Lr msm12 2017

NUMMER 12, DECEMBER 2017

VERRIJK JE FUNCTIE OVERTUIG JE MANAGER IN EEN GESPREK ZELFSTURING: ZO PAKKEN ZORGSECRETARESSES HET AAN GELUK OP DE WERKVLOER GELD OF COMPLIMENTEN?

VIBEMANAGEMENT VOOR DE WAUW-FACTOR OP JE WERK

24, 25 & 26 JANUARI 2018

OPENINGSTIJDEN

JAARBEURS UTRECHT

WOENSDAG 24 JANUARI

www.vakbeursfacilitair.nl

VRIJDAG 26 JANUARI

DONDERDAG 25 JANUARI

Wij nodigen u van harte uit voor een bezoek aan de vakbeurs Facilitair & Gebouwbeheer, hét complete vakevenement op het gebied van facilitair management en gebouwbeheer.

10.00 - 17.00 UUR 10.00 - 17.00 UUR 10.00 - 17.00 UUR

BEURSBEZOEK IS

Laat u gedurende drie beursdagen informeren door onze standhouders en inspireren door de tientallen sprekers en innovaties op de beursvloer.

Editie 2018 staat daarnaast in het teken van ons 20 jarig jubileum dat we graag met u vieren. Daarom zien we u graag op 24, 25 of 26 januari 2018 in de Jaarbeurs Utrecht.

ONTMOET...

LUISTER...

BEKIJK...

DEEL...

BELEEF...

Volg ons ook op Twitter: @beursfacilitair #vakfacgb

BIJ VOORREGISTRATIE OP WWW.VAKBEURSFACILITAIR.NL

± 400 standhouders op het gebied van facilitair management en gebouwbeheer naar de deskundige sprekers tijdens tientallen themasymposia trends en ontwikkelingen op het noviteitenplein uw interesse met de 15.000+ bezoekers tijdens de borrels 20 jaar vakbeurs Facilitair & Gebouwbeheer

Voor de vroege vogels staat er een kop koffie of thee klaar

Download de bezoekersapp FG2visit in de Appstore!

COLUMN

COMPLIMENT

0

mdat ik graag een goede de liefste en leukste moeder wil zijn, lees ik blogs van andere moeders en experts over opvoeden. En laatst kwam ik een paar slimme tips tegen over het complimenteren van

je kind. Ik wil ze immers positief stimuleren en zelfvertrouwen geven, zonder verwende etters van ze te maken. De tip die ik toen las, pas ik nu dus toe. Het is heel simpel. Je compliment geef je direct of snel na het vertoonde gedrag, je bent concreet, en het moet iets zijn wat je kind deed (of juist niet). Gedrag dus, en niet uiterlijk of intelligentie.

Dus niet: ‘Wat ben je slim/mooi/knap.’

Maar wel: ‘Je hebt je boeken teruggezet in de kast en je lego in de doos gedaan.

Dat noem ik nog eens opruimen!’ Als ik op deze manier waardering uitspreek, zie ik mijn oudste zoon van zes groeien van trots.

En dit is volgens mij ook prima op de werkvloer toe te passen. Want een compliment krijgen, dat willen we allemaal wel toch? Sterker nog, we willen liever complimenten dan salarisverhoging. Huh? dacht ik nog even. Want van een schouderklop betaal ik de hypotheek niet, noch luiers, broodbeleg of een vakantie. Maar zit het eenmaal snor met die maandelijkse financiële prikkel, dán komt de waardering om de hoek kijken. Het welgemeende com-pli-ment. Want een compliment, tja, dat is een cadeautje. Je groeit ervan, bijna letterlijk, je zweeft als het ware even omhoog.

Tenminste, als je het durft aan te nemen.

Bijvoorbeeld: ‘Wat een mooie jas heb je aan.’

‘Wat?! Dit oude ding?! Heb ik al jaaaaa-ren.’

Of: ‘O deze, uitverkoopje, kostte geen drol.’

Ander voorbeeld: ‘Top georganiseerd dames!’

‘Het was geen enkele moeite hoor.’ (met wegwuivend gebaar) Het enige wat je zeker weet is dat degene die je een compliment gaf, zich wel twee keer zal bedenken om dat nog eens te doen. Zelden hoor je een antwoord als ‘Dank je!’ of ‘Ja, vind ik ook!’

Want moeilijker nog dan complimenten geven, is ze ontvangen.

Vera Bot hoofdredacteur

DECEMBER 2017

|

3

INHOUD

ZORGEN VOOR DE WAUW-FACTOR “Vibemanagement past bij deze tijd”, zegt trainer Gunilla Blijsie. “Vroeger ging je naar je werk omdat dat moest. Nu willen mensen gelukkig zijn, ook op hun werk. Een vibemanager zorgt ervoor dat een baan een wauw-factor krijgt.

Het geeft medewerkers het gevoel van: dit is een organisatie waar ik me thuis voel en waar ik graag wil zijn.”

Hoe doet een vibemanager dat? En wat houdt die functie precies in?

VIBEMANAGEMENT

10

BEST PRACTICES VIBEMANAGEMENT

Monique van Spengen en Madeleine Jansen zijn vibemanager bij respectievelijk Trivento en Pepperminds. Ze vertellen hoe zij vibemanagement in de praktijk brengen. “Ik zorg voor persoonlijke aandacht voor iedereen.”

14

JE FUNCTIE VERRIJKEN - OVERTUIG JE MANAGER Als managementassistent wil je graag je functie verrijken. Maar: hoe overtuig je je manager dat jij geschikt bent om nieuwe taken op te pakken? “Bereid het gesprek goed voor en laat je niet te snel uit het veld slaan”, is het advies. “En zie een vernieuwde functie als een reis waarbij je ook zelf ontdekt wat je wilt en wat je aankunt.”

18 4

|

DECEMBER 2017

ZELFSTURING In de zorgsector zijn ze er al langer mee bezig, zelfsturende teams. Managementlagen worden weggesneden om kosten te besparen en zorgmedewerkers krijgen meer verantwoordelijkheid. Ook komen er dan vaak zelfsturende secretaresseteams. Twee secretaresses en een teamleider vertellen wat er allemaal bij zelfsturing komt kijken.

PRAKTISCH

Signaal

6

• Ontwikkel een persoonlijke visie en strategie • Adviseer de voorzitter en notuleer makkelijker • Jongeren kampen met burn-out

24

Spellingtips

36

Verleden tijd en het voltooid deelwoord

Softwaretips

COMPLIMENTEN GEVEN

38

Verwerk de huisstijl in een diamodel

Geven we wel voldoende complimenten, of staan we vooral stil bij de verbeter- en ontwikkelpunten? Tips voor meer geluk op de werkvloer.

PERSOONLIJK

Column Gwennie Benjamins

28

21

Toekomstmuziek

MOTEL MIGRAINE

Zo werk ik

Migraine en werk is vaak een lastige combinatie. Hoe kun je jezelf of je collega met migraine helpen?

Daphne Jonkers-Metselaar

32

Young Professional

37

Joyce Tijhof-Harkema

34

MEET JOYCE Joyce Tijhof-Harkema

SERVICE

Community

22

Managementassistent als linking pin en andere nieuwe opleidingen

is medisch secretaresse bij Ambulancezorg Gro-

Productnieuws

41

Cartoon & colofon

42

ningen. “Ik ben een snelle leerling. Ik zorg dat iemand me maar één keer iets hoeft uit te leggen. Ik schrijf het op, dan kan ik het altijd terugvinden. Pas vertelde iemand me dat ik

37

een hoge gunfactor heb, dat was leuk om te horen.

Ik ga namelijk op eigen initiatief langs de verschillende posten in Groningen.”

DECEMBER 2017

|

5

SIGNAAL TEKST MURIËL KLEISTERLEE & VERA BOT

Management Support Event weer druk bezocht Het congresprogramma had dit jaar als the-

ren, waren er de mini-workshops. In een half

ma ‘Werk vanuit je talent’. Talentexpert, coach

uur tijd kon je je kennis laten bijspijkeren op

en trainer Charlotte van Asseldonk ging in op

het gebied van LinkedIn, hospitality en het pit-

het praktische gedeelte rond talentontwikke-

chen van je talent.

ling en hield het publiek drie vragen voor: wie

Proef nog even de sfeer en kijk of je op een

ben ik, wat kan ik en wat wil ik? Hoogleraar

van de vele foto’s staat! Die vind je op:

sociale psychologie aan de Radboud Univer-

www.managementsupport.nl

siteit Nijmegen en schrijver Roos Vonk ging in op zelfvertrouwen, en hoe je dat kunt vergroten. Ze besloot haar betoog met het advies om ook mannelijke kwaliteiten (zoals daadkracht en vasthoudendheid) in te zetten naast Zo leef je er een halfjaar naartoe en zo is het

alle vrouwelijke kwaliteiten (zoals goed kun-

alweer voorbij: het Management Support

nen luisteren en perfectionisme).

Event 2017. 16 november barstte Supernova

Op het Kennisplein werd genetwerkt, rond-

in de Jaarbeurs uit zijn voegen van de talent-

gesnuffeld, gegeten en gedronken. Voor de-

volle managementondersteuners.

genen die om 16.00 uur nog niet moe wa-

ONTWIKKELINGEN SECRETARESSEVAK 1.

Zorg dat je goed in beeld hebt wat je takenpakket is, ook al kun je je officiële functieomschrijving zelf waarschijnlijk niet bewerken. Door de jaren heen heb je er misschien flink wat taken bij gekregen. Als je die goed kent, kun je beter onderhan-

DOOR KAREN VISSER (WWW.NEWBROOM.NL)

delen bij veranderingen of beloningsgesprekken.

2.

Blijf lezen over je vakgebied, in vakliteratuur maar ook in de krant. Stel bij Google Alerts een melding in voor de woorden ‘secretaressevak’ en ‘secretaresse’ om zo nieuws te volgen over je vak.

3.

Wees voorbereid op de robot. Welke taak is dusdanig te automatiseren dat hij door een robot of computer kan worden overgenomen? Denk bijvoorbeeld aan het verwerken en inscannen van gegevens. Betekent ‘goedkoper’ ook handiger, of is het om een andere reden nodig dat jij degene bent die het blijft doen? Er zullen taken wegvallen, maar de kunst is om goed in beeld te hebben waar jouw meerwaarde in zit.

4.

Wees voorbereid op de zzp’er. Welke taak van jou is uit te besteden aan een freelancer of virtual assistant? Denk bijvoorbeeld aan notuleren. Geeft dit jou eindelijk ruimte en lucht om andere taken op te pakken of wordt je functie uitgehold?

Bereid je voor op meerdere scenario’s en motiveer wat jouw meerwaarde is ten opzichte van die freelancer.

5.

Word je bewust van jouw unieke touch. Welke taken heb jij waarvoor jij echt degene bent die ze moet uitvoeren, wil het goed gebeuren? Wat is jouw persoonlijke en unieke aanpak? Die taken zijn het waardevolst voor jouw houdbaarheid.

6.

Weet welke vaardigheden in de toekomst het waardevolst zijn én hoe jij daarop scoort. Waar zit men op te wachten in 2022? Wat heb jij daarin nog te leren?

7.

Blijf in contact met vakgenoten, binnen en buiten je organisatie. Sluit je op LinkedIn aan bij de grotere groepen van managementondersteuners (zoals die van Management Support). Een groot netwerk is belangrijk om jezelf te ontwikkelen en te promoten.

8.

Organiseer binnen je organisatie gesprekken over jullie functie. Wat is een secretaresse anno nu? Wat gaat er volgens jullie interne klanten de komende jaren veranderen? Via bijvoorbeeld een rondetafelgesprek, interviews of enquête kun je dergelijke gesprekken voeren.

9.

Zoek contact met andere expertises. Met name je IT-collega’s weten wat de ontwikkelingen zijn en hoe die jouw vakgebied kunnen raken. Zorg dat je op de hoogte blijft van de keuzes die de organisatie maakt en gaat maken.

10. Ontwikkel jezelf waar dat kan. Schrijf je in voor elke cursus, workshop en vorm van training die je intern of extern mag volgen. Een kijkje achter de schermen bij een andere afdeling kan ook waardevol zijn; niet alles hoeft geld te kosten.

6

|

DECEMBER 2017

Een zitplaats en een kopje koffie graag

MEER SCHONE TOILETTEN

Een schone omgeving speelt een grote rol in de

ring. Het mooie is

Na een aanzienlijke daling vo-

ervaring van een gastvrije ontvangst.

dat dit een factor is

rig jaar, is de hygiëne in toilet-

waar je als organi-

ten aanmerkelijk beter. Van

Niet alleen in hotels ergeren Nederlanders zich aan

satie juist zelf grip

de onderzochte 150 toiletten

de slechte hygiëne, ook bij zorginstellingen en eve-

op hebt.’

bleek 39 procent schoon. Vo-

nementenlocaties is een verzorgde omgeving de

Bij aankomst hech-

rig jaar was dat nog 27 procent.

belangrijkste voorwaarde voor een welkom gevoel.

ten Nederlanders

Toch treft de Nederlander dus

Dat blijkt uit onderzoek van EW Facility Services on-

veel waarde aan

eerder een vervuild dan een

der ruim 1.000 Nederlanders.

een vriendelijke be-

schoon toilet aan. Dat blijkt uit

Bij een bezoek aan een zorginstelling ergert meer

groeting, maar ook

het jaarlijkse Nationaal Toile-

dan de helft zich het meest aan een onverzorgde

voornamelijk aan

tonderzoek 2017 van vakblad

uitstraling. Ook is een verzorgde omgeving op eve-

de beschikbaarheid

Service Management en Facili-

nementenlocaties (45%) en in kantoorgebouwen

van een zitplaats.

ty Trade Group, leverancier van

(32%) voor velen een belangrijke factor voor een

Vooral in zorginstel-

hygiënische voorzieningen en

prettige ervaring. Locaties krijgen daarbij vaak geen

lingen (65%) en op kantoorlocaties (56%) vindt men

facilitaire producten.

tweede kans voor een eerste indruk. In plaats van

het belangrijk om niet te hoeven staan tijdens het

dit aan te kaarten, deelt 31 procent van de Neder-

wachten. Daarnaast scoort een gastheer- of vrouw

Wie in het openbaar naar het

landers hun ervaringen over een niet-gastvrij be-

bij 3 op de 4 Nederlanders bonuspunten wanneer

toilet moet, doet er verstandig

zoek na afloop wél met vrienden en kennissen. Bas

hij/zij snel en persoonlijk aandacht schenkt. Humor

aan naar een representatief ho-

Haagen, directeur Marketing en Sales bij EW Facility

wordt eveneens gewaardeerd, net als wat te drin-

tel of restaurant te gaan. Daar

Services: ‘Het lijkt iets kleins, maar wanneer het er-

ken aangeboden krijgen direct bij aankomst. Het

bleek 44 procent van het sanitair

gens niet helemaal verzorgd is of het ruikt onpret-

overbruggen van de wachttijd zonder internet is

schoon. Nederlanders kunnen

tig, dan is dat direct bepalend voor de totaalerva-

voor weinigen een probleem.

ook uitwijken naar een ziekenhuis of een dokterspraktijk, want ook de zorg scoorde met 44 pro-

er een geactualiseerde 2e druk is verschenen van onze populaire uitgave

cent goed. Openbare gebouwen

Het projectassistentboek, het enige boek tot nu toe over de rol en positie van

als gemeentehuizen, bibliothe-

de projectassistent? > een van de best bekeken items van 2017 op manage-

ken en stations scoorden 35 pro-

mentsupport.nl is: 10 woorden die je beter kunt vermijden? > de redacti-

cent schoon. De warenhuizen en

onele thema’s voor 2018 inmiddels bekend zijn? > je dus weer veel interessan-

bouwmarkten sluiten de rij met

te interviews en artikelen kunt verwachten in 2018? > Wij wensen je alvast

28 procent schoon.

een fijne decembermaand toe en een gelukkig 2018! <

Bij Alrijne Ziekenhuis in Leiderdorp troffen de onderzoekers het

DEZE EIGENSCHAPPEN HEB JE NODIG

schoonste toilet van Nederland

VOOR EEN LEIDINGGEVENDE FUNCTIE

der schoonmaak & textiel: “In de

aan. Hans Rijsbergen, teamleiopenbare ruimtes van het ziekenhuis, dichtbij de ingang, maken

BEN JE SECRETARESSE OF ASSISTENT EN ZOU JE

• Ontwikkelen van een helicopterview

we maar liefst vijf keer per dag

WILLEN DOORGROEIEN NAAR EEN LEIDINGGE-

• Mensgericht én taakgericht handelen

schoon. Dat is namelijk het visite-

VENDE FUNCTIE (BIJVOORBEELD TEAMLEIDER

• Goede communicatieve vaardigheden

kaartje van het ziekenhuis.”

SECRETARIAAT)? DAN MOET JE EEN AANTAL CA-

• Besluitvaardigheid

PACITEITEN EN EIGENSCHAPPEN (VERDER) ZIEN

• Daadkracht en overtuigingskracht

TE ONTWIKKELEN.

