FACTO_2011_04

Facto

Magazine

速

10 HNW bij UVIT: samenwerken en kennis delen

Ontmoetingspleinen, een diversiteit aan werkplektypen, huiskamers, mobiele toolkits, hippe loungeplekken, koffiecorners, meerdere cateringoutlets.

Verzekeraar UVIT werkt sinds september 2009 in het nieuwe hoofdkantoor met Het Nieuwe Werken als werkconcept. Marius Alkema en Jaap Berghoef delen hun ervaringen.

t hema t hema Het 07Brood Nieuwe Werken _thema

30 10 Gouden tips voor invoering HNW

Wie de geslaagde introducties analyseert, is in staat een aantal succesfactoren te benoemen voor invoering van Het Nieuwe Werken. Soms voor de hand liggend, maar altijd goed om overzichtelijk op een rij te hebben. Een top 10.

t hema t hema Het 07Brood Nieuwe Werken _thema

36 Inkoopfraude: iedereen heeft zijn prijs

4

Wat kunnen organisaties doen als ze vermoeden dat op de inkoopafdeling wordt gemalverseerd?

En wat zijn de mogelijkheden om fraude te voorkomen? Een gesprek met Richard Franken en Ron Nieuwendijk van Hoffman Bedrijfsrecherche.

Facto Magazine nummer 4 april 2011

t hema Het Nieuwe Werken

14 Weg met het hokjesdenken!

Het structureel inrichten van de samenwerking tussen HR, ICT en FM, het opbrengen van ‘begrip’ voor de samenwerkingspartners en het vaarwel zeggen aan het hokjesdenken. Het zijn drie belangrijke succesfactoren voor facility management om de organisatie naar Het Nieuwe Werken te brengen, aldus recent onderzoek.

17 HNW: uitdaging voor FM

Invoering van Het Nieuwe Werken heeft grote gevolgen voor facility management. Enkele aspecten op een rij inclusief een inschatting van de financiële consequenties.

20 ‘Zonder het mentale gedeelte is het weggegooid geld’

SNS Reaal omarmt Het Nieuwe Werken. Binnen een paar jaar moeten de bijna 7.400 fte’s zijn overgeschakeld op het nieuwe werkconcept.

Vanuit facilitair beheer bezien heeft HNW specifieke aandachtspunten.

Bedrijfshoofd Facility Management Wilfred Verkaaik en projectmanager Katie Deijs delen hun ervaringen.

24 Tips voor het kiezen van een bureaustoel

De onderzoeken vliegen je om de oren: HNW is fantastisch en heeft veel positieve effecten. Vanuit wetenschappelijk perspectief zijn daar echter wel kanttekeningen bij te plaatsen. Zie pagina 28.

28 HNW niet alleen maar zonneschijn

En verder 6 nieuws 34 column Philip 44 community

Als in een kantoor zonder vaste werkplekken op één dag meerdere mensen van dezelfde bureaustoel gebruikmaken, stelt dat eisen aan die stoel. Op basis van welke criteria kies je zo’n stoel? Wat maakt een kantoorstoel sowieso een goede stoel? Zijn het alleen de ergonomische aspecten of spelen veiligheid, milieu, zitcomfort en een gemakkelijke bediening ook een rol bij de aankoop?

Zijn er echt harde bewijzen dat HNW leidt tot meer arbeidstevredenheid, verbetering van de balans werk-privé, minder kortdurend verzuim enzovoort? Ondanks alle positieve berichten zijn er vanuit wetenschappelijk perspectief wel kanttekeningen te plaatsen bij alle onderzoeken die de laatste tijd zijn gepresenteerd. Eén ding is zeker: voor uitspraken over de langetermijneffecten van HNW is het nog (veel) te vroeg.

32 Gewoon doen!

47 over inkoop 48 boekrecensie

Net als veel andere gemeenten is Rotterdam druk bezig met Het Nieuwe Werken. Een kijkje in de keuken van een lid van het kernteam van het programma HNW010.

48 DIV-column 49 agenda 49 rising star

39 Bring your own pc of pda: nieuwe trend?

51 recht 53 contacten en contracten 54 column Gerard Dessing

Waarom zou je op kantoor op een ouderwetse, trage desktop werken terwijl je thuis alles doet op een snelle, moderne pc of Mac? Steeds meer werknemers willen op hun eigen pc/laptop/smartphone werken.

Wat betekent dat in de praktijk?

42 Congres: Samenwerken aan FM!

Nog zo’n twee maanden en dan is het weer zover: op donderdag 26 mei vindt in Ede het jaarlijkse Facto Magazine Congres plaats, met dit jaar als thema: Samenwerken aan FM! Een overzicht van het programma.

Coverfoto: NFP Photography, Bas van Rijssel

Facto Magazine nummer 4 april 2011

5

nieuws

Mystery Visit ontvangstbeleving Sinds 1 maart biedt adviesbureau Sense FM in samenwerking met Stichting F-MEX een Mystery Visit voor toetsing van de beleving van ontvangstvoorzieningen.

In de Mystery Visit worden zichtbare elementen van dienstverlening getoetst door studenten FM. Aangezien deze groep regelmatig wordt ververst, is

de kans op ontmaskering beperkt.

De Mystery Guest beoordeelt aandachtsgebieden als catering, receptie, schoonmaak, telefonische bereikbaarheid, bewegwijzering, beveiliging, onderhoud en sfeer en uitstraling. Voorwaarde is dat genoemde voorzieningen toegankelijk zijn voor de Mystery Guest.

Meer informatie: www.sensefm.nl

‘Leegstand kantoren kan groeien naar 30%’ Als het kantoorgebruik in de komende vijf jaar met 15 procent afneemt, betekent dit een leegstandspercentage dat kan groeien naar 25 tot 30 procent in geheel Nederland aan het einde van 2016. Dat voorspelt Jones Lang Lasalle.

60 procent van de kantoorgebruikers wil binnen vijf jaar hun kantoor­ gebouw aanpassen aan Het Nieuwe Werken en de bezettingsgraad van werkplekken verhogen. Gecombineerd

met de stijgende behoefte aan duurzame huisvesting heeft dit een revolutie op de kantorenmarkt tot gevolg, omdat slechts een deel van de bestaande kantorenvoorraad hiervoor geschikt is.

Uit het onderzoek onder kantoorgebruikers van Jones Lang LaSalle blijkt ook dat meer dan de helft van de kantoorgebruikers flexibeler huurovereenkomsten wil, met een kortere looptijd dan vijf jaar. In veel gevallen is dit nu nog niet mogelijk.

Volgens Jones Lang LaSalle zal een deel van de kantoorgebruikers kiezen voor huisvesting in nieuwbouw op centrale locaties in de binnensteden en op vervoersknooppunten. Een ander deel zal in staat blijken ‘winning workplaces’ te realiseren in hun huidige kantoor. Dit laatste vraagt dan wel samenwerking met beleggers, ontwikkelaars, gemeenten en andere gebruikers op kantorenparken.

Boeken top 13 over leiderschap Leiderschap staat volop in de belangstelling. Mooi bewijs is de LinkedIngroep van Koos Groenewoud, die inmiddels meer dan 300 deelnemers heeft.

Op een vraag over interessante literatuur kwamen de volgende suggesties: »» Handvest Nieuw Leiderschap 2010, Young Bilderberg Conferentie »» Magazine Nieuwe leiders »» Drive, Daniel Pink »» Lift, R. en R. Quinn »» Weekend van 7 dagen, Ricardo Semler »» Zeven eigenschappen, S. Covey »» Servant Leadership, Robert Greenleaf »» Tot hier en nu verder, Marschall Goldsmith »» Delivering happiness, Tony Hseih »» Oops, I’m the boss, Henno Janmaat »» ‘Geen ezels’ en ‘Kaasschaaf of leiderschap’, Dirk-Jan de Bruijn »» Theory U, Otto Scharmer »» From boss to Host, Jan Gunnarsson »» Bhagavad Gîta on Effective Leadership, Pujan Roka

Thuiswerken met webcam populairder Steeds meer werknemers die tijd- en plaatsonafhankelijk werken, gebruiken de webcam om contact te onderhouden met collega’s en klanten. Dit blijkt uit onderzoek van Microsoft onder meer dan 500 respondenten met een kantoorbaan in Nederland.

Videobellen is een van de vele communicatiemiddelen om contact te onderhouden met collega’s en klanten als er niet op kantoor wordt gewerkt. Hoewel e-mail en telefoon nog steeds de meest populaire communicatiemiddelen zijn, worden chat en webcam steeds vaker ingezet.

6

Facto Magazine nummer 4 april 2011

Met name mannen die flexibel werken, maken gebruik van de webcam.

Bijna 38 procent van de mannen heeft hier ervaring mee, tegen 22 procent van de vrouwen. Van alle ondervraagden heeft 32 procent ervaring met videobellen.

Volgens Jesse Lennards van Microsoft Nederland kun je door het ‘visuele aspect’ van videobellen gemakkelijker plannen toelichten aan klanten of collega’s op afstand. Ook wordt videobellen veel persoonlijker gevonden omdat relaties daadwerkelijk zichtbaar zijn.

Het softwarebedrijf geeft ook enkele tips voor videobellen. Zo is het van

belang om te zorgen voor een goede beeldkwaliteit. Dit wordt genoemd als een van de belangrijkste factoren om succesvol te kunnen videobellen.

Daarnaast helpt het om een rustige ruimte op te zoeken voor het gesprek.

nieuws

Koffie voor 1 euro per medewerker per dag Onder de naam Beans2B heeft Viteau – bekend van de waterkoelers – onlangs haar activiteiten uitgebreid naar de zakelijke koffiemarkt.

Het gaat om een all-in formule, aldus directeur Kuyff in een persbericht. ‘We werken met een standaardprijs van 1 euro per medewerker per dag. Daarbij zijn inbegrepen de koffiemachine met capsules in verschillende smaken, het voorraad­ beheer en het onderhoud. Als na verloop van tijd blijkt dat het verbruik hoger of lager ligt, wordt het pakket aangepast.’

Beans2B richt zich vooral op het MKB.

Facto Congres 2011: Samenwerken aan FM! Op donderdag 26 mei a.s. vindt in Ede het Facto Congres plaats. Dit keer is het thema het verbeteren van facilitair samenwerken (zowel intern als extern!). De sprekers zijn afkomstig van onder andere Schiphol, Twynstra Gudde, Philips, Johnson Controls, TNT Post, Imtech, Mental Care, Rabo Unplugged, Berenschot, Alliander, Maasstad Ziekenhuis, Assist Zorgondersteuning, UVIT, 4FM, Universiteit Twente, Skenn, FM Holding, Waterland Ziekenhuis, ISS Cure & Care, Mediq, FSN, Shell en Compass Group.

Meer informatie: www.beans2b.nl

ProRail in zee met G4S ProRail en G4S hebben begin maart een contract ondertekend voor de safety en security van alle ProRailkantoren.

Meer weten: zie www.factomagazine.nl/congres

Toegangspoort als visitekaartje Heras heeft een nieuwe, vrijdragende schuifpoort geïntroduceerd: de iGate.

Iedere poort is af te stemmen op de persoonlijke wensen van architect of eindgebruiker. Of het nu gaat om de expressie van de poortbeplating, de gewenste kleuren van coating of leds of de toe te passen elektronica in de geleidezuil. Met de vullingen is ieder

gewenst uiterlijk te creëren met foto’s, eigen ontwerpen of bedrijfslogo’s.

Daarmee verzorgt de iGate een nieuwe eerste indruk van een gebouw.

De poort is vooral bedoeld voor toplocaties waar men kiest voor uitstraling en/of een statement wil maken met de entree.

Zie www.buitenbeveiliging.nl

Het gaat om een flinke uitbreiding van bestaande dienstverlening. ProRail gaat gebruikmaken van verschillende diensten van G4S. Naast objectbeveiliging en mobiele surveillance gaat het om hospitality services voor de gastvrije ontvangst van bezoekers. Tevens brengt ProRail de zorg voor haar bhv-organisatie onder bij de dienstverlener. Deze zorg bestaat uit het trainen van ruim 200 medewerkers in de komende jaren en het bijhouden van de noodzakelijke administratie. Ten slotte levert G4S alle BHV- en EHBO-middelen.

(Advertentie)

Heeft Mien Dobbelsteen de toekomst in de zorg?

VFM

We facilitate

www.VFM.nl VFM ad opmaak def.indd 1

29-09-10 11:39

nieuws

Receptionist op afstand Direct Service Groep en NewFacts introduceren de receptionist op afstand, een audiovisuele designzuil waarmee bezoekers worden ontvangen.

Het gaat om een oplossing voor met name het MKB, als een receptionist in vaste dienst vanwege de kosten niet haalbaar is.

De tele-ontvangstzuil bestaat uit een videoscherm, een camera, communi­ catieapparatuur, een aanmeldknop, speakers en een ingebouwde micro-

Middag over vastgoed in de zorg foon. De bezoeker maakt zijn aanwezigheid kenbaar door op de aanmeldknop te drukken. Via een snelle verbinding wordt contact gelegd met de receptionist waarna de bezoeker via videocommunicatie wordt ontvangen. Naast het ontvangen van de bezoekers verzorgt de receptionist ook het op afstand openen van deuren en brengt hij/zij medewerkers op de hoogte van het bezoek.

Een telefoontje en het gebouw is leeg Eigenaren van kantoren, scholen of ziekenhuizen worden bij verhuizingen geconfronteerd met het achterblijvende meubilair in het leegkomende pand. Eén telefoontje naar Camelot is voortaan voldoende en het pand wordt bezemschoon leeggeruimd.

het eigen personeel. En alleen als het echt niet anders kan: storten.

Met het milieueffect-rapport kan de opdrachtgever tot op de laatste bureaustoel verantwoorden wat hij heeft gedaan om het gebouw maatschappelijk verantwoord leeg op te leveren.

Na oplevering levert samenwerkingspartner Gispen Second Life een rapport waarin precies inzichtelijk wordt gemaakt hoe het meubilair en de inventaris een tweede leven zijn begonnen.

Gispen Second Life verwerkt, samen met ontwikkelaar inventarisopkoop.nl, de volledige uitstroom van de meubelen.

Dat kan zijn wederverkoop, opknappen, schenking, recycling of de verkoop aan

Online elektriciteitskosten vergelijken

Grootverbruikers (tot circa 500.000 kWh per jaar) kunnen via een module op de website www.anode.nl voortaan snel zien welke kosten er verbonden zijn aan hun elektriciteitsafname en deze vergelijken met de kosten van hun huidige energieleverancier.

Directeur Eric van Teeffelen van Anode: ‘De medewerker kan met de huidige

8

Facto Magazine nummer 4 april 2011

gebruiksgegevens in de hand via de nieuwe module op onze website binnen een minuut exact zien hoe het ervoor staat. Het is een module waarmee de medewerker inzicht krijgt of de kosten, en die bevinden zich in dit segment toch tussen de 2.500 en 50.000 euro per jaar, redelijk genoemd mogen worden.’

De module is te vinden op de website www.anode.nl. Kies daar voor ‘Bedrijven’ en vervolgens ‘Midzakelijk’.

Daarna kan de berekening via ‘Voorbeeldberekening’ beginnen.

Voor meer informatie over het onderwerp duurzaamheid: zie het Facto-dossier op www.factomagazine.nl

In februari organiseerde adviesbureau Promundo een seminar over de levenscyclusbenadering van vastgoed in de zorg. Verscheidene sprekers lieten hun licht schijnen over het thema.

Irma Langeraert van Ilfa Treasury Support benaderde het onderwerp vanuit de financieringskant, terwijl Max Braamhorst van Promundo onder meer het aspect van materiaalgebruik en exploitatiekosten belichtte: ‘Door materialen te kiezen die bij de levensduur van je pand passen, kun je in de exploitatie veel besparen. En als het nieuw te bouwen of te renoveren pand over tien jaar bij het ombouwen naar studentenhuisvesting een andere vloer moet krijgen, hoef je nu niet te investeren in een duurzame vloer die veertig jaar meegaat.’

Wim Verdouw van Arcom Huisvestingsadviseurs sloot zich aan bij de visie van Braamhorst. ‘We hebben voor een pand nu al een bestemming bedacht voor na 2025, als de vergrijzing afneemt. Door nu slim te bouwen zijn de aanpassingskosten straks beperkt.’

Directeur Jan Kreeft van ISS besprak de kansen en mogelijkheden van PPS-projecten. Dat deed ook Mark Moolhuizen van Van Doorne: ‘Met PPS maak je meer gebruik van de denk- en innovatiekracht van de markt en voorkom je verkokerde projecten.’

Adverteerdersindex Afas Software bv 22, bijsluiter Axxerion Facility Services 35 CSU Total Care bv 56 Dolmans Facilitaire Diensten 46 DOM Nederland 16 Edding Legamaster bv 26 Masterkey-Plus bv 40 Miele Professional 19 Mister Kool’s 53 NPQ FM Solutions 2, 3 Nsecure Barendrecht 55 NVD Beveiligingsgroep 38 Pro-Mereor Inkoopkenniscentrum 38 Safened 40 Secned BV Security and Cleaning 40 Topdesk 9 VFM Facility Experts & People 7, 23, 34, cover

Maak kennis met het meest gebruiksvriendelijke FMIS Perfecte ondersteuning voor uw facilitaire afdeling

Als Facility Manager wilt u uw klanten zo goed mogelijk ondersteunen. Een FMIS kan hierbij helpen, maar het laatste wat u nodig heeft is software die u in de weg zit. Wij begrijpen dat. Daarom is TOPdesk ongeëvenaard gebruiksvriendelijk. Met flexibele to-dolijsten, slimme planners en krachtige rapportagemogelijkheden.

Ook goed samenwerken met andere afdelingen wordt makkelijker met TOPdesk. TOPdesk is namelijk de enige tool die Facility, ICT en HRM perfect integreert. U hoeft alle informatie slechts op één plek te beheren, terwijl elke afdeling zijn eigen veilige werkomgeving behoudt.

Meer weten? Kijk op www.topdesk.nl/facilitair.

Facility Management Simplified

t hema Het Nieuwe Werken

HNW bij UVIT: samenwerken en kennis delen

‘Het is echt een ander k a gewend zijn’ Ontmoetingspleinen, een diversiteit aan werkplektypen, huiskamers, mobiele toolkits, hippe loungeplekken, koffiecorners, meerdere cateringoutlets, en ga zo maar door. Verzekeraar UVIT werkt sinds september 2009 in het nieuwe hoofdkantoor in Arnhem met Het Nieuwe Werken als werkconcept. Programmamanager Marius Alkema en facility manager Jaap Berghoef delen hun ervaringen tot nu toe. Gerard Dessing

D

e ontvangst is prettig en verloopt gladjes. Op het moment dat ik het UVIT-hoofdkantoor in Arnhem binnenloop, een gebouw met een horizontale structuur en vier bouwlagen, stapt een gastvrouw vriendelijk op me af. ‘Hartelijk welkom, waarmee kan ik u van dienst zijn?’

Een minuutje later zit ik, voorzien

collega’s. Dat alles in een prettige, kleurrijke en moderne ambiance.

Enkele minuten later schuiven Jaap Berghoef en Marius Alkema aan.

Berghoef is facility manager van het UVIT-hoofdkantoor in Arnhem en was projectmanager voor de inrichting van het kantoor, Alkema is programma­ manager Het Nieuwe Werken.

‘Je voelt een andere sfeer, je ziet mensen anders werken’ van een bezoekersbadge, in de koffiecorner pal naast de ontvangstruimte.

Om me heen zie ik werkende mensen achter laptops en verschillende UVITmedewerkers in gesprek met gasten of

UVIT ontstond in de periode 2005 tot 2007 als fusieorganisatie van verzekeraars Univé, VGZ, IZA en Trias. Om de efficiency te verbeteren werd al snel besloten de zeventien toenmalige

kerngegevens!

Organisatie Medewerkers VVO Aantal werkplekken Project Programmamanager Facility manager Website

10

: Univé-VGZ-IZA-Trias (UVIT) : 1200 fte’s (kantoor Arnhem) : 12.000 m2 : 930 : Slimmer Werken : Marius Alkema : Jaap Berghoef : www.uvit.nl

Facto Magazine nummer 4 april 2011

kantoren terug te brengen tot vijf, waaronder een nieuw hoofdkantoor in Arnhem.

Het nieuwe hoofdkantoor, met als geplande opleverdatum september 2009, moest plaats bieden aan 1.200 tot 1.400 fte’s. Na een korte zoektocht viel het oog op een nieuwbouwpand, pal gelegen aan station Arnhem Centraal.

Nadat het pand was aangehuurd, kwamen het werkconcept en de inrichting aan de orde?

