MC magazine | De werkelijkheid achter de juridisering

magazine JA AR 6 | mei 2020 | no.117 | w w w.avdr.nl

De werkelijkheid achter de juridisering Drie (bedrijfs)juristen bespreken op verzoek van AvdR Legalflix de verschillen in denken en doen tussen inhuizige legal counsel en een externe advocaat. Giolina Daal is zowel zelfstandig advocaat bij GKD Advocaten & Mediators op Curaçao als legal counsel bij Pinnacle; Kimberley de l’Isle is zelfstandig advocaat bij KDL Legal op Curaçao; Taisa Carmelia-Martis is legal counsel bij Curaçao Airport Partners.

MC magazine - De werkelijkheid achter de juridisering

|

1

2 | MC magazine - De werkelijkheid achter de juridisering

MC magazine - De werkelijkheid achter de juridisering

|

3

Giolina Daal is zowel zelfstandig advocaat bij GKD Advocaten & Mediators op Curaçao als legal counsel bij Pinnacle

Taisa Carmelia-Martis is legal

counsel bij Curaçao Airport Partners

Kimberley de l’Isle is zelfstandig advocaat bij KDL Legal op Curaçao

4 | MC magazine - De werkelijkheid achter de juridisering

Volg ons ook op social media

@Academie voor de Rechtspraktijk

@avdr_nl

@AvdRnl

AVDR WEBINAR ABONNEMENT 2020

H e t Av d R w e b in a r t abonnemen is g e h e e l v e rn ie u w d !

Meer dan 400 webinars voor maar € 1.000,- excl. btw

MAGNA CHARTA MAGAZINE IS EEN UITGAVE VAN: Academie voor de Rechtspraktijk Jaargang 6 Citeerwijze: MagnaCM, 2020-117 REDACTIE: Etienne van Bladel Anna van Ewijk ONTWERP EN REALISATIE: Melanie Hament Eline van Roosmalen

CONTACTGEGEVENS: Academie voor de Rechtspraktijk Interne cursuslocatie Kasteel Waardenburg G.E.H. Tutein Noltheniuslaan 7 (navigatie: nr 1), 4181 AS WAARDENBURG T: 030-220 10 70 Traditionele cursussen T: 030-303 10 70 Webinar cursussen F: 030-220 53 27 E-mail: info@avdr.nl

ADVERTENTIES:

Etienne van Bladel ISBN: 9789462286375 Behoudens door de auteurswet gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

MC magazine - De werkelijkheid achter de juridisering

|

5

6 | MC magazine - De werkelijkheid achter de juridisering

De werkelijkheid achter de juridisering Bedrijfsjuristen en advocaten vormen een tweeling maar geen eeneiige. Terwijl advocaten vooral bezig zijn met het juridiseren van feiten hebben bedrijfsjuristen ook oog voor de naakte feiten zelf. Een legal counsel functioneert in een bedrijfsmatige omgeving en moet naast de juridische ook de commerciële aspecten afwegen.

Dat leidt soms tot frictie met de externe advocaten die door de bedrijfsjurist worden ingeschakeld. Hoe kan die worden weggenomen?

Drie (bedrijfs)juristen bespreken op verzoek van AvdR Legalflix de verschillen in denken en doen tussen inhuizige legal counsel en een externe advocaat. Taisa Carmelia-Martis is legal counsel bij Curaçao Airport Partners; Giolina Daal is zowel zelfstandig advocaat bij GKD Advocaten & Mediators op Curaçao als legal counsel bij Pinnacle; Kimberley de l’Isle is zelfstandig advocaat bij KDL Legal op Curaçao.

De rechtenstudie bereid je perfect voor op een carrière in de advocatuur of de rechterlijke macht maar veel minder op een loopbaan als bedrijfsjurist, vindt Taisa Carmelia. “En ook de rol van de bedrijfsjurist is in de vijftien jaar sinds mijn afstuderen veranderd. Vroeger kwam een bestuurder pas bij je als er zich een juridisch probleem voordeed, tegenwoordig is het de bedoeling dat je al eerder in het proces meedenkt. Als er een nieuw product in de markt wordt gezet of een nieuwe strategie uitgedacht, willen je superieuren weten welk juridisch risico ze daarbij lopen. Vanuit onze opleiding zijn we gewend alle voors en tegens op een rijtje te zetten en de meest recente jurisprudentie er bij te nemen, maar dat willen zij allemaal niet horen. Ze willen een kort en duidelijk antwoord. Om te kunnen meedenken moet je daarom volgens mij als bedrijfsjurist over bijkomende skills beschikken. Als er bijvoorbeeld over financiële termen gesproken wordt dien je te weten wat ze betekenen.”

