TIPS & TRUCS
5
De loon administratie moet u zeven jaar bewaren
WAT MAG WEL EN NIET IN HET PERSONEELSDOSSIER?
tips: dossier op slot
Door internet en sociale media ligt de privacy van consumenten onder een vergrootglas. Voor je het weet, ligt je hele leven op straat. Hoe zit dat eigenlijk met de privacy van medewerkers? Welke gegevens mogen wel en niet in het personeelsdossier terecht komen?
Datalekken en meldplicht Als gegevens onbedoeld toegankelijk zijn geweest voor mensen die daar normaal gesproken niet bij kunnen komen, omdat het systeem gehackt is of omdat er een usb-stick met gegevens kwijtgeraakt is, dan is er sprake van een datalek dat gemeld moet worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze meldplicht is onderdeel van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Lees meer hierover in het dossier op het ledenportaal: leden.bovag.nl/datalekken.
22 BOVAGkrant NUMMER 3 / MA ART 2017
D
e Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) is er duidelijk over: het verwerken van gegevens van personen moet zorgvuldig, veilig en in overeenstemming met de wet gebeuren. De betrokkene moet op de hoogte zijn van het doel van de gegevensverwerking en moet weten wie zijn gegevens verwerkt. Voor sommige gegevens gelden extra strenge regels. Bedrijven die de privacywet niet naleven, riskeren een boete die kan oplopen tot 820.000 euro. Deze regels gelden ook voor bedrijven die gegevens van (potentieel) personeel vastleggen. BOVAG legt aan de hand van vijf situaties uit hoe het zit met de privacywet en het personeelsdossier.
1
Sollicitatieprocedure
De sollicitatiecommissie heeft een gesprek met een kandidaat die niet past in de huidige vacature, maar voor wie later misschien wel plek is. Welke gegevens van deze sollicitant mag u bewaren?
Hoe zit dat? Vertel dat u zijn gegevens graag bewaart voor als er later een passende functie vrij komt. Geeft de sollicitant daar toestemming voor, dan mag u deze gegevens voor een jaar opslaan en bewaren.
Wat zijn de regels rondom sollicitaties? Tijdens een sollicitatiegesprek mogen geen vragen gesteld worden over gezondheid of ziekteverzuim. Gegevens van sollicitanten die niet aangenomen zijn, moeten uiterlijk vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijderd worden.
2
Loonbeslag van een mede werker
Er is een nieuwe medewerker aangenomen. Na een paar maanden wordt er beslag gelegd op het loon. Mag u als werkgever dit in het personeelsdossier vastleggen?
Hoe zit dat? De werkgever mag alleen die gegevens in het personeelsdossier opslaan die noodzakelijk zijn. Zolang er beslag op het loon is gelegd, mag ook dit opgeslagen worden. Daarna moeten gegevens ervan vernietigd worden.
Wat mag er over een medewerker geregistreerd worden? Naam, adres, woonplaats, een kopie van het identiteitsbewijs en het burgerservicenummer (BSN). A rbeidsovereenkomst en de voorwaarden daarbij, functieomschrijving, verslagen van beoordelingsgesprekken, verzuimfrequentie, vakantiedagensaldo en persoonlijke aantekeningen van de leidinggevende. S a la r i sge geven s, toesla gen, subsid ies, werknemersverklaring, autoregeling, pensioengegevens, verzekeringen, kopieën van salarisstroken en jaaropgaves. N a ver t rek: loonbelast ingverk la r ing en kopie van het identiteitsbewijs moeten vijf jaar bewaard worden. De loonadministratie moet u zeven jaar bewaren. Voor alle andere gegevens uit het dossier geldt een richtlijn van twee jaar.