National Audit Team Applications

THE NEW

National Audit System Will bring order to opperations and finance through its auditors

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Applications open until Mar 11 Keep reading for more details

Sobre el proceso Lanzamiento de aplicaciones: martes 07 de Marzo Cierre de las aplicaciones: jueves 11 de Marzo

Proceso de evaluación y selección: desde 11 hasta 15 de Marzo

Aplica aquí En caso de dudas contactar al MCVP F&L: edgar.quintero@aiesec.net

Objetivo El sistema de auditoría busca garantizar que nuestras operaciones son realizadas dentro del marco legal, así como respaldadas con el debido soporte financiero y así asegurar la transparencia de todas nuestras entidades locales.

El mismo está constituido de dos partes, una destinada a la revisión de nuestros procesos operativos y otra a la revisión de los movimientos financieros.

Estructura

MCVP F&L

Finance Chair

OP Chair

OP Chair

Auditor IGV

Se encuentra a cargo del MCVP F&L de forma provisional.

Auditor IGET

Auditor OGET

Auditor OGV

Estructura Rol: Finance Chair

(Se requiere conocimiento de Finanzas)

Descripción: Realización, seguimiento y reporte de la auditoría de cada entidad local así como del soporte a las mismas.

Responsabilidades: • • • • • • •

Entrega de auditoria de cuentas (egresos y ingresos) Análisis y corrección de reclamos referentes a la auditoria mensual de cuentas Consultancy spaces mensuales para solucionar dudas de LCPs y LCVPs F&L Envío a los LCs de sus respectivos reportes del análisis de performance mensual en la auditoría de cuentas Presencia en reuniones quincenales del Equipo Nacional de auditoría Participación en Conferencias Nacionales Presencias en las legislaciones del BoP (vinculadas a as funciones del ENA)

Estructura Rol: Operations Chair

(Se requiere experiencia de EB)

Descripción: Líder de equipo del sistema de auditoría operacional. Encargado del seguimiento, cumplimiento del timeline nacional y reporte de la auditoría mensual.

Responsabilidades: • • • • • • •

Recepción de Auditorías (contratos, operación y calidad) Análisis y corrección de reclamos Emisión mensual de planillas de auditorías de operaciones.

Respuesta a los correos en máximo 48h Consultancy spaces mensuales para solucionar dudas de LCPs y VPs Participación en reuniones cada 15 días del ENA Participación en Conferencias Nacionales

• • •

Envío a los LCs del reporte del análisis de performance mensual de AIESEC en Venezuela Presencia en las legislaciones del BOP vinculadas a las funciones del ENA. Emisión de plan operacional para entidades en alerta o riesgo.

Estructura Rol: IGV Auditor Descripción: Realización, seguimiento y reporte de la auditoría de cada entidad local así como del soporte a las mismas.

Responsabilidades: • • • • •

Elaboración mensual de planillas de auditoría IGV. Brindar educación a la red sobre el sistema de auditorías Recepción y auditorías Mensual de los documentos consignados.

Tracking al sistema de archivos en Hub Spot para ICX Tracking a los reportes del equipo de branding de NST de MKT para emisión de multas por infracciones en branding.

Estructura Rol: IGE/GT Auditor Descripción: Realización, seguimiento y reporte de la auditoría de cada entidad local así como del soporte a las mismas.

Responsabilidades: • • • • •

Elaboración mensual de planillas de auditoría IGE/GT. Brindar educación a la red sobre el sistema de auditorías Recepción y auditorías Mensual de los documentos consignados.

Tracking al sistema de archivos en Hub Spot para ICX Tracking a los reportes del equipo de branding de NST de MKT para emisión de multas por infracciones en branding.

Estructura Rol: OGV Auditor Descripción: Realización, seguimiento y reporte de la auditoría de cada entidad local así como del soporte a las mismas.

Responsabilidades: • • • • •

Elaboración mensual de planillas de auditoría de OGV Brindar educación a la red sobre el sistema de auditorías Recepción y auditoría Mensual de los documentos consignados Tracking al sistema de archivos en Podio para OGX. Tracking a los reportes del equipo de branding de NST de MKT para emisión de multas por infracciones en branding

Estructura Rol: OGE/GT Auditor Descripción: Realización, seguimiento y reporte de la auditoría de cada entidad local así como del soporte a las mismas.

Responsabilidades: • • • • •

Elaboración mensual de planillas de auditoría de OGE/GT Brindar educación a la red sobre el sistema de auditorías Recepción y auditoría Mensual de los documentos consignados Tracking al sistema de archivos en Podio para OGX. Tracking a los reportes del equipo de branding de NST de MKT para emisión de multas por infracciones en branding

Documentos iGET

oGV/oGET 1. Contrato 2. Pasaporte/CĂŠdula de identidad 3. Carta de Relevo de Responsabilidad

Approved

4. Seguro salud

Realized

1. Contrato

Open

2. Pasaporte 3. Carta de aceptaciĂłn empresa

Approved

4. Visa 5. Seguro Salud

Realized

iGV 1. Contrato

Open

2. Pasaporte

Approved

3. Contrato Familias Globales 4. Seguro Salud

Realized

FINANZAS 1. Libros Especiales Fiscales (compra y venta) con sus respectivas facturas Contabilidad mensual: 2. Libro Diario 3. Conciliaciones Bancarias

Planillas Planilla de Documentos Es una herramienta a ser utilizada por: • Los equipos locales de las áreas de operaciones para cargar la información referente a sus resultados mensuales, en base a sus números en EXPA. •

El chair de auditoría de operaciones para notificar el desempeño alcanzado por cada entidad local a lo largo de su gestión.

