Issuu

Folder rs2 ERP-Software

HR-Lösung

Mit der Personallösung der rs2 Software bieten wir Unternehmen aller Größen und Branchen genau was sie brauchen Die rs2 HR-Lösung ist modular aufgebaut. Sie umfasst die Personalverrechnung, das Dokumentenmanagement mit verbundener elektronischer Personalakte, das Erfassen und Verwalten von Zeitdaten, die Personaleinsatzplanung, Reisemanagement inkl. Reisekostenabrechnung sowie ein Reporting-Tool zur Auswertung sämtlicher Personaldaten. Durch die einzelnen Module ist eine unkomplizierte Anpassung an die bestehenden Unternehmensprozesse möglich, mit der jederzeitigen Erweiterung um zusätzliche Funktionen und Module reagiert die flexible Softwarearchitektur von rs2 auf Ihren individuellen Bedarf im Unternehmen.

rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick

› Individuelle Anforderungen können mit der rs2 HR-Lösung umgesetzt werden › Das rs2 DMS in Verbindung mit rs2 Modulen wie der Zeiterfassung hilft bei der Organisation der zahlreichen Dokumente im Personalbereich › Aufbereitung von Reports durch List & Label

Was alle Funktionalitäten eint, ist die intuitive und übersichtliche Datenerfassung und Datenverwaltung über eine einheitliche Eingabemaske. Durch die Integration von Zeiterfassung, Lohnverrechnung und Finanzplanung in ein einziges System werden Prozessabläufe erheblich beschleunigt und die tägliche Personalverwaltung vereinfacht.

HR-Folder | Die Personallösung von rs2

Die wichtigsten rs2 Funktionen im Überblick Wartungsverträge

Workflow Kostenrechnung & Budgetierung

Alle rs2 Kernprozesse

Anlagenbuchhaltung

Finanzbuchhaltung rs2 Rechnungswesen

Mehr Details und Infos unter

www.aptean.at

Angebots- & Auftragswesen

Lager & Beschaffung rs2 Warenwirtschaft

Personalverrechnung

Projektrechnung

Reporting Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Stellenplan & Organigramm

Personaleinsatzplanung (PEP)

Enterprise Search Arbeitszeiterfassung

Reisekostenmanagement

Digitale Personalakte (DMS)

CRM

MitarbeiterSelfservice Portal

HRLösung

rs2 Highlights im Personalwesen Personalverrechnung - Einfache Handhabung ›

› Reisekostenmanagement

› Maximale Effizienz durch Dokumenten-

› Mitarbeiter Selfservice Portal

Die Personalverrechnungssoftware ist einfach zu bedienen, weil es nur EINE Eingabemaske für alle Bezüge gibt. Das erleichtert die Eingabe und schafft Zeit für andere administrative Themen.

management

Das rs2 DMS unterstützt die Personalarbeit mit automatisierten Prozessen und erleichtert so die tägliche Arbeit der Personalverwaltung. Alle digitalen Personalakten Ihrer Mitarbeiter werden zentral abgelegt und organisiert. Somit können Zeit und Kosten gespart werden.

› Schnelle und einfache Arbeitszeiterfassung

Erfassen und verwalten Sie bzw. Ihre Mitarbeiter schnell und einfach die Anwesenheits- und Abwesenheitszeiten am PC oder Terminal. Die rs2 Stempeluhr unterstützt veschiedenste Zeittypen (Voll-, Teilzeitmodelle usw.).

rs2 bildet die gesamte Reise ab und ermöglicht eine einfache Spesen- und die Reisekostenabrechnung. Die Verbuchung der Reisekosten erfolgt automatisch in der Finanzbuchhaltung.

Hier können die Mitarbeiter über eine webbasierte Anwendung eigene personalbezogene Daten selbst anlegen, anzeigen, ändern oder Genehmigungsprozesse starten. Doch auch alle anderen HR-relevanten Prozesse sind online im Intranet durchführbar (z.B. Reisekostenmanagement, Zeiterfassung usw.).

› Prozessoptimeriung durch Workflows

Gerade im Personalbereich, wo es einerseits um strukturierte Administrationsprozesse, andererseits um individuelle Entscheidungsprozesse geht, optimert der rs2 Workflow die einzelnen Arbeitssschritte.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird in diesem Folder auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

HR-Folder | rs2 auf einen Blick

Personalverrechnung

rs2 Personalverrechnung – einfach, intuitiv und übersichtlich rs2 hilft Ihnen, Ihren Personalbereich effizienter zu gestalten. Unsere übersichtliche Softwarelösung kann an Ihre Anforderungen angepasst und intuitiv bedient werden. Mit der Personalverrechnung von rs2 entlasten Sie Ihre Personalabteilung und fördern so Vertrauen und Motivation bei der Belegschaft. Mit einer einzigen Eingabemaske für alle Bezüge garantiert die rs2 Personalverrechnungssoftware eine unkomplizierte Datenerfassung und -verwaltung. Die Abrechnung basiert auf österreichischen Gesetzesvorgaben und beinhaltet Lohnsteuer, SV-Abgaben, Kommunalsteuer, DienstgeberAbgaben und vieles mehr. Auch eine kollektivvertragliche Mindestlohn- und Zulagengenerierung kann berücksichtigt werden. Schnittstellen für Buchhaltung, OnlineBanking, FinanzOnline, ELDA etc. sind bereits im Standard integriert.

HR-Folder | Personalverrechnung

rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick

› Eine Eingabemaske für alle Bezüge › Kollektivvertragliche Mindestlohn- und

Zulagengenerierung kann berücksichtigt werden › Schnittstelle zu Buchhaltung, OnlineBanking, FinanzOnline, ELDA, etc. › Implementierung Ihrer eigenen Kostenstellen und -träger › Automatisierte Auszahlung von Sonderzahlungen › Menügeführte Abschlussarbeiten › Einfache Implementierung von Rückstellungsberechnungen Snapshot-Konzept › › Moderner, intuitiver Workspace

rs2 - Ihre maßgeschneiderte Personalverrechnungs-Software Nutzen Sie folgende Vorteile unserer individuellen und vielseitigen Personalverrechnungs-Software:

› Implementierung Ihrer eigenen Kostenstellen und Kostenträger

› Individuelle Lohnartenkonfigurierung und Mitführung informatorischer Lohnarten

› Systemlohnarten (z.B. Urlaubsersatzleistung, Altersteilzeit, Kündigungsentschädigung, etc.) werden über Prozesse abgebildet

› Automatisierte Auszahlung von Sonderzahlungen › Berücksichtigung und Berechnungen von Darlehen, Exekutionen oder ähnliches

› Menügeführte Abschlussarbeiten › Einfache Implementierung von Rückstellungsberechnungen

› Schnittstellen für Buchhaltung, OnlineBanking,

FinanzOnline, ELDA, etc. bereits im Standard integriert

Neben der internen Abrechnung eignet sich die rs2 Personalverrechnung auch zur Vorbereitung der externen Gehaltsverrechnung durch Ihren Steuerberater oder Ihr externes Lohnverrechnungsbüro.

