SURVEY8PERT Magasinet for den professionelle SurveyXact-bruger---
ISSN: 1604-5432
nr. 17 | SurveyXpert | oktober - november 2008
Læs blandt andet om:
Tema: Kommuner
Kommuner holder sig i form med SurveyXact Læs side 4-5
ReQuest: En efterspurgt problemløser på Aarhus Universitet Fredensborg Kommune sikrer kvaliteten med SurveyXact
side 3
side 4-5
Det er nemt at måle den norske tilfredshed
side 6
NYHED: Sæt dine telefoninterviews i system
side 6
Tips & tricks
side 7
Styrk nærdemokratiet med SurveyXact
Bagsiden
1
Kære læser Norsk oprustning
Velkommen i det 17. nummer af SurveyXpert – magasinet for professionelle SurveyXact-brugere
Til at servicere det stadigt stigende antal kunder i Norge har SurveyXact per 15/8 2008 ansat Espen Bjaarstad i den norske afdeling
I dette nummer sætter vi fokus på kommuners
i Oslo. Espen Bjaarstad er uddannet i mar-
brug af SurveyXact. Systemet har nemlig vist
kedsføring og international business på
sig som et effektivt værktøj til at styrke nær
Handelshøjskolen BI i Oslo. Han startede i
demokratiet ved hjælp af borgerpaneler, til-
sin tid firmaet Speeddating.no, som senere
fredshedsundersøgelser og meget mere. Kom-
blev solgt. Hos SurveyXact skal han arbejde
munerne har i stadig højere grad brug for at kunne dokumentere og evaluere sig selv, og
med salg til SurveyXacts norske kunder og
her er SurveyXact nyttigt til både interne og eksterne målinger. Vi for-
betjene vores eksisterende kunder i Norge.
tæller blandt andet om Fredensborg Kommune, som holder sig opdateret på, hvad borgerne i kommunen synes om alt lige fra den kommunale tandpleje til daginstitutioner (s. 4-5). Som lovet i SurveyXpert nummer 16 kan du også læse om Kommuneklubben og det seminar, vi holdte i foråret (bagsiden). Her fortalte vi en række danske kommuner, hvordan de kan benytte sig af SurveyXact til borgerpaneler som kontaktredskab til borgerne. Det var et givtigt seminar, som vi vil holde flere af i fremtiden. Faktisk holdte vi endnu et Espen Bjaarstad, Oslo
vellykket seminar i dette efterår efter redaktionens slutning. I Norge går det også stærkt for SurveyXact. I fjeldene nord for os oplever vi for tiden stor vækst, og vores Oslo-kontor har rigeligt at se til. Significant er en af de norske virksomheder, som har taget SurveyXact til sig (s. 6). Du kan også læse om Aarhus Universitets kursusevalueringer, som var den indirekte årsag til, at vi udviklede tillægsmodulet ReQuest (s. 3). Vi lytter til vores kunder og går langt for at gøre dem tilfredse – også hvis det betyder, at vi må udvikle et nyt modul. I dette efterår kan vi desuden præsentere flere nye funktioner. Læs bl.a. om forbedret anonymitet, ny login-mulighed, absolutte tal i kryds tabeller og vores nye InterView modul, der gør det nemmere at sætte telefoninterviews i system (s. 6 og 7). Hold i øvrigt øje med vores nye hjemmeside, som går i luften i løbet af november på surveyxact.dk. God læselyst! Flemming Lübker Cramer Manager i SurveyXact
SurveyXpert – magasinet for den professionelle SurveyXact-bruger Nr. 17 / oktober - november 2008
Tekst & layout Protekst - www.protekst.dk INEO Designlab Århus - www.ineo.dk
Udgiver SurveyXact Rambøll Management Olof Palmes Allé 20 8200 Århus N
Fotos David Bering Oplag SurveyXpert udkommer fire gange årligt i 2.000 eksemplarer
Redaktion Flemming Lübker Cramer (ansv.), Uffe Lyngaae, og Casper Svoldgaard
2 SURVEY8PERT
Forbehold Citater fra SurveyXpert skal have tydelig kilde angivelse. Længere uddrag og gengivelse af artikler og illustrationer kun med skriftlig til ladelse fra SurveyXact/Rambøll Management. Kontakt Har du spørgsmål, kommentarer eller ideer til indholdet i SurveyXpert, er du velkommen til at kontakte Flemming Lübker Cramer på 70 26 78 22 eller Flemming.Cramer@r-m.com.
