21 pdfsam msm 03 2013

Kantoor & zo

Special van Arbo, Facto Magazine en Management Support Magazine

Maart 2013

Hoe weet u welke stoel het beste is voor u?

Vraag een gratis proefplaatsing en zitinstructie aan!

Ieder mens is uniek. Iedere bureaustoel is anders. Dat maakt het lastig om de juiste stoel te kiezen. Daarom biedt Delo GRATIS proefplaatsingen en zitinstructies aan. Zo kunnen u en uw collega’s de stoel rustig uitproberen én krijgt u uitleg van een specialist op het gebied van ergonomie.

Probeer nu bijvoorbeeld deze Herman Miller Aeron; de meest populaire, ergonomische stoel van dit moment. Deze topkwaliteit bureaustoel is nu, alleen bij Delo, extreem scherp geprijsd!

00

VAN €1.4

, 9 9 7 € AF

NU VAN

GRATIS

AATSING L P F E O R P S STRUCTIE EN ZITIN

DELO WERKT. DUIDELIJK. Loopkantstraat 23B 5405 NB Uden

Postbus 712 T: 0413 -23B 27 30 55 Loopkantstraat 5400 AS Uden F: 0413 - 27 42 65

5405 NB Uden

: www.delo.nl T:I (0413) 27 30 55 E : info@delo.nl F: (0413) 27 42 65

I : www.delo.nl E : info@delo.nl

Inhoud

4 Kort

Redactioneel

Leuk!

Veel Nederlanders gaan dagelijks naar kantoor om daar hun werkzaamheden te verrichten. En steeds meer Nederlanders doen die werkzaamheden - met dank aan allerlei digitale snufjes - één of meer dagen per week vanuit huis.

5 Kantoorwerk wordt alleen maar leuker

8 Leitz maakt het verschil

Het Nieuwe Werken is in. Evenals aandacht voor de balans tussen werk en privé. En daarmee wordt kantoorwerk steeds mooier. Ook leuker, dankzij personificatie. De met aandacht ingerichte vergaderruimte zorgt er bijvoorbeeld voor dat effectiever vergaderd kan worden. En de juiste en vooral ook gemakkelijk in te stellen stoelen en tafels dragen eraan bij dat de medewerker geconcentreerd en geïnspireerd zijn werk doet.

Steeds meer leveranciers spelen in op Het Kantoor van de Toekomst. In deze special Kantoor & zo komen een aantal vooruitstrevende leveranciers aan het woord. Zo propageert Mathla papierloos vergaderen op de iPad. Nooit meer stapels papier op een vergadertafel. Dat bespaart volgens de leverancier veel geld, papier én tijd.

Functionaliteit, kwaliteit en individualiteit zijn voor Leitz de kernwoorden. Deze

leverancier van kantoorartikelen speelt daarmee in op het gegeven dat de werkplek zich tegenwoordig steeds vaker elders dan alleen op kantoor bevindt. En daarmee zijn ook de eisen die worden gesteld aan kantoorartikelen anders dan voorheen. Ze moeten in elk geval óók passen in de huiselijke setting, is een van de uitgangspunten van Leitz.

Snelwenskaart.nl zoekt het meer op het persoonlijke vlak. In veel bedrijven is het gebruikelijk een kaartje te kopen voor bijvoorbeeld een verjaardag of andere gebeurtenis. Het wordt echter als lastig ervaren om eerst naar de winkel te moeten en daarna te moeten declareren. Snelwenskaart.nl speelt daarop in door de mogelijkheid te bieden op rekening te kopen. Bovendien is het assortiment speciaal op de zakelijke markt afgestemd.

Met de special Kantoor & zo willen de redacties van Arbo, Facto Magazine en Management Support Magazine inspiratie bieden. En vooral laten zien dat kantoorwerk leuk kan zijn. Heel leuk zelfs!

Redactie Kantoor & zo

Colofon

12 Papierloos vergaderen

Kantoor & zo is een uitgave van Vakmedianet Postbus 448, 2400 AK Alphen aan den Rijn Redactie Annet van den Berg, Mieke Bloemheuvel, Aline de Bruin, Martijn Louws en Peter Vink Vormgeving Cross Media Solutions - Ten Brink Alphen aan den Rijn

10 Snelwenskaart.nl: écht persoonlijk

Druk Veldhuis Media, Raalte

14 Producten

Op alle uitgaven van Vakmedianet zijn de algemene leveringsvoorwaarden van toepassing.

Deze zijn te vinden op www.vakmedianet.nl of op te vragen via redactie@vakmedianet.nl

S pe c i a l Ka ntoor & zo m a a r t 2 0 1 3

3

Kort doe het zelf: tips om je Kantooromgeving te optimaliseren Snelle oplossingen om concentratie en productiviteit te vergroten 1. Zet planten neer.

2. Zorg voor voldoende frisse lucht en daglicht.

3. Hang een mooie foto of afbeelding van de natuur op.

4. Zet wat persoonlijke spulletjes of foto’s op je bureau.

5). Verlies je regelmatig het overzicht? Ruim je bureau op en or-

ganiseer je spullen zodat je ze makkelijk kunt terugvinden.

6. Probeer de prikkels door geluid te minderen; sluit jezelf een tijdje af met oordopjes of vraag je collega’s hun telefoons zachter te zetten.

