Msm12 trend 2015

NUMMER 12, DECEMBER 2015

SECRETARESSEFUNCTIE BLIJFT SPRINGLEVEND SALARISONDERZOEK WAT VERDIENEN JULLIE? VERBINDENDE ROL DE ASSISTANT ALS PARTNER

DE TOEKOMST VAN HET VAK

TREND RAPPORT 2015 001-001_MSM12_TREND_CVR.indd 1

03-12-15 11:07

SCHITTER

IN JE ROL ALS ASSISTANT Deze gids gemist?

Vraag een eigen exemplaar aan op managementsupport.nl/ opleidingen.

Digitaal samenwerken • Onenote • Lean op het secreta secretariaat • Projectassistent De kracht van imperfectie • Duurzaam inzetbaar o op het secretariaat Sterk in stressvolle situaties • Professioneel leidersc leiderschap • Management en l kkracht h •E i 5 organisatie • IIntroversie als En nog ruim 50 andere trainingen

www.managementsupport.nl/opleidingen 36378_Extra materiaal Management Support Opleidingen 225x297.indd 1 002-012_MSM12_TREND ADV.indd 2

02-12-15 17:19 03-12-15 11:52

VO O R W O O R D

INHOUD

Trendverhaal

4

Wat zijn de laatste ontwikkelingen in het secretaressevak? En welke trends spelen er? In dit hoofdverhaal zetten we alle relevante onderzoeksresultaten op een rij. Met allerlei feitjes, foto’s, quotes, en graphics. Eén ding is alvast duidelijk: jullie zijn klaar voor de toekomst.

VERWACHTINGEN & TRENDS

D

e secretaressefunctie zou ten dode opgeschreven zijn. Was dit een film en geen blad, dan zouden hier de treurig-dreigende tonen van The Imperial March passend zijn.

Volgens het onderzoek Baanpolarisatie in Nederland van dit jaar van het Centraal

Planbureau hoort het vak van secretaresse namelijk bij de snelst krimpende beroepen.

Maar uitsterven? Daar ging trendforecaster Andrea Wiegman in Management Support Magazine

Salarisonderzoek 8 Ook dit jaar hebben we weer - in samenwerking met Berenschot - onderzoek gedaan naar jullie salarissen. Wat blijkt? Het loon ligt lager dan in voorgaande jaren.

Wie zijn jullie?

10

Op deze pagina’s de kerncijfers: een overzicht van de functies, leeftijden, opleidingniveaus, drijfveren en competenties van de respondenten.

oktober 2015 én tijdens het congres Get Connected op 12 november hard tegenin: “Het secretaressevak blijft springlevend. Organiseren, online en offline, wordt alleen maar belangrijker. Assistants scheppen orde in de chaos, vertegenwoordigen de organisatie en in een economie waarin het draait om relaties en samenwerken voegen professionele ondersteuners blijvend waarde toe.”

Ondanks alle smartphones, tools en apps blijft mensenwerk dus belangrijk: snelheid kunnen

Conclusie

11

In het kort de belangrijkste uitkomsten van het Trendonderzoek én wat deze betekenen voor jullie toekomst.

afwegen tegen resultaat, aanvoelen welke relaties je kunt verbinden en wat je wel of juist níet moet zeggen en een trend of connectie doorspelen aan je manager. De assistant als partner.

Management Support volgt de ontwikkelingen in het secretaressevak op de voet en kaart graag

COLOFON

trends aan. En we willen graag jullie mening hierover. Wat valt jullie op? Welke trends signaleren jullie in je organisatie en functie? Kloppen onze verwachtingen en onze visie op de toekomst met die van jullie? Vandaar dit grote Trendonderzoek 2015 in samenwerking met onze partners Berenschot, ECABO en Schoevers. Het vertrouwde, jaarlijkse salarisonderzoek maakt hier deel van uit.

Vragen die we stellen zijn: ‘hoe zou je jezelf typeren in je werk?’, ‘wat zijn je drijfveren?’, ‘hoe groot is je netwerk?’ en ‘met welke communicatiemiddelen werk je?’ En dit allemaal naast de geijkte zaken als werkervaring, opleiding, leeftijd, salaris en baantevredenheid. We zoomen in op jullie verbin-

Redactie Vera Bot Aline de Bruin Uitgever Jelske Gerritsma Advertentie-acquisitie Eljarreau van Hees Vormgeving en opmaak colorscan, www.colorscan.nl

dende rol, ambitie en blik op de toekomst.