• Mensen motiveren • Staan voor je team

Misschien mag je binnenkort een training volgen, let

• Verantwoordelijkheidsgevoel

er dan op dat een aantal van de volgende zaken aan

• Coördinerende en organisatorische vaardigheden

bod komen:

• Flexibel en stressbestendig

DECEMBER 2017

|

7

SIGNAAL

Makkelijker notuleren; voorzitter adviseren Een voorzitter die een vergadering goed

aanleiding en wat het doel van het punt is. Is

temperament enzovoort – maar met deze in-

leidt, maakt je rol als notulist een stuk

er sprake van informatie uitwisselen, mening

formatie kun je de voorzitter wel helpen!

makkelijker. Helaas doen veel voorzit-

vormen of besluit nemen? Tijdens de discussie

ters maar wat. Ze gaan slecht voorbereid

roept hij deelnemers tot de orde als ze te veel

de vergadering in en dat is voor de notu-

afdwalen. Bij de afronding geeft hij een korte

list heel vervelend. Maar daar kun je iets

samenvatting van de discussie en formuleert

aan doen!

hij de afspraken en acties.

Het probleem is dat veel voorzitters niet stil-

Als de voorzitter de vergadering groepsge-

staan bij de taak die ze hebben als voorzitter.

richt voorzit, dan motiveert hij alle deelne-

Ze weten niet welke vergaderprocessen er spe-

mers om een positieve bijdrage te leveren. Hij

len tijdens de vergadering en hoe je die kunt

probeert alle deelnemers bij de vergadering

beïnvloeden. Ze staan niet stil bij de aanleiding

te betrekken. Door geregeld samen te vatten,

of het doel van een agendapunt. Of ze laten

voorkom je dat mensen de draad van de ver-

deelnemers uitgebreid stokpaardjes berijden.

gadering kwijtraken en afhaken. Elkaar in de

Als je dit gedrag herkent: stap in je rol als advi-

rede vallen, niet laten uitpraten, onderonsjes

seur en vertel je voorzitter dat je op twee ma-

of slecht luisteren zijn natuurlijk niet gewenst.

nieren kunt voorzitten: taakgericht en groeps-

Het creatief omgaan met de verschillen tus-

gericht.

sen de deelnemers is een van de moeilijkste

Taakgericht voorzitten wil zeggen dat de voor-

opgaven voor de voorzitter. Verschillen zullen

zitter erop let dat de vergaderdoelen worden

er altijd zijn – iedere deelnemer heeft nu een-

bereikt. Hij geeft bij elk agendapunt aan wat de

maal zijn eigen achtergrond, kennisniveau,

39%

is de kans om een schoon openbaar toilet aan te treffen Bron: Nationaal Toiletonderzoek 2017

EEN GOED CV OPSTELLEN DE ZOEKTOCHT NAAR EEN NIEUWE BAAN BEGINT DOORGAANS MET HET BIJWERKEN VAN HET CV. MAAR WAT IS NU EEN GOED CV? PAGE PERSONNEL, SPECIALIST IN WERVING EN SELECTIE, DEED HIER ONDERZOEK NAAR. Daar komen zes tips uit naar voren: 1.

Geef je groeipad aan: vermeld alle functies die je binnen hetzelfde bedrijf hebt vervuld. Het geeft aan welke ontwikkeling je hebt doorgemaakt.

2.

Maximaal 2 A4’tjes: beperk je tot de belangrijkste gegevens, maar laat wel zien dat je aan alle in de vacature genoemde vereisten voldoet.

3.

Geef de meest rooskleurige voorstelling van de werkelijkheid. “Doe je best om de feiten zo mooi mogelijk weer te geven”, zegt Joost Fortuin, managing director van Page Personnel Nederland. “Vergelijk het met het verhuren van je appartement via Airbnb: je kiest de foto’s waarop je huis er zo groot en zo mooi mogelijk uitziet. Dat is prima, zolang je huurders maar wel je appartement herkennen bij aankomst.”

4.

Motiveer je sollicitatie goed; 90 procent van de recruiters vindt dit heel belangrijk! 84 procent raadt aan om ook hobby’s te vermelden.

“Het geeft niet alleen een beeld van de persoonlijkheid van de kandidaat, het kan er ook voor zorgen dat jouw cv opvalt in de grote stapel”, zegt Fortuin.

5.

Toon aan hoe loyaal je bent: als je om de twee jaar van baan wisselt, ben je niet aantrekkelijk voor werkgevers.

6.

Vermeld bekende bedrijven/organisaties prominent. Als je voor een bekend merk hebt gewerkt, heb je een streepje voor.

8

|

DECEMBER 2017

Jongeren kampen met burn-out Werk en privé gescheiden houden blijkt steeds moeilijker. Onder meer dankzij de moderne communicatiemiddelen, waardoor we altijd maar bereikbaar zijn. Vooral jonge werknemers tussen de 25 en 35 jaar hebben er moeite mee. Inmiddels heeft een kwart van de jongeren last van klachten gerelateerd aan burn-out, zo bleek uit onderzoek van de ArboUnie.

Jan van den Hoogen, arbeids- en organisatieadviseur bij ArboUnie zoekt de oorzaken vooral in de wisselwerking tussen het werk en de ambities en verwachtingen bij jongeren zelf. Zo is de werk-privébalans voor bijna een op de vijf dertigers lastig om goed te houden. “Jonge werknemers hebben bovendien vaak grote ambities en behoefte aan afwisseling. Zij vragen veel van zichzelf en lijken onvoldoende manieren te hebben om te ontspannen en te herstellen. Op een gegeven moment zijn er dan geen herstelbuffers meer. Hun mentale veerkracht verzwakt. Je raakt uitgeput en de kans op een overspanning neemt toe.”

Ook onderzoeksbureau Leaufort noemt de scheidslijn tussen werk en privé als mogelijke oorzaak. Die wordt steeds vager en de druk in het privéleven is vooral bij jongeren flink toegenomen, waardoor zij het werk minder aan kunnen. Waarschijnlijk zijn internet, mobiele telefoon en social media hierbij belangrijke factoren, omdat je continu in contact staat met anderen. Daarnaast worden mensen overladen met grote hoeveelheden informatie en allerlei keuzemogelijkheden. Het kost veel energie om hieruit de juiste informatie te filteren en gefocust te blijven.

Boomerang | Android, iPhone (gratis) Voor deze mail-app is sinds kort ook een iPhone-uitvoering beschikbaar. Onderscheidend zijn vooral de ingebouwde assistent die commando’s (in het Engels) via de microfoon kan verwerken en de ‘boemerang-functie’ om mail tijdelijk te verbergen. Verder zitten er handige veegacties in voor bijvoorbeeld het verwijderen of verplaatsen van berichten.

GERTJAN GROEN

Index | Android, iPhone, iPad (gratis) Met Index kun je links, notities en bestanden organiseren in doorzoekbare verzamelingen. Je kunt je eigen bestanden bewaren in Index, maar ook verwijzen naar bijvoorbeeld de bestanden die je bij diensten als Dropbox of Google Docs hebt neergezet. Zo werkt het als een soort paraplu waaraan je allerlei diensten kunt koppelen. maps.me | Android, iPhone, iPad (gratis) Ben je op zoek naar een handige gratis reisplanner met navigatie en verkeersinformatie? Deze app is een aanrader. Heel praktisch zijn de voorzieningen om locaties op de kaart te bewaren en te organiseren in mappen. Ook kan de app kaartmateriaal opslaan dat je daarna offline kunt gebruiken.

Saiy | Android (gratis) Saiy is een (Engelstalige) virtuele assistent voor Android, die vrijwel onzichtbaar op de achtergrond zijn werk doet en reageert op een toverwoord of toetsaanslag. Saiy kan bijvoorbeeld berichten versturen, contacten bellen of afspraken in de agenda zetten. Saiy wil zich van Siri van Apple onderscheiden door een razendsnelle werking en enorm veel functies.

Microsoft Edge | Android, iPhone (gratis) Voor de liefhebber van de Edge-browser van Microsoft is het goed te weten dat een versie voor Android en iPhone in aantocht is. Het bedrijf belooft een naadloze ervaring tussen pc en smartphone. Zo kun je bijvoorbeeld verder lezen op de smartphone en ook direct gegevens synchroniseren, zoals je favorieten. Een preview is reeds beschikbaar.

WhatsApp | Android, iPhone (gratis) Benieuwd waar je collega’s uithangen of waarom ze te laat zijn voor een meeting? WhatsApp kan het je precies vertellen.

Sinds kort kun je namelijk contacten toestaan om live je locatie te volgen op een kaart, eventueel gedurende een instelbare periode. Google Maps heeft al wat langer een vergelijkbare feature voor het volgen van vrienden.

DECEMBER 2017

|

9

EEN VIBEMANAGER ZORGT VOOR DE WAUW-FACTOR 10

|

DECEMBER 2017

VA K T R E N D - V I B E M A N AG E M E N T TEKST MAAIKE TINDEMANS

“Vibemanagement past bij deze tijd”, zegt trainer Gunilla Blijsie. “Vroeger ging je naar je werk omdat dat moest. Nu willen mensen gelukkig zijn, ook op hun werk.

Een vibemanager zorgt ervoor dat een baan een wauw-factor krijgt. Het geeft medewerkers het gevoel van: dit is een organisatie waar ik me thuis voel en waar ik graag wil zijn.” Hoe doet een vibemanager dat? En wat houdt die functie precies in?

“E

en vibemanager zorgt ervoor dat er een goede vibe in een organisatie is”, zegt trainer Gunilla Blijsie.

“Hoe je dat doet is per branche en per organisatie verschillend. Hoogopgeleide, ambitieuze ICT-medewerkers hebben andere wensen dan medewerkers in de zorg. De ene groep zou het bijvoorbeeld heerlijk vinden om regelmatig samen te lunchen. Dat geeft hen de kans om even op adem te komen en collega’s rustig te spreken. Anderen maak je weer gelukkig met een mooie ontspanningsruimte en een leuke bar. Ga dus als vibemanager op onderzoek uit. Vraag het onderzoek naar medewerkerstevredenheid op. Praat met je collega’s en kijk hoe de processen op een afdeling lopen. Wil iedereen op vrijdagmiddag naar huis?

Of zouden ze het leuk vinden om na een drukke week even samen te borrelen? Kortom, zorg dat je aanvoelt wat medewerkers echt willen en dat je voldoende voelsprieten in de organisatie krijgt.”

WERKKLIMAAT VERBETEREN

“Dit onderzoek levert meer op dan alleen goede ideeën”, zegt Gunilla. “Je komt er ook achter wat niet zo goed loopt en wat de frustraties van jouw collega’s zijn. Misschien storen ze zich bijvoorbeeld aan een haperende computer of vinden ze het lastig om zich te concentreren in de open kantoortuin. Als vibemanager is het de kunst om je niet mee te laten slepen door deze individuele verhalen. Je her-

kent de frustraties en probeert er met een helicopterview naar te kijken. En je vraagt je af wat jij kunt doen om het algehele werkklimaat te verbeteren.”

Als voorbeeld noemt Gunilla de frustratie van medewerkers die moeten verhuizen naar een nieuw pand. “Voor veel medewerkers is die verhuizing een feest. Maar misschien dat de oude garde daar moeite mee heeft, omdat zij veel herinneringen hebben aan die goede oude tijd.

Hoe leuk is het dan om op een vrijdagmiddag met z’n allen afscheid te nemen van dat pand? Je verzamelt wat foto’s en verhalen uit die tijd. En je zorgt voor een hapje en een drankje. Zo voelen zij zich begrepen en kunnen ze gemakkelijker de stap maken naar het nieuwe pand.”

DE LEUKSTE IDEEËN

Feike Cats, auteur van het boek Verleuken kan iedereen, zegt dat er legio dingen zijn die het werk leuker kunnen maken, zoals een voetbaltafel in de kantine, flexibele werktijden of een kantine die omgetoverd wordt tot een veredelde huiskamer. “En geluk zit hem vaak in kleine dingen”, zegt hij. “Misschien moet iedereen werken tijdens de Olympische Spelen. Hoe leuk is het dan dat iemand op jouw werkplek een televisie regelt, zodat je de Spelen toch met een half oog kunt volgen. Je hebt een vibemanager nodig die dit soort dingen regelt omdat het anders niet van de grond komt.” Feike zegt dat het bovendien belangrijk is dat een vibemanager voor voldoende draagvlak zorgt. “Zet verleukteams op, want de leukste ideeën komen als je praat met mensen van de werkvloer.

En probeer vooral niet te veel tegelijk te doen. Mensen raken gemotiveerd door de veranderingen die ze zien.

Zo ontstaan er weer nieuwe ideeën. En overdrijf niet. De werkplek hoeft ook weer geen speeltuin te worden. Het moet een plek blijven waar ook gewoon gewerkt wordt.”

AUTEUR FEIKE CATS:

‘Zet verleukteams op maar overdrijf niet’

SENSITIEVE DOENER

Gunilla zegt bovendien dat het belangrijk is om oog te hebben voor het geheel. “Mensen kunnen individueel erg

DECEMBER 2017

|

11

VA K T R E N D - V I B E M A N AG E M E N T

VOORBEELDEN VAN VIBEMANAGEMENT Wat kun je als vibemanager doen om de vibe te verbeteren?

Management Support zette enkele voorbeelden op een rij: Wees trots op de kernwaarden Waar sta je als organisatie voor? Waarom willen medewerkers hier graag werken? Onderzoek wat de kernwaarden van jouw organisatie zijn en breng ze prominent in beeld, bijvoorbeeld door ze op een muur te schilderen.

Zorg voor een prettige werkomgeving Een prettige werkomgeving begint natuurlijk met goede koffie en verse bloemen op tafel. Wat kun je nog meer doen?

Creëer bijvoorbeeld een mooie ontspanningsruimte waar je samen luncht en samen feest. Dit wordt een plek waar collega’s even op adem kunnen komen.

Herken de signalen Maken sommige collega’s erg lange dagen? En merk je dat ze vermoeid worden? Herken die signalen en geef hen bijvoorbeeld een waardebon voor een ontspannende activiteit cadeau. Of merk je dat nieuwe buitenlandse medewerkers het lastig vinden om hier in Nederland hun draai te vinden?

Organiseer eens een event waarmee ze op een ontspannen manier kennis kunnen maken met onze cultuur en onze gewoontes.

Vier de successen Heb je samen iets moois bereikt? Zorg dan dat je dat samen viert. Haal een taart of trek een fles champagne open. En maak foto’s zodat je geregeld aan die leuke momenten herinnerd wordt.

TRAINER GUNILLA BLIJSIE:

‘Een goede vibemanager is sensitief’

talentvol zijn. Toch kan er een slechte vibe ontstaan als zij in een team samen moeten werken. Als vibemanager doorzie je dat en kun je daar op een creatieve manier een goede draai aan geven. Belangrijk daarbij is de afstemming met de directie. Als vibemanager sta je stevig in je schoenen. Als de sfeer slecht is, durf je dat te adresseren.

Bovendien ben je sensitief genoeg om te weten dat een organisatie waarin veel verandert niet altijd een positieve vibe heeft. Je anticipeert daarop en hebt je eigen kijk op de factoren die invloed hebben op de heersende vibe.”

HR EN OFFICEMANAGEMENT

Tot slot is het de vraag welke plek je hebt binnen een organisatie. Gunilla zegt dat een vibemanager raakvlakken heeft met personeelszaken. “Een vibemanager is meer een doener. Als hr-manager richt je je vooral op het beleid of de beleidsinstrumenten. Een goede vibemanager is meer iemand die tussen de collega’s staat. Hij of zij is sensitief en voelt bijvoorbeeld aan dat het niet goed gaat met iemand, neemt het initiatief om erachter te komen wat er speelt en kiest een passende actie.” Vibemanagement heeft ook raakvlakken met officemanagement. Gunilla: “Maar het grote verschil zou moeten zijn dat een vibemanager een budget heeft voor het creëren van de juiste sfeer. Dit stelt hem of haar in staat om zelf de juiste beslissingen te nemen en zo bij te dragen aan de juiste vibe. ”

Zorg voor passende events Een bedrijfsborrel kan iedereen organiseren. Maar wat zijn nou events die echt bij jouw collega’s passen? Misschien is dat een middagje sporten, een beauty-avond of een yogales.

En wellicht dat daar een leuk yoga- of sportclubje uit voortkomt.

Verras je collega’s Iedereen vindt het leuk om verrast te worden. Huur bijvoorbeeld een keer een barista in die echt lekkere koffiespecialiteiten maakt. Of koop veel vers fruit en maak voor iedere collega zijn of haar favoriete smoothie. Het is het verrassingselement waarmee je het verschil maakt, waardoor mensen er nog lang over napraten.

12

|

DECEMBER 2017

TRAINER SANDER SCHROEVERS:

‘In Azië is het groepsgevoel erg belangrijk’

VIBEMANAGEMENT IN HET BUITENLAND Vibemanagement komt oorspronkelijk uit Amerika. IT-bedrijven in Silicon Valley zetten vibemanagement in om talentvolle medewerkers aan zich te binden. Toch verwacht trainer en auteur Sanders Schroevers niet dat het Amerikaanse vibemanagement ook een succes kan worden in Nederland. “Amerikanen vinden het normaal dat zij persoonlijk beloond worden voor hun prestaties. Een vibemanager die allerlei extra’s voor hen regelt, past daarbij. In Nederland is het juist niet wenselijk om je hoofd boven het maaiveld uit te steken. We houden wel van extra’s, maar die moeten dan voor iedereen gelden. En we zijn er al helemaal niet aan gewend dat een manager even in een hangmatje gaat liggen om ergens rustig over na te denken. De instelling is: doe maar normaal, dan doe je al gek genoeg.”

