Memoria de Labores ARBOL (22-23)/ Junta Directiva (22-24)

BOSQUES DE LOURDES

2022-2023

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DISEÑO

Francisco Antonio García E-mail: frantoniogarcia@gmail.com

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Miguel Martínez Néstor Flores y colaboradores de ARBOL

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EDICIÓN Y FOTOGRAFÍA

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CRÉDITOS

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Memoria de labores Junta Directiva 2022-2024

CONTENIDO 02 03 06 09 13

MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA PERÍODO 2022-2024

ASPECTOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS DE ARBOL

Nómina de personal permanente Servicios permanentes Credenciales y libros de actas

INFRAESTRUCTURA

Estado de infraestructura Problemas pendientes de gestiones pasadas

PROYECTO 1: REMODELACIÓN DEL RANCHÓN

FASE I: Cambio total de techo FASE II: Construcción de rampa FASE III: Renovación de sanitarios y techo

PROYECTO 2: SELLADO DE POZO INURBA Detalles de la mano de obra

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PROYECTO 3: REMODELACIÓN DE FACHADA Detalles de la mano de obra

PROYECTO 4: ACUERDO LEASING DE CÁMARAS Detalles de la ejecución

1. MANTENIMIENTO DE ÁREAS VERDES Detalles del mantenimiento

2. REPARACIÓN DE LUMINARIAS Zonas iluminadas

3. MANTENIMIENTO DE PISCINAS Detalles del mantenimiento

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ACCIONES REALIZADAS

ACCIONES ADMINISTRATIVAS

PROYECTOS A REALIZAR

ORGANIGRAMA ADMINISTRATIVO DE ARBOL 2022-2024

MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA PERÍODO 2022-2024

SECRETARIO Sr. Manuel Zamora

PRESIDENTE Ing. Miguel Martínez

PRIMER VOCAL Sr. Pedro Sánchez

TESORERA Licda. Ruth Ramírez

SEGUNDO VOCAL Licda. Consuelo Manzano

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NÓMINA DE PERSONAL PERMANENTE Nombre

Ocupación

Actividades

Néstor Alexander Flores

Administrador

Procesos administrativos, control interno y supervisión de los servicios de campo.

Marya Nicole Orellana

Asistente administrativa

Atención al residente, control de ingresos, corte de caja diario y proveeduría.

Santos Avelino Rojas

Supervisor y cobrador (turno 24 horas)

Supervisión y cobros a domicilio a los residentes.

Víctor Manuel Castro

Supervisor y cobrador (turno 24 horas)

Supervisión y cobros a domicilio a los residentes.

Francisco Antonio García

Monitorista (turno 24 horas)

Manejo de equipo de video vigilancia y elaboración de informes.

Levi Asael Díaz

Monitorista (turno 24 horas)

Manejo de equipo de video vigilancia y elaboración de informes.

Juan Carlos Torrez

Jefe de mantenimiento y electricidad

Mantenimiento de infraestructura y mantenimiento eléctrico.

Francisco Javier Sarmiento

Auxiliar de mantenimiento y electricidad

Mantenimiento de insfraestructura y mantenimiento eléctrico.

CAMBIOS EN LA NÓMINA Las dos plazas de los colaboradores de atención al residente y monitoreo pasan a ser únicamente a monitoreo de tiempo completo en turnos de veinticuatro horas, posterior a ese cambio se hizo la contratación de la Srta. Nicole Orellana como nueva colaboradora para ejecutar las labores de atención de llamadas telefónicas en caseta principal. Tras la renuncia de la Srta. Katherine Villa al cargo de asistente administrativa, la plaza pasa a ser ocupada por la colaboradora de atención de llamadas; quedando la nómina de ocho empleados como en el inicio de la gestión.

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ASPECTOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS DE ARBOL SERVICIOS PERMANENTES

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SERVICIOS EXTERNOS SERVICIOS PERMANENTES

SERVICIOS EVENTUALES

SERVICIOS DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA

ASESORÍA LEGAL

SERVICIO DE JARDINERÍA

RECOLECCIÓN DE VALORES SERVICIOS PROFESIONALES EN CONTABILIDAD SERVICIOS PROFESIONALES EN AUDITORIA EXTERNA

(Según demanda)

Servicio

Proveedor

Monto

Frecuencia

Seguridad y vigilancia

Empresa de seguridad SESECON

$9,181.00

Mensual

Servicio de jardinería

Carlos Mauricio Ramos

$4,200.00

Mensual

Recolección de valores

PROSEGUR, SA de CV

$107.00

Mensual

Servicios de contabilidad

Despacho Rivas & Asociados

$228.00

Mensual

Servicios de auditoria externa

Jiménez Figueroa Cont. & Aud.