Snapshot-Konzept Das Snapshot-Konzept ist bei unseren Kunden besonders beliebt. Zu einem von Ihnen definierten Zeitpunkt beginnen Sie mit der Lohnverrechnung. Sie können die aktuellen Abrechnungsergebnisse sodann direkt abrufen und prüfen. Der Arbeitsfluss im Hintergrund wird weder unterbrochen noch verändert er Ihre Abrechnungsergebnisse. Somit können Mitarbeiter wie Vorgesetzte noch Änderungen bekanntgeben, Überstunden freigeben, Urlaube beantragen, Spesen abrechnen, und vieles mehr. Bei der finalen Abrechnung entscheiden Sie dann selbst, welche abrechnungsrelevanten Daten Sie noch im aktuellen Monat berücksichtigen oder welche erst im Folgemonat – eventuell auch mittels Rollung – in die Abrechnung einfließen.

Die HR-Lösung von rs2 überzeugt mit einem modernen, intuitiven Workspace Die HR-Lösung von rs2 bietet Ihnen eine Benutzeroberfläche in moderner Optik und einer intuitiven Benutzerführung. Ein moderner Workspace hilft Ihnen dabei, Ihre tägliche Arbeit noch effizienter zu gestalten.

Abb.: Lohnkonto

HR-Folder | Personalverrechnung

Die digitale Personalakte

rs2 Digitale Personalakte im Dokumentenmanagement Die Verwaltung der Personalakten der Mitarbeiter stellt einen umfangreichen Aufgabenbereich der Personalabteilung dar. Das rs2 Dokumentenmanagement unterstützt die Personalarbeit mit automatisierten Prozessen und hilft durch die Digitalisierung der Personalakten, Zeit und Kosten zu sparen. In der digitalen Personalakte können alle mitarbeiterbezogenen Daten und Dokumente abgelegt werden. Personalinformationen werden so zentral organisiert und in die jeweiligen Prozessabläufe eingebunden. Dies erleichtert der Personalabteilung die tägliche Personalverwaltung und schafft Freiräume für die Betreuung der Mitarbeiter oder die Personalentwicklung.

rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick › Digitalisierung von Personalakten,

Abrechnungen, Zeitnachweisen, etc. › Zeit- und Kostenersparnis durch Automatisierung von Prozessen › Zentrale Organisation der Personalinformationen › Festgesetzte Berechtigungsstrukturen › Auch Dokumente aus anderen Modulen (z.B. Zeiterfassung oder Lohnzettel) können digital abgelegt werden › Auch Ihre Mitarbeiter können über das Intranet in ihre Personalakte einsehen

Modulübergreifende digitale Dokumentenablage Aus anderen Modulen, wie z.B. der rs2 Zeiterfassung oder der Personalverrechnung können Dokumente wie Verträge, Monatsabschluss der Zeiterfassung oder Lohnzettel generiert und abgelegt werden. Mittels Drag & Drop oder Listener (Postfach, Ordner) lassen sich alle Arten von Dokumenten einfach und intuitiv hinzufügen. Eine Einrichtung der Zugriffe nach Berechtigungsgruppen gehört zum Standard.

HR-Folder | Digitale Personalakte

Typische Inhalte einer Personalakte

Dokumenten in der digitalen Personalakte gesteuert werden. Neben Berechtigungen für das Lesen oder Ändern von Dokumenten können Sie festlegen, ob eine Änderung im rs2 DMS immer als neue Version abgelegt werden muss. So wird sichergestellt, dass frühere Bearbeitungszustände wiederhergestellt werden können.

› Mitarbeiterstammdaten › Bewerbungsunterlagen › Arbeitsverträge › Fehlzeiten › Aktuelle Zielvereinbarungen › Mitarbeitergespräche › Einzelvereinbarungen › u.a.

Vorteile der digitalen Personalakte

› Zeit- und Kostenersparnis, weil die Suche nach einem

digitalen Dokument am Computer viel schneller geht, als mühsames Durchforsten von Aktenordnern.

Neben den persönlichen Dokumenten der Mitarbeiter gibt es eine Vielzahl von regelmäßig anfallenden Dokumenten wie Abrechnungen, Zeitnachweisen, Reisekostenabrechnungen etc. Auch diese werden digitalisiert und in den Arbeitsprozess der Personalabteilung eingebunden. Die Ablage der digitalen Dokumente ist strukturiert und dynamisch. Berechtigte Benutzer können schnell nach Mitarbeiterakten suchen, wobei rechtliche Vorgaben erfüllt werden. Das große Plus bei der rs2 Online Personalakte ist, dass auch Ihre Mitarbeiter über das Intranet ihre Personalakte einsehen können, wobei hier aufgrund der vorher festgesetzten Berechtigungsstrukturen die Einsicht gegenüber der Personalabteilung natürlich beschränkt ist (dies vor allem in Lohn- und Gehaltsfragen).

› Durch die Einbindung der digitalen Personalakte ins rs2

Dokumentenmanagement (DMS) werden sensible Daten aufgrund eines umfassenden Berechtigungssystems besser geschützt. Die gesetzeskonforme Langzeitarchivierung im Hintergrund ist durch die digitale Personalakte gegeben.

› Das rs2 DMS protokolliert alle Benutzeraktionen über den

gesamten Lebenszyklus eines Dokumentes. Dadurch sind Änderungen und Ergänzungen an Dokumenten in der Personalakte jederzeit nachvollziehbar.

› Das rs2 DMS ermöglicht eine komfortable Suchfunktion

durch Volltextsuche und auch Suche nach Stichwörtern in der jeweiligen Personalakte.

› Die digitalen Personalakte kann mithilfe des rs2 DMS in

Inhaltsbezogene Berechtigung Über die Einrichtung von Inhaltsberechtigungen können der Zugriff und die Möglichkeiten in der Bearbeitung von

automatisierte Prozesse und Auswertungen eingebunden werden.

_Ausbildungsvereinbarung_0432021 _Teilnahmebestaetigung-Lehrgang Arbeitsrecht_11.2019 _Teilnahmebestaetigung-IT-Recht kompakt_04.2023 _Bewerbungsunterlagen _Arbeitsvertrag _Homeoffice-Vereinbarung _Mitarbeitergespräch _Fehlzeiten 2024 _Teilnahmebestaetigung-Sicherheitsunterweisung _Reisekostenabrechnung_2022 _Reisekostenabrechnung_2023 _Reisekostenabrechnung_2024 _Übersicht_Zeitabrechnung_2022 _Übersicht_Zeitabrechnung_2023 _Übersicht_Zeitabrechnung_2024 _Kopie_Pass _Lohnzettel_03_2025 _Lohnzettel_04_2025 _Lohnzettel_05_2025

P-ARBEITSVERTR: Arbeitsvertrag/Stammdaten/amtliche Urkunden P-BEWUNT: Bewerbungsunterlagen/Zeugnisse P-MAG: Mitarbeitergespräch P-PERS_SCHRIFTV: Personenbezogener Schriftverk. (zB Abmahnungen) 2019 2020 2021

Abb.: Digitale Personalakte in rs2

HR-Folder | Digitale Personalakte

Zeitsystem

Sie sind auf der Suche nach einer integrierten Lösung für Zeiterfassung, Projektmanagement und Reisekostenabrechnung? Dann sind Sie bei uns richtig. Im modernen Arbeitsalltag wachsen die Anforderungen an ein effizientes, transparentes Zeiterfassungssystem. Mit dem rs2 Zeitsystem können Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zuverlässig und komfortabel verwalten. Transparente Auswertungen garantieren mehr Effizienz in Ihrem betrieblichen Ablauf und Sie haben auf Knopfdruck einen Überblick über An- und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter. Im rs2 Zeitsystem können alle gängigen Zeitmodelle angelegt und auch Sonder-Zeitmodellregeln berücksichtigt werden. rs2 richtet sich nach den betrieblichen Vereinbarungen und Tarifverträgen.