Japan Sander ziet dat vibemanagement ook in andere werelddelen wordt toegepast. Zo heeft hij zelf in Japan gewerkt. “In Azië is het groepsgevoel erg belangrijk. Na het werk gingen we bijvoorbeeld met z’n allen uit eten. Tot mijn grote verbazing gingen we daarna weer terug naar kantoor om verder te werken. Ook was het gebruikelijk om met z’n allen op vakantie te gaan. Als Nederlander zat ik er helemaal niet op te

30% KORTING

wachten om alles samen te doen. Ik wilde mijn eigen vakantie plannen op mijn eigen manier.” Sander zegt dat het niet verstandig is om het vibemanagement uit andere landen klakkeloos te kopiëren. “Je moet er rekening mee houden dat wij een calvinistische cultuur hebben. Tijdens werktijd hebben we een hands-onmentaliteit. En we hechten aan de scheiding tussen werk en privé. Het is heel gebruikelijk om aan het einde van de dag te zeggen: ‘Ik ga nu naar huis’, ook als dat betekent dat daardoor de deadline niet wordt gehaald. We willen best wel wat extra activiteiten met onze collega’s te doen. Maar uiteindelijk vinden we het ook heerlijk om weer naar huis te gaan.”

TRAINING VIBEMANAGER Dat er op de werkvloer de komende jaren veel gaat veranderen staat vast. Nieuw is de ontwikkeling van vibemanager. Iemand die alle collega’s kent en zorgt voor een werkklimaat waarin iedereen met plezier

PT-D600VP bestelnr: 92041786

PT-D600VP labelprinter voor het kantoor Een P-touch labelprinter is het ideale hulpmiddel als het gaat om het ordelijk houden van het kantoor. Markeer belangrijke items met gelamineerde labels, zodat deze snel en gemakkelijk terug te vinden zijn. Print eenvoudig kleurrijke en slijtvaste labels voor o.a. ordners, archiefdozen, bewegwijzering en andere spullen en benodigdheden binnen het kantoor.

kan werken. Die – nu mensen steeds flexibeler en op afstand werken – júist zorgt voor betrokkenheid en verbinding. Die inspeelt op de behoefte aan meer positieve vibes op het werk. Immers: mensen die met plezier werken, zijn gemotiveerder én presteren beter. Als assistant is deze functie jou op het lijf geschreven. Je bent immers al gewend om anderen te ontzorgen. In deze tweedaagse training leer je meer over deze nieuwe functie en hoe jij daar in de praktijk invulling aan kunt geven.

Data: 30 januari & 15 februari en 4 & 15 september 2018 Zie voor meer info: managementsupport.nl/opleidingen

Ga voor meer Brother producten naar: www.manutan.nl van 119.-

nu voor

83.excl. BTW

Actie geldig t/m 4 januari 2018 Tel: 030 229 61 11 Mail: bestel@manutan.nl

B E S T P R AC T I C E S - V I B E M A N AG E M E N T TEKST MAAIKE TINDEMANS

“Eigenlijk ben ik een officemanager ++. Naast mijn gewone officewerkzaamheden zorg ik voor de extraatjes waardoor klanten en collega’s zich welkom en thuis voelen.”

VIBEMANAGERS ‘In ons vibeteam wisselen we ideeën uit’ Kun je voorbeelden van die extra’s noemen?

“Ik probeer zo veel mogelijk met mijn collega’s mee te denken. Een collega die bij een klant werkt en dus bijna nooit hier op kantoor komt, vroeg me of ik zijn nieuwe werktelefoon naar zijn huisadres kon sturen. Als hij daar blij van wordt, doe ik dat graag. En we vierden Sinterklaas voorheen in de ochtend. Ik hoorde van collega’s dat dat niet ideaal is, omdat veel kinderen op zaterdagochtend sporten. Dus vieren we Sinterklaas nu in de middag, geen probleem. En ik probeer oog te hebben voor iedereen. Soms zijn er collega’s die tijdens de vrijdagmiddagborrel door moeten werken. Ik breng ze dan even een schaaltje met borrelhapjes, zodat zij toch ook iets lekkers te knabbelen hebben. Dat zijn van die kleine dingen die een grote impact hebben.”

Zijn er ook extra’s die voor jou iets te ver gaan?

“Ik probeer wel altijd te kijken of een verzoek werkgerelateerd is. Laatst vroeg iemand of ik voetbalplaatjes naar een collega kon opsturen. Dat vond ik wat ver gaan. Maar ik probeer dan wel mee te denken. Ik heb aangegeven dat die collega over een paar dagen weer op kantoor is, zodat zij die plaatjes zelf kunnen ruilen.”

Je maakt deel uit van een vibeteam. Wat houdt dat in?

“Ik zit in het vibeteam samen met de andere vibemanager, de directeur en de hr-manager. Elke maandagochtend hebben we een kort overleg waarin we de lopende zaken bespreken, ideeën uitwisselen en beslissingen nemen. Dat gaat bijvoorbeeld over het kerstcadeau of praktische zaken waarmee we de werkomgeving kunnen verbeteren, zoals het verfraaien van een kale, witte wand voor een prettigere aanblik.”

Naam: Monique van Spengen Vibemanager sinds: 1 februari 2017 Organisatie: Trivento 14

|

DECEMBER 2017

Welke tip zou je andere vibemanagers willen geven?

“Denk aan de kleine onverwachtse dingen. Zo neem ik regelmatig iets lekkers mee voor bij de koffie of tussendoor. Ik heb een keer op kantoor een cake gebakken. Dat gaf een heerlijke geur in onze keuken én een persoonlijk tintje. En wees je ervan bewust dat je meer geeft dan je zult ontvangen. Ik wil open en toegankelijk zijn voor iedereen en met alle collega’s een goed contact hebben. Dat hoort bij mijn rol in dit bedrijf. Ik ben er voor de medewerkers, klanten en relaties, en niet andersom. Ik krijg vaak te horen dat de sfeer op een positieve manier is veranderd. Dat geeft mij voldoening.”

“Een deel van mijn functie bestaat gewoon uit officemanagement. Daarnaast ben ik als vibemanager verantwoordelijk voor een goede sfeer.”

‘Met humor geef ik overal een leuke draai aan’

Naam: Madeleine Jansen Vibemanager sinds: 1 februari 2017 Organisatie: Pepperminds

Wat doe je om die goede sfeer te creëren?

“Ik zet een leuk muziekje op en ik werk aan een grote tafel waar mijn collega’s altijd kunnen aanschuiven voor een praatje. Lief en leed wordt hier met elkaar gedeeld. Bovendien zorg ik voor persoonlijke aandacht voor iedereen. Met de verjaardagen regel ik een cadeautje met een persoonlijke noot. En als het privé niet zo goed met iemand gaat, dan laat ik diegene weten dat we aan hem denken door een kaartje, een appje of een bloemetje te sturen.”

Je zorgt er ook voor dat klanten zich thuis voelen binnen jullie bedrijf. Hoe doe je dat?

“Ik laat merken dat wij het leuk vinden dat zij ons bezoeken. We hebben bijvoorbeeld weleens een brainstormsessie georganiseerd voor een klant die met honden werkt. Ik had toen op onze quoteborden geschreven: ‘When all else fails, hug a dog’. Ik had snoepjes geregeld in de vorm van hondenbotjes en op de tafel stonden doggy bags met stiften en post-its erin. Ook maak ik voor onze brainstormsessies vaak brainfood. Dit keer was dat met pure chocolade, kurkuma en kaneel. Zo geef ik een personal touch aan zo’n sessie.

Ik hoor van mijn collega’s dat klanten het erg leuk vinden dat we op die manier aan hen denken.”

Als vibemanager ben je ook op de hoogte van de schermutselingen. Hoe ga je daarmee om?

“Daar probeer ik met humor een leuke draai aan te geven. Wij hebben bijvoorbeeld van die kleine dingen waar medewerkers zich aan ergeren, zoals collega’s die hun vaat niet opruimen of die geregeld een raam open laten staan. Daar heb ik een keer een kort grappig filmpje over gemaakt. Mijn collega’s moesten daar erg om lachen en zelfs de directeur moest toegeven dat hij ook weleens nalatig was.”

Welke tips zou je anderen willen geven die als vibemanager aan de slag gaan?

“Als vibemanager moet je in de eerste plaats lef en inlevingsvermogen hebben. En als tip zou ik zeggen: geef het de tijd. Je merkt vanzelf of je acties aanslaan. Nu ik weet dat mijn initiatieven gewaardeerd worden, durf ik steeds meer. En voorkom dat je indut.

Ik bestel bijvoorbeeld elke week de boodschappen voor de gezamenlijke lunch. Daar probeer ik telkens weer iets bijzonders van te maken. En we hebben al jaren dezelfde pepermuntjes. Plotseling heb ik een keer andere pepermuntjes besteld. Dat zet mensen weer even op scherp en dat geeft weer heerlijke gesprekken daarover aan mijn tafel.”

DECEMBER 2017

|

15

BEDRIJF IN BEELD

Dordrecht zet stappen voorwaarts. In het vergaderaanbod. En in de ondersteuning van managementassistenten. Dordrecht Marketing timmert namelijk sinds enkele jaren, samen met een twintigtal partners uit de stad en regio, hard aan de weg om het aanbod bekender, vindbaarder en eveneens makkelijker boekbaar te maken.

Zonder tussenkomst van derden, dus altijd onafhankelijk en zonder extra kosten.

‘Dordrecht maakt grote sprongen’ Levendigheid alom in Dordrecht. De reden? De stad is sterk in ontwikkeling als het gaat om het aanbod, laat Danny den Braber van Dordrecht Marketing weten.

“Er zijn grote sprongen gemaakt als het gaat om de restaurants en faciliteiten.

Dit in combinatie met de authenticiteit en rijke historie van de stad maken het dat Dordrecht in trek is als vergaderlocatie.” Den Braber zegt dat er vooral een kwaliteitsslag is gemaakt. Als voorbeeld haalt hij Bellevue Groothoofd aan. “Enkele jaren geleden volledig gerenoveerd, op de mooiste plek van Dordrecht, op de kade waar drie rivieren samenkomen.

Het exterieur van Bellevue Groothoofd is volledig in oude glorie hersteld en deels aangepast. En het compleet vernieuwde interieur; trendy en modern, bijzonder stijlvol en gezellig. Deze herontwikkeling kan worden gezien als aanjager van vele nieuwe initiatieven die

16

|

DECEMBER 2017

in de afgelopen jaren hebben plaatsgevonden.”

vanuit de binnenstad in korte tijd bereikbaar. Of je nu met de fiets, waterbus, bus of auto gaat. “

DICHT BIJ DE BIESBOSCH

Het hotel staat synoniem voor Dordrecht.

Aan de ene kant staat de stad bol van de historie, aan de andere kant gaat het helemaal met de tijd mee en is het modern en trendy. Den Braber: “In Dordrecht heeft de Eerste Vrije Statenvergadering van 1572 echt plaatsgevonden. En een leuk detail; deze ruimte is vandaag ook te boeken als vergaderruimte. Met recht dus een inspirerende locatie voor een bijeenkomst of vergadering, zeker omdat er alle ruimte is om tijdens de vergadering een uitstapje te maken naar de natuur.

In de achtertuin van Dordrecht ligt een uitgestrekt natuurgebied: het Nationaal Park de Biesbosch. Wat vele mensen niet weten is dat een deel van dit Nationaal Park bij de gemeente Dordrecht hoort en

KEUZE TE OVER

Historisch Dordrecht. Divers Dordrecht.

Maar zeker ook verrassend Dordrecht.

De keuze aan locaties is volgens Den Braber veelzijdig. Zo heeft de stad tientallen vergaderlocaties en overnachtingsmogelijkheden.

De locaties kunnen tegenwoordig in alle eenvoud worden gevonden en geboekt door managementassistenten die verantwoordelijk zijn voor het organiseren van de vergadering, het congres of het bedrijfsfeest. “Wij hebben ons platform vergaderenindordrecht.nl onder handen genomen en verbeterd. Alle 23 locaties onder één dak, met alle informatie, foto’s, nieuwtjes en reviews”, legt Den Braber uit. Die reviews zijn beoordelingen die gasten heb-

ben achtergelaten op het onafhankelijke platform van MeetingReview.com. “Zeer betrouwbaar dus, en een goede graadmeter. En het mooie is; zit er een locatie bij die je zint, dan kan ook meteen een offerte worden aangevraagd zonder tussenkomst van derden. Heel eenvoudig.” Managementassistenten die liever persoonlijk iemand spreken, kunnen overigens ook gewoon telefonisch contact opnemen met de locatie. Daarnaast kennen de mensen

is een van de mooiste steden van Nederland, boordevol cultuurhistorisch erfgoed en met het uitgestrekte Nationaal Park De Biesbosch in de achtertuin. Maar ook een ondernemende, nuchtere plek, met een rijk aanbod aan comfortabele vergaderlocaties. Op vergaderenindordrecht.nl komt dat alles samen en presenteren we Dordrecht en de regio aan het grote publiek als een plek die uitstekend bereikbaar is, gastvrij en ondernemend.” Daarbij is het

initiatieven. Musea, oude havens, monumenten, creatieve ateliers en een divers horeca-aanbod staan garant voor een aantrekkelijk randprogramma voor bijvoorbeeld een vergadering. “We zijn ook weer aan de slag gegaan om de bekende proeverijen nieuw leven in te blazen en nog aantrekkelijker te maken.

Deze worden georganiseerd om organisatoren van vergaderingen, congressen of bedrijfsfeesten kennis te laten maken

‘Wij hebben het vergaderenindordrecht.nl-platform verbeterd. Alle 23 locaties onder één dak, met alle informatie, foto’s, nieuwtjes en reviews’ van Dordrecht Marketing de stad op hun duim en kennen de ondernemers en hun locaties goed. Den Braber: “Dat maakt ons tot steunpilaar voor partijen die een vergadering of het uitje willen organiseren, we geven immers een onafhankelijk advies.”

BELANGRIJKE PIJLER

Het platform vergaderenindordrecht.nl is aangepast. Het is een belangrijke pijler in het bekender maken van Dordrecht als dé vergaderstad van Nederland. “Dordrecht

platform dynamisch. Het wordt verbeterd en aangepast aan de wensen van de boekers, stelt Den Braber. “Via analytics kwamen we erachter dat de optie tot het aanvragen van een offerte moeilijk werd gevonden, nu is die mogelijkheid boven in het scherm geplaatst en voor iedereen meteen aan te klikken. Zo doen we dat dus, we luisteren goed en acteren daarop.”

Nieuwtjes presenteert de website ook.

Over de locaties, over de stad en over

met allerlei locaties in Dordrecht en omgeving”, aldus Den Braber. Tijdens die proeverijen kan bijvoorbeeld een bezoek worden gebracht aan de Dordtse distilleerderij Rutte. En dat is niet zomaar een distilleerderij, recent is haar gin uitgeroepen tot de allerbeste van de wereld. “Voor veel bedrijven is deze locatie, net als veel andere locaties in Dordrecht trouwens, de ideale plek gebleken om even te ontspannen na een inspirerende vergadering in Dordrecht.”

DECEMBER 2017

|

17

PERSOONLIJKE ONTWIKKELING TEKST MAAIKE TINDEMANS

Als managementassistent wil je graag je functie verrijken. Maar: hoe overtuig je je manager dat jij geschikt bent om nieuwe taken op te pakken? “Bereid het gesprek goed voor en laat je niet te snel uit het veld slaan”, is het advies. “En zie een vernieuwde functie als een reis waarbij je ook zelf ontdekt wat je wilt en wat je aankunt.”

JE FUNCTIE VERRIJKEN Goed voorbereid het gesprek met je manager aangaan

“E

en gesprek over de herformulering van je functie begint bij een goede voorbereiding”, zegt trainer Jocelyn Rebbens.

“Doe een vooronderzoek en verplaats je daarbij in het belang van je manager. Welke koers wil de organisatie varen? Waar wordt je manager op afgerekend? En waar zou hij mee geholpen zijn? Kijk vervolgens welke vaardigheden en expertise je in huis hebt om die taken goed uit te voeren. Veel managementassistentes willen bijvoorbeeld meer evenementen gaan organiseren. Ga na wat je al doet op dit vlak. Misschien organiseer je privé al mooie evenementen voor de hockeyvereniging. Hiermee kun je onderbouwen dat jij geschikt bent om die nieuwe taak op te pakken en dus waarde toe te voegen. Tot slot: bedenk of de organisatie voor die nieuwe taak zou willen betalen. Past het bij de doelstellingen en wat wordt er wellicht mee bespaard? Zorg dat je die puzzel rondkrijgt, zodat het voor een manager aantrekkelijk is om die taken bij jou neer te leggen.”

18

|

DECEMBER 2017

PLEZIER

Jocelyn Rebbens:

‘Bedenk welke koers de organisatie wil varen.

Waar wordt je manager op afgerekend?’

“Soms kun je taken op een natuurlijke manier naar je toe trekken”, zegt trainer Gerda Bos. “Misschien moet je manager voor een project veel mensen tegelijk aansturen en ben jij erg goed in plannen. Het kan heel natuurlijk zijn om te zeggen: ‘Het bewaken van de deadlines pak ik wel op.’ Of er moet gekozen worden voor een nieuwe leverancier en je zegt: ‘Laat mij het vooronderzoek maar doen.’ Trainer Gunilla Blijsie vertelt dat het daarbij goed is om uit te dragen dat je dat werk echt graag doet. “Plezier in je werk is een goede drive. Je pakt die taken dan niet op omdat anderen dat van jou verwachten, of omdat je hoopt dat je daarmee meer gaat verdienen. Je vindt het leuk om te doen of om je daar verder in te ontwikkelen. Daarom is het logisch om het aan jou over te laten.”