ReQuest: En efterspurgt problemløser It-medarbejder på Aarhus Universitet Povl-Henrik Lindhard var træt af at skulle være problemknuser dag ud og dag ind, når der skulle laves evalueringer af universitetets kurser. Sammen med Rambøll Management udviklede han derfor automatiseringssystemet ReQuest. 100-150 kurser, hver med deltagelse af op til 700 studerende, ryger hvert kvartal igennem evalue ringsmaskinen på Naturvidenskabeligt Fakultet ved Aarhus Universitet. Det tog tidligere urimeligt meget af Povl-Henrik Lindhards tid at sørge for, at de mange evalueringer blev gennemført og afleveret til tiden. Han er it-medarbejder på Det Naturvidenskabelige Fakultet, og alle fejl og mangler, der opstod, når de forskellige institutter skulle evaluere kurser, havnede på hans bord.
Lang manuel proces Povl-Henrik Lindhard havde selv udviklet et program, som for hver evaluering samlede oplysningerne i et regneark. Evalueringen blev herefter oprettet i SurveyXact og regnearket brugt til at fortælle SurveyXact, hvem der skulle evaluere hvad. Efter evalueringerne blev rapporterne oversat til Word-format. Før disse rapporter kunne sendes til undervisere og undervisnings-
Povl-Henrik Lindhards arbejde er blevet nemmere med ReQuest.
udvalg, skulle en sekretær dog indsætte de rigtige navne på bøger og undervisere fra en liste. En studentermedhjælper gemte samtlige rapporter i html-sprog, så et program kunne trække de rigtige
de ikke bryder sig om en bog eller en underviser, er det jo ikke
dele ud, inden evalueringerne som påbudt kunne offentliggøres på
ligegyldigt hvilken, siger Povl-Henrik Lindhard, som førhen brugte
internettet.
en stor del af sin tid på fejlretning.
Mange fejlkilder
ikke tid til meget andet, fortæller han.
– Alle problemerne endte på mit bord, så i perioder blev der Den lange manuelle proces indeholdt flere potentielle fejlkilder, og derudover kunne de mange forskellige brugere ofte ikke finde ud
Svaret var ReQuest
af at anvende systemet. Povl-Henrik Lindhard måtte derfor jævnligt
Povl-Henrik Lindhard mente, at der måtte findes en nemmere me-
føre forskellige brugere igennem 10-15 skærmbilleder.
tode, hvor mindre kunne gå galt. Et system, som kunne integreres
– Det var alt for bøvlet og behæftet med alt for mange fejlkilder. Det er vigtigt, at alle oplysninger passer præcist. Hvis de studeren-
med SurveyXact, og som var lige så nemt at bruge. Han henvendte sig derfor til Rambøll Management med sin udfordring, og sammen gik de i gang med at udvikle det system, som blev til automatise-
Undersøgelser via ét klik
ringssystemet ReQuest – et tillægsmodul til SurveyXact. ReQuest gør nu alt arbejdet – lige bortset fra at udfylde selve evalueringsskemaerne. Det skal instruktorer og studerende stadig
ReQuest er et tillægsmodul til SurveyXact.
sørge for. Til gengæld fritager ReQuest nu sekretæren fra at sidde
ReQuest systematiserer og automatiserer alle processer som for eksempel import af oplysninger, oprettelse af spørgeskemaer og overførsel af resultater til Excel.
og krydstjekke undervisernes navne med evalueringer med fare for
ReQuest er derfor især nyttigt, hvis man hyppigt fore tager mange og store undersøgelser med SurveyXact.
at bruge sin tid på at rette fejl og i stedet koncentrere sig om admi
ReQuest er meget nemt at integrere med brugernes eksisterende it-systemer.
at lave fejl, det fritager studentermedhjælperen fra at oversætte til html og sidst men ikke mindst; det fritager Povl-Henrik Lindhard fra nistration og udvikling af sekretariatets it-systemer. – Vi har elimineret alle de væsentligste fejlkilder, og der er ingen forvirring fra brugerne nu. Med ReQuest er vi nu hver gang sikre på at nå alle evalueringer til tiden, lyder dommen fra PovlHenrik Lindhard.
