Issuu

FACTO MAGAZINE

ONAFHANKELIJK VAKBLAD VOOR FACILITY EN INKOOP

WWW.FACTOMAGAZINE.NL

TEVREDEN OF NIET? VIJF FM‘ERS OVER HUN FMIS

NUMMER 11 NOVEMBER 2013

WERKT HET OSB-KEURMERK?

ZIEKENHUIS BERNHOVEN ‘VEILIG EN GASTVRIJ’

THEMA

fmis

SCHOONMAAK OP MAAT

HECTAS Facility Services is één van de top 8 schoonmaakbedrijven in Nederland en is in de loop van de jaren uitgegroeid tot een allround en innovatieve facilitaire dienstverlener bij wie ontzorgen, vakkundigheid en betrouwbaarheid hoog in het vaandel staan. En met maar liefst vijf vestigingen in Nederland en 74 vestigingen in acht andere Europese landen is HECTAS altijd dichtbij. Cleaning Service HECTAS

Additional Service HECTAS

Schoonmaken is onze passie. Wij zorgen in onder meer kantoren, scholen, zorginstellingen, industrie en de food-sector voor hygiënisch schone ruimtes. Daarbij houden wij altijd rekening met de behoeftes en wensen van de klant. Bij HECTAS Cleaning Service kunt u kiezen tussen vier verschillende concepten

Wij bij HECTAS hebben verstand van schoonmaken. Als expert op het gebied zorgen wij elke dag opnieuw voor schone ruimtes. Maar wij kunnen nog veel meer voor onze klanten betekenen. Samen met selecte partners kunnen wij al uw facilitaire taken uitvoeren: schoonmaak, catering, beveiliging, afvalmanagement en meer. HECTAS Additional Service noemen wij dat. Het is een uniek concept waarin al onze bedrijfsonderdelen, onze partners en onze leveranciers optimaal samenwerken. Ieder van onze partners is natuurlijk specialist op haar gebied en samen zorgen wij voor het maximale resultaat. Synergie onder leiding van schoonmaakbedrijf HECTAS. Alles in één hand dus. Wij zorgen ervoor dat u uw handen vrij hebt voor de belangrijke zaken.

kozen concept nemen wij als startpunt voor uw individueel concept. Vervolgens stelt u samen met één van onze medewerkers een eigen programma samen. U betaalt niet voor schoonmaakhandelingen die u niet nodig heeft. Wij zorgen voor de schoonmaak die ideaal bij uw bedrijf past. U geeft aan wat u wilt en wij voeren het voor u uit. Geen enkel probleem bij schoonmaakbedrijf HECTAS. Goed organiseren en effectief schoonmaken: het is ons op het lijf geschreven.

De voordelen voor u: HECTAS Facility Services C.V. Geograaf 30, 6921 EW DUIVEN

T. 026—317 17 17 F. 026—318 18 18 E. info@hectas.nl

www.hectas.nl

’ACH, LAZER TOCH OP MAN’

‘M

COLUMN

oeten we onze studenten opleiden tot facility manager? Of is het beter ze klaar te stomen tot facility manager?’. Toen ik zeven jaar geleden de facilitaire wereld instapte en een rondje ‘langs de velden’ deed, stelde de directeur van een van onze

facilitaire hbo-opleidingen zichzelf hardop deze vraag. Daar moest ik aan denken toen ik enkele weken terug de eerste aflevering van De Prooi zag, de dramaserie over de val van ABN Amro in 2007. Topman Rijkman Groenink werd neergezet als iemand met aanzien, respect, en enorme vakkennis op gebied van bijzondere kredietverlening. Maar er ontbrak iets in hem. Zijn toenmalige baas verwoordde het als volgt: ‘De mensen houden niet van hem. Hij zoekt het conflict en wint, maar wat er daarna met zijn tegenstander gebeurt interesseert hem niet. Maar een bestuursvoorzitter van een groot bedrijf moet juist zorgen voor eenheid en teamgeest.’ Om bestuursvoorzitter te kunnen worden moest Groenink (voortreffelijk gespeeld door acteur Pierre Bokma) aan zijn empathisch vermogen werken. Hij kreeg een personal coach toegewezen. U voelt hem al aankomen: dat was niet echt aan de bankier besteed. Mooie scene: de coach stelt de vraag waarom de topman denkt dat mensen niet van hem houden. Zijn antwoord: ‘Ach, lazer toch op man’. Het is duidelijk: een manager die ergens wil komen moet meer in zijn bagage hebben dan alleen vakkennis. Volgens de Amerikaanse emeritus hoogleraar psychologie Cialdini, die onlangs in ons land was, is een van de succesfactoren de juiste dingen weten te zeggen op het juiste moment. Daarmee kun je mensen beïnvloeden, waardoor ze eerder dingen doen die ze eigenlijk niet van plan waren te doen. Voor dit beïnvloeden geldt een aantal basisprincipes, aldus de hoogleraar. Ik haal er drie uit. Ten eerste: geef mensen iets, dan zijn ze bereid iets terug te geven. Ten tweede: realiseer je dat mensen graag consistent willen zijn. Vraag dus niet meteen om iets groots, maar vraag eerst iets kleins. Als de dat hebben gedaan en je vraagt daarna om iets soortgelijks, maar dan groter, zijn ze opeens wél bereid dat te doen. En ten derde: zorg dat mensen je aardig vinden, dan krijg je meer van hen gedaan (good cop, bad cop).

EEN MANAGER DIE ERGENS WIL KOMEN MOET MEER IN ZIJN BAGAGE HEBBEN DAN ALLEEN VAKKENNIS

Als zaken niet gaan zoals u wilt is het misschien weer eens tijd om de bekende spiegel uit de kast te halen en uzelf de vraag te stellen: ben ik nu een facility manager of een facility manager? GERARD DESSING, HOOFDREDACTEUR (GERARDDESSING@VAKMEDIANET.NL)

Nieuws

Thema: FMIS

Ervaringen FMIS Rabobank Maastricht De facilitaire organisatie van Rabobank Maastricht en omstreken werkt

Op grond van welke criteria kiezen

al jaren met een FMIS. Eind vorig

organisaties hun facility management

jaar stapte de organisatie over op een

informatiesysteem, wat doen zij ermee

ander systeem, een overstap die vlot

en in welke mate verbetert het gebruik

en soepel verliep. Manon Nicolaes

de facilitaire dienstverlening?

en Sharon Ubags vertellen over hun

Facto Magazine sprak vijf facility

ervaringen.

managers en vroeg hun mening.

FMIS succesvol invoeren: tips en trucs Het invoeren van een facility management informatiesysteem (FMIS) heeft impact op organisaties. Zeker als voor de eerste keer een FMIS wordt geïmplementeerd is een gedegen voorbereiding cruciaal. De implementatie zelf is nooit het doel, maar het logische gevolg van een heldere visie en duidelijke doelstellingen.

4 |

FA C TO MA G A ZINE

Geerke Versteeg: “Het verbaast me dat de oude garde het soms ook gewoon even niet weet.” P. 51

Houd het simpel en gebruiksvriendelijk Sinds de afdeling Inkoop en Logistiek van ViVa! Zorggroep het complete operationele inkoopproces via Axxerion laat lopen, zijn de nodige resultaten behaald. De administratieve last is gedaald, het inkoopproces verloopt sneller en besparingen zijn gerealiseerd. Manager Inkoop & Logistiek Robert Boer en inkoper Barry Verkissen vertellen hoe dat werkt.

| 11 2013

Ziekenhuis Bernhoven ‘Veilig en gastvrij’ De verhuizing van ziekenhuis Bernhoven naar de nieuwe locatie in Uden was een enorme operatie. Ook voor de beveiliging, waar mensgerichtheid het sleutelwoord werd. Teamleider Receptie & Services Jacqueline Groenen vertelt over de leermomenten tijdens ‘een waanzinnig drukke periode’.

Werkt het OSB Keurmerk?

Zodra je het containerbegrip ‘duurzaamheid’ concreet gaat maken, piept, kreunt en steunt de markt. p. 29

FM-boek feestelijk gepresenteerd Het nieuwe FM-boek getiteld ‘Facility management, over organiseren en maatwerk binnen een veranderende context’ is verschenen. Het eerste exemplaar werd eind september uitgereikt aan Ian van der Pool (FMNvoorzitter) en Roel Hamers (voorzitter LOOFD). Een impressie.

Verder... 03

Column Gerard Dessing

Het OSB keurmerk bestaat bijna een

Column Klaas Bakker

een jaar. Tijd voor een eerste evaluatie.

Over inkoop

Hoe kijken schoonmaakbedrijven en op-

Recht

drachtgevers aan tegen het keurmerk:

Column Het Nieuwe Werken

is het van toegevoegde waarde en ziet

Contacten en contracten

men verbetermogelijkheden?

Boekrecensie

Agenda

Rising Star

Colofon/volgend nummer

NIEUWS

SAB stapt in campushoreca Cateraar SAB heeft op de gloednieuwe studentencampus in Diemen het Grand Café Berlin geopend. Het gaat om een nieuw concept, waarbij het interieur door eigen mensen is bedacht en uitgevoerd met veel gerecyclede materialen: oud hout, retro-meubels, accessoires uit de seventies. Het zorgt voor een hippe, stoere en warme uitstraling. Het eerste deel van Café Berlin is in september geopend: een koffiecorner met allerlei soorten (fairtrade) koffie van het eigen merk Pure Mo-

Grand Café Berlin is met 537 m2 de grootste van meerdere horecagelegenheden op de campus

ments, zoete versnaperingen, gezonde brood-

jes en tosti’s. Kort daarna volgde het tweede deel: een eetcafé. De studenten vinden er verder alle voorzieningen die ze nodig hebben, zoals een wasserette, sportfaciliteiten, winkels, een fietsenmaker, een gezondheidscentrum en zelfs een politiepost. Berlin is overigens niet alleen voor studenten toegankelijk; ook het personeel van de omliggende kantoorgebouwen kan gebruikmaken van de faciliteiten. <

Top 10 lease-auto’s vooral BMW- en Audifeestje De Top 10 van lease-auto’s in het hogere segment (de auto’s met 25 procent fiscale bijtelling) wordt gedomineerd door BMW en Audi. Deze merken hebben de top 5 in handen met de A4 en A6 en de 3en 5-serie.

6 |

FA C TO MA G A ZINE

| 11 2013

De cijfers over de eerste helft van 2013 zijn als volgt (tussen haakjes het verschil met de leaseregistraties in eerste helft van 2012): Model

Registraties eerste helft 2013

1. Audi A4

1279 (+130%)

2. BMW 5-serie

804 (-37%)

Dit blijkt uit cijfers van leaseregistra-

3. BMW 3-serie

791 (+40%))

ties tot en met juli 2013. Als de cijfers

4. Audi A6

687 (-30%)

worden vergeleken met dezelfde periode

5. Audi A5

576 (+41%)

in 2012, blijkt dat vooral de A4 enorm

6. Mazda CX-5

542 (+1400%)

aan populariteit heeft gewonnen; van

7. Volvo V70

434 (-57%)

dit model zijn dit jaar al 1279 auto’s

8. VW Passat

384 (-36%)

geleased in tegenstelling tot de 555 in

9. Opel Insignia

325 (+58%)

dezelfde periode vorig jaar.

10. Volvo V 60

291 (-7%) <

BREEAM-NL Interieur in de maak Interieur- en duurzaamheidsexperts en de Dutch Green Building Council hebben onlangs een eerste aanzet gedaan tot een nieuw duurzaamheidslabel: BREEAM-NL Interieur.

Nieuwe benchmark energieverbruik gebouwen De Dutch Green Building Benchmark is de eerste onafhankelijke benchmark in Nederland waarin energieverbruiken

Het label is bedoeld om het interieur van een

van gebouwen op

gebouw te beoordelen op duurzaamheidspres-

objectieve wijze met

taties. Volgens de experts zou een integraal

elkaar zijn vergele-

keurmerk voor interieur waardevol kunnen

ken.

zijn, omdat dit label duurzaamheid zichtbaar

In de benchmark

maakt voor de gebruiker. Bovendien wordt een

wordt ook rekening

interieur vaker vervangen dan dat er nieuw-

gehouden met es-

bouw wordt gepleegd. Het nieuwe keurmerk

sentiële gebouwken-

moet voldoen aan een aantal voorwaarden.

merken zoals de be-

Zo moet het een eenvoudig en transparant

zettingsgraad en de

instrument zijn, geschikt voor de beoordeling

gebruikstijden. Het

van zowel bestaande als nieuwe inrichtingen.

geeft gebouweige-

Tevens is het noodzakelijk dat het manage-

DGBC gaat naar aanleiding van deze eerste

naren en -gebruikers

mentaspect wordt opgenomen in het nieuwe

verkenning aan de slag met een plan van

een helder beeld van

label. Een gebruiks- en onderhoudsplan is

aanpak. Het voorstel voor een nieuwe richtlijn

de energieprestaties

essentieel, evenals een visie op afschrijving,

voor interieur wordt ook nog getoetst bij ver-

van hun kantoren-

vervanging en milieubelasting.

schillende marktpartijen. <

vastgoed. In totaal zijn de ge-

EFFICIENCYSPECIALIST BETREEDT NEDERLANDSE MARKT

gevens van zo’n 250 kantoren verwerkt in de benchmark. Dit komt neer op een oppervlak van ruim

Newton Europe is toegetreden tot de Nederlandse markt. De uit Engeland afkom-

3 miljoen m2. Het is

stige procesoptimalisatiespecialist bedient nu ook klanten in Nederland uit diverse

de verwachting dat

branches waaronder zorginstellingen.

aan het einde van het jaar ongeveer

Daan de Voogd, senior manager Nederland bij Newton: “Net als in Engeland staan

5 miljoen m² aan

in Nederland budgetten zwaar onder druk. Door operationele prestaties te verhogen

kantoren in de

kunnen bedrijven tot 4,5 procent van de omzet aan hun winst toevoegen. Uit erva-

benchmark is

ring weten wij dat processen 10 tot 50 procent optimaler kunnen worden ingericht,

verwerkt. Dat is

waardoor besparingen van enkele tot tientallen miljoenen te realiseren zijn. Onze

10 procent van de

focus hierin ligt op het samen met de klant daadwerkelijk implementeren van die

Nederlandse kanto-

duurzame veranderingen.” <

renmarkt. <

made by Electrolux.

Nu tijdelijk gratis fiets! Kijk snel op: www.payperwash.nl

gratis

t.w.v. € 659,00

De was doen in gratis machines van Electrolux. www.payperwash.nl T: 020 56 92 911 | Mail: professional@electrolux.nl www.electrolux.nl/laundrysystems | twitter.com/eluxprofnl

Uw instelling vraagt om een efficiënte en betaalbare oplossing als het gaat om het dagelijks verschonen en drogen van uw beddengoed, microvezeldoeken en werkkleding. Electrolux Professional komt daarom nu met ‘PayperWash’. Geen investering, maar een vast bedrag per was. Desgewenst inclusief onderhoud, installatie en service!

Prijs voor duurzaam gemeentehuis

De tweede award die werd uitgereikt, ging naar Huis de Witte Roos in Delft. In dit duurzame renovatieproject is 93 procent energiereductie in een rijksmonument gerealiseerd. Het resultaat is daarnaast een gebouw waarin cradle to cradle materialen zijn toegepast, er bijna geen waterverbruik meer is en waarbij sprake is van verregaande sys-

Tijdens het congres Green Buildings Holland 2013 in september zijn

teemintegratie.

de nieuwe Awards Duurzame Architectuur uitgereikt. De 1e prijs werd

Op de foto van links naar rechts: Han-

uitgereikt aan gemeentehuis Brummen. Jurylid Hidde van der Kluit: “Dit

neke Peters (gemeente Brummen),

gebouw dient als grondstoffenbank waarbij alle bouwmaterialen de ko-

Frans Bruning (gemeente Brummen),

mende 20 jaar dienst doen, het ontwerp is voor 90 procent demontabel

Sabine Oberhuber (Turntoo) en Tho-

en de nieuwbouw omarmt een monumentale villa”.

mas Rau (RAU Architecten). <

Rotterdamse kantoorgebouwen scoren op het gebied van energieverbruik 4% beter dan het landelijke gemiddelde. Bron: onderzoeksrapport ‘Groene start voor grootschalige verduurzaming’ van Dutch Green Building Council

Nieuw: online Wegwijzer Circulair Inkopen De eerste versie van de online Wegwijzer Circulair Inkopen is in gebruik genomen. In de tool vinden inkopers stapsgewijs de kennis die zij nodig hebben om

WAAROM DIKKE BESTEKKEN VOL MINIMUMEISEN NIET WERKEN

hun inkoop aan te laten sluiten op de circulaire economie en zien snel welke routes ze kunnen kiezen en welke ontwikkelingen

Hebben dikke bestekken, vol met minimumeisen, bij het inkopen/aanbesteden van facilitaire diensten hun langste tijd gehad? Wie dat wil weten kan op maandag 18 november terecht bij de Facto-middag ‘Succes met facilitaire prestatie-inkoop’ in Hotel Van der Valk in Breukelen.

houd (case gemeente Amsterdam)

ze kunnen verwachten.

> prestatie-inkoop van repro en mfp’s (case Hanzehogeschool Groningen)

De Wegwijzer Circulair Inkopen is te vinden op

Meer weten of

www.mvonederland.nl. <

aanmelden? Kijk op www. facto.nl/opleidingen. <

Met een plenaire lezing van drs. Jeroen van de Rijt, mede-auteur van het boek Prestatie-inkoop, en keuze uit drie praktijkcases: > prestatie-inkoop van schoonmaak (case Rabobank/EW Facility Services) > prestatie-inkoop van technisch onder-

THEMA: FMIS

FMIS IN DE

PRAKTIJK DOOR GERARD DESSING

Op grond van welke criteria kiezen organisaties hun facility management informatiesysteem, wat doen zij ermee in de praktijk en in welke mate verbetert het de facilitaire dienstverlening? Facto Magazine belde met vijf facility managers en vroeg hun mening.

10 |

FA C TO MA G A ZIN E

| 11 2013

‘ WE HEBBEN VEEL MEER ZICHT OP ALLE MELDINGEN’ NAAM:

RENATE REEK

FUNCTIE:

SECRETARESSE BEDRIJFSVOERING/COÖRDINATOR FMIS

ORGANISATIE:

KONINKLIJKE AURIS GROEP, GOUDA

SYSTEEM:

FAME, FAMAS

Vanuit het centraal bureau afdeling bedrijfsvoering

meld in de portalversie van FAME, dat doen de

ondersteunen we de zorgen onderwijslocaties die

meldbevoegden, per locatie zijn dat gemiddeld

binnen Auris vallen. Voor het verwerken van alle

drie mensen. Wij gaan er dan mee aan de slag:

huisvestingsmeldingen werken we sinds augustus

we schakelen een intern persoon in of gaan naar

2012 met de module ‘meldingen’ van FAME.

een externe partij. In feite gebeurt dat nu nog

Inmiddels zijn zes vestigingen live, dat gaan we de

handmatig, wellicht in de toekomst meer geauto-

komende maanden uitbreiden naar alle 20 loca-

matiseerd.

ties. De vestigingen die het eerst in beeld komen

Sinds we met het systeem werken, hebben we veel

zijn die vestigingen, waarvan de ruimtes genum-

meer zicht op alle meldingen: waar gaat het om?

merd zijn.

wat speelt waar? enzovoort. Door het afsluiten

De huisvestingsmeldingen die we verwerken zijn

van meerdere mantelcontracten besparen we ook

divers, van lampen die defect zijn tot meldingen

kosten. Voor de toekomst overwegen we naast

die met veiligheid te maken hebben.

huisvestingsmeldingen ook andere meldingen via

Alles wordt vanaf de locatie in het systeem aange-

het systeem te laten lopen. <

‘Sinds we met het systeem werken, hebben we veel meer zicht op alle meldingen’

‘FMIS WORDT STEEDS MEER SYSTEEM VAN INTERNE KLANT’ DICK VAN BUREN

We hebben eerst goed naar de toekomstige

FUNCTIE:

MANAGER FACILITAIR BEDRIJF

werkprocessen gekeken en pas daarna een PvE

ORGANISATIE:

ZIEKENHUIS ST JANSDAL

opgesteld. Na een aantal demo’s viel de keuze op

SYSTEEM:

ULTIMO, ULTIMO SOLUTIONS

Ultimo. Bij de implementatie waren vooral eigen

NAAM:

mensen betrokken. Daarmee creëer je kennis in huis, zowel van de processen als van het systeem.

