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Alcatel OmniPCX Enterprise Alcatel 4028/4029


First


Manuel utilisateur How

Introduction

Comment utiliser ce guide

En choisissant un téléphone Alcatel 4028/4029, vous faites confiance à Alcatel : nous vous en remercions. Votre poste Alcatel 4028 (poste IP) ou Alcatel 4029 (poste numérique) vous apporte tous les avantages de sa nouvelle ergonomie, pour une communication plus performante.

• Actions

• Clavier Décrocher.

2ab

5

„ Un grand écran graphique permet, à l'aide des touches et du navigateur, de téléphoner, configurer et programmer votre

c

jkl

ef

3d

mno

6

Raccrocher.

téléphone ,

„ un combiné confort : forme ergonomique et zone de maintien en matière souple,

Clavier numérique. Clavier alphabétique.

2

Touche spécifique du clavier numérique.

„ des touches audio (écoute amplifiée, mains libres...) pour vous faciliter la vie, • Navigateur

„ un clavier alphabétique confortable pour appeler vos correspondants par leur nom.

Déplacer la touche de navigation vers le haut, le bas, la gauche ou la droite. Pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long) ; en cours de communication, permet d'accéder aux différentes pages (Menu, Perso, ...) et de revenir aux écrans de téléphonie.

• Afficheur et touches afficheur Dupond Guy

• Touches audios

Vue partielle de l’afficheur.

Écoute amplifiée, mains libres.

Touche afficheur.

Réglage “moins”. Réglage “plus”.

• Touches programmables et icones

• Autres touches fixes

Touche d’appel.

Touche fixe.

Icone associée à une touche.

Touche MENU. Touche d'accès à la messagerie.

• Autres symboles utilisés Signifie que la fonctionnalité est accessible depuis la page Menu. Signifie que la fonctionnalité est accessible depuis la page Perso. Signifie que la fonctionnalité est accessible depuis la page Info. Signifie que la fonction est soumise à programmation. Si nécessaire, consulter votre installateur. Signifie que la fonction est accessible par appui sur une touche programmée - voir Programmer les touches de la page Perso ou du boîtier d’extension. De petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles.

3


How


Sommaire Toc

Découvrir votre téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 6 1.

1.1 1.2 1.3

2.

p. 9 p. 9 p. 9 p. 10 p. 10 p. 10 p. 10 p. 10 p. 11 p. 11 p. 11 p. 11 p. 11

6.

7.

Appeler un second correspondant en cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Recevoir un second appel en cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Transférer un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Converser simultanément avec 2 correspondants (conférence) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Converser simultanément avec plus de 2 correspondants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mettre votre correspondant en attente (garde) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mettre un correspondant externe en attente (parcage) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Entrer en tiers dans une communication interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Régler le niveau sonore . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

L’Esprit d’Entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 15 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11

Répondre à la sonnerie générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Filtrage patron/secrétaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Intercepter un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Groupement de postes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) . . . . . . . . . . . . . . . . Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un correspondant sur son haut-parleur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Envoyer un message écrit à un correspondant interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Envoyer une copie d’un message vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . .

p. 15 p. 15 p. 15 p. 16 p. 16 p. 16 p. 17 p. 17 p. 17 p. 17 p. 18

p. 19 p. 19 p. 19 p. 19 p. 19 p. 20 p. 20 p. 20 p. 20 p. 20 p. 21 p. 21

Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22 Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager interne depuis votre poste p. 22

Votre poste s’ajuste à vos besoins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10 7.11 7.12 7.13 7.14 7.15 7.16

p. 12 p. 12 p. 12 p. 12 p. 13 p. 13 p. 13 p. 14 p. 14 p. 14

Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A votre retour, consulter votre messagerie vocale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne . . . . . . . . . Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Effectuer un renvoi sélectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Annuler tous les renvois . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Annuler un renvoi particulier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation) . . . . Ne pas être dérangé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Laisser un message d’absence à vos appelants internes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Consulter les messages écrits laissés en votre absence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Gérer vos coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22 6.1 6.2

En cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 12 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10

4.

Ecrans d’accueil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7 Ecran de gestion des appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 8 Ecran d’application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 8

Etablir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Recevoir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Téléphoner en mode "Mains libres" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) . . . . . . . . . . . . Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise) . . . . . . . . . . . . . . Appeler par touches d’appels programmées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un numéro du répertoire collectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rappeler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rappeler le dernier appelant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Demander un rappel automatique lorsque votre correspondant interne est occupé . . . Recevoir un appel interne en interphonie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Émettre en fréquences vocales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vous isoler de votre correspondant (secret) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Rester en contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 19 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12

Téléphoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 9 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13

3.

5.