SURVEY8PERT 3
Fredensborg Kommune holder sig i form med SurveyXact SurveyXact hjælper Fredensborg Kommune med at være et rart sted at være – både for medarbejdere i kommunen og for borgere i Fredensborg. Via borger- og brugerundersøgelser såvel som interne trivselsundersøgelser har kommunen altid overblik over, hvilke områder, der skal sættes ind på. Senest er tillægsmodulet ReQuest blevet tilføjet værktøjskassen.
• ” Hvad er god borgerbetjening efter din mening?” • ” Hvad kan institutionen gøre bedre, når det gælder
information og opfølgning?” • ” Hvor tilfreds var du med det faglige indhold af kurset?”
– Vi bruger SurveyXact til en bred vifte af målinger. Vi laver brugerundersøgelser og borgerundersøgelser for eksempel i forbindelse med den kommunale tandpleje og specialinstitutioner. Vi bruger det internt til trivselsundersøgelser, kursustilmeldinger og kursusevalueringer. Vi mener, at brugeres, borgeres og medarbej-
Det er spørgsmål som disse, Fredensborg Kommune nu får svar på
deres synspunkter er vigtige kilder til fornyelse og innovation, for-
via SurveyXact. Og svarene bruges hele tiden til at gøre kommunen
tæller chefkonsulent i Fredensborg Kommune, Sune Rosdahl. Og
til et bedre sted at være – både som borger og som medarbejder.
der dukker løbende nye anvendelsesområder op, tilføjer han. – Når vi for eksempel skal i gang med at gennemføre LEAN-
Evalueringer løftes og forenkles
projekter, kan vi jo bruge SurveyXact til at lave før- og eftermålinger.
En ny dokumentations- og evalueringsstrategi skal i de kommende
Vi forestiller os også at kunne benytte systemet til for eksempel
år højne dokumentations- og evalueringskulturen i Fredensborg
indsamling af børne- og undervisningsmiljøvurderinger, understøt-
Kommune. Blandt andet skal de praktiske opgaver i forbindelse
telse af ansøgnings- og fratrædelsesprocesser, undersøgelser på
med evaluering løftes og forenkles. Kommunen valgte derfor i
skolernes intranet og meget mere.
foråret 2008 at få licens til spørgeskemasystemet SurveyXact, som i dag bruges til en lang række undersøgelser blandt kommunens
Overblik med ReQuest
medarbejdere og borgere.
Fredensborg Kommune laver mange omfattende undersøgelser, som for eksempel kommunens store trivselsundersøgelse. Her skal rigtig mange mennesker stilles rigtig mange spørgsmål, og undersøgelserne genererer en masse data, som mange skal forholde sig til og agere på baggrund af. Derfor er det vigtigt at kunne forenkle processen og fremstillingen af data så meget som muligt. Netop
Fredensborg Kommune – Vidste du...
derfor anskaffede Fredensborg Kommune sig for nylig en licens til ReQuest, som er et tillægsmodul til SurveyXact. ReQuest er et automatiseringsværktøj, som sammen med den almindelige SurveyXact-
Der bor næsten 40.000 mennesker i Fredensborg Kommune
licens gør det nemt at automatisere alle processerne i de mange og
19 afdelinger i kommunen bruger SurveyXact
store undersøgelser og bruge besvarelserne ved at generere udfør-
Der er 35 registrerede brugere af systemet Fredensborg Kommune bruger bl.a. SurveyXact til: Evaluering af tilbud på f.eks. børne- og kulturområdet Interne undersøgelser og evalueringer Indsamling af data fra lokale enheder Kursusevalueringer
lige rapporter. Det betyder, at læseren af en rapport hurtigt kan få et overblik over et komplekst datamateriale. – Vi har købt licens til ReQuest, fordi vi skal lave trivselsunder søgelser og lederevalueringer i alle kommunens afdelinger. Med ReQuest kan vi få brudt resultaterne ned til få nøgletal. Det betyder, at vi på baggrund af rapporterne kan arbejde konkret med resultaterne og hurtigt omsætte dem til nye indsatsområder, siger Sune Rosdahl.