HR-Folder | Zeitsystem

rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick

› Zuverlässige und komfortable Verwaltung

der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter › Transparente Auswertungen garantieren mehr Effizienz im betrieblichen Ablauf › Alle gängigen Zeitsysteme (Vollzeit, Teilzeit, Gleitzeit, Schichtarbeit) können angelegt werden Neben den Standardzeitmodellen kön› nen auch alle möglichen Sonderformen berücksichtigt werden › Workflowgesteuertes Freigabeverfahren möglich

rs2 Zeitsystem auf einen Blick Das rs2 Zeitsystem in Verbindung mit der rs2 Projektrechnung ermöglicht die genaue und übersichtliche Planung von Projekten sowie eine exakte Übersicht der erbrachten Stunden der Mitarbeiter. Projekt-Arbeitszeiten können Kunden zugeordnet werden - so rechnen Sie Dienstleistungs-, Wartungs- und Serviceaufträge einfach ab. rs2 Spesen- und Reisekostenabrechnung: Die Verbuchung der Reisekosten erfolgt automatisch in der Finanzbuchhaltung. Alternativ können alle Zeiterfassungsmodelle auch online über die rs2 Webzeiterfassung genutzt werden. Die Zeiterfassung via Web ist für Ihre Mitarbeiter von überall aus zugänglich. So können Arbeitszeiten schnell und einfach vor Ort erfasst werden.

rs2 Zeitsystem - Zeiterfassung - Zeitabrechnung - Auswertung

rs2 Projektmanagement

rs2 Spesen- und Reisekostenabrechnung

Workflowgesteuertes Freigabeverfahren Am Ende des Tages kann ein workflowgesteuertes Freigabeverfahren auslöst werden, um die Zeiten zu prüfen und weiter zu verarbeiten (z.B.: Lohnüberleitung, automatische Auftragsabrechnung, Kostenrechnung).

Leistungszeiten einfach erfassen Die Leistungserfassung in rs2 gestaltet sich einfach: Mit einem Klick werden Leistungszeiten für mehrere Mitarbeiter, bei Bedarf auch für Maschinen/Geräte sowie Leiharbeiter/Mietgeräte in das Zeitsystem aufgenommen.

HR-Folder | Zeitsystem

Zeiterfassung

Planung, Erfassung und Auswertung von Arbeitszeiten mit der rs2 Zeiterfassung Die rs2 Zeiterfassungssoftware plant, erfasst und wertet die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter aus. Die Erfassung kann per Stempeluhr, über die Projektzeiterfassung oder je nach Unternehmen zum Beispiel über die rs2 Betriebsdatenerfassung (kurz: BDE) oder den mobilen Arbeitsschein erfolgen. Die so ermittelten Stunden werden für die innerbetriebliche Leistungsverrechnung herangezogen. Für die Kommt/GehtErfassung wird entweder ein BDE-Gerät verwendet oder eine Chip- oder Magnetkarte. Die Erfassung kann aber auch über den PC stattfinden. Die Bildschirmeingaben werden zusätzlich durch Eingabe eines Kennworts abgesichert. Zusätzlich können Abwesenheitszeiten wie Urlaub, Krankheit, Arzt, Dienstweg, Kundenbesuch, etc. erfasst werden.

rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick › Erfüllung der gesetzlichen Aufzeich-

nungspflicht (§ 26 AZG) › Einfache und schnelle Zeiterfassung › Flexible Erfassungsmöglichkeiten › Kontrolle der Anwesenheit › Jeder in Österreich gebräuchliche Kollektivvertrag wird abgedeckt › Verwaltung von Nicht-Leistungs-Zeiten (Urlaub, Krankenstände, Arzt, Feiertage, ...) › Unterstützung bei der Abwicklung gleitender oder flexibler Arbeitszeitmodelle

Die rs2 Stempeluhr Die rs2 Stempeluhr gewährleistet korrekte Arbeitszeitberechnungen und zieht die gesetzlichen Pausen automatisch ab. Übersichtliche Tages-, Monats- und Jahresauswertungen garantieren mehr Effizienz in Ihrem betrieblichen Ablauf. Vergessene Buchungen können manuell korrigiert werden. Neben Einstempeln/Pause/Ausstempeln bietet rs2 die Möglichkeit, noch weitere Stempel-Buttons mit Funktionen zu belegen. Die Definition der Buttons wählt der Kunde selbst aus (z.B. Arzt oder Behörde). HR-Folder | Zeiterfassung

Zeiterfassung

Projektzeiterfassung

› PC (Stechuhr) › Terminal

› PC › Web (Browser/

(Stempeluhr)

› Webzeiterfassung

Sonderformen Zeiterfassung

Tablet/Mobil)

› Betriebsdaten-

erfassung (BDE) › Mobiler Arbeitsschein) › PC

ERFASSUNG

Erfassung und Bewertung von Arbeitszeit

Kunde kann priorisieren (welches Erfassungssystem) - löst Überschneidungen auf

Zeitkonten-Abrechung

z.B.:

SOLL

IST

PAUSE

Bewertete Zeit

BEWERTUNG

IST-Zeitbewertung

Ergebnisse Zeitabrechnung (unter Berücksichtigung von Pausen, Anpassungsregeln, Bewertungsgrenzen, Einstellungen lt. KV)

Flexibler Pausenabzug laut gesetzlicher Vorgabe Laut österreichischem Gesetz ist nach 6 Stunden Arbeitszeit eine Pause im Ausmaß von mind. 30 Minuten zu konsumieren. Anstelle einer halbstündigen Ruhepause können zwei Ruhepausen von je einer Viertelstunde oder drei Ruhepausen von je zehn Minuten gewählt werden. Die gesetzlich festgeschriebene Pause wird automatisch abgezogen. Außerdem kann in der rs2 Stempeluhr zum Beispiel eingestellt werden, ob Mitarbeiter, welche vergessen haben sich auszustempeln und über Mitternacht eingeloggt bleiben, automatisch ausgetragen werden.

Erfassen der Abwesenheitszeiten Als Abwesenheitszeiten werden verschiedene „Zeittypen“ definiert, wie Krankheit, Arztbesuch, Kundenbesuch, Dienstweg, etc. Beim Erfassen der Abwesenheitszeit werden eventuelle Zeitüberschneidungen mit den Anwesenheitszeiten oder bereits erfassten anderen Abwesenheitszeiten erkannt und wenn gewünscht automatisch angepasst. Vergessene Stempelungen für In-Haus-Zeiten können – über Berechtigung abgesichert – zentral korrigiert bzw. nacherfasst werden.

