rs2 Rechnungswesen, Accounting & Controlling by Aptean

Produktfolder rs2 ERP-Software

Accounting & Controlling

Optimiertes Rechnungswesen begleitet wirtschaftlichen Erfolg

Umfangreiche Funktionen in allen kaufmännischen Bereichen Das rs2 Rechnungswesen zählt zu den wesentlichen Bausteinen der rs2 ERP-Suite und bietet Ihnen umfangreiche Funktionen in allen kaufmännischen Bereichen wie der Finanz- und Anlagenbuchhaltung oder dem Controlling. Buchhalter profitieren von weitestgehend automatisierten Prozessen, wie dem elektronischen Rechnungslauf, KI-unterstützter Rechnungserkennung, etc. In der Anlagenbuchhaltung unterstützt rs2 unterschiedliche Abschreibungs- und Neubewertungsmethoden. Ein umfassendes Reporting, u.a. für den gesetzlichen Anlagespiegel und zahlreiche individuell anpassbare Druck- und Tabellenauswertungen sind weitere Key-Funktionen der Software. Die rs2 Konsolidierung hilft Ihnen, Ihre Konzernabschlüsse zu erstellen und zu analysieren. Das Modul rs2 Kostenrechnung komplettiert Ihr Rechnungswesen. Hierzu zählen u.a. folgende entscheidungsorientierte Instrumente: die Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung, die Deckungsbeitragsrechnung sowie die Liquiditätsrechnung. Mithilfe der Unternehmungsplanung und Budgetierung setzen Sie Maßnahmen zur Erreichung Ihrer Unternehmensziele. Unterschiedlichste Auswertungen bieten Ihnen eine optimale Entscheidungsgrundlage. Folder Accounting & Controlling | Rechnungswesen.

„Wir unterstützen unsere Kunden mit intelligenten digitalen Accounting- und Controlling-Lösungen. Damit optimieren wir die kaufmännischen Prozesse der Unternehmen und reduzieren Komplexitäten im System.“ Markus Neumayr

(Managing Director/AVP)

Die wichtigsten rs2 Funktionen im Überblick Wartungsverträge

Workflow Kostenrechnung & Budgetierung

Alle rs2 Kernprozesse

Anlagenbuchhaltung

Finanzbuchhaltung rs2 Rechnungswesen

Mehr Details und Infos unter

www.aptean.at

Angebots- & Auftragswesen

rs2 Warenwirtschaft

B2B & B2C Webshop

Enterprise Search Beschaffung

EDI/ Datenmanagement

HRLösung

Projektrechnung

Lager & Chaotisches Lager

Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Grafischer Leitstand Produktkonfigurator

CRM

Auftrags- & Serienfertigung Qualitätsmanagement

rs2 PPS

rs2 Rechnungswesen Highlights

› Modernste Finanzbuchhaltung

Die Software bietet alle gesetzlichen Nachweise und Schnittstellen wie z.B. UVA, ZM, UID-Prüfung durch FinanzOnline, Retourdatenträgerverwaltung etc. Weitere Highlights sind die Möglichkeiten zur Anbindung von Fremdsystemen über WebService-APIs, die bewährte und komfortable OP-Verwaltung, sowie das effiziente Mahnwesen. rs2 unterstützt Sie weiters bei den Tätigkeiten für den Jahresabschluss wie z.B. bei der Erstellung des Rückstellungsspiegels.

› Integrierte Anlagenbuchhaltung

Neben den klassischen Zu- und Abgangsbuchungen unterstützt rs2 unterschiedlichste Abschreibungsmethoden: linear, degressiv, GWG, Abschreibung auf Restwert, leistungsabhängig, kalkulatorisch.

› Künstliche Intelligenz (KI)

für die Rechnungserfassung Durch den Einsatz von KI steigert rs2 die Verarbeitungsgeschwindigkeit von Eingangsrechnungen enorm. Für den Anwender fällt das manuelle und fehleranfällige Erfassen von Eingangsrechnungen weg.

› Konzernabschlüsse

Für die Erstellung und Analyse Ihrer Konzernabschlüsse ist die rs2 Konsolidierung das richtige Werkzeug.

› Umfassendes Kostenrechnungs- und Controllingsystem

Vergleichen Sie mit der rs2 Kostenrechnung Ihre Ist-Kosten mit den Plan- bzw. Soll-Kosten. Stimmen die beiden nicht überein, können Sie mithilfe von rs2 weitere Maßnahmen zur Kostenreduktion setzen. Ein weiteres Highlight von rs2 ist die vollintegrierte Investitionsüberwachungsrechnung.

› Effiziente Beleg-Verwaltung mit rs2 DMS

Dokumentenmanagement (DMS) hilft bei der Organisation und Archivierung Ihrer Belege und E-Mails. Außerdem werden alle von rs2 erstellten Dokumente (Rechnungen, Bestellungen, Mahnungen, etc.) automatisch im PDF-Format in das rs2 DMS aufgenommen bzw. beschlagwortet und können direkt in der Buchungszeile aufgerufen werden.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird in diesem Folder auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

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rs2 Finanzbuchhaltung – flexibel & effizient.

Modernste Finanzbuchhaltung für fundierte Entscheidungen Eine leistungsstarke, moderne Finanzbuchhaltung ist die Voraussetzung für den Erfolg jedes Unternehmens. Die gelungene Architektur des rs2 ERP-Systems ermöglicht eine flexible Abstimmung auf Ihre individuellen Kundenbedürfnisse. Durch den modularen Aufbau von rs2 fließen Daten aus anderen Unternehmensbereichen weitgehend automatisiert in die rs2 Finanzbuchhaltung ein. rs2 orientiert sich an Ihrem Geschäftsalltag und ermöglicht dadurch effizientes Arbeiten in allen Prozessen. Das automatische Mahnwesen und der automatische Zahlungsverkehr sowie das Kassabuch mit nachfolgender Verbuchung in die Finanzbuchhaltung helfen Ihnen Zeit und Ressourcen zu sparen. Buchhalter profitieren von umfangreichen rs2 Funktionen wie z.B. der digitalen Eingangsrechungsverarbeitung, Teil-/ Schlussrechnung-Unterstützung oder dem automatischen Zahlungsausgleich bei Kundenüberweisungen. Lassen Sie sich die erforderlichen Datenträger zur UVA und für die ZM automatisch von rs2 erstellen. Haben Sie Niederlassungen im Ausland? Mit rs2 kein Problem: rs2 kann an die länderspezifischen Besonderheiten angepasst werden (z.B. Deutschland – Integration Elster). Folder Accounting & Controlling | Finanzbuchhaltung.

rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick

› Komfortable und einfache Bedienung › Zuordnung von Belegen auf bis zu 6

Bereiche (Kostenstellen, -träger, Sparten, Projekte etc.) Mehrmandantenfähigkeit › › Fremdwährungsfähigkeit › Übernahme von Daten aus anderen Bereichen (Fakturierung, Einkauf, Lohnverrechnung, etc.) › Digitaler Rechnungslauf › Kassabuchführung › OP-Verwaltung inkl. Mahnwesen › Teil-/Schlussrechnung-Unterstützung › Automatische Verarbeitung von Kontoauszügen (Retourdatenträgern) › Umfassende Auswertungsmöglichkeiten › Mit rs2 FIBU keine gesonderte Registrierkasse notwendig - RKSV konform

Wichtige Funktionen im Überblick: Stammdaten effizient managen mit rs2 Gründlich gepflegte Stammdaten bilden die Basis für eine korrekte und effiziente Buchhaltung. Neben der manuellen Erfassung vereinfachen moderne Web-Service-Schnittstellen die Anbindung von Fremdsystemen und den Import von wesentlichen Stammdaten. Um den Verwaltungsaufwand für das Erfassen und die Pflege der FIBU-Stammdaten zu minimieren, können Sie die rs2-Strukturmandanten-Architektur nutzen. Unternehmen, die mehrere rechtlich eigenständige Firmen (Mandaten) buchhalterisch verarbeiten müssen, profitieren davon. Eine intelligente Logik vererbt hierbei die Stammdaten an die in der Hierarchie darunter liegenden Mandanten. Stammdaten, die für das Rechnungswesen bzw. für die Kostenrechnung relevant sind, wie Sachkontenrahmen, Buchungssteuerung, Buchungssymbole, Kostenstellen oder Sachkontogruppen können zentral im rs2 Strukturmandanten verwaltet werden und gelten dann für alle Mandaten des Unternehmens. Dies macht es z.B. auch möglich, dass Vorlageprojekte und Projektarten firmenübergreifend erfasst werden. Globale Änderungen werden somit nur mehr einmal im Strukturmandanten vorgenommen und haben sofort Wirkung via Vererbung in den Arbeitsmandanten. Trotzdem kann jeder Arbeitsmandant seine eigenen Ausprägungen in den Stammdaten selbst verwalten. Vorteile des rs2 Strukturmandanten:

› Der Verwaltungsaufwand wird erheblich reduziert › Die Art und Weise der Konfiguration ist sehr übersichtlich › Die Hierarchie der Baumstruktur des Strukturmandanten kann an die Firmenstruktur angepasst werden

rs2 Bereichskontierung Buchhaltungsbelege können in rs2 neben der Verbuchung auf Sachkonten zusätzlich bis zu sechs Bereichen (z.B.: Kosten-

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stellen, Kostenträger, Filialen, Sparten, Projekte, Aufträge, etc.) zugeordnet werden. Diese Bereiche sind betriebliche bzw. organisatorische Einheiten, für die betriebswirtschaftliche und kostenrechnerische Aufgaben eingerichtet werden können. Dadurch werden bedarfsgerechte betriebliche Auswertungen zur Unternehmenssteuerung ermöglicht. Die Bereichskontierung kann nach absoluten Beträgen oder prozentuell erfolgen. Wiederkehrende Kontierungen können mit Aufteilungscodes versehen werden, die zu einem späteren Zeitpunkt weiteren Buchungen zugeordnet werden können.

Mandantenübergreifende Funktionen Zahlreiche rs2-Programme bieten mandantenübergreifende Funktionen zur Erstellung von Auswertungen. Als Anwender legen Sie selbst fest, für welche Mandanten die jeweils angebotene Funktion ausgeführt werden soll. Die einmal ausgewählten Mandanten können Sie in einer Liste abspeichern. Für diese können Sie dann die jeweilige Funktion zu einem späteren Zeitpunkt erneut ausführen. Minimieren Sie Ihren Arbeitsaufwand und sparen Sie Zeit, indem Sie z.B. die automatische Druckfunktion über mehrere Mandaten hinweg bei den Bereichskontoblättern nutzen. Mandantenübergreifende Funktionen stellt Ihnen rs2 u.a. auch in der UVA zur Verfügung.