We gebruiken sinds 2005 het systeem Ultimo.

We gebruiken Ultimo voor diverse toepassingen,

Voor die tijd werkten we nog met een algemeen

zoals meldpunt, reserveringen, projecten, Tech-

ziekenhuisinformatiesysteem, maar we hadden

nische Dienst, IT-beheer, medische techniek, ge-

echt de behoefte aan een systeem, specifiek ge-

bouwbeheer, sleutelbeheer, contractmanagement

richt op FM en vastgoed. Naast ‘prijs’ en ‘functio-

en dergelijke.

naliteit’ was ‘flexibiliteit’ een belangrijk keuzecri-

Ik merk dat de rol van het systeem aan het veran-

terium: het systeem moest mee kunnen groeien

deren is; vroeger was het vooral van FM, nu wordt

met onze veranderende behoeftes. Een andere

het steeds meer het systeem van de interne klant:

belangrijke pre van Ultimo was dat het ook toen

het verantwoordelijkheidsbesef op de afdelingen

al goed was ingericht op het beheer van medische

(is de apparatuur wel voldoende onderhouden?) is

apparaten en instrumenten.

duidelijk toegenomen.

‘Vroeger was het vooral van FM, nu wordt het steeds meer het systeem van de interne klant’

THEMA: FMIS

Belangrijk vind ik ook de rapportagemogelijkhe-

Ik denk dat het systeem voor ons onmisbaar is:

den, niet alleen voor onze afdeling maar ook voor

bij een recente NIAZ-audit en het inspectiebe-

de interne klanten: zij kunnen zelf meer uit het

zoek in het kader van de medische technologie,

FMIS halen op het moment dat zij daar behoefte

heeft het systeem zijn waarde nadrukkelijk

aan hebben.

bewezen. <

‘ WE KONDEN DUIDELIJK MAKEN DAT EEN VERBOUWING NIET NOODZAKELIJK WAS’ JAN DE NIET

ding van de vergaderruimtes, omdat de toenmalige

FUNCTIE:

FACILITY MANAGER

faciliteiten te klein zouden zijn. Met een uitdraai

ORGANISATIE:

WEHKAMP.NL

konden we toen aantonen dat gezien de bezetting

SYSTEEM:

FACILITOR, SG FACILITOR

op dat moment zeker geen verbouwing noodzake-

NAAM:

lijk was. Of ik nog wensen heb? Op zich niet. Ja, misschien

Wehkamp.nl werkt sinds 2007 met Facilitor.

zou het handig zijn als we op persoonsniveau arbo-

In die periode hebben we door een externe partij

gerelateerde zaken zouden kunnen vastleggen,

een vergelijking laten maken waarbij we van een

zoals: wanneer heeft iemand een werkinstructie

long list met 10 aanbieders naar een shortlist met

ontvangen, wanneer zijn veiligheidsschoenen

3 aanbieders zijn gegaan. Daarbij is het systeem

uitgereikt? Maar die wens hebben we inmiddels op

Facilitor uit de bus gekomen, het scoorde goed

de agenda gezet. <

‘Het zou wel handig zijn als we op persoonsniveau arbogerelateerde zaken zouden kunnen vastleggen’

qua gebruiksgemak en prijs. Andere belangrijke criteria waren de modulaire opbouw en het feit dat het om een webbased-systeem gaat, zodat gebruikers en leveranciers - waar ze zich ook bevinden - kunnen inloggen en van het systeem gebruik kunnen maken. De implementatie is prima verlopen. Eerlijk gezegd hebben we dat wel

‘MONTEURS ONTVANGEN DE MELDINGEN OP HUN SMARTPHONE’

wat onderschat, maar goed, het was toch zinvol er extra tijd voor te nemen: liever kwaliteit en alles goed doordenken dan zaken afraffelen. We gebruiken meerdere modules, dat hebben we in de loop der jaren opgebouwd: servicedesk, ruimte- en personenbeheer, rapportages, reserveringen, objectenbeheer, e-procurement, contracten/relatiebeheer, bezoekersbalie en inspectiemodule. Daarnaast maken we ook gebruik van de selfservicemodule voor het doorgeven van klachten, storingen, wensen, voor het melden van ongevallen en voor het aanmelden van bezoekers. Ook de managementinformatie is handig. Een paar jaar geleden werd nog nagedacht over uitbrei-

12 |

FA C TO MA G A ZIN E

| 11 2013

NAAM:

GERRIE MUURMANS

FUNCTIE:

MANAGER FACILITAIRE ZAKEN

ORGANISATIE:

EFTELING

SYSTEEM:

PLANON

In 2009 heeft De Efteling een aantal ondersteunende diensten gecentraliseerd en ondergebracht bij de afdeling Facilitaire Zaken. Daarbij gaat het om onder meer om het planbureau, logistiek en magazijnen, de milieudienst, beveiliging en bedrijfshulpverlening, en de facilitaire dienst, zeg maar de ANWB van de Efteling, want van daaruit worden alle kleinschalige storingen verholpen. Bij de totstandkoming van FZ was duidelijk dat een professioneel

FMIS noodzakelijk was om de dienstverlening te kunnen leveren. Na een marktoriëntatie bleek dat Planon goed bij ons paste. Het systeem bevat veel modules, is gebruiksvriendelijk en ook de klik met de leverancier was belangrijk. We gebruiken Java Client voor meldpuntbeheer, reserveringen, inventarisbeheer, sleutelbeheer en de serviceplanner. Daarnaast is de selfservicemodule, met als afgeleide Planon Mobiel, voor ons van groot belang. Daarmee zetten we nieuwe meldingen snel door naar onze monteurs die in het park aan het werk zijn. Ze ontvangen deze op hun smartphone zodat ze daar meteen mee aan de slag kunnen en na afloop kunnen invoeren wat ze gedaan hebben. Dat gaat heel snel. Het is ook handig dat de binnengekomen meldingen te koppelen zijn aan de monteur met de meeste expertise en dat we een prioriteit

‘Het is ook handig dat de binnengekomen meldingen te koppelen zijn aan de monteur met de meeste expertise’

aan een melding kunnen meegeven. Wensen voor de toekomst? We denken erover na om te gaan werken met een cockpitrapportage op het beeldscherm, zodat je meteen kunt zien hoe het met de SLA’s gaat. Voor de interne klant, bijvoorbeeld de manager die verantwoordelijk is voor de attracties, is dat handig; hij is - zonder dat hij het systeem in hoeft - meteen op de hoogte van de voor hem relevante zaken zoals de snelheid waarmee storingen worden opgelost. Dat draagt bij aan de transparantie en betrouwbaarheid van onze dienstverlening. <

‘DE OUTLOOK ADD IN SPRAK ONS AAN’

MyPrequest sprak ons om diverse redenen aan. Een daarvan was de ‘Outlook add in’. Onze organisatie is behoorlijk Microsoftgeoriënteerd en we werken allemaal in Outlook. Dan is het heel makkelijk om in Outlook een button te hebben waarmee je bij het maken van een

NAAM:

afspraak meteen een zaal kunt reserveren en de

MARK VEDDER

W FUNCTIE:

FACILITY MANAGER

catering kunt regelen. Dat wordt dan direct in

ORGANISATIE:

CARGRILL, SCHIPHOL

Prequest geïmporteerd, althans, dat zal in de na-

SYSTEEM:

PREQUEST, NPQ SOLUTIONS

bije toekomst waarschijnlijk gerealiseerd worden. We gebruiken de modules meldingen, reserveringen (met name voor de poolauto’s) en bezoekers-

We zijn eind januari verhuisd van drie vestigin-

registratie. Dat gaat prima.

gen naar gebouw The Outlook op Schiphol. Daar

Hier en daar zou het systeem nog wel iets meer

hebben we 8600 m vloeroppervlak in gebruik.

op onze situatie kunnen worden aangepast. Zo

Die verhuizing was een geschikt moment om een

zijn er bezoekers die drie dagen blijven, terwijl

FMIS aan te schaffen om de vierkante meters goed te kunnen beheren. Zo hebben we te maken met veel bezoekers, ik denk zo’n 70 tot 80 per dag. Die moeten om veiligheidsredenen allemaal aangemeld worden. Daar heb je een professioneel systeem voor nodig, anders blijft de receptie maar e-mailtjes ontvan-

‘Hier en daar zou het systeem nog wel iets meer op onze situatie kunnen worden aangepast’

het systeem ervan uitgaat dat een bezoeker maar één dag blijft. Dat zijn geen onoverkomelijkheden, NPQ gaat daar trouwens goed mee om. Voor de toekomst overwegen we uitbreiding met twee modules: contracten en financieel. Met het systeem kun je beter inspelen op de behoeftes van de interne klant, kun je zaken strak-

gen met aanmeldingen en is het lastig overzicht

ker monitoren en ben je in staat partijen beter

te houden.

aan te sturen. <

Wereldprimeur voor Nederland

Satino Black toiletruimte compleet met Cradle to Cradle dispensers

Een goed imago is belangrijk voor je organisatie. Klanten moeten je immers iets gunnen, sympathie voor je hebben. Dus investeer je in een representatief bedrijfspand, een modern interieur en een toiletruimte waarin bezoekers zich prettig voelen. Kies je daarbij voor Satino Black, dan ga je nog een stap verder: je biedt gasten niet alleen een fris en hygiënisch toilet, maar een heuse toiletbeleving. De stijlvolle, matzwarte dispensers van Satino Black zijn als enige ter wereld Cradle to Cradle gecertificeerd en combineren een modern en compact ontwerp met innovatieve eigenschappen. Het certificaat garandeert onder meer dat de dispensers – gemaakt van gerecycled kunststof - vrij zijn van schadelijke chemicaliën. En daardoor geschikt voor de technische kringloop: de kunststof kan zonder waardeverlies oneindig worden hergebruikt. Gevuld met eveneens Cradle to Cradle gecertificeerde wc-rollen, papieren handdoeken, zeep, alcoholgel en toiletbrilreiniger veranderen de unieke dispensers je toiletruimte in een state-of-the-art pronkjuweel. De informatieve Satino Black wc-tegel maakt het design in stijl af en toont de bezoeker in één oogopslag dat hij zojuist niet alleen een unieke toiletbeleving cadeau kreeg, maar dat die nog duurzaam was ook.

www.satinoblack.com Satino by Van Houtum

THEMA: FMIS

Succesfactoren FMIS-implementatie

BEZINT EER GE BEGINT Het invoeren van een facility management informatiesysteem (FMIS) heeft impact op organisaties. Zeker als voor de eerste keer een FMIS wordt ge誰mplementeerd is een gedegen voorbereiding cruciaal. De implementatie zelf is nooit het doel, maar het logische gevolg van een heldere visie en duidelijke doelstellingen. >>

DOOR EWOUT NOORDERMEER

THEMA: FMIS

Het soepel implementeren van een FMIS is geen

> door het werken met smartphones en/of

sinecure, zeker niet voor organisaties die dat

tablets wordt het papiergebruik teruggebracht

voor de eerste maal doen. Wie zijn zaken echter

en kunnen we een meer accurate administratie

goed voorbereidt en een aantal aandachtspun-

realiseren.

ten in acht neemt, is in staat de implementatie vlekkeloos te laten verlopen. Een aantal van die

Het vertalen van concrete doelstellingen in een

aandachtspunten komt hier aan de orde.

business case is de basis. Oftewel: wat gaat het kosten en wat levert het op? Dit hoeft niet tot

VISIE ALS BASIS

achter de komma nauwkeurig, maar als dit niet

Een duidelijke visie op hetgeen de implementatie

te definiëren is, moet u zich afvragen of u wel aan

moet opleveren, is van doorslaggevend belang. De

het traject moet beginnen.

visie dient te bestaan uit een reëel toekomstbeeld van de organisatie (Waar willen we naartoe?) en te worden vertaald naar concrete doelstellingen. Globale doelstellingen als kostenbesparing, efficiencywinst en een hogere klanttevredenheid dienen verder geconcretiseerd te worden in ‘user stories’. Enkele voorbeelden:

‘Het hoger management moet zich inhoudelijk niet afzijdig houden’

WEET WAT U VRAAGT De verwachtingen van de opdrachtgever moeten in overeenstemming zijn met die van de FMISleverancier. Wilt u tijdens de implementatie helemaal bij de hand genomen worden, maak dat dan vooraf duidelijk. Wilt u de kar helemaal zelf trekken en verwacht u van de leverancier alleen

> door de invoering van een selfservice portal

systeemtechnische implementatieondersteuning,

waarbij de (interne) klant zelf meldingen kan

maak dat dan ook helder.

doen, reserveringen kan aanmaken en de sta-

Ga dus in het voortraject in gesprek met uw leve-

tus van gedane meldingen kan opvolgen, kan

rancier en wees hierbij concreet en open over uw

de organisatie een fte besparen op de service-

eigen inbreng en verwachtingen.

desk en gelijktijdig de communicatie met de GEEN STANDAARD-PVE

klant verbeteren; > door de invoering van een meldsysteem, ge-

Maak in een selectietraject geen gebruik van een

koppeld aan service level agreements, kan de

standaardprogramma van eisen (PVE) dat u bij-

organisatie de kwaliteit van de dienstverlening

voorbeeld op het internet kunt vinden. Uiteraard

beter standaardiseren en borgen;

kan een bestaand PVE als inspiratie dienen. Maar

> door het registreren van gewerkte uren,

vergeet niet dat het implementatietraject draait

gebruikte middelen en gedane bestellingen,

om uw organisatie, uw business case, uw werk-

krijgen we beter inzicht in de kosten per dienst

processen, uw prioriteiten en uw mensen.

en zijn we in staat op een goede manier door te Grijp de implementatie aan om procesoptimali-

belasten; > door de stroomlijning van werkprocessen en

saties door te voeren. In veel gevallen kunnen de

het werken met vooraf gedefinieerde stan-

mogelijkheden die het systeem biedt hierbij het

daardwerkinstructies kan het werk efficiënter

uitgangspunt zijn.

worden uitgevoerd tegen lagere overheadkos-

Het zal echter ook in een aantal gevallen veel

ten (minder vragen, zoeken, standaardisatie);

slimmer zijn om het systeem aan te passen aan

> door het automatiseren van processen als in-

bestaande processen. Zoek in dat geval een

en uitdiensttreding, kan het werk van verschil-

systeem dat de flexibiliteit hiertoe biedt en een

lende afdelingen beter op elkaar worden afge-

leverancier die u kan helpen het juiste evenwicht

stemd, waardoor er minder zaken misgaan;

hierin te vinden.

16 |

FA C T O MA G AZ INE

| 11 2013

projectleider dient bij voorkeur kennis te hebben

‘GRIJP DE IMPLEMENTATIE AAN OM PROCESOPTIMALISATIES DOOR TE VOEREN’

van de te automatiseren processen, heeft affiniteit met ICT en bezit het aanzien én het mandaat om het project te kunnen trekken. Een goede projectleider bewaakt scope en budget en maakt goede afwegingen tussen hoofdlijnen en details. De projectleider is positief, standvastig, communicatief vaardig en doelbewust. Uiter-

BREED DRAAGVLAK

aard dient de projectleider vanuit de leverende

Zorg voor draagvlak binnen de verschillende gele-

partij over deze eigenschappen te beschikken.

dingen van de organisatie. Zo dient men zowel in

Deze heeft meestal echter niet het mandaat om

de uitvoering als op managementniveau betrok-

organisatorisch sturend richting werknemers van

ken te zijn bij de selectie en invoering van het

de opdrachtgever op te treden. Het hand in hand

systeem. Het hoger management moet zich inhou-

samenwerken met een goede interne kartrekker

delijk niet afzijdig houden. Zo dient de business

zien wij als een sleutel tot succes.

case gedragen te worden, dient er minimaal een globaal beeld te zijn van de mogelijkheden van het

Door de in dit artikel genoemde zaken te ver-

systeem, moeten de rapportagewensen worden

ankeren in uw project, legt u de basis voor een

afgestemd en moet men bereid zijn voldoende

geslaagd implementatietraject.

middelen vrij te maken.

Realiseer u dat een implementatietraject niet pas van start gaat als de leverancier met zijn werk-

BEHAPBARE BROKKEN

zaamheden begint. Het traject begint met het be-

Verdeel het project onder in behapbare deel-

palen van uw visie. Dus, bezint eer ge begint. <<

projecten en implementeer stap voor stap. De implementatie van een FMIS zal meestal naast de gewone activiteiten gebeuren en dan is het verstandig gefaseerd te werk te gaan. Gebruik het succes van de afgeronde deelprojecten als hefboom naar volgende deelprojecten. Vier de successen! COMMUNICATIE De aanstaande ingebruikname van het systeem moet worden begeleid met voldoende communicatie over het hoe, wat, wanneer en waarom van de invoering van de applicatie. Dit is met name van belang als sprake is van veranderende procedures en de ingebruikname van een selfservice portal. Een mooie marketingcampagne draagt positief bij aan het succes van de ingebruikname. PROJECTLEIDER Een goede projectleider bij de opdrachtgever is

Ewout Noordermeer is directeur Ultimo Software

misschien wel de allergrootste succesfactor. Deze

Solutions bv in Nunspeet

Unieke CashBack-actie van Miele Professional

Vervang nu uw professionele vaatwasser of huishoudvaatwasser, voor de beste professionele afwasautomaat. Uitermate geschikt voor zorginstellingen, scholen, kinderdagverblijven, MKB-bedrijven, sportkantines, bedrijfskantines en lunchrooms. Korte programmatijden; tussen 6 en 23 minuten Twee beladingsniveauâ€˜s Ingebouwde waterontharder Voorbereid op automatische vloeibare zeepdosering Zuinig met water en energie Lange levensduur

Nu met â‚Ź 300,extra CashBack-korting*!

* Bij aankoop van een Miele professionele afwasautomaat G 7855 of G 7856. Geldig van 1 oktober t/m 31 december 2013. Bedrag inclusief BTW.

Voor meer informatie en de actievoorwaarden zie: www.miele-professional.nl/cashback-korting-afwasautomaten

Miele Professional 4130 ED Vianen Telefoon: (0347) 37 88 84

THEMA: FMIS

Klantvragen snel beantwoord:

'JE PAKT DE INFORMATIE ER ZO BIJ' Tevreden gebruikers bij Rabobank Maastricht e.o.

De facilitaire organisatie van Rabobank Maastricht en omstreken, werkt al jaren met een FMIS. Eind vorig jaar stapte de organisatie over op een ander systeem, een overstap die vlot en soepel verliep. Manon Nicolaes en Sharon Ubags vertellen over hun ervaringen.

DOOR GERARD DESSING

Of ze op korte termijn nog wensen heb-

Ze is eindverantwoordelijk voor de

facilitaire uitbestedingscontracten.

ben ten aanzien van het huidige FMIS?

facilitaire dienstverlening op het hoofd-

Daarnaast is haar taak het inrichten en

Manon Nicolaes en Sharon Ubags kijken

kantoor en de zes verkoopkantoren in

beheren van het FMIS.

elkaar aan. Een korte stilte valt. Na

Maastricht en omstreken en stuurt het

enkele seconden antwoorden ze eens-

facilitaire team (7,5 fte) aan. Haar col-

Beiden waren vorig jaar nauw betrokken

luidend: â€œNou, eigenlijk niet. Het werkt

lega Sharon Ubags is senior medewerker

bij de overstap naar een ander FMIS.

prima, we zijn tevreden gebruikers.â€?

