij - in mijn beleving - nou ja / ach ja - als het goed is - we moeten ervoor zorgen dat - dat voorstel komt er snel - ik ga ervan uit dat - het lijkt me goed om - zo concreet mogelijk - eigenlijk - een beetje - misschien - in principe - eventueel - zal ik maar zeggen - bij wijze van spreken - op den duur - wellicht - als het ware

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013


PSychOlOGiE

Zeg je : ‘Ja, maar…’ dan is dat gelijk aan: ‘Nee, want…’ Vervang je het woord ‘maar’, door ‘en’, dan geeft dit blijk van denken in mogelijkheden. Dus in plaats van ‘Maar, eh, hoe zit het dan met...?’ zeg je: ‘En, eh, hoe zit het dan met…?’ Deze formulering geeft een opening en zal dus constructiever zijn. tIP: vervang het woord ‘maar’ door het woord ‘en’, waar mogelijk. Er zijn nog veel meer onhandige woorden, die je niet helpen in het krachtig en geloofwaardig overbrengen van je boodschap. Mensen die zich onzeker voelen, gebruiken meer stopwoorden (ik bedoel, weet je, snap je, ik zal maar zeggen) en verkleinwoorden (een beetje, een kamertje, een buffetje, een plannetje). Spannender is het om te kijken naar gevaarlijke woorden. Gevaarlijke woorden In de categorie gevaarlijke woorden wil ik er één noemen, het woord: ‘waarom’. Mensen die dit woord gebruiken, spelen soms met vuur. Dit woord kan aanval veroorzaken en nodigt uit tot verdediging. De ander voelt dat hij ter verantwoording geroepen wordt als hij uitleg moet geven over ‘waarom’ hij iets doet of zegt of waarom hij iets niet doet. Dit woord zorgt ervoor dat mensen iets gaan vertellen op overtuigingsniveau. En op overtuigingsniveau wordt het persoonlijk. Dit is de plek van de meningen, waarden en normen. Wees dus voorzichtig met het woord ‘waarom’, gebruik het alleen als er genoeg veiligheid in het gesprek is om op overtuigingsniveau vragen te mogen stellen.

vOOrbeelDen van kracHtwOOrDen uitdaging - direct - kunnen - doen - kans - situatie - meteen - lef - resultaat - willen kracht - passie - beslissen - absoluut - makkelijk - ja - volledig - zeker - sterk - ultiem - enthousiast - nu - doel - stevig - gaan - actie - oplossing - geheel - missie - koers succes - focus - zuiver - briljant - super - groei - congruent - flow - geweldig - bewust - hoe - doelgericht - positief - advies

gaan en het denken in mogelijkheden. Wil je meer impact hebben als je spreekt? Wil je meer draagvlak krijgen voor je plannen? Wil je geloofwaardiger overkomen? tIP: gebruik meer krachtwoorden. toverwoorden Nu je weet welke woorden te schrappen, te vermijden, met voorzichtigheid in te zetten én wat krachtwoorden zijn, is het tijd voor de toverwoorden. Dit zijn woorden waardoor de ander iets voor jou wil gaan doen. Deze toverwoorden zorgen ervoor dat je de aandacht van anderen vangt. Onze hersenen zijn verslaafd aan het beantwoorden van vragen. Dat maakt dat wij graag vraagstukken en puzzels oplossen. We halen er voldoening uit als we iets opgelost hebben. Daarna willen we wel een nieuwe vraag, anders wordt het saai. Een toverwoord zorgt ervoor dat de ander gaat nadenken. Waar een toverwoord ook voor zorgt, is dat je de ander ergens bij betrekt. Van nature wil een mens ergens bij horen en het voelt ook prettig als je mening belangrijk gevonden wordt.

heid en aandacht regel je met een van de drie woorden, dus bijvoorbeeld: ‘Kun je mij helpen met het beoordelen van deze accommodatie?’, ‘Ik heb hier een accommodatie en ik ben benieuwd naar jouw mening hierover’ of ‘Ik wil graag je advies over deze accommodatie’. In een vergadering trek je dus meer aandacht door te zeggen: ‘Ik heb een idee en ik ben benieuwd naar jullie mening hierover!’ tIP: gebruik toverwoorden om iemand over te halen of om zijn aandacht te vangen. Nu je meer weet over verschillende soorten woorden en de impact van je woordgebruik op het verkrijgen van aandacht voor jouw standpunten, ben ik benieuwd wat je actief gaat toepassen en integreren in jouw gesprekken. Houd me op de hoogte via: info@mindtoday.nl. <

Wat is er dus zo gevaarlijk aan het woord ‘waarom’? De ander kan gemakkelijk dichtklappen en daarmee verstoor je het gesprek of de communicatie. tIP: gebruik het woord ‘waarom’ alleen te pas, en niet te onpas. krachtwoorden Genoeg over overbodige, onhandige en zelfs gevaarlijke woorden. Wat voor woorden maken jouw boodschap krachtiger? Als je luistert naar mensen die zelfverzekerd en geloofwaardig overkomen zal je horen dat zij significant meer krachtwoorden gebruiken. Dit zijn woorden die je helpen om beter voor de dag te komen. Ze hebben te maken met doelgericht en actiegericht te werk

Drie toverwoorden zijn: hulp, mening en advies. Zo eenvoudig is het om de aandacht te vangen. Je kan dus zeggen: ‘Ik heb hier een accommodatie, daar moet je echt even naar kijken.’ Veel meer betrokken-

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013

39


TAAlKwESTiES

Verwijswoorden: belangrijke regels en uitzonderingen

Wijzer verwijzen In bijna alle zinnen komen ze voor: verwijswoorden. Het is dan ook belangrijk dat je het juiste woord kiest. Van haar en hun tot dat en deze: neem de volgende adviezen ter harte en je ziet weer bos in de bomen. Tekst Genootschap Onze Taal | www.onzetaal.nl

