#25 I JULI 2014
KUNDEMAGASIN FRA SURVEYXACT – INSPIRATION OG GODE RÅD TIL DEN PROFESSIONELLE SURVEYXACT-BRUGER
TEMA
INDHOLD
SKAB GODE FORBINDELSER TIL DIN MÅLGRUPPE
MED ET LILLE STYKKE KODE – EN API – KAN DU SKABE AUTOMATISKE FORBINDELSER MELLEM DINE RESPONDENTER OG SURVEYXACT.
2 4 6 8
NYE DISTRIBUTIONSFORMER TEMA: API AUTOMATISERER MÅLINGER NY BRUGERFLADE PÅ VEJ PLEJ DEN FRIVILLIGE ARBEJDSKRAFT
SURVEYXACT ER EN DEL AF RAMBØLL
02
JULI 2014
SURVEYXPERT
KÆRE LÆSER
Tilfredshedsundersøgelser kan være en stor og kompleks opgave for mange typer af organisationer. Når f.eks. en forlystelsespark med mange daglige gæster vil have brugbar viden om gæsternes oplevelse, skal undersøgelserne være sammenlignelige og ramme respondenterne på det helt rigtige tidspunkt. I SurveyXacts motorrum arbejder vi konstant på at gøre det nemmere og mere automatiseret for vores brugere at udføre de værdifulde målinger, og derfor har vi nu gjort det muligt for dig som SurveyXact-bruger at benytte systemets API. API’en er egentlig bare et stykke kode, som får for eksempel din medlemsdatabase til at tale sammen med SurveyXact. I København Zoo betyder det, at havens gæster helt automatisk får et spørgeskema tilsendt, mens deres besøg stadig er frisk i hukommelsen. Det kan du læse mere om i denne 25. udgave af SurveyXpert, hvor du også får en forsmag på, hvad SurveyXacts it-folk igennem længere tid har haft travlt med. Du kan godt begynde at glæde dig til en helt ny måde at oprette spørgeskemaer på.
God læselyst! Flemming Lübker Cramer Business Manager i SurveyXact
UDGIVER SURVEYXACT – RAMBØLL REDAKTION FLEMMING LÜBKER CRAMER (ANSV.), MIA LÆRKE CHRISTENSEN, UFFE LYNGAAE OG CASPER SVOLDGAARD TEKST & LAYOUT PUBLICO - WWW.PUBLICO.DK INEO DESIGNLAB - WWW.INEO.DK FOTOS KØBENHAVN ZOO OG SURVEYXACT OPLAG SURVEYXPERT UDKOMMER TO-FIRE GANGE ÅRLIGT I 1.000 TRYKTE EKSEMPLARER SAMT ELEKTRONISK TIL CIRKA 20.000 SURVEYXACT-BRUGERE FORBEHOLD CITATER FRA SURVEYXPERT SKAL HAVE TYDELIG KILDE-ANGIVELSE.
NYE DISTRIBUTIONSFORMER GIVER HØJERE SVARPROCENT
SPØRGESKEMAER SKAL ALTID DISTRIBUERES PÅ DEN MÅDE, DER BEDST PASSER RESPONDENTENS AKTUELLE SITUATION. DET GIVER DEN HØJESTE SVARPROCENT OG DE MEST VALIDE RESULTATER. DERFOR ARBEJDER VI I SURVEYXACT KONSTANT PÅ NYE DISTRIBUTIONSFORMER, DER PASSER TIL DIN MÅLGRUPPES BRUG AF MEDIER. LÆS OM ET PAR AF DE NYESTE MULIGHEDER HER.
JULI 2014
OFFLINE: INDFANG DEN SPONTANE REAKTION – OGSÅ NÅR DER IKKE ER HUL IGENNEM
MED PANELINDSAMLING KAN DU NEMT UDVÆLGE MÅLGRUPPEN
NÅ UD TIL FLERE RESPONDENTER MED SMS
Kontakt Ulrik Risbøl Lange KAM chef, SurveyXact url@ramboll.com +45 5161 7819
Den første indskydelse er ofte den rigtige. Derfor opnår du ofte det bedste resultat ved at spørge dine respondenter umiddelbart efter en oplevelse eller en service. Men hvad nu, hvis der hverken er mobildataforbindelse eller wifi der, hvor det giver mest mening at spørge dem? SurveyXact lægger i øjeblikket sidste hånd på offline-indsamling, der gør det muligt at indfange det øjeblikkelige stemningsbillede, selv om der ikke er dækning. Det er f.eks. tilfældet i mange forlystelsesparker, butikker, hoteller, sygehuse osv., hvor kunder eller patienters tilfredshed bedst lader
sig måle umiddelbart efter en oplevelse eller en service.
