Manual de procedimientos archivísticos

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ Archivo de la Universidad Siempre sirviendo

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ARCHIVÍSTICOS DE LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ (MANPA-PUCP) PARTE II

Mayo 2011

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INDICE

I. INTRODUCCIÓN

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II. EL VALOR DE LOS DOCUMENTOS EN SU CICLO DE VIDA

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III. LA VALORACIÓN DOCUMENTAL

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1. Definición

9

2. Importancia

9

3. Ventajas

IV. PROCESOS DE LA VALORACIÓN

10

10

1. Identificación de las series

11

2. Valoración de los documentos

13

a. Concepto

13

b. Valor primario

16

c. Valor secundario

18

3. La selección

19

a. Concepto

19

b. Análisis de tipos documentales

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c. Selección natural o depuración

22

4. La transferencia

23

a. Concepto

23

b. Ventajas

23

c. Pasos

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5. La eliminación

26

a. Concepto

26

b. Comité Asesor

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c. Procedimiento

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V. INSTRUMENTOS DEL PROCESO DE VALORACIÓN 1. Programa de Control de Documentos a. Vigencia, prescripción y plazo prudencial 2. Tabla de Retención de Documentos

VI. ANEXOS

30 30 31 33

35

1. Tabla de Retención de Documentos

35

2. Inventario de Transferencia

38

3. Inventario de Eliminación

41

4. Documentos electrónicos

43

a. Concepto

43

b. Elementos básicos del documento electrónico

44

c. Autenticidad y valoración

44

d. Actividades de la valoración

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e. Transferencia y eliminación

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VII. TERMINOLOGÍA

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VIII. BIBLIOGRAFÍA

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I. INTRODUCCIÓN

En esta oportunidad presentamos la segunda parte del Manual que tiene como objetivo indicar las pautas y los instrumentos necesarios para el manejo normalizado de los documentos de cualquier soporte que terminaron su trámite o que ya cumplieron la finalidad para la que fueron creados. Servirá de guía para saber valorar y seleccionar aquellos que siempre deben conservarse, diferenciándolos de los que pueden ser eliminados.

Nuestra herramienta de trabajo será el Programa de control de documentos expresado en la Tabla de Retención de Documentos y en los instrumentos de control para las transferencias de documentos al Archivo de la Universidad y para el registro de las eliminaciones.

Su propósito es dar respuesta a una serie de preguntas e inquietudes que nos formulamos con mucha frecuencia como: ¿qué hacemos con los documentos cuyo trámite concluyó? ¿cuánto tiempo más debemos conservarlos? ¿si ya nadie los usa, los podemos eliminar? ¿enviamos todo al Archivo de la Universidad? Todas estas interrogantes surgen o porque nuestros espacios son muy reducidos o porque los documentos se van acumulando en otros lugares que nadie los consulta.

Con el estudio de la presente propuesta en este II Curso se busca seguir intercambiando ideas y opiniones para ampliar, perfeccionar y poner en práctica el esperado Manual de Normas y Procedimientos Archivísticos de la Pontificia Universidad Católica del Perú (MANPA-PUCP). La participación activa de los concurrentes es muy importante y conveniente.

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II. EL VALOR DE LOS DOCUMENTOS EN SU CICLO DE VIDA

La Valoración documental, está indisolublemente unida a los conceptos de ciclo vital y de fases o niveles de archivo.

Los documentos pasan por tres edades.

En la primera edad alcanzan su máximo valor, porque son los medios para la ejecución de la acción por la que fueron creados. El mayor valor que poseen es el primario.

Primera edad/ Archivo de gestión

Los documentos tienen valor primario porque se producen en las oficinas para solicitar, defender, obligar, demostrar, decidir, informar.

Mientras los documentos están activos, vigentes o en pleno trámite, no se deben eliminar ni mucho menos transferir a otro nivel de archivo.

¿Qué pasa con los documentos o expedientes que ya fueron atendidos?

Pasan a la segunda edad.

¿Cuáles son las principales características que presentan los documentos en esta fase?

Son pasivos, porque ya concluyeron el trámite que los originó aunque físicamente continúan en las oficinas o unidades productoras. Por ejemplo, se expidió una resolución, una constancia, un certificado, un título profesional.

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Dejan de ser consultados por los interesados y por esa razón, luego de un tiempo prudencial, su permanencia en los archivos de gestión ya no se justifica.

Segunda edad/ Archivo Periférico

Los documentos se conservan por un periodo más o menos largo. Su valor primario decrece y da paso al valor secundario.

¿Qué tratamiento se debe dar a estos documentos?

1. Una vez terminado el trámite se debe intensificar la valoración.

2. Como resultado de ella se elaborará la Tabla de Retención de Documentos sobre la base del Cuadro de Clasificación para establecer los tiempos de vida con los plazos de permanencia en los diversos niveles de archivo.

3. Una vez elaborada la Tabla se precisarán o definirán los documentos que pueden ser eliminados porque ya no son útiles. De esta manera se evitará el congestionamiento innecesario en cualquier nivel de archivo.

4. Pueden haber documentos que concluyeron su trámite pero siguen siendo consultados porque mantienen sus valores administrativos e informativos en general.

En estos casos deben seguir conservándose por el tiempo fijado en la Tabla de Retención de Documentos. Luego serán transferidos a un archivo periférico o al Archivo de la Universidad.

Uno de los principios de la gestión documental es “por una economía de espacio los documentos pasivos son retirados de la oficina”

En conclusión, ¿qué se hace en la segunda edad de los documentos?

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La actividad principal es la valoración

En trámite Primera Edad

SEGUNDA EDAD

Tercera Edad

VALORACIÓN

Conservación y servicio

¿Cuál es la última etapa o edad del ciclo de vida de los documentos?

La última es la tercera edad que comprende el periodo más largo de vida de los documentos que se caracteriza por tener valores secundarios previamente comprobados.

