Facto Magazine 3, september 2024

Efficiëntie met één druk op de knop.

De Drop & Go-functie van de Nexaro NR 1500 biedt extra flexibiliteit als het gaat om vloerreiniging. Uw personeel kan de robotstofzuiger overal in de ruimte plaatsen en met één druk op de knop starten – volledig zonder oplaadstation, internetverbinding en mapping. De robot doet zelfstandig zijn werk en keert automatisch terug naar het startpunt. Maximaliseer de efficiëntie van uw schoonmaakpersoneel nog verder met de nieuwe Nexaro Trolley. Deze transporteert en laadt tot vier robotstofzuigers tegelijk op, zodat meerdere ruimtes in de kortst mogelijke tijd kunnen worden schoongemaakt. Meer informatie vindt u op nexaro.com

‘TWEEDEHANDS VINDEN WE FIJN’

Een paar dagen geleden viel er een geboortekaartje in de bus. Bij het openklappen van het kaartje viel er een klein papiertje uit met een QRcode, een webadres en een korte toelichting: mochten we een kraamcadeautje willen geven, dan konden we op een speciaal aangemaakte website wat ideeën opdoen. Onder de toelichting stond: ‘Tweedehands vinden we fijn. Dat kan van de kringloopwinkel, van Marktplaats of uit je eigen kast zijn.’ Ook op de website met cadeau-ideeën troffen we de aanmoediging om ons niet uitsluitend op nieuwe producten te focussen. Zo stond bij een product: ‘Dit is ook heel goed tweedehands te krijgen, dat zouden we ook zeer waarderen.’

Het was eerlijk gezegd de eerste keer dat ik een dergelijke boodschap onder ogen kreeg en ik moet zeggen: we vielen aanvankelijk even stil. Maar al snel veranderde dat in positieve zin toen we beseften hoe hoopgevend het eigenlijk is dat jonge ouders zich realiseren dat gebruikte producten – mits in goede staat – beslist een tweede leven verdienen en dat ze, door uitdrukkelijk aan te geven dat ze blij zijn met gebruikte producten, willen bijdragen aan een duurzamere wereld.

In dit themanummer van Facto wordt in ruime mate aandacht besteed aan duurzaamheid. Zie bijvoorbeeld het artikel over het duurzaam inkopen van koffie en het verhaal over rijkskantoor Gebouw 356, een pand dat is gerenoveerd met bestaande materialen, onder meer uit het oude ABN Amro-kantoor aan de Foppingadreef.

Ook op het Facto Congres in september staat het onderwerp duurzaamheid op het programma. Dat gebeurt in drie sessies. Zo vertellen FM-experts Denise HeijersBlommers en Michelle Meier Mattern wat Nationale-Nederlanden allemaal doet om te komen tot een zero-waste-werkomgeving, gaat Ernst-Willem van Drumpt, manager Real Estate en Facilities van Alliander, in op de bouw van het nieuwe regiokantoor in Amsterdam Sloterdijk, een pand dat bijna volledig uit hout is opgetrokken, en vertelt Jesper Kloeke, adviseur duurzaamheid bij het COA (77 locaties, 680.000 m² bvo) hoe zijn organisatie voor de verduurzaming van de huisvesting de organisatie heeft ingericht waarbij hij ingaat op vijf factoren: beleid, processen, besturing, informatiestromen en organisatiecultuur.

Op het Facto Congres 2024 worden net als vorig jaar weer 300 FM-professionals verwacht. Geïnteresseerd in het programma? Kijk dan op www.facto.nl/congres/ programma. Wie weet tot ziens op donderdag 19 september in NBC Nieuwegein!

‘WE WERDEN AANGEMOEDIGD ONS NIET ALLEEN OP NIEUWE PRODUCTEN TE FOCUSSEN’

GERARD DESSING, HOOFDREDACTEUR (GERARDDESSING@VMNMEDIA.NL)

8De toegevoegde waarde van AI voor FM

Jarno Duursma is keynotespreker op het Facto Congres. Hij weet alles van AI en legt uit wat kunstmatige intelligentie allemaal voor FM kan gaan betekenen.

11Van brand naar Parisproof congreslocatie

Het NBC Congrescentrum ging bijna verloren bij een brand. Het familiebedrijf wist echter in korte tijd een nieuwe en Paris-proof locatie op te bouwen. Directeur Justin van Hooijdonk vertelt over die krachttoer.

14Het houten kantoor van Alliander

Vorig jaar nam Alliander het nieuwe regiokantoor in Amsterdam in gebruik.

Het is aardgasvfij, energieneutraal en bijna volledig van hout. Manager Real Estate Ernst-Willem van Drumpt. ‘Houtbouw zou de standaard moeten worden voor elk kantoor.’

‘Elke opdracht vraagt om een unieke benadering’

Rising Star

Kymo Vermeulen zie pag. 48

18Koffie inkopen, hoe duurzaam is dat?

Duurzaam inkopen is in veel organisaties de norm. De vraag is hoe doortastend je durft te zijn in het doorvoeren van het duurzame aspect.

22RVB renoveert Kantoor Vol Afval

Het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) heeft het bestaande gebouwenbestand, waaronder het Kantoor Vol Afval, volledig gerenoveerd met bestaande materialen.

24Zo pakt Haaglanden MC duurzaamheid aan

Duurzaamheid is een groot thema, dus waar begin je? Adviseurs Helena Stork en Pam van Wanrooij Haaglanden hielpen Medisch Centrum bij deze opgave.

30Zeven workplacetrends

Drie experts delen de actuele trends in FM en Workplace Management.

32Essent terug naar de menselijke maat

Het hoofdkantoor van Essent in ’s-Hertogenbosch wordt dit jaar verbouwd. Dat moet ervoor zorgen dat het pand beter aansluit bij de veranderde behoeftes van de bezoekers en de organisatie.

36Achmea op weg naar werkomgeving 2.0

Achmea is druk met het vormgeven van de werkomgeving 2.0. Een interview met Bart-Jan Lijnkamp, eindverantwoordelijke voor het facilitair bedrijf, corporate real estate en documentlogistiek bij Achmea.

39NS schaaft aan werkomgeving

De NS Concernhuisvesting past zich aan de veranderende functie van kantoor en hybride werken aan. Op basis van een pilot worden stapsgewijs aanpassingen doorgevoerd. Frank Smits en Marloes Coppes leggen uit hoe dat gaat.

‘Ik hoop dat dit de laatste verbouwing ooit wordt’

Jan klein Goldewijk (Essent)

42Inkoop

als toegevoegde waarde

Lidia Atanasov is teammanager Inkoop UMCG en sinds 2023 voorzitter van Inkoop Platform Noord-Nederland. Wat betekent het platform voor de leden en voor welke uitdagingen staan ze?

44Smart facilities en cyber security

Assistent-professor Cyber Security Kate Labunets geeft drie stappen om een cybersecurityprogramma op te zetten in je organisatie.

Verder...

3 Column Gerard Dessing

6 Nieuws

27 Podcast | Agenda

47 Contacten & Contracten

48 Rising Star

49 Colofon

HvA werkt aan inclusieve rustruimtes

De Hogeschool van Amsterdam (HvA) wil werk maken van meer inclusief ruimtegebruik op haar campussen.

Volgens een recent advies zijn er meer ‘bezinningsruimtes’ en prikkelarme ruimtes nodig om alle studenten en medewerkers een plek te geven waar zij zich thuis kunnen voelen.

Projectmanager Elijah Alvares voerde het afgelopen jaar in opdracht van het college van bestuur gesprekken met zeventig studenten, medewerkers en partners van de HvA. Hij concludeert dat de huidige rustruimtes tekortschieten. Met name islamitische studenten en medewerkers hebben meer behoefte aan een plek voor religieuze behoeftes. ‘Het is belangrijk dat iedere student en medewerker zich thuis voelt op onze campus. Het huidige beleid op het gebied van ruimtegebruik schiet wat dat betreft tekort’, legt Alvares uit aan onderwijsblad HvanA. Hij adviseert de HvA om de huidige rustruimtes om te vormen tot interreligieuze bezinningsruimtes. Deze ruimtes moeten een plek bieden voor allerlei religieuze en spirituele stromingen, in lijn met de oproep van het Rijk richting onderwijsinstellingen om specifiek toe te werken naar inclusieve stilteruimtes. Daarnaast moeten er ook meer prikkelarme ruimtes komen waar studenten kunnen ontprikkelen.

Project ReUsable: op naar duurzaam opereren

Onlangs is in de ziekenhuiswereld het project ReUsable gestart. Doel: onderzoeken hoe operaties duurzamer uitgevoerd kunnen worden.

Een van de focuspunten daarbij is het reduceren van afval uit de operatiekamers. Een groot deel van het afval uit operatiekamers bestaat uit disposable procedure trays. Deze trays bevatten alle producten die per operatie nodig zijn, zoals bijvoorbeeld wegwerpbare steriele operatiejassen. Project ReUsable gaat nu de potentie van hybride procedure trays testen. Dit zijn trays die deels herbruikbaar zijn. Ze bevatten bijvoorbeeld herbruikbare textiele jassen en afdekdoeken. Daarnaast zijn alle materialen apart verpakt, zodat ongebruikte items niet de prullenbak in hoeven.

Tot nu toe wegen de kosten van hergebruik van de trays niet op

tegen de duurzaamheidswinst. Leden van de projectgroep ReUsable verwachten dat dit anders kan. Een gehele overgang naar grootschalig gebruik van herbruikbare procedure trays levert volgens hen grote voordelen op en zorgt voor een verlaging van de uiteindelijke kosten.

Radboudumc bouwt energiezuinige Researchtoren (12.250 m 2 )

In juli begon de renovatie van de Researchtoren en de nieuwbouw van de Centrale Sterilisatie Afdeling en Centrale Scopen Desinfectie (CSA/CSD) van het Radboudumc in Nijmegen. Duurzaamheid, efficiëntie en slim ruimtegebruik zijn belangrijke speerpunten tijdens de verbouwing.

De renovatie, bouw en herinrichting van de Researchtoren (circa 12.250 m2 bvo) richt zich op het afstemmen van de ruimtes op huidige en toekomstige processen en eisen. Een nieuwe centrale entree verbindt zorg, onderwijs en onderzoek en geeft ze een zichtbare plek. Dit maakt deel uit van het Masterplan voor herindeling van de gehele campus. De nieuwbouw van de CSA/CSD doelt op efficiëntie en duurzame inzetbaarheid

van mensen en middelen. Innovatieve technieken worden gecombineerd met aandacht voor het beperken van fysieke belasting voor medewerkers en het stimuleren van gezonde beweging in de werkruimte: ‘Dankzij deze technologieën en het juiste werkklimaat realiseren we hier de modernste CSA/CSD van Nederland’, zegt Mark Cox, directeur Bouwzaken in een interview met Radboudumc.

Een nieuwe ingang wordt een transparante en open ontmoetingsplek, waarbij de buitenruimte aansluit met veel zitjes en ruimte voor ontmoeting. De ontwerpkeuze voor de ingang zorgt voor optimaal gebruik van de beschikbare ruimte, aangezien de nieuwe ingang ‘het dak’ van het CSA/CSD-gebouw vormt. Duurzame renovatie Researchtoren Bij de renovatie van de Researchtoren

staat duurzaamheid voorop. Het Radboudumc kijkt niet alleen naar energiezuinige aspecten, maar ook naar de levensduur van het gebouw en het gebruik van energiebesparende technologieën. Zo komt er een nieuwe vliesgevel voor betere isolatie en worden materialen zoals meubels, kapstokken en plafondplaten zoveel mogelijk hergebruikt.

‘VERWACHT GEEN WONDEREN VAN HET STABUREAU’

De populariteit van het zit-stabureau groeit. Maar staand werken is ook niet risicoloos. In een interview met NU.nl vertelt Pieter Coenen, onderzoeker arbeid en gezondheid aan het Amsterdam UMC, dat rug- en beenklachten al na veertig minuten kunnen optreden. Esther Graaff-Visser, senior ergonoom bij Arboned, adviseert: sta niet langer dan een kwartier à twintig minuten. Sta op twee benen, met het gewicht iets meer op de voorvoeten en met ontspannen knieën. Daarnaast moet het bureau ongeveer twee centimeter boven ellebooghoogte staan en het is belangrijk om niet te leunen. Verder is regelmatig bewegen het belangrijkste. Het afwisselen van houdingen is volgens Coenen de sleutel tot succes. Hij concludeert: ‘Verwacht geen wonderen van het stabureau, het is niet zo dat al je medewerkers er gezonder door worden. Maar als ze enthousiast zijn, kan de aanwezigheid van stabureaus zeker geen kwaad.’

Beeld: EGM architecten.

Tips van techexpert Jarno Duursma, spreker op Facto Congres

DIT KAN AI VOOR FM BETEKENEN

Kunstmatige intelligentie, chatbots en virtuele assistenten nemen ons werk deels over en beïnvloeden onze werkzaamheden sterk. Dat concludeert Jarno Duursma, techexpert en keynotespreker op het Facto Congres, over AI en digitale technologie. ‘Het is zelfs denkbaar dat AI-softwaresystemen voor een deel de onderhandeling aangaan met je leveranciers.’

DOOR RONALD BRUINS

Duursma hoeft niet lang na te denken over de vraag wat hij in de praktijk zoal hoort van kenniswerkers die met

AI aan de slag gaan. ‘Dan starten ze bijvoorbeeld met ChatGPT, voeren ze een vraag in en krijgen ze niet het juiste antwoord. Maar dat is niet de insteek van zo’n AI-tool. Ik zeg weleens: beschouw AI als een hardloopwedstrijd van drie kilometer, waarbij je de eerste twee kilometer cadeau krijgt. Het laatste deel moet je echt zelf doen. Zie AI als een aantal superstagiairs die je heel veel kleine taken kunt geven.’

Jarno Duursma is onafhankelijk technologie-expert, publicist, onderzoeker en keynotespreker tijdens het Facto Congres op 19 september in Nieuwegein met zijn presentatie ‘Hoe blijven we menselijk in het tijdperk van kunstmatige intelligentie?’

LINIAAL VAN DESKUNDIGHEID

In een interview gaat hij onder meer in op de mogelijkheden van het gebruik van AI en voorkomende misverstanden. Zo denken mensen nogal eens dat het gebruik van een AI-tool leidt tot de waarheid. Maar dat is volgens hem echt een stap te ver.

‘De output moet altijd nog langs de liniaal van jouw eigen deskundigheid. Dan blijven er genoeg mogelijkheden over. Denk aan een eerste versie van een brief, het helpen bij het maken van een presentatie of het aandragen van nieuwe invalshoeken. Dan krijg je vijftien elementen, waarvan je er tien kunt weggooien. Bij drie denk je ‘mwah’. Maar twee brengen je toch op nieuwe gedachten. Ook bij inkoopcontracten kun je AI vragen om op je teksten te schieten. Zitten er fouten in?’

Duursma laat zijn eigen teksten ook altijd kritisch bevragen door AI. ‘In ChatGPT geef ik dan de instructies mee als ‘Doe alsof je een techjournalist bent’ en ‘Bekijk dit artikel kritisch’. Dat levert altijd weer nieuwe elementen op. Daar wordt het artikel beter van en het levert me tijdswinst op.’

AI-ASSISTENTEN

Google en Microsoft komen met AI-assistenten die ze in hun software integreren. Daardoor kan iedere kenniswerker er gebruik van maken. Copilot is al geïntegreerd in MS Teams, Word, Excel en Powerpoint. Die assistenten kunnen suggesties doen, het maken van documenten versnellen en samenvattingen geven. Dat laatste kan bijvoorbeeld handig zijn als je tien minuten te laat bent in een meeting. ‘AI kan je dan een samenvatting

Jarno Duursma: ‘Data, algoritmes en AI bieden aanzienlijke voordelen. Maar het blijft ook voor facility managers de vraag wat de menselijke maat is.’

geven van wat er is besproken, inclusief wie wat zei en welke taken jij hebt gekregen.’

WAT KAN AI VOOR FM BETEKENEN?

Wat je wel en niet door AI zou kunnen laten doen? ‘Daar zou je een lijstje voor kunnen maken. Wat zijn nu typisch van die taken waar AI me bij kan helpen? Ik heb dat zelf ook gedaan en dat is best een bevrijdende exercitie, kan ik je zeggen. Taken die generiek al eerder zijn gedaan, komen daarbij hoog op de lijst. Dat zijn typisch zaken waar je AI voor kunt gebruiken.’

Duursma gelooft er niet in dat de mens - en zeker de facility manager niet - wordt weggeautomatiseerd. AI drukt je nog eens op de feiten: waar laat ik persoonlijk mijn meest toegevoegde waarde zien? ‘AI kan taakjes uitvoeren, maar als mens zijn we zoveel meer dan dat. We beschikken over sociale, mentale en spirituele intelligentie. Echter, wie zijn waarde vooral uit het uitvoeren van administratieve taken haalt, zou zich wel even achter zijn oren moeten krabben. Dat is nou net iets wat AI ook goed kan. Copilot (een vergelijkbare tool als ChatGPT, maar dan geïntegreerd in de

‘De output van AI moet altijd nog langs de liniaal van jouw eigen deskundigheid’

Microsoft 365-omgeving, red.) is bijvoorbeeld al in spreadsheets geïntegreerd.’

HYPE EN REALITEIT GOED SCHEIDEN

Duursma staat al vijftien jaar op het podium van nationale en internationale congressen om zijn visie te geven op technologische ontwikkelingen en de gevolgen daarvoor voor de samenleving en op de manier waarop we werken. ‘In mijn tak van sport moet je hype en realiteit zien te scheiden’, zegt hij. ‘Mobiele technologie en social media begonnen als hype en werden keiharde realiteit. Daarna was er lange tijd niets. Ik volg de ontwikkelingen in AI al sinds 2014. Over dat terrein heb ik me lange tijd verbaasd. Waarom zijn er niet meer mensen die dit volgen, want ook dit wordt realiteit. Met de doorbraak van ChatGPT ziet het grote publiek dat er toepassingen voor zijn. Dat het hun productiviteit kan verbeteren.’