STIJL

In veel gevallen is het nodig om een gesprek met je manager te plannen waarin je de herformulering van je functie bespreekt. “Kies tijdens zo’n

gesprek voor een communicatiestijl die aansluit bij die van jouw manager”, zegt Jocelyn. “Houdt jouw manager van duidelijkheid? Kom dan niet met een wollig verhaal aanzetten. Zorg dat je stevig in je zadel zit, dat je kort de opties schetst en dat je verhaal goed onderbouwd is. Is jouw manager erg analytisch? Voorkom dan dat je hem of haar overvalt en onderbouw je wens goed.

Kondig vooraf aan waar je het over wilt hebben, zodat hij zelf ook de tijd krijgt om erover na te denken. Is jouw manager een peoplemanager?

Zorg dan dat je draagvlak hebt bij je collega’s.

Kortom, probeer aan te voelen waar jouw manager gevoelig voor is, en sluit jouw communicatie daarop aan.”

EEN GOEDE ONDERBOUWING

“En maak gebruik van cijfers”, zegt Gerda. “Misschien wil je graag een taak overnemen van sales.

Geef aan hoeveel tijd sales daar nu mee kwijt is. Die tijd kunnen ze beter besteden aan het binnenhalen van omzet. Of misschien heeft het

Gerda Bos:

‘Niet te snel opgeven.

Jouw manager moet ook wennen aan jouw nieuwe rol’

bedrijf geïnvesteerd in een ICT-oplossing die in de praktijk nauwelijks gebruikt wordt. Benoem hoe duur die applicatie was. En geef aan wat het kost nu deze applicatie niet gebruikt wordt.

Bepaalde dossiers zijn daardoor bijvoorbeeld niet compleet of er wordt nog altijd te veel geprint.

Kortom, het bedrijf kan een efficiencyslag maken.

Als secretaresse ben je uitermate geschikt om dit probleem op te lossen. Je kunt trainingen geven aan jouw collega’s waarin je uitlegt hoe zij met deze applicatie kunnen werken. Daarmee word je meteen ook de vraagbaak van het bedrijf.” Gerda zegt dat het tijdens zo’n gesprek belangrijk is om elkaar als gelijkwaardig te zien. “Secretaresses hebben soms de neiging om bijna te smeken om een extra taak erbij te doen. Het komt krachtiger over als je overtuigend praat in de trant van: ‘Ik kan dat, ik vind het leuk en het past bij mijn rol in dit bedrijf.’ En misschien loop je tijdens zo’n project tegen problemen aan. Maar je weet van jezelf dat je voor die problemen een goede oplossing gaat vinden.”

DECEMBER 2017

|

19

PERSOONLIJKE ONTWIKKELING

ANTWOORDEN TAALTEST:

DOORZETTEN

Ondanks een goede voorbereiding kan een gesprek tegenvallen. Je manager ziet het niet zitten om jou die extra taken te geven. Gerda: “De valkuil is dat je bij die eerste weerstand al denkt: zie je wel, het lukt toch niet. Ik zou niet te snel opgeven. Jouw manager moet ook wennen aan jouw nieuwe rol. Vraag wat zijn zorgen zijn en verzin daar oplossingen voor. Misschien is hij bang dat je geen tijd meer over hebt voor andere taken. Geef aan hoe je dat wilt oplossen. Of misschien is hij bang dat je zo’n groot project niet aankunt. Begin dan met een kleiner project, zodat je allebei kunt wennen aan de nieuwe situatie. En spreek af dat je dat daarna gaat uitbouwen.”

DIT ZIJN DE JUISTE WERKWOORDVORMEN (PAG. 36):

Ook Jocelyn vindt dat managementassistentes zich niet te snel uit het veld moeten laten slaan. “Het is belangrijk om niet emotioneel te worden. Zorg dat je de rust bewaart. Haal even diep adem, neem desnoods even afstand en bedenk waarom het gesprek anders loopt dan gedacht. Durf te benoemen wat er fout gaat. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: ‘Ik heb het gevoel dat we langs elkaar heen praten en dat mijn ideeën nu niet goed overkomen. Mag ik daar morgen nog eens op terugkomen?’ Of misschien is de timing verkeerd en heeft je manager te veel andere dingen aan zijn hoofd. Stel dan voor om een afspraak te plannen op een moment waarop hij of zij wel de rust heeft om naar jou te luisteren.”

IK BEGRIJP NIET WAAROM ZIJ DE VERGIS-

•

HIJ VERLICHTTE DE ETALAGE AL VROEG.

•

WIE KAN MIJ VERTELLEN WAT DAAR GE-

SING MAAR NIET BEKENT.

BEURT? •

ZE HEEFT HAAR OUDE VADER DOOR DE DRUKTE GELOODST.

•

DAT KLEINE MEISJE HEEFT HAAR VRIENDJE GEDUMPT.

Gunilla Blijsie:

NIET EMOTIONEEL WORDEN

•

‘Check zo nu en dan even of je nog met je manager op één lijn zit’

ONTDEKKINGSREIS

En als je die nieuwe taak eenmaal hebt, hoe zorg je er dan voor dat je daadwerkelijk de ruimte

krijgt om die goed uit te voeren? “Het is een valkuil dat je alles zelf wilt doen en dat je zelf gaat invullen hoe de manager het graag wil hebben”, merkt Gunilla. “Check zo nu en dan even of je nog met je manager op één lijn zit. En overdrijf dat niet. Je hoeft niet continu om hulp en bevestiging te vragen. Zoek naar de juiste balans.”

Tot slot zegt Gunilla dat je soms tot de conclusie kunt komen dat de nieuwe taak of functie te hoog gegrepen is. “Bedenk dat dat geen falen is. En het betekent ook zeker niet dat je terug bij af bent.

Een nieuwe functie is namelijk als een ontdekkingsreis. Gaandeweg ontdek je wat je wilt en wat je kunt. Het is nooit te laat om een functie of taak opnieuw te formuleren. Geef bij je manager aan wat je nodig hebt, bijvoorbeeld aan extra begeleiding. Zo kom je uiteindelijk bij de functie of de taak die het beste bij jou past.”

DE VALKUILEN VAN JE MANAGER Een gesprek over nieuwe taken verloopt soms moeizaam. Dit ligt niet altijd aan de managementassistentes. Ook managers kunnen daar fouten in maken. Trainer Gunilla Blijsie noemt de drie belangrijkste valkuilen van managers.

De managers: •

hebben onvoldoende oog voor de kwaliteiten van de managementassistente

•

hebben een te gefixeerd beeld van de functie van een secretaresse

•

zijn bang de controle te verliezen

Gunilla: “Bedenk dat het voor een manager ook spannend is om de oude structuren los te laten.

Met verschillende gesprekken en het aandragen van oplossingen kom je misschien dichter tot elkaar en ga je beiden zien dat het verrijken van jouw functie voor jullie allebei positief uitpakt.”

20

|

DECEMBER 2017

GWENNIE BENJAMINS - COLUMN

TOEKOMSTMUZIEK Ik stam nog uit de tijd waarin brieven werden opgemaakt met behulp van een schrijfmachine. Weliswaar een volautomatische, zo eentje die tot drie slagen (!) terug kon om een eventuele fout te herstellen, maar toch. Veel fouten konden we ons niet permitteren, anders bleef je aan de gang.

Als 19-jarig meisje kwam ik op een secretariaat terecht waar iedereen zo’n beetje haar eigen expertise had. Zo beheerste een collega in die tijd als geen ander de kunst van het steno. Zij was dus meestal de klos als het ging om het opnemen van brieven. Ik was handig met het opstellen van agenda’s, schema’s en telefonisch contact. Bovendien was ik de beroerdste niet als er binnen het bedrijf iets omgeroepen moest worden via de intercom, wanneer er telefoon was voor een medewerker die achter in het bedrijf werkzaam was.

Telexen was van geen van ons een hobby. Toch gebeurde het maar al te vaak dat er snel een telex gestuurd moest worden naar ons moederbedrijf in Oostenrijk. Faxen was nog veel te duur en dus sloten we ons om de beurt op in het telexhokje om snelle berichten te sturen over een paar landsgrenzen heen. (Een telexmachine was een elektrisch apparaat waarmee teksten op een typemachine op afstand konden worden afgedrukt.)

Ik herinner me nog dat de eerste tekstverwerker op ons kantoor verscheen. Met open mond ontdekten we de grenzeloze mogelijkheden om documenten en brieven op te slaan in een archief en ze eindeloos opnieuw te gebruiken of aan te passen. Het was bijna vechten wie er die dag op ‘dé’ tekstverwerker mocht werken.

Tegenwoordig zitten we allemaal aan computers met soms meerdere schermen te werken.

Gsm en iPad ernaast om nooit meer iets te hoeven missen. Cliënten, collega’s en onze bazen kunnen ons zo’n beetje 24 uur per dag bereiken. Met alle managementassistenten van de rechtbank waar ik werk, delen we een actielijst, die we individueel aanvullen en afvinken. Alles om ons werk zo effectief mogelijk te maken.

Ik kan me bijna geen voorstelling maken van hoe we er over tien jaar bij zullen zitten. Het voelt nu al zo futuristisch ten opzichte van dertig jaar geleden. Toch vertelde een collega mij pasgeleden dat zij bij een event bij de ingang was opgehaald door een robot. Hij (of zij?) wist haar naam te noemen en nam haar mee naar de afdeling waar ze verwacht werd. Ze liep met open mond achter de robot aan, die haar bij het afscheid ook nog even een fijne dag toewenste.

Ik vermoed dus dat ons nog heel wat verrassingen te wachten staan in ons vak.

Ik kan bijna niet wachten.

Hoewel het nooit écht de bedoeling was om managementassistente te worden, werkt Gwennie Benjamins alweer jarenlang als ‘rechterhand van’. Zo heeft ze menig manager bijgestaan. Sinds tien jaar is ze werkzaam in de rechtspraak, waarvan de laatste twee jaar bij het bestuurssecretariaat van de rechtbank in Breda. In haar vrije tijd schrijft ze veel (zie: www.gwennie.nl) en fotografeert ze alles wat los en vast zit.

DECEMBER 2017

|

21

COMMUNITY

OPLEIDINGEN POWERLEAN OP HET SECRETARIAAT - NIEUW 18 DECEMBER, UTRECHT

Je leert in één dag de basis voor lean werken: de 7 eigenschappen van effectief en

LINKING PIN: JOUW NIEUWE ROL?

lean (samen)werken, prioriteiten stellen en je grenzen afbakenen, lean communiceren,

het linking pin-model.

Je bent als assistant dé verbindende factor binnen jouw organisatie. Je moet weten wat er speelt, welke afspraken er zijn en welke informatie je deelt met wie. Zo kun je de juiste mensen en de juiste informatie koppelen.

Jij bent kortom de ‘linking pin’ tussen het management en de medewerkers.

als optimalist het beste resultaat behalen en verspillingen elimineren.

MANAGEMENTASSISTANT ALS LINKING PIN 19 DECEMBER 2017, UTRECHT

Het slim verbinden van de juiste mensen, documenten en processen is één van jouw vele rollen. Leer hoe je deze rol optimaal kunt vervullen, o.a. door het gebruiken van

MANAGEMENTASSISTENT EN NLP

Door de opkomst van plaats- en tijdonafhankelijk

16 JANUARI 2018, (START, 3 DAGEN) UTRECHT

werken, is deze rol nóg belangrijker geworden.

Tegenwoordig draait veel op het werk om buitengewone communicatieve vaardighe-

Marianne Smits, adviseur en trainer van de training

den en het vermogen om flexibel te zijn en je krachtig te profileren. Met de technieken

Managementassistent als linking pin, legt het zo uit:

en inzichten uit de NLP-methode versterk je deze vaardigheden.

“Een linking pin is iemand die de juiste verbindingen legt. Ze heeft het overzicht en weet wie ze op welk

LEAN OP HET SECRETARIAAT

moment moet informeren. Bovendien denkt ze in-

18 JANUARI 2018, UTRECHT

houdelijk mee. Een linking pin moet beschikken over

In deze training ga je ‘waardestromen’ (processen) in kaart brengen en leer je inzien

een hoge mate van organisatiesensitiviteit, zodat

welke zaken je weerhouden van het leveren van toegevoegde waarde. Ook leer je hoe

vertrouwelijke informatie vertrouwelijk blijft.”

je deze ‘verspillingen’ kunt uitbannen, zelf optimaal kunt presteren én je secretariaat

In haar training gaat Marianne onder andere met

laat excelleren!

behulp van het linking pin-model in op hoe jij voor optimale verbinding kunt zorgen tussen informatie,

PROJECTMANAGEMENT

personen, locaties, tijdstippen, hulpmiddelen en

23 JANUARI 2018, UTRECHT (START, 3 DAGEN)

formats.

Doe vaardigheden op om je projectteam actiever en effectiever te ondersteunen, krijg inzicht in de manier waarop een project georganiseerd wordt en in je eigen rol daarin,

Meer informatie over de training kun je vinden op:

en leer welke communicatieve vaardigheden er nodig zijn voor een professionele

www.managementsupport.nl/opleidingen

uitvoering van je projectwerkzaamheden.

TEAMLEIDER SECRETARIAAT 23 JANUARI 2018 (START, 3 DAGEN), UTRECHT

Tijdens deze training leer je de balans te vinden tussen je verschillende rollen. Ook leer je op andere manieren te kijken naar je organisatie, je team en jezelf. Je leert jezelf beter kennen, doet testjes, oefent gesprekken en krijgt handige technieken en tips aangereikt.

VIBEMANAGER - NIEUW 30 JANUARI EN 15 FEBRUARI 2018, UTRECHT

Word jij de nieuwe vibemanager? Iemand die alle collega’s kent en zorgt voor een werkklimaat waarin iedereen met plezier kan werken. Die zorgt voor betrokkenheid en verbinding. Die inspeelt op de behoefte aan meer positieve vibes op het werk. In deze training leer je hoe jij daar invulling aan kunt geven.

Bekijk alle opleidingen op managementsupport.nl/opleidingen

22

|

DECEMBER 2017

NIEUWE OPLEIDINGSGIDS 2018 Het nieuwe opleidingsprogramma van Management Support is klaar! Maar liefst 70 trainingen die jou helpen om je talent te laten groeien.

LAAT JE

TALENT

GROEIEN De nieuwe gids ontvang je bij dit magazine. Heb je

GIDS

hem gemist? Je kunt de gids hier aanvragen:

2018

intern.managementsupport.nl/opleidingsgids-2018

DE KRACHT VAN TAAL Woorden hebben een enorme kracht. Ze kunnen je maken én kraken. Hoe beter je weet waarvoor jij taal wilt inzetten, hoe beter je jouw woordkeuze kunt afstemmen op het gewenste effect. Je krijgt meer voor elkaar én er is minder ergernis.

We verzamelden voor jou de belangrijkste tips in een handige e-pocket.

ALS ZIJ MAAR GELUKKIG ZIJN

COACHVAARDIGHEDEN VOOR DE SECRETARESSE

DE KRACHT VAN KWETSBAARHEID SLIMME WERKGEWOONTES VERSTERK JE SAMENWERKING

In deze e-pocket komen de volgende

OPLOSSINGSGERICHT DENKEN EN HANDELEN VERGROOT JE ZELFSTUREND VERMOGEN

VIBE-MANAGER

EN NOG RUIM 60 ANDERE TRAININGEN

www.managementsupport.nl/opleidingen

onderwerpen aan bod: • Weg met onduidelijke communicatie • Samenwerken met lastige collega’s; 4 technieken • De 6 principes om effectief te

5 REDENEN OM EEN LEVEN LANG TE LEREN

beïnvloeden • Feedback geven en ontvangen; dit zijn de regels Vraag de e-pocket gratis aan op

De vijf goede redenen om te blijven leren, zijn:

managementsupport.nl/taal

1. Je houdt contact met de wereld Door het uitproberen van nieuwe dingen en het leren van nieuwe ideeën, ben je beter in staat om contact te leggen met de mensen om je heen. Blijf niet achter, blijf leren.

2. Je verbetert je leer- en denkvermogen Door iets nieuws te leren laat je je hersenen op een hoog niveau functioneren. Je verbetert je geheugen en je vermogen om te leren.

3. Je blijft met een frisse blik naar de wereld kijken Wetenschappers geloven dat veel van wat we ‘creativiteit’ noemen, gewoon de mogelijkheid is om de op de ene plek geleerde vaardigheden toe te passen op problemen in een andere setting.

Dus als je altijd blijft leren, zal je, wanneer je met een probleem wordt geconfronteerd, beter in staat zijn met een onorthodoxe oplossing te komen, op basis van jouw nieuwe kennis.

4. Je blijft gezond Onderzoek toont aan dat mensen die een groter gevoel voor richting, doelen en persoonlijke groei hebben, een veel lager cortisolniveau (ofwel minder stress) hebben, een beter immuunsysteem en beter slapen.

5. Je kunt de beste versie van jezelf zijn Houd in gedachten dat wanneer je stopt met het verbeteren van jezelf, je in wezen ook stopt met het bereiken van de doelen die je nastreeft. En je bent het niet alleen aan jezelf verschuldigd. Ben je het niet ook aan de mensen om je heen verschuldigd om de beste versie van jezelf te zijn?

