Dossier Informatique
Les Technologies de l’information et de la communication Société de conseil
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Table des matières INTRODUCTION ............................................................................................................................................. 3 CONTEXTE ...................................................................................................................................................... 3 1.
NOS OUTILS DE TRAVAIL INTERNE.................................................................................................... 4
1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 2.
GOOGLE DRIVE ................................................................................................................................. 4 PACK OFFICE 365 .............................................................................................................................. 4 FACEBOOK MESSENGER .................................................................................................................... 5 TRELLO ............................................................................................................................................. 6 TEAMS .............................................................................................................................................. 7 KLAXOON ......................................................................................................................................... 8
LE PROJET .............................................................................................................................................. 9
2.1. LA CREATION D’UN SITE INTERNET...................................................................................................... 9 2.1.1. Pourquoi créer un site internet ? ............................................................................................. 9 2.1.2. Ergonomie & Structure ........................................................................................................... 10 2.1.3. Les objectifs E-marketing ....................................................................................................... 11 2.2. OUTILS DE COMMUNICATION........................................................................................................... 13 2.2.1. Facebook, Instagram, Tiktok .................................................................................................. 13 2.2.2. Linktree .................................................................................................................................... 14 2.2.3. Mailchimp ................................................................................................................................ 14 3.
ANNEXES ............................................................................................................................................. 15
3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8.
ANNEXE 1 : PACK OFFICE ................................................................................................................ 15 ANNEXE 2 : CHARTE GRAPHIQUE ..................................................................................................... 15 ANNEXE 3 : RESPONSIVE WEBSITE .................................................................................................... 16 ANNEXE 4 : ARBORESCENCE DE NOTRE SITE INTERNET ..................................................................... 16 ANNEXE 5 : ABSCENCE DE MENU DE NAVIGATION ............................................................................ 17 ANNEXE 6 : ABSENCE DE LIEN MORT ................................................................................................ 17 ANNEXE 7 : LINKTREE ...................................................................................................................... 18 ANNEXES 8 : NEWSLETTER .............................................................................................................. 18
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Introduction Ce dossier a pour but d’exposer les différents outils de communication et technologiques utilisés par l'équipe des P’tits Polissons pour gérer et organiser le travail, ainsi que les ceux utilisés pour créer le concept de stand de restauration au sein des Halles Gourmandes à Toulouse. Le document sera divisé en trois parties : la première partie exposera le site Web créé pour mettre en avant notre projet « Le Comptoir Gaufrais », la deuxième partie sera consacrée aux objectifs de ce site internet, et pour finir la dernière partie présentera les différentes plateformes de communication utilisées par notre équipe.
Contexte Notre projet s’est réalisé dans un contexte un peu particulier. Apparue fin 2019, la pandémie de COVID-19 est devenue une crise sanitaire majeure provoquée par une maladie infectieuse émergente en Chine continentale. L'Organisation mondiale de la santé (OMS) proclamera le principe de pandémie mondiale dès le 11 mars 2020. C’est le 24 janvier 2020 que les trois premiers cas sont recensés sur le territoire français. Ainsi, le COVID-19 va bouleverser la routine de millions de travailleurs et d'étudiants français. De notre côté, l’équipe Les P’tits Polissons a dû s'adapter face aux nouvelles contraintes d'activité et développer sa réflexion en télétravail dans le cadre du confinement mis en place par le gouvernement français. Habitués à échanger et à travailler en équipe au sein d'un même espace physique, nous avons dû ré-imaginer notre façon de travailler pour répondre au problème de la distance mais surtout trouver les outils technologiques et de communication adaptés à cette situation inédite.
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1. Nos outils de travail Interne 1.1.
Google Drive
Google Drive est un service de stockage dans le cloud et, comme tout service de ce type, son objectif principal est d'étendre notre capacité de stockage au-delà des limites des disques durs. Ce concept est également intéressant car l’équipe peut simultanément récupérer, modifier, utiliser et enregistrer, des documents au format Word, Excel ou encore PowerPoint. Face à la situation actuelle, c’est cet aspect de Google Drive que nous exploitons le plus pour travailler quasi simultanément à distance. Pour certains d’entre nous, il était même plus intéressant de travailler directement sur la plateforme Google Drive car la sauvegarde automatique permettait de ne perdre aucune donnée face à des ordinateurs parfois défaillants. La mise en commun sur cette plateforme avait également pour objectif de permettre au chef de projet de visualiser rapidement l’avancée des travaux en cours et de modifier le Gantt rapidement. Google Drive Avantages
Contraintes
Modifications des documents en direct.