Fremdwährungsfähigkeit Sie können in rs2 Sach- oder Personenkonten in Fremdwährung führen. Für die verschiedenen Kursarten ist es möglich, unterschiedliche Wechselkurse je Währung zu verwalten. Um den Aufwand für die Verwaltung und Pflege der aktuellen Wechselkurse zu reduzieren, lassen sich diese direkt von der Europäischen Zentralbank oder mittels CSV-Import einlesen. Beim Buchen besteht die Möglichkeit, für einund ausgehende Zahlungen unterschiedliche Kursarten zu verwenden (z.B. Zollwertkurs, Devisenkurs, Geldkurs, Mittelkurs). Eventuelle Kursdifferenzen werden – sofern gewünscht – automatisch auf eigens dafür vorgesehene Konten verbucht.

Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung Mit rs2 behalten Sie den perfekten Überblick über die aktuellen Forderungen und Verbindlichkeiten Ihrer Debitoren und Kreditoren. rs2 unterstützt Sie bei der Zuordnung von Belegen wie z.B. Gutschriften und Zahlungen.

Kassabuchführung Neben der Erfassung von Ein- und Auszahlungen können Sie direkt im rs2 Kassabuch OP-Ausgleiche durchführen. Sofern gewünscht kann die auf dem bezahlten OP hinterlegte Bereichsaufteilung auf die Zahlung übernommen werden. Das Kassabuch unterstützt unterschiedliche Zahlungsarten wie z.B. Bar oder Kreditkarte. Mit einem erweiterten Berechtigungssystem erteilen Sie die Berechtigung für die Erfassung, Fertigmeldung bzw. den Abschluss des Kassabuches. Optional kann im rs2 Kassabuch eine gesetzliche Registrierkasse aktiviert werden.

Transparenz durch Integration Der hohe Integrationsgrad der rs2 Module aus den Bereichen Angebots- und Auftragswesen, Einkauf, Beschaffung, Lager sowie Produktion erhöht die Transparenz, gewährleistet die Zukunftsfähigkeit und steigert das Leistungspotential. In vielen Unternehmen sind IT-Lösungen vorzufinden, die sich aus einer Vielzahl von Anwendungen unterschiedlicher Hersteller zusammensetzen und über Schnittstellen verbunden sind. Um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten, fließt ein großer Teil des IT-Budgets in die Pflege und Wartung solcher Systeme. Mit dem Einsatz von rs2 reduzieren Sie den Pflegeaufwand für den kontinuierlichen Betrieb deutlich.

Buchen in rs2 – Dialogbuchen und Stapelbuchung In rs2 erstellen Sie Dialogbuchungen für einzelne Geschäftsvorfälle. Diese lösen unmittelbare Wertänderungen auf den FIBU-Konten und dem Journal aus.

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Soll eine Buchung aufgrund eines Buchungsfehlers korrigiert oder geändert werden, stellt rs2 eine intelligente Storno- und Neubuchungsfunktion in den Buchungsmasken zur Verfügung. Buchungssymbole steuern die Erfassungsmasken und erleichtern dem Anwender das Erfassen von ähnlichen Buchungen wie Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen. Stapelbuchungen können in rs2 manuell oder über die unterschiedlichen Buchungsschnittstellen erfasst werden. Stapelbuchungen werden noch nicht endgültig im Journal bzw. auf den FIBU-Konten gespeichert und können vom Anwender noch kontrolliert und bearbeitet werden. Sind alle erfassten Stapelbuchungen korrekt, stößt der Anwender das Verbuchen des Stapels an. Erst dann werden die Wertänderungen auf den FIBU-Konten und dem Journal festgeschrieben.

Automatisieren Sie Ihre Routineaufgaben mithilfe der Batch-Funktion Zahlreiche rs2-Programme bieten eine komfortable BatchFunktionalität. Automatisieren Sie zeitaufwändige Routineaufgaben, indem Sie das gewünschte Programm und die Intervalle zur automatischen Ausführung definieren. Dafür nutzen Sie einfach den Windows-Aufgabenplaner, der dann in den festgelegten Intervallen die Batchverarbeitung in den jeweiligen Programmen anstößt. Auf diese Weise automatisieren Sie Importe, verarbeiten Lohn-, Rechnungs- und Zahlungsdaten. Beispiele hierfür sind das Erstellen der Bankdatenträger oder das Verbuchen des Buchungsstapels.

Dauerbuchungen Regelmäßig wiederkehrende Buchungen wie z.B. Mietzahlungen oder Leasingraten erfassen Sie in rs2 als Dauerbuchungen. Sie buchen dafür in der gewohnten Buchungsmaske und stellen vor Abschluss der Buchung zusätzliche Informationen wie das Buchungsintervall und die Dauer ein. Sachkontenbuchungen lassen sich ebenso wie Ein- und Ausgangsrechnungen als Dauerbuchung erstellen.

Digitaler Rechnungslauf

Automatischer Zahlungsverkehr

Automatisierter Eingangsrechnungsimport

Erledigen Sie Ihre täglichen Bankgeschäfte in rs2 schnell, unkompliziert und automatisch. Egal, ob elektronischer Bankauszug oder die Bezahlung und Verbuchung von Einund Ausgangsrechnungen. Mit rs2 liefern wir Ihnen die passende Software für Ihre laufenden Bank-Transaktionen. Mit dem automatischen Zahlungsverkehr werden neben der Verbuchung der Rechnungen auch Ihre offenen Posten ausgeglichen (automatischer OP-Ausgleich). Vorteile dieses Programms sind die erhebliche Einsparung von Zeit und Kosten, indem die manuelle Erfassung der Kontoauszüge entfällt. Es müssen lediglich noch die automatische Kontenfindung kontrolliert und eventuell nicht zugeordnete Belege kontiert werden.

rs2 stellt eine ER-Buch-Schnittstelle für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen zur Verfügung. Diese Eingangsrechnungen können in strukturierter Form (z.B. elektronische Rechnung) oder in unstrukturierter Form (z.B. Scan einer Papierrechnung) vorliegen. Elektronische Rechnungen wie z.B. ebInterface oder X-Rechnung basieren in der Regel auf einem XML-Format, welches von der ER-Buch-Schnittstelle direkt verarbeitet werden kann. Liegen die Rechnungsdaten in unstrukturierter Form wie z.B. als Scan einer Papierrechnung vor, müssen diese erst in eine strukturierte Form überführt werden. Für die Erkennung und das Auslesen der Rechnungsdetails setzt rs2 Künstliche Intelligenz (KI) ein. Damit werden wesentlich höhere Erkennungsquoten erzielt, was den Automatisierungsgrad erheblich steigert (Details siehe S. 10-11).

Digitaler ER-Freigabeprozess Die im ER-Buch befindlichen Rechnungen können in weiterer Folge einem Freigabe- bzw. Rechnungsprüfungsworkflow unterzogen werden. Das gilt für alle Rechnungen – unabhängig davon, ob sie manuell oder automatisch über die Schnittstelle importiert wurden. Die programmgestützte Ablaufsteuerung im ER-Buch sorgt dafür, dass die betroffene ER den für die Freigabe verantwortlichen Personen in elektronischer Form vorgelegt wird. Diese haben die Möglichkeit, bestimmte Kontierungsinformationen (z.B. Kostenstelle) zu erfassen und die Rechnung freizugeben oder zurückzuweisen. Bevor eine Rechnung zum Verbuchen bereitsteht, muss die Freigabe durch die verantwortlichen Personen erfolgt sein. Damit lässt sich eine Freigabe nach dem Vier-Augen-Prinzip realisieren und es bleibt kein Vorgang ohne Kontrolle. Danach kann die Rechnung von Ihrer Buchhaltungsabteilung verbucht und in den Zahlungslauf aufgenommen werden. Durch die Integration des rs2 DMS in die FIBU können die Originalrechnungen jederzeit direkt auf der Buchungszeile aufgerufen und verarbeitet werden. Das revisionssichere rs2 DMS in Verbindung mit dem rs2 Workflow erfüllt die Anforderungen an ein gesetzeskonformes Internes Kontrollsystem (IKS).

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Automatischer Zahlungsverkehr mit Lieferanten und Kunden Gleichen Sie offene Posten über den automatischen Zahlungsverkehr aus. Dafür erstellt rs2 Zahlungsvorschläge, in die sämtliche OPs, die den von Ihnen definierten Kriterien entsprechen, übernommen werden. Diese automatisch erstellten Zahlungsvorschläge können von berechtigten Benutzern inhaltlich kontrolliert bzw. nachbearbeitet werden. Mit einem Genehmigungsworkflow stellen Sie sicher, dass die Freigabe von Zahlungsvorschlägen nur durch die dafür zuständigen Personen erfolgt. Erst nach erfolgter Freigabe lassen sich aus dem Zahlungsvorschlag die Bankdatenträger für Ihr E-Banking Programm erstellen. Die Bankdatenträger enthalten die von der Bank durchzuführenden Banktransaktionen (Überweisungen /Bankeinzüge).

Automatische Kontoauszugsverbuchung Im „Electronic Banking Plus“ werden die von Ihrer Bank in elektronischer Form im CAMT-Format bereitgestellten Kontoauszüge verarbeitet. Diese können direkt in rs2 eingelesen werden. Aufgrund bestimmter Kriterien wie z.B. Belegnummer ordnet rs2 die einzelnen Zahlbeträge den richtigen OPs zu. Durch die Möglichkeit zur Erfassung von benutzerdefinierten Suchbegriffen, wird eine sehr hohen Trefferquote erzielt. Nach dem Einlesen des Kontoauszuges erfolgt die automatische Kontierung anhand der zuvor definierten Suchbegriffe. Für die gefundenen Zuordnungen werden automatisch die Buchungen für den Ausgleich erzeugt.

OP-Verwaltung und Mahnwesen Komfortable OP-Verwaltung Sie wollen einen schnellen Überblick über Ihre ausstehenden Forderungen, um Ihre Liquidität besser einschätzen zu können? In rs2 verwalten Sie komfortabel Ihre offenen Posten und behalten so den Überblick über Ihre offenen Forderungen. Es sind unterschiedlichste Abfrageeinstellungen und Kombinationen möglich, z.B.:

› Kriterien wie z.B. per Stichtag, nach Fälligkeit, Gruppenart, etc.

› Sortierungen z.B. nach Name, Nr., etc. Alternativ zum Ausdruck kann die OP-Liste in rs2 in einer Tabelle zur Überleitung ins Excel ausgegeben werden.

