Reunião Monitoramento de Metas Internas Ata da Reunião n.º 01/16 em 16/09/2016 Hora início: 9h00 Hora fim:
PARTICIPANTES: Todos as diretorias e seus representantes técnicos e administrativos
ASSUNTOS Executar Plano de Mobilidade Manutenção do Gramado Manutenção preventiva Redução de Custos dos Jogos Controle estatístico dos jogos Fluxograma da área de operações Fluxograma da área de segurança Eventos e área de bilhetagem Planejamento de Custos da Ação Domingo na Arena Contratos da Ação Domingo na Arena Captação de Público e eventos Plano de Postagem das mídias sociais Cronograma de Visitas/Prospecção de clientes para eventos Status de Nogociação e modelos de propostas comerciais Comunicação à Presidência Captação Comercial
DIRETORIA
ÁREA
ASSUNTO
Diretoria de Operações
Plano de Mobilidade Redução de Custos dos Jogos
MNT
Planejamento do marketing da Arena Prévias de Carnaval Tour na Arena Som na Arena A imagem da Arena na Imprensa Indicadores das redes sociais da Arena Apresentação de Pauta Positiva Treinamento de tecnicos e pessoal da Arena de Pernambuco nas ferramentas de controle administrativo, financeiro e processos – SIGEPE Treinamento de tecnicos e pessoal da Diretoria Administrativa nas ferramentas de controle administrativo, financeiro e processos – e-fisco Manual de procedimentos de Compras Calendário de Pagamentos Tabela de contratos de liquidação e teto financeiro Fluxo financeiro de fonte própria Acompanhamento dos Contratos a licitar Arena Verde
Controle estatístico dos jogos Fluxograma da área de operações
ENCAMINHAMENTOS Validar e encaminhar documento para a PGE Comparativo de itens de venda e renda dos jogos semestres/ 2015/2016 - Elaborar documento compariativo dos itens de renda, ticket medio, publico total e pagantes, comparando com o segundos semestres de 2015/2016 Apresentar custos comparativos de Sport e Santa cruz Apresentar relatório mensal da estatísitca dos jogos Realizar ajuste no fluxograma do Departamento de Eventos com envio o envio da planilha de custos para a Diretoria Admnistrativa Realizar reunião com equipe administrativa do Naútico para ajuste dos valores de ingresso
RESPONSÁVEL Bruno Amorim
PRAZO 19/09
Bruno Amorim
21/09
Bruno Amorim
23/09
Bruno Amorim
23/09
Bruno Amorim
23/09
Bruno Amorim
21/09
Domingo na Arena
DOP
Elaborar um plano de postagens para as ações do domingo na Arena
23/09
Kleber
23/09
Juliana e Kleber
23/09
Gustavo Molinar Maurício Miranda
23/09
Formatar e apresentar modelo de planilha com desenvolvimento do status de negociação e propostas comerciais – com foco em Empresa, Produto, Evento e Status Encaminhar briefing da negociação coma FRISABOR apresentando valores, intensões, objetos, cronograma e outros detalhes que se fizerem pertinentes sobre a proposta Captar parceiro para ampliação da usina fotovoltáica
Gustavo Molinaro Antônio Carlos
23/09
Gustavo Molinaro
23/09
Gusavo Molinaro
31/10
Captar parceiro para a Ação Natal na Arena
Gustavo Molinaro
30/09
Captar Parceiro para a Ação Dia das Crianças na Arena Apresentar planejamento para retorno da ação Tour na Arena (ver deliberações gerais da presidência) Contactar e realizar reunião com os organizadores do Festival de Música na Escola – COEP para intensificar atividades dessa ação. (ver deliberações gerais da presidência)
Gustavo Molinaro
30/09
Gustavo Molinaro Juliana
23/09
Gustavo Molinaro Juliana
23/09
Gustavo Molinaro Antonio Carlos Maurício Miranda Henrique Barros
23/09
Definir os documentos e processos internos de utilização do SIGEPE Validar documentos e processos internos para a utilização do SIGEPE com a Presidência
Melissa Leal
23/09
Melissa Leal
23/09
Realizar treinamento de equipe financeira para a utilização de sistemas específicos como o SIGEPE
Melissa Leal
30/09
Treinamento de e-fisco realizado, para alguns tecnicos. Precisa ser finalizado outros treinamentos
Melissa Leal
14/10
Elaborar manual detalhado de procedimentos compras
Melissa Leal
23/09
Calendário de Pagamentos
Criar calendário de pagamentos, com programação de envio de medições e emissão de notas – fontes 241 e 101
Melissa Leal
23/09
Acompanhamento dos Contratos a licitar
Elaborar o Terno de Referência dos Contratos da Arena de Pernambuco
Melissa Leal
23/09
Arena Verde
Realizar apresentação da Arena Verde
Lucas