Druk Ten Brink, Meppel

Wij zien jullie als verbinder en sparringpartner. Jullie ook?

Partners Berenschot ECABO Schoevers

Lees alle resultaten in dit Trendrapport.

Alle in deze uitgave opgenomen informatie is met de grootste zorgvuldigheid samengesteld. De juistheid en volledigheid kunnen echter niet worden gegarandeerd. Vakmedianet en de bij deze uitgave betrokken redactie en medewerkers aanvaarden dan ook geen aansprakelijkheid voor schade die het directe of indirecte gevolg is van het gebruik van de opgenomen informatie.

Hartelijke groet, Vera Bot

december 2015

003-003_MSM12_Trend_vw.indd 3

december 2015

|

3

03-12-15 11:08

TRENDRAPPORT TEKST VERA BOT

TRENDS

G

& TOEKOMST

een functie zo versnipperd en breed als het secretaressevak.

FUNCTIENAAM

En geen functienaam waarvan de betekenis zo kan verschil-

De verschuiving in functienamen valt op. De afgelopen twintig jaar

len als die van ‘secretaresse’ - en trouwens alle andere

daalde ‘secretaresse’ van 40% naar 16%. ‘Managementassistent’ nam

vormen ervan: managementassistent, personal assistant, officemanager,

juist toe en steeg van 5% naar 26%.

coördinator bedrijfsvoering enzovoort.

HOGERE VERWACHTINGEN TAKEN

Complex agendabeheer, organiseren van evenementen en bijeenkom-

Jullie werkzaamheden zijn divers en complex. De functie is breed en de

sten, communicatie met interne en externe klanten, verwerken van

functienaam verschilt in hoge mate in veel organisaties, net als de taken

grote hoeveelheden informatie, meedenken met het management...

en competenties die daarbij horen.

Het hoort er allemaal bij. De verwachtingen zijn gestegen en de functie

Jullie werken op een afdeling of één op één, of voor meerdere mana-

verbreedt en verdiept zich. De professionele ondersteuners zijn breed

gers, voor een RvB, RvT, of op een secretariaat. Marketingtaken, HR-

inzetbaar, hebben veel kennis in huis en weten om te gaan met de

taken of communicatie horen er vaak ook bij. Sommigen hebben zulke

digitale communicatiemiddelen.

versnipperde taken dat er niet eens een passende functietitel is.

TOEN EN NU Toen: • ienstbaar • itvoerend • a wke rig en a

raat

• nteger • eroepsopleiding • ast takenpakket not leren, agendabe eer, en ovoort.

• p de a

tergrond

Nu: • o manager, biedt in o deli ke onderste ning • roa tie • a wke rig en a

raat

• nteger •

bo , vaak ook bo o wo

• reder in etbaar verdiept i

bi voorbeeld in omm ni atie,

o

marketing • terke persoonli k eid, overal van op de oogte

TRENDS

ELISE BLOEM ASSISTANT INTERNATIONAL ACTIVITIES SSR “Ik wil de opleiding MER (Management, Economie en Recht) doen om meer de inhoud in te gaan. Uiteindelijk wil ik graag doorgroeien naar leidinggevende en een juridische achtergrond is daarbij handig. Ik zit heerlijk waar ik zit, maar er moet wel altijd een stijgende lijn zijn.”

TREND 1: Digitalisering & automatisering Veel traditionele secretaressetaken zijn overgenomen door onze computers en telefoons. ‘De secretaresse van vroeger is de smartphone van vandaag oals de

al meldde op

|

december 2015

004-007_MSM12_TREND.indd 4

.

“Het zijn alle apparaten met een zekere mate van intelligentie, zoals printers, slimme a tos, slimme

4

li

Futurist en trendwatcher Marcel Bullinga ziet de opkomst van de robots: i en. k noem dat et globale brein.

december 2015

03-12-15 10:52

‘De essentie van het vak is future proof en niet weg te automatiseren’ Uit onderzoek van Oxford University blijkt dat door de opkomst hiervan 47 procent van de banen binnen tien à vijftien jaar verdwijnt.” Om dat voor te zijn stelt Bullinga dat secretaresses hun taken goed onder de loep moeten nemen. “Bepaal welke taken door robots en apps zullen worden uitgevoerd. Denk aan handtekeningen ophalen, agendabeheer, vliegreizen boeken et cetera. Wat overblijft is de essentie van het secretaressevak in de toekomst, een future proof-beroep, dat niet verder valt weg te automatiseren.”