Effizientes Mahnwesen Mit einem Filter steuern Sie gezielt, welche OPs in Ihren Mahnvorschlag gelangen sollen. Wollen Sie danach einzelne OPs ausnehmen oder hinzufügen, kann der Mahnvorschlag manuell nachbearbeitet werden. Ist der Mahnvorschlag abgeschlossen, schlägt das Programm vor, welche Mahnungen per Post und welche Mahnungen per E-Mail versendet werden. Bei E-Mail-Versand wird der Mahnbrief als Anlage an die E-Mail gehängt. Ist bei einem E-Mail-Empfänger keine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird automatisch der Mahndruck durchgeführt.

In den Stammdaten legen Sie z.B. fest, ab welcher Mahnstufe kein E-Mail-Versand mehr möglich ist und die Mahnung gedruckt werden muss. Im Einzelfall lassen sich die Vorschlagswerte für den Druck und den E-Mail-Versand manuell übersteuern. Der Mahnvorschlag lässt sich sehr flexibel gestalten und Sie können auch nur einen einzelnen OP oder nur die OPs eines bestimmten Kunden mahnen. Über Mahnvarianten können die unterschiedlichen Mahntexte definiert und einfach im Adressstamm hinterlegt werden. Das rs2 Mahnwesen lässt sich flexibel an Ihre Anforderungen anpassen und es lassen sich damit auch die Texte für Mahnspesen und Zinsen getrennt festlegen. Außerdem sind für unterschiedliche Währungen und Sprachen individuelle Texte möglich. Zusätzlich ergänzen Sie Ihre Mahntexte mit dynamischen Inhalten, indem Sie die verfügbaren Platzhalter wie z.B. die Fristtage oder den Namen der Bank nutzen.

Auswertungen im Mahnwesen Behalten Sie mit den in rs2 verfügbaren Auswertungen den Überblick über das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden. Dafür stehen eine Zahlungsstatistik, eine Mahnstatistik und eine Mahnerfolgsstatistik zur Verfügung. Die Mahnerfolgsstatistik ist auf unterschiedlichen Ebenen, beginnend bei der Kundenebene bis hinunter zur OP-Ebene, einsehbar. Mit der Fälligkeitsliste behalten Sie die sofort fälligen und die zu erwartenden Zahlungen im Überblick. Definieren Sie den Zeitraum, den Sie auswerten möchten und erstellen Sie vergangenheits- und zukunftsorientierte Auswertungen, die Sie bei der Liquiditätsplanung unterstützen.

Mahnstufe

Abb.: OP - Liste Kunden (Auszug) mit Mahnstufen

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Teil- und Schlussrechnungen Teil-/Schlussrechnungen stellen eine Serie zusammengehöriger Rechnungen eines Kunden bzw. Lieferanten zu einem Auftrag dar. Sie kommen vorrangig bei der Verrechnung von Bauleistungen zur Anwendung, um erbrachte Bauleistungen schneller abrechnen zu können. Bei Teilrechnungen ist die Steuer üblicherweise zum Zeitpunkt der Zahlung fällig. Dafür führt rs2 die entsprechenden Umbuchungen von den Wartecodes auf die echten Steuercodes durch. In der Praxis haben sich zwei Varianten von Teil-/Schlussrechnungen etabliert: die Zuwachsteilrechnungen und die kumulierten Teilrechnungen. Während bei einer Zuwachsteilrechnung nur die erbrachte Leistung für den jeweiligen Bauabschnitt in Rechnung gestellt wird, enthält die aktuelle kumulierte Teilrechnung alle bisher ausgestellten Teilrechnungen zum aktuellen Baufortschritt. Somit steigern diese die Übersichtlichkeit, was gerade bei größeren Projekten sehr hilfreich sein kann. Im Gegensatz zur Zuwachsteilrechnung sieht der Rechnungsempfänger auf einen Blick, was insgesamt zu bezahlen ist. In beiden Fällen endet die Teilrechnungs-Serie mit einer Schlussrechnung – also der Endabrechnung des Bauprojekts. Für die Steuer ist dann die Schlussrechnung ausschlaggebend. Dafür bucht rs2 die auf sämtliche Teilrechnungen fälligen Steuern auf die Schlussrechnung um. Zur Sicherung allfälliger Gewährleistungs- und Schadensersatzansprüche kann ein bestimmter Prozentsatz des Rechnungsbetrages zurückbehalten werden. Ein solcher Deckungs- oder Haftrücklass führt zu einer Aufteilung des OP, wobei ein Teilbetrag erst zu einem späteren Zeitpunkt fällig wird. Zusätzlich bietet rs2 spezielle Konfigurationsmöglichkeiten bezüglich der Skontoberechnung.

Bankgarantien-Verwaltung mit rs2 Die Bankgarantie ist eine Form der Ausfallhaftung einer Bank gegenüber einem Kunden. Im Baugewerbe werden Bankgarantien vereinbart, um etwaige Schadensersatzansprüche von Kunden nach Beendigung eines Bauprojektes

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begleichen zu können bzw. um die Verpflichtungen aus einem Geschäftsvertrag erfüllen zu können (z.B. Verlegen der Böden). Hierbei verpflichtet sich die Bank gegenüber einem bestimmten Begünstigten, für den Schaden bzw. für die Leistung aufzukommen (durch Überweisung eines festgesetzten Betrages). Mithilfe der Bankgarantien-Verwaltung von rs2 können Sie Bankgarantien einfach und übersichtlich verwalten und pflegen. Sie sehen auf einen Blick, bei welchem Bauprojekt eine Bankgarantie mit einem Kunden bzw. Lieferanten vereinbart wurde. Das Programm bietet Ihnen zahlreiche Such- und Filtermöglichkeiten, z.B. filtern nach Kunden bzw. Lieferanten oder nach Fälligkeitsdatum. Je nach gepflegten Bereichen (Kostenstelle/Projekt) kann man wahlweise auf einen oder mehrere Bereiche filtern. In einem eigenen Textfeld können individuelle Zusatzinfos hinterlegt werden, beispielsweise Informationen über Bauzeitverlängerung.

Umfassende Auswertungen rs2 stellt Ihnen sämtliche für Ihre Buchhaltung erforderlichen Auswertungen zur Verfügung. Einige wichtige hier auf einen Blick: Das rs2 Buchungsjournal ermöglicht die Erstellung von gesetzlich vorgeschriebenen Auswertungen sowie die Ausgabe der Journaldaten für den Wirtschaftsprüfer. Wesentliche Aspekte können auch mandantenübergreifend ausgewertet werden. Die rs2 Sachkontenabfrage verschafft Ihnen auf Ebene der Buchungszeile einen detaillierten Einblick in die jeweiligen Sachkonten. Wollen Sie bereichsbezogen auswerten, dann bietet Ihnen die Bereichskontenabfrage dafür zahlreiche Abfrageoptionen auf alle sechs möglichen Bereiche, wie z.B. die Kostenstelle. Passen Sie die Standardauswertungen der rs2 Saldenlisten entsprechend Ihren Anforderungen an. Die individuell konfigurierbare rs2 Kontensaldenliste erlaubt unterschiedliche Arten der Gliederung und Gruppierung. Die aktuellen oder stichtagsbezogenen Kunden-/Lieferantensalden fragen Sie mit der rs2 Kunden-/Lieferantensaldenliste ab.

Automatische Erfassung von Eingangsrechnungen mit Künstlicher Intelligenz (KI)

KI im ERP-System KI-Anwendungen eignen sich sehr gut zur Automatisierung von Prozessen und machen sie so zur idealen Technologie für ERP-Systeme. Auch Aptean Austria bedient sich der innovativen Lösung und stellt Ihnen die Vorteile von KI zum automatisierten Erfassen von Eingangsrechnungsbelegen zur Verfügung. Der Einsatz von KI bei der automatischen Rechnungserkennung erhöht die Erkennungsrate und somit die Verarbeitungsgeschwindigkeit enorm. Dadurch reduziert sich nicht nur Ihr Zeitaufwand, sondern auch die Fehlerquote, die bei einer manuellen Eingabe von Rechnungsdetails entstehen kann. In der Regel liegen Rechnungsinformationen in unstrukturierter Form, z.B. als Bild/PDF vor und müssen in eine strukturierte, elektronisch lesbare Form überführt werden: Die KI-Anwendung von rs2 interpretiert die in den digitalen Bildformaten enthaltenen Zeichenketten und gibt diese in einem maschinell verarbeitbaren Format zurück (z.B. in Form von Datum, Rechnungsnummer, Betrag, Steuersätze, Absender). Gerade in diesem Bereich zeigen sich die Stärken von KI, die bei der Verarbeitung von sehr vielen unterschiedlichen Rechnungslayouts den herkömmlichen, regelbasierten Systemen deutlich überlegen ist. Folder Accounting & Controlling | Künstliche Intelligenz (KI).

rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick

› Automatisiertes Erfassen von Eingangs-

rechnungsbelegen Erhöhung der Erkennungsrate und Ver› arbeitungsgeschwindigkeit von Rechnungsinformationen durch Künstliche Intelligenz (KI) Reduktion des Zeitaufwandes und › der Fehlerquote bei der Rechnungsverarbeitung › KI-System von rs2 unterstützt optimal die Verarbeitung von sehr vielen unterschiedlichen Rechnungslayouts Direkter Zugang zu einer hochwertigen › Datenbasis V › ollautomatisierte, workflowunterstützte Überleitung von Eingangsrechnungen ins ER-Buch

Rechnungserkennung mithilfe von KI Bei der KI-basierten automatischen Rechnungserfassung werden vor allem bei der Verarbeitung von sehr vielen unterschiedlichen Rechnungslayouts hohe Erkennungsquoten erzielt. Das System lernt selbst und ist damit in der Lage ohne menschliches Zutun auch aus neuen Rechnungslayouts mit hoher Treffsicherheit automatisch die korrekten Werte zu ermitteln. Maßgeblich für die „Intelligenz“, d.h. eine hohe Erkennungsrate eines „Machine Learning Systems“, ist die Menge und Qualität der Daten, mit denen das System trainiert wird. Während des Trainings lernt das KI-System die Muster verschiedener Rechnungslayouts und speichert diese in einer Datenbasis. Diese Muster werden unmittelbar auf neue Rechnungslayouts angewendet und interpretiert. Im KI-System von rs2 sind bereits umfangreiche Erfahrungen aus der Lernphase enthalten, zudem werden die Modelle laufend weiter optimiert. Mit der automatischen Rechnungserkennung von rs2 haben Sie so direkten Zugang zu einer hochwertigen Datenbasis und profitieren von den bereits verfügbaren Mustern bei der Erkennung von Rechnungen.

