Guía práctica para la elaboración efectiva del presupuesto

Mónica Casia

A C I T C Á R P A Í U G

n ó i c a r o b a l E a l a Pa r to s e u p u s e r P l e d Efectiva

CONTENIDO CONTENIDO Introducción- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 5 Capítulo I ¿Qué es el Presupuesto?- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 7 1.

Tipos de presupuestos - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 8

2.

El Presupuesto y la Planificación Estratégica- - - - - - - - - - - - - - - 10

3.

Presupuesto y planificación estratégica: Ventajas competitivas- 10

4.

Beneficios de los presupuestos- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 11

5.

Limitantes de los presupuestos- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 12

6.

Los principales elementos o fases para el proceso presupuestario- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 12

Capítulo II Presupuesto de ventas- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 17 1.

Claves para realizar un presupuesto de ventas efectivo - - - - - - 18

2.

Elementos indispensables para el presupuesto de ventas - - - - - 19

3.

Métodos de proyección de ventas- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 20

Capítulo III Presupuestos del Costo de Producción- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 41 Capítulo IV Presupuesto de Materia Prima - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 51 Capítulo V Presupuesto de Mano de Obra - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 55 Capítulo VI Presupuesto de Gastos de Fabricación - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 59 Capítulo VII Costo Estándar Presupuestado - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 63

Capítulo VIII Presupuestos Financieros - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 71 1.

Presupuesto de gastos de capital - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 72

2.

Presupuesto de efectivo - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 81

3.

Estado de Resultados Presupuestado - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 83

4.

Balance General Presupuestado - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 85

Capítulo IX Conceptos y enfoques para el direccionamiento estratégico y elaboración del presupuesto- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 107 1.

El direccionamiento estratégico y el presupuesto - - - - - - - - - - - 107

2.

¿Qué es un plan estratégico? - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 107

3.

Importancia del direccionamiento estratégico - - - - - - - - - - - - - 107

4.

¿Qué es el presupuesto estratégico? - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 108

5.

Presupuesto maestro - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 108

6.

Presupuesto Base Cero- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 111

7.

Presupuesto por objetivos- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 114

8.

El presupuesto basado en actividades- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 115

9.

Cuadro de Mando Integral (CMI) - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 117

Capítulo X Presupuesto del Sector Público- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 123 ¿Qué normas rigen el Presupuesto? - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 123 ¿Cómo se realiza el Presupuesto del Sector Público? - - - - - - - - - - - 126 1. Planificación - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 127 2. Formulación - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 128 3. Presentación- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 132 4. Aprobación - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 133 5. Ejecución- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 134 6. Seguimiento - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 135 7. Evaluación - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 135 8.

Liquidación y Rendición de cuentas- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 135

Anexos - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 139 Referencias- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 155

Introducción En la búsqueda de lograr los objetivos de toda entidad pública o privada, se han implementado un sin número de técnicas, modelos y fundamentos que, al ser integrados en el Proceso Administrativo, dieron como resultado lo que se conoce hoy como Presupuestos.

El presupuesto es una herramienta moderna de Planeación y Control, dado a que refleja el comportamiento del medio al que se enfrenta toda entidad. Factores como la competencia, los aspectos políticos y económicos del país, entre otros; son aspectos de sumo valor al elaborar el presupuesto.

La importancia de los presupuestos se basará en realizar una proyección seria y respaldada por indicadores reales, los cuales permitan guiar a la empresa en el corto y largo plazo y así mantener una buena salud financiera. Es importante mencionar, que los presupuesto no solo serán un mapa general del negocio, sino que también serán una guía individual para el personal, quienes entenderán mejor cuál es su participación en este proceso.

El papel de la persona que esté a cargo del presupuesto, sea Administrador, Auditor, Director Financiero u otro, será el llevar una gestión controlada de los recursos para mantener en operación a la empresa, principalmente en los ciclos económicos difíciles. t

Como parte del proceso enseñanza-aprendizaje, la presente guía detalla de una manera clara y sencilla los modelos estadísticos y de factores para la proyección de ventas; también se presenta cómo elaborar un presupuesto de producción, de materia prima, mano de obra, gastos de fabricación y operación.

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Capítulo I

Otras herramientas presupuestales expuestas en el presente documento son: Presupuesto del Costo Estándar, Presupuesto de Capital, Presupuesto de Efectivo, Estado de Resultados Presupuestados y Balance General Presupuestado. Todo lo anterior, serán la brújula en la toma de decisiones estratégicas para todo directivo.

Finalmente, luego de cada tema principal se incluye una autoevaluación que permitirá afianzar los conocimientos teóricos adquiridos y en los anexos se incluyen casos de aplicación para desarrollar la parte práctica, contribuyendo con ello al aprendizaje individual.

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Capítulo I

¿Qué es el Presupuesto?

