Circulair aanbesteden bij Universiteit Utrecht

Circulaire inkoop Universiteit Utrecht

‘KOFFIEVLEKKEN ZIJN GEEN REDEN OM EEN STOEL WEG TE DOEN’

Universiteit Utrecht heeft er net een aanbestedingstraject opzitten voor het kantoor- en losse onderwijsmeubilair. Ze staan in de startblokken om aan de slag te gaan met de nieuwe leveranciers. Contract- en leveranciersmanager bij het Facilitair Service Centrum van de UU Evelyn Maurer: “Toen wij weer moesten gaan aanbesteden was het verzoek vanuit de universiteit om dat circulair te doen.”

DOOR PAULA JANSEN FOTOGRAFIE MAARTJE TER HORST

Universiteit Utrecht heeft stevige duurzaamheidsdoelstellingen, dus logischerwijs was de wens er om de visie op meubilair daarop aan te laten sluiten. Contract- en leveranciersmanager Evelyn Maurer is daarop met een projectgroep aan de slag gegaan met die visie. “De ambitie die daaruit rolde was dat wij willen inzetten op honderd procent herinzetbaarheid van ons eigen meubilair. Dat is een stevige ambitie. Dat kun je niet in een maand of jaar tijd realiseren, maar je moet er wel vanaf het begin bovenop zitten met een concrete aanpak. Dat is dan ook precies wat we doen.”

MARKT IS ER KLAAR VOOR

Volgens Maurer is nu de juiste tijd om meubilair circulair in te open. De meubelbranche heeft hierin de afgelopen jaren zelf al een enorme vlucht genomen. Deze verschuiving is onder andere aangejaagd door een aantal grote aanbestedingsprojecten. Maurer: “Rijkswaterstaat heeft een paar jaar geleden een grote slag gemaakt op het gebied van duurzaamheid. Zij hebben een mooie aanbesteding in de markt gezet op circulair gebied. Dat heeft toen een extra verschuiving in de markt gebracht. Als je volume groot is kun je die markt echt in beweging krijgen.”

Niet alleen de meubelbranche is klaar voor circulair inkopen. Ook Maurers collega’s staan er positief tegenover. Ze merkt dat het in positieve zin leeft en krijgt veel vragen over hoe dat inkopen straks dan gaat. “Ik haak hier en daar aan bij afdelingen om het toe te lichten. Als ik dit een paar jaar geleden had gedaan was er veel meer weerstand geweest. De hele samenleving is aan het verduurzamen. Dus er is steeds meer begrip voor keuzes op het gebied van duurzaamheid. Zo moet het uiteindelijk ook zijn. Ik denk dat de duurzaamheid het altijd moet winnen van het geld.”

EEN STAP VERDER

Circulair uitvragen is in onderwijsland steeds vaker aan de orde. Maar Universiteit Utrecht heeft besloten nog een stap verder te gaan. Maurer denkt dat Universiteit Utrecht vooruitloopt in hoe de uitvraag is gedaan. “Andere universiteiten en hogescholen vragen uiteraard ook circulair uit. Maar wij hebben een perceel toegevoegd én een volgorde aangebracht in het bestelproces. Daarbij stel je jezelf als besteller eerst de vraag of je iets

Contract- en leveranciersmanager Evelyn Maurer: “Uiteindelijk hoef je misschien helemaal geen meubilair meer aan te schaffen.”

echt nodig hebt. Want het meest duurzaam is helemaal niets inkopen. Vervolgens kijk je of de universiteit zelf niet nog meubilair heeft. Wij gaan letterlijk en figuurlijk op ons eigen meubilair zitten. Pas daarna kijk je buiten de eigen muren voor meubilair.”

PERCEEL 1: BEHEER MEUBILAIR

Maurer ziet vaak dat in twee percelen wordt uitgevraagd: (circulair) nieuw en second life. Daar heeft de UU er nog één aan toegevoegd: beheer eigen meubilair. “Als een afdeling of faculteit meubilair nodig heeft, gaat de besteller eerst kijken of ze zelf niet nog iets hebben staan. Als er bijvoorbeeld op de planning staat dat volgende maand een gang leeg wordt gehaald, dan komen daar meubels vrij.” Ook is er twee jaar geleden een warehouse opgericht in de universiteit. Maurer: “Als een faculteit of dienst meubilair over heeft dat nog goed is – het moet wel veilig en Arbo-verantwoord zijn – kun je dat in de warehouse laten opslaan. Daarmee wordt het van de universiteit en kunnen andere faculteiten en diensten kijken of ze het kunnen gebruiken.” Uiteindelijk is het de bedoeling om het meubilair te inventariseren. Op die manier weet je precies wat er staat en kun je gemakkelijker mixen en matchen, vervolgt ze. “Zo hoef je uiteindelijk misschien helemaal geen meubilair meer aan te schaffen.”