Import-Tool für Stempelzeiten Ein weiteres Feature ist das Import-Tool für Stempelzeiten, welches mit EDI-Skripten aus unterschiedlichen Quellen den Stempelsatz importiert. Dabei löst es alle definierten Nacharbeiten wie Pausenabzug, Workflows oder Synchronisation automatisch aus.

HR-Folder | Zeiterfassung

Projektzeiterfassung Im rs2 Zeitsystem haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten direkt auf Projekte zu verbuchen. Dies hat mehrere Vorteile:

› Visuelles Feedback zur Auslastung und verschiedene Planungstiefen erleichtern die langfristige Übersicht.

› Frei gestaltbare Farbbalken zeigen die aktuelle Auslas-

tung; Überschneidungen bei der Schicht- oder Urlaubsplanung werden sofort erkannt.

› Filtern Sie die passenden Mitarbeiter nach verschiedenen Kriterien, wie z.B. Qualifikationen oder Teams.

› Bei Bedarf organisieren Sie mit wenigen Klicks die Arbeitslast um.

Erfassen der Ist-Zeiten für ein Projekt Ein Projekt ist mit seinen verschiedenen Phasen definiert. Geleistete Stunden sind auf ein Projekt oder auf eine Projektphase bezogen erfassbar. Die geleisteten Zeiten werden tabellarisch in einem Kalender erfasst. Es können pro Tag ein oder mehrere Einträge eingegeben werden. Jeder Eintrag wird – je nach Einstellung – einem Projekt oder einem Projekt und Phase zugeordnet. Zusätzlich kann eine Tätigkeit als Text angegeben werden. Wird auch die Anwesenheitserfassung (Stempeluhr) verwendet, wird hier pro Tag die Anwesenheitszeit und die Sollzeit lt. Kalender zur Kontrolle angezeigt. Als Ist-Daten sind Zeiten, die für ein Projekt geleistet werden und Reisekosten (Taggeld, Kilometergeld, Hotelkosten, Bahntickets, etc.) im Zeitsystem erfassbar.

Workflow und Zeitsystem Unternehmen haben das Ziel, ihre Arbeitsprozesse nachhaltig zu optimieren, indem sie Arbeitsabläufe durch Workflows

HR-Folder | Zeiterfassung

unterstützen. Das rs2 Workflowsystem steuert die Abläufe in der ERP-Software. Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig und können spezifisch auf die unterschiedlichen Unternehmensanforderungen angepasst werden. Rollenbasierte automatisierte Workflows können an verschiedensten Stellen eingesetzt werden. Zum Beispiel bei der Bedarfsanforderung, Bestell-, Eingangsrechnungs- und Auftragsfreigabe. Sie sorgen für transparente Bestellvorgänge und Genehmigungsprozesse. Die Freigabe kann über mobile Endgeräte, am PC oder direkt im rs2 System erfolgen. Im rs2 Zeitsystem können Sie frei definieren, welcher Workflow ausgelöst werden soll (z.B. der Urlaubsantrag löst einen Freigabeprozess aus oder die Reisekostenabrechnung löst die Fakturierung an Kunden aus).

Betriebsdatenerfassung (BDE) In Produktionsbetrieben kann die Arbeitszeiterfassung eines Mitarbeiters auch über die rs2 Betriebsdatenerfassung (kurz: BDE) erfolgen. Vorteil hierbei ist, dass genau geprüft werden kann, wieviel Arbeitszeit für die Bearbeitung eines Kundenoder betriebsinternen Auftrags oder einer Teilmenge eines Fertigungsschrittes (Tätigkeit, Arbeitsgang, etc.) aufgewendet wird. Außerdem ist die rs2 Betriebsdatenerfassung in der Lage, die Produktivität einzelner Mitarbeiter auszuwerten. Darunter versteht man die Auswertung, wie viele Stunden der Anwesenheit, also bezahlter Arbeitszeit, einzelnen Aufträgen bzw. Projekten zugeordnet werden kann und wieviele Stunden für „unproduktive“ Tätigkeiten verbucht werden. BDE auf Basis der Zeiterfassung bedeutet auch, dass aus dem Arbeitszeitmodell errechnete Zuschläge oder Zulagen (z.B. Überstunden, Nachtarbeitszuschläge, etc.) 1:1 in die Kalkulation eingehen können.

Mobile Arbeitszeiterfassung für Außendiensttechniker Eine weitere Möglichkeit Arbeitszeiten zu erfassen, ist das webbasierte Modul „Mobiler Arbeitsschein“. Dieser dient zur Unterstützung von Außendiensttechnikern bei der täglichen Arbeit. Der mobile Arbeitsschein wird im rs2 System in der Arbeitsschein-Liste des angemeldeten Technikers angezeigt. Die Login-Funktion ist konfigurierbar. Beim Bearbeiten eines Arbeitsscheines kann sich der Mitarbeiter die Einsatzdetails anzeigen lassen, eine neue Tätigkeit eintragen (Ist-Zeit Buchung), den Tätigkeitseintrag ändern sowie Ersatzteilpositionen erfassen und ändern. Nach Beendigung des Auftrags wird der Arbeitsschein vom Kunden unterzeichnet und der Dienstleistungsbericht kann sofort versendet werden. Die Anwendung ist in responsivem Design gestaltet. Voraussetzung für die Verwendung des mobilen Arbeitsscheins ist eine funktionierende Internetverbindung. Die Darstellung des Arbeitsscheins gliedert sich in einzelne Abschnitte. Diese sind in der mobilen Umgebung aus- und einklappbar gestaltet, während in der Desktopansicht die Vollansicht dargestellt wird. Es werden für jeden Arbeitsschein angezeigt:

› Kurzname des Kunden › PLZ, Ort und Adresse laut Einsatzort am Call (Link zu Google Maps on Click)

› Einsatzzeit (von-bis) mit Markierung, ob variabel oder fix (über Farbe rot und grün)

› SLA Zeit

› Call-Nummer › Arbeitsschein-Nummer › Kurzbeschreibung: Textfeld, in dem eine kurze Beschreibung angegeben wird

› Anzahl der eingetragenen Tätigkeiten und die Anzahl der Ersatzpositionen

Webzeiterfassung Online-Zeiterfassung am PC, Smartphone oder Tablet Die Zeiterfassung kann mithilfe der webbasierten Lösung auch online erfolgen. Im Mittelpunkt der rs2 Webzeiterfassung steht der einzelne Mitarbeiter, der jederzeit die Kontrolle über sein Zeitmanagement hat – dies alles auf einer modernen und bedienungsfreundlichen Weboberfläche. Egal, welches Endgerät Ihr Mitarbeiter nutzt (PC, Smartphone oder Tablet) – die webbasierte Anwendung ist responsiv und steht auf allen Plattformen zur Verfügung.

HR-Folder | Webzeiterfassung

Personaleinsatzplanung (PEP) Die Personaleinsatzplanung sowie die Zeiterfassung greifen ineinander. Sofern Sie einen internen Schichtplan haben oder allgemeine Regelungen bzw. vorgegebene Einsatzzeiten, können diese in den Tagesmodellen verarbeitet werden unter der Berücksichtigung vorgesehener Grenzen. Die Konfiguration wird auf Ihre Bedürfnisse angepasst. Auch ein damit verbundener Workflow (Einbuchung und Freigabe der Einsatzzeiten) ist möglich. Die Anzeige von Zeitkonten unterstützt hierbei die Planung. Auch die Einstellung von Fehler-/Warnmeldungen bei Überschreitungen von Planungsgrenzen (max. Arbeitszeit, Ruhezeit, etc.) ist inkludiert. Nicht zuletzt können Dienstpläne tagesaktuell ausgedruckt und ggf. auch in Abteilungen oder Teams veröffentlicht werden.