LARGE LANGUAGE MODELS

Er zijn talloze AI-tools los die zich baseren op Large Language Models, oftewel taalmodellen, legt Duursma uit. Een taalmodel is niets anders

dan een tekstgenerator op basis van kunstmatige intelligentie die een waarschijnlijkheidsverdeling over een volgorde van woorden opmaakt. Grote taalmodellen kunnen zo in de praktijk een tekst aanvullen, opstellen of controleren. Door blootstelling aan grote datasets, leert het taalmodel taalpatronen en relaties tussen woorden en zinnen herkennen. Dit maakt het mogelijk om autonoom tekst te genereren die menselijk aandoet. AI biedt dan bijvoorbeeld ook kansen voor de serviceverlening in een facilitaire omgeving. ‘Via chatbots met AI kunnen kantoorgebruikers communicatie over de facilitaire diensten aangaan. Als nuchtere Groninger snap ik dat mensen denken: ‘het zal zo’n vaart niet lopen.’ Maar dit is een echte ontwikkeling die je moet volgen en moet meemaken.’

TOEGEVOEGDE WAARDE AI VOOR FM

De toegevoegde waarde van AI zit voor FM vooral in het verbeteren van effectiviteit en inzicht.

1. Persoonlijke effectiviteit verbeteren Voor facility managers zit het gebruik van AI aan meerdere kanten. Allereerst aan de kant van de persoonlijke effectiviteit. Met tools zoals Copilot of ChatGPT kan een facility manager bijvoorbeeld makkelijker een presentatie maken of een samenvatting van een zwaar rapport laten verzorgen. ‘Kijk, AI gaat geen verhuizing van een bedrijfsonderdeel op touw zetten of de werkplekken van de toekomst bedenken of uitkiezen. Maar AI kan je wel als voorbereiding tips geven over wat over het algemeen de argumenten zijn die je hanteert in een onderhandeling met dienstverleners zoals cateraars. Zodanig dat je iets tegenkomt waar je zelf niet op was gekomen.’ Duursma geeft nog een ander voorbeeld van een situatie waarin AI de persoonlijke effectiviteit van een FM’er kan verbeteren. ‘Stel, je hebt zestien e-mails onder elkaar in je mailbox waar je geen chocolade van kunt maken. Wat wordt er nu van je verwacht? Dat vraag je aan AI, waardoor je niet meer alle e-mails door hoeft te gaan. Ook krachtig zijn de scenario’s die AI kan maken. Dan vraag je naar een aantal fantasierijke scenario’s over hoe iets zich zou kunnen ontwikkelen. Daarbij word je dan zelf ook weer geprikkeld.’

‘Laat AI niet de communicatie overnemen’

2. Meer inzicht creëren

Naast verbetering van de persoonlijke effectiviteit kan gebruikmaken van AI ook zorgen voor meer inzicht. ‘Denk aan inkoopcontracten, aanbestedingsdocumenten, presentaties, facilitaire beleidsnotities, producten- en dienstencatalogi, enzovoorts. Als ‘superstagiair’ kan AI daar, eventueel met behulp van externe bronnen, inzichten uit halen. En niet alleen uit jouw bedrijfsdata, maar vanuit, geanonimiseerd, alle data binnen de Microsoft-omgeving en buiten op het internet.’

‘Zo verrijkt AI je eigen bedrijfsinformatie die bijvoorbeeld in een FMIS zit. Het is zelfs denkbaar dat AI-softwaresystemen voor een deel de onderhandeling aangaan met je leveranciers. Daarbij kijken ze naar een benchmark waar ze jouw situatie tegen afzetten. En dan formuleren ze de voorwaarden en een conceptprijs. Let wel: dat zal altijd nog afgetekend moeten worden door mensen van vlees en bloed. Maar het begin is er dan al wel.’

MENSELIJKE MAAT

Hoe razendsnel AI ook opkomt, Duursma benadrukt dat de menselijke maat nooit uit het oog verloren mag worden. ‘Data, algoritmes en AI kunnen een honingpot lijken en ze bieden ook aanzienlijke voordelen. Maar het blijft ook voor facility managers de vraag wat de menselijke maat is. Zeker, in facilitaire dienstverlening kun je processen digitaal ondersteunen, maar het zijn mensen die het uitvoeren en het verschil maken. Daarbij komt dat kantoorgebruikers die menselijke maat ook enorm waarderen. Kortom, AI kan je ondersteunen in je dienstverlening en het klantcontact, maar laat het niet de communicatie overnemen.’ <<

FACTO CONGRES 19 SEPTEMBER

Thema: Workplace Trends

Locatie: NBC Nieuwegein

Aantal deelnemers: > 300 FM-professionals

Sessies van o.a.: Achmea, Rabobank, Booking.com, Alliander, PwC, TNO, Vattenfall

Kijk op Facto.nl/congres

Van brand naar een Paris-proof congreslocatie

‘HET WAS GEEN SPRINT, MAAR EEN MARATHON’

Van 90% verloren na de brand, tot een gelikt congrescentrum na één jaar keihard werken. Justin van Hooijdonk is directeur van het NBC Congrescentrum en deelt zijn ervaringen over het razendsnel opbouwen van het familiebedrijf. De propositie is voor de komende 20 jaar verzekerd. Hoe hij dat voor elkaar heeft gekregen? ‘Het is geen sprint, maar een marathon.’

DOOR SUSAN MEENHUIS-BOSBOOM

Alles voor de gasten. Dat blijkt als ik bij aankomst de grote hal inkom waar op dat moment congresbezoekers naar binnen lopen door een prachtig vernieuwde entree. Het oogt fris, hotel-chic en tot in de puntjes afgewerkt. Nergens is nog een spoor te vinden van de bouwwerkzaamheden, die nodig waren na de brand die er woedde begin september 2022.

In het congrescentrum ben ik voor het interview welkom aan de achterzijde. Een eenvoudige entree voor het personeel, die mij naar het kantoor van Van Hooijdonk brengt. Daar wordt nog de laatste hand gelegd aan het dak. Liever zitten we dus in de sfeervolle lounge, bij de bar beneden. Waar een gloednieuwe waterzuil staat en waar de barman een kop koffie inschenkt.

MARATHON

De afgelopen 1,5 jaar heeft hij geen sprint gelopen, maar een marathon, zegt Van Hooijdonk. Het congrescentrum was voor 90% verloren en heeft hij in rap tempo en in eigen beheer ge-

bouwd. Circulair waar het kon en met energiezuinige installaties. Samen met de ongeveer 900 zonnepanelen, is het pand voor de komende decennia weer geschikt gemaakt voor veel evenementen.

AANGENAAM VERBLIJF

Congresbezoekers verleiden om iets nieuws te doen en te ervaren. Dat is het uitgangspunt als het om duurzame bedrijfsvoering aankomt. Want met het begrip ‘duurzaamheid’ heeft Van

Een sfeerbeeld van een congresbezoek.

Hooijdonk niet zo veel. Alles inrichten om een zo’n aangenaam mogelijk verblijf te realiseren.

Dat wel. ‘Nederland is een kennisland waar kennis de hele wereld over gaat. Als je dan mensen bij elkaar brengt, breng ze dan bij elkaar op meest verantwoorde wijze die er is. Dat zit ‘niet alleen in een vegetarische invulling van je lunch’.

De akoestische plafonds zorgen bijvoorbeeld voor een goede geluidsisolatie. De waterzuil biedt allerlei soorten water, waar je je herbruikbare fles onder zet en PET-flessen niet meer nodig zijn. De groene omgeving met enkele bomen vlak bij de entree geven rust en sfeer. Het tapijt dat dagelijks wordt belopen door de bezoekers, is volledig recyclebaar. De leverancier die het legt, maakt er aan het einde van de rit ook weer pulp van, dat als grondstof dient voor nieuw tapijt.

‘Als je mensen bij elkaar brengt, doe dat dan op de meest verantwoorde wijze die er is’

En de technische installaties zijn smart, zodat er geen druppel energie verloren gaat. ‘De koude of warmte van de ene ruimte kunnen we toepassen in de andere ruimte. Het reist als het ware met de bezoekers mee’. Om die warmte en koude op te slaan, staan er grote buffervaten op het dak.

CONTROL

Jaarlijks host het NBC ongeveer 400 congressen. In de nieuwe locatie zijn alle facilitaire diensten in eigen beheer. Catering, schoonmaak, hospitality, technisch beheer en onderhoud. Controle en regie zijn belangrijke voorwaarden voor Van Hooijdonk. Met 150 mensen in vaste dienst en een flexibele schil kan hij de kwaliteit leveren die hij voor ogen heeft. En die is hoog: ‘Ik ben een control freak en het beste is nog niet goed genoeg’.

De entree van het NBC Congrescentrum.

Justin van Hooijdonk, directeur NBC Congrescentrum: ‘De koude of warmte van de ene ruimte kunnen we toepassen in de andere ruimte. Het reist als het ware met de bezoekers mee.’

FAMILIE

Het perfectionisme gaat samen met de band die hij heeft met alle mensen die er werken. Dat wordt onder meer versterkt door de familiaire sfeer die zichtbaar is op één van de wanden. Daar is de gehele familiegeschiedenis uitgebeeld in foto’s met een tijdlijn vanaf 1992. Bij het bordje met het jaartal 2023 staat: ‘We kunnen naar de maan’. Dat heeft Van Hooijdonk gezegd toen het nieuwe NBC er stond en staat symbool voor wat hij voor onmogelijk hield.

MILJOEN BESLISSINGEN PER DAG

Een voorbeeldfiguur heeft hij niet bepaald, maar het nemen van beslissingen (‘en dat waren er het afgelopen jaar elke dag heel veel’) heeft hij geleerd van zijn vader. Hij heeft vertrouwen in de partners en in zijn ideeën en kiest daardoor niet altijd voor de makkelijkste weg. Details zijn er in

‘Ik ben een control freak en het beste is nog niet goed genoeg’

zijn ogen niet, alles is namelijk belangrijk om een ruimte prettig te laten zijn. Hij wijst ondertussen naar de rugleuning van de stoel waarop ik zit: ‘Niet op elke eventlocatie zit je in zo’n stoeltje hoor.’

PLANNEN VOOR DE TOEKOMST

Het congrescentrum op volle toeren laten draaien heeft voor Van Hooijdonk nu prioriteit. Dat weerhoudt hem er niet van vooruit te kijken. Streven naar perfectie houdt hem altijd bezig en geeft hem ideeën voor een volgende fase.

Voldoening haalt hij nu uit opdrachtgevers die impact kunnen maken door alle energie die hij in het nieuwe congrescentrum gestopt heeft. ‘Die effort zie je terugkomen in de beleving van de congresbezoeker en uiteindelijk is dat de returnon-investment die je zoekt’. <<

Het houten regiokantoor van Alliander

‘HOUTBOUW ZOU DE STANDAARD MOETEN WORDEN VOOR ELK KANTOOR’

In 2023 nam Alliander haar nieuwe regiokantoor in Amsterdam Sloterdijk in gebruik. Het kantoor is aardgasvrij, energieneutraal en bijna volledig uit hout opgetrokken. Ernst-Willem van Drumpt: ‘Als je sec naar de inkoopprijs kijkt, is hout duurder dan staal en beton. Maar als we CO 2 -beprijzing krijgen en meenemen dat hout CO 2 opslaat, dan is het vele malen goedkoper.’

DOOR RONALD BRUINS

Sinds de bouw van Westpoort is Ernst-Willem van Drumpt, manager Real Estate en Facilities bij Alliander en spreker op het Facto Congres 2024 op 19 september a.s (zie sessie 4), een vurig pleitbezorger van houtbouw. ‘Dit zou de standaard voor elk kantoor moeten worden.’ Westpoort kan op veel interesse vanuit de markt rekenen en heeft in korte tijd de ene na de andere architectuurprijs in de wacht gesleept, zoals onlangs nog de Amsterdamse Architectuurprijs. En dat is niet verwonderlijk. Het kantoor is aardgasvrij, energieneutraal en bijna volledig uit hout opgetrokken.

VOORBEELD VOOR ANDEREN

‘Als Alliander vinden we dat we het voorbeeld moeten geven op het gebied van duurzaamheid en circulariteit. Daarom hebben we bij de bouw

van dit kantoor goed gekeken welke duurzame ontwikkelingen we konden gebruiken om, in navolging op onze andere kantoren, de markt aan te jagen. Denk anders op gebied van vastgoedontwikkeling.’ Het bijzondere gebouw beschikt over werkplekken, opleidingsfaciliteiten, werkplaatsen, magazijnen en opslag- en testruimten. In totaal gaat het om 21.000 m2 met 350 werkplekken voor ruim achthonderd medewerkers.

Het pand is aardgasvrij én energieneutraal dankzij 3.435 m2 aan zonnepanelen en een warmtekoudeopslag. Daarnaast ligt er in het bijna volledig uit hout opgetrokken kantoor- en opleidingengebouw ruim 1.195 ton CO2 opgeslagen. Erik Roerdink van architectenbureau De Zwarte Hond maakte samen met zijn team het ontwerp. De bouw was in handen van Dura Vermeer en Croonwolters&dros zorgde voor de technische installaties.

DENKEN VANUIT DUURZAAMHEID

Alliander is al veel langer bezig om van onze locaties duurzame gebouwen te maken, legt Van Drumpt uit. ‘In Arnhem en in Duiven bijvoorbeeld hebben we ook prachtige, duurzame panden. Dat denken vanuit duurzaamheid zit in ons DNA. Toen we wisten dat we het bestaande pand aan de Spaklerweg - dat overigens ver over zijn houdbaarheidsdatum heen was - moesten verlaten, gingen we op zoek naar een nieuwe locatie. Er was een voorkeur voor een locatie binnen de ring van Amsterdam, maar dat lukte niet. Dan maar zo dicht bij de ring als mogelijk.’

Na een zoektocht kwam Alliander op de huidige locatie aan de Noordzeeweg 4 terecht, een smal kavel waarop de nieuwbouw moest plaatsvinden.

‘Hout is een hernieuwbare grondstof, straalt warmte uit en slaat CO 2 op’

BELANGRIJKE THEMA’S

‘Onze gedachte was vervolgens: we hebben in Arnhem en Duiven duurzame gebouwen neergezet, hoe zetten we weer een stap verder de toekomst in? Daarbij stond voor het ontwerp een aantal thema’s centraal: veerkrachtig, toekomstbestendig, waardecreatie voor nu en later, verbinding met de omgeving en de gebruiker en digitalisering en innovatie. We wilden onder meer verkennen of houtbouw een belangrijke rol kon spelen.’

Dat kon. Het kantoor en opleidingscentrum zijn volledig uit hout opgetrokken. In het ontwerp is zowel binnen als buiten zo veel en zo slim mogelijk gebruik gemaakt van hout. Door de constructie en installaties los te koppelen van elkaar, ontstond een flexibel en aanpasbaar gebouw. De

Ernst-Willem van Drumpt, Alliander: ‘Mijn collega’s ervaren het als een fijn gebouw om in te werken. Daarom zeg ik: ik ben fan van houtbouw.’

installaties zijn direct toegankelijk en kunnen na hun levensduur makkelijk worden vervangen.

De gevels van alle gebouwen zijn gemaakt van cortenstaal en verticale ribben met ruimte voor klimplanten en geïntegreerde nestvoorzieningen.

De ribben dienen zo ook als zon- en geluidswering. Van Drumpt: ‘Door niet te bouwen met beton en staal voorkwamen we 1.434 ton aan CO2uitstoot. Daarnaast hebben we veel aandacht besteed aan kostenbesparing en het hergebruik van materialen. Dat draagt ook weer bij aan het ontwikkelen van de circulaire economie.’

VERBINDING DOOR TRAPPEN

Een belangrijk aandachtspunt was het verbinden van de kantoormedewerkers met de collega’s van de werkplaatsen. ‘De centrale houten trappen in het atrium van het kantoorgebouw creëren een omgeving die ontmoetingen en interactie stimuleert. Een unieke zwerftrap verbindt elke verdieping op een andere plaats en biedt een spannende route door het kantoor.’

VOORDELEN VAN HOUTBOUW

Het was voor het eerst dat Alliander houtbouw toepaste. Van Drumpt: ‘De andere locaties waren herontwikkelingen, waarbij het een bewuste, duurzame keuze was om zoveel mogelijk bestaan-

de materialen te gebruiken. Zodat je niets hoeft weg te gooien. Dat kon hier niet en dan is het vervolgens een logische stap naar hout. Wat de voordelen zijn van bouwen met hout? Het is een hernieuwbare grondstof, straalt warmte uit, slaat CO2 op en houtbouwsystemen worden prefab gebouwd en alles kan dus snel in elkaar gezet worden op de (veel schonere) bouwplaats. En nog een voordeel: hout is te recyclen.’

HERGEBRUIK MATERIALEN

Toch probeerde Alliander ook tijdens dit project materialen te hergebruiken. Van Drumpt daarover: ‘We hadden de gedachte om de oude verlichting van de Westerscheldetunnel te hergebruiken en eventueel staal van ProRail. Maar we merkten dat de kosten een factor vijf à zes stegen, dat werd eigenlijk te gek. En de gerecyclede materialen inzetten was ook niet altijd in te passen in het strakke bouwschema.’ Naast hergebruik van bestaande materialen zit circulariteit ook in het zodanig inzetten van nieuwe materialen, zodat

Het interieur van het nieuwe kantoor van Alliander. Beeld: De Zwarte Hond/ ScagliolaBrakkee

deze in de toekomst hergebruikt kunnen worden.