Description d’ écrans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7

Initialiser votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Personnaliser votre accueil vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modifier le mot de passe de votre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modifier le mot de passe de votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Régler votre sonnerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Régler le contraste de votre écran. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sélectionner la page d'accueil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Choisir la langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Programmer les touches de la page Perso ou du boîtier d’extension. . . . . . . . . . . . . . . . Programmer les touches d’appel direct . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Programmer un rappel de rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Connaître le numéro de votre téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verrouiller / Déverrouiller votre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Configurer la prise audio de votre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modifier le numéro associé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Constituer, modifier ou consulter votre liste d'interphonie (10 numéros max) . . . . . . .

p. 23 p. 23 p. 23 p. 23 p. 24 p. 24 p. 24 p. 25 p. 25 p. 25 p. 25 p. 26 p. 26 p. 26 p. 26 p. 26

Garantie et clauses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 27

5


Découvrir votre téléphone

„ Afficheur et touches afficheur Comporte plusieurs lignes et pages donnant des informations sur les communications et les fonctions accessibles par les 6 touches associées aux lignes de l'écran. Icone renvoi : l'appui sur la touche associée à cet icone permet de programmer ou de modifier la fonction renvoi (en rotation quand un renvoi est activé).

Telephone

„ Voyant lumineux Réglage de l'inclinaison de l'écran

Combiné téléphonique

• •

Vert clignotant : arrivée d’un appel. Orange clignotant : alarme.

Casque branché.

Rendez-vous programmé.

Mode silence activé.

Poste verrouillé.

Touches afficheur : l'appui sur une touche afficheur active la fonction qui lui est associée sur l'écran.

„ Navigation Touche OK :permet de valider les différents choix et options proposés en cours de programmation ou de configuration. Navigateur Gauche-Droit : permet de passer d'une page à une autre.

Navigateur Haut-Bas : permet de défiler le contenu d'une page. Touche Retour/Sortie : pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long) ; en cours de communication, permet d'accéder aux différentes pages d'accueil (Menu, Info,…) et de revenir aux écrans de téléphonie.

„ Pages d’accueil Alcatel 4028

Page menu : contient l'ensemble des fonctions et applications accessibles à l'aide des touches associées aux libellés. Page perso : contient des touches de ligne ainsi que des touches d’appel direct à programmer.

Prise pour la connexion d'un casque, d'un équipement mains libres ou d’un haut-parleur

Page info : contient des informations sur le téléphone et l'état de fonctions : nom, numéro de téléphone, nombre de messages, état du renvoi, rappel de rendez-vous, …

„ Présentation des appels

Clavier alphabétique

Appel entrant.

Communication en cours.

„ Touches audios Touche Raccrocher : pour terminer un appel. Touche Mains libres/Haut-parleur : pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher. • allumée fixe en mode mains libres ou en mode casque (appui court). • clignotement en mode haut-parleur (appui long).

Appel en attente.

Touche Interphonie/Secret : • En conversation : appuyer sur cette touche pour que votre correspondant ne vous entende plus. • poste au repos : appuyer sur cette touche pour répondre automatiquement aux appels sans avoir à décrocher. Dans le cas de deux appels simultanés, il est possible de passer d'un appel à un autre en appuyant sur les touches afficheur associées à chacun des appels.

Pour augmenter ou diminuer le volume du haut-parleur, du combiné ou de la sonnerie

„ Boîtier d'extension

Navigateur Gauche-Droit : permet de consulter les appels.

„ Touches de fonction et touches programmables Touche Information : pour obtenir des informations sur les fonctions de la page 'Menu' et pour programmer les touches de la page 'Perso'. Touche Messagerie pour accéder aux différents services de messagerie Le clignotement de cette touche signale la présence d'un nouveau message vocal, d'un nouveau message texte ou d'une demande de rappel.

Un boîtier d'extension peut équiper votre poste. Il dispose ainsi de touches supplémentaires configurables en touches de fonction, touches de ligne, touches d'appel … Pour mettre en place les étiquettes : ramener la languette de maintien du cache de touches vers soi et soulever le cache. Installer l'étiquette sous le bloc de touches, dans le logement prévu à cet effet, et mettre à nouveau le cache en place.

Touche 'Bis' : pour rappeler le dernier numéro émis.

6

Touche programmable (Touches f1 et f2): le voyant est allumé lorsque la fonction associée à la touche est activée.


1

Description d’écrans Other

„ Page perso : contient des touches de ligne ainsi que des touches d’appel direct à programmer. Le navigateur haut-bas 1.1

permet d'accéder à l'ensemble des touches d'appel direct (autres que celles affichées par défaut). La programmation ou la modification d'une touche d'appel direct se fait par l'intermédiaire de la touche Information.

Ecrans d’accueil

Page menu

Page perso

Page info

Heure et icone d'états Date Icone renvoi d'appel Fixe: pas de renvoi activé. En rotation: renvoi activé Barre de défilement: indique la position dans une page

„ Page info : contient des informations sur le téléphone et l'état de fonctions : nom, numéro de téléphone, nombre de messages, état du renvoi, rappel de rendez-vous, … Affichage du contenu de la page sélectionnée

„ Page menu: contient l'ensemble des fonctions et applications accessibles à l'aide des touches associées aux libellés. Depuis cette page, il est entre autre possible de régler la sonnerie et le contraste de l'écran, de programmer une heure de rendez-vous, de verrouiller le poste, de définir la page affichée par défaut, de configurer la messagerie, et d'accèder à des fonctions téléphoniques telles que le rappel de l'un des 10 derniers numéros ou l'interception d'appels.