Berghoef: ‘Nee, we hadden al in 2005 een huisvestingsbeleid opgesteld met als uitgangspunt dat UVIT activiteitgerelateerd zou gaan worden. Want net als bij vele andere organisaties hadden ook wij te maken met een bezettingsgraad van de werkplekken van soms minder dan 60 procent, terwijl er door de groei van de organisatie tegelijk een enorme druk was om meer werkplekken in te richten. Daar wilden we wat aan doen. Het beleid was dus al goedgekeurd door de Raad van Bestuur toen we met de voorbereiding van Arnhem begonnen, daar konden we meteen mee aan de slag.

Bovendien speelde dat door het sluiten van kantoren medewerkers meer moesten gaan reizen. Om ook die druk weg te nemen was het zinvol een nieuw werkconcept in te voeren, zodat mede-

t hema Het Nieuwe Werken

Foto: NFP Photography, Bas van Rijssel

k antoor dan mensen

Marius Alkema (links) en Jaap Berghoef van UVIT: ‘De nieuwe werkomgeving is een perfecte match tussen huiselijkheid en zakelijkheid.’ werkers plaats- en tijdonafhankelijk zouden kunnen werken.’

Wat was het belangrijkste in het PvE kantoorinrichting?

Alkema: ‘Het kantoor moest een echte ontmoetingsplek zijn. Iedereen kan overal werken, thuis, onderweg, in een koffiebar, in een hamburgertent, het maakt niet uit, maar het hoofdkantoor moet mensen in staat stellen

om elkaar te ontmoeten, om kennis te delen, om samen te werken; daar zit de toegevoegde waarde. Het uitgangspunt is: voor individueel en/of geconcentreerd werk blijf je thuis, maar voor kennis delen en samenwerken kom je naar kantoor.’

Jullie moesten snel handelen?

Berghoef: ‘Dat klopt. Er was weinig tijd om de zaak uit te denken en uit te

rollen, we hadden precies een jaar om het ontwerp te maken, het gebouw in te richten en de medewerkers uit te leggen wat Het Nieuwe Werken betekent. We hebben één keer alles heel goed uitgelegd aan de Raad van Bestuur, niet alleen qua kantoorinrichting maar ook qua nieuwe manier van werken. Na de goedkeuring van het inrichtingsplan, dat overigens in dat stadium niet meer dan enkele ruwe schetsen bevatte, hebben we gezegd: nu bemoeit niemand zich er meer mee.

Geen inspraakcommissies, geen werkgroepen die meedenken over kleurkeuzes, niet ingaan op verzoeken om uitzonderingen te maken. Dat moet ook wel, anders krijg je het niet in korte tijd voor elkaar. Voor de voortgang was het wel belangrijk dat een lid van de Raad van Bestuur als een soort ‘ambassadeur’ van het nieuwe werkconcept optrad; dat heeft enorm geholpen.’

Wat hebben jullie gedaan om de overgang soepel te laten verlopen?

Alkema: ‘Er zijn twee soorten workshops voor medewerkers georganiseerd.

De eerste was op teamniveau en had een HR-insteek. Een aantal vragen kwam aan de orde: hoe gaan we als team elkaar in het nieuwe pand ontmoeten, hoe gaan we kennis en documenten delen en hoe komen we tot resultaatafspraken? In de andere workshops was het onderwerp het gebruik van de nieuwe technologie. Als je iedereen een laptop en een mobiel geeft, moet je ook uitleggen hoe ze die kunnen gebruiken. Thuiswerken in een Citrix-omgeving? Omgaan met een smartphone? Vergaderen via de webcam? Niet iedereen weet hoe dat werkt, dat moet je goed uitleggen.’

Alkema: ‘Het is belangrijk mensen

Facto Magazine nummer 4 april 2011

11

»

t hema Het Nieuwe Werken

Impressies interieur hoofdkantoor UVIT in Arnhem.

letterlijk aan de hand te nemen zodat ze de benodigde stappen kunnen en willen zetten. We wisten uit de pilotgroep dat begeleiding van medewerkers om anders te gaan werken erg belangrijk was.’

Hoe verliep de inhuizing?

Berghoef: ‘De medewerkers die met de trein reisden, werden de eerste dag bij het station opgevangen en de weg gewezen. Voor zover aan de orde ontvingen ze na binnenkomst hun toolkit met laptop, mobiele telefoon en een trolley of tas, werden ze verwezen naar hun basisgebied en werden ze begeleid bij het instellen van de werkplek. Je kunt zeggen: alles wat nieuw en anders was hebben we toegelicht. Voordeel was overigens dat vrijwel iedereen die aan het werk ging, vooraf hier al een keer op bezoek was geweest waardoor mensen al enigszins bekend waren met de locatie.’

In welk opzicht ‘verleidt’ het nieuwe kantoor mensen om er te gaan werken?

Berghoef: ‘Mensen komen soms van ver, dus om ze zover te krijgen moet je inderdaad meer bieden aan faciliteiten.

Het gaat om een goede kop koffie, een smakelijk broodje, meubilair waarvan men zegt: dat ziet er goed uit. Kleur, sfeer, het is echt een ander kantoor dan mensen gewend zijn.’

12

Facto Magazine nummer 4 april 2011

Alkema: ‘Het is een perfecte match tussen huiselijkheid en zakelijkheid.

Onze binnenhuisarchitect Kraaijvanger Urbis en leverancier Ahrend hebben het heel goed gedaan. Je voelt een andere sfeer, je ziet mensen anders werken. Er komt straks een binnentuin waar je kunt putten en kunt dammen. In de lifthal hangt binnenkort een basket.

Allemaal dingen die het leuk maken.’

Hoeveel werkplekken zijn ingericht?

Berghoef: ‘Dat zijn er momenteel 930, waarvan 180 vergaderstoelen. De resterende 750 zijn arbogenormeerde werkplekken, verdeeld over standaardwerkplekken, coupéwerkplekken met hogere tussenschotten, loungewerkplekken, concentratiewerkplekken, projecttafels voor teamwork en bibliotheken met tafels voor acht personen. In totaal bevinden zich 2.000 stoelen in het gebouw. Een huiskamertafel is zeer geschikt voor iemand die in een halfuur zijn e-mail wil lezen, maar die tellen we niet mee als echte werkplek, het is een zitplek. Dat geldt ook voor een bank in een loungeruimte, we zien dat niet als een werkplek. Een medewerker kan wel twee stoelen in gebruik hebben, dat mag. Maar als iemand tegelijk twee werkplekken in gebruik heeft, vinden we dat niet prettig. Wie een werkplek langer dan een uur verlaat, moet hem leeg achterlaten, dat is de afspraak.’

Moet iemand die veel administratief werk doet de hele dag op een laptop werken?

Alkema: ‘Nee, dat is niet de bedoeling.

Aan de gevel bevinden zich 450 bekabelde werkplekken, met een docking station, een normaal beeldscherm, een gewoon toetsenbord en dito muis.

Voor administratief werk zijn dat zeer geschikte werkplekken. Aan de gang­ zijde bevinden zich loungeplekken.

Die plekken zijn bedoeld voor twee tot vier uur aaneengesloten werken op een laptop. Overigens is in het hele pand draadloos werken mogelijk; iemand kan dus zonder in of uit te loggen meerdere malen van werkplek veranderen. Zelfs als je je laptop sluit en hem elders in het pand opent, is het een kwestie van even synchroniseren en je kunt zo weer verder werken. De doodsteek in dit concept is een desktop: je moet dan steeds in- en uitloggen en dat vinden mensen lastig, dus wisselen ze niet van werkplek.’

En iemand die veel moet bellen?

Berghoef: ‘Eerlijk gezegd was die belfunctie niet goed uitgedacht. Inmiddels is dat bijna opgelost. Voor iemand die gebeld wordt en snel naar een plek wil om even rustig te telefoneren, komen er telefoonkappen. Medewerkers die zelf willen bellen, kunnen gebruikmaken van een soort telefooncellen. Bij de belvoorzieningen is de focus vooral

t hema Het Nieuwe Werken

Het kantoor heeft ruime openingstijden.

Wordt daar gebruik van gemaakt?

Alkema: ‘Dat kan veel beter. Het is een kwestie van bewustwording. Van ontbijt tot warme maaltijd: alles is hier verkrijgbaar. We zijn geopend van zeven uur in de ochtend tot tien uur in de avond. Je moet mensen echt vertellen dat ze op andere tijden kunnen werken. Je ziet daar nu wel wat verschuiving in optreden. Mensen moeten nog meer gaan nadenken over hun mobiliteit.’

gericht op geluidsbeperking, en minder op privacy.’

Met welke bezettingsgraad rekenen jullie?

Berghoef: ‘We zijn uitgegaan van een delingsfactor van 0,8 met daarbij een bezettingsgraad van circa 75 procent.

Inmiddels zien we dat 0,7 ook mogelijk is omdat de bezettingsgraad lager is: collega’s hebben snel ontdekt dat thuiswerken heel prettig is. Als je ziet dat de bezettingsgraad nog niet optimaal is, dan weet je dat dit pand bij een betere spreiding over de week standplaats kan zijn voor meer fte’s.’

Hoe is de spreiding over de week?

Berghoef: ‘De bezettingsgraad per dag verschilt behoorlijk. Maandag begint redelijk vol, dinsdag is goed gevuld, woensdag is halfleeg, donderdag is volle bak en vrijdag is driekwart leeg. Vol is trouwens relatief, want we hebben 930 werkplekken terwijl we tot nu toe maximaal 760 mensen op een dag hebben gehad, maar mensen ervaren het dan als vol. Op dinsdag en donderdag zijn de vergaderzalen vrijwel altijd volgeboekt.

In de workshops hadden we nog meer moeten sturen op woensdag en vrijdag als dagen om hier te komen voor teamoverleg. Je merkt dat het heel veel tijd kost voor mensen om een nieuwe balans te vinden tussen werken en privé en oude gewoontes los te laten.’

Wat zijn voor UVIT de kritische succesfactoren bij Het Nieuwe Werken?

Berghoef: ‘Ik kan er vele noemen maar voor mij is een belangrijke: wees principieel. Als je een aantal uitgangspunten met elkaar hebt vastgesteld, hou daar dan aan vast en doe geen concessies. Als je zegt: niemand krijgt een eigen werkplek, moet je dat ook volhouden, inclusief de Raad van Bestuur. De activiteit bepaalt soms dat er speciale werkplekken zijn. Voor dtp-werk hebben we drie werkplekken met Applecomputers. Maar die werkplek is nooit van werknemer x of y, ook al doet hij 95 procent van zijn tijd dtp-werk. Zijn die werkplekken leeg, dan mag ook iemand anders daar gaan zitten.’

Wat levert het allemaal op?

Berghoef: ‘De voordelen zitten op diverse punten. Facilitair gezien zit de grote hap natuurlijk in de vierkante meters: bij een traditioneel hoofdkantoor was 22.000 m2 nodig geweest, nu

WORKSHOP op 26 mei Tijdens het Facto Congres op 26 mei a.s. geven Jaap Berghoef en Marius Alkema een workshop over samenwerken als succesfactor bij de invoering van HNW bij UVIT. Zie www.factomagazine.nl/congres

heb je daar geen last van, dat is makkelijk verdiend.’

Alkema: ‘Een andere besparing zit in de verlaging van het ziekteverzuim. Het verzuim is op dit kantoor 2 procentpunten lager dan elders in de organisatie. Iemand die zich een dag niet lekker voelt, meldt zich niet ziek maar werkt gewoon thuis. En dan de productiviteit: bijna 50 procent van de medewerkers zegt dat hun productiviteit sterk tot zeer sterk is toegenomen. 50 procent van de reistijd is werktijd, dat is top.’

En de geleerde lessen?

Alkema: ‘Kies een top down-benadering, ga het gewoon doen, maar vergeet je mensen niet en doe het niet half.

Neem de mensen aan de hand en laat ze zien waar de voordelen zitten. Leer ze om elkaar aan te spreken op gedrag.

Belangrijk is ook de aandacht voor managers: voor hen gaat er ook veel veranderen. Resultaatafspraken maken, durven loslaten en sturen op vertrouwen en verantwoordelijkheid blijken niet altijd even gemakkelijk te zijn.

‘Bij een traditioneel hoofdkantoor was 22.000 m2 nodig geweest, nu kunnen we volstaan met 12.000 m2’ kunnen we volstaan met 12.000 m2.

De services zijn iets duurder: de schoonmaak is wat duurder, de catering is iets uitgebreider, maar dat weegt niet op tegen de enorme besparing op huisvestingslasten. Ook op interne verhuiskosten besparen we enorm.

In een traditionele omgeving moet je vaak intern verhuizen, hier hebben we in een jaar tijd nog geen enkel bureau hoeven te verplaatsen. In dit kantoor

Besteed daar aandacht aan. En vergeet de sociale cohesie niet, mensen willen ergens bij horen dus regel dat. Daarnaast is het zaak dat medewerkers hun work/life-balance goed bewaken, dus niet te veel gaan werken. Ook daar is een rol voor managers weggelegd, ze moeten voortdurend met hun mensen in gesprek zijn, hoe gaat het met je, ben je lekker bezig, wat houdt je bezig? Ook dat hoort bij Het Nieuwe Werken.’ ‹‹

Facto Magazine nummer 4 april 2011

13

t hema Het Nieuwe Werken

Weg met het hokjesdenken!

Het structureel inrichten van de samenwerking tussen HR, ICT en FM, het opbrengen van ‘begrip’ voor de samenwerkingspartners en het vaarwel zeggen aan het in hokjes denken. Het zijn drie belangrijke succesfactoren voor facility management om de organisatie naar Het Nieuwe Werken te brengen, aldus recent onderzoek.

Evelien van Damme en Gerben van Dienst *

H

et Nieuwe Werken is een werkconcept waarbij vertrouwen, samenwerking en flexibiliteit vooropstaan. Hierbij is een belangrijke rol weggelegd voor facility managers, maar ook voor ICT- en HR-managers, zo blijkt uit het afstudeeronderzoek van Evelien van Damme. Zij heeft, in het kader van de studie Business Administration aan de Radboud Universiteit Nijmegen, in samenwerking met Kirkman Company onderzoek gedaan naar de praktijk van Het Nieuwe Werken bij tien Nederlandse organisaties.

Het onderzoek richtte zich op de interactie tussen de drie vakgebieden bij de implementatie van Het Nieuwe Werken. Het werd uitgevoerd bij organisaties in onder andere de bank-, overheids- en telecommunicatiebranche die Het Nieuwe Werken recent hebben geïmplementeerd of hier mee bezig zijn.

Bij deze organisaties is gesproken met HR-, ICT- en facility managers om inzicht te krijgen in de verschillende interpretaties van Het Nieuwe Werken en de manier waarop deze interpreta-

ties met elkaar in aanraking komen.

Dit artikel geeft inzicht in de resultaten van het onderzoek.

Feestje van FM? Bij Het Nieuwe Werken is een belangrijke rol weggelegd voor de facility manager, want, aldus een respondent: ‘Een organisatie gaat de omgeving letterlijk en figuurlijk verbouwen.’

Dit houdt in dat aan ene kant de fysieke omgeving aangepast moet worden (de kantoorinrichting) terwijl anderzijds ook de dienstverlening (zoals cate-

Evelien van Damme presenteert de onderzoeksresultaten aan de deelnemers van het onderzoek.

14

Facto Magazine nummer 4 april 2011

t hema Het Nieuwe Werken

ring, schoonmaak en BHV) wordt beïnvloed.

Omdat de facility manager vanuit zijn taken en verantwoordelijkheden betrokken is bij beide aspecten, wordt HNW bij veel organisaties vaak gezien als ‘een facilityfeestje’, waarbij vooral de facility manager zelf grote belangen heeft. Nu heeft de facility manager wel een groot aandeel bij Het Nieuwe Werken, maar of dit alleen maar een feestje is ...

Veranderen fysieke omgeving Invoering van HNW leidt tot veranderingen in de fysieke werkomgeving, iets waar FM zeker mee te maken krijgt.

We noemen drie zaken die aan de orde komen. »» Ten eerste moet het oude ‘hokjesdenken’ verdwijnen. In HNW-kantoren hebben medewerkers geen eigen kamer c.q. vaste werkplek meer en zullen afdelingen verbouwd moeten worden. Het is hierbij van belang dat je ‘meer in huis hebt dan de standaardwerkplekken’. FM zal moeten berekenen hoeveel vierkante meter een bepaald soort functie nodig heeft om goed te kunnen presteren. »» Ten tweede moet de facility manager zich bezighouden met het aanbieden van verschillende soorten werkplekken volgens het principe van ‘activity based working’. Daarbij moet hij goed

weten welke activiteiten worden uitgevoerd op een bepaalde afdeling, want sommige afdelingen (neem bijvoorbeeld een dtp- of cad/camaf­deling) vragen om een andere samenstelling van werkplekken. Zoals één van de geïnterviewden toelicht: ‘We zijn begonnen met een analyse van de activiteiten van de medewerkers. En daar hebben we zes activiteiten uitgehaald. Die activiteiten hebben we vervolgens doorvertaald in concrete typen werkplekken.’ »» Ten derde krijgt FM te maken met de vaststelling van het aantal vereiste werkplekken. Het onderzoek wijst uit dat HNW-organisaties de werkplekfactor reduceren tot 0,7 of lager.

Verandering dienstverlening Door Het Nieuwe Werken wordt het kantoor veel meer een ‘ontmoetings-

HNW-organisaties reduceren de werkplekfactor tot 0,7 of lager Dat levert nogal eens weerstand op, maar het is voor medewerkers vooral een kwestie van wennen aan het lagere aantal werkplekken, aldus de geïnterviewde facility managers.

3 Succesfactoren Uit het onderzoek komen drie belangrijke succesfactoren voor HNW-implementaties naar voren. Ze hebben alle te maken met de wederzijdse afhankelijkheid tussen HR, ICT en FM bij Het Nieuwe Werken. »» 1. Richt de SAMENWERKING goed in Het structureel inrichten van de samenwerking HR/IT/FM voorkomt spanningen of lost ze op. Anders gezegd: blijf als facility manager constant in contact met je HR- en ICT-collega. Houd elkaar op de hoogte en plan regulier overleg in. »» 2. Toon BEGRIP voor de ander Begrijp als facility manager dat je collega’s van HR en ICT andere invalshoeken, perspectieven en belangen bij het concept hebben. Breng geduld voor elkaar op, ook bij tempoverschillen. Niet elke discipline heeft immers precies hetzelfde tempo in een organisatieverandering als Het Nieuwe Werken. »» 3. Stap uit het HOKJESDENKEN Denk niet alleen in facilitytermen, maar focus op het grotere geheel van Het Nieuwe Werken. Bepaal hoe je de organisatie samen naar Het Nieuwe Werken kunt brengen.

plek’. Medewerkers komen niet meer naar kantoor om alleen maar te werken – dat kunnen ze immers ook op andere plaatsen – maar om collega’s te ontmoeten.

Dit heeft tot gevolg dat kantoren anders worden gebruikt. Voor de facility manager leidt dit tot veranderingen.

Drie voorbeelden.

Ten eerste het schoonmaakprogramma. Omdat verschillende medewerkers gebruikmaken van één werkplek, moeten ze die werkplek na gebruik netjes achterlaten. Facility managers kiezen vaker voor dagschoonmaak, mede om ‘zichtbaar te maken dat het belangrijk is dat een werkplek schoon wordt achtergelaten’.

Een tweede aandachtspunt is de catering. Uit het onderzoek blijkt dat verschillende respondenten zijn gestart met het gebruik van zelfbedienings­ kassa’s in het bedrijfsrestaurant, zodat medewerkers op ieder moment van de dag (binnen bepaalde tijden) gebruik kunnen maken van de horecavoorzieningen.

Facto Magazine nummer4 april 2011

15

»

t hema Het Nieuwe Werken

Ten derde verdient de BHV-organisatie aandacht, want ‘je weet niet meer waar de BHV’ers zitten en ze kunnen zomaar allemaal thuis aan het werk zijn’. De meeste organisaties lossen dit op door (als dat al niet het geval is) beveiligers als BHV’er op te leiden of meerdere medewerkers een BHVcursus aan te bieden.

Drie vakgebieden, drie visies Hoewel Het Nieuwe Werken in eerste instantie misschien op een facility­ feestje lijkt, blijkt samenwerking tussen FM en HR en ICT van groot belang.

HNW heeft immers niet alleen te maken met kostenreducties en een nieuwe werkomgeving. Het heeft juist te maken met een cultuur- en mentaliteitsverandering, meer flexibiliteit voor medewerkers en nieuwe manieren van omgaan met informatie- en communicatiemiddelen. Dit zijn andere vakgebieden dan het FM-vakgebied.