El nivel de archivo que le corresponde es el Archivo de la Universidad que a la vez es general e histórico. Su función es conservar y servir los documentos que son fuente para la investigación y para la historia aunque existirán muchos que seguirán manteniendo sus valores inmediatos.

En esta etapa se continuará con el proceso de organización afinando lo que ya se realizó en los archivos de gestión y periféricos, se recibirán todos los conjuntos documentales transferidos de diversos archivos de gestión y periféricos en cumplimiento a los plazos de retención y se elaborarán mas instrumentos descriptivos para la recuperación, el intercambio y el servicio de información a los usuarios tanto internos como externos.

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III. LA VALORACIÓN DOCUMENTAL

1. Definición

Consiste en reconocer los valores primarios y secundarios de los documentos que integran las series, a partir del estudio integral de la Universidad como ente productor de la documentación. Su finalidad es determinar el tiempo que éstos deben permanecer en el Archivo de gestión y en los Archivos periféricos y decidir los que deberán ser eliminados o los que serán enviados al Archivo de la Universidad para su conservación definitiva; simultáneamente permite aprovechar la disponibilidad de espacios y equipos.

2. Importancia

La valoración es una tarea fundamental porque a través de ella podemos establecer los juicios o criterios de valor de las series documentales y fijar tanto el tiempo de vida que tendrán como el período de permanencia en cada nivel de archivo, conservándose sólo los documentos que aun son necesarios en mérito a su vigencia administrativa.

Es una de las actividades más delicadas de la gestión documental porque de su decisión dependerá reconocer qué series documentales deben ser conservadas de por vida y qué otras pueden ser eliminadas.

Uno de sus objetivos es el control y servicio de los documentos eliminando sistemáticamente lo innecesario y evitando la acumulación irracional para conservar sólo lo que merezca permanecer a lo largo del tiempo.

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3. Ventajas

1. Facilita la gestión administrativa.

2. Contribuye con el control documental en las diferentes unidades.

3. Optimiza la recuperación de la información.

4. Regula la transferencia y eliminación de documentos.

5. Reduce el fondo documental.

6. Permite aprovechar la disponibilidad de espacios y de equipos.

IV. PROCESOS DE LA VALORACIÓN

La valoración comprende un conjunto de actividades que están sistematizadas en el siguiente esquema:

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El procedimiento de valoración de los documentos de cada unidad se realizará teniendo en cuenta las siguientes tareas:

1. Identificación de las series

La valoración empieza con la identificación de las series.

La identificación consiste en conocer todo lo concerniente a la unidad productora o a la oficina donde se trabaja para entender mejor el contexto en el que fueron creados los documentos. Abarca la normativa, competencias, funciones y actividades de cada unidad dentro de la Universidad. Esto hace posible reconocer las series con sus respectivas subseries y tipos documentales que genera o recibe; también permite establecer el tiempo adicional que deberá permanecer en sus archivos para atender posibles consultas o reclamos.

Mención especial merecen los documentos esenciales, por lo que cada unidad debe tener cuidado en identificarlos y protegerlos sabiendo que están integrados por aquellos que son indispensables para su funcionamiento y que aseguran la continuidad de sus actividades, luego de ocurrido un desastre natural u ocasionado por un error humano. Por ejemplo, en la oficina de Relaciones Laborales, una serie documental esencial vendría a ser las planillas de haberes del personal.

También hay que identificar y proteger los documentos confidenciales o aquellos que resguardan los derechos de la institución y de las personas que pertenecen a ella.

En esta etapa, es de mucha utilidad el Cuadro de Clasificación elaborado previamente, ya que expresa de manera detallada la jerarquía y la estructura de la documentación institucional.

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La identificación nos proporciona el conocimiento necesario para establecer los criterios de valor en el análisis de los documentos.

Ejemplo: En el gobierno de toda Facultad, algunas de las series y subseries identificadas son las siguientes:

A1.5 Actas de sesiones del Consejo de la Facultad A2.1 Resoluciones del Consejo de Facultad A2.2 Resoluciones del Decano A5.1 Estatutos y cartas orgánicas A5.2 Reglamentos A6.1 Planes estratégicos A9 Memorias A10 Correspondencia A10.1 Externa A10.2 Interna A10.3 Correlativo A.12 Documentos de apoyo a la gestión - Copias de resoluciones del Consejo Universitario - Copias de resoluciones del Rectorado - Copias o transcripciones de actas de sesiones de la Asamblea Universitaria - Circulares - Informativos

Una vez que tenemos bien identificados los documentos en sus respectivas series, el siguiente paso es reconocer el valor que tienen o realizar la valoración propiamente dicha.

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2. Valoración de los documentos

a. Concepto

Entendemos por valoración al acto de juzgar los valores de los documentos y decidir los plazos de su aplicación considerando la relación indisoluble que se da entre la Universidad, la unidad u oficina y los documentos que generan en el marco de sus funciones y actividades.

En el proceso de valoración debemos tener en cuenta:

a) la jerarquía administrativa y funcional, ya que el valor del documento depende en buena medida del lugar que la oficina productora ocupe en la pirámide organizativa.

Por ejemplo, las actas de sesiones de las instancias que gobiernan la Universidad se sitúan en primer lugar frente a la correspondencia.

b) los valores primarios para el productor y usuario inmediato o titular de la documentación. Por ejemplo el expediente de un alumno tendrá vigencia administrativa mientras permanezca en la Universidad.

c) los valores secundarios de cada serie documental, para la investigación, donde el plazo es indefinido. Es el caso de los primeros libros de matrícula, los libros contables, las resoluciones del rector y actas de notas, entre otros.

También analizamos cada una de las series para: • Señalar que tipos documentales la componen y si son originales o copias.

• Estudiar el trámite y los procedimientos que la generaron.

• Asignar el valor que les corresponde, ya sea primario o secundario.

• Establecer los plazos de retención (incluyendo el plazo precaucional) para cada serie.

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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ- ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………………………………… ¿Qué debemos tener presente para definir los diferentes valores de los documentos de archivo?

