Curso de capacitación

Pontificia Universidad Cat贸lica del Per煤 Archivo General Curso de capacitaci贸n Gesti贸n documental 10 de octubre de 2012

Sistema de archivo

Sistema de archivo Definición Conjunto estructurado de agentes, medios y procesos de cualquier naturaleza cuya finalidad es garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y comprensión de los documentos de archivo.

Una definición basada en las características del documento de archivo según la norma ISO 15489-1.

ISO 15489-1: 2001. Information and documentation -- Records management -Part 1: General. Norma española equivalente: UNE-ISO 15489-1:2006.

Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Generalidades.

El sistema debe ser cumplir estos requisitos; fiabilidad, integridad, conformidad, exhaustividad y carácter sistemático.

Sistema de archivo Procesos de los sistemas de archivo

Formación Formacióndel del archivo archivo

Valoración Valoración documental documental

Tratamiento Tratamiento archivístico archivístico

Servicios Servicios documentales documentales

Conservación Conservacióndel del archivo archivo

Documento de archivo

Comprensi贸n del documento de archivo Una versi贸n del modelo conceptual AGRkMS: National Archives of Australia (2010). Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Implementation Guidelines: Exposure Draft.

Un Undocumento documentode de archivo siempre forma archivo siempre forma parte partede deun unsistema sistema de relaciones de relaciones

Relaciones del documento de archivo Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística. Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones - Parte 1: Tipos de entidad - Parte 2: Relaciones (18-06-2012). http://www.mcu.es/archivos/docs/NEDA_MCDA_P1_P2_20120618.pdf

Relaciones del documento de archivo

Registro de Registro de entrada entrada Serie de registros Serie de registros de entrada de entrada

Expediente de Expediente de licencia de obras licencia de obras Solicitud de licencia Solicitud de licencia de obras de obras

Serie de expedientes de Serie de expedientes de licencia de obras licencia de obras

Oficina de Oficina de Disciplina Disciplina Urbanística Urbanística

Inventario del archivo Inventario del archivo

Informe técnico Informe técnico

Serie de informes Serie de informes técnicos técnicos

Oficina de Oficina de Registro Registro

Resolución Resolución

Serie de resoluciones Serie de resoluciones de Alcaldía de Alcaldía

Serie de registros Serie de registros de salida de salida

Licencia de obras Licencia de obras

Series de registros de Series de registros de licencias de obra licencias de obra

Registro de Registro de salida salida

Notificación Notificación

Series de liquidaciones Series de liquidaciones de la tasa de licencias de la tasa de licencias de obra de obra

Alcaldía Alcaldía

Identificaci贸n y valoraci贸n de series

Identificación de series

Una Unaserie seriedocumental documentalse sedefine definesiempre siemprepor poruna una combinación de criterios: combinación de criterios: ––Ayuntamiento Ayuntamientode deArrecife Arrecife ––Expedientes Expedientes ––Autorización Autorización ––Obras Obrasmayores mayores

Todas Todaslas lasunidades unidadesdocumentales documentalesde deuna unamisma misma serie tienen una misma valoración. serie tienen una misma valoración.

Identificación de series Las unidades documentales de una misma serie comparten: - La referencia orgánica - La forma básica de archivo - La actividad específica documentada por la serie - La composición documental - La norma de valoración En consecuencia: - Archivo por separado de cada serie - Asignación de un método estable de ordenación: una ordenación numérica con preferencia.

Valoración de series Orientaciones básicas - La valoración debe ser global: de todas las series en conjunto y de los agentes, funciones y actividades relacionados con las series.

- Deben identificarse las relaciones entre los documentos que componen las unidades documentales de una serie y los que componen otras series.

- El proceso de valoración debe localizar en primer lugar, para cada función y sub-función, las series de carácter sumarial o registral, que permiten la eliminación de otras series sin perdida de información esencial.

- En consecuencia, es preciso crear en las unidades de gestión registros administrativos de documentos, actividades y servicios que puedan servir de resplado a las decisiones de valoración.