Branchenfolder
rs2 ERP-Software
Non-ProfitOrganisationen
Betriebswirtschaftliche Software für Non-Profit-Organisationen
rs2 - Ein leistungsfähiges Komplettsystem
Non-Profit-Organisationen, Gesundheits- und Forschungseinrichtungen oder die öffentliche Verwaltung stehen im Licht der Öffentlichkeit. Sponsoren und Investoren erwarten schlanke Strukturen und Kostenwahrheit. Dafür brauchen sie verlässliche Daten, gute Projektplanung und ein transparentes Rechnungswesen. Nachvollziehbarkeit in der Abwicklung und Abrechnung ist gerade bei Non-Profit-Organisationen unabdingbar.
rs2 für Non-Profit-Organisationen ist ein leistungsfähiges Komplettsystem, das alle wichtigen Bereiche wie Finanzbuchhaltung, Projektcontrolling, Personalwesen und Beschaffung in einem einzigen System vereint. Die Digitalisierung vieler Prozesse in diesen Modulen führt zu Effizienzsteigerung und Transparenz.
In der rs2 Finanzbuchhaltung profitieren Sie von umfangreichen rs2 Funktionen wie z.B. der KI unterstützten Erfassung von Eingangsrechnungen, der beleglosen Buchführung, dem automatischen Zahlungsausgleich bei Kundenüberweisungen uvm. Mithilfe des rs2 Controllingmoduls haben Sie Ihre Kosten im Griff. Durch Echtzeit-Daten und transparente Auswertungen aus der Kostenrechnung haben Sie jederzeit ein genaues Bild der wirtschaftlichen Situation Ihres Unternehmens.
„NPOs sind dem zunehmenden Druck ausgesetzt, effizienter, effektiver und transparenter zu werden. Wir unterstützen Ihre Prozesse & Organisation durch eine moderne und integrierte IT-Lösung.“
Markus Neumayr (Managing Director/AVP)
Die wichtigsten rs2 Funktionen im Überblick
Workflow
Angebots- & Auftragswesen Alle rs2
Finanzbuchhaltung
Kernprozesse
Mehr Details und Infos unter www.aptean.at
Projektrechnung
Wartungsverträge
Kostenrechnung & Budgetierung rs2 Warenwirtschaft
Anlagenbuchhaltung
Rechnungswesen
HRLösung rs2
Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Produktkonfigurator
rs2 Highlights für Non-Profit-Unternehmen
› Umfassendes Kostenrechnungs- und Controllingsystem
Vergleichen Sie mit der rs2 Kostenrechnung Ihre Ist-Kosten mit den Plan- bzw. Soll-Kosten. Stimmen die beiden nicht überein, können Sie mithilfe von rs2 weitere Maßnahmen zur Kostenreduktion setzen. Ein weiteres Highlight von rs2 ist die vollintegrierte Investitionsüberwachungsrechnung.
› Auswertungen für Berichtspflicht gegenüber Fördergebern
Machen Sie mit rs2 Ihre Zahlungsströme transparent, indem Sie mit einem Mausklick den Überblick über alle Kostenstellen erhalten und so Ihren Berichtspflichten gegenüber Förder- und/ oder AuftraggeberInnen jederzeit nachkommen. Einfache und schnelle Auswertungen können nach Projekten, nach Kostenstellen oder z.B. nach Bereichen gemacht werden.
B2B & B2C Webshop
Lager & Chaotisches
Lager
Beschaffung
EDI/ Datenmanagement
Grafischer Leitstand
Qualitätsmanagement rs2 PPS
Auftrags- & Serienfertigung
› Künstliche Intelligenz (KI) für die Rechnungserfassung
Durch den Einsatz von KI wird die Verarbeitungsgeschwindigkeit von Eingangsrechnungen enorm gesteigert. Für den Anwender fällt das manuelle und fehleranfällige Erfassen von Eingangsrechnungen weg.
› IKS-Tauglichkeit durch rs2 WorkflowManagement
Der rs2 Workflow in Verbindung mit dem revisionssicheren rs2 DMS erfüllt die Anforderungen an ein gesetzeskonformes Internes Kontrollsystem (IKS). Das erhöht die Effektivität der Tätigkeiten Ihres Unternehmens. Durch den Workflow können Regelwerke eingehalten und überwacht werden. Dank dem Vier-Augen-Prinzip bleibt kein Vorgang ohne Kontrolle.
rs2 Key-Features für Non-Profit-Unternehmen
Stammdatenverwaltung
› Zentrale Verwaltung Ihrer Stammdaten
› Hohe Datenqualität (Daten werden nur einmal angelegt, Datenduplikate werden so eliminiert)
Finanzbuchhaltung
› Zuordnung von Belegen auf bis zu sechs Bereiche (Kostenstellen, -träger, Sparten, Projekte etc.)
› Mehrmandantenfähigkeit
› Verbuchung von Spenden und Fördermitteln
› GSBG darstellbar in rs2
› Übernahme von Daten aus anderen Bereichen (Fakturierung, Einkauf, Lohnverrechnung, etc.)
› Digitaler Rechnungslauf
› Schnittstelle für UVA und ZM
› Kassabuchführung
› OP-Verwaltung inkl. Mahnwesen
› Teil-/Schlussrechnung-Unterstützung
› Umfassende Auswertungsmöglichkeiten
› rs2 bietet die notwendigen Schnittstellen für Ihr Reporting an Behörden
Anlagenbuchhaltung
› Verschiedene Abschreibungsmethoden
› Inventarisierung Ihrer Anlagen
› Anlagenverzeichnis: Umfassende Subventionsverwaltung
› Anlagenverzeichnis: Automatische Indexierung
› uvm.
Electronic Banking Plus
› Automatisierte Verarbeitung von Kontoauszügen (Retourdatenträger)
› Intelligente Zuordnung von elektronischen Kontoauszügen
› Direkter Forderungsabgleich mit Ihrer Buchhaltung
› Unterstützt moderne Formate wie CAMT-Datenträger
Kostenrechnung
› Kostentransparenz für Fördergeber
› Unterstützung der dezentralen Budgetplanung
› Automatische Berechnung und Erfassung der Projektkosten durch Koppelung mit Stundensätzen
› Vergleich Ist-Kosten mit Plan-Kosten
› Kostenträgerrechnung
› Frei definierbare DB-Rechnung
› Kalk. Buchungsmöglichkeit
Integrierte
Projektzeiterfassung im rs2 Rechnungswesen
› Abbildung von Projekten und Leistungen im flexiblen rs2 Rechnungswesenmodul
› Transparente Aufzeichnung der Projektarbeitszeiten als Grundlage für die Förderbeitragsabrechnung
› Finanzieller Überblick über die gesamten Projekte
› Projektzeitrechnung ist mit allen anderen Daten aus rs2 verknüpft
› Detaillierte Informationen über Ihre Projekte mithilfe der Investitionsüberwachungsrechnung
› Übersichtliche Planung von Projektschritten, Terminen und Ressourcen
Workflowsystem
› Abbildung von Regelwerken und Standards im rs2 Workflow
› rs2 Workflow in Verbindung mit dem revisionssicheren rs2 DMS erfüllt Anforderungen an ein IKS
› Workflow-Management-System realisiert effizient umfangreiche Freigabeprozesse
› Optimierung der Arbeitsprozesse
› Mit dem rs2 Workflowmonitor alle Workflow- und Aktivitätsstatusinformationen im Überblick
› Workflows können an den verschiedensten Stellen eingesetzt werden wie z.B. bei der Änderung von Bankverbindungen, bei der Zahlungsfreigabe oder bei einer Bedarfsanforderung
Dokumentenmanagementsystem
› Rasches Auffinden von Dokumenten (Spenden- oder Vorstandsakten, Geschäftsbelege, Bewerbungen, E-Mails uvm.) über den gesamten ERP-Prozess hinweg
› Automatisierte Beschlagwortung Ihrer Dokumente
› Zugriffsschutz für sensible Daten und Dokumente durch umfassende Berechtigungsstruktur
› Abbildung der Organisationsstruktur (z.B. Sachbearbeiter/Abteilungsleiter/Bereichsleiter/ Geschäftsführer)
› Prüfsummenbildung für Revisionssicherheit
Automatisiertes Erfassen von Eingangsrechnungsbelegen
› Automatisiertes Erfassen von Eingangsrechnungsbelegen als strukturiertes (z.B. XML) oder unstrukturiertes Format (z.B. PDF, Bild, Scan)
› Automatische Übernahme von ER-Rechnungsdaten ins ER-Buch
› Automatische Ermittlung und Verarbeitung der Rechnungsdaten mittels KI
› Automatische Weiterleitung der ERs per Workflow an die Freigabeinstanz
Intercompany-Verrechnung
› Interne Verrechnung von Leistungen oder Gütern bei rechtlich getrennten Einheiten innerhalb einer NPO
› Reduktion des manuellen Aufwands durch hohen Automatisierungsgrad
› Mithilfe der Intercompany-Verrechnung stellen Sie sicher, dass Kosten korrekt zugeordnet werden
Enterprise Search
› Leistungsfähige, individualisierbare Contentsuche bzw. Contentaufbereitung
› Schnellerer, verbesserter Informationszugriff
› Google-ähnliche Suchfunktion
› Schnellster Zugriff auf die Daten
› Suche über alle in die ERP-Suite integrierten Daten hinweg
Web-Bedarfsanforderung
› Erfassung des internen Bedarfs digital übers rs2 Web
› Integrierter Genehmigungsworkflow
› Zugriff auf Betriebsmittel abhängig von Benutzergruppe konfigurierbar
Liegenschaftsverwaltung
› Objekt- und Kundenstammdaten-Verwaltung
› Zähler und Zählerstandsdatenverwaltung
› Bewirtschaftungskostenabrechnung
› Akonto-Vorschreibungen und Rechnungen
› Wertsicherungsberechnung
› Dokumentenverwaltung
› Terminverwaltung
› Heizkosten Import von verschiedenen Ablesefirmen oder Excel Listen
› Archivierung von Plänen und Fotos im DMS
› Grundrisspläne, Inventarlisten und Liegenschaftsbeschreibungen sind sekundenschnell auf dem Bildschirm
Modernste Finanzbuchhaltung für fundierte Entscheidungen
Eine leistungsstarke, moderne Finanzbuchhaltung ist die Voraussetzung für den Erfolg jedes Non-Profit-Unternehmens. rs2 steht für hohe Flexibilität, modularen, plattformunabhängigen Aufbau, eine hohe Praktikabilität sowie rasche Einführungszeiten bei der Umsetzung von Kundenprojekten. Die Bereichskontierung von rs2 ermöglicht die Zuordnung von Belegen auf bis zu sechs Bereiche (z.B.: Kostenstellen, Kostenträger, Fördergeber, Sparten, Projekten, Aufträgen, etc.). Dadurch werden bedarfsgerechte betriebliche Auswertungen zur Unternehmenssteuerung ermöglicht.
