MARCO TEORICO

MARCO TEORICO SOBRE: Digitalización de procesos

Base de datos

En cualquier actividad se forma una cantidad inconcreta de información, la cual depende de la importancia que esta tenga, es de gran importancia almacenarla para cuando se necesite su uso en el futuro. El sitio donde se almacena toda esta información importante se le conoce con el nombre de Base de Datos.

Las bases de datos poseen una gran cantidad de herramientas que colaboran en el manejo de los datos para que estos sean efectivos. En la etapa de la estructura de la base de datos, deben tenerse en cuenta cuatro elementos básicos de suma importancia los cuales son:

Datos del usuario: son tablas de datos que contienen la información específica de los datos que almacena la base, los cuales están ordenados en filas y columnas. Metadatos: También se conocen como Tablas del Sistema y son las que contienen la información acerca de la base de datos, es decir, el tipo y cantidad de registros que contiene. Índices: Es el ordenamiento de los datos según la conveniencia del usuario para realizar un manejo más fácil de los mismos. Es decir, que dependiendo del tipo de datos que se tenga, los campos se pueden ordenar por ejemplo de acuerdo al nombre, apellido, dirección, etc. Metadatos de aplicación: Se utilizan para almacenar la estructura y el formato de formas del usuario, reportes, consultas y otros componentes de aplicación.

Teorías explicativas de la base de datos

La expresión base de datos se dice que fue empleado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en California. Para tener un aspecto más amplio sobre lo que se refiere a una base de datos, a continuación, se muestra algunos conceptos:

· Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, pedidos u otras cosas. Muchas bases de datos comienzan como una lista en una hoja de cálculo o en un programa de procesamiento de texto.

· Una base de datos computarizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que usa tres tablas no son tres bases de datos, sino una base de datos que contiene tres tablas. Salvo que haya sido específicamente diseñada para usar datos o códigos de otro origen.

Beneficios que conllevan la digitalización de procesos

La digitalización documental es determinante dentro del proceso de transformación digital de las empresas. Esta inversión tecnológica solo aporta beneficios esenciales para el negocio.

Ahorro de espacio. Los archivos y documentos impresos implican una necesidad de almacenaje físico. Gracias a la digitalización, ese espacio puede destinarse a otro fin más necesario, como por ejemplo, la creación de una zona de trabajo más cómoda. Protección de los datos. El soporte en papel es vulnerable ante distintos factores externos que pueden dañar el material. Por ejemplo, el riesgo de humedad o incluso la propia huella del paso del tiempo. El soporte digital protege la información. Podemos observar cómo un libro se deteriora con el paso de los años aunque haya estado muy bien cuidado. Esto mismo ocurre con los archivos en papel. Gestión del tiempo en la consulta de datos. Un archivo físico puede tener el riesgo del desorden o la pérdida de algún documento. En el caso de un archivo online, obtienes el valor de la inmediatez como usuario. Es decir, por medio de una consulta rápida puedes acceder hasta la información exacta. A lo largo de la jornada de trabajo, estas búsquedas son tan frecuentes y necesarias que, al optimizar los tiempos en estas tareas, son muchos los minutos que ganas al final de la jornada. Mejora de la productividad. Gracias a la integración de la tecnología en el proyecto de empresa, el personal adquiere una mayor destreza en la realización de las gestiones al simplificar las búsquedas.

Cuando mejora la calidad de vida en el trabajo, incluso el bienestar emocional aumenta.

Responsabilidad social corporativa.

Una empresa puede mostrar su compromiso social implicándose en causas importantes, como por ejemplo, la sostenibilidad ambiental. La digitalización de documentos propicia este ahorro en el consumo de papel. Además, si se precisa una copia de un documento, siempre se puede imprimir. Acceso a la información a través de distintos dispositivos tecnológicos. Este sistema ofrece medidas de seguridad para filtrar quién tiene acceso a los contenidos. Reciclaje profesional. Gracias a la gestión documental, también se desarrollan competencias tecnológicas.

Por tanto, la digitalización documental solo trae ventajas a la empresa. Una buena forma de conseguir la digitalización en pymes es con SAP Business One. También utilizamos herramientas de captura de imágenes y comunicaciones TWAIN. De este modo, podemos digitalizar albaranes, facturas, pedidos de compra y otros documentos gracias a la digitalización certificada.

Digitalización de procesos

La digitalización documental o de cualquier tipo de archivos es determinante dentro del proceso de transformación digital de las empresas ya que en las oficinas se maneja mucha información de gran importancia que algunas oficinas registran esta información en papel de manea escrita y esta información al estar en cualquier tipo de material de papel esta expuesto a muchos factores externos que pueden afectar la información aquí entra la digitalización de proceso que se encarga de digitalizar toda esta información registrada en papel a el soporte digital el cual protege toda la información. La digitalización también se encarga de ahorrar espacio en la oficina ya que los archivos y documentos impresos involucran una necesidad de acumulación físico. Gracias a la digitalización, ese espacio que se utilizaba para guardar toda la información en papel puede ocuparse para otro fin más necesario.

