Fundamental protocolizar las actas de asamblea de tu sociedad Octaviano Gómez y González

“¿Por qué es importante protocolizar las actas de asamblea de tu sociedad?, las sociedades son agrupaciones de personas que a través de un contrato forman una persona moral, con personalidad y patrimonio propio, con plena capacidad jurídica para ser titular de derechos y obligaciones; estas personas morales nacen con la firma que hacen los socios ante notario en el contrato social; en este acuerdo de voluntades se plasma entre otros datos el nombre de la sociedad, el objeto al que se va a dedicar, su domicilio social, las aportaciones de los socios, y demás reglas generales de actuación de los socios”, señaló Octaviano Gómez y González, Presidente del Colegio de Notarios de San Luis Potosí.

Destacó que “como en todo contrato, las reglas o estatutos de la sociedad, así como las aportaciones, pueden irse modificando con el tiempo para adecuarse a la realidad económica y necesidades concretas de las operaciones del negocio de la sociedad, lo cual debe de hacerse de común acuerdo de los socios o accionistas a través de sus asambleas”.

Asambleas un verdadero ejercicio democrático Además mencionó que las asambleas “constituyen un verdadero ejercicio democrático a través del cual las decisiones se toman a través de la participación de los socios o accionistas, por lo que deben siempre hacerse cumpliendo con las reglas relativas a las convocatorias; todas las actas de las asambleas extraordinarias que contienen alguna reforma estatutaria, o las ordinarias que así lo requieran, deberán de protocolizarse ante el notario público o corredor, para ser inscribibles en el registro público, a fin de que dichos acuerdos puedan surtir efectos frente a terceros”.

El 90% de las sociedades civiles y mercantiles son empresas familiares

Gómez y González apuntó que se sabe que en México, “alrededor del 90% de las sociedades civiles y mercantiles son empresas familiares, en las que en virtud de las relaciones informales entre parientes y/o amigos, suele dejarse de lado la necesidad de cumplir con las formalidades legales, descuidando la elaboración de asambleas anuales y la protocolización de las actas relativas”.

En este sentido aseguró que los notarios se dan cuenta de estas situaciones que son muy comunes en las pequeñas empresas familiares, que no tienen reglas exactas y documentos corporativos, “estas omisiones no solo ocasionan problemas al momento de que los administradores deseen ejercer su representación social, sino que también tienen implicaciones fiscales, las recientes reformas al Código Fiscal de la Federación establece la obligación a las personas morales y sus administradores de tener actualizada la participación social o accionaria de la sociedad, informando el nombre del socio accionista, que deberá estar inscrito en el Registro Federal de Contribuyentes, asimismo se tiene obligación de informar el nombre de los socios que tienen el control efectivo de la persona moral, es decir la o las personas que toman las decisiones, por su participación económica o por su poder de decisión en las asambleas”.

Notarios listos para apoyar

Por ello consideró importante que aún cuando las pequeñas sociedades puedan tomar sus decisiones de manera informal, “los administradores deben procurar convocar asambleas y llevarlas a cabo con las debidas formalidades, para fomentar el diálogo y participación de todos los socios, lo que llevará a tener a mejores estrategias de acción y una mayor solidez en el gobierno corporativo de la persona moral”.

Finalmente dijo que “los notarios en nuestro deber como fedatarios procuramos recordar a los socios y administradores la necesidad de tener en regla los libros de la sociedad y la protocolización de sus asambleas; el orden en los documentos corporativos es indispensable para transitar conforme a la ley y en consecuencia tener un beneficio económico transparente y sin riesgo. Puedes acudir a tu notario para que te ayude a poner en regla tu sociedad, él estará dispuesto siempre a darte el mejor consejo. En la notaría 04 siempre estamos dispuesto para aconsejarte y darte la mejor asesoría para que puedas tener tu sociedad en regla y obtener siempre el mejor beneficio económico”.