Die Daten müssen nur einmalig erfasst werden, die Weitergabe an die anderen Systeme erfolgt automatisch – Eingabe- oder Übertragungsfehler werden so vermieden. Eine umfassende und klare Projektkontrolle bis zur Zahlungsstromebene ist ebenfalls gewährleistet.
Die rs2 Software bietet alle gesetzlichen Nachweise und Schnittstellen wie z.B. UVA, ZM, UID-Prüfung durch FinanzOnline, Retourdatenträgerverwaltung etc., sowie die normierte Ausgabe der Daten für die digitale Betriebsprüfung.
rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick
› Zuordnung von Belegen auf bis zu sechs Bereiche (Kostenstellen, -träger, Sparten, Projekte etc.)
› Mehrmandantenfähigkeit
› Übernahme von Daten aus anderen Bereichen (Fakturierung, Einkauf, Lohnverrechnung, etc.)
› S chnittstelle für UVA und ZM
› Kassabuchführung
› Teil-/Schlussrechnung-Unterstützung
› Umfassende Auswertungsmöglichkeiten
› rs2 ermöglicht Anbindung an fremde Lohnverrechnungssysteme
› rs2 bietet die notwendigen Schnittstellen für Ihr Reporting an Behörden
› Subventionsverwaltung
Anwenderfreundliche Finanzbuchhaltung
Die klare Struktur des Systems erleichtert das tägliche Arbeiten bzw. Bilanzieren. Die Finanzbuchhaltung ermöglicht den freien Informationsfluss mit anderen rs2 Modulen wie Lohnverrechnung, Dokumentenmanagementsystem, Kostenrechnung, Finanzplanung oder die Projektzeitrechnung und fügt sich somit nahtlos in die ganzheitliche rs2 Unternehmenssoftware ein. Dadurch kann die Anwendung optimal auf ihre speziellen Anforderungen angepasst werden. Der Automatisierungsgrad kann durch den Einsatz der rs2-FIBU-Schnittstellen erheblich gesteigert werden und erlaubt dem Anwender ein bequemes Arbeiten.
Anlagenverzeichnis - Subventionsverwaltung
Diese spielt bei Non-Profit-Unternehmen eine besonders wichtige Rolle, da diese Organisationen häufig öffentliche Förderungen oder Zuschüsse erhalten. In rs2 können solche Subventionen direkt bei den jeweiligen Anlagen hinterlegt werden. Dadurch wird die Förderung über die Nutzungsdauer der Anlage automatisch mit der Abschreibung verrechnet. Wichtig ist hier, dass Wirtschaftsprüfer bei Non-Profit-Unternehmen die Subventionsauswertung sehr genau prüfen, um sicherzustellen, dass Fördermittel korrekt zugeordnet und dargestellt sind. Eine saubere Abbildung in rs2 schafft also Transparenz und Sicherheit.
Anlagenverzeichnis - Automatische Indexierung
Neben den Subventionen ist auch die automatische Indexierung für Non-Profit-Unternehmen ein zentrales Thema. Der Hintergrund: Viele NPO´s arbeiten mit einer kalkulatorischen Abschreibung (AfA), bei der sich die AfA-Basis jedes Jahr um 1 % erhöht. Dies lässt sich in rs2 über die automatische Indexierung abbilden, sodass die AfA-Basis automatisch jährlich angepasst wird. Damit werden nicht nur realistische Werte für die Versicherungssummen berücksichtigt, sondern auch eine verlässliche Grundlage für die kalkulatorische AfA geschaffen.
Electronic Banking Plus
Ihr Unternehmen wickelt regelmäßig eine Vielzahl an Kunden- und Lieferantenzahlungen ab? Die manuelle Erfassung durch Ihre Buchhaltung ist zeitintensiv und fehleranfällig.
Electronic Banking Plus schafft Abhilfe: dieses intelligente rs2 Modul übernimmt die automatische Verarbeitung der Zahlungsdaten direkt aus dem Bankdatenträger, ganz ohne händische Eingabe. Dieser Bankdatenträger beinhaltet den elektronischen Kontoauszug (z.B. im CAMT-Format) und wird von Ihrem Bankinstitut zur Verfügung gestellt.
E-Banking-Plus ordnet die Zahlungen aus dem Kontoauszug automatisch den entsprechenden offenen Posten zu. Mit der Zeit erkennt das Electronic Banking Plus Modul durch die vom Benutzer definierten Suchkriterien und Einstellungen charakteristische Merkmale einzelner Geschäftspartner. Basierend auf den aus dem elektronischen Kontoauszug übernommenen Zahlungsdaten werden offene Posten in der Buchhaltung gefunden und automatisch ausgeglichen.
Optimieren Sie Ihre Zahlungsprozesse mit E-Banking Plus:
› Weniger Verwaltungsaufwand
› Minimiertes Fehlerpotenzial
› Mehr Zeit für das Wesentliche
GSBG darstellbar in rs2
Normalerweise können Unternehmen die Vorsteuer von der Umsatzsteuer abziehen. Viele Einrichtungen im Gesundheits-, Pflege- oder Sozialbereich sind jedoch unecht umsatzsteuerbefreit und können die gezahlte Vorsteuer daher nicht abziehen. Zur Entlastung gibt es das GSBG (Gesundheits- und Sozialbereich-Beihilfengesetz): Der Staat ersetzt auf Antrag einen Teil der nicht abzugsfähigen Vorsteuer. In rs2 kann das GSBG abgebildet werden, indem diese Vorsteuer gesondert ausgewiesen wird - beispielsweise über ein eigenes Sachkonto mit einem eigenen Steuercode im Standard.
Ausgabe der gesetzlich erforderlichen Wirtschaftsprüferdatei
Gerade NPOs werden regelmäßig von Wirtschaftsprüfern oder durch interne Audits überprüft. In rs2 kann dabei standardmäßig die gesetzlich erforderliche Prüferdatei ausgegeben werden. Diese Datei ist für NPOs besonders wichtig, da sie eine transparente und nachvollziehbare Darstellung aller relevanten Geschäftsvorfälle ermöglicht und damit die Anforderungen der Prüfer zuverlässig erfüllt. Die Erstellung erfolgt in rs2 mit wenigen Schritten und ist somit unkompliziert umsetzbar - ein klarer Vorteil, um Prüfungen effizient und rechtssicher zu bestehen.
