LAMPIRAN-LAMPIRAN

LAMPIRAN-LAMPIRAN

Jadwal Aktualisasi secara Rinci (31 Mei - 02 Juli 2021)

Minggu 1 Catatan Sen Catatan Sel Catatan Rab Catatan Kam Catatan Jum Sab/Min

1. Membuat Jadwal Aktualisasi [Mei] 31 [libur] 01 Menyusun daftar dokumen rujukan 02 Berkoordinasi dengan bagian pelatihan 03 Berkoordinasi dengan bagian IT dan Tim

Akreditasi 04 5/6

Minggu 2 Menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan SOP

Minggu 3

Minggu 4 Mengumpulk an informasi untuk pengisian data SOP Memilih alternatif prosedur yang akan ditulis

Minggu 5 Konsultasi hasil penyusunan SOP 7 Penilaian kebutuhan

SOP

14 Mengumpulka n informasi untuk pengisian data

SOP 21 Menyusun format SOP (AP dan akreditasi) 8 Konsultasi kebutuhan SOP yang sudah dibuat kepada mentor dan bagian pelatihan untuk mendapatkan saransaran kegiatan operasionalnya 15 Mengumpulkan informasi untuk pengisian data SOP

22 Pengisian data pada format SOP yang telah disusun

28 Konsultasi hasil penyusunan

SOP 29 Konsultasi hasil penyusunan SOP 9 Konsultasi kebutuhan

SOP yang sudah dibuat kepada mentor dan bagian pelatihan untuk mendapatkan saransaran kegiatan operasionalnya 16 Analisis data dan informasi yang diperoleh

23 Pengisian data pada format SOP yang telah disusun 10 Konsultasi kebutuhan

SOP yang sudah dibuat kepada mentor dan bagian pelatihan untuk mendapatkan saransaran kegiatan operasionalnya

17 Analisis data dan informasi yang diperoleh

24 [Pengisian data pada format SOP yang telah disusun

30 Revisi draft SOP hasil koordinasi dan konsultasi [Juli] 1 Draft SOP selesai disusun 11 12/13

18 19/20

25 26/27

2 3/4

Dokumen Rujukan Penyusunan Rancangan SOP Penyelenggaraan Pelatihan

1. Petunjuk Pelaksanaan Pelatihan Bidang Kesehatan Pada Masa Pandemi Covid-19 (Kementerian Kesehatan RI BPPSDMK Tahun 2020) 2. Petunjuk Pelaksanaan Quality Control Pelatihan bidang Kesehatan di Masa Pandemi Covid19 (Kementerian Kesehatan RI BPPSDMK Tahun 2020) 3. Kepmenkes Nomor 725 Tahun 2003 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelatihan Bidang

Kesehatan 4. SE LAN RI Nomor 7/K.1/HKM.02.3/2020/ tentang Kewaspadaan dan Pencegahan Penularan

Infeksi Corona Virus (Infeksi Covid-19) dalam Penyelenggaraan Pelatihan 5. SE LAN RI Nomor 10/K.1/HKM.02.3/2020 tentang Panduan Teknis Penyelenggaraan

Pelatihan dalam Masa Pandemi Coronavirus Disease (Covid-19) 6. SE LAN RI Nomor 13/K.1/HKM.02.3/2020 tentang Petunjuk Teknis Pertanggungjawaban

Administratif Penyelenggaraan Pelatihan Dalam Masa Pandemi Coronavirus Disease (Covid19) yang Dilaksanakan Dengan Metode Pembelajaran Jarak Jauh (Distance Learning) 7. Instrumen Akreditasi Institusi Penyelenggara Pelatihan Bidang Kesehatan (Kementerian

Kesehatan RI BPPSDMK, 2020) 8. Pedoman Audit Mutu internal (Kementerian Kesehatan BPPSDMK, 2020) 9. Pedoman Akreditasi Institusi Penyelenggara Pelatihan Bidang Kesehatan (Kementerian

Kesehatan BPPSDMK, 2020)