Anzeige von Zeitkonten zur Planungsunterstützung

Fehler-/Warnmeldungen bei Überschreitung von Planungsgrenzen

Planung von Diensten / Tagesprogramm

Wunschdienste

Abbildung von Dienstzyklen

Ausdruck von Dienstplänen

Varianten für Mitarbeiter, Führungskräfte, Planer, Administratoren, etc.

Abb.: Personaleinsatzplanung

HR-Folder | Personaleinsatzplanung

Zeitabrechnung

Abrechnung der Mitarbeiterzeiten Die erfassten Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter (gestempelte An-/Abwesenheitszeiten oder Projektzeiten) dienen als Grundlage für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und sind Voraussetzung für:

› Mehr- und Überstundenabrechnung › Erfassung tatsächlicher Arbeitsstunden bei variablen Arbeitszeiten

› Erfassung und Verwaltung der Abwesenheiten (Urlaub, Dienstreisen, Krankenstände, etc.)

› Ermittlung arbeitszeitabhängiger Zulagen

und Zuschläge sowie Ermittlung der Spesen bei Dienstreisen

rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick › Das rs2 Zeitsystem dient als Schnittstelle zur Lohn- und Gehaltsabrechnung › Ermittlung von lohnverrechnungsrelevanten Zeiten › Automatische Überleitung der Arbeitszeiten in die Lohnverrechnung › Bestimmte Zeitarten können den jeweiligen Lohnarten für das Verrechnungssystem zugeordnet werden Individuelle Anpassungen der rs2 Soft› ware beim Kunden sind leicht möglich (INDIV-Zone)

Die Zeitkonten Zeitkonten sind das Ergebnis der Zeitabrechnung, welche die ermittelte Ist-Zeit anhand der INDIV-Regeln, bestehend aus Bedingungen und Aktionen, auf die jeweiligen Zeitkonten aufteilt. Hierbei unterscheidet man zwischen Systemkonten (z.B.: Ist-Zeit, bewertete Zeit, Pause gesamt, Mehrarbeit, Überstunden, etc.) und den frei definierbaren kundenindividuellen Konten. Im Personalstamm wird jeder Mitarbeiter mit den allgemeinen Stammdaten (Name, Kontaktdaten, etc.) erfasst und im Personalvertrag werden die vertraglich vereinbarten Stammdaten, wie Zeitmodell, Arbeitszeiten, individueller Urlaubsanspruch etc. welche als Basis für die Zeitabrechnung verwendet werden, eingetragen. HR-Folder | Zeitabrechnung

Die Ist-Zeitbewertung Hier werden die erfassten Zeiten aus den verschiedenen Modulen (Stempeluhr, Projektzeiterfassung, etc.) ermittelt und überschneidungsfrei anhand der Zeittyp-Priorisierung für die Zeitabrechnung zur Verfügung gestellt.

Urlaubsberechnung Neue Urlaubsberechnung mit eigener Anspruchsdefinition auf Firmen bzw. KV-Ebene, Vordienstzeitendefinition, automatische Anspruchsermittlung unter Berücksichtigung von individuellem Zusatzurlaub, Teilzeit-Vollzeit-Wechsel und Vordienstzeiten, transparente Berechnung und genaue Ermittlung des aliquoten Urlaubs- bzw. Resturlaubs per Stichtag.

Plantafel Mit diesem Tool sehen Sie alle relevanten Informationen pro Mitarbeiter und Jahr, wie Schichtwechsel, Urlaube, Krankzeiten etc. auf einen Blick. Welche Werte angezeigt werden, können Sie selbst frei definieren. Sie können die Einträge direkt bearbeiten bzw. für die Zukunft planen. Im Hintergrund werden die entsprechenden Sätze in der Stempeluhr bzw. Projektzeiterfassung eingetragen. Die Farben für die einzelnen Zellen sind über einen eigenen Dialog flexibel definierbar, so dass Sie die Plantafel individuell gestalten können.

INDIV-Zone Sie ist der Kern der Zeitabrechnung. Hier können die Regeln für die Zeitabrechnung definiert werden, welche sich in zwei Regelarten unterscheiden. Mit den NAZ-Regeln (Normalarbeitszeitregeln) können vor dem Berechnen der Systemkonten die Parameter noch einmal individuell für die Berechnung modifiziert werden: z.B. die Sollarbeitszeit ändern oder die Bewertungsgrenzen

HR-Folder | Zeitabrechnung

aufheben, abhängig davon, welche Person, welcher Tag oder irgendeine beliebige Bedingung. Mit den Zeitkonten-Regeln können nach der Berechnung der Systemkonten individuelle Werte ermittelt werden. Zum Beispiel die Zuschlagsermittlung für die geleisteten Überstunden, abhängig davon, ab welcher Uhrzeit die Überstunden angefallen sind oder irgend eine beliebige Ermittlung von betrieblichen Kennzahlen. Eine Regel setzt sich zusammen aus einem Bedingungsteil und einem Aktionsteil. Im Bedingungsteil hat man Zugriff auf unterschiedliche Werte sowie Funktionen, um für den aktuell zu berechnenden Tag die Werte zu ermitteln. Der Aktionsteil ist abhängig von der Regel-Art. Bei den Zeitkontenregeln kann man in der Aktion den ermittelten Wert durch Rechnen, Kappen oder andere Funktionen modifizieren, bevor man es auf ein Zeitkonto bucht. Bei den NAZ-Regeln ermittelt man den Wert und setzt diesen direkt in den für die Berechnung relevanten Parameter.

Betriebskalender Im rs2 Betriebskalender werden neben den allgemeinen Daten wie Feiertage, Wochentagsgruppen etc. auch die für die Zeitabrechnung relevanten Werte definiert. Darunter fallen Tagesprogramme, Pausendefinitionen, Anpassungsregeln sowie Zeitmodelle mit Schichtdefinitionen. Dabei können folgende Angaben gemacht werden:

› Unterschiedliche Arbeitszeittypen (Normalarbeitszeit, Gleitzeit, Bewertungsgrenzen, Bereitschaft, etc.)

› Gleitzeit-Unter/Ober-Grenze › Maximale Arbeitszeit pro Tag / Woche › Überstundengrenzen pro Tag / Woche › Ruhezeit pro Tag / Woche › Regelarbeitszeit pro Woche › Mehrarbeit pro Woche, etc.