Kostentransparenz mithilfe von Auswertungen aus der rs2 Kostenrechnung
Die rs2 Kostenrechnung
Non-Profit-Organisationen sind einem erhöhten Kosten- und Legitimationsdruck durch die Fördergeber ausgesetzt. Um das Wirtschaftlichkeitsdenken in einer Non-Profit-Organisation zu fördern und die wirtschaftlichen Vorgänge quantitativ abzubilden, ist eine effektive Kostenrechnung das Um und Auf. Sie dient der Information, Planung und Kontrolle von Kosten bzw. Erlösen. Mithilfe der dezentralen Budgetplanung werden einzelne Unternehmensbereiche unabhängig voneinander, aber innerhalb des Gesamtplanes, budgetiert.
In rs2 können unterschiedliche Optionen und Tools für die Kostenrechnung eingesetzt werden. Dazu gehören etwa die Planung von mehreren Jahren in die Zukunft oder die Stundenverrechnungen mit einem übersichtlichen Eintrag in einer Monats- und Mehrjahrestabelle. Gekoppelt mit den Stundensätzen werden so die Projektkosten automatisch berechnet und erfasst. Vergleichen Sie Ihre Ist-Kosten mit den Plan- bzw. Soll-Kosten. Stimmen die beiden nicht überein, können Sie mit rs2 weitere Maßnahmen zur Kostenreduktion setzen.
rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick
› Kostentransparenz für Fördergeber
› Unterstützung der dezentralen Budgetplanung
› Automatische Berechnung und Erfassung der Projektkosten durch Koppelung mit Stundensätzen
› Vergleich Ist-Kosten mit Plan-Kosten
› Kostenträgerrechnung
› Frei definierbare DB-Rechnung
› Kalk. Buchungsmöglichkeit
Durch die Zuordnung von Gruppen und übergeordneten Gruppen werden mehrstufige Kostenstellen- und Projektstrukturen hierarchisch definiert. Die KORE-Auswertung stellt sie in Baumstrukturen über Kostenstellen bzw. Projekte dar und berechnet auf allen Ebenen die Summen automatisch.
Transparente Auswertungen aus der rs2 Kostenrechnung
Mit den Auswertungen aus der rs2 Kostenrechnung sind sämtliche Planungen für die Zukunft leichter berechenbar. Die angefallenen Kosten können nicht nur einer Analyse unterzogen werden, sondern die einzelnen Kostenstellen sind auch für eine umfassende Kontrolle per Knopfdruck verfügbar. Dies bietet eine optimale Entscheidungsgrundlage z.B. für weitere Investitionen und ein genaues Bild der wirtschaftlichen Situation, da auch Informationen über das Anlagevermögen abrufbar sind.
Zudem bietet rs2 die Möglichkeit der Gegenüberstellung der aktuellen Werte mit Vorjahres- und unterschiedlichen Planwerten. Außerdem punktet es mit einem Drill-Down aus einem Summenwert bis in die Buchung und bis in den Beleg. Die Auswertungen können individuell eingerichtet werden (beispielsweise, wenn Sie andere Wertspalten in der Auswertung benötigen oder die Bezeichnung einer Spalte ändern wollen).
Mit rs2 haben Sie Ihre Kosten im Blick - mit Auswertungen, die Klarheit schaffen.
Kostenstellen-/Kostenträger- und Deckungsbeitragsrechnung
Kostenstellen sind betriebliche Teilbereiche (z.B. das Personalwesen oder die Verwaltung), die selbständig abgerechnet werden. Die Kostenstellenrechnung dient der detaillierten Planung und Überwachung der Gemeinkosten mit dem Ziel, die Kosten zu minimieren. Zu diesem Zweck vergleicht man die Ist-Kosten mit den Plan- bzw. Soll-Kosten, um Unwirtschaftlichkeit aufzudecken. Aufgabe der Kostenträgerrechnung ist es, Erlöse, Kosten und Erfolge je Kostenträger (also pro Produkt, Kunde, Auftrag oder z.B. Projekt) zu planen und zu überwachen. Der Aufbau der Deckungsbeitragsrechnung kann in rs2 durch den integrierten Auswertungsgenerator sehr flexibel gestaltet werden. Sie können die Deckungsbeitragsrechnung sowohl mit Ist-Werten als auch mit PlanWerten durchführen.
Controlling als Schlüssel zum Erfolg
Detailliert planen und überwachen heißt, dass nicht nur die Erträge und Kosten der gesamten Unternehmung budgetiert werden, sondern dass auch angegeben wird, wo (d.h. in welchen Kostenstellen) die Kosten entstehen, wofür (d.h. für welche Kostenträger) sie eingesetzt werden und ob ihr Einsatz optimal ist. Zudem wird die Liquidität differenziert nach Zahlungsarten geplant und überwacht.
Planung & Budgetierung von Projekten und innerbetrieblichen
Kostenstellen
Automatisieren Sie Ihre Planungs- und Budgetierungsprozesse mit rs2
Die Unternehmensplanung und Budgetierung erfüllen wichtige Planungs-, Kontroll- und Prognosefunktionen im Unternehmen. Mit rs2 automatisieren Sie Ihre Planungsprozesse und können so Ihre Maßnahmen zur Erreichung der Unternehmensziele in der jeweiligen Geschäftsperiode erfolgreich managen. rs2 ist ein integriertes System, bei dem alle PlanDaten und Ist-Daten in einer zentralen Datenhaltung erfasst sind. Somit stehen alle Werte in verschiedenen Auswertungen zur Verfügung.
Dezentrale Planung:
wortung
Mehr Eigenverant-
für mehr Wirkung
Immer mehr Non-Profit-Organisationen setzen auf dezentrale Planung, um ihre Projekte effizienter und zielgerichteter umzusetzen. Statt zentraler Steuerung durch die Hauptverwaltung übernehmen regionale Teams, Fachbereiche und Projektverantwortliche die Planung ihrer Budgets und Ressourcen selbst – mit direktem Bezug zu den lokalen Bedürfnissen und Herausforderungen.
rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick
› Planung und Überwachung von Projekterfolg und Liquidität
› Frei wählbare Zeitspannen
› Abgestimmte Detailierungsgrade
› Dezentrale Budgetierung (dadurch realistischere Budgets, weil z.B. regionale Non-Profit-Teams das Budget erstellen)
› rs2 bildet Budgetverminderung durch Obligobildung ab
› Genauer Überblick über die zu erwartenden Ein- und Auszahlungen
› Liquidität des Projektes wird dargestellt, um frühzeitig Liquiditätsengpässe zu erkennen
› Verschiedene Auswertungsmöglichkeiten (Jahres-Zahlungsrechnung, etc.)
Bei der dezentralen Planung erstellen die einzelnen Fachbereiche zunächst ihre eigenen Projektpläne. Anschließend werden diese Pläne in einem Gesamtplan zusammengeführt, der beispielsweise von der Finanzleitung ausgewertet und analysiert werden kann. Auf diese Weise bleibt die Planung in den Fachbereichen flexibel und detailliert, während gleichzeitig eine zentrale Übersicht für Steuerung und Kontrolle entsteht.
Projektbezogene Budgetierung
Die Budgetierung definiert bestimmte Sollvorgaben, welche im Unternehmen innerhalb einer Planungsperiode erreicht werden sollen.
Bei der Budgetierung von Non-Profit-Organisationen, Gesundheitseinrichtungen und der öffentlichen Verwaltung sind Besonderheiten zu beachten: begrenzte bzw. zweckgebundene Mittel aus Spenden und Subventionen, Visionen mit langfristigen Zielen, ehrenamtliche MitarbeiterInnen mit hoher Selbstmotivation, geringe hierarchische Strukturen und projektbezogenes Arbeiten erfordern spezielle Planungsmethoden. Oft ist es so, dass das jeweilige Projekt (z.B. eine Kampagne, ein Bildungsprogramm, eine Hilfsaktion) ein eigenes Budget erhält. Einnahmen (z.B. Spenden, Fördermittel) und Ausgaben (z.B. Personal, Material, Reisekosten) werden dem Projekt direkt zugeordnet.
rs2 ist auf die besonderen Bedürfnisse in dieser Branche ausgerichtet: Sie können mit unserer Software direkt auf Projektebene planen und budgetieren.
Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten:
› Sie können in der dezentralen Planung projektorientiert budgetieren. Die Planungselemente können beispielsweise Kostenstellen und –gruppen und/oder Projekte und Projektgruppen sein (also z.B. „Bildungsprojekt Afrika“ oder „Wohnungsprojekt Obdachlose Wien“).
› Die rs2 Software ist in der Lage durch Obligobildung die Budgetverminderung bei Projekten automatisch abzubilden, d.h. das noch verfügbare Budget auf einer bestimmten Kostenstelle wird dargestellt.