Bron: seven2success.com

DECEMBER 2017

|

23

VA K O N T W I K K E L I N G E N TEKST MURIĂ&#x2039;L KLEISTERLEE

In de zorgsector zijn ze er al langer mee bezig, zelfsturende teams. Managementlagen worden weggesneden om kosten te besparen en zorgmedewerkers krijgen meer verantwoordelijkheid. Ook komen er dan vaak zelfsturende secretaresseteams. Twee secretaresses en een teamleider vertellen wat er allemaal bij zelfsturing komt kijken.

Zelfsturende secretaresseteams in de zorg ContinuĂŻteit, rust en professionalisering

24

|

DECEMBER 2017

E

fficiënter werken, snel op ontwikkelingen kunnen inspelen, zelf verantwoordelijkheid dragen, het zijn allemaal punten die meewegen in het besluit om te gaan werken met zelfsturende teams. Maar wat is het precies, zelfsturend?

Eerst moeten we het onderscheid maken tussen zelforganiserend en zelfsturend, zeggen Ingrid de Jong en Marjoleine Kwak, organisatoren van Kennismiddagen voor secretaresses van de raad van bestuur in de zorgsector. Zij begeleiden secretaresseteams bij de ontwikkeling naar zelfsturing. ‘Een zelforganiserend team krijgt een mandaat van het management en kan binnen die regelruimte zelf dagelijks werk, doelen en organisatie bepalen’, legt Ingrid uit. ‘Zelfsturende teams bepalen hun richting en kaders helemaal zelf, op basis van de globale opdracht van de organisatie.’

Bij organisaties die in een overgangsfase zitten, zie je weleens dat er intern verwarring is over welke term het meest van toepassing is. Dit is ook het geval bij Kwintes, dat mensen met psychiatrische of psychosociale problemen ondersteunt.

‘Wij zijn sinds 2015 op weg naar zelfstandige teams’, vertelt Helena Linneweever, teamleider gebiedsondersteuning (secretariaat, telefonie en huishoudelijke dienst), ‘maar ook bij ons worden de termen door elkaar gebruikt.’

DEFINIËREN VAN DE TAKEN

Een ontwikkeling naar een zelfsturend team gaat gepaard met het opnieuw bepalen van de taken van de secretaresses. ‘Vaak blijkt vaak dat ze allemaal andere dingen doen’, vertelt Ingrid (Kennismiddagen). ‘De een maakt de roosterplanning voor het zorgteam, de ander doet de bestellingen, terwijl weer een ander aangeeft: maar dat moeten de teams toch zelf doen?’

‘We hebben nu altijd voldoende bezetting’

De secretaresses van Zorggroep Noordwest-Veluwe werken samen aan projectplannen.

Welke taken de secretaresses oppakken, hangt onder meer af van de situatie. Bij sommige zorgorganisaties blijven zorgteams of regiokantoren hun eigen secretaresse houden. Bij andere organisaties krijgen alle locaties ondersteuning van één en hetzelfde secretaresseteam, dat bij elkaar op het hoofdkantoor zit. ‘Bij zelfsturende secretaresseteams kijk je samen met de organisatie welke taken je wel of niet oppakt’, zegt Ingrid. ‘Blijf je als énige van de secretaresses naast een zorgteam staan, dan is het oppassen: het roosteren is niet voor niets bij de zorgteams belegd, laat je dan ook niet verleiden dat over te nemen.

Als je allemaal taken op je neemt die niet bij je functie horen, heb je geen tijd meer voor je reguliere taken.’

Ook Hiemke Timmer, secretaresse van de raad van bestuur bij Zorggroep Noordwest-Veluwe (ouderenzorg, thuiszorg en woonzorgcentra), merkte dat de zelforganiserende zorgteams de neiging hebben om administratieve taken bij secretaresses neer te leggen. ‘De zorgmedewerkers moeten nu zelf taken als notuleren en agendabeheer vervullen, maar ze kunnen het allemaal niet bijbenen. Het lijkt erop dat de secretaresses hierdoor meer werk hebben gekregen.’

Irma Brookhuis heeft een vergelijkbare ervaring. Ze werkt bij InteraktContour, een organisatie die mensen met niet-aangeboren hersenletsel bijstaat. ‘Tot 2014 had iedere locatie nog een eigen administratieve kracht. Die medewerkers zijn met de reorganisatie boventallig geworden, omdat de zorgteams zelf taken als roostering, voorraadbeheer en afspraken maken met huisartsen op zich moesten nemen. Dat kost de zorgmedewerkers uiteindelijk toch te veel tijd en onlangs heeft een van de locaties weer een administratieve kracht aangenomen.’

Bij Zorggroep Noordwest-Veluwe werkte tot voor kort iedereen op zijn eigen manier. Iedere regiomanager heeft er nog steeds zijn eigen secretaresse, maar de ondersteunende diensten zijn verhuisd naar één pand, met de bijbehorende secretaresses. ‘Het plan was dat alle secretaresses

DECEMBER 2017

|

25

VA K O N T W I K K E L I N G E N

bij elkaar zouden gaan zitten, maar daar zijn we weer vanaf gestapt’, vertelt Hiemke. ‘Als je voor een bepaalde regio werkt, wil je daar feeling mee houden. Ik zit nu wel met de secretaresse van de ondersteunende diensten op één kamer. We willen meer samenwerken en bijvoorbeeld maandelijks een dag met alle secretaresses in het nieuwe pand werken, net zoals het managementteam dat doet.

Het gaat erom dat wij snel en proactief kunnen handelen.’

UNIFORME WERKWIJZE

Uiteraard willen organisaties zicht hebben op hoe de secretaresses in een zelfsturend team gaan werken. Vaak zie je dan ook dat de werkwijzen geüniformeerd worden.

Voordeel van een zelforganiserend secretariaat is dat het volgens Ingrid een professionaliseringsslag met zich meebrengt. Dat kan Irma (InteraktContour) beamen. ‘We hebben nu altijd voldoende bezetting, iedereen kan alle vragen beantwoorden en als je afwezig bent geweest, wordt je mail bijgehouden, omdat we met een gezamenlijke mailbox werken.’ Voorheen hadden ze twee bestuurssecretaresses, directiesecretaresses en een aantal secretaresses. ‘Nu zijn alle functies gelijk geworden, hebben alle secretaresses de titel secretaresse bestuur en management, en zitten we met zijn allen bij elkaar op één kamer met flexplekken in hetzelfde gebouw. We werken nog wel voor een bepaalde manager, maar iedere secretaresse heeft één achtervang en indien nodig kan ook een andere collega je werk altijd naadloos overnemen.’ Om dat te bewerkstelligen hebben ze een ‘waslijst aan procesomschrijvingen’ gemaakt, bijvoorbeeld voor vergaderingen van de raad van bestuur en voor agendabeheer. ‘Als je een keer iets niet weet, dan kun je de procesomschrijving erbij pakken’, zegt Irma.

Ook bij Kwintes is een begin gemaakt met het gelijktrekken van de verschillende werkwijzen en zijn generieke functiebeschrijvingen inmiddels een feit. Daar is ervoor gekozen om de secretaresses toch nog op hun eigen regiolocatie te laten werken, hoewel teamleider Helena soms

De secretaresses van Zorggroep Noordwest-Veluwe bepalen welke onderwerpen ze gaan oppakken.

26

|

DECEMBER 2017

het gevoel heeft dat de zelfsturing makkelijker van de grond zou komen als ze allemaal bij elkaar zouden zitten.

‘De intentie is om slagvaardiger en flexibeler te zijn. Een secretaresse uit Amersfoort moet ook in Woerden kunnen werken, mocht dat nodig zijn. Dat gebeurt nu nog maar heel af en toe. Inmiddels zijn wel de autorisatieprocessen en een aantal procedures gelijkgetrokken en hebben we een eenduidige digitale mappenstructuur.’

Bij Zorggroep Noordwest-Veluwe wordt eveneens gekeken naar het uniformeren van werkwijzen. ‘We kijken nu naar het aantal overleggen waarbij wij notuleren’, vertelt Hiemke.

‘In de ene regio is de secretaresse overal bij, in de andere regio heeft de secretaresse aangegeven daar geen tijd voor te hebben, en maakt een andere medewerker de notulen. Dat willen we overal gelijk gaan trekken, en ook volgens een bepaald format, zodat het allemaal wat makkelijker werkt.’

HOE PAK JE HET AAN?

Natuurlijk is zelfsturing in het begin wennen. ‘We dachten: moet dit nu, zo’n gezamenlijke mailbox?’ zegt Irma.

‘En de managers waren bang dat ze hun persoonlijke ondersteuner kwijtraakten. Na erover te hebben gepraat, wilde iedereen ervoor gaan. De rest ging bijna vanzelf. Nu krijgen we vooral complimenten, want de bestuurder en de managers hoeven nooit meer ergens op te wachten.’

Secretaresses die zelfsturend worden, moeten ook meer gaan samenwerken. ‘Weet dat je het niet op alle punten met elkaar eens gaat worden’, zegt Marjoleine (Kennismiddagen). ‘Hoe ga je met wrijving of onenigheid om?

Wij begeleiden secretaresses vooral met het geven van feedback; we geven ze tools om met elkaar in gesprek te gaan.’ Hiemke: ‘Na de kick-off zijn we een aantal keer bij elkaar gekomen en hebben we projectgroepen opgericht.

Sommige punten zijn zo besproken, andere zijn wat moeilijker op te lossen. Projectmatig werken is iets waar secretaresses nog niet vaak bij betrokken worden, maar wat ze wel graag willen. De managers moeten dus ook hun mindset veranderen om voor dat soort overleg de secretaresse uit te nodigen. Daarna is het zoeken naar hoe jij als secretaresse de rol van projectassistent kan oppakken.’

Zelfsturing is een verandering waar je de tijd voor moet nemen; volgens Ingrid en Marjoleine minimaal een jaar.

Irma (InteraktContour): ‘Adviseur en trainer Marianne Smits heeft ons hierin begeleid. Zij heeft interviews gehouden met alle secretaresses apart, om te horen hoe iedereen erin stond en waar we dachten tegenaan te lopen.

Daarmee heeft ze samen met ons een plan van aanpak gemaakt. Daarnaast heeft ze de mt-leden geïnterviewd over hun verwachtingen van het nieuwe secretariaat. Die heeft ze weer teruggekoppeld aan ons, zodat wij ze konden meenemen in de procesomschrijvingen.’

Zorggroep Noordwest-Veluwe wordt begeleid door Ingrid en Marjoleine. ‘Ik bezoek hun kennismiddagen geregeld’, zegt Hiemke. ‘En de andere secretaresses gaan dat binnenkort ook doen. Dan volgen we bijvoorbeeld een sessie over zelforganiserende teams.’

SUCCESFACTOREN

Transparant zijn, open kaart spelen, elkaar vertrouwen en gebruikmaken van elkaars kwaliteiten. Dat zijn volgens Irma de ingrediënten van het succesvolle zelfsturende secretaresseteam van InteraktContour. ‘De een is goed in PowerPoint, de ander in plannen, maak daar gebruik van.’

Helena denkt er hetzelfde over: ‘Als je ergens heel goed in bent, moet je dat vooral veel doen, daar krijg je energie van. Het afgelopen jaar hebben we gekeken naar wie welk talent heeft en hoe je dit het beste kunt inzetten, zodat je elkaars kwaliteiten kunt benutten.’ Zelfsturing geeft volgens Ingrid de mogelijkheid te specialiseren. ‘Secretaresses kunnen zo binnen hun organisatie hun eigen waarde duidelijk maken en elkaar versterken. Ook kunnen ze kijken wat de organisatie nodig heeft, standaarden en normen vaststellen, een bepaalde kwaliteit garanderen.’

Kwintes wil in lijn hiermee met aandachtfunctionarissen gaan werken. Omdat er managementlagen weggesneden zijn, kunnen taken als voorraad- of budgetbeheer bij een zorgmedewerker komen te liggen, in plaats van bij een facilitair of financieel manager. ‘Dat houdt in: mensen ook echt verantwoordelijk maken voor dát stuk van het werk waar ze voor verantwoordelijk kúnnen zijn.’ Voor de secretaresses geldt hetzelfde. Volgens Helena zijn er wel grenzen aan zelfsturing. ‘Ik weet niet of je alle managementtaken bij een team kunt neerleggen. Bij beoordelings- en ontwikkelingsgesprekken heb ik bijvoorbeeld mijn twijfels. Het ene team kan dat misschien wel, het andere niet. Hoe ga je daar dan weer mee om? Soms zeg ik gewoon: ik weet het ook niet,

Hiemke Timmer, , secretaresse van de raad van bestuur bij Zorggroep Noordwest-Veluwe.

Irma Brookhuis, secretaresse bestuur en management InteraktContour.

Helena Linneweever, teamleider gebiedsondersteuning, Kwintes.

help me. Dit is de opdracht die we hebben, denk er over na en ga zelf ook op onderzoek uit.’

Daarmee heeft ze een andere belangrijke voorwaarde voor succes met zelfsturing te pakken; je moet het met elkaar doen. Helena: ‘Ik spreek geregeld met mijn leidinggevende.

Ideeën die ik heb, kan ik inbrengen en vaak leidt het ook tot iets. Die ruimte en vrijheid is erg prettig en geef ik door aan mijn team. Laat iedere medewerker aan het woord komen, want iedereen is belangrijk in het proces. Als je samen brainstormt, kom je tot de mooiste dingen.’ Irma sluit zich daarbij aan: ‘We hebben een superleuk team, vertrouwen elkaar blindelings en zijn niet bang om fouten te maken.

Het eerste jaar vroegen we eens in de drie maanden aan de mt-leden of ze tevreden waren en wat er misschien anders kon. Vice versa deden wij dat ook. Nu gebeurt dat gewoon tussen de wandelgangen door. We blijven allemaal openstaan voor verbeteringen.’

DECEMBER 2017

|

27

C O M M U N I C AT I E TEKST CHARLOTTE VERLOOP

Het laatste kwartaal van het jaar is de tijd van de eindejaarsgesprekken. Een goed moment om complimenten uit te delen. Maar doen we dat wel voldoende, of staan we vooral stil bij de verbeter- en ontwikkelpunten? En wat doet waardering – of een gebrek daaraan – met de sfeer op de werkvloer? Tips voor meer geluk op de werkvloer waarmee je dagelijks het verschil kunt maken.

Liever een compliment dan salarisverhoging

“W

e werken niet alleen voor geld of aanzien: we willen vooral lekker bezig zijn en sociale steun ervaren”, zegt emeritus hoogleraar Ruut Veenhoven, die vanwege zijn jarenlange onderzoek naar geluk internationaal bekendstaat als geluksprofessor. “Geluk hangt in sterke mate af van bevrediging van je aangeboren behoeften. Net als andere dieren heeft de mens behoefte aan slaap, eten, drinken en warmte. Én we hebben van nature behoefte aan saamhorigheid en waardering. Werk is een belangrijke manier om deze basisbehoeften te bevredigen.”

Robs visie wordt onderschreven door het Nationaal Waarderingsonderzoek. Bijna de helft van de Nederlandse werknemers geeft aan liever een uitgesproken waardering te krijgen dan een financiële beloning. Boven een bepaald niveau vertaalt een hoger inkomen zich niet in een grotere tevredenheid met het leven. Psycholoog Rens ter Weijde, deskundige op het gebied van flourishing, legt uit: “Waardering van leidinggevenden en goed contact met collega’s hebben een sterke impact op de tevredenheid en de betrokkenheid van werknemers. Als mensen voldoende tevreden zijn met de basis – een goed salaris en een veilige omgeving – worden zaken als waardering en zingeving belangrijker.”

WERKEN MAAKT GELUKKIG

Uit verschillende onderzoeken blijkt dat mensen die werken gelukkiger zijn dan mensen zonder baan. En autonomie op de werkvloer – de mate waarin je werk en werkomstandigheden zelf kunt bepalen – draagt weer verder bij aan de geluksbeleving: onder machinisten en piloten zijn opmerkelijk veel gelukkige mensen. Ook in de publieke sector is het werkgeluk relatief hoog. Volgens Ruut heeft dit te maken met de maatschappelijke betekenis van het werk. “We hebben allemaal behoefte aan zingeving. Mensen vinden het prettig om te weten hoe hun inspanningen bijdragen aan de maatschappij.”

Mensen ontlenen een groot deel van hun identiteit, zelfrespect en waardigheid aan het werken binnen een organisatie, stelt hoogleraar Rob Blomme. Hij vindt dan ook dat er op de werkvloer meer aandacht zou moeten zijn voor thema’s als menselijke waardigheid. Onder andere respect en waardering van collega’s en leidinggevenden voeden die waardigheid.

28

|

DECEMBER 2017

COMPLIMENTENDAG

Volgens het Nationaal Waarderingsonderzoek ervaren bijna twee op de drie werknemers te weinig waardering van collega’s en leidinggevenden. Met alle gevolgen van dien: gevoelens van teleurstelling (50%), onzekerheid (35%), onverschilligheid (23%), frustratie (21%) of zelfs verdriet (17%). Volgens Hans Poortvliet, initiatiefnemer van de Nationale Complimentendag, is een gebrek aan erkenning en waardering de belangrijkste reden dat werknemers gedemotiveerd raken en ontslag nemen.