Automatische Überleitung ins ER-Buch Nachdem ein elektronisches Dokument zur Verarbeitung ins rs2 gestellt wurde, prüft das Programm in einem ersten Schritt, ob es sich dabei um eine ER handelt. Dokumente, die als ER erkannt wurden, werden im nächsten Schritt KI-basiert weiterverarbeitet. Das Auslesen der Rechnungsdetails und die Übernahme ins ER-Buch erfolgt dabei vollautomatisiert, ein manuelles Erfassen der ER ist nicht notwendig. Verursachen die vom KI-System zurückgelieferten strukturierten Daten einen Fehler, z.B. weil ein Lieferant nicht eindeutig zugeordnet werden kann, wird die Eingangsrechnung als fehlerhaft gekennzeichnet. In solchen Fällen können die korrekten bzw. fehlenden Daten direkt in der ER-Buch-Schnittstelle manuell nacherfasst und die ER ins ER-Buch übernommen werden. In die ER-Buch-Schnittstelle werden nicht nur die Daten der Rechnungen, sondern auch die dazugehörigen Rechnungsdokumente übernommen. Diese werden automatisch im rs2 DMS abgelegt und entsprechend beschlagwortet.

Künstliche Intelligenz (KI) bei der Rechnungserkennung 29

# €

Datum: 29.01.2025 Nummer: 123456 Betrag: € 8.783,60

Abb.: Automatische Erkennung von Rechnungsdetails mit Künstlicher Intelligenz

Folder Accounting & Controlling | Künstliche Intelligenz (KI).

rs2 bietet alle Schnittstellen und Anbindungen, die Sie im Buchhaltungsalltag brauchen

Einfacher Datenaustausch über normierte Formate Eine homogene Systemlandschaft trägt erheblich zur Kostenersparnis für die Schnittstellenpflege bei. Daher verfolgt rs2 einen integrativen Ansatz und bietet ein breites Spektrum an unterschiedlichen Schnittstellen. Diese reichen vom Datenaustausch mit FinanzOnline bis hin zur Übernahme von Daten aus zahlreichen Lohnverrechnungssystemen. Darüber hinaus verknüpft die integrierte Buchungsschnittstelle mehrere Funktionsbereiche wie z.B. ein fremdes Warenwirtschaftssystem miteinander. Das erhöht die Akzeptanz bei Ihren Mitarbeiter:innen, ermöglicht ein durchgängiges Arbeiten in einem System und beschleunigt die Prozesse. Neben den bewährten XML-Formaten setzen sich immer mehr Web-Service-APIs durch. Diese Schnittstellen vereinfachen die Anbindung von Fremdsystemen und den Import von Stammdaten.

Folder Accounting & Controlling | Schnittstellen und Anbindungen.

rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick

› Unterschiedlichste Schnittstellen sind

in rs2 eingegliedert Integrierte Buchungsschnittstelle › verknüpft diverse Funktionsbereiche rs2 bietet die notwendigen Schnittstellen › für Ihr Reporting an Behörden rs2 ermöglicht Datenaustausch › mit FinanzOnline Elektronische UID-Prüfung › › Schnittstelle für UVA und ZM › rs2 ermöglicht Anbindung an fremde Lohnverrechnungssysteme Web-Service-APIs vereinfachen die › Anbindung zu Fremdsystemen

Elektronische UID-Prüfung

Umsatzsteuer-Voranmeldung (UVA)

Voraussetzung für die Steuerfreiheit von innergemeinschaftlichen Lieferungen ist eine gültige UID-Nummer des Erwerbers. Um diese Steuerbefreiung in Anspruch nehmen zu können, ist der Unternehmer vom Gesetzgeber verpflichtet, einen entsprechenden Nachweis über die Gültigkeit der UID-Nummer zu erbringen. Dafür bietet rs2 im Kunden- und Lieferantenstamm die Möglichkeit zur UID-Nummernprüfung.

rs2 unterstützt Sie bei der Erstellung Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) für den Datenaustausch mit dem Finanzamt. Die Datei wird im entsprechenden XML-Format erstellt, welches bei FinanzOnline eingereicht werden kann. Die Ausgabe kann auch für mehrere Mandanten in einer Datei erfolgen, um eine „Gemeinsame UVA“ abgeben zu können. Zusätzlich ist der Export der Selbstbemessungsabgaben in einer eigenen XML-Datei möglich. rs2 unterstützt die automatisierte Übermittlung der UVA an das österreichische FinanzOnline-System, ohne dass ein manueller Upload notwendig ist.

Die zu prüfenden UID-Nummern werden über eine WebSchnittstelle direkt zu FinanzOnline übermittelt. Einzelne UID-Nummern prüft das Programm direkt im Adressstamm bei der aktuell geladenen Adresse. Möchten Sie eine große Anzahl an UID-Nummern prüfen, dann steht dafür die UID-Massenprüfung für ausgewählte Kunden-/Lieferantenadressen zur Verfügung. Der über FinanzOnline ermittelte Status zur UID-Nummer wird direkt zur jeweiligen Adresse im Adressstamm abgelegt. Sofern vom Prüfdienst eine hinterlegte Adresse ermittelt werden konnte, wird auch diese in einem eigenen Feld abgelegt. Sie kann dann vom Anwender für einen Abgleich mit den in rs2 hinterlegten Adressinformationen herangezogen werden. Aufgrund einer Änderung des FinanzOnline-Services für die UID-Prüfung wurde die Logik in rs2 angepasst. Das Prüfprotokoll wurde dahingehend erweitert, dass bei neuerlicher Prüfung einer UID am selben Tag das Ergebnis aus der bereits durchgeführten Prüfung abgerufen werden kann.

Zusammenfassende Meldung Unternehmer, die Waren innergemeinschaftlich verbringen, innergemeinschaftliche Lieferungen ausführen oder bestimmte grenzüberschreitende Dienstleistungen erbringen, sind vom Gesetzgeber verpflichtet, innerhalb einer bestimmten Frist eine Zusammenfassende Meldung (ZM) abzugeben. Um die Meldung beim zuständigen Finanzamt in elektronischer Form abgeben zu können, bietet rs2 für Österreich eine entsprechende Ausgabe der ZM im XML-Format an. Diese Datei kann dann vom Anwender an FinanzOnline übermittelt werden.

Folder Accounting & Controlling | Schnittstellen und Anbindungen.

Anbindung an Lohnverrechnungssoftware Neben dem eigenen Lohnprogramm bietet rs2 für die Anbindung externer Lohnprogramme Lohnschnittstellen, die eine Verarbeitung zahlreicher proprietärer Datenformate garantieren. Die Lohnverrechnung braucht sich nicht um die Datenaufbereitung für die Verarbeitung in rs2 zu kümmern. Das erledigt die Schnittstelle, indem die betroffenen Lohnbuchungen direkt aus dem Datenträger, der vom externen Lohnprogramm erstellt wurde, über die rs2-Buchungsschnittstelle verbucht werden.

Anbindung von Fremdsystemen über Web-Service-APIs Die rs2-Buchungsschnittstelle kann bereits auf unterschiedliche Arten mit Daten befüllt werden. In der Praxis sind dafür bis jetzt in erster Linie File- und Tabellenschnittstellen zum Einsatz gekommen. Mittels Web-Service-API bietet rs2 jetzt eine weitere Möglichkeit zur Anbindung von Fremdsystemen. Damit steigern Sie die Integrationsmöglichkeit in bestehende und bewährte Systeme und Geschäftsprozesse. Diese auf dem REST-Format basierende Schnittstelle lässt sich einfach ansprechen und mit dem vorgelagerten System – auch über Betriebssystemgrenzen hinweg – verbinden.

Neue Web-API-Adress-Services (Global) rs2 stellt neue Adress-Services zur Verfügung, die zur Neuanlage und Verwaltung von Kunden und Lieferanten dienen. Diese Services können auch „extern“ adressiert werden. Somit ergeben sich neue Perspektiven für die Integration von individuellen Prozessen und Lösungen.

Schließen Sie mit rs2 Ihr Geschäftsjahr erfolgreich ab

Rasche und sichere Durchführung Ihres Jahresabschlusses mit rs2 Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen gemäß § 222 UGB einen Jahresabschluss erstellen. Dieser dient als Grundlage für die Berechnung der Steuerlast Ihres Unternehmens und bildet die Basis für Entscheidungen Ihrer Kapitalgeber (Kreditgeber, Ratings, etc.). Die gesetzeskonforme Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und die Bilanz führen Sie in rs2 mit ergänzenden Auswertungsspiegeln zu einem Jahresabschluss zusammen. rs2 unterstützt Sie bei den Tätigkeiten für den Jahresabschluss mit verschiedenen nützlichen Funktionen wie z.B. bei der Erstellung des Rückstellungsspiegels oder der E-Bilanz. Weiters sind die Bilanzumbuchungen für Kreditverbindlichkeiten zu erwähnen. Anhand der Restlaufzeit werden diese zum Ausweis in der Bilanz in kurzfristig oder langfristig eingeteilt. Zusätzlich erfolgt auch die Ermittlung der Kreditverbindlichkeiten mit einer Restlaufzeit von mehr als 5 Jahren für den Anhang der Bilanz.

Folder Accounting & Controlling | Jahresabschluss.

rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick

›

uV gemäß den Regelungen des UGB, G der US-GAAP und der IFRS Transparente Gestaltung des Jahresab› schlusses für jede Unternehmensgröße › Erstellung unterschiedlicher GuVAuswertungsvarianten sind möglich › Definition von individuellen Auswertungszeilen und -spalten möglich › Unterschiedliche Bilanzen können definiert werden (Jahresbilanz, Zwischenbilanzen) › Rückstellungsspiegel › Automatische Erstellung der E-Bilanz und Ausgabe in einem XML-File für die Übermittlung an das Firmenbuch Bei Bedarf Zusammenführung sämtlicher › Dokumente, die zu einem Jahresabschluss gehören, im PDF-Format

Rückstellungsspiegel Um im Jahresabschluss ein möglichst getreues Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage vermitteln zu können, bietet rs2 unterschiedliche Tools. Mit dem Bilanzmodul erstellt rs2 automatisch aus den Buchungen auf Rückstellungskonten innerhalb eines Geschäftsjahres den Rückstellungsspiegel für den Anhang. Dafür sind die einzelnen Rückstellungen mit ihren Erfüllungszeitpunkten zu erfassen und mit einem Rückstellungscode zu versehen. Den betroffenen Buchungen kann dann der entsprechende Rückstellungscode zugeordnet werden, woraus die automatische Erstellung eines Rückstellungsspiegels möglich wird. Der Rückstellungsspiegel wird anhand der getätigten Buchungen erzeugt. Eine Berechnung der Abzinsung erfolgt daher nicht. Bei der Darstellung kann eine Gliederung nach Rückstellungen oder nach Rückstellungskonto gewählt werden. Erfolgt die Darstellung nach Rückstellungskonto, dann werden diese weiter in kurz- bzw. langfristige Rückstellungen unterteilt.