Navigateur Gauche-Droit : permet de passer d'une page à une autre.

Navigateur Haut-Bas : permet de défiler le contenu d'une page.

7


Description d’écrans

1 1.2

Ecran de gestion des appels

Date

Icone arrivée d'un appel

1.3

Ecran d’application

Date

Heure et icone d'états

Nom de l’application (si application installée)

Lun 16 août 2004

Heure et icone d'états

Icone appel en cours

Icone appel en garde

Affichage contextuel des fonctions accessibles en cours de communication

Ecran d’application

Ecran de présentation d'un appel entrant. Cet écran s'affiche temporairement à l'arrivée d'un appel et présente le nom et/ou le numéro de l'appelant.

Ecran d’évènements

„ Ecran d’application : affichage d'informations utiles à la programmation ou la configuration du poste. „ Ecran d’évènements : affichage d'évènements liés à la programmation ou la configuration en cours,

A chaque onglet correspond un appel dont l'état est symbolisé par son icone ((en cours, en garde, arrivée nouvel appel). En cours de communication, utiliser le navigateur gauche-droit pour consulter les appels en garde ou entrant.

confirmation, refus, erreur,....

Utiliser le navigateur haut-bas pour afficher les fonctions accessibles. Ces fonctions (transfert, conférence,…) sont directement liées à l'état de l'appel consulté. Par exemple la fonction transfert ne sera pas disponible entre un appel en cours ou en garde et un appel entrant. Touche Retour/Sortie : pour passer d'un écran téléphonique à un écran applicatif. Permet, par exemple, en cours de communication de chercher un numéro, de programmer un rappel de rendez-vous, ... Il est également possible de gérer ses appels à partir de la page Perso. En cours de communication, appuyer sur la touche Retour/Sortie et afficher la page Perso. Les communications en cours ou en attente s'affichent sur les différentes touches de ligne. Il est alors possible de converser avec le correspondant de son choix en appuyant sur la touche qui lui est associée.

8


Téléphoner

2

Other

Etablir un appel

2.1

bc

2a

5

jkl

ef

2.2

bc

3d

2a

o mn

6

5

numéroter directement

décrocher

5

mains libres

ef

3d

o mn

6

Paul appelle

nº de votre correspondant

décrocher

ef

bc

3d

jkl

6

2a

jkl

2.3

o mn

nº de votre correspondant

Recevoir un appel

touche d’appel programmée

mains libres

appuyer sur la touche associée à l'icone 'appel entrant'

Téléphoner en mode 'Mains libres'

„ Poste au repos :

nom du destinataire

vous êtes en position mains libres Paul Conversation 00:23'

appui court

vous êtes en communication

terminer votre appel

„ En cours de communication : Pour un appel à l’extérieur, composer le numéro d'accès à l'extérieur avant le numéro de votre correspondant. 0 est le code par défaut pour accéder au réseau téléphonique public. Paul Conversation 00:23'

vous êtes en communication

Pour le standard, composer le '9' (par défaut).

• Si le correspondant interne ou externe ne répond pas ou est occupé :

Annonce HP

Rappeler

passer un message sur le haut-parleur du poste libre

demander le rappel du poste occupé

En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre combiné sans interrompre l’appel.

Message texte

transmettre un message écrit

Message texte

envoyer un message vocal

appui court

accéder à l’écran suivant

9


Téléphoner

2 2.4

Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) Écoute amplifiée

Hélène

la touche Haut-Parleur clignote

Paul Conversation 00:23'

vous êtes en communication

Appeler par touches d’appels programmées

2.6

accéder à la page 'Perso'

activer le haut-parleur (appui long)

rechercher votre correspondant parmi les touches d’appels programmées

appeler le correspondant de votre choix

La touche s'éteint

Appeler un numéro du répertoire collectif

2.7 régler le volume (7 niveaux)

désactiver le hautparleur (appui long)

Votre poste a accès à un répertoire collectif de numéros externes programmés.

un appui court sur la touche haut-parleur permet de passer en mode main-libre (voyant allumé fixe).

5

ef

bc

3d

jkl

6

2a

o mn

nº abrégé 2.5

Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise) 2.8

Rappeler

Bis

entrer le nom ou les intiales* ou les nom et prénom* de votre correspondant

sélectionner le type de recherche souhaitée (nom, nom et prénom* ou initiales*)

touche 'Bis'

Affichage de tous les correspondants répondant aux critères de recherche

afficher les noms précédents et suivants

appuyer sur la touche associée au correspondant à appeler

accéder à la page 'Menu'

rappel du dernier numéro

modifier la recherche

*Saisir obligatoirement le nom sous la forme nom/espace/prénom.