Aanvankelijk in het diepe gegooid Giolina Daal begon haar carrière eerst als advocate, maar is tevens alweer bijna 10 jaar ook internationaal bedrijfsjuriste.

Aangezien het internationale bedrijfsleven haar wel altijd al had aangetrokken had ze er tijdens haar rechtenstudie bewust voor gekozen om naast de privaatrechtelijke afstudeerrichting ook de bedrijfsjuridische afstudeerrichting af te ronden. Dit gaf haar al wel de nodige basis om van start te gaan maar het echte leerproces volgde uiteindelijk pas in de praktijk.

“Het was in het begin vooral veel “on the job learning,” en ze voelde zich toen ze net begon te werken in de hoedanigheid van legal counsel bij een groot internationaal bedrijf aanvankelijk in het diepe gegooid. “Je moet veel praktischer leren meedenken en heel erg to the point worden in je

formuleren. Iedereen komt op je af met juridische kwesties en vragen, vanuit tal van afdelingen binnen het bedrijf maar ook vanuit de verschillende jurisdicties alwaar het bedrijf diensten levert. Er wordt heel veel van je verwacht. Dat moet ook nog eens allemaal in korte tijd als je werkt in internationale fast moving industries. Als je pas bent begonnen als bedrijfsjurist heb je ook even de tijd nodig om het Internationaal bedrijf goed te leren kennen.”

En ook Kimberley de l’Isle merkt als zelfstandig advocaat op dat de jurist steeds meer begrip moet hebben van wat er binnen de bedrijfswereld speelt. “Die verandering is ook doorgesijpeld in de advocatuur. Je klanten willen simpelweg weten: waar staan we hier. Daar hebben ze geen tien pagina’s jurisprudentie voor nodig.”

Kimberley de l’Isle: “Ik geloof niet in elke seconde declareren.”

Keep it short and sweet Maar volgens Taisa voltrekt zich die verandering sneller in de bedrijfsjuristerij dan in de advocatuur. De antwoorden die ze op haar vragen krijgt zijn vaak nog steeds veel te lang.

“Ik moet dan zeggen: ik vind het niet erg als je in acht pagina’s alles op een rijtje zet, als je er maar één pagina samenvatting bij doet, want die heb ik nodig om aan mijn bestuur voor te leggen. Directeuren hebben niet de tijd om anderhalf uur naar een uitleg te luisteren of om ellenlange e-mails te lezen.

Ze willen weten: wat gebeurt er als we rechts gaan, wat als we links gaan, en wat is de bottomline? Misschien voelen advocaten zich verplicht om die acht pagina’s te schrijven, want vijf uur declareren voor één enkele bladzijde lijkt misplaatst, maar dan nog wil ik die samenvatting hebben.

En ik ga ze niet alsnog zelf maken. Wat is dan het nut geweest van uitbesteden? Want dat laatste doe ik niet alleen omdat de kwestie te gespecialiseerd is maar ook omdat ik onder tijdsdruk sta.” Giolina vult aan, dat facturen hoe dan ook niet te hoog mogen uitvallen. “Ik moet het wel zien te verkopen aan de directie en ik heb bovendien belang bij een lange

MC magazine - De werkelijkheid achter de juridisering

|

7

termijn relatie. Dat kan niet als rekeningen veel hoger uitvallen dan verwacht. Daarom vraag ik een eerste keer vaak een schatting van de kosten en verwacht ik vervolgens ook dat de externe advocaat zich daaraan zal houden. Ik heb het al eens meegemaakt dat ik bezwaar maakte als dat niet gebeurde en dat de rekening alsnog achteraf naar beneden werd bijgesteld, maar daar houd ik toch geen fijn gevoel aan over. Het is beter dat ik een advocaat geregeld opdrachten kan geven dan dat ik elke keer een andere moet zoeken. En we hebben geen baat bij ellenlange adviezen, het moet juist “to the point” zijn. Dus soms onderbreek ik er een aan de telefoon en zeg ik: Please, keep it short and sweet.”

Volgens Kimberley is die lange termijn relatie in ieders belang.

“Als advocaat en als bedrijfsjurist werk je gezamenlijk aan een goed advies, is het vertrouwen in elkaar heel belangrijk.