Er bestaan nogal wat soorten verwijswoorden. Heb je niet meer precies paraat welke het zijn en hoe ze ook alweer heten? Hier vind je de belangrijkste: • persoonlijk voornaamwoord: ik, mij, jij, hem, het, wij, hen, enzovoort - ze zeggen iets over een persoon of ding in de werkelijkheid, hetzij in de tekst, hetzij in de ‘gewone’ werkelijkheid. ‘Geef je hem door aan haar?’ • bezittelijk voornaamwoord: mijn, jouw, uw, onze, enzovoort ze leggen een verband tussen een persoon en iets wat bij die persoon hoort. ‘Waarom zitten jouw autosleutels in mijn jaszak?’ • aanwijzend voornaamwoord: deze, die, dit, dat - ze ‘wijzen’ naar iets in de werkelijkheid of naar iets wat net in de tekst genoemd is of wordt. ‘Die schroevendraaier kun je opbergen; we hebben uit deze kist alleen nog dit nodig.’ • betrekkelijk voornaamwoord: die, dat, wat - daarmee koppel je een bijzin aan iets wat of iemand die net genoemd is: ‘De monteur die zou komen heeft alles gedaan wat we hem gevraagd hadden.’ Al deze verwijswoorden hangen met elkaar samen. Je kunt in één zin meerdere verwijswoorden tegenkomen die van een ander woord in de zin - of van elkaar - afhangen. De juiste keuze heeft vooral te maken met het woordgeslacht. En dat kan lastig zijn, want het woordgeslacht zie je lang niet altijd direct af aan het woord in kwestie. Bedrijven zijn niet vrouwelijk Een van de verwijzingsfouten die het meest gemaakt worden in geschreven taal - juist door mensen die het goed willen doen - is zij en haar gebruiken om te verwijzen naar namen van bedrijven en andere organisaties. In het leeuwendeel van de gevallen slaan ze daarmee namelijk de plank mis. De oorzaak is eenvoudig: met zij en haar verwijzen klinkt heel netjes en verzorgd, juist doordat je dat in gesproken taal niet snel zou doen. Ook hebben veel mensen het idee dat er een regel bestaat

40

die bepaalt dat organisaties vrouwelijk zijn. Maar zo’n regel heeft nooit bestaan. Dát iets een bedrijf, een organisatie, een vereniging etc. is, doet er in feite niet toe. Als je naar een bedrijfsnaam verwijst, hangt het juiste verwijswoord maar van één ding af: het woordgeslacht van die naam. Nu zie je aan Philips, aan Buiter Kozijnen of aan Green Agrifood niet meteen of het om een mannelijk, vrouwelijk of onzijdig woord gaat. De test: zet er een lidwoord én een voor- of nabepaling bij. Dan kom je bijna altijd uit op het: het bekende Philips, het betrouwbare Buiter Kozijnen of het Green Agrifood van de toekomst. Naar het-woorden verwijs je niet met zij en haar, maar met het en zijn (zie het schema op de pagina hiernaast): • Philips heeft zijn jaarcijfers bekendgemaakt. Het heeft een klein verlies geleden. • Moet Buiter Kozijnen zijn website vernieuwen? Als je je tekst wat vlotter wilt hebben, hoef je trouwens vaak niet zo precies te verwijzen. Het is vaak helemaal niet zo gek om naar een bedrijf te verwijzen met meervoudige verwijswoorden. Je denkt dan vooral aan ‘de mensen van’: • Wij gaan meestal naar Albert Heijn. Hun winkels zijn mooi en ze hebben veel. Er zijn trouwens wel organisatienamen die mannelijk of vrouwelijk zijn. Ze hebben dan een de-woord als kernwoord dat de aard van de organisatie aangeeft; dat kan ook in een afkorting verborgen zitten. Het is de ANWB en de Consumentenbond omdat bond een mannelijk woord is; de Nierstichting, de TROS, de Vereniging Rembrandt en de NCRV zijn vrouwelijk. In die laatste vier gevallen zijn zij (of ze) en haar dus wél goed: • De NCRV stuurt haar leden een attentie omdat ze haar jubileumjaar viert. Overigens maakt een rechtsvorm zoals bv of nv voor het woordgeslacht ook niet uit. Een jurist zal Philips N.V. misschien vrouwelijk wil-

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013


TAAlKwESTiES

len noemen vanwege de v van vennootschap, maar dat telt voor het gewone taalgebruik niet. Dat, wat, die en wie De regel lijkt zo eenvoudig: met dat verwijs je naar een het-woord (onzijdig) en met die naar een de-woord (mannelijk, vrouwelijk of meervoud). Toch gaat het steeds vaker mis. In gesproken taal gebeurt het iedereen weleens. Maar als je schrijft, moet je iets als het meisje die er toch echt niet doorheen laten glippen. Minder erg is het als je het jongetje wat zegt. Dat doet namelijk bijna iedereen. Helaas staat het op schrift nog steeds niet erg verzorgd. De regels voor dat en wat zijn als volgt. • Schrijf dat als het direct volgt op (en hoort bij) een onzijdig zelfstandig naamwoord, een het-woord dus: het jongetje dat, haar werk dat, een gebouw dat. • Schrijf wat of dat (lichte voorkeur voor wat) als je verwijst naar iets onbepaalds. Dat kan zijn: - een onbepaald voornaamwoord, zoals iets, niets of alles: iets wat (dat) je leuk vindt - een telwoord of bijvoeglijk naamwoord, vaak op -st: het eerste wat (dat) ik deed, het beste wat (dat) ons kon overkomen • Schrijf wat in dat wat, in datgene wat en als wat in zijn geheel ‘datgene wat’ betekent: Wat ik graag eet, is appeltaart. Pas op met deze en welke Er zijn meer fouten met verwijswoorden die ontstaan doordat mensen juist hun best doen om het goed te doen. Een bekend voorbeeld is welke. Dat kun je gebruiken in plaats van die: ‘de keuken, welke voorzien is van een granieten vloer’. Dit wordt overigens sowieso al algemeen afgeraden, want welke is stijf en onnodig: die is een stuk vlotter. Maar welke kent de beperking dat je er niet mee kunt verwijzen naar onzijdige woorden. ‘Het terras welke op het zuiden ligt’ is dus hoe dan ook fout; alleen met dat kun je naar terras verwijzen. Een fout die in opkomst is, is het schijnbaar nette gebruik van deze als je naar een het-woord wilt verwijzen: ‘Uw kaartje ligt klaar; u kunt deze ophalen bij de receptie.’ Maar met deze kun je alleen naar de-woorden verwijzen. Het is in deze zin de beste optie.