Nu er det slut med uoverskuelige Excel-ark, hvor du forsøger at sortere i dine respondenter ud fra stam oplysninger. SurveyXact har nemlig integreret en særlig panel-brugerflade i systemet, så det er nemt at vælge et udsnit af dine respondenter ud fra specifikke stamoplysninger. Via SurveyXact kan du sende panel-invitationer ud, og de, der takker ja, indtaster
samtidig deres stamoplysninger. Hvis du for eksempel arbejder i en kommune, kan du på den måde hurtig udvælge forældre med børn i vuggestuer som målgruppe til en tilfredshedsundersøgelser om pasningstilbud.
Nu kan du snart direkte i SurveyXact sende spørgeskemaer ud til dine respondenter, selvom du ikke kender deres e-mailadresser. Med vores nye sms-løsninger kan SurveyXact nemlig distribuere dine målinger til mobilnumre. Så kan dine respondenter tilgå målingen direkte på deres smartphone. Og selv hvis du ikke kender dine respondenters mobilnumre, kan du få din måling ud via sms. Vi har nemlig gjort det muligt for dig at gøre brug
af et servicenummer (et tre eller firecifret sms-nummer), som du kan kommunikere ud via flyers, plakater eller andet. Når dine respondenter sender en sms til nummeret, modtager de et link til din måling via sms. Teknikken blev testet ved dette års Classic Race i Aarhus, og resultaterne var overvældende med en meget høj svarprocent. Kontakt SurveyXact, hvis du vil høre mere om sms-løsningerne.
Under dette års Classic Race Aarhus testede SurveyXact en lille special udviklet app, der gjorde det muligt at lade besøgende give deres mening til kende i et offline-miljø. – Den første test var en stor succes, så nu arbejder vi videre med at gøre offline-indsamling til en brugervenlig gør det selv-løsning, fortæller KAM chef i SurveyXact Ulrik Risbøl Lange.
Kontakt Michael Krei Ringgaard Managing Consultant, SurveyXact mir@ramboll.com +45 5161 7949
Panelindsamling er et tilkøbsmodul. Kontakt SurveyXact, hvis du vil høre mere om panelmulighederne.
Kontakt Ulrik Risbøl Lange KAM chef, SurveyXact url@ramboll.com +45 5161 7819
03
04
JULI 2014
SURVEYXPERT
TEMA: REST API
FULD AUTOMATIK PÅ SPØRGESKEMAER REST API-løsningen i Københavns Zoo er skabt i samarbejde med it-specialisten Navipartner, der står bag Københavns Zoos it-system. Se mere på www.navipartner.dk
MED ET LILLE STYKKE KODE – EN REST API – FRA SURVEYXACT KAN DU AUTOMATISK OVERFØRE OPLYSNINGER FRA F.EKS. ET CRM- ELLER ERP-SYSTEM TIL SURVEYXACTS SPØRGESKEMAER. DET BETYDER MINDRE MANUELT ARBEJDE – OG MERE VALIDE DATA. KØBENHAVN ZOO BRUGER LØSNINGEN, NÅR DE SKAL TAGE TEMPERATUREN PÅ GÆSTERNES OPLEVELSE I PARKEN.
Som arrangementschef i København Zoo har Sami Widell ansvaret for, at havens gæster er glade for deres besøg. Og efter i flere år at have foretaget sporadiske publikumsundersøgelser valgte København Zoo i 2013 at sætte system i undersøgelserne med SurveyXact som partner. – Vi havde brug for et system, der kunne håndtere en bred vifte af undersøgelser. Derudover skulle det køre automatisk, være let
at tilpasse vores behov, give mulighed for at generere rapporter med de indsamlede data og have en overskuelig brugerflade. Det har vi fået med REST API-løsningen fra SurveyXact, siger Sami Widell. Integration med medlemsdatabase København Zoo foretager løbende seks til syv faste undersøgelser, der henvender sig til gæster i haven, gæster til særlige arrangementer – som for eksempel bryllup, foredrag og børnefødselsdage – og til læsere af deres medlemsblad. Det er de to første, der er interessante her. REST API-løsningen sikrer nemlig, at udvalgte gæster automatisk får en e-mail med link til et spørgeskema, et par dage efter de har besøgt haven. – SurveyXacts REST API skaber integration med vores økonomistyringssystem, Navision, hvor vi også har vores medlemsdatabase. Når folk har besøgt os, står de her. Det betyder, at SurveyXact selv kan trække e-mailadresser herfra og sende en e-mail ud til gæsterne. Det eneste, vi skal sørge for, er at oprette spørgsmål og infomail i SurveyXact. Når først det er gjort, kører det hele på skinner, siger Sami Widell.