TREND 2: nieuwe generatie managers Door de toename van digitale apps, tools en de smartphone kunnen managers simpelweg meer zelf doen: de mailbox beheren en afspraken in de agenda zetten. Je hoeft dus niet meer de telefoon aan te nemen voor de hele afdeling. Dit zorgt ervoor dat er meer tijd is om andere zaken op te pakken.

DAVE VALKENBURG

TREND 3: faciliterende secretaresse

PERSONAL ASSISTANT EN SALES OPERATIONS TMF GROUP

Dé sparringpartner voor de logistiek én de inhoud.

Kenmerken: • van werken vóór naar werken mét manager, • niet volgend maar initiërend,

“Mijn manager vindt het fijn om te sparren met mij en mijn argumenten te horen. Die discussies zijn belangrijk voor je eigenwaarde: jouw mening telt ook.”

• niet dienstbaar maar dienstverlenend, • sparringpartner, • adviserend.

“Hoe meer een secretaresse weet van het vakgebied van de manager, en daarbij hoe groter het onderling vertrouwen en de chemie, hoe meer ruimte er kan zijn om te groeien in de rol van sparringpartner.” Dat zegt Margriet Bekedam, ze is arbeids- en organisatiepsycholoog en als consultant verbonden aan Van der Houwen Recruitment. “Managers vragen steeds vaker naar een secretaresse met een hbo- of wo-opleiding, bijvoorbeeld hotelschool, een talenstudie of een communicatieopleiding.

Een achtergrond in het vakgebied van de manager is zeker een pre.

Iemand die de inbox voor 80% zelfstandig kan afhandelen, daar komt het concreet op neer.”

TREND 4: flexibel werken Tijd- en plaatsonafhankelijk werken is een trend die alle respondenten om zich heen zien, maar… die zij zelf nooit (19%) of zeer beperkt (52%) toepassen in hun werk. Flexibel werken, of Het Nieuwe Werken, lijkt handig en

SANDIA KALLOE EXECUTIVE ASSISTANT PWC “Mijn taken veranderen, maar de persoon voor wie ik werk blijft hetzelfde’

praktisch uitvoerbaar voor iedereen, behalve voor de managementondersteuner. De spil zijn (of: willen zijn) op kantoor houdt over het algemeen in dat jullie dus daadwerkelijk altijd op kantoor zijn, en dat zichtbare aanwezigheid belangrijker is dan bereikbaarheid op afstand. En dat is opmerkelijk, gezien de nieuwe ontwikkelingen en mogelijkheden.

december 2015

004-007_MSM12_TREND.indd 5

december 2015

|

5

03-12-15 10:52

TRENDRAPPORT

Hoeveel uur werk je gemiddeld vanuit huis? rond 40% 4%

je kunt besparen, waar processen efficiënter kunnen, zodat je doet wat ertoe doet en de toegevoegde waarde van het secretariaat bewijst.

rond 60% rond 80% vrijwel alle tijd 0,1% 0.7% 0,4%

TREND 6: Werken in projecten

Nooit 19%

Routinematige werkzaamheden als agenda- en mailbeheer nemen af. In

rond 20% 24%

plaats daarvan nemen losse klussen toe: korte en langlopende projecten waarbij ieder aansluit vanuit eigen expertise. Jij als assistent of projectleider begeleidt en bewaakt de voortgang. Het is dé rol om ervoor te zorgen dat het project gerealiseerd wordt.

SOCIAL MEDIA Maak je voor je werk gebruik van social media? zeer beperkt 52%

TREND 5: Lean werken Jullie zien het belang in van ‘lean’: bezig zijn met werkzaamheden die er-

Ja 41%

toe doen, werk dat waarde toevoegt voor de klant. Samen met anderen

Nee 59%

een proces doorlopen, verspillingen signaleren en oplossen. Kijken waar

Social media gebruik je om deze redenen: Bijna 41% gebruikt social media voor het werk, en dan vooral om kennis op te doen (nieuwe ontwikkelingen zien, artikelen lezen) én om te netwerken.