Van Drumpt: ‘Zodanig flexibel en modulair dat je het in de toekomst ook makkelijker een andere functie kan geven. Stel, we zouden over veertig jaar de nieuwe locatie verlaten, dan kan het gebouw vrij eenvoudig worden omgeturnd naar bijvoorbeeld appartementen. En neem onze parkeergarage, die kun je uit elkaar halen en elders neerzetten.’

UITNODIGING FLORA EN FAUNA

De beplantingen rondom de gebouwen vormen een uitnodiging voor flora en fauna. Van Drumpt: ‘Ook bergen we regenwater op het terrein en gebruiken we deze voor de bewatering van planten op eigen terrein. Dit geeft dan weer invulling aan de klimaatadaptieve omgeving.’ Allemaal elementen die maken dat het kantoor van Alliander prijs na prijs wint. In april nog de Amsterdamse architectuurprijs, waar de vakjury zich lyrisch toonde. Uit het juryrapport: ‘De verbinding van het gebouw met zijn omgeving, versterkt door het gastvrije atrium, wordt toegejuicht als een voorbeeld van vooruitstrevende en gemeenschapsgerichte architectuur. Het dient ook als een levend laboratorium voor nieuwe technologische vooruitgang.’

‘Ik hoefde intern niet lang te discussiëren over het bouwen met hout’

Van Drumpt: ‘Dertig procent van gevel en dakoppervlak is groen. Het groen klimt tegen het gebouw op, we hebben nestelkasten aan de gevel en centrale tuinen in het kantoordeel. Met deze maatregelen leggen we de verbinding met natuurgebied De Bretten, dat dichtbij onze locatie ligt.’

GEEN LANGE DISCUSSIES

Het moet smullen zijn geweest voor Van Drumpt om aan dit project bij te dragen. ‘Ik vind het prachtig dat er organisaties zijn zoals Alliander die je de ruimte geven om dit soort ontwikkelingen neer te zetten. Het zijn niet alleen mooie plaatjes en praatjes over duurzaamheid, maar we zetten ons er ook echt voor in. Ik hoefde daarom intern ook niet lang te discussiëren over het bouwen met hout.’

Of de hogere kosten van houtbouw nog een rol hebben gespeeld? Van Drumpt: ‘Ja, als je sec naar de inkoopprijs kijkt, is hout duurder dan staal en beton. Maar als we CO2-beprijzing krijgen en meenemen dat hout CO2 opslaat, dan is het vele malen goedkoper. Daarnaast is het constructief gezien niet minder dan bijvoorbeeld staal of beton en versnel je er de bouwtijd mee. Ook de brandveiligheid hoeft er niet onder te lijden. En dus is hout toekomstbestendig vanuit meerdere invalshoeken.’

‘Voor de eindgebruiker, de medewerker, is het een fantastisch pand geworden en dat horen we ook terug’, sluit Van Drumpt af. ‘Mijn collega’s ervaren het als een fijn gebouw om in te werken. Daarom zeg ik: ik ben fan van houtbouw. Ik vind dat hout de standaard zou moeten zijn bij het bouwen van kantoren.’ <<

FACTO CONGRES 19 SEPTEMBER

Ernst-Willem van Drumpt, manager Facilities bij Alliander, en Erik Roerdink, architect bij De Zwarte Hond architecten, delen tijdens het Facto Congres op 19 september 2024 hun ervaringen met de realisatie van gebouw Westpoort, vanaf het eerste ontwerp tot en met het huidige gebruik. Bekijk het programma op Facto.nl/congres/sessies.

HOE DUURZAAM WORDT DE KOFFIE INGEKOCHT?

Duurzaam inkopen is inmiddels in veel organisaties de norm. Het is geen trend. Je loopt niet voorop wanneer je eraan meedoet. Iedereen is het er wel over eens dat duurzaamheid een onlosmakelijk onderdeel is geworden van inkopen. De vraag die speelt is echter hoe doortastend je durft te zijn in het doorvoeren van dat duurzame aspect.

DOOR ROYAN VAN VELSE*

Heel aan het begin van het tijdperk van duurzaam inkopen werd het laaghangend fruit geplukt. Iets wat erg voor de hand lag, was koffie en thee. Daar vond iedereen wel iets van, het lag in het blikveld en er was vrij eenvoudig iets aan te doen.

Door het omzetten van de bestaande koffie en thee naar producten met bijvoorbeeld een Fairtrade-, UTZ-, of RFA-certificaat, droeg je al zichtbaar bij aan duurzaamheid. Soms werd de koffie daardoor iets duurder, maar hij was zeker niet minder lekker, en als inkoopafdeling kon je daarmee scoren op de duurzaamheidsladder. Je wist immers zeker dat de switch naar koffie die eerlijk verhandeld werd, impact had.

EERLIJKE HANDEL

De term die vaak wordt gebruikt in het kader van de impact van koffie, is eerlijke handel. Eerlijke handel staat voor eerlijke afspraken tussen de in-

kopende partij en de verkoper. Volgens dit uitgangspunt dient de koffieboer een eerlijke prijs te ontvangen voor zijn bonen. Dit criterium telde mee tijdens tenders.

Langere tijd was bovenstaande voldoende om ermee weg te komen. Tijdens een marktbenadering werd in het Programma van Eisen opgenomen dat één of meerdere duurzaamheidscertificaten van toepassing moesten zijn op de producten, en dan klopte het. Op het moment echter dat alle koffiebranders producten konden aanbieden die voldeden aan de norm voor eerlijke productie en handel, was het moment aangebroken om opnieuw het kaf van het koren te scheiden. Een certificaat alleen maakte de brander namelijk niet meer onderscheidend. Prijs begon logischerwijs op zo’n moment weer een belangrijke rol te spelen. Het moment was daar om verder te kijken dan alleen naar prijs en een certificaat.

LIRP

De eerlijke handel en de eerlijke prijs zijn de laatste jaren maatgevend geworden en hebben zich ontwikkeld. Het kan echter nog beter. Aan de hand

van de zogenaamde LIRP-methode (Living Income Reference Prices) zijn minimumprijzen vastgesteld voor producten als koffie, cacao, vanille en kokosnoot. Volgens de definitie van Fairtrade International is deze LIRP de prijs die een fulltime boer nodig heeft om een leefbaar inkomen te genereren. Deze prijs dient niet alleen kostendekkend te zijn, zoals nu vaak het geval is, maar de boer moet er ook een inkomen aan overhouden. Hiermee kan hij voor zijn gezin zorgen en toegang krijgen tot bijvoorbeeld zorg en onderwijs.

Ook moet de winst de boer motiveren om te investeren in zijn bedrijf en zijn medewerkers, en om te verduurzamen. Hierbij valt te denken aan de overgang naar een duurzame werkwijze, zoals het switchen naar organische productie. Een onlosmakelijk onderdeel van eerlijke handel is hiernaast dat er tijdens de productie geen sprake mag zijn van moderne slavernij of kinderarbeid. Het mag duidelijk zijn dat deze LIRP-prijzen niet voor alle producerende landen gelijk zijn. Niet alle koffiebranders committeren zich er nog aan. Sommige onder hen betalen zelfs meer dan deze minimumprijzen teneinde duurzaamheid extra te stimuleren.

CO 2

Er zijn echter nog meer duurzame initiatieven mogelijk rondom het productieproces, en niet alleen met betrekking tot de P van People. De 17 Sustainable Development Goals van de Verenigde Naties nemen langzamerhand de wat oudere systematiek van de 3 P’s over. Meer dan de helft van deze SDG’s hebben hun weerslag op de productie van koffie. De klimaatfactor speelt een prominente rol. CO2 is het sleutelwoord. Nederland wil in 2050 immers klimaatneutraal zijn. Waar worden de bonen ingekocht en hoe verloopt het transport? Hoe wordt de energie aangewend voor het brandproces? Is deze duurzaam (windenergie of zonne-energie) en worden hitte en water hergebruikt? Wordt de uitgestoten CO2 gecompenseerd door bijvoorbeeld het aanplanten van bomen en planten?

Aan de hand van de LIRPmethode zijn minimumprijzen vastgesteld

EEN WERELD ZONDER AFVAL

Wat als het lukt om de wereld afvalvrij te maken? Dat zou betekenen dat wat toch nog weggegooid

Het zijn allemaal factoren waar de inkoper rekening mee kan houden in zijn uitvraag. Hiermee kunnen aantoonbare duurzame inspanningen beloond worden. Daarbij is het belangrijk om in het achterhoofd te houden dat gemiddeld genomen 44% van de CO2-footprint in het land van oorsprong ligt, 46% door het zetproces wordt veroorzaakt (het verwarmen van water om koffie te zetten) en dus slechts 10% van de CO2-uitstoot het gevolg is van transport, het branden en de distributie.

wordt, alsnog hergebruikt kan worden. Dan heet het geen afval meer. Een voor de hand liggende manier om hieraan bij te dragen, is om koffiemachines een langer leven te schenken. Dat kan enerzijds door ze niet te snel te vervangen, en anderzijds door, als ze toch uit de roulatie gaan, te refurbishen. Deze mogelijkheid bestaat bij steeds meer koffiebranders. Een ouder apparaat krijgt op deze manier een tweede leven.

HERBRUIKBARE VERPAKKINGEN

Bij koffiebrander Peeze heeft men de herbruikbare koffieverpakkingen gelanceerd. Hiermee is het aanleveringsproces afvalloos geworden. De verpakkingen worden vervolgens gereinigd door medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dit fenomeen begint steeds meer aan populariteit te winnen. Ook Lidl startte onlangs een concept met navulbare wasmiddelverpakkingen. Het levert daadwerkelijk milieuvoordelen op, ondanks het reinigen en het transport.

PROGRAMMA VAN EISEN

Duurzaamheid stopt niet bij het behalen van een label. Producenten en afnemers kunnen samen bijdragen aan goede koffie in een nog betere wereld. Om dat te stimuleren, kan een inkoper in het programma van eisen en wensen voor de uitvraag verschillende criteria opnemen ten aanzien van koffie en thee.

Volgens Tom Freriks, marketingmanager van Peeze, wil een koffiebrander graag laten zien wat hij meer kan dan ‘slechts’ voldoen aan de standaardeisen die worden gesteld in een uitvraag. Door middel van deze extra’s kan hij een duurzaam verschil maken. Daartoe is er binnen Peeze een zogenaamde leidraad voor een toekomstbestendige en betekenisvolle invulling van koffietenders opgesteld. Deze leidraad helpt inkopers met het opstellen van hun eisen en wensen. Deze transparantie vertegenwoordigt een eerlijke handreiking die bedrijven op weg helpt naar een duurzamere morgen.

Eisen en wensen die in een aanbestedingsdocument kunnen worden opgenomen zijn:

>traceerbaarheid; >een duurzame certificering; >het voldoen aan LIRP, of het liefst nog beter dan LIRP; >het voorkomen van CO2; >het aantoonbaar compenseren van CO2; >wijze van landbouw (boslandbouw is toekomstbestendiger dan andere vormen; >hergebruik van grondstoffen; >gebruik van groene energie; >refurbishen van apparatuur.

VERDER DENKEN

Maatschappelijk verantwoord inkopen is dynamisch

Eerlijke en transparante ketens, het klimaat en de circulaire transitie spelen een hoofdrol in de eerder genoemde leidraad. Hiernaast dienen de producenten en de leverancier uitgedaagd te worden om samen met de klant nog verder te denken aan mogelijkheden om invulling te geven aan de SDG’s. Maatschappelijk verantwoord inkopen is namelijk dynamisch. Elk stapje dat we zetten helpt ons op weg naar een betere en groenere planeet. <<

* Royan van Velse is hoofd sectie juridisch advies - directie Inkoop bij het ministerie van Defensie. Hij publiceert regelmatig in Facto over facilitaire inkoop.

Royan van Velse (rechts) en Tom Freriks, marketing manager Peeze.

‘Uncatering is de toekomst’

De cateraar die de catering wereld opschudt. Zo zou je Join Program kunnen omschrijven, Oftewel: foodservice van de toekomst. Lekker én gezond eten staat centraal, efficiënter en met een kleinere footprint.

Join Program heeft als jonge speler inmiddels een veelvoud aan gerenommeerde en internationale bedrijven als Miro en Coty op de klantenlijst. ‘Wij doen het heel anders dan andere cateraars’, zegt oprichter Maurits Tofohr. Hij begon in 2019 vanuit de ambitie om op bedrijven een duurzame manier lekker en gezonder eten en drinken te bieden dat aansluit op actuele trends in de foodwereld. Hij speelde met name in op de behoefte aan vernieuwing.

DE NIEUWE STANDAARD

Het model van Join Program bestaat uit een geprogrammeerd dagelijks wisselend menu met gezond en lekker eten, waar vlees en vis onderdeel van uitmaken, maar nier per se de hoofdmoot vormen. ‘We hebben iedere dag van een week een uniek menu en 850 recepten per jaar.’ Medewerkers kunnen via een app bestellingen doen en aangeven wanneer ze aanwezig zijn, wat hun voorkeuren zijn en wat hun mening is over de maaltijden en service. Daar voeren we actief campagne op richting gasten. Ook dat werkt goed, geeft Tofohr aan: ‘Binnen een week is 90% van de appgebruikers ‘aan boord’. Daardoor zijn bijvoorbeeld wachtrijen korter.’

De focus ligt bewust op standaardisering, zegt Tofohr. ‘Wij zetten een standaard neer en dat is een tegenbeweging in de markt die we al hebben kunnen optimaliseren op basis van twee jaar intensieve ervaring op het hoogste niveau. Wij durven ons te committeren aan een rating van 4 uit 5 sterren van gasten.’

BLIJVEN DOORONTWIKKELEN

De cateringmarkt is een volgende en maatwerkgedreven markt, legt Tofohr uit. 'Bij ambitieuze bedrijven en hun medewerkers zagen we behoeften die de huidige markt niet met dezelfde snelheid en flexibiliteit kan invullen. Innovatie voert niet de boventoon. Wij willen catering een meer pro-actieve invalshoek geven. Het is dan ook onze missie om het huidige model van catering aan te scherpen. Uncatering noemen we dat. Een antwoord op de traditionele oplossingen. Een programma dat je kantoor in één keer toegang geeft tot een volledig voedselaanbod en – ervaring. Met bijbehorende community . Dat is ook wat de naam ‘Join Program’ betekent: zet ons foodprogramma aan – join our program. We ontwikkelen door aan de hand van inzichten vanuit gebruikersdata, zodat we een partner zijn- en blijven - voor ambitieuze bedrijven.’ Join Program biedt niet alleen de lunch, maar een compleet f&bconcept. ‘Wij faciliteren de volledige werkdag: van ’s ochtends een

Maurits Tofohr: 'We kijken altijd wat er beter kan.'

kopje koffie bij de barista tot pantry’s, micromarkets en koelkasten waar je ons assortiment in kunt aanbieden.’ Het eten is volgens de Join Program-gedachte samengesteld, oftewel gecureerd: ‘Daar is over nagedacht door een team van voedingsdeskundigen en bekroonde chefs. En dat stopt nooit: we kijken altijd wat er beter kan, mede door de input die we krijgen van de gebruikers.’

MEEDENKEN OVER KLIMAATDOELSTELLINGEN

Partnerschap met de opdrachtgever staat bij Join Program centraal, zodat de diensten zo goed mogelijk aansluiten op de behoefte. Dat geldt ook voor duurzaamheid, zegt Tofohr. ‘We gebruiken nu al zo weinig mogelijk plastic materiaal en nodigen onze opdrachtgevers uit om daarover mee te denken en de uncateringdoelen te behalen. Bedrijven hebben zelf ook hun klimaatdoelstellingen en met ons programma zetten ze daar al flinke stappen in.’

Een voorbeeld daarvan is het terugdringen van voedselverspilling, die bij traditionele cateringoplossingen gemiddeld op meer dan 20% ligt. ‘Wij kunnen op basis van de beschikbare data de vraag beter voorspellen, zodat we beter kunnen inkopen’, zegt Tofohr. ‘Bij een van onze klanten hebben we zo de verspilling al kunnen terugbrengen naar minima van 3%.’

Dit artikel is gesponsord door Join Program. Meer weten? Scan de QR-code.

‘Kantoor Vol Afval’als toonbeeld circulaire renovatie

RVB RENOVEERT GEBOUW 356 TOT CIRCULAIR KANTOOR

Het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) heeft het bestaande gebouwenbestand - waaronder Gebouw 356, ook wel Kantoor Vol Afval (KaVA) genoemd, volledig gerenoveerd met bestaande materialen uit een oud ABN Amro-kantoor aan de Foppingadreef in Amsterdam.

DOOR ANNE TJON-A-JOE FOTOGRAFIE: PTSA, STIJN POELSTRA

In de Architect, net als Facto een uitgave van VMN media, wordt de renovatie van Gebouw 356 uitgebreid besproken. De renovatie maakt deel uit van de duurzaamheidsambities van het RVB, om in 2030 het gebruik van niet-duurzame bouwmaterialen te halveren. Hergebruik van materialen is belangrijk om die doelstelling te halen. Met de renovatie van G ebouw 356, van ongeveer 2.100 m2, wil het RVB hier ervaring mee opdoen. Het gebouw moet ruimte geven aan bedrijven in de opkomende ‘sensor-based technologie’-industrie, zoals drones.

DONORGEBOUW

Voor de transformatie en renovatie was ‘een groot deel al in huis, een ander deel kwam uit een donorgebouw’, aldus architect Josse Popma van Popma ter Steege Architecten. Dat donorgebouw was het ABN Amro-kantoor uit de jaren tachtig, gelegen aan de Foppingadreef in AmsterdamZuidoost, dat ook wordt gerenoveerd.