-

Que los valores son inherentes a los documentos. Por lo tanto, los archiveros o el personal encargado de su gestión y manejo solo pueden y deben reconocerlos, reseñarlos y expresarlos.

-

Que el reconocimiento de los valores documentales debe hacerse de los documentos originales, incluyendo los originales múltiples.

-

Que en el caso de los documentos digitales, la autenticidad será el principal elemento para el reconocimiento de su valor.

-

Que en caso de pérdida de los originales, las copias suplirán a aquellos para su conservación previa validación.

-

Que se deben analizar los valores de las unidades documentales repetitivas que integran una serie. Ejemplo: Todas las que forman parte de los comprobantes de pago.

-

Que es mejor realizar la valoración simultánea de series relacionadas con una misma actividad. Ejemplo: todas las que tienen que ver con el proceso de matrícula de los alumnos.

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Nuestro Cuadro de Clasificación con las series identificadas y con el valor que se le reconoce se ampliaría de la siguiente manera:

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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ- ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………………………………… b. Valor primario

¿Qué es el valor primario?

Es aquel que va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha producido.

Interesa exclusivamente a la gestión de la institución y va ligado a la primera fase del ciclo vital de los documentos. Sus aspectos o facetas son: administrativo, fiscal, contable, legal e informativo.

Facetas del valor primario

- Faceta administrativa.- Es inherente a cualquier documento. Su vigencia administrativa depende del plazo legalmente establecido o se mantiene mientras generen o subsistan derechos y obligaciones para la institución y para quién inició el trámite. El documento deberá conservarse hasta en tanto dure ese plazo. Es similar al valor legal pero sólo para el ámbito interno de la Universidad.

- Faceta fiscal.- Es una modalidad de la faceta administrativa. Mantiene su independencia para determinar los plazos de aquellos documentos de carácter económico que están sujetos a procesos de control fijados por una normativa.

- Faceta contable.- Se refleja en la utilidad de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de ingresos y egresos y los movimientos económicos de la Universidad.

- Faceta legal.- Es atribuible a los documentos que contengan pruebas fundamentales para garantizar los derechos y deberes de la institución y de los ciudadanos o que sirven de testimonio ante la ley. Están considerados todos los dispositivos legales del Estado que afecten el orden general: leyes, decretos supremos, resoluciones supremas.

- Faceta informativa.- Es también un valor inherente a cualquier documento relacionado con sus contenidos que sea relevante para la organización o la investigación histórica.

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Ejemplos:

De todos estos valores, el administrativo y el informativo existen siempre en cualquier documento de gestión o de archivo, por eso es necesario precisar plazos: la vigencia administrativa para el primero y la calidad de la información para el segundo.

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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ- ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………………………………… c. Valor secundario

Obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento y que se va acrecentando a través del tiempo. Aparece una vez que concluyeron los valores primarios. Se concreta en el valor testimonial e histórico.

o

Valor testimonial.- Proporciona información sobre los orígenes, estructura, objetivos, decisiones y operaciones del productor. Es decir, son la prueba de funciones sustanciales o asuntos que contienen información sobre la política, los procedimientos y la organización de una institución o persona. Este valor da cuerpo y sentido al valor histórico. Ejemplos: Estatuto de la Universidad, actas de sesiones de la Asamblea Universitaria, del Consejo Universitario, del Consejo de Facultad, resoluciones rectorales, del Decano, convenios, contratos, reglamentos, directivas y otras disposiciones.

No tienen valor testimonial los que reflejan funciones ordinarias y repetitivas en todas las administraciones, como por ejemplo, memos, papeletas de salida, autorizaciones de visitas personales, etc.

o

Valor histórico.- Es aquel que sirve para reconstruir la historia de una institución, de una persona, de una actuación, de un tema. Los documentos son de interés no sólo para la institución productora sino también para otras instituciones y para la sociedad en general. Mayormente, el usuario de este valor es el investigador académico, científico y cultural. Ejemplos: expedientes de graduados y titulados, legajos de profesores, legajos de doctores Honoris Causa, legajos de profesores Honorarios, proyectos de investigación, planes y programas, sílabos, etc.

Este valor ya existe en el documento desde su producción, pero se potencia con el tiempo. Es decir, es un valor secundario que surge y se consolida cuando los derechos y obligaciones prescribieron o cuando, simplemente, ya no son operativos.

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Los valores primarios y secundarios no son excluyentes. Simultáneamente pueden perdurar en el tiempo, por eso es difícil deslindarlos y saber exactamente dónde termina el uno y dónde empieza el otro, puesto que ambos conviven desde el momento mismo del surgimiento de los documentos.

La determinación del valor secundario hay que hacerla desde varios puntos de vista considerando al productor, al usuario o ciudadano sujeto de derechos y obligaciones y al investigador.

Concluida la valoración, se procede a la selección.

3. La selección

a. Concepto

Es la función archivística que a partir de la valoración permite decidir qué series o qué documentos de valor primario pueden ser eliminados y qué otros tienen valor secundario o permanente para que sean conservados sobre la base de los plazos establecidos.

También determina la permanencia de los documentos en los diferentes archivos y la

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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ- ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………………………………… circulación fluida de los mismos de un archivo a otro, mediante transferencias documentales regulares.

b. Análisis de los tipos documentales

En el proceso de selección o decisión sobre qué debe conservarse y qué debe eliminarse, recomendamos saber distinguir los siguientes tipos documentales:

-

Documentos dispositivos. Son los que a partir de su dación establecen un derecho o una obligación, crean una entidad o autorizan una actividad de diferente índole. Se elaboran antes de la acción misma. Siempre mantendrán sus valores administrativos, legales e informativos y por lo tanto su conservación será permanente. Ejemplo: Resolución del Consejo Universitario creando el Vicerrectorado de Investigación.

-

Documentos testimoniales o registrales.- Son todos aquellos que tienen valor jurídico y que surgen en forma simultánea a la acción. Reconocen un hecho, una actividad o un ente preexistente. Ejemplos, actas de exámenes, registros de grados y títulos, escrituras de compra-venta de inmuebles, etc. Estos documentos deben conservarse igualmente a perpetuidad.

