DOSSIER - Orde op zaken

ORDE OPZA KEN! dossier

ORDE OP ZAKEN! EEN KWESTIE VAN ORGANISATIE EN GOESTING

Vrijwilliger zijn in je jeugdhuis? Dat is fun en avontuur: een barshift, feestjes en activiteiten organiseren, bands boeken ‌ Naast al die leuke dingen, is er de zakelijke kant van je jeugdhuis: vzw-wetgeving, vergunningen, jaarrekeningen en auteursrechten. Minder fun, even avontuurlijk.

dossier•2

GOED BEHEER Een gids voor je papierjungle

Vrijwilliger zijn in je jeugdhuis? Dat is fun en avontuur: een barshift doen, feestjes organiseren, een activiteit in elkaar boksen of bands boeken. Maar naast al die leuke dingen, is er ook de zakelijke kant van je jeugdhuis: vzw-wetgeving, vergunningen, jaarrekeningen en auteursrechten. Minder fun, even avontuurlijk.

Tekst: Jan Verbrugge

Organisatie en goesting In je jeugdhuis heb je te maken met mensen, inkomsten, uitgaven … En daar komt heel wat papierwerk bij kijken. Die administratie bijhouden, is geen lachertje. Bij heel wat jeugdhuizen loopt het op dat vlak mis.

Factuur niet betaald: een aanmaning. Weeral vergeten overschakelen naar een voordeligere energieleverancier: 100 euro teveel betaald.

Nachtvergunning vergeten aanvragen: feestje vroegtijdig gestaakt.

Je bespaart jezelf dus veel miserie én centen als je het jeugdhuis goed beheert. Zoals de West-Vlaamse singer-song writer, Flip Kowlier, zingt: “'t wa juste een kweste van organisatie en goeste”. Het is dus een kwestie van organisatie en goesting. Maar hoe moet je je organiseren en waar haal je die goesting? In dit dossier reiken we je handvatten aan om je te organiseren. We zetten enkele tools in de kijker die je kunnen helpen.

Als start zetten we in de kijker waarom ‘goed beheer’ zo belangrijk is. Zo krijg jij hopelijk goesting en moed om er aan te beginnen.

Wie zijn organisatie goed beheert, wint daar heel wat bij.

Je bespaart het jeugdhuis veel miserie én centen als je tijd maakt voor je papierwerk.

Money, money, money Wie zijn paperassen verwaarloost, betaalt daar meestal voor. Letterlijk. Orde in de administratie wil dus zeggen meer centen op je bankrekening. Een jeugdhuis staat of valt bij een goed financieel beheer.

Op korte en op lange termijn. Nu en dan eens kijken hoeveel er op je rekening staat en dan beslissen of je al dan niet nog een optreden organiseert, is dus niet voldoende.

Financieel beheer is ook meer dan zorgen dat de cijfers kloppen. Dat laatste heet gewoon boekhouding. Beheer gaat over de juiste keuzes en afspraken maken. Zorgen dat je weet waar je geld naartoe gaat, waarom en hoe je eventueel kan bezuinigen. Het gaat om vooruitkijken

op bepaalde investeringen en je geld ‘managen’, zodat je er het uiterste uithaalt.

De fakkel doorgeven “Verdorie, een factuur van het Federaal Agentschap van de Voedselveiligheid, wat moet ik hiermee doen?”. Een nieuwe ploeg staat voor de ene verrassing na de andere. De moed zinkt hen soms in de schoenen als ze de stortvloed van papieren zien waarmee een jeugdhuis jaarlijks te maken krijgt. SABAM, billijke vergoeding, geluidsnormen, rechtspersonenbelasting … het lijstje lijkt eindeloos. Nu sta jij aan het roer van je jeugdhuis. En voor jou is alles duidelijk. Maar wat als je morgen alles moet overhevelen naar een nieuwe generatie? De fakkel doorgeven wordt een pak makkelijker als je paperassen in orde zijn. Dat wil zeggen dat je je administratie moet bijhouden. Bijhouden in die zin dat je moet zien dat alles in orde is. En dat je die administratie letterlijk bijhoudt op een plaats waar je opvolgers alles netjes kunnen terugvinden.