7. Wees je bewust van de macht van sociale controle: mensen die het gevoel hebben dat ze in de gaten worden gehouden, gaan normconform gedrag vertonen, ofwel: ze gaan zich beter gedragen.

Waar is de nooduitgang?

Flexwerken mag dan door veel organisaties worden gepromoot; het leidt wel tot extra bedrijfsrisico’s. En dat wordt nogal eens vergeten. Beveiligingsorganisatie Securitas maakte een top 5 van bedrijfsrisico’s die ontstaan door flexwerken: 1) Onbekende vluchtroute; instrueer werknemers bij veranderingen in hun werkomgeving opnieuw waar zich op elke verdieping de blusapparatuur en nooduitgangen bevinden.

2) Onvoldoende bhv’ers aanwezig: elk bedrijf moet een minimum aantal bhv’ers beschikbaar hebben. Werken veel werknemers thuis? Houd dan ook rekening met het wettelijk verplicht gestelde aantal bhv’ers.

plant zorgt voor tevredenheid Wie z’n werkomgeving verrijkt met planten ervaart 15 tot 19 procent meer tevredenheid.

Door planten op de afdeling voelen werknemers zich prettiger en meer thuis. Daarnaast hebben ze het idee dat ze zich beter kunnen concentreren, wat de productiviteit weer ten goede komt. Dat zijn de resultaten uit een onderzoek, uitgevoerd door Ambius en Rijksuniversiteit Groningen in samenwerking met PRISM en KI Plants.

De effecten van planten werden gemeten op korte termijn (drie weken) en op lange termijn (drie maanden). En overigens bleek de hogere productiviteit niet ten koste te gaan van de kwaliteit!

Sp e c i a l Ka nto or & zo ma a r t 2013

4

3) Onveilige opbergmogelijkheden; veel opbergmogelijkheden zijn van onvoldoende kwaliteit.

Maak het dieven niet makkelijk en investeer in degelijk materiaal.

4) Ontbrekende kantoorartikelen; zorg voor een vaste opbergplek.

5) Laptops die voor het grijpen liggen; remedie? Laat werknemers bij ontvangst van hun laptop een contract ondertekenen waarin de risico’s en afspraken zijn opgenomen.

Bijna vier uur per dag achter een Beeldscherm Nederlandse werknemers zitten op een werkdag gemiddeld 3,9 uur achter een beeldscherm, meldde het CBS. Werknemers tussen de 25 en 35 jaar spannen daarbij de kroon met een gemiddelde van 4,6 uur. De jongste categorie werkenden (15 > 25 jaar) doet dat 1,9 uur. De oudste groep (55 > 65) zit gemiddeld 3,8 per dag achter de pc. Sinds 2005 zijn werknemers elk jaar meer beeldschermwerk gaan doen. Alleen in de jongste groep liep het aantal uren achter de computer op tot 2,5, daarna is dat steeds afgenomen.

kantoor & zo

kantoorwerk wordt alleen maar leuker M a a r a a n da c H t v o o r d e w e r k -p r i v é b a l a n s k a n H e t n o g M o o i e r Maken

Het is prachtig wanneer je straks zelf je werktijden kunt indelen en zelf kunt bepalen waar je je werk doet. Werken kun je thuis, onderweg en op het combikantoor. Het combikantoor heeft verschillende ruimtes zoals een concentratiewerkplek, een belcel, een kantoortuin en overlegruimtes, waar je efficiënt je werk kan uitvoeren. Management coacht je hierbij en je hebt de ideale ICT. Dit wordt nu ook wel Het Nieuwe Werken genoemd, maar als die term verdwijnt zal het werken op afstand en in een combikantoor ‘gewoon’ zijn.

H

et gedrag van de medewerker zal wel iets anders zijn. Net als thuis doe je je werk in de ruimte die het best past bij de taak. Thuis kook je in de keuken, slaap je in de slaapkamer en in de zitkamer kijk je televisie. Nu doen veel mensen alle taken aan één bureau. In het combikantoor kies je de ruimte die het beste bij je werk past. Bellen doe je in

de belcel, concentreren op de concentratiewerkplek en overleggen in de loungeruimte. E-mail bijwerken kan in het open deel, dan hoor je meteen andere nieuwtjes. Thuis werk je natuurlijk ook aan projecten en je kunt daar net zo makkelijk via ICT even kort overleggen en vergaderen.

Dit klinkt prachtig natuurlijk, maar het is niet alleen maar positief. In een vergelijkende studie tussen Het Nieuwe Werken in Nederland en de USA, blijken drie knelpunten aanwezig te zijn (Robertson & Vink, 2012): werk-privé balans, ontmoeten en personificeren van de werkplek. Op al deze punten zijn ontwikkelingen gaande.

In dit artikel worden deze drie knelpunten beschreven, maar ook oplossingen aangedragen, zodat kantoorwerk steeds mooier wordt.

werk-privé balans.

Doordat we thuis bij alle documenten kunnen en op alle tijden kunnen communiceren, is het

Het beschikbaar zijn van een variatie aan inrichting wordt als prettig ervaren door de medewerkers en is ook nog eens het meest effectief

moeilijker om te stoppen met werken. En er komt een extra taak bij voor de medewerker: het zelf plannen van wanneer je werkt. Dat kan tot stress en uitval leiden.