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egún la definición de Cristóbal del Rio, el presupuesto “es la técnica de planeación y predeterminación de cifras sobre bases estadísticas y apreciaciones de hechos y fenómenos aleatorios”. Por otro lado, Meyer Jean lo define como “conjunto coordinado de previsiones que permiten conocer con anticipación algunos resultados considerados básicos por el jefe de la empresa” y finalmente el presupuesto es el cálculo, exposición y planificación anticipada de gastos e ingresos de una actividad económica. 1 El presupuesto comenzó a utilizarse como ayuda en la Administración Pública a finales del siglo XVIII, al someter al Ministro de Finanzas de Inglaterra a la consideración del Parlamento, sus planes de gastos para el período fiscal inmediato siguiente. En la actualidad los presupuestos constituyen una herramienta indispensable para la administración de las empresas; las decisiones de tipo gerencial no se toman únicamente sobre una base de resultados históricos, al contrario se debe realizar sobre proyecciones efectivas que nos permita anticiparnos a corregir hechos negativos que perjudique la economía de una empresa.

En resumen, el presupuesto es una herramienta que permite llevar de forma ordenada los pasos para alcanzar los objetivos de una organización.

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1 También se utilizar el término Budget (palabra en inglés), que significa presupuesto en español.

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Capítulo I

¿Qué es el Presupuesto?

1.

1. Tipos de presupuestos 1.1 Según la flexibilidad a. Rígidos, estáticos, fijos o asignados Son aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad. En la actualidad, este tipo de presupuestos ya no son de mucha práctica. A pesar de ello, pueden aplicarse por corto tiempo ante situaciones en donde exista restricciones monetarias por razones de liquidez de la empresa. b. Flexibles o variables Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son mayormente empleados para calcular diversos volúmenes de producción a diversas tasas de actividad. Este tipo de presupuesto es el más aplicado a la realidad de la empresa.

1.2 Según el periodo de tiempo a. A corto plazo Son los que se realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de operaciones de un año. Se le conoce también como un plan táctico. Este es el más empleado y se realiza también para periodos cortos como mensuales, trimestrales y anuales. b. A largo plazo

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Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes

a. Presupuestos del Sector Público Son los que involucran los planes, políticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio más efectivo de control del gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignación de recursos para gastos e inversiones.

Capítulo I

1.3 Según el sector de la economía en el cual se utilizan

¿Qué es el Presupuesto?

empresas. También conocido como un plan estratégico o de largo alcance.

b. Presupuestos del Sector Privado Son los usados por las empresas particulares. Se conocen también como presupuestos empresariales que buscan planificar todas las actividades de una empresa. c. Presupuesto del Tercer Sector El tercer sector involucra a las asociaciones u organizaciones sin ánimo de lucro, que han sido constituidas para prestar un servicio que mejora o mantiene la calidad de vida de la sociedad. Estas organizaciones se han visto obligadas a operar con criterios de empresa privada, como la implementación de presupuestos para lograr los objetivos de forma eficiente y eficaz.

1.4 Según el campo de aplicación en la empresa a. Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos. o

b. Presupuestos de Producción: Comúnmente se expresan en unidades físicas.

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Capítulo I

¿Qué es el Presupuesto?

c. Presupuestos de Estados Financieros: Aquí se incluyen los Presupuestos de efectivo, Estados de Resultados y Balance General. Así como presupuestos de capital entre otros.

2.

2. El Presupuesto y la Planificación Estratégica La planificación estratégica es el proceso a través del cual se declara la visión y la misión de la empresa, se analiza la situación externa e interna de ésta, se establecen los objetivos generales, y se formulan las estrategias necesarias para alcanzar dichos objetivos. Lo anterior permite entrar en detalle con: la definición de metas y planes específicos, la realización de presupuestos y la organización de sistemas de información periódica que permitan seguir el desempeño de las responsabilidades asignadas.

La relación entre la Planeación Estratégica y el presupuesto, es que éste último forma parte de la planificación al contribuir como expresión financiera de los resultados esperados, tanto económicos como de tiempo; y a la vez, asume un rol importante para el control, debido a que permite conocer los resultados, interpretar cifras acumuladas y realizar análisis comparativos de los planificado versus lo obtenido.

3.

3. Presupuesto y planificación estratégica: Ventajas competitivas Según Thaignée Pereda de Fusión Works, explica en un resumen lo que el presupuesto y planificación estratégica representa para la empresa: a. Presupuesto empresarial üü Distribuye eficientemente la administración de los recursos.

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üü Dispone y distribuye los recursos para los proyectos de forma apropiada. üü Controlar el rendimiento y el retorno de la inversión ROI.

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b. Planificación estratégica üü Mejora la capacidad para aplicar mejoras constantes y anticipar problemas potenciales. üü Obtiene información financiera confiable y detallada sobre la cual tomar decisiones.

Capítulo I

üü Identifica los riesgos antes de que éstos ocurran.