Tilmeldinger til aktiviteter
Fleksibilitet var et krav
Evalueringer af projekter
Da SurveyXact i sin tid blev førstevalget for Fredensborg Kommune,
Før- og eftermålinger ved LEAN-projekter Livsstilsundersøgelser blandt unge
lå der flere overvejelser bag. Det stod hurtigt klart, at SurveyXact gav mest for pengene sammenlignet med de tilsvarende systemer, som Fredensborg Kommune undersøgte. At der med SurveyXact-licensen følger et support-team fra en etableret og erfaren analysevirksom-
4 SURVEY8PERT
Der er kort vej fra de omkring 40.000 borgeres meninger til Fredensborg Kommunes beslutningstagere takket være SurveyXact og ReQuest.
hed som Rambøll Management, var heller ikke uvæsentligt. Men den
Nem opstart
afgørende faktor for kommunens valg var systemets fleksibilitet.
Fredensborg Kommune er en stor organisation med mange afdelin-
– Mange i vores organisation var interesserede i et godt spørge-
ger og medarbejdere, men med hjælp fra SurveyXacts support og
skemasystem, men behovet er meget omskifteligt, og vi har ikke
de forskellige kursustilbud har implementeringsfasen været ganske
nogen egentlig analyseenhed. Spørgeskemaopgaver løses i de
smertefri for kommunen.
enkelte afdelinger, så der er mange forskellige brugere. Derfor var
– Et tungtvejende argument, da vi skulle vælge system, var
kravet en så fleksibel brugeradministration som muligt, hvor vi kan
også, at SurveyXact har nogle gode uddannelsestilbud, som vi
tildele brugerrettigheder efter behov.
kunne anvende i implementeringen. Og vi er stadig glade for
Hvor andre systemer købes til navngivne brugere, kunne
SurveyXacts kursuspakke og bruger den flittigt, siger Sune Rosdahl.
SurveyXact matche kommunens behov for fleksibilitet, fortæller Sune Rosdahl.
SurveyXact – Vidste du... Når du køber licens til SurveyXact, har du adgang til SurveyXacts mange kurser. Du kan vælge mellem en række gratis kurser, som besættes efter først-tilmølle-princippet, eller du kan få Rambøll Management til at skræddersy et kursus til din virksomhed. Følgende gratiskurser udbydes jævnligt:
Introduktion til SurveyXact Introduktion til SurveyXact Avanceret brug af SurveyXact Det gode spørgeskema
Se kursustidsplan og tilmelding på Surveyxact.dk
SURVEY8PERT 5
Det er nemt at måle den norske tilfredshed SurveyXact er et yderst fleksibelt og konkurrencedygtigt system. Sådan lyder skudsmålet fra Jannik Kvaal, som er daglig leder af Significant – en norsk virksomhed med speciale i HR-målinger. SurveyXpert spurgte hvorfor. Hvad bruger I SurveyXact til? − Vi bruger systemet til tre forskellige ydelser. Det gælder for det første dataindsamling til to af vores standardmålinger som for eksempel medarbejdertilfredshedsundersøgelser. Desuden bruger vi SurveyXact til pilotfasen af virksomhedstilpassede målinger – som 360 graders-målinger af ledere. Endelig bruger vi systemet til ad hoc-målinger. Det kunne være evalueringer af lederudviklings
”Fleksibiliteten i SurveyXacts licensog prismodel gør brugen af systemet meget effektiv.”
programmer, APV og interne kundetilfredshedsundersøgelser. Jannik Kvaal, daglig leder af Significant
Hvorfor bruger I SurveyXact? − Systemet, vi anvendte før SurveyXact, var ufleksibelt, dyrt og for omfattende til vores behov. SurveyXact er billigere og kan justeres
nærmest føre en struktur fra Word direkte over i systemet. Det er
præcist efter vores ønsker. I opbygningen af spørgeskemaer kan vi
der ikke mange andre systemer, der kan. Desuden får vi i højere og højere grad brug for målinger på flere sprog – den opgave understøtter SurveyXact ganske fint.