Dit vergt een andere manier van werken van de medewerker, maar ook van de manager. De rol van de manager wordt meer coachend en begeleidend, ook om te voorkomen dat medewerkers te veel of te weinig doen. In de literatuur over Het Nieuwe Werken wordt dit nieuwe managen ook vaak als een zorgpunt genoemd (zie bv Brink & Gompers, 2011). Gedragstraining van de medewerker en manager zijn hier oplossingen, maar afspraken tussen collega’s kunnen ook helpen. Daarnaast zou de arbodeskundige erop kunnen toezien dat bij cao-afspraken, in de OR en in het arboplan in dit soort trainingen is voorzien.

ontmoeten.

Een knelpunt bij het veel op afstand werken is dat er minder tijd is voor fysiek ontmoeten. Dit is enerzijds nodig om de binding met het bedrijf te behouden, want bij het op afstand en thuiswerken komt dat onder druk te staan (Hengst e.a., 2008). Anderzijds zijn er aanwijzingen dat creativiteit beter verloopt wanneer mensen elkaar fysiek tegenkomen (Vink, 2009a). Oplossingen hiervoor zijn informele ontmoetingsplaatsen organiseren en de vergaderruimte beter laten passen bij het type vergadering. Wanneer de koffiecorner slim wordt geplaatst (dichtbij de werkvloer) met een afgeschermd zitje, blijken mensen meer informele gesprekken te hebben (Vink, 2009b).

Meer dan 80 procent van de gesprekken ging over het werk en dit informele ontmoeten kan leiden tot meer innovatie.

Voor de formele ontmoetingen is onderzoek uitgevoerd, waarbij 111 mensen hun teamoverleg voeren in vier verschillende vergaderopstellingen (Vink, 2009a). Daaruit blijkt dat een barkrukopstelling (meS pe c i a l Ka ntoor & zo m a a r t 2 0 1 3

5

kantoor & zo

De vierkante opstelling krijgt in een vergelijk met de andere drie (barkruk, ovaal en huiskamer, de laagste gemiddelde score op prettige overlegsfeer, groepscohesie en betrokkenheid bij de inhoud. Uit onderzoek van Bluedorn e.a. (2003) blijkt dat voor kort vergaderen, staand vergaderen 34 procent korter is met dezelfde kwaliteit van de uitkomsten. De arbodeskundige zou dus naast het toetsen van de computerwerkplekken ook moeten toetsen of er voldoende mogelijkheden zijn voor goed vergaderen. Het beschikbaar zijn van een variatie aan inrichting wordt als prettig ervaren door de medewerkers en is ook nog eens het meest effectief.

personificeren. Het is duidelijk dat een langdurig overleg, overeenstemming bereiken, informatie tonen en informatie delen kan prima aan een ovalen tafel

dewerkers zitten verhoogd in een actieve houding) vooral effectief is voor een overleg waar de nadruk ligt op coĂśperatie en bedenken van ideeĂŤn.

Een korte brainstorm kun je dus beter in een overlegruimte met barkrukken doen dan in een traditionele vergaderopstelling.

Een ovale of ronde opstelling bleek het meest effectief voor diverse overlegtypen (formeel, efficiĂŤnt en besluitvormend).

Een verklaring hiervoor is dat mensen elkaar beter zien. Communicatie is niet alleen het horen van de woorden. De mimiek en het gedrag b evatten o ok informatie en die zie je beter in een ronde of ovale opstelling.

Een langdurig overleg, overeenstemming bereiken, informatie tonen en informatie

delen kan prima aan een ovalen tafel. Betrokkenheid bij de inhoud van het overleg had de hoogste gemiddelde score in de ovale opstelling.

Een huiskameropstelling, waarin een bank en fauteuils staan, bleek weer effectief te zijn voor het versterken van samenhang in de groep en is het beste voor overleg waarbij de relatie tussen de groepsleden een rol speelt. Teambuilding kan hier goed plaatsvinden, maar ook gesprekken waarbij spanning heerst tussen groepsleden kan hier beter. De nu vaak aangetroffen vierkante opstelling is het minst geschikt. (advertentie)

Sp e c i a l Ka nto or & zo ma a r t 2013

6

bij een kantoor waarin je steeds op een andere plek zit, de personificatie lastiger is.

In eerste instantie is de instelmogelijkheid van kantoorstoel en tafelhoogte van belang. Overigens bleek uit onderzoek van Groenesteijn e.a. (2009) dat mensen die op veel werkplekken werken, beter in staat zijn een kantoorstoel in te stellen en het ook vaker doen. Waarschijnlijk krijg je ervaring in het instellen wanneer je op meerdere stoelen zit. Een vereiste is wel dat de stoel en de tafel instelbaar zijn, vooral de zittinghoogte, zitdiepte, rug- en armleuninghoogte. Idealiter is de tafel een zit-statafel, zodat je ook kan kiezen om af en toe even staand te werken. Uit onderzoek (Vink, 2009b) blijkt dat - ook al gebruiken mensen de stastand maar een halfuur per dag - er toch al een effect is op comfort aan het eind van de werkdag.

De andere vorm van personificeren: de omgeving eigen maken, is iets lastiger. Je

kantoor & zo

kunt je schilderijtje, eigen boeken en zaken die je inspireren moeilijk meenemen.