Kennis opdoen, delen én contacten verbinden, daar gaat het Van degenen die ja antwoordden, gebruiken ze jullie om. media voor: social

82% Op de hoogte blijven van nieuwe ontwikkelingen 72% Netwerken 46% Artikelen lezen

DIANA SOET-BENSCHOP PERSONAL ASSISTANT LEASEWEB

0

“Het lijkt me een uitdaging om een compleet secretariaat op te bouwen. Ik vind het leuk om ergens structuur aan te brengen en alle processen te professionaliseren en te verbeteren. Verder wil ik in de toekomst graag een hbo bachelor volgen zodat ik mezelf nog meer kan professionaliseren.”

6

|

december 2015

004-007_MSM12_TREND.indd 6

30% Monitoren wat er over de eigen organisatie wordt gezegd 26% In contact blijven met klanten en leveranciers 21% Specifieke vragen stellen 17% Klanten vinden 13% Bijhouden voor manager 10% Specifieke vragen beantwoorden 7% Anders

20

40

60

80

100

AMBITIE En de ambitie is er ook, bij alle leeftijden.: de wil om te groeien, meer te leren, van alles op de hoogte te zijn en de soft skills aan te scherpen.

De functie wordt vooral door de young professionals (jonger dan 35

december 2015

03-12-15 10:52

‘Young professionals zien het vak als springplank’ jaar) gezien als springplank. En er blijken nog meer raakvlakken te zijn tussen hen: ze zijn allemaal ambitieus, vinden afwisseling in hun werk belangrijk en denken veel na over hun functie en eventuele uitbreiding daarvan. De wens om door te groeien naar een hogere functie geldt vooral voor hen. Zij zijn gretig en zoeken uitdaging. Ze willen zichzelf graag specialiseren en vinden het belangrijk dat hun ideeën serieus worden genomen. Zo zegt Laura Onderweegs: “Soms heb je gewoon goede ideeën, maar die worden niet altijd serieus genomen. Vrijwel al mijn collega’s zijn wetenschappelijk opgeleid en ik heb het idee dat ze vaak denken ‘jij hebt toch maar hbo’. Het is lastig om je ideeën door te drukken, dat vind ik best frustrerend.”

22% Andere secretariële functie 31% Hogere functie 17% Niet-secretariële functie 8% Zzp 0

5

10

15

20

25

30

35

40

Wat wil jij in de toekomst?

NIEUWE TAKEN Twintig jaar voor dezelfde opdrachtgever werken is iets waar de jonge secretaressen huiverig voor zijn. Linda Immink, freelance directie/pro-

LAURA ONDERWEEGS MANAGEMENTASSISTENT BIJ LOGEX “Ik wil graag een functie als projectmanager bij een corporate multinational. Of ik wil auditmanager worden.

Verder wil ik graag een master halen.’

jectsecretaresse: “Ik ben bewust freelance gaan werken, want ik zou zenuwachtig worden als ik acht jaar voor dezelfde persoon moet werken.

dat ook de fysieke rol van de managementassistent zal veranderen. “Neem

Ik zoek steeds nieuwe dingen op en juist de ‘extreme’ projecten trekken

de opkomst van de hybride medewerker en de tendens naar decentralisa-

mij aan.”

tie. Daaraan moet de manager wennen: die vindt het fijn als de secreta-

Ook binnen een vaste functie is afwisseling mogelijk, zo vertelt Sandia

resse op brulafstand zit. Terwijl je veel taken tegenwoordig plaatsonafhan-

Kalloe, executive assistant bij PricewaterhouseCoopers. “Mijn werk is

kelijk kunt uitvoeren.”

leuk, maar je moet jezelf blijven prikkelen en PwC heeft genoeg projecten. Ik was bijvoorbeeld bandmanager van de bedrijfsband en ik heb

ERGERNISSEN

twee keer een gala georganiseerd voor 400 tot 600 man. Nu doe ik een

Het is niet alleen rozengeur en maneschijn op de werkvloer zoals deze

stuk communicatie door het nieuws op de interne website bij te houden.

top 4 van kantoorergernissen toont. Communicatieproblemen zijn jullie

Die combinatie van verschillende dingen maakt het leuk. Mijn taken

niet vreemd. Maar met een optimistische instelling kom je een heel eind.

veranderen, alleen de persoon voor wie ik werk blijft hetzelfde.”