-

Documentos informativos o meramente probatorios.- Son aquellos que dan cuenta de un hecho que ya sucedió y por lo tanto surgen después de la acción. Ejemplo: Las memorias del rector y las memorias de los decanos, informes de actividades, rendiciones de caja chica, constancias, etc. Algunos de estos documentos pueden ser eliminados.

-

También hay que considerar los documentos facilitativos o comunes que existen en todas las instituciones públicas y privadas. Son los que expresan las funciones de apoyo como son las administrativas y económicas. Ejemplos: correspondencia, comprobantes de pago, ordenes de suministro, inventarios de bienes, etc.

-

Se debe tener mucho cuidado con los documentos sustantivos o propios de cada institución por las funciones que determinan su razón de ser. En el caso de la PUCP

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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ- ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………………………………… estarían incluidos los documentos académicos que comprenden alumnos (expedientes de graduados y titulados), docentes (legajos de profesores) e investigaciones (proyectos). En su valoración se requiere la opinión de expertos. Muchos de ellos tienen valor secundario y deben conservarse siempre.

La selección decide qué documentos se conservan y qué documentos se eliminan y en ella deben intervenir las unidades implicadas con la supervisión constante del Archivo de la Universidad.

En este proceso se presentan las siguientes opciones de decisión:

-

Conservación permanente y total de los documentos. Para ello hay que tener en cuenta que todo documento debe conservarse mientras subsista su vigencia administrativa y en el caso de soportes de sustitución de originales, tiene que estar garantizada la duración del soporte y la inalterabilidad de la información. Ejemplo, actas de exámenes de ingreso a la PUCP en formato digital.

-

Eliminación total: Se aplicará si al final del trámite y luego de un plazo prudencial si se comprueba que los documentos carecen de valor primario y secundario. Como por ejemplo recibos, facturas, rendiciones de caja chica, conformidad de servicios, control de asistencia del personal, etc.

-

Conservación parcial o muestreo. Significaría eliminar parte de los documentos de valor primario que han perdido su vigencia, generalmente se trata de una serie de gran volumen por lo que se decide conservar una muestra representativa.

Después de terminada la selección, tendremos un conjunto orgánico de documentos y no colecciones caprichosas de papeles.

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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ- ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………………………………… c. Selección natural o depuración

Es el procedimiento que se realiza en los archivos secretariales o de gestión, antes de remitir la documentación al archivo periférico o al de la Universidad. Consiste en analizar cada una de las carpetas y/o documentos con la finalidad de eliminar cualquier elemento ajeno al expediente o que no amerite la calificación de documento de archivo.

Esta selección exige mucha atención, ya que cada pieza deberá examinarse detenidamente, incluso se revisará folio por folio para no cometer el error de eliminar un documento que pueda ser importante o de valor. Por ello, esta tarea debe realizarse bajo la supervisión del Archivo de la Universidad.

¿Cómo realizamos la selección natural?

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Si la selección decide conservar documentos, se procede a preparar la transferencia a otros niveles de archivo.

4. La transferencia

a. Concepto

Es la remisión ordenada de los documentos del archivo de gestión a los archivos periféricos o al Archivo de la Universidad, de conformidad con las Tablas de Retención de Documentos adoptadas o establecidas para cada serie y respetando el cronograma anual previamente elaborado.

b. Ventajas

¿Qué ventajas obtenemos al realizar la transferencia de nuestros documentos a otro nivel de archivo?

Sus ventajas son: •

Evitar la acumulación de los documentos en las oficinas.

•

Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.

•

Disponer de información útil para la toma de decisiones y para el conocimiento del desarrollo institucional.

•

Garantizar el acceso a la información.

•

Asegurar la conservación de los documentos en óptimas condiciones.

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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ- ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………………………………… c. Pasos

¿Cuáles son los pasos a seguir para realizar la transferencia de documentos?

1. Identificar los expedientes de las series y subseries que deben transferirse según la Tabla de Retención de Documentos.

2. Separar los elementos ajenos al expediente como algún documento o información que no es documento de archivo. Tengamos presente que los documentos de archivo son aquellos cuyo contenido se relaciona con el creador de los documentos.

3. No considerar los folletos publicitarios excepto cuando son parte de un expediente o un proceso. Tampoco los periódicos seriados ni los documentos que dejaron de ser solicitados porque su contenido no tiene relación con las actividades de la Universidad o de la unidad.

4. Separar la correspondencia personal o privada.

5. Retirar aditamentos u objetos que pueden deteriorar los documentos como cintas adhesivas, clips de metal, copias carbón, etc.

6. Numerar las carpetas y consignar datos que faciliten la identificación de su contenido.

7. Foliar consecutivamente los documentos con lápiz en la parte superior derecha. La foliación evitará la pérdida de documentos y reemplazará el uso de las grapas y de cualquier otro material de metal. Los planos o documentos que por su gran tamaño deben doblarse, se enumeran como un solo folio.

8. Llenar el Inventario de Transferencia y enviarlo al Archivo de la Universidad junto con la documentación relacionada.

Las transferencias se realizarán de acuerdo al cronograma que previamente se determine con cada una de las unidades.

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Si la selección decide la eliminación de documentos, éste proceso debe realizarse en las mismas unidades, en coordinación con el Archivo de la Universidad.

5. La eliminación

a. Concepto

Consiste en la destrucción física de unidades o series documentales que hayan perdido su valor administrativo, fiscal, contable, legal, etc. y que no tengan valor histórico. Se eliminan las series de valor primario al término de sus plazos de retención.

Los documentos se pueden eliminar teniendo en cuenta los siguientes criterios de valoración: 9 Las copias y los duplicados siempre que se constate la existencia de los originales.

9 Las series originales carentes de valores informativo e histórico que hayan sido desestimados o no sean de interés para la investigación.