Hier is nog geen echte oplossing voor. Je achtergrondscherm aanpassen kan, maar dat is een beperkte oplossing. Recent heeft Logica een experiment uitgevoerd (Tackenberg e.a., 2012) met een systeem dat in een uitgebreid ontwerpproces is ontwikkeld. Hierbij wordt op de scheidingswand (of de wand in de concentratiewerkplek) een serie zelfgekozen objecten geprojecteerd, die inspirerend kunnen werken. Er is een testopstelling gebouwd om na te gaan of de medewerker dit ontwerp als prettig en inspirerend ervaart. De templates die voor de achtergrond zijn gemaakt, konden worden aangepast aan de persoonlijke voorkeuren van de deelnemers.

De eerste reacties op het concept waren zeer positief. Het werd als prettig en inspirerend getypeerd. Alle deelnemers gaven aan dat ze het product vaak zouden gebruiken. Verdere ontwikkeling is nog nodig en in dit geval is het bij ICT-medewerkers getest. Een test bij andere werknemers is daarom ook aan te bevelen. Maar het project toont aan dat een stukje personificeren in de toekomst mogelijk is. Voor arbodeskundigen is het zaak erop te letten dat kantoorstoelen en tafels makkelijk instelbaar zijn en te zoeken naar nieuwe mogelijkheden om werknemers zich meer thuis te laten voelen.

conclusie. Kantoorwerk wordt mooi-

er met meer mogelijkheden om op afstand te werken en ruimtes op kantoor te kiezen die goed bij de taak passen. Maar aandacht voor de werk-privĂŠbalans, de juiste verga-

de vierkante opstelling krijgt in vergelijking met de andere drie (barkruk, ovaal en huiskamer) de laagst gemiddelde score op overlegsfeer, groepscohesie en betrokkenheid

derruimte en personificatie kunnen het nog mooier maken.

Referenties Bluedorn AC, Turban DB, Love MS (2003). The effects of stand-up and sitdown meeting formats on meeting outcomes. Journal of Applied Psychology, 84, 277-285 Brink P van den, Gompers R, red. De kunst van het nieuwe werken. Uitgeverij Tiem, 2011 Hengst M den, Leede J de, Looze MP de, Krause F, Kraan K Werken op afstand, virtuele teams en mobiel werken. TNO, Hoofddorp, 2008

Groenesteijn L, Vink P, De Looze M, Krause F. Effects of differences in office chair controls, seat and backrest angle design in relation to tasks. Applied Ergonomics 2009; 40:362-370.

Robertson M, Vink P. Examining new ways of office work between the Netherlands and the USA. Work 2012; 41: 50865090.

Tackenberg e.a. TvErgonomie 2012 .

Vink P ed. (2009). Aangetoonde effecten van het kantoorinterieur. Kluwer, Alphen.

Vink P. Bijeenkomen nodig bij het nieuwe werken, FMI 2009; 11: 46-47

(advertentie)

S pe c i a l Ka ntoor & zo m a a r t 2 0 1 3

7

De werkplek bevindt zich tegenwoordig allang niet meer alleen op kantoor. Thuis en onderweg; de werknemer van nu is flexibel. Dit ‘nieuwe werken’ stelt ook andere eisen aan kantoorartikelen. Functionaliteit, kwaliteit en individualiteit zijn kernwoorden. Leitz erkent dit.

D

e invulling van het werkzame leven verandert in rap tempo. Dit komt onder meer door de voortgang in technologie, werkmethoden en sociale interactie. “Een wereldwijde trend”, vertelt Ragna Ouwerkerk, Communication & Promotion Manager bij Leitz.

Maar waar de werkplekken in veel andere landen weinig verandering in lay-out en meubilair hebben ondergaan, is dat in Nederland echt anders.

helpen om een persoonlijke en professionele indruk achter te laten en je in controle te doen voelen.”

Innovatie “Innovatie is één van de kerncompetenties van Leitz. Het is wat wij willen leveren als bedrijf; producten die er toe doen voor onze klanten. Nu en in de toekomst.” Bij productontwikkeling baseert Leitz zich op de trends die zij waarneemt. “Het doel van

‘Het doel van onze innovaties is onder meer om mensen te helpen effectiever te werken’ Kantoren zijn volgens Ouwerkerk opener geworden, samenhangend, minder traditioneel, met minder deuren en meer informele en ad hoc te gebruiken werkomgevingen. “Bedrijven veranderen in rap tempo en Leitz beweegt mee. Wij willen het verschil maken op elk kantoor, thuis of bij de werkgever. Met producten die Sp e c i a l Ka nto or & zo ma a r t 2013

8

onze innovaties is onder meer om mensen te helpen effectiever te werken. Een recente studie van de universiteit van Exeter wijst uit dat mensen die zeggenschap hebben over de lay-out van hun werkplek 32 procent productiever zijn dan mensen die dat niet hebben. Mensen voelen zich dan comfortabeler op hun werkplek, zijn ge-

lukkiger en daardoor effectiever. Ons merk Leitz draagt daaraan bij met onder meer de WOW- en Black & White-range.

Dit is een breed scala van briljante en in het oog springende kantoorartikelen waarmee iedereen zijn werkplek persoonlijk kan maken. Houd je van felle kleuren?

Of juist van zwart-wit. Geen probleem”, vervolgt Ouwerkerk.

Kleurenpallet Om er zeker van te zijn dat de juiste producten worden gelanceerd, gaat men ver.

Zo onderzoekt Leitz momenteel het kleurenpallet van vijfhonderd Europese bedrijven. “Als kantoorartikelen er goed uitzien en daarbij overeenkomen met de corporate identity van een bedrijf, dan straalt dat professionaliteit uit”, weet Ouwerkerk.