› Der Bedarfsverursacher bekommt die Möglichkeit, mit rs2 sein Kostenstellenbudget abzufragen. Je nachdem, ob eine Deckung vorhanden ist oder nicht, wird über einen Workflow die Genehmigung für das Budget bzw. für das Projekt eingeholt.
› Wenn Ihr Unternehmen hauptsächlich projektbezogen arbeitet, können Sie auch im Investitionsüberwachungsrechnungsmodul auf Projektebene planen und budgetieren.
rs2 Liquiditätsrechnung
Für den unternehmerischen Fortbestand einer gemeinnützigen Organisation ist es von entscheidender Bedeutung, dass das finanzielle Gleichgewicht im Unternehmen gesichert ist. Mit der integrierten Liquiditätsrechnung von rs2 können alle Vorgänge innerhalb eines Zeitraumes erfasst werden, die einen direkten Einfluss auf den Bestand der flüssigen Mittel haben und zwar unabhängig davon, auf welche Periode sich die Zahlungen beziehen. Mit rs2 erhalten Sie einen genauen Überblick über die zu erwartenden Ein- und Auszahlungen. Dadurch kann Ihre Non-Profit-Organisation rechtzeitig reagieren und z.B. Geldmittel umschichten, um die kurzfristige Liquidität zu verbessern.
Nutzen Sie auch die verschiedenen Auswertungsmöglichkeiten – in der Zahlungsrechnung werden alle Ein- und Auszahlungen der ausgewählten Zeiträume dargestellt. Teilperiode ist das Monat. In der kurzfristigen Zahlungsrechnung werden nur jene Ein- und Auszahlungen berücksichtigt, die aus Beständen resultieren, wie z.B. Einzahlungen aus Forderungen, Auszahlungen aus Verbindlichkeiten oder auch bereits bekannte Kredittilgungen. Die Deckungsbilanz zeigt, ob sich die eingegangenen Vermögensbindungen mit dem zur Verfügung stehenden Kapital in Höhe und Fristigkeit „langfristig“ im Deckungsgleichgewicht befinden.
rs2 Investitionsüberwachungsrechnung
Mit der rs2 IÜ-Rechnung können Sie die Kosten, Zahlungen und Termine von Investitionen planen und überwachen. Jede Investition wird in rs2 als Projekt definiert. Die Unterteilung des Projekts erfolgt in Phasen (Teilprojekte), Positionen und Subpositionen im Sinne einer Baumstruktur. Bestellungen und Buchungen erfolgen direkt auf das IÜ-Rechnungsprojekt, wobei auf bis zu drei Kostenobjekte, also Bereiche, gebucht werden kann – z.B. Projekt/Kostenstelle/Standort.
Mithilfe dieser Bereichskontierung können Sie die Kosten klar zuordnen und im weiteren Schritt auf diesem Knotenpunkt auswerten. Der Vorteil: Sie erhalten detailliertere Auswertungen. Die Planwerte (Budgets) für Kosten und Erlöse werden entweder Top-Down (mit Summenkontrolle) oder Bottom-Up (mit automatischer Summierung in die nächste Ebene) in den Projektebenen erfasst.
rs2 Projektzeiterfassung - Hochflexible Lösung für die Abrechnung von Förderprojekten
Integration der rs2 Projektzeiterfassung in das Rechnungswesen
Bei Förderprojekten gelten strenge Vorschriften für die genaue Abrechnung der Förderbeiträge. Dies vor allem dann, wenn bei komplexen Beteiligungsstrukturen durch z.B. EU und Land mehrere Fördergeber involviert sind und ein Eigenfinanzierungsanteil abgegrenzt werden muss. Die eigene Arbeitsleistung muss von Materialkosten und zugekauften Fremdleistungen streng getrennt ausgewiesen werden.
Meist erfolgt dies in einer projektspezifisch vorgegebenen Gliederung nach Kostenarten. Dazu ist es erforderlich, die Projektzeiterfassung der einzelnen Mitarbeiter in das zentrale Rechnungswesen zu integrieren, und zwar so, dass neben Geldwerten auch Projektzeiten in den Abrechnungen aufscheinen können. So behalten Sie sämtliche Projekte finanziell im Überblick und erhalten auf Knopfdruck eine solide Basis für die Planung zukünftiger Aktivitäten. Mit rs2 arbeiten Sie von der Projektplanung und -steuerung über den gesamten Projektverlauf bis hin zur finanzbuchhalterischen und kaufmännischen Abrechnung der Projekte in einem einzigen System. Ihr Vorteil: Alle Daten werden in rs2 integriert verarbeitet; alle Informationen sind miteinander verknüpft und einfach zugänglich.
rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick
› Transparente Aufzeichnung der Projektarbeitszeiten als Grundlage für die Förderbeitragsabrechnung
› Abbildung von Projekten und Leistungen im flexiblen rs2 Rechnungswesenmodul
› Finanzieller Überblick über die gesamten Projekte
› Projektzeitrechnung ist mit allen anderen Daten aus rs2 verknüpft
› Detaillierte Informationen über Ihre Projekte mithilfe der Investitionsüberwachungsrechnung
› Übersichtliche Planung von Projektschritten, Terminen und Ressourcen
Projektkalkulation & Investitionsüberwachung: Kosten im Griff
Die rs2 Finanzbuchhaltung, kombiniert mit der Investitionsüberwachungsrechnung, liefert Non-Profit-Organisationen detaillierte Informationen über ihre Projekte. Die Software gibt zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über alle geplanten, entstandenen und noch zu erwartenden Kosten. Nach den ersten Budgetschätzungen und der Vorkalkulation werden die tatsächlichen Eingangsrechnungen, Materialentnahmen und Zeiten direkt im Projekt – und parallel auch in der Kostenrechnung – ausgewiesen. So können drohende Liquiditätsengpässe frühzeitig erkannt werden.
Dank der vollen Integration der Projektrechnung wird auch der Unternehmensfinanzplan automatisch aktualisiert. Die Liquiditätshochrechnung wird mit den Planrechnungen bzw. Planzahlungen abgebildet und betrachtet die Liquidität auf Projekt- und Kontenebene. Die rs2 Projektrechnung ermöglicht freie Projektstrukturen und Gliederungen. Sie entscheiden selbst, in welcher Verdichtung und für welchen Zeitraum (jahresübergreifend) die Soll-Ist-Vergleiche dargestellt werden. Überprüfen Sie so anhand individueller Auswertungen laufend den aktuellen Projektstand hinsichtlich Frist- und Budgeteinhaltung.
Übersichtliche Planung von Projekt-
schritten,
Terminen und Ressourcen
Ihre Projektschritte, Termine und Meilensteine können übersichtlich geplant und alle Ressourcen projektübergreifend
verplant und eingesetzt werden. Die CRM-Schnittstelle im Projektstamm ermöglicht eine direkte Erstellung von Aktivitäten und erleichtert Ihre Terminkoordination.
Sie können Aktivitäten einer Phase zuweisen, Aufgaben pro Phase anlegen oder auch eine standardisierte Massenanlage von Aktivitäten und Terminen vornehmen. Somit hat der Mitarbeiter direkt in seinem Kalender die zu erledigenden Termine bzw. Aufgaben abgebildet. Bei der Anlage von Neuprojekten legen Sie systematisch idente Basis-Aktivitäten pro Projektstart fest und definieren die Verantwortlichen für verschiedene Projektphasen.
Im Projektstamm können die Phasen unendlich verschachtelt und die Beziehungen untereinander inkl. Meilensteine definiert werden. Per Mausklick haben Sie die zeitliche Abfolge und den aktuellen Fortschritt aller Projektphasen und Aktivitäten immer im Überblick. Etwaige Projektabweichungen werden mit rs2 sofort aufgedeckt.
Die Personaleinsatzplanung (PEP)
Ihre zentrale oder dezentrale Personaleinsatzplanung und die Projektzeiterfassung greifen ineinander. In der Kapazitätsplanung werden die Planzeiten pro Mitarbeiter auf Tage, Wochen oder Monate eingerastet.
Dadurch ist eine Gegenüberstellung der Planzeiten zu den Ressourcen pro Mitarbeiter, Team, Abteilung, etc. möglich. Die Auslastung der Mitarbeiter bzw. Kapazitätsengpässe können damit frühzeitig erkannt werden.
rs2 Workflow und Dokumentenmanagementsystem
Let the work flow
Laut EU-Richtlinie wird seit 2008 von Organisationen ein adäquates IKS (Internes Kontrollsystem) verlangt. Auch NonProfit-Organisationen, Gesundheitseinrichtungen und die öffentliche Verwaltung sind durch diese Regelungen direkt oder indirekt betroffen. Das IKS soll die Ordnungsmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit der internen Prozesse gewährleisten und dient dem Management als Entscheidungsgrundlage bzw. Steuerungsinstrument. Vorschriften der Geschäftsleitung sowie Regelwerke und Standards sollen mit einem IKS eingehalten und umgesetzt werden können.