$1,000.00

Anual

TOTAL:

$14,716.00

NUEVO ASESOR LEGAL La Junta Directiva decidió prescindir de los servicios de la Licda. Mélida del Carmen Fuentes por cuestiones de tiempo, inmediatez y logística para solventar situaciones administrativas. Actualmente el Lic. Carlos Almeida es el nuevo asesor legal de ARBOL; se mantiene la modalidad de pago de honorarios únicamente por servicios profesionales, según sea la demanda.

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SITUACIÓN ENCONTRADA CREDENCIALES

LIBROS DE ACTAS

Esta Junta Directiva asumió funciones el 24 de agosto de 2022. Las credenciales ya estaban en trámite cuando el 24 de noviembre tres personas deciden retirarse de la Junta Directiva. Las credenciales fueron entregadas el 4 de diciembre de 2022. Fue necesario convocar a asamblea general para llenar las plazas vacantes. Esto se hizo en dos asambleas, el 12 de enero 2023 y el 5 de febrero 2023. En esta última asamblea renunció Eduardo Alvarado, segundo vocal de la Junta Directiva, y se llenó su lugar con un nuevo miembro. Después de eso fue necesario volver a hacer nuevamente el trámite ante el Ministerio de Gobernación.

Las credenciales fueron entregadas el 14 de agosto de 2023.

Se encontró el libro de actas debidamente legalizado y en orden, con suficientes folios para proseguir generando las actas de reuniones de Junta Directiva y asamblea general. Las actas que se hicieron entre septiembre y diciembre de 2022, período durante el cual se retiraron tres miembros de Junta Directiva, no cuentan con la firma de estas tres personas debido a que se han negado a firmar. A partir de la elección de los nuevos miembros de Junta Directiva, las actas están firmadas por todos los presentes.

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INFRAESTRUCTURA

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SITUACIÓN ENCONTRADA ESTADO DE INSFRAESTRUCTURA Durante la última gestión de Junta Directiva se ordenó y mejoró el mantenimiento de zonas verdes, parques y algunas infraestructuras. Sin embargo, el mantenimiento de las instalaciones es algo que no se ha hecho desde muchos años atrás. Cuando esta Junta Directiva entró en funciones en agosto del año pasado, encontramos lo siguiente: A) El ranchón con el techo deteriorado. B) Salón de usos múltiples igualmente con el techo deteriorado. C) Las oficinas administrativas en la misma situación, con el techo en muy malas condiciones. D) Las calles de la residencial, en muchos sectores están dañadas. E) La iluminación en la residencial es deficiente, lo cual no solo es debido a lámparas quemadas, sino también a que hay sectores sin suficientes iluminarias. F) La caseta de vigilancia de la nueva etapa en estado deplorable. G) Canchas de fútbol sin mallas de protección, lo cual impide su uso y hay riesgo de golpes a peatones y vehículos.

PROBLEMAS PENDIENTES DE GESTIONES PASADAS Los estados financieros de la asociación de los años 2008 al 2014 no están registrados en el Ministerio de Gobernación. Se está en proceso de resolver. Falta de contadores de energía eléctrica en caseta Tazumal, en piscina de la nueva etapa y zona de redondel donde se aparca el camión cisterna. Esto implica pago de multas por conexiones que no están legalizadas.

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REALIZADOS/ SEP. 2022 - JUL. 2023

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1. REMODELACIÓN DEL RANCHÓN El proyecto de remodelación del ranchón fue sometido a un estudio de viabilidad por parte de la Junta Directiva tomando en consideración el estado financiero de ARBOL. La construcción contó con los permisos correspondientes y fue adjudicada al contratista Javier Funes. La ejecución de la obra se dividió en tres fases y tuvo una duración de aproximadamente dos meses, el objetivo era remodelar una infraestructura de acuerdo a las necesidades de los usuarios.