De praktijk wijst uit dat er vaak spanningen ontstaan tussen de drie vakgebieden. Dat kan op strategisch niveau voorkomen als het gaat om de finan-

ciën (FM is druk met het reduceren van huisvestingsgerelateerde kosten terwijl ICT juist geld uitgeeft in verband met het aanschaffen van nieuwe software en tools).

Daarnaast kunnen op operationeel niveau spanningen ontstaan over deadlines en/of lopende projecten van de verschillende disciplines (tempo­ verschillen zijn een veelgenoemde bron van irritatie bij de implementatie van Het Nieuwe Werken).

Waar facility management vaak vooruitstrevend is, worden de andere dis­ ciplines afgeremd door lopende pro­ jecten of externe factoren die de verandering naar Het Nieuwe Werken beperken. Zo kan ICT te maken krijgen met problemen met de huidige software of heeft HR nog een lopend project met betrekking tot effectiviteit­ management.

ICT-manager de aansluitpunten voor laptops mist.

Hoewel spanningen tussen de drie partijen bijna niet te vermijden zijn, is het van cruciaal belang dat de managers van de verschillende disciplines niet alleen in hun eigen hokje blijven denken. Het moet immers geen stammenstrijd worden. ‹‹

* Evelien van Damme studeert Business Administration aan de Radboud Universiteit Nij-

Tot slot zijn op operationeel niveau spanningen waarneembaar op het gebied van ‘fine tuning’. Hierbij kan het voorkomen dat de facility managers ‘mooie tekeningen maken’, waar de (Advertentie)

megen (evelien_van_damme@hotmail.com).

Gerben van Dienst is consultant strategic sourcing bij Kirkman Company (www.kirkmancompany.com)

t hema Het Nieuwe Werken

HNW: een flinke uitdaging voor FM Invoering van Het Nieuwe Werken heeft grote gevolgen voor het facility management. Enkele aspecten op een rij, inclusief een inschatting van de financiële consequenties. Jacqueline Duijm *

H

et Nieuwe Werken brengt voor organisaties grote veranderingen met zich mee. Medewerkers krijgen de gelegenheid om plaatsen tijdonafhankelijk te werken waarbij het kantoor verandert van werkplek in ontmoetingsplek. Naast ICT en HR is FM ook één van de belangrijke pijlers onder het fundament van HNW. Wat kan de facility manager allemaal tegenkomen als hij met HNW aan de slag gaat? Hier volgen enkele belangrijke aandachtspunten.

1. Organisatie: binden en stimuleren Met medewerkers die kunnen werken waar en wanneer ze willen, bestaat het gevaar dat de binding met de organisatie vermindert of zelfs verloren gaat.

Mensen komen immers niet meer als vanzelfsprekend dagelijks op kantoor.

Voor FM ligt hier een taak om de band met de organisatie te verstevigen door: »» de medewerkers te informeren over de activiteiten op kantoor (evenementen, bijeenkomsten, organisatienieuws en -ontwikkelingen); »» de medewerkers te informeren over het gebruik van het pand en de faciliteiten (clean desk policy, postbakjes, lockers, digitale archivering); »» huisstijl en cultuur terug te laten komen in inrichting en faciliteiten zodat medewerkers zich thuis voelen (gebruik kleuren en materialen, toepassen van stijlen).

2. ICT: online FMIS Bij HNW hoort werken in the cloud en dus ook het online aanbieden van

diensten. Het FMIS moet dan ook online te bereiken zijn, zodat medewerkers via hun laptop of smartphone op ieder moment van de dag een vergaderruimte kunnen reserveren, gasten kunnen aanmelden, vergaderservice en parkeerplaatsen kunnen reserveren et cetera. Het is dus zinvol een speciale app te laten ontwikkelen voor smartphones en pda’s.

Zorg er ook voor dat de post zoveel mogelijk digitaal binnenkomt of na binnenkomst wordt gedigitaliseerd en overzichtelijk wordt gearchiveerd.

3. Hospitality, maatwerk versus formats Nu het kantoor meer een ontmoetingsplek dan werkplek wordt, neemt de dynamiek toe. Het kantoor wordt meer en meer gebruikt om met elkaar

Facto Magazine nummer x maand 2011

17

»

t hema Het Nieuwe Werken

Dienst

Kosten na invoering HNW

Schoonmaak

+/-

Gebouwonderhoud

-

Huisvesting

-

Catering

+

Receptie

+

Beveiliging

+/-

DIV

+

FMIS

+

FM-personeel

+/-

+ kosten nemen toe - kosten nemen af +/- kosten blijven ongeveer gelijk

Tabel. Welke gevolgen heeft invoering van HNW voor de facilitaire kosten? te overleggen en om klanten, leveranciers en zakelijke relaties te ontvangen.

Deze dynamiek brengt verschilende facilitaire uitdagingen met zich mee.

Onvoorspelbaarheid De onvoorspelbaarheid van het gebruik van facilitaire diensten neemt sterk toe. Kon men voorheen heel goed voorspellen hoeveel lunchgebruikers er op dinsdag het bedrijfrestaurant gingen bezoeken, in de toekomst zal dit

ruimte toelichten en een goede kop koffie aanbieden.

Wat is allemaal mogelijk in ontvangstruimten? Geen beduimelde brochures en incomplete, verouderde dagbladen maar touchscreens en iPads voor het aanbieden van wereldnieuws, organisatienieuws, weer & verkeer, draadloos internet en interactieve computertoepassingen.

Vertrek Ook bij het vertrek is er aandacht voor de gast. De gastvrouw- of heer controleert nog even de files op de te volgen route voor de bezoeker of kijkt of de treinen vertraging hebben, biedt een uitrijkaart voor de parkeergarage aan en vraagt of de bezoeker nog een flesje water of vers fruit voor onderweg op prijs stelt.

Schoonmaak Schoonmaken aan de hand van een vast werkprogramma behoort ook tot het verleden. Werkplekken hebben geen vaste bezetting meer. De ene dag worden werkplekken meerdere malen gebruikt, de andere dag wellicht helemaal niet. Dit vraagt om een goed beoordelingsvermogen van het schoonmaakpersoneel. Zij zullen binnen de beschikbare tijd een goede afweging moeten maken wat wel en wat niet schoongemaakt moet en kan

Bij HNW hoort werken in the cloud en dus ook het online aanbieden van diensten een onbekende factor zijn. Dit heeft consequenties voor de inkoop en de personele bezetting van het bedrijfs­ restaurant.

Ontvangst Een grotere nadruk op ontmoeten betekent dat de ontvangst van bezoekers een grote rol gaat spelen. De beveiliger met receptietaken achter een vaste balie verdwijnt meer en meer naar de backoffice.

De ontvangsthal wordt het terrein van gastvrouwen en -heren die actief de bezoeker tegemoet treden, hen welkom heten, de faciliteiten in de ontvangst-

18

Facto Magazine nummer 4 april 2011

worden. Voor de FM’er betekent dit beoordeling van de schoonmaak op resultaten. Een goede afstemming tussen schoonmaakbedrijf en FM wat per ruimtetype onder ‘schoon’ wordt verstaan is noodzakelijk.

Sturen op gedrag Door een intensiever gebruik van het kantoor moet actief op het gedrag van de gebruikers worden gestuurd, bijvoorbeeld als het gaat om clean desk policy, niet alleen voor de werkplekken maar ook voor de vergaderruimten en informele overlegplekken. Zorg voor voldoende en goede voorzieningen

waar de gebruikers hun afval gemakkelijk (gescheiden) kwijt kunnen. Het is handig (een vorm van) dagschoonmaak achter de hand te hebben om ongelukjes snel en goed weg te werken.

Openingstijden Werken waar en wanneer je wilt, wordt vaak in verband gebrachte met ruimere openingstijden van pand en bedrijfsrestaurant. Organisaties die al enige tijd zijn overgegaan op HNW, geven echter aan dat dit niet aan de orde is. De openingstijden van een pand blijven over het algemeen tussen 07.00 en 18.00 uur, omdat in de praktijk gebruikers toch liever voor de files naar huis vertrekken om’s avonds thuis nog door te werken.

Wel biedt men vaak naast het restaurant, dat nog steeds tussen 12.00 en 14.00 uur open is, de mogelijkheid om gedurende de hele werkdag in een koffiecorner eten en drinken aan te schaffen. Het assortiment wordt aangepast aan het moment van de dag. Om de kosten beheersbaar te houden, worden in deze koffiecorners doorgaans commerciële prijzen gerekend.

Elders werken Werken waar en wanneer je wilt, kan zijn op kantoor of thuis maar ook elders. Zoek samenwerking met externe aanbieders van ruimten om te werken en te ontmoeten verspreid door het land.

4. En de kosten?

De invoering van Het Nieuwe Werken in organisaties heeft financiële gevolgen voor de facilitaire kosten.

We geven enkele voorbeelden (zie ook de tabel links op deze pagina).

Schoonmaak: de kosten blijven min of meer gelijk. De vervuiling per vierkante meter neemt wellicht toe omdat een werkplek meerdere malen per dag wordt gebruikt, maar de werkplekken zijn niet meer persoonsgebonden en dus gemakkelijker schoon te houden (geen telefoons, computers, persoonlijke spullen etc.). De overgang van prestatiegericht naar resultaatgericht schoonmaken met een verschuiving van schoonmaakactiviteiten van de avond naar de dag zouden geen noemenswaardige kostenverhoging met zich mee mogen brengen.

t hema Het Nieuwe Werken

Gebouwonderhoud: de kosten zullen dalen omdat het aantal vierkante meters vloeroppervlak afneemt.

Catering: het bedrijfsrestaurant blijft over het algemeen nog gewoon open tussen 12.00 en 14.00 uur. Hoeveel lunchgebruikers er komen, is moeilijk voorspelbaar geworden. Hierdoor kan de derving iets toenemen. In de koffiecorners, die de hele werkdag geopend zijn, worden vaak commerciëlere prijzen gehanteerd. Het is aan de organisatie hoe ver men hierin wil gaan en hoe ver men de kosten voor catering wil laten stijgen.

Receptie: bij de nieuwe werkomgeving past een andere ontvangst. Het toepassen van een gastvrijheidsconcept waarbij gastvrouwen en -heren actief de bezoekers benaderen, informeren en verzorgen vraagt meer tijd. De bezetting zal moeten toenemen, wat tot een kostenstijging leidt.

Beveiliging: als de openingstijden van het pand tussen 07.00 en 18.00 uur

blijven, worden de beveiligingskosten niet beïnvloed.

DIV: plaats- en tijdonafhankelijk werken stelt eisen aan het digitaliseren van post en documenten, zodat deze overal en altijd te raadplegen zijn. Een investering in DIV en hogere beheerkosten zullen het gevolg zijn.

nen kan FM de dienstverlening samen met de leveranciers zo goed mogelijk afstemmen op het gebruik en daarmee de kosten in de hand houden. Enige stijging van de facilitaire kosten in verband met het faciliteren van HNW is echter onvermijdelijk. Inzicht in de kosten geeft de mogelijkheid om ook binnen de organisatie draagvlak te creëren voor deze beheerste kostenstijging. ‹‹

FMIS: het FMIS wordt belangrijker voor de gebruikers van een pand en moet ook altijd en overal te bereiken zijn. De toepassingen moeten worden uitgebreid en een app moet worden ontwikkeld voor smartphones en pda’s. Investeringskosten en beheerkosten nemen toe.

Conclusie Om als FM’er grip te krijgen en te houden op de facilitaire invulling van HNW wordt monitoren en meten een belangrijk middel. Goede registratie van de gebruikte diensten in bijvoorbeeld een FMIS kan inzicht geven in de trends van de werkweek.

Aan de hand van deze trends en patro-

* Jacqueline Duijm is senior facility manager bij Procore huisvestings- en facility management (www.procore.nl)

(Advertentie)

Een revolutie in drogen De Miele-droogautomaten met warmtepomptechnologie Efficiënt. Tot wel 60% energiebesparing Kostenbesparing. Grote capaciteit, korte programmatijden Eenvoudige installatie. Lage aansluitwaarden, geen luchtafvoer en toevoerleidingen nodig Alleen bij Miele. Gepatenteerde SoftCare-trommel en Perfect Dry droogsysteem

Voor meer informatie: www.miele-professional.nl Telefoon: (0347) 37 88 83

MIE11002-04 Adv Prof Revolutie Drogen 185x130 FactoMag FC.indd 1

11-03-2011 10:11:31

t hema Het Nieuwe Werken

‘Zonder het mentale ged e HNW weggegooid geld’ SNS Reaal omarmt Het Nieuwe Werken. Binnen een paar jaar moeten de bijna 7.400 fte’s zijn overgeschakeld op het nieuwe werkconcept.

Vanuit facilitair beheer bezien heeft HNW specifieke aandachtspunten.

Bedrijfshoofd Facility Management Wilfred Verkaaik en projectmanager Katie Deijs delen hun ervaringen. Arjo van der Gaag *

W

ilfred Verkaaik en Katie Deijs, bij SNS Reaal res­ pectievelijk bedrijfshoofd Facility Management en projectma­ nager, kunnen het niet vaak genoeg benadrukken: invoering van HNW vergt een integrale aanpak. Je kunt ie­ dere nieuwe werker verwennen met de mooiste IT-gadgets en prettige verga­ derlounges maken, aangevuld met concentratieruimten: als er geen inte­ grale visie aan ten grondslag ligt, is het weggegooid geld. Stel die visie vast, monitor voortdurend de praktische ge­ volgen, maar houd de integrale aanpak in stand.

Verkaaik: ‘Als je met medewerkers praat over Het Nieuwe Werken, vindt iedereen van zichzelf dat hij de vreem­ de eend in de bijt is en dat er voor hem

Ondertussen blijf je natuurlijk wel monitoren om te zien of het werkt zo­ als je had beoogd. Geen organisatie is hetzelfde, elke afdeling is weer anders.

Maar een ruim aanbod van diverse soorten werkplekken zou dit moeten oplossen. Zodat iedereen de plek kan zoeken waar hij/zij op dat moment gebruik van wil maken.’

Gebouw is statisch, de mens flexibel ‘Ons uitgangspunt is: na de HNWoplevering is het gebouw statisch en de mens flexibel. Met alles wat je ver­ andert aan je oorspronkelijke concept schep je een precedent. De inrichting en werkplek moeten aansluiten bij de verschillende werkpatronen of activi­ teiten. Zo kennen we nog steeds tradi­ tionele werkplekken, maar hebben we

Het - verplichte - mentale programma begint met een ‘mentale spoeling’, negen maanden voordat iemand fysiek verhuist een uitzondering moet worden ge­ maakt. Die argumenten klinken vaak nog aannemelijk ook. Luister ernaar, maar geef niet te snel toe. Verdedig je concept, laat het niet verwateren door allerlei afwijkingen toe te staan.

20

Facto Magazine nummer 4 april 2011

ook nieuwe werkplekvormen zoals een zogeheten creatietafel gecreëerd. Met behulp van allerlei hulpmiddelen, zoals een groot av-scherm, kun je er brain­ stormen en gezamenlijk presentaties maken. Dan zeggen sommige leiding­

gevenden: ik heb liever vier werkplek­ ken, je houdt je creatietafel maar.

Want men denkt traditioneel: ‘Ik word per werkplek doorbelast en een werk­ plek staat gelijk aan productiviteit.’

Hierbij zie je dat de mentale omscha­ keling op HNW ook erg belangrijk is.’

Blauwdrukken De visie over de facilitaire dienstverle­ ning wordt vertaald in blauwdrukken.

Verkaaik: ‘Maar je kunt niet alles in blauwdrukken vastleggen. Je stelt der­ tien onderwerpen vast die je moet aan­ pakken. Al snel blijkt dat je er dertien over het hoofd hebt gezien. Dat houdt je wel scherp en je weegt scherper dan ooit af of je iets al dan niet doet.’

Tijd- en plaatsonafhankelijk werken, SNS Reaal gelooft erin. Onderzoek onder personeel dat al is ge-HNW’ed (‘Het is een werkwoord geworden’) laat toenemende tevredenheid zien.

Verkaaik over de cijfers: ‘Uit de metin­ gen blijkt een stijgende lijn. De tevre­ denheid met HNW is gestegen van een 7,2 naar een 7,6. Zo’n 90 procent vindt de organisatie als werkgever aan­ trekkelijker en wil nooit meer terug naar het oude werken. En de overige 10 procent? Het is onvermijdelijk dat je mensen in zo’n traject verliest. In het begin zijn mensen terughoudend; niet iedereen staat open voor verande­ ringen.’

t hema Het Nieuwe Werken

d eelte is ’

Waar loopt FM tegenaan?

Zeker bij een organisatie waar veel gevoelige informatie rondgaat, krijgt compliance grote aandacht. Chinese muren bij een bankverzekeraar zijn vanzelfsprekend. Deijs: “Daar moet je dus onderzoeken hoe het concept kan aansluiten. Beveiliging is keurig in regels vastgelegd. Maar zoals bij alle aspecten rond de invoering van Het Nieuwe Werken komt het aan op het gedrag van de individuele medewerker.

De laptop van een medewerker wordt automatisch geblokkeerd als hij weg­ loopt om een printje op te halen om­ dat hij met het toegangspasje uit de laptop de printer kan laten printen. Zo liggen er ook geen onbeheerde printjes meer op de printer. Maar vervolgens laat een medewerker wel de kasten openstaan. Er zijn, los van HNW, doordachte cultuurprogramma’s met instructies over het sluiten van kasten bij het verlaten van de werkplek. Na de invoering van HNW, met al die open ruimten, wordt naleving natuurlijk nog belangrijker.’

Grotere verantwoordelijkheid Medewerkers krijgen een grotere ver­ antwoordelijkheid en ze moeten elkaar daarop aanspreken. Rommel en koffie­ bekers achterlaten in een vergader­ ruimte? Het kon al niet, maar op een flexibele werkplek is het echt taboe.

Een ander praktisch issue is dag­ schoonmaak. Verkaaik: ‘Als gevolg van het nieuwe werken worden werk­ plekken veel intensiever gebruikt. Met dagschoonmaak kunnen we veel beter inspelen op de behoefte aan schoon­ maak. We willen bovendien toe naar de situatie dat er veel meer contact ontstaat tussen de gemiddelde gebrui­ ker van een verdieping en de schoon­ maker. Die gebruikers krijgen door Het Nieuwe Werken een grotere ver­ antwoordelijkheid, ook voor hun werkplekken. Op het moment dat je behoefte hebt om je werkplek te laten schoonmaken en de schoonmaker loopt toevallig over de verdieping,

» Facto Magazine nummer 4 april 2011

21

BENT U DE WINNAAR VAN EEN REIS NAAR NEW YORK? DOE MEE AAN DE NATIONALE ICT-ENQUÊTE 2011 GA DIRECT NAAR WWW.ICT-ENQUETE.NL Maak kans op mooie prijzen...

• • • •

Een lang weekend New York voor 2 personen Business Seats plaatsen AZ (20x) De nieuwe iPad (1x) VIP-kaarten voor de AFAS Tennis Classics (40x)

Afas_advertentie_a4_hr.indd 1

23-02-11 11:06

1 11:06

t hema Het Nieuwe Werken

organiseer dat dan meteen. We hadden kunnen overgaan op vraaggestuurde schoonmaak, maar dat vinden we een stap te ver. Het is wel een cultuur­ schok. Iedereen was eraan gewend dat er buiten kantooruren werd schoongemaakt. Nu zijn ze er meer bij betrokken.’

Deijs: ‘We monitoren voortdurend of we de frequenties van schoonmaak moeten aanpassen. Je gaat immers intensiever om met je werkplekken.

De hoeveelheid schoonmaakwerk neemt niet toe. Probleem is wel dat het in sommige regio’s moeilijk is om mensen te werven die overdag tijd hebben voor schoonmaakwerk. Voor de schoonmaakbranche ligt hier nog een uitdaging.’

Sanitair Een ander voorbeeld zijn de sanitaire voorzieningen. Verkaaik: ‘Het aantal werkplekken vermindert, dus je gemid­ delde bezetting gaat omhoog. Dan zal het gebruik van sanitaire voorzienin­ gen toenemen. We hebben nog geen heel concrete ervaringscijfers, zodat we niet weten in hoeverre we het schoonmaakprogramma moeten op­ schroeven. Dat is dus ook een kwestie van voortdurend monitoren. Want we krijgen naast de gewone werkplekken ook andere functionaliteiten, zoals overlegruimten en creatieplekken. Die worden niet gedefinieerd als werkplek­ ken, maar het zijn wel omgevingen die van invloed zijn op het gebruik van sanitaire voorzieningen.’