9 Las series originales cuya información está recogida en series recopilatorias de manera suficiente.

9 Los documentos de apoyo a la gestión y a la información.

¿Cuándo se realiza la eliminación total, significa que debemos desaparecer toda la serie?

No, la eliminación total exige la conservación de una muestra representativa de las unidades documentales que integran la serie con la finalidad de dejar una huella de lo que se eliminó. No es muestreo sino parte del procedimiento de eliminación y tiene que precisarse en el estudio de identificación y valoración, así como también en la Tabla de Retención de Documentos.

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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ- ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………………………………… ¿Quiénes intervienen en la eliminación?

Los protagonistas son las mismas unidades, el Archivo de la Universidad y el Comité Asesor del Archivo de la Universidad.

b. Comité Asesor

¿Qué es el Comité Asesor?

Es el ente encargado de prestar consejo y orientación al Archivo de la Universidad en los asuntos de su competencia.

Las funciones del Comité Asesor son:

o

Evaluar y decidir el destino de los documentos universitarios.

o

Absolver cualquier otro asunto archivístico que se someta a su consideración.

o

Otras que se le encomiende.

Sus integrantes son nombrados por el Rector a propuesta de la Archivera de la Universidad.

El Comité Asesor está integrado por:

o

Un profesor abogado para evaluar e identificar el valor legal y jurídico de los documentos.

o

Un

profesor

fundamentar

el

historiador valor

para

testimonial

e

informativo de los documentos.

o

Un académico-administrativo, para sostener el valor administrativo y evidencial de los documentos.

……………………………………………………………………………………………. 27 Manual de Procedimientos Archivísticos de la PUCP MANPA-PUCP

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ- ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………………………………… o

La archivera de la Universidad para orientar técnica y archivísticamente las decisiones del Comité. Tiene voto dirimente.

c. Procedimiento

¿Qué procedimiento se sigue para la eliminación de documentos?

El procedimiento a seguir es el siguiente: •

El director o jefe de la Oficina o unidad remite al Archivo de la Universidad una carta solicitando la eliminación de documentos, adjuntando una muestra representativa de los mismos y el Inventario de Eliminación.

•

El Archivo de la Universidad convoca a reunión al Comité Asesor para evaluar la propuesta.

•

En la reunión también asiste el funcionario o representante de la unidad solicitante porque la aprobación o la negación supone una responsabilidad asumida y compartida por ambas instancias universitarias.

•

Luego de un análisis detallado y de un intercambio de opiniones, el Comité Asesor toma la decisión.

•

La Archivera de la Universidad eleva una carta al Rector solicitando la resolución respectiva para proceder a la eliminación.

•

El Rector expide la resolución autorizando la eliminación.

•

Se procede a la eliminación in situ con la intervención de un representante del Archivo de la Universidad.

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La identificación y la valoración son actividades intelectuales que requieren mucha concentración y trabajo en equipo interdisciplinario, mientras que la selección resulta ser más operativa sin dejar de ser técnico-archivística. En cambio, los procesos de conservación y de eliminación son actividades más operativas.

Antes de ejecutar la eliminación, es necesario cumplir con el trámite reglamentario, es decir, presentar un pedido formal de eliminación para los documentos que se quieren apartar.

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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ- ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………………………………… ¿Dónde debemos registrar los plazos para cada serie?

La aprobación de la propuesta de selección se materializa en la formalización del Programa de control de documentos y los plazos se registrarán en la Tabla de Retención de Documentos.

V. INSTRUMENTOS DEL PROCESO DE VALORACIÓN

Los instrumentos que se deben elaborar para registrar el proceso de valoración y selección son los siguientes:

1. Programa de Control de Documentos

Es el instrumento de gestión archivística que establece las series documentales que produce o recibe la Universidad en sus respectivas unidades, como resultado de sus funciones y actividades, precisando el número de años que deben conservarse y los períodos de retención en cada nivel de archivo hasta su transferencia al Archivo de la Universidad o su eliminación definitiva.

Se elabora teniendo como base el Cuadro de Clasificación de cada unidad. Es el instrumento que permite la aplicación de la selección en los plazos previstos y aprueba el estudio de identificación y valoración. Se expresa a través de la Tabla de Retención de Documentos.

En su formulación es necesario precisar la vigencia, la prescripción y los plazos prudenciales o precaucionales de los documentos.

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a. Vigencia, prescripción y plazo prudencial

Vigencia

¿Qué entendemos por vigencia?

Es el período en el cual deben conservarse los documentos porque se encuentran cumpliendo lo que expresa su texto, sustentando el derecho u obligación; por tanto, obliga, certifica, comunica, defiende derechos, etc. La vigencia se inicia con la firma de la autoridad competente o con la promulgación del documento.

¿Como determinamos la vigencia?

Para determinar la vigencia consideraremos lo siguiente: •

Los documentos que sustentan derechos, estarán vigentes mientras dure el derecho sustentado. Por ejemplo: el acta de creación de la Universidad; el contrato de servicios de xx persona.

•

Los documentos referentes a la organización interna de la institución, cuya vigencia durará hasta que sean modificados por otros. Por ejemplo: Estatuto de la Universidad; el Manual de Organización y Funciones; el organigrama institucional.

•

Los documentos contables y/o fiscales, permanecerán vigentes hasta que sean auditados por la unidad competente. Por ejemplo: Liquidación de caja chica.

•

Los informes y memorias, estarán vigentes hasta que sean reemplazados por otros actualizados. Por ejemplo: la Memoria 2009 será reemplazada por la del 2010 y así sucesivamente.

•

Los documentos que respaldan derechos adquiridos, continuarán vigentes hasta que sean sustituidos por otros que los derogan o modifican. Por ejemplo el Pacto Colectivo. (Mendoza 1997: 101)

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Ejemplo: En el caso de los convenios, podemos encontrar el siguiente texto: Cláusula sétima: Plazo, renovación y resolución del convenio El presente convenio tiene una vigencia de cinco (5) años a partir de la fecha de su firma y se prorrogará automáticamente.