Op mij kan je rekenen

Een algemene vergadering biedt grote kansen naar betrokkenheid van jongeren bij je werking.

Wie zijn jeugdhuis op een transparante, gedragen en correcte manier beheert, zal meer vertrouwen krijgen van zijn leden. Een manier om gedragenheid te creëren bij je leden is via je algemene vergadering.

De meeste jeugdhuizen hebben het statuut van een vzw. Ze zijn dus verplicht om jaarlijks een algemene vergadering te organiseren. Voor

dossier•3

Goed beheer? Daarom doe je het:

• Goed beheerd = goed verdiend Wie zijn paperassen verwaarloost, betaalt daar meestal voor. Letterlijk. Orde in de administratie wil dus zeggen meer centen op je bankrekening.

• Goed beheerd = makkelijk doorgegeven Nu sta jij aan het roer van je jeugdhuis. Maar wat als je morgen alles moet overhevelen naar een nieuwe generatie? De fakkel doorgeven wordt een pak makkelijker als je paperassen in orde zijn.

• Goed beheerd = betrouwbaar Wie zijn jeugdhuis op een transparante, gedragen en correcte manier beheert, zal meer vertrouwen krijgen van zijn leden. velen is dat iets dat ze liever uitstellen. Omdat het saai is, of omdat ze niet goed weten hoe ze het moeten aanpakken. Zo’n vergadering is net heel boeiend. Het is een belangrijk moment waarop je heel veel mensen op de hoogte brengt van je beleid. Je zorgt dus voor transparantie. En een moment waarop die mensen vragen kunnen stellen over dat beleid.

De algemene vergadering biedt dus grote kansen naar betrokkenheid van jongeren bij je werking. Je betrekt hen bij de inhoud en het beleid van je jeugdhuis. Je kan er inhoudelijke discussies houden en samen keuzes maken. En zo creëer je gedragenheid. Een win, win, win dus.

Aan de slag Je jeugdhuis goed beheren is een breed begrip. Er komt heel veel bij kijken. Het is dus niet simpel, maar je moet het niet alleen doen. Dit dossier zoomt in op een aantal belangrijke aspecten van goed beheer.

Het is een handige leidraad. Dit dossier bijhouden op het secretariaat van je jeugdhuis is dus een deel van je doordacht beheer.

Bovendien kan je als lid van Formaat gebruik maken van de tools Assist en vereniginginfo.be. Beide tools kunnen je helpen bij een goed beheer.

Assist is een handig online boekhoudpakket op maat van jeugdhuizen.

Je kan er alle wettelijke boekhoudkundige verplichtingen van een vzw mee in orde brengen. Vereniginginfo.be is een online tool waar je de administratieve gegevens van je jeugdhuis in een persoonlijke fiche bijhoudt. Via de tool kan je de administratieve verplichtingen als vzw eenvoudig vervullen.

Goed beheer is naast deze tools en tips ook gewoon een ingesteldheid.

Het is iets waar je van wakker moet liggen en mee bezig moet zijn. Wie zijn organisatie goed beheert, wint daar heel wat bij.

Beheer gaat over de juiste keuzes en afspraken maken.

Papier hier

Je jeugdhuis goed beheren is een verantwoordelijkheid van iedereen. Toch helpt het om iemand in je raad van bestuur te hebben die sterk is in administratie. Zoals Valerie (23) van Chez Choseken (Drongen).

Valerie: “Toen we het jeugdhuis overnamen van de vorige generatie, lag dit postje open. Interessant dacht ik en dat is het absoluut. Administratie is de basis van je werking. Als die niet in orde is, loop het in de soep. Ik hou me vooral bezig met het financiële beheer. Ik hou het overzicht over de vaste kosten op maand- en jaarbasis.