Wiens, wier, diens, dier De eigenlijke regel is: verwijs met wiens en diens naar mannelijke woorden (vooral personen), en met wier en dier naar vrouwelijke en meervoudige woorden (vooral personen). Maar eigenlijk kun je beter onthouden dat je wiens, wier, diens en dier nooit nodig hebt. Het zijn formele woorden die je tekst onaantrekkelijk maken. In plaats van de man wiens kind en de secretaresse wier taak kun je heel goed een andere omschrijving gebruiken, bijvoorbeeld met van wie, of met die en een werkwoord: de secretaresse die tot taak heeft. Hen, hun en ze Een van de vervelendste regels van het Nederlands is het verschil tussen hen en hun. Dat is eigenlijk kunstmatig. Niemand zegt ooit hen, maar op schrift bestaat het al eeuwen naast hun. De regels zijn als volgt. Gebruik hen: • na een voorzetsel: met hen, namens hen, voor hen; • als lijdend voorwerp: ‘Marjan heeft hen opgebeld.’ (Wil je controleren of het om een lijdend voorwerp gaat, maak er dan een lijdende zin van met worden. Hen wordt dan zij: ‘Zij worden door Marjan opgebeld.’)\ Gebruik hun: • als bezittelijk voornaamwoord: hun baan, hun huis, over hun kinderen; • als meewerkend voorwerp (of een ander ‘indirect object’): ‘Hij gunt hun een zorgeloze vakantie.’ (Het is dus hun, zonder voorzetsel, of aan hen, met voorzetsel.) Als hen of hun geen nadruk hoeft te krijgen, kun je het door ze vervangen: ‘We hebben ze laten weten dat onze offerte volgende week vervalt.’ Meer lezen Er staan veel adviezen over verwijswoorden op internet, waaronder: www.onzetaal.nl (zoek op ‘verwijswoord’) www.taaladvies.net (ga naar ‘verwijs- en verbindingswoorden’) <

Schema woordsoort

mannelijk (de man)

vrouwelijk (de vrouw)

onzijdig (het boek)

meervoud (de mensen)

persoonlijk voornaamwoord

hij, hem

zij, ze, haar

het

zij, ze

bezittelijk voornaamwoord

zijn

haar

zijn

hun

aanwijzend voornaamwoord

deze, die

deze, die

dit, dat

deze, die

betrekkelijk voornaamwoord

die

die

dat

die

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013

41


Conferenties | Hotel | Evenementen

www.KontaktderKontinenten.nl

Amersfoortsestraat 20, 3769 AS Soesterberg - Telefoon +31 (0)346 351755 - info@kontaktderkontinenten.nl


SPElliNG- EN TAAlTiPS

C of k? Tijdens onze MSM-workshop Kei in taal komen bijna alle spellingregels aan bod. Ook de regels voor de c of k. Maar eenvoudig zijn ze niet. Veel mensen vinden ze onlogisch en soms moeilijk toe te passen. In deze Spelling- en Taaltips vind je de regels voor het gebruik van de c en de k op een rij. En natuurlijk is er een taaltest zodat je jouw kennis kunt testen. Veel succes! Tekst Judith Winterkamp | Communicatief tekst & training | www.communicatief.info

Je vindt er veel in onze taal: uitheemse woorden. Dat zijn woorden die we uit een vreemde taal hebben overgenomen. De schrijfwijze van een uitheems woord past zich meestal aan de Nederlandse regels aan. Dat is bijvoorbeeld gebeurd met karakter, akte en komedie. Maar dat geldt niet voor alle van oorsprong Latijnse en Franse woorden. Neem contact, locomotief en actrice. Deze schrijf je wel met een c. Ook woorden die we uit de Engelse taal hebben overgenomen, behouden meestal hun oorspronkelijke schrijfwijze. Denk aan computer. Veel mensen vinden het lastig om te bepalen of een woord met een c of k moet. Dat komt waarschijnlijk doordat er verwante woorden zijn die we in de ene vorm met een c en in de andere vorm met een k schrijven. Kijk maar eens naar het volgende rijtje: • • • • •

kritiek, kritisch maar criticus en criticaster praktijk, praktisch maar practicus en practicum klassiek maar classicisme vakantie maar vacant akkoord maar accorderen

Gelukkig zijn er regels die je kunnen helpen bij je keuze voor een c of k. Je vindt die regels in het Groene Boekje of op www.woordenlijst.org (het digitale Groene Boekje). Het Groene Boekje geeft vier vuistregels: 1. Je schrijft een c in de uitheemse elementen -act, -actie, -actief, -ca, -caresse, -caris, -caster, -cateur, -catie, -cator, -catrice, -cus, -ect, -ectie, -ectief, -ica, -icus, -scoop, -uct of -uctie. • • • • • • • •

bibliothecaresse bioscoop fysica insect locatie product productie reactie

2. Je schrijft een c in de uitheemse elementen co-, col-, com-, con-, contra-, cor- aan het begin van een woord. • coalitie • co-educatie • college • colonne

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013

• • • • •

combattief conclusie contact contrarevolutie correctie

Niet elke klank /ko/ of /koo/ aan het begin van een woord valt onder deze regel. • koket • kolonie • komiek • konvooi • kosmos <

TAAlTIp Twijfel je vaak over de c of k van een bepaald woord? Maak een lijstje op een ‘geeltje’ en hang het naast je computer. Door het juiste woord veel te zien, raak je gewend aan het woordbeeld. Reken maar dat je over een tijd niet meer twijfelt.

43


slimmer reizen

meer bereiken

nice to meet! Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist is centraal gelegen op een bosrijk eigen landgoed van 45 hectare. Tussen al dit groen bieden wij, in een sfeervolle accommodatie met 30 vergaderzalen en 140 hotelkamers, een compleet product met diverse faciliteiten en een helder prijsbeleid. We zijn uitstekend geschikt voor ĂŠĂŠn- en meerdaagse bijeenkomsten: zowel voor trainingen en congressen als voor onze weekendhotelgasten.