Facility bij Rabobank Maastricht en

De bank werkte al een aantal jaren met

omstreken. Zij houdt zich bezig met re-

een FMIS, maar het gebeurde steeds

Manon Nicolaes is facilitair specialist bij

gie voeren op diverse facilitaire diensten

vaker dat er wensen naar voren kwamen

Rabobank Maastricht en omstreken.

waaronder het beheer van een aantal

die niet goed inpasbaar bleken in het

THEMA: FMIS

toenmalige systeem. De Facilitaire organisatie ging dan ook op zoek naar een systeem dat wél aan de wensen en eisen

Het pand van Rabobank

zou voldoen, en ging onder andere op

Maastricht en omstreken.

bezoek bij enkele collega-Rabobanken. KEUZECRITERIA Om de systeemkeuze goed te kunnen onderbouwen, werd een aantal keuzecriteria geformuleerd. Ten eerste moest het nieuwe systeem zeer gebruiksvriendelijk zijn. Nicolaes: “Als je in een systeem iets wilt doen en je moet te veel klikken met je muis, is dat niet optimaal. We wilden een systeem dat we - vanzelfsprekend binnen bepaalde kaders - heel gemakkelijk zelf konden bouwen en aanpassen aan onze wensen.” Tweede criterium was: de kosten. Het systeem moest passen binnen het beschikbare budget, waarbij het nog mooier zou zijn als het kostenbesparend zou zijn. Een ander criterium was de beschikbaarheid van bepaalde modules. Ubags geeft een voorbeeld: “We wilden het contractbeheer verder professionaliseren, door bijvoorbeeld scherper op expiratiedata te letten, en hadden daarom behoefte aan een module die ons daarbij zou kunnen ondersteunen. Toen we bij collega-Rabobanken zagen hoe het TOPdesksysteem ondersteuning bood aan de Facilitaire organisatie, waren we echt enthousiast.” MODULES In het najaar 2012 viel het besluit om met TOPdesk in zee te gaan. De volgende systeemonderdelen werden aangeschaft: meldingbeheer, bezoekersregistratie, operationeel beheer, reserveringenbeheer, voorraad- en bestelbeheer, huisvestingsbeheer (vestigingen en ruimtes), middelenbeheer (voor onder andere het beheer van audiovisuele apparatuur,

20 |

FA C T O MA G AZ INE

| 11 2013

4 TIPS VOOR DE AANSCHAF/IMPLEMENTATIE VAN EEN FMIS 1. BREDE ORIËNTATIE. Ga bij andere facilitaire organisaties op bezoek om te horen hoe zij een bepaald systeem ervaren. 2. PROJECTGROEP. Maak de projectgroep niet te groot qua omvang. Daarmee hou je snelheid in de processen. 3. WEET WAT JE WILT. Weet als facilitaire organisatie van tevoren - dus voor de implementatie - precies wat je wilt, zodat systeemaanpassingen meteen uitgevoerd kunnen worden en duidelijk is wat je van het systeem verwacht en wat je eruit wilt halen. 4. GEBRUIKSVRIENDELIJK. Kies een systeem dat gebruiksvriendelijk is en waar je als gebruiker - binnen bepaalde grenzen - gemakkelijk zelf aanpassingen in kunt doorvoeren.

wagenpark, sleutelbeheer, geldverwer-

passingen en invullingen vanuit de bank

kende apparatuur), contractbeheer,

gewenst waren. Een van die wensen was

MJOP, enquêtes en selfservice.

het eenvoudig kunnen reserveren van relatiegeschenken. Daarvoor werd door

IMPLEMENTATIE

TOPdesk een speciaal formulier ontwik-

Daarna volgde de implementatie.

keld dat medewerkers in de selfservice-

Daarbij werd in eerste instantie vooral

desk kunnen invullen, zodat de produc-

gefocust op het meldingen- en reserve-

ten besteld kunnen worden.

ringenbeheer, het contractbeheer en de selfservicemodule. Vervolgens kwamen

De voorbereidende gesprekken rondom

de andere systeemonderdelen aan de

de implementatie hebben in totaal niet

beurt. Nicolaes: “Momenteel zijn we

meer dan tien werkdagen gekost. Een

bezig met het inrichten van de meerja-

zeer korte periode omdat er een-op-een-

renonderhoudsplanning. Als dat af is,

gesprekken tussen de consultant en

zijn we voorlopig klaar.”

Ubags plaatsvonden die een efficiënte

Bij de implementatie speelde de leveran-

samenwerking opleverden.

cier een belangrijke rol. Verspreid over

Nicolaes: “Plaats je zes mensen in een

een aantal weken liep een consultant

implementatieteam dan heeft iedereen

van de leverancier samen met Ubags

zijn eigen visie en mening. Dat is prima,

alle modules door. Zij gaf uitleg over de

maar dan ben je wel even bezig. Dat

werking en inventariseerde welke aan-

wilden we niet. We hebben tegen Sharon

Noteer alvast in uw agenda:

Veilig, gezond en herkenbaar werken

Safety&Health@work is de plek om: YZ aVVihiZ kZgc^Zjl^c\Zc! verbeteringen en innovaties op het gebied van veilig, gezond en herkenbaar werken te ervaren ]dd\lVVgY^\Z `Zcc^h de iZ doen en te leren ^che^gVi^Z iZ `g^_\Zc iZ cZilZg`Zc oV`Zc iZ YdZc

Om veilig te kunnen werken moeten organisaties ervoor zorgen dat gevaren en risico’s tijdens het werk zo efficiënt mogelijk worden beheerst. Tijdens dit event komen alle partijen bij elkaar die bij het managen van veiligheidsen gezondheidsrisico’s tijdens het werk betrokken zijn. De nieuwste aanpakken, visies, technieken en producten op het gebied van veilig, gezond en herkenbaar werken worden gepresenteerd door kennispartijen, bedrijven en standhouders. Naast de stands op de beursvloer is er een doorlopend programma met gratis kennissessies van hoog niveau, toegespitst op verschillende thema’s en disciplines. Daarnaast zijn er op de beursvloer activiteiten en workshops waarbij het accent vooral ligt op de uitvoering en toepassing van al die kennis in de praktijk. Wat zijn de nieuwste ideeën en voorbeelden op het gebied van risicomanagement tijdens het werk, van persoonlijke beschermingsmiddelen en (bedrijfs)kleding?

Safety&Health is een initiatief van:

In samenwerking met:

P P M

een iniatief van:

1SFWFOUJF 1SPKFDU .BOBHFNFOU

www.safetyandhealthatwork.nl

gezegd: doe jij wat jij denkt dat goed is, aanpassen kan altijd nog. Dat heeft goed uitgepakt, met als resultaat een zeer snelle en efficiënte implementatie.” EFFICIËNTER EN PROFESSIONELER Nadat de systeemovergang technisch was uitgevoerd ging het systeem in december 2012 live. Nu - zo’n 10 maanden later - is er tevredenheid alom. De facilitair medewerkers geven aan dat ze efficiënter kunnen werken en professioneler kunnen opereren, vertelt Nicolaes: “Als klanten met een vraag bellen, halen de medewerkers de gegevens er zo bij. Ze kunnen zo heel makkelijk inspringen op een klantvraag en goede en actuele informatie geven. Dat is handig en komt

Facilitair specialist Manon Nicolaes (links) en senior medewerker Facility Sharon

professioneel over.” <<

Ubags, beiden van Rabobank Maastricht en omstreken.

Jij en Boels, dat werkt! Boels Verhuur is een internationale onderneming op het gebied van de verhuur van (bouw)machines en equipment. Boels behoort tot de top van de Europese verhuurbranche. Het hoofdkantoor en Shared Service Center is gevestigd in Sittard (NL). Boels Verhuur heeft momenteel ruim 300 filialen in Nederland, België, Luxemburg, Duitsland, Oostenrijk, Tsjechië, Polen, Italië en Slowakije. Daarnaast beschikt Boels over ca. 1800 outlets in diverse Europese bouwmarktketens. Bij Boels werken ruim 2300 medewerkers. Acquisitie n.a.v. deze advertentie stellen wij niet op prijs.

Voor de afdeling Facilities op het hoofdkantoor in Sittard zijn we op zoek naar een:

Facility Manager (full-time) De functie:

In deze functie geef je vorm aan het gehele facilitaire beleid van Boels, zowel op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Je hebt een initiërende en coördinerende rol met betrekking tot het beheer van alle locaties in binnen- én buitenland. Dit bestaat onder andere uit het leveren van diensten, het coördineren van (planmatig) onderhoud van de locaties en de uitvoering van QHSE-taken. Daarbij beschik je over een team van een 10-tal medewerkers waar je direct leiding aan geeft. Je organiseert de afdeling met de benodigde middelen, de juiste structuur (in proces en personeel) en voert waar nodig verbeteringen door.

Functie-eisen:

Voor deze functie heb je een afgeronde HBO-opleiding in een functierelevante richting en meerdere jaren managementervaring. Je hebt actuele kennis van facilitaire beheerstechnieken en systemen, bedrijfskundig inzicht en ervaring met het schrijven van procedures en administratieve organisatie. Boven alles ben je een goede communicator. In verband met het internationale karakter is het van belang dat je naast de Nederlandse taal ook de Duitse taal goed beheerst. De organisatie heeft een sterke groei doorgemaakt en ontwikkelt zich in volle vaart om een nog belangrijkere positie in de markt in te nemen. Hierdoor kunnen wij een uitdagende, gevarieerde baan bieden met veel ruimte voor eigen initiatief, verantwoordelijkheid en ontwikkelmogelijkheden.

Heb je interesse?

Stuur dan een sollicitatie met c.v. naar: Boels Verhuur B.V., afdeling Human Resources t.a.v. Simone Dehing (HR Supervisor), Postbus 666, 6130 AR Sittard (NL) of e-mail p-o@boels.nl

THEMA: FMIS

ViVa! Zorggroep profiteert van geautomatiseerd inkoop/bestelproces

HOUD HET SIMPEL EN GEBRUIKSVRIENDELIJK Sinds de afdeling Inkoop en Logistiek van ViVa! Zorggroep het complete operationele inkoopproces via het FMIS laat lopen, zijn de nodige resultaten behaald. De administratieve last is gedaald, het inkoopproces verloopt sneller, en besparingen zijn gerealiseerd. Manager Inkoop & Logistiek Robert Boer en inkoper Barry Verkissen vertellen hoe dat werkt. DOOR GERARD DESSING

Hoe het inkoopproces vijf jaar geleden verliep?

met een geautomatiseerd systeem om het complete

Robert Boer vat het in een paar zinnen samen: “Alles

inkoopproces te ondersteunen. Boer oriënteerde zich

ging per telefoon of in losse e-mails. Er waren heel

in de markt, maar ging tegelijk ook met Axxerion in

veel bestelbonnen die in allerlei ordners terechtkwa-

gesprek. De zorggroep werkte al geruime tijd met

men. Inkopers waren eigenlijk de hele dag bezig met

Axxerion voor het beheer en verwerken van de facili-

het plaatsen van bestellingen bij leveranciers. Anders

taire meldingen. Uitbreiding van dat systeem met een

gezegd: er was weinig visie en beleid op inkoop, en de

inkoopmodule zou dan ook een logische stap zijn.

echte structuur ontbrak.” SELECTIECRITERIA

24 |

Boer trad in 2008 in dienst van ViVa! Zorggroep in

Een periode van systeemvergelijkingen volgde, met

Velsen als manager Inkoop en Logistiek. Toen hij

als eindconclusie dat uitbreiding van Axxerion een

merkte hoe het operationele inkoopproces in de prak-

goede keuze zou zijn. Het webbased systeem paste

tijk verliep, realiseerde hij zich dat de tijd rijp was

namelijk binnen het budget en voldeed aan vijf

voor een verbeteringsslag.

belangrijke criteria, te weten: gebruiksvriendelijk-

Belangrijk startpunt was het besluit te gaan werken

heid, toegankelijkheid, data-invoer, het makkelijk

FA C TO MA G A ZIN E

| 11 2013

kunnen instellen van autorisaties en de workflow en de koppeling met andere systemen zoals het financiële systeem. AANPASSINGEN Inkoper Barry Verkissen was vanaf zijn indiensttreding in 2010 nauw betrokken bij de invoering van de inkoopmodule. In diverse gesprekken met de leverancier nam hij de complete module door om helder in beeld te krijgen waar eventuele aanpassingen gewenst waren. Hij geeft het voorbeeld van de ordering voor het logistiek centrum. “Daar zitten altijd niet-standaardorders tussen, die ook verwerkt moeten kunnen worden. Dat heeft geleid tot een aanpassing van het systeem.” “Ook is goed naar de lay-out van het scherm gekeken”, vertelt Boer. “Het systeem bevat veel opties. Als je het gebruiksvriendelijk wilt houden, moet je opties die voor een bepaalde functie niet relevant zijn, eruit halen. Het moet allemaal heel duidelijk en gemakkelijk zijn, anders gaat het niet werken.” AUTORISATIE De borging van de autorisaties was ook een belangrijk aandachtspunt. Dat is in het systeem gekoppeld aan het procuratiebeleid, vervolgt Boer. “Een besteller kan tot een bepaald bedrag bestellen. Als de order een grens overschrijdt gaat de aanvraag automatisch door naar de budgethouder met een hogere autorisatie, enzovoort.” CONTRACTENREGISTER Sinds twee jaar werkt de inkoopafdeling ook met de module Contractenregister. Boer vindt dat een

Manager Inkoop & Logistiek Robert Boer (links ) en inkoper Barry Verkissen

belangrijke tool. “Alle contracten, dat zijn er meer

van ViVa! Zorggroep: “We hebben het zo voor elkaar dat 200 bestellers weten

dan duizend, zijn nu in het systeem opgenomen.

hoe het werkt, zonder dat ze ons hoeven te bellen.”

Dat biedt meer overzicht en informatie. Zo krijgen we drie maanden voor de expiratiedatum een signaal als een contract afloopt. Dat is handig. Je hebt verder de mogelijkheid een contract op te roepen als je iets wilt nalezen. Beide modules horen echt bij elkaar.”

NA DE JUISTE AUTORISATIE WORDEN ORDERS AUTOMATISCH GEPLAATST

THEMA: FMIS

Het hoofdkantoor van ViVa! Zorggroep in Velsen.

ANALYSES

BESPARINGEN

De inkoopmodule levert voor ViVa! Zorggroep

“Door het systeem is daarnaast veel beter

diverse voordelen op. Een zo’n voordeel is beter

zichtbaar welke producten niet of nauwe-

zicht op welke producten worden besteld, door

lijks worden besteld”, vervolgt Verkissen.

wie, op welk moment enzovoort. Daarmee zijn

“Die producten worden na verloop van tijd

gegevensanalyses mogelijk. Verkissen: “Je ziet

uit het systeem gehaald. Voor de overblij-

bijvoorbeeld dat het ene huis veel meer bestelt

vende artikelen die veel besteld worden,

van product X dan een ander huis. Daar gaan

kunnen dan scherpere inkoopafspraken

we dan achteraan om een verklaring te zoeken.

worden gemaakt omdat de afname groter

Vroeger was je die afwijkingen nooit op het spoor

wordt. “Dat levert dus geld op”, zegt Verkis-

gekomen, nu zie je dat veel sneller.”

sen.

26 |

FA C TO MA G A ZIN E

| 11 2013

zo’n 300 bestellingen verwerkten van iedereen. KERNGEGEVENS

Nu hebben deze personen nog 10 bestellingen, dat zijn de bijzondere, de rest loopt automatisch.

Organisatie

: ViVa! Zorggroep

Kermactiviteit

: leveren van hulp bij het

Het gaat echt veel sneller.”

huishouden, zorg en

KOPLOPERS

verpleging aan huis, in

Boer denkt dat zijn instelling in Nederland tot

woonzorgcentra en ver-

een van de koplopers in de zorg behoort die hun

pleeghuizen.

bestelproces op deze manier hebben ingericht en

Hoofdkantoor

: Velsen

geoptimaliseerd. De instelling neemt overigens

Hoofdlocaties

: 18 (met name in regio Ken-

geen genoegen met de huidige status quo: de lat

nemerland/Alkmaar)

wordt steeds weer een stukje hoger gelegd en

Medewerkers

: ca. 5000

voortdurend wordt gekeken op welke manieren

FMIS

: Axxerion (meldingen, in-

de zorggroep een stapje verder kan gaan.

koop, contractenregister)

“We verwerken nu niet alleen alle standaardbestellingen, maar sinds kort ook de maatwerkorders via het systeem. Ook alle aanvragen die leiden tot logistieke bewegingen, zoals een kleine verhuizing of het ophalen van een kast, zitten nu in het bestelsysteem, met gegevens als de afdeling, de persoon, de kostenplaats, de bijzondere afspraken die zijn gemaakt. Straks gaan we dat ook koppelen aan het rittenschema.”

WEB PUNCH OUT Een ander voordeel is het gebruik van de Open Catalog Interface. Inkoper Verkissen ligt toe wat deze ‘web punch out’ inhoudt. “Ons systeem bevat meer dan 10.000 producten. Maar er zijn groothandels met een eigen webwinkel, met soms wel 30.000 producten. Via

‘Het kostte veel tijd om alles voor elkaar te krijgen, maar het loont de moeite’

Of het systeem inmiddels onmisbaar is geworden voor ViVa! Zorggroep? Boer denkt van wel. “Nog afgezien van de voordelen voor je eigen bestelproces en administratie is het - in het kader van de accountantscontrole - bijna een eis dat je een dergelijk systeem invoert.”

de Open Catalog Interface kunnen bestellingen

SUCCESFACTOR

vanuit zo’n externe omgeving in ons systeem wor-

Wat de belangrijkste succesfactor is geweest?

den vastgelegd en verwerkt. Je moet het zo zien:

Verkissen en Boer zijn eensluidend: “Houd het

iemand winkelt ergens anders, maar toch loopt

simpel en gebruiksvriendelijk. De medewerkers

alles via ons systeem. Dat gaat heel snel, je merkt

die de bestellingen plaatsen vervullen een functie

het niet eens.”

die niet op inkoop is gericht. Je moet het ze dan ook zo gemakkelijk mogelijk maken. We hebben

SNELLER

het nu zo voor elkaar dat 200 bestellers weten

Ook mooi is dat het bestelproces veel sneller ver-

hoe het werkt, zonder dat ze ons hoeven te bellen.

loopt. Verkissen: “Na de juiste autorisatie worden

Natuurlijk was de opstart lastig, en kostte het veel

orders nu automatisch geplaatst. Voorheen zaten

tijd om alles voor elkaar te krijgen, maar het loont

hier mensen op het logistiek centrum die per dag

zeker de moeite.” <<

COLUMN

KLAAS BAKKER MANAGER FACILITIES & REAL ESTATE TENNET TSO B.V. (KLAAS.BAKKER@TENNET.NL)

HOEZO DUURZAAM? Bij TenneT hebben we duurzaamheid zeer hoog in het vaandel staan. Maar hoe duurzaam is duurzaam? Het is inmiddels net zo’n containerbegrip als gezond eten of gelijke behandeling. Je roept ‘duurzaam’ en iedereen reageert ‘natuurlijk’. Afval scheiden, onnodig gebruik en verbruik terugdringen, iedereen is het met je eens. Pas bij de uitwerking en invulling merk je hoe jong dit concept eigenlijk is. Wij hebben van het begin af aan alle facetten van de nieuwbouw getoetst aan het

Hoogspanningsnetbeheerder

duurzaamheidsaspect (BREEAM). Voor de inrichting (zoals meubelen, tapijt, wanden

TenneT verkeert in de laatste

en vloeren) betekende dat een optimaal duurzaam inbouwpakket. En - niet te vergeten

fase van de bouw van

- het mocht niet duurder zijn. Veel bestaand meubilair hebben we geschikt gemaakt

een nieuw hoofdkantoor.

voor duurzaam hergebruik.

Programmamanager

Het uitgangspunt voor alle leveranciers was prereturnable procurement (PRP). Alle

Nieuwbouw Klaas Bakker

benodigde materialen en energie worden gecontroleerd, vanaf het winnen van de

deelt tot en met volgende

grondstoffen tot en met het recyclen na de gebruiksduur van het project.

maand zijn ervaringen met u.