Der rs2 Workflow in Verbindung mit dem revisionssicheren rs2 DMS erfüllt die Anforderungen an ein gesetzeskonformes IKS, weil rs2 die Regelwerke und Standards im Workflow abbildet. Das ist gerade bei Non-Profit-Organisationen von großer Bedeutung, da es z.B. bei Ausschreibungen ganz genaue Richtlinien festgelegt sind. Dank dem 4-Augen-Prinzip bleibt kein Vorgang ohne Kontrolle. Das rs2 Workflow-Management-System realisiert effizient die umfangreichen Freigabeprozesse. Sämtliche Genehmigungsprozesse können bis zum einzelnen Beleg zurückverfolgt werden. Alle Daten werden in rs2 integriert verarbeitet; alle Informationen sind miteinander verknüpft und einfach zugänglich.
rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick
› Abbildung von Regelwerken und Standards im rs2 Workflow
› rs2 Workflow in Verbindung mit dem revisionssicheren rs2 DMS erfüllt Anforderungen an ein IKS
› rs2 Workflow-Management-System realisiert effizient umfangreiche Freigabeprozesse
› Optimierung der Arbeitsprozesse
› Grafischer Workflowdesigner
› Mit dem rs2 Workflowmonitor alle Workflow- und Aktivitätsstatusinformationen im Überblick
Optimierung der Arbeitsprozesse dank
rs2 Workflows
Workflows sind Bearbeitungsschritte und daraus abzuleitende Aktionen um Arbeitsvorräte wie To-Do Listen, offene Aktivitäten, Termine, Dokumente oder Datenfreigaben ablaufgesteuert durchführen zu können. Mit dem integrierten Workflow in Verbindung mit rs2 CRM wird nicht nur die nach außen gerichtete Kommunikation, sondern werden auch die internen Aufgaben und Aktivitäten gesteuert. Aktivitäten entstehen aus unterschiedlichen Quellen wie z.B. Informationen durch Außendienstmitarbeiter oder aus internen Abläufen der ERP-Software. Routinemäßige Aktivitäten können einfacher gesteuert und besser bearbeitet werden, redundante Aufgaben werden so vermieden. Durch das rs2 Workflow-Management-System wird die Abfolge der Bearbeitung abteilungsübergreifend in Verbindung mit laufenden Geschäftsprozessen wie der Auftragsbearbeitung oder dem Eingang und der Prüfung von Eingangsrechnungen gesteuert. Außerdem sorgt es für transparente Genehmigungsprozesse.
Beispiele für Workflows, die für Non-ProfitOrganisationen wichtig sind:
› Workflow Bankverbindung
Bei Änderungen an Bankverbindungen ist das Vier-AugenPrinzip oft eine interne Sicherheitsmaßnahme. Sobald die Änderung gespeichert worden ist, wird automatisch ein neuer Satz bei den Bankverbindungen (der die Änderung beinhaltet) angelegt und auf „nicht freigegeben“ gesetzt. Sobald die Änderung freigegeben wurde, wird die neue Bankverbindung auf „freigegeben“ gesetzt und kann verwendet werden. Damit soll verhindert werden, dass Geld auf ein unvorhergesehenes Konto umgeleitet wird. Ziel dieses Workflows ist also die Überprüfung und Freigabe neuer Bankverbindungen.
› Workflow Zahlungsvorschlag
Die manuelle Zahlungsfreigabe ist häufig ein komplexer, zeitaufwändiger Prozess. Mit dem rs2 Zahlungsvorschlagsworkflow können Sie die Bearbeitungszeit in der Buchhaltung wesentlich verkürzen. Sie haben auch die Möglichkeit die Freigabe über Ihr mobiles Endgerät zu erteilen, wodurch Sie unnötige Verzögerungen vermeiden und Skontoangebote in vollem Umfang nutzen können.
Sobald der Workflow angestoßen ist, werden zur Freigabe eines Zahlungsvorschlags automatische Wertgrenzenprüfungen und ein mehrstufiger Freigabeprozess durchlaufen. Die Prüfer erhalten eine Freigabemail, die den Zahlungsvorschlag sowie sämtliche im Zahlungsvorschlag enthaltenen Eingangsrechnungen (im PDF-Format) enthält. Zweck dieses Workflows ist die Prüfung und Freigabe von Zahlungsvorschlägen vor der Erstellung des Bankdatenträgers, um sicherzustellen, dass nur korrekte und genehmigte Zahlungen ausgeführt werden.
› Workflow Bestellung
Bei diesem Workflow geht es darum, sicherzustellen, dass nur genehmigte und korrekte Bestellungen an Lieferanten versendet werden. Bereits bei der Angebotseinholung können pro Position Wertgrenzen festgelegt werden. Bei der Bestellung wird ein Genehmigungsworkflow ausgelöst. Die Anzahl der zu durchlaufenden Freigabestufen kann von Wertgrenzen abhängig gemacht werden. Die Prüfung der Wertgrenzen erfolgt automatisch durch das System. Sämtliche relevanten Beschaffungsdokumente, wie die Angebote, die Auftragsschreiben, etc. sind mit der Bestellung verknüpft und jederzeit einsehbar. Die Verständigung, dass eine Freigabe am ERP-System durchzuführen ist, kann durch das System oder per E-Mail erfolgen. Die Freigabe via E-Mail können Sie auch von jedem mobilen Device aus erledigen.
Der rs2 Eingangsrechnungsworkflow
Der Eingangsrechnungsworkflow
Die automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung mit angeschlossenem Rechnungsprüfungsworkflow spart viel Zeit und sorgt für eine hohe Qualität der Verarbeitung. Gleichzeitig wird in Ihrem Unternehmen die Transparenz erhöht, da tagesaktuell ein Überblick über die Kreditorenrechnungen vorliegt und Sie jederzeit feststellen können, wer die Eingangsrechnung in Bearbeitung hat. Die Mitarbeiter werden per E-Mail an die Prüfungsaufgabe erinnert. Somit ist das sichere Einhalten von Skontofristen gewährleistet. Mit direktem Zugriff in das Archiv kann der Originalbeleg sofort aufgerufen und einfach bearbeitet werden. Die digitalisierten Rechnungen werden per Workflow an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Diese prüfen die Rechnungen am Bildschirm, geben sie zur Verbuchung frei oder weisen sie gegebenenfalls zurück. Der Freigabeprozess wird abhängig von Wertgrenzen gesteuert. Im Workflow kann auch ein mehrstufiges Genehmigungsverfahren abgebildet werden. Stabstellen und Stellvertreterregelungen werden in der Freigabekette ebenfalls berücksichtigt.
rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick
› Wertgrenzen werden vom System berücksichtigt
› Mehrstufiger Freigabeprozess
› Freigabeprozess ist systemtechnisch dokumentiert und jederzeit abrufbar
› Hohe Mitarbeiterakzeptanz dank optimierter Arbeitsabläufe
› Kurze Bearbeitungs- und DurchlaufZeiten der Bestellungen
› Reduktion manueller Bearbeitungsfehler
› Verfolgung der Rechnungsbearbeitung
› Grafische Darstellung des Freigabeprozesses
Rechnungsverarbeitung mit Positionserkennung und automatischer Rechnungskontrolle
Die automatisierte Übernahme der Eingangsrechnungsdaten ins ER-Buch gewinnt gegenüber der manuellen Erfassung von ER (= Eingangsrechnungen) immer größere Bedeutung. Dafür stellt rs2 eine ER-Buch-Schnittstelle zur Verfügung, die es erlaubt ER in strukturierter wie auch in unstrukturierter Form zu verarbeiten und ins ER-Buch zu übernehmen. Als strukturiertes Format gilt z.B. XML, auf dem auch das e-Rechnungsformat ebInterface basiert. Um ein unstrukturiertes Format dagegen handelt es sich dann, wenn die Rechnung z.B. als PDF, Bild oder Scan vorliegt.
Strukturierte Formate, wie das ebInterface-Format, können direkt von Maschinen gelesen und verarbeitet werden. Für ER, die dem XML-Rechnungsstandard ebInterface entsprechen, unterstützt rs2 den automatischen Rechnungseingang. Liegen die ER-Daten dagegen in einer unstrukturierten
Form vor, müssen diese zuerst in ein strukturiertes und somit maschinenlesbares Format überführt werden. Dafür bietet rs2 eine KI-Lösung zur automatischen Ermittlung und Verarbeitung der Rechnungsdaten (siehe nächste Seite).