Dépendance au bon fonctionnement du wifi.
Accès facile directement sur la plateforme.
Prise en main complexe pour des membres
Enregistrement automatique des
peu habitués.
documents. Lecture facile de tous les formats de
Mauvaise gestion de l’oganisation des
documents (excel, word, etc…).
1.2.
dossiers entre eux.
Pack office 365
Office 365 est l’une des suites logicielles de bureautique les plus populaires au monde. Microsoft Office est utilisée par 1,5 milliard de personnes dans le monde. Pour mener à bien notre projet, nous avons utilisé les logiciels suivants (Cf : Annexes 1) :
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Microsoft Word a permis de créer l’ensemble de nos documents et dossiers avec une qualité professionnelle. Contrairement à un simple éditeur de texte, Word dispose de ressources et de fonctionnalités redoutables pour produire des documents de qualité comme la vérification orthographique et grammaticale, la mise en forme du texte et des polices, etc. Microsoft Word a ainsi été utilisé de façon quotidienne au sein de l’équipe. Microsoft Excel est un tableur permettant d'organiser, de manipuler et d'effectuer des calculs sur des données. Il peut permettre d'analyser des données, calculer des statistiques, générer des tableaux croisés dynamiques et représenter les données sous forme de graphique ou de tableau. Ce logiciel nous a été utile pour la création de l’ensemble de nos tableaux financiers mais aussi à la création de notre GANTT. Une nouvelle fois, les compétences en Excel de certains membres de l’équipe ont permis une bonne utilisation et nous a permis de simplifier de nombreuses taches. Microsoft PowerPoint est un logiciel qui permet de créer des diaporamas d'informations importantes, de tableaux et d'images à afficher pendant une présentation. Dans notre cas, il a été le plus souvent utilisé dans le cadre des jalons-présentations pour exposer nos avancés et notre méthodologie à l’ensembles des responsables du PCE. Office 365 Avantages
Contraintes
Facilité d’utilisation.
"Enfermer" dans une suite logiciel
Intégrations et connexions automatiques
prioritaire de Microsoft. Que veux tu dire ?
entre les différents programmes (MW, ME & MPPT)
Sans expérience, perte de temps possible dans la création de certains documents
Logiciels flexibles, souples et créatifs.
1.3.
« PowerPoint » ou « Excel ».
Facebook Messenger
Facebook Messenger est une application de messagerie instantanée gratuite pour iOS et les smartphones Android. L'application nous a permis de rester connecter, de s'envoyer des messages écrits rapidement ainsi que discuter de façon informelle (organisation team building, problème informatique, etc.) afin d’éviter d’engorger nos autres canaux de communication internes. De plus, l'application offre des fonctionnalités supplémentaires telles que les appels vocaux ou encore appels vidéo que nous utilisions lorsque nous devions faire passer des informations plus complexes rapidement. Société de conseil
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Facebook Messenger Avantages
Contraintes
Communication rapide et efficace.
Conditions d’utilisations portant atteintes à la vie privée.
Accessibilités multipoints (pc, smartphone, etc..)
Possibilité de piratage.
Amélioration du lien social durant cette crise.
1.4.
Diffusion de l’informations non structurée.
Trello
En plus de la création de notre GANTT, nous avons fait le choix d’utiliser l’application « Trello » qui est un logiciel de gestion de projet proposé sous forme de service en ligne. L'application Trello peut être utilisée sur les appareils iOS et Android, ainsi que sur le web à l'aide de n'importe quel grand navigateur moderne. Le fonctionnement de ce logiciel est très simple et intuitif. Trello organise les projets visuellement, en unité appelée "board". Les tableaux contiennent des listes d'éléments, et chaque élément est représenté par une "carte". De nombreuses fonctionnalités permettent de les personnaliser en fonction des besoins d'un projet. Pour notre projet, nous avons fait le choix de créer une page spécifique dénommée « Planificateur PCE » dans l’agenda afin de mettre en place tous les rendez-vous de la semaine. Ainsi, cela nous permettait de recevoir une notification pour chaque rendez-vous fixé. Concernant la gestion des tâches, pour chaque pôle, nous définissions 3 niveaux : -
A faire
-
En cours
-
Terminé
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Trello Avantages
Contraintes
Amélioration de la communication au sein du groupe.