Woudenbergseweg 54 T 0343 - 492 492 3707 HX Zeist F 0343 - 492 444

WS_adv_185x130_MSM.indd 1

E info@woudschoten.nl I www.woudschoten.nl

10-10-11 11:37


SPElliNG- EN TAAlTiPS

3. Je schrijft meestal een c in de uitheemse elementen cata-, cate-, crypt- of crypto-, loco-, macro- en micro-, necro-, oct- aan het begin van een woord. • catastrofe • categorisch • cryptisch • locomotief • microfoon • necrologie • octopus Andere woorden worden gespeld met een k, onder andere katalysator, katafalk, katapult, oktober. 4. Het woorddeel elek- in woorden die verwant zijn met elektriciteit, schrijven we met k. • elektriciteit • elektrisch • elektrocutie • elektronica <

C Of K? - OEfEnIng 1. accoord

15. lokaliseren

2. accorderen

16. lokatie

3. akuut

17. product

4. akte

18. publikatie

5. aktie

19. takt

6. catheter

20. traktatie

7. comedie

21. tekkel

8. context

22. secreet

9. crediteur

23. predicaat

10. criticus

24. Kongolees

11. electronisch

25. Corintisch

12. funktie 13. kado 14. kode

De antwoorden van deze test staan op www.managementsupport.nl onder bonuscode 1013.1

een begrip in documentatie en archivering

AL MEER DAN 100 JAAR IS SAMSOM FORMULIEREN & OPBERGSYSTEMEN EEN BEGRIP IN HET VASTLEGGEN, BEHEREN EN ARCHIVEREN VAN INFORMATIE. Verlofaanvraagbriefjes

Handig formulier voor het aanvragen van verlof, vakantie of een snipperdag.. Wordt door de werknemer ingevuld. Zelfkopiërend.

Goed voor elkaar! Wij ondernemen duurzaam en bewust, zonder concessies te doen aan kwaliteit en comfort. Met uw bijeenkomst bij Congrescentrum.com ondersteunt u vakanties van Stichting Hetvakantiebureau.nl voor ou-

Ga naar www.samsom.nl/formulieren voor meer informatie of een persoonlijk advies. Of scan de qr code.

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013

deren en mensen met een functionele beperking. U vindt onze locaties in het midden van Nederland.

Duurzame ontmoetingen (0318) 48 46 41

45


SOfTwARETiPS

Prezi is volwassen geworden

Tips en tricks voor gevorderden Je weet vast dat er naast PowerPoint en Keynote nog een programma is dat lekker meedoet in de professionele presentatiewereld: Prezi. Dit ‘gratis’ programma is erg toegankelijk, flitsend en vernieuwend. Alle elementen draaien en zoomen dat het een lieve lust is en blijkt dé uitkomst voor mindmappers en creatievelingen. Alle functionaliteit is online te gebruiken maar het programma is, betaald, ook te downloaden om offline te kunnen gebruiken. Als je na het maken van een aantal ‘Prezitaties’ nog steeds enthousiast bent, begin dan aan ‘voer voor gevorderden’. Hier volgen de tips en tricks en de nieuwste functionaliteiten.

Tekst Roel Peeters

Prezi is continu in ontwikkeling Omdat het programma online werkt leven de programmamakers zich uit en wordt het continu aangepast. Op het moment van schrijven haal ik weer een update binnen van 139 MB. Dat betekent dat je vaak in Prezi moet werken om bij te blijven. Snel schakelen tussen programma en presentatiemodus Het is handig om tijdens je creatieve escapades regelmatig eens te kijken hoe het eruit komt te zien op een groot scherm. Je kunt op de knop ‘presenteren’ klikken. Maar het is handiger om te schakelen met de spatiebalk. Sneltoetsen De spatiebalk wordt beschouwd als sneltoets. Het gebruik van sneltoetsen moet je eenmalig aanzetten. Opbouw Je hebt vast ontdekt dat je snel in chaos terechtkomt. Ik raad je daarom aan om pas met opmaak en creatieve bewerkingen te beginnen als je alle elementen (tekst, vormen, afbeeldingen, film) hebt toegevoegd én het pad hebt aangemaakt. Op dat moment heb je de vrijheid om objecten te verplaatsen en te verstop-

46

pen. Je kunt immers via het pad alles meteen terughalen. Klik daarvoor gewoon op de dia in het padvenster. Het verstoppen van elementen is een van de pre’s in Prezi en creëert verrassingseffecten voor de toeschouwer. Gewone beamer of breedbeeld Als je tijdens het presenteren een zwarte rand aan weerszijden hebt van je Prezitatie, kun je dit aanpassen via de ‘Screen Ratio’. Beamers staan ingesteld op 4:3 (eerder vierkant), een huidig beeldscherm (bijvoorbeeld 20 inch) is breedbeeld en dat betekent 16:9. Muziek De meest recente update van Prezi is de mogelijkheid om muziek toe te voegen. Je kunt ingesproken tekst of muziek toevoegen als achtergrond tijdens je hele Prezitatie, of enkel bij een bepaalde stap in je pad. De makkelijkste manier voor muziek bij een stap, is met je rechtermuis op de stap in het padvenster te klikken en ‘ad voice-over to path-step’ te kiezen. Beetje verwarrend, want je kunt deze functie ook gebruiken om alleen muziek in te voegen. Wil je achtergrondmuziek bij de volledige Prezitatie, voeg dit dan in via ‘insert’ en ‘add background music’. In het padvenster zie je dan staan waar muziek is toegevoegd. In het voorbeeld staat een Prezitatie met vormen.

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013


SOfTwARETiPS

Hier is ‘Ingots’ de achtergrondmuziek en ‘Firebug’ de muziek bij de driehoek. 3D Hier steekt Prezi PowerPoint de loef af. Wanneer je een template kiest aan het begin kun je voor een 3D-ontwerp kiezen maar creatieve geesten willen natuurlijk een eigen foto gebruiken. Dat doe je via Themes >> Customize Current Theme >> 3D background. Wat weinigen weten is dat je er wel drie achter elkaar kunt zetten. Dat doe je dan weer via Themes >> Advanced >> Edit 3D Background. Je kunt op deze manier drie totaal verschillende Prezitaties achter elkaar zetten. Zij bevinden zich dan allemaal op een ander ‘zoomniveau’. Huisstijl De afdeling Marketing & Communicatie is in mijn trainingen enthousiast, maar ook kritisch, vooral wat betreft de huisstijl.

