Gambar 3.1 fish bone diagram

penting sebagai bukti penyelenggaraan kegiatan organisasi yang berfungsi sebagai bukti akuntabilitas, alat bukti hukum, dan memori organisasi yang merupakan dokumen/ arsip bagi suatu organisasi.

Tahap selanjutnya akan dianalisis akar permasalahanya menggunakan fishbone diagram. Fishbonediagram adalah pendekatan yang berupaya untuk memahami sebuah permasalahan dengan memetakan isu pada sebab akibat . Hasil Analisa dengan menggunakan fishbone diagram sebagai berikut.

Gambar 3.1 fish bone diagram

3.4 Penyebab isu tersebut adalah sebagai berikut :

1. Penyimpanan arsip di rak tidak sesuai klasifikasi 2. Input data arsip masih manual belum menggunakan aplikasi e-arsip 3. Kurang menyadari arti pentingnya arsip bagi organisasi 4. Pegawai kurang terampil 5. Kurangnya tenaga arsiparis 6. Belum dimilikinya pedoman tata kerja kearsipan yang diberlakukan secara baku 7. Sistem klasifikasi arsip yang digunakan yang tidak jelas 8. Bertambahnya volume arsip

3.5 Dampak yang terjadi bila isu tersebut tidak dapat dicegah:

1. Keterlambatan informasi dari arsip yang dibutuhkan 2. Arsip cepat rusak bahkan hilang 3. Keberlangsungan kegiatan organisasi akan terhambat

3.6 Gagasan yang akan dilakukan untuk mengatasi isu

Gagasan yang akan dilakukan untuk mengatasi isu yaitu dengan cara digitalisasi arsip in aktif di bagian kepegawaian Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung tahun 2021.

3.7 MATRIKS RANCANGAN AKTUALISASI

Nama : Dewi Rohaeti, S.I.Pust. Unit Kerja : Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung Identifikasi Isu : 1.Belum optimalnya penemuan kembali arsip ketika arsip dibutuhkan di bagian kepegawaian Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung 2.Belum optimalnya kepatuhan waktu peminjaman arsip oleh atasan / unit kerja lain di bagian kepegawaian Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung 3.Belum optimalnya pengelolaan arsip in aktif di bagian kepegawaian Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung

Isu yang diangkat : BeBelum Optimalnya Pengelolaan Arsip In Aktif di Bagian Kepegawaian

Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung

Gagasan Pemecahan Isu : Pe Digitalisasi Arsip In Aktif Bagian Kepegawaian Di Direktorat Poltekkes

Kemenkes Bandung Tahun 2021

Tabel 3.3 Rancangan Aktualisasi No Kegiatan Tahapan Out put Keterkaitan Substansi Kontribusi visi misi Penguatan Nilai Organisasi

1. Penyampaian rencana pelaksanaa digitalisasi arsip in aktif kepada mentor dan pimpinan 1.) Penyampaian rencana pelaksanaan digitalisasi arsip kepada mentor dan pimpinan

2.)Mengidentifikasi tahapan kegiatan dalam bentuk rancangan intruksi kerja

3). Memeriksa kesiapan sarana dan prasarana 1). Rumusan materi sebagai bahan koordinasi

2).Hasil diskusi atau pendapa t dari mentor dan pimpinan Kegiatan selanjutnya yaitu menyampaikan rencana pelaksanaan digitalisasi arsip in aktif kepada mentor, rekan kerja dan pimpinan dengan bertutur kata sopan santun, berpenampilan rapi ini wujud dari MP.Etika Publik, penyampaian rencana pelaksanaan digitalisasi arsip dengan Bahasa Indonesia yang baik dan benar ini wujud dari MP.Nasionalisme. Rancangan aktualisasi disampaikan dengan adanya inovasi atau kreatifitas untuk kemajuan organisasi ini wujud dari MP. Komitmen Mutu. Penyampaian dilakukan dengan penuh tanggung jawab dan ketelitian ini wujud dari MP.Akuntabilitas. Penyampaian Dengan melakukan penyampaikan rencana pelaksanaan digitalisasi arsip in aktif kepada mentor ini maka kegiatan ini sejalan dengan misi Poltekkes Kemenkes Bandung yaitu meningkatkan sumber daya yang berkualitas dan bekerja dengan hati dan punya karakter kepemimpinan dan intrepreneurship baik bagi pegawai Kegiatan konsultasi dengan mentor ini merupakan penguatan nilai kejujuran dan demokrasi dalam segala kegiatan atau gagasan yang akan di buat harus berdemokrasi tidak mengambil keputusan secara sepihak tanpa mempertimbangkan pendapat orang lain..