KOFFIEVLEKKEN GEEN PROBLEEM

Als je je eigen meubilair zo lang mogelijk wilt gebruiken, moet je er goed voor zorgen, beaamt Maurer: “Onder het perceel beheer eigen meubilair valt straks ook het onderhoud. Want als je goed voor je eigen meubilair zorgt, gaat het natuurlijk langer mee. Nu is onderhoud vaak een ondergeschoven kindje als het gaat om meubilair. Het plan is om daar de komende jaren meer structuur in te brengen.” Bij beheer hoort ook het refurbishen van meubilair. Je kunt van oud meubilair namelijk prima ‘nieuw’ meubilair maken. Maurer: “Ik heb bijvoorbeeld 35 zwarte stoelen die nog picobello zijn. Die kunnen dus de opslag in. Twee maanden later heeft een collega die stoelen nodig, maar hij wil ze eigenlijk in rood. Dan hoef je geen nieuwe stoelen aan te schaffen, maar vervang je de stof. Dat hebben we ook in de contracten met onze nieuwe leveranciers opgenomen.” Ze geeft nog een voorbeeld. “Ik heb twintig stoelen waarvan twaalf met koffievlekken. Die gaan naar het ware-

‘We gaan letterlijk en figuurlijk op ons eigen meubilair zitten’

house met een aantekening in het systeem dat er koffievlekken op zitten. Dan weet mijn collega dat hij de reiniging nog moet inkopen. Een stoel laten reinigen is natuurlijk vele malen goedkoper dan een hele nieuwe stoel inkopen.”

PERCEEL 2: SECOND LIFE

Als de universiteit zelf geen meubilair heeft gaat degene die meubilair nodig heeft op zoek naar geschikt second life-meubilair. Daarvoor heeft de universiteit drie leveranciers gecontracteerd. Maurer: “Voor alle aanvragen voor meubilair wordt een minicompetitie georganiseerd. Dus je vraagt offertes aan bij alle drie de leveranciers. Degene met de beste prijs-kwaliteitverhouding wint de minicompetitie.

Die minicompetitie maakt de inkoop wel wat bewerkelijker, omdat het traject ook doorlopen moet worden bij bijvoorbeeld twee bureaus. Maar zeker voor de tweedehands markt is het wel geschikt, zegt Maurer.

“Je kunt niet een aantal prijzen uitvragen zoals je dat bij nieuw meubilair kunt doen. Bij heel veel aanbod op de tweedehands markt zijn de prijzen laag en andersom. Dus ik wil de besteller helpen met een beetje marktconformiteit door middel van die minicompetitie. Zo weten de leveranciers ook dat ze niet te hoge prijzen kunnen neerleggen voor second life-meubilair.”

Ook in dit perceel speelt refurbishen een rol. “Het kan natuurlijk best zijn dat een van de leveranciers uit het second life-segment een partij stoelen kan inkopen waarvan bijvoorbeeld de stof versleten is. Maar als de rest van de stoel perfect is, dan laat je er gewoon een nieuwe stof op zetten. Dat is de mindset waar iedereen naartoe moet.”

PERCEEL 3: CIRCULAIR NIEUW

Aangezien de meubelbranche al goed aan de weg timmert in het second life-segment, voorziet Maurer dat voor het standaardmeubilair als bureaus, stoelen en vergadersets al veel tweedehands beschikbaar zal zijn. Maar dit zal niet altijd lukken. Daar is het derde perceel voor. Maurer: “Je besteedt aan, maar je hoopt eigenlijk dat dat derde perceel uiteindelijk tot een minimum beperkt wordt. Dat is wel vreemd, iets aanbesteden wat gezien de ambitie een teruglopende zaak is. Maar in het begin zullen we er zeker nog wel gebruik van maken. Het gaat dan wel echt om circulair nieuw. We hebben daarbij een behoorlijke lijst met eisen gesteld aan waar de materialen vandaan komen. En meubilair moet je uit elkaar kunnen halen. Vroeger werd de stof van stoelen bijvoorbeeld verlijmd met het schuimrubber. Die lijm is ook nog eens giftig. Dat kan nu echt niet meer.”