Maar er schuilt meer achter.

“Wij denken dat wij hiermee inspelen op twee interessante en onderling met elkaar verbonden trends. Bedrijven willen er enerzijds professioneel uitzien. Anderzijds willen werknemers, individuen in bedrijven, zich

ADVERTORIAL

Leitz maakt het verschil

ADVERTORIAL

Leitz Complete-lijn ertoe geleid dat smartphones en tablets tot de standaardbagage van de werknemer behoren.

“Het gaat over meebewegen”, zegt Ouwerkerk. “Wij zijn leverancier van hoge kwaliteitsproducten voor je werkomgeving. Dus ook van accessoires voor je smartphone of tablet om de apparaten te beschermen, maar juist ook om er prettig mee te kunnen werken.” Maar ondanks de digitalisering speelt papier volgens haar nog steeds een belangrijke rol in de meeste bedrijven.

“Het Amerikaanse Businessweek voorspelde het papierloze kantoor in 1975. Wat volgde was 35 jaar van gestage groei in papierverbruik, die pas onlangs is gedaald.” Leitz combineert daarom steeds vaker en ontwikkelt producten op het snijvlak van de papieren en digitale wereld.”

Een oplaadstation voor de verschillende mobiele apparaten of een schrijfblok met opbergruimte voor de tablet; het zijn slechts enkele voorbeelden uit het Leitzassortiment die de wensen van de tegenwoordige werknemers invullen. Ouwerkerk: “Functioneel, professioneel, kwaliteit en design; het is waar Leitz voor staat.” kunnen uiten.” Het is de verwachting van Ouwerkerk dat deze laatste tendens een hoge vlucht neemt.

“De komende jaren stroomt een nieuwe generatie werknemers bedrijven binnen.

De zogenoemde generatie Y, die hogere verwachtingen heeft van de werkplek dan hun voorgangers. Ze hebben een meer informele houding op het werk; ze verwachten dat het leuk en bevredigend is; ze willen flexibele werktijden en werken overal

Leitz WOW-lijn

waar ze kunnen en willen werken. Van de espressobar tot de auto en zelfs thuis in de slaapkamer.”

Geschat wordt dat tegen 2015 20 procent van de medewerkers één of meer dagen vanuit huis werkt. “Kantoorartikelen zijn dus allang niet meer alleen voor op kantoor, maar moeten onder meer ook passen in de huiselijke setting. Een ontwikkeling die design en functionaliteit in de hand werkt.” Ook heeft dit nieuwe werken

Afnemers Leitz streeft naar 100 procent tevreden klanten. Het verzamelt daarom tips en opmerkingen van de gebruikers en vertaalt deze naar oplossingen. “Managementsecretaresses zijn onze ambassadeurs. Als zij tevreden zijn, dan raden zij ook snel andere werknemers in het bedrijf aan gebruik te maken van onze producten. Handvatten die zij ons aanreiken kunnen en willen we dus ook niet links laten liggen.”

De loyaliteit van gebruikers wordt ook gewaardeerd. Beloond zelfs. “Managementsecretaresses die trouw zijn aan Leitz ontvangen cadeaus, bijvoorbeeld via de Leitz Royal-campagne die loopt tot eind maart.

In elke Leitz-ordner vindt men een Leitzpunt. Knip ze uit, plak ze op de spaarkaart, spaar in totaal 30 punten en kies één van de Biba sieradensets ter waarde van 40 euro.” Het is een aanpak waarin Leitz zich onderscheidt. “Onze categorie was vrij conservatief”, zegt Ouwerkerk. “Maar dit is veranderd en wij proberen werknemers te bewe g e n . Te p r i k ke l e n . Ee nvo u d i g e , traditionele producten passen niet meer bij deze tijd. Met Leitz maakt men het verschil.” ● S pe c i a l Ka ntoor & zo m a a r t 2 0 1 3

9

Secretaresses kennen het allemaal wel: even snel een gezamenlijke kaart kopen voor een collega die jarig is. Nou, vergeet het maar. Eerst naar een winkel, de kaart voorschieten en dan het gedoe van de declaratie. Snelwenskaart.nl is dé oplossing.

S

nelwenskaart.nl is een online webshop met wenskaarten en is in oktober 2010 opgericht. “Met de webshop richten wij ons vooral op de zakelijke markt”, vertelt projectleider Robert Aaftink van Snelwenskaart.nl. Een groep die volgens hem niet altijd uit de voeten kan met het standaardassortiment dat op de wenskaartenmarkt verkrijgbaar is. “De wenskaarten voor de zakelijke markt moeten voldoen aan andere eisen. Bedrijven zoeken veel meer kaarten met teksten in de wij-vorm. Van ons allemaal of Wij feliciteren jou. Bovendien moeten de kaarten niet te veel bedrukt zijn met tekst. Alle collega’s moeten er immers hun naam en persoonlijke boodschap op kwijt kunnen.”

Maar er is meer dat Snelwenskaart.nl de partner maakt voor zakelijk Nederland.