Het Rijksvastgoedbedrijf stelde in 2021 specifieke comforteisen op om een optimale werkomgeving te waarborgen, met als doel dat het kantoor voldoet aan de eisen voor een moderne en duurzame werkomgeving voor de Rijksoverheid. Het kantoor moest hét visitekaartje vormen voor het RVB en zijn kijk op de circulaire bouwpraktijk. Gebouw 356 – een defensiekantoor uit 1980 – was volgens Popma een typisch cellenkantoor met een robuust betonnen casco en gevel, met binnenwanden van baksteen. ‘Het was een donkere en vooral verouderde werkomgeving.’ Maar met potentie voor een tweede leven.

Enkele voorbeelden van comforteisen waren omsloten werkplekken voor twee tot acht personen, open en omsloten ruimten voor overleg, open ruimten voor communicatie en oriëntatiepunten om bezoekers te helpen navigeren. Ook waren er plannen voor zogeheten makerspaces, gericht op het delen van kennis en het stimuleren van samenwerking. Elke werkplek en ruimte diende te voldoen aan specifieke comfortei-

sen op het gebied van luchtkwaliteit, warmte, geluid en zicht.

EIGENTIJDSE WERKOMGEVING

Het gerenoveerde gebouw beschikt nog steeds over zijn industriële karakter. De loodasachtige ruimtes zijn opgedeeld door een bouwmarktopstelling van een kas en steigers. De garages transformeerden naar studio’s voor kleinschalige productiewerkplekken.

Gebouw 356 is verdeeld over twee bouwlagen, maar voelt als één geheel. Het resultaat is een eigentijdse werkomgeving met op beide verdiepingen een middengang met aan weerszijden afgesloten werkplekken, overlegplekken, ontmoetingsruimtes.

De kers op de taart is de zogenoemde ‘skybox’ op de kop aan de zuidzijde. Vanaf hier heb je een weids uitzicht over de locatie en de voormalige landingsbaan, waar nu regelmatig met drones testvluchten worden uitgevoerd. De grote open ruimte heeft een industrieel plafond waar alle buizen verscholen liggen achter okergele textielbanden over de volle breedte.

KLEUR ALS VERBINDEND ELEMENT

Om het gebouw voor de gebruiker goed leesbaar te maken, boog Popma ter Steege zich met een ontwerpbureau over een kleurenschema. Kleur verbindt hier de diverse materialen. Zo kreeg het voormalige systeemplafond van ABN Amro een nieuwe goudkleurige tint die terugkomt over de volledige lengte van de middengang. Het goudkleurig draad trekt de kantoorplekken bij elkaar. De doorlopende vloerbekleding op de eerste verdieping heeft een variërend kleurverloop en de grijzige vloertegels van weleer zijn opgedeeld door bruine, blauwe, rode en gele banden.

40 PROCENT MINDER CO 2 -UITSTOOT

Inmiddels is het Rijkskantoor opgeleverd en klaar voor gebruik. Het project resulteerde in bijna veertig procent minder CO2-uitstoot en veel geleerde lessen, volgens het Rijksvastgoedbedrijf. Projectmanager bij het RVB Sevan Markerink: ‘Het comfort - zoals het regelen van de temperatuur - sluit aan op de eisen voor rijkskantoren. En de indeling is zo gemaakt dat er verschillende ruimtes voor overlegvormen zijn, helemaal volgens het beleid voor de Fysieke Werkomgeving Rijk.’

‘HET COMFORT SLUIT AAN OP DE EISEN VOOR RIJKSKANTOREN’

Het project is geselecteerd voor de ARC24 Interieur Award van De Architect, een ontwerpprijs waarbij onafhankelijke jury’s het beste werk uitlichten in onder andere stedenbouw, architectuur en interieur, met als doel om de betekenis en de kracht van het ontwerp te vieren. Dit jaar bestaat de longlist uit 36 opmerkelijke projecten. De Award wordt toegekend aan een recent gerealiseerd project met een groot onderscheidend vermogen en een toonaangevend interieur en exterieur. Op 26 september wordt de winnaar bekend gemaakt tijdens de uitreiking. <<

Een impressie van het Kantoor Vol Afval.

Nieuwe duurzaamheidsagenda bij Haaglanden Medisch Centrum

‘STEEK JE ENERGIE IN DATGENE WAARMEE JE ECHT IMPACT KUNT MAKEN’

Duurzaamheid is een hot topic en afkoelen gaat het nog lang niet. Het is een groot thema, dus waar begin je? In hun rol als adviseur bij PHI Factory hielpen Helena Stork en Pam van Wanrooij Haaglanden Medisch Centrum (HMC) bij deze opgave.

DOOR PAULA JANSEN

Vanuit HMC leefde de ambitie en urgentie om stappen te zetten op het gebied van duurzaamheid.

‘De vraag was alleen: waar willen we naartoe en hoe gaan we daar komen?’ begint Van Wanrooij. Zij is uiteindelijk bij HMC gebleven om de nieuwe duurzaamheidsstrategie uit te rollen. ‘In de organisatie leefde duurzaamheid al. Zo waren er op de werkvloer verschillende initiatieven opgezet door green teams, maar veelal versnipperd door de organisatie. Wat miste was een duidelijke stip op de horizon en een strategie om daar te komen.’

AMBITIE EN KENNIS

Maar hoe begin je? Cluster Service en Huisvesting schakelde PHI Factory in om te komen tot een gedragen duurzaamheidsstrategie. Van Wanrooij: ‘Helena en ik hebben eerst een ambitiesessie gehouden en daarin samen met mensen uit de

organisatie bepaald welke thema’s belangrijk zijn. Daar hebben we bepaald wat duurzaamheid voor HMC betekent. Voor een ziekenhuis betekent dat immers iets anders dan voor bijvoorbeeld een productiebedrijf. In die ambitie- en strategievorming probeer je een dwarsdoorsnede van de organisatie mee te nemen op een strategisch niveau.’

Na het vormgeven van de ambitie ga je kijken hoe je die gaat invullen. Van Wanrooij vervolgt: ‘Dan haak je naast strategische mensen ook de tactische en operationele medewerkers aan, zoals verschillende zorgmedewerkers, maar ook schoonmaakmedewerkers en beheer en onderhoud. Dat hebben we gedaan in twee kansensessies. Wat je op strategisch niveau bedenkt, kan soms moeilijk uitvoerbaar zijn. En vanaf de werkvloer komen veel slimme ideeën. Die medewerkers zijn er elke dag in de praktijk mee bezig, dus zij zien ook waar de mogelijkheden liggen: waarom hebben we het proces zo ingericht? Waarom kopen we specifiek dit in? Die ideeën zijn heel waardevol.’

BESLUITVORMING ESSENTIEEL

De besluitvorming is volgens Stork en Van Wanrooij een erg belangrijke stap. ‘Anders ga je iets optuigen, maar heb je geen mandaat’, betoogt Van Wanrooij. ‘HMC is een grote organisatie met veel verschillende mensen en doelgroepen. Dus we vonden het belangrijk dat de raad van bestuur ook achter de ambitie en strategie staat. In het realiseren van de duurzaamheidsambities zullen namelijk verschillende afwegingen moeten worden gemaakt over de benodigde maatregelen. Sommige maatregelen zijn makkelijk te implementeren, andere vragen meer van de organisatie. Denk aan een financiële investering of een investering in kennis of capaciteit. Dan wil je niet dat eventuele weerstand betekent dat je niet door kunt. Je wilt vanuit een duidelijk commitment en vertrouwen verder.’

BEHAPBARE STAPPEN

Duurzaamheid is een groot begrip en de stip op de horizon vaak ver weg. Daarbij is wat vandaag duurzaam is, morgen misschien heel anders. Toch is het volgens Van Wanrooij goed om te bedenken hoe de organisatie eruitziet in een ideale situatie over twintig of dertig jaar. ‘De stip op de horizon is geworden dat we in 2050 een volledig circulair,

Helena Stork: ‘Er wordt nog heel veel met disposables gewerkt omdat het in de protocollen staat of omdat mensen het in hun gedrag hebben ingebouwd.’

‘Tussendoelen maken het behapbaar’

CO2-neutraal en gezond ziekenhuis hebben.’ Een mooi vergezicht, maar wat is daarvoor nodig? Stork: ‘Binnen de strategie hebben we in eerste instantie voor drie jaar een duurzaamheidsagenda opgesteld. De eerste tussenstap is dus 2026. Dan wil HMC bijvoorbeeld de verhouding tussen dierlijke en plantaardige eiwitten in het voedingsaanbod naar 40/60 krijgen, 20 procent minder wegwerphulpmiddelen gebruiken en het restafval met 25 procent verminderen. Die tussendoelen maken het behapbaar. Waar mogelijk kun je ze uitbreiden. In 2030 wil HMC bijvoorbeeld de eiwitverhouding naar 20/80 brengen.’

HELE PLAATJE

Als leidraad voor de agenda nam PHI Factory de Green Deal Duurzame Zorg mee. ‘Die heeft vijf thema’s specifiek uitgewerkt voor duurzaamheid in de zorg’, legt Van Wanrooij uit. ‘Daarvan hebben we gekeken wat past bij HMC. En wat zijn realistische doelstellingen? Om de duurzaamheidsagenda nog concreter te maken.’

Ook werden strategische kansen geïdentificeerd. Van Wanrooij: ‘Een mooi voorbeeld daarvan is inkoop. Al snel werd duidelijk dat inkoop een es-

Pam van Wanrooij: ‘Probeer niet zomaar te doen wat een ander doet, blijf bij jezelf en wat past bij jouw organisatie.’

sentiële rol speelt in de verduurzaming van HMC, maar ze waren nog zoekende hoe invulling te geven aan deze rol. Je moet over veel dingen nadenken, van inkoop tot de gebruiks- en eindgebruiksfase. Maar ook: moet je iets bijvoorbeeld überhaupt inkopen? Het vraagt veel van de afdeling inkoop en de rest van de organisatie. Er is een gedragsverandering nodig om dingen die ‘altijd zo gedaan zijn’ vanuit een ander perspectief te benaderen.’

Ten slotte was het belangrijk een podium te geven aan de opschaalbare initiatieven die er al waren, zoals het gebruik van warmtejasjes op de OK of initiatieven voor duurzamer omgaan met afval. Stork vertelt dat afval scheiden en verminderen in de openbare ruimtes en kantoren al gebeurt, maar nog niet op alle afdelingen. ‘Er wordt nog heel veel met disposables gewerkt en soms onnodig, omdat het in de protocollen staat of omdat mensen het in hun gedrag hebben ingebouwd. Gedrag aanpassen is altijd ingewikkeld. En dingen moeten meer schoongemaakt en gesteriliseerd worden. De logistieke stromen worden dus anders en we moeten wel blijven voldoen aan de criteria van infectiepreventie. Je moet het hele plaatje compleet hebben voor je echt zo’n overstap kunt maken.’

EERLIJK VERHAAL

Een schijnbaar simpele aanpassing is dus niet altijd zo simpel. Daarom is eerlijke communicatie volgens Van Wanrooij essentieel. ‘Soms kun je ervoor kiezen om juist niet te communiceren. Bijvoorbeeld over afval. We zamelen plastic en blik apart in, maar met alle ontwikkelingen op de afvalmarkt blijkt plastic recyclen veel moeilijker dan gedacht. Of als een stroom te veel is vervuild, dan komt het bij restafval. We kunnen daar niet altijd iets aan doen, behalve het eerlijke verhaal vertellen.’ Ook voor de bewustwording is communicatie volgens Van Wanrooij belangrijk. ‘We zetten mensen bijvoorbeeld aan het denken met campagnes. Zo willen we inzetten op energiebesparing door medewerkers bewust te maken van de kleine dingen die ze thuis ook doen, zoals het licht en de computer uitdoen wanneer ze naar huis gaan.’

‘Soms kun je ervoor kiezen juist niet te communiceren’

DYNAMISCH BLIJVEN

Een duurzaamheidsagenda van drie jaar klinkt kort, maar Van Wanrooij ziet dat niet als iets negatiefs. ‘Je kunt documenten opstellen voor tien jaar, maar de wereld verandert zo snel. Deze tijdspanne is te overzien en zo blijft het ook een dynamisch document. Inmiddels hebben we de duurzaamheidsagenda iets uitgebreid met een doorkijk naar 2030 zodat die gelijk loopt met de strategische periode van HMC waarin duurzaamheid een belangrijke rol speelt.’ Ook betoogt ze dat duurzaamheid uiteindelijk niet op zichzelf moet staan, maar onderdeel moet worden van ieders werkzaamheden in het ziekenhuis. ‘Hygiëne en patiëntveiligheid hebben medewerkers bijvoorbeeld al geïnternaliseerd. Het is belangrijk dat duurzaamheid ook standaard onderdeel wordt van wat ze doen. Ik heb niet de illusie dat dat in 2026 al zo is en dat we dan geen duurzaamheidsagenda meer nodig hebben. Maar ik zou het wel fijn vinden als de volgende agenda veel compacter is, omdat we al veel stappen in de juiste richting hebben gezet.’

VIND JE SWEET SPOT

Bij HMC gaan ze met vernieuwde energie aan de slag met duurzaamheid. Wat geven Van Wanrooij en Stork mee aan organisaties die ook een stap verder willen? Van Wanrooij: ‘Probeer niet zomaar te doen wat een ander doet, blijf bij jezelf en wat past bij jouw organisatie.’ Daar is Stork het mee eens. ‘Kijk wat succesvol is gebleken in je organisatie en zorg dat duurzaamheid daarop aanhaakt. We hebben bijvoorbeeld het op wetenschappelijk onderzoek gebaseerde Eat Lancet-dieet genomen voor het verduurzamen van voeding. Dat dieet is gezond voor mens én planeet. In een ziekenhuis is gezondheid natuurlijk heel belangrijk, dus dit is een mooi voorbeeld van hoe gezondheid en duurzaamheid bij elkaar komen.’

Van Wanrooij sluit af: ‘Geef antwoord op de vraag: wat is belangrijk en waar heb ik invloed op? Het punt waar die twee samenkomen, is je sweet spot voor duurzaamheid. Dan steek je je energie in datgene waarmee je daadwerkelijk impact kunt maken.’ <<

Happy FM... alles over werkgeluk

• Joyce van Aken

• te beluisteren op Spotify

• conclusie: podcast met de sfeer van een keukentafelgesprek

ALLES OVER WERKGELUK

Sinds 2022 heeft Joyce van Aken 23 afleveringen opgenomen van de podcast ‘Happy FM … alles over werkgeluk’. De afleveringen variëren in lengte tussen een half uur en een uur. Joyce heeft een opleiding tot gelukscoach afgrond en heeft voor haar master Facility & Real Estate Management-thesis onderzoek gedaan naar de invloed van FM op werkgeluk. Ze weet waar ze het over heeft en dat merk je aan de manier waarop ze de gesprekken voert. Elke aflevering deelt ze eigen ervaringen en inzichten, waardoor het meer een gesprek wordt dan een interview. Joyce spreekt uiteenlopende facilitaire vakgenoten over hun eigen werkgeluk. De gesprekken gaan over drijfveren, wat zij zo leuk vinden aan hun vak en hoe het staat met hun werkgeluk en welke invloed zij hier zelf op hebben. Het enthousiasme voor het vak spat er regelmatig vanaf.

HESTER VAN SPRANG

HOOFDDOCENT/ONDERZOEKER MASTEROPLEIDING

FACILITY & REAL ESTATE MANAGEMENT BIJ SAXION

HOGESCHOOL EN PARTNER BIJ MEERWAARDE HUISVESTINGSADVIES.

Daarnaast interviewt ze experts van buiten het facilitaire vakgebied. Deze gesprekken zijn wat meer inhoudelijk van toon en helpen je om vanuit allerlei andere disciplines een beter begrip te krijgen van werkgeluk. Vaak heeft de geïnterviewde een boek geschreven of lezing gegeven over een onderwerp dat raakt aan werkgeluk. Joyce heeft een persoonlijke stijl van interviewen. Het is duidelijk dat ze een groot deel van de geïnterviewden persoonlijk kent. Dit geeft de sfeer van een gezellig keukentafelgesprek waar je als luisteraar bij aansluit. Ben jij een echte people manager, wil je meer weten over werkgeluk of ben je benieuwd naar waarom het facilitaire vakgebied mensen blijft boeien? Dan is dit een prima podcast om toe te voegen aan je lijstje met favorieten.

FACTO CONGRES

Datum: 19 september

Locatie: NBC, Nieuwegein

Organisator: Facto

VAKBEURS ENERGIE

Datum: 15 t/m 17 oktober

Locatie: Brabanthallen, Den Bosch

Organisator: 54events

FMN CONNECT XL

Datum: 7 november

Locatie: n.n.b.

Organisator: FMN

CFP INNOVATIEDAG

Datum: 7 november

Locatie: CFP, Naarden

Organisator: CFP Green Buildings

FMN KENNIS & CARRIÈREFESTIVAL

Datum: 14 november

Locatie: Flint, Amersfoort

Organisator: FMN

FMN LEDENVERGADERING

Datum: 14 november

Locatie: online

Organisator: FMN

MASTERCLASS OPERATIONAL EXCELLENCE

Datum: v.a. 20 november

Locatie: Nyenrode, Breukelen

Organisator: Facto

REAL ESTATE FUTURE PROOF KENNISFESTIVAL

Datum: 25 november

Locatie: Babylon Den Haag

Organisator: Holland ConTech & PropTech

HORECAVA

Datum: 13 t/m 16 januari 2025

Locatie: RAI Amsterdam

Organisator: RAI

WORLD WORKPLACE EUROPE

Datum: 12 en 13 maart 2025

Locatie: Fokker Terminal, Den Haag

Organisator: IFMA

De weg naar Zero-Waste met Renewi EcoSmart

Steeds meer bedrijven streven naar een Zero-Waste beleid om hun CO2-uitstoot te verlagen. Het verminderen en scheiden van afval is essentieel om zoveel mogelijk materialen te recyclen en de druk op het milieu te verlichten. Renewi EcoSmart speelt hierbij een belangrijke rol. Als onderdeel van het waste-to-product bedrijf Renewi vormen zij de eerste schakel in de circulaire keten.