Stellenplan & Organigramm Der rs2 Stellenplan hilft Ihnen dabei, die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens realitätsgetreu mit ihren Stellen und den zugewiesenen Mitarbeiter abzubilden. Durch die Zuweisung und Verknüpfung der Mitarbeiter auf die jeweiligen Stellen ergibt sich die Stellenstruktur eines Unternehmens und daraus das Mitarbeiterorganigramm. Funktionen des Stellenplans:

› Verwaltung Organisationseinheiten / Abteilungen › Definition Stellen: Art / Typ / Sollumfang / Besetzungsumfang › Abbildung Mitarbeiter – Vorgesetztenzuordnungen › Definition Vertreter › Erstellung einer graphischen Übersicht des Stellenplanes (Bild und HTML für Verknüpfung Intranet)

Bewerbermanagement Das bedienerfreundliche und übersichtliche Bewerbermanagement befindet sich aktuell noch in der Programmierphase und geht mit einem Kunden bald in die Testphase. Egal ob neue Stellen, Nachbesetzungen oder Budgetfreigaben – mittels Workflowsystem ist alles möglich. Freigegebene Stellen können direkt verwaltet und im Internet oder firmeneigenen Intranet publiziert werden. Ein DSGVO-konformer Vorab-Import eines Bewerberpools ist ebenfalls möglich und stellt die Basis für

eine saubere und übersichtliche Bewerberdatenbank dar. Die Bewerber können pro Stelle verwaltet werden, eine direkte Kommunikation mit den Kandidaten über Mailvorlage oder Serienbriefe ist ebenso Teil der Gesamtlösung. Auf Wunsch kann auch das Vertragsmanagement über das Modul abgewickelt werden. Von der Vertragserstellung, über die Übernahme der Daten in den Personalstamm bis zum Schließen der Stelle (Offline-stellen, Absagen der offenen Kandidaten) sind sämtliche Funktionen geplant.

Bewerbungsrunden

Kommunikation anhand von Vorlagen (E-Mail, Serienbriefe)

Massenmailversand

Weiterleitung an Führungskräfte

Evidenzhaltung / Bewerberpool

Bewerberbewertung

HR-Folder | Personalwesen

Zeitauswertung

Auswerten der Anwesenheitszeiten In der Mitarbeiter-Zeitauswertung werden für eine oder mehrere Mitarbeiter, ein oder mehrere Projekte, für einen angegebenen Zeitraum die Ist-Arbeitszeiten ausgewertet. In den Auswertungen werden außerdem die Ist-Anwesenheitszeiten kontrolliert und den Soll-Arbeitszeiten, die sich aus dem Betriebskalender ergeben, gegenübergestellt. Verschiedene Systemkonten werden automatisch befüllt, zusätzliche Stundenkonten können erstellt, die Befüllungsparameter definiert und monatliche Umbuchungsregeln eingestellt werden. Durch die Zuordnung der Mitarbeiter auf Kostenstellen, Teams, etc. kann zum Beispiel der Teamleiter die Zeiten seiner Mitarbeiter gezielt abrufen und kontrollieren.

rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick › Gegenüberstellung von Ist-/Sollarbeits-

zeiten › Im rs2 Zeitsystem Wochen- oder Monatssummenauswertungen möglich › Übersichtliche Auswertung der Mitarbeiterzeiten als Grundlage für die Personaleinsatzplanung (PEP) › Entlastung der Personalabteilung und Steigerung der Zufriedenheit durch höhere Transparenz der Mitarbeiterzeiten gleitender oder flexibler Arbeitszeitmodelle

Die erfassten Anwesenheitszeiten können in folgenden Auswertungen dargestellt werden: Detailauswertung pro Woche oder pro Monat:

› mit / ohne Detailzeiten › mit / ohne Tagessummen HR-Folder | Zeitauswertung

› mit / ohne Summen pro Zeittypen › mit Urlaubsanspruch und Urlaubssaldo

› für einen Mitarbeiter › für alle Mitarbeiter einer Kostenstelle 18

Tagessummenauswertung

Abb.: Tagessummenauswertung pro Mitarbeiter

Monatssummenauswertung Die Auswertung erfolgt für einen Mitarbeiter, für alle Mitarbeiter einer Kostenstelle, Team, etc. Je Mitarbeiter wird eine Zeile ausgewiesen mit den Summen Soll, Ist, Pausen, An- und Abwesenheiten. Getrennt nach Zeittypen wie im Haus, Urlaub, Krank, Arzt etc. pro Team, Kostenstelle, etc. werden Summen gebildet. Wird zusätzlich zur Stempeluhr auch die Projektzeiterfassung verwendet, werden in der Auswertung Spalten pro Projekttyp angezeigt (hier im Beispiel Kundenprojekte und interne Projekte).

Abb.: Monatssummenauswertung pro Team

HR-Folder | Zeitauswertung

Projektmanagement

Praxisnahe Steuerung Ihrer Projekte Sie möchten Ihre Projekte sicher vorbereiten, planen, durchführen, auswerten und abrechnen? Das modulare ERPSystem rs2 integriert alle Bereiche für ein leistungsfähiges Projektmanagement. rs2 unterstützt Sie in allen Projektphasen: Von der Projektund Ressourcenplanung über die Projektabwicklung und -verfolgung bis zur Projektauswertung und -abrechnung. Interaktive grafische Darstellungen sichern Ihren Überblick über alle Projektschritte und ermöglichen einfache Anpassungen. Das rs2 Workflow-Management-System sorgt von der Aktivitätenverwaltung bis zur Zahlungsfreigabe für optimierte Arbeitsabläufe mit kurzen Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten.

rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick › Grafische Zeit-, Ressourcen- und

Kostenplanung Voll integrierte Daten & Reports › › Multi-Projektmanagement: Ganzheitliche Sicht auf Kapazitäten und Auslastung Grafische Projektdarstellung: › GANTT-Diagramme und Phasenbaum › Zentrale Datenbasis für Kostenkalkulationen und -prognosen › Frist- und Budgetkontrolle › Zentrale Projektakte

Mit dem integrierten Dokumentenmanagement (DMS) ist ein durchgängiger Informationsfluss ebenso gewährleistet wie die revisionssichere Ablage Ihrer aufbewahrungspflichtigen Dokumente. Verwalten Sie sämtliche Informationen einfach und sicher: Dokumente, Bilder oder E-Mails werden archiviert, beschlagwortet und vor unbefugtem Zugriff geschützt. Die Versionierung der Dokumente garantiert die Nachvollziehbarkeit aller Projektschritte. Jeder Sachbearbeiter, der über die entsprechende Berechtigung verfügt, erhält die benötigten Informationen: Ohne aufwändige Papierablage und langwieriges Suchen. HR-Folder | Projektmanagement

rs2 Komplettlösung: Für Planung, Investitionsüberwachung und Zeitverwaltung Mit rs2 arbeiten Sie von der Projektplanung und -steuerung über den gesamten Projektverlauf bis hin zur finanzbuchhalterischen und kaufmännischen Abrechnung der Projekte in einem einzigen System. Ihr Vorteil: Alle Daten werden in rs2 integriert verarbeitet; alle Informationen sind miteinander verknüpft und einfach zugänglich.