Alle leveranciers leggen vooraf vast wat zij terugnemen na gebruik, hoe ze dit doen en hoe ze dit zullen recyclen. PRP is de meest vooruitstrevende duurzaamheidsrichtlijn ter wereld. Met deze insteek zijn we na het Provinciehuis Friesland de tweede in Nederland. Invullen van zo’n richtlijn is echter makkelijker gezegd dan gedaan. Neem de vloerbedekking. De vele vierkante tapijttegels worden na gebruik, inclusief de lijm, volledig hergebruikt als grondstof voor nieuwe tegels. Dat kan dus, en dat is goed. Maar: er is pas één fabriek in de hele wereld die dit doet. Een ander klein voorbeeld: alle lakken en/of oliën voor de afwerking van metaal en hout in plafonds, wanden en vloeren moesten voldoen aan ‘cradle-to-cradle’-eisen. Als gevolg van onze uitvraag ontstond er op de Nederlandse markt meteen een tekort aan deze stoffen. Het zijn

PRP: DE MEEST VOORUITSTREVENDE DUURZAAMHEIDSRICHTLIJN TER WERELD

maar twee voorbeelden, maar ze maken duidelijk hoeveel er bij zo’n traject komt kijken en hoeveel tijd en energie er in de zoektocht gaan zitten. Mijn conclusie? Zodra je het containerbegrip ‘duurzaamheid’ concreet gaat maken, piept, kreunt en steunt de markt. We hebben onze uiterste best gedaan en hetzelfde geldt voor onze leveranciers. Maar laten we ons in het algemeen niet beter voordoen dan we zijn. We staan écht pas aan het begin van deze ontwikkeling.

Ultimo cility M ement Softw re Beheers w osten Vergroot w overzicht Onderst n w ervices op ntegr le ijze Verleen ervice it mile

www.ultimo.net

OVER INKOOP

INKOOPBESPARINGEN KOMEN NIET VAN INKOOP

De aandacht voor realisatie van inkoopbesparingen laat te wensen over. Contracten verdwijnen na ondertekening in de la en worden vergeten, overschaduwd door nieuwe besparingskansen en nieuwe inkoopcontracten. Dat is zonde.

DOOR MAARTEN ERASMUS

esparingen die Inkoop rapporteert zijn bijna altijd verwachtingen. Als Inkoop een contract afsluit, met bijvoorbeeld lagere tarieven,

mag je verwachten dat de kosten naar beneden gaan. Maar of dit werkelijk gebeurt moet de toekomst nog uitwijzen. De inkoper is dan allang met nieuwe projecten bezig. De contractmanager moet zorgen voor de naleving van de afspraken. Maar die is er vaak niet. De controller zou de

HET WORDT HOOG TIJD DAT CONTRACTMANAGERS EN CONTROLLERS ZICH MET INKOOP GAAN BEMOEIEN

Ten tweede zijn de activiteiten die uitbesteed worden meer geĂŻntegreerd in onze dagelijkse bedrijfsvoering. Omdat we complete bedrijfsprocessen outsourcen worden ze minder grijpbaar. Vroeger kreeg je elke keer als het alarm afging een rekening van het beveiligingsbedrijf. Dat was overzichtelijk. Maar tegenwoordig is met bewakingsdiensten een scala van inspannings- en prestatieafspraken gemaakt. Die afspraken zijn niet altijd makkelijk te controleren. Zeker niet

realisatie moeten volgen, maar ook dit gebeurt in

als hiervoor geen mensen verantwoordelijk zijn

de praktijk zelden. Bedrijven die beide processen

gemaakt.

goed hebben ingericht zijn er nog nauwelijks. Het is een toenemend probleem. Daar zijn twee

SAMENSPEL

redenen voor.

We hollen achter de feiten aan. Inkopers hebben moeite om verwachtingen en doelen om te zetten

ANDERE KOEK

in meetbare indicatoren. Contractmanagement

Ten eerste worden er steeds minder goederen ge-

staat in de kinderschoenen en is vaak nog bijzaak.

kocht en komen daar diensten voor in de plaats.

Controllers zijn niet gewend om de realisatie van

De inkoop van goederen is makkelijk te volgen in

inkoopafspraken gestructureerd te volgen. Daar-

het ERP-systeem, maar voor diensten bieden die

om worden veel inkoopresultaten in de praktijk

systemen geen houvast. We zijn afhankelijk van

niet gehaald. Dat kan aardig in de papieren lopen.

medewerkers, maar die zijn zich vaak niet bewust van hun verantwoordelijkheid om prestaties van

EĂŠn ding moeten we niet doen: inkoop aan

leveranciers te monitoren. Ook kennen zij de

inkopers overlaten. Dan blijven inkoopcontrac-

afspraken vaak maar half, door slechte communicatie en voorlichting. Zolang er geen problemen

MAARTEN ERASMUS IS

ten in de la verdwijnen. Het wordt hoog tijd dat

MANAGING CONSULTANT

contractmanagers en controllers zich met inkoop

zijn, zullen zij niet van zich laten horen. Maar dat

BIJ EMERITOR

gaan bemoeien. Zet dit maar op de volgende

er geen problemen zijn, wil niet zeggen dat de

(WWW.EMERITOR.COM)

managementagenda.

inkoopdoelstellingen gehaald worden.

Advertorial

Er waait een nieuwe wind door schoonmaakland. Best Value Procurement (BVP) is aan een stevige opmars bezig. Op het bedrijfsbureau van schoonmaakbedrijf Effektief Groep is die trend vroegtijdig gesignaleerd. Op initiatief van het Hoofd Bedrijfsbureau, Therie Bruynes, hebben diverse medewerkers zich bekwaamd in de karakteristieken van BVP. Zo werden twee boeken over dit onderwerp aangeschaft en door het vers geïnstalleerde BVP-team verslonden. Ook werden workshops gevolgd en teammeetings gehouden om alles wat met deze nieuwe vorm van inkopen te maken heeft onder de knie te krijgen. En niet zonder succes mogen we wel zeggen. De eerste keer dat Effektief Groep meedeed aan een BVPaanbesteding is deze ook met glans gewonnen.

Effektief Groep Osloweg 49, 9723 BH Groningen (050) 314 18 85 info@effektiefgroep.nl www.effektiefgroep.nl @effectiefgroep.nl

Best Value Procurement als kans

Via een betrokken medewerker in Friesland werd het bedrijfsbureau

Effektief Groep een flexibele organisatie die in de praktijk ook goed

geattendeerd op de gezamenlijke aanbesteding van GGZ Friesland,

om kan gaan met maatwerk. Zeker in een segment als de zorg is dat

Jeugdhulp Friesland en Woodbrookers. Omdat deze uitstekend past

van doorslaggevend belang. Bij Effektief Groep zeggen we altijd al

bij de dienstverlening van de business unit ‘Zorg Effektief, samen in

‘Schoonmaken is teamwork’, aanbestedingen zijn dat nu ook!” Aldus

de zorg’ werd besloten mee te doen aan deze aanbesteding.

Therie Bruynes.

Een van de meest ervaren Districtmanagers van Effektief Groep,

Erwin de Jong, Directeur Effektief Groep: “Ik ben er trots op dat

Murk de Jong, had al zitting in het BVP team en heeft jarenlange

de professionaliteit van het team geleid heeft tot de gunning van

ervaring binnen de zorgbranche. De nauwe samenwerking met het

deze aanbesteding. Een fantastisch resultaat. Wij gaan nu met

bedrijfsbureau heeft geleid tot een plan dat concreet en haalbaar

veel plezier aan de slag bij GGZ Friesland, Jeugdhulp Friesland en

was en waar kennis en ervaring met dergelijke opdrachtgevers in

Woodbrookers.”

terug te lezen was. De interviews met de opdrachtgever waren wel uitdagend maar doordat er meer dan voldoende kennis van de zorg-

Gea Tanja, projectleider en inkoper bij Jeudghulp Friesland zegt

markt aanwezig is, kon de opdrachtgever goed overtuigd worden.

het volgende over het traject: “Met Effektief Groep hebben we een schoonmaakbedrijf gevonden dat raakvlak heeft met alle niveaus

“Deze nieuwe vorm van aanbesteden biedt kansen voor partijen

van onze organisaties. Het werd al snel duidelijk dat er veel kennis

die weten waar zij over praten en die professioneel met hun vak

is van onze specifieke organisaties en dat schept vertrouwen dat het

bezig zijn. Voor mij persoonlijk biedt het verdieping in mijn werk

goed komt. Effektief Groep herkent situaties. En tijdens het aanbe-

omdat ik me bij BVP meer moet inleven in de opdrachtgever en

stedingstraject zijn wij als aanvragende partij met respect behan-

uitgedaagd wordt om maatwerkoplossingen te bieden. Gelukkig is

deld. Dat maakt een hele prettige indruk.”

32 |

FA C TO MA G A ZIN E

| 11 2013

RECHT

VEILIGHEID BOVEN ALLES!

at was er aan de hand? Een 51-jarige monteur wordt in november 2012 op staande voet ontslagen omdat hij tijdens een

klus bij Esso Enkhuizen zijn veiligheidsvest en helm niet draagt, ondanks dat hij kort daarvoor al een schriftelijke waarschuwing had gekregen. De kantonrechter draait begin april 2013 in kort geding het ontslag terug en de werkgever gaat in beroep.

BEWUST NALATEN VAN VEILIGHEIDSVOORSCHRIFTEN RECHTVAARDIGT HET ONTSLAG

Een monteur verzuimt - ondanks diverse instructies en waarschuwingen - tijdens een klus de voorgeschreven beschermingsmiddelen te dragen. De werkgever ontslaat de werknemer op staande voet. Terecht, aldus de rechter.

DOOR MR. ING.ROB POORT

Het hof is van oordeel, dat van een ervaren werknemer mag worden verwacht hij de door zijn werkgever opgelegde veiligheidsvoorschriften in acht neemt. Dat hij die dag simpelweg zijn helm en vest was vergeten acht het hof niet voldoende, zeker om-

OORDEEL GERECHTSHOF

dat hij kort daarvoor een schriftelijke waarschuwing

Volgens het gerechtshof is er sprake van een

(en twee dagen schorsing) had gekregen wegens

dringende reden voor ontslag. De werkgever heeft

overtreding van de veiligheidsvoorschriften. De

aannemelijk gemaakt, dat het naleven van de vei-

daarbij gebruikte bewoordingen ‘onmiddellijke ont-

ligheidsmaatregelen een hoge prioritiet heeft. De

binding’ kunnen niet anders worden uitgelegd dan

maatregelen werden regelmatig onder de aandacht

dat het dienstverband direct zou worden beëindigd

gebracht en toegelicht.

als hij de voorschriften opnieuw zou overtreden.

De monteur heeft in oktober 2003 een memorandum ondertekend waarin de veiligheidsinstructies

Dat de sancties niet op schrift staan is niet van

waren opgenomen. In het reglement arbeidsvoor-

belang, omdat de werkgever overtredingen van de

waarden wordt aandacht besteed aan persoonlijke

veiligheidsregels nooit onbesproken laat passeren.

beschermingsmiddelen (PBM’s). Operationele me-

De monteur heeft niet alleen verzuimd de voorge-

dewerkers moeten het VCA-certificaat behalen. De

schreven PBM’s te dragen maar ook geen (verkorte)

monteur had dit. Jaarlijks werden 8 tot 12 toolbox-

werkvergunning afgegeven. Gezien de reactie van

meetings gehouden met onder meer aandacht voor

de werknemer - dat zou zijn gedaan uit boosheid

de veiligheidsvoorschriften en PBM’s. Daarnaast zijn

jegens zijn chef omdat die een weekend Terschel-

specifieke instructies gegeven over de veiligheids-

ling door zijn neus had geboord - ziet het hof dit als

maatregelen voor werkzaamheden bij Esso.

het willens en wetens nalaten aan de hem bekende

Het strikt handhaven van het veiligheidsbeleid acht

veiligheidsvoorschriften te voldoen. Daarom waren

het hof van groot belang wegens het risico op ernstig

er voldoende zwaarwegende redenen voor ontslag

lichamelijk letsel indien bij het werk van een (sto-

op staande voet.

rings)monteur, vaak in een industriële omgeving, de veiligheidsvoorschriften niet worden nageleefd of

(GERECHTSHOF ARNHEM

OPMERKING

geen PBM’s worden gebruikt.

2 JULI 2013, ECLI:NL:

Ontslag op staande voet bij het niet opvolgen van de

De monteur heeft dit niet ontkend maar aangevoerd

GHARL:2013:4656

geldende (veiligheids)regels is een bijzonder zwaar

dat ontslag voor hem, mede gezien zijn leeftijd en

VEILIGHEIDSKUNDIGE

middel. Maar als voldoende waarschuwingen zijn

(WWW.BUREUAPOORT.NL)

gegeven kan het zeker worden toegepast.

het 10-jarig dienstverband, zeer ingrijpend zou zijn.

ROB POORT IS JURIST EN

FAME, Keep IT Simple.

Heeft u behoefte aan meer licht in de duisternis van uw facilitaire organisatie? Wilt u misschien het licht laten schijnen op de facilitaire organisatie van uw opdrachtgever(s)?? In beide gevallen biedt ons geĂŻntegreerd softwarepakket (Facilitair Management Informatie Systeem FAME) u de juiste oplossing! In een volledige webbased omgeving werken met alleen die modulen van het systeem, die u ook werkelijk nodig heeft (het â€œcafetariamodelâ€?), biedt voor u dan ook de ultieme oplossing om tegen de goedkoopste tarieven licht te brengen in de facilitaire organisatie. U maakt hierbij gebruik van ons basissysteem, de fundering van alle modules, waarover u kunt beschikken. Dit alles onder het allesomvattende motto: Keep IT Simple ! Wilt u snel meer zien/weten van ons systeem, neem dan met onderstaande gegevens contact met ons op.

Facility Management Solutions bv

Saal van Zwanenbergweg 11, 5026 RM Tilburg tel +31 (0) 13 463 68 08 www.famas.nl

VEILIGHEID

VEILIG ÉN GASTVRIJ Belangrijkste kernwaarden ziekenhuis Bernhoven Mensen een veilig gevoel geven heeft ook met service te maken

De verhuizing van ziekenhuis Bernhoven naar de nieuwe locatie in Uden, was een enorme operatie. Ook voor de beveiliging, waar mensgerichtheid het sleutelwoord werd. Teamleider Receptie & Services Jacqueline Groenen (links op de foto) vertelt over de leermomenten tijdens ‘een waanzinnig drukke periode’.

DOOR DENNIS VAN ASSELT

Het nieuwe ziekenhuis Bernhoven langs

Bernhoven, dat het prachtige natuurge-

ven. Ze bekleedt haar nieuwe functie

de A50 in het Brabantse Uden, opende

bied De Maashorst tot zijn achtertuin

sinds 1 februari, en twee maanden later

eind maart zijn deuren. Medewerkers

mag rekenen, wil in 2016 het meest

was de verhuizing een feit.

en patiënten werden vanuit de locaties

mensgerichte ziekenhuis van Nederland

Hiervoor was Groenen hoofd schoon-

in Oss en Veghel ondergebracht in één

zijn. Maar de juiste balans vinden tussen

maakdienst van het ziekenhuis, een

modern, algemeen ziekenhuis op een

veiligheid en gastvrijheid blijkt geen

dienstverlenende functie. Ook in haar

terrein met in totaal negen panden.

makkelijke opgave.

nieuwe titel komt het woord beveiliging

Met het verenigen van twee ziekenhui-

niet voor. “Omdat ‘mensen een veilig

zen kwamen ook twee beveiligingsafde-

SERVICE

gevoel geven’ ook met service te maken

lingen samen. Nieuwe systemen en een

“Ik ben eigenlijk nog maar net begon-

heeft. Waarom deze functie? Als hoofd

nieuwe visie brachten een gezonde dosis

nen”, vertelt Jacqueline Groenen, team-

van de schoonmaakdienst had ik niet

uitdagingen.

leider Receptie & Services bij Bernho-

direct contact met mensen en werkte ik

VEILIGHEID

meer achter de coulissen. Nu sta ik aan

maar we realiseerden ons niet dat men-

de voorkant en heb direct contact met

sen zo vrij waren dat ze overal binnen

medewerkers, bezoekers en patiënten.

zouden lopen. Uiteindelijk hebben we

Die kennisslag, daar ben ik nog steeds

de polikliniek afgesloten en uitgelegd

mee bezig. Veel luisteren, kijken, mee-

dat het niet de bedoeling was daar rond

lopen en lezen. Inmiddels ben ik lid van

te lopen. Op die manier hebben we het

een intervisiegroep met collega’s uit de

wel in goede banen weten te leiden.

omgeving, om kennis uit te wisselen over

Die maatregelen bedenk je van tevoren,

actuele onderwerpen in de beveiliging.”

maar het verrastte me dat we ze ook moesten toepassen.”

Het is een intensieve tijd geweest voor Groenen. “Een waanzinnig drukke

GASTVRIJHEID

periode, heel heftig. De verhuizing, een

De manier waarop mensen tijdens de

nieuw team en een nieuwe functie. We

opening werden benaderd, is typisch

moesten twee keer zo hard lopen, maar

voor een organisatie die veiligheid en

bezoekers en patiënten hebben weinig

gastvrijheid als belangrijkste kern-

last gehad van de opstartperikelen.”

waarden heeft. Groenen: “Mensen mogen geen hinder ondervinden van de

CROWD CONTROL

veiligheidsmaatregelen. Medewerkers

Tijdens de openingsdag van Bernhoven,

en patiënten moeten makkelijk daar

op 30 maart, kon Groenen meteen aan

kunnen komen waar ze moeten zijn. We

de slag met een stukje crowd control.

hebben ook afgesproken elkaar aan te

“Massa’s mensen kwamen een kijkje

spreken, medewerkers onderling en rich-

UITBESTEED

nemen in het nieuwe ziekenhuis. Het

ting patiënten. Als we iemand zien lopen

Met die werkwijze in het achterhoofd

was ook nog paasweekend, dus mensen

op een afdeling waar die persoon niet

heeft Bernhoven voor de beveiliging

stapten op de fiets voor een lekker dagje

thuishoort, vragen we: kan ik u ergens

gekozen voor SAFENED, een beveili-

uit. Die drukte was niet onverwachts,

mee helpen?”

gingsbedrijf met ervaring in ziekenhui-

Het nieuwe ziekenhuis Bernhoven.

zen. “Daarmee hebben we veel expertise in huis gehaald”, weet Groenen. “In onze visie staat dat we het meest mensgerichte ziekenhuis van Nederland willen worden. Dan heb je dus ook een beveiligingsbedrijf nodig dat in die visie meedenkt. Dat houdt in: korte lijnen en goede communicatie, maar ook flexibiliteit om dit gebouw te beveiligen. Het gaat om 55.000 vierkante meter, 2200 werknemers, 24 uur per dag. Het ziekenhuis wordt 24 uur per dag beveiligd, met één persoon tijdens de dag en één tijdens de avond en nacht. Bij de receptie zitten ‘s avonds en ‘s nachts altijd drie medewerkers.” EISEN Niet alleen de locatie van het ziekenhuis mag er zijn; ook de binnenkant is meer

Tijdens het ontwerp van het nieuwe

dan mooi.

ziekenhuis mocht de afdeling beveili-

36 |

FA C T O MAG AZ INE

| 11 2013

Een nieuw deurensysteem, waarbij 90

je meer inspanning verrichten om zo’n

procent van alle deuren enkel met pasjes

situatie onder controle te krijgen. Dat

geopend kunnen worden, was ook een

kost nu minder energie en het is een

wens van de beveiliging.

stuk veiliger voor het personeel. Als

“De toegang tot afdelingen kunnen

iemand agressief wordt, kunnen we

we heel makkelijk vanuit de controle-

die persoon snel compartimenteren

kamer regelen”, legt Groenen uit. “We

zodat het personeel en andere patiën-

hebben drie kleuren passen. Groen is

ten er geen last van hebben. Het gevoel

voor medewerkers, blauw voor de spe-

van veiligheid bij het personeel is veel

cialist en paars is voor bezoekers, die

groter.”

sowieso niet op de kritische afdelingen kunnen komen. We kunnen ook volgen

De medewerkers moesten wel wennen

wat er in huis gebeurt. Als iemand een

aan de sleutelpasjes. Volgens Groenen

pasje aanbiedt op een deur waar hij

heeft dat te maken met awareness.

of zij niets te zoeken heeft, kan ik dat

“Wie met een personeelspas binnen-

hier zien.”

komt, mag niemand mee laten sluizen. Maar je houdt heel makkelijk de deur

Beveiligingsmaatregelen zoals de

open voor een collega. Dat is best lastig,

tv-schermen, het schietluik en het

want je wilt vriendelijk zijn, ook richting

deurensysteem, waren op de oude

je collega’s. Dat bewustzijn moet nog

locaties niet voorhanden. “Dan moet

groeien bij de medewerkers.” <<

ging een aantal eisen stellen. Daardoor hangen er in de controlekamer nu twee grote schermen waarop de beelden van alle beveiligingscamera’s te zien zijn. Groenen: “Heel overzichtelijk. Als we iemand in de gaten willen houden die richting een bepaalde afdeling gaat, kunnen we alle camera’s op die route op één scherm zetten.”