Een grote duurzame sprong voorwaarts begint met kleine stappen in de keten. Welke stappen dit zijn verschilt per organisatie. “Toch is er één constante stap die binnen iedere organisatie zorgt voor duurzaamheid en circulariteit: integraal afval- en grondstoffenmanagement inrichten en uitvoeren,” zegt Sander Leenders, commercieel directeur bij Renewi. “Dit omvat het voorkomen van afval, het scheiden van afval en het verwerken of recyclen ervan. Om dit te realiseren zijn – onder andere – mensen en middelen nodig.”

'Door aan de bron te sorteren wordt afval circulair materiaal'

INZAMELMIDDELEN

Met behulp van unieke inzamelmiddelen is het mogelijk om afval beter te scheiden. Leenders legt uit: “Door aan de bron te sorteren, blijft afval geen afval, maar wordt het een nieuw circulair materiaal. Daarnaast ondersteunt en adviseert een afvalcoach van Renewi EcoSmart. De coach heeft niet alleen veel kennis van procesvorming, maar ook korte lijntjes met alle betrokkenen. Zo kijkt de coach bijvoorbeeld mee met het inkoopproces om ervoor te zorgen dat er via leveranciers minder afval jouw organisatie binnenkomt.”

WASTE LABS

Een van de grootste uitdagingen op weg naar een Zero-Waste organisatie is gedragsverandering. “Het delen van kennis speelt hierbij een belangrijke rol,” zegt Leenders. “Veel medewerkers weten niet

waarom of hoe ze afval moeten scheiden. Dankzij een Waste Lab worden medewerkers actief betrokken bij afvalscheiding. Dit betekent dat een Renewi EcoSmart-expert bij jouw organisatie langskomt om samen je restafvalbak om te keren en te bekijken wat er nog te recyclen valt. Dit geeft inzicht in hoe je restafval kunt reduceren, zodat je minder kosten hebt én duurzamer afval kunt scheiden.”

'Veel medewerkers weten niet hoe ze afval moeten scheiden'

WAT DOET RENEWI?

Recycler Renewi profileert zich nadrukkelijk als waste-to-product bedrijf. Ze zamelen afval in en recyclen dat tot bruikbare materialen, zoals gerecycled papier, metaal, kunststof, glas, hout, bouwstoffen en compost. Zo draagt het bedrijf concreet bij aan een circulaire economie. Naast afval inzamelen en daarvan circulaire materialen vervaardigen ziet het bedrijf ook een belangrijke taak in het adviseren van (potentiële) klanten. Verder pakken ze de rol op van verbinder. “Voor een circulaire economie is samenwerking een vereiste. De vraag en het aanbod van circulaire materialen moet bijvoorbeeld in evenwicht zijn. Wij leveren daar heel actief een bijdrage aan.”

ZERO-WASTE CERTIFICAAT

Uiteindelijk kunnen bedrijven ervoor kiezen om het Zero-Waste certificaat te behalen. “Dit betekent dat er in het kantoor vrijwel geen restafval meer wordt geproduceerd door medewerkers en de leveranciers,” legt Leenders uit. “Het is belangrijk om je als bedrijf te richten op het verminderen van afval en het identificeren van alternatieve, beter recyclebare materialen om het restafval tot een minimum te beperken. De samenwerking met leveranciers is hierin cruciaal en biedt waardevolle inzichten in je afvalbeheer. Circulariteit is een gezamenlijke inspanning; het vraagt om samenwerking door de hele keten.”

WAARDEVOLLE DATA

“Naast advies en ondersteuning ontvang je ook waardevolle data", vervolgt Leenders. “Hierdoor krijg je inzicht in waar kansen liggen om afval verder te verminderen en te verduurzamen. Deze gegevens tonen aan dat afvalscheiding loont, zowel voor het bedrijf als voor het milieu. Door afval te verminderen en om te zetten in waardevolle circulaire materialen, dragen we bij aan een circulaire economie. Zo werken we samen aan een wereld waarin afval niet langer bestaat.”

Dit artikel is gesponsord door Renewi.

7 WORKPLACETRENDS

Wat zijn de actuele trends in FM en Workplace Management? Drie adviseurs op het gebied van facility management en werkomgevingen delen hun inzichten. Veiligheid, inclusiviteit, welzijn, duurzaamheid en technologie zijn de belangrijkste pijlers, volgens de experts.

DOOR ANNE TJON-A-JOE

1. VEILIGE

EN INCLUSIEVE WERKOMGEVING

Helen de Baat, partner en senior adviseur bij HWRK, benadrukt het belang van veiligheid: ‘Een veilige werkomgeving, zowel fysiek als sociaal, vormt de basis waarop medewerkers optimaal kunnen presteren.’ Of een werknemer zich veilig voelt, heeft tegelijk te maken met de inclusiviteit van de werkomgeving. Sep Bartels, workplace consultant bij Colliers, vult aan: ‘Inclusieve kantoorontwerpen zijn een reactie op de groeiende aandacht voor diversiteit en inclusie, ondersteund door wetgeving en richtlijnen. Het dient als een pilotomgeving voor inclusieve verandering, waarbij de focus verschuift van specifieke aandacht voor doelgroepen naar ervaringen voor iedereen.’

2. VERBREDING VAN HET

BEGRIP WERKOMGEVING

De grenzen van de traditionele werkomgeving vervagen, constateert De Baat: ‘We werken steeds meer op verschillende locaties, met de thuiswerkplek voor ge-

concentreerd werk en centrale locaties voor samenwerking en ontmoeting. Dit vraagt om goede faciliteiten en een focus op ruimtes die ontmoeting en welzijn bevorderen.’

Nick Lettink, directeur en programmamanager bij YNNO, signaleert een verschuiving van de fysieke werkomgeving naar een strategische asset voor de organisatie. Voor zichtbaarheid, goede bereikbaarheid en aantrekkelijkheid als werkgever. ‘Hoe en waar deze werkomgeving moet zijn is daarmee steeds vaker een businesscase vanuit HRM-perspectief: zitten wij op de juiste plek om onze talenten aan te trekken en te behouden? Is de werkomgeving faciliterend in het behalen van de arbeidsproductiviteit die we nodig hebben?’, aldus Lettink.

3. VERANDERENDE ROL VAN DE WORKPLACE MANAGER

Niet alleen de werkomgeving evolueert. Volgens Lettink is de workplace manager vaker een verbinder, die in staat is om verschillende belangen te betrekken bij het ontwikkelen van de toekomstgerichte werkomgeving. 'Ze moeten zich bezig-

houden met veel thema’s die alledaagse zaken lijken, maar strategisch van belang zijn. Een schot voor de boeg: klimaat en akoestiek problemen, verbeteren van ontmoeting, verbinding, duurzaamheid, gezondheid en natuurlijk niet te vergeten: een werkplek.’

4. KLIMAATADAPTIEVE WERKOMGEVINGEN

Bartels verwacht dat de integratie van duurzaamheid in werkomgevingen toeneemt, waarin samenwerking tussen workplace professionals en facility managers cruciale rol speelt in het creëren van klimaatadaptieve omgevingen: ‘Een integrale aanpak van duurzaamheid versterkt niet alleen de reputatie van organisaties, maar maakt ze ook toekomstbestendig.’

5. BIJDRAGEN AAN DOELSTELLINGEN ORGANISATIE

Organisaties denken vaker na over hun doelstellingen, met name de duurzaamheid en de maatschappelijke impact, ziet De Baat. ‘Deze focus willen organisaties graag terug laten komen in de branding van de werkomgeving. Alle geleverde

diensten moeten in lijn zijn met de doelstellingen van de organisatie, wat niet alleen efficiëntie bevordert, maar ook betrokkenheid en trots onder medewerkers stimuleert.’

6. DIGITALISERING MET

BLENDED-REALITY EN AI

Blended reality, oftewel het toevoegen van een digitale laag aan de fysieke wereld, zal leiden tot structurele veranderingen in hoe en waar we werken, voorspelt Bartels. ‘Blended reality herdefinieert waar en in welke werkomgeving we werken.’ Volgens Bartels maakt deze technologie het mogelijk om de fysieke wereld digitaal te manipuleren, waardoor je kan werken zonder traditionele werkplek of beeldscherm. ‘De integratie van mixed reality in kantooromgevingen draait niet om superrealisti-

sche ervaringen, naadloze connectiviteit of gamification, maar om betekenisgeving en nieuwe manieren voor het uitvoeren van taken.’

Lettink vult aan dat kunstmatige intelligentie (AI) kan dienen als een assistent voor toekomstige werkprocessen: ‘AI zal ons helpen om onze taken te verschuiven van individuele, vaak repetitieve taken naar complexere taken gericht op evaluatie en creatie. Een praktisch voorbeeld hiervan is de verschuiving van het handmatig analyseren van data naar het laten analyseren van data door AI, gevolgd door het – in samenspel met AI en je collega’s - evalueren van de resultaten.

7. EXPERIMENTEREN ALS

ITERATIEF

PROCES

Experimenten in Workplace Management gaan volgens Lettink verder dan

eenmalige pilots of tijdelijke opstellingen voor een beperkte groep testgebruikers. Eerder werden werkomgevingen ontworpen en ingericht met een langetermijnperspectief voor 5, 10 of 20 jaar. Lettink stelt dat dit in een snel veranderende omgeving niet langer werkt, maar dat we voortaan ‘rekening houden dat de geboden oplossing aan verandering onderhevig is’.

Lettink: ‘Houd rekening met het bieden van een oplossing die 80 procent past en direct na de implementatie bijgeschaafd moet worden, en daarna weer en weer. Dit vraagt om een ander gesprek, andere opbouw van budgetten en een continue dialoog. Een dialoog tussen bestuurders, gebruikers, workplace managers en leveranciers. Alleen zo kom je samen tot steeds betere passende oplossing.’ <<

Blended reality maakt het mogelijk om de fysieke wereld digitaal te manipuleren. (Beeld gegenereerd met behulp van Dall-E)

Verbouwing hoofdkantoor Essent:

‘WE BRENGEN DE MENSELIJKE MAAT TERUG’

Het hoofdkantoor van Essent in ’s-Hertogenbosch wordt dit jaar verbouwd. De nieuwe inrichting moet ervoor zorgen dat het pand beter aansluit bij de veranderde behoeftes van bezoekers en organisatie. Een gesprek met Jan klein Goldewijk, manager Facility Services en Real Estate bij Essent. ‘De vloeren zijn bouwkundig niet veranderd. Maar door tal van andere elementen eraan toe te voegen worden kleinere zones gecreëerd en verdwijnen de lange zichtlijnen.’

DOOR GERARD DESSING

‘De architect heeft aan het begin van dit verbouwingstraject weleens gezegd: eigenlijk is het jammer dat alles hier niet zo oud en slecht is. Anders hadden we alles kunnen strippen en een geheel nieuw ontwerp kunnen maken. Maar dat is een compliment aan degenen die een jaar of zestien geleden dit pand hebben ontworpen en ingericht. Het heeft de tijd goed doorstaan, alleen is het functioneel niet meer toereikend voor de manier waarop we vandaag de dag willen werken’, zegt Jan klein Goldewijk, sinds 2016 werkzaam als manager Facility Services en Real Estate bij Essent. Samen met zijn team is hij verantwoordelijk voor de facilitaire dienstverlening (hard en soft services) op de Essent-kantoren in Zwolle, Utrecht, Amsterdam en het hoofdkantoor in Den Bosch. Daarnaast levert hij vastgoedgerelateerde diensten

aan de pakweg vijftien mkb-organisaties die sinds hun acquisitie onder Essent vallen, zoals Vandebron, Energiedirect en Powerhouse.

REDENEN OM TE VERBOUWEN

Een van zijn belangrijkste aandachtspunten dit jaar is de grootschalige verbouwing van het hoofdkantoor in Den Bosch (22.000 m2, 6 etages, werkplekken voor 1.500 fte, flexfactor 0,6). Dat tot die verbouwing werd besloten had diverse redenen, vertelt hij in het bedrijfsrestaurant.

Reden 1. Functionele noodzaak

De eerste en belangrijkste reden was functioneel van aard. Net als in veel andere organisaties bleek ook bij Essent dat met de oude inrichting de veranderende functie van kantoor, als plek waar

mensen tegenwoordig vooral komen om te ontmoeten en samen te werken, niet meer goed ondersteund kon worden. Klein Goldewijk geeft als voorbeeld het veranderde gebruik van vergaderzalen. Uit recente metingen bleek dat 80 procent van de gewone vergaderzalen, met een capaciteit van zes tot vijftien personen, door maximaal twee medewerkers tegelijk werd benut. Geen ideale situatie dus. ‘Waarschijnlijk zat er dan iemand in zo’n zaal die in alle rust een Teams-overleg wilde doen of vond er een overleg tussen twee personen plaats. Als je dat constateert, weet je dat je een aantal aanpassingen moet doen om de druk op die zalen te verminderen. We creëren nu dan ook een soort cubicles, kleinere, functioneel ingerichte ruimtes voor 2 tot maximaal 4 personen. Het is een van de veranderingen waardoor het gebouw be-

ter werkt en het hybride en activiteit gerelateerd werken maximaal wordt ondersteund.’

Ook op akoestisch gebied waren dringend functionele aanpassingen nodig. In de kantoortuinen die Essent ruim vijftien jaar geleden had ingericht was per vloer plek voor zo’n 120 medewerkers, met alle nadelen van dien. ‘Met de nieuwe inrichting brengen we de menselijke maat weer terug’, vertelt klein Goldewijk. ‘De vloeren zijn bouwkundig niet veranderd. Maar door er tal van andere elementen aan toe te voegen creëren we kleinere zones gecreëerd en verdwijnen de lange zichtlijnen. Ook gebruiken we meer kleur, komt er meer beplanting enzovoort. Kortom, het wordt warmer, knusser, menselijker en voelt prettiger aan.’

Reden 2. Strategie: onderlinge samenwerking verbeteren voor integraal klantaanbod

De tweede reden voor de verbouwing had te maken met de strategie van Essent, vervolgt klein Goldewijk. ‘Als je mensen in Nederland wilt helpen om de energie-

transitie te maken, is het belangrijk dat je een integraal aanbod kunt doen. Dus bijvoorbeeld niet alleen energie leveren, maar meteen ook zonnepanelen plaatsen. Maar om dat te kunnen moet je als bedrijf over de business units heen kunnen samenwerken en veel meer in ‘we’ gaan denken en veel minder in ‘me’. Als je die kant op wilt, moet je ook zorgen dat de werkomgeving dat kan faciliteren.’

Reden 3. Engagement

Reden drie betreft het verbinden van medewerkers en het bedrijf. Klein Goldewijk doelt daarmee op het gebouw als middel om intern te communiceren over het bedrijf en het product, dus wie wil je zijn als organisatie, wat doe je allemaal voor de klant en hoe kun je je medewerkers tonen dat je trots bent op wat ze doen. Het gaat hier niet om branding, dat is ‘inside out’, benadrukt hij. ‘Nee, je hebt het hier over onderwerpen als strategie, purpose en verbinding. Dus hoe leggen we onze strategie op een laagdrempelige manier uit aan de medewerkers? Dat is bijvoorbeeld mogelijk met

beeldschermen, maar ook visueel met teksten op wanden of met andere uitingen. Of denk eens aan de voordeelshop die er voor klanten bestaat. Waarom zou je die faciliteit niet in je gebouw fysiek zichtbaar maken met een shop en video’s van eindgebruikers die producten of services aanschaffen en gebruiken? Het gebouw kan hier echt een rol spelen.’

Reden 4. Verduurzaming

De laatste reden om te verbouwen heeft alles te maken met de duurzaamheidsdoelstellingen van het bedrijf. De redenering is helder: als je toch aan het verbouwen bent, kun je net zo goed meteen maatregelen treffen die bijdragen aan de verduurzaming van het pand, zoals plafonds voorzien van ledverlichting, een slimmere klimaatinstallatie installeren die minder CO2-uitstoot en dergelijke. ‘Er zijn voor de verbouwing geen harde KPI’s op het gebied van duurzaamheid afgesproken, maar we hebben wel gezegd: op bouwkundig gebied passen we zo weinig mogelijk aan en we willen zoveel mogelijk bestaand materiaal herge-

Ruimte voor ontspanning.

bruiken. Overigens hebben we als bedrijf wel harde duurzaamheidstargets, bijvoorbeeld dat we in 2030 energieneutraal willen zijn. Deze verbouwing kan daar meteen een aanzienlijke bijdrage aan leveren.’ Dat is mogelijk door hergebruik van bijvoorbeeld 80% van de vloerbedekking, een groot deel van de wanden, 90% van het meubilair en de overgang naar digitale lockers. De verbouwing, die eind van het jaar wordt afgerond, is meteen een goed moment om de facilitaire services tegen het licht te houden, vervolgt klein Goldewijk.

NIEUW KOFFIECONCEPT

Een goed voorbeeld daarvan is de herijking van de warme drankenvoorziening, een concept dat de laatste jaren door de eindgebruiker steeds minder werd gewaardeerd. Klein Goldewijk: ‘Onze koffievoorziening was eigenlijk prima, maar als je merkt dat mensen het minder waarderen moet je iets veranderen. We hebben nu nieuwe machines, in totaal ongeveer de helft minder maar de kwaliteit is enorm verbeterd. Verse melk, ve-

gan opties, meer aandacht voor duurzaamheid zowel ten aanzien van de machines als de koffiebonen enzovoort.’ Of die kwaliteitsslag door de klant wordt gewaardeerd? Klein Goldewijk knikt instemmend. ‘Na de ingebruikname van de eerste nieuwe apparaten zagen we dat mensen van andere afdelingen opeens naar de verbouwde etages liepen om daar koffie te halen, koffietoerisme dus. Dan weet je genoeg.’