Aaftink: “Er zijn regelmatig grote bestellingen. Bestellingen van 500 euro zijn geen uitzondering. Ook bij deze aantallen

Sp e c i a l Ka nto or & zo ma a r t 2013

10

zijn de kaarten bij ons direct uit voorraad leverbaar. En voor 17.00 uur besteld, betekent dezelfde dag nog op de post. Snel en gemakkelijk.” Dit laatste wordt ook onderstreept door de flexibele betaalmogelijkheden bij Snelwenskaart.nl.

Op rekening “Bij diverse webshops kunnen klanten niet op rekening betalen en moeten de secretaresses bestelde kaarten uit eigen portemonnee voorschieten. Niet bij ons. Op rekening? Geen probleem. De betaaltermijn is dertig dagen. Klanten kunnen bovendien de factuur op een ander adres laten bezorgen dan het afleveradres van de kaarten. En betalen met

de creditkaart van het bedrijf? Prima. Via PayPal bieden wij de mogelijkheid.”

Het assortiment van Snelwenskaart.nl is uitgebreid en elke week is er wat nieuws.

“De kaarten zijn ingedeeld per gelegenheid. Van verjaardagskaarten en beterschapskaarten tot blanco kaarten. Ieder concept bestaat vervolgens weer uit diverse varianten met afwijkende dessins en teksten. Zo is er voor elk wat wils”, vervolgt Aaftink. Hij benadrukt dat Snelwenskaart.nl alleen werkt met kwaliteitskaarten. Kaarten die in balans zijn.

“Het totaalplaatje moet kloppen. Niet alleen de sfeer en eventuele tekst zijn hierbij belangrijk, maar ook het gebruikte materiaal, de druktechnieken en afwerking

ADVERTORIAL

Snelwenskaart.nl: écht persoonlijk

ADVERTORIAL

er moeite is gedaan om een kaart uit te zoeken en een tekst te verzinnen en te schrijven.”

Geoptimaliseerd

spelen een grote rol. Snelwenskaart.nl maakt gebruik van stevig papier en goede druktechnieken, gecombineerd met een perfecte afwerking. Wij zijn dan ook niet de goedkoopste, maar leveren wel kwaliteit. Kwaliteit in combinatie met een perfecte dienstverlening voor de zakelijke markt.”

Geloof Aaftink gelooft in de fysieke wenskaart.

De slogan van Snelwenskaart.nl Zelf schrijven, wel zo persoonlijk! is daarvan het sprekende voorbeeld. “Iedereen dacht met de opkomst van het digitale tijdperk dat de fysieke wenskaart zou uitsterven. Nou, mooi niet. Een digitale tekst kan de handgeschreven tekst niet overtreffen. Iedereen merkt het op. Wanneer een tekst op de kaart wordt gedrukt

maakt het de kaart toch iets minder persoonlijk. Handgeschreven brengt veel meer emotie met zich mee.” De kaart, de postzegel en natuurlijk de tekst; een fysieke wenskaart is een emotieproduct.

Het is opvallend dat Snelwenskaart.nl één van de weinige aanbieders van wenskaarten is, die zich specifiek op de zakelijk markt richten. “Een bedrijf heeft het geprobeerd met zogenoemde bedrijfsboxen.

Maar de dienstverlening was er niet voldoende op de zakelijk markt toegespitst.

Zo was er geen optie om op rekening te bestellen en de factuur op een andere plek te laten bezorgen. Dan haakt men snel af.”

In de 2,5 jaar dat Snelwenskaart.nl bestaat, is de webshop geoptimaliseerd. Het resulteerde in een breed zakelijk klantenportfolio. Van gemeentehuizen, scholen en verzekeraars tot banken. Aaftink: “We merken sterk dat wanneer er één kantoor van bijvoorbeeld een landelijke bank bij ons bestelt, er snel meer kantoren van diezelfde bank ook wenskaarten bij ons bestellen. Men blijkt tevreden over het assortiment, de service en dienstverlening.”

Bestellen bij Snelwenskaarten.nl is eenvoudig, maar kan ook heel voordelig zijn.

Bestellingen boven de 25 euro worden gratis verstuurd. Bovendien ontvangen klanten dan een unieke bewaarbox ter waarde van €5,95 gratis. “Daarbij ontvangt

‘Iedereen dacht dat de fysieke wenskaart zou uitsterven.

Nou, mooi niet.’

Aaftink weet dat ook in de huidige, snelle en gedigitaliseerde maatschappij mensen het gewoon leuk vinden om een kaart te ontvangen. “Wij Nederlanders zijn eigenlijk heel attent. Bij een verjaardag, overlijden of ziekte wordt er al snel een kaartje gekocht. Ook door collega’s.

De secretaresses zijn er dan vaak voor verantwoordelijk. Als de kaart dan echt is een persoonlijke tekst bevat, wordt dat gewaardeerd. Dit komt vooral omdat daarmee wordt aangetoond dat er aan hen wordt gedacht; mensen weten dat

men ook altijd een pen. Puur symbolisch om te benadrukken dat een eigen, persoonlijke tekst op de kaart nog meer emotie meegeeft.”

De toekomst van Snelwenskaart.nl ligt open. “We willen echt doorgroeien in de zakelijke markt. De secretaresses zijn daarbij ons mikpunt. Zij plaatsen de bestelling.

Dus als zij naast de wenskaarten behoefte hebben aan bijvoorbeeld inpakpapier, cadeaukaarten of snoeppotten, dan zullen we daar zeker over gaan nadenken.