Vue uniquement sous forme de « Kanban » peut être frustrante pour certains membres du groupe.
Prise en main rapide et intuitive.
Impossibilité de créer des sous-tâches avec le même niveau de détail que les taches
Interface minimaliste.
1.5.
mères.
Teams
Microsoft Teams est un programme inclus dans la suite d'applications professionnelles Microsoft Office 365. Il combine les fonctionnalités de nombreuses autres applications de productivité de Microsoft pour permettre aux utilisateurs de collaborer sur des projets. Les fonctionnalités de Microsoft Teams que nous avons utilisées sont le chat vidéo de groupe, le chat texte, le partage et le stockage de fichiers, et l'intégration avec d'autres applications Office, comme Word, Excel et PowerPoint. Teams est le logiciel proposé par l’École de Savignac pour nous permettre de continuer à travailler à distance avec les responsables du PCE. Mais face à des problèmes de connexion internet, nous nous sommes rendu compte que ce logiciel n’était pas le plus adapté à notre situation face aux peu de bande passante dont nous disposons à Savignac. Ainsi, nous avons fait le choix de nous tourner vers Google Drive concernant le partage de documents, nous postions seulement les documents terminés sur notre canal de communication pour permettre à nos responsables de voir l’avancé de nos travaux. Par ailleurs, Microsoft Teams dispose également d'un streaming vidéo en direct.
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Cette possibilité a été utile pour communiquer et réaliser des réunions tous les matins et en fin de journée pour permettre de faire des briefings d’équipe. Nous utilisions également la vidéo pour réaliser nos jalons méthodologiques. Teams Avantages
Contraintes
Plateforme intégrée dans Office 365. Intégration d’application tiers complexe. Accessible téléphone et ordinateurs. Sans bande passante wifi suffisante, Personnalisation de l’environnement
connexion impossible.
complet.
1.6.
Klaxoon
Klaxoon est un outil en ligne et collaboratifs pour les réunions d'équipe. Dans le cadre de ce PCE, nous l’avons utilisé pour réaliser nos « brainstorming ». Il facilitait les échanges et les partage d’idées de chacun pendant une réunion. Le principe est simple, l’outil se présente sous forme d’un tableau blanc numérique proposant une variété d'outils de brainstorming et de défis et qui permet ainsi de maintenir l'intérêt des membres de l’équipe aux réunions. Ce dispositif de brainstorming utilise des post-it virtuels pour permettre aux membres de l’équipe de soumettre des idées en direct ou avant la réunion. Les notes autocollantes peuvent être codées par couleur, étiquetées et classées par catégorie. Les gens peuvent ainsi aimer et voter pour les idées des autres, et l'ensemble de la collection peut être organisé, agrégé et exporté vers Excel. Ainsi, cet outil nous a été d’une grande utilité lors de la création du projet car avec nos problèmes de connexion internet, ce logiciel utilisait moins de bande passante et était donc plus facile à utiliser au lieu de faire un brainstorming vidéo. Klaxoon Avantages
Contraintes
Faciliter la communication à distance.
Mise en place sur la plateforme « Team » complexe.
Interface minimaliste et ludique.
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2. Le projet 2.1.