RENOVATIE RESTAURANT

Tijdens de verbouwing wordt ook het bedrijfsrestaurant (ca 1.500 m2) op de begane grond aangepakt. Die ruimte heeft momenteel in eerste instantie een restauratieve functie, maar overleg is er ook mogelijk. Nadeel: in de praktijk worden de vierkante meters slechts twee uur per dag intensief gebruikt, terwijl de ruimte de rest van de dag min of meer leegstaat. Met de verbouwing moet dit precies andersom worden. ‘Aan het eind van dit jaar is het restaurant compleet gerenoveerd. De ruimte wordt veel multifunctioneler ingericht met als primaire functie

werken en overleggen. Daarmee nemen we eventuele knelpunten weg als het gaat om beschikbaarheid van werkplekken op drukke dagen. We willen de ruimte zo inrichten dat je er goed kunt overleggen en ook kunt lunchen, maar tegelijk moet het ook mogelijk zijn om er zonder een hoop gedoe een eindejaarsborrel voor 400 tot 500 man kunt houden. Verder gaan we de koffiebar verplaatsen naar een meer centrale locatie, zodat het meer mensen trekt en een bijdrage kan leveren aan ontspannen en ontmoeten.’

NIEUW: VITALITEITSPUNTEN

Een nieuwe toevoeging aan de werkvloeren zijn de vitaliteitspunten. Daarvan komen er verspreid over het gebouw zo’n 20 stuks. Het is een faciliteit waar medewerkers water kunnen tappen en waar ze - in een afgesloten deel – gebruik kunnen maken van voorzieningen om te ontspannen zoals een massagestoel, een VRbril met rustgevende beelden of een Powernap-stoel. ‘Dit zijn geen koffiepantry’s met zitmeubilair waar ontmoeten centraal staat’, aldus klein Goldewijk. ‘Nee, het gaat echt om plekken waar medewerkers zich individueel kunnen loskoppelen van het werk en even de persoonlijke resetknop kunnen indrukken.’

MEER ‘TINY HOUSES’ OP WERKVLOER

Een andere ontwikkeling die in de verbouwing wordt meegenomen is de toevoeging van meer ‘tiny houses’ op de werkvloeren. Het gaat om compacte ruimtes voor één of twee personen waar iemand zich tussen twee overleggen door even kan afzonderen en in stilte kan werken. ‘Het is een afgesloten, niet te reserveren hokje met een bureau, stoel en eventueel een bankje. Anderen kunnen er wel naar binnen kijken, maar er is toch privacy. Je moet het eigenlijk zien

Jan klein Goldewijk: ‘Ik hoop dat dit de laatste verbouwing ooit wordt.’

als je werkkamer thuis; daar werk je in alle rust, maar als je de deur opendoet sta je weer midden in de activiteit. Dat is hier ook het geval.’

Wat er gebeurt als iemand de gehele dag in zo’n tiny house wil zitten? Klein Goldewijk ziet het vooral pragmatisch. Je moet daar dan met elkaar het gesprek over voeren, zegt hij. En als niemand op de afdeling er een probleem mee heeft dan is het prima.

Overigens is het voeren van zo’n gesprek over gedrag in de praktijk nog niet zo makkelijk. ‘Daarom besteden we veel aandacht aan communicatie en zorgen we bij iedere groep nieuwe gebruikers voor een onboarding met heldere uitleg over de bedoeling en het gebruik van de voorzieningen.’

HAPPINESS CAFÉ

Of er nog meer veranderingen aankomen in relatie tot de verbouwing? Klein Goldewijk benoemt graag een aspect dat in nauwe verbinding staat met de waarde die Essent hecht aan sociale duurzaamheid. Zo bevindt zich in het gebouw momenteel het ‘Happiness Café’, waar via een Bossche instantie mensen met

een verstandelijke beperking gerechten zoals worstenbroodjes en tosti’s bereiden en ze zich in een veilige werkomgeving verder kunnen ontwikkelen. Om die outlet, iedere werkdag geopend van 09.00 tot 17.00 uur, meer aandacht te geven krijgt deze na de verbouwing een prominentere plek in het bedrijfsrestaurant. Dat vergt volgens klein Goldewijk overigens wel een en ander van het design, bijvoorbeeld omdat het uitgiftepunt moet worden voorzien van glazen panelen. ‘Die heb je soms nodig om een eventueel teveel aan prikkels weg te kunnen nemen. Maar daar zetten we ons graag voor in.’

VERBOUWING IN 4 STAPPEN

De totale verbouwing van het hoofdkantoor, die moet leiden tot pakweg 800 werkplekken en zo’n 700 ARBO, bijna 100 aanlandwerkplekken en veel individuele voorzieningen, vindt plaats in vier fases van elk zo’n twaalf weken. Nadeel daarvan is dat er voor medewerkers niet één moment ontstaat dat als startpunt geldt voor een nieuwe manier van werken en samenwerken. Tegelijkertijd is het voordeel dat zo’n stapsgewijze aanpak de organisatie de kans biedt om snel, in een periode van twaalf weken, de lessons learned van een eerdere fase toe te passen in de opvolgende fase.

Je kan op die manier heel snel leren, aldus klein Goldewijk. Hij geeft als voorbeeld de uit het restaurant afkomstige lampenkappen die in het kader van hergebruik boven een aantal bureaublokken werden geïnstalleerd. Dat bleek akoestisch gezien geen ideale keuze. ‘Die kappen zijn dermate groot dat ze als een soort klankkast gingen fungeren, iets waar niemand rekening mee had gehouden. Omdat ze maar op drie plekken waren opgehangen, konden ze snel verwijderd worden en vervangen worden door een andere oplossing. Je maakt soms

fouten, maar met zo’n fasegewijze verbouwing is de impact kleiner en kun je snel acteren.’

LAATSTE VERBOUWING OOIT

Waar Essent over vijf jaar staat met de werkomgeving? Klein Goldewijk wil twee dingen kwijt. ‘Ik hoop dat dit de laatste verbouwing ooit wordt’ zegt hij beslist.

Waarom? ‘Ik zou willen switchen naar een soort continu ontwikkelmodel waarbij je wel verbouwt en verbetert in nauwe samenwerking met FS, IT, HR en Communicatie. Dat betekent niet meer eens in de zes tot acht jaar alles in één keer groot aanpakken. We onderzoeken nu hoe we dat kunnen doen, want je creeert wel een soort spanningsveld tussen aan de ene kant ad-hocbehoeftes van de business en aan de andere kant je eigen huisvestingsstrategie op de lange termijn. Maar het is financieel interessanter en je zit dichter op de actuele behoeften van de gebruiker.’

OOK OP ANDERE ESSENTLOCATIES WERKEN

Ten tweede ziet hij een mogelijke ontwikkeling voor zich waarbij de pakweg 50 panden van de overgenomen organisaties ook toegankelijk worden voor medewerkers van andere bedrijfsonderdelen. Voordeel: het biedt ze de mogelijkheid om af en toe dichter bij huis te werken. ‘Als fusiebedrijf beschikken we over genoeg panden in het land waar dat mogelijk is. Het zou mooi zijn als je die panden voor iedere medewerker zonder enige belemmering toegankelijk kunt maken. Dat vraagt wel een aantal oplossingen, zoals bijvoorbeeld de overgang naar één toegangspas, maar het zou wel bijdragen aan verbetering van de customer journey die gelijk bij binnenkomst start (de Essent Belonging).’ <<

Een tiny house op het Essent-kantoor.

ACHMEA OP WEG NAAR WERKOMGEVING 2.0

Achmea is druk met het vormgeven van de werkomgeving 2.0. Aandachtspunten zijn onder meer de inzet van technologie, de aanstelling van community managers voor ontmoeten op kantoor, de reductie van vierkante meters en het vaker beschikbaar stellen van niet gebruikte ruimtes aan externe organisaties. Een interview met Bart-Jan Lijnkamp, eindverantwoordelijke voor facilitair bedrijf, corporate real estate en documentlogistiek bij Achmea.

DOOR RONALD BRUINS

Bart-Jan Lijnkamp vervult die functie sinds 2017. Gevraagd naar de actuele bezetting op de kantoren is hij helder in zijn antwoord. In de eerste maanden van dit jaar is het aantal medewerkers dat naar kantoor komt gestabiliseerd. Ten opzichte van begin 2023 komen er 30 tot 40 procent méér collega’s naar kantoor. De bezetting (op piekdagen momenteel 60 tot 65 procent) is echter nog steeds niet op het niveau van vóór corona.

TWEE DAGEN PER WEEK

Gemiddeld zijn Achmea-medewerkers twee dagen per week op kantoor aanwezig. Daarbij is er een grote diversiteit in bezettingsgraden en type werk per afdeling, vertelt Lijnkamp. ‘IT-developers zie je bijvoorbeeld minder vaak op kantoor, terwijl medewerkers van onze klantcontactcenters wel vaker aanwezig zijn. Bij-

voorbeeld ook voor training, coaching en opleiding van nieuwe collega’s.’

Als medewerkers naar kantoor komen, gaat het – naast gewoon werken – ook om samenkomen en ontmoeten. ‘We zien een flinke toename in het aantal evenementen, maar ook aan teambijeenkomsten. Dat dat ontmoeten vaak gebeurt, merk je ook aan de omzetcijfers van de banqueting en brasserieën die we hebben.’

HOGERE VERWACHTINGEN

Medewerkers komen minder naar kantoor, maar als ze aanwezig zijn verwachten ze meer, constateert Lijnkamp. ‘De standaard die mensen thuis hebben, is beter geworden, dat zien we terug in de medewerkersonderzoeken. Daar hebben we als werkgever aan meegeholpen.

Daarnaast zijn al enige tijd de kosten voor woon-werkverkeer gestegen. Ook dat is – en dat was een ontdekking voor mij – soms een drempel om naar kantoor te komen. We zijn dan ook aan het kijken wat we daaraan kunnen doen.’

COMMUNITY MANAGERS

Het kantoor concurreert steeds meer met de verbeterde thuiswerkplek. Waarbij de functie van het kantoor er meer een is van werken, samenwerken en ontmoeten. Om het ontmoeten meer te organiseren heeft Achmea community managers aangesteld. Zij trekken met de divisies op om op kantoor ontmoetingen te organiseren. ‘Denk aan inhoudelijke sessies waarin kennis en ervaringen binnen afdelingen wordt gedeeld. Maar het kan ook gaan om workshops of gezellige teambijeenkomsten.’

30% MINDER VASTGOED

Met de komst van hybride werken heeft Achmea zijn vastgoed met 30 procent kunnen verminderen, vervolgt Lijnkamp. Het heeft geleid tot het continu bijstellen van de werkomgeving. Meer en meer naar een mix van bureaus, huiskamerzitjes, ontmoetingsruimtes, hybride vergaderruimtes en belcellen. ‘We zijn nog steeds bezig met het finetunen van die mix’, zegt hij. ‘Daarbij denk ik soms ook wel: je moet uitkijken dat dat finetunen niet een continu proces wordt. Alhoewel de intre-

de van data, technologie en AI ook maakt dat je bezoekersstromen en bezettingsgraden beter kunt analyseren en voorspellen. Dat is goud waard en daar kunnen dus ook weer wijzigingen voor het werkplekconcept uit voortkomen. Of denk aan de catering die door gebruik te maken van data de inkoop beter kan afstemmen op de dan aanwezige behoefte.’

VOORSPELLEN AANTAL

BENODIGDE

WERKPLEKKEN

Samen met HR en IT kijkt FM of in de

SESSIE STRATEGISCHE HUISVESTING

Bart-Jan Lijnkamp is, samen met Dick Plomp (TNO) en Luc Smits (LSI Real Estate), deelnemer aan de rondetafel ‘Is het kantoor te groot of de bezettingsgraad te laag?’ tijdens het Facto Congres op 19 september a.s. Gespreksleider is Harold Coenders (Colliers).

Lees meer over het programma op Facto.nl/congres/sessies.

toekomst meer data en technologie gebruikt kan worden om medewerkers te faciliteren. Als voorbeeld noemt Lijnkamp een app waarmee een nieuwe medewerker op zijn eerste werkdag op zijn smartphone kan zien waar hij faciliteiten kan vinden en waar hij moet zijn. ‘Je zou ook kunnen denken aan het voorspellen van het aantal benodigde werkplekken op basis van geanonimiseerde agendaafspraken. Dit zijn nog toekomstbeelden, maar als FM en Real Estate denken we daar over na.’

RELATIE MET BUITENWERELD

Het kantoor als omgeving voor ontmoeten betreft niet alleen collega’s van Achmea zelf, het geldt ook voor externe partijen. Lijnkamp ziet in de praktijk die link met de ‘buitenwereld’ toenemen. Hij kan zich dan ook voorstellen dat, als (delen van) Achmea-kantoorpanden op bepaalde dagen, avonden, of in het weekend minder gebruikt worden, ze beschikbaar komen voor externe partijen. ‘Denk aan opleidingsinstituten waar we nu al mee samenwerken of culturele activiteiten, bijvoorbeeld het Hap Stap-festival in Tilburg, waarvoor onze ruimtes gebruikt worden.’

DIVERSITEIT EN INCLUSIE

Hij vervolgt: ‘Ook willen we de werkomgeving meer een weerspiegeling laten zijn van onze maatschappelijke insteek. Neem de manier waarop we omgaan met diversiteit en inclusie. Gebeds- en stilteruimtes kunnen nog weleens stoffig zijn en zich ergens achteraf bevinden. Die willen we verbeteren en een meer prominente plek in het pand geven, zodat deze ook echt worden gezien.’

Een ander aandachtspunt is ervoor zorgen dat in de Achmea-kantoren veel meer dan nu terugkomt wat het bedrijf doet. Lijnkamp: ‘Je kunt denken aan toepassing van de huisstijlen van onze mer-

Bart-Jan Lijnkam: ‘We zijn nog steeds bezig met het finetunen van de werkplekmix.’

ken in de kantoren. Maar wellicht zijn er ook fysieke mogelijkheden, zoals het ontwikkelen van ‘gezond werken’-pleinen of het inrichten van ruimtes om dynamisch en actief te kunnen vergaderen. Dat past goed bij ons, ook omdat zorgverzekeraar Zilveren Kruis onderdeel is van Achmea. Daarnaast investeren we in duurzaamheid en biodiversiteit. Ook dit versterkt waar we voor staan als organisatie vanuit onze visie Duurzaam samen leven.’

IS HET ALLE INVESTERINGEN

WEL WAARD?

Terug naar het begin. Als Achmea-medewerkers gemiddeld nog maar twee dagen op kantoor zijn, is het het dan wel waard om alle investeringen in de werkomgeving te doen? Of anders gezegd: hoeveel geld kun je spenderen aan twee dagen?

Lijnkamp vindt het een wezenlijke vraag maar, zo geeft hij aan: de organisatie kijkt er zo niet tegenaan. ‘Achmea wil een werkomgeving die past bij de werkgever die we willen zijn. Zo bekeken ontkom je niet aan dergelijke investeringen. Als je het niet zou doen, ben je mijns inziens onvoldoende in staat om een werkomgeving te bieden die bij ons als werkgever past. Dan is het de vraag of je in de toekomst nog in staat bent om te binden en te boeien.’

Daarbij komt dat de verzekeraar wil investeren in duurzaamheid. ‘We zijn daar volop mee bezig. Denk onder andere aan het plaatsen van zonnepanelen en de ingebruikname van warmtepompen. Ook de werkplekinrichting moet volledig circulair zijn. We doen daarnaast veel aan het versterken van biodiversiteit, onder

andere met het planten van bomen in het Achmeabos.’

GOUDEN TIJDEN VOOR FM

Al met al moeten het gouden tijden zijn voor facility managers. Van veranderende werkplekken en diensten tot aan duurzaamheid, de facility manager mag zich er tegenaan bemoeien. En dat in nauwe samenwerking met HR en IT. ‘Ja, we bevinden ons meer dan ooit in de kern van het bedrijf’, sluit Lijnkamp af. ‘Vóór de uitbraak van corona was die ontwikkeling naar het meer op strategisch niveau meedenken en meewerken al ingezet. Die ontwikkeling is echt versneld. In dat opzicht vind ik het ook een heel mooie en superinteressante periode. Met minstens zo interessante vragen om te beantwoorden.’ <<

Ontdek hoe Tork hygiëneoplossingen u helpen uw bedrijf te runnen.

Lees meer: www.tork.nl

NS SCHAAFT AAN WERKOMGEVING

NS is bezig met een optimalisatie van de werkomgeving. Concrete aanpassingen zijn het invoeren van een zonering, het aanbrengen van akoestische verbeteringen en het realiseren van belcellen en focus/bila-ruimtes voor 1 of 2 personen. ‘Vroeger was het gebruikelijk dat je acht uur per dag naar kantoor ging om achter je pc te zitten en te werken. Dat is niet meer zo.’

DOOR GERARD DESSING

Of hij in het kort kan omschrijven waar het bedrijfsonderdeel Concernhuisvesting bij NS zich mee bezighoudt? Frank Smits hoeft over het antwoord niet lang na te denken. ‘De centrale vraag waar wij ons op richten is: wat hebben we qua huisvesting nodig om de operatie van NS goed te kunnen draaien? En dan gaat het onder meer om het vinden van de optimale balans tussen het aantal vierkante meters, dus niet te veel en niet te weinig, en de vraag of we met onze huisvesting op de juiste locatie zitten.’

Frank Smits is sinds 2022 hoofd NS Concernhuisvesting, het bedrijfsonderdeel dat zorgt voor een inspirerende, duurzame en prettige werkomgeving voor pakweg 20.000 NS-medewerkers. Samen met zijn team (circa 80 medewerkers) is hij verantwoordelijk voor de vastgoed- en huisvestingstrategie, de facilitaire dienstverlening en het management en gebouwbeheer c.q. -exploitatie van alle NS-locaties in Nederland, zoals kantoren, werkplaatsen en standplaatsen.