Zo kunnen we plannen welke investeringen we op korte en lange termijn kunnen doen. De grootste uitdaging?

In een jeugdhuis werk je met veel verschillende mensen. Overzicht houden van wie wat uitgeeft is niet altijd makkelijk. Een tip voor andere jeugdhuizen? Ik maak gebruik van Assist en vereniginginfo.be, die tools maken alles een pak overzichtelijker en makkelijker.”

“Administratie is de basis van je werking”

en zelf do

k naar iemand die net Ga in je jeugdhuis op zoe ft om zich met je papeals Valerie goesting hee Verras hem of haar op rassen bezig te houden. lekkere taart. Je zal Secretaressedag met een . die snel terugverdienen

dossier•4

E D R O P O W Z V E J Met Assist en e vereniginginfo.b

Jeugdforum in Moere heeft twee extra bestuursleden: vereniginginfo.be en Assist. Die helpen het jeugdhuisteam bij de vzwverplichtingen en boekhouding. Secretaris Mathias (23) vond met de tools zijn weg in de vzw-jungle.

De fakkel doorgeven Mathias: “De vorige bestuursploeg was al twaalf jaar actief. Tijd dus om de fakkel door te geven aan de volgende generatie, waar ik deel van uitmaak. Bij zo’n bestuursoverdracht komt heel wat papierwerk kijken. Eerst gingen we op zoek naar informatie op het internet. Via Formaat leerden we verenigingeninfo kennen. De tool die ons kon helpen.”

Administratieve jungle Mathias: “Het is niet altijd makkelijk om als jonge vrijwilliger je weg te vinden in de administratieve jungle van de vzw-wetgeving.

Zeker niet als je plots aan het stuur staat van de organisatie. Voordien was ik wel betrokken bij de uitwerking en planning van de activiteiten. Sinds de bestuursoverdracht heb ik pas echt een zicht op wat er achter de schermen allemaal komt bij kijken. We hadden dit wel wat onderschat. Gelukkig kan het jeugdhuis niet alleen op de tools van Formaat rekenen, maar ook op een fantastische ploeg die zich volledig smijt.”

Nieuwe statuten Mathias: “We zetten eerst de interne organisatie van het jeugdhuis op punt. We installeerden een nieuwe raad van bestuur, een jongerenkern en verschillende werkgroepen.

Daarna was het de beurt aan de papierwinkel.

Na heel wat intern overleg pasten we het binnenhuisreglement aan en we herschreven de statuten. De definitieve versie van de nieuwe

“Assist is als het ware een medebestuurslid dat alles weet over het reilen en zeilen van het jeugdhuis” statuten lieten we nalezen door Formaat. Vervolgens gaven we de gegevens in op verenigingeninfo. Verenigingeninfo is heel gebruiksvriendelijk, iedereen kan ermee aan de slag.

Je geeft je gegevens in en het programma genereert automatisch de nodige officiële formulieren. Die leg je vervolgens neer bij de griffie. Zo simpel is het.”

Begrijpelijke informatie Mathias: “Verenigingeninfo is de ‘place to be’ voor een jeugdhuis dat in orde wil zijn met zijn paperassen. De infodatabank bevat een mooi overzicht van de vzw-wetgeving, in begrijpelijke taal met praktische tips en tricks. Tijdens onze zoektocht naar info vonden we geen enkele site die zo begrijpelijk was. Statuten, verzekeringen, BTW en boekhoudkundige verplichtingen; je vindt er alles terug.”

Boekhoudhulp Mathias: “Sinds 2006 houden we onze boekhouding bij via Assist. Je hoeft geen boekhouder te zijn om via Assist je boekhouding te beheren. Je kan makkelijk financiële posten toevoegen, extra categorieën creëren voor

Zelf aan de slag met Assist en vereniginginfo.be?