Sobald sich neue Rechnungsdaten im ER-Buch befinden, wird die programmgestützte Ablaufsteuerung – der sogenannte Genehmigungsworkflow – ausgelöst. Dieser leitet die ER in elektronischer Form automatisch an die im zugewiesenen Genehmigungsweg definierten Personen zur Freigabe weiter. Möchte eine der am Genehmigungsprozess beteiligten Personen einen Vermerk oder eine Ergänzung auf dem ER-Dokument anbringen, so wird das geänderte Dokument als neue Version im DMS abgespeichert. Damit ist sichergestellt, dass die Originalrechnung stets unverändert erhalten bleibt. Gleichzeitig kann rs2 anhand einer verschlüsselten Prüfziffer eine Manipulation des Dokuments erkennen und somit die Unversehrtheit des Dokuments gewährleisten.
Freigabeprozess Eingangsrechnungsworkflow
Erfassungsprozess Eingangsrechnung oder EB-Interface
Start
Workflow erkennt Bearbeiter über Bestellnummer automatisch oder Bearbeiter kann manuell bei der Rechnungszeile hinterlegt werden
Weiteren Prüfer bzw. Projektleiter gewählt Benachrichtigung FIBU bei Ablehnung
Ablehnung
- Zuordnung Lieferschein / Rechnung (bei Bestellung)
- Bereichsaufteilung
Ablehnung
Eingangsrechnung kann verbucht werden
Freigabe durch Bearbeiter / Weitergabe an zusätzlichen Prüfer / Ablehnung
Freigabe
Prüfung durch Geschäftsführer notwendig
Freigabe durch Geschäftsführer (Freigabe oder Ablehnung)
Freigabe
Verbuchung
Automatische Erfassung von Eingangsrechnungen mit Künstlicher Intelligenz (KI)
KI im ERP-System
KI-Anwendungen eignen sich sehr gut zur Automatisierung von Prozessen und machen sie so zur idealen Technologie für ERP-Systeme. Auch Aptean nutzt die innovative Lösung und stellt Ihnen die Vorteile von KI zum automatisierten Erfassen von Eingangsrechnungsbelegen zur Verfügung. Der Einsatz von KI bei der automatischen Rechnungserkennung erhöht die Erkennungsrate und somit die Verarbeitungsgeschwindigkeit enorm. Dadurch reduziert sich nicht nur Ihr Zeitaufwand, sondern auch die Fehlerquote, die bei einer manuellen Eingabe von Rechnungsdetails entstehen kann. In der Regel liegen Rechnungsinformationen in unstrukturierter Form, z.B. als Bild oder PDF vor und müssen in eine strukturierte, für Maschinen lesbare Form überführt werden: Die KI-Anwendung von rs2 interpretiert die in den digitalen Bildformaten enthaltenen Zeichenketten und gibt diese in einem maschinell verarbeitbaren Format zurück (beispielsweise in Form von Datum, Rechnungsnummer, Betrag, Steuersätze, Absender). Gerade in diesem Bereich zeigen sich die Stärken von KI, die bei der Verarbeitung von sehr vielen unterschiedlichen Rechnungslayouts den herkömmlichen, regelbasierten Systemen deutlich überlegen ist.
rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick
› Automatisiertes Erfassen von Eingangsrechnungsbelegen
› Erhöhung der Erkennungsrate und Verarbeitungsgeschwindigkeit von Rechnungsinformationen durch Künstliche Intelligenz (KI)
› Reduktion des Zeitaufwandes und der Fehlerquote bei der Rechnungsverarbeitung
› KI-System von rs2 unterstützt optimal die Verarbeitung von sehr vielen unterschiedlichen Rechnungslayouts
› Direkter Zugang zu einer hochwertigen Datenbasis
› Vollautomatisierte, workflowunterstützte Überleitung von Eingangsrechnungen ins ER-Buch
Rechnungserkennung mithilfe von KI
Bei der KI-basierten automatischen Rechnungserfassung werden vor allem bei der Verarbeitung von sehr vielen unterschiedlichen Rechnungslayouts hohe Erkennungsquoten erzielt. Das System lernt selbst und ist damit in der Lage ohne menschliches Zutun auch aus neuen Rechnungslayouts mit hoher Treffsicherheit automatisch die korrekten Werte zu ermitteln.
Maßgeblich für die „Intelligenz“, d.h. eine hohe Erkennungsrate eines „Machine Learning Systems“, ist die Menge und Qualität der Daten, mit denen das System trainiert wird. Während des Trainings lernt das KI-System die Muster verschiedener Rechnungslayouts und speichert diese in einer Datenbasis. Diese Muster werden unmittelbar auf neue Rechnungslayouts angewendet und interpretiert.
Im KI-System von rs2 sind bereits umfangreiche Erfahrungen aus der Lernphase enthalten, zudem werden die Modelle laufend weiter optimiert. Mit der automatischen Rechnungserkennung von rs2 haben Sie so direkten Zugang zu einer hochwertigen Datenbasis und profitieren von den bereits verfügbaren Mustern bei der Erkennung von Rechnungen.
Automatische Überleitung ins ER-Buch
Nachdem ein elektronisches Dokument zur Verarbeitung ins rs2 gestellt wurde, prüft das Programm in einem ersten Schritt, ob es sich dabei um eine ER handelt. Dokumente, die als ER erkannt wurden, werden im nächsten Schritt KI-basiert weiterverarbeitet. Das Auslesen der Rechnungsdetails und die Übernahme ins ER-Buch erfolgt dabei vollautomatisiert, ein manuelles Erfassen der ER ist nicht notwendig.
Verursachen die vom KI-System zurückgelieferten strukturierten Daten einen Fehler, z.B. weil ein Lieferant nicht eindeutig zugeordnet werden kann, wird die Eingangsrechnung als fehlerhaft gekennzeichnet. In solchen Fällen können die korrekten bzw. fehlenden Daten direkt in der ER-Buch-Schnittstelle manuell nacherfasst und die ER ins ER-Buch übernommen werden. In die ER-Buch-Schnittstelle werden nicht nur die Daten der Rechnungen, sondern auch die dazugehörigen Rechnungsdokumente übernommen. Diese werden automatisch im rs2 DMS abgelegt und entsprechend beschlagwortet.
Automatisierte Belegerfassung spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für reibungslose Prozesse.
Datum: 29.01.2025
Nummer: 123456
Betrag: €8.783,60
Informationssicherheit mithilfe des rs2 Dokumentenmanagementsystems
rs2 Dokumentenmanagement
Non-Profit-Organisationen, Gesundheitseinrichtungen und die öffentliche Verwaltung sind mit einer Vielzahl interner und externer sowie rechtlicher Vorschriften konfrontiert, die konsequent umgesetzt und eingehalten werden müssen. Das rs2 Dokumentenmanagementsystem (kurz DMS) unterstützt Sie dabei, Informationen rasch und überschaubar zu verteilen, zu archivieren, vor unbefugtem Zugriff zu schützen und revisionssicher zu verwalten.
rs2 DMS hilft bei der Organisation der zahlreich anfallenden Dokumente im Unternehmen, wie gescannte oder selbst erstellte Geschäftsbelege, Spenden- oder Vorstandsakten, Steuererklärungen, Projektbeschreibungen uvm. Auch interne wie externe E-Mails oder Bilddateien werden im rs2 DMS archiviert und gespeichert. Alle Dokumente werden direkt im Ablauf mit Suchkriterien beschlagwortet und im Prozess verankert. Dies erfolgt mit wichtigen Suchkriterien (Kontext) wie z.B. Belegnummer, Kundennummer, Beleg- & Erstelldatum, Bearbeiter oder Kontierungsnummer für die Kostenrechnung. Diese Suchkriterien können individuell auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden. Jedes Dokument ist entlang der Prozesskette an verschiedenen Stellen aufrufbar, ohne dass es nochmals verlinkt werden muss.
rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick
› Rasches Auffinden von Dokumenten (Spenden- oder Vorstandsakten, Geschäftsbelege, Bewerbungen, E-Mails uvm.) über den gesamten ERP-Prozess hinweg
› Automatisierte Beschlagwortung Ihrer Dokumente
› Zugriffsschutz für sensible Daten und Dokumente durch umfassende Berechtigungsstruktur
› Frei platzierbare Anmerkungen in Dokumenten zur Informationsweitergabe
› Abbildung der Organisationsstruktur (z.B. Sachbearbeiter/Abteilungsleiter/ Bereichsleiter/Geschäftsführer)
› Prüfsummenbildung für Revisionssicherheit
› Volle Integration in alle rs2 Produkte
Prüfung der Revisionssicherheit
Sie können in rs2 die Revisionssicherheit der den Dokumenten zugeordneten Dateien über das Kontextmenü für einige Dokumente oder aber über das entsprechende Programm für ganze Bibliotheken prüfen. Somit kann beispielsweise vor einer Buchprüfung der Dokumentenbestand an Rechnungen auf Fehler oder Manipulationen geprüft werden. Sinnvoll ist diese Prüfung für Dokumente, die nach Aktivierung der Revisionssicherheit in das DMS aufgenommen wurden.