Planilla de Coherencia Herramienta utilizada por los auditores para notificar el porcentaje de coherencia entre los resultados declarados en la planilla de documentos y las informaciones contenidas en EXPA

Timeline auditoría de operaciones

Declaración de resultados mensuales en la Planilla de Coherencia

Día 1 de cada mes

Resultado de Coherencia y actualización de la Planilla de Documentos con los documentos REQUERIDOS en el mes

Día 2 de cada mes

Reclamos referentes a los documentos requeridos

Día 3 de cada mes

Subir documentos a la plataforma correspondiente (Podio para OGX, Hubspot para ICX)

Día 7 de cada mes

Resultado auditoria de operaciones

Día 20 de cada mes

Reclamos referentes al resultado de auditoria mensual

Día 22 de cada mes

Resultado final de la auditoria mensual

Día 25 cada mes

Timeline auditoría de FINANZAS

Entrega virtual libros especiales fiscales

Día 1 de cada mes

Correcciones y autorización de envío en físico de los libros especiales fiscales y facturas correspondientes

Día 3 de cada mes

Entrega libros especiales fiscales y contables

Día 5 de cada mes

Resultado de auditoria de Finanzas

Día 15 de cada mes

Reclamos referentes al resultado de auditoria de Finanzas

Día 17 de cada mes

Resultado final de la auditoria de finanzas

Día 20 de cada mes

Criterios de aceptación de DOCUMENTOS

Contratos/Carta de Relevo de Responsabilidad

El Contrato y la Carta de Relevo de Responsabilidad deberán contener todas las firmas manuscritas y las mismas deben ser idénticas a las contenidas en el documento de identificación (pasaporte/cédula de identidad)

Seguro Salud y Visa

El Seguro Salud y la Visa deben asegurar el EP/trainee durante todo el período de intercambio

Facturas correspondientes a compras y ventas

Las facturas consignadas deben estar en nombre de AIESEC y facturas dañadas no serán aceptadas

Status de documentos o facturas

Correcto

Documento o factura consignado(a) en la fecha correspondiente y con todos los critérios requeridos para aprobación

Pendiente

Documento o factura no consignado(a) en la fecha correspondiente. Lo que indica que el mismo será cobrado nuevamente en la auditoria del mes seguiente.

Pendiente 2

Documento o facture no consignado(a) por la segunda vez que fue requerido

Incorrecto

Documento o facture consignado(a) en la fecha correspondiente sin los critérios requeridos para aprobación

Sistema de Multas

Contratos Pendientes o Incorrectos *

1000 Bs

DemĂĄs Documentos con status Pendiente o Incorrectos**

500 Bs

Facturas de ventas Pendientes o Incorrectas (ingresos OGX y iGET)

500 Bs

Facturas de compras Pendientes o Incorrectas (egresos)

10% del valor de la compra

*Contrato de los EPs, contratos de OPEN con organizaciones **Carta de relevo de responsabilidades, pasaporte, seguro salud, contrato famĂ­lias globales, carta de aceptaciĂłn empresa, visa

Status finales de auditoría de operaciones

IDEAL

Fueron consignados más del 70% de los documentos requeridos durante el mes. Se entiende que el LC cumplió con su responsabilidad a nivel de auditoría de sus resultados del mes correspondiente y debe trabajar para mantener el mismo desempeño en los meses que siguen en el semestre.

ALERTA

Fueron consignados entre el 60 y 70% de documentos requeridos, considerados como mínimo para la aprobación de la auditoría mensual. Se entiende como un llamado de atención para la mejoría de los procesos de auditoría local en los próximos meses.

RIESGO

No fue consignada la cantidad mínima de documentos requerida para aprobar la auditoría del mes correspondiente. Se entiende que la entidad local debe estar enfocada en mejorar urgentemente sus procesos de auditoría, una vez que en el caso de que obtenga este mismo desempeño en los meses que siguen en el semestre será reprobada en sus criterios de membresía.

+70%

60 – 70%

-60%

Status finales de auditoría de finanzas

IDEAL

En el caso de que ambos Libro Diario y Conciliaciones Bancarias reciban concepto CUADRADO o NO CUADRADO PERO BIEN

RIESGO

En el caso de cualquiera Libro Diario o Conciliaciones Bancarias reciban concepto NO CUADRADO

Criterios de membresía 1 – En el caso de que un LC termine un semestre con más de 2 meses o más con auditoría de operaciones en status final de RIESGO, perderá automáticamente su status de Full Membresía

2 – En el caso de que un LC termine un semestre con más de 2 meses o más con auditoría de finanzas en status final de RIESGO, perderá automáticamente su status de Full Membresía

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