Hoe kun je die nu nog behouden? Daar zijn creatieve oplossingen voor te bedenken. Zo kun je het bedrijfslogo als 3D-achtergrond invoegen. Of je voegt het in als plaatje en verstopt alle tekst en foto’s in het logo door deze elementen te verkleinen. Het is ook leuk om de objecten chronologisch in of rond de letters van de bedrijfsnaam te zetten. Logo of bedrijfsnaam dienen wel gevectoriseerd te zijn anders zie je wazige of gekartelde randen wanneer je inzoomt. En dat is niet echt professioneel. Via Theme’s >> Advanced kun je vervolgens de huisstijlkleuren invoeren met de RGB-codes. Alle titels, tekst en vormen worden dan automatisch in de huisstijl gedompeld. Alleen de lettertypes zijn nog niet zo uitgebreid. Zelfs onze standaard lettertypes hebben ze nog niet ontdekt bij Prezi. Jammer. Ik wens je veel ‘Zooming & Turning’ en pas op voor duizeligheid! <

(advertentie)

MAAK IETS MEMORABELS VAN UW MEETINGS

Bij Golden Tulip haalt u meer uit uw meetings en events. In de Benelux hebben wij 50 hotels, genoeg keus om u te laten inspireren. Stad, strand of bos? Wat uw wensen ook zijn, bij Golden Tulip is het mogelijk. Boek nu een ruimte voor uw vergadering, training of cursus bij Golden Tulip via de Central Meeting Line. Bel 0343 523020 of stuur een E-mail naar: Holland@centralmeetingline.com en vraag een offerte aan!

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013

WWW.GOLDENTULIP.NL/MEETINGPLANNERS

47


INFORMATIEMANAGEMENT

Appladder 1. LouLou | iPhone (Gratis) LouLou maakt het een stuk eenvoudiger om in een groepsgesprek in WhatsApp een datum te plannen of cadeau af te stemmen. Voer een vraag en antwoorden in via de LouLou-app, plak de link in je groepsbericht, en iedere deelnemer kan afzonderlijk een antwoord invoeren en andere antwoorden inzien. 2. As Noted | iPhone, iPad (Gratis) As Noted helpt je bij het maken van notities op iPhone of iPad. De app is eenvoudig te gebruiken maar toch krachtig. Zo kun je bijvoorbeeld foto’s of bestanden uit je Dropbox in een notitie opnemen en je gps-locatie toevoegen. As Noted ondersteunt bovendien het importeren van en exporteren naar Evernote. En via de extensie voor Chrome kun je notities ook in de browser bekijken. 3. Quip | iPhone, iPad (Gratis) Samenwerken aan documenten was nog nooit zo eenvoudig met de tekstverwerker Quip. Uniek is dat je naast het gedeelde document ook een chatvenster te zien krijgt. Hierin kun je niet alleen chatten maar ook bestanden uitwisselen en zien welke bewerkingen andere deelnemers hebben uitgevoerd. Je kunt gratis met vijf personen aan een document werken.

Management Support Magazine Digitaal

4. Full | iPhone (€ 0,89) Full helpt je om al je maandelijkse doelstellingen, van klein tot groot, snel en eenvoudig bij te houden. Alle ingevoerde doelstellingen, met maandelijkse totalen, komen in een net overzicht terug. Via swipes kun je de totalen verhogen of verlagen. Aan de kleur (groen, oranje of rood) zie je hoe dicht je bij je doelstelling bent. Ook statistieken zijn voorhanden.

Management Support Magazine is nu ook digitaal te verkrijgen. Je ontvangt exact hetzelfde papieren tijdschrift maar dan op je beeldscherm!

5. ClockPlus DayDream | Android (Gratis) Android kent sinds versie 4.2 de feature Dagdromen waarmee je een zelf te kiezen toepassing actief kunt maken zodra het toestel standby gaat, zoals een eenvoudige klok. ClockPlus DayDream lijkt op de standaard klok, maar geeft je extra opties. Naast tijd en datum kun je ook de tijd van het eerstvolgende alarm zien, de batterijstatus, en icoontjes voor gemiste Gmail-berichten, sms’jes of gesprekken. 6. Bestand Manager | Android (Gratis) Bestand Manager is een relatief nieuwe bestandsbeheerder voor Android, waarin het mooie Holo-thema is gebruikt, naar wens in licht of donker. Het menu brengt je snel naar bestandslocaties zoals je applicaties, afbeeldingen, muziek en sdkaart. Navigeren door mappen gaat soepel, met slimme tabjes voor alle mappen waar je doorheen hebt gebladerd.

De voordelen op een rij: n Nu volledig geschikt voor je iPad en tablet n Direct beschikbaar bij verschijning n Scannen op interessant nieuws n Doorzoekbaar op trefwoord n Automatisch je eigen archief n Interactief bladeren Meer informatie of inschrijven?

7. Bing Translator | Windows 8 (Gratis) Bing Translator is een waardige tegenhanger voor Google Translate, en heeft bovendien een app voor je Windows 8-tablet. Met de vertaaldienst kun je zinnen vertalen tussen meer dan 40 vreemde talen, zinnen laten uitspreken en ook offline vertalen. Handig is dat je de camera als scanner kunt gebruiken voor het inlezen van tekst. <

Of ga naar: (Door Gertjan Groen)

48

www.managementsupport.nl/ digitaalmagazine

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013


Transparantie heeft een naam:

VCK Travel

â&#x20AC;&#x153;Ik geef graag inzicht in de opbouw van kosten en de samenstelling van prijzen van tickets. Zo maak ik een heldere offerte voor elke boeking en kan jij dus makkelijk en snel de zaken regelen. Je baas hoeft alleen nog maar zelf zijn koffer te pakken.â&#x20AC;?

vcktravel.nl tel: 020 - 6 800 802 email: info@vcktravel.nl twitter: @vcktravel.nl

van Soumaya Lachkar


Ga ook de uitdaging aan! In één dag een karrenvracht aan tips, tools en technieken, erop gericht om jouw werk effectiever en leuker te maken. Dát is de succesfactor van de POWERtrainingen van Management Support. Inmiddels hebben we al duizenden secretaressen ‘moe maar voldaan’ huiswaarts zien gaan. Hun conclusie is eensluidend: ‘een dag die veel van je vergt, maar nog veel meer teruggeeft’. Aantrekkelijk geprijsd Abonnees betalen slechts € 375,- voor deze inspirerende dag (normale prijs € 395,-).