Sin perjuicio de lo anteriormente expuesto, las partes acuerdan que cualquiera de ellas podrá resolver el presente convenio durante su periodo de vigencia, para lo cual deberá remitir con una anticipación no menor de 60 días corridos, una comunicación a la otra parte.

Prescripción

La prescripción es el momento en el que se extinguen los valores primarios de los documentos administrativos fijados por una disposición legal.

Si bien existen o se establecen criterios técnico-archivísticos para determinar los periodos de retención de la documentación, no debemos perder de vista los dispositivos legales que fijan el periodo de tiempo al que está obligada la institución a conservar un documento, pues nos facilita el trabajo y respalda legalmente nuestras decisiones sobre su permanencia o eliminación definitiva.

Plazo precaucional o prudencial

¿Qué entendemos por plazo precaucional o prudencial?

Es el tiempo que debe conservarse el documento después de concluida la vigencia para atender eventuales reclamos o consultas. También puede ser útil como antecedente o

……………………………………………………………………………………………. 32 Manual de Procedimientos Archivísticos de la PUCP MANPA-PUCP

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ- ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………………………………… para esclarecer el contenido de otro documento. Este plazo se registrará en la Tabla de Retención de Documentos.

Entre sus características debemos señalar que: •

Es mayormente subjetivo.

•

No es uniforme, una serie no tiene el mismo plazo que otra.

•

No se establece como una regla o norma.

•

La tendencia es abreviarlo a un tiempo mínimo.

Por ejemplo:

Una vez que los alumnos de Derecho han concluido sus estudios, su expediente se conservará un promedio de 2 años en el archivo secretarial o de gestión de la Facultad para atender cualquier consulta o documento que requiera el exalumno. Luego debe pasar al Archivo Periférico. En caso de que el exalumno estudie una maestría, se reactivará su expediente y se archivarán los documentos correspondientes.

2. Tabla de Retención de Documentos

•

Es la lista codificada de las series, sus correspondientes subseries o series subordinadas y los tipos documentales, producto del desarrollo de las funciones y actividades de cada oficina o unidad administrativa. Se elabora a partir del Cuadro de Clasificación.

•

A cada serie o subserie o serie subordinada se le asigna tiempos (años) que deberá permanecer en los respectivos niveles de archivo (gestión, periférico, central e histórico).

•

Se explica el procedimiento a seguir para la selección de las mismas.

El plazo de retención se establece de acuerdo a la siguiente fórmula: VIGENCIA + PLAZO PRECAUCIONAL = PLAZO DE RETENCIÓN

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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ- ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………………………………… ¿Cuáles son las ventajas de la Tabla de Retención de Documentos?

Las ventajas son: •

Agilizar y racionalizar la gestión administrativa a nivel institucional.

•

Establecer responsabilidades sobre el manejo de los documentos.

•

Atender las peticiones y solicitudes de los usuarios de manera rápida y eficiente.

•

Garantizar el incremento y la conservación del patrimonio documental de la Universidad.

¿Quiénes participan en la elaboración de la Tabla de Retención de Documentos?

Se requiere la participación activa del personal del Archivo de la Universidad, de los jefes o representantes de las oficinas o unidades y del Comité Asesor.

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VI. ANEXOS

Presentamos en calidad de propuesta para su aplicación los siguientes formularios que serán enriquecidos, corregidos y aprobados.

1. Tabla de Retención de Documentos

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ Sección: Unidad: Valor Código

Nombre de la serie o subserie

Original o copia

Fecha y firma del Funcionario de la Unidad:

T

P

Periodo de retención Archivo gestión

Archivo periférico

Archivo AU

Total años de retención

Unidad de conservación

V°B° del Archivo de la Universidad:

Instrucciones Sección: Indicar la sección a la que corresponde la Unidad, de acuerdo al Cuadro de Clasificación.

Ejemplo: Gestión Directiva, Gestión Académica, Gestión Administrativa.

Unidad: Señalar la oficina de origen. Por ejemplo: Secretaría General, Estudios Generales Letras, Departamento de Psicología, etc.

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Código: Anotar el código de identificación de la serie o subserie tal como se indica en el Cuadro de Clasificación. Ejemplo:

A2.1 A8 B3.11 C8.8.1

Original o copia: Señalar si los documentos son originales o si son copias.

Nombre de la serie o subserie: Registrar el nombre de la serie o subserie en base al Cuadro de Clasificación establecido.

Por ejemplo:

A2.1 Resoluciones del Consejo Universitario A8

Discursos

B3.11 Expedientes de revalidación de grados y títulos C8.8.1 Liquidaciones de Caja Chica

Valor: Indicar con un aspa si el valor de los documentos es temporal (T) porque ya prescribieron sus valores primarios o si es permanente (P) por el valor secundario que siempre tendrá.

Periodo de retención: Indicar el plazo de permanencia fijado para cada serie o subserie documental en cada nivel de archivo (gestión, periférico o Archivo de la Universidad). Este plazo incluye un tiempo adicional como medida de precaución y debe establecerse por la oficina de origen en coordinación con el Archivo de la Universidad.

Total años de retención: Registrar el total de años de retención.

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Unidad de conservación: Indicar la unidad de conservación, puede ser: folders, cajas, archivadores de palanca, tomos, paquetes, etc.

A través de un formulario o ficha la retención de una serie o subserie se visualizaría de la siguiente manera:

En su elaboración y ejecución cada archivo de gestión debe coordinar permanentemente con el Archivo de la Universidad para recibir su asesoramiento y supervisión.

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2. Inventario de Transferencia

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ Sección: Unidad: Remisión N°:

N° de orden

Código

Cantidad de unidades de conservación:

Nombre de la serie o subserie

Fechas extremas

Fecha de transferencia:

Cantidad

Unidad de conservación

Signatura topográfica AU

Jefe o Encargado del Archivo remitente:

Jefa o encargado del Archivo receptor:

Instrucciones Unidad: Señalar la oficina de origen. Por ejemplo: Oficina de Presupuesto, Secretaría General, Estudios Generales Letras.