Prüfsummenbildung für Revisionssicherheit
Mit dem Einchecken einer Datei ins rs2 DMS erfolgt automatisch im Hintergrund die Bildung einer Prüfsumme, die verschlüsselt zur Datei abgelegt wird. Sollten Dateien im Archiv nachträglich verändert werden, dann sehen Sie das im rs2 DMS-Explorer sofort an der farblichen Markierung. Die Unversehrtheit des Inhaltes ist eine wichtige Voraussetzung für die Gültigkeit von elektronischen Rechnungen.
rs2 DMS-Explorer
Der rs2 DMS-Explorer dient sowohl zur Anzeige und zum Bearbeiten bestehender Dokumente im rs2 DMS als auch zum Ablegen und Beschlagworten neuer Dokumente. Er ist über ein Fenster im rs2 Workplace und dem DMS-Button in allen rs2 Anwendungen erreichbar.
Der DMS-Explorer gliedert sich in fünf Teile: Ribbonbar, Dokumentenliste, Vorschau, DMS-Aktenbaum und Detailinformation.
In der Ribbonbar werden zusätzliche Steuerelemente zum Einstellen der Ansicht und Hinweise für den Benutzer angezeigt. In der Dokumentenliste werden die aufgrund des entsprechenden Programms bzw. Menüpunkts anzuzeigenden Dokumente aufgelistet. Die Tabelle inkludiert eine Vorschau sowie Bezeichnung, Dokumententyp, den aktuellen Anzeigestatus, die aktuelle Revision und zusätzliche Informationen über den Zeitpunkt der Anlage und die letzten Änderungen.
Per Doppelklick kann ein Dokument zur Ansicht geöffnet und über den rs2 Workplace bearbeitet werden. Auch nicht sichtbare oder logisch gelöschte Dokumente können Sie bei Bedarf anzeigen bzw. ausblenden. Mit einem Klick laden Sie die gewünschte Datei in die Vorschau. Der Bereich Detailinformationen zeigt Einzelheiten zu der in der Dokumentenliste ausgewählten Datei an.
Beschlagwortung
Die Beschlagwortung gibt an, unter welchen Schlüsselbegriffen das Dokument im DMS abgelegt und wieder gefunden werden kann. Selbsterstellte Belege wie Angebote, Auftragsbestätigungen, etc. werden direkt bei der Erstellung mit wichtigen Suchkriterien wie z.B. Belegnummer, Kundennummer oder Sachbearbeiter beschlagwortet. Beschlagwortungen können individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Die physische Ablage des Dokuments erfolgt nur einmal, wenngleich das Dokument über die Beschlagwortung in verschiedenen Kategorien in einer logisch dargestellten Baumstruktur, dem Aktenbaum, angezeigt wird. Diese logische Darstellung ist über eine herkömmliche Dateiablage nicht möglich. Ihr Vorteil: Jedes Dokument ist entlang der Prozesskette auch ohne wiederholte Verlinkung an verschiedenen Stellen abrufbar.
Eigenschaften der Versionsführung
Mit der Möglichkeit, Dokumente in Versionen zu verwalten, ist eine Nachvollziehbarkeit gegeben. Dennoch können unerwünschte Änderungen mit einem Mausklick wieder rückgängig gemacht werden, um auf frühere Stufen der Bearbeitung eines Dokuments zurückzugreifen.
Annotations in Dokumenten
rs2 stellt bei PDF- und TIFF-Dokumenten die Möglichkeit zur Verfügung, Anmerkungen einzufügen. Mit diesen Annotations werden z.B. folgende Anwendungsbereiche unterstützt:
› Textmarker – Hervorheben von Texten
› Gerade Linien – Unterstreichen/Durchstreichen von Texten
› Freihandlinien – „Einkreisen“ von wichtigen Informationen
› Leeres Rechteck – Umranden von wichtigen Informationen
› Ausgefülltes Rechteck – „Markieren/Hervorheben“ von Texten
› Texteingabe – freie Texteingabe – Information für nachfolgenden Bearbeiter
› Notiz – „Post It“ mit Texteinabe – Information für nachfolgenden Bearbeiter
› Stempel – vorgefertigte Texte (z.B. „genehmigt am 12.6.2025 von Max Mustermann“)
› Bildstempel – Abhaken von Dokument-Merkmalen
Enterprise Search
Die Suchmaschine für Ihre ERP-Software
In den unterschiedlichen Modulen eines ERP-Systems, sei es im Rechnungswesen, der Warenwirtschaft oder im CRMSystem, fallen eine Vielzahl unterschiedlichster Informationen an. Diese sollten von den Mitarbeitern gezielt und entsprechend ihrer Position abgefragt werden können. Mit der in die rs2-Suite integrierten DatenmanagementLösung wird die bisherige Suchfunktion um eine leistungsfähige Contentsuche bzw. Contentaufbereitung, die an Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann, erweitert. Der Einstieg in den intuitiven Suchmodus erfolgt direkt in der Oberflächenarchitektur von rs2.
Der wesentliche Vorteil: erhebliche Zeitersparnis
Die Google-ähnliche Suche ermöglicht es, die bestehende Komplexität von Suchverläufen in ERP-Systemen erheblich zu reduzieren. Mitarbeiter erhalten so innerhalb kürzester Zeit die Informationen die sie brauchen, ohne wissen zu müssen, in welchen Modulen die jeweiligen Daten hinterlegt sind.
rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick
› Leistungsfähige, individualisierbare Contentsuche bzw. Contentaufbereitung
› Schnellerer, verbesserter Informationszugriff
› Google-ähnliche Suchfunktion
› S chnellster Zugriff auf die Daten
› Suche über alle in die ERP-Suite integrierten Daten hinweg
› Konfigurierbares Rechtemanagement
› Filterung der Suchergebnisse entsprechend der Mitarbeiter-Position
› B erücksichtigung sämtlicher Resultate zum entsprechenden Suchbegriff (Aufträge, Bestellungen, Rechnungen, Dokumente im DMS usw.)
› Enterprise -Search steht auch im rs2 Web am Handy, Tablet oder PC zur Verfügung
Die Suche läuft über alle von Ihnen definierten Bereiche der ERP-Suite und berücksichtigt sämtliche Resultate zum entsprechenden Suchbegriff, egal, ob es sich dabei um Aufträge, Bestellungen, Rechnungen, Dokumente im DMS usw. handelt.
Innerhalb weniger Sekunden strukturierte und klassifizierte Informationen
Anstelle einer seitenlangen Ergebnisflut erhalten Sie auch bei mehreren Millionen Datenverbindungen innerhalb weniger Sekunden strukturierte und klassifizierte Informationen. Die so ermittelten Ergebnisse werden innerhalb von Sekundenbruchteilen in Beziehung zu Kontext und Verursacher gesetzt. Ein konfigurierbares Rechtemanagement sorgt dafür, dass den Benutzern nur jene Ergebnisse angezeigt werden, für die entsprechende Berechtigungen hinterlegt sind.
In-App Suche
Die Enterprise Search findet auch Einsatz in der rs2 In-App Suche (also der Suche im jeweiligen Content wie z.B. Kunde
oder Artikel) und auch hier erhalten Sie die Suchergebnisse innerhalb kürzester Zeit.
Enterprise Search in der Webversion
Die in rs2 integrierte „Enterprise Search“-Technologie steht auch als Stand-Alone-Applikation im rs2 Web zur Verfügung. Ob am Handy, Tablet oder PC - die Suche läuft auch hier über alle in die ERP-Suite integrierten Daten hinweg.
Die Suchergebnisse werden in Form von rs2 Datalinks dargestellt, sodass man diese auch direkt im rs2 Client öffnen kann. Zusätzlich kann man die Suchergebnisse aus dem DMS (Dokumente, Bilder, etc.) direkt am Handy, Tablet oder PC downloaden.
Enterprise Search im B2B Portal
Auch in unserem B2B-Portal können Sie die „Enterprise Search“-Technologie nutzen. Sie ersetzt dabei das zeitaufwendige datenbankbasierte Suchen. Volltextsuchen lassen sich kundenindividuell auf alle beliebigen Inhalte einrichten.