Abb.: Gliederung nach Rückstellung

E-Bilanz für Österreich Aptean Austria bietet ein komfortables Feature zur automatischen Erstellung der E-Bilanz für österreichische Unternehmen, wobei die aktuell gültige Taxonomie 4.0 unterstützt wird. rs2 führt Sie schrittweise durch die Ermittlung der erforderlichen Daten bis hin zur Einreichung der Bilanz beim Firmenbuchgericht. Je nach Rechtsform und Einstufung Ihres Unternehmens werden die benötigten Werte berechnet und den einzelnen Bilanzposten auf den unterschiedlichen Gliederungsebenen zugeordnet. In einer strukturierten Übersicht können die ermittelten Daten geprüft und ggf. ergänzt werden. Im Anschluss erfolgt der Export im vorgeschriebenen Format, inklusive einer automatischen Prüfung der XML-Datei auf Vollständigkeit und Korrektheit. Mittels JAb4-Webservice wird danach die Datei validiert, im Zuge dessen wird eine Visualisierung des Jahresabschlusses als PDF gespeichert. Abschließend kann die um die Prüfsumme erweiterte Jahresabschluss-XML im Portal von JustizOnline an das Firmenbuch übermittelt werden.

Abb.: E-Bilanz erstellen / übermitteln

Es ist jederzeit möglich, den aktuellen Bearbeitungsstand zwischenzuspeichern. Somit kann die Bilanzerstellung zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden. Mit dem rs2-Feature zur Erstellung der österreichischen E-Bilanz definieren Sie einmalig die erforderlichen Kontozuordnungen, erstellen den Jahresabschluss auf Knopfdruck und übermitteln komfortabel die geprüfte und verifizierte Datei.

Folder Accounting & Controlling | Jahresabschluss.

rs2 Konsolidierung

Das richtige Werkzeug für die Erstellung und Analyse Ihrer Konzernabschlüsse Die rs2 Konsolidierung dient der Erstellung und Analyse Ihrer Konzernabschlüsse. Die konsolidierten Zahlen können mit Konsolidierungsbuchungen korrigiert und das Konzernergebnis in entsprechenden Berichten dargestellt werden. rs2 bietet dem Anwender zusätzlich die Möglichkeit, die konsolidierten Daten in einem Konzernspiegel darzustellen. So erhalten Sie detaillierte Informationen über die Entwicklung von Vermögensgegenständen und Schulden. Nutzen Sie weitere Vorteile, die rs2 Ihnen bei der Konsolidierung bietet:

› Automatische Verwaltung von Währungen und Wechselkursen - in einem einzigen System

› Individuell prozessgesteuerte Workflows verbessern

rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick

› Flexibler Konsolidierungskreis › Verschiedene Umrechnungsverfahren

für Währungsumrechnung › Auswertung einzelner Konsolidierungsstufen › Ausscheidung konzerninterner Buchungen › Spiegelkonsolidierung › Konsolidierungsnachweis für jedes einzelne Konto Vergabe von Konzernkontonummern zur › Zusammenführung unterschiedlicher Kontorahmen der Tochterfirmen › Zusatzbuchungen für Konzernabschluss

die Transparenz

Folder Accounting & Controlling | Konsolidierung.

rs2 Konzernverrechnung

Für Geschäftsfälle zwischen einzelnen Unternehmen oder innerhalb einer Unternehmensgruppe Dieses Modul unterstützt den automatisierten Ablauf von Buchungsvorgängen. So kann etwa aus der gebuchten Ausgangsrechnung der einen Firma gleichzeitig die Buchung der Eingangsrechnung bei der anderen Firma durchgeführt werden. Die entsprechenden Kontierungen werden automatisch aus den Stammdaten gespeist. Mit der rs2 Konzernverrechnung (Intercompany Modul) können Sie auf das Lager Ihrer Mutter- oder Schwesterunternehmen zugreifen. Sie müssen die Daten nur ein einziges Mal beim Ursprungsmandaten erfassen, ganz gleich, ob es sich um eine Bestellung, einen Auftrag bzw. Wareneingang oder eine Lieferung handelt. Die Übergabe an die Folgemandanten erfolgt auf Knopfdruck. Die benötigten Ein- und Ausgangsbelege werden dabei in jedem Mandanten automatisch erzeugt.

Folder Accounting & Controlling | Konzernverrechnung.

rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick

› Reduktion des manuellen Aufwands in

den Konzerngesellschaften durch hohen Automatisierungsgrad Zeitersparnis und Reduzierung von › Fehlerquoten Schnelle Realisierung › › Buchung von Einzelposten › Geschäftsprozesse zwischen den Unternehmen einer Gruppe laufen automatisch im Hintergrund

rs2 Anlagenbuchhaltung

Flexible Verwaltung Ihres Anlagevermögens mit rs2 In der rs2 Anlagenbuchhaltung verwalten Sie materielle und immaterielle Vermögensgegenstände Ihres Unternehmens. Neben den klassischen Zu- und Abgangsbuchungen im Anlagevermögen und den außerplanmäßigen Abschreibungen unterstützt rs2 zusätzlich auch unterschiedliche Abschreibungs- und Neubewertungsmethoden, die gleichzeitig auf Ihre Anlagegüter angewendet werden können. Die Anlagendaten lassen sich flexibel um weitere technische Informationen wie z.B. Standorte und freie Gruppierungsmöglichkeiten individuell erweitern. Einen guten Überblick über Ihre Anlagen verschaffen Ihnen der vom Gesetzgeber geforderte Anlagespiegel und zahlreiche individuell anpassbare Druck- und Tabellenauswertungen.

Folder Accounting & Controlling | Anlagenbuchhaltung.

rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick

› Verschiedene Abschreibungsmethoden › Beschleunigte Abschreibung von

Gebäuden Inventarisierung Ihrer Anlagen › › Verwaltung von Anlagen im Bau › Umfassendes Reporting (gesetzlicher Anlagenspiegel) › Anlagenbuchhaltungen lassen sich dank des flexiblen Aufbaus von rs2 konsolidiert anzeigen › Berechnung des IFB › Berechnung von Versicherungswerten unter Berücksichtigung des Versicherungsindex Integrierte Leasingverwaltung › › Umfangreiche rs2 Subventionsverwaltung › Unterschiedliche Bewertungsmethoden für Wertpapiere

Bewertungsvorschriften und Abschreibungsarten In rs2 können Sie gleichzeitig bis zu fünf Bewertungsvorschriften für die Abschreibungsmethoden verwenden: Steuerrecht des jeweiligen Landes, Unternehmensrecht (vormals Handelsrecht) des jeweiligen Landes, IFRS/IAS, US-GAAP und Kalkulatorisch (monatlich). Folgende Abschreibungsarten stehen zur Verfügung:

› Linear › Linear monatlich › GWG › Abschreibung auf Restwert › Degressiv › Leistungsabhängig › Kalkulatorische AfA rs2 ermöglicht die Abschreibung von geringwertigen Wirtschaftsgütern, außerplanmäßigen Zu- und Abschreibungen sowie die Verwaltung von Anlagen im Bau. Die Anlagenbuchhaltung unterstützt Sie beim Verbuchen der Abschreibungen und weiterer Buchungsarten in die Finanzbuchhaltung bzw. Kostenrechnung.

Beschleunigte Abschreibung von Gebäuden rs2 macht außerdem die beschleunigte Abschreibung von Gebäuden möglich. Es kann hier eine beschleunigte Absetzung für Abnutzung geltend gemacht werden, die im Jahr der erstmaligen Berücksichtigung höchstens das Dreifache, im folgenden Jahr höchstens das Doppelte des gewöhnlichen Abschreibungssatzes beträgt. Dabei ist die Regelung für die Halbjahres-AfA nicht anzuwenden, sodass auch bei Anschaffung oder Herstellung im zweiten Halbjahr der volle JahresAfA-Betrag aufwandswirksam ist.

Anlageninventur Die Anlageninventur ermöglicht den Abgleich des buchmäßig vorhandenen Anlagenbestandes mit dem real vorhandenen Anlagenbestand. Um die Anlagen eindeutig identifizieren zu können, werden diese mit einer Inventarnummer und einem Standort erfasst und mit einem Etikett (Strichcode) beklebt. Es können individuelle Filter zur einfachen Eingrenzung und Zuordnung von Anlagegütern gesetzt werden. Die enge Integration der Anlageninventur mit dem AVZ ermöglicht Folder Accounting & Controlling | Anlagenbuchhaltung.

außerdem eine komfortable Planung und Durchführung der Inventur für Anlagegüter. Die Inventur kann automatisch gesplittet werden (z.B. nach Standorten) und per Barcode-Scan erfolgen – bei Bedarf auch offline. Weiters sind folgende komfortable Funktionen verfügbar:

› automatische Statusermittlung

(z.B. bei mehrfach gebundenen Anlagen)

› Ausgabe von Differenzlisten, um Soll-/Istwerte zur Laufzeit zu vergleichen und zur Unterstützung bei Korrekturbuchungen

› Erstellung von Barcode-Etiketten für Anlagen › Neue Anlagen-Inventurhistorie zur Information über vergangene Inventuren

Anlagen im Bau Solange sich Anlagen in Bau befinden, erfolgt keine Abschreibung. Erst bei der Inbetriebnahme wird die Anlage aktiviert. Dafür können in rs2 die fertiggestellten einzelnen Teile der Anlage zu einer eigenen Anlage zusammengefasst und auf das entsprechende Anlagenkonto umgebucht werden. Abweichungen zu den Soll-Bestandsmengen werden in der Inventurdifferenzliste dargestellt.

Umfassendes Reporting (gesetzlicher Anlagenspiegel) Mit rs2 erstellen Sie den gesetzlichen Anlagenspiegel. Der Anlagespiegel kann jährlich/stichtagsbezogen nach Sachkonten gruppiert oder einzeln nach Anlagennummern ausgegeben werden. Eine weitere Form der Ausgabe stellt die Gliederung nach frei definierbaren Kontengruppen dar. Damit lässt sich auch eine Gruppierung gemäß der Bilanzgliederung §224 UGB für das Anlagevermögen darstellen. Weitere Listen sind individuell konfigurierbar. Dazu zählen unter anderem die Zu- und Abgangslisten, das Inventarverzeichnis und die Versicherungsliste. rs2 erleichtert Ihre Planung mit einer Vorschau aller Reports über beliebig viele Jahre.

Anlagespiegel nach Anlagenummer Enthalten Ihre Anlagen mit aufsteigenden Positionsnummern zugeordnete Sub-Anlagen, ist es in rs2 möglich, in allen AVZListen und diversen Tabellenausgaben dementsprechend zu gruppieren. Nach Ausgabe aller Sub-Anlagen werden die notwendigen Summen für die Hauptanlage gebildet.