In het flourishing-denken wordt geluk op de werkvloer geassocieerd met onder meer positieve emoties, betrokkenheid (‘flow’), persoonlijke relaties, betekenisvol leven en ervaringen van (gezamenlijke) successen. Omdat dit soort zaken per individu verschillen, is er volgens deskundigen niet een one size fits all-strategie om geluk op de werkvloer te vergroten.

Toch zijn er vier tips van experts die altijd werken.

VIER TIPS VOOR GELUK OP DE WERKVLOER 1: MAAK HET EXPLICIET

nerende organisatie. Maar als onder het ‘vernis’ allerlei gedoe

Werknemers durven het uitblijven van complimenten vaak

schuilgaat dat niet gemanaged wordt, kan een compliment

niet aan de orde te stellen. Het overgrote deel van de me-

averechts werken; het gaat dan aanvoelen als manipulatie”,

dewerkers gaat hierover het gesprek niet aan, wacht af en

zegt Schurink. Hij omschrijft gedoe als “alles dat veel tijd en

spreekt ook zelf geen waardering meer uit.

energie kost of vraagt, zonder dat het echt iets oplevert”.

“In de Nederlandse bedrijfscultuur is het niet zo gebruikelijk

“Een doorgaande gedoecyclus kan de energie letterlijk uit

om waardering te uiten. Het is eerder zo dat als je niets hoort,

een organisatie of persoon trekken. Oprechte complimenten

je ervan uit kunt gaan dat het goed gaat”, zegt Otteline As-

kunnen die negatieve spiraal wel tijdelijk doorbreken, maar

selbergs van Young People Coaching. “Of de cultuur is zo dat

niet oplossen.”

waardering weinig expliciet wordt uitgesproken: positieve

Gedoe beperkt ons brein om flexibel te zijn en interesse te

feedback komt bijvoorbeeld alleen terecht in de formulieren

hebben voor nieuwe en positieve zaken, zoals complimenten.

bij beoordelingsgesprekken.” De les voor de werkpraktijk: wil

Het goede nieuws is dat als het gedoe gemanaged wordt, de

je zeker zijn dat je waardering overkomt, spreek je dan uit.

flexibiliteit van het brein terugkomt. “Bij gedoe opereert het brein snel en reactief. Pas als het brein weer in een langzame,

2: GEEF HET GOEDE VOORBEELD

bewuste stand staat, kun je openstaan voor nieuwe dingen.

Volgens Rens ter Weijde zijn er talloze mogelijkheden om een

Zoals waardering van de mensen om je heen. Complimenten

cultuur van complimenteren te ontwikkelen als teamleiders,

komen dan ook veel beter aan en geven een enorme boost

managers en directieleden een voorbeeldrol innemen. In zijn

aan het geluksgevoel.”

boek Building Positive Organisations beschrijft hij ook tientallen technieken waarmee je in de dagelijkse praktijk flou-

4: OVERDRIJF HET NIET

rishing naar een hoger plan kunt tillen. Een van de adviezen:

Complimenten krijgen is fijn – en wie een ander blij maakt

wees vriendelijker dan noodzakelijk. “Maak eens iemands

met een oprechte blijk van waardering houdt daar zelf ook

dag! En leg in evaluatie- en beoordelingsgesprekken de na-

een goed gevoel aan over. Maar het complimenteren kan ook

druk op wat er goed werkt in plaats van wat er misgaat. Start

uit de hand lopen. Geluksprofessor Ruut Veenhoven: “Sociale

met een inventarisatie van de sterkste punten en verken van

steun maakt het leven over het algemeen leuker, onder meer

daaruit wat er in de toekomst allemaal nog meer gerealiseerd

via versterking van de zelfwaardering. Maar zoals met alles

kan worden.”

kun je ook te veel van het goede krijgen. Als je bijvoorbeeld gecomplimenteerd wordt als je iets niet helemaal goed doet,

3: LOS GEDOE OP

dan leer je niet van fouten. De winst van hogere zelfwaarde-

Frank Schurink, auteur van het boek Gedoemanagement, advi-

ring gaat dan verloren aan een verlies door stommiteiten. En

seert om niet alleen te focussen op complimenten. “Het uiten

dat doet op termijn dan ook weer afbreuk aan de zelfwaarde-

van waardering is idealiter onderdeel van een goed functio-

ring. En daar worden we bepaald niet gelukkig van.”

DECEMBER 2017

|

29

BEDRIJF IN BEELD

De manier waarop mensen in het bedrijfsleven samenkomen verandert.

Technologische innovaties zorgen ervoor dat er veel op afstand wordt overlegd.

Toch is de fysieke ontmoeting onontbeerlijk om vaste patronen te doorbreken, nieuwe oplossingen te bedenken of beter samen te gaan werken. Bilderberg werpt zich om die reden nog meer op als de regisseur van bijzondere ontmoetingen.

Even helemaal weg, even helemaal #outofoffice

Bilderberg helpt organisaties verder

Technologische innovaties, de tablet, smartphone en laptop hebben de wereld van het ontmoeten op zijn kop gezet.

Eenvoudige events en kleine vergaderingen buiten de deur zijn veelal ingewisseld voor een digitaal (beeld-) gesprek op afstand. “Dat betekent iets voor organisaties die ruimtes aanbieden, vanzelfsprekend”, zegt commercieel directeur Arlette Gilbert van Bilderberg.

“Als event- of vergaderlocatie moet je echt onderscheidend zijn, meerwaarde bieden.”

30

|

DECEMBER 2017

Voor Bilderberg is de ontwikkeling reden om nog meer te focussen op het creëren van bijzondere ontmoetingen.

“Onze zeventien bijzondere meetinglocaties in Nederland lenen zich daar natuurlijk bij uitstek voor. Bij Bilderberg ben je er echt even uit, ervaar je de rust van de Veluwe of word je gevoed door de energie van de stad. In combinatie met aandacht en vakmanschap zorgt dit ervoor dat mensen het gevoel hebben helemaal out-of-office te zijn.”

Vanwege de veranderende markt, en

vanwege het unieke karakter van iedere locatie heeft Bilderberg dan ook de campagne #outofoffice gelanceerd. “Het is tegenwoordig niet meer vergaderen om te vergaderen. Het is veel meer samenkomen, beleven om uiteindelijk een doel te bereiken. Dat staat centraal, en dat kan volgens ons het beste buiten het eigen kantoorpand”, legt Gilbert uit.

LEREN OVER GASTVRIJHEID

Bilderberg ondersteunt bedrijven meer en meer bij het bereiken van hun doelen tij-

dens een event. Zo is de hotelgroep recent gestart met het thematiseren van locaties.

Gilbert: “Gastvrijheid en hostmanship wordt binnen de muren van kantoorpanden steeds belangrijker, zo realiseren zij zelf. En waar kun je de kennis rondom dit thema nu het beste opdoen? Natuurlijk, in de hotellerie. Bij Bilderberg.” De locatie Bilderberg Hotel De Keizerskroon in Apeldoorn is inmiddels omgedoopt tot leerplek voor de expert in gastvrijheid.

Het hotel ademt sfeer en karakter, door de schitterende historie die de gasten nog steeds voelen tot in de kleinste details van het hotel. Waar vroeger keizers en koningen leefden, geniet je nu van comfortabele overnachtingen en een uitmuntende service. Het is volgens Gilbert dus de ideale plek om de kneepjes van het vak te leren, het vak van de gastvrije hotelmedewerker. “Eventdeelnemers kunnen er een dagje meelopen met het hotelteam. Uniek en leerzaam. Hoe krijgt gastvrijheid vorm? Hoe organiseer je dit? Zo geven wij hun de nodige bagage mee waarmee zij aan de slag kunnen.”

OMGAAN MET DISRUPTIE

Een ander vraagstuk, dat tijdens bijeenkomsten en events bij Bilderberg vorm en inhoud krijgt, is disruptie. “Hoe om te gaan met nieuwe opkomende bedrijven en technologieën die hele markten ontwrichten? Bij Bilderberg Hotel ‘t Speulderbos vindt men het antwoord”, verklaart Gilbert. Met het programma Be Creative Kickstart stellen bedrijven zelf de meeting samen. “Vergaderen in de creatieve ruimte van Hotel ‘t Speulderbos, aangevuld met een brainstormworkshop, creatieve toolkit uit onze meetingshop of een activiteit vol fun en een verrassende lunch; het kan allemaal”, zegt Gilbert.

Zij is ervan overtuigd dat een creatieve omgeving de zintuigen prikkelt en dat dit vastgeroeste patronen doorbreekt.

“Zo ontstaat er ruimte voor nieuwe ideeën, voor betere samenwerking en voor innovatie. Dat lukt toch minder goed in een kantoorpand.” Dat geldt ook voor ontmoetingen waar de persoonlijke

ontwikkeling centraal staat, weet Gilbert.

“In Hotel Wolfheze hebben we juist een ongedwongen huiskamersfeer gecreëerd.

Daarmee is de locatie ideaal voor samenwerking, verandering en focus.”

STRATEGIE BELICHTEN IN TIPI

Met de diversiteit aan locaties en thematisering voegt Bilderberg volgens Gilbert echt iets toe – verrast het, inspireert het en helpt het bedrijven die echt iets bijzonders willen. “Wij ondersteunen in de samenstelling, natuurlijk. Via de website, waar men klantcases vindt en inspiratie kan opdoen. Maar ook via de telefoon, de chat of mail worden managementassis-

hebben wij geadviseerd? De Nacht van Buunderkamp. Gasten komen dan niet zoals gebruikelijk ’s ochtends aan, maar juist ‘s avonds. Het kampvuur brandt dan al, de barbecue is aan, heel sfeervol. Aan de hand van informatie van de boswachter heeft de directeur zijn verhaal gedaan.

Na afloop daarvan zijn de medewerkers in groepen verdeeld en is in tipitenten nader gesproken over de nieuwe bedrijfsstrategie. Heel bijzonder, echt anders.”

Het mag duidelijk zijn, Bilderberg brengt bookers graag op andere gedachten. “Ons advies? Communiceer niet alleen via de nieuwe wegen, maar ga met regelmaat

‘Het is tegenwoordig niet meer vergaderen om te vergaderen.

Het is veel meer samenkomen, beleven om uiteindelijk een doel te bereiken’ tenten, die verantwoordelijk zijn voor de boekingen, bijgepraat door onze meetingen eventregisseurs over de mogelijkheden. Onze eerste vraag is vaak: wat wil je dat je deelnemers ervaren, leren of daarna gaan doen? Als we dat weten, kunnen we pas echt goed adviseren”, weet Gilbert. Zij onderbouwt het met een voorbeeld. “Een bedrijf wilde recent een nieuwe strategie delen met de medewerkers. Hoe? De aanvraag was standaard: een zaal, een beamer en een hapje en een drankje. Wat

eens out-of-office met je team”, benadrukt Gilbert. “Ook omdat we zien dat dit werkt, dat bedrijven meer halen uit hun vergadering of bijeenkomst wanneer ze er echt even uit zijn. Op een andere plek, een andere omgeving. Zo kan een wandeling in het bos tot nieuwe inzichten leiden.

Of levert een diner met collega’s meer op dan een lange vergadering. Want wil je als mens, team of organisatie verder komen, dan zijn de ingrediënten voor groei vaak buiten de muren van je kantoor te vinden.”

DECEMBER 2017

|

31

ZO WERK IK TEKST JOCELYN REBBENS | WWW.REBBELS.COM

In deze rubriek vraag ik managementassistentes naar hun zichtbaarheid en duurzame inzetbaarheid op hun werk.

Hoe zij hun positie innemen, welke passie en talenten ze inzetten, hoe zij hun toekomst en het vak zien en wat hun beste tips voor vakgenoten zijn. Dit keer staat de schijnwerper op de alleseter en breed geïnteresseerde Daphne Jonkers-Metselaar.

‘IK NEEM GRAAG ZORGEN WEG’ SPOTLIGHT OP:

MOTTO

Daphne Jonkers-Metselaar (51)

“Zorg dat je werk en organisatie je passen als een jas!”

projectassistent Kentalis Academie

PASSIES EN TALENTEN Daphne heeft zichzelf klaargestoomd om van alle markten thuis te zijn. “Voor mij is het leuk dat ik opgeleid ben als bibliothecaris, ervaring heb opgedaan met verstandelijk gehandicapten, gewerkt heb in een callcenter en in een backoffice. Ogenschijnlijk heeft dit niks met elkaar te maken ...” In haar huidige baan als projectassistent op de Kentalis Academie komt echter alles terug. Kentalis helpt mensen met een beperking in horen en communiceren met dienstverlening op het gebied van diagnostiek, zorg en onderwijs.

Eén van Daphnes taken is de ondersteuning bij de totstandkoming van het lesmateriaal van interne medewerkers en externe klanten. “Ik vind het erg leuk als ik betrokken word bij ontwikkelprojecten, om teksten te redigeren en te vragen aan de ontwikkelaar wat het doel is en wat hij of zij wil overbrengen.”

Daphne maakt haar eigen werk leuk. “Ik neem graag zorgen bij collega’s weg, zodat het werk voor hen makkelijker wordt, en werk voor verschillende projectleiders. Ik wil ook graag iets betekenen voor de klanten van Kentalis. Al mijn ervaring komt bij elkaar en ik kan mijn kennis en vaardigheden echt inzetten. Ik ben een alleseter en heb een brede interesse.”

Haar passie: “Je mag mij nog steeds wakker maken voor een reisje naar Engeland, mijn bucketlist bevat nog vele Engelse bestemmingen.”

DAPHNES STERKE PUNTEN Kritisch op inhoud, eerlijk en rechtdoorzee, consciëntieus, harde werker, verbinder, vindt heel veel MEEDOEN?

leuk, zorgzaam, bevlogen, nieuwsgierig.

Ben jij benieuwd hoe jij jezelf neerzet in je werk en of je bewust je talent en inzetbaarheid benut? Meld je dan aan

DAPHNES ONTWIKKELPUNTEN

bij hoofdredacteur Vera Bot via verabot@vakmedianet.nl.

“Meer focus en afsluiten voor mijn omgeving, zodat ik

We maken per editie een selectie.

minder afgeleid raak. Nu weet ik overal wat van.”

32

|

DECEMBER 2017

POSITIE, KWETSBAARHEID & ZICHTBAARHEID

te staan. Daphne vindt dit erg fijn en

In drukke periodes weet Daphne focus te houden

proces betrokken zijn. “Ik hoop bij de

door te werken met Scrum. Scrum is een flexibele ma-

nieuwe programmalijn mijn kwaliteiten

nier van werken waarmee in projecten sneller en beter

in te mogen zetten. Ik ben voor mijn

resultaat wordt bereikt. “Ik word vaak als sparring-

afdeling webredacteur voor intranet.

partner gevraagd. Ik doe veel met tekst, en collega’s

Daarnaast ben ik erg blij en trots op

vinden het heel fijn om met me samen te werken. Ik

mijn vrijwilligerswerk als webredacteur

stel vragen en durf kritisch te zijn. Ik maak ook gebruik

voor www.bijnabaantjes.nl, dat als doel

van ons intranet en reageer op berichten van andere

heeft om jongeren met een beperking

collega’s.”

werkervaring te laten opdoen.” Daphne

Daphne werkt op een afdeling waar haar opdrachtgevers heel makkelijk zijn in het geven van complimenten en positieve feedback. Ze krijgt ook terug dat ze van meerwaarde is door haar manier van meedenken over een product en dat docenten en cursisten daar profijt van hebben. “We hebben aan een feedback challenge-cursus meegedaan om ook kritische en constructieve feedback te leren vragen.” Als het persoonlijk wordt, dan vindt Daphne het lastiger om

wil graag nog meer bij het primaire

‘Ik word vaak als sparringpartner gevraagd’

heeft recent cursussen gevolgd over auteursrecht en het gebruik van beeldmateriaal. Daphne is 12,5 jaar in dienst en wil graag bij Kentalis blijven, ongeacht haar rol. Zij wil zich uiteraard blijven ontwikkelen en hoopt steeds nieuwe uitdagingen te vinden. “Mensen mogen jaloers zijn op mijn baan!”

iemand op gedrag aan te spreken. Wanneer Daphne behoefte heeft aan spiegelen/sparren, dan weet zij haar mensen intern te vinden. Als we Daphne echt goed kennen, dan weten we dat zij een enorme interesse heeft in de betekenis en geschiedenis van namen. Zo weet zij dat mijn voornaam Jocelyn oor-

TIPS

spronkelijk een jongensnaam is.

• Vraag door om te weten te komen

TOEKOMSTDROMEN EN INZETBAARHEID Kentalis is bezig met het opzetten van een andere organisatiestructuur en wil dichter bij de klant komen

wat iemand precies bedoelt.

• Houd het perspectief van je ontvanger in de gaten in je communicatie.

• Zorg dat je werk en organisatie je passen als een jas.

ADVIE

S

Jocelyn Rebbens is eigeJOCELYN REBBENS:

naar van ReBBels en trainer bij

Daphne komt op mij over als een toegankelijke, loyale professional die heel

Management Support. Ze geeft

mensgericht is en over veel zaken weet mee te praten. Zowel voor haar inhou-

workshops, inspiratiesessies

delijke werkzaamheden als voor het geven van persoonlijke feedback, heb ik

en coaching op het gebied van

een suggestie. Benut bij het geven van persoonlijke feedback eens de framing-

personal branding, futureproof

techniek. Door je in te leven in de ander en diens perspectief van de werkelijk-

performance en praktische

heid, en door de formulering van je boodschap hierop af te stemmen, wordt je

& positieve psychologie. Van

feedback beter ontvangen. Een goede leestip is Denk niet aan een roze olifant

haar hand is verschenen:

van Sarah Gagestein, of neem in april 2018 deel aan de workshop Meer overtui-

Secretaresse Assistent Wijzer -

gingskracht door framing, tijdens de Management Support Workshopdagen.