Daarom moet de eerste af en toe kunnen bellen zonder dat er direct een rekening volgt. Ik geloof niet in elke seconde declareren.”

Huisadvocaten Als klanten geen prijs meer stellen op ellenlange adviezen, waarom houdt de advocatuur er dan nog steeds aan vast?

Kan het zijn dat angst de belangrijkste drijfveer hiervoor is?

Angst om onvoldoende uren te kunnen declareren maar ook om fouten te maken, want als alles kort en bondig moet zijn springt een fout er ook des te meer uit. Giolina antwoordt bevestigend. “Die angst is er inderdaad vooral als de advocaat denkt dat het slechts om een eenmalig advies gaat. De beste remedie is hem of haar geleidelijk bij het bedrijf te betrekken, er toch een soort huisadvocaat op dat rechtsgebied van te maken die weet hoe de onderneming werkt.”

Dit zie je doorgaans steeds meer de evolutie naar het inschakelen van gespecialiseerde advocaten voor aparte werkgebieden, meent Kimberley: “Bedrijven hebben tegenwoordig een huisadvocaat voor arbeidsrecht, voor contractenrecht enzovoorts. Het is dus doorgaans niet meer één advocaat die alle ins en outs van het bedrijf kent. Maar Taisa vindt de investering hoe dan ook de moeite waard: “Wij hebben een zaak gehad van ontslag op staande voet, waarbij de medewerker in kwestie fraude had gepleegd met parkeerautomaten. De advocaat die de zaak toen samen met mij behandelde heeft een middag met onze parkeerwachters meegelopen, om na te gaan hoe die fraude concreet in zijn werk ging. Want dat is wat de rechter wil weten en wat je als advocaat dus moet kunnen uitleggen. In de business gaat het om feiten. Het werk van de advocaat is het juridiseren van die feiten, maar daarvoor moet hij of zij wel eerst de werkelijkheid daarachter leren kennen.”

Taisa Carmelia: “Mijn belangrijkste klant zit niet aan de andere kant van de telefoon, die zit een verdieping boven me.”

Altijd beschikbaar De advocaat is het grootste deel van de werkdag met het vak

8 | MC magazine - De werkelijkheid achter de juridisering

bezig. Pas als het bureau groeit in medewerkers ontstaat een situatie waarin hij steeds meer uren bezig is met het managen van de organisatie. De bedrijfsjurist heeft vaak van meet af aan met die andere werkzaamheden te maken.

“Toen ik nog zelfstandig advocaat was kon ik mijn werk makkelijker plannen,” zegt Taisa. “Als een bepaald document op een bepaalde dag gereed moest zijn kon ik mij afzonderen en alleen met deze specifieke zaak bezig zijn. Als legal counsel kan ik dat niet makkelijk doen. Als mijn CEO mijn kantoor binnenloopt met een vraag moét ik voor hem klaar staan.

Mijn belangrijkste klant zit niet aan de andere kant van de telefoon, die zit een verdieping boven me. Als bedrijfsjurist moet je accepteren dat je een deel van de dag aan het managen bent en een deel met de inhoudelijke kant van het vak bezig. Dat kan zelfs wel fifty fifty liggen.”

Giolina Daal: “Hoe meer juridische basiskennis er op de afdelingen bestaat, hoe kleiner de kans dat er brandjes ontstaan.”

Ondernemerschap versus werkgeverschap Precies daarom vindt Kimberley het een goed idee dat managers van afdelingen een basiscursus werkgeverschap zouden krijgen – en bij uitbreiding misschien alle beginnende ondernemers die meer willen zijn dan een zelfstandige.

“Wie voor zichzelf begint heeft gewoonlijk een helder idee hoe zijn product of dienst verkocht moet worden. Dat is een bewuste keuze. Het werkgeverschap echter overvalt hem. Je neemt personeel in dienst maar je bent er niet voor groomed. Veel ondernemers weten niet veel meer over werkgeverschap dan dat ze iemand salaris moeten betalen en vakantiegeven, maar door een ander in dienst te nemen laad je een hele reeks verantwoordelijkheden op je. Zo worden fouten gemaakt. Die onbekendheid met het werkgeverschap geldt ook voor managers van businessunits, die dezelfde fouten kunnen maken. Iemand komt bijvoorbeeld te laat en de leidinggevende vindt dat reden tot het geven van een officiële waarschuwing. Maar misschien had die werknemer wel een heel goede reden te laat te zijn en dan is die waarschuwing dus onwaardig. Hetzelfde zie je bij een personeelslid dat onvoldoende presteert. ‘Die moet eruit’, is dan een vaak gehoorde reactie, maar heb jij als leidinggevende wel alles gedaan om die werknemer in staat te stellen te presteren?”