2

POWERsecretaresse!

POWERsecretaresse

POWERassistant

Slimme technieken om grote hoeveelheden werk snel en zonder stress af te ronden - Slimmer keuzes maken - Zeggen waar het op staat - Meer zien in minder tijd - De 2-minuten regel bij Outlook - (nog) slimmer worden - Informatie beter onthouden - Gemiddelde tijdwinst van 1 uur per dag

Alle tips en technieken om gemakkelijker en met meer effect te communiceren - Kort en kernachtig formuleren - Jezelf krachtiger presenteren - De LEF-methode bij schrijven - Zelfbewuster communiceren - Je boodschap met meer overtuigingskracht brengen - Meer vaart in je teksten - Meer g gedaan krijgen jg in minder tijd j

Tips, tricks om meer power te geven aan je functie én aan je eigen ontwikkeling - Assistant van de toekomst; jij bent aan zet - Ontwikkel jezelf, durf te veranderen - Zo word jij een sterk merk - Verhoog de slagingskans van jouw doel - Met meer power samenwerken

Opleidingen Bekijk het volledige programma op www.managementsupport.nl/power

www.managementsupport.nl/power en schrijf je snel in!


OP dE wERKvlOER

wERK & REchT

Geen toestemming voor vakantie

Aannemen giften riskante onderneming

Hoi Barbara, Mijn verlofverzoek is dit voorjaar afgekeurd door de directeur vanwege de drukke ‘commerciële tijd’. Hoewel ik niet aan het hoogseizoen gebonden ben, word ik nu gedwongen wél in het hoogseizoen met vakantie te gaan. Dat is voor mij geen optie. Kan ik de weigering op een of andere manier aanvechten? Ik ben erg boos. Hoe houd ik mezelf dan nog gemotiveerd? Groet Bianca

Dat het aannemen van geldelijke giften tot discussie kan leiden tussen werkgever en werknemer, blijkt uit de volgende uitspraak. Ook al gaat het om een klein bedrag; een werkgever gaat regelmatig te snel over tot ontslag en wacht niet op uitleg.

Beste Bianca, Wat vervelend dat je verlofverzoek is afgekeurd. Je plannen konden niet doorgaan en nu voelt het alsof je gedwongen bent in het hoogseizoen met vakantie te gaan. Maar wat zit jou nu eigenlijk echt dwars? Kan het gaan over het feit dat er voor jou besloten wordt en je het gevoel hebt dat je geen keuze hebt? Nu kun je balen en boos zijn, ertegenin gaan, ontslag nemen enzovoort. Je kunt echter ook kijken hoe je een positieve draai kunt geven aan de weigering. Aan de hand van jouw vraag formuleer ik een aantal stellingen: • Mijn verlofverzoek is geweigerd. (Of: de directeur komt niet aan mijn verzoek tegemoet.) • Ik word gedwongen in het hoogseizoen met vakantie te gaan. • Ik ben er boos over. • De afwijzing heeft invloed op mijn motivatie. • Ik wil ertegen vechten. Volgens de theorie van Byron Katie kun je je over elk van de stellingen een mening vormen aan de hand van de volgende vragen: 1. Is het waar? (Ja of nee. Bij nee ga je naar vraag 3.) 2. Kun je absoluut weten dat het waar is? (Ja of nee) 3. Hoe reageer je, wat gebeurt er wanneer je die gedachte gelooft? 4. Wie zou je zijn zonder de gedachte?

Zo gaat een doktersassistente bij een patiënte op bezoek om de vrouw de griepprik te geven. De assistente is al bijna veertig jaar in dienst van de dokterspraktijk en in die hoedanigheid al jaren kind aan huis bij de patiënte. Vanwege de goede zorgen wil de patiënte de doktersassistente iets geven en vraagt de assistente om haar rekeningnummer, dat zij zonder na te denken ook geeft. De zoon van de patiënte echter spoedt zich naar de dokterspraktijk en meldt dat er 2500 euro op de rekening van de assistente is gestort en dat hij dat bedrag inmiddels heeft gestorneerd. Daarop stelt de praktijk de doktersassistente op non-actief en vraagt bij de kantonrechter ontbinding van de arbeidsovereenkomst vanwege het aannemen van het geld. De kantonrechter ziet al snel dat de arbeidsrelatie onherstelbaar verstoord is en gaat over tot ontslag. Ondanks het feit dat de werkneemster de gift had moeten melden, gaat de rechter echter wel mee in de argumenten van de werkneemster: ze heeft niet gevraagd om de gift (bovendien blijkt er geen 2500 euro maar 100 euro te zijn gestort), en door de jarenlange goede relatie tussen patiënt en doktersassistente is van misbruik van de omstandigheden geen sprake geweest. Het was de wil van de patiënte. Kortom, de werkgever heeft te snel voor ontslag gekozen en moet daarvoor de rekening betalen. De doktersassistente krijgt een ontslagvergoeding van meer dan 100.000 euro. < (Door André Vergne)

Ik vul wat mogelijke gedachten voor je in: - Er is naar je wens gekeken, en deze kon dit jaar niet ingewilligd worden. - Je kunt ervoor kiezen om in het hoogseizoen met vakantie te gaan. - Ondanks de teleurstelling ben je blij dat je toch vakantie kunt opnemen. - Je bent van toegevoegde waarde in je werk, want je kunt in drukke tijden niet gemist worden. - Je accepteert dat wat jou toekomt. Beste Bianca, mijn idee in deze kwestie is: wees dankbaar voor wat je hebt. Het is al bijna 5 jaren crisis en je hebt een baan. Jij kunt in ieder geval wél vakantie opnemen. En ja, je mag je teleurstelling over het weigeren van je verzoek best laten blijken. Misschien lucht het op. < Barbara Schure is psycholoog, NLP Master Coach en Heartmath Licentiehouder voor het Stress Reductie Programma en geregistreerd bij CRKBO als opleider. (www.mindtoday.nl.

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013

51


BIJ KASTEEL DE VANENBURG TEGEN EEN SCHERP GEPRIJSD TARIEF!