Zoals deze deelnemer schreef: “Het kan niet fout gaan, hooguit anders

Op de vraag waarmee jullie je functie zouden willen uitbreiden, antwoor-

dan verwacht.”

den jullie: meer communicatie en voorlichting, meer hr-taken en een

TOP 4 OP DE

meer coördinerende rol. Ook meer projecten en inhoudelijk betrokken worden kwamen naar voren.

Marianne Smits (trainer & innovatiecoach): “De managementassistent wordt iemand die sterk is in het leggen van verbindingen tussen personen in en buiten organisaties, met kennis van de inhoud én data – een soort extern geheugen – die weet waar informatie snel te vinden is en in welke vorm die het best kan worden aangeleverd. Dan kun je de verbindings-officer zijn, de linking pin.”

De technische ontwikkelingen zorgen er volgens Smits bovendien voor

GROOTSTE ERGERNISSEN WERKVLOER

1 Onduidelijkheid in communicatie 2 Afspraken die niet nagekomen worden 3 Collega’s die geen verantwoordelijkheid nemen 4 Niet werkende apparatuur december 2015

004-007_MSM12_TREND.indd 7

december 2015

|

7

03-12-15 10:52

SALARISONDERZOEK 2015 TEKST JOHAN VAN DAM

‘ LOON LIGT LAGER DAN VORIGE JAREN’ De salarissen van secretaressen zijn sinds 2013 verder gedaald. De functie heeft de afgelopen jaren flink onder druk gestaan. Reorganisaties en een lagere bezetting zijn al langer aan de orde, maar nu dalen de salarissen ook nog eens. Zo werd vorig jaar een managementassistent gemiddeld met € 41.900 beloond, dit jaar is dat € 36.000. De uitkomsten zijn helaas slecht vergelijkbaar met vorige edities, aangezien de uitvraag dit jaar anders heeft plaatsgevonden. Zo hebben we niet gevraagd naar bonussen en winstdelingen en hebben we andere functies uitgevraagd.

In de tabel hieronder kun je zien hoe hoog de salarissen gemiddeld waren in 2014 per functiegroep. We vroegen deelnemers aan het onderzoek naar hun vaste jaarsalaris. De cijfers zijn gebaseerd op een 40-urige werkweek.

Functienaam

Gemiddeld salaris

Leeftijd

Organisatie-ervaring

Functie-ervaring

Secretaresse

€ 37.000

25-35

5 en 10 jaar

10 en 15 jaar

Managementassistent

€ 36.000

35-45

5 en 10 jaar

10 en 15 jaar

Projectsecretaresse

€ 36.300

55+

5 en 10 jaar

10 en 15 jaar

Directiesecretaresse

€ 37.900

35-45

5 en 10 jaar

10 en 15 jaar

Officemanager

€ 39.300

45-55

5 en 10 jaar

10 en 15 jaar

Executive secretary

€ 40.100

25-35

5 en 10 jaar

15 en 20 jaar

Executive assistant

€ 45.400

35-45

10 en 15 jaar

15 en 20 jaar

Personal assistent

€ 45.400

35-45

5 en 10 jaar

10 en 15 jaar

Assistant to the manager

€ 41.900

35-45

5 en 10 jaar

10 en 15 jaar

Leidinggevende

€ 43.000

45-55

10 en 15 jaar

15 en 20 jaar

Loon en leeftijd Uit onze onderzoeken blijkt dat er een belangrijk verband is tussen loon en leeftijd, de grootte van de organisatie waar je werkzaam bent en je functie.

Naarmate je ouder wordt, stijgt het loon. In Nederland is dit verband vrij sterk. Over het algemeen betalen grotere organisaties beter dan kleinere. En last but not least, naarmate je functie ingewikkelder is neemt het loon toe.

Bij secretaresses is er wel een verband tussen leeftijd en loon en in mindere mate een verband tussen de grootte van de organisatie en het loon.

Onderstaand twee voorbeelden hiervan.