BHV Nog een voorbeeld: de organisatie van bedrijfshulpverlening (BHV).

Verkaaik: ‘We hebben nu, heel simpel, een BHV’er per verdieping. Als gevolg van Het Nieuwe Werken is veel min­ der duidelijk waar die BHV’er zich be­ vindt. Dus dat moeten we anders gaan organiseren. Misschien moeten we wel naar gesproken woord via de brand­ meldinstallatie.’

Een ander punt is de organisatie van het servicepunt. Verkaaik: ‘We be­ schikken nu over een helpdesk facili­ tair en een helpdesk IT. Die hebben we samengevoegd, zodat je een service­ punt krijgt waar je terechtkunt met je kapotte laptop, maar waar je ook je grote poststukken ophaalt die niet kunnen worden gescand.’

Mentaal programma Verkaaik en Deijs benadrukken dat het niet om de spullen alleen gaat. In de vestiging Alkmaar kregen de nieuwe werkers aanvankelijk een veel minder fraaie HNW-inrichting, als gevolg van de financiële situatie. Maar door het mentale programma voelt iedereen zich toch een Nieuwe Werker.

Het - verplichte - mentale programma begint met een ‘mentale spoeling’, ne­ gen maanden voordat iemand fysiek verhuist. Verkaaijk: ‘Een introductie over het fenomeen HNW. Zes maan­ den voor de verhuizing komt een team in actie dat met de medewerker bekijkt hoe hij met zijn informatievoorziening,

zijn fysieke en digitale archief omgaat.

Hoe kun je dertig kasten terugbrengen naar zeven? Want straks heb je er maar zeven. Veel weggooien dus, voor­ al de stukken waar je toch al nooit meer naar keek. Dan stuit je op de angst voor verandering: “Ja, maar, dit kan echt niet.” De kracht van her­ haling is dan het beste, je moet het verhaal vaak over de bühne brengen.

In het mentale programma leert ie­ mand ook hoe hij een live meeting opzet, met behulp van de round table devices in alle grote overlegruimten.

Verder kan men 1-op-1 overleggen via de ingebouwde webcam in de laptop.

Stel: er zijn drie mensen van de afde­ ling thuis, vier zitten op kantoor en nummer acht bevindt zich in een ander gebouw. Hoe ga je dat dusdanig organiseren dat je goed met elkaar communiceert. Zonder het mentale stuk is invoering van HNW wegge­ gooid geld. Dan verwatert het. Je moet het echt onderhouden. Het facilitair bedrijf is ondersteunend en leverend.

Wij moeten de boodschap niet bren­ gen. IT ook niet. Medewerkers reageren dan meteen met: “Het zal wel, maar wat gaat het mij opleveren?”

De visie moet van bovenaf worden uit­ gedragen. Ook in de praktijk. Daarom is bij SNS Reaal de Raad van Bestuur zelf als eerste overgegaan op het nieu­ we werken. Zo’n voorbeeld werkt.’ ‹‹

* Arjo van der Gaag is vakredacteur bij Kluwer bv

(Advertentie)

Lapt de kok straks ook uw ramen?

VFM

We facilitate

www.VFM.nl VFM ad opmaak def.indd 2

29-09-10 11:40

t hema Het Nieuwe Werken

Tips voor het kiezen van een bureaustoel In een kantoor zonder vaste werkplekken maken op één dag meerdere mensen van dezelfde bureaustoel gebruik. Dat stelt eisen aan die stoel.

Op basis van welke criteria kies je zo’n stoel? Wat maakt een kantoorstoel sowieso een goede stoel? Zijn het alleen de ergonomische aspecten of spelen veiligheid, milieu, zitcomfort en een gemakkelijke bediening ook een rol bij de aankoop? Peter van Scheijndel *

S

inds 1 januari 2011 verwijst de arboregelgeving niet meer naar NEN EN 1335-1. De beleidsregel 5.4.1 is komen te vervallen. Veel branches geven zelf concrete invulling aan het nieuwe artikel 5.4 uit het Arbobesluit dat luidt: ‘Tenzij dit rede­

lijkerwijs niet kan worden gevergd, worden werkplekken ingericht volgens de ergonomische beginselen’.

Een werkplek moet dus ergonomisch ingericht zijn. Hoe deze doelbepaling gespecificeerd wordt in ergonomische

eisen aan de kantoorstoel, mag door de sociale partners in een bedrijf of branche zelf worden ingevuld in een arbocatalogus.

Dat betekent dat er vele verschillende bedrijfseigen en branche-eigen normen voor de ergonomie van kantoorstoelen kunnen gaan ontstaan in de arbocatalogi: voor de leveranciers van kantoorstoelen maar ook voor de facility managers zal dit de onduidelijkheid over ergonomische en andere eisen van kantoorstoelen vergroten.

Ergonomie Wat zijn de ergonomische beginselen waaraan men redelijkerwijs moet voldoen als het gaat om het gebruik van kantoorstoelen? Het antwoord op deze vraag hangt in grote lijnen af van twee factoren: a. de populatie die van de stoel gebruikmaakt; b. het gebruik van de stoel zelf.

Een stoel kan niet zonder goede en duidelijke gebruiksaanwijzing.

24

Facto Magazine nummer 4 april 2011

Ad a. De Nederlandse beroepsbevolking kent een grote spreiding in lichaamslengte. Enerzijds behoren we tot de langste bevolkingsgroepen ter wereld. Anderzijds is de arbeidsparticipatie van vrouwen in Nederland ten opzichte van andere omringende landen relatief hoog. Het postuur en de lichaamslengte van vrouwen zijn vaak anders dan die van mannen. De samenstelling van onze beroepsbevolking

t hema Het Nieuwe Werken

is dus zeer gevarieerd. De arbeidsmiddelen die op het werk worden gebruikt, moeten dus ook geschikt zijn voor een grote spreiding in lichaamsgrootte.

Ad b. Bij het gebruik van de kantoorstoel vallen twee zaken op.

Ten eerste zijn het aantal beeldschermwerkers en de duur van beeldschermwerk hoog in Nederland in vergelijking met andere Europese landen. Ook neemt de tijdsduur dat mensen beeldschermwerk verrichten, en daarmee de monotone fysieke werkhouding, alleen maar toe.

Ten tweede zien we dat het plaats- en tijdonafhankelijk werken (Het Nieuwe Werken) een vlucht neemt in Nederland.

Met deze gegevens komen we op uitgangspunten voor een goede stoel die soms tegenstrijdig aan elkaar lijken (of zijn). We hebben kantoorstoelen nodig die een groot instelbereik hebben, die monotoon administratief werk ondersteunen, maar daarentegen ook uitnodigen om te bewegen en die, ondanks een groot verstelbereik, toch eenvoudig in te stellen zijn op het moment dat meerdere mensen van een en dezelfde stoel gebruikmaken. Afhankelijk van de specifieke situatie in het bedrijf zou één (of meer) van deze onderwerpen meer nadruk moeten krijgen.

Bij een goede stoel is het duidelijk welk bedienings­ middel voor welke verstelfunctie bedoeld is door bijvoorbeeld een aan­ duiding van de functie.

Hierna komen de verschillende aspecten die van belang zijn aan de orde.

Verstelbereik Een goede stoel moet voorzien zijn van verstelmogelijkheden van zitting, arm-

Voor de gebruiker is het zitcomfort misschien wel het belangrijkste van de kantoorstoel steunen en rugleuning. Grote versteltrajecten zijn bij de aanschaf van een kantoorstoel aantrekkelijk, omdat dan een zo groot mogelijk deel van de potentiële gebruikers de stoel kan gebruiken. De versteltrajecten die geëist wor-

Beoordelingssysteem vhp ergonomie heeft een systeem ontwikkeld waarbij de all-in beoordeling van de kwaliteit van kantoorstoelen gestandaardiseerd en geobjectiveerd wordt.

Het systeem telt zeven onderwerpen.

Onderwerp In-/verstelbereik Bedieningsgemak Comfort Veiligheid Duurzaamheid Milieu Design Totaal

den in de Europese NEN–EN 1335-1, zijn te beperkt voor de Nederlandse populatie. Wil men een stoel die geschikt is voor circa 95 procent van de Nederlandse beroepsbevolking, dan moet het versteltraject voldoen aan de

Totale aantal te behalen punten per onderdeel 29 (min. vereiste score: 19) 13 21 14 (min. vereiste score 10) 13 8 2 100

Aantal checkpunten 8 13 15 10 6 4 1

Een belangrijke randvoorwaarde is dat de stoel voldoet aan NEN-EN 1335. Hierbij is een garantie gegeven dat de stoel degelijk geconstrueerd is (getest volgens de in NEN-EN 1335 deel 3 beschreven veiligheids- en duurzaamheidbeproevingen).

criteria zoals gesteld in de NPR 1813.

Ook het vhp beoordelingssysteem houdt hier rekening mee (zie kader).

Gebruiksvriendelijk Het kan voor gebruikers lastig zijn een kantoorstoel in de juiste positie te krijgen. Slecht 38 procent van de beroepsbevolking stelt (naast de zithoogte) de kantoorstoel in. Stoelen zijn dan ook vaak onjuist ingesteld. Omdat standaardisering van de bedieningsmiddelen ontbreekt (vorm, plaats, bewegingstraject etc.) is het voor iedere stoel vaak een hele puzzel om erachter te komen hoe de verstelmogelijkheden en bedieningssystemen werken.

Belangrijk aspect om de gebruiksvriendelijkheid van een stoel te bepalen is het aantal bedieningsmiddelen: is dit zo klein mogelijk? Daarnaast moet het duidelijk zijn welk bedieningsmiddel voor welke verstelfunctie bedoeld is.

Aanduiding van de functie, onderscheidbaarheid en een goede gebruiksaanwijzing zijn daarvoor van belang.

Vervolgens is het van betekenis hoe gemakkelijk deze bedieningsmiddelen zijn te gebruiken: met één hand, met

Facto Magazine nummer 4 april 2011

25

»

PROFESSIONAL e-Screen FLEX n a a e I at I r a V grote esysteMen! g a t n o M

www.e-legamaster.nl

Superieure beeldkwaliteit!

Kies uit:

• Beeldschermformaat: 55” of 65” • Witte of zwarte lijst • Met of zonder zijpanelen • Zijpanelen: wit, groen of raster • In hoogte verstelbaar of op vaste hoogte • Vast aan de wand, op mobiel onderstel of in een kabinet

K&E_210x297_eScreen_febr2011.indd 1

16-3-2011 13:41:05

t hema Het Nieuwe Werken

X

werp besteed. Additioneel is een aantal aspecten bij de keuze van belang. Het betreft hier onderwerpen als scherpe onderdelen, waaraan de gebruiker van de stoel of een ander zich kan verwonden, afknelgevaar voor de vingers bij het bedienen, onderdelen die losschieten in hun uiterste stand, veilige verpakking et cetera.

r.nl

Duurzaamheid Een goede kantoorstoel is vaak niet goedkoop. Het is daarom van belang dat de stoel langdurig kan worden ingezet. In NEN-EN 1335-1 worden verschillende eisen aan de duurzaamheid van de constructie van de stoel gesteld.

Daarnaast zou men aanvullende eisen moeten stellen aan onderdelen die sneller slijten dan de constructie, zoals de polstering en de bekleding. De bekleding moet van hoogwaardige kwaliteit zijn, die afhankelijk van de inzet slijtvast, eenvoudig te reinigen en/of

e

!

41:05

Extra accessoires, zoals een ‘kleding­ hanger’ aan de achterzijde van de stoel, kan voor sommigen het gebruikscomfort van een stoel vergroten. zo min mogelijk handelingen, zonder gereedschap, goed bereikbaar et cetera.

Comfort Voor de gebruiker is het zitcomfort misschien wel het belangrijkste van de kantoorstoel. Een comfortabele lendensteun, armsteunen met een zacht en breed contactvlak, een ruime zitting en het goed op gewicht kunnen instellen van het bewegingsmechanisme zijn van belang. Ook extra’s, zoals het kunnen aanbrengen van een kapstok aan de achterzijde van de stoel, kunnen het gebruikscomfort vergroten.

Veiligheid Veiligheid vormt vanzelfsprekend een belangrijk item. In NEN-EN 1335-1 wordt nu al aandacht aan dit onder-

duur. Er bestaan echter ook andere milieukeurmerken zoals Der Grüne Punkt en Nordic Ecolabel. Dat maakt op zich het vergelijken op milieuaspecten van verschillende fabrikanten vaak wat lastig en onoverzichtelijk.

Design en prijs Voor veel beslissers zijn dit doorslag­ gevende aspecten: vind ik de stoel mooi en kan ik de stoel betalen? Aangezien de meningen over het design van een stoel uiteen kunnen lopen, is een objectieve maatstaf wenselijk. Zo kan men uitzoeken of de kantoorstoel is genomineerd voor een Designprijs of Award. Maar bedenk dat nominaties door fabrikanten soms ook ‘gekocht’ kunnen worden. Mogelijk is het oordeel van de interieurarchitect daarom niet voor niets vaak doorslaggevend: past de stoel binnen het totale inrichtingsconcept, ja of nee?

Het is anno 2011 niet meer zo dat

Het is anno 2011 niet meer zo dat design en functionaliteit altijd elkaars tegenpolen zijn eenvoudig te vervangen is. Als garantieperiode wordt steeds vaker een periode van minimaal vijf jaar als eis gesteld.

Milieu Fabrikanten geven hoge prioriteit aan de milieuaspecten van de productie van de stoel en de verpakking. Niet in de laatste plaats omdat de markt daarnaar vraagt. Een groeiend aantal kantoorstoelen heeft bijvoorbeeld het Cradle to Cradle-certificaat. Hierbij worden onder meer eisen gesteld aan het energie- en waterverbruik tijdens het productieproces, het gebruik en het kunnen scheiden van materialen en het kunnen hergebruiken van de kantoorstoel aan het einde van zijn levens-

design en ergonomie altijd elkaars tegenpolen zijn. Er zijn veel stoelen die zowel binnen het inrichtingsconcept van de architect passen als voldoen aan de eisen die ergonomen en eindgebruikers aan de stoel stellen. In iedere gangbare prijscategorie! ‹‹

samenvatting! »» Per 1 januari is de verwijzing naar de Europese stoelennorm NEN-EN 1335-1 type A niet meer opgenomen in de arboregelgeving. »» Bedrijven en branches hebben meer vrijheid gekregen om een geschikte stoel te kiezen. »» vhp ergonomie heeft samen met een aantal grote afnemers én producenten van kantoorstoelen een beoordelingssysteem ontwikkeld.

* drs. Peter A.M. van Scheijndel Eur. Erg is werkzaam bij vhp ergonomie in Den Haag (www.kantoorwerkplek.nl)

Facto Magazine nummer 4 april 2011

27

t hema Het Nieuwe Werken

HNW kent lusten én lasten

Niet alleen maar zonneschijn bij HNW Zijn er echt harde bewijzen dat HNW leidt tot meer arbeidstevredenheid, verbetering van de balans werk-privé, minder kortdurend verzuim enzovoort? Ondanks alle positieve berichten zijn er vanuit wetenschappelijk perspectief wel kanttekeningen te plaatsen bij alle onderzoeken die de laatste tijd zijn gepresenteerd. Eén ding is zeker: voor uitspraken over de langetermijneffecten van HNW is het nog (veel) te vroeg. Wim Pullen *

I

n de ‘Week van Het Nieuwe Werken’ eind 2010 verschenen diverse onderzoeken over de effecten van dit fenomeen. De media-aandacht leidt tot stevige retoriek bij het onder de aandacht brengen van HNW. Maar echte duidelijkheid ontbreekt en vooral door tegengestelde onderzoeksresultaten krijgt HNW daardoor het karakter van een hype.

Als het Nieuwe Werken echt belangrijker is dan het lijkt omdat organisaties

werken maakt gelukkig, want het leidt tot minder stress, minder files, hogere arbeidsparticipatie en minder beroep op kinderopvang. Maar liefst 85 procent van de respondenten vindt het een goede zaak als mensen de mogelijkheid krijgen om flexibel te werken.

Rotterdam School of Management deed onderzoek bij een lokaal kantoor van een grote softwareproducent. Dit wijst uit dat HNW leidt tot tevreden-

Voor uitspraken over de langetermijneffecten van HNW is het nog (veel) te vroeg bijvoorbeeld veel geld besparen, aantrekkelijker zijn op de arbeidsmarkt of doordat hun medewerkers er gelukkiger door worden, dan verdient het beter onderzoek en op zijn minst ge­ nuanceerdere opschriften.

Onderzoeksresultaten In opdracht van de ministeries van OCW en VWS kwam TNS NIPO met het onderzoek ‘Nederland is klaar voor Het Nieuwe Werken’.

OCW maakt op haar website als volgt melding van het onderzoek: Flexibel

28

Facto Magazine nummer 4 april 2011

heid bij kenniswerkers, een betere balans tussen werk en privé, een hogere productiviteit en meer bewuste aandacht voor het milieu door het terugdringen van woon-werkverkeer.

Effectory vond dat medewerkers hele dagen thuiswerken niet als prettig ervaren en zien flexplekken niet altijd zitten. Informatie-uitwisseling tussen collega’s wordt minder positief beoordeeld en daalt van een 7,0 naar een 6,7. Medewerkers ervaren ook minder support: hulp aan collega’s scoort in

flexibel werkende organisaties een 6,9 tegen landelijk 7,7.

Ruigrok Netpanel voerde het Nationale Werkplekonderzoek uit in opdracht van newnews.nl, Primair Project en newDirections. De kop bij het bericht over het onderzoek: De werkomgeving is overspannen!

De werknemer wil gewoon goed zijn werk kunnen doen in een prettige sfeer maar krijgt hiervoor geen ruimte. In het onderzoek kiest 68 procent van de respondenten voor een vaste eigen werkplek in plaats van een flexibele werkplek. 47 procent vindt het belangrijk om de werkplek te kunnen personaliseren.

Opvallend Wat opvalt zijn de tegenstrijdige uitkomsten. Er worden stevige conclusies getrokken op basis van betrekkelijk mager onderzoeksmateriaal. In drie gevallen gaat het om enquêtes, in één geval (RSM/Erasmus Universiteit) om wetenschappelijk onderzoek maar slechts bij één bedrijf.

Verder valt de tamelijk eenzijdige berichtgeving op. Men is óf heel positief, óf enkel kritisch. Als je over het web surft, blijkt dit voor vrijwel alle berichtgeving over HNW te gelden.

t hema Het Nieuwe Werken

Het Center for People and Buildings volgt de ontwikkelingen rond HNW met veel belangstelling. We zien dat veel organisaties overstappen of overwegen over te stappen op (een variant van) HNW. Het Nieuwe Werken is ontegenzeggelijk hot. Als we kijken naar de redenen waarom men overstapt, valt dat ook goed te begrijpen.

Er zijn namelijk veel argumenten pro.

Om er een paar te noemen: »» HNW sluit aan op behoeften van de werknemer 2.0, de kenniswerker en de eisen die de netwerkeconomie aan organisaties stelt; »» aantrekkelijk werkgeverschap: binden, boeien, bezielen van medewerkers wordt met een krapper wordende arbeidsmarkt steeds belangrijker; »» verbetering van de balans werkprivé; »» de tevredenheid en de betrokkenheid van medewerkers nemen toe; »» het vertrouwen wordt groter en daarmee de samenwerking, flexibiliteit en bereidheid tot verandering; »» minder kortdurend verzuim, minder verloop en betere en beter gedragen besluiten; »» de klanttevredenheid stijgt; »» de samenwerking, kennisdeling en creativiteit nemen toe en daarmee het innovatievermogen en de productiviteit; »» efficiëntiewinsten: minder vierkante meters vloeroppervlak, minder reiskilometers, minder papierverbruik; »» betere afstemming intern tussen

HRM, ICT, FM, Planning & Control; »» een werkomgeving die meer inspirerend en representatiever is; »» goed voor de carbon-footprint.

Wie wil dat nou niet?

Hoewel niet allemaal even zeker als in te boeken opbrengsten lijken alle voornoemde argumenten gezamenlijk toch zeker hout te snijden. En - en dat is mooi - op korte termijn liggen in elk geval efficiëntiewinsten en het stempel ‘Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen’ in het verschiet.