La création d’un site internet
2.1.1. Pourquoi créer un site internet ? Il faut savoir qu’aujourd’hui 89% des internautes font des recherches sur les restaurants en ligne, cela signifie qu'en tant que restaurateur, il est nécessaire de développer un site web, efficace et fonctionnel. Une problématique est rentrée également en compte. La Halle Gourmande n'est pas actuellement en capacité de nous présenter leur futur site internet et toutes les fonctionnalités qui l’entoure, par conséquent il est indispensable pour assurer une visibilité à notre projet. Nous avons donc décidé de présenter un site internet propre à notre concept qui présentera l’ensemble du contenu nécessaire à notre clientèle. L’objectif du site internet est de projeter une image représentative et valorisante du stand pour inciter les gens à passer la porte de notre stand. Il s’agira d’une fenêtre ouverte sur notre concept. Il doit orienter les clients vers nous et leur permettre d'en savoir plus sur nous. Un point bénéfique ressort du fait d'avoir un site internet qui nous est propre, nous pouvons totalement contrôler le contenu et le faire évaluer rapidement (ce que nous ne pouvons pas forcément faire sur des sites hébergeurs tels que celui de « La Halle Gourmande »). De plus pour une clientèle plus âgée et peu réceptive aux réseaux sociaux, l’avantage d'un site internet est de pouvoir avoir une idée, apporter de la crédibilité et les rassurer à travers des informations fiables et fixes. Le canal officiel du site internet rassure. Notre site n'est pas fantaisiste ni coûteux, mais il est informatif et surtout percutant. Nous misons tout sur la première impression. En effet, les consommateurs parcourent un site internet en 8 secondes, il faut donc avoir la capacité de leur prouver que notre concept est le plus pertinent. Notre conception est minimaliste, simple mais intelligente pour véhiculer une image professionnelle et attrayante de notre concept. Lien du site internet à découvrir : https://arthurbouclier.wixsite.com/lecomptoirgaufrais
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2.1.2. Ergonomie & Structure Design du site internet
Concernant le design, nous avons fait le choix de créer une maquette la plus simple possible en respectant l’ensemble de la charte graphique. (Cf : Annexe 2) Responsive & Mobile first
L'approche "responsive & mobile first" est de concevoir notre site internet pour le plus petit appareil (smartphone dans la plupart des cas). C'est l'une des meilleures stratégies pour créer un design réactif ou adaptatif car aujourd’hui la majorité de la population utilise son téléphone pour se rendre sur un site internet. Ainsi cette partie de la conception du site est indispensable. Comme vous pouvez le voir dans l’annexe 3, notre site internet a été créé avant tout pour les smartphones, il s’adapte cependant à tout type d’écran. (Cf. Annexes 3) La règle des 3 clics
La règle des trois clics est essentiellement, un principe officieux selon lequel un utilisateur est disposé à cliquer trois fois avant d'abandonner un site web s'il ne voit pas l'élément qu'il recherche. Nous avons souhaité prendre en compte cette règle pour apporter un plus et une réelle lisibilité au site internet pour le consommateur. Ainsi, nous avons optimisé l'arborescence de notre site pour permettre d'aller chercher l’informations la plus éloignée de la page d’accueil en 2 clics maximum. (cf. annexe 4) Menu de navigation omniprésent
Un menu de navigation sur un site internet parait indispensable pour permettre au client de se retrouver. Pourtant nous avons fait le choix délibéré de ne pas présenter de barre de navigation pour une raison d’esthétisme et de minimalisme. En effet, nous avons souhaité regrouper l’ensemble des informations nécessaires aux clients (carte du stand et localisation) sur la page principale pour éviter de faire perdre du temps à notre clientèle. Notre arborescence fonctionne très bien suite à un test auprès d’un panel de personnes aléatoires, aucun testeur n’a ressenti un problème de navigation. (Cf. Annexe 5) Nous avons bien évidement intégrer un lien vers l’accueil sur le logo pour permettre un retour rapide vers la page d’accueil. Absence de lien mort
Un « lien mort » ou « broken link » en anglais peut causer d'immenses problèmes pour la réputation du concept, car les clients n'aiment pas être envoyés vers des liens rompus, considérant cela comme un manque de rigueur et une perte de temps et de ce fait, il est peu probable qu'ils reviennent ensuite sur notre site. De plus, les liens brisés nuisent à notre référencement. Société de conseil
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Pour pallier cela, nous avons analysé le site internet avec le logiciel « Broken Link Checker » de l’entreprise « AHREFS » (www.ahrefs.com/fr/broken-link-checker). L’analyse que vous pouvez voir ci-dessous n’a révélé aucun lien mort. (Cf : Annexe 6) 2.1.3. Les objectifs E-marketing 2.1.3.1.