Kontakt Flemming Lübker Cramer Business Manager SurveyXact +45 5161 7829 fllc@ramboll.com
JULI 2014
Hvad er REST API? API står for Application Programming Interface, og REST betegner det "sprog", som SurveyXacts API benytter. Kort fortalt er det et stykke kode, der kan skabe integration mellem systemer. For eksempel kan et CRM, ERP-, økonomisystem eller et elektronisk patientjournalsystem (EPJ) integreres med SurveyXact, så systemerne udveksler udvalgte informationer – eksempelvivs kontaktinfo og andre stam oplysninger. På den måde kan SurveyXactbrugere automatisere udsendelsen af løbende og situationsbestemte spørgeskemaundersøgelser, og SurveyXact kan sende data fra besvarelser tilbage til brugernes system.
ERHVERVSAKADEMI AARHUS SÆTTER KONTRAKTER I SYSTEM
Ulrik Pontoppidan Kvalitetsmedarbejder Erhvervsakademi Aarhus
AS3 COMPANIES SPARER 1.000 MANDETIMER
Kim Christensen IT Development Manager AS3 Companies
På Erhvervsakademi Aarhus går der mere end 4.000 fuldtidsstuderende, der alle skal have en praktikplads. Med en REST API-løsning fra SurveyXact har skolen fået et system, der kan håndtere aftalen mellem eleven og praktikpladsen automatisk og digitalt. – Før i tiden skulle eleven pendle mellem virksomheden og praktikvejlederen for at få godkendt og underskrevet sin kontrakt, og efterfølgende skulle den registreres i vores system. Med REST API-løsningen fra SurveyXact udfylder eleven nu en onlineformular i skolens eget system, Fronter,
AS3 har specialiseret sig i at rådgive ledere, medarbejdere og jobsøgende i at håndtere arbejdsmæssige forandringer. Hvert år har virksomheden kontakt med 25.000 kandidater i Norden. Løbende spørgeskemaevalueringer er en vigtig del af at sikre kvaliteten i AS3’ rådgivning på tværs af seks forretningsenheder, der servicerer både private virksomheder og kommunale jobcentre. Evalueringer, som med en REST API-løsning fra SurveyXact nu er blevet mere strømlinet. – Når vi opretter kunder i vores interne kandidatsystem, fortæller systemet os automatisk, hvilke og hvor mange evalueringer den nye kandidat skal igennem og hvornår. Via REST APIløsningen sendes oplysningerne nu direkte videre til SurveXact. Når tiden er inde til at evaluere, bliver den
som først sendes til virksomheden og bagefter ryger videre til praktikvejlederen, siger Ulrik Pontoppidan, kvalitetsmedarbejder hos Erhvervsakademi Aarhus. Han fortsætter: – Når kontrakten er godkendt af alle, genererer systemet en flot pdf med skolens logo. Fordelene er, at vi sparer tid på at registrere papirer og altid har et opdateret overblik over elevernes praktiksituation. Derudover sikrer vi en ensartet og professionel kommunikation til virksomhederne, fordi vi selv kan formulere den e-mail, der ryger ud sammen med kontraktformularen.
enkelte kandidat så notificeret i vores nye kandidatportal, hvor de kan klikke sig ind på deres personlige spørgeskema i et SurveyXact-miljø, siger Kim Christensen, IT Development Manager i AS3. Om fordelene siger han: – Førhen havde vi flere evalueringsflow og løsninger. Mens nogle fik en e-mail, modtog andre et stykke papir med en kode og et link til et spørgeskema. Nu foregår det hele automatisk via kandidatportalen, hvilket giver vores kandidater og kunder en langt bedre oplevelse og er med til at hæve svarprocenten. I forhold til administration sparer vi med den nye løsning på den gode side af 1.000 mandetimer om året på at håndtere vores evalueringer. Timer, vi kan bruge netop der, hvor vi er bedst – på vores kandidater.