Wij staan overal voor open.” ● S pe c i a l Ka ntoor & zo m a a r t 2 0 1 3

11

Nooit meer stapels papier op een vergadertafel. Met de beveiligde en gecontroleerde documentendistributie van Mathla is het mogelijk om compleet papierloos te vergaderen op de iPad. “Dat bespaart geld, papier en veel tijd.”

H

et systeem bestaat uit een combinatie van een centrale online beheeromgeving voor een organisator en persoonlijke digitale documentenboxen (met bijbehorende gratis vergaderapp op de iPad) voor de vergaderdeelnemers. Rens Groeneveld van Mathla: “De online beheeromgeving heet OurMeeting.

Op dit platform stel je een handige vergaderagenda samen met alle stukken die per punt nodig zijn. Die agenda wordt in een navigeerbare pdf omgezet en die pdf verstuur je vervolgens naar alle documentenboxen van de vergaderdeelnemers. Op die manier hoeven vergaderdeelnemers niet ergens allerlei papieren op te halen, maar krijgen ze deze onder de juiste tab geleverd in hun eigen documentenbox.

Sp e c i a l Ka nto or & zo ma a r t 2013

12

OurMeeting staat voortdurend in communicatie met Mydox, het andere platform.

Mydox is een beveiligde documentenopslag op internet. Iedere vergaderdeelnemer krijgt de beschikking over een persoonlijke documentenbox. Daarin worden alle agenda’s, vergaderstukken en andere documenten digitaal beschikbaar gesteld. “Via de bijbehorende gratis vergaderapp krijg je toegang tot de documentenbox. In die app kun je annotaties maken die altijd bewaard blijven en die je kunt delen met anderen.

Bijvoorbeeld met de voorzitter, maar als je dat wilt ook met andere vergaderdeelnemers. Maar even makkelijk zoek je besluiten terug of raadpleeg je openstaande actiepunten”, zegt Rens Groeneveld. “Als een leidinggevende een aantekening maakt op

het stuk en hij of zij wil dat delen met het secretariaat, dan is het meteen zichtbaar. Je creëert echt een mobiele workflow.”

De box heeft in principe dezelfde functionaliteiten voor de eigenaar als Dropbox.

“Er zijn echter twee grote verschillen”, zegt Rens Groeneveld. “Zo staan alle documenten in een private cloud; of bij ons of bij de klant. Er kan dus niemand zomaar bij.

Verder heeft Mybox als het ware voortdurend contact met het OurMeeting platform. De box kan ook alleen beheerd worden vanuit dat platform.”

Politiek Mathla is inmiddels al een aantal jaar bezig met het systeem. Onder de klanten bevinden zich gemeenten, bedrijven in de fi-

ADVERTORIAL

Papierloos vergaderen

ADVERTORIAL

Voordelen op een rij

• Complete oplossing: be• • •

• • • •

heeromgeving, documentenboxen en gratis vergader-App. Snel aan de slag: implementatie binnen één dag.

Volledig online: geen aparte software nodig.

Vergaderdeelnemers die altijd, allemaal, de juiste stukken in hun eigen documentenbox en in de vergader App hebben.

Notulen, actiepunten en besluiten vastleggen in één omgeving.

Opvolging en bewaking van afspraken scherp in beeld.

De hele vergaderhistorie binnen handbereik.

Veiligheid als permanente prioriteit op bankniveau.

www.papierloosvergaderen.nl

nanciële wereld, pensioenfondsen, politie, zorginstellingen en de Tweede Kamerfractie van de PvdA. “Het bedrijf komt oorspronkelijk van de politieke markt. Zo verzorgen we bijvoorbeeld de verslagen van de gemeenteraadsvergaderingen. Voorheen was dat alleen schriftelijke verslaglegging, in 2004 zijn we ook gaan werken met audio en video en nu hebben we dus het systeem van papierloos vergaderen ontwikkeld.” Dat proces ging eigenlijk vanzelf. “We zijn met de klant meegegaan.

Voor een gemeenteraadsvergadering moeten meestal zoveel stukken gelezen worden dat we ons afvroegen of dat niet efficiënter kon. Zie daar het papierloos vergaderen.”

Omdat het bedrijf een secretariële achtergrond heeft, is het systeem specifiek gericht op de voordelen voor secretaresses.

Rens Groeneveld: “De beheerder – vrijwel altijd de secretaresse – is in controle. Achter één dashboard kun je een onbeperkt aantal vergadercategorieën ondersteunen; plaats- en tijd zijn onafhankelijk. Voor een nieuwe vergadering maak je een tab aan in de boxen van vergaderdeelnemers.

Die hoeven zelf niets te doen en krijgen alleen een agendamail met daaronder de

boodschap ‘Klik hier om naar uw box te gaan’. In de beveiligde box vinden ze dan alle documenten die bij de vergadering horen.”

Embargo De beveiliging van de boxen gaat verder dan alleen de infrastructuur.

Je kunt bijvoorbeeld ook bepaalde rechten aan documenten mee geven.

“Omdat je de platforms zelf beheert, is het mogelijk om een document bijvoorbeeld onder embargo te versturen. Dan wordt het bijvoorbeeld pas een half uur voor de vergadering zichtbaar. Een half uur na de vergadering trek je het document dan weer terug uit het systeem. De gecontroleerde documentendistributie gaat zelfs zover dat het mogelijk is om een document slechts eenmalig te laten lezen, bijvoorbeeld bij een klant in de financiële wereld. Dan wordt er een digitale sleutel naar iemand gesmst waarmee hij of zij eenmalig toegang kan krijgen tot het document. Daarna wordt het document weer verwijderd. Het systeem is heel gesloten.