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FASE I: CAMBIO TOTAL DE TECHO La obra de cambio total de techo del ranchón tuvo una inversión de $6,254.01, para lo cual se ejecutaron las siguientes labores: instalación de lámina calibre veinticuatro de Galvaniza para cubrir la nave central, se resanaron todos los soportes y para la protección de la madera del armazón se le colocó comejenol. Adicionalmente se pintó todo el piso, gradas, pasamanos y demás infraestructura adyacente con impermeabilizante aqualock.

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FASE II: CONSTRUCCIÓN DE RAMPA Como responsabilidad social la Junta Directiva tomó a bien construir una rampa de acceso a las instalaciones del ranchón para los usuarios adultos mayores y también para las personas con discapacidades en cumplimiento del art. 1, capítulo I, de la “ley especial de inclusión de las personas con discapacidad”. La ejecución de la obra tuvo una inversión de $5,990.53 y para ello se tomó una porción de área verde equivalente a un aproximado de tres metros cuadrados que fueron adecuados en dos niveles con una longitud de seis metros. La instalación cuenta con techado y pasamanos.

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RENOVACIÓN DE SANITARIOS Y TECHO

FASE III: RENOVACIÓN DE SANITARIOS Y TECHO Para la renovación de los sanitarios de damas y caballeros del ranchón se destinó una inversión de $1,484.20. En aspectos de mano de obra se realizó lo siguiente: sustitución de todo el piso cerámico, trabajo de enchapado de baldosas que recubrían las paredes de cada uno, se reemplazaron los dos inodoros y dos lavamos; en el caso del sanitario de caballeros se instaló un mingitorio nuevo. También se ejecutaron labores de renovación de cielo falso y se pintaron ambas instalaciones, se instalaron nuevas luminarias y se agregaron accesorios adicionales como basureros.

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2. SELLADO DE POZO INURBA La actual gestión asumió los gastos del sellado del pozo de alivio colapsado ubicado en el parque recreativo del pasaje #2, frente al polígono #32. Antes de iniciar el proyecto la administración envió un comunicado a los hogares afectados. El proceso de la obra tuvo que ser dividido en tres equipos de trabajo, la excavación fue adjudicada al Sr. José Norberto Arce por un monto de $270.00, la extracción de material fecal fue asignada a la empresa Mapreco por un monto de $350.00 y por último el sellado fue realizado por el Sr. Arnoldo Lozano por un monto de $323.00.

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DETALLES DE LA MANO DE OBRA La complejidad de la mano de obra que se ejecutó por los tres equipos de trabajo implicó la inhabilitación del área recreativa y los pasos que se detallan a continuación: 1) Rotura de la estructura del pozo, excavación de tres metros, extracción de escombros e identificación de tubería madre. 2) Sellado de tubería madre, extracción y secado de fluido. 3) Rellenado de pozo con materiales nuevos como cemento, grava y arena.

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3. REMODELACIÓN DE FACHADA El proyecto de remodelación de la fachada fue necesario debido a un accidente vial, el único involucrado en el percance perdió la vida y debido a eso no se pudo obtener la justa compensación. La infraestructura sufrió serios daños y tuvo que ser reparada con fondos de la asociación, la adjudicación de la obra fue sometida a un proceso de transparencia y justa participación, para ello se analizaron dos cotizaciones una del Arq. Sergio de Jesús Méndez por un monto de $2,645.33 y otra del Ing. Milton Aguirre por $2,130.05, siendo esta última la que contó con la aprobación de la Junta Directiva.

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DETALLES DE LA MANO DE OBRA La remodelación tuvo una duración de ocho días y para ello se ejecutaron las siguientes labores: 1) Trabajo de enchapado y reparación de los pilares que dan soporte al letrero principal. 2) Instalación de luminarias para la visualización de la fachada en horas nocturnas y engramado del área verde. 3) Instalación estratégica de pilares amarillos con cinta reflectiva como medida de seguridad para la prevención de futuros daños a la infraestructura de la fachada.

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4. ACUERDO LEASING DE CÁMARAS Al hacer un análisis de estados financieros y de montos de costos de contratación; se removieron dos elementos de seguridad física y se aumentó el numeró de cámaras de video vigilancia. Para la ejecución del proyecto se estudió la cotización de TAS que ascendía a $133,000.00, otras empresas sugirieron hacer cambios de equipos cuyo costo ascendía a más de $3,000.00 y luego hacer estudios pagados. Se aceptó la oferta de la empresa Canada Security por un trato de arrendamiento cuyo valor es de $975.00 mensuales con una prima de $1,450.00, al finalizar un año se contará con un equipo propio de veintiséis cámaras.