Secretaresses Leeftijd

Gemiddeld

Managementassistent Organisatieomvang

salaris

8

Gemiddeld

Leeftijd

salaris

Gemiddeld

Organisatie-

Gemiddeld

salaris

omvang

salaris

25-35

€ 32.200

minder dan 50

€ 32.900

25-35

€ 33.400

minder dan 50

€ 28.700

35-45

€ 37.200

50-100

€ 29.400

35-45

€ 33.900

50-100

€ 38.500

45-55

€ 37.700

100-200

€ 37.600

45-55

€ 36.300

100-200

€ 37.400

55+

€ 37.600

200-500

€ 39.000

55+

€ 38.800

200-500

€ 35.600

500-1.000

€ 34.100

500-1.000

€ 37.000

1.000 of meer

€ 37.400

1.000 of meer

€ 36.500

|

december 2015

008-009_MSM12_TREND.indd 8

december 2015

03-12-15 10:53

‘Secretaressen met aanvullende taken worden over het algemeen beter beloond’ Het zou kunnen zijn dat secretariële functies bij kleinere organisaties meer verantwoordelijkheden hebben, omdat er minder mogelijkheden zijn om taken bij specialisten te beleggen (bijvoorbeeld HR, facilitair beheer). En secretaresses met aanvullende taken worden over het algemeen beter beloond.

Verschillen in beloning tussen sectoren We zien ook verschillen in loon tussen de sectoren. Zo verdienen secretaresses het meeste in de financiële sector. Managementassistenten kunnen ook goed verdienen in de industrie. Het slechtst beloond worden secretariële functies in de specialistische zakelijke dienstverlening, zoals adviesbureaus.

Management Assistent

Secretaresses

Financiële instellingen

Financiële instellingen

€ 49.200

€ 41.000

Industrie

€ 37.600

€ 39.200

Gezondheids- en welzijnszorg

Openbaar bestuur, overheidsdiensten en verplichte sociale verzekeringen

Onderwijs

Bouwnijverheid

€ 36.200

Onderwijs

€ 36.100

Overige dienstverlening

€ 35.800

Sector

Sector

Openbaar bestuur, overheidsdiensten en verplichte sociale verzekeringen

€ 36.300

€ 35.300

Overige dienstverlening

€ 34.000

Advisering, onderzoek en overige specialistische zakelijke dienstverlening

€ 33.700

Gezondheids- en welzijnszorg

€ 34.900

Advisering, onderzoek en overige specialistische zakelijke dienstverlening

0

€ 36.500

€ 37.600

Bouwnijverheid

10

20

30

40

50

Gemiddeld jaarsalaris

0

10

20

30

€ 32.300

40

50

Gemiddeld jaarsalaris

Het goede nieuws is dat we verwachten dat de lonen weer zullen stijgen. Het gaat beter met de economie en meestal is dat een indicatie van loonstijging. Dat kunnen we hopelijk volgend jaar terugzien in de uitkomsten.

Dit onderzoek en jouw salaris De uitkomsten van dit onderzoek kun je vergelijken met je eigen salaris. Als jouw functie er niet bij staat, kies dan de functiegroep die er het dichtst bij in de buurt komt. Is er een groot verschil tussen jouw salaris en de gemiddelden in dit onderzoek? Misschien moet je dan aan de bel trekken bij je werkgever, maar voordat je dat doet, lees eerst dit: in dit onderzoek onderscheiden we acht soorten secretaressefuncties, maar in de praktijk zijn de verschillen binnen zo’n functiegroep nog steeds erg groot. De ene secretaresse heeft HR-taken, beheert de website of stuurt een aantal mensen aan, terwijl een ander uitsluitend ondersteunend werk doet. Dat heeft invloed op de waardering van de functie en daarmee het salaris. Daarbij tellen het aantal dienstjaren en aantal jaren werkervaring natuurlijk mee. Neem die factoren dus mee als je gaat vergelijken en kijk zeker ook goed naar de interne salarisschalen.

Johan van Dam is senior consultant bij Berenschot, het bureau waarmee Management Support het jaarlijkse salarisonderzoek uitvoert. Hij analyseerde de resultaten en schreef dit artikel.

december 2015

008-009_MSM12_TREND.indd 9

december 2015

|

9

03-12-15 10:53

Jullie zien jezelf vooral als:

WIE ZIJN JULLIE? Er zijn veel verschillende benamingen voor het vak van secretaresse.