Stratégie SEO
Dans le cadre de la création du site internet du Comptoir Gau’frais, la mise en place d’une stratégie SEO (ou plus communément appelé, référencement naturel) nous semblait indispensable pour développer la présence et la visibilité face à la concurrence du site sur les moteurs de recherches tels que Google, Yahoo, Bing. L’avantage d’une stratégie SEO est qu’elle ne nécessite aucun cout supplémentaire, seulement du temps et de l’analyse. Nous avons donc établi 5 points clés importants à mettre en place : Définir nos mots clés :
L’objectif est de trouver les mots clés les plus pertinents que notre cible clientèle utilise pour trouver un lieu de restauration adapté à ses besoins. Il suffit de réfléchir à comment un client pourrait nous trouver en faisant une requête sur un moteur de recherche. Pour le projet, les mots clés tel que, « restaurant », « meilleur », « pas cher », « original », « gaufre », « Toulouse », « cartoucherie », « déjeuner d’affaire », etc… seraient des mots intéressants à mettre en avant pour permettre de nous trouver. Thesaurus.com est un site lexical que nous avons utilisé pour identifier le champ sémantique de notre activité. Écrire un contenu natif qualitatif
Grâce à un esprit marketing, l’objectif est d’écrire un contenu attrayant qui répond aux questions de nos cibles sans évidemment oublier d'inclure nos mots clés. Pour notre concept, des informations sont indispensables pour répondre à la demande de notre clientèle telle que le menu ou encore notre localisation. Il est également intéressant d’intégrer des termes dans nos balises META ou ALT. Utilisez des mots clés dans les URL des pages Web
L’objectif est de ne pas négliger les URL de nos pages, car elles sont importantes pour le référencement. Ici encore, la recherche de mots clés est utile. Prenons l’exemple de notre page présentant notre menu, l'URL de cette page doit ainsi contenir les mots clés « menu » « gaufre » ou encore « restaurant » afin d’atteindre les mots clés les plus courants et les plus recherchés. Pour ce faire, nous avons utilisé Google ADWords et Google Trends pour vérifier le classement des mots clés de recherche et pour avoir une idée de leur popularité historique en fonction de la fréquence de recherche.
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Les titres de page
Il est essentiel de créer des titres attrayants et intéressants pour nos pages web pour s’assurer qu'ils touchent nos cibles. La question à toujours se poser est : « Qu'est-ce que ça apporte pour mes visiteurs ». L’objectif est de garder des titres courts et « sexy » tout en gardant les mots clés importants » pour être sûr qu’ils veuillent lire la suite. Au lieu d’écrire simplement un titre tel que « Menu », pourquoi ne pas reformuler d’une manière plus attrayante « Menu gourmands » ou « Menu gaufrais », etc… Nous avons mené une vraie réflexion à ce sujet. Améliorer l'expérience utilisateur
Cela dépasse le contenu du site web, mais une bonne expérience utilisateur devient de plus en plus importante dans les classements SEO. En effet, au cours des dernières années, Google a évolué pour mettre beaucoup plus l'accent sur les sites qui offrent des expériences utilisateur de qualité sur toutes les plateformes et tous les appareils (mobile, tablette, ordinateurs). Nous pouvons aujourd’hui affirmer, que notre site internet est parfaitement bien optimisé pour n’importe quel appareil et offre une expérience fluide et rapide. 2.1.3.2.
Stratégie SEA
Il est possible de payer un moteur de recherche pour un placement dans certains résultats de recherche. Ces annonces n'apparaissent pas dans les résultats de recherche naturels. Elles apparaissent plutôt dans les résultats sponsorisés en réponse à un terme de recherche correspondant. Le montant dépensé en publicité peut être ajusté en fonction de divers facteurs. En outre, vous pouvez déterminer si la publicité apparaît à l'échelle régionale ou nationale. Le montant des frais pour ces annonces est calculé en fonction du nombre de clics que l'annonce attire. Plus le budget publicitaire est élevé, meilleure sera la position du site web dans un résultat de recherche donné. Pour notre projet, ne connaissant pas les ambitions de la Halle Gourmande et de sa stratégie e-marketing, nous avons décidé durant les 4 premiers mois de nous mettre en avant dans les recherches Google grâce au programme de référencement payant Google Adwords qui est le moyen le plus connu pour acheter des annonces et des liens sponsorisés sur Google. Cette stratégie peut être particulièrement utile puisque notre site web n'apparaîtras pas en tête des résultats de recherche dès le début parce qu'il n'est pas encore bien connu et que la concurrence en terme de restauration est importante dans notre zone. Mais à terme notre objectif est de nous dissocier de cette stratégie car elle peut vite devenir trop couteuse et pas forcément efficace.