Datos de la remisión: Registrar el año del envío y el número secuencial según la primera remisión de documentos efectuada por la Unidad al Archivo.

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Cantidad de unidades de conservación: Apuntar el número total de unidades de conservación a transferirse.

Fecha de la transferencia: Indicar la fecha en que se realiza la transferencia.

Número de orden: Indicar, para control, el número correlativo que le corresponde a cada una de las series que se van a transferir al Archivo de la Universidad.

Código: Anotar el código de identificación de la serie o subserie tal como se indica en el Cuadro de Clasificación. Ejemplo:

B3.11 C6.1 C8.8.1

Nombre de la serie o subserie: Registrar el nombre de la serie o subserie en base al Cuadro de Clasificación establecido.

Por ejemplo: B3.11 Expedientes de revalidación de grados y títulos C6.1 Catálogos de partidas presupuestales con sus respectivas cuentas C8.8.1 Liquidaciones de Caja Chica

Fechas extremas: Indicar los años extremos de la serie o subserie, tomando en cuenta la fecha de inicio y de término. Ejemplo: 1962-1975

Cantidad: Señalar la cantidad de unidades de instalación o de conservación a transferirse por cada serie o subserie documental.

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Unidad de conservación: Anotar el tipo de unidad de conservación (folders, cajas, archivadores, paquetes).

Signatura topográfica (Para ser llenado por el AU): El Archivo receptor consignará la signatura de ubicación física que le corresponde para la localización rápida en el Archivo de la Universidad.

Jefe o Encargado del Archivo u oficina remitente: Firma del responsable del Archivo que remite la documentación.

Jefa del Archivo receptor: Previo cotejo, la Jefa del Archivo de la Universidad firmará en señal de conformidad.

En un formulario de transferencia de una serie o subserie, lo tendríamos de la siguiente manera:

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3. Inventario de Eliminación

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ Sección: Unidad: Jefe o Encargado del Archivo de la Unidad: Documento que autoriza la eliminación: N° de Orden

Comité Asesor:

Descripción de las series o subseries

Fecha:

Fechas extremas

Cantidad

Firma del Jefe o Encargado del Archivo de la Unidad:

Instrucciones Unidad: Señalar la oficina de origen. Por ejemplo: Secretaría General, Estudios Generales Letras

Jefe o Encargado del Archivo de la Unidad: Indicar el nombre del Jefe o Encargado del Archivo de la Unidad cuya documentación se va a eliminar.

Documento que autoriza la eliminación y Comité Asesor: Dejar en blanco. Será llenado por el Archivo de la Universidad.

Número de orden: Registrar el número correlativo de las unidades de conservación de los documentos a eliminarse.

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Descripción de las series o subseries: Anotar detalladamente la serie o las series que están contenidas en cada unidad de conservación.

Fechas extremas: Indicar la fecha más antigua y la más reciente de la serie que se va a eliminar.

Cantidad: Colocar la cantidad de documentos y la unidad de conservación.

Fecha y firma: Fecha de la eliminación y firma del Jefe o Encargado del Archivo de la Unidad.

En un formulario la eliminación de una serie o subserie, se expresaría de la siguiente manera:

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4. Documentos electrónicos

a. Concepto

Cuando hablamos de documento electrónico podemos referirnos a dos tipos o formas de producirlos:

1) El generado a través de medios informáticos, como producto de su transformación a microformas, después de haberse digitalizado los documentos originales en papel, de los cuales se pueden hacer múltiples impresiones en papel o en diferentes tipos de soportes electrónicos.

2) El que se encuentra únicamente en un soporte electrónico, es decir, aquel que nunca estuvo en soporte papel, cuyos datos están almacenados en una memoria o soporte electrónico; además, entra en esta categoría el transmitido mediante un mensaje a través de la red (Electronic Data Interchange). (Mendoza, 2009: 29)

Los documentos electrónicos del primer grupo no ofrecen problemas archivísticos en tanto existan los documentos originales en soporte papel. Cualquier duda se podrá confrontar con el documento impreso.

El inconveniente subsistiría con los segundos, debido en gran parte al problema de autenticidad y preservación a largo plazo. Estos documentos podrían sufrir alteraciones mientras se encuentran en los circuitos electrónicos, no tienen estabilidad y el riesgo de pérdida de información no nos asegura su carácter de auténtico y con ellos también su valor probatorio y el de conservación en el tiempo. (Mendoza, 2009: 30)

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b. Elementos básicos del documento electrónico

Los elementos básicos son:

-

El contenido: el contenido del documento electrónico viene a ser la información y está constituido por los datos registrados en un sistema binario de 1 y 0, y será necesario que sea leído por un software instalado en una computadora.

-

El contexto o metadatos: que describen el contexto administrativo y la información técnica del diseño

-

La estructura: la disposición lógica de los segmentos de datos y su presentación en forma de documento reconocible (Cruz Mundet 2003 citado por Mendoza, 2009: 27)

c. Autenticidad y valoración

La copia en soporte papel para que tenga el valor de un original es rubricada por un funcionario que le otorga la calidad de auténtico, “fiel al original”; y por consiguiente se le considera como medio de prueba ante cualesquier instancias. Además, la copia de un documento en soporte tradicional se puede comprobar fácilmente con el original.

La aparición de los documentos electrónicos propone el replanteamiento de los conceptos de original y copia, ya que sin una definición concreta se complica la atribución del valor probatorio. Asimismo, estos documentos son más vulnerables, son fáciles de manipular por consiguiente su autenticidad se encuentra en riesgo constante. Por ello es conveniente establecer los elementos necesarios que garanticen su autenticidad y los haga más confiables para la gestión documental.

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d. Actividades de la valoración

La valoración de los documentos electrónicos debe incluir las siguientes actividades (Mendoza, 2009: 72):

Compilar información sobre

Ponderar el valor de los documentos

Determinar la viabilidad de conservarlos

Tomar la decisión de evaluación Elementos imprescindibles:

El contenido de los documentos y su contexto (jurídicoadministrativa, procedencia, documental, procedimientos, tecnología).