Tipo de base de datos

Existen diferentes criterios para clasificar las Bases de Datos; entre ellos están los siguientes:

SEGÚN LA VARIABILIDAD DE LOS DATOS ALMACENADOS

Las acciones que se puedan realizarse sobre una base de datos, dependerán del tipo de información que se halle guardada en ella. Según la variabilidad, estas se pueden clasificar en:

Estáticas

Los datos que contiene son de sólo lectura. Básicamente se utiliza para almacenar datos históricos, útiles para comparar el comportamiento de los mismos a través del tiempo.

Dinámicas

Pueden realizarse diversas operaciones sobre los datos que contiene, entre ellas: consulta, actualización, adición y eliminación. Como ejemplo se puede citar el sistema de una empresa para manejar inventario.

Según el contenido

Otra forma de clasificar las bases de datos es por el tipo de información en la que ésta esta

y se clasifican en:

· bibliográficas:

Su contenido es solo una representación de la fuente primaria. La información se utiliza como guía para conocer su ubicación. Un ejemplo de esto esta el sistema bibliotecario, donde la base bibliográfica contiene la ficha de la fuente, es decir: nombre del autor, fecha de publicación, editorial, titulo, etc.

· NUMÉRICAS

Este tipo de bases de datos, solamente almacena datos numéricos, por ejemplo: estadísticas, cálculos matemáticos, edades, etc. Su contenido no admite caracteres alfabéticos o alfanuméricos.

BASES DE TEXTO COMPLETO Almacena el contenido completo de la fuente primaria. A diferencia de las bases de datos Bibliográficas, éstas pueden almacenar el contenido completo de una

publicación (revista, libro, etc.), e incluso una colección completa de dichas publicaciones. También se conocen como Bases de Datos Textuales. DIRECTORIOS Son aquellas cuyo contenido está referido a la descripción de otros recursos de información. Este tipo de base de datos, son los directorios y agendas que se encuentran en los organizadores electrónicos, tales como las direcciones electrónicas y en archivos físicos como las agendas o directorios telefónicos. BANCO DE IMÁGENES. Como su nombre lo indica, almacenan información en distintos formatos compatibles con visores de imágenes, audio, video y multimedia.

Modelos de base de datos:

Un modelo de datos es básicamente una explicación de algo conocido como Contenedor de datos, esto quiere decir, el lugar donde se almacena la información y también lo que son los métodos para guardar y recuperar información dichos contenedores.

Estos modelos son representaciones lógicas, los cuales se representan por algoritmos y conceptos matemáticos; como ejemplo están los siguientes modelos:

· base de datos relacional

Se utiliza para dar forma a problemas reales y gestionar datos dinámicamente. Sus fundamentos basados en la utilización de relaciones fueron propuestas en 1970 por Edgar Frank Codd, trabajador de los laboratorios IBM8. El ordenamiento del almacenamiento de los datos es igual, esta característica lo hace más simple y accesible, ya que los datos almacenados se pueden distribuir en forma de consultas.

· BASE DE DATOS ORIENTADA A OBJETOS

Este modelo es uno de los más recientes, guardan en la base tanto el estado como el comportamiento del objeto. Algunas de los atributos de este modelo son: la encapsulación, herencia y polimorfismo.

· BASES DE DATOS DOCUMENTALES

Permite realizar diferentes actividades sobre el texto, una de las más importantes es la búsqueda de texto, que se pueden realizar dentro de un documento.

DISEÑO DE LA BASE DE DATOS

A continuación, se muestra el fundamento teórico del modelo Entidad – Relación, desarrollo del sistema, diccionario de datos y el diseño de pantallas, las cuales son importantes para diseñar una base de datos eficiente.

MODELO ENTIDAD – RELACIÓN

El diseño de una base de datos, comienza con el modelo Entidad - Relación, que es la representación grafica de las relaciones que existen entre las diferentes entidades que participan en el proceso para el almacenamiento y administración de la información; cada entidad esta representada por un rectángulo y el nombre que aparece en el interior simboliza a la persona, lugar u objeto sobre el cual se realiza una acción, las relaciones están representadas por rombos

y de manera similar que la entida, el nombre aparece en el interior y simboliza la acción que se realizara sobre la entidad.

· Relaciones 1-1.- Las entidades que intervienen en la relación se asocian una a una

· Relaciones 1-n.- Una ocurrencia de una entidad está asociada con muchas (n) de otra.

· Relaciones n-n.-Cada ocurrencia, en cualquiera de las dos entidades de la relación. puede estar asociada con muchas (n) de la otra y viceversa.

Representación gráfica de Entidades y Relaciones

Para asimilar fácilmente un diseño de datos cuando se emplea el modelo E/R se utilizan los siguientes elementos gráficos:

La utilización de estos elementos dará como resultado lo que se denomina el esquema entidad-relación de la base de datos.