Om Significant
Hvordan har supporten været?
Significant er en norsk konsulentvirksomhed, som hjælper virksomheder med at gennemføre HR-målinger blandt ledere, ledergrupper og organisationer. Significant har afdelinger i Bergen og Oslo. Virksomheden er et datter selskab til AFF (Administrativ ForskningsFond), der minder om Center for Ledelse i Danmark, som AFF i øvrigt har et strategisk samarbejde med om større nordiske opgaver.
− Jeg synes, at supporten har været rigtig god. Nu opfatter jeg mig selv som superbruger af systemet, men når jeg har haft brug for hjælp, har supporten altid været tilgængelig. Det er godt at kunne trække på sparring og hjælp – for eksempel til de mere tekniske aspekter. På et tidspunkt havde vi problemer med, at vores udsendte online-spørgeskemaer røg i modtagernes firewall. Der hjalp supporterne os med at spore, hvor mailen blev stoppet, og vi fik løst problemet.
NYHED: InterView sætter telefoninterviews i system Rambøll Management har udviklet et modul,
styre frafald af respondenter, og så kan det
typisk er. InterView giver også mulighed for
som gør det nemt at supplere de e-mail-
organisere interviews ved at lave aftaler i
at overvåge effektiviteten af målinger og
udsendte SurveyXact-målinger med intelli-
systemet, hvis en respondent skal ringes
endda hver enkelt interviewers effektivitet.
gente telefoninterviews. InterView, som mo-
op senere.
Der er oplagte fordele at hente med InterView for analyseinstitutter og call-centre
dulet hedder, er et tillægsmodul til SurveyXact og gør det nemt og sikkert at organi-
Se effektiviteten af interviews
og andre, som hver dag laver mange tele
sere, udføre og monitorere telefoninterviews.
InterView gør det desuden nemt at generere
foninterviews. Men også for virksomheder,
InterView fungerer som et styringsredskab,
statistikker over telefoninterviews. For ek-
som blot af og til har brug for at supplere
som for eksempel kan sætte før-stratificering
sempel kan systemet fortælle, i hvilke perio-
e-mail-målinger med telefonisk opfølgning,
og rækkefølgen af respondenter i system.
der en virksomhed laver flest telefoninter-
er InterView en stor hjælp.
Systemet kan udvælge respondenter og
views, og det kan fortælle, hvor lange disse
6 SURVEY8PERT
Tips & tricks Se absolutte tal i krydstabeller Fra og med september 2008 er det blevet muligt at vælge, om du vil have vist resultaterne i krydstabeller som enten procenttal eller absolutte tal. Absolutte tal er især nyttige, hvis du har brug for at vide præcis hvor mange individer, der har svaret hvad. Funktionen gør det også nemmere at trække tallene ud til brug i Word- eller Excel-dokumenter. Muligheden for at vælge absolutte tal er tilføjet på baggrund af stor efterspørgsel fra vores kunder, og det er naturligvis gratis for alle brugere af systemet. Se hvordan du bruger funktionen på surveyxact.dk.
Vælg selv dit kodeord Fra november 2008 kan du selv vælge, hvad dit kodeord skal være, når du logger ind på SurveyXact-systemet. Du kan hermed vælge en tal- eller bogstav– kombination, som er let for dig at huske.