Bedarf übers Web erfassen, genehmigen, dokumentieren –alles in einem System
Digitale Bedarfsanforderung mit integriertem Genehmigungsworkflow
Dieses praktische Feature ermöglicht Ihren Mitarbeitern ihren Bedarf (z.B. neue Hardware, Firmenwagen, Schreibmittel, etc.) digital über rs2 Web (egal ob am Handy, Tablet oder PC) zu erfassen. Der Status der Freigabe ist auf der Übersichtsseite jederzeit ersichtlich. Die Bedarfsanforderung ist mit einem Genehmigungsworkflow verknüpft, sodass die betreffenden Organisationseinheiten den gesamten Genehmigungsprozess digital bearbeiten können. Das Programm kann so eingestellt werden, dass abhängig von User/Personengruppe nur bestimmte Artikel beantragt werden können.
Sobald bei einer Bedarfsanforderung ein Workflow gestartet wurde, ist eine Änderung nur mehr durch Benutzer mit den notwendigen Berechtigungen möglich. Es kann aber auch festgelegt werden (über eine Kennzeichnung in der Bedarfsanforderungsart), ob zwingend ein Workflow vorhanden sein muss bzw. automatisch ausgelöst werden soll.
Sie können in der Bedarfsanforderung außerdem DMSDokumente hinterlegen. Durch die Beilage von Bildern, Lieferantenangeboten, Typenscheinen etc. wird der Prozess wesentlich unterstützt.
rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick
› Erfassung des Bedarfs digital übers rs2 Web
› Freigabestatus jederzeit ersichtlich
› Integrierter Genehmigungsworkflow
› Zugriff auf Betriebsmittel abhängig von Benutzergruppe konfigurierbar
› DMS-Dokumente hinterlegbar
› Die Kontierung der Kosten kann auf Kostenarten, Kostenstellen, Projekte oder Fördergeber (Finanzierungsquelle) erfolgen
Intercompany Verrechnung
Für Geschäftsfälle zwischen mehreren rechtlich getrennten Einheiten innerhalb einer Non-Profit-Organisation
Die Intercompany-Verrechnung kann in Non-Profit-Organisationen eine interessante und strategisch wichtige Rolle spielen. Beispiel: Eine internationale NPO hat ein zentrales IT-Team in Wien, das auch Büros in Salzburg, Nairobi und Bogotá betreut. Zwischen den einzelnen Standorten werden Leistungen ausgetauscht (z. B. IT-Support, Personal, Marketing). Hier hilft die Intercompany-Verrechnung dabei, Kosten transparent zu machen und Verantwortlichkeiten zu klären. Durch die saubere interne Verrechnung stellen Sie sicher, dass Kosten korrekt zugeordnet werden – was für die Abrechnung gegenüber Fördergebern und für die Einhaltung von Budgetvorgaben entscheidend ist. rs2 unterstützt den automatisierten Ablauf von Buchungsvorgängen zwischen den einzelnen Standorten. Auch Lagerab- und -zubuchungen aufgrund von Warenlieferungen z.B. vom Zentrallager an ein Projektlager wickeln Sie mithilfe des Intercompany-Moduls ab. Intercompany-Ausgangsrechnungen und IntercompanyEingangsrechnungen werden in rs2 automatisch erstellt.
rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick
› Interne Verrechnung von Leistungen oder Gütern
› Reduktion des manuellen Aufwands in rechtlich getrennten Einheiten innerhalb einer NPO durch hohen Automatisierungsgrad
› Zeitersparnis und Reduzierung von Fehlerquoten
› Schnelle Realisierung
› Buchung von Einzelposten
› Geschäftsprozesse zwischen z.b. Mutterund Tochtergesellschaften laufen automatisch im Hintergrund
Liegenschaftsverwaltung mit System
Effiziente Verwaltung Ihrer Liegenschaften
Mit der integrierten Liegenschaftsverwaltung von rs2 können Sie Ihre Objekte, Kunden und Abrechnungen effizient verwalten. Sämtliche Verwaltungsobjekte werden mit den Detaildaten, die Sie für die Verwaltung der Liegenschaften benötigen, in einem Informationssystem dargestellt. Dazu gehören Grundbuchdaten, Daten für das Finanzamt, Flächen- und Einheitenübersichten, Bankdaten, Versicherungen u.a. Die Verwaltung der Anlagen wie Heizung, Lift, Klimaanlagen, Zählern usw. kann individuell für Ihre benötigte Anwendung konfiguriert werden.
Workflow-Integration in der Liegenschaftsverwaltung
Ein Freigabeworkflow erleichtert die Freigabe von Verträgen und Stammdaten wie Grundstücksinformationen. Die Freigabe erfolgt z.B. durch den Linienvorgesetzten unter Berücksichtigung von Vertreterregelungen. Solange sich der Vertrag im Freigabeprozess befindet, wird dieser nicht im Abrechnungslauf berücksichtigt. Wird eine Freigabe angefordert, so ist der Vertrag zur weiteren Veränderung gesperrt. Nur bei Freigabe oder Ablehnung wird der Vertrag zur Bearbeitung freigegeben.
rs2 Funktionen und Vorteile auf einen Blick
› Objekt- und KundenstammdatenVerwaltung
› Zähler und Zählerstandsdatenverwaltung
› Bewirtschaftungskostenabrechnung
› Akonto-Vorschreibungen und Rechnungen
› Wertsicherungsberechnung
› Dokumentenverwaltung
› Terminverwaltung
› Heizkosten Import von verschiedenen Ablesefirmen oder Excel Listen
› Archivierung von Plänen und Fotos im Dokumentenmanagement-System
› Grundrisspläne, Inventarlisten und Liegenschaftsbeschreibungen sind sekundenschnell auf dem Bildschirm
Objektverwaltung
Die einzelnen Einheiten, das können Wohnungen, Geschäfte, Büros, Lagerhallen oder Garagen sein, werden mit ihren Flächen und Aufteilungsschlüsseln entsprechend angelegt. Ihre Kunden, egal ob Mieter oder Eigentümer, können über Namen oder Kundenzahl abgerufen werden.
Alle wichtigen zugehörigen Informationen wie Vorschreibungen, Kontoauszug, Mietvertrag, Wertsicherung und die Kenndaten der Einheit, sind auf Knopfdruck verfügbar.
Mit dem integrierten Mahnwesen haben Sie die Möglichkeit Ihre Kunden über verschiedene Kontaktwege (Brief, Email, Fax, etc.) über Außenstände zu informieren. Ein weiteres Highlight der Kundenverwaltung ist die Mietindizierung mit Wertsicherungsklausel.
Gewerbliche Betriebskostenabrechnung
Im rs2 System lassen sich auch gewerbliche Betriebskostenabrechnungen an Ihre Kunden/Mieter abbilden.
Die Betriebskosten werden automatisch über regelmäßige Akontozahlungen vorgeschrieben. Bei der jährlichen Betriebskostenabrechnung werden die getätigten Akontozahlungen gegen den tatsächlichen Verbrauch gegengerechnet und über die rs2 Finanzbuchhaltung verbucht.
Über die Betriebskostenabrechnung können die Betriebskosten mit Verbrauchsschlüsseln integriert und eine detaillierte aufwandsorientierte Verbrauchsliste erstellt werden.
Abrechnung von Mieten und Verrechnung von Vergebührungen
Die Abrechnung der Verträge kann nach unterschiedlichen Kriterien erfolgen, wie z.B. Vertragsart, Fälligkeit oder Abrechnungsperiode. Nicht nur Langzeitmieten, sondern auch Tagesveranstaltungen können mit der rs2 Liegenschaftsverwaltung abgerechnet werden. Entscheiden Sie, ob die Fakturierung für alle Verträge oder nur einen speziellen Vertrag erfolgen soll.
Abrechnung von Nachzahlungen aus Indexerhöhungen
Die Nachzahlungen aus Indexerhöhungen werden automatisch bei der regelmäßigen Abrechnung der Verträge berücksichtigt. So wird auf der Rechnung neben der Akonto Vorschreibung auch die ggf. anfallende Nachzahlung aus der Indexerhöhung angegeben. Die Gebührenerhöhung kann auf zwei unterschiedliche Arten erfolgen: als reine Indexanpassung unter Berücksichtigung von Indexschwellwerten oder durch Erhöhung eines Vertrags um einen Fixbetrag unter Berücksichtigung von Indexschwellwerten. Das Indexdatenblatt kann zu einzelnen Verträgen gedruckt werden.
Abrechnung von Nachzahlungen aus Umsatzmeldungen
Basis für die Nachzahlungen ist die Eingabe der Umsatzmeldungen im Vertrag. Sobald diese abgerechnet sind, sind diese Umsatzmeldungen im Vertrag auch als abgerechnet gekennzeichnet. Wurde die Nachzahlung erfolgreich erstellt, erfolgt eine Positivmeldung vom System.
Unsere Referenzen.