Giolina kan dit voorstel onderschrijven. Managers van businessunits zouden in personeelszaken bijvoorbeeld de neiging kunnen hebben om emotioneel te handelen bij een conflict, zonder de juridische consequenties van dit handelen voldoende te doordenken, of bijvoorbeeld bepaalde zaken niet voldoende te documenteren. De bedrijfsjurist mag vervolgens de brand blussen. Het is daarom van belang dat er voldoende legal awareness wordt gecreëerd bij de diverse afdelingen in het bedrijf en regelmatig interne trainingen worden gegeven om dit te voorkomen. Investeren in die juridische basiskennis is geen luxe, vanuit legal & compliance perspectief zelfs een must. Hoe meer juridische basiskennis er op de afdelingen bestaat, hoe kleiner de kans dat er brandjes

ontstaan – en als ze er toch komen dan zijn de managers beter in staat ze zelf te blussen.”

Budget beheren/meerwaarde De advocaat kan op meerdere gebieden werkzaam zijn maar is nooit zo breed georiënteerd als een bedrijfsjurist noodzakelijkerwijs moet zijn. En precies daarin situeert zich volgens Giolina ook de meerwaarde van de legal counsel voor het bedrijf waar hij of zij in dienst is. “Men komt naar je toe voor juridisch advies of bijstand op het gebied van tal van rechtsgebieden. Van een verzoek om bijstand in een personeelskwestie tot aan een contract dat niet of niet behoorlijk door de wederpartij wordt nageleefd of de juridische begeleiding bij een nieuw online product, vragen aangaande een audit vanuit het buitenland, (internationaal)

MC magazine - De werkelijkheid achter de juridisering

|

9

10 | MC magazine - De werkelijkheid achter de juridisering

ondernemingsrechtelijke vraagstukken of IP kwesties etc.

Je moet kennis hebben van een groot aantal rechtsgebieden.

Echter als het te specialistisch wordt of als er sprake is van tijdsdruk of van een andere jurisdictie is het van belang dat je tijdig extern juridisch advies vraagt. Zo bouwen we een extern international advocaten netwerk op met wie we graag samenwerken. De raad van een bedrijfsjurist moet kort en bondig zijn en hoe langer je bij het bedrijf werkt – en de business dus beter kent – hoe meer dat advies ook een pro-actief karakter mag krijgen. Het is bovendien belangrijk dat je daarbij altijd de risico’s ontwaart en benoemt maar ook beseft dat het bedrijf niet alleen maar risico’s kan mijden.

Het wil ook zaken kunnen doen. Dit vergt dan ook zakelijk inzicht en creatief en oplossingsgericht mee kunnen denken”.

Taisa voegt daar aan toe dat de bedrijfsjurist ook een financiële taak heeft. “Je hebt een budget te bewaken en dat budget wordt in veel bedrijven ook nog eens openbaar gemaakt. Bij ons wordt er maandelijks geïnformeerd of legal department on budget is of juist below of above. Dat heeft invloed op je projecten en dus op je uitbesteding. Ik ben er zelf trots op dat ik het bedrag dat we uitgaven aan externe advocaten onder mijn leiding naar beneden hebben kunnen bijstellen. Ook dat is een meerwaarde.”

Uren moeten schrijven Taisa was eerst advocaat en stapte toen over naar de bedrijfsjuristerij. Giolina staat nog steeds met één been in elk van de twee deelgebieden. Zij kennen beide werelden van binnenuit. Maar ook als de bedrijfsjurist volledig opgaat in de organisatie van de onderneming waar hij exclusief voor werkt moet hij toch altijd een tikje vreemde eend in de bijt blijven. Laat je dingen achter in de advocatuur die je later mist? “Ja, het sparren met collega’s en het procederen,” antwoordt Taisa. “In het begin denk je nog: ik ga zelf naar de rechtbank, maar al snel ontdek je dat je daar de tijd niet voor hebt en dat het in veel gevallen, zoals in dat van een ontslag, ook niet de beste methode is. Een ontslag kan ik helemaal zelf voorbereiden, tot aan het verzoekschrift, maar vanaf dan laat ik het over aan een externe advocaat, want het blijft toch het ontslag van een collega.” Giolina kan dat beamen maar geeft aan het ook afhangt van de grootte van het bedrijf, aard van het geschil en of je die collega goed kent. Indien er op dat moment de tijd voor is, opteert ze er dan toch soms voor om de ontslagzaak zelf te doen, aangezien zij nog wel procedeert of tezamen met een externe advocaat, mocht ze toch onder tijdsdruk komen te staan. Zij zit tevens in een samenwerking met twee andere advocaten waarbij sparren en kennisdeling ook voorkomt. Maar er zijn ook aspecten aan de voltijd advocatuur die ze achteraf juist helemaal niet bleek te missen.: “Het altijd maar bijna voltijd declarabel moeten zijn en die uren dagelijks moeten schrijven. Het is fijn dat door de combinatie van beide werelden, het uren moeten schrijven wat minder is geworden.