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2.2.
Outils de communication
1.1.1. Stratégie SMO Concernant notre stratégie SMO (Social Media Optimisation), nous avons décidé de concentrer notre action sur deux points : L'appel à l'action
L'appel à l'action est un processus crucial pour transformer les visiteurs de nos réseaux sociaux en prospects. Créez une page d’accueil avec un visuel agréable, une mise en avant de notre concept contribuera à inciter nos visiteurs à l'action, c’est-à-dire à commenter ou liker nos publications. Nous souhaitons générer de l'intérêt via une communication directe entre nos publications et notre communauté. Optimisation du contenu
Les spécialistes du marketing disent "Content Is King" en matière de référencement. Et c’est exactement ce que nous souhaitons mettre en avant au sein de notre stratégie SMO. Nous souhaitons mettre en place sur nos médias sociaux un réel mélange de deux types de contenu suivants : -
Un contenu original
-
Un contenu explicatif et mature
En effet, le contenu original est un contenu spécialement conçu pour les médias sociaux faisant partie intégrante de notre campagne media sociaux. A l’inverse, le contenu mature a pour objectif de mettre en avant des informations importante, pour rassurer le client. 2.2.1. Facebook, Instagram, Tiktok Pour répondre à l’ensemble de notre clientèle qui est large en termes de générations (millenials, X, Y, etc..) nous adaptons nos canaux de communication aux cibles pour pouvoir diffuser au maximum nos publications. Le choix le plus surprenant est surement le réseaux social « Tiktok » mais nous avons décidé de l’intégrer dans notre plan de communication car nous sommes persuadés que ce canaux de communication regroupant plus de 2 millards de personnnes sera dans un futur proche un canaux de communication important. Pour résumer notre stratégie, vous trouverez un récapitulatif ci-dessous :
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Entreprises et
Étudiants
CIBLES
familles
18-35 ans
28-50 ans
FRÉQUENCE DE
7/7 jours
3/7 jours
PUBLICATION
TIKTOK
SITE INTERNET
Étudiants
Ensemble de nos
13-25 ans
cibles
1 vidéo par
Mise à jours de
semaine
notre menu mensuel
Mise en avant de Mise en avant de
notre concept,
notre concept, nos
nos clients, nos
clients, nos recettes
recettes
Principes
Vidéo style « Fast
d’anecdotes
and curious »
rigolotes style « Le
Mise en avant de
Saviez-vous ? »
l’équipe et des
PUBLICATION
gaufres
Vidéo humoristique sur la gastronomie, sur la fabrication des gaufres, du cycle parcouru
Mise en avant de jolies photos donnant envie
pour les matières premières
2.2.2. Linktree Pour faciliter la diffusion des canaux de communication, nous avons eu l’idée d’utiliser la platefrome « Linktree » qui permet de diffuser une seul lien pour nous retrouver à travers la multitude de réseaux sociaux existant. (Cf. Annexe 7) 2.2.3. Mailchimp Chaque dimanche, notre équipe avait pour mission d’envoyer une newsletter. Pour la réaliser, nous avons utilisé le logiciel gratuit “Mailchimp”. C’était le responsable communication de la semaine qui la réalise en collaboration avec le responsable TIC qui à des faciliter pour réaliser un transfert de compétence à la personnes en question. L’objectif de cette newsletter avait pour objectif de relater les informations de la semaines précédentes (Cf. Annexe 8)
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3. Annexes 3.1.
Annexe 1 : Pack office
3.2.
Annexe 2 : Charte graphique
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3.3.
Annexe 3 : Responsive website
3.4.
Annexe 4 : Arboréscence de notre site internet
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3.5.
Annexe 5 : Abscence de menu de navigation
3.6.
Annexe 6 : Absence de lien mort
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3.7.
Annexe 7 : Linktree
3.8.
Annexes 8 : Newsletter
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