10


Téléphoner

2 2.9

Rappeler le dernier appelant (dont l'appel est resté sans réponse)

2.12

Émettre en fréquences vocales

En cours de communication, vous devez parfois émettre des codes en fréquences vocales, par exemple dans le cadre d’un serveur vocal, d’un standard automatique ou d’un répondeur consulté à distance.

dernier appelantRappel du

Non réponse

Dernier app : Paul Conversation 00:23'

accéder à la page 'Menu'

2.10

rappeler le dernier appelant

vous êtes en communication

Demander un rappel automatique lorsque votre correspondant interne est occupé

correspondant interne occupé

Rappeler

Envoyer FV

* activer 'FV'

La fonction est automatiquement annulée avec l’arrêt de la communication.

l’acceptation du rappel s’affiche

2.13

Vous isoler de votre correspondant (secret)

Vous entendez votre correspondant mais il ne vous entendra plus :

2.11

Recevoir un appel interne en interphonie

La touche s'allume

Paul Conversation 00:23'

Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. Lorsqu’un correspondant interne appelle, vous êtes alors directement connecté en mode mains libres. L’afficheur indique l’identité de l’appelant.

vous êtes en communication

• Pour activer - poste au repos :

désactiver le micro

La touche s'éteint

la diode associée s’allume

reprendre la conversation Lorsque votre correspondant raccroche, le mode interphonie est toujours activé.

• Pour désactiver - poste au repos :

La diode associée s'éteint

11


En cours de communication

3

„ Répondre à l’appel affiché :

Other

Appeler un second correspondant en cours de communication

3.1

Prendre l'appel John Conversation 00:23

Second appel Paul Conversation 00:23'

bc

3d

jkl

6

2a

5

ef

o mn

le premier correspondant touche d’appel est mis en attente dont l’icone clignote • Pour retrouver votre premier correspondant et mettre fin à la conversation en cours :

John Conversation 00:23

vous êtes en nº du second le premier correspondant communication correspondant est mis en attente • Autres méthodes pour appeler un second correspondant 5

ef

bc

3d

jkl

6

2a

Numéroter directement.

o mn

John Conversation 00:23

Paul En conversation

touche associée à l'icone 'appel en attente'

Nom du second correspondant. - Pour rappeler le dernier numéro émis (appui long). - Rappeler l'un des 10 derniers numéros (appui court).

3.3

Touche d’appel programmée.

• Pour annuler votre second appel et retrouver le premier :

Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient)

En communication, un deuxième correspondant est en attente. Pour le reprendre :

Fin d'appel John Conversation 00:23

Paul Conversation 00:23'

John Conversation 00:23

votre premier correspondant est mis en attente

touche associée à l'icone 'appel en attente'

En cas de fausse manœuvre, raccrochez : votre poste sonne et vous retrouvez votre premier correspondant.

3.4 3.2

Paul Conversation 00:52

Recevoir un second appel en cours de communication

Transférer un appel

• Vous voulez transférer votre correspondant sur un autre poste :

• Un second correspondant cherche à vous joindre :

Paul Conversation 00:23'

vous êtes en communication

vous êtes en communication

Paul Appelle

nom ou n° de l'appelant pendant 3 secondes

12

5

ef

bc

3d

jkl

6

2a Paul Conversation 00:23'

o mn

appeler un second correspondant

John Conversation 00:23

le premier correspondant est mis en attente


En cours de communication

3 • Si le destinataire du transfert répond :

Converser simultanément avec plus de 2 correspondants

3.6

Rappeler

Vous êtes en conférence avec 2 correspondants. Pour rajouter un correspondant supplémentaire à la conférence : Vous pouvez aussi transférer votre appel immédiatement, sans attendre la réponse de votre correspondant.

Ajouter

Paul John 00:23

5

Le transfert entre deux correspondants externes n’est généralement pas autorisé (dépend du pays concerné et de la programmation du système).

3.5

ef

bc

3d

jkl

6

2a

mn

o

nom ou numéro du correspondant Conférence

Insérer

Converser simultanément avec 2 correspondants (conférence)

Nombre de participants :4

„ En communication avec un correspondant, un deuxième est en attente :

Conférence John Conversation 00:23

3.7

Paul John 00:23

Mettre votre correspondant en attente (garde)

• Mise en garde exclusive :

sélectionner la fonction 'conférence'

Vous êtes en conversation avec un correspondant. Vous voulez le mettre en attente et le reprendre ultérieurement sur le même poste.

„ Annuler la conférence et reprendre votre premier correspondant (si la conférence est active) : Mise en garde Fin conférence

Paul Conversation 00:23'

Paul En garde

vous êtes en communication • Reprendre le correspondant en garde :

„ Raccrocher avec tous vos correspondants (si la conférence est active) :

votre correspondant est mis en attente

Fin conférence Paul En garde

„ Si à l’issue de la conférence, vous voulez laisser vos deux correspondants en liaison :

Paul Conversation 00:23'

touche associée à l'icone 'appel en attente' • Mise en garde commune :

Rappeler

Pour retrouver votre correspondant, à partir de n’importe quel poste de votre installation qui supervise la ligne.