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DETALLES DE LA EJECUCIÓN La instalación del nuevo equipo de video vigilancia funciona en conjunto con el sistema de TIGO, permitió rescatar la visión de cámaras del sistema antiguo y ha facilitado la detección de infracciones en conjunto con la seguridad física. El proyecto rehabilitó el centro de monitoreo con dos monitores adicionales y mejoró en aspectos como: 1) La visión de cámaras pasó de catorce a treinta y cuatro en total. 2) La instalación de dos nano estaciones y doce antenas de largo alcance. 3) La instalación de trece cámaras nuevas distribuidas en toda la residencial de manera estratégica.

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BRINDADOS/ SEP. 2022 - AGOS. 2023

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MANTENIMIENTO DE ÁREAS VERDES El mantenimiento de áreas verdes en Bosques de Lourdes implica una ardua labor de ornato y jardinería en las casi veinte manzanas de terreno conformadas por canchas, parques y arriates, en los que se incluyen gramales, árboles y palmeras que requieren de abono y pesticidas para su cuido.

También se ejecutan labores de riego, desalojo de material vegetativo y la limpieza de calles principales, quebradas y del parque ecológico. Actualmente la Junta Directiva designa una inversión de $4,200 mensuales a ese rubro por servicios prestados al señor Carlos Mauricio Ramos y a su equipo de siete ayudantes.

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DETALLES DEL MANTENIMIENTO En la actual gestión el servicio de jardinería en coordinación con la administración han desarrollado actividades de relevancia como: 1) La poda de ramas y remoción de maleza que obstruyen la iluminación lámparas de pajes, sendas y calles principales. 2) Poda de árboles de gran tamaño que representan un peligro para los residentes y la infraestructura de la residencial en la época lluviosa. 3) Ornamentación con plantas y labores de engramado para dar estética a las áreas comunes.

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REPARACIÓN DE LUMINARIAS Para la reparación y mantenimiento de luminarias de Bosques de Lourdes la actual Junta Directiva ha establecido un presupuesto de $600 mensuales para la compra de insumos e implementos indispensables como: lámparas LED de poste y de farol, focos LED, fotoceldas, bases de fotoceldas, cable eléctrico, tornillos, cinta aislante, entre otros. La adquisición de todos los productos destinados a la reparación de luminarias de poste y de farol está sujeta a las existencias de los proveedores y las distintas variaciones de precios en el mercado.

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ZONAS ILUMINADAS La reparación eficiente y oportuna de lámparas por parte de nuestros colaboradores de mantenimiento ha permitido iluminar algunas de las siguientes zonas vulnerables y de alto tráfico de personas: 1) Iluminación total de las canchas de fútbol y basketball de la Calle Chichén Itzá. 2) Iluminación de área recreativa del salón de usos múltiples (canchas, parque, piscina y nave central). 3) Iluminación de parques y área verde del pasaje #2 de la Calle Joya de Cerén conocida como “zona de los paternos”.

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MANTENIMIENTO DE PISCINAS El mantenimiento de la piscina del salón de usos múltiples y de la quinta etapa implica un trabajo constante de lunes a sábado dependiendo cada requerimiento. La Junta Directiva destina un presupuesto mensual de $600 para la compra de insumos como: tricloro granulado plus, pastillas de tricloro, hipoclorito de calcio, ácido PH, alguicidas, clarisol, tierra diatomácea, soda ash y test kit probatorios. La adquisición de todos los productos destinados a la conservación del agua de las piscinas está sujeta a las existencias de los proveedores y las distintas variaciones de precios en el mercado.

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DETALLES DEL MANTENIMIENTO Las piscinas requieren una dosificación química diurna y nocturna para mantener el agua en óptimas condiciones en beneficio de los usuarios y también se ejecutan las siguientes actividades de manera rigurosa: 1) Testeo diario para la verificación del PH y la detección de microorganismos que puedan dañar la calidad del agua. 2) Utilización de redes, aspiradoras y limpieza de filtros para remover agentes externos como restos orgánicos. 3) Verificación de circulación y niveles de agua óptimos en las piscinas.