Sinds 2012 zitten vereniginginfo.be en de basisversie van Assist mee in het lidmaatschap van Formaat. Ben je lid van de federatie? Dan kreeg je van Formaat een activeringscode. Daarmee kan je een account aanmaken op vereniginginfo.be. Heb je die code niet gekregen? Neem dan contact op met de onder­ steuner in je provincie. Formaat geeft regelmatig vormingen over deze tools. Hou de agenda dus in de gaten.

Ontdek alles over deze handige tools op www.vereniginginfo.be en www.assistonline.eu.

inkomsten en uitgaven en die linken met je activiteiten. Zo hou je per activiteit het overzicht over de financiën. Het grote geld zullen we waarschijnlijk nooit verdienen, en dat is ook niet de bedoeling, maar een gezond financieel evenwicht is wel een must om onze toekomst te vrijwaren. Assist helpt ons bij deze analyse. Je maakt bovendien met enkele muisklikken de verplichte boekhoudkundige rapporten, klaar om neer te leggen bij de griffie. Assist is als het ware een medebestuurslid. Iemand die alles weet over het reilen en zeilen van het jeugdhuis en je ondersteunt om de papiermolen draaiende te houden.”

dossier•5

Tekst: Renate Van Gils & Mathias Coene

“Het is niet makkelijk om als jonge vrijwilliger je weg te vinden in de administratieve jungle”

CHECKLIST

Is je vzw in orde met de vzwwetgeving?

Een vzw, daar komt heel wat papierwerk en geregel bij kijken. Niets vergeten? Check of je werking in orde is met de belangrijkste administratie van de vzw-wetgeving. Zijn er zaken waarmee je nu niet in orde bent, maak er dan gauw werk van.

Financieel Begroting = intern document met vooropgestelde inkomsten en uitgaven. (Dit document moet dus niet worden neergelegd op de rechtbank).

• Er is een begroting voor dit jaar  CHECK en die werd goedgekeurd door de av.  CHECK

Boekhouding • Je houdt een dagelijkse boekhouding bij met alle inkomsten en uitgaven.  CHECK • Er zijn van alle financiële verrichtingen bewijsstukken. (facturen, aankoopbonnetjes, ontvangstbewijzen, onkostennota’s …)

 CHECK • Deze bewijsstukken worden samen met de boekhouding bewaard op de maatschappelijke zetel.  CHECK De bewijsstukken moet je samen met de boekhouding gedurende 7 jaar bewaren op de maatschappelijke zetel.

Jaarrekening ‘staat van ontvangsten en uitgaven’ + ‘staat van vermogen’

• Er is een jaarrekening van onze werking.  CHECK • Volgende wettelijke documenten zijn daarin opgenomen en zorgvuldig ingevuld: - ‘staat van ontvangsten en uitgaven (schema B)  CHECK - ‘toelichting’ (schema C)  CHECK • De jaarrekening werd - goedgekeurd door de av*  CHECK - neergelegd bij de griffie van de rechtbank van Koophandel.

 CHECK

‘Deze schema’s opmaken wordt met vereniginginfo.be en Assist een fluitje van een cent.

Belastingbrief • Je werking krijgt jaarlijks een belastingbrief (rechtspersonenbelasting).  CHECK • Die brief moet – zo gauw je hem hebt ontvangen – tijdig ingevuld worden.  CHECK en door een bestuurder ondertekend en teruggestuurd.

 CHECK • Er zit een bijlage bij met het overzicht van de inkomsten en uitgaven.  CHECK Zo’n brief invullen is voor de meeste werkingen heel eenvoudig: je vult de contactgegevens in en het aantal bijlagen dat je toevoegt.

Als bijlage stuur je een volledig overzicht van inkomsten en uitgaven mee. Dit is dus de uitgebreide versie van schema B, zoals je ze ook laat goedkeuren door de av.

Administratie Verslagen • We maken steeds een verslag van de av en van de rvb.