Tegengeluiden In het enthousiasme over HNW lijkt informatie over de nadelen en risico’s enigszins onder te sneeuwen. Toch zijn er ook tegengeluiden, zoals de onderzoeken van Effectory en Ruigrok Netpanel illustreren. Hierbij een aantal van de kanttekeningen die bij HNW worden geplaatst: »» HNW is niet gunstig voor de sociale cohesie; »» HNW is niet geschikt voor iedereen; »» het werk stopt nooit. Altijd bereikbaar zijn -> risico van overbelasting; »» eenzaamheid/vervreemding (bij vergaand doorvoeren van flexibel werken); »» veel mensen missen het sociale contact op het werk, volgens onderzoek dé belangrijkste arbeidssatisfier in ons land; »» een deel van de mensen kan de vrijheid niet aan. Dat kan leiden tot

onderling wantrouwen; »» positie middenmanagement wordt lastig (waar is iedereen?). Veel weerstand bij deze groep; »» sturen op output is lastig; »» meer kans op stress vanwege onduidelijke afspraken; »» problemen die medewerkers ervaren met activiteitgerelateerd werken: »» concentratie lastiger, minder privacy; »» minder overzicht en controle (risico van nog meer bureaucratie); »» minder spontane ontmoetingen (die creativiteit stimuleren); »» achterblijvers worden zwaarder belast met ad hoc-klussen; »» jonge medewerkers: leren van ervaren collega’s staat onder druk; »» langdurig verzuim komt als een verrassing; »» invoering is complex, duurt lang (cultuuromslag duurt jaren), is kostbaar en risicovol; »» toenemende leegstand in vastgoed: wie lost dit nu weer op?

Niet alleen zonneschijn Het is dus niet alleen zonneschijn. Er zijn ook nadelen en risico’s. Voor uitspraken over de langetermijneffecten van HNW is het nog (veel) te vroeg.

Of Het Nieuwe Werken zijn naam gaat waarmaken, valt voorlopig nog niet te zeggen. Maatvoering, zorgvuldige invoering en adequate monitoring lijken in elk geval van belang.

Voor een overzicht met de lusten en lasten van Het Nieuwe Werken: kijk op www.cfpb.nl naar de nieuwsflits van 12 november 2010. ‹‹

* Wim Pullen is directeur van het kenniscentrum Center for People and Buildings in Delft (www.cfpb.nl)

Facto Magazine nummer 4 april 2011

29

t hema Het Nieuwe Werken

10 Tips voor invoering H Net als bij andere grote projecten kan de invoering van Het Nieuwe Werken slagen of falen. Wie diverse geslaagde introducties goed analyseert, is in staat een aantal succesfactoren te benoemen. Soms voor de hand liggend, maar altijd goed om overzichtelijk op een rij te hebben.

Een overzicht van de top 10. Willem Drenth en InggĂŠ Syaranamual *

Tip 1. Voer het zelf in Een organisatie moet Het Nieuwe Werken zelf invoeren. Waar nodig kunnen externe partijen worden ingezet als coach, facilitator en/of leverancier van gespecialiseerde kennis (bijvoorbeeld op het gebied van strategie, HR, werkplekconcepten en ICT). Maar voor een goede invoering is het belangrijk om zelf duidelijk te hebben welke doelen en ambities de organisatie heeft met Het Nieuwe Werken. Wordt HNW ingevoerd vanuit kostenperspectief of wilt u concurrerend blijven op de arbeidsmarkt? Wilt u de verschillende generaties beter laten samenwerken of juist meer jong talent aan de organisatie binden? Maak de doelstel-

30

Facto Magazine nummer 4 april 2011

lingen expliciet zodat iedereen binnen de organisatie weet waar het voor te doen.

Tip 2. Zorg voor volledige steun op het hoogste niveau De directie en het hoger management dienen het traject naar een nieuwe manier van werken volledig en expliciet te steunen. Deze steun is nodig vanaf het eerste moment (uitzetten randvoorwaarden) tot en met de daadwerkelijke invoering van Het Nieuwe Werken. Tijdens de invoering is de steun nodig om weerstand te overwinnen of om de noodzakelijke samenwerking tussen betrokken afdelingen van de grond te krijgen c.q. te realiseren.

Het geven van het goede voorbeeld, door bijvoorbeeld als eerste de vaste werkkamer af te staan, helpt enorm in de acceptatie.

Tip 3. Concrete discussie: maak nieuwe werkafspraken In de praktijk maken medewerkers zich vaak zorgen. Ze lopen rond met tal van vragen, zoals: kan ik nog wel rustig werken? Vind ik wel een goede werkplek? Hoe gaan we om met stilteruimten? Als ik een keer om half tien begin, is er dan nog wel een werkplek te vinden?

Om deze onrust weg te nemen, is het zaak concreet de discussie aan te gaan over normen en waarden, houding en

t hema Het Nieuwe Werken

g HNW gedrag en het gebruik van ruimten en faciliteiten. Uit deze discussies kunnen nieuwe werkafspraken voortkomen.

De discussies kunnen plaatsvinden in workshop-, spel- of andere interactieve vorm. Zorg ervoor dat medewerkers zelf input kunnen leveren en samen duidelijkheid kunnen creëren over de invulling van Het Nieuwe Werken in de nieuwe werkomgeving.

Tip 4. Geef weerstand een podium Iedere organisatie die met Het Nieuwe Werken aan de slag gaat, stuit op weerstand. Dat is heel normaal, immers iedere sociale innovatie gaat gepaard met mensen die minder enthousiast of zelfs negatief zijn over de toekomstige veranderingen. Het is belangrijk deze medewerkers toch een platform te bieden zodat ze hun verhaal kunnen doen. Er moet serieus naar de geluiden worden geluisterd en indien mogelijk moet er iets meer worden gedaan. De grootste valkuil is dit negatieve commentaar geruisloos onder het tapijt te vegen. Het zal dan steeds terugkomen en soepele acceptatie van de nieuwe werkmanier belemmeren.

Tip 5. Maak je ambassadeurs groot Binnen iedere organisatie zijn er wel werknemers die voorstander zijn van Het Nieuwe Werken. Dit zijn vaak mensen die bij een andere organisatie hebben gezien hoe het werkt en enthousiast zijn over de kansen en veranderingen. Het is handig deze mensen als ambassadeurs te gebruiken om ideeën te vormen en te concretiseren en anderen mee te krijgen in het veranderingsproces.

Tip 6. Plaats het midden­management centraal Voor het middenmanagement is invoering van Het Nieuwe Werken de grootste verandering. Ze verliezen hun vaste werkkamer, moeten op een andere manier gaan leidinggeven en gaan stu-

ren op resultaten in plaats van aanwezigheid. Ook moeten ze zich meer gaan ontwikkelen als coach. Zorg daarom voor een goede begeleiding en coaching en bied workshops aan om deze groep te begeleiden. Anders gezegd: stel het middenmanagement centraal in het ontwikkelingstraject.

Tip 7. Maak HNW visueel Bij Het Nieuwe Werken raken medewerkers in hun beleving vaak iets belangrijks en vertrouwds kwijt, namelijk de eigen werkplek. Tegenover dit offer staan ook positieve zaken zoals meer flexibiliteit, meer eigen verantwoor­ delijkheid en een betere work-lifebalance.

en een verhoging van de medewerkertevredenheid levert Het Nieuwe Werken ook besparingen op (denk vooral aan minder vierkante meters kantooroppervlak en minder werkplekken).

Door de kosten en baten tegen elkaar af te zetten zijn moeilijke situaties tijdens de invoering te voorkomen.

Tip 9. Laat ICT over aan de juiste mensen De ICT binnen Het Nieuwe Werken moet leuk en simpel worden en vooral bedoeld zijn om (online) samenwerken te stimuleren. Geef de verantwoordelijkheid voor de invoering van ICT-middelen aan mensen die verstand hebben van gebruikers. Let op:

Het is zeer zinvol om op referentiebezoek te gaan bij organisaties die HNW al hebben ingevoerd Daarnaast is het goed om medewerkers ook op een andere wijze iets ‘terug’ te geven. Denk bijvoorbeeld aan visuele, zichtbare elementen. Op welke manier kunnen medewerkers straks de werkomgeving eigen maken? Komt er een ruimte waar zij hun werk kunnen laten zien? Welke creatieve ruimten worden gerealiseerd en wat zijn de wensen van de medewerkers voor de inrichting van deze ruimten? Door medewerkers hierbij te betrekken creëer je meer draagvlak en zullen mensen enthousiaster worden bij de overgang naar de nieuwe werkomgeving.

Tip 8. Houd business case achter de hand Het Nieuwe Werken levert veel op, maar vergt in eerste instantie een investering, bijvoorbeeld door een verbouwing, een andere kantoorinrichting en/of door het uitrusten van medewerkers met digitale hulpmiddelen als smartphones. Natuurlijk zijn er mensen die zonder business case al ‘weten’ dat Het Nieuwe Werken gewoon ingevoerd moet worden. Maar er zijn ook mensen die meer onderbouwing willen zien. Voor hen is een realistische business case noodzakelijk.

Los van de stijging van productiviteit

dit hoeven dus geen mensen te zijn die specifiek verstand hebben van de techniek erachter. Dan wordt de invoering van Het Nieuwe Werken leuker en succesvoller.

Tip 10. Ga op referentiebezoek Het is zeer zinvol om op referentiebezoek te gaan bij organisaties die HNW al hebben ingevoerd. Bespreek met hen de voordelen en leermomenten. Ervaar de nieuwe kantoorconcepten en voer gesprekken met de mensen die er werken. Zo krijgen ook collega’s die sceptisch zijn een goed beeld van de voordelen die Het Nieuwe Werken met zich meebrengt. ‹‹

* drs. ing. Willem Drenth, partner/consultant bij Corporate Facility Partners en Inggé Syaranamual, consultant bij Corporate Facility Partners (www.cfp.nl)

Facto Magazine nummer 4 april 2011

31

t hema Het Nieuwe Werken

HNW bij gemeente Rotterdam:

Gewoon doen!

Net als vele andere gemeenten is Rotterdam druk bezig met Het Nieuwe Werken. Een kijkje in de keuken van een lid van het kernteam van het programma HNW010. Odette de Koning-Bakker *

R

otterdam is een stad in beweging. Dat betekent een ambtelijke organisatie die constant verandert en vraagt om een flexibele cultuur, een slimme manier van werken, ICT-oplossingen die meebewegen en kantoorconcepten die zijn ingericht op groei én krimp van het aantal medewerkers. Bij de gemeente Rotterdam zijn op dat gebied tal van ontwikkelingen gaande. Zowel topdown als bottom-up.

Van buiten naar binnen denken Eind 2010 is het onderwerp Het Nieuwe Werken in een stroomversnelling geraakt. Daarbij is een programma opgesteld onder de naam HNW010.

HNW010 sluit goed aan op de Rotterdamse aanpak die vanaf circa 2007 de visie op werk in het ambtelijke apparaat beschrijft met ‘resultaat op straat en van buiten naar binnen’. Daarbij geldt als uitgangspunt: niet de organisatie staat centraal, maar de burgers, ondernemers en bezoekers van de stad.

Wie op die manier de focus op de buitenwereld richt, ziet dat de wereld in razend tempo verandert. Om daar bij aan te sluiten wordt het steeds belang-

HNW 010 »» is een aanpak van buiten naar binnen »» is op een flexibele en interactieve manier samenwerken »» is niet vrijblijvend en geen set van gadgets »» is nemen en krijgen van verantwoordelijkheid »» is verbinden en vertrouwen

32

Facto Magazine nummer 4 april 2011

rijker om nieuwe manieren van organiseren te verkennen. Vanuit dit doel werken medewerkers binnen de ambtelijke organisatie met elkaar samen.

Zij vinden elkaar in die intrinsieke motivatie. Van buiten naar binnen denken staat voorop en vraagt om zaken als proactief handelen, maatwerk, horizontaal samenwerken, nieuwe werkvormen, werken in wisselende teams en op wisselende locaties en zeer belangrijk: managers die ruimte en vertrouwen geven.

Bij het HNW010-programma spelen diverse factoren een rol: »» Inzet van social media maakt dat burgers en ondernemers zich eenvoudiger en beter kunnen organiseren en samenwerken. Niet alleen onderling, maar ook met de gemeente of met allerlei kennisinstituten en communicatieadviseurs. De gemeente op haar beurt spreekt de burger en ondernemer nadrukkelijker aan op hun eigen verantwoordelijkheid. »» Over enkele jaren is de arbeidsmarkt krap en zullen werkgevers flink concurreren om jonge, talentvolle werknemers aan zich te binden: de Y-generatie die meer geïnteresseerd is in uitdagingen dan in zekerheid, die vertrouwd is met zichzelf organiseren, samenwerken, netwerken, ondernemerschap en dergelijke. Een moderne werkgever is daarop voorbereid. »» De gemeente staat voor een omvangrijke bezuinigingsoperatie. Dit versterkt de urgentie om besluiten te nemen die nodig zijn om zich aan te passen en die beter inspelen op de veranderende omgeving.

t hema Het Nieuwe Werken

Maar hoe doet Rotterdam dat nu?

Daar is niet één antwoord op te geven.

Het HNW010-programmateam gaat het gesprek aan met de organisatie om te kijken wat waar nodig is; dat zal op alle niveaus zijn.

Het programma richt zich op het verbinden van mensen en het helpen etaleren en verspreiden van goede voorbeelden. Daarbij wordt een beroep gedaan op medewerkers die nu al slimmer werken, die sociale innovatie proberen vorm te geven; meestribbelaars noemen wij dat (in navolging van een inspiratiecollege van managementdeskundige Jaap Peters).

Ook de managers vormen een cruciale groep in het veranderingsproces, ze vervullen een voorbeeldrol. Vertrouwen is een kernwaarde, sturen op resultaat betekent loslaten van oude vertrouwde controlemechanismen.

Voorbeelden Hier een korte opsomming van concrete voorbeelden van veranderingen die bij de gemeente Rotterdam zijn/ worden doorgevoerd om handen en voeten te geven aan HNW010.

Concern MobiliteitsCentrum Het Concern MobiliteitsCentrum richt zich op de flexibele ambtenaar. Binnen Rotterdam was het tot voor kort zo dat een ambtenaar bij een dienst werkte.

Dat verhinderde een flexibele personeelsinzet. Dat is veranderd: iedere ambtenaar is nu in dienst van het concern. Daardoor is het mogelijk om medewerkers daar te plaatsen waar ze nodig zijn. Het Concern MobiliteitsCentrum fungeert als een intern uitzendbureau en sluit vraag en aanbod van arbeid op elkaar aan. Talent staat centraal, er wordt verder gekeken dan het klassieke cv.

Rotterdamse Sprekers Academie Gemeentelijke diensten of deelgemeenten op zoek naar sprekers en dagvoorzitters voor seminars, congressen en workshops kunnen bij de pas opgezette Rotterdamse Sprekers Academie terecht. Alle sprekers werken bij de gemeente. Het voordeel is dat ze beschikken over kennis van de gemeente en dat ze hun talenten beter kunnen benutten. Daarbij gaan de kosten voor externe inhuur omlaag.

ICT Vanaf eind 2011 werkt het hele concern Rotterdam vanuit dezelfde ICTomgeving. Iedere ambtenaar kan op alle gemeentelijke locaties inloggen, werken en printen. Alle applicaties gaan over; het is een grote verhuizing van alle systemen en documenten naar het SSC-ICT.

Werkplekconcept Al langer wordt in kantoorpanden van de gemeente het inrichtingsconcept met activiteitgerelateerde werkplekken toegepast. Onder andere bij de dienst SoZaWe op de werkpleinen en op het hoofdkantoor heeft men ervaring met een dergelijke manier van werken. Ook bij Publiekszaken en de Bestuursdienst (Coolsingel) maakt men gebruik van dergelijke werkplekken.

werkplekken voor dit doel beschikbaar en er volgen er meer.

Gevolgen voor de service-organisatie Al deze ontwikkelingen hebben consequenties voor de service-organisatie, in Rotterdam ondergebracht in een Shared Service Dienst (SDR) (zie www.rotterdam.nl/servicedienst.nl).

Kenmerkend voor Shared Services is standaardisatie. De Shared Services zijn vanaf 2008 gestart en precies op het moment dat deze nog bezig zijn met het op orde brengen van de basis, het af- en oversluiten van centrale contracten, het beschrijven van richtlijnen en beleid zijn de eerste ontwikkelingen van HNW010 al merkbaar. Er wordt maatwerk binnen de standaardkaders gevraagd. Dit vraagt om een

Van buiten naar binnen denken staat voorop Tot voor kort was er echter geen sprake van een programma waarbij bricks, bytes, behaviour en de organisatieomgeving worden meegenomen in een integrale visie op werk. Evaluaties wijzen uit dat dit wel noodzakelijk is voor het slagen van een dergelijk concept. Het HNW010-programma verbindt deze componenten met elkaar.

In dit kader is recent een flexibel werken ontmoetingsconcept ontwikkeld voor kantoorpanden die (tijdelijk) leegstaan. Daar kan voor korte tijd een kantoor, ontmoetings- of vergaderruimte worden ingericht. Zodra het pand weer een huurder of koper heeft, wordt het flexibele concept weer opgepakt en richt men ergens anders weer een pand in. De Facility Matchmaker brengt vraag en aanbod bij elkaar.

Een ander voorbeeld is het delen van werk- en ontmoetingsplekken bij de overheid. De Vereniging van Gemeentesecretarissen heeft de ambitie uitgesproken om vóór juli 2011 in de helft van de gemeenten (Nederland telt momenteel 518 gemeenten!) de stadskantoren voor elkaar open te stellen en werkplekken te delen met collega’s van andere overheidsinstellingen. In Rotterdam zijn inmiddels op twee locaties

enorme flexibiliteit van de serviceorganisatie. Als partner bij Rotterdamse ontwikkelingen wil de SDR haar collegadiensten versterken en moet zij gaan schakelen en multitasken om thema-, proces-, activiteit- en mensgericht werken goed te faciliteren. ‹‹

* Odette de Koning–Bakker is lid van het kernteam HNW010 van gemeente Rotterdam (www.rotterdam.nl). Dit artikel is geschreven op persoonlijke titel.

Facto Magazine nummer 4 april 2011

33

column philip

Oude wijn of oude zakken?

Gewapend met laptop en BlackBerry zocht ik een goed plekje. Normaliter was dat een plekje in dezelfde hoek met dezelfde collega’s. Als je al niet bij de klant was. Alleen bij het tafelvoetballen gingen de deuren naar de concentratieplekken dicht! Slechts als het heel druk was in het bureau, was het lastig een landingsplek te vinden.

Maar dan was er altijd het draadloze netwerk, dat zelfs het restaurant tot een prima werkplek omtoverde.

Geen bedrijf dat niet bezig is met ‘Het Nieuwe Werken’, zo lijkt het wel. In de praktijk kan dit betekenen dat directieleden zich aan het oriënteren zijn op wat het inhoudt. Of dat medewerkers van een facilitair bedrijf een nieuwe lay-out van een kantoorvleugel aan het inrichten zijn. Of dat ik de knop van mijn cappuccinoapparaat op het aanrecht indruk en tegelijkertijd een mail op mijn iPad aan het bekijken ben. Zomaar drie stadia waar iedereen doorheen moet. Toch lijkt het er wel eens op dat de nieuwe manieren van werken al jaren bestonden en dat het dus eigenlijk niet zo nieuw meer is.

In het nieuwe ziekenhuis zullen wij ook veel meer koersen op flexplekken, draadloze toegang tot informatie en Philip van Klaveren het gebruik van ‘smart devices’.

Tijdens het hele ontwerpproces wordt Alleen bij het tafelvoetballen er vooral gediscussieerd over het inRuim vijftien jaar geleden begon ik bij gingen de deuren naar passen van nieuwe technologieën. een grote, internationale computerde concentratieplekken dicht!

De discussie over Het Nieuwe Werken firma. Voor het eerst internet, voor zal, als het goed is, binnenkort vooral het eerst een e-mailadres, en na veel moeten gaan over hoe de technische mogelijkheden het zeuren en het verkrijgen van een contract voor onbepaalde werken binnen een ziekenhuis zelf gaan beïnvloeden. Dit tijd een mobiele telefoon. Een tijdje later kwamen daar een betekent anders werken: een verandertraject voor een tradiprinter en een modem bij. En dat laatste apparaat maakte tioneel werkende branche. het mogelijk om ‘om de files heen te werken’.

De afhankelijkheid van kantoor viel in een klap weg. Op zich Het is niet zozeer de wijn die oud is. Het is een mooie, rijpe heel fijn, want in de file staan is nooit mijn grootste hobby wijn, die in hernieuwde zakken een nieuwe wereld ingeschogeweest. Aan de andere kant merkte ik wel dat contacten ten wordt. Een mooie klus voor de facility manager om met collega’s verwaterden en dat ik daar extra energie op ervaringen en kennis in te zetten en de medewerkers mee te moest zetten. Maar goed, daar had ik dan weer de mobiele nemen in deze voor de ziekenhuizen nieuwe wereld. telefoon voor.