Attente Paul Conversation 00:23'

vous êtes en communication

13

votre correspondant est mis en attente


En cours de communication

3 Reprendre le correspondant en garde à partir de n’importe quel poste :

3.9 Paul Conversation 00:23'

Le poste de votre correspondant est occupé. Si ce poste n’est pas “protégé”, vous pouvez, si vous y êtes autorisé, intervenir dans la conversation en cours :

touche associée à l'icone 'appel en attente'

3.8

Intrusion

Mettre un correspondant externe en attente (parcage) de parcage

Entrer en tiers dans une communication interne

Intrusion

même touche pour sortie • Se protéger contre l’entrée en tiers : l'intrusion

Parcage/reprise

Protégé contre

Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente afin de le reprendre à partir d’un autre poste :

5

Paul Conversation 00:23'

appuyer sur une touche programmée

vous êtes en communication

ef

bc

3d

jkl

6

2a

Parquer l'appel

o mn

entrer le numéro

La protection disparaît lorsque vous raccrochez. Un message d'annonce de parcage s'affiche sur l'écran du poste destinataire du parcage.

• Pour retrouver votre correspondant parqué : de parcage

3.10

Parcage/reprise

Régler le niveau sonore

La communication avec l'appel parqué se fait automatiquement en décrochant le combiné du poste destinataire du parcage.

En communication, pour régler le niveau sonore du haut-parleur ou du combiné: Réglages

Services

Consultation

Paul en conversation

accéder à la page 'Menu'

vous êtes en communication Interception

Parcage/reprise

d'appel

de parcage

Si la communication mise en parcage n’est pas reprise dans un temps donné (1mn 30 par défaut), elle est aiguillée vers l’opératrice.

14

régler le niveau sonore


L’Esprit d’Entreprise

4

Other

4.1

Répondre à la sonnerie générale

4.3

Intercepter un appel

Vous entendez un poste sonner dans un autre bureau où personne ne peut répondre. Si vous y êtes autorisé, vous pouvez répondre à partir de votre poste.

renvoi de nuit Interception

En l’absence de l’opératrice, les appels externes qui lui sont destinés peuvent aboutir à une sonnerie générale. Pour répondre :

• Si le poste qui sonne appartient au même groupe d’interception que vous : grp traitement Intercept° app

Réglages

Services

Réglages

accéder à la page 'Menu'

Consultation

accéder à la page 'Menu' Interception

Interception

d'appel

renvoi de nuit

Consultation

4.2

Services

Interception

Intercept° app

d'appel

grp traitement

• Si le poste n’appartient pas au même groupement que vous :

Filtrage patron/secrétaire

appel individuel Interception Liste filtrée :

La programmation du système permet de constituer des groupes “patron/secrétaire” permettant de diriger les appels du patron vers une ou plusieurs secrétaires.

Réglages

Services

Consultation

• A partir du poste patron ou secrétaire :

accéder à la page 'Menu' vos appels sont filtrés par la personne choisie (secrétaire,…) Interception

appuyer sur une touche programmée

d'appel

Intercept° app

5

ef

bc

3d

jkl

6

2a

o mn

nº du poste qui sonne Par programmation du système, certains postes peuvent être protégés contre l’interception.

même touche pour annuler Le filtrage est indiqué sur l’afficheur du poste patron et par l’icone associée à la touche programmée “filtrage”.

15


L’Esprit d’Entreprise

4 4.4

Groupement de postes

4.5

• Appel de postes d’un groupement :

Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip)

Le poste de votre correspondant ne répond pas et vous savez qu’il dispose d’un récepteur portatif :

Certains postes peuvent faire partie d’un groupement, vous pouvez les joindre en composant le numéro du groupement.

2a

5

bc

jkl

5

o mn

3d

6

mn

Recherche

o

5

ef

bc

3d

jkl

6

2a

o mn

6

nº du correspondant

Nº du groupement • Sortir temporairement de votre groupement de poste : groupement

ef

bc

jkl

2a

ef

3d

nº du correspondant

Sortir du affichage de la recherche en cours Réglages

Services

Votre correspondant peut répondre à partir de n’importe quel poste de l’entreprise.

accéder à la page 'Menu'

Consultation

Autres services

Sortie groupe

5

ef

bc

3d

jkl

6

2a

o mn

4.6

Nº de votre groupement

personne

• Réintégrer votre groupement : groupement

Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif Rép recherche de

Vous pouvez répondre au “bip” sonore en utilisant n’importe quel poste de l’entreprise.

Entrer dans le Réglages

votre récepteur portatif sonne Réglages

accéder à la page 'Menu'

accéder à la page 'Menu' Consultation Consultation

Services

Services

Autres services

Entrée groupe

bc

2a

5

jkl

3

Recherche

Rép recherche

ef

bc

3d

jkl

6

2a

5

f de

o mn

o mn

6

nº de votre poste

Nº de votre groupement L’appartenance d’un poste à un groupement n’a aucune incidence sur la gestion de ses appels directs. Vous pouvez toujours joindre un poste précis du groupement par son propre numéro.