De top 5 van gekozen functienamen:

Managementassistent Secretaresse Directiesecretaresse Officemanager Executive secretary / assistant

Maar… het grootste percentage (ruim 20%) kon geen keuze maken uit de 13 opties in het onderzoek en koos voor ‘Anders’. Zo’n 24% gaf bovendien aan dat ze hun huidige functienaam niet vinden passen bij hun werkzaamheden. Dit zijn een aantal van jullie alternatieven:

- procescoördinator

- coördinator bedrijfsvoering

- projectmanager

- operational manager

- hr-assistent

- office assistant

Eigenschappen Op de vraag ‘Hoe zou je jezelf typeren’ hebben bijna alle respondenten als eerste voor de optie ‘behulpzaam’ gekozen. Ook populair: uitvoerend, meedenkend, ontzorgend en verbindend. Jullie vinden jezelf betrouwbaar, verantwoordelijk, sociaal en collegiaal.

Wat zijn je 5 belangrijkste drijfveren?

Zelfstandig werken Nieuwe dingen leren & afwisseling en verandering Eerlijkheid Met anderen samenwerken Kunnen groeien in het werk

10

|

december 2015

010-010_MSM12_TREND.indd 10

Uitvoerder Verbinder Sparringpartner

26.1% 24,4% 22% 9,3%

Kerncijfers

Functienaam 1.

2.

3.

4.

5.

Faciliteerder

61% 38% 37% 36% 34%

- In totaal hebben 1.100 respondenten deelgenomen - 35% heeft een hbo-opleiding op zak en 4,8% een wodiploma. Op de derde plaats staat een secretariële opleiding op mbo-niveau.

- 10% van de respondenten is onder de 35 jaar. De andere 90% is 35+.

- 42,2% werkt voor een bedrijf met 1.000 of meer werknemers en 23,6% werkt voor een klein bedrijf met 0-100 werknemers.

- De meesten van jullie hebben aardig wat werkervaring: 80% werkt al meer dan 5 jaar in een secretariële functie.

- 36% heeft de huidige functie bereikt door binnen het bedrijf door te groeien. 32% is binnengekomen via een vacature en 29% is gevraagd voor de functie.

- 70% ondersteunt de directie of het MT, 44% ondersteunt de afdeling en 23% geeft aan met name (wisselende) projecten te ondersteunen.

- Jullie zijn erg te spreken over de sfeer en collegialiteit op het werk. 77% geeft aan dit een belangrijk aspect te vinden voor de baantevredenheid. Ook een goede balans tussen werk en privé en flexibele werktijden zijn belangrijk voor jullie.

Top 5 belangrijkste competenties 1.

Flexibel zijn

2.

Goed kunnen samenwerken

3.

4.

5.

Een kei zijn in organiseren Beschikken over goede communicatieve vaardigheden Plannen en accuratesse

december 2015

03-12-15 10:54

TRENDRAPPORT TEKST VERA BOT

Conclusie In alle discussies rond de toekomst van de secretaresse speelt één term de hoofdrol: ‘toegevoegde waarde’. De dienstbare, zwijgzame secretaresse die notuleerde in steno is een icoon uit lang vervlogen tijden. Communiceren, je uitspreken, advies geven, jezelf zichtbaar maken – het tegenovergestelde dus – is nu aan de orde. Je moet snel kunnen inspringen op veranderende omstandigheden, alles op en top organiseren en er helder over communiceren. Niet voor niets staat flexibiliteit op nummer één in jullie rijtje met belangrijkste competenties. Een competentie die je meer dan wat ook nodig hebt bij lean werken en werken in projecten.

Waar zit die waarde dan in volgens jullie? Ontzorgen, je manager twee stappen vóór zijn, problemen al hebben getackeld nog voor ze ontstaan zijn – dat is jullie kracht, zodat teamleden en managers

‘De omslag van uitvoerder naar faciliteerder en sparringpartner is ingezet’

toekomen aan hun eigen zaken. Jullie leggen de lat hoog, maar gaan niet voor ‘perfect, wél voor ‘optimaal’.