Satuan Kerja

1 Bapelkes Cikarang

Daftar Kebutuhan Pengembangan SOP

SOP yang akan dikembangkan Bidang Prosedur Alasan Pengembangan

2 Penyelenggaraan Pelatihan

3 Penyusunan Rencana Kegiatan Pelatihan/ Kalender Pelatihan

Pengajuan Akreditasi Pelatihan

Persiapan Pelatihan

Penyelenggaraan Pelatihan

4 Kalender pelatihan merupakan rujukan dalam melaksanakan penjadwalan agenda pelatihan sehingga pelaksanaan pelatihan dapat tercatat dengan rapi dan menghindari adanya kemungkinan jadwal bentrok/bersamaan antar satu kegiatan dengan kegiatan pelatihan lainnya Proses akreditasi pelatihan merupakan hal wajib yang harus dilaksanakan sebelum melaksanakan pelatihan guna menjamin pelaksanaan pelatihan sesuai standar dan ketentuan guna menjamin mutu pelatihan yang diselenggarakan. Akreditasi pelatihan mengampu pada Pusat Pelatihan (Puslat) dimana puslat melakukan akreditasi kelayakan suatu pelatihan untuk dilaksanakan Tahapan persiapan pelatihan menjadi tolak ukur bagaimana pelatihan dapat diselenggarakan dengan tepat dan sesuai perencanaan. Persiapan pelatihan yang dilaksanakan dengan rinci dan detail akan memudahkan selama proses pelatihan berlangsung Pada saat pelatihan berlangsung, terdapat berbagai hal yang harus tetap diperhatikan oleh penyelenggara pelatihan sehingga akan ada kontrol dalam pelaksanaan pelatihan sehingga akan tetap sesuai dengan perencanaan yang telah

Satuan Kerja

1

SOP yang akan dikembangkan Bidang Prosedur

2 3

Pencatatan dan Pelaporan Pelatihan

Evaluasi Pelatihan

Alasan Pengembangan

4 ditentukan sebelumnya. Kondisi penyelenggaraan pelatihan dilaksanakan berbasis pada rencana yang telah disusun yang berdasarkan kerangka acuan yaitu urutan tahapan kegiatan yang dimodifikasi dari kurikulum pelatihan yang mana lebih umum atau general Penyelenggaraan pelatihan yang bagus harus memiliki pencatatan dan pelaporan yang lengkap dan terperinci sebagai dokumentasi hasil pelaksanaan pelatihan dapat diarsipkan dan menjadi bahan evaluasi dalam menyelenggarakan pelatihan di kegiatan yang akan dating Pelaksanaan pelatihan memperlukan kegiatan evaluasi sebagai kontrol apakah pelatihan yang dilaksanakan telah memenuhi berbagai ketentuan yang ada serta evaluasi dapat menjadi bahan perbaikan berkelanjutan guna dapat menyelenggarakan pelatihan bermutu

Pelaksanaan Quality Control Internal Selama penyelenggaraan pelatihan berlangsung, perlu adanya kontrol dan monitoring harian sehingga pelatihan yang dilaksanakan sesuai ketentuan

KEMENTERIAN KESEHATAN BADAN PENGEMBANGAN DAN PEMBERDAYAAN SUMBERDAYA MANUSIA KESEHATAN BALAI PELATIHAN KESEHATAN

DASAR HUKUM:

1. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2004 tentang Aparatur Sipil

Negara 2. Permenkes No. 50 Th 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja UPT

Bidang Pelatihan Kesehatan di Lingkungan Kementerian

Kesehatan 3. Kepmenkes No. 725 Tahun 2003 tentang Pedoman

Penyelenggaraan Pelatihan Bidang Kesehatan 1. Memiliki Sertifikat MOT bagi Pengendali Pelatihan 2. Memiliki Sertifikat TOC bagi Panitia Pelatihan 3. Memahami peraturan penyelenggaraan pelatihan 4. Memahami konsep penyelenggaraan pelatihan 5. Mampu mengoperasikan Komputer 6. Mampu melaksanakan koordinasi 7. Mampu berkomunikasi dengan baik

NOMOR SOP / / /2021 TANGGAL PEMBUATAN Juni 2021 TANGGAL REVISI TANGGAL EFEKTIF Juni 2021

DISAHKAN OLEH

NAMA SOP Penyelenggaraan Pelatihan secara Daring

KUALIFIKASI PELAKSANA:

KETERKAITAN:

1. SOP Persiapan Pelatihan 2. SOP Penanganan Evaluasi Pelatihan

PERINGATAN:

Apabila prosedur ini tidak dilakukan maka pelaksanaan pelatihan menjadi tidak optimal dan akan berdampak pada kualitas pelatihan. Prosedur ini dilaksanakan saat pelaksanaan pelatihan sedang berlangsung Data disimpan secara elektronik dan juga melalui cetakan