16


L’Esprit d’Entreprise

4 4.7

Appeler un correspondant sur son haut-parleur

Envoyer une copie d’un message vocal

4.9

Votre correspondant interne ne répond pas. Vous pouvez, si vous y êtes autorisé, “décrocher” son poste à distance :

Annonce HP

nouveau messa

2a

vocal

5

ef

bc

3d

jkl

6

o mn

Paul

mot de passe votre correspondant ne répond pas

Consulter

affichage du nombre de nouveaux et d’anciens messages

vous êtes connecté sur le haut-parleur du poste de votre correspondant (s’il possède la fonction mains libres) Mgsgerie texte

Diffuser msg

4.8

Enregistrez votre message

Finir

Envoyer un message écrit à un correspondant interne

nouveau messa

Envoyer

texte

bc

2a

5

jkl

5

o mn

6

entrer le numéro du destinataire Mgsgerie texte Envoyer un message texte à

ef

bc

3d

jkl

6

2a

ef

3d

Épeler le nom

nº du poste destinataire

saisir les premières lettres du nom

4.10

Msg prédéfini

#

o mn

nom du destinataire

sélectionner un message prédéfini nouveau messa

2a

vocal

5

bc

3d

jkl

6

ef

Envoyer

o mn

Msg àa créer

mot de passe sélectionner un message prédéfini à compléter

Mgsgerie texte xxxxxx xxx

composer un nouveau message

Mgsgerie vocale Enregistrez votre message

enregistrer le message

Valider

compléter votre message 17

envoyer le message

Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion

xxx xxx

àA compléter

Envoyer

Finir

fin de l’enregistrement


L’Esprit d’Entreprise

4 5

ef

bc

3d

jkl

6

2a

Épeler le nom

nº du poste destinataire

nom du destinataire

Envoyer

envoyer le message

4.11

#

o mn

Finir

fin de diffusion

Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe de postes

Ce message, ne nécessitant pas de réponse, est diffusé sur les haut-parleurs des postes de votre groupe de diffusion :

5

ef

bc

3d

jkl

6

2a

o mn

parlez, vous disposez de 20 secondes

nº du groupe de diffusion

Seuls les postes au repos et équipés de haut-parleurs entendent le message.

18


Rester en contact

5

Other

5.1

Rappeler

Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat)

Ce numéro peut être celui d’un domicile, d’un portable, d’un téléphone de voiture, de votre messagerie vocale ou bien celui d’un poste interne (opératrice, etc.).

Renvoi immédiat

bc

3d

jkl

6

2a

5

rappeler l’auteur du message

ef

5.4

o mn

nº du destinataire

Sauvegarder

Finir

archiver le message

quitter la consultation

Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne Recherche

Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans l’entreprise :

l’acceptation du renvoi s’affiche

l’acceptation du renvoi s’affiche

appuyer sur une touche programmée Vous pouvez continuer à passer vos appels. Seul le poste destinataire peut vous joindre.

5.5

5.2

Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale

Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste Rv àa distance

Vous souhaitez que vos appels vous suivent : Vous devez activer la fonction à partir du poste destinataire du renvoi. Rv imm vers MV

l’acceptation du renvoi s’affiche

Autre renvoi

Renvoi immédiat àa distance

5

ef

bc

3d

jkl

6

2a

o mn

nº de votre poste 5.3

A votre retour, consulter votre messagerie vocale 5

Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages.

nouveau messa

2

vocal

5

ab

c

jkl

3

f

de

o mn

6

appuyer sur une touche programmée

affichage du nom de l’émetteur, de la date, de l’heure et du rang du message

mot de passe

Consulter

écouter le message

Réécouter

Effacer

effacer le message 19

ef

bc

3d

jkl

6

2a

o mn

nº de votre poste

l’acceptation du renvoi s’affiche


Rester en contact

5 5.6

Effectuer un renvoi sélectif

5.9

Vous pouvez renvoyer votre numéro principal et votre ou vos numéros secondaires sur des postes différents.

Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation) Renvoi si occupé

Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans l’entreprise : Réglages

Services

Consultation

Renvoi

Autre renvoi

accéder à la page 'Menu'

accéder à la page 'Menu' Services de

Sélection ligne

Sélection lignes

2a

renvoi

principale

secondaires

5

ef

bc

3d

jkl

6

mn

o

Renvoi si occupé

sélectionner le numéro à renvoyer

nº du destinataire du renvoi

5

ef

bc

3d

jkl

6

2a

l’acceptation du renvoi s’affiche

o mn

nº destinataire du renvoi 5.7

Annuler tous les renvois bc

2a

5

Désactiver

Annuler le renvoi

programmer un autre type de renvoi

appuyer sur une touche programmée

5.10 5.8

jkl

3d

ef

o mn

6

l’acceptation du renvoi s’affiche

nº destinataire du renvoi

Ne pas être dérangé

Annuler un renvoi particulier actif/inactif

Ne pas déranger

Vous pouvez rendre votre poste momentanément inaccessible à tout appel. touche programmée correspondant au type de renvoi (groupe ou sélectif) Réglages

Services

Ne pas dérange

Ne pas dérange

& verrou

actif/inactif

Consultation

l’acceptation du renvoi s’affiche

Le message 'Ne pas déranger' s'affiche sur le poste des correspondants qui cherchent à vous joindre.

