26
A Schriftelijke communicatie
A 3.3
Slotzinnen Het slot van de brief kan bestaan uit een verzoek, een wens of een opdracht. De slotzin is een volledige zin die eindigt met een punt. ł Geen lange slotzin. Zorg ervoor dat de slotzin niet te lang wordt. Dus niet: *Wij zouden het zeer op prijs stellen als u het volledig ingevulde aanvraagformulier aan ons zou willen terugsturen. Wel: Wilt u het aanvraagformulier volledig invullen en aan ons terugsturen? ł Sluit niet af met Bij voorbaat dank. Dat is spreektaal.
Correcte slotzinnen
Géén cliches!
Mogelijke slotzinnen zijn:
– – – – –
Met belangstelling zien wij uw antwoord tegemoet. Graag vernemen wij uw mening over deze kwestie. Graag vernemen wij het resultaat van uw onderzoek. Wij verzoeken u ons uw beslissing zo spoedig mogelijk mee te delen. Graag zien wij uw order tegemoet.
– – – – –
U kunt erop rekenen dat uw order stipt wordt uitgevoerd. Wij vertrouwen erop dat u onze klacht correct afhandelt. Wij rekenen op uw medewerking in deze kwestie. Voor uw moeite zeggen wij u bij voorbaat dank. Wij vertrouwen erop dat u met ons voorstel akkoord gaat.
Gebruik géén clichés of versleten uitdrukkingen als:
* * * * *
Hopende u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben, ... Vertrouwende u hiermee van dienst te zijn geweest, ... Inmiddels verblijven wij, ... In afwachting van ... tekenen wij, ... Vertrouwende op uw medewerking, ...
A 3.4 Stappenplan brief schrijven Aan de hand van een stappenplan laten we zien hoe je een brief opstelt op basis van een lijstje van gegevens ('telegramstijlgegevens') en een op basis van een case. In beide gevallen schrijven we een verzendklare brief, waarin alle vaste onderdelen (briefhoofd, dagtekening enzovoort) worden verwerkt. De brief moet bij wijze van spreken zo verzonden kunnen worden. Uitwerking telegramstijlgegevens Verstrekte gegevens
Je maakt een verzendklare brief op basis van (een lijstje) van verstrekte gegevens. Dit zijn je bouwstenen. Bepaal welke gegevens bij elkaar horen in een alinea en plaats deze in een logische volgorde. Pas daarna werk je je gegevens uit tot goedlopende zinnen.
Inleiding
Begin de brief altijd met een verwijzing naar de voorgeschiedenis, dan wel met een vermelding van de aanleiding. Alle verstrekte gegevens verbind je op de juiste manier. Als dat nodig is, vul je ontbrekende gegevens aan. Rond je brief correct af met een conclusie, een vraag of een verzoek.
Kern Slot Voorkom rijgwerk
Plak nooit stukjes telegramtekst aan elkaar door het hier en daar plaatsen van een persoonsvorm en een verbindend woord. Dat is rijgwerk! Je hebt dan geen enkele poging gedaan om enig verband te leggen.