PERALATAN/PERLENGKAPAN:

1. Instrumen Akreditasi Institusi Penyelenggara Pelatihan Bidang Kesehatan Puslat SDM Kesehatan 2020 2. Pedoman Akreditasi Institusi Penyelenggara Pelatihan Bidang Kesehatan Puslat SDM Kesehatan 2020 3. Pedoman Audit Mutu Internal Puslat SDM Kesehatan 2020 4. Petunjuk Pelaksanaan Pelatihan Bidang Kesehatan Pada Masa Pandemi Covid-19 Puslat SDM

Kesehatan 2020 5. Petunjuk Pelaksanaan Quality Control Pelatihan Bidang Kesehatan Di Masa Pandemi Covid-19

Puslat SDM Kesehatan 2020 6. Ketentuan Pengendali Pelatihan 7. Ketentuan Fasilitator 8. Komputer 9. Alat Tulis Kantor

PENCATATAN DAN PENDATAAN:

No. Kegiatan

A. Persiapan Pelatihan

1 Menugaskan Tim Penyelenggara Pelatihan melalui Sub Koordinator Pelatihan untuk menyelenggarakan pelatihan sesuai Kalender Pelatihan 2 Melakukan rapat persiapan baik internal maupun eksternal di bidang administrasi, keuangan dan sarana prasarana. (Berdasarkan SK yang telah ditetapkan Kepala Balai)

3 Menginformasikan tim IT untuk menyiapkan LMS Sidiklat bagi sebuah pelatihan

4 Membuat akun peserta (LMS dan Sidiklat) dan fasilitator (LMS) serta rumah pelatihan dalam LMS sesuai kebutuhan yang telah didiskusikan bersama Panitia 6 Menyusun Ceklis Kesiapan Pelatihan sebagai persiapan pelatihan bersama panitia pelatihan, meliputi: 1. Menyiapkan bahan ajar berupa Modul, bahan tayang, instruksi penugasan dan lain-lain dalam bentuk softfile untuk diupload di LMS 2. Menyiapkan Link Conference (Zoom Meeting) untuk rapat persiapan pelatihan dan saat pelaksanaan Pelatihan serta Virtual Background Zoom. 3. Menyiapkan Sidiklat untuk presensi dan pengumpulan dokumen peserta 4. Menyiapkan link daftar hadir fasilitator saat penyampaian materi dan fasilitator pembahas (saat presentasi hasil PKL) 5. Menyiapkan link daftar hadir para undangan rapat persiapan pelatihan 6. Menyiapkan Acara Pembukaan dan Penutupan secara virtual, meliputi: - MC Pembukaan/Penutupan - Tayangan video - Sambutan Kepala Balai (menyiapkan draft sambutan) - Laporan Penyelenggara - Hasil Evaluasi Peserta, Fasilitator dan Penyelenggara (penutupan) - Kesan dan Pesan (penutupan) - Doa 5 Memastikan kelengkapan isi/konten LMS dan Sidiklat (Upload Modul/Materi, Enroll peserta dan fasilitator, setting lokus penugasan, presensi, evaluasi peserta/fasilitator/penyelenggara dll) Memeriksa kelengkapan kesiapan pelatihan, LMS, dan Sidiklat pada H-3 sebelum pembukaan Pelatihan melalui Ceklis Kesiapan Pelatihan

Kepala Bapelkes Pelaksana

Sub koordinator Pelatihan

Panitia Pelatihan JF Lainnya Kelengkapan Mutu Baku Waktu (menit) Output

Pedoman Akreditasi Pelatihan, Kalender Pelatihan SK Panitia dan Pengendali Pelatihan

Kalender Pelatihan Biodata Peserta Pelatihan Jadwal pelatihan dan biodata peserta pelatihan Daftar tilik kesiapan persiapan pelatihan dan notulensi rapat persiapan

5 SK Panitia Penyelenggara dan Pengendali Pelatihan 120 Semua unit terkait pelatihan telah mendapatkan informasi detail pelatihan 5 Jadwal pelatihan dan biodata peserta pelatihan 180 Rumah Pelatihan di LMS

480 Draft dokumen persiapan

Rumah Pelatihan di LMS

Draft dokumen persiapan, Ceklis Kesiapan Pelatihan 240 Layout rumah pelatihan Enroll peserta Bahan ajar di LMS 120 Dokumen persiapan pelatihan

Keterangan

No. Kegiatan

melakukan rapat persiapan pelatihan bersama seluruh panitia, tim keuangan, tim IT dan para fasilitator sesuai kebutuhan.