Bedre med Suanonyme må linger rveyXa Fra ok to c b e r 20 t 0 8 ha r v D
i gjor t e mes t anonym ærlige e und e spørge anonym rsøgels skema e r s ma unders e af sla r tere. øgelse g s e n. O ser, so r g er s om i forbin m for e regel d delse m k s emp e ed inte el trivs plads, rne un elsund kan an dersøg ersøge onymit ellser på et være svaren en arb e. Nu k afgøre ejds nde fo an du m r oprigti anonym ed vore g he d e s s e ne s e målin n af te opd ger ud lingern atering e n at m e. Ano å udføre tt e opgive nyme M helt kontro g e nne ålinger llen me mføre version d dataind m 5 å.20 gø samlin med, a r d et m ger og t respo uligt at analyse ndente re resu r er fuld c e nt a n ltater s s tænd onymit amtidig ig anon et i d e n velfu y Xac t-sy m e . A ngeren lt s temke s å 1 0 de og 0 pro rne me velafprø fra ikke d alle d ve d e S -anony e s tyrin u r vey m e må g s re d s kab e linger s s v ar o g r, du ke ås o m s muligh nd er ikring m ed for a od afg u tomati Når d u ivelse a ske r yk arbejd f flere kere. er me d Xac t fo e n ano r al a d g n y m ang til måling de s va givet s , spærr r, den e a mt d e er Sur v nkelte respon ey respon dentnø De me d nup un g e le n t har af r, der giv k ter, so er adg m give givne s ang til r adga v ar i d e svaren ng til re ikke -an e. s pond i anony onyme e nterne m e må m ålinger, s aflinger. findes simpelt D u kan hen ikk se hvo e rdan d s u r vey u la xac t.dk ve r e n anonym . måling på
SurveyXact kan også dunke I den kommende sæson er SurveyXact med basketball-spilllerne fra Åbyhøj IF på banen som guldsponsor, når klubben skal kæmpe for at komme med i slutspillet i Canal Digital Ligaen. 22. september var Rambøll Management vært for klubbens pressemøde, hvor Åbyhøj IF’s tre udenlandske forstærkninger blev præsenteret.
SURVEY8PERT 7
SURVEY8PERT
Magasinet for den professionelle SurveyXact-bruger---
Kommuneklubben Kommuneklubben er et forum, oprettet på initiativ af Rambøll Management. Klubben fungerer som netværk for ledere og brugere, der interesserer sig for eller i det daglige arbejder med borgermålinger, paneler, dialog og evalueringer. Formålet er at udveksle erfaringer og cases i relation til kommunale målinger. Kommuneklubben mødes to gange om året. Det er gratis at deltage, og tilmelding kan ske via surveyxact.dk.
Styrk nærdemokratiet med SurveyXact Borgerpaneler er en effektiv måde for kommuner at komme i kontakt med borgere på. I kommuneklubben udveksles erfaringer og gode råd til brug af borgerinddragelse via SurveyXact.
Borgerpaneler fremmer nærdemokratiet
Landets kommuner bruger i stigende grad borgerundersøgelser og
service og dialog fra kommunens side, men det kniber med at få
borgerinddragelse til at involvere, måle holdninger og undersøge
flertallet til at engagere sig og deltage i nærdemokratiet. Her kan
kvaliteten af den service, kommunerne leverer til borgerne. Derfor
et borgerpanel være et effektivt redskab, især når det gælder ind-
har Rambøll Management taget initiativ til Kommuneklubben – et
samling af viden inden for et afgrænset
forum, hvor de kommunale brugere af SurveyXact kan udveksle erfa-
område. En hurtig responstid (inden for
ringer og inspirere hinanden.
to uger) og høj svarprocent (typisk 70-80)
Første møde i Kommuneklubben foregik i april 2008, og her deltog 25 kommunikationsfolk fra landets kommuner bl.a. i diskussioner om udfordringer for nærdemokratiet. Trenden går mod øget forventning fra borgerne om kommunal
– En tredjedel af alle kommuner bruger SurveyXact til forskellige
sikrer en effektiv indsamling af informa-
undersøgelser, blandt andet borgerpaneler. Men der har været stor
tion. Dertil kommer, at de digitale under-
efterspørgsel på gode råd til, hvordan de bedst benyttes. Derfor
søgelser kun kræver et minimum af res-
tog vi initiativ til arrangementet, fortæller Flemming Lübker Cramer,
sourcer og er forholdsvist lette at stable
manager i SurveyXact.
på benene.
Nye SurveyXact-brugere:
Du kan læse mere om SurveyXact og om de virksomheder, der bruger systemet, ved at besøge:
www.surveyxact.com SurveyXact salgs- og supporthotline: 70 26 78 22
· Advice
· Plus Pack
· Alexandra Instituttet
· RTX Telecom
· Copenhagen Business School
· Siemens Wind Power
· Dansk Ejendomsmægler forening
· Sparbank
· Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab
· TV2
· Hillerød Hospital · MAKE Consulting · Nordsøen Oceanarium · OK
· Thisted Kommune · Tønder Kommune · University College København · Ærø Turist- og Erhvervsforening