De introductie van de flexplekken bracht een interessante periode. Bij het adviesbureau, waar ik daarna werkte, verdwenen in de loop van de tijd de eigen kamers, eigen bureaus en eigen fotoverzamelingen in de vensterbank.

In deze column geeft ir. Philip J. van Klaveren, Manager Facilitair Bedrijf Meander Medisch Centrum in Amersfoort, zijn visie op facilitaire onderwerpen.

Hij schrijft zijn column op persoonlijke titel.

(Advertentie)

Eigenlijk is het fileprobleem al opgelost VFM

We facilitate

www.VFM.nl VFM ad opmaak def.indd 3

29-09-10 11:40

•1-1

Als je keuze wilt bieden, moet je wel compleet zijn Facilitaire software als service

Axxerion is een compleet internet gebaseerd Facility Management Informatie Systeem (FMIS). De flexibele workflow functionaliteit biedt optimale ondersteuning voor al uw facilitaire, HRM en ITIL processen. Doordat u alleen betaalt voor feitelijk gebruik heeft u de mogelijkheid kleinschalig te beginnen. Alleen uw servicedesk, contractbeheer of gebouw- en ruimtebeheer optimaliseren, of een totaal-oplossing? Aan u de keuze!

AxxeNrioun oLokigh t, www.akxixjkerioopn fs.nl

FMIS op basis van software as a service Axxerion is een SaaS-oplossing (Software as a Service). De reden van de grote vraag naar SaaS oplossingen is duidelijk; u heeft geen grote investering vooraf, u hoeft geen hard- of software te kopen en te installeren en u heeft geen kosten en omkijken naar onderhoud en updates. Op elke computer met internettoegang heeft u toegang tot de krachtige functionaliteit van Axxerion. Vanaf elke locatie kunt u voortaan uw facilitaire processen op een gebruiksvriendelijke manier bewaken.

Servicedesk

Ook voor u de juiste keuze Axxerion wordt dagelijks intensief gebruikt door zowel kleine als grote bedrijven, waaronder banken, verzekeraars, overheid, ziekenhuizen, industrie, adviesbureaus, zorginstellingen en woningbouwcorporaties.

Ontdek de voordelen van Axxerion voor uw organisatie en bel voor een vrijblijvende demonstratie: 026 – 474 2420.

Projectbeheer

Reserveringen Contractbeheer Inkoop Gebouwbeheer Middelenbeheer Onderhoudsplanning

Documentbeheer Ruimtebeheer HRM ITIL

Axxerion Facility Services - Ressenerbroek 26b - 6666 MR Heteren - Tel: 026-474 2420 - info@axxerionfs.nl - www.axxerionfs.nl

•1-1_Axxerion.indd 1

14-05-2010 09:10:36

fraude

Iedereen heeft zijn prijs Inkoopfraude is van alledag. Wat kunnen organisaties doen als ze ver­ moeden dat op de inkoopafdeling wordt gemalverseerd? En wat zijn de mogelijkheden om fraude te voorkomen? Facto Magazine in gesprek met Richard Franken en Ron Nieuwendijk, directeur respectievelijk projectleider bij Hoffmann Bedrijfsrecherche. Gerard Dessing

‘L

aten we wel zijn: iedereen heeft zijn prijs. Dat geldt ook voor in­ kopers. Als organisatie ontkom je er dan ook niet aan een pakket aan preventiemaatregelen te treffen om inkoopfraude te voorkomen.’

Aan het woord is Richard Franken, sinds 1 februari directeur van Hoff­ mann Bedrijfsrecherche in Almere, met 8,5 miljoen omzet (2010) en tachtig medewerkers het grootste private recherchebureau van ons land.

Begin dit jaar werd het bedrijf overge­ nomen door facilitair totaalaanbieder Facilicom in Schiedam.

Franken, oorspronkelijk afkomstig van de politie, werkt al ruim twintig jaar voor Trigion, de beveiligingsorganisatie van Facilicom. Zijn huidige functie van commercieel directeur bij Trigion com­ bineert hij met de functie bij Hoffmann, iets wat volgens hem goed valt te doen: ‘Je praat over twee goed draaiende teams, met de juiste ondersteuning zijn de banen prima te combineren.’

Begrip Hoffmann Bedrijfsrecherche is al jaren een begrip in Nederland. 49 jaar gele­ den opgezet door Hoffmann sr. groeide het bedrijf uit tot een gespecialiseerd bureau met drie hoofdactiviteiten: rechercheonderzoek (inclusief observa­ tie), trainingen op het gebied van risi­ comanagement en consultancy. Bij het bureau werken onder meer bedrijfsre­ chercheurs, financieel-administratieve specialisten, specialisten informatie­ beveiliging en securityexperts.

Signalen Ron Nieuwendijk, projectleider bij Hoffmann, geeft leiding aan een team

36

Facto Magazine nummer 4 april 2011

van zo’n twintig medewerkers. Hij ver­ telt hoe inkoopfraude meestal aan het licht komt. ‘In grote lijnen kun je den­ ken aan twee soorten signalen: men­ sen in de organisatie zelf merken dat zaken vreemd verlopen, of er komen klachten van leveranciers die meerdere malen net een opdracht of aanbeste­ ding hebben misgelopen. Op grond van deze signalen zegt een organisatie dan meestal: daar moeten we iets mee.’

Dát organisaties aan de bel trekken, heeft overigens niet alleen te maken met de financiële schade die de fraude oplevert. Het bewaken van de interne integriteit, het voorkomen van interne onrust, het voorkomen van mogelijke reputatieschade en het verlies van scherpte in de inkoop kunnen andere redenen zijn om de zaak in onderzoek te geven bij een extern bureau.

Middelen Bij het onderzoek staan Hoffmann diverse middelen en methoden ter beschikking; zie hiervoor ook www.hoffmannbv.nl. Het plaatsen van verborgen camera’s, het doen van obser­ vaties, het uitvoeren van telefoontaps en het volgen van personen en/of e-mail­ verkeer, het is allemaal – overigens altijd binnen de spelregels van de Nederlandse wetgeving – mogelijk.

De laatste jaren speelt digitaal onder­

Klopt het wel?

Als Hoffmann vervolgens wordt inge­ schakeld, is de eerste stap het vormen van een beeld van zowel de persoon als de situatie. Nieuwendijk: ‘Allereerst gaan we kijken of de signalen enigszins op waarheid berusten. Het zal niet de eerste keer zijn dat een concurrent van een leverancier uit rancune allerlei onzin de wereld in brengt, daar kijk je dus eerst naar.’

Op grond van deze gegevens wordt besloten of in het kader van bewijsverzameling een dieper onderzoek nodig is. Nieuwendijk: ‘Wat is de ver­ dachte voor iemand, hoe leeft hij, wat is zijn financiële reilen en zeilen, waar brengt hij zijn vakanties door, het kan om van alles gaan. Alles wat we doen is bedoeld om bewijs te vergaren.’

Richard Franken (links) en Ron Nieuwendijk,

di

s

k,

fraude

zoek een steeds belangrijkere rol, vertelt Nieuwendijk: ‘Het kan interessant zijn het mailverkeer tussen de inkoper en de leverancier in de gaten te houden. Hoe communiceren ze met elkaar, hoe on­ derhandelen ze, houdt iemand zich wel aan de afspraken en regels enzovoort.

Voor dit digitaal onderzoek hebben we wel de medewerking nodig van het hoofd ICT van de opdracht­gever, die moet dus gekend worden en ons toe­ gang tot het computersysteem verlenen.’

Zeer belangrijk bij het digitaal onder­ zoek is dat de ter beschikking gestelde data eerst forensisch worden verzegeld en veiliggesteld. Dat is cruciaal om in een latere procedure te voorkomen dat de advocaat van de verdachte het bewijsmateriaal in twijfel trekt.

Confronterend gesprek Is eenmaal het beeld compleet, dan volgt een confronterend gesprek met de betrokken persoon. Dit kunnen soms urenlange gesprekken zijn waar­ bij de betrokkene volgens een bepaalde opbouw wordt geconfronteerd met de feiten.

Signalen van inkoopfraude Enkele voorbeelden van signalen van inkoopfraude: »» Bewust niet handelen conform het inkoopprotocol »» Bewust kiezen voor bepaalde (vaste) leveranciers »» Omwille van ‘tijdsdruk’ slechts één offerte aanvragen (in plaats van meerdere) »» Inkoper wil absoluut niet dat collega’s contact hebben/onderhouden met bepaalde leveranciers »» Niet-functionele afspraken buiten de deur met bepaalde leveranciers »» Inkoper wil tijdens vakantie/verlof/afwezigheid niet dat zijn taken worden overgenomen

Nieuwendijk ‘Het belangrijkste voor ons in zo’n gesprek is dat we de vlucht­ deuren dichtgooien. Een mens is van nature geneigd excuses aan te dragen of zaken te bagatelliseren. We moeten dus in het verhoorplan de mogelijke scenario’s bedenken zodat we met de juiste argumenten kunnen voorkomen dat mensen wegkomen met smoesjes en mooie verhalen en dergelijke.’

In zulke gesprekken is wel inlevings­ vermogen vereist, zegt Franken: ‘Een fraudeur wordt niet als zodanig gebo­ ren. Mensen gaan soms frauderen

omdat ze in financiële problemen zijn geraakt. Daar moet je rekening mee houden, want echt niet iedereen frau­ deert om er zelf beter van te worden.

Je zou misschien wel kunnen zeggen dat we in bepaalde gevallen zelfs begrip voor de verdachte kunnen opbrengen.’

Na het confronterende gesprek kun­ nen zich enkele scenario’s voordoen.

In ieder geval wordt een rapport opge­ steld met de bevindingen en feiten. Op basis van dit rapport kan de opdracht­ gever vervolgens besluiten om arbeids­ rechtelijke maatregelen te treffen en/ of aangifte bij de politie te doen.

Preventie

directeur respectievelijk projectleider bij Hoffman Bedrijfsrecherche in Almere.

Als de zaak is afgehandeld, is het werk nog niet af. Een andere belangrijke vraag moet dan nog beantwoord wor­ den: hoe kan de fraude in de toekomst worden voorkomen? Screenen van mensen op sleutelposities kan een van de maatregelen zijn. Nieuwendijk: ‘Nieuwe mensen op sleutelposities screenen is 1, maar ik geef als tip: herhaal het eens in de zoveel tijd, zeker als er bijzondere omstandigheden zijn.’

Franken: ‘Misschien moet je het wel eens in de vijf jaar doen, dat kan volgens mij geen kwaad.’

Ook is het zaak de procedures nader onder de loep te nemen en een strak inkoopprotocol op te stellen waarvan de nakoming serieus wordt gecontroleerd.

Organisaties kunnen ook een abonne­ ment op Meldmistandenlijn.nl nemen, een soort telefonische klokkenluiderslijn waar medewerkers anoniem vermoe­ dens van fraude kunnen doorgeven, zodat Hoffmann daarmee aan de slag kan. Tot slot is het verzorgen van een trainingsprogramma met dilemmasessies een mogelijkheid, dit ter bevor­ dering van een stuk bewustzijn. ‹‹

Facto Magazine nummer 4 april 2011

37

www.nvd.nl

Hoe veilig zijn uw bedrijfsgegevens? hackers vrij spel hebben. Met de ICT security scan van NVD wordt duidelijk wat uw organisatie nodig heeft. NVD zorgt voor een op maat gemaakte oplossing zodat uw beveiliging tot in detail geregeld is. Meer informatie: tel. 088 5 921 030.

100

Al ruim 100 jaar voorbereid op de toekomst

JAAR

Online zakendoen wordt steeds populairder maar brengt wel de nodige risico’s met zich mee. Dagelijks wordt privacy- en bedrijfsgevoelige informatie via het internet verstuurd. U wilt niet dat uw bedrijfsgegevens op straat komen te liggen en dat

24/7

15454_Adv ICT beveiliging 185x130.indd 1

08-03-11 13:06

Succesvol inkopen en aanbesteden is topsport en kan rekenen op een goed gevulde tribune. Van inkoopprofessionals wordt een maximaal rendement verwacht.

Marktkennis, maatschappelijke verantwoordelijkheid, juridische onderbouwing en

burg. weertsstraat 69 a 6814 hm arnhem

inzicht zijn de kaders waarbinnen inkoopprofessionals dat succes moeten realiseren.

t 026 370 14 76

Pro Mereor is het onafhankelijke Inkoopkenniscentrum. Wij ondersteunen overheid,

i pro-mereor.nl

onderwijs, zorg en bedrijfsleven op strategisch en tactisch niveau.

e info@pro-mereor.nl

Uw succes is onze missie Geen pseudowetenschappelijke verhalen,

Pro Mereor heeft een uitgebreid netwerk

maar gewoon kennis van zaken.

inkoopprofessionals van diverse niveaus.

Pro Mereor beschikt over de talenten om

Een analyse van specifieke inkoop-

ingewikkelde materie te vertalen naar

competenties maakt deel uit van onze

praktische adviezen voor uw organisatie.

selectieprocedure.

pro-mereor.nl

interim-consultant.nl

Onze juristen en consultants verzorgen

‘Nooit uitgeleerd’, dat geldt voor iedereen

de uitvoering en begeleiding van uw

die te maken heeft met inkoop en aan-

Europese aanbestedingen. Wij ontzorgen

besteden. De workshops van Pro Mereor

uw organisatie en daarnaast krijgt u

zijn praktisch, actueel, interactief en bieden

de mogelijkheid het hele proces digitaal

ruimte om praktijksituaties aan de orde

te volgen.

te stellen.

europese-aanbestedingen.nl

inkoopkenniscentrum.nl

faciliteiten

Liever privé-Mac dan desktop van de baas

Bring your own pc of pda: nieuwe trend?

Waarom zou je op kantoor op een ouderwetse, trage desktop werken terwijl je thuis alles doet op een snelle, moderne pc of Mac? Steeds meer werknemers willen op hun eigen pc/laptop/smartphone werken. Wat betekent dat in de praktijk? Danny Burlage *

I

n 2009 scoorde Nederland nummer 2 op de wereldranglijst van hoogste internetpenetratie per inwoner. Bijna 83 procent van alle Nederlanders was aangesloten op internet. Inmiddels zal dat percentage wel gestegen zijn. Het aantal mobiele telefoonaansluitingen in Nederland is inmiddels de 20 miljoen (!) gepasseerd. Nederland kent met andere woorden meer mobieletelefoonaansluitingen dan inwoners. 2,5 miljoen mensen hebben een LinkedIn-account, 3,5 miljoen een Facebook- en bijna 11 miljoen een Hyves-account.

Statussymbool

tien jaar zijn. Hoewel Windows 7 aan een stevige opmars bezig is, werkt nog 38 procent van alle zakelijke computers op Windows XP, een systeem dat tien jaar terug het levenslicht zag.

Weg met die ‘gewone’ mobiel Het is dan ook niet vreemd dat op de eerste werkdag bij grote consultancy­ organisaties veel nieuwe medewerkers de aangeboden telefoon alleen gebruiken om de SIM-kaart eruit te halen.

Ze stoppen deze vervolgens in hun eigen, veel geavanceerdere telefoon en zijn op die manier zakelijk bereikbaar.

Een trend die zich de laatste tijd ook

doorzet, is dat ze liever die oude, in­ middels door vijf personen gebruikte laptop links laten liggen en met hun eigen coole, nieuwe laptop willen werken.

Deze trend, dat mensen hun eigen laptop mee naar kantoor nemen om daarop hele dagen te werken, wordt door ICT-ers het ‘Bring your own pc’-concept (BYO-PC) genoemd.

Hoe werkt BYO-PC? BYO-PC werkt als volgt. Een medewerker schaft naar eigen keuze een pc/ laptop aan en gebruikt die zowel zakelijk als privé. In veel gevallen wordt de

En waar doen al die mensen dat mee?

Met talloze laptops, touchscreen-tv’s, netbooks, smartphones, tablets en andere slimme apparaten, in ieder geval als ze thuis of onderweg zijn. Het lijkt er op dat technologie een statussymbool geworden is. Hoe moderner de telefoon, hoe platter de televisie, hoe sneller de laptop, des te meer aanzien iemand krijgt. Hoewel veel mensen van generatie X (geboren voor 1978) en ouder veelal beweren er niet aan mee te doen, zijn ook zij verbaasd als ze in een woonkamer nog een oude ‘dikke’ televisie zien staan.

Alle moderne privéapparaten ten spijt, als mensen naar kantoor gaan moeten ze in veel gevallen werken met computers en laptops die soms ouder dan

» Facto Magazine nummer 4 april 2011

39

SAFENED... doordachte veiligheid!

Voor echte veiligheid zorgen, dat doe je niet zomaar. Dat vereist ervaring en deskundigheid. Met meer dan 10 jaar ervaring zorgen wij voor een veilige woon en werkomgeving bij onze klanten.

Wij combineren de inzet van goed opgeleide beveiligers met moderne technische toepassingen zonder concessies te doen aan gastvrijheid. Dat vinden wij doordacht beveiligen.

Veiligheidsdiensten Beveiligingsadviezen Opleiding en training Servicemanagement Locatiebeheer

Tel.: 088 - 60 70 700 | kantoor@safened.nl | www.safened.nl

SecNed BV: een ‘nieuwe generatie’ dienstverlener!

SecNed Security and Cleaning is een ‘nieuwe generatie’ dienstverlener, ontstaan vanuit de ambitie dat het anders moet. Bij dienstverlening draait het om onze medewerkers, dat hebben wij goed begrepen. Maar ook transparantie, een proactieve houding en multifunctionaliteit zijn aspecten die door onze klanten zeer gewaardeerd worden.

Wij hebben de drive om de beste te zijn. Dichtbij de klant, de medewerker en de maatschappij.

Cleaning and Services • schoonmaak- en specialistisch schoonmaakonderhoud • handyman, bode- en conciërgediensten • overige services Security and Reception • bewakingsdiensten • receptiediensten • ad-hoc en calamiteitendiensten Bent u toe aan het vernieuwen van uw contracten of heeft u behoefte aan een geheel andere aanpak met betere resultaten, neem dan contact op met 088 - 81 82 850 of stuur een mail naar info@secned.nl.

www.secned.nl

houdt het zuiver

Masterkey-Plus kenmerkt zich door haar pragmatische en procesgerichte aanpak met betrekking tot facilitaire vraagstukken. Daarbij leveren wij de volgende diensten: - facilitaire adviesdiensten (o.a. schoonmaak, catering, groenvoorziening, afvalverzorging, beveiliging), welke variëren van het compleet verzorgen van aanbestedingen tot het opzetten en reorganiseren van eigen diensten bij bedrijven en instellingen en contractbeheer - beheer facilitaire contracten met Masterkey-Plus software waardoor het contract optimaal beheerd kan worden (financieel, communicatief, kwalitatief) - uitvoeren van kwaliteitsmetingen; VSR-metingen,resultaatgerichte metingen, belevingsmetingen, nulmetingen, HACCP metingen en total quality audits - facilitair interim management, op diverse niveaus kunnen wij interim-opdrachten invullen en uitvoeren Wilt u weten welke toegevoegde waarde Masterkey-Plus voor u heeft, neem dan contact op met één van onze accountmanagers.

Masterkey-Plus B.V. Nederland: Lange Amerikaweg 67 Postbus 20014 7302 HA Apeldoorn Tel. +31 (0) 55 538 45 45 Fax +31 (0) 55 538 45 46 info@masterkey-plus.nl www.masterkey-plus.nl

faciliteiten

aanschaf, in ieder geval grotendeels, door de werkgever vergoed, maar is de medewerker zelf verantwoordelijk voor de werking van het apparaat. Gebruikers bepalen zelf welke software ze op de computer installeren en met welke bureaubladachtergrond ze werken.

Ze zijn zelf verantwoordelijk voor het oplossen van computerproblemen.

Hoewel BYO-PC redelijk nieuw is, worden organisaties al langere tijd geconfronteerd met verzoeken van werknemers om hun e-mail met eigen telefoons en computers af te kunnen handelen. Mede door het gemak waarmee dit is in te stellen in popu­ laire e-mailprogramma’s die gebruikt worden door bedrijven, staan veel organisaties dit al toe. Er kan dus gesteld worden dat BYO enigszins ‘oude wijn in nieuwe zakken’ is.

Praktijkvoorbeeld: Kraft Foods Wie: Wat:

Kraft Foods, een Amerikaanse concurrent van Unilever. medio 2010 gestart met de introductie van een ‘Bring your own PC’-concept voor werknemers.

Hoe werkt het: in plaats van iedere werknemer te voorzien van een bedrijfslaptop wordt een bedrag ter beschikking gesteld van 2.300 dollar. Daarvoor kunnen medewerkers een laptop naar keus aanschaffen. Wil iemand een groter scherm, sneller of kleiner model? Alles is mogelijk. Bij overschrijding van het budget is een eigen bijdrage vereist.