20


Rester en contact

5 5.11

Laisser un message d’absence à vos appelants internes

Vous pouvez laisser sur votre poste un message qui sera envoyé sur l’écran-afficheur du poste qui vous appelle.

nouveau messa

Rv vers excuse

Rv vers excu

texte

Msg prédéfini

àA compléter

sélectionner un message prédéfini

sélectionner un message prédéfini à compléter

Mgsgerie texte xxxxxx xxx

Msg àa créer

Valider

composer un nouveau message

5.12

compléter votre message

Consulter les messages écrits laissés en votre absence

Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages.

nombre de messages reçus

Rappeler

rappeler l’auteur du message

nouveau messa

Lire message

texte

Sauvegarder

enregistrer le message

affichage du nom de l’émetteur, de la date, de l’heure et du rang du message

Msg suivant

message suivant

Réponse texte

répondre par un message texte

quitter la consultation 21


Gérer vos coûts

6

Other

Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients

6.1

Vous pouvez imputer le coût de vos communications externes sur des numéros de comptes associés à vos clients.

Réglages

Services

accéder à la page 'Menu'

Consultation

2a

5

bc

jkl

ef

3d

6

5

Code affaire

ef

bc

3d

jkl

6

2a

o mn

nº du compte client concerné

6.2

Autres services

o mn

nº de votre correspondant

Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager interne depuis votre poste

Réglages

Services

Consultation

accéder à la page 'Menu'

Consultation &

Informations de

rappels

taxation

22


Votre poste s’ajuste à vos besoins

7

7.1

Modifier le mot de passe de votre poste

7.3

Other

Initialiser votre messagerie vocale Réglages

entrer votre mot de passe puis enregistrer votre nom selon les instructions du guide vocal

le voyant lumineux clignote

5

Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller votre téléphone.

3d

6

Vous pouvez remplacer l’annonce d’accueil par défaut par une annonce personnelle.

5

ef

bc

3d

jkl

6

2a

Options perso

Msg d'annonce

3d

6

ef

Valider

o mn

nouveau code (4 chiffres)

ef

3d

6

Valider

o mn

saisir le nouveau code pour vérification

Annonce perso

o mn

Ce code agit comme un mot de passe contrôlant l’accès à des fonctions de programmation et de verrouillage du poste par l’usager (code par défaut : 0000).

Mgsgerie vocale

Annonce perso

Fin

Enregistrement de l'annonce

7.4 enregistrer le message

pour revenir à l’annonce par défaut

Accepter

5

bc

mot de passe

Guide standard

bc

jkl

2a

o mn

jkl

2a

5

message vocal

ef

bc

jkl

ancien code (4 chiffres)

Personnaliser votre accueil vocal

Aucun nouveau

Mot de passe

accéder à la page 'Menu'

2a

7.2

Mon poste

Réenregistrer

Modifier le mot de passe de votre messagerie vocale

fin de l’enregistrement Aucun nouveau

2a

message vocal

5

bc

3d

jkl

6

ef

Options perso

Options admin

o mn

Réécouter

mot de passe valider

réenregistrer un message

réécouter le message

Mot de passe

Mon MotPasse

5

ef

bc

3d

jkl

6

2a

o mn

#

nouveau code (4 chiffres)

Tant que votre messagerie vocale n’a pas été initialisée, le mot de passe est 0000.

23


Votre poste s’ajuste à vos besoins

7

T Activer/désactiver le mode sonnerie discrète : 7.5

Régler votre sonnerie

Réglages

Mon poste

¤ Un bip avant

¤ Trois bips

¤ Un bip avant

¤ Trois bips

sonnerie

avant sonnerie

sonnerie

avant sonnerie

Sonnerie

pour désactiver

pour activer

T Régler le volume de la sonnerie pendant la présentation d'un appel : accéder à la page 'Menu' T Choisir la mélodie :

Paul Appelle

votre poste sonne

Mélodie

sélectionner la mélodie de votre choix (16 mélodies)

7.6

régler le volume de la sonnerie

Régler le contraste de votre écran

T Régler le volume de la sonnerie :

Réglages

Volume

Mon poste

Contraste

accéder à la page 'Menu' sélectionner le volume de votre choix: (12 niveaux)

T Activer/désactiver le mode silence :

Plus d'options

¤ Mode silence

pour désactiver

augmenter ou diminuer le contraste

7.7

× Mode silence

Cette fonctionnalité permet de choisir la page qui s'affiche par défaut sur le poste.

pour activer

T Activer / désactiver le mode réunion (sonnerie progressive) :

Plus d'options

¤ Sonnerie

× Sonnerie

progressive

progressive

pour désactiver

Sélectionner la page d'accueil

Réglages

pour activer

sélectionner la page par défaut 24

Mon poste

Accueil


Votre poste s’ajuste à vos besoins

7

„ Autres possibilités :

Choisir la langue

7.8

Modifier

Réglages

Mon poste

Langue

modifier le contenu de l’entrée affichée

accéder à la page 'Menu'

5

3d

6

Programmer les touches d’appel direct (Touches f1 et f2)

7.10

o mn

entrer votre mot de passe

7.9

effacer

ef

bc

jkl

2a

Effacer

Appel direct

sélectionner la langue de votre choix

appuyer sur une touche programmable (F1 ou F2)

Programmer les touches de la page Perso ou du boîtier d’extension

Vous pouvez programmer des numéros d'appel ou des fonctions sur les touches de la page 'Perso' et les touches du boîtier d’extension.