05
06
JULI 2014
SURVEYXPERT
EN SMARTERE VEJ FRA TANKE TIL SPØRGSMÅL SURVEYXACT LANCERER SNART EN OPGRADERING AF BRUGER FLADEN, HVOR VI HAR GENTÆNKT MÅDEN AT OPRETTE SPØRGE SKEMAER PÅ. FORMÅLET ER AT KOGE SYSTEMETS TO NUVÆRENDE DESIGNERE NED TIL ÉN, SOM ER DÆKKENDE FOR BÅDE NYBEGYNDERE OG SUPERBRUGERE.
Spørgeskemaer kan være komplekse, men udspringer altid af de samme basale over vejelser: Hvad vil vi gerne vide, og hvilke spørgsmål skal vi stille for at få den viden? Med en ny spørgeskemadesigner bliver det nu hurtigere, nemmere og mere intuitivt at komme fra indledende tanker til gode spørgsmål. Prototypen på den nye brugerflade er udviklet, og går alt som planlagt, er den klar til lancering i løbet af efteråret 2014. – I dialogen på vores supporttelefon og på vores kurser hører vi løbende om brugernes oplevelse af SurveyXact. Vi kan se, at systemet på nogle måder er lidt rigidt, som det er i dag, hvor vi har to forskellige spørgeskemadesignere. Mange brugere er på hjemmebane i systemets Smart Designer, men har også behov for at lave nogle mere avancerede tilpasninger i Avanceret Designer. Andre arbejder udelukkende i Avanceret Designer. Nu lancerer vi en ny designer, der samler funktionerne fra de to, siger teknisk ansvarlig i SurveyXact Jacob Frølund. Lettere prioritering og en ny slider Foruden en sammenlægning af de to designere tilføjes der bl.a. to nye måder at besvare spørgsmål på. For det første bliver det nemmere at stille og analysere spørgsmål, hvor brugerne skal prioritere deres svar.
Prioriteringen sker ved, at respondenterne trækker svarmulighederne rundt, så deres højeste prioriteter ender øverst. For det andet bliver det nu muligt at besvare spørgsmål ved at slide en markør hen til sit ønskede svar. – Slideren giver et visuelt løft og en bedre oplevelse for respondenterne – især på smartphones og tablets. Prioriteringen gør det nemmere at arbejde med de svar, man får ind. Af datasættet vil det blandt andet fremgå, hvor mange der har valgt de forskellige svarmuligheder som første prioritet, forklarer Jacob Frølund. 80-90 procent har nok i den nye designer Den nye spørgeskemadesigner vil i første omgang helt erstatte Smart Designer, mens Avanceret Designer vil forblive en del af systemet – i hvert fald på kort sigt. – Vores plan er, at også Avanceret Designer skal væk, men det vil være naivt at tro, at vi kan lancere en ny brugerflade, der fra dag ét kan opfylde alle superbrugernes behov. Jeg forestiller mig dog, at 80-90 procent af vores brugere allerede fra lanceringsdagen vil kunne nøjes med at arbejde i den nye designer. Mit gæt er, at det i dag kun er omkring 50 procent, der kan nøjes med at arbejde i Smart Designer, siger Jacob Frølund.
Om Jacob Frølund • Jacob Frølund har siden 2013 været teknisk ansvarlig i SurveyXact. • Han er uddannet datalog fra Aarhus Universitet og har været ansat i Rambøll siden 2008. • Her har han tidligere siddet med andre af virksomhedens softwaresystemer til dataindsamling. • Jacob Frølund er i spidsen for at udarbejde den nye brugerflade i SurveyXact.
JULI 2014
Brugertest for dummies Den nye brugerflade har både nybegyndere og superbrugere som målgruppe og vil derfor tilbyde to forskellige ”lag” af funktioner, så begge grupper bliver tilgodeset. Lige nu er grundige brugertest i gang – også blandt testpersoner, der slet ikke er vant til at arbejde i SurveyXact. – De får et spørgeskema på papir, som de så skal sætte op i systemet. Vi videofilmer dem imens og
beder dem om at sige højt, hver gang de møder en udfordring, som de ikke nemt kan løse, forklarer Jacob Frølund. Inden lanceringen vil tre uger gå med udelukkende at fejlsøge og finpudse. Desuden bliver den nye spørgeskemadesigner forklaret i brugerhåndbogen og kommunikeret til brugerne af SurveyXact.