Voorwaarden: van het beschikbaar gestelde bedrag moet naast de computer tevens Microsoft Office worden aangeschaft (Windows of als Macversie). Daarnaast moeten deelnemers de door de organisatie beschikbaar gestelde beveiligings- en encryptiesoftware installeren.

Bedrijfssoftware: bevindt zich op de servers van Microsoft. Deze applicaties kunnen worden opgestart vanaf een computer die geen onderdeel is van het bedrijfsnetwerk.

Resultaat: hoewel er geen exacte cijfers beschikbaar zijn, stelt Kraft Foods dat medewerkers door de introductie van BYO productiever zijn geworden.

IT-kopzorgen Hoewel BYO-PC voor veel gebruikers als muziek in de oren zal klinken, kost het de gemiddelde IT-manager de nodige kopzorgen. Waar deze vroeger verantwoordelijk was voor een park met goed beveiligde, strak ingerichte, nauwelijks door de gebruiker zelf te veranderen computers, worden met BYOPC opeens allemaal ‘vreemde’ systemen toegelaten.

Het is dan ook niet verwonderlijk dat verschillende leveranciers in dit ‘gat’ gesprongen zijn. Zowel Microsoft als Cisco heeft software ontwikkeld die het mogelijk maakt computers die geen onderdeel uitmaken van een bedrijfsnetwerk, toch van draadloos internet van het bedrijf gebruik te laten maken.

Iedere keer dat een gebruiker zich aanmeldt, worden enkele controles uitgevoerd. Zo kan bekeken worden of de encryptiesoftware wel is ingesteld en of de antivirusscanner up-to-date is.

Naast beveiliging is er ook software beschikbaar om bedrijfsapplicaties te kunnen draaien, die niet op een privélaptop van een eindgebruiker geïnstal-

leerd kunnen worden vanwege beveiliging of kostenoverwegingen.

Softwareleveranciers als Citrix en Microsoft maken het mogelijk om complete Windows-versies of slechts enkele applicaties vanaf een bedrijfsnetwerk op een privécomputer op te starten.

ICT-dienstverleners zoals Wortell en Cap Gemini hebben daarbij inmiddels complete concepten ontwikkeld om de invoering van BYO-PC te ondersteunen.

Bezint eer u begint Het klinkt dus positief. Medewerkers die zelf verantwoordelijk zijn voor hun eigen hardware en er daarom zuiniger mee omgaan. Medewerkers die productiever worden omdat ze met hun eigen apparatuur en software kunnen werken, iets wat vooral aansluit bij de behoeften van de nieuwe generaties.

Medewerkers die mobieler worden omdat ze overal kunnen werken.

Toch dienen organisaties goed na te denken voordat ze overgaan tot het

invoeren van BYO-PC. Afgezien van de technische kant moet er ook aandacht worden besteed aan (‘zachte’) zaken zoals: »» Hoe gaan we om met de verloren werktijd die iemand nodig heeft als zijn computer defect is? »» Wie betaalt defecte onderdelen of een gestolen laptop? »» Wat is het beleid als iemand een maand nadat de vergoeding is overgemaakt het bedrijf verlaat?

Daarbij is nog niet eens het bedrijfsrisico besproken dat bestaat als een zogenaamde ‘privé/werklaptop’ bij verlies of diefstal in handen van WikiLeaks, criminelen of – misschien nog wel erger – een concurrent terechtkomt. ‹‹

samenvatting! »» Bring

your own pc (BYO-PC) is een nieuwe trend: werknemers willen niet met de (vaak verouderde) computer van de baas werken, maar liever hun eigen systemen meenemen omdat die beter aansluiten bij hun specifieke wensen. »» Dit artikel beschrijft wat met BYO wordt bedoeld, waarom het zo populair kan worden en waarmee rekening moet worden gehouden.

* Danny Burlage is CTO bij IT-specialist Wortell in Lijnden (www.wortell.nl)

Facto Magazine nummer 4 april 2011

41

congres

Donderdag 26 mei 2011, Ede

Facto-congres: Samenwerken aan FM! Nog een kleine drie maanden en dan is het weer zover: op donderdag 26 mei vindt het jaarlijkse Facto Magazine Congres plaats, met dit jaar als thema: Samenwerken aan FM! Een overzicht van het programma.

N

a de thema’s Totale uitbesteding (2007), FM in control (2008), Regieorganisatie (2009) en Alles draait om klanten!

(2010) is Facto Magazine er weer in geslaagd een actueel onderwerp te kiezen voor haar jaarlijkse congres, namelijk Samenwerken aan FM! Tijdens de gehele dag (met in totaal twee lezingen en maar liefst vijftien workshops) staat facilitair samenwerken centraal. Want om het primair proces optimaal te kunnen ondersteunen kan FM niet als solist optreden, maar is intensief samenwerken (zowel intern als extern) een zeer belangrijke zo niet de belangrijkste succesfactor.

Alle reden dus voor een inspirerend congres met als thema Samenwerken aan FM. Het Facto Magazine Congres 2011 (net als voorgaande jaren een samenwerking met Twynstra Gudde adviseurs en managers) vindt plaats op donderdag 26 mei in Ede (congrescentrum De Reehorst).

Het dagprogramma is als volgt.

Plenaire opening Na een welkom door dagvoorzitter Tom van ’t Hek (voormalig bondscoach Nederlands dameshockeyteam), is het woord aan twee plenaire sprekers.

Wilfrid Opheij, partner bij Twynstra Gudde adviseurs en managers, gaat in op het verschil tussen de ‘race to the

42

Facto Magazine nummer 4 april 2011

bottom’ en een duurzame samenwerkingsrelatie tussen opdrachtgevers en dienstverleners. Hij gaat in op de vraag: hoe kun je komen tot constructieve en duurzame relaties, waar ieder van de partners beter van wordt?

Erik de Bruine, directeur Facility Management Rabobank Nederland, bespreekt de praktijk bij het facilitair bedrijf van Rabobank Nederland (930 medewerkers, jaarbudget € 123 miljoen). Onderwerpen die hij belicht, zijn: het verbinden met medewerkers en leveranciers, sturen op de kracht van het collectief, ‘connected leadership’, het belang van voorbeeldgedrag en het realiseren van een optimale samenwerking met in- en externe partijen, zodat het hoogste niveau van integrale dienstverlening op het niveau van hostmanship wordt gerealiseerd.

workshops plaats, waarbij deelnemers naar keuze aan drie workshops kunnen deelnemen.

1. Added value van een groot, inter­nationaal Total FM-contract Peter Jansen (director Service Delivery Management EMEA, Philips Real Estate) en Henk Driessen (Customer Account Leader Johnson Controls)

15 workshops in 3 rondes Om 11.30, 13.30 en 15.00 uur vinden (in drie rondes van een uur) vijftien

Informatie en aanmelden Naam : Facto Magazine Congres 2011 Datum : donderdag 26 mei 2011 Thema : Samenwerken aan FM! Locatie : Congrescentrum De Reehorst, Ede Prijs : 525 euro (excl. btw) Korting : abonnees van Facto Magazine en leden van FMN, FMG en IFMA betalen 475 euro (excl. btw) Informatie : www.factomagazine.nl/congres

congres

2. Contractmanagement, Partnerschap of Pepperoni-gesprek?

Fred Meijer (directeur User management TNT Post) en Diederik Tak Labrijn (directeur Business Development Imtech Building Services) 3. Verbeter de samenwerking, begin bij jezelf!

Mieke Meulmeester (arbeids- en organisatiepsycholoog bij Mental Care) 4. PPS: It’s a service, not a building!

Jos Barnhoorn (exploitatiemanager bij BAM gebouwbeheer/techniek voor PPS-projecten) 5. Virtueel samenwerken Stan Petit (programmamanager virtuele omgeving Rabo Unplugged) en Glenn Francois (consultant HNW en Sociale Innovatie bij Berenschot) 6. Professioneel opdrachtgeverschap bij Schiphol Erik Diks (programmamanager sourcing bij Amsterdam Airport Schiphol) en Leo Schunck (adviseur Operational excellence en ketenregie bij Twynstra Gudde) 7. Samenwerken ondersteunende diensten in een SSC Ton Bernts (Manager Facilities bij Alliander)

8. Partnership in de zorg: voor- en nadelen van een joint venture Tom Fransen (zorgmanager Maasstad Ziekenhuis) en Erik Vrijhoeven (manager Assist Zorgondersteuning)

13. Uitbesteden met een hoge knip in de zorg (case Waterland Ziekenhuis) Diana van der Lee (accountmanager externe relaties Waterland Ziekenhuis) en Jan Kreeft (directeur ISS Cure & Care)

9. Integraal samenwerken als succesfactor bij HNW Marius Alkema (programmamanager HNW bij Univé, VGZ-IZA, en Trias) en Jaap Berghoef (manager Facilitair Bedrijf bij Univé, VGZ-IZA, en Trias)

14. Vertrouwen is goed, controle is beter, communicatie het best!

Edward van Tuinen (manager vastgoedbeheer en facilitair Mediq) en Frank Sinot (manager business development Facility Services Netwerk)

10. Accountmanagement: het gesprek met de interne klant (ronde tafel) Gespreksdeelnemers: Daphne van der Kleij (accountmanager bij 4FM), Remco Bauhuis (facilitair accountmanager Universiteit Twente), Herman Kok (senior-consultant Twynstra Gudde) en Wim Ledder (partner bij Skenn/ voorzitter FMN) 11. Op weg naar één SSC bij het Rijk Ingrid van de Boel (directeur FM Holding, de facilitaire samenwerking van vijf ministeries) 12. Samenwerken achter slot en grendel (game ‘De Kooi’) Britta Gielen (partner Twynstra Gudde) en Angeline van Gils (adviseur Twynstra Gudde)

15. Managen van IFM-contracten in de praktijk Ed Berkel (Territory Manager Continental Europe, Shell International) en Paul Tijs (managing director Compass Group Nederland)

Afsluitende presentatie De afsluitende presentatie is in handen van Tom van ’t Hek. Als coach van het Nederlands dameshockeyteam behaalde hij gedurende zes jaar topsuccessen (Europees kampioen, winnaar Champions Trophy en tweemaal Olympisch brons). Met herkenbare voorbeelden uit de topsport bespreekt Van ’t Hek op humoristische wijze de factoren die in zijn ogen bepalend zijn om samenwerking in teams tot ongekende hoogte te brengen. Communiceren, coachend leiderschap, onderling vertrouwen, samenspel, het komt allemaal aan de orde. ‹‹

Facto Magazine nummer 4 april 2011

43

community

Het Nieuwe Werken is...

1.

2.

3.

4.

5.

Plaats- en tijdonafhankelijk werken Vertrouwen geven en krijgen Sturen op output i.p.v. inspanning Leiderschap i.p.v. management Persoonlijke verbinding met werk/ organisatie 6. Effectief samenwerken 7. Ruimte bieden i.p.v. regels opleggen 8. Communicatiemiddelen op maat 9. Dialoog i.p.v. eenrichtingsverkeer 10. Altijd/overal toegang tot informatie

NEVI Inkoopdag 2011: waardecreatie door innovatie

(bron: Work in Progress, Microsoft 2010)

Opleidingenagenda 12 april 2011 - Rotterdam Security Management Actualiteitenmiddag In één middag wordt uw kennis bijgespijkerd over Brandveiligheid, Cameratoezicht en Toegangscontrole.

Door het carrouselprincipe volgt u alle sessies.

13 april 2011 - Capelle aan den IJssel Facility POWER Deze unieke training biedt slimme technieken om met minimale tijd maximaal grip te krijgen op uw facilitaire werkzaamheden.

26 mei 2011 - Ede Facto Magazine Congres 2011: Samenwerken aan FM Congres over samenwerken als een van de belangrijkste succesfactoren voor facility management.

Meer info en inschrijven:

www.factomagazine.nl/opleidingen

11-080_Facto_community_april.indd 1-2

Waardecreatie Waardecreatie door innovatie is het NEVI jaarthema. Het inkoopvak is sterk veranderd. De dynamiek is enorm.

De afgelopen jaren vond een belangrijke herwaardering plaats van inkoop en supply management. Deze aandacht voor de inkoopfunctie vertaalt zich ook in maatschappelijke aandacht (onder andere duurzaamheid en economisch) voor de inkoopfunctie bij het bedrijfsleven, de overheid en de samenleving. De betrokkenheid van inkoop bij de realisatie van innovaties wordt ook steeds groter.

opdrachtgeverschap, financiering van de keten, imago en klanttevredenheid, schaarste van grondstoffen (de macht in de keten), Het Nieuwe Werken, nieuwe media en duurzaamheid.

Innovatie De inkoper heeft met diverse aspecten van innovatie te maken. Vanuit het bedrijf, de klant, de inkooporganisatie en de leverancier. In deze omgeving wordt de inkoper geconfronteerd met professioneel

21 juni 2011 van 09.00 tot 16.30 uur Vergader-congrescentrum het NBC in Nieuwegein.

Deze en andere actuele thema’s staan centraal op de NEVI Inkoopdag 2011.

Met sprekers zoals: • Sabine Duetz, voormalig hoofd designafdeling HEMA • Adjiedj Bakas, Trendwatcher • Prof. Dr. van Hoek

Meer informatie?

Ga dan naar www.nevi-inkoopdag.nl

We hadden al de Facto Magazine LinkedIn groep, vanaf deze maand kunt u ons volgen op Twitter:

www.twitter.com/facto_magazine

Join in!

Ga naar www.linkedin.com, selecteer bij het zoekveld ‘groups’ en vul ‘Facto Magazine’ in.

community

NIEUW: Leidinggeven aan de nieuwe werkers HNW: iedereen praat er over.

Door medewerkers een laptop, smartphone en heel veel vertrouwen te geven ben je er echter nog niet.

STELLING

Succesvolle uitbesteding begint bij het ‘eigen huis’ op orde hebben.

Eens Oneens

Grote veranderprogramma’s kunnen werken, maar er is een effectievere manier. Wilt u weten welke concrete tips, mogelijkheden en vooral handvatten er beschikbaar zijn voor uw organisatie om pragmatisch aan de slag te gaan met leidinggeven aan HNW? Dan is dit seminar een uitgelezen kans.

De leerdoelen: • Wat zijn de drie kritische succesfactoren voor leidinggeven aan HNW en wat betekent dit voor de praktijk?

• Op welke manier formuleert u een visie zo dat u uw team enthousiasmeert?

• Hoe zorgt u ervoor dat medewerkers meer verantwoordelijkheid nemen voor afgesproken resultaten?

• Wat kunt u doen om het team effectief met elkaar te laten communiceren en kennis te laten delen?

• Welke leiderschapskwaliteiten kunt u inzetten en versterken om succesvol leiding te geven aan HNW?

Datum: 9 juni 2011 Locatie: BCN, Capelle aan den IJssel Prijs: € 395,-

Aanmelden kan op www.factomagazine.nl/opleidingen

Geef uw mening!

www.factomagazine.nl/blog

BOEKENTIP

Hett nieuwe werken; van visie naar praktijk Auteurs: Henny van Egmond ISBN: 9789013080421 Prijs: € 29,90 per stuk (incl. BTW) In dit boek gaat Henny van Egmond in op de belangrijkste aanleidingen voor een nieuwe manier van werken.

Hij neemt de lezer mee en laat hem kennismaken met succesvolle manieren van ontwikkelen van een moderne werkstijl en de invoering ervan: van visie naar praktijk.

Meer informatie en bestellen: www.factomagazine.nl

16-03-2011 10:09:44

LINKPOWER PASSIE RESULTAAT EVENWICHT VISIE POWEREd by KLUWER

Economisch moeilijke tijden? Ăšw organisatie kan het aan.

WWW.LINKPOWER.NL

Linkpower, meetbaar beter!

Teamcoaching en organisatieontwikkeling

over inkoop

Watson en inkoop Ik herinner mij een verhaal uit de Donald Duck, het zal begin jaren zeventig zijn geweest, waarin een professor de beschikking had over een computer. Maarten Erasmus *

D

eze computer was een gigantisch apparaat, dat de hele wand besloeg, vol lampjes en knopjes en met aan weerszijden een gleuf. Kwik, Kwek en Kwak stopten in één van de gleuven een kaart met daarop een vraag. Dan volgde een hoop gepiep en gereutel totdat er uit de andere gleuf een soortgelijke kaart viel, met het antwoord erop. Wat de vraag was herinner ik me niet meer, maar de computer maakte een grote indruk.

Mijn eerste ontmoeting met een echte computer was dan ook een desillusie.

Veel verder dan een potje ping-pong kwam het ding niet. Dan was de rekenmachine op school nog interessanter. Als je de juiste cijfers intoetste en je de rekenmachine ondersteboven

Een inkoopcontract is niet meer dan een bundeltje afspraken. Geen baanbrekende wetenschap. Voorafgaand aan het contract heb je vooral informatie verzameld. Zeg maar getallen en meningen van mensen. Getallen die er al waren, maar moesten worden opgevraagd. Meningen van mensen waar we een afspraak mee moesten maken.

Allemaal bestaande informatie, gewoon beschikbaar en toch zo moeizaam te verkrijgen. Zo duurt het drie maanden of een halfjaar voordat je tot het uiteindelijke besluit komt.

Is dit iets waarmee we moeten leren leven? Of zou er toch ooit een machine komen om dit een stuk sneller te doen?

Quiz Misschien wel. Anno 2011 is de computer uit de Donald Duck werkelijkheid geworden. Hij heeft een naam: Watson, en is gebouwd door IBM om mee te spelen in de bekende Amerikaanse quiz Jeopardy!

In februari nam Watson het op tegen de twee beste deelnemers ooit, Brad Rutter en Ken Jennings, die in het verle-

Anno 2011 is de computer uit de Donald Duck werkelijkheid geworden hield, kon je het woord OLIEBOL schrijven. Verder vertier moest ik ergens anders zoeken.

Serieus Aan de computer uit de Donald Duck heb ik nooit meer gedacht. Ik ging mij bezighouden met serieuze zaken, zoals het afsluiten van inkoopcontracten.

Dat zijn in de regel tijdrovende en vermoeiende klussen. En als het contract eindelijk is getekend, komt altijd weer de vraag boven waarom dit allemaal zo lang heeft moeten duren.

alle denkbare oplossingen berekenen, zoals een schaakcomputer, maar moet de vraag interpreteren.

Hij moet onzinnige zoekpaden uitsluiten, rekening houden met de betrouwbaarheid van bronnen en logische verbanden leggen. Watson doet dit beter dan een mens.

Intelligence Stel nu eens dat de techniek van Watson binnenkort voor ons ter beschikking komt. Kunnen we dan alle denkbare kennis naar ons toe halen?

Kunnen we dan een marktonderzoek, dat normaal twee maanden duurt, uitvoeren in een paar minuten? En hebben de grote organisaties hun purchasing intelligence-afdeling nog wel nodig?

Met andere woorden, als deze techniek beschikbaar komt, duurt de weg naar een contract hooguit een paar dagen.

Dan wordt het niet de vraag of we alle gegevens hebben, maar of Inkoop al een beetje opschiet. ‹‹

Deze maandelijkse rubriek wordt verzorgd door Maarten Erasmus, managing consultant bij Emeritor (www.emeritor.com).

den 74 ronden ongeslagen bleven.

Watson is niet te vergelijken met een zoekmachine, zoals Google. De vragen in Jeopardy worden in gewone taal gesteld en zijn extra lastig, omdat ze cryptisch kunnen zijn, vol met woordspelingen.

Watson bestaat uit 22.880 geschakelde processorkernen, die in staat zijn 80 biljoen berekeningen per seconde te maken. De machine beslaat een ruimte van tien grote koelkasten en lijkt dus werkelijk op de computer in de Donald Duck. De computer mag niet

Facto Magazine nummer 4 april 2011

47

boekrecensie

Gratis is voor niks Het is een trend die begon met 'Free' van Chris Anderson, om een boek online gratis ter beschikking te stellen voor het lezerspubliek. In Nederland wordt deze trend voortgezet door Rob van Veen met een boek over het regiemodel. De wat cryptische titel: ‘Gratis is voor niks!

Remko van der Honing *

uitgever betrokken is geweest bij de totstandkoming van dit boek. Maar ondanks dat, het boek bevat een bundeling van de kennis over dit onderwerp, inclusief groeimodellen, potentiële valkuilen en praktische tips voor de implementatie. Hopelijk gaan velen het voorbeeld van Van Veen volgen. ‹‹ 1

De ondertitel 'Als je niets hebt, heb je niks’ speelt in op het gratis beschikbaar zijn van de kennis in het boek. Voorheen gold 'kennis is macht', tegenwoordig lijkt het adagium ‘kennis delen is macht’ opgeld te doen.