Verder is overduidelijk dat jullie betrokken zijn bij het vak en de eigen organisatie. Ruim 80% werkt langer dan 10 jaar in het vak. 40% zelfs langer dan 20 jaar. En 80% werkt langer dan 5 jaar bij de huidige organisatie. Bij alle leeftijden viel de genegenheid voor het vak op, net als jullie behoefte aan informatie. om. Dit maakt jullie tot linking pin, de verbinder in het netwerk van Over leeftijd gesproken: van het totaal aantal respondenten was 10%

collega’s, relaties en klanten. Dankzij jullie grijpen de tandwielen in

jonger dan 35 jaar: de young professionals. Zij zien zich nu nog vooral

elkaar. Pleit zelf dus ook voor tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Er

als uitvoerder, maar hun ambitie is gericht op sparringpartnerschap.

is vaak meer mogelijk dan je denkt. En de skills en tools ervoor bezit-

Zij zien de functie dan ook als springplank en pakken gretig uit-

ten jullie al. Bedenk ook dat in deze tijd ‘bereikbaar zijn’ belangrijker

dagende taken op. Ze zien zichzelf over een aantal jaar als project-

is dan ‘aanwezig’.

manager. Ze bezitten een zekere geldingsdrang en gaan voor groei, zichtbaarheid, uitdagende projecten en opleidings- en loopbaanmo-

De omslag van uitvoerder naar faciliteerder en sparringpartner

gelijkheden. In hun motivatie en wens om te groeien wijken ze niet af

is al ingezet, maar nog niet overal doorgevoerd. Dat is begrijpelijk,

van de andere, al gevestigde en ervaren groep respondenten.

en de grootste groep, degenen boven de 40 jaar, groeien hier graag naartoe. Nemen je verantwoordelijkheden toe, investeer je in ken-

Het Nieuwe Werken, of flexibel werken, is voor een groot deel van

nis, denk dan zeker ook aan de beloning. Het salaris blijkt dit jaar

jullie geen gesneden koek. Ruim 70% werkt namelijk nooit of zeer

helaas minder dan voorgaande jaren. Erkenning en waardering horen

beperkt vanuit huis ondanks het feit dat collega’s dit wel doen. Ken-

overeen te komen met het werk- en denkniveau dat van je verlangd

nelijk zit fysiek aanwezig zijn diep geworteld in het werkethos van de

wordt. Kennis betekent invloed, een middel om op gelijkwaardig ni-

assistant. De spil zijn op kantoor betekent dus onder meer: zichtbaar

veau te kunnen meepraten en anderen te kunnen adviseren. Zorg dus

aanspreekpunt zijn. Voor 24% van jullie geldt dat ze maximaal 1 dag

dat je bijblijft, zodat je met verve je nieuwe rol kunt vervullen.

in de week vanuit huis werkt.

Stil zitten is geen optie: wil je in de toekomst duurzaam inzetbaar Tenslotte zijn jullie allemaal volledig vertrouwd met (nieuwe) digitale

zijn, dan is het nodig je vermogen te vergroten om je toegevoegde

communicatiemiddelen. Sterker nog: jullie omarmen digitale

waarde aan te tonen.

tools, zoals Communicator, Dropbox, SharePoint, OneDrive, Trello, OneNote, Yammer en Skype. Jullie draaien je hand er niet voor

Want dat je nodig bent, is zeker.

december 2015

011-011_MSM12_TREND.indd 11

december 2015

|

11

03-12-15 10:58

Werk aan een NOG betere versie van jezelf

Je volledige potentieel ...ik wil meer focus, ik wil mijn organisatie succesvoller maken, ik wil een betere ouder zijn, ik wil gezonder leven, ik wil iets doen voor de maatschappij, ik wil mij verder ontwikkelen, ik wil anderen coachen, ik wil‌ Wat je doel ook is, ga aan de slag met IK2.

Je brein je belangrijkste gereedschap In een mix van theorie, oefeningen, testen en filmpjes krijg je inzicht in je doelen, je brein en je valkuilen. Je gaat aan de slag met het ontwikkelen van je brein in de richting die JIJ belangrijk vindt.

DOELGERICHTER

TOEGEWIJDER

SUCCESVOLLER

Margriet Sitskoorn verbindt in IK2 op haar duidelijke, zo geprezen manier wetenschappelijke kennis over het brein met de dagelijkse praktijk. Van haar hand verschenen de bestsellers Het maakbare brein, Passies van het brein en Ik wil iets van jou, jij wilt iets van mij.

CREATIEVER

Kijk snel op www.ik2.nl 002-012_MSM12_TREND ADV.indd 12

03-12-15 11:52