SCHIETLUIK De balie van de Spoedeisende Hulp is uitgerust met een schietluik. Als een ziekenhuis met agressie te maken krijgt, is dat negen van de tien keer op deze afdeling. Sinds de opening heeft het personeel zich een paar keer bedreigd gevoeld en is het schietluik geactiveerd. De laatste keer was dat vanwege een verwarde en agressieve man onder invloed van

Jacqueline Groenen, teamleider Receptie & Services bij ziekenhuis Bernhoven:

drugs.

“Mensen mogen geen hinder ondervinden van de veiligheidsmaatregelen.”

SCHOONMAAK

WERKT HET OSB KEURMERK? Het OSB keurmerk bestaat bijna een jaar. Tijd voor een eerste evaluatie. Hoe kijken schoonmaakbedrijven en opdrachtgevers aan tegen het keurmerk: is het van toegevoegde waarde en zien ze verbetermogelijkheden?

DOOR RONALD BRUINS EN GERARD DESSING

Rob Bongenaar, directeur OSB (midden) reikt begin 2013 het eerste bordje, behorende bij het OSB-keurmerk, uit aan Paul Meerman van schoonmaakbedrijf S&G Diensten.

38 |

FA C TO MA G A ZIN E

| 11 2013

Ron Steenkuijl, commercieel directeur van Asito, ziet in het OSB-keurmerk een minimumvereiste waar een bedrijf

OSB KEURMERK

aan moet voldoen. “Het is dan ook geen onderscheidend keurmerk ten opzichte

In werking vanaf

:1 januari 2013

van de andere schoonmaakbedrijven in

Doel

: verstrekken van een label voor kwaliteit en betrouwbaarheid van schoonmaak-

aanbestedingen. Wat het keurmerk wél

en glazenwasserbedrijven

doet, is aangeven dat de deelnemende bedrijven daadwerkelijk opereren vol-

Toetsing

: jaarlijks, door onafhankelijke inspectieinstelling

gens een set regels, met aandacht voor

Toetsingselementen

: NEN 4400-1 Norm, Code Verantwoordelijk Marktgedrag en specifieke OSB-eisen

mensen.” Het geeft volgens Steenkuijl een signaal af dat de branche stappen wil zetten. “Dit keurmerk is de eerste stap.” Paul Meerman, directeur van S&G Dien-

duidelijker. Daarnaast mag de manier

eerder een bevestiging van het feit dat

sten, is het met Steenkuijl eens. “Ook

waarop de Code Verantwoordelijk

Asito haar mensen waardeert en op een

voor ons is het zeker een toegevoegde

Marktgedrag wordt getoetst, meer aan-

fatsoenlijke manier met hen omgaat.

waarde. Ten eerste al voor je eigen gevoel

dacht en bekendheid krijgen.”

We gebruiken het keurmerk als startpunt van een discussie over de relatie

dat alles intern goed geregeld is. De controles zijn scherp namelijk. Maar ook

Voor Steenkuijl hoeft er niets aan het

tussen opdrachtgever en opdrachtne-

onze, al dan niet nieuwe, opdrachtgevers

keurmerk te worden aangepast. “Het

mer.”

zien de meerwaarde.”

gaat erom dat de branche bewustwor-

Marco Konter, manager marketing en

ding creëert en vervolgens in de geest

OPDRACHTGEVERS

van het keurmerk volgende stappen zet.”

De bekendheid van het OSB Keurmerk blijkt ook aan opdrachtgeverskant nog

sales support van Gom, denkt dat het

niet optimaal.

keurmerk bij OSB-leden en opdrachtge-

Het keurmerk zou voor Meerman een

vers bijdraagt aan bewustwording. “Het

nog groter draagvlak moeten krijgen.

keurmerk richt zich op praktische zaken

En meer bekendheid. “Het moet echt

Zo was Antoinette Bos, inkoopmanager

die wij ook vóór de introductie al belang-

nog over de bühne worden gebracht. Bij

bij Hanzehogeschool Groningen, niet

rijk vonden en op orde hadden. Maar

onze eigen opdrachtgevers is het genoeg

bekend met het keurmerk. “Nee, ik

door dit door externen te laten audite-

bekend, maar bij heel opdrachtgevend

kende het keurmerk niet. Natuurlijk ben

ren, kunnen wij ook met één certificaat

Nederland nog niet. Uit eigen inzicht

ik bekend met de Code Verantwoorde-

aantonen de zaken op orde te hebben.”

zien ze vaak niet direct het belang van

lijk Marktgedrag, ik was er niet van op

het keurmerk. Maar na uitleg ziet men

de hoogte dat de branche zichzelf een

HARD ONDERDEEL

het nut juist wel. Wij merken vooral dat

keurmerk heeft opgelegd.”

Konter ziet de Code Verantwoordelijk

de NEN-4400-1, een onderdeel van het

Marktgedrag als een belangrijke pijler.

keurmerk, belangrijk is voor opdracht-

Ze erkent wel de toegevoegde waarde

“Daarnaast is de NEN-norm een hard

gevers.”

van het keurmerk. “Het keurmerk dient vele doelen. Zo lijkt het onder meer een

onderdeel. Dat is ook goed; in onze branche is zekerheid over personele en

Konter is het met Meerman eens.

garantie te zijn voor het voorkomen

financiële aspecten voor opdrachtnemers

“We komen bij inschrijvingen en dergelijke

van een aantal risico’s zoals claims die

belangrijk. Ik denk dat het keurmerk

nog niet al te vaak tegen dat actief naar het

opdrachtgevers kunnen krijgen van de

imagoversterkend gaat werken voor de

keurmerk wordt gevraagd, maar ik ver-

Arbeidsinspectie als het schoonmaak-

branche.”

wacht dat dit in de toekomst anders wordt.”

bedrijf met illegale medewerkers werkt.

Wat kan er nog aan het keurmerk verbe-

Steenkuijl van Asito laat zich in gelijke

Het is prettig dat je nu weet dat wan-

terd worden? Konter: “Het sanctiebeleid

bewoordingen uit. “Het keurmerk is voor

neer je in zee gaat met een schoonmaak-

bij forse en herhaalde overtreding mag

opdrachtgevers geen differentiatie, maar

bedrijf dat in het bezit is van het keur

FACTO MAGAZINE MIDDAGCONGRES

Succes met FACILITAIRE PRESTATIE-INKOOP 18 NOVEMBER, BREUKELEN, 13:00 UUR TOT 17:00 UUR

MET BEST VALUE NAAR SUCCESVOLLE SAMENWERKINGEN Bent u ook vaak teleurgesteld over de prestaties en werkelijke toegevoegde waarde van een leverancier, maar weet u niet goed hoe u dat zou moeten veranderen? Inkopen met behulp van prestatie-inkoop kan de oplossing zijn! Met prestatie-inkoop kan de opdrachtgever snel en gemakkelijk de beste aanbieder op het spoor komen en selecteren. Resultaat is een keten die meer accountable is en betere resultaten levert. Keynote-spreker is drs. Jeroen van de Rijt, senior-consultant bij Scenter in Driebergen en co-auteur van “Prestatie-inkoop, met Best Value naar succesvolle projecten.” KIES TWEE VAN DE DRIE KENNISSESSIES: 1. Prestatie-inkoop van schoonmaak (Case Rabobank /EW Facility Services) 2. Prestatie-inkoop van centrale repro en decentrale multifunctionals (Case Hanzehogeschool Groningen) 3. Prestatie-inkoop van technisch onderhoud (Case gemeente Amsterdam)

Meer informatie of inschrijven? WWW.FACTOMAGAZINE.NL/OPLEIDINGEN

merk, je weg kunt blijven van dergelijke claims.” Of er nog iets aan het keurmerk zou moeten veranderen? Hoewel Bos niet tot in detail op de hoogte is, heeft ze wel een idee: “Het

HET GAAT EROM DAT DE BRANCHE BEWUSTWORDING CREËERT

zou mooi zijn als OSB-leden niet meer inschrijven op aanbestedingen die uiteindelijk - ondanks EMVI - toch alleen om de laagste prijs draaien. Daarmee zou de branche heel wat winnen.”

doen met een betrouwbare partners.

voor elkaar zijn.”

Ook Wim Nieland, directeur publiek bij

Dat spreekt me aan.” Nieland ziet wel

Of hij verbeterkansen ziet voor het keur-

adviesbureau Aeves, was niet 100 procent

belemmeringen voor zijn klanten als

merk? Hij aarzelt niet:

bekend met het bestaan van het OSB

het gaat om het als eis opnemen van het

“Ik denk dat de marketing nog wel

keurmerk. Hij is wel positief over het

keurmerkbezit in inkoopprocedures/

wat sterker ingezet kan worden en dan

keurmerk als middel voor bedrijven om

aanbestedingen: “Nee, dit is aanbeste-

bedoel ik heldere communicatie over wat

kenbaar te maken waar ze voor staan.

dingsrechtelijk niet mogelijk. Bedrijven

de onderliggende ‘waarden’ zijn, zodat

“Met het keurmerk laten partijen zien

moeten ook op andere manieren kunnen

opdrachtgevers de waarde van het keur-

dat ze waarde hechten aan eerlijk zaken

aantonen dat de onderliggende ‘waarden’

merk goed kunnen inschatten.” <<

Fortron Totaal Gevel Management

De waarde van goed onderhoud.

Al jaren zijn we een bekende dienstverlener aan de gevel. Nu gaan we een stapje verder: we introduceren Totaal Gevelmanagement. Omdat we het meeste langs uw gevel komen, kunnen we u ook uitstekend helpen bij het onderhoud. Met ons regelmatig (service)onderhoud besparen we kosten én verbeteren we de uitstraling. En zijn we van waarde voor uw vastgoed. www.fortron.nl

Heldere ambities.

BOEKPRESENTATIE

FM-BOEK FEESTELIJK GEPRESENTEERD Het nieuwe boek ‘Facility management, over organiseren en maatwerk binnen een veranderende context’ is verschenen. Het eerste exemplaar werd op dinsdagmiddag 24 september uitgereikt aan Ian van der Pool (FMN voorzitter) en Roel Hamers (voorzitter van het LOOFD). Dat gebeurde in de bijzonder sfeervolle ambiance van The Harbour Club in Schevening-Haven. FOTOGRAFIE MARIEKE KLOMPENHOUWER

De workshop van Feike Bergsma (Saxion) ging

Het auteursteam op de kade in Scheveningen-

over de toegevoegde waarde van FM.

Haven.

Het boek (365 pagina‘s) is tot stand gekomen

ORDE-INTEGRATIE

onder de bezielende leiding van George Maas.

Na de opening door Hans Topée van newDirec-

Hij trad op als coördinator en inspirator van een

tions hield Maas een inleiding over de 1e, 2e en

aantal auteurs, die ieder op hun eigen deelonder-

3e orde-integratie en het perspectief voor FM.

werp een hoofdstuk schreven. Daarnaast schreef

Daarna gingen de deelnemers onder leiding

hij zelf een aantal onderdelen.

van diverse sprekers in kleine groepen aan de

De uitgave behandelt de meest actuele bedrijfs-

slag met onderwerpen, zoals kwaliteit, IFM,

kundige en organisatiekundige onderwerpen op

duurzaamheid, zachte aspecten van FM, toege-

een toegankelijke manier en slaat daarbij een

voegde waarde van FM, inkopen in dialoog met

brug naar FM. Theoretische inzichten worden

de markt en informatiemanagement.

vertaald naar de dagelijkse praktijk door de vele BOEK ONDER DE ARM

voorbeelden en cases.

De door AAFM gesponsorde middag werd af125 BELANGSTELLENDEN

gesloten met een geanimeerde borrel, waarna

De middag werd bijgewoond door 125 belangstel-

de aanwezigen met het boek onder de arm

lenden, allen op een of andere manier verbonden

(al dan niet voorzien van een geschreven per-

aan het FM-vak: docenten uit het onderwijs,

soonlijke boodschap van Maas), huiswaarts

facilitairaanbieders, adviseurs en opdrachtgevers.

keerden. <<

42 |

FA C TO MA G A ZIN E

| 11 2013

Het eerste exemplaar van het nieuwe FM-boek werd uitgereikt aan (links) Ian van der Pool, FMN voorzitter, en (rechts) Roel Hamers, voorzitter van het LOOFD. In het midden George Maas.

Het boek is uitgegeven door Vakmedianet, uitgever van Facto Magazine en diverse andere facilitaire titels zoals Service Management en Security Management.

Meer weten en/of bestellen? Guido Meijer (links) en Jelle van der Kluit tijdens

Kijk in de rubriek â€˜nieuwâ€™ op de website

hun workshop over kwaliteit.

www.factomagazine.nl/shop.

Advertorial

Besparen én meer inzicht krijgen in het bestelproces. Voor inkopers van RIVM, NedTrain en Gasunie geen ultieme droom, maar inmiddels een gerealiseerde doelstelling. In samenwerking met Overtoom gingen ze aan de slag om het inkoopproces efficiënter te maken. Het bedrijf in Den Dolder zet fors in op slimmer inkopen.

Inkopen kan slimmer

NedTrain - Leo Doornekamp, Inkoper:

condities daardoor vastgelegd. Ten tweede is de inzichtelijk-

“Het relatiebeheer van je leveranciers kost je e 250,- tot e 350,-

heid vergroot. En ten derde is het inkoopproces efficiënter en

per leverancier op jaarbasis. We hebben gekozen voor minder

gebruiksvriendelijker geworden.”

leveranciers en vooral met die leveranciers die een webshop en breed assortiment hebben. Dat scheelt enorm in de handlings-

Voor Overtoom is ‘bedrijven helpen slimmer in te kopen’ een

kosten. Bovendien is er voor mij meer informatie zichtbaar en

belangrijk speerpunt. “Alles draait om een langetermijnrelatie

kan ik betere rapportages draaien.

met de klant”, zegt Olle Peters, Marketing Innovation Specialist bij Overtoom. “We leveren niet alleen 200.000 artikelen, maar

RIVM - Peter Püttmann, Tactisch Inkoper:

hebben ook veel kennis in huis om andere bedrijven mee te

“Door het totale inkoopproces te automatiseren, doen we nu twee

helpen, zoals we bij RIVM, NedTrain en Gasunie gedaan hebben.

keer zo veel met de helft van het aantal mensen. We hebben veel

Middels een quick scan (met de zogenoemde TCO-calculator)

beter zicht op onze leveranciers en komen nu toe aan vooruitkijken,

maken we duidelijk dat je al snel tot wel 40% kunt besparen op

proactief meedenken en het zoeken naar strategische partners.”

je secundaire inkoopkosten. Meer inzicht, geld besparen en tijd overhouden voor de dingen die er echt toe doen!”

Gasunie - Miranda Venekamp, Buyer Team Services: “Ordering en facturatie is nu een volledig digitaal proces en

Bereken direct uw besparing in uw inkoopproces!

geïntegreerd in ons systeem. Ten eerste zijn de actuele financiële

Kijk op: www.tcocalculator.nl

44 |

FA C TO MA G A ZIN E

| 11 2013

COLUMN

LEAN, AGILE, SCRUM EN HNW?

HENNY VAN EGMOND SINDS 2005 ACTIEF OP HET GEBIED VAN HET NIEUWE WERKEN. IS PARTNER VAN YOLK (WWW.YOLK.NU)

We doen aan Lean, of Agile, of we beginnen elke dag met een scrum. Organisaties in Nederland zijn massaal aan de slag met deze verbetermethoden. Vaak hoor je dat Het Nieuwe Werken niet kan bij deze aanpakken. Maar is dat werkelijk zo? Bij al die verbetermethoden gaat het om kortcyclisch werken, vaak in dezelfde ruimtes met regelmatige bijeenkomsten (een gezamenlijke start van de dag of scrum) waarbij voortgang wordt besproken en de teamleden aangeven wat ze die dag gaan doen. Deze column is te kort om de methodes en verschillen daartussen uitgebreid te behandelen, maar kenmerkend is dat ze worden ingezet om meer beheersing te hebben bij vernieuwingen en door de nauwe samenwerking verspilling wordt voorkomen. Vaak hoor je dat Het Nieuwe Werken met de daarbijbehorende vrijheid en flexibele kantoorinrichtingen niet past bij deze aanpakken. Maar niets is minder waar. Als je een nieuwe manier van werken invoert, is die per definitie activiteitgerelateerd. Dus als je een activiteit hebt waarbij je met elkaar in één ruimte wilt werken en daar ook een dagelijkse gezamenlijke start maakt, past dat prima. Bovendien, wat HNW en bovenstaande methodieken bindt, zijn de woorden ‘vrijheid’, ‘betrokkenheid’ en ‘verantwoordelijkheid’. Niet toevallig ook het thema van het interessante congres Over Het Nieuwe Werken dat op 19-11 a.s. in Nieuwegein wordt gehouden (zie www.ohnw.nl/congres). Wie in een team zit dat met een van de methodes werkt, weet heel goed wat opgeleverd dient te worden. Hij is betrokken en gemotiveerd om die doelstelling te bereiken, neemt ook de verantwoordelijkheid en krijgt binnen de afgesproken kaders veel vrijheid om zijn werk te doen. Mensen die suggereren dat deze verbetermethoden niet passen bij een moderne werkstijl, hebben een beperkt beeld van Het Nieuwe Werken. Zij denken vaak dat Het Nieuwe Werken synoniem is met thuiswerken, met kantoren waar medewerkers elke dag op zoek moeten naar een werkplek. Het Nieuwe Werken gaat natuurlijk over veel meer. Het gaat over nieuwe vormen van organiseren, efficiënter en effectiever. Het gaat over organisaties die helder hebben wat ze willen bereiken en

DE INVOERING VAN EEN NIEUWE MANIER VAN WERKEN IS PER DEFINITIE ACTIVITEITGERELATEERD

medewerkers de vrijheid en verantwoordelijkheid geven om daaraan bij te dragen. In één ding zijn Lean, Agile - of hoe de methoden ook mogen heten - wel een beetje ouderwets: het feit dat je altijd in één fysieke ruimte moet zitten en aanwezig moet zijn bij bijeenkomsten zoals bij het begin van de dag. Je zou met de moderne communicatiemiddelen en software om samen te werken verwachten dat dat efficiënter en effectiever kan. Misschien moet Lean zichzelf nog even lean maken.

Wanneer maakt u gebruik van interim professionals? VFM

We facilitate

www.VFM.nl 45

CONTACTEN EN CONTRACTEN OOK IN DEZE RUBRIEK? MAIL UW KORTE TEKST + JPG-FOTO NAAR GERARDDESSING@VAKMEDIANET.NL

Mondial verhuist zorginstellingen Gouda

Mondial Verhuisbedrijf Henneken

huis Hanepraij in Gouda.

heeft in opdracht van Zorgpartners

Dit gebeurde onder begeleiding van de

Midden Holland een complexe

politie, zodat de ritten zonder opont-

EW MAAKT SCHEEPVAART-

zorgverhuizing uitgevoerd. Sluitstuk

houd konden worden uitgevoerd.