¿Qué es el Presupuesto?

üü Aporta información valiosa para la toma de decisiones.

üü Determina la dirección del negocio. üü Mide el desempeño y los elementos que afectan positiva y negativamente el negocio.

Ahora bien, llevar la administración de una organización es una tarea diaria que no es sencilla. El presupuesto es entonces un aliado que mejora la visión de los resultados financieros; los cuales se miden en términos de ingresos y egresos; ganancias y pérdidas, inversiones y gastos. Además, sirve para activar alarmas que anticipen esos momentos difíciles de manejar.

4.

4. Beneficios de los presupuestos üü Permite detectar errores en la operatividad de la empresa de forma anticipada. üü Permite que la empresa disponga de un plan para alcanzar los objetivos propuestos. üü Propicia el concurso y participación de todos los mandos responsables de la empresa. üü Permite cuantificar el efecto de las decisiones para alcanzar resultados satisfactorios.

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üü Favorece el análisis para la optimización de los recursos de la empresa y conseguir la mayor eficiencia.

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Capítulo I

¿Qué es el Presupuesto?

5.

5. Limitantes de los presupuestos üü Al basarse en proyecciones y estimaciones, corremos el riesgo de confiar en unos datos que posiblemente no sean correctos. üü En ocasiones no se tienen en cuenta imprevistos que pueden surgir. üü Hace falta tiempo para su realización e implementación si se quieren ser del todo fiable.

6.

6. Los principales elementos o fases para el proceso presupuestario son: Según CEUPE2, las siguientes fases para elaborar un presupuesto, son básicos y cada empresa podrá utilizarlos como referencia. Es importante recordar que, hasta que no se concluya y apruebe el presupuesto, todo está sujeto a revisión, negociación y ajuste. üü Plan de Comunicación o Socialización: Compartir por parte de la Dirección, los objetivos generales y políticas de gestión que han de orientar la confección del presupuesto. üü Centros de responsabilidad: en su caso, revisión y ajuste de la estructura de centros de responsabilidad y de costo, para el nuevo periodo presupuestario. üü Documentación: desde el área de presupuestos se facilitará la documentación e impresos para la elaboración del presupuesto, a todos los responsables implicados.

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üü Objetivos, políticas y programas de actuación por áreas: cada área deberá elaborar y negociar con la Dirección una propuesta de los objetivos y políticas operativas que desarrollen el plan de indicaciones inicial en metas y criterios de gestión susceptibles de evaluación y control posterior. Por ejemplo, antes de 2 Centro Europeo de Postgrado en línea.

Capítulo I

üü Presupuesto de ventas o actividad: normalmente la dirección comercial prepara conjuntamente el presupuesto comercial, que integra el presupuesto de ventas y el presupuesto de costos del área, aunque aquí se opte por separar ambos presupuestos por criterios de orden conceptual.

¿Qué es el Presupuesto?

proceder a la elaboración del presupuesto comercial debe contarse con un plan y un programa comercial que expliquen los objetivos de gestión del área.

üü Presupuesto de costos producción: compras de materias primas, mano de obra directa, equipos productivos directos, gastos generales de producción. üü Presupuesto de gastos de estructura general: que podrá desglosarse por tantos centros o áreas como aconseje el análisis de estos costos. Por ejemplo: Gastos de administración, Gastos de Distribución y Ventas (comercialización). üü Plan de inversiones: aunque el plan general de inversiones se define a largo plazo, dentro del plan estratégico de la empresa, en cada periodo presupuestario se concretarán las inversiones necesarias para alcanzar la capacidad productiva planificada. En este apartado puede realizarse un presupuesto de capital. üü Presupuesto financiero: se elaborará atendiendo a las necesidades de financiación determinadas por los presupuestos de operaciones y de inversión.

Generalmente, es un análisis de las fuentes de financiamiento (externas o internas), con los gastos por intereses y la amortización de deuda. O en su defecto el pago de dividendos por acciones preferentes.

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üü Presupuesto consolidado: consistirá en la elaboración de los estados financieros presupuestados como resultado de la integración de todos los presupuestos.

Visualizados en un presupuesto de efectivo, estado de resultados presupuestado y balance general presupuestado.

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Capítulo I

¿Qué es el Presupuesto?

üü Negociación con la Dirección: en esta base se llevará a cabo el proceso de negociación de todos los presupuestos con la Dirección de la empresa, practicándose los ajustes que se consideren oportunos para la coherencia del presupuesto y su adecuación a los objetivos de la Dirección. üü Aprobación del presupuesto: una vez aprobado el presupuesto, éste se distribuirá a todos los responsables implicados para su puesta en práctica, seguimiento y control.

En resumen...

No hay que dejar de lado que los presupuestos deben estarse adaptando y actualizando constantemente, o se podría caer en el peligro de echar por la borda todo el trabajo realizado.

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