23/09
Status de Nogociação e modelos de propostas comerciais Comunicação à Presidência Captação Comercial
MKT Tour na Arena Som na Arena Apresentação de Pauta Positiva COM
Administrativa
Apresentar a planilha de planejamento de custos até final/2016 do Domingo na Arena, com demonstrativo da evolução financeira (item a item) Analisar planilha de todos os contratos aderidos ao domingo na Arena e de que maneira é realizado o controle dos itens da planilha com a data de assinatura do contrato e de vigência Relação das ações para captação de público e eventos
Kleber
DCM Captação de Público e eventos DCM Plano de Postagem das mídias sociais CMR
Comercial e Marketing
Planejamento de Custos da Ação Domingo na Arena Contratos da Ação Domingo na Arena
Treinamento de tecnicos e pessoal da Arena de Pernambuco nas ferramentas de controle administrativo, financeiro e processos – SIGEPE Treinamento de tecnicos e pessoal da Diretoria Administrativa nas ferramentas de ADM controle administrativo, financeiro e processos – e-fisco Manual de procedimentos de Compras
MNT – Manutenção CMR – Comercial MKT – Marketing COM – Comunicações ADM – Administração
Elaborar planilha para apresentação de pauta positiva das atividades da Arena Pernambuco (ver deliberações gerais da presidência)
Reunião Monitoramento de Metas Internas Ata da Reunião n.º 01/16 em 16/09/2016 DELIBERAÇÇÕES GERAIS DA PRESIDÊNCIA
Operações
DIRETORIA
ÁREA
MNT
CMR
ASSUNTO Desligamento de ar condicionado Manutenão de Usina Fotovoltáica Manutenção do fechamento Lateral Contatos do TRADE
Comercial e Marketing
Tour na Arena MKT Som na Arena Domingo na Arena Domingo na Arena COM
Apresentação de Pauta Positiva
Administra tiva
Incidente na Arena
Contratos ADM
Sala do telão do CCO Utilziação de ar condicionados
ENCAMINHAMENTOS
PRAZO
Fica definido o período de utilizalção dos ar condicionados no período de 08h00 às 16h30
23/09
Realizar procedimentos para contratação de empresa de manutenção da usina fotovoltáica
23/09
Encaminhar orçamento da manutençao dos compressores e da Limpeza Solicitar a equipe de Monitoramento da Arena os contatos do TRADE Turístico de Pernambuco A presidência sugere o retorno da visita das escolas, sendo esta ação realizada com com o apoio da Faculdade maurício de Nassau fornecendo a prestação de serviço de monitoria – A ação deve ser realizada 2(duas) vezes ao mês, sendo gratuita para alunos de escola pública e a um custo de R$ 5,00 por aluno de escola particular Segue o contato de Selma Holanda – Presidente da COEP e organizadora do Festival de Música nas Escolas 081.988361612 Durante o desenvolvimento da Ação Domingo na Arena a Presidência quer que seja ressaltado os pontos positivos para o uso do equipamento pela população, incluindo mobilidade e a presença de famílias Intensificar o registro e ampliar a comunicação de participação de famílias durante a ação Domingo na Arena Os itens da apresentação devem constar: redução dos custos de contratos gerais da Arena (pegar com a Diretoria Administrativa), redução percentual dos custos com os jogos na arena, aumento do número de seguidores, indicadores do crescimento/relacionamento com a imprensa, relato de caso da Rodobens e WolksWagen Acompanhar sistematicamente o desfecho do inquérito instaurado contra os participantes do incidente acontecido na Arena e utilizar a informação como – pauta positiva - mecanismo de prevenção e instrução de comportamento, educando e informando à sociedade que a Arena possui constante e eficiente mecanismo de segurança, sendo assim um espaço de convivência familiar, cultural e educacional da sociedade pernambucana. Todos os contratos devem sair do setor jurídico com a rubrica efetivada/vistados e devem ser enviados aos clientes no formato impreso Enviar comunicação para a diretoria de Administração com as necessidades operacionais de refrigeração e discriminação de orçamento para atender demanda de sala do telão do CCO, Analisar a possibilidade de utulização de ar condicionado no memorial, Auditório e CCO com vistas aos empedimentos do Selo LEED (Leadership Energy and Enviromental Designer) Silver
23/09 23/09 Prazo de início da ação fica definido com a apresentação do planejamento no dia 23/09/16
23/09 contínuo contínuo 23/09
contínuo Contínuo 23/09