AVZ-Konsolidierung

Versicherungswerte

Die für jeden Mandant getrennt geführten Anlagenbuchhaltungen lassen sich Dank des flexiblen Aufbaus von rs2 konsolidiert anzeigen. Dieser Konsolidierungsvorgang wird in rs2 automatisch über die zuvor ausgewählten Mandanten durchgeführt und bietet Ihnen neben der Ausgabe des konsolidierten Anlagespiegels auch die Ausgabe sämtlicher AVZ-Auswertungen in konsolidierter Form.

In den Stammdaten vom AVZ kann ein Versicherungsindex hinterlegt und pro Anlage für jedes Geschäftsjahr auf die Versicherungswerte angewendet werden. Die Versicherungswerte werden bei Anlagen, bei denen ein Versicherungsindex eingetragen ist, mit dem Index aus der Tabelle für das Geschäftsjahr berechnet. In der Praxis wird das z.B. bei Feuerversicherungen angewendet.

AVZ-Investitionsplanung

Leasing für Fahrzeuge

Um Investitionsentscheidungen im Anlagenstamm zu erleichtern, bietet die rs2 AVZ-Investitionsplanung zusammen mit der Kostenrechnung eine perfekte Möglichkeit, im Vorfeld die verschiedenen Risiken und Chancen zielgerichtet und zukunftsorientiert zu beurteilen.

Das Leasingverzeichnis ist ähnlich wie das Anlagenverzeichnis aufgebaut. Sie finden hier die fahrzeugspezifischen Werte für das Leasing wie Leasingrate, Leasingzeitraum, genaue Bezeichnung des Fahrzeuges und Fahrgestellnummer.

Der Investitionszeitpunkt der geplanten Anlage ermöglicht sofort die Berücksichtigung in der Liquiditätsplanung und die „neue“ Plan AfA in der Unternehmensplanung.

Investitionsfreibetrag 2.0 Im Zuge der ökosozialen Steuerreform kann seit 2023 wieder ein Investitionsfreibetrag bei der Anschaffung oder Herstellung von Wirtschaftsgütern als Betriebsausgabe im Anschaffungs- bzw. Herstellungsjahr geltend gemacht werden (Wirtschaftsgüter des abnutzbaren Anlagevermögens). Als Voraussetzung müssen diese Wirtschaftsgüter einer inländischen Betriebsstätte zuzurechnen sein und die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer muss zumindest vier Jahre betragen. Maximal sind pro Wirtschaftsjahr Anschaffungskosten in der Höhe von 1 Mio. Euro abzugsfähig. rs2 unterstützt Sie bei der Erfassung der betreffenden Daten und Werte. Erfassen Sie den IFB in der rs2 Anlagenbuchhaltung und erzielen Sie so eine Steuerersparnis.

Folder Accounting & Controlling | Anlagenbuchhaltung.

Beim Leasing erfolgt keine Abschreibung, sondern die Eingangsrechnungen der monatlichen Leasingraten werden in rs2 automatisch erstellt und in die FIBU übergeleitet, wo auch der Workflow für die weitere Bearbeitung der Eingangsrechnungen startet.

Subventionen Die Subventionsverwaltung in rs2 erlaubt es Ihnen eine oder mehrere Subventionen für ein bestimmtes Anlagegut in einem oder in unterschiedlichen Jahren zu erfassen. Dabei kann nach verschiedenen Subventionsarten, z.B. private oder öffentliche Subventionen, ausgewertet werden. Durch die im AVZ integrierte Subventionsverwaltung lassen sich die Subventionsauflösungen einfach in die rs2 Finanzbuchhaltung überleiten.

Anlagenaufteilung und -zusammenführung Sie wollen bestimmte Anlagengüter zu einer Anlage zusammenführen (z.B. Grundstücke oder Anlagen im Bau) oder eine Anlage auf mehrere Anlagen aufteilen (z.B. Parzellierung von Grundstücken) – mit rs2 jederzeit möglich!

Abb.: Anlagen zusammenführen

Bewertung von Wertpapieren Für Wertpapiere, die zu den immateriellen Vermögenswerten zählen, stellt rs2 unterschiedliche Bewertungsmethoden zur Verfügung. Die Bewertung erfolgt lt. Kurswert oder Nominalwert nach dem strengen oder gemilderten Niederstwertprinzip. Umfassende Auswertungen geben Ihnen eine detaillierte Übersicht über Ihre Wertpapiere. Es können weiters folgende Zinsen verwaltet werden:

› Aktivierte Zinsen: können im AVZ erfasst und im Anlagenspiegel lt. RÄG 2014 ausgegeben werden › Kalkulatorische Zinsen: diese werden als ein Teil der kalkulatorischen Kosten im Rechnungswesen berücksichtigt, damit das vom Unternehmer zinslos in seinem Unternehmen eingesetzte Eigenkapital eine fiktive Verzinsung erhält.

Abb.: Verwaltung der Wertpapierzinsen

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Controlling als Schlüssel zum Erfolg

rs2 bietet Controllern die passende Software Mit rs2 haben Controllern das passende Werkzeug, um Geschäftszahlen zu planen und zu analysieren und dem Management wichtige Kennzahlen zur betriebswirtschaftlichen Steuerung des Unternehmens zu liefern. rs2 bildet unterschiedlichste Kostenrechnungsmodelle ab. Um die wirtschaftlichen Vorgänge quantitativ abzubilden, ist eine effektive Kostenrechnung das Um und Auf. Wo entstehen die Kosten und wofür werden sie ausgegeben? Bringt ihr Einsatz auch wirklich den gewünschten Effekt? Mit welchen Produkten, Sparten, etc. werden Gewinne bzw. Verluste gemacht? Wo kann ich Kosten reduzieren?

rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick › Berechnung von Kostensätzen › Einzelkostenkontrolle › Optimierung Produktions- & Absatzprogramm Kostenträgerrechnung › › Frei definierbare DB-Rechnung › Kalk. Buchungsmöglichkeit › Stufenumlageverfahren › Interdependenzverfahren › Prognose- & Budgetrechnung

Um diese Fragen dreht sich das Controlling. Liquidität und wirtschaftlicher Erfolg werden hier entscheidend beeinflusst. Daten aus anderen Modulen wie z.B. der rs2 Finanzbuchhaltung oder der rs2 Anlagenbuchhaltung werden in die Kostenrechnung integriert. Für Kosten- und Leistungstransparenz bietet rs2 umfangreiche Funktionen für Umlagen und Leistungsverrechnung. Plan- und Ist-Vergleiche können zur Wirtschaftlichkeitskontrolle eingesetzt werden. Auch Ist-Werte aus vergangenen Perioden können für die Planung herangezogen werden. Für strategische Planungen stehen Ihnen bis zu 99 Planvarianten zur Verfügung. rs2 liefert Ihren Controllern außerdem eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten wie z.B. die detaillierte Plan-, Soll- und Ist-Kostenrechnung, die G & V, die Profitcenterrechnung sowie die Betriebsergebnisrechnung. Folder Accounting & Controlling | Controlling.

Die rs2 Kostenrechnung In der Kostenrechnung wird die Unternehmung in Kostenstellen (z.B. in Einkauf, Fertigung, Verwaltung, Vertrieb, etc.) und in Kostenträger (= Produkte, Aufträge, Sparten, etc.) zerlegt. Die Kostenstellen geben dabei die Kostenquellen und die Kostenträger die Erfolgsquellen (Gewinn- oder Verlustquellen) preis. Die Kostenstellenrechnung dient damit der Kostenkontrolle (Wo entstehen die Kosten?) und die Kostenträgerrechnung der Erfolgskontrolle (z.B. mit welchen Produkten, Sparten, etc. macht man Gewinne bzw. Verluste?). Mit der rs2 Kostenrechnung können folgende absatzpolitische Fragen entschieden werden:

› Welche Produkte sind in das Programm aufzunehmen und welche sind zu streichen?

› Welches Produkt liefert den größten Ertrag? › Was ist der richtige Preis bzw. die noch zulässige Preis-

untergrenze, um die variablen Kosten decken zu können?

› Gibt es Hinweise auf besonders starke Vertriebsgebiete, die gezielt gefördert werden sollten?

Die Kostenstellenrechnung Kostenstellen sind betriebliche Teilbereiche (z.B. Abteilungen, Arbeitsplätze, Anlagegüter, etc.), die selbständig abgerechnet werden. Die Kostenstellenrechnung dient der detaillierten Planung und Überwachung der Gemeinkosten, mit dem Ziel die Kosten pro Kostenstelle zu minimieren. Zu diesem Zweck vergleicht rs2 die Ist-Kosten mit den Planbzw. Soll-Kosten, um Unwirtschaftlichkeiten aufzudecken. Die Berechnung der Kostensätze erfolgt auf den Kostenstellen. Diese Kostensätze werden im Bereich Kalkulation für die Ermittlung der Herstellkosten in Verbindung mit den Arbeitsplänen verwendet. Die Herstellkosten aus einer Stückliste werden auf Basis der internen Kostensätze ermittelt.

Die Kostenträgerrechnung Aufgabe der Kostenträgerrechnung ist es, die Erlöse, Kosten und Erfolge je Kostenträger (z.B. pro Produkt, Kunde, Auftrag, Projekt,etc.) zu planen und zu überwachen. Die rs2

Folder Accounting & Controlling | Controlling.

Kostenträgerrechnung dient der Planung und Überwachung der Einzelkosten, der Kalkulation der Verkaufspreise und der Bestimmung des optimalen Produktions- und Absatzprogrammes.

Deckungsbeitragsrechnung Durch den integrierten Auswertungsgenerator kann für die unterschiedlichen Branchen der Aufbau der Deckungsbeitragsrechnung sehr flexibel gestaltet werden. Dabei unterscheidet man zwischen direkten und indirekten Kosten bzw. den Erlösen und kann so die DB-Rechnung in verschiedenen Hierarchie-Ebenen, wie Profitcenter, Produktsegment oder Gesamtunternehmen durchführen. Sie können die Deckungsbeitragsrechnung sowohl mit Ist-Werten als auch mit Plan-Werten durchführen. Durch die Abweichungsrechnung werden Ausreißer frühzeitig erkannt und Sie können erfolgreich gegensteuern.

Die kostenrechnerische Betrachtung vordefinierter Bereiche Neben der klassischen Betrachtung von Kostenstellen und Kostenträger können in rs2 insgesamt sechs frei definierbare Bereiche kostenrechnerisch betrachtet werden (z.B. Projekte, Standorte, Sparten). Diese sechs Bereiche ziehen sich durch die gesamte rs2 Welt, angefangen vom Einkauf über die Finanzbuchhaltung bis hin zur Kostenrechnung.