Kasteel De Vanenburg biedt u een grote variëteit aan vergaderzalen met modern comfort en geavanceerde techniek. Geinspireerd vergaderen in een 17e-eeuwse omgeving die rust en luxe uitstraalt. Wij hebben onze prijzen voor vergaderarrangementen scherp verlaagd. Zo is ons 24-uurs vergaderarrangement (inclusief zaalhuur, broodjeslunch, diner, overnachting & ontbijt) verlaagd van € 253,- p.p. naar slechts € 199,- p.p.!

BOEK NU UW VERGADERARRANGEMENT IN DEZE PRACHTIGE OMGEVING! GA NAAR WWW.VANENBURG.NL/ZAKELIJK

Het Efteling-effect van uw arrangement of evenement De inspiratie voor uw dag uit met collega’s of familie begint met een unieke locatie. Een wonderlijke omgeving, waar iedereen vrijer en opener is. En dat heeft effect. Op ieder individu, maar zeker ook op de groep als geheel. Onze arrangementen en evenementen zijn er voor groepen vanaf 20 tot 16.000 personen. Wat uw doel ook is, onze unieke locaties en diverse topattracties dragen op een onvergetelijke manier bij aan uw geheel verzorgde dag uit. Kortom, Efteling inspireert!

efteling.com | sales@efteling.com | 0416 - 287770


PRODUCTNIEUWS

ROLDO RENT Duurzaam hulpmateriaal voor iedere verhuizing Roldo Rent is dé specialist in de verhuur van duurzaam en professioneel verhuismateriaal. Je krijgt er advies over welk verhuismateriaal voor jouw verhuizing het meest geschikt is. Je hebt een uitgebreide keuze uit diverse rolcontainers, kunststof boxen en ander hulpmateriaal. Of je de te verhuizen spullen toegankelijk wilt houden tijdens de verhuizing of juist veilig afgesloten, Roldo Rent heeft de juiste oplossing. De materialen kun je afhalen bij één van hun depots of laten leveren op locatie. Bekijk de Smart Cart maar eens: de enige verhuiscontainer met het duurzaamheidslabel Cradle to Cradle Gold. Informatie: www.roldorent.nl. <

CONGRESCENTRUM.COM Goed voor elkaar Een ideaal trefpunt voor zakelijke bijeenkomsten tot 600 personen. De Werelt in Lunteren en Dennenheul in Ermelo: centraal in Nederland, een bosrijke omgeving, gratis draadloos internet en gratis parkeren op eigen terrein. Beide locaties hebben vier vergaderhamers. De Werelt heeft 15 zalen (grootste zaal tot 600 personen), 127 hotelkamers, een ruime hal en lounge, restaurant en bar. Dennenheul beschikt over 3 zalen (grootste zaal tot 90 personen), 32 hotelkamers, een restaurant, lounge, bar, sauna en fitnessruimte. En... wanneer je er een bijeenkomst organiseert, draag je bovendien bij aan een betere wereld! Want Congrescentrum.com is verbonden aan een stichting die vakanties organiseert voor mensen die niet zelfstandig op vakantie kunnen gaan; goed voor elkaar! Informatie: www.congrescentrum.com. <

DAG VAN DE JURIDISCH SECRETARESSE Nóg beter worden in je vakgebied Nóg beter worden in je vakgebied? Kom dan op 23 oktober 2013 naar de Dag van de Juridisch Secretaresse, hét congres voor secretaressen binnen advocatuur en notariaat. Sdu Juridische Opleidingen en de Boertiengroep zorgen deze dag voor inspirerende sprekers. Ontvang praktisch toepasbare tips, waarmee je jouw persoonlijke, schriftelijke en communicatieve vaardigheden uitbouwt. Bijvoorbeeld als het gaat om timemanagement, omgang met lastige cliënten, of de sleutelrol die jij als secretaresse hebt. Maar je kunt ook kiezen voor een praktische inleiding in het Nederlands recht of een juridische taalworkshop. De dag begint met een juridisch dictee, waarmee je prachtige prijzen kunt winnen. En natuurlijk is er tijdens de dag voldoende gelegenheid om kennis te maken met collega’s uit jouw vakgebied. Meld je aan via www.dagvandejuridischsecretaresse.nl. <

FEELINGZ Een verrassend kerstkeuzegeschenk Geef meer dan een cadeau, geef Feelingz. Geef medewerkers dit jaar nog hét ultieme gevoel van waardering en verras hen met een luxe witte cadeaubox met daarin een zilveren USB-sleutel die exclusief toegang geeft tot een website met de mooiste cadeaus. Feelingz biedt een combinatie van luxe A-merkproducten, belevenissen en cadeaucards. Ook zijn er mogelijkheden om goede doelen te steunen en wordt per waardevariant een traditioneel kerstpakket aangeboden. Feelingz is beschikbaar in zes verschillende waarden, oplopend van € 20,- tot € 65,-. Iedere waardevariant biedt een uniek en variërend assortiment. Meer informatie? Bel naar (070) 413 21 82 of stuur een e-mail: info@feelingz.nl. <

MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2013

53


colUMn

colofon

Als je bedoelt wat ik begrijp

Management Support Magazine is al dertig jaar het vakblad voor de professionele secretaresse, de managementassistent, de office- en bureaumanager en de directiesecretaresse. Het is een uitgave van Vakmedianet