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ACCIONES REALIZADAS 1) Renovación de pintura en mesas y bancas del ranchón. 2) Renovación de pintura en paredes de servicios sanitarios del salón de usos múltiples. 3) Adquisición de bomba nueva para la cisterna del ranchón. 4) Reparación de parrilla de ingreso en entrada principal de Bosques de Lourdes. 5) Reparación de

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ACCIONES REALIZADAS 1) Reparación de malla ciclón de la Av. Olmeca por el Ing. Milton Aguirre con una inversión de $474.60. 2) Mantenimiento de hardware y software de equipo de equipo electrónico por el colaborador Levi Díaz. 3) Mantenimiento eventual de aires acondicionados de las oficinas administrativas. 4) Elaboración de banners y señaléticas

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por el colaborador Francisco García. 5) Mantenimiento del camión cisterna para el riego de gramales y refilado de piscinas. 6) Compra de una bomba achicadora para el llenado del camión cisterna. 7) Construcción de una caseta en la quinta etapa por el albañil José Ricardo Rodas con una inversión de $2,203.50. 8) Reparación de fachadas de las oficinas administrativas por deterioro. 9) Adquisición de cinco inodoros y dos lavamanos distribuidos en el salón de usos múltiples y tres en casetas de vigilancia. 10) Liberación de especies protegidas en quebradas y parque ecológico.

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ACCIONES ADMINISTRATIVAS ENTREGA DE 60 NOTAS A RESIDENTES INFRACTORES

Con la finalidad de mantener el orden y aseo en Bosques de Lourdes la administración de la actual Junta Directiva ha emitido un total de sesenta notas de llamado de atención a los residentes que violan las normas del reglamento interno de ARBOL en las siguientes situaciones: 1) Vehículos mal estacionados o en estado de abandono en pasajes, sendas, retornos o calles principales. 2) Perros liberados sin correa que defecan en aceras, calles y zonas verdes de la residencial. 3) Descarga de aguas grises en canaletas o la vía pública.

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ACCIONES ADMINISTRATIVAS REACCIÓN INMEDIATA ANTE LAS NECESIDADES DE LOS RESIDENTES

La administración de ARBOL está comprometida en actuar de manera diligente y efectiva ante situaciones de emergencia o de interés para los residentes en los siguientes casos: 1) Petición de campaña de fumigación contra el dengue en apoyo y colaboración del MINSAL. 2) Solitudes de reparaciones de fugas de agua a ANDA, también reportes de cortes de energía a DELSUR y CLESA en el interior de Bosques de Lourdes. 3) Recolección, resguardo y entrega de objetos de valor extraviados a sus respectivos dueños, en la medida de lo posible.

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PROYECTOS A REALIZAR REMODELACIÓN DE CANCHAS Y REPARACIONES DE TECHOS.

La Junta Directiva es consciente de que aún faltan muchas obras por realizar en beneficio de la residencial y es por ello que actualmente nos encontramos mejorando y organizando nuestros procesos administrativos para ejecutar proyectos en orden de prioridad: 1) Instalar malla ciclón de protección en dos canchas de fútbol de grama natural de la quinta etapa. 2) Sustituir grama natural por artificial en cancha de fútbol de la entrada principal de la Calle Chichén Itzá. 3) Cambio de techo y cielo falso del salón de usos múltiples debido a que se encuentran bastante deteriorados.

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PROYECTOS A REALIZAR INSTALACIÓN DE MALLA, ADECUACIÓN EN ENTRADA PRINCIPAL Y REPARACIÓN DE CALLES. 4) Cambio de techo y cielo falso de las oficinas administrativas debido a que se encuentran en mal estado. 5) Instalar malla perimetral en zona vulnerable al final del polígono 17N. 6) Instalar tanques de agua en casetas Tazumal y principal, adicionalmente construir un estacionamiento de bicicletas.

7) Sustituir fuente de entrada principal. 8) Iniciar la reparación de calles que se encuentran en mal estado.

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JUNTA DIRECTIVA AUDITORIA EXTERNA, ASESOR LEGAL Y CONTADOR

ADMINISTRADOR ASISTENTE ADMINISTRATIVA

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MONITOREO

SUPERVISORES Y COBRADORES

ÁREA DE MANTENIMIENTO

MONITORISTA 1

SUPERVISOR 1

ENCARGADO

MONITORISTA 2

SUPERVISOR 2

ASISTENTE

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ASAMBLEA GENERAL

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ORGANIGRAMA ADMINISTRATIVO DE ARBOL 2022-2024

Memoria de labores Junta Directiva 2022-2024

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