Personal Branding.

DECEMBER 2017

|

33

BOEK TEKST KAREN SPAN

Migraine: in ons land hebben zoâ&#x20AC;&#x2122;n 2,5 miljoen mensen geregeld last van een aanval. De onzichtbaarheid van migraine en het soms wisselvallige patroon van de aanvallen maken het een lastige ziekte voor zowel degene die er last van heeft als voor de mensen eromheen. Dat geldt ook voor migraine en werk: vaak een lastige combinatie. Hoe kun je jezelf of je collega met migraine helpen? Ervaringsdeskundige Karen Span geeft advies.

INCHECKEN BIJ MOTEL MIGRAINE

34

|

DECEMBER 2017

D

e aandoening komt zowel bij mannen als vrouwen voor, maar vrouwen hebben tot

drie keer vaker last. Tussen de aanvallen door functioneren de meeste mensen met migraine normaal. Maar wie een migraineaanval heeft, kan behoorlijk ziek zijn – zo ziek dat je niet in staat bent om te werken.

Als dit geregeld gebeurt, ligt een schuldliggen en kan de verloren tijd niet worden ingehaald. In vergelijking met een paar dagen griep of een zichtbaar iets als een gebroken been, hangt om migraine helaas nog vaak een muur van onbegrip. De onzichtbaarheid van de aandoening en het soms wispelturigere

FOTO: ROSEMARIE VAN BENTUM

gevoel op de loer. Bovendien blijft er werk

karakter maken het er niet eenvoudiger

doen? Dus probeer je toch maar wat orders

op. Daarnaast bestaan er nog altijd veel

te verwerken, hoewel je bijna dubbelziet.

Karen Span - Motel Migraine

hardnekkige fabels over migraine. Er speelt

Stel je voor dat dit over jouw collega gaat:

Het boek Motel Migraine: over migraine,

dus van alles mee als het gaat om migraine

zou je hem of haar willen helpen door deze

medicijnen en misverstanden van Karen

en werk, maar wat kun je als patiënt zelf

taak over te nemen of het werk te verde-

Span stelt fabels en misverstanden over

doen? In mijn boek Motel Migraine bied ik

len? Waarschijnlijk wel toch? Maar als dit

migraine aan de orde, toegelicht door prof.

hiervoor verschillende handvatten.

geregeld voorkomt, is het wel goed om hier

dr. Michel Ferrari en andere deskundi-

concrete afspraken over te maken. Welke

gen. Daarnaast geeft de auteur een (voor

WEES DUIDELIJK

oplossing maakt het mogelijk om goed

velen herkenbaar) kijkje in haar leven met

Gewoon nog éven een paar uurtjes door-

voor jezelf te zorgen tijdens een aanval en

migraine – met een knipoog. Het boek is

pakken, die ene opdracht afmaken, mis-

toch je werk met plezier te kunnen doen en

verkrijgbaar via alle online boekhandels.

schien een tabletje innemen en doorgaan.

prettig samen te werken? Kan iemand jouw

Als je collega vraagt of het gaat antwoord

urgente taken overnemen? Zou het helpen

wat kennis om de oren te slaan, zodat ze

je iets als: ‘Ach ja, een beetje hoofdpijn.’

als je, zodra het beter gaat, ’s avonds een

zich bewuster worden van het onderwerp.

Eenmaal thuis duik je meteen je bed in. Pfft,

uurtje thuis zou werken?

En voor jezelf is informatie waardevol,

weer een dag gered.

zodat je weet waar je goedbedoelde tips

Is deze omschrijving herkenbaar? Niet zo

LEER EN INFORMEER

en adviezen over migraine kunt parkeren.

vreemd: het zit in ons systeem om het

Je collega vraagt of het gaat. Blij dat iemand

Het boek Motel Migraine helpt daar een

‘goed’ te willen doen. Maar is dat ook het

het opmerkt antwoord je dat je migraine

handje bij.

beste voor jouzelf? Als je geregeld last hebt

voelt opkomen. ‘O, vervelend zeg. Mijn tante

van migraine is het belangrijk hier duidelijk

had het ook vaak. Maar sinds ze geen kaas

over te zijn. Naar je leidinggevende, naar je

meer eet is het helemaal over. Jij at net toch

collega’s. Vertel ze wat het inhoudt en wat

ook een broodje kaas? Gewoon eens mee

het voor jou en je functioneren op dat mo-

stoppen, dan gaat het vast beter.’

ment betekent. Zolang zij van niets weten,

Je knikt vriendelijk, maar diep van bin-

kunnen ze je ook niet begrijpen.

nen zucht je. Wéér iemand die met een

Er is nog heel wat te winnen als het gaat

ADVIESPUNT WERK VAN HOOFDPIJNNET

goedbedoeld advies op de proppen komt,

om de aanpak van migraine en werk. Voor

MAAK AFSPRAKEN

zonder ook maar één vraag te stellen. Alsof

vragen over werk die gerelateerd zijn aan je

Je staart naar het scherm terwijl je jezelf

je daarop zit te wachten. Bovendien is het

hoofdpijn biedt vereniging Hoofdpijnnet het

afvraagt hoe je in vredesnaam de bestellijst

onzin, wat jou betreft. Maar laat je dat ook

Adviespunt Werk. Als lid van de vereniging

van vandaag gaat afmaken. Er komt niets

weten? Bij een onzichtbare aandoening kan

kun je hier terecht met al je vragen op het

uit je handen. Maar ja, wie gaat het anders

het geen kwaad om mensen af en toe met

gebied van hoofdpijn en werk.

DECEMBER 2017

|

35

S P E L L I N G - E N TA A LT I P S TEKST JUDITH WINTERKAMP | WWW.COMMUNICATIEF.INFO

DE VERLEDEN TIJD EN HET VOLTOOID DEELWOORD In de vorige Spelling en Taaltips stond de tegenwoordige

de bijzin erna het voltooid deelwoord.

tijd centraal. Dit keer beantwoord ik vragen over de

Het wordt dus We vertrokken direct,

verleden tijd en het voltooid deelwoord.

nadat de voorzitter de bijeenkomst had afgerond.

Wat is de verleden tijd van benijden? Ik denk dat het

Een paar andere voorbeelden zijn:

volgens de Nieuwe Spelling benijdden is en volgens de

• De storm werd nog heviger (hoofd-

oude beneed? Klopt dat?

zin) nadat de avond was gevallen

Je vraag of benijdde de Nieuwe Spelling is en beneed de

(bijzin).

oude verrast me. De basisregels om werkwoorden te vervoegen zijn namelijk niet veranderd. Ook niet in 1995 toen de Nieuwe Spelling ‘op de markt’ kwam. Dus de regels die jij ooit

Zit de x in het taxikofschip?

• Nadat ze het mailtje had verstuurd (bijzin), ontdekte ze de spelfout (hoofdzin).

op school leerde, gelden nog steeds. Maar wat is nu de verleden tijd van benijden?

Wat is het voltooid deelwoord van

De verleden tijd van benijden is: ik benijdde en wij benijdden.

relaxen, gerelaxed of gerelaxt?

Het voltooid deelwoord is: ik heb benijd en wij hebben benijd.

Gerelaxt is het enige juiste voltooid

Vanwaar dan toch de verwarring?

deelwoord van relaxen. Om daarach-

Het is niet zo vreemd dat je twijfelt. Er zijn namelijk ande-

ter te komen, kun je het ezelsbrugge-

re werkwoorden met een ij die in de verleden tijd wel de e-

tje taxikofschip gebruiken. Het werkt

klank krijgen. Bijvoorbeeld berijden, vermijden en snijden. In

als volgt:

de verleden tijd krijg je: bereden, vermeden en sneden. Ik ver-

• Haal van het hele werkwoord re-

moed dat jouw twijfel door deze werkwoorden wordt veroor-

laxen de -en af. Dan heb je de stam.

zaakt. Beneed klinkt ons – ook al is het fout – niet zo heel gek

• Check de laatste letter van de stam:

in de oren.

relaxen min en is relax.

Taaltip: Zet ‘www.woordenlijst.org’ in je favorieten. Dan kun je

TAALTEST

bij twijfel de juiste werkwoordsvorm gemakkelijk checken.

Weet jij welke werkwoordvorm de

In een verslag had ik de zin We vertrokken direct nadat de

juiste is? Op blz. 20

voorzitter de bijeenkomst afrondde geschreven. Mijn lei-

vind je de antwoorden.

dinggevende zette een streep door afrondde en maakte

1. Ik begrijp niet waarom

er had afgerond van. Is dat terecht?

zij de vergissing maar

De correctie van je leidinggevende is correct. Als de hoofdzin

niet bekend/bekent.

in de verleden tijd staat (we vertrokken direct), dan volgt in

2. Hij verlichte/verlichtte de etalage al vroeg.

Judith Winterkamp

is trainer en coach

tooid deelwoord een t.

• Is het antwoord nee, dan krijgt het voltooid deelwoord een d.

De x zit in taxikofschip, dus is gerelaxt het voltooid deelwoord van relaxen.

Heb je vroeger ’t kofschip geleerd? Dat werkt bijna hetzelfde. Alleen moet je

3. Wie kan mij vertellen

dan niet kijken of de x in ’t kofschip zit,

wat daar gebeurt/ge-

maar luisteren. De x klinkt namelijk net

beurd?

als een s. En de s zit in ’t kofschip.

Overigens gebruik je deze ezelsbrug-

in zakelijke communicatie (schriftelijk en

der door de drukte ge-

getjes ook om de verleden tijd te be-

mondeling). Voor Management Support

loodsd/geloodst.

palen. Zit de klank van de stam in taxi-

schrijven, Kei in taal en Notuleren in Excel.

Daarnaast publiceert zij over schrijven en spelling. Heb je

5. Dat kleine meisje

verleden tijd achter die stam te(n).

dumpt/gedumpd.

Zit hij er niet in, dan krijg je achter de stam de(n).

Elke maand selecteert Judith vragen die zij in deze rubriek beantwoordt.

DECEMBER 2017

kofschip of ’t kofschip? Dan krijgt de

heeft haar vriendje ge-

een (taal)vraag, mail dan naar: info@judithwinterkamp.nl.

|

woord taxikofschip?

• Is je antwoord ja, dan krijgt het vol-

4. Ze heeft haar oude va-

geeft zij schrijftrainingen als Creatief zakelijk

36

• Zit de laatste letter, de x, in het

Bron: www.onzetaal.nl

YO U N G P R O F E S S I O N A L TEKST VERA BOT

leeftijd: 24 opleiding: mbo 4 directiesecretaresse en medisch secretaresse, Drenthe college bedrijf: Ambulancezorg Groningen

JOYCE TIJHOF-HARKEMA MIJN FUNCTIE “Ik ben medisch se-

GOEDE EIGENSCHAPPEN “Ik ben

Uit automatisme deed ik dat dit jaar bij

cretaresse van de medisch manager

een snelle leerling. Ik zorg dat iemand

mijn nieuwe leidinggevende ook. Op

bij Ambulancezorg Groningen. Daar-

me maar één keer iets hoeft uit te leg-

Secretaressedag gaf hij me een grote

naast ben ik secretaris van drie com-

gen. Ik schrijf het op, dan kan ik het al-

bos bloemen en zei: ‘Ik denk dat mijn

missies: VIM, een intern meldingssys-

tijd terugvinden. Pas vertelde iemand

secretaresse dacht dat ik Secretaresse-

teem van incidenten, Calamiteiten en

me dat ik een hoge gunfactor heb, dat

dag zou vergeten...’ Toen voelde ik me

Klachten. Ik verzorg en bewaak het

was leuk om te horen. Ik ga namelijk

een beetje beschaamd.”

proces van meldingen. Ook ben ik au-

op eigen initiatief langs de verschillen-

ditor in ons interne auditteam, dat kijkt

de posten in Groningen, en dat wordt

of onze processen goed lopen. De uit-

blijkbaar gewaardeerd!”

komsten delen we met het MT.”

ALS IK OP DE STOEL VAN MIJN MANAGER ZOU ZITTEN… “dan zou ik niets willen veranderen. Mijn nieuwe

BELANGRIJKSTE VAKTREND “Jezelf

leidinggevende is heel prettig om mee

TAKEN: “Agendabeheer, mail, post

blijven ontwikkelen is nu belangrijker

samen te werken. Ik vind de gelijkwaar-

voor de medisch manager. En als een

dan ooit. Daarom ben ik bezig met de

digheid heel fijn, er is geen gevoel van

huisarts, een andere medisch specia-

studie Juridisch secretaresse.”

hiërarchie. Ik werk mét hem, niet vóór

list, de politie of een patiënt pa-

hem. Als ik ooit een leidinggevende

tiëntgegevens opvraagt, moet ik dat

OVER VIJF JAAR… “zie ik mezelf nog

functie zou hebben, zou ik willen lei-

oppakken. Ik ben eigenlijk een soort in-

hier bij de ambulancedienst. Uiteinde-

dinggeven zoals hij dat doet.”

formatiemanager, maar er zijn strenge

lijk zou ik op lange termijn willen lesge-

regels; vanwege het medisch beroeps-

ven in ons vakgebied.”

geheim mag ik niets opsturen zonder

(VAK)BOEK “Voorkomen is beter, leren van calamiteiten in de zorg van

overleg met de medisch manager.

MIJN GROOTSTE SUCCES “Ik was

Ian Leistikow. Een aanrader voor ieder-

Ik ben ook de secretariële ondersteu-

21 toen ik hier solliciteerde, ik liep sta-

een die te maken heeft met incidenten

ner van de Nederlandse Vereniging

ge en had zelfs mijn diploma nog niet.

en calamiteiten in de zorg.”

voor medisch managers ambulance-

Op vrijdagochtend solliciteerde ik en

zorg. Verder begeleid ik een stagiaire,

diezelfde middag hoorde ik dat ik was

wat ik heel leuk vind. Omdat ik zelf niet

aangenomen!”

zo lang geleden nog stagiair was, weet ik hoe dat is en ik probeer dan ook de

BLOOPER “Bij mijn vorige leidingge-

In deze rubriek komt jong talent aan het woord over carrière en

fouten te vermijden die mijn eigen be-

vende moest ik Secretaressedag in zijn

ambities. Ook in deze rubriek? Aanmelden kan bij de redactie:

geleiders weleens maakten.”

agenda zetten, anders vergat hij het.

verabot@vakmedianet.nl

DECEMBER 2017

|

37

S O F T WA R E T I P S TEKST JOYCE DUNNEWOLD, IN SAMENWERKING MET ROEL PEETERS

VERWERK DE HUISSTIJL IN EEN DIAMODEL

VERSNEL JE POWERPOINT-WERK Wil jij ervoor zorgen dat als medewerkers in je organisatie een PowerPoint-presentatie maken, deze aan de huisstijl voldoet? Dan maak je waarschijnlijk een sjabloon. Als je het helemaal goed wilt aanpakken, combineer je dit met het maken van een diamodel. Eenmalig even wat werk, maar het bespaart je daarna veel tijd.

Je gebruikt een diamodel om de lettertypes, kleuren, logo’s en dergelijke vast te leggen. Het grootste voordeel is dat als gebruikers een nieuwe dia toevoegen, ze automatisch een dia in die uitstraling kiezen, passend bij jullie huisstijl dus. Ze kunnen nog steeds kiezen uit de verschillende indelingen, maar de basis ligt wel vast. De gemiddelde gebruiker is bovendien niet in staat om de achtergrond te verplaatsen, logo’s te wijzigen en dergelijke.

DIAMODEL MAKEN

Ga naar tabblad ‘Beeld’ en kies daar bij ‘Modelweergaven’ voor ‘Diamodel’. Je ziet nu de basisdia, met de verschillende indelingen eronder. Selecteer eerst de basisdia en voeg de juiste achtergrond en andere vaste elementen toe, zoals het logo. Bovendien stel je het juiste lettertype in en pas je het kleurenschema aan. Dit laatste zorgt er namelijk voor dat als de gebruiker bijvoorbeeld een grafiek toevoegt, deze de kleuren krijgt die jij vooraf hebt ingesteld.

VERSCHILLENDE INDELINGEN

1

2

Je ziet dat als je het diamodel hebt aangepast, de indelingen die daarbij horen automatisch dezelfde uitstraling krijgen. Nu zorg je ervoor dat iedere dia de indeling krijgt die erbij past. Wil je nieuwe indelingen toevoegen, dan kan dat bij ‘Indeling invoegen’ op het tabblad ‘Diamodel’. Hierbij is de ene dia geschikt voor een titel, een andere voor tekst, weer een andere voor afbeeldingen en natuurlijk soms voor een combinatie van deze dingen.

1

De nieuw in te voeren items, zoals tekst, afbeeldingen en grafieken voor een specifieke presentatie, kun je eenvoudig toevoegen en bewerken. Afbeeldingen die in het diamodel zijn vastgelegd, kun je in de normale weergave niet verplaatsen. Dat is prettig, want zo zorg je ervoor dat de uitstraling altijd hetzelfde is.