Verrechnungen - das Kernstück der Kostenrechnung Verrechnungen sind in der Kostenrechnung von entscheidender Bedeutung, da sie interne Kosten- und Leistungsströme mengen- und wertmäßig abbilden. rs2 bietet ein sehr umfangreiches Spektrum von Umlage- und Verrechnungsfunktionen, die es den Anwendern aller Branchen ermöglicht, ihre speziellen Anforderungen zu unterstützen: Umbuchungen von einer Kostenstelle bzw. Kostenträger zur bzw. zum anderen, von einem Bereichskonto (oder Bereichskontengruppe) auf das andere, etc. Auch kalkulatorische Buchungen und Leistungsverrechnungen mit Mengen und Satz können mit rs2 durchgeführt werden.

Planung und Budgetierung

Automatisieren Sie Ihre Planungs- und Budgetierungsprozesse mit rs2 Die Unternehmensplanung und Budgetierung erfüllen wichtige Planungs-, Kontroll- und Prognosefunktionen im Unternehmen. Mit rs2 automatisieren Sie Ihre Planungsprozesse und können so Ihre Maßnahmen zur Erreichung der Unternehmensziele in der jeweiligen Geschäftsperiode erfolgreich managen. Die Software ist individualisierbar und kann auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten werden. rs2 ist ein integriertes System, bei dem alle Plan-Daten und Ist-Daten in einer zentralen Datenhaltung erfasst sind. Somit stehen alle Werte in verschiedenen Auswertungen zur Verfügung.

Bis zu 99 Plan-Varianten Die Planung kann auf bis zu 99 verschiedene Varianten erfolgen (z.B. für unterschiedliche Budgets bzw. Forecasts pro Jahr). Somit können Sie Pläne, die mehrere Jahre beinhalten und quartalsweise geändert werden, beibehalten. Im Folgejahr müssen nicht die gleichen Varianten verwendet werden. Es besteht die Möglichkeit, auf jeder Planungsebene Planungstexte zu hinterlegen. Folder Accounting & Controlling | Planung und Budgetierung.

rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick

› Bis zu 99 Planvarianten möglich (z.B. für

unterschiedliche Budgets bzw. Forecasts pro Jahr) › Hierarchische Definition von Kostenstellen- und Projektstrukturen › Periodenweise oder quartalsweise Revision der Pläne (Plan-Werte werden durch Ist-Werte ersetzt) › Planaufrollung per Knopfdruck › Planungszeiträume sind beliebig definierbar › Teilpläne auf Kostenstellen-, Kostenträger und/oder Bereichsebene › Szenarien und Forecasts › Sehr flexible und individuelle Auswertungsmöglichkeiten

Planrevision und Planaufrollung Im Laufe des Jahres können die fertigen Pläne revidiert werden, d.h. die Plan-Zahlen durch Ist-Zahlen ersetzt und die Pläne neu hochgerechnet werden. Den detaillierten Planzahlen können – auf allen Ebenen – ebenso detaillierte Ist-Zahlen gegenübergestellt werden. Damit können Sie Erfolg und Liquidität wirksam planen und überwachen. Werden nur die Kostenträger an das IST angepasst, so sprechen wir von einer „Planaufrollung“. Diese erfolgt in rs2 per Knopfdruck. Das ist möglich, weil für das Aufrollen „Schlüsselgrößen“ verwendet werden, wie z.B. die tatsächlichen Absatzmengen, die Verkaufspreise, die Einkaufspreise, etc. Mit Hilfe dieser Schlüsselgrößen können Sie die Pläne, d.h. den Absatzplan und Waren- bzw. Materialeinsatzplan, jederzeit ohne großen Aufwand neu durchrechnen.

Planungsdimension = Auswertungsdimension Als Richtwert in der Planung gilt: So detailliert wie ich plane, so detailliert kann ich auch auswerten. Sie können in rs2 auf Bereichsebene (z.B. Projekt, Standort, Kostenstelle etc.) oder auch Bereichsgruppenebene (= Zusammenfassung von Bereichskonten) planen. Dadurch ist ein hoher Dataillierungsgrad bei der Planung gegeben.

Verschiedene Planungsinstrumente zum Abbilden der Pläne Zum Abbilden der Pläne gibt es in rs2 einfach zu handhabende Planungsinstrumente, z.B. zur Abbildung von Saisonkurven den Periodenverteiler, damit der Plan schnell den veränderten wirtschaftlichen Gegebenheiten angepasst werden kann. Auch Indexanpassungen können beim Planen berücksichtigt werden und zwar bei der Übernahme von Ist-Daten aus dem Vorjahr. Diese scheinen bereits mit dem veränderten Betrag, der durch die Indexanpassung entsteht, in der Planung auf (z.B. 5 % Indexerhöhung der Personalkosten). Weiters können Sie in rs2 eine Planung aufgrund der zu erfassenden Mengen und Kostensätzen (z.B. Stundensätze, Preise, etc.) erstellen.

Folder Accounting & Controlling | Planung und Budgetierung.

rs2 ist das passende Tool für Ihre Budgeterstellung Die Budgetierung definiert bestimmte Sollvorgaben, welche im Unternehmen innerhalb einer Planungsperiode (meist 1 Jahr) erreicht werden sollen. rs2 bietet Ihnen professionelle Funktionen, um Ihnen die Budgeterstellung zu erleichtern. Frei wählbare Zeitspannen, eine globale Planung und Überwachung von Erfolg und Liquidität, abgestimmte Detaillierungsgrade, Mehrjahresbudgets, Forecast unter Berücksichtigung von Ist-Werten, uvm.

Die zentrale Budgetierung (Top-Down) Bei der zentralen Budgetierung beginnt die Erstellung des Budgets bei der Unternehmensführung. Die Zielvorgaben, die z.B. auf Basis der erwarteten Marktentwicklung und Wachstumsziele entstehen, werden dann an die nachgeordneten Führungsbereiche weitergegeben (Top-Down). Das Gesamtbudget kann hierbei in Teilpläne zerlegt und präzisiert werden. Diese Teilpläne dienen den nachgeordneten Bereichen dann als Zielvorgabe.

Zentrale Budgetierung in rs2 Die zentrale Budgetierung ist die tabellarische Erfassung von Planbuchungen auf ein bestimmtes Konto und verschiedene Bereiche. Sie erfassen in rs2 Ihre Monats- und Jahreswerte auf Sachkonten- (oder Sachkontengruppen-) oder Bereichskontenebene (z.B. Kostenstelle, Projekt). Über den Periodenverteiler können die Jahreswerte in Saisonkurven dargestellt werden. Forecasts unter Berücksichtigung von Ist-Werten helfen Ihnen, Vorhersagen zur zukünftigen finanziellen Entwicklung abzuleiten.

Hinterlegung von Zahlungsfristen Sie können in rs2 beim Sachkonto Zahlungsfristen hinterlegen. Dadurch werden in der zentralen Planung die Zahlungsflüsse einer Buchung sichtbar und Sie sehen, wann die Zahlung fällig ist.

Die dezentrale Budgetierung (Bottom-Up)

Die Erfassung der Planbeträge

Das rs2 Modul „Dezentrale Planung“ wurde dafür konzipiert, dass Kostenstellen-Verantwortliche selbst ihre Kostenstellen und Projekte verplanen und die fertige Planung an das zentrale Controlling melden. Zur Erleichterung der Planung werden die zu planenden Konten in einem Formular zur Verfügung gestellt und darin vorhandene Ist- und VorjahresWerte und Vergleichsplan-Werte in einer KostenrechnungsAuswertung mitangezeigt.

In der dezentralen Planung werden – wie in der zentralen Planung – die Planbeträge pro Bereichskonten (Kostenstelle, Projekt, etc.) und pro Konto erfasst und in einer Tabelle gespeichert. Die Planspalten können entweder Monatsspalten sein oder variabel als Monats-, Quartals- oder Jahresspalten (für eine Mehrjahresplanung). Wie in der zentralen Planung können pro Konto auch mehrere Zeilen erfasst werden.

Ist der Planer mit der Erfassung für seine Kostenstelle fertig, wird dies mit dem Button „Erfasst“ gekennzeichnet. Im zentralen Controlling werden die Meldungen und die Planungen kontrolliert und dann als „Fertig“ gemeldet. In einer weiteren Freigabestufe kann dieser Teilplan als „Freigegeben“ gemeldet werden. In einem eigenen Tool kann teilplanübergreifend dieser Freigabestatus ermittelt bzw. ausgewertet werden (Planfreigabe).

› Mehr Eigenverantwortung der Kostenstellenverant-

Vorteile der dezentralen Planung: wortlichen, was auch die Motivation zum Erreichen der Ziele erhöht

› Der Kostenstellenverantwortliche kann seine Planung in

rs2 direkt ins Auswertungsformular eintragen und hat für seine Budgetplanung auch die Ist- und Plan-Werte der Vorperioden zur Verfügung

› Ein freigegebener Plan kann ohne Berechtigung nicht

› Einfachere Planung, da es ein vorgefertigtes Schema für

› Die dezentrale Planung gewährleistet zudem, dass nicht

› Soll-Ist-Vergleiche besser durchführbar

mehr geändert werden

zwei Bearbeiter zur gleichen Zeit einen Teilplan bearbeiten oder verändern können

die Planung gibt

Abb.: Dezentrale Planung

Folder Accounting & Controlling | Planung und Budgetierung.

Projektorientierte Budgetierung Im Gegensatz zur Unternehmensbudgetierung, wo abteilungsweise (also z.B. Marketing, Vertrieb, Einkauf, etc.) geplant und budgetiert wird, können Sie in rs2 auf Projektebene planen und budgetieren. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten:

› Sowohl in der zentralen als auch in der dezentralen Planung können Sie projektorientiert budgetieren. Die Planungsele-

mente können beispielsweise Kostenstellen und –gruppen und/oder Projekte und Projektgruppen sein (also z.B. Bereichskonto Messe oder Bereichskonto Mitarbeiterfeier).

› Wenn Ihr Unternehmen hauptsächlich projektbezogen arbeitet, können Sie auch im Investitionsüberwachungsrechnungsmodul (siehe S. 30-31) auf Projektebene planen und budgetieren.