Analizar el valor continuado de los documentos, es decir, los motivos para preservarlos (criterios técnicos, legislación aplicable, valor evidencial, etc.)

Conocer sobre la preservación de documentos electrónicos.

El personal o del creador así como de los documentos mismos.

Establecer las bases para la presunción de autenticidad (integridad e identidad) y reunir evidencia para probar la autenticidad.

Revisar la capacidad del hardware y software.

Determinar el valor a través de la evaluación: de su ciclo de vida, después de la conversión o migración, o comprobando si los cambios impiden la capacidad de evidencia de los documentos.

Contar con personal experimentado para el mantenimiento de los documentos.

Los componentes digitales que deben conservarse.

El valor asignado a los documentos.

Las condiciones para su conservación.

• Valor • Viabilidad

Contar con los recursos financieros suficientes para su mantenimiento.

Definir la capacidad para la conservación de elementos individuales del contenido intelectual y la autenticidad (formacontenido-soporte tecnológico).

Evaluar lo que se quiere conservar y lo que se es capaz de conservar • Motivos técnicos • Altos costos Buscar alternativas de conservación para los documentos importantes o respaldados por una disposición legal.

Elaborar el calendario de eliminación.

Establecer las condiciones necesarias para garantizar la integridad y autenticidad de los documentos a transferirse.

Definir responsabilidades.

Evacuar el informe que explique y justifique la decisión de evaluación.

……………………………………………………………………………………………. 45 Manual de Procedimientos Archivísticos de la PUCP MANPA-PUCP

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ- ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………………………………… e. Transferencia y eliminación

Para la transferencia de documentos electrónicos, se deberá:

Determinar que documentos deben transferirse de acuerdo a su ciclo vital, adicionando la información sobre los componentes digitales de los mismos.

Supervisar constantemente los documentos para evitar alteraciones en los componentes tecnológicos.

Establecer mediante dispositivo legal, la persona que se encargará de autenticar los documentos.

Identificar el documento qué está autorizado como prueba o cual de ellos será el que se determinará como copia auténtica. (Mendoza 2009: 72-75)

En el caso de eliminación, hay que considerar lo siguiente:

El destino final de los documentos electrónicos de archivo estará sujeto a leyes y reglamentos.

La legislación deberá diferenciar el procedimiento para la eliminación de los documentos de papel convertidos a electrónicos de la eliminación de los documentos electrónicos de origen. El tratamiento será por separado.

La intervención de la autoridad competente en materia de archivos en los procesos de eliminación.

La instauración de un sistema integrado de vigilancia de archivos para realizar un estricto control de la existencia documental, que sea capaz de autorizar las eliminaciones

previa

valoración

de

los

documentos

y

que

comunique

electrónicamente al organismo que autoriza la eliminación de la exclusión de los documentos del sistema informático. (Mendoza 2009: 84-85)

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VII. TERMINOLOGÍA

Autenticidad Cualidad del documento al haberse certificado la verdad de su contenido.

Conservación Consiste en mantener la integridad física de la documentación, preservándola o restaurándola, según sea pertinente.

Copia Reproducción, simultánea o no, del texto de un documento, generalmente calificada por la función o por el procedimiento de realización.

Copia al carbón Copia mecanografiada con papel carbón a través de la máquina de escribir.

Copia fotostática o fotocopia Reproducción de un original producida por una fotocopiadora.

Edades de los documentos Teoría del ciclo vital del documento, que sostiene que el documento puede desarrollar una vida propia en tres etapas o edades: la primera edad de producción o trámite, segunda edad de valoración y conservación –si corresponde– en un archivo intermedio, tercera edad de conservación definitiva.

Documento de valor permanente Es aquel que debe ser conservado en forma definitiva por contener información importante para la investigación y para la historia. Su valor secundario nunca prescribe y por eso jamás se elimina. Es transferido a un archivo histórico luego de haberse cumplido sus plazos de retención en los otros niveles de archivo.

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Documento textual Documento cuyo soporte es el papel y cuya información se presenta en forma de texto escrito

Documento tradicional Dícese del documento textual en soporte papel.

Documento vigente Documento que tiene valor administrativo e informativo.

Metadato Datos que proporcionan información sobre otros datos con el objetivo de facilitar su almacenamiento, mantenimiento, recuperación y uso.

Microforma Cualquier soporte transparente (película, etc.) u opaco (papel, etc.) que contenga microimágenes.

Original Documento hecho por voluntad de su autor y conservado en la materia y forma en que se emitió. La originalidad lleva implícita la autenticidad diplomática o administrativa y la autenticidad jurídica, pero no la veracidad del contenido.

Original múltiple Ejemplares de un mismo documento emitidos simultáneamente para ser entregados a todas las partes interesadas.

Plazo prudencial Período durante el cual se mantiene en suspenso la decisión de eliminar una serie documental, a pesar de que hayan prescrito sus valores primarios, para prevenir la posibilidad de que pueda tener alguna utilidad administrativa. Se le conoce también como plazo precaucional o plazo preventivo de conservación.

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Prescripción Momento en el que se extinguen los valores primarios de los documentos administrativos fijados por una disposición legal.

Procedimiento administrativo Cauce formal de la serie de actos por el que discurre la actividad administrativa para la realización de un fin.

Promulgación De promulgar. Publicar formalmente una ley u otra disposición de la autoridad, a fin de sea cumplida y hecha cumplir como obligatoria. [RAE]

Selección Operación intelectual y material de documentos que han de ser eliminados o conservados en virtud de los plazos establecidos en el proceso de valoración.

Soporte Material físico en que se registra la información (papel, cintas y discos magnéticos, películas, fotográficas, etc.)

Trámite Forma y actuación concreta del procedimiento administrativo.

Valor probatorio Aquel que posee un documento que prueba o confirma la certeza o verdad de la información que presenta.

Vigencia Cualidad de validez de un documento, indicando que no está obsoleto.

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