19

2. Melakukan

Pemilahan dan

Pengelompoka n arsip in aktif rancangan aktualisasi dengan jujur apa adanya dan dilakukan dengan penuh tanggung jawab ini wujud

MP. Anti Korupsi

maupun mahasiswa

1). Menemui atasan untuk berkoordinasi terkait arahan langsung pelaksanaan digitalisasi arsip in aktif

2).Melakukan sosialisasi kepada bagian kepegawaian tentang pelaksanaan digitalisasi arsip in aktif

3.)Mengelompokan dan meregister arsip

4). Penataan dokumen sebelum pemrosesan 1). File dokumen yang sudah terklasifikasi Kegiatan selanjutnya yaitu menemui atasan untuk berkoordinasi terkait pelaksanaan digitalisasi arsip in aktif dengan tutur kata yang sopan dengan berpenampilan rapi ini wujud dari MP.Etika Publik. Memilah arsip dengan penuh ketelitian ini mewujudkan nilai dalam MP. Akuntabilitas . hasil pemilahan arsip ini di catat dengan jelas ini menunjukan MP. Komitmen Mutu, kegiatan pengelompokan dilakukan secara jujur dan mandiri ini menujukan nilai dalam MP.Anti Korupsi. Dalam penulisan pengelompokan ditulis dengan Dengan melakukan pemilahan dan pengelolompokan arsip in aktif maka kegiatan ini sejalan dengan misi Poltekkes Kemenkes Bandung yaitu meningkatkan sumber daya yang berkualitas dan bekerja dengan hati dan punya karakter kepemimpinan dan intrepreneurship baik bagi pegawai maupun mahasiswa Dalam kegiatan ini penguatan nilai organisasi yaitu integritas yakni keselarasan antara pikiran, perkataan dan perbuatan , Nilai Kejujuran dan Nilai bekerjasama untuk mencapai hasil yang diharapkan

20

digitalisasi

3. Melakukan proses digitalisasi arsip in aktif 1). Mempersiapkan alat scan untuk melakukan digitalisasi arsip in aktif

2).Memproses arsip menjadi bentuk soft file

3). Pengecekan hasil akhir ( QC ) Quality Control agar hasil digitalisasi tidak ada yang rusak / tidak terbaca dengan jelas

4). Pengarsipan Hard File ketempat yang sudah disediakan 1). Soft File dokumen

2).Foto Kegiatan mempersiapkan alat scan ini menunjukan MP. Komitmen

Mutu

Menggunakan peralatan untuk kepentingan pekerjaan saja bukan untuk pribadi ini menunjukan nilai MP.Anti Korupsi.Seluruh kegiatan dilakukan dengan professional ini menunjukan nilai dalam MP. Etika Publik. Dalam pelaksanaan kegiatan ini tetap dilakukan berdasarkan undang-undang kearsipan ini menunjukan nilai dalam MP. Nasionalisme. Akuntabilitas bekerja dengan penuh tanggung jawab Memberikan kontribusi pada Misi Poltekkes Kemenkes Bandung yaitu meningkatkan sumber daya yang berkualitas dan bekerja dengan hati dan punya karakter kepemimpinan dan intrepreneurship baik bagi pegawai maupun mahasiswa Kegiatan ini mencerminkan penguatan nilai pengembangan yang berkelanjutan , yaitu kegiatan yang akan memberikan manfaat untuk kegiatan kearsipan selanjutnya

4. Menginput soft file kedalam folder PC yang 1). Melakukan penginputan data kedalam PC bahasa Indonesia yang baik dan benar ini mewujudkan dalam MP. Nasionalisme.

1). Soft File

2). Foto Kegiatan selanjutnya yaitu penginputan data ini mencerminkan nilai dalam MP. Komitmen mutu dan Dengan melakukan sosialisai hasil digitalisasi arsip in Kegiatan ini mencerminkan penguatan nilai pengembangan yang

21

sudah tersusun 2). Penataan Soft File sesuai klasifikasi yang ditetapkan 3). Melakukan Back up dokumen untuk antisipasi keadaan darurat

4). Penyampaian informasi hasil digitalisasi arsip in aktif kepada atasan.

5). Menyampaikan hasil digitalisasi kepada Kabag Administrasi Akademik 3). Informasi akuntabilitas. Soft File yang sudah ada kemudian di tata berdasarkan klasifikasi ini mencerminkan nilai dalam MP. Komitmen Mutu dan Akuntabilitas, Untuk antisipasi keadaan darurat missal kebakaran atau kebanjiran soft file harus diback up agar tetap aman ini menunjukan nilai dalam MP.

Akuntabilitas dan Komitmen

Mutu. Penyampaian informasi hasil digitalisasi arsip in aktif dengan penuh tangung jawab dan kejujuran, (MP. Akuntabilitas) disampaikan dengan Bahasa Indonesia yang baik dan benar ( MP. Nasionalisme ) serta berpenampilan rapi ketika melakukan menyampaikan hasil aktualisasi merupakan cerminan dari nilai dalam MP.Etika Publik aktif kepada mentor ini maka kegiatan ini sejalan dengan misi Poltekkes Kemenkes Bandung yaitu meningkatkan sumber daya yang berkualitas dan bekerja dengan hati dan punya karakter kepemimpinan dan intrepreneurship baik bagi pegawai maupun mahasiswa berkelanjutan , yaitu kegiatan yang akan memberikan manfaat untuk kegiatan kearsipan selanjutnya.

22