Også teknikken får et løft Når den nye brugerflade i SurveyXact lanceres, har den også tekniske forbedringer med sig. Fremover behøver brugerne ikke længere at have installeret Java på den computer, hvor de opsætter spørgeskemaerne. Systemet vil udelukkende være afhængigt af den almindelige internetbrowser, hvilket gør det hurtigere at arbejde i.
SKABELONER TIL ENHVER SMAG (OG ENHED)
Hvilket visuelt udtryk ønsker du på dine spørgeskemaer? SurveyXact har nu 15 forskellige layoutskabeloner på paletten, som du frit kan skifte mellem, når du opsætter dit skema. Skabelonerne er udarbejdet af to grafiske designbureauer, og hver skabelon tilbyder standardfarver og -fotos, som du nemt kan udskifte efter dit eget ønske. Se skemaet på forskellige enheder Alle layoutskabeloner har et responsivt design, så de automatisk tilpasser sig efter,
om respondenten åbner spørgeskemaet på en stationær computer, en bærbar computer, en tablet eller en smartphone. I skabelonerne kan du se, præcis hvordan dit spørgeskema vil tage sig ud på de forskellige enheder. Blandt layoutskabelonerne findes også nogle hvide, neutrale varianter, som du selv kan tilpasse til din organisations visuelle identitet, men som stadig har den responsive funktion indbygget.
07
KORT NYT TRIVES JERES FRIVILLIGE ARBEJDSKRAFT? FRIVILLIG ARBEJDSKRAFT ER EN VIGTIG RESSOURCE I MANGE OFFENTLIGE INSTITUTIONER. DERFOR ER DET HELT AFGØRENDE AT HAVE LEDELSESMÆSSIGT FOKUS PÅ TRIVSLEN BLANDT DE FRIVILLIGE.
Det skal give mening og passe i den enkeltes livssituation, hvis man vil gøre sig håb om at fastholde de frivillige medarbejdere. Nok får de ikke løn, men de lægger ikke kræfter i et projekt for deres blå øjnes skyld. – Det er væsentligt at holde sig for øje, at den frivillige indsats giver mening for den enkelte og dermed matcher den konkrete interesse, livssituation og behov for at hjælpe, siger Torben Fridberg, der er seniorforsker ved SFI – Det Nationale Forskningscenter for Velfærd. Han peger på, at regelmæssige trivselsundersøgelser blandt de frivillige kan være et effektivt ledelsesværktøj.
Brugervenlig brugerhåndbog Vi er i fuld gang med at omskrive den meget detaljerede brugerhåndbog til SurveyXact, så den får mere karakter af en quick guide. I første omgang har vi koncentreret os om analyseafsnittet, og i løbet af det næste år til halvandet følger resten. Vi er selvfølgelig også klar ved telefonen – +45 7026 7822 – hvis du har spørgsmål, du ikke kan finde svar på i brugerhåndbogen. Se den opdaterede brugerhåndbog her: www.surveyxact.dk/videnbank/publikationer
Ledelsesmæssigt fokus Hadsten Idræts- og Kulturhus ”Sløjfen” er en af de mange offentlige institutioner, der har glæde af frivillige kræfter, som hjælper til med forskellige gøremål i driften. Kulturhuset gennemførte i november 2013 en spørgeskemaundersøgelse blandt de frivillige medarbejdere. – Undersøgelsen viste, at det sociale samvær og den personlige tilfredsstillelse ved at yde en indsats for fællesskabet er vigtige faktorer for lysten til at gøre en frivillig indsats, fortæller daglig leder af Hadsten Bibliotek Irene Bartholin Poulsen. Læs hele casen på Surveyxact.dk: www.surveyxact.dk/nyheder/trivselsundersoegelseblandt-frivillig-arbejdskraft-sikrer-motivation-og-engagement?PID=3689&M=NewsV2& Action=1
Gratis seminar om digital borgerkommunikation Den lovpligtige digitale postkasse åbner for helt nye muligheder for digital borgerkommunikation. Nu kan du, der er ansvarlig for/arbejder med dataindsamling via spørgeskemaer i en kommune eller i sundhedssektoren, få inspiration til digital borgerkommunikation i form af dataindsamling via spørgeskemaer. Rambøll afholder 1. september 2014 et gratis seminar i Aarhus. Læs mere, og tilmeld dig her: www.surveyxact.dk/academy
DU KAN LÆSE MERE OM SURVEYXACT VED AT BESØGE SURVEYXACT.DK
SurveyXact Olof Palmes Allé 20 DK-8200 Aarhus N Salgs- og supporthotline: +45 7026 7822
SURVEYXACT.DK