MUSEUM SCHOON

was de verhuizing van de bedlege-

De overige bewoners zijn, in hetzelfde

rige patiënten van de verpleeghuizen

tijdsbestek - met door het verhuisbe-

Per 1-11 verzorgt EW Facility Servi-

Bloemendaal, De Riethoek en Savel-

drijf geregelde taxi’s - naar hun nieuwe

ces de schoonmaak van het Scheep-

berghof naar het nieuwe verpleeg-

onderkomen gebracht. <

vaartmuseum. De aanbesteding werd begeleid door SMC. Op de foto: Mikael

‘ANDERS SAMENWERKEN’ OP SODEXO-CONGRES

Schwartz (EW), Karin Brandt (Scheepvaartmuseum), Bas Haagen (EW), Peter Westdijk (Hoofd FD Scheepvaart-

Op 12 september vond voor de tweede maal het

museum), Armand Luitwieler (SMC),

Sodexo Congres plaats. Tijdens het congres met

Marieke Dijkstra (Scheepvaartmu-

het thema ‘Slim Samenwerken’ werd duidelijk dat

seum), Rimco van Dijk (EW), Rutger

het leveren van toegevoegde waarde aan het pri-

Verstegen (EW), Joost van Bommel

maire proces vanuit FM steeds belangrijker wordt.

(SMC) en Femke Joosten (EW). <

Directieleden en facilitair managers van Achmea, Unilever, KLM en Hitachi Contruction Machinery deelden hun ervaringen en kennis. <

BALANZ FACILITAIR MAAKT SCHOON BIJ LIMBURGSE

Certificaat voor Eurest-team Rabobank

GEMEENTEN Balanz Facilitair (een dochter van

Het Eurest-team van Rabobank Nederland in Utrecht is onlangs gecertificeerd.

Vebego) heeft de afgelopen tijd de

Het betreft het Center for Excellence-certificaat, een in 2001 door Compass Group in

opdrachten voor het schoonmaak-

het leven geroepen certificering. Om in aanmerking te komen voor het certificaat wordt

onderhoud en de glasbewassing van

de dienstverlening op 330 onderdelen getoetst, waaronder managementprocessen

vier Zuid-Limburgse gemeenten ver-

(kwaliteit, HSE veiligheid, HSE voedselveiligheid), hospitality, assortiment en presen-

worven. Het betreft de gemeenten

tatie. In 2012 heeft het Eurest-team van Shell Amsterdam als eerste locatie in Neder-

Voerendaal, Onderbanken, Brunssum

land het certificaat ontvangen waarbij 200 extra onderdelen zijn getoetst op het gebied

en Landgraaf. De dienstverlening zal

van Support Services. Periodiek zal het auditteam de locatie opnieuw toetsen zodat de

hoofdzakelijk worden verricht met

Rabobank gedurende de gehele contractperiode kan vertrouwen op topkwaliteit op elk

medewerkers met een afstand tot de

gebied. <

reguliere arbeidsmarkt. <

46 |

FA C T O MAG AZ I NE

| 11 2013

Schoonmaak sportcomplex naar De Haan De Haan Facilitaire Diensten-

EMVI HELPT GOM AAN OPDRACHT

groep heeft een intentieverklaring met Sportfondsen Koning

Gom Schoonhouden heeft

Willem-Alexander getekend voor

de aanbesteding van de

de schoonmaak van het Sport-

Stichting Openbaar Voort-

complex Koning Willem-Alexan-

gezet Onderwijs Gouda

der in Hoofddorp. Dit nieuwe

(STOVOG) gewonnen.

sportcomplex opent maart 2014.

Het gaat om de schoonmaak

officieel haar deuren. Het bestaat

van acht gebouwen. In to-

uit een sporthal, een turncen-

taal zijn op de aanbesteding

trum, vier zwembaden en aanvul-

10 inschrijvingen binnen-

lende voorzieningen zoals horeca,

gekomen, zegt STOVOG

fitness en kinderopvang. Op de

op WijZuidHolland.nl.

foto: links Eugene van Loon (ope-

Gom heeft economisch het

rationeel directeur Sportfondsen

voordeligst ingeschreven en

Koning Willem-Alexander) en

daarmee de opdracht bin-

rechts John de Haan (algemeen

nengehaald. <

directeur De Haan Facilitaire Dienstengroep). <

Directeur DGCB vertrekt Stefan van Uffelen (40)

tot een organisatie met 372

vertrekt op 31 december als

participanten. Daarnaast is

directeur van de Dutch Green

BREEAM-NL een belangrijk

Building Council (DGBC).

instrument geworden om de

Onder leiding van Van Uf-

duurzaamheid van gebouwen

felen is de DGBC uitgegroeid

te beoordelen. <

NILS BONDER NAAR ARRANGE GROUP

VERANDERINGEN BIJ

CATRIENE SMIT NAAR SECURITAS

DRAAIJER+PARTNERS Bij bureau draaijer+partners zijn de laatste

Per 1 oktober is Nils Bon-

tijd de nodige wijzigingen op personeels-

Catriene Smit is in dienst ge-

der begonnen als mana-

gebied doorgevoerd. Een kort overzicht:

treden bij Securitas Nederland

ging consultant bij Arrange

in het voorjaar zijn Gerjan Heersink en

als manager Marketing &

Group. Bonder startte

Hylke Hellinga toegetreden als partner. Als

Communicatie. Ze is afkom-

zijn carriĂ¨re in 2001 bij

nieuwe medewerkers zijn begonnen Gerald

stig van Unilever waar zij zich

PRC Bouwcentrum en was

Peterman (ex-Rabobank) en Henk Buma

de afgelopen 10 jaar specia-

vanaf 2006 werkzaam bij

(ex-Imtech). En per 1 augustus zijn van

liseerde in marketing en de

het Facilitair Bedrijf van

Fundâ€™m overgegaan Evert Jan Bronda, Joost

ontwikkeling van producten

SNS Reaal. <

van der Naald en Emma Klomparends. <

en merken. <

BOEKEN | AGENDA

SOCIALE MEDIA STRATEGIE IN 60 MINUTEN

Sociale media strategie in 60 minuten t auteur: Jarno Duursma t uitgever: Haystack

ocial media zijn hot! De rol van de consument is hierdoor sterk gewijzigd. Het initiatief komt steeds nadrukkelijker bij uw klant of gast te liggen. Het gevolg: u moet leren waarde te creëren voor uw klant zonder zeker te weten of u daar wat voor terug gaat krijgen

Sociale media strategie is een handzaam boekwerkje dat inderdaad binnen het beloofde

i.s.m. Frankwatching

uur gelezen kan worden. Duursma richt zich daarbij op lezers die al een basiskennis van

t ISBN:

social media hebben. Het boekje is dan ook vooral praktisch bedoeld en helpt u handen

9789461260604

en voeten te geven aan uw socialmediastrategie.

t prijs: e 12,50

Dat u een socialmediastrategie zult moeten invoeren (als dat nog niet gebeurd is) is helder volgens de auteur. De klant/gast van vandaag hecht immers meer waarde aan reviews van medeconsumenten dan aan wat u als bedrijf over uzelf zegt. U zult dan ook DOOR IAN VAN DER POOL

aanwezig moeten zijn op de socialmediaplatforms, de plek waar hij zich begeeft. Dat

DOCENT NHTV IN BREDA, EIGENAAR VAN VISIONFM EN

geeft u meteen een uitgelezen kans om de interactie op te zoeken met uw klant/gast of

ASSOCIATE PARTNER BIJ CMCOMPANY.

potentiële medewerkers.

HIJ SCHRIJFT BOEKRECENSIES OP PERSOONLIJKE TITEL.

Conclusie: voor iedereen die met social media aan het werk wil.

ZORGSYMPOSIUM FMN/FM

CONGRES OVER HET NIEUWE

FACILITAIR CONTACT

GEZONDHEIDSZORG

WERKEN

Datum: 12 maart 2014

Datum: 7 november

Datum: 19 november

Locatie: n.b.

Locatie: Amsterdam

Locatie: NBC Nieuwegein

Organisator: BrancheContact

Organisator: FMN / FM Gezondheids-

Organisator: Platform www.ohnw.nl LIGHT+BUILDING

zorg FACILITAIR 2014

Datum: 30 maart t/m 4 april 2014

ALV FMN

Datum: 15 t/m 17 januari

Locatie: Frankfurt

Datum: 14 november

Locatie: Brabanthallen Den Bosch

Organisator: Messe Frankfurt

Locatie: St Maartenskliniek,

Organisator: Holapress 13E EUROPEAN SECURITY

Nijmegen Organisator: FMN

GEVEL 2014

CONFERENCE

Datum: 22 t/m 24 januari 2014

Datum: 1 t/m 3 april 2014

SUCCES MET FACILITAIRE

Locatie: Rotterdam

Locatie: Den Haag

PRESTATIE-INKOOP

Organisator: VNU Exhibitions Europe

Organisator: ASIS

Locatie: Hotel van der Valk,

LED EXPO

WELKOM IN DE ZORG 2014

Breukelen

Datum: 5 en 6 februari 2014

Datum: 14 en 15 mei 2014

Organisator: Facto Magazine

Locatie: Jaarbeurs Utrecht

Locatie: Utrecht

Website: www.facto.nl/opleidingen

Organisator: GVCC/Good!

Organisator: VNU Exhibitions

Datum: 18 november (middag)

agenda 48 |

FA C T O MA G AZ I NE

| 11 2013

Op donderdag 28 november vindt de 10e Axxerion Facility Dag plaats. HĂŠt moment voor facility managers om kennis te maken met ons compleet internet gebaseerde Facility Management Informatie Systeem (FMIS). Heldere dashboards en rapportages en overzichtelijke workflows bieden u een perfect totaalbeeld van uw werkzaamheden. Wat zijn de voordelen van het systeem? Hoe kiest u een FMIS dat bij u past? Op welke manier implementeert u een FMIS? Vragen die allemaal aan de orde komen. Daarnaast zal de Corporate Manager Real Estate van Q-Park zijn ervaringen met Axxerion met u delen.

U wilt vooruitgang? Dan mag u deze middag niet missen! Wanneer? Waar?

Inschrijven

Donderdag 28 november 2013, van 13.00-17.15 uur Gelredome Batavierenweg 25 6841 HN Arnhem Via onze website www.axxerion.com, per email: verkoop@axxerion.com of telefonisch via +31 26 474 2420

Advancing your business Ressenerbroek 26b - 6666 MR Heteren - T. +31 26 474 2420 - E. verkoop@axxerion.com - www.axxerion.com

PRODUCTEN EN DIENSTEN

Bedrijfscatering

Facilitaire diensten

Glas- en gevelreiniging

WWW.DOLMANS.COM SCHOON MAAKT BLIJ t 088 - 365 62 00 e info@dolmans.com

SAB Catering B.V. Postbus 59, 1160 AB Zwanenburg T 020 4079200 - E info@sabcatering.nl www.sabcatering.nl

Sanitaire dienstverlening

Schoonmaakorganisatie

BESPAREN OP SANITAIRE HYGIËNE? Postbus 417, 5400 AK Uden T 0413 285 111 F 0413 251 455 cleaning@csu.nl www.csucleaning.nl

CWS Nederland B.V. | De Beverspijken 16, 5221 ED ‘s-Hertogenbosch | T 073 6 338 338 | E: info.nl@cws.com

www.serving-nature.nl

Graag ontvang ik meer informatie over de plaatsingsmogelijkheden in het producten-/dienstenregister van Facto Magazine! Ingevulde coupon kunt u sturen naar: Vakmedianet - Michel Lases - michellases@vakmedianet.nl of

06 528 672 56

Organisatie:

Naam

M/V

Postbus

PC/Plaats

Tel.:

E-mail:

RISING STAR

GEERKE VERSTEEG LEEFTIJD: 27 OPLEIDING: HBO FACILITY MANAGEMENT EN MSC REAL ESTATE Ik ben: projecten interim-manager bij Humanagement. Mijn werk bestaat uit: momenteel ben ik 4 dagen per week werkzaam bij ProRail voor de nieuwbouw van de VerkeersLeidingspost in Utrecht. Een dag in de week besteed ik onder meer aan productontwikkeling voor Humanagement, relatiebeheer, kennisdelen en collega’s ontmoeten.

Belangrijkste inkoop/FM-trend? Circulair inkopen en BIM (en dan vooral de link naar de beheer- en onderhoudsfase). Voor beide geldt dat dit in de facilitaire markt nog in de kinderschoenen staat.

Over 5 jaar ben ik: overall projectmanager van een (nieuw)bouwproject. Grootste verbazing tot nu toe? Dat de oude garde het soms ook gewoon even niet weet.

Grootste succes tot nu toe? Dat was toen ik mijn eerste renovatieproject in de rol van projectleider afrondde met een tevreden opdrachtgever (die vrij kritisch was toen ik startte).

Social media? Ik heb basistrainingen social media gegeven aan de Provincie Utrecht en intern bij ons. Het is gewoon een tool om jezelf en je organisatie te promoten en zichtbaar te zijn in de markt.

Wat zou je graag beter kunnen? Functioneel boos worden in bouwoverleggen of escalatiegesprekken.

Laatst gelezen managementboek? ‘De zeven eigenschappen van effectief leiderschap Stephen Covey’ , maar ik lees zelden managementboeken. Ik lees liever artikelen online, een vakblad of kookboeken/de Delicious (kookblad).

In deze rubriek komt jong talent aan het woord over carrière en ambities. Aanmelden van personen kan bij de redactie: gerarddessing@vakmedianet.nl

â€œHeerlijk, koopavond. Superleuk cadeau gekocht voor het feest van vanavondâ€?

Securitas vindt dat iedereen veilig moet kunnen wonen, werken, reizen en leven. Wij zorgen ervoor dat uw klanten ongestoord en met een veilig gevoel kunnen doen wat ze willen doen. Daar staat Securitas voor. Voor veiligheid. Meer weten over onze visie op veiligheid? Kijk op onze website: www.securitas.nl

securitas.nl

Securitas. Voor veiligheid.

Focus op Facility Special van Facto Magazine, Service Management en Zorginstellingen|november 2013

ADVERTORIAL

focus op facility

F E I T E L I J K E I N F O R M AT I E I S W I J Z E R A A D G E V E R

De relevantie van Nsecure Nsecure is wars van tradities en daarmee onderscheidend in zijn aanpak. Een aanpak waarbij men het vraagstuk veiligheid bij opdrachtgevers op een compleet andere manier invult. Nsecure kiest voor een integrale aanpak waarbij feitelijke informatie een wijze raadgever is.

reëren van resultaat; dat is Nsecure. Het is waar het bedrijf uit Barendrecht voor staat dankzij de innovatieve kijk waarop zij verbindingen legt tussen technologie en de mens. Toegangsbeheer, video-observatie, het handelen van beveiligingsbeambten en receptionisten worden met elkaar verbonden via intelligente software. Basis voor deze integratie is een analyse van het bestaande beleid en bedrijfsprocessen van de opdrachtgevers.

Onderscheidend “Wat is beveiligen? Een camera ophangen en beveiligers instrueren? Nee, slimme toepassing van technologie opent een wereld van effectiviteit en resultaat”, zegt commercieel manager Dennis de Hoog van Nsecure. Toch zijn er volgens hem nog veel bedrijven die veiligheid traditioneel benaderen. “Ons doel is het creëren van een zo veilig mogelijke omgeving bij opdrachtgevers, waarbij de mens centraal staat. fo cu s o p fa c ilit y n ovember 2013

De route die wij uitstippelen om dit te bereiken wordt door de markt als onderscheidend ervaren. Wij sturen op basis van feitelijke informatie. Realtime.” In Barendrecht is een control centrum ingericht waar Nsecure-medewerkers 24 uur per dag met behulp van overzichtelijke dashboards, systemen van opdrachtgevers monitoren en analyseren. De Hoog: “Is er iets mis of dreigt er iets mis te gaan, dan wordt dat direct opgemerkt. Daarop wordt actie ondernomen, vaak op afstand. Een optimale beschikbaarheid is hiermee gewaarborgd en het leidt ook tot besparing van kosten.” Het principe ‘voorkomen is beter dan genezen’ is volgens de commercieel manager van toepassing.

Balans “Bestaande traditionele SLA’s worden met onze aanpak omgezet in prestatieovereenkomsten, waarbij

goede afspraken worden vastgelegd, zonder te veel technisch jargon. Informatie en proactiviteit gaan hier hand in hand.” Dit wordt onderstreept door het brede klantportfolio van Nsecure. Van grote industriële bedrijven tot ziekenhuizen en verzekeraars; ze hebben allemaal ervaren dat de aanpak van Nsecure werkt. En, zo stelt De Hoog, Nsecure gaat daarbij altijd voor een langdurige samenwerking. “We leren hierdoor bedrijven goed kennen. We weten wat er speelt, wat hun unieke karakter is en hoe de processen in detail zijn ingericht. Dit helpt om zaken te optimaliseren zodat er een perfecte balans ontstaat tussen veiligheid en effectiviteit”, weet De Hoog.

Gastvrij Beveiliging werpt vaak en ten onrechte barrières op. Het maakt bedrijven slecht toegankelijk, minder gastvrij en dus minder efficiënt. De Hoog: “Wij ontwikkelen en implementeren

Dennis de Hoog: “Wij ontwikkelen en implementeren juist oplossingen die én de veiligheid bevorderen én leiden tot de juiste resultaten.”

Contactgegevens Nsecure B.V. Lübeck 1 2993 LK Barendrecht Tel: (0180) 65 66 66 E-mail: info@nsecure.nl Internet: www.nsecure.nl

juist oplossingen die én de veiligheid bevorderen én leiden tot de juiste resultaten.” En het analyseren en adviseren van Nsecure beperkt zich niet alleen tot de veiligheidsvoorzieningen. “Bedrijven treffen doorgaans allerlei preventiemaatregelen, zoals toegangsbeheer,

“Hoe gaat dat normaal gesproken? Er worden SLA’s afgesproken voor de langere termijn. Dit alles op basis van de op dat moment geldende feiten. Maar bedrijven zijn dynamisch. Ontwikkelingen als Het Nieuwe Werken, waarin de flexibiliteit van werknemers centraal staat,

‘Slimme toepassing van technologie opent een wereld van effectiviteit en resultaat’ video-observatie en fysieke barrières. Dergelijke voorzieningen geven ook inzichten, bijvoorbeeld in de bezettingsgraden van locaties. Informatie die voor diverse facilitaire processen relevant kan zijn. Zo kunnen hier bijvoorbeeld de schoonmaakwerkzaamheden op worden afgestemd”, vertelt De Hoog. Dit voorkomt volgens hem onnodige inzet van uren en diensten.

heeft effect op de bezettingsgraden van locaties. Deze zijn op bepaalde dagen en uren minimaal. Kortom, is de verhouding met facilitaire voorzieningen nog wel zo optimaal? Dat maakt Nsecure inzichtelijk via dashboards”. Een voorbeeld hiervan noemt De Hoog ook. “Eén van onze opdrachtgevers heeft dagelijks te maken met een grote bezoekers-

stroom. Wens was om de entree rust uit te laten stralen. Om dit te creëren werd ervoor gekozen de bezetting van servicemedewerkers aan te passen. De entree werd weliswaar een oase van rust, maar uit onze analyse bleek dat de bezoekersaantallen te hoog waren ingeschat. Ja, dan is het doel van rust creëren wel bereikt, maar tegen onnodig hoge kosten.”

Integrale visie Een integrale visie op veiligheid en de processen daaromheen; het is hoe Nsecure werkt. De Hoog vergelijkt het wel eens met het maken van een brood. “Je hebt meel, water, gist en zout, maar dat betekent nog niet dat je een brood hebt. Daarvoor moet je kennis hebben en de ingrediënten met elkaar mengen, in de juiste hoeveelheid naar de wensen van de klant. Want dat is altijd ons uitgangspunt. Wij verschaffen informatie op basis van klantenwensen. Dat maakt ons relevant.” ● focus op fa c i lit y n ovem b er 2 0 1 3

ADVERTORIAL

focus op facility

H YG I E N E O P H E T W E R K V E R B E T E R E N

Minder ziektekiemen = minder absenteïsme Vernieuwen staat bij KIMBERLY-CLARK PROFESSIONAL* hoog in het vaandel. Zo introduceerde het bedrijf recent het HEALTHY WORKPLACE PROJECT* om de hygiëne op het werk te verbeteren. Het woord is aan Adri Termaat, Country Business Leader Benelux.