Mitarbeiter-Kapazitätsplanung in der dezentralen Planung Mittels Button rufen Sie aus der dezentralen Planung die Mitarbeiter-Kapazitätsplanung auf. Hier wird erfasst, welche Personen und Geräte wie viele Stunden pro Monat für das Projekt benötigt werden – als Planstunden, pro Mitarbeiter bzw. pro Projekt eine Zeile. Aus den Planstunden, bewertet mit einem Stundensatz, ergibt sich eine Kostenbelastung für das Projekt. Die erfassten Stunden werden als Verrechnungen gespeichert, mit „Verrechnungen rechnen“ mit dem im Bereichskonto „Mitarbeiter“ hinterlegten Kostensatz bewertet und als Belastung am Projekt und Entlastung am Mitarbeiter gespeichert.

Abb.: Mitarbeiter-Kapazitätsplanung

Kapazitätsauswertung In der Kapazitätsauswertung werden Soll-, Plan- und Ist-Stunden in einer Tabelle gegenübergestellt, pro Mitarbeiter bzw. Gerät, mit Summen pro Bereichsgruppen (z.B. Team, Standort). Für die Spalten Soll, Plan, Ist, Abweichung Soll/Plan, Abweichung Plan/Ist, etc. können verschiedene „Ansichts-Definitionen“ vordefiniert werden.

Folder Accounting & Controlling | Planung und Budgetierung.

rs2 Liquiditätsrechnung - Effiziente Steuerung der Liquidität Für den unternehmerischen Fortbestand ist es von entscheidender Bedeutung, dass das finanzielle Gleichgewicht im Unternehmen gesichert ist. Mit der integrierten Liquiditätsrechnung können Sie alle Vorgänge innerhalb eines Zeitraums erfassen, die einen direkten Einfluss auf den Bestand der flüssigen Mittel haben und zwar unabhängig davon, auf welche Periode sich die Zahlungen beziehen. So haben Sie einen genauen Überblick über die zu erwartenden Ein- und Auszahlungen. Als Informationsquelle dient der Finanzplan. Ermitteln Sie Ihren Geldbedarf bereits im Voraus. Dadurch kann Ihr Unternehmen rechtzeitig reagieren und z.B. Geldmittel umschichten, um die kurzfristige Liquidität zu verbessern.

Verschiedene Auswertungsmöglichkeiten In der Zahlungsrechnung werden alle Ein- und Auszahlungen des nächsten Jahres dargestellt, gegliedert nach Monaten. In der kurzfristigen Zahlungsrechnung werden nur jene Ein- und Auszahlungen berücksichtigt, die aus Beständen resultieren, wie z.B. Einzahlungen aus Forderungen, Auszahlungen aus Verbindlichkeiten, oder auch bereits bekannt Kredittilgungen. Die Summe der liquiden Mittel zeigt, ob sich die eingegangenen Vermögensbindungen mit dem zur Verfügung stehenden Kapital in Höhe und Fristigkeit im Deckungsgleichgewicht befinden. Zur errechneten Liquidität kann auch ein monatlich wechselnder Kreditrahmen berücksichtigt werden.

Zuverlässige Grundlage für Entscheidungen Die Unternehmensleitung benötigt ein Tool, das einerseits die Liquiditätsströme messbar (Ist-Daten) und andererseits planbar (Plan-Daten) macht. Durch die volle Integration in die FIBU können Sie die Planliquidität noch genauer ermitteln. In der FIBU wird die historische Zahlungsdauer auf Basis der Personenkonten über die letzten Jahre ermittelt. Damit kann der Liquiditätszu- bzw. –abgang je nach Zahlungskondition in der Rechnung oder nach dem echten Zahlungsverhalten ermittelt werden. Werden große Investitionsprojekte über die Projektrechnung verplant, können Sie mit Planrechnungen und den damit verbundenen Planzahlungen operieren. Eine vollintegrierte Finanz- & Liquiditätsplanung berücksichtigt nicht nur gebuchte Werte, sondern auch Plan- & Projektdaten sowie Investitionsdaten und unterstützt Sie beim rechtzeitigen Erkennen möglicher Schwachstellen in Ihrem Unternehmen.

Abb.: Finanzplan - Einzahlungen

Folder Accounting & Controlling | Liquiditätsrechnung.

Transparente Auswertungen aus der rs2 Kostenrechnung Mit den Auswertungen aus der rs2 Kostenrechnung sind sämtliche Planungen für die Zukunft leichter berechenbar. Die angefallenen Kosten können nicht nur einer Analyse unterzogen werden, sondern die einzelnen Kostenstellen sind auch für eine umfassende Kontrolle per Knopfdruck verfügbar. Dies bietet eine optimale Entscheidungsgrundlage z.B. für weitere Investitionen und ein genaues Bild der wirtschaftlichen Situation, da auch Informationen über das Anlagevermögen abrufbar sind. Zudem bietet rs2 die Möglichkeit der Gegenüberstellung der aktuellen Werte mit Vorjahres- und unterschiedlichen Planwerten. Außerdem punktet es mit einem Drill-Down aus einem Summenwert bis in die Buchung und bis in den Beleg. Die Auswertungen können individuell eingerichtet werden, beispielsweise, wenn Sie andere Wertspalten in der Auswertung benötigen oder die Bezeichnung einer Spalte ändern wollen. Unterstützt werden die Auswertungen durch die Verwendung von unterschiedlichen Farben pro Zeilentyp, um die Lesbarkeit zu erhöhen. Ein weiteres Highlight von rs2 ist die Möglichkeit, firmenübergreifende Auswertungen zu machen.

Abb.: Einrichtung der individuellen Wertspalten

Folder Accounting & Controlling | Auswertungen.

Investitionsüberwachungsrechnung

Mit der rs2 IÜ-Rechnung können Sie die Kosten, Zahlungen und Termine von Investitionen planen und überwachen. Jede Investition wird in rs2 als Projekt definiert. Die Unterteilung des Projekts erfolgt in Phasen (Teilprojekte), Positionen und Subpositionen im Sinne einer Baumstruktur. Bestellungen und Buchungen erfolgen direkt auf das IÜ-Rechnungsprojekt, wobei auf bis zu drei Kostenobjekte, also Bereiche, gebucht werden kann – z.B. Projekt/Kostenstelle/Standort. Mithilfe dieser Bereichskontierung können Sie die Kosten klar zuordnen und im weiteren Schritt auf diesem Knotenpunkt auswerten. Der Vorteil: Sie erhalten detailliertere Auswertungen. Die Planwerte (Budgets) für Kosten und Erlöse werden entweder Top-Down (mit Summenkontrolle) oder Bottom-Up (mit automatischer Summierung in die nächste Ebene) in den Projektebenen erfasst. In der Planungsphase eines Investitionsprojektes können Sie für ein Projekt verschiedene Szenarien in verschiedenen Varianten durchspielen. Beim Anlegen einer neuen Variante werden die Plan-Daten aller Ebenen automatisch in die neue Variante kopiert. Die Ist-Daten werden in der rs2 Finanzbuchhaltung unter Angabe der IÜ-Nummer erfasst und sowohl Rechnungen als auch Zahlungen zu den entsprechenden Plan-Daten dazugestellt. Folder Accounting & Controlling | Investitionsüberwachungsrechnung.

rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick

› Abbildung Ihrer Investitionen in der

IÜ-Rechnung als Projekt Bestellungen werden in der IÜ-Rechnung › automatisch als Obligo verbucht (Voraussetzung: rs2 Einkaufsmodul) › Die IÜ-Rechnung kann in die rs2 Kostenrechnung übergeleitet werden › Verschiedenste Auswertungen Ihrer Investitionsprojekte möglich (Plan-/IstGegenüberstellungen, Abweichungen, Vor- und Nachkalkulation etc.) › Liquidität des Projektes wird dargestellt, um frühzeitig Liquiditätsengpässe zu erkennen

Periodenabgrenzung-Vorschlag beim Planen Ihrer Projektbudgets Sie können das Budget in der rs2 IÜ-Rechnung statt in einem Jahreswert in Monatswerten planen. Mithilfe einer automatischen Vorschlagslogik wird ein Budgetwert, der z.B. auf einer Phase angegeben wurde, beim Öffnen des Fensters schon auf die Monate, die sich durch die Angabe eines Planungszeitraums (Planbeginn-Planende) ergeben, aufgeteilt. Sie müssen dann die Werte, wenn sie nicht anders aufzuteilen sind, nur noch speichern. Ist dies der Regelfall, kann zusätzlich eine automatische Anlage im Hintergrund aktiviert werden. Wird statt mit einem Von-bis-Zeitraum mit Planjahren gearbeitet, so werden die Werte aus den Jahresbudgetspalten jeweils auf die Monate im entsprechenden Jahr aufgeteilt.

Budgetverschiebung In rs2 ist es möglich, das Budget über Projekte hinweg zwischen Positionen/Subpositionen zu verschieben. Angezeigt werden nur die Einträge jener Bereiche, für die der Benutzer eine Berechtigung besitzt. Als Richtwerte werden das aktuelle und das veränderte Budget sowie die Ist-Werte angezeigt. Zusätzlich ist es möglich, ein Auffangprojekt zu definieren, auf dem das Budget zwischengelagert wird. Dies stellt eine praktische Möglichkeit dar, wenn die neue BudgetPosition erst zu einem späteren Zeitpunkt definiert werden soll. Ist kein Auffangprojekt definiert, wird stattdessen die Differenz zur Original-Gesamtsumme angezeigt, welche zum Speicherzeitpunkt wieder 0 sein muss.

Übersichtliche Projektkontrolle Profitieren Sie von der übersichtlichen Darstellung von Planund Ist-Werten der laufenden Projekte:

› In der Plan-Übersicht werden Plan-Termine, Plan-Rech-

nungen oder Plan-Zahlungen in einem Wochen-, Monats-, Quartals- oder Jahresraster dargestellt

› In der Kontroll-Übersicht werden den Plan-Werten in einer weiteren Zeile die Ist-Werte gegenübergestellt und Abweichungen berechnet

Liquiditätsdarstellung pro Projekt Um die Vorschau und Liquidität eines Projektes bzw. eines Kontos darzustellen, muss man beim IÜ-Rechnungsprojekt die Sachkonten hinterlegen. Je Zahlung aus Plan (Planzahlung) oder Ist (Fälligkeit) ist die Darstellung eine Zeile mit Zahlbetrag und laufendem Saldo. Die Zwischensummen können pro Woche oder pro Monat ausgegeben werden. Die erste Zeile davor beinhaltet den Start-Saldo laut den hinterlegten Konten im Projektstamm.

Kalkulieren Sie Ihre Investitionen als Vor- oder Nachkalkulation In der Projektkalkulation werden die Investitionsprojekte nach definierbaren Strukturen in einer Tabelle dargestellt entweder mit Plan-Daten als Vorkalkulation oder im Sinne der Nachkalkulation mit Plan- und Ist-Daten.

Folder Accounting & Controlling | Investitionsüberwachungsrechnung.

Abb.: IÜ-Rechnung Kalkulation 31

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