Legal manager De bedrijfsjurist en de advocaat delen dezelfde genen in de vorm van opleiding en opvoeding maar gaan in hun volwassen

leven verschillende wegen. De eerste ontwikkelt zich tot een breed georiënteerde legal manager, die bijna even sterk in commerciële en operationele termen kan denken als in juridische, de laatste is en blijft een jurist pur sang, al dan niet toegespitst op één rechtsgebied. Hoe meer de advocaat vasthoudt aan de werkwijze die hem is aangeleerd, hoe groter de frictie met de bedrijfsjurist als zijn opdrachtgever.

Acht pagina’s vol aannames over wat de tegenpartij zou kunnen doen? Het mag. Ook de meest recente jurisprudentie is welkom, op voorwaarde dat er een samenvatting bij zit van één pagina waarin het gewenste korte en bondige antwoord staat. Volgens Kimberley zou de advocaat die kennis niet pas later moeten aanleren maar bij voorkeur al tijdens de studie, bijvoorbeeld als stagiair. “En ik weet wel, geen van ons heeft voldoende tijd daarvoor, maar een stagiair betekent niet alleen maar eenrichtingsverkeer. Ik heb er een gehad die bezig was met haar eindwerk over arbeidsrecht en die mij met haar vragen toch weer scherp stelde. Bovendien is het onze plicht. Ik ben me daar des te meer van bewust sinds een collega me eens zei: ‘Iemand heeft het ooit ook voor mij gedaan.’”

Business as unusual De advocaat die een duurzame zakelijke relatie wenst met een bedrijfsjurist zal er niet omheen kunnen zich meer te verdiepen in het bedrijf van de legal counsel, om tussendoor vragen te beantwoorden met een ‘ja’ of een ‘nee’ zonder mitsen en maren, om voorspelbaar te worden in zijn declaraties. En soms ook om klaar te staan op de meest onverwachte momenten en dan al het andere werk even te laten vallen. Giolina vult aan: “zo kan er onverwachts iets gebeuren op een onverwacht tijdstip en speelt timing een zeer belangrijke rol. Ik heb bijvoorbeeld in het verleden meegemaakt in de luchtvaart industrie dat een vliegtuig van het bedrijf waar ik werkzaam was niet mocht vertrekken vanuit het buitenland om onjuiste redenen van de overheid aldaar.

Waar ‘time of the essence’ is en de juridische en financiele consequenties groot zijn, is het dermate van belang dat je vaste externe buitenlandse advocaat dan ook beschikbaar is en snel optreedt, ook op onverwachte tijdstippen. Het onvoorspelbare en de diversiteit aan onderwerpen en ook het internationaal karakter maken het werk wel zo interessant, je leert ook snel en praktisch handelen en probleemoplossend denken, it’s never a dull moment”.

Taisa heeft als voorbeeld een aangekondigde staking.

“Wij zijn een luchthaven met een vierentwintig uurs dienstverlening. Een toestel dat moet uitwijken kan altijd bij ons terecht. Als de boel dreigt te worden platgegooid wegens een staking moeten we dus á la minute ingrijpen, passagiers moeten kunnen blijven vertrekken en aankomen op de luchthaven. Al is het zondagavond laat, als ik dan een externe advocaat nodig heb, moet hij er zijn.

En als ik als antwoord krijg: ‘Sorry, morgenmiddag om drie uur’, dan is de relatie natuurlijk beëindigd.” Business as usual, voor de bedrijfsjurist betekent soms actie op een unusual tijdstip. De advocaat die voor de legal counsel werkt kan ook dat maar beter goed begrijpen.

MC magazine - De werkelijkheid achter de juridisering

|

11

Who dares wins

WWW.AVDR.NL 12 | MC magazine - De werkelijkheid achter de juridisering