TWEE PORTEFEUILLES

NS Concernhuisvesting maakt onderscheid in twee grote vastgoedportefeuilles (in totaal zo’n 250 locaties). Ten eerste zijn daar de winkels en kantoren, waaronder vier regiokantoren en drie hoofdkantoren in Utrecht aan de Laan van Puntenburg 100 (30.000 m2), Katreinetoren (9.000 m2) en gebouw Laag Katreine. (6.500 m2). Ook de pauzelocaties voor rijdend personeel en ov-servicewinkels behoren tot de portefeuille.

Bij de dienstverlening aan de kantoren zijn circa 40 medewerkers betrokken, zoals facilitair medewerkers, facilitair coördinatoren, facilitair managers en regioverantwoordelijken.

De andere portefeuille betreft de vastgoedlocaties voor het technisch onderhoud van het materieel. Dan gaat het vooral om werkplaatsen, magazijnen en terreinen.

NAAR HYBRIDE WERKEN

Bij NS Concernhuisvesting speelt momenteel een aantal speerpunten, vertel-

len Smits en zijn collega Marloes Coppes, landelijk stakeholdermanager huisvesting en facilitair bij NS. Een daarvan betreft de overgang naar hybride werken en de veranderende functie van kantoor.

Net als in veel andere organisaties zijn ook bij NS de redenen om naar kantoor te komen na corona veranderd. ‘Vroeger was het gebruikelijk was dat je acht uur per dag naar kantoor ging om achter je pc te zitten en te werken. Maar dat is niet meer zo’, aldus Marloes Coppes. ‘Medewerkers hebben ervaren dat ze bepaalde werkzaamheden net zo goed thuis kunnen uitvoeren. Ze komen vandaag de dag vooral naar kantoor voor verbinden, ontmoeten en samenwerken, iets wat duidelijk uit onderzoek is gebleken.’

NIEUWE BEHOEFTEN

Met de veranderde redenen om naar kantoor te komen kwam de vraag op tafel of de inrichting van de kantoren nog wel geschikt was om het verbinden, ontmoeten en samenwerken te faciliteren.

Die vraag werd steeds actueler toen vanuit de organisatie meer huisvestingsgerelateerde vragen Concernhuisvesting bereikten. Coppes: ‘Met name op de piekdagen dinsdag en donderdag kwamen hier in Utrecht steeds meer vragen bij ons binnen. Ook uit bezettingsmetingen en het werkstijlenonderzoek kwam naar voren dat er meer behoefte is aan kleine vergaderruimtes om onder andere te bellen via Teams. Daaruit bleek dat de huidige kantoorinrichting, met in verhouding veel werkplekken, niet meer past in relatie tot de nieuwe manier van werken.’

TRADITIONELE INRICHTING

De onderzoeksresultaten en vragen over de huisvesting waren het sein om de werkomgeving nader tegen het licht te houden. Smits: ‘We beschikken over een vrij

traditionele inrichting met vooral Arbowerkplekken, inclusief beeldscherm(en), toetsenbord, muis en een bureaustoel, opgesteld in bureaublokken, en alles in een open werkomgeving. Uit metingen bleek echter dat van de 3.000 standaardwerkplekken hier in de twee torens in Utrecht er zelfs tijdens piekmomenten zo’n 900 niet gebruikt worden. Het bevestigt het beeld dat mensen thuiswerken voor denken schrijfwerk en naar kantoor komen voor andere activiteiten zoals samenwerken en overleg. Dan weet je dat je de kantoorinrichting moet aanpassen.’

PILOT

Om te onderzoeken welke aanpassingen de werkomgeving zouden verbeteren werd kortgeleden een pilot gehouden op een van de verdiepingen. Aan de hand van de uitkomsten van die pilot en ver-

dere onderzoeksresultaten worden nu, stap voor stap, een aantal veranderingen in de werkomgeving doorgevoerd.

Aanpassing 1. Akoestische verbeteringen

Het ontmoetingsgebied, waaronder bijvoorbeeld een pantry, wordt voorzien van een glazen wand/deur. Daarmee is die ruimte meer afgesloten van de afdeling en wordt geluidsoverlast voorkomen. Ook wordt waar mogelijk de verbinding aan de bovenzijde van afscheidingswanden verbeterd. Voordeel: geluiden uit een zaal of kamer kunnen niet meer in de naastgelegen ruimte terecht komen.

Aanpassing 2. Belcellen

Ook komen er meer belcellen op de afdelingen. Daarbij is de keuze gevallen op

Frank Smits, hoofd Concernhuisvesting NS en Marloes Coppes, landelijk stakeholdermanager huisvesting en facilitair bij NS.

een afsluitbare, transparante variant die door collega’s vanwege geluidsisolatie en privacy meer gewenst is dan het alternatief namelijk een open variant, uitgevoerd in vilt. Voordeel: de kans is kleiner dat vergaderzalen voor vier personen of meer bezet worden gehouden door een of twee medewerkers.

Aanpassing 3. Zonering

Nog een belangrijke verandering: op de afdelingen wordt zonering ingevoerd met een duidelijk onderscheid tussen het gebied voor individueel en rustig werken en de samenwerk- en ontmoetingsruimtes met meer reuring en sociaal contact. Voordeel: een medewerker kan de werkplek uitkiezen die past bij het werk dat hij op dat moment wil doen.

Aanpassing 4. Groen

De laatste optimalisatie die wordt doorgevoerd is het toevoegen van meer groen op de werkvloer. Voordeel: uit onderzoek blijkt dat medewerkers zich prettiger voelen wanneer ze zich in de buurt van echte planten bevinden.

MINICOMPETITIE

Verder komen er binnenkort nog een vijfde en zesde aanpassing aan. Daarvoor wordt een minicompetitie georganiseerd waarbij de twee vaste meubelleveranciers van NS twee nieuwe inrichtingselementen leveren: >een belcel waar medewerkers uitsluitend kunnen staan; >een focusruimte voor een of twee personen met bureau en beeldscherm.

MINDER ARBO-WERKPLEKKEN

Om ruimte te bieden aan de samenwerken overlegruimtes, belcellen en zonering was op de afdeling waar de pilot plaatsvond de helft van de standaardwerkplekken weggehaald. Een forse reductie die volgens Smits zeer waarschijnlijk niet in

de rest van de organisatie doorgevoerd zal worden. ‘Het aantal individuele Arbo-werkplekken op alle afdelingen wordt verminderd, dat is duidelijk, zeker als je ziet dat er hier op piekdagen van de 3.000 werkplekken 900 nog beschikbaar zijn. Maar met welke percentage dat uiteindelijk gaat gebeuren is nog niet bekend.’

MINDER VIERKANTE METERS?

Of de huidige bezettingscijfers (op piekdagen 63 procent of - als de werkplekken met alleen een ‘sign of life’ in de vorm van bijvoorbeeld een tas of een koffiebeker niet worden meegeteld – rond de 40 procent) gaan leiden tot een reductie van het aantal vierkante meters kan Smits nog niet zeggen. Echter, hij sluit het niet uit. ‘Utrecht is van oudsher het hart van NS, daar zal qua vierkante meters niet veel gaan veranderen. Maar voor perifere kantoren kan dat anders liggen. Daar kunnen we misschien wel vierkante meters afstoten, zoals een of meer verdiepingen of wellicht zelfs een hele locatie.’

VERDUURZAMING

Bij eventuele toekomstige veranderingen in de kantoorhuisvesting in Utrecht wil Smits aansluiten bij de verduurzaming die a.s.r. real estate als eigenaar van de panden gaat doorvoeren. ‘We zijn de werkomgeving hier aan het optimaliseren, omdat dat nu nodig is. Maar we kijken ook nadrukkelijk naar 2030, dan moeten de eerste stappen zijn gezet die moeten leiden tot het Paris Proof maken van onze panden, een en ander overeenkomend met onze doelstellingen om in 2040 geen uitstoot te veroorzaken met het energieverbruik van treinen, werkplaatsen, kantoren en op stations. We denken na over welke panden we de komende jaren eventueel kunnen afstoten, welke kunnen blijven en hoe we alles in de bestaande huisvesting kunnen pas-

Voorbeeld van een focusruimte op het hoofdkantoor van NS. De ruimte kan ook gebruikt worden voor een bilateraal-overleg of samenwerkruimte (max. 2 personen).

sen. Als een pand dan ook verduurzaamd is en we een nieuwe werkomgeving hebben gecreëerd, kunnen we weer een tijd vooruit.’

FLEXIBILITEIT BELANGRIJK

In de keuzes die momenteel gemaakt worden qua inrichting is flexibiliteit een van de belangrijke criteria, sluit Marloes Coppes af. ‘We zien dat de behoeften op het gebied van huisvesting sneller zijn veranderd dan voorheen. Daar willen we ook richting de toekomst rekening mee houden. Dat doen we door nu aanpassingen te doen die in de toekomst makkelijk herbruikbaar of verplaatsbaar zijn en door al met een blik naar de toekomst te kijken naar hoe we zoveel mogelijk flexibiliteit in de kantoorwerkomgeving kunnen inbouwen.’ <<

INKOOP ALS TOEGEVOEGDE WAARDE

‘Inkoop wordt vaak als lastig ervaren, vooral in het publieke domein’, aldus Lidia Atanasov, teammanager Inkoop UMCG en sinds 2023 voorzitter van Inkoop Platform Noord-Nederland. Wat betekent het platform voor de leden en voor welke uitdagingen staan ze?

DOOR DENNIS VAN ASSELT*

Elkaar opzoeken, kennis delen en bijdragen aan het versterken van de regionale inkoopfunctie; dat is het doel van Inkoop Platform Noord-Nederland (IPNN). Dit platform – met 31 (semi-) publieke organisaties uit Groningen, Friesland en Drenthe – is uniek in Nederland. Lidia Atanasov is sinds 2017 bestuurslid van IPNN en werd in november 2023 tot voorzitter gekozen van dit unieke samenwerkingsverband. Als platform doen zij namelijk niet de uitvoering voor de leden en besteden ze niet samen aan. Soms ontstaat er een gezamenlijke aanbesteding, maar dat is niet het doel.

Atanasov: ‘We zijn een platform voor (semi)publieke organisaties en die zijn aanbestedingsplichtig. Interne opdrachtgevers willen liever niet aanbesteden, want ze ervaren het als lastig, juridisch en vertragend. En je krijgt niet altijd het beste contract, zo is het beeld. De business moet inkoop gaan zien als een toegevoegde waarde en een gelijkwaardige partner in de uitvoering van hun taken.

Je ziet wel dat dit beeld langzaam verschuift en dat is positief.’

MEER BETROKKENHEID

In de tijd van het IPG kwamen alleen de inkoopmanagers van de aangesloten organisaties samen. Om de achterban, de inkopers en contractmanagers er meer bij te betrekken, zijn sinds 2019 tafels ingericht. Voorbeelden zijn de tafels ICT, Leveranciers- en contractmanagement, Juridisch en de tafel Facilitair. ‘Elke tafel komt gemiddeld zo’n drie tot vier keer per jaar samen en er wordt ieder jaar een IPNN-café georganiseerd per tafel over een actueel thema. Alle leden kunnen zich daarop inschrijven. Soms voegen we tafels samen voor een IPNN-café om een bepaald onderwerp vanuit verschillende hoeken te bespreken.’

TAFEL FACILITAIR

De tafel Facilitair bestaat momenteel uit inkopers en contractmanagers van het UMCG, gemeente Groningen, provincie Groningen, gemeente Midden-Gronin-

gen, Gasunie, RUG, Noorderpoort, RDW, Waterschap Noorderzijlvest, Wetterskip Fryslan, Gemeente Eemsdelta, Hanzehogeschool Groningen en het Lectoraat Inkoopmanagement. ‘De grote thema’s zijn altijd koffieautomaten, drukwerk, meubilair en kantoorartikelen’, weet Atanasov. ‘Kortom: de grotere contracten.’

CIRCULARITEIT

Een groeiend onderwerp is circulariteit. ‘Vorig jaar was er veel animo voor een IPNN-café over circulair meubilair. Niet veel leden nemen circulariteit al standaard mee in aanbestedingen, dus er was veel interesse onder de andere leden. Er zijn wel leden die circulariteit hebben opgepakt, zoals Gasunie, die de pantry’s opnieuw heeft ingericht met circulair meubilair. We konden dat zien tijdens een rondleiding na een IPNN-overleg dat we daar mochten organiseren. Daar gaat het juist om, dat we bij elkaar kijken hoe we deze thema’s invulling geven. Het is leuk om dan het resultaat in de praktijk te zien.’

Het UMCG gaat het hergebruik van materialen onderzoeken en waar mogelijk toepassen in het kader van een verbouwingstraject dat tot 2035 loopt. ‘Circulair meubilair begint dus wel aan terrein te winnen.’

MEETBAAR

Als het gaat over duurzaam inkopen, is het voor organisaties belangrijk dat afspraken op papier omgezet kunnen worden naar acties in de praktijk. Atanasov: ‘Wanneer de afspraak is dat een leverancier bijvoorbeeld alleen elektrische wagens gebruikt, is het belangrijk om te weten hoe je dat als afnemer gaat checken. Het is cruciaal dat de gehele organisatie gemotiveerd is om werk te maken van verduurzaming, niet alleen de inkopers. Dat moet je samen doen. Duurzaamheid willen we vertalen naar doelstellingen, meetbare kpi’s en acties. Een belangrijke vraag voor mij is altijd: wat levert het op? We hebben de tafel Maat-

OVER HET IPNN

Om het contact tussen inkooporganisaties in Groningen te faciliteren, is in 2006 Inkoop Platform Groningen opgericht (IPG). Het doel was de (verdere) professionalisering van inkoop van de aangesloten organisaties. Omdat ook organisaties buiten Groningen interesse hadden in deze vorm van samenwerking, is IPG in 2019 omgedoopt tot IPNN: Inkoop Platform Noord-Nederland, gericht op Groningen, Friesland en Drenthe.

Tegenwoordig telt IPNN 31 leden, waaronder gemeenten, onderwijsinstellingen als de Hanzehogeschool, Gasunie, UMCG en het Martini Ziekenhuis. De drie kernwaarden van het IPNN: vanuit verbinding leren van en met elkaar, een positieve impact op de maatschappij creëren en het welzijn en de betrokkenheid van mensen vergroten.

Actief meedoen, dat is het sleutelwoord. Het IPNN is een netwerkvereniging en doet aan actieve kennisdeling. Leden kunnen thema’s aandragen die op dat moment spelen en kunnen daar evenementen en bijeenkomsten voor organiseren. Atanasov: ‘We vinden het erg belangrijk dat leden actief lid zijn, want intrinsieke motivatie is onze motor. Elk lid betaalt contributie, maar de inzet is op vrijwillige basis en de groei van de vereniging gaat daardoor vanzelf.’

schappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) opgezet. Hier is het doel om waarde te creëren en impact te maken, in samenwerking met de markt.’

POSITIEF TEKEN

Het feit dat duurzaamheid prominent op de agenda staat binnen IPNN, is volgens Atanasov een positief teken. ‘In 2012 trad de Aanbestedingswet in werking en lag de focus op het aanbesteden volgens de wet. Ons platform draagt bij aan het versterken van de regionale inkoopfunctie en het creëren van een duurzame inkoopfunctie in Noord-Nederland. Wanneer je als inkoper toe bent aan het thema duurzaamheid, betekent het dat je een stukje volwassener bent in het vakgebied.’ <<

*Dennis van Asselt is journalist bij Tall Man Media.

Lidia Atanasov, teammanager Inkoop UMCG en voorzitter van Inkoop Platform NoordNederland.

SMART FACILITIES

EN CYBERSECURITY

Hoe erg is het als je facilities worden gehackt?

FMIS, met je app deuren openen, sensoren bij werkplekken en slimme dispensers. Nieuwe technologie zorgt voor efficiëntie en duurzaamheid, maar werpt ook nieuwe vragen op. Welke risico's kleven eraan? Hoe zorg je voor een veilige cultuur met geïnformeerde gebruikers van de technologie? En hoe erg is het als je smart facilities worden gehackt? Kate Labunets, assistent-professor Cyber Security aan de Universiteit Utrecht, legt uit.

DOOR PAULA JANSEN

SERIE OVER TECHNOLOGIE

Dit artikel is het tweede in de reeks ‘Technologie en FM’. In deze reeks leggen we vanuit verschillende invalshoeken uit waarom technologie en toenemende mate van digitalisering belangrijk is in het vak Facilitair Management.

Ook al worden de gebruikte technologieen steeds geavanceerder, dat betekent gelukkig niet dat facility managers het wiel hoeven uitvinden hoe ze deze moeten beveiligen. Labunets legt uit dat er gevestigde manieren zijn hoe je cyberrisico’s en het beheer daarvan kunt aanvliegen. ‘Er is een systematische aanpak om risico’s te analyseren. Hoe je identificeert welke assets je hebt in je, in dit geval, facilities die beschermd moeten worden, welke potentiële gevaren er zijn en voor wie je een doelwit kunt zijn. Die frameworks bieden ook best practices en activiteiten die je kunt toepassen om een cybersecurityprogramma op te zetten in je eigen organisatie.’

STAP 1: ONDERZOEK RISICO’S

De eerste stap is onderzoeken welke technologie, software en apparaten je gebruikt in je organisatie en wat voor soort risico’s ze met zich mee kunnen brengen. Je zou zeggen dat ze specifiek zijn voor

jouw organisatie, maar dat blijkt mee te vallen. Labunets legt uit dat organisaties als de European Union Agency for Cybersecurity (ENISA) jaarlijks publiceren hoe het risicolandschap in Europa er op dat moment uitziet. ‘Daarbij kijken ze naar de lessen uit de ervaring en maken ze een advies over welke problemen organisaties en overheden nu in de gaten moeten houden. Omdat we opereren in een gedeelde cyberspace, zijn veel problemen gelijk voor veel bedrijven. Het verschil zit hem voornamelijk in de motivatie van eventuele hackers.’