Kepala Bapelkes

Sub koordinator Pelatihan

Panitia Pelatihan

Melakukan rapat pembahasan praktik lapangan

B. Pelaksanaan Pelatihan

1 Menugaskan Sub Koordinator Pelatihan untuk melaksanakan pelatihan yang telah terakreditasi sebagaimana persiapan yang telah dilakukan 2 Memberikan arahan kepada panitia untuk melaksanakan pelatihan 3 Melaksanakan persiapan pelatihan dan berbagai alat bantu pelatihan sesuai kebutuhan

4 Mengumpulkan dan mengecek dokumen kelengkapan administrasi peserta pelatihan sesuai ketentuan di surat pemanggilan peserta 5 Menyerahkan kelengkapan dokumen yang dibutuhkan kepada bagian keuangan

6 Melakukan fiksasi data peserta berdasarkan biodata yang diinput pada profil sidiklat 7 Mengingatkan fasilitator pelatihan mengenai jadwal penyampaian materi minimal 1 (satu) hari sebelum penyampaian materi

8 Membuka Zoom minimal 30 menit sebelum pelaksanaan dan melakukan screenshoot pelatihan setiap harinya (sebagai host Zoom)

9 Melakukan pembukaan pelatihan sebagai penyampai laporan panitia penyelenggara dan menyerahkan kegiatan pembelajaran kepada pengendali pelatihan 10 Membuka kegiatan pelatihan secara resmi (atau diwakilkan) sesuai draft sambutan pembukaan 11 memberikan arahan kepada peserta mengenai rangkaian kegiatan pelatihan oleh Pengendali Pelatihan 12 Melakukan rekapitulasi hasil evaluasi peserta (pretest) sesuai jadwal

JF Lainnya Kelengkapan

Kerangka Acuan, Kurikulum, Modul, Jadwal, Panduan Tugas, Panduan PKL, Instrumen penilaian Praktik Panduan praktik lapangan

Waktu (menit) Output

120 Notulensi

60 Notulensi

Surat Akreditasi Pelatihan

Arahan sesuai checklist kesiapan pelatihan KAK, Jadwal kegiatan, berbagai data dan dokumen sesuai hasil persiapan Mengunduh data dan dokumen peserta di Sidiklat Surat pernyataan tidak memperoleh pulsa dari instansi Login akun sidiklat admin Jadwal kegiatan yang memuat nama-nama fasilitator pelatihan

Login akun Zoom pelatihan, Sinyal stabil 5 Disposisi

5 Terdapat pembagian peran tanggungjawab 480 Kegiatan pelatihan dilaksanakan sesuai rencana

120 Data dan dokumen telah terunduh

5 Peserta mendapatkan bantuan pulsa sesuai ketentuan 60 Rekap biodata peserta pelatihan 10 Fasilitator telah memperoleh reminder kegiatan dan link zoom,

10 Zoom siap digunakan pelatihan

Dokumen sambutan/laporan ketua pelaksana Draft sambutan pembukaan Jadwal kegiatan, CV Fasilitator Login ZOOM menggunakan akun bapelkes dan menyapa peserta sebelum pelatihan dimulai 5 Pelatihan resmi dibuka

15 Kegiatan pelatihan resmi dimulai 90 Kegiatan terlaksana sesuai jadwal 60 Zoom stabil dan host melaksanakan tugas sesuai ketentuan

Keterangan

Meminta bahan tayang, CV dan Surat Tugas Host wajib menguasai cara breakout room

No. Kegiatan

13 Melaksanakan updating perkembangan presensi peserta, evaluasi fasilitator/penyelenggara di Sidiklat, kelengkapan dokumen peserta, serta penugasan peserta di LMS setiap hari selama pelaksanaan pelatihan 14 Melakukan refleksi pembelajaran setiap awal pembelajaran (oleh Pengendali Pelatihan)