Ben je klaar met het bewerken van het diamodel en de verschillende indelingen,

2

klik dan op het tabblad ‘Diamodel’ bij ‘Sluiten’ op ‘Modelweergave sluiten’. Het tabblad ‘Diamodel’ zie je alleen als je in de weergave ‘Diamodel’ zit, anders niet. Je kunt overigens ook op tabblad ‘Beeld’ bij ‘Presentatieweergaven’ kiezen voor ‘Normaal’.

HET NUT VAN INDELINGEN

We zien veel PowerPoint-presentaties waar de indeling ‘leeg’ is gebruikt. Om tekst te plaatsen zijn dan tekstvakken ingevoegd. Het grote nadeel van deze werkwijze is dat die tekstvakken niet “luisteren” naar het diamodel. Als je dus een afzonderlijk tekstvak invoegt om een titel te maken, zal de opmaak niet zijn zoals bedoeld in de huisstijl. Het is dus van belang om titels in de daarvoor bestemde indeling te zetten en tekst ook. Als je dat doet, kun je in één klap alle titels van een presentatie

38

|

DECEMBER 2017

wijzigen van kleur of lettertype. En stel dat je achteraf op een bepaalde dia geen titel meer wilt, dan kun je alsnog een indeling ‘titel met tekst’ gebruiken en het lege titelvak verwijderen. Ook als je op meerdere dia’s een logo, of plaatjes of een hyperlink wilt plaatsen, kun je dat beter doen in een bepaalde indeling in het diamodel.

Je hoeft dan alleen maar die indeling te kiezen en je hebt wat je nodig hebt. Je kunt achteraf iedere indeling wijzigen in een andere, mét behoud van tekst en plaatjes.

Dat doe je via de knop ‘Indeling’ naast de knop ‘Nieuwe dia’.

SJABLOON MAKEN

3

Als het goed is, heb je nu een presentatie met slechts één dia. Deze presentatie sla

3

je nu op als sjabloon. Zou je deze namelijk opslaan als een gewone presentatie, dan is de kans groot dat iemand een specifieke presentatie maakt en deze opslaat. De volgende die een presentatie wil maken, moet dan eerst alle items verwijderen die

4

hij/zij niet nodig heeft. Sla je de presentatie op als sjabloon, dan kan deze niet snel per ongeluk overschreven worden.

Je slaat de presentatie op als sjabloon door te gaan naar ‘Bestand’, ‘Opslaan als’.

Vervolgens kies je onderaan bij ‘Opslaan als’ voor ‘PowerPoint-sjabloon’.

MEERDERE VERSIES

4

Wil je meerdere types presentaties hebben? Bijvoorbeeld per onderdeel van je bedrijf een aangepaste presentatie? Maak dan meerdere sjablonen. Ook kun je meerdere diamodellen in één sjabloon zetten. Hiervoor kies je in het diamodel voor ‘Diamodel invoegen’. Wanneer de gebruiker dan kiest voor ‘Nieuwe dia’, ziet hij/ zij de diverse indelingen én de diverse diamodellen. Wanneer je meerdere types in één presentatie gebruikt, bestaat het risico wel dat deze door elkaar worden gebruikt.

BESTAANDE DIA’S AAN ANDERE PRESENTATIE TOEVOEGEN

Als je een PowerPoint-presentatie hebt gemaakt via een op-en-top diamodel, zou het jammer zijn dat een kopie uit een andere presentatie alsnog je huisstijl in de war brengt. Dat hoeft niet als je de volgende werkwijze toepast: Vouw de knop ‘Nieuwe Dia’ open en kies voor ‘Dia’s opnieuw gebruiken’. Klik op de link ‘Een PowerPoint-bestand openen’. Open het bestand. Alle dia’s uit deze presentatie worden nu in een overzichtslijstje getoond. Wanneer je op een dia in de lijst klikt, wordt deze toegevoegd. En als je niet aanvinkt dat de opmaak van de bron behouden moet blijven, past de stijl zich aan je diamodel en thema aan.

4

HET IS MOGELIJK OM MEERDERE DIAMODELLEN IN ÉÉN SJABLOON TE ZETTEN

JOYCE DUNNEWOLD

Roel Peeters is Microsoft-specialist en -trainer. Hij leert mensen efficiënt werken met Office-pakketten, het nieuwe

Dit artikel kwam tot stand uit een samenwerking van Roel Peeters met Joyce Dunne-

notuleren, presentatietechnieken en -tools, Office 365 en

wold, blogger op HaalmeeruitOffice.nl.

samenwerken in Sharepoint.

Het sjabloon is gemaakt door Caatje van

https://roelpeeters.nl/

Walraven van Catch Company.

DECEMBER 2017

|

39

BEDRIJF IN BEELD

Vergaderen bij La Place? Het kon altijd al, maar de foodserviceformule heeft haar propositie op dit gebied fors versterkt. En is druk bezig met renovaties, dus vernieuwing.

Met overname van achttien snelweglocaties van AC Restaurants zijn inspirerende vergaderruimtes, naast het ontmoeten en werken in de restaurants, voor velen nu dichtbij.

Ontmoeten, werken en vergaderen

‘La Place is altijd dichtbij’ “Vergaderen had nooit echt de eerste focus bij La Place”, vertelt André Kivits.

Primair was de aandacht gericht op de restaurants. Dat blijft ook zo, maar daarnaast wil La Place ook zakelijk een sterke rol spelen, zegt Kivits. “We hadden al prima locaties in bijvoorbeeld Haarlem (Dreefzicht), Wassenaar (Duinrell) en Enspijk (De Rotonde). En met de nieuwe locaties, zoals in Amsterdam (A9-Riverside), Bodegraven (A44) en De Meern (A12) hebben we onze positie in de zakelijke markt behoorlijk versterkt.”

VERGADEREN MET INSPIRATIE

Veel van de voormalige AC-restaurants zijn inmiddels verbouwd, nu is het de beurt aan de vergaderfaciliteiten die deze ‘nieuwe’ La Place-locaties hebben. Te beginnen met Bodegraven, in december.

In januari volgen Amsterdam en Hoofddorp. Samen met de bestaande La Placevergaderlocaties is de foodserviceformule straks op zo’n achttien plekken actief met inspirerende vergaderruimtes. “In totaal groeien wij de komende periode naar zo’n ruim dertig restaurants langs onze snelwegen, die alle geschikt zijn om te ontmoeten en te (flex)werken. Voor iedereen, en

40

|

DECEMBER 2017

altijd dichtbij”, lacht Kivits. En volgens hem zijn deze ook uitstekend bereikbaar.

“Je hoeft er niet de binnenstad voor in en parkeren is al helemaal géén probleem.

Dat maakt het aanrijden makkelijk.”

the-art technische faciliteiten. “Lekker eten en drinken is verder altijd binnen handbereik. Juist dat is ook een aspect dat onze fans enorm waarderen”, weet Kivits.

GASTBELEVING

Naast het eten en drinken, de uitstraling en faciliteiten van de locaties vinden de boekers en vergadergasten van La Place elk persoonlijk contact van groot belang, stelt Kivits verder. “Dat begint al bij de eerste telefonische contacten met het sales- en reserveringsteam in

PERSOONLIJK CONTACT

La Place heeft al dertig jaar expertise in voeding (huisgemaakt, dagvers en waar mogelijk natuurlijk en biologisch), goede gastbeleving en huiselijke sfeer. “Die kennis gebruiken wij om zakelijke gasten een plek te bieden waar je effectief en

‘La Place heeft al 30 jaar expertise in voeding, goede gastbeleving en huiselijke sfeer’ prettig kunt werken en vergaderen, en waar je graag terugkomt”, aldus Kivits. In het vergaderconcept staat gastbeleving centraal. De uitstraling van de restaurants (huiselijke sfeer) wordt doorgetrokken; de basisvoorzieningen zijn uiteraard dik in orde met goed meubilair en state-of-

het voortraject, van offerteaanvraag, de definitieve reservering tot en met extra contactmomenten bij de aftersales.

Uiteraard kan het een en ander ook naar wens online worden afgehandeld.

Daar is een persoonlijke service wellicht lastig, maar zeker niet onmogelijk.”

PRODUCTNIEUWS

INTERACTIEVE KALENDER Het is weer tijd om een kalender voor het nieuwe jaar aan te schaffen.

Met de interactieve kalender in je eigen huisstijl van Quartas vergroot je niet alleen de naamsbekendheid van je organisatie, maar genereer je ook traffic naar digitale publicaties. Door de toevoeging van een digitale laag op de kalender is het mogelijk offline en online met elkaar te koppelen. Het genereren van traffic naar een bedrijfsfilm, website, Facebook-pagina of Twitter-account behoort tot de mogelijkheden.

Op het artwork wordt een digitale laag aangebracht, de zogenaamde Layar, waardoor deze interactief wordt. Klanten of medewerkers kunnen door middel van het scannen van de kalender met een smartphone of tablet de extra content aflezen.

ERGONOMISCHE MUIS

VERBETER JE SCHRIJFSTIJL

De Mousetrapper advance 2.0 is een ergonomische muis-pad die RSI-klachten kan voorkomen. Veel problemen met armen, schouders en nek worden veroor-

Eigenlijk is stijlvol schrijven helemaal

zaakt door een statische werkhouding, waarbij de traditionele muis en het wer-

niet zo moeilijk, vindt taalkundige Wim

ken met overstrekte handen de boosdoener blijken te zijn. Dankzij de centra-

Daniëls. Hij schreef een taalgids met

le plaatsing voor het toetsenbord werkt Mousetrapper verlichtend en voorkomt

de allerbelangrijkste regels. ‘Als je die

het lichamelijke problemen die kunnen optreden bij het gebruik van een stan-

toepast wordt elke tekst aantrekkelijk.’

daard computermuis. Met zes programmeerbare knoppen kan de Mousetrapper

Wim ziet veel onaantrekkelijke tek-

naar wens worden ingesteld. De muisaanwijzersnelheid is verhoogd en de muis is voorzien van een nieuwe scrollfunctie met knoppen voor omhoog en omlaag scrollen. De pad is in hoogte verstelbaar. De polssteunen zijn verwissel-

sten voorbijkomen. ‘Bedrijven geven

Wim Daniëls Verbeter je

baar voor het behoud van een frisse look. Een uitvouwbare

maar maken zorgeloos tien taalblunders.’ Terwijl het volgens Daniëls he-

antislip-mat, zowel geschikt voor ultraplatte toetsenborden als de hogere standaardmodellen, en bij-

hoog op over zichzelf op hun website,

lemaal niet zo moeilijk is om stijlvol te De stijlgids voor iedereen die aantrekkelijker en overtuigender wil schrijven

behorende software completeren het geheel.

schrijven. Om aan te tonen dat iedereen het kan, schreef hij een compact boek met de belangrijkste regels voor een aantrekkelijke stijl. Daniëls houdt

CHOCOTELEGRAM

van mooie taal, maar ligt niet wakker van elke taalfout. Wat hij veel storen-

Een boodschap die écht binnenkomt? Verstuur een

Waardering schenken doen we

der vindt, is de dikdoenerij van schrij-

Chocotelegram. Geen standaard wenstekst, maar

op je wenken; bestel nu op:

vers bij bedrijven en de overheid. ‘Dan

jouw eigen boodschap in chocoladeblokjes. Met 7 tot

www.chocotelegram.nl

schrijven mensen in een brochure

maar liefst 60 chocoladekarakters schrijf je gewoon

voor een breed publiek dat ze de “ma-

dat je de inzet van je collega enorm waardeert, dat

jeure” thema’s gaan aanpakken. Wie

het project perfect is afgerond of wens je familie,

weet nou wat dat betekent?’

vrienden of collega’s fijne feestdagen. Je kunt het

Taalfouten zijn zo gemaakt: spel-,

zo gek niet bedenken, wees creatief met letters,

woordkeuze-, zinsbouw-, structuurfou-

tekens én kleurrijke emoticons. Jouw eigen woorden

ten en fouten met leestekens. Hoe je

in chocolade. Voor kerst, verjaardag, om iemand te

dat voorkomt is te lezen in dikke inge-

bedanken of als verrukkelijke wens voor Valentijnsdag.

wikkelde boeken, maar nu dus ook in een compacte gids!

DECEMBER 2017

|

41

C A R TO O N & C O LO F O N

COLOFON Hoofdredacteur Vera Bot, verabot@vakmedianet.nl Eindredacteur Muriël Kleisterlee, murielkleisterlee@vakmedianet.nl Aan dit nummer werkten mee Gwennie Benjamins, Joyce Dunnewold, Gertjan Groen, Ton Kastermans, Martijn Louws, Roel Peeters, Jocelyn Rebbens, Cor Salverius, Karen Span, Maaike Tindemans, Charlotte Verloop, Karen Visser, Kees Winkelman, Judith Winterkamp, Jan Zandstra Uitgever Thijs van Pinxteren Advertentie-acquisitie André van der Hammen, andrevanderhammen@vakmedianet.nl tel. 088-5840993 Vormgeving colorscan, www.colorscan.nl Ontwerp Maya Timmer, M A T Ontwerp, bno Druk Ten Brink, Meppel Adres Vakmedianet, Postbus 448, 2400 AK Alphen aan den Rijn tel. 088-5840888, www.managementsupport.nl Abonnementenadministratie klantenservice@vakmedianet.nl, tel. 088-5840888 Abonnementen Management Support Magazine verschijnt 10 keer per jaar. Jaarabonnement € 105,00, verzending buitenland per jaar € 29,50 (EU) en € 41,50 (niet-EU-landen); prijzen zijn exclusief btw. Op alle uitgaven van Vakmedianet zijn de Algemene Voorwaarden van toepassing. Die zijn te vinden op www.vakmedianet.nl. Dit magazine is ook digitaal verkrijgbaar: http://digitaal.managementsupport.nl.

Oplage Door onafhankelijk accountant gecontroleerde oplage.

Zie voor accountantsverklaring van Grant Thornton www.vakmedianet.nl.

Doelgroep Management Support Magazine richt zich op de professionele secretaresse, managementassistent, office- en bureaumanager en directiesecretaresse.

Partners Ahoy, Bilderberg, Conferentiecentrum Woudschoten, Dordrecht marketing, iBabs, Regardz, VCK Travel.

Copyright Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. © Vakmedianet 2017 Publicatievoorwaarden Op iedere inzending van een bijdrage of informatie zijn de standaardpublicatievoorwaarden van Vakmedianet van toepassing. Deze zijn te vinden op www.vakmedianet.nl.

Disclaimer Alle in deze uitgave opgenomen informatie is met de grootste zorgvuldigheid samengesteld. De juistheid en volledigheid kunnen echter niet worden gegarandeerd.

Vakmedianet en de bij deze uitgave betrokken redactie en medewerkers aanvaarden dan ook geen aansprakelijkheid voor schade die het directe of indirecte gevolg is van het gebruik van de opgenomen informatie.

ISSN 1382-3590

42

|

DECEMBER 2017

+0".&* 6 "0 %".&+$ 6 ".2&+$ ")" 0&" 6 ,,$,-$")"&!" + $"*"+0 "+ .,'" 0,+!"./0"1+"./

ELDQFDVZLQNHOV#\HU QO

DQQHPDULHEORNODQG#\HU QO

Onze kracht: J

Stabiliteit en continuïteit 5XLP MDDU DFWLHI LQ KHHO 1HGHUODQG LQ GH SURÄ&#x20AC;W HQ QRQ SURÄ&#x20AC;WVHFWRU ELM QDWLRQDOH HQ LQWHUQDWLRQDOH EHGULMYHQ

J J J

Snelheid en kwaliteit &RQWLQX LQ JHVSUHN PHW GH EHVWH KRRJRSJHOHLGH NDQGLGDWHQ

J J J J

J

PDUOHHQZDOOHUERVFK#\HU QO

Proven trackrecord in het bemiddelen van:

J J

Vooruitstrevend en up-to-date +5" -.,#"//&,+ )/ ("++"+ !" +&"13/0" ,+03&((")&+$"+ GRRU RQ]H FRDFKLQJ HQ ELMHHQNRPVWHQ

J J J

"./,+ ) //&/0 +0/ 4" 10&2" //&/0 +0/ 2IÄ&#x20AC;FH 0DQDJHUV &." 0&"/" ."0 ."//"/ + $"*"+0 //&/0"+0"+ " * //&/0 +0/ " ."0 ."//"/ ! 2 + "/011. + $"./ " ."0 .& 0 3URMHFW 0DQDJHPHQW 2IÄ&#x20AC;FHUV .,'" 0 //&/0"+0"+ ,7.!&+ 0,."+ " .1&0*"+0 //&/0"+0"+

Meer informatie? Kijk op www.yer.nl/support

Heeft u oog voor de toekomst?

Meer weten? www.berenschot.nl/hrstrategie

• Welke medewerkers hebben wij nodig om onze doelstellingen nu en in de toekomst te bereiken?

• Hoe zorg ik ervoor dat onze medewerkers in verschillende levensfases zich met plezier optimaal inzetten voor onze organisatie?

• Hoe zorg ik ervoor dat de kennis, vaardigheden en vitaliteit van onze medewerkers past bij wat de organisatie nodig heeft?

• Hoe realiseer ik een ‘fit’ tussen medewerker en functie?

• Welke waarde voeg ik als HR toe en hoe maak ik dat inzichtelijk?

Spelen deze vraagstukken ook in uw organisatie? Neem dan contact op met Berenschot.

Wij bieden u slimme en nieuwe inzichten die leiden tot opmerkelijke resultaten.

Samen met uw kennis en ervaring kunnen we alle aspecten van een vraagstuk aanpakken.