 CHECK • Deze verslagen worden bijgehouden op de maatschappelijke zetel.  CHECK

Ledenregister = een ledenlijst met vermelding van de naam, voornaam, adres, geboortedatum, woonplaats en datum van toetreding/uittreding.

• Er is een ledenregister.  CHECK • Dit wordt bijgehouden op de maatschappelijke zetel.  CHECK

Wanneer moet je naar de griffie?

Indien van toepassing: • Bij wijziging van de statuten.

• Bij wijziging van de samenstelling van de rvb.

• Bij nietigheid en ontbinding van de vereniging.

 CHECK  CHECK  CHECK

Jaarlijks • Voor het neerleggen van de jaarrekening.

 CHECK

dossier•6

T N E M E G A N A M S KENNI een vlotte Tools voor change over

Bewaren en delen Het is een herkenbaar probleem: na een generatiewissel verdwijnt samen met een aantal oud-medewerkers een heleboel praktische kennis.

Met als gevolg dat de nieuwe medewerkersploeg veel tijd en energie moet steken in het opnieuw verzamelen van die kostbare informatie.

De uitdaging? Zorgen dat je die informatie goed beheert, bewaart en deelt.

Nu sta jij aan het roer van je jeugdhuis. Je weet hoe je werking draait. Je weet waar je documenten bewaart en je hebt eigen systemen om je te organiseren. Wat als je morgen alles moet overhevelen naar een nieuwe generatie? Zorg voor een vlotte change over, zodat ook de volgende generatie je jeugdhuis goed kan beheren.

Tekst: Lotte Lambin & Lotte Van de Werf

• Assist Plus: Met deze tool kan je de volledige werking van je vereniging online beheren: boekhouding, ledenbeheer, adressenbestand, activiteiten, werkgroepen, enzovoort. 12 euro per maand voor leden van Formaat • Vereniginginfo.be: Dit is vooral een handige tool als het gaat over je vzw-formaliteiten (statuten, bestuurders …). Inbegrepen in het lidmaatschap van Formaat.

Online tools voor kennisbeheer Tegenwoordig zijn er heel wat handige online tools om je informatie te beheren, bewaren en delen. We stellen er hier een paar aan je voor. Deze tools zijn hulpmiddelen die je kennisbeheer vergemakkelijken. De tools werken uiteraard enkel als er ook mensen bezig zijn met het updaten, verzamelen en delen van de kennis.

Als je kiest voor zo’n online systeem is het ook belangrijk om na te gaan of het systeem gedragen is bij je vrijwilligers.

Als iedereen bijvoorbeeld al een Google account heeft, is dat systeem misschien de beste keuze. Vraag dus zeker aan je team waar zij graag mee werken en waar ze goed of slechte ervaringen mee hebben.

Documenten delen en bewerken • Google drive: Via Google Drive kan je samen documenten bewerken. Je kan zelfs vergaderen via zo’n Google document. Het systeem werkt met een klassieke mappenstructuur. Afhankelijk van wie je bent, kan je andere mappen zien. drive.google.com • Dropbox: Dropbox is een bekende clouddienst voor het online opslaan van bestanden. Je kan er bestanden synchroniseren met verschillende computers en mobiele apparaten en ze delen met vrienden. Een gelijkaardig systeem is Box. www.dropbox.com www. box.com • Skydrive: Microsoft SkyDrive is een dienst van Windows Live om bestanden op te slaan op internet. Je kan computerbestanden online zetten en ze vanaf het internet openen. Ook kan je de bestanden delen met anderen. skydrive.live.com • Icloud: Met iCloud wordt materiaal (zoals contacten, agenda's en documenten) opgeslagen op een server (‘de cloud’). Vervolgens worden de bestanden gepusht naar je andere Apple apparaten. Als er iets verandert op één apparaat, worden alle andere apparaten automatisch en draadloos bijgewerkt (synchronisatie). www.icloud.com

SORM geeft de fakkel door Geerte en Ella zijn hoofdverantwoordelijken in jeugdhuis Sorm. Vorig jaar namen ze de fakkel over. Ze runden het jeugdhuis eerst een tijd samen met de oud-bestuurders. Ondertussen gaan ze zelf aan de slag met hun papierwerk.