Services

pour programmer un numéro

pour programmer une fonction

Suivre les instructions affichées à l'écran Appel direct

accéder à la page 'Menu'

appuyer sur la touche à programmer

pour programmer un numéro

Services

pour programmer une fonction

Programmer un rappel de rendez-vous

7.11

„ Pour programmer un numéro : Vous pouvez définir l’heure d’un rappel temporaire (une fois dans les 24 heures) ou d’un rappel permanent (tous les jours à la même heure). Appel direct

5

ef

bc

3d

jkl

6

2a

Valider

o mn

saisir le numéro

Rendez-vous

saisir le nom

valider

accéder à la page 'Menu'

„ Pour programmer une fonction :

bc

3d

jkl

6

2a

Services

Rendez-vous Entrer l'heure du Rendez-vous

Suivre les instructions affichées à l'écran

5

3d

6

o mn

composer l’heure du rendezvous

ef

o mn

composer le numéro du destinataire du rendez-vous L'icone 'Rendez-vous programmé' s'affiche sur la page d'accueil.

25

5

ef

bc

jkl

2a


Votre poste s’ajuste à vos besoins

7 • A l’heure programmée votre poste sonne :

Configurer la prise audio de votre poste

7.14

Par défaut, la prise audio de votre poste permet la connexion d’un casque, d’un kit mains-libres ou d’un haut-parleur.

Réglages

Mon poste

Prise jack

Si votre poste est renvoyé sur un autre poste, le rappel de rendez-vous ne suit pas le renvoi.

accéder à la page 'Menu' • Pour annuler votre demande de rappel : Casque Rendez-vous

Effacer

Mains-libres

Haut-parleur

externe

externe

accéder à la page 'Menu' L'icone 'Rendez-vous programmé' disparaît de la page d'accueil.

Modifier le numéro associé

7.15 7.12

Connaître le numéro de votre téléphone

Le numéro associé peut être un numéro de poste, le numéro de la messagerie vocale ou le numéro de la recherche de personne.

Le numéro de votre poste est affiché sur la page 'Info'. Réglages

Services

Associé

Accéder à la page Info à l’aide du navigateur.

accéder à la page 'Menu'

7.13

Verrouiller / Déverrouiller votre poste

5

Verrou

ab

2

5

accéder à la page 'Menu'

c

jkl

3

f de o mn

6

ef

bc

3d

jkl

6

2a

Modifier

o mn

5

entrer votre mot de passe

votre poste est verrouillé/déverrouillé

7.16

suivant les instructions affichées à l’écran, entrer votre mot de passe ou valider

ef

bc

3d

jkl

6

2a

mn

o

entrer le nouveau numéro associé

Constituer, modifier ou consulter votre liste d'interphonie (10 numéros max)

Réglages

Services

accéder à la page 'Menu'

Interphonie

26

l'acceptation de la programmation s'affiche

suivre les indications de l’afficheur


Garantie et clauses howtoc

Indépendamment de la garantie légale dont il bénéficie, cet appareil est garanti un an, pièces et main-d’œuvre, à compter de la date figurant sur votre facture. La présentation de la facture sera exigée lorsque la garantie sera invoquée. Toutefois, cette garantie ne s’applique pas : en cas d’utilisation non conforme aux instructions figurant dans ce manuel utilisateur, de défauts ou détériorations provoqués par l'usure naturelle, de détériorations provenant d’une cause extérieure à l’appareil (ex : choc, chute, exposition à une source d'humidité, etc.), d’une installation non conforme ou de modifications ou de réparations réalisées par des personnes non agréées par le fabricant ou le revendeur. Attention, ne mettez jamais votre poste téléphonique en contact avec l'eau. Toutefois, pour nettoyer votre poste, vous pouvez utiliser un chiffon doux légèrement humidifié. N'utilisez jamais de solvants (trichloréthylène, acétone, etc.) qui risquent d'endommager les surfaces plastiques de votre poste. Ne jamais vaporiser de produits nettoyants. L'écouteur du combiné peut attirer des objets métalliques pouvant être dangereux pour l'oreille. Les libellés ne sont pas contractuels et peuvent être soumis à des modifications Certaines fonctions de votre poste dépendent de la configuration du système et de l’activation d’une clé logicielle. Déclaration de conformité CE : nous, Alcatel Business Systems, déclarons que le produit Alcatel 4028/4029 est présumé conforme aux exigences essentielles de la Directive 1999/5/CE du Parlement Européen et du Conseil. Une copie de l'original de cette déclaration de conformité peut être obtenue par l'intermédiaire de votre installateur. Alcatel Business Systems se réserve le droit, dans l’intérêt de sa clientèle, de modifier sans préavis les caractéristiques de ses produits. Copyright© Alcatel Business Systems 2005. Tous droits réservés. MU19003AAAA-E610ed01-1005 27


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