Presentación del manual de funciones de la empresa

MANUAL DE FUNCIONES

Este manual consiste en la definición de la estructura organizativa de una empresa. Engloba el diseño y descripción de los diferentes puestos de trabajo estableciendo normas de coordinación entre ellos. Es un documento que especifica requisitos para el cargo, interacción con otros procesos, responsabilidades y funciones.

LA ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES CONSTA DE SIETE PASOS: 1.- Visita a la empresa y entrevista con los responsables para la obtención de información sobre: la organización de la empresa, el objetivo que tiene y las características de las diferentes áreas y puestos de trabajo. 2.- Análisis del estado de la organización de la empresa. 3.-Documentación y racionalización del estado actual de la organización. 4.- Elaboración de un anteproyecto de manual de funciones. 5.- Contrastar el contenido del anteproyecto con el personal de la empresa. 6.- Modificación, correcciones y/o ampliaciones del anteproyecto si las hubiera. 7.- Presentación del manual de funciones de la empresa.

MANUAL PROCEDIMIENTO

Un manual de procedimientos administrativos es el documento que contiene toda la información respecto a las funciones que deben hacerse en la empresa para la gestión de los recursos, que permiten el correcto desempeño de las operaciones. Este incluye las funciones, responsabilidades, políticas, tiempos y procesos de cada unidad administrativa. No poseer esta guía implica que los empleados trabajarán sin orientación y orden, dando a pie a errores, retrasos y poniendo en juego la supervivencia misma de la organización.

MANUAL DE PROCEDIMIENTO

E L A B O R ACI Ó N

En primer lugar, debe hacerse un análisis exhaustivo de las diferentes funciones administrativas necesarias para un correcto funcionamiento de la empresa. Una vez compilada la data, para cada unidad administrativa debe crearse un “mapa” que describa los procedimientos. Este es un esquema tentativo de cómo debe documentarse un procedimiento: -Identificación y nombre del procedimiento a describir, así como una breve descripción del mismo. -Definición del objetivo del procedimiento. -Enumeración de las tareas. Cada tarea a su vez debe tener el alcance, y los responsables. -Descripción de actividades. Una vez claro el objetivo y los responsables, debe explicarse el procedimiento en sí de cada tarea. Aquí se describe cómo se verificará el cumplimiento de cada etapa de las tareas y actividades. Esto se realiza por lo general a través de formatos, documentos, y memos, entre otros. -Una vez culminada la descripción total del proceso, se elabora un diagrama de flujo que permita ver cómo fluirá el trabajo, la información y los documentos de seguimiento mientras se ejecuta el procedimiento.

FLUJOGRAMA

Un Flujograma o diagrama de flujo consiste en una figura o gráfico que representa una serie de procesos o un grupo de actividades por medio de símbolos. Por tanto, la principal utilidad de un Flujograma es que muestra de un solo vistazo un proceso que puede ser complejo. De esta forma, cada persona implicada en él sabe cuál es su labor. Con esto se consigue incrementar la eficiencia y reducir las posibles incidencias.

Ventajas del Flujograma Existen una serie de ventajas en este tipo de diagramas que son las siguientes: En primer lugar, sencillez. En una sola imagen tendremos suficiente información para saber qué tenemos que hacer y tomar decisiones al respecto. En segundo lugar, permite conocer aquellos puntos donde puede existir un problema y podemos realizar las correspondientes mejoras a posteriori e implementarlas. En tercer lugar, facilita las relaciones personales entre las personas implicadas. Por eso, en los trabajos en equipos (incluidos los virtuales) es de una enorme utilidad. Cada parte tiene clara cuál es su parte dentro del proceso. En cuarto y último lugar, esta forma de representar procesos permite entender fácilmente los diferentes protocolos implementados en la empresa.

Cómo hacer un Flujograma: Conviene tener en cuenta unas recomendaciones básicas: Planificar, Elegir, Ejecutar y Comprobar y mejorar

¿CÓMO DIAGRAMAR UN PROCESO?

Es muy útil diagramar un proceso porque nos permite observar todas las actividades en conjunto, sus relaciones, alguna incompatibilidad o posibles errores.

Un diagrama exitoso transmite información de manera organizada y fácil de comprender. Te recomiendo seguir estos pasos para poder hacer uno:

-Identifica el problema: Pregúntate qué es lo que quieres mostrar, qué va a resolver y a quién va a estar dirigido el diagrama. --Haz una lluvia de ideas: Una vez que hayas identificado lo que el diagrama va a mostrar, piensa en todos los pasos que necesita el proceso y determinar quién hace qué. Si todavía no estás seguro de incluir un paso escríbelo de todas formas. No es necesario que ordenes las actividades todavía ni que tengan una secuencia lógica. --Determina los límites: Establece el paso con el que empieza el proceso y con el que termina. Descarta los pasos que quedan fuera del límite que has marcado y agrupa los que pertenecen a un mismo subproceso. -Determina la secuencia de los pasos: Para poder determinar el orden de los pasos puedes usar la siguientes preguntas: ¿Qué pasa después? ¿Necesita tomarse una decisión? ¿Se necesita la aprobación de alguien para continuar?. -Dibuja figuras básicas: Existen diferentes notaciones y símbolos para diagramar procesos. Independientemente de la notación que estés usando, es importante estandarizar la elaboración de diagramas dentro de la organización para que todos puedan leer lo mismo e igualar las interpretaciones. -Ajusta los últimos detalles: Recorre paso por paso y revisa que hayas representado correctamente la secuencia de las tareas. Recuerda que los diagramas más útiles son los que se explican por sí mismos y los que mejor representan la realidad.