15 Menyampaikan materi pembelajaran sesuai dengan jadwal (fasilitator)

16 Mengendalikan proses pembelajaran sampai dengan selesainya acara sesuai ketentuan (pengendali pelatihan) // memonitor jalannya proses pembelajaran (sub koordinator pelatihan) 17 Mengirimkan data peserta pelatihan dan surat keterangan akreditasi ke bidang sertfikasi Puslat SDM Kesehatan untuk mendapatkan nomor sertifikat 18 Membuat Sertifikat Pelatihan sesuai prosedur pembuatan sertifikat (Pencetakan sertifikat hingga proses tandatangan kepala Balai) 19 Menginstruksikan peserta melakukan evaluasi akhir (posttest)

20 Merekap hasil penilaian akhir peserta pelatihan meliputi: a. Niilai Penugasan b. Nilai PKL (jika ada) c. Nilai Posttest untuk selanjutnya ditentukan nilai tertinggi – terendah serta memastikan peserta memenuhi ketentuan kelulusan 21 Merekap hasil pengisian evaluasi fasilitator dan evaluasi penyelenggara

22 Mempersiapkan dokumen penutupan pelatihan (draft sambutan penutupan, data laporan pelatihan, rekap hasil evaluasi)

23 Mengoreksi dokumen persiapan penutupan

24 Menutup acara pelatihan secara resmi (sebagai pejabat penutup atau penyampaian laporan pelatihan)

25 Melaksanakan pembagian sertfikat pelatihan, menyelesaikan adminstrasi keuangan dan membuat surat pengembalian peserta 26 Mengumpulkan catatan dan dokumentasi pelatihan dari awal hingga akhir pelatihan

Kepala Bapelkes

Sub koordinator Pelatihan

Panitia Pelatihan

Y T

JF Lainnya Kelengkapan

Login akun Sidiklat dan LMS sebagai pengelola, rekap progress peserta

Mutu Baku Waktu (menit) Output

60 Seluruh peserta terpantau aktivitas daringnya

Jadwal pelatihan, SK 30 Daftar hadir, catatan hasil refleksi

Jadwal pelatihan, SK - Daftar hadir, biodata fasilitator

Jadwal pelatihan, SK 60 Presensi peserta, kegiatan berlangsung sesuai jadwal

Surat permohonan nomor sertifikat, biodata peserta, surat akreditasi 120 Balasan nomor sertifikat

Balasan nomor sertifikat 1440 Sertifikat yang telah disahkan

Soal test, LMS 60 Nilai posttest

LMS, daftar peserta 60 Rekapitulasi nilai peserta

Keterangan

Alokasi waktu sesuai jadwal

Sidiklat

Rekap penilaian penugasan dan rekap evaluasi, draft penutupan Rekap penilaian dan rekap evaluasi, draft penutupan Naskah penutupan

Sertifikat peserta dan surat pengembalian peserta Data dan dokumentasi pelatihan 15 Rekapitulasi penilaian evaluasi dan catatan evaluasi 30 Rekap penilaian dan rekap evaluasi, draft penutupan

5 Naskah penutupan

60 Pelatihan ditutup secara resmi

300 Sertifikat dan surat pengembalian terdistribusi 120 Daftar catatan dan dokumen pelatihan

No. Kegiatan

27 Menyusun laporan penyelenggaraan pelatihan a. Membuat daftar tilik kelengkapan laporan b. Mempersiapkan kelengkapan dokumen lampiran - Kerangka acuan PKL (jika ada) - SK Penyelenggara (Panitia dan Pengendali) - Jadwal pelatihan - Surat permohonan fasilitator, PKL, dll - Rekap Fasilitator - CV Fasilitator - Rekap Biodata Peserta - Daftar hadir peserta - Daftar hadir fasilitator dan pengendali - Evaluasi peserta - Evaluasi fasilitator - Evaluasi penyelenggaraan - Laporan pengendali - Laporan/ppt pKL - RTL - Sertifikat (beserta bukti kirim/terima - Laporan pemanfaatan fasilitas dan peralatan kelas, serta alat bantu peatihan (jika ada) c. Mencetak laporan penyelenggaraan pelatihan d. Mengajukan pengesahan laporan e. mengkonversi laporan yang telah disahkan ke bentuk softfile 28 Mengarsipkan laporan final yang telah disahkan dan dijilid ke dalam ruang arsip

Kepala Bapelkes

Sub koordinator Pelatihan

Panitia Pelatihan JF Lainnya Kelengkapan

Daftar catatan dan dokumen pelatihan

Mutu Baku Waktu (menit) Output

480 Laporan telah disahkan dan terjilid

Keterangan

Laporan telah disahkan dan terjilid 60 Laporan tersimpan di ruang arsip