Projektzeit-Planung: Phasen – Arbeitspakete – Meilensteine Ihre Projektschritte, Termine und Meilensteine können übersichtlich geplant und alle Ressourcen projektübergreifend verplant und eingesetzt werden. Die CRM Schnittstelle im Projektstamm ermöglicht eine direkte Erstellung von Aktivitäten und erleichtert Ihre Terminkoordination. Sie können Aktivitäten einer Phase zuweisen, Aufgaben pro Phase anlegen oder auch eine standardisierte Massenanlage von Aktivitäten und Terminen vornehmen. Bei der Anlage von Neuprojekten legen Sie systematisch idente Basis-Aktivitäten pro Projektstart fest und definieren die Verantwortlichen für verschiedene Projektphasen. Im Projektstamm können die Phasen unendlich verschachtelt und die Beziehungen untereinander inkl. Meilensteine definiert werden. Optional kann pro gewünschter Phase eine Aktivität über den Workflow im CRM angelegt und verknüpft werden. Änderungen werden dann automatisch synchronisiert. Mit der grafischen Meilenstein-Darstellung mittels GANTT-Diagramm haben Sie die zeitliche Abfolge und den aktuellen Fortschritt aller Projekt-Phasen und -Aktivitäten immer im Überblick. Etwaige Projektabweichungen werden mit rs2 sofort aufgedeckt. Für Plankorrekturen verschieben Sie in der interaktiven GANTT-Darstellung einzelne Planschritte ganz einfach mit Drag&Drop. Untergeordnete Plantermine und Projektschritte passen sich mühelos an. Den Fortschritt zu einer Phase können Sie in der Projektzeiterfassung bzw. im Projektstamm erfassen. Somit erkennen Sie früher eine mögliche Überschreitung der Planzeiten sowie eine sich abzeichnende Terminverschiebung. Die GANTT-Darstellung zeigt Ihnen wahlweise sowohl den errechneten als auch den erfassten Fortschritt. In der tabellarischen Darstellung fokussieren Sie je nach gewünschtem Detaillierungsgrad.

HR-Folder | Projektmanagement

Projekteinsatz-Planung: Personal- und Ressourcenkapazitäten richtig einsetzen Im rs2 Zeitsystem haben Sie Ihre Personal- und Ressourcenplanung fest im Griff. Sie verbuchen Ihre Mitarbeiter direkt auf Projekte. Visuelles Feedback zur Auslastung und verschiedene Planungstiefen erleichtern Ihnen die langfristige Übersicht. Filtern Sie die passenden Mitarbeiter nach verschiedenen Kriterien, wie z.B. Qualifikationen oder Teams. Frei gestaltbare Farbbalken zeigen die aktuelle Auslastung; Überschneidungen bei der Schicht- oder Urlaubsplanung werden sofort erkannt. Bei Bedarf organisieren Sie mit wenigen Klicks die Arbeitslast um. Mit rs2 unterscheiden Sie zwischen „gesicherten“ und „geplanten“ Projekten. Bewusste Überplanungen in der Zukunft über noch nicht gesicherte Projekte erlauben eine gesteuerte Planung auf Vorschauwerte.

Abb.: Projekt-Kapazitätsplanung

Projektkalkulation & Investitionsüberwachung: Kosten im Griff Die rs2 Finanzbuchhaltung, kombiniert mit der Investitionsüberwachungsrechnung, liefert Ihnen detaillierte Informationen über Ihre Projekte. Sie haben zu jedem Zeitpunkt den Überblick über alle geplanten, entstandenen und noch zu erwartenden Kosten. Nach den ersten Budgetschätzungen und der Vorkalkulation werden die tatsächlichen Eingangsrechnungen, Materialentnahmen und Zeiten direkt im Projekt – und parallel auch in Ihrer Kostenrechnung – ausgewiesen. Erkennen Sie frühzeitig einen drohenden Liquiditätsengpass. Dank der vollen Integration der Projektrechnung wird auch der Unternehmensfinanzplan automatisch aktualisiert. Die Liquiditätshochrechnung wird mit den Planrechnungen bzw. Planzahlungen abgebildet und betrachtet Ihre Liquidität auf Projekt- und Kontenebene. Die rs2 Projektrechnung ermöglicht Ihnen freie Projektstrukturen und Gliederungen. Sie entscheiden selbst in welcher Verdichtung und für welchen Zeitraum (jahresübergreifend) die Soll-Ist-Vergleiche dargestellt werden. Überprüfen Sie so anhand individueller Auswertungen laufend den aktuellen Projektstand hinsichtlich Frist- und Budgeteinhaltung.

HR-Folder | Projektmanagement

Kostenrechnung: Zeiterfassung – Rechnungslegung – Leistungsverrechnung In rs2 können eigene Cost Center, Kostenstellen, Kostenträger, usw. mit frei definierbaren Deckungsbeitrags-Auswertungen angelegt werden. Die Leistungsverrechnung erfolgt direkt aus der Projektzeiterfassung. Dort werden die Ist-Zeiten pro Mitarbeiter täglich erfasst, mit Stundensätzen bewertet und gemeinsam mit den dazu erfassten Spesen automatisch in Aufträge übergeleitet und an den Kunden verrechnet. Bei Bedarf hinterlegen Sie Überstunden-Schwellenwerte und Fahrtkostenpauschalen. Wird eine Eingangsrechnung in der Finanzbuchhaltung erfasst, erfolgt die Zuordnung direkt auf Projekt und/oder Phase, um Auswertungen über alle Teilbereiche zu ermöglichen. Wurde diese Rechnung im Zuge der Investitionsrechnung geplant, so sieht man in der Kostenrechnung auch den Vergleich zum Budget und die Abweichungen in diesem Projekt. Sobald diese Rechnung bezahlt wird, zeigt sich in der Projektliquidität die Veränderung durch realisierte Skonti oder zeitliche Verschiebungen. Über die Verrechnungsstufen einzelner Kostenstellen können sämtliche Verwaltungs- und Vertriebskosten über verschiedene Verteilungsschlüssel umgelegt werden. So können Sie eine umfassende Kostenwahrheit darstellen.

Automatische Leistungsverrechnung aus der Projektzeiterfassung (Webzeiterfassung) In vielen Betrieben besteht die Notwendigkeit auf Basis von geleisteten Stunden eine Leistungsaufzeichnung der Mitarbeiter für die erbrachten Dienstleistungen je Kunde und Tätigkeitsbereich aufzubauen. Die so ermittelten Leistungen dienen als Basis für die Verrechnung zum Kunden oder werden für die innerbetriebliche Leistungsverrechnung herangezogen. Um die Vor-Ort-Erfassung zu unterstützen, kann dafür eine rs2 Webzeiterfassung oder die Projektzeiterfassung verwendet werden. In den hinterlegten Verrechungsstammdaten werden die Preise für die verschiedenen Leistungsarten hinterlegt. Nach erfolgter Überprüfung und Genehmigung der Zeitdaten der Mitarbeiter können die notwendigen Verrechnungsaufträge automatisch erstellt werden. Damit kann die Fakturierung zeitraumbezogen (monatlich/quartalsweise) durchgeführt werden. Der elektronische Rechnungsversand per E-Mail spart Kosten und ermöglicht eine rasche Übermittlung.

Webzeiterfassung Unmittelbare Projektzeiterfassung vor Ort Auch Projektzeiten erfassen Ihre Mitarbeiter bei Bedarf ganz einfach mobil von unterwegs mit der rs2 Webzeiterfassung. Egal, ob Sie neue Zeiten eintragen oder bereits gebuchte Zeiten lesen, ändern oder löschen möchten. Die SPA-Technologie sorgt für besonders schnelle Serverkommunikation ohne Zeitverzögerungen. Dank responsivem Design passt sich die Ansicht den mobilen Endgeräten an. Alle Termine können automatisch in den Outlook-Kalender übernommen werden.