“Het HEALTHY WORKPLACE PROJECT* is een compleet nieuwe benadering die verder gaat dan het schoonhouden van mensen en omgevingen”, aldus Termaat. “Het programma is ontwikkeld om ziekte en absenteïsme in kantoren te verminderen en werknemers te motiveren. Daardoor stijgt de productiviteit. We hebben het HEALTHY WORKPLACE PROJECT* inmiddels bij bedrijven over de hele wereld geïmplementeerd, van het Verenigd Koninkrijk tot Australië en van India tot de Verenigde Staten en Zuid-Amerika. Bij die bedrijven hebben we vóór de implementatie onderzoeken uitgevoerd die drie maanden na de start van het programma zijn herhaald. De cijfers zijn alleszins aansprekend. Zo daalde bij een Amerikaans bedrijf – het betreft een kantooromgeving met circa 500 medewerkers – het absenteïsme dankzij het HEALTHY WORKPLACE PROJECT* met maar liefst 45%.” Het HEALTHY WORKPLACE PROJECT* omvat onder meer protocollen voor (handen) wassen, drogen en ontsmetten en het afnemen van oppervlakken. Als de protocollen gevolgd worden, zal – bijvoorbeeld – het aantal medewerkers dat besmet kan worden met griep, drastisch afnemen. Een studie laat zelfs een daling zien van 40% naar 8%. fo cu s o p fa c ilit y n ovember 2013

Nieuwe dispenserlijn Ter ondersteuning van het HEALTHY WORKPLACE PROJECT* is bovendien een compleet nieuwe dispenserlijn gepresenteerd. Termaat daarover: “De AQUARIUS* Dispensers – ontwikkeld in overleg met opdrachtgevers – onderscheiden zich als het meest hygiënische ontwerp in de markt. De dispensers bieden verschillende voordelen voor de klant, waaronder een gepatenteerd overvulmechanisme voor gevouwen tissueproducten en een hygiënische overkapping met verborgen slot. Dankzij het anti-overvulmechanisme zijn de uitgifte en verbruikskosten sterk

verbeterd. Het ontwerp voorkomt vuilophoping en zorgt ervoor dat de dispensers uitzonderlijk makkelijk te reinigen zijn. Daarmee wordt de algehele hygiëne verbeterd. Naast hygiënisch is het compacte ontwerp bovendien praktisch. Zo is via een venster snel te zien of het product bijgevuld moet worden. De ringen in de vensters zijn uitneembaar en in diverse kleuren beschikbaar, zodat uiterlijk en stijl van het AQUARIUS* Dispenserassortiment aan elke toiletruimte-inrichting aan te passen zijn. Naar keuze zijn de dispensers te openen en te sluiten met een drukknop of sleutel.”

Com Ook

foto’ Wat

Kenn

Waar zitten meer ziektekiemen? Op een toiletbril of bureau? Veel mensen denken dat toiletbrillen veruit de meeste bacteriën bevatten… maar in werkelijkheid valt dat heel erg mee. Op een gemiddeld toilet worden 55 ATP’s geteld. Adenosinetrifosfaat (ATP) is de energiebron van levende cellen. Via het aantal ATP’s is de biologische concentratie van bacteriën op een oppervlak te meten. Wat blijkt? Verschillende oppervlakken in kantoren bevatten veel meer ATP’s, zoals blijkt uit een aantal relatieve ATP metingen:

Het schoonhouden van werkplekken kan dus een aanzienlijke bijdrage leveren aan het beperken van de verspreiding van ziektekiemen.

Om medewerkers te informeren en te helpen om verspreiding van ziektekiemen op de werkplek tegen te gaan, heeft KIMBERLY-CLARK PROFESSIONAL* een speciale HEALTHY WORKPLACE PROJECT* Bureauhouder ontwikkeld. Termaat: “Iedere set bevat KLEENEX® Hygiënische Handrub, SCOTT® Oppervlakte Reinigingsdoeken en KLEENEX® Facial Tissues. De producten zitten in een mooie en praktische houder, die past op elk bureau. Zo hebben medewerkers de producten die nodig zijn voor een betere hygiëne op de werkplek binnen handbereik.”

+ pag

Ik mi

+ sch

2 dez

Foto

Adri Te

en in o

Kenny,

In de a

De aan

Het gro

Tekst li

Bureau ATP aantal - 152 Telefoon ATP aantal - 164 Toetsenbord ATP aantal - 284 Muis ATP aantal - 165 Verkoopautomaat ATP aantal - 151 Magnetron ATP aantal - 315 Deurklink ATP aantal - 138

Speciale bureauhouder

focus

werden geteld dan op het oppervlak van jetdrogers. Bovendien bevat de vloer onder droogsystemen met papieren handdoeken gemiddeld 20 keer minder bacteriën dan de vloer onder jetdrogers. De geregistreerde bacteriën tijdens het onderzoek waren ziektekiemen zoals stafylokokken en coliformen, die ziekte, voedselvergiftiging, diarree, huidklachten en andere infecties kunnen veroorzaken.” Deze bevindingen vullen een eerdere studie van de University of Westminster aan. Hieruit bleek dat met papieren handdoeken de meeste ziektekiemen van de handen (tot 76%) af werden gewreven, terwijl er met warmeluchtdrogers en jetdrogers juist tot 194% meer ziektekiemen aanwezig waren. Bovendien houden papieren handdoeken de ziektekiemen vast, terwijl andere systemen ze tot 2 meter ver de omgeving in blazen. Termaat besluit: “Kortom, papieren handdoeken zijn de meest hygiënische methode om de handen te drogen na het wassen. Ze helpen bacteriën te verwijderen en de omgeving gezond te houden.” ●

Namen Eerste

Het gro

De foto

Lichtbl

LINKER

WAAR

ALS IET

LIJNTJE

Het ka

De foto

HET AF

Logo re

Logo p

Pagina

Ken

de k het

De f pen

Afsl

Plek

Laat

Foto

succ

Reac

Papieren handdoeken Termaat vervolgt: “Er is overigens steeds meer wetenschappelijk bewijs dat systemen met disposable papieren handdoeken veruit de meest hygiënische manier is om de handen te drogen op het werk en in openbare toiletruimtes. Uit een recente grootschalige studie, uitgevoerd in 2012 door Eurofins-Inlab – een onafhankelijk Duits laboratorium – blijkt bijvoorbeeld dat er gemiddeld 1000 keer minder bacteriën op het oppervlak van dispensers van papieren handdoeken

Meer weten? Voor nadere informatie kunt u bellen met Sales Support: LOGO: POSITIVE Cyan & Magenta (0318) 697 625 of /626.

foto Al za Teks

Voor vragen over het HEALTHY WORKPLACE PROJECT* kunt u ook mailen naar: healthyworkplacenl@kcc.com. Voor overige vragen: kcpnl@kcc.com.

Mie Ken

KCP Brand Assets

June 5, 2012

Kijk ook eens op een van deze websites: www.kcprofessional.com/nl www.kcphealthyworkplace.com www.kcpreducetoday.com/nl focus op fa c i l it y n ovem b er 2 0 1 3

ADVERTORIAL

focus op facility

VA N S E L E C T I E T O T I M P L E M E N TAT I E

FMIS

Hoe functioneert uw facilitaire organisatie? Op welke punten kunt u de kwaliteit nog verder verbeteren? Welke kosten zijn hoger dan begroot? Hoe kan uw facilitaire organisatie sneller informatie terugvinden? Een Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) is een software oplossing die u kan helpen hier de antwoorden op te geven. Een FMIS zorgt ervoor dat u efficiënter kunt gaan werken, dat de kwaliteit van uw dienstverlening gaat toenemen en dat u kosten gaat besparen.

Maar voor het zover is, zijn er nog een paar belangrijke stappen te zetten. Om te beginnen de allerbelangrijkste: de juiste keuze maken. Een FMIS kiezen dat precies bij uw organisatie past, is een leuke maar ook pittige opgave. Er zijn meerdere leveranciers met vele mogelijkheden. Waar moet u aan denken? We gaan hiervoor het gesprek aan met Hans Verschuren, commercieel directeur bij Axxerion. Verschuren heeft de afgelopen jaren veel selectietrajecten rondom de aanschaf van een FMIS meegemaakt. Verschuren: “Natuurlijk is het van groot belang om naar de mogelijkheden van de software te kijken, in combinatie met uw wensen. Maar kijk ook naar de aanpak van de leverancier, de referenties, de te verwachten wensen en mogelijkheden in de komende jaren, hoe worden implementaties aangepakt en hoe worden uw vragen beantwoord? De meerwaarde

fo cu s o p fa c ilit y n ovember 2013

van een FMIS valt of staat met de manier waarop de software bij u geïmplementeerd wordt en gebruikt kan worden de komende jaren.” Naast de software en de leverancier vormt uw eigen organisatie een essentiele factor. Van oriëntatie tot aanschaf en van implementatie tot leren werken met het systeem, u zult er tijd en energie in moeten steken. De voorwaarden die van invloed zijn op het al dan niet succesvol laten verlopen van dit selectietraject worden hieronder toegelicht.

Budget Een budget, dat klinkt logisch. Verschuren zegt: “Toch komt het voor dat organisaties veel tijd in het traject steken maar dat de directie uiteindelijk geen budget beschikbaar stelt. Dit is uiteraard frustrerend voor alle betrokkenen. Met een

vooraf vastgesteld budget kunt u zich gerichter oriënteren, realistischer onderhandelen en komt u niet voor verrassingen te staan. Houd altijd in uw achterhoofd dat u weliswaar investeert in een FMIS, maar dat een FMIS daarna juist een kostenbesparing oplevert. Hoeveel contracten zijn er het afgelopen jaar onnodig doorgelopen omdat u er op 1 november achterkwam dat ze op 31 oktober moesten worden opgezegd? Een FMIS geeft u op tijd een seintje wanneer u contracten moet opzeggen of verlengen.

Facilitaire processen Als u een FMIS gaat aanschaffen hoeft u niet vooraf elk detail compleet uitgewerkt te hebben, maar het is wel belangrijk om uw processen op hoofdlijnen inzichtelijk te hebben. Verschuren legt uit: “Beschrijf wat uw organisatie doet, op welke manier, door wie en waarom. Neem het meldingenpro-

Dashboards Heldere en aantrekkelijke dashboards helpen u bij het monitoren en bijsturen van uw (facilitaire) processen. De mogelijkheden zijn inmiddels bij veel FMIS’en uitgebreid aanwezig. Vaak kunt u rapportages, vanuit het FMIS laten mailen naar de facilitair manager of een andere verantwoordelijke. Voorbeeld van een dashboard:

ces: meldingen centraal of decentraal afhandelen? Zelf doen of uitbesteden? Gaan we de eindgebruiker zelf laten melden of via een centrale dienst? Laten we uitvoerende leveranciers ook inloggen in het systeem, of versturen we ze de werkorders per mail? Op basis van uw huidige en gewenste werkwijze in combinatie met de ervaring van de leverancier worden voor u de juiste workflows ingericht. Hierbij is flexibiliteit van het in te richten systeem van groot belang, zodat ook latere wensen verwerkt kunnen worden in het systeem. Er zijn meerdere

waarderen het als bepaalde delen van de software speciaal voor hen zijn ingericht. Op deze manier ziet u de sceptici stap voor stap enthousiaster worden!”

Tijd Tot slot speelt tijd een belangrijke rol, volgens Verschuren. “Deze voorwaarde wordt regelmatig onderschat. De oriëntatiefase en de besluitvorming kosten tijd, maar als het FMIS is aangeschaft begint het in feite pas echt. Een implementatie kost tijd en energie. Ook als de afdeling al onderbezet is. Er moet worden meegedacht over de inrichting van het FMIS,

‘Denk groot, maar begin klein’ FMIS’en waarbij de workflows flexibel op uw veranderende wensen kunnen worden ingericht.”

Draagvlak Verschuren noemt ook het creëren van draagvlak als voorwaarde om tot een succesvolle implementatie te komen. Hij licht dit als volgt toe: “Vol enthousiasme een FMIS implementeren is een leuk traject, maar alleen als de mensen er ook achter staan en er tijd voor vrij kunnen en mogen maken. Het is goed om te beseffen dat een FMIS soms ook als bedreiging wordt gezien. Bijvoorbeeld door mensen die grote waarde hechten aan hun vertrouwde werkwijze. Een FMIS maakt veel inzichtelijk en niet iedereen zit te wachten op deze transparantie. Betrek juist deze mensen bij het traject en zorg dat ze zich gehoord voelen, maar durf ook keuzes te maken en soms ook te forceren. En kies een FMIS dat per gebruikersrol te customizen is. Iedereen heeft immers andere taken en belangen. Medewerkers

gegevens moeten worden aangeleverd en cursussen moeten worden gevolgd. Dat moet vooraf goed worden ingepland en voorbereid. En nogmaals, durf vooral keuzes te maken! Vergader niet over elk veldje of kleurtje, pak het pragmatisch aan. Zo kunt u snel aan de slag met de software, in een later stadium kunt u altijd nog voor de details gaan.”

Selectie We zijn al een heel eind: de voorwaarden waaraan u als organisatie moet voldoen om een FMIS-traject succesvol te laten verlopen zijn bekend. Tijd voor de selectie zelf. Waar moet u op letten? Verschuren: “Om te beginnen raad ik aan om het Programma Van Eisen (PVE) kort maar krachtig te houden. Als u lang bezig bent met het formuleren van allerlei algemene vragen én het lezen van alle antwoorden van soms wel tien leveranciers, dan wordt uw selectie er niet effectiever en

efficiënter op. Het is verstandig om bijvoorbeeld op basis van een aantal presentaties, eerst een shortlist te maken van drie of vier FMIS-leveranciers. Tijdens die presentaties hoort en ziet u in anderhalf uur wat er allemaal mogelijk is en wat op hoofdlijnen de verschillen zijn. Vervolgens kunt u een kernachtig PVE opstellen waarna u sneller een weloverwogen keu ze maakt.” Tot slot geeft Verschuren aan: “Als u nog geen FMIS heeft, en dus voor het eerst een FMIS implementeert, houd dan het volgende motto voor ogen: Denk groot, maar begin klein. Extra veldjes, opties, workflowstappen, en modules kunnen altijd nog. En bedenk: vele organisaties zijn u voorgegaan, ook organisaties die lijken op uw organisatie! Veel FMIS-leveranciers hebben daarom best practices, een soort FMIS-templates op basis van bekende eisen en wensen. Er is altijd wel een best practice die prima toepasbaar is op uw organisatie. De software hoeft dan alleen nog maar te worden afgestemd op uw specifieke wensen. Uiteindelijk gaat het natuurlijk ook om uw intuïtie, welke leverancier vertrouwt u de implementatie toe? U gunt uzelf een FMIS, maar… aan welke leverancier gunt u de opdracht…?” ● Axxerion is een Nederlands bedrijf dat in 2004 is gestart met de verkoop en implementatie van een Facility Management Informatie Systeem (FMIS). De afgelopen jaren is het uitgegroeid tot trendsetter. Naast verkoop, advies en implementatie biedt Axxerion klanten een uitgebreid trainings- en cursusaanbod, en kan zelfs het volledige applicatiebeheer uit handen genomen worden.

focus op fa c i l it y n ovem b er 2 0 1 3

ADVERTORIAL

focus op facility

D U U R Z A A M H E I D A L S R A N D V O O R WA A R D E I N A L L E S WAT H E T D O E T

CWS: goed, beter, best CWS is een vreemde eend in de bijt in de facilitaire wereld. De serviceorganisatie in de markt van sanitaire hygiëne en schoonloopmatten is in tegenstelling tot veel andere bedrijven wars van het ‘kortetermijndenken’, kiest in de handdoekdispensers vanwege het comfort en milieu voor katoen in plaats van het gebruikelijk papier en ziet duurzaamheid als randvoorwaarde in alles wat het doet. Een gesprek met sales & marketing director Rob Boele over de unieke positie van CWS Nederland B.V.

WS deint mee op de golven van de markt. Een markt die zich in onstuimig weer bevindt. Al enige jaren. De prijs voor schoonmaakwerkzaamheden, waaronder de inrichting en schoonmaak van toiletruimtes valt, wordt vooral bepaald door grote aanbestedingstrajecten. Trajecten waarin de prijsconcurrentie groot is. Dan is er nog de enorme leegstand in de kantorenmarkt en zorgt ‘Het Nieuwe Werken’ ervoor dat er minder vierkante meters nodig zijn en dat de bezettingsgraad in kantoren sterk wisselt. “Deze onzekerheid, gekoppeld aan de economische grilligheid in Europa zorgt ervoor dat klanten voorzichtiger zijn geworden”, vertelt Boele. Toch is de ontwikkeling niet per se slecht voor CWS. Het zorgt er namelijk voor dat het zich

fo cu s o p fa c ilit y n ovember 2013

kan onderscheiden. Het denkt namelijk graag mee met klanten en innoveert op basis van de vraag. Washroom Information System (WIS) is daar een voorbeeld van. “WIS helpt bedrijven kosten te besparen doordat handdrogers zijn voor-

Bovendien worden de gegevens opgeslagen, waardoor met periodieke rapportages een efficiënter schoonmaakmodel kan worden opgesteld.” Maar ook speciale schoonloopmatten van CWS zorgen er in de herfst en winter

‘Open communicatie is de kern’ zien van een radiomodule die een realtime verbinding tot stand brengt. Het doordachte systeem registreert alles, of de handdoekrol nog niet geheel is verbruikt en hoe vaak deze dispenser wordt gebruikt. De dienstdoende medewerker kan daarop meteen reageren. De situatie waarin toiletgebruikers hun handen niet kunnen drogen kan tot 0% worden gereduceerd.

voor dat de entree representatief blijft. “Ik noem het maar kleine slimmigheden die bedrijven helpen in deze economisch mindere tijden.”

Langetermijnrelatie Deze toegevoegde waarde van CWS zorgt ervoor dat het bedrijf al met veel klanten een langetermijnrelatie heeft opgebouwd. “Key accounts, multinatio-

“Niet gek dat het zo’n vlucht neemt, men bespaart gemiddeld al snel enkele duizenden euro’s per jaar. We streven ernaar om eind 2014 ongeveer 2500 leden te hebben”, aldus een ambitieuze Boele.

Focus Het typeert CWS. Het is er niet alleen voor zichzelf, het levert graag meer dan alleen de eigen sanitaire voorzieningen. Net als dat het een scherp oog heeft voor mens en milieu. “Dit is voor ons geen kwestie van window dressing, duurzaamheid zit in onze genen”, verzekert Boele. Het woord CO2-neutraal komt in het woordenboek van de sales & marketing director van CWS ook niet voor. “Dat is het maskeren van je uitstoot door bijvoorbeeld bossen aan te planten. Nee, de basis ligt in het verminderen van de uitstoot.” CWS doet dit onder meer door de ‘carbon footprint’ en het waterverbruik per gewassen rol te verlagen, zo blijkt uit het onlangs verschenen Duurzaamheidsrapport 2013. Ook heeft het de CO2-uitstoot verlaagd door de routes die de vrachtwagens (met milieuvriendelijke euronorm 5 en 6 motoren) afleggen efficiënter in te plannen.

Rob Boele, Sales & Marketing Director CWS. nals zien de meerwaarde van CWS, maar ook binnen het midden- en kleinbedrijf ziet men ons steeds vaker als belangrijke partner”, vertelt Boele. CWS heeft ook op deze groep klanten sinds kort een scherpe focus. “Het mkb is in tegenstelling tot de ontwikkelingen bij grote bedrijven en overheidsinstellingen, een groeimarkt voor CWS. Het is een segment waar ondernemers echt ondernemers zijn. Ze zijn bezig met de core business en hebben minder aandacht voor randzaken, facilitaire zaken.” CWS biedt ook hier de helpende hand. Niet alleen met de juiste sanitaire voorzieningen, maar ook via een mkb-helpdesk voor ondernemers. “Hier vindt men het laatste nieuws op facilitair gebied en ook laten we de ontwikkelingen in de markt zien. Bovendien blijven ondernemers via de CWS mkb-

desk op de hoogte van het laatste nieuws en innovaties van CWS.” Maar er zitten meer voordelen aan de desk voor mkb-ondernemers. Boele legt uit: “CWS heeft met haar partners een groot aantal deals opgezet voor zowel zakelijk als privégebruik. De zakelijke deals helpen ondernemers bij de bedrijfsvoering en geven korting op producten die voor hen van belang zijn. Zo kan men kiezen uit bijvoorbeeld interessante hoteldeals en korting op tanken bij BP. Liever een dagje weg of scherpe korting op producten voor alledaags gebruik? Dan heeft CWS ook een ruim aanbod aan privédeals, zoals korting op elektronica, abonnementen of arrangementen voor belevenissen.” De site is in januari gelanceerd en inmiddels profiteren al meer dan 1000 mkb’ers van de voordelen.