WAAROM WILLEN ZE JOU?

In de financiële sector zal die motivatie vooral zitten in het stelen van geld of gebruikersgegevens om te exploiteren. In de zorgsector kun je met het stelen van gegevens of de controle ook veel bereiken. Hoe zit dat dan voor een gemiddeld bedrijf? Waarom zou iemand je willen hacken? ‘Je hoort vaak: “We zijn niet zo

interessant voor hackers”. Maar er zijn verschillende manieren waarop mensen je kunnen misbruiken met je data. Bijvoorbeeld voor smart facilities en smart buildings gebruik je veel verschillende apparaten en sensoren, waarvan de data worden verzameld, opgeslagen en in een FMIS worden gevisualiseerd en gemanaged. Als een van die apparaten of sensoren wordt geïnfecteerd, kan die deel worden van een bot in een netwerk dat weer gebruikt kan worden in

aanvallen op andere services. Zoals een DDoS-aanval. Dan wordt je data misschien niet direct tegen je gebruikt, maar word je gehackt als onderdeel van de keten waarvan je deel uitmaakt.’

GEVAAR VOOR ANDEREN

Door zelf een zwakke cyberveiligheid te hebben, breng je dus de bedrijven in je netwerk ook in gevaar. En als één bedrijf in je keten uitvalt, dan kan dat zo miljoenen euro’s kosten. Dit soort aanvallen

ziet Labunets steeds vaker, omdat het voor hackers gemakkelijk is met zo’n aanval honderden organisaties te raken. ‘Daarom denk ik dat we een transitie moeten maken. We moeten echt samenwerken op dit thema met de hele keten.’ Want dat gebeurt nog veel te weinig. Volgens cijfers van het World Economic Forum kent 54 procent van de organisaties uit het onderzoek niet de zwaktes in de cybersecurity in hun eigen keten. Ze hebben dus geen idee van de risico’s in het netwerk waarin ze opereren. Labunets: ‘De helft vraagt partners ook niet welke problemen ze kunnen verwachten. Daarom is het belangrijk de analyse van je eigen risico’s te verbreden en dat ook mee te nemen in je risicomanagementprogramma.’

STAP 2: KIES MAATREGELEN

Wanneer je weet wat de risico’s zijn, ga je onderzoeken welke maatregelen je kunt nemen om ze te managen. Labunets: ‘Hierbij maak je ook een kosten-batenanalyse. Soms kun je een aantal kleine veiligheidsmaatregelen nemen die veel opleveren, in plaats van allerlei dure oplossingen. Het is belangrijk om kritisch te zijn op wat er in de markt aan oplossingen is en wat de voors en tegens zijn.’

Hoe weet je als facility manager zonder specialistische kennis wat voor jouw organisatie juist is en wat niet? Volgens Labunets kun je het beste afgaan op wat experts en de overheid adviseren. ‘Het is in het belang van beleidsmakers om het cyberlandschap op nationaal niveau in het oog te houden. Zo kunnen ze proberen te coördineren tussen verschillende domeinen om het risico voor de samenleving zo laag mogelijk te houden. Daarnaast zijn er natuurlijk bedrijven waarin mensen fulltime bezig zijn met cybersecurity. Die bedrijven helpen organisaties om een effectief risicoma-

Kate Labunets: ‘We moeten echt samenwerken op dit thema met de hele keten.’

TECHNOLOGIE

Veel organisaties trainen medewerkers in het herkennen van phishing emails. ‘Maar die trainingen zijn te dikwijls saai en irrelevant’, vindt Labunets.

nagementprogramma op te zetten en te beheren.’

VERANTWOORDELIJKHEID

Als facility manager is het vooral je rol om op de hoogte te zijn van wat er speelt in je gebouw, maar daarvoor hoef je niet alle technische knowhow te hebben. Wel is het belangrijk dat we, met alle technologie die gebouwen in komt, onze mindset aanpassen. Zodat we cybersecurity meenemen bij beslissingen. Labunets: ‘Twintig jaar geleden was de technologie er nog niet, dus toen was het niet nodig. Maar nu wordt cyberveiligheid en de verantwoordelijkheid erover steeds relevanter. Elke keer dat je iets nieuws toevoegt of updatet, kom je in een transformatieve fase, waarin je

cybersecurity weer onder de loep moet nemen. Als je al een goede risk assessment hebt met duidelijke doelen, dan kun je nieuwe technologie daar gemakkelijker naast leggen.’

STAP 3: IMPLEMENTATIE

Dan hebben we nog een belangrijke factor: de mens. Medewerkers gaan met de technologie aan de slag. Hoe kun je ervoor zorgen dat ze dat veilig doen? ‘Technologie is bedoeld om door mensen gebruikt te worden’, betoogt Labunets. ‘Daarom moet je ook hun perspectief meenemen. Elke keer dat je een bepaalde oplossing implementeert, introduceer je iets nieuws. Een van de hoofdingredienten voor een organisatiecultuur met een gezonde cybersecurity is daarom

duidelijke communicatie over die veranderingen. Waarom vraag of doe je bepaalde dingen? Veel organisaties trainen medewerkers bijvoorbeeld hoe ze moeten opletten bij phishing emails. Vaak wordt het trainen van werknemers gezien als dé manier om het menselijke element in het veiligheidsverhaal te tackelen. Maar die trainingen zijn te dikwijls saai en irrelevant. Dan voelt het voor medewerkers alleen maar als extra werkdruk. Dus het is belangrijk eerst te kijken welke kennis je medewerkers al hebben.’

Dat is de ene kant van de munt. Aan de andere kant wil je zo min mogelijk overlaten aan je medewerkers. Labunets vertelt dat cybersecurity immers niet een prioriteit is in hun werk en het is ook niet hun verantwoordelijkheid. ‘We moeten op het technische niveau kijken hoe we medewerkers kunnen helpen veiliger te zijn. Misschien kunnen phishing mails wel beter worden gefilterd.’ Ten slotte is er nog de rol van de manager. ‘Ik denk dat het management de grootste rol heeft: zelf veilig gedrag vertonen.’

DE MENS IN DE TECHNOLOGIE

Je hebt dus drie stakeholders: securityexperts, eindgebruikers en managers. ‘Iedereen heeft een eigen perspectief. Als je alle drie een beschrijving laat geven van iets simpels als een fles, dan geven ze alle drie een andere uitleg. Wanneer een securityprofessional iets implementeert en erover communiceert vanuit het eigen perspectief, dan hoeft dat niet aan te sluiten bij het perspectief van de eindgebruiker. Als zij de nieuwe oplossing niet begrijpen, dan zul je zien dat ze hun oude manieren aanhouden. Het is bij het implementeren van nieuwe technologie dus minstens zo belangrijk de menselijke gedragskant mee te nemen als de technische kant.’ <<

Renate Rijbroek hoofd FZ bij faculteit

Wiskunde Universiteit Leiden

Renate Rijbroek is gestart als hoofd Facilitaire Zaken en Huisvesting bij de faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen (FWN) van de Universiteit Leiden. Ze was de afgelopen vijf jaar MT-lid Facilitaire Zaken bij provincie Zuid-Holland achter zich. Rijbroek heeft ruim 24 jaar ervaring op het gebied van huisvesting, facility management, relatiemanagement en portfoliomanagement. Eerder was ze onder meer werkzaam bij FM Haaglanden, het ministerie van BZK, ministerie van Justitie en Randstad. Bij FM Haaglanden was ze afdelingshoofd Relatiemanagement.

APPEL DOET CATERING VOOR INHOLLAND

Appèl verzorgt sinds 1 augustus het eten en drinken op de locaties Alkmaar, Haarlem, Amsterdam, Den Haag, Delft en Rotterdam van Hogeschool Inholland. Het bedrijf vervangt daarmee Cirfood. Er wordt een nieuwe bestelmethode voor banqueting geïntroduceerd. Appèl rolt het FoodCity-concept uit op de campussen, waarbij per locatie een unieke invulling wordt gegeven door middel van FoodSquare, Coffee & Co en Goodish. Op alle locaties komen slimme koelkasten te staan met een volledig plantaardig assortiment. Daarnaast start Inholland met het faciliteren van gezond smaakwater op één locatie. Ook experimenteert de cateraar met een nieuwe manier om statiegeldverpakkingen in te zamelen.

ADG NEEMT TIDN OVER

ADG dienstengroep neemt technisch dienstverlener TIBN over. TIBN bestaat zo’n 50 jaar en richt zich op ontwerp, technisch beheer en gebouw gebonden installaties in de utiliteitsbouw. De organisatie levert diensten aan culturele centra, zorgcentra, kantoorpanden, rechtbanken en musea. De overname is per direct effectief. Voorlopig zal TIBN als eigen merk binnen ADG blijven opereren. ADG is met 15.000 medewerkers actief en omvat bekende bedrijven als Asito, Heyday FM, Reparaad en The Maintenance Company. Links op de foto Martijn de Vries (TIBN), rechts Daan Hendriks, ceo van ADG.

Martijn Baarendse directeur Vastgoed en Facilitair

bij Hogeschool Rotterdam

Martijn Baarendse is aangesteld als directeur Dienst Vastgoed en Facilitair bij de Hogeschool Rotterdam. Hij is

verantwoordelijk voor de visie en realisatie van strategische doelen op het gebied van vastgoed, facilitair en inkoop, met aandacht voor de duurzaamheidsinitiatieven van de hogeschool. Samen met directeuren van andere diensten maakt hij deel uit van het Diensten Directeurenteam en geeft hij leiding aan 200

dienstverleners en een managementteam. De dienst Vastgoed en Facilitair (VeF) bestaat uit drie afdelingen: Vastgoed en Huisvesting, Facilitair en Operationele Veiligheid, Inkoop en Contractmanagement. Baarendse was hiervoor manager Vastgoed en Huisvesting. Voorafgaand aan zijn loopbaan bij Hogeschool

Rotterdam was hij actief als interim professional voor facilitair advies- en projectmanagement. Zijn studieachtergrond bestaat uit een bachelor Facility Management aan Breda University of Applied Sciences, aangevuld met een European Master Real Estate Management aan Greenwich University.

RISING STAR

KYMO VERMEULEN

LEEFTIJD : 24

OPLEIDING : FACILITY MANAGEMENT, HAAGSE HOGESCHOOL

Mijn werk bestaat uit:

Ik ondersteun als interim facility professional via Heyday FM organisaties met facility management op interimbasis. Ik analyseer processen, identificeer verbeterpunten en implementeer oplossingen om de operationele efficiëntie te verhogen. Daarnaast beheer ik faciliteiten, coördineer projecten en leid teams om doelen te bereiken en prestaties te verbeteren.

Waarom heb je voor Facility Management gekozen?

Na het bezoeken van proefdagen bij de opleidingen Social Work en Human Resource Management, besefte ik dat ik een combinatie van mensenwerk en bedrijfsvoering zocht. Facility Management was de perfecte keuze. Je werkt aan bedrijfskundige aspecten zoals onderhandelen en onderhoud, maar ook aan het begeleiden en ondersteunen van mensen in organisaties.

Wat is voor jou in je werk de grootste uitdaging?

Bij elke nieuwe interimopdracht streef ik naar een win-winsituatie voor alle betrokkenen. De grootste uitdaging is je continu aanpassen aan verschillende situaties en behoeften van stakeholders. Het vinden van de juiste balans is hierbij essentieel. Elke opdracht vraagt om een unieke benadering, wat interimwerk zo intrigerend maakt.

‘De grootste uitdaging is je continu aanpassen’

Grootste verbazing tot nu toe?

Ik verbaas me het meest over de verschillende benaderingen van facility management. In zorginstellingen ligt de focus bijvoorbeeld volledig op de cliënten en het creëren van een veilige omgeving, waarbij de omvang van de afdeling facility management flexibiliteit mogelijk maakt. Commerciële bedrijven richten zich daarentegen meer op kostenbeheersing en efficientie. Deze diversiteit maakt het vak enorm interessant.

Grootste succes tot nu toe?

Dat was mijn eerste ervaring als leidinggevende. Bij Eilandzorg kreeg ik als facility manager de verantwoordelijkheid over het draaiende houden van de teams op locatie. Ik haal veel voldoening uit het werken met mensen en het motiveren van teams, dus het was fantastisch om mijn leiderschapsvaardigheden in de praktijk te kunnen brengen.

Welk boek ligt er op je nachtkastje?

Mijn nachtkastje is goed gevuld, want ik lees veel. De Winnie-de-Poeh managementserie van Roger E. Allen is een van mijn favorieten. In deze boeken lossen Winnie-de-Poeh en zijn vrienden problemen op, ontdekken ze succes en managen ze situaties. Hun aanpak, vaak gebaseerd op gezond boerenverstand, spreekt mij zeer aan!

In deze rubriek komt jong talent aan het woord over carrière en ambities. Aanmelden van personen kan bij de redactie: redactiefacto@vmnmedia.nl

VOLGEND NUMMER

IN FACTO MAGAZINE 4 - DECEMBER 2024:

THEMA: HUISVESTING

RENOVATIE

Het Herman Gortercomplex in Utrecht is getransformeerd naar één modern en duurzaam rijkskantoor voor 2.000 medewerkers.

HOUTEN WERKOMGEVING

Hoe draagt houtbouw bij aan een duurzamere facilitaire sector en wat moet je als facility manager doen om mee te gaan in deze transitie?

HOOFDKANTOOR HOLLAND CASINO

In gesprek met Judith Martens, manager Facility & Real Estate bij Holland Casino over hybride werken.

WWW.FACTO.NL | NIEUWS, VERDIEPING, BLOGS

ALLES OVER DUURZAAM FM

Facto.nl heeft een online themapagina over duurzaamheid. Daar vind je het laatste nieuws, zoals de zes bestgelezen artikelen over het thema, en whitepapers over onderwerpen als duurzaam inkopen en het klimaatneutraal maken van een kantoor.

Op de themapagina is ook een verdiepend artikel te vinden over circulair inkopen en huisvesten: waar begin je mee en waar moet je op letten? En wat zijn de ervaringen van anderen? Lees dit en veel meer op: Facto.nl/duurzaamheid

COLOFON

FACTO IS EEN UITGAVE VAN VMN MEDIA

HOOFDREDACTEUR

Gerard Dessing, gerarddessing@vmnmedia.nl

REDACTIE

Julie Koster, Susan Meenhuis, Anne Tjon-A-Joe, Dennis van Asselt (Tall Man Media), Ronald Bruins (Scherp Communicatie), Paula Jansen (Scherp Communicatie)

EINDREDACTEUR

Rob van de Laar, robvandelaar@vmnmedia.nl

UITGEVER

Maciek Piasecki

MEDIA-ADVISEURS

Kevin Donders, tel. 06 - 51 68 27 23, kevindonders@vmnmedia.nl

VORMGEVING & OPMAAK colorscan, www.colorscan.nl

DRUK

Wilco BV

ADRES

VMN media, Utrechtseweg 44, 3704HD Zeist www.facto.nl

ABONNEMENTENADMINISTRATIE

klantenservice@vmnmedia.nl, tel. 088-5840888

ABONNEMENTEN

Facto Magazine verschijnt 4 keer per jaar. Kijk voor meer informatie over individuele en collectieve abonnementen en prijzen op Facto.nl/abonneren. Op alle uitgaven van VMN media zijn de Algemene Voorwaarden van toepassing. Die zijn te vinden op www.vmnmedia.nl.

COPYRIGHT

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. © VMN media 2024

PUBLICATIEVOORWAARDEN

Op iedere inzending van een bijdrage of informatie zijn de standaardpublicatievoorwaarden van VMN Media van toepassing. Deze zijn te vinden op www.vmnmedia.nl.

DISCLAIMER

Alle in deze uitgave opgenomen informatie is met de grootste zorgvuldigheid samengesteld. De juistheid en volledigheid kunnen echter niet worden gegarandeerd. Vakmedianet en de bij deze uitgave betrokken redactie en medewerkers aanvaarden dan ook geen aansprakelijkheid voor schade die het directe of indirecte gevolg is van het gebruik van de opgenomen informatie.

ISSN 0927-1384

De opkomst van Artificial Intelligence, duurzame en circulaire bedrijfsvoering, datadriven dienstverlening, optimalisering van de user experience voor de hybride medewerker, vierkante meters die meer niet dan wél gebruikt worden, afnemende sociale cohesie, de war for talent. Veel organisaties zijn bezig met het verder aanscherpen van hun (hybride) werkplek- en vastgoedstrategie.

Waar staan we nu, waar gaan we naartoe, hoe kunnen we snel en efficiënt meebewegen met organisatie-ontwikkelingen, hoe kunnen we slim gebruik maken technologische ontwikkelingen zodat FM de klant optimaal van dienst kan zijn?

Alle reden om tijdens het Facto Congres 2024 het thema ‘Workplace Trends: What’s Next?’ centraal te stellen. Laat je inspireren door de praktijkcases en inspirerende keynote sprekers.

DAGVOORZITTER

Afgelopen jaren volledig volgeboekt

Profiteer van aantrekkelijke collegakorting

Vol = vol

Maximaal 30 deelnemers per sessie

Suzan Vink Ondernemer, presentator en trainer

Dr. Yousri Mandour Businessconsultant bij Lobster Company en docent aan Nyenrode Business Universiteit

Jarno Duursma Tech-expert, publicist, spreker op het gebied van digitale technologie

“Hospitality maakt een groot verschil in de moderne werkomgeving. Goede hospitality professionals voegen niet alleen een gouden randje toe aan de ontvangst en gastbeleving, maar versterken ook de algehele dienstverlening van

een bedrijf.”

Petra de West Business Manager HEYDAY Hospitality

Ontdek het hele verhaal op heydayfm.nl/hospitality