Het gebeurt elke dag weer. En ik probeer het elke dag weer te voorkomen. Maar hoe hard ik ook probeer, een 100 procent successcore lijk ik nooit te gaan halen. Waarbij wil ik 100 procent scoren? Ik wil dat mensen naar me luisteren. En wanneer ik merk dat mensen in mijn omgeving niet naar me luisteren, probeer ik mijn volume op te schroeven en mijn taal simpel te houden. Korter en krachtiger. Het heeft vaak succes, maar geeft geen garantie op succes. Gelukkig merk ik dat ik niet de enige ben naar wie men niet luistert. Ik zie collega’s stoeien en knokken om aandacht. Sommigen maken zich dan groter, gewichtiger en statiger dan ze eigenlijk zijn. Zij zoeken een Lubberiaanse oplossing. Lubberiaans? Oud premier Lubbers was een koning in het formuleren van simpele boodschappen op een onbegrijpelijke manier. Hij propte een wir-war aan briljante politieke instincten, vage diplomatie en een dosis oorverdovende onduidelijkheid in zijn uitspraken. Aandacht kreeg hij wel, men luisterde prima. Maar hem begrijpen deden er maar weinigen. Mijn advies: ga bij gebrek aan aandacht niet Lubberen. Wat je ook zéker niet moet doen is je boodschap kracht bijzetten met uitspraken waarvan je niet zeker weet of ze kloppen: ‘Even climatiseren.’ ‘Geen hond die ernaar kraait.’ ‘Ik erger me groen en blauw.’ ‘Er valt geen pijl aan vast te knopen.’ ‘Die steekt er met kop en schotel bovenuit.’ ‘Ik erger me kostelijk’. En zo kan ik nog wel even doorgaan. Het is belangrijk dat je vloeibaar Nederlands spreekt (of bedoel ik vloeiend?). Taal die bij je past, en tegelijkertijd ook door je omgeving begrepen wordt. De kracht zit hem in de eenvoud. Maar wellicht belangrijker is dat je contact maakt met je omgeving. Maak oogcontact, maak gebaren. Misschien moet je zelfs om aandacht vragen: ‘Wat ik nu ga zeggen vind ik enorm belangrijk voor ons allen’. Ga er voor de volle 50 procent tegenaan en je zult zien dat het je geen eieren zal leggen... (Huub van Mackelenbergh)

In zijn redactionele formule richt Management Support Magazine zich op de positionering en op de ontwikkeling van het vakgebied van de doelgroep. Tevens ondersteunt het de lezer in haar functie als sparringpartner van de manager. Management Support Magazine verschijnt 10 keer per jaar Hoofdredacteur Vera Bot - verabot@vakmedianet.nl Eindredacteur Mieke Bloemheuvel - miekebloemheuvel@vakmedianet.nl Redactieadres Postbus 448 2400 AK Alphen aan den Rijn Telefoon (088) 584 09 43 / 44 Aan dit nummer werkten mee Dennis van Asselt, Trudis Baart, Aline de Bruin, Gertjan Groen, Jasper Groen, Ruben van der Laan, Marjo van Lijssel, Martijn Louws, Huub van Mackelenbergh, Roel Peeters, Maarten Poorter, Barbara Schure, André Vergne, Karen Visser, Wouter van Wingerden, Judith Winterkamp, Jan Zandstra (illustratie) Vormgeving en opmaak Publish Impulse Group - Cross Media Solutions Druk Veldhuis Media, Raalte Uitgever Jelske Gerritsma Marketing Ceesjan de Vos - cdevos@vakmedianet-alphen.nl Advertentie-acquisitie Saskia Bosker Telefoon: (06) 51 68 17 07 sasksiabosker@vakmedianet.nl Irene Verhulst Telefoon: (06) 51 37 89 71 ireneverhulst@vakmedianet-alphen.nl Advertentieplaatsingen worden uitgevoerd overeenkomstig de ‘Regelen voor het Advertentiewezen 1990 Abonnementen Jaarabonnement € 94,- (excl. 6% btw, incl. verzending). Collectieve abonnementen op aanvraag. Abonnementen kunnen tot uiterlijk drie maanden voor aanvang van een nieuw abonnementsjaar worden opgezegd. Bij niet-tijdige opzegging wordt het abonnement automatisch verlengd. Informatie: klantenservice@vakmedianet.nl. Telefoon: (088) 584 08 88. Digitale abonnementen Dit magazine is ook digitaal verkrijgbaar. Meer informatie: http://digitaal.managementsupport.nl/ Informatie over abonnementen Vakmedianet legt uw gegevens vast voor de uitvoering van de (abonnements-)overeenkomst. Uw gegevens kunnen door Vakmedianet, of zorgvuldig geselecteerde derden, worden gebruikt om u te informeren over relevante producten en diensten. Indien u hier bezwaar tegen heeft kunt u contact met ons opnemen. Op alle uitgaven van Vakmedianet zijn de algemene leveringsvoorwaarden van toepassing. Deze kunt u lezen op www.vakmedianet.nl Verzending en facturering Vakmedianet Partners Best Western, Conferentiecentrum Woudschoten, De Efteling, Golden Tulip, KPN, Schoevers en VCK Travel.

Algemene voorwaarden Niets uit deze uitgave mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever worden opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. ISSN 1382-3590 - Copyright 2013 Management Support Magazine. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaarden de auteur(s), redacteur(en) en uitgever(s) geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan.

54

MAnAGEMEnT SUPPoRT oKToBER 2013


BestMeeting,..for your Best meeting ever! BestMeeting PRO is het eerste professionele vergaderconcept op de markt met een belofte aan u. Geen verborgen kosten, altijd zalen met daglicht, fruitbreak in de middag, altijd gratis beamer, meetinghost, eco producten, extra voordeel voor meetings op maandag en ga zo maar door! Wij leveren graag maatwerk aan voor ieder type bijeenkomst. En voor alle locaties heeft u met ĂŠĂŠn contactpersoon te maken. Onze medewerkers staan graag voor u klaar. Binnen 24 uur weet u precies waar u aan toe bent, qua beschikbaarheid, kosten en mogelijkheden.

Bel 033 469 70 75 of kijk op www.bestmeeting.nl

Persoonlijk


We zetten u graag op uw plek. Complete business arrangementen, tegen zeer scherpe tarieven. Met als voorwaarde: Bilderberg kiest voor u in welke van de zeven prachtige hotels op de Veluwe u vergadert.

8-uurs arrangement € 49 p.p. 24-uurs arrangement € 169 p.p. 32-uurs arrangement € 199 p.p.

Why settle for less? Bilderberg introduceert het Veluws Vergader Voordeel: complete vergaderarrangementen in één van onze zeven hotels op de Veluwe tegen zeer scherpe tarieven. Wat vragen wij van u? Alleen flexibiliteit qua locatie. Bilderberg kiest voor u in welke van de 7 hotels op de Veluwe uw bijeenkomst plaats vindt. Uiteraard bent u altijd gegarandeerd van de Bilderberg kwaliteit! Het Veluws Vergader Voordeel is boekbaar tot en met 31 december 2013. Kijk voor meer informatie of reserveringen op www.bilderberg.nl/vvv of bel 0317 362 266 o.v.v. Veluws Vergader Voordeel.


Msm 10