“Daarnaast zijn we erg trots op de behaalde klanttevredenheidsscore van een 7,5. Klanttevredenheid staat bij ons hoog in het vaandel. Zonder klanten hebben we namelijk geen bestaansrecht.” CWS belt bijvoorbeeld nieuwe klanten altijd na een installatie van voorzieningen of er nog zaken ontbreken en of men tevreden is. “Informatie die we gebruiken om onszelf nog verder te verbeteren.” Naast de klanttevredenheid scoort CWS bovengemiddeld in de medewerkerstevredenheid score. Boele: “Open communicatie is de kern. Van boven naar onder, maar ook andersom van onder naar boven. Zo hebben we dikwijls ontbijtsessies waar de directie met medewerkers praat over de dagelijks gang van zaken. Daar leren we van, worden we als bedrijf beter van.” ●

CWS Nederland BV De Beverspijken 16 5221 ED ´s-Hertogenbosch (+31) (0)73 633 83 38 www.nl.cws.com info.nl@cws.com

focus op fa c i l it y n ovem b er 2 0 1 3

ADVERTORIAL

focus op facility

O P D R A C H T G E V E R M O E T K R I J G E N WAT H I J N O D I G H E E F T

Adel verplicht Facilitair adviesbureau MasterKey is eigenzinnig. Innovatief. Het denkt buiten de bestaande en eigen kaders. Alles om ervoor te zorgen dat de opdrachtgever krijgt wat hij nodig heeft. Dat deze tevreden is over de facilitaire dienstverlening, optimaal wordt geserviced.

ls onafhankelijke partij tussen opdrachtgever en leverancier verzorgt MasterKey facilitaire kwaliteits- en belevingsmetingen. Met metingen volgens VSR-KMS en ER-KMS (Europees Resultaatgericht KwaliteitsMeetSysteem, red.) toetst MasterKey het kwaliteitsniveau en andere KPI’s die opdrachtgever en opdrachtnemer zijn overeengekomen. “Daarop doen we ook aanbevelingen. De dingen die goed gaan worden behouden, de zaken die anders moeten in het contractbeheer worden aangepakt”, vertelt directeur Martijn Zeewuster van MasterKey. Een dienst waaraan behoefte is in deze tijd waarin scherp op de kosten van de facilitaire dienstverlening wordt gelet door bedrijven. Levert men wel de juiste kwaliteit? Waarop kan eventueel worden bezuinigd? Slimme software helpt MasterKey dit te bepalen. “In de software leggen we het programma van eisen en KPI’s vast, inclusief een digitale ruimtestaat. Dit is de basis voor een (Europese) aanbesteding – maar kan tevens worden gebruikt voor contractbeheer”, aldus Zeewuster. Onderdeel van de toetsing kunnen ook controles zijn, intern uitgevoerd via de handige MasterKey app of door onafhankelijke professionals van MasterKey. Zeewuster: “MasterKey heeft 16 kwaliteitinspecteurs in dienst. Zij verzorgen overal in het land metingen van uitgevoerde diensten. De catering, schoonmaak, groenvoorziening, beveiliging, receptie; alle facilitaire zaken die fo cu s o p fa c ilit y n ovember 2013

zijn in- of uitbesteed door bedrijven worden tegen het licht gehouden en vergeleken met de gemaakte afspraken.”

VPA MasterKey is ook altijd alert op marktontwikkelingen. Het speelt erop in. Met de Variabele Prestatie Audit (VPA) bijvoorbeeld. Zeewuster legt uit: “We merken sterk dat er een verschil bestaat tussen de technische kwaliteit van de dienstverlening en de beleefde kwaliteit. Dus hoe ervaart de opdrachtgever de facilitaire dienstverlening. Dit laatste wordt steeds belangrijker.” Daarvoor ontwikkelde MasterKey, zo zegt de directeur, VPA. “De ervaring van bijvoorbeeld de kwaliteit van de schoonmaak is afhankelijk van veel meer factoren dan alleen de dienstverlening zelf. De kleur, de geur, het gevoel van de dag; het speelt allemaal een rol in de beoordeling.” VPA zorgt ervoor dat de beleefde reinheid van een ruimte het objectieve meetbare uitgangspunt wordt, doordat de opdrachtgever in het systeem gedifferentieerd – zowel op ruimte- als op elementniveau – zijn kwaliteitsverwachtingen aangeeft. Zeewuster: “Daarmee krijgen elementen tijdens de audit het gewicht dat ze ook in de beleving van de gebruiker hebben. Een schone telefoon of een vlekvrije vloer vindt de gebruiker misschien heel belangrijk. Aan deze onderdelen wordt in de meting dan ook een groter zwaartepunt toegekend.” De aangetroffen vervuiling per element wordt

geconstateerd en in de app ingevoerd. De combinatie van weging en vervuiling bepaalt de score van dat element en uiteindelijk de ruimte, ruimtecategorie en gebouw. “Dit is objectief en bovendien kan de facilitair dienstverlener zich hiermee ook focussen op de onderdelen die voor de gebruiker extra belangrijk zijn”, aldus de MasterKey-voorman. Ook hier speelt software volgens Zeewuster een

Directeur Masterkey Martijn Zeewuster: “We merken sterk dat er een verschil bestaat tussen de technische kwaliteit van de dienstverlening en de beleefde kwaliteit.”

Second opinion

belangrijke rol. “MasterKey ontwikkelde niet alleen de systematiek, maar ook de software voor de audits. Deze audit kan zowel zonder als met ruimtedata worden uitgevoerd. De gemeten scores kunnen eenvoudig worden vastgelegd. Ideaal als men aan de hand van de VPA objectief de kwaliteit van de geleverde dienst wil toetsen, of een interne audit wil uitvoeren.”

VPA is een onderdeel in de dienstverlening van MasterKey. Behalve de metingen verricht MasterKey bijvoorbeeld ook adviesdiensten, variërend van het compleet verzorgen van (Europese) aanbestedingen, het uitvoeren van een second opinion tot het reorganiseren van eigen facilitaire diensten. “We zijn breed inzetbaar en hebben een unieke aanpak”, concludeert Zeewuster. En dat unieke karakter gaat men meer uitdragen. “We zijn de afgelopen jaren te bescheiden geweest. Masterkey heeft veel geïnnoveerd en veel bereikt. Ook met zaken die verder gaan dan onze eigen kantoormuren. Overkoepelende zaken. Zoals? Bijvoorbeeld mede oprichter van de Vereniging van Makelaars van Schoonmaakdiensten”, (VMS, red.) vertelt de directeur. Dit is een vereniging van professionele gecertificeerde schoonmaakadviesbureaus. De vereniging handelt op basis van de afspraken die zijn vastgelegd in de erkenningsregeling, waarbij ze haar maatschappelijke rol vervult en de belangen behartigt van alle partijen in de branche. “Er zijn helaas altijd nog bedrijven die niet de gewenste dienstverlening leveren. Dat is vervelend voor de klant, maar het doet de branche in het algemeen ook geen goed. Via de vereniging die garant staat voor de kwaliteit van de aangesloten leden verhelpen we het probleem”, aldus Zeewuster.

MasterKey denkt dus graag buiten de bestaande kaders en treedt meer naar buiten. En doet dat in een nieuwe huisstijl. Make sense is de nieuwe lijfspreuk. Zeewuster: “We zijn van waarde voor onze klanten.” Zo heeft MasterKey zich ook hard gemaakt voor de komst van de code Verantwoordelijk Marktgedrag om tot goed opdrachtgever- en opdrachtnemerschap te komen. “Prijs speelt in aanbestedingen tegenwoordig een grote rol. Maar hoe kan een eerlijkere concurrentie op basis van een goede prijs- kwaliteitverhouding op de schoonmaakmarkt tot stand komen? Daar zorgt de code onder meer voor.” Een voorbeeld waarin volgens Zeewuster MasterKey zijn verantwoordelijkheid heeft genomen. “We willen dat de opdrachtgever krijgt wat hij nodig heeft. Dat deze tevreden is over de facilitaire dienstverlening, optimaal wordt geserviced. Daarin pakken we dus als één van de grootste facilitaire adviesbureaus onze rol. Adel verplicht.” ●

Kerngegevens MasterKey Lange Amerikaweg 67 7332 BP Apeldoorn +31 (0)55 538 4545 Info@masterkey.nl www.masterkey.nl focus op fa c i l it y n ovem b er 2 0 1 3

ADVERTORIAL

focus op facility

PLAN ET EN PEOPLE SCHUIVEN STEEDS MEER I N ELKAAR

MVO bij GOM is meer dan alleen groen MVO is wat mensen wel eens noemen een containerbegrip. Vaak gaat het dan over milieuaspecten (Planet). Toch ziet Gom dat de menscomponent (People) binnen MVO steeds meer aan belang wint. Een interview met Ad van Poppel (Directeur Kwaliteit) en Aura Groen (Directeur P&O) over de gemeenschappelijke deler in het MVO-beleid van Gom: duurzaamheid.

“W

e hebben in onze klantenenquête gevraagd waaraan men denkt bij een schoonmaakbedrijf als het om MVO gaat. Dan zien we dat meer dan de helft naast planet-componenten ook peopleaspecten noemt. Een bevestiging dat beide van belang zijn”, aldus Van Poppel. Gom gebruikt certificering conform de MVO-prestatieladder als tool voor het realiseren van de MVO-doelen. “Het versterkt de bewustwording. We kijken samen met onze stakeholders naar het MVO-beleid. Waar hebben zij direct belang bij? Welke doelen willen we realiseren? Dit vertalen we in beleid met duidelijk omschreven doelen en concrete acties. De kernthema’s en prestatieindicatoren binnen de Prestatieladder maken monitoren én bijsturing mogelijk”, weet Van Poppel.

Bij de klanten van Gom wordt aantoonbaarheid van MVO steeds belangrijker. Zo is het FIRA-platform bij klanten in de financiële sector sterk in opkomst, en fo cu s o p fa c ilit y n ovember 2013

Gom sluit op dit platform aan. Van Poppel: “Waar de MVO-prestatieladder zich richt op processen, ligt de focus bij het FIRA-platform vooral op verificatie van de resultaten.” Concrete voorbeelden van resultaten kan Van Poppel eenvoudig noemen. “Natuurlijk zorgt hantering van de microvezelmethodiek voor een reductie van milieubelasting, net als de Criteria voor Duurzaam Inkopen Schoonmaak. Maar het gaat verder. Bij keuze van onze producten kijken wij naar de totale levenscyclus. Navulflacons en doseersystemen zorgen ook voor minder transportbewegingen. Gecombineerd met ons wagenparkbeleid zijn we vorig jaar in staat geweest de CO2-uitstoot van ons wagenpark met 12 procent terug te dringen. Ook onze leveranciers dragen wezenlijk bij: zo gaat sinds vorig jaar van meer dan 3000 pallets de wikkelfolie retour naar de plasticleverancier. En onze veelgebruikte producten zijn, zoals dat heet ‘niet geclassificeerd’. Deze zijn minder milieubelastend én minder belastend voor onze schoonmaakmedewerkers.”

Niet alle milieu-inspanningen zijn overigens zichtbaar voor de klanten. “Toch hebben diezelfde klanten er behoefte aan hun milieubewuste keuzes uit te dragen. We bieden hen het Green Selection Program: hiermee tonen zij de milieubewuste keuze in schoonmaak. Bijvoorbeeld papier in sanitaire ruimten van gerecycled papier, of zelfs cradle to cradle. Of dagschoonmaak: bij veel klanten goed voor de belevingskwaliteit én het milieu omdat verwarming en verlichting in het hele pand voor enkele schoonmakers in de avonduren niet meer nodig is”, zegt de directeur Kwaliteit van Gom. Opvallend is nog dat het papierverbruik met 700 kilogram per jaar naar beneden gaat door de inzet van de Ipad voor controle en urenregistratie binnen heel Gom. Van Poppel: “En het werkt efficiënter, zodat leidinggevenden meer aandacht kunnen geven aan hun mensen op locatie. Een duidelijk voorbeeld hoe milieu- en medewerkersdoelen hand in hand kunnen gaan.”

Investeren in mensen loont Diezelfde medewerkers zijn een ander kernpunt in het maatschappelijk verantwoord ondernemen van Gom. “Schoonmaken is mensenwerk en onze werknemers zijn ons kapitaal”, zegt Aura Groen. “Daarom is duurzame inzetbaarheid het kernwoord. Net als in de hele sector ontgroent ons personeelsbestand. We moeten ons realiseren dat mensen in ons land tot hun 67e door moeten werken. Dit vraagt om een brede aanpak: in opleiding, ontwikkeling én bewustwording bij onze mensen.” Groen vervolgt: “Wij vinden het belangrijk dat onze werknemers duurzaam inzetbaar blijven. Hoe we dat realiseren? Onder meer door op de hoogte te zijn van wat er leeft onder hen. Aanvullend op persoonlijke gesprekken hanteren wij ook digitale media. Ons digitale portaal en onze facebookpagina bijvoorbeeld. Ook geven we hen voorlichting over de mogelijkheden binnen Gom.” En die zijn volgens Groen legio. “We reiken medewerkers veel aan, bijvoorbeeld tal van opleidingsmogelijk-

heden. Op alle niveaus, met eigen opleidingsmodules, diverse beroepsbegeleidende leerwegen (BBL), e-learningstrajecten en externe trainingen. En onze hostmanship opleiding draagt zichtbaar bij aan de ontwikkeling van onze mensen.

BRAVO voor Gom Naast opleiding en ontwikkeling doet Gom ook een beroep op de medewerkers zelf. Gom hanteert hierbij de BRAVO-systematiek. Groen: “Dit staat voor meer Bewegen, niet Roken, matig Alcoholgebruik, gezonde Voeding en tijdig Ontspannen. Een ongezonde leefstijl is een van de grootste oorzaken van gezondheidsproblemen. Veel van onze medewerkers beseffen zich dit onvoldoende. Schoonmaak is fysiek werk. Wij én zij hebben er baat bij dat onze medewerkers weten hoe zij daar goed mee om kunnen gaan. We geven informatie en verkennen samen de mogelijkheden om andere keuzes te maken zodat de mede-

werkers voor henzelf, maar ook voor hun gezin bewustere keuzes maken en dus gezonder leven.” Als er één ding is wat Van Poppel en Groen duidelijk maken, dan is het wel dat in de MVO-benadering mensen milieuaspecten niet los van elkaar staan, maar elkaar versterken. “En dat duurzaamheid echt in beide pijlers het kernwoord is: zorg voor het milieu, tevreden medewerkers én tevreden opdrachtgevers, waarbij duurzame relaties ontstaan.” ●

Kerngegevens Gom Schoonhouden Karel Doormanweg 4 3115 JD Schiedam Telefoon: (010) 298 11 44 E-mail: info@gom.nl kst focus op fa c i l it y n ovem b er 2 0 1 3

st st

FACTO MAGAZINE

ONAFHANKELIJK VAKBLAD VOOR FACILITY EN INKOOP

VOLGEND NUMMER

COLOFON FACTO MAGAZINE IS EEN UITGAVE VAN VAKMEDIANET BV

IN FACTO MAGAZINE 12 - DECEMBER 2013:

REDACTIEADRES Postbus 448, 2400 AK Alphen aan den Rijn Telefoon: (088) 584 09 12

THEMA: HET NIEUWE WERKEN

HOOFDREDACTEUR Gerard Dessing (gerarddessing@vakmedianet.nl)

HNW EN SCHOONMAAK Wie zijn werkplekconcept aanpast en overstapt naar Het Nieuwe Werken ontkomt er niet aan zijn schoonmaakprogramma aan te passen.

Hoe meten we het werkelijke gebruik van werkplekken in een HNW-kantoor? HNW, HOE NU VERDER? Wie echt wil profiteren van HNW moet het niet zien als een project, maar als een strategische keuze.

ADVERTEERDERSINDEX Axxerion Facility Services

Boels Portable Kitchens

23 8

Famas Facility Man. Solutions

Fortron

Hectas Bedrijfsdiensten

Miele Professional

Prequest Nederland

Securitas Nederland

SGfacilitor

TOPdesk

Ultimo Software Solutions

Van Houtum VFM Facility Expert & People

UITGEVER Geert van den Bosch MARKETING Juliëtte Lammers (juliettelammers@vakmedianet.nl)

EUREKA... METEN IS WETEN

Electrolux Professional

EINDREDACTIE Mieke Bloemheuvel (miekebloemheuvel@vakmedianet.nl)

30 1, 45

ADVERTENTIEVERKOOP Bert Renkema, ( 06 300 600 61 (bertrenkema@vakmedianet.nl) Michel Lases 06 528 672 56 (michellases@vakmedianet.nl) ABONNEMENTEN Vragen over abonnementen kunt u richten aan klantenservice@vakmedianet.nl, (088) 584 08 08. De abonnementsprijs is € 145,– (exclusief btw) per jaar. Studenten betalen € 59,– (inclusief btw). Prijzen zijn inclusief verzend- en administratiekosten. Losse verkoopprijs € 19,95 per nummer, exclusief 6% BTW. Een abonnement kan op elk moment ingaan. Op elk tweede en volgende abonnement krijgt u 25% korting. U ontvangt 10 nummers per jaar. Opzeggen kan schriftelijk tot drie maanden voor de nieuwe jaargang bij: Vakmedianet, Postbus 448, 2400 AK Alphen aan den Rijn. Adreswijzigingen (met de oude adresgegevens) doorgeven aan klantenservice@vakmedianet.nl. AUTEURSRECHT VOORBEHOUDEN Niets uit deze uitgave mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever worden opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze,hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopiën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. ISSN 0927-1384 - Copyright 2013 Facto Magazine. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaarden auteur(s), redacteur(en) en uitgever geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan. PARTNERS CWS Nederland BV, Hectas, TOPdesk OPMAAK EN DTP Publish Impulse Group - Cross Media Solutions VORMGEVING MAT Grafisch Ontwerp DRUK Veldhuis Media, Raalte www.factomagazine.nl

BNO,

Den Haag

Van aanvraag naar afhandeling in één keer De meest gebruiksvriendelijke ondersteuning voor uw facilitaire afdeling

Met TOPdesk heeft u alles in huis om meldingen, reserveringen en andere taken razendsnel af te handelen. U hoeft alle informatie slechts op één plek te beheren, terwijl elke afdeling zijn eigen veilige werkomgeving behoudt. TOPdesk is de enige tool die FM, ICT en HRM perfect integreert. Met de nieuwe Form Designer-module in TOPdesk 5.2 kunt u zelf formulieren ontwerpen voor aanvragen en meldingen.

Zo registreert de aanmelder altijd precies de informatie die u nodig heeft. Bovendien kunt u in TOPdesk vastleggen hoe het formulier afgehandeld moet worden, zodat meteen duidelijk is wat ermee moet gebeuren.

Meer weten? Bezoek www.topdesk.nl/topdesk52

Facility Management Simplified

Waarmee kunnen we u helpen?

Lekkere koffie...

... en op tijd!

Passende werkplek

Van zaalreserveringen tot beheer van uw huisvesting en werkplekken. Plus alles wat daar tussen zit en uw bedrijfsvoering helpt. U automatiseert deze processen met Prequest FM Software. Dat betekent 24/7 toegang tot actuele informatie, producten, services en realtime overzicht via een dashboard. Omdat uw service telt!