Papierloos vergaderen gaat bij voorkeur via de Ipad. (Android en Windows 8 zijn

in voorbereiding) Volgens Rens Groeneveld heeft een laptop twee beperkingen.

“Met laptops in een vergaderzaal gaan zitten is niet fijn, dat heeft een nadelig psychologisch effect. Verder is ons systeem veel handiger te gebruiken met een iPad. In de app die gekoppeld is aan de box op internet zitten ook veel functionaliteiten.

Met een laptop kun je geen annotaties maken en die delen.”

Met het systeem van het papierloos vergaderen is het op termijn zelfs niet meer noodzakelijk om dezelfde ruimte te gaan zitten. Groeneveld: “Iedereen heeft al dezelfde documenten. Als je dan een videoconferentie opzet, kun je met deelnemers over de hele wereld vergaderen. Dat is pas efficiënt.” ● S pe c i a l Ka ntoor & zo m a a r t 2 0 1 3

13

productnieuws het ei van bakker elkhuizen Wel eens last van koude handen?

Een koude ‘muishand’ is een veelvoorkomend ongemak onder computergebruikers. Als je bedenkt dat de gemiddelde compu­ tergebruiker vier uur per dag achter de computer zit ben je vást niet de enige. In dit geval biedt de muismat de oplossing. Bakker­ Elkhuizen komt met de Egg Ergo Mouse Pad. Deze eivormige warmte­isolerende muismat zorgt er niet alleen voor dat je muis een eigen leven gaat leiden, de mat voorkomt ook een koude hand. Door het gebruik van een muismat voorkom je direct con­

tact met je koude bureaublad. En wat dacht je van je werkhouding? Die wordt er door het gebruik van de muismat al­ leen maar beter op: doordat de ‘mat’ di­ rect naast je toetsenbord ligt, op de juiste reik­ afstand, beweeg je je arm dichter bij je lichaam. Maar voor een comfortabele werkhouding is natuurlijk meer nodig dan een muismat alleen. Wil je er alles over weten? Kijk dan op www.bak­ kerelkhuizen.nl.

nescaFÉ MILANO LOUNGE Een romige cappucino met extra veel melk, een warme chocolademelk, een voortreffelijke macchiato of liever een krachtige espresso? Je zegt het maar. Veeleisende koffieliefhebbers komen met Nescafé Milano Lounge volledig aan hun trekken. We hebben het hier over een innovatief koffieconcept voor koffievariaties met Barista­kwaliteit. Via een touchscreen kunnen koffiedrinkers zelf hun favoriete kop koffie samenstellen. Doordat de koffie direct in ‘de kop’ wordt bereid, is het onderhoud van de machine geen ingewikkelde exercitie. De binnenkant van de machine blijft droog, dus even afnemen met een doekje en doorspoelen is genoeg. Je zult zo’n machine maar op kantoor hebben staan...

Meer informatie over deze prachtige machine vind je op www.nestleprofessional.nl.

de perFecte papiervernietiger voor je thuiskantoor De 79Ci papiervernietiger van Fellowes is een stabiele, geruisloze super papiervernietiger voor op een klein kan­ toor of voor je thuiskantoor. Hij vernietigt 14 vellen in snippers in één keer en crasht niet als er eens een nietje blijft zitten. Sterker nog: je oude bankpassen, credit cards, cd’s en dvd’s ... hij slikt alles door en wég zijn je ver­ trouwelijke stukken. Het apparaat is 100 procent ‘Jam Proof’, elimineert papieropstoppingen en heeft voldoende kracht om door te gaan als ‘ie het even ‘moeilijk’ heeft. Deze shredder is muisstil en stopt onmiddellijk als je han­ den onverhoopt in aanraking komen met de invoeropening. Hij meet 45,8 x 38,6. x 26,2, weegt een kilo of vijftien en past mooi onder je bureau. Hoewel... hij mag best gezien worden! Kijk voor nadere informatie op Fellowes. com.

nieuwe bureauscanner ‘Canon Europe heeft een nieuwe, compacte en veelzijdige bu­ reauscanner geïntroduceerd voor kleine kantoren en af­ delingen die op zoek zijn naar een betrouwbare en kos­ teneffectieve scanoplossing. Deze scanner beschikt over krachtige softwarefuncties waar­ mee documenten naar de cloud gescand kunnen worden en geconverteerd naar be­ staande workflows. De scanner biedt mo­ gelijkheden voor het scannen van uiteen­ lopende typen documenten ­ van uiterst dun Sp e c i a l Ka nto or & zo ma a r t 2013

14

CANON

tot dik karton (27­209 gsm) met een lengte van maximaal 3 me­ ter. Met de folio modus kunnen zelfs A3­formaatdocu­ menten worden gescand. Het apparaat is eenvoudig te bedienen. Dat komt doordat het stuurprogramma van de scanner over een full auto modus beschikt die automa­ tisch de juiste scaninstellingen toepast. Het stuurprogram­ ma bevat ook plugins voor cloud­based connectiviteit met Microsoft SharePoint, Evernote en Google Docs, zodat vanaf elke werkplek ter wereld verwerking van en toegang tot docu­ menten in de cloud mogelijk is.