tenkantoren. Maar we richten ons op een specifieke niche. Onze fiscale cel is bijvoorbeeld groter dan de gelijkaardige afdeling bij grotere kantoren’, legt Tuerlinckx uit. Een advocatenkantoor richt zich op kennis over bepaalde specifieke onderwerpen. ‘Die kennis is bereikbaar voor mensen die er mee werken. Een typisch scenario in een kantoor is dat de kennis verzameld zit in een dossier of bestand, dat dan eigenlijk vakkundig op slot wordt gedaan en afgesloten. In veel gevallen is zoiets weinig transparant om te doorzoeken’, aldus Tuerlinckx. Hij wilde al deze kennis meer toegankelijk maken. ‘Mijn eerste idee? Een bibliothecaris aanwerven die alle informatie kon klasseren en inventariseren. Zo’n nauwkeurige indeling is de klassieke manier van werken in onze sector. Maar deze werkwijze zeer is arbeidsintensief, en dus duur. Bovendien moet de persoon die deze klassering voor zijn rekening neemt, eigenlijk een specialist zijn in de materie.’
Google op kantoor Bijkomend probleem is de zogenoemde meta-informatie die rond bepaalde dossiers hangt. Advocaten zijn in veel gevallen zelf verantwoordelijk voor de juiste inventarisatie, zoals de bijhorende labels. ‘Alleen is dat moeilijk om af te dwingen. Advocaten werken vaak van deadline naar deadline. Zij staan onder zowel tijdsdruk als commerciële druk’, stelt hij. ‘In een klein kantoor met enkele advocaten kan de informele communicatie nog veel opvangen. Medewerkers vertellen tijdens de middag- of koffiepauze waar ze mee bezig zijn. Maar dergelijke communicatie is moeilijker naarmate je kantoor wat groter wordt.’ Daarom gooide het advocatenkantoor alle informatie en kennis op een spreekwoordelijke hoop en liet er zogenoemde text mining op los. ‘We creëerden onze eigen Google’, zo omschrijft Jan Tuerlinckx het. ‘We maken gebruik van één databank specifiek voor het delen van kennis. In deze databank komt ook andere relevante in-
Ik heb lang gedacht dat technologie alleen toegankelijk was voor grote kantoren. Dat is niet zo.
formatie zoals mails, opzoekingswerk, conclusies van de tegenpartij, een relevant artikel uit een krant of vakblad,…. Op die manier geeft deze databank een brede basis, naast de individuele juridische dossiers die wel nog behouden blijven.’ Net zoals bij Google, krijg je op basis van trefwoorden een reeks van relevante resultaten. ‘Die resultaten kunnen dan vervolgens worden verfijnd op basis van bepaalde parameters, zoals auteur, tijdsperiode of aard van de juridische informatie.’
Samen een auto maken Naast de technologie was er ook een totale cultuuromslag nodig. ‘Wij hebben hard gewerkt aan onze interne mentaliteit en attitude. In een klassiek scenario is een bepaalde klant vooral de klant van één advocaat, die dan in het groter geheel van een kantoor zit. Bij ons willen we de klant klant laten zijn van een team van advocaten. Het is niet één advocaat die een spreekwoordelijke auto maakt, het is een team van advocaten dat die auto tezamen creëert.’ Klanten hebben bij het kantoor contact met verscheidene specialisaties, en dus ook met verschillende advocaten. ‘Als we dat aan onze klanten uitleggen, begrijpen ze het meteen. Wij werken in ons kantoor met voornamelijk jonge mensen die nog niet al te zeer zijn ingeslepen in de klassieke en individuele klantenbenadering die in de advocatuur vaak heerst. Iedereen geeft door de kennisdeling een beetje persoonlijk rendement af, ten voordele van de rendabiliteit van het kantoor. En dat werkt.’
Modulair schrijven Ook voert het kantoor volop modulair schrijven in. ‘Bij het invoeren van een tekst in het systeem gaat de technologie als het ware meedenken. En op basis van informatie in het systeem zelf tekstblokken voorstellen. Want mogelijk heeft iemand eerder al iets gelijkaardigs uitgewerkt’, legt Tuerlinckx uit. ‘Veel van ons werk is maatwerk. Maar dat betekent niet dat bepaalde onder-
Pulse oktober 2016
31