HR-Folder | Webzeiterfassung

Reisekostenabrechnung

Reisekostenmanagement leicht gemacht Die Spesen- und die Reisekostenabrechnung wird im rs2 Zeitsystem durchgeführt. Zu den Reisekosten zählen Taggeld, Nächtigungsgeld, km-Geld und sonstige Spesen wie Hotelkosten, Bahntickets etc. Urlaube, Krankenstände, Dienstwege oder Kundenbesuche der Mitarbeiter können ebenfalls erfasst werden. Eine Anknüpfung an die Personalverrechnung (Auszahlung der Spesen) und die Buchhaltung (Kontierung, Auszahlung) sind im Standard integriert. Reisekosten werden im rs2 Zeitsystem zu einer auf ein Projekt erfassten Zeit, in einem eigenen Fenster, eingegeben. Taggelder werden automatisch anhand der Reisezeit berechnet, abhängig vom Reiseland. Die Tagessätze pro Land bestimmen den Vergütungssatz, den der einzelne Mitarbeiter für den Aufenthalt bekommt. Das Kilometergeld wird an Hand der gefahrenen Kilometer und Anzahl der Mitreisenden vom System berechnet. Bahn-Tickets, Parkgebühren, Hotelkosten etc. werden in einer Tabelle mit vorgegebenen Belegarten erfasst. Hinterlegte Konten ermöglichen das automatische Verbuchen der Spesenabrechnung in der Buchhaltung. Bevor die Reisespesen verbucht werden, können diese in der Buchhaltung kontrolliert und gegebenenfalls fehlende Kontierungen nachgetragen werden. HR-Folder | Reisekostenabrechnung

rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick

› Abbildung der gesamten Reise in der

rs2 Reisekostenabrechnung möglich Automatische Überleitung der › Reisespesen in die Lohnverrechnung Automatische Fakturierung der Reise› kosten an den Kunden, sofern dieser Reisekostenentschädigungen zu leisten hat Workflow wird automatisch ausgelöst und › Reiseantrag genehmigt/nicht genehmigt Anbindung von mobilen Datengeräten ›

Die Abrechnung der Kosten Bei der Reisekostenabrechnung wird zwischen der internen Leistungsabrechnung und der Abrechung an den Kunden unterschieden. Die interne Leistungsabrechnung erfolgt über die in der Projektzeiterfassung integrierte „Spesenabrechnung“. Die Fakturierung an den Kunden richtet sich nach den vertraglich vereinbarten Bestimmungen. So kann z.B. vereinbart werden, dass der Kunde die Fahrtzeiten und Fahrtkosten Ihres Mitarbeiters übernimmt oder es wird eine Fahrtkostenpauschale vereinbart. Dabei kann es sich zum Beispiel um eine nach Entfernungskilometern gestaffelte Pauschale handeln, in der Fahrzeugkosten und Fahrtzeiten einkalkuliert sind. Auch eine Aufteilung der Fahrtkosten auf verschiedene Kunden ist möglich. Dies kann dann sinnvoll sein, wenn ein Mitarbeiter an einem Tag mehrere Kundenbesuche hat.

Optional:

Reiseantrag

Workflow

Dienstreise

Freigabe

DMS

Spesenbelege

Reisekostenvereinbarungen mit Kunden

Von - bis: Reisetage Aktive Reisezeit Passive Reisezeit

Ausgangs- und Zielpunkt der Reise: Gefahrene Kilometer

Reisespesen: Verpflegung

(z.B. pauschalierter Betrag wird verrechnet)

Übernachtung Reisenebenkosten (z.B.: Mautgebühren, Parkgebühren, Gepäckkosten etc.)

Lohn

Dienstreisender (Mitarbeiter)

Faktura* (*Fakturierung an Kunden nur dann, wenn Kunde vertraglich Reisekostenentschädigungen zu leisten hat)

Kunde

Webzeiterfassung Online Reisekostenabrechnung Reisekosten und Reisezeiten können mit der rs2 Webzeiterfassung bequem online erfasst werden. Die Abwicklung der Dienstreise erfolgt über die Spesenabrechnung in der Web-Projektzeiterfassung. Die Online-Erfassung garantiert eine effiziente Erfassung von Reisekosten. Reisezeiten und Arbeitszeiten können schon während der Dienstreise eingetragen werden, wenn eine Internetverbindung zur Verfügung steht. Es kann somit nicht zu unterschiedlichen Datenbeständen in der Zeiterfassung und der Reisekostenabrechnung kommen. HR-Folder | Webzeiterfassung

Reporting

Tagesaktuelle Auswertungen mit nur einem Klick Fast alle rs2 Module liefern notwendige Basisdaten für die Reporterstellung. Hierbei können Sie auf vorkonfigurierte Standards zugreifen, aber können auch jederzeit Abfragen via SQL-Query selbst definieren. Die Aufbereitung der Reports erfolgt durch List & Label. Ergebnisse können in verschiedensten Formaten (XLS, PDF, …) tagesaktuell mit nur einem Klick im DMS ausgewertet und weiterverarbeitet werden. Ergänzt wird dies durch die Möglichkeit einer Serienbrieferstellung.

rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick › Aufbereitung der Reports durch

List & Label Ergebnisse in verschiedensten Formaten › im DMS auswertbar (XLS, PDF, ...) Einzelne Reports können verschiedenen › Berechtigungsgruppen zur Verfügung gestellt werden

Einzelne Reports können verschiedenen Berechtigungsgruppen zur Verfügung gestellt werden - dadurch haben Führungskräfte immer jene Daten zur Hand, die sie für die Steuerung und Planung benötigen.

HR-Folder | Reporting

Personalentwicklung & Seminarverwaltung

Übersichtliche Verwaltung und Handhabung Ihrer Seminare Mit der rs2 Personalentwicklung & Seminarverwaltung verwalten Sie Ihre bequem und übersichtlich Ihre Zielvereinbarungen (inklusive Self-Assessment) sowie die Personalentwicklung (Definition von Maßnahmen). Letztere beinhaltet unter anderem die Vereinbarung und Buchung von Seminaren (intern wie extern), die Überleitung des Seminarselbstbehaltes in die Lohnverrechnung, die Rückerstattung bzw. Rückzahlungsvereinbarungen.

rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick › Verwaltung der Zielvereinbarungen › Verwaltung für die Personalentwicklung › Vereinbarung und Buchung von Seminaren › Die Rückerstattung bzw. Rückzahlungsvereinbarungen

› Übersichtliche Handhabung von

Seminaranmeldungen, Wartelisten und Seminarstatus

Auch eine Verwaltung von Seminaren mittels Anmeldungen, Wartelisten und Seminarstatus führt zur einfachen und übersichtlichen Handhabung.

HR-Folder | Personalentwicklung & Seminarverwaltung

Ready to Learn more? Sie möchten mehr über unsere Produkte erfahren und/oder einen Beratungstermin vereinbaren? So erreichen Sie uns am besten:

+43 (0) 662/63 03 09-0 austria@aptean.com

www.aptean.at

Weitere Informationen finden Sie unter www.aptean.com