Het boek bevat erg veel modellen waarbij de auteur in staat is om vanuit het perspectief van de verschillende spelers aan te geven wat de kernvragen en -problemen zijn. De vijf rollen zijn meestal: gebruiker, opdrachtgever, uitvoerder, beleid en regie. Naast een uitleg op zowel hoofdlijnen als in detail van het re-

giemodel wordt aandacht besteed aan toepassing van dit model op kwaliteitsmanagement, inkoop, besturingsfilosofie en accountmanagement.

Van Veen geeft zelfs aan dat het voeren van regie in de organisatie een doorbraak kan zijn voor innovatie, omdat er in de regieorganisatie tijd is voor reflectie en lerend vermogen (wat lastiger is als regie en uitvoering in dezelfde hand liggen).

In opmaak en spellingcontrole is te merken dat er geen professionele

Titel Auteur Uitgeverij ISBN Informatie

: Gratis is voor niks! : Rob van Veen : Promundo Boeken : 9789081666015 : www.promundo.nl

* Remko van der Honing is werkzaam bij Crucell.

Hij schrijft boekrecensies op persoonlijke titel.

Waardering: Conclusie: Mooie mix van theorie en praktijk, en nog gratis ook

DIV-column

DIV in spagaat De oude DIV-organisatie gaat op de schop. Met de komst van de digitalisering en de intrede van het klantcontactcentrum (KCC) is het nood­ zakelijk dat DIV zich bezint op haar taken en plaats in de organisatie.

Clement Hoek * In veel gevallen zullen de taken en dus ook het personeel worden verdeeld onder de afdelingen KCC en ICT. Voor zover de bodedienst nog bij DIV is geplaatst, zal deze onder de facilitaire dienst komen te vallen. Op zich een logische constructie.

Het KCC wordt gepositioneerd als centrale frontoffice. Hier komt iedereen aan de balie, komen de e-mails binnen, worden de e-formulieren ontvangen en wordt de telefoon opgenomen. Met de integratie van de fysieke post komen dus alle kanalen op één punt binnen.

Zie hier de multi-channel­gedachte.

48

Facto Magazine nummer 4 april 2011

Leuk dat schuiven van taken en het omhangen van ‘harkjes’, maar het blijft om mensen gaan. En wat gebeurt er met hen?

In veel organisaties zie je nog steeds elementen terug van de oude DIV, het afvoerputje van de organisatie. Met veel sociale plaatsen, re-integreerders, herintreders, et cetera. Aan de andere kant zie je gelukkig ook de nieuwe DIV’er zijn plaats veroveren. Ik ken er die druk bezig zijn met substitutie, het e-depot en zaakgericht werken. Vaak al in samenwerking met ICT. Deze nieuwe DIV’er zal zich naadloos kunnen voegen in de nieuwe organisatie.

Toch bestaat er vaak nog een bepaalde (gevoelsmatige) drempel. Deze wordt deels gevormd door vooroordelen: het stoffige imago van DIV. ICT kent een hoog hbo-gehalte, waar DIV het vaak moet doen met mbo als hoogst genoten opleiding.

De DIV’er moet dus flink aan de bak.

Projecten uitvoeren, meedenken met beleid, adviezen geven (soms ongevraagd) en proactief acteren. Hierbij zullen andere vaardigheden worden aangesproken dan voorheen. Een uitdaging voor zowel DIV als ICT. Integratie met KCC is een ander verhaal.

Blijft postregistratie en scanning een eigen team of wordt dit volledig geïntegreerd met de overige teams als balie, receptie en telefonisten? Als dit laatste het geval is, dan zal het voor DIV’ers even lastig zijn om de nieuwe taken te leren als dat het voor de KCC’ers is om zich de DIV-taken eigen te maken.

Er is gelukkig één ding dat KCC en DIV gemeen hebben: de klant is altijd koning! ‹‹

* Clement Hoek is ECM Consultant bij Ordina. (clement.hoek@ordina.nl

agenda

rising star

NVTG Congres Datum: 14 en 15 april Locatie: Nijkerk Organisator: NVTG

Suzanne Steehouder

24 uur van Maastricht Datum: 14 en 15 april Locatie: Maastricht Organisator: IFMEC

Leeftijd: 23 Opleiding: International Real Estate and FM, NHTV Breda. Momenteel NEVI 1

ALV FMN Datum: 12 mei Locatie: Amstelveen Organisator: FMN Facto Magazine Congres 2011 Thema: Samenwerken aan FM Datum: 26 mei Locatie De Reehorst, Ede Organisator: Facto Magazine Facility Open Datum: 27 mei Locatie: Lelystad / IJsselmeer Organisator: CFP NEVI Inkoopdag 2011 Datum: 21 juni Locatie: NBC Nieuwegein Organisator: NEVI F-MEX Golftoernooi & viering lustrum Datum: 24 juni Locatie: Naarden Organisator: F-MEX Green Buildings Datum: 29 september Locatie: Utrecht Organisator: Corporate Facility Partners Energievakbeurs 2011 Datum: 4 - 6 oktober Locatie: ‘s-Hertogenbosch Organisator: VNU Exhibitions Food Professional Day Datum: 10 oktober 2011 Locatie: Ede Organisator: Food4you World Workplace 2011 Conference & Expo Datum: 26 t/m 28 oktober Locatie: Phoenix (VS) Organisator: IFMA

Meer informatie: www.factomagazine.nl, klik op ‘Agenda’.

In deze rubriek komt jong talent aan het woord over carrière en ambities. Aanmelden van ­personen kan bij de redactie: gdessing@kluwer.nl

»» Ik ben: facilitair regiehouder bij skon kinderopvang, één van de grootste organisaties op het gebied van kinderopvang. »» Mijn werk bestaat uit: het beheer van schoonmaak, witgoed en de LTOP voor 240 kinderopvanglocaties. Daarnaast ondersteun ik mijn collega’s met andere dossiers. »» Belangrijkste inkoop-/FM-trend?

Voor mij is dat de facilitaire regieorganisatie. »» Over 5 jaar ben ik ...

Mijn hart ligt bij FM. Uiteindelijk wil ik de stap maken naar de facilitaire advieswereld. »» Grootste verbazing tot nu toe?

De uitkomsten van een recent schoonmaakonderzoek waren niet zoals verwacht. Zo bleken de uitkomsten van VSRcontroles niet overeen te komen met de beleving van de locatiemanagers. Een ander punt was het statistisch verband tussen de beoordeling van de ordelijkheid van werkkasten en de schoonmaakbeleving van het pand. Betekent dit dat VSR-controles achterhaald zijn? Baseren we onze schoonmaakbeleving deels op de ordelijkheid van werkkasten? »» Grootste succes tot nu toe?

Ik ben afgestudeerd met een 9 voor het gehouden schoonmaakonderzoek en heb de Ffort-award gewonnen voor het thema Imagineering. »» Wat zou je graag beter kunnen?

Mijzelf verplaatsen in de persoon die tegenover mij zit.

Dan wordt het oplossen en bespreekbaar maken van lastige problemen gemakkelijker voor mij. »» Laatst gelezen managementboek?

‘Effectief leidinggeven’ van dr. Thomas Gordon. Het boek beschrijft situaties die inzicht geven in waar het vaak misgaat in het communiceren met anderen en hoe je dit in de praktijk kunt aanpakken en voorkomen. ‹‹

Facto Magazine nummer 4 april 2011

49

recht

Omvallen bureaustoel geen dienstongeval Een vrouwelijke politieambtenaar valt bij het opstaan van haar bureau op de grond en loopt letsel op. De korpsleiding ziet hierin geen dienstongeval. Tot hetzelfde oordeel komt de Centrale Raad van Beroep: er zijn geen bijzondere omstandigheden waarmee de korpsleiding rekening had moeten houden. En voor het gebruik van een stoel zijn ook geen bijzondere instructies nodig! Rob Poort *

W

at was het geval? Een vrouw werkt in een bureaufunctie bij een politieregiokorps en verricht beeldschermwerk aan een zogenaamde flexwerkplek. In november 2005 schuift zij bij het opstaan haar bureaustoel naar achteren, de stoel valt om en ze valt op de grond met als gevolg letsel aan haar rechterschouder en -arm.

heeft geschonden. In een rapport van mei 2006 staat onder meer dat de hoogte van het bureau in overeenstemming was met de desbetreffende NENnorm voor een bureau met een vaste werkvlakhoogte.

De Raad merkt daarbij op dat er geen verplichting bestaat voor het ter beschikking stellen van een in hoogte instelbaar bureau. In het rapport staat

Het ongeval is niet veroorzaakt door de aard van de werkzaamheden De korpsleiding erkent het ongeval niet als een dienstongeval zoals bedoeld in artikel 54, eerste lid, Besluit algemene rechtspositie politie (Barp).

Bezwaar en beroep worden ongegrond verklaard en de werkneemster stapt naar de Centrale Raad van Beroep.

Zij vindt dat de korpschef zijn zorgplicht heeft geschonden omdat hij geen veilige werkplek heeft gecreëerd.

Zij moest werken aan een relatief hoog bureau dat niet in hoogte instelbaar was. Ook was het alleen verstrekken van een instructieboekje voor het gebruik van de bureaustoel niet toereikend; de korpsbeheerder had de stoel door een arbodeskundige op juiste wijze moeten laten instellen, aldus de vrouw.

Oordeel CRvB De Centrale Raad van Beroep vindt dat de korpsleiding haar zorgplicht niet

ook dat de bureaustoel verstelbaar was, voldeed aan de NEN-normen en dat deze stoel, mits juist ingesteld, voor de werkneemster geschikt was. Dat een ander, nieuwer type stoel geschikter voor haar was, maakt dat niet anders.

De Raad acht het aannemelijk dat de val is veroorzaakt door de (onvoorzichtige) wijze waarop de werkneemster met haar handen aan het bureau de stoel naar achteren heeft geduwd.

De Raad vindt, net als de rechtbank, dat het ongeval niet in overwegende mate is veroorzaakt door de aard van de werkzaamheden. Het risico van het oplopen van lichamelijk letsel door het omvallen van een bureaustoel is immers niet onlosmakelijk verbonden met het verrichten van kantoorwerk.

Verder vindt de Raad dat de korpsbeheerder zijn zorgplicht voldoende heeft onderbouwd. Zowel bureau als stoel

voldeed aan de NEN-normen. Er werd standaard een gebruikersinstructie meegeleverd.

Er waren ook geen bijzondere omstandigheden waarmee de korpsbeheerder rekening moest houden en waardoor hij speciale voorzorgsmaatregelen had moeten nemen of andere waarschuwingen of instructies had moeten geven. Het instellen van de stoel door een arbodeskundige acht de Raad ook niet nodig. Het beroep wordt ongegrond verklaard.

Opmerking De Raad gaat mijns inziens voorbij aan de verplichting uit de Arbowetgeving dat voor het juiste gebruik van een stoel, zoals het instellen van de hoogte, de diepte van de zitting en de hoogte van de leuning, wel degelijk een instructie van de werkgever mag worden verwacht.

Een stoel die ergonomisch goed is ingesteld, kan bepaalde lichamelijke problemen immers voorkomen! Maar dat betekent nog niet dat je als werkgever ook zult moeten waarschuwen voor het feit dat bij het opstaan de stoel naar achteren kan rijden en dat je dan, als je weer wilt gaan zitten ernaast kunt vallen. Een situatie die je zeker als filmpje wel kunt vinden op YouTube, maar dan als ‘geintje’ van werknemers onderling! Waarvoor de werkgever overigens wel aansprakelijk kan worden gesteld. Maar dat is weer een ander verhaal. ‹‹ (Centrale Raad van Beroep, 29 juli 2010, LJN: BN3493) * mr. ing. R.O.B. Poort is jurist en veiligheidskundige (www.bureaupoort.nl)

Facto Magazine nummer 4 april 2011

51

Ook in deze rubriek? Mail uw korte tekst + jpg-foto aan gdessing@kluwer.nl

contacten en contracten

Ellen Soeters verlaat FM-wereld

Ian van der Pool slaat nieuwe weg in

Contract Delta Lloyd en ISS verlengd

Ellen Soeters verlaat de facilitaire wereld. Ze heeft haar functie als directeur facilitair bedrijf bij het RIVM ingeruild voor een functie in het primaire proces, waarbij een afdeling van het RIVM en een afdeling van het NVI worden samengevoegd. Ze draagt het FB over aan Peter Uijterwijk, die als interimmanager de functie zal vervullen.

Soeters werd in 2009 gekozen tot Facility Manager van het Jaar. Voor het RIVM was ze facility manager bij onder meer Achmea en FNV Vakcentrale.

Op bijeenkomsten was hij altijd makkelijk herkenbaar aan zijn luchtmachtblauwe uniform: Ian van der Pool. Sinds 1 februari is het echter even opletten, want Van der Pool heeft de luchtmacht verlaten en is gestart als zelfstandig ondernemer met VisionFM. Hij was hiervoor onder meer werkzaam als senioradviseur bij het project ‘oprichting Facilitair Bedrijf Defensie’ en als beleidsmedewerker bij de Bedrijfsgroep Facility Services. Met VisionFM slaat Van der Pool zijn vleugels uit en richt hij zich op advies en interim- en projectmanagement in Nederland en Vlaanderen.

ISS IFS en Delta Lloyd hebben het FMcontract met vijf jaar verlengd. De huidige manier van werken wordt omgevormd naar een outputgerichte dienstverlening. ISS heeft in nauwe samenwerking met Delta Lloyd een systeem opgesteld om de kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) te kunnen meten. Verder worden kwaliteits­ impulsen gegeven op het gebied van hospitality, vindt een ‘rebranding’ van de cateringfaciliteiten plaats en zal Cleaning Excellence worden doorgevoerd. Op de foto (v.l.n.r.) Michel Pan (ISS), Ivar Metman,(Delta Lloyd), Sietze de Vries (Delta Lloyd), Rob Volman (Delta Lloyd), Rene Dehue (Delta Lloyd), Peter van der Vorm (ISS), Andre van ’t Holt (Delta Lloyd), John de Rooy (ISS), Miranda Faas (Delta Lloyd), Aukje Westerweel (ISS) en Peter van der Smissen (ISS).

(Advertentie)

Patrick van Meeuwen directeur bij Asito

P lanmatig onderhoud ● ● ● ● ●

Schoner Prettiger Gezonder Langere levensduur Vast budget

T (0478) 569 750

Asito heeft Patrick van Meeuwen benoemd tot operationeel directeur.

Van Meeuwen heeft bijna twintig jaar ervaring in de schoonmaakbranche, in zowel commerciële als operationele zin. Hij bekleedde bij zijn vorige werkgever de functies commercieel manager, product manager en business unit manager. Bij Asito wordt hij verantwoordelijk voor de optimalisatie van operationele zaken. Bij dit bedrijf werken 11.000 medewerkers vanuit bijna 100 vestigingen.

Facto Magazine nummer 4 april 2011

53

Facto column

Magazine

LUV YOU GUYS Wauw, dit is een fantastische plek. Een echte one stop shop, met: 1) gratis WiFi 2) goedkope, verse koffie en snacks 3) tv op grote flatscreens 4) fantastische klantgerichtheid 5) een goede manier om mijn financiën te regelen.

Wie de eerste vier punten leest zou denken: dit is een recensie van een zaak à la Starbucks. Bij het vijfde punt besef je dat het om iets anders gaat, namelijk een bankkantoor in Chicago. Ik stuitte op de passage toen ik, naar aanleiding van een bericht in een landelijk dagblad met de kop: ‘ING boekt succes met café voor regelen van geldzaken’, ging googelen. Op internet trof ik diverse positieve recensies: iemand schreef zelfs ‘LUV YOU GUYS’, in kapitalen ... En dat over een bankkantoor!

Het dagbladartikel beschrijft het eerste ING-café in Europa, een tijdje terug in hartje Parijs geopend. Jaarlijks lopen er 35.000 mensen naar binnen, waarvan 80 procent klanten van de bank. Gratis koffie, een moderne inrichting, muziek, loungebanken, een boekenkast, muren in knaloranje en wit, diverse kranten om te lezen.

Het concept slaat aan in Frankrijk en meerdere filialen zullen volgen. Het is het antwoord van de bank om klanten die alleen maar via internet bankieren toch een plek te bieden waar ze bankmedewerkers kunnen ontmoeten. De bank krijgt opeens een vriendelijk en hip gezicht en plukt ongetwijfeld de nodige (commerciële) vruchten (‘Nu u hier toch bent, heeft u al gehoord over ...?’).

Ik vind het een mooi verhaal. Waartoe is FM op aarde? Het is een vraag die iedere facility manager zich ook periodiek moet stellen. Gaat het om het bakken van een kroket op de juiste tempertauur, het tijdig leveren van de A4-schrijfblokken, het schoonhouden van het trappenhuis, of gaat het om heel goed weten wat er in het primaire proces speelt en ervoor zorgdragen dat de huisvesting en services zo zijn ingericht dat dat proces wordt versterkt?

Het antwoord weten we allemaal, en toch gebeurt het nog te weinig. Doorvertaald naar de werkomgeving: wil men voor uitvoering van het primaire proces jong, talentvol personeel aan zich binden, dan volstaat een standaardkantoor niet meer. Natuurlijk gaat het bij zakelijk presteren om allerlei factoren, maar ook huisvesting en services spelen een rol om jonge medewerkers juist dát gevoel te geven waarvan zij zeggen: daarvoor kom ik naar kantoor. Een schone taak voor FM om hier invulling aan te geven.

Gerard Dessing hoofdredacteur (gdessing@kluwer.nl)

54

Facto Magazine nummer 4 april 2011

®

Facto Magazine is een uitgave van Kluwer bv Redactieadres Postbus 4, 2400 MA Alphen aan den Rijn Telefoon: (0172) 46 66 22, Fax (0172) 44 06 81 Hoofdredacteur Gerard Dessing (gdessing@kluwer.nl) Eindredactie Ineke de Graaff (idegraaff@kluwer.nl) Uitgever Frédérique Zeemans Marketing Judith Verkerk (jverkerk@kluwer.nl) Advertentieverkoop Arjen Tuitert, Liesbeth van den Hoek Telefoon: (0172) 46 64 42 / 46 64 71 atuitert@kluwer.nl, lvdhoek@kluwer.nl Postbus 4, 2400 MA Alphen aan den Rijn Abonnementen Vragen over abonnementen kunt u richten aan ­de Klantenservice, ☎ (0570) 67 33 58, www.kluwer.nl/klantenservice.

De abonnementsprijs is € 135,– (exclusief btw) per jaar. Studenten betalen € 55,– (inclusief btw). Prijzen zijn inclusief verzend- en administratiekosten. Losse verkoopprijs € 17,– per nummer, exclusief 6% BTW. Een abonnement kan op elk moment ingaan. Op elk tweede en volgende abonnement krijgt u 25% korting.

U ontvangt 10 nummers per jaar. Opzeggen kan schriftelijk tot drie maanden voor de nieuwe jaargang bij Kluwer bv, Postbus 878, 7400 AW Deventer. Adres­­wijzigingen (met de oude adres­ gegevens) d ­ oorgeven aan Kluwer bv, afd. Relatiebeheer, ­ Postbus 23, 7400 GA Deventer.

Abonnementen in België Wolters Kluwer Belgium (WKB) Motstraat 30, B- 2800 Mechelen Telefoon: 0800-30143, Fax: 0800-17529 E-mail: info@kluwer.be Abonnementsprijs op aanvraag U vindt de algemene voorwaarden van WKB op www.kluwer.be Auteursrecht voorbehouden

Niets uit deze uitgave mag zonder voorafgaande schriftelijke ­toestemming van de uitgever worden openbaar gemaakt of ­verveelvoudigd.

Op iedere inzending van een bijdrage of informatie zijn de ­Standaardpublicatievoorwaarden van Wolters Kluwer ­ Nederland BV van toepassing, gedeponeerd ter griffie van de ­arrondissementsrechtbank te Amsterdam, onder nummer 217/1999; een kopie kan kosteloos bij de uitgever worden ­opgevraagd.

Op alle uitgaven van Kluwer zijn de algemene leveringsvoor­ waarden van toepassing. Deze kunt u lezen op www.kluwer.nl ­ of opvragen via ☎ (0570) 67 33 58.

Partners G4S Beveiliging bv, Miele Nederland bv, Asito bv Vormgeving en DTP Verheul Media Supporters, Alphen aan den Rijn Druk Ten Brink, Meppel ISSN 0927-1384

www.factomagazine.nl