170
A Schriftelijke communicatie
A 50
Gespreksverslag Een gespreksverslag is een beschrijving van een bepaalde gebeurtenis. Er kan sprake zijn van: - een gespreksverslag van een bepaalde gebeurtenis; - een verslag van functioneringsgesprek; - een verslag van een begeleidingsgesprek.
A 50.1
Verslag van een gebeurtenis Een gespreksverslag is eigenlijk een beknopt verslag van een bepaalde 'gebeurtenis', bijvoorbeeld een slechtnieuwsgesprek, een gesprek over een plotselinge ontstane situatie enzovoort.
Voorbereiding
Voorbeeld eenvoudig formulier gespreksverslag
Een goede voorbereiding op een gesprek is van belang, hoewel dit bij een onverwachte gebeurtenis (lang) niet altijd mogelijk is. Afhankelijk van de situatie houd je je aan de volgende punten: x Stel van tevoren een agenda op met de gespreksonderwerpen. x Informeer degene met wie je spreekt zodat deze zich kan voorbereiden. Zo nodig kunnen dan ook andere onderwerpen worden ingebracht. x Kondig het gesprek op tijd aan: minimaal een week van tevoren. x Zorg voor een rustige ruimte en reserveer voldoende tijd. x Bekijk van tevoren goed alle gegevens van de desbetreffende persoon of personen en zorg ervoor dat je het verslag van het laatst gehouden gesprek bij de hand hebt. x Luister aandachtig en vermijd vooroordelen, dan wel bespreek ze. x Gebruik een vastleggingsformulier als houvast om de onderwerpen, het gesprek zelf, afspraken enzovoort vast te leggen. x Noteer zo beknopt mogelijk; zo nodig in de telegramstijl.
Formulier gespreksverslag Datum gesprek
6 januari 20..
Onderwerp
verlofregeling
Aanleiding
verzoek om verlof van Klaas Jansen
Verslag opgesteld door
P. van der Weerd, chef werkplaats
Inhoud gesprek Klaas Jansen dient mondeling een verzoek om verlof in voor de periode van 16 januari tot en met 28 januari voor een vliegvakantie naar de Canarische eilanden. Probleem is echter dat er de komende weken een groot aantal nieuwe auto’s moet worden afgeleverd. Daar komt bij dat er momenteel twee langdurige zieken zijn. Hij geeft toe dat hij zeer laat met zijn verzoek komt. Samen hebben we gekeken naar een andere oplossing, maar op zo’n korte termijn is er niets te regelen. Conclusie/advies Het verzoek van Klaas is afgewezen. Ik heb geadviseerd om eind februari twee weken verlof op te nemen, zodat ik in de planning daar rekening mee kan houden. Klaas gaat hiermee akkoord.