KENNIS DELEN

Universiteit Utrecht is niet de enige onderwijsinstelling die bezig is met circulair inkopen, maar ze gaan wel weer een stapje verder. Dat is spannend, en leidt tot mooie kennisuitwisseling. Maurer: “Iedereen worstelt met dat duurzaamheidsvraagstuk en iedereen is een keer aan de beurt met de aanbesteding meubilair. Deze aanbesteding blijft ook voor ons – en voor mij zeker – een spannend traject. We hebben iets bedacht, maar gaat het de komende jaren ook zo uitpakken?”

“Ik heb in de aanloop naar de aanbesteding al met collega’s van andere instellingen gesproken over hun aanpak. Ik denk dat ik in de toekomst wel meer gesprekken zal hebben. Ik merk dat al mijn collega’s in onderwijsland met een soortgelijke functie het alleen maar leuk vinden om ervaringen uit te wisselen en kennis te delen. Daarmee kun je de komende jaren alleen maar meer stappen maken. Daar word ik altijd heel enthousiast van. Uiteindelijk doen we het toch voor die wereldbol waar we met z’n allen op leven.” <<

‘Je kunt niet een aantal prijzen uitvragen zoals je dat bij nieuw meubilair kunt doen.’

Beter recyclen hoeft geen vermogen te kosten

Bij aankoopbeslissingen kijken consumenten steeds vaker naar hoe duurzaam een merk is. En aangezien 88% van de consumenten wil dat merken hen helpen duurzamer te worden, wordt het steeds lastiger om aan de klantverwachtingen te voldoen.

Afvalsystemen met meerdere afvalstromen zijn de ultieme oplossing voor een duurzame en schone omgeving. Hiermee kunnen mensen hun omgeving schoon en afvalvrij houden en kunnen bedrijven de recycling in hun gebouwen verbeteren. Het kostenplaatje vormt echter vaak een obstakel. Bedrijven die hun recyclingprestaties willen verbeteren, geloven vaak in de misvatting dat dit geld kost, terwijl beter recyclen in werkelijkheid juist geld kan besparen.

CASESTUDY: DPD ZIET KOSTEN 27% DALEN

Met kostenbesparingen van 27% doordat afval niet bij het restafval terechtkomt, is DPD - een van de grootste pakketbezorgers in Europa - op weg om zijn investering in nieuwe recyclingstations binnen een jaar terug te verdienen. De recyclingefficiëntie is bovendien gestegen tot meer dan 90% op locaties waar de stations zijn geïnstalleerd. Hiermee maakt het bezorgbedrijf zowel financieel als milieutechnisch het verschil in zijn streven om de ‘duurzaamste bezorgonderneming’ ter wereld te worden. Met behulp van de gratis online tool van Rubbermaid Commercial Products (RCP) kon DPD snel in kaart brengen welke financiële en milieutechnische voordelen het kon realiseren door recyclingstations op zijn depots te introduceren. Hiervoor heeft het bezorgbedrijf niet alleen samengewerkt met RCP, maar ook met Lyreco, de internationale distributeur van producten en diensten voor werkplekken.

Het team bepaalde gezamenlijk de locaties waar recyclen en afval de meeste problemen opleverden en waar de naleving van DPD's recyclingprocedures te wensen overliet. Bezoeken aan deze locaties bevestigden dat de overstap naar effectievere recycling- stations een grote impact zou hebben.

HALVE TON MINDER BIJ RESTAFVAL

In het eerste jaar verbeterde DPD zijn recyclingpercentage met 48% op zes grote vestigingen. Op de locaties waar ze zijn geplaatst, houden de SlimJim® recyclingstations van RCP maandelijks gemiddeld een halve ton afval uit het restafval. Zodra het recyclingsysteem op elke DPD-locatie is geplaatst, zal er jaarlijks 500 ton afval worden omgeleid naar de circulaire economie in plaats van dat het bij het restafval terechtkomt.

BESPAREN DOOR BETER TE RECYCLEN

De mogelijke financiële en milieutechnische voordelen die DPD kon realiseren door zijn recyclingprocessen te verbeteren, zijn in kaart gebracht met behulp van Love Recycling, de gratis online inspectietool van RCP. In de online tool worden zes eenvoudige vragen gesteld. Binnen 90 seconden kan men zo ontdekken hoeveel geld en afval er bespaard kan worden. Dankzij deze tool kunnen bedrijven dus hun recyclingprocessen verbeteren, aanzienlijke kostenbesparingen realiseren, hun imago versterken én een bijdrage leveren aan het milieu.

Dit artikel is gesponsord door Rubbermaid Commercial Products.