Geerte doet alles wat met financiën te maken heeft. Ella neemt o.a. SABAM, de erkenning bij de jeugddienst en huurcontracten voor haar rekening.

Van oud naar nieuw Ella en Geerte: “De overdracht van de oude naar de nieuwe generatie verliep organisch. De oud-bestuurders hebben ons uitgelegd hoe alles in elkaar zat en dan zijn we erin gevlogen.

We proberen zoveel mogelijk uit, met trial en error. Het oude team staat in de zijlijn paraat om ons te helpen als we vragen hebben.”

Opslaan en delen Ella en Geerte: “We gebruiken Google Drive als opslagsysteem. Je kan er makkelijk bestanden opslaan en delen met anderen. Hierop staan documenten zoals een activiteitenlijsten met per activiteit het aantal deelnemers, eventuele problemen en een link naar foto’s, de begroting en jaarrekening van vorig jaar, verslagen van vergaderingen, de ledenlijst, huurcontracten en een overzicht van de start- en eindkassa van grotere evenementen.

Assist en vereniginginfo.be

Boekhouden

Assist en vereniginginfo.be zijn twee handige online tools die Formaat ter beschikking stelt voor zijn leden. Ook die tools kunnen een belangrijke schakel zijn in je kennismanagement.

• Assist: Dit is een zeer gebruiksvriendelijk boekhoudprogramma op maat van en ontwikkeld voor jeugdhuizen. Inbegrepen in het lidmaatschap van Formaat.

Ella en Geerte: “Voor de boekhouding gebruiken we Assist.

Dit is echt een handig instrument om alles in te boeken en een zicht te krijgen op de financiële situatie van het jeugdhuis. Binnenkort moeten we de bestuurders wijzigen. Hiervoor zullen we de tool vereniginginfo.be gebruiken. Dit is nieuw voor ons, dus we doen dit samen met de oud-bestuurders.”

Je jeugdhuis goed beheren? Hou dan ook rekening met deze administratieve verplichtingen.

Tekst: Jos Meers

Auteursrechten Als je muziek gebruikt of kopieert, betaal je daar auteursrechten op. Wie betaal je waarvoor?

• Aan SABAM betaal je de rechten voor ‘publieke mededeling’. Einde 2009 sloot Formaat een overeenkomst af met de inningsmaatschappij voor een apart jeugdhuistarief (127).

• Billijke vergoeding is de vergoeding die je moet betalen aan de uitvoerders van muziek. Je betaalt aan Outsourcing Partners. Die inningsmaatschappij stort het geld door naar de rechthebbenden Simim en PlayRight die op hun beurt de artiesten en producenten betalen.

• Aan Unisono betaal je voor de jeugdhuislicentie. Die licentie geeft je reproductierecht voor het kopiëren van muziek.

• Aan Reprobel betaal je voor het maken van kopies. De werkgeversfederatie Sociare sloot voor haar leden (dus ook jeugdhuizen) een gunstig contract af, zo betaal je enkel een forfaitair bedrag.

Veiligheid Op vlak van veiligheid moet je met volgende dingen in orde zijn: • je beschikt over een brandveiligheidsverslag; • je beschikt over een elektriciteitskeuring (AREI); • je laat de stookolieketel jaarlijks controleren / de gasketel elke 2 jaar; • je bent geregistreerd bij het FAVV (Federaal Agentschap voor Voedselveiligheid); • bij grote en uitzonderlijke activiteiten maak je best een veiligheidsplan op.

VLAREM Elk jeugdhuis organiseert muziekactiviteiten die luider zijn dan 85dB(A)LAEq15min.

• Jeugdhuizen die een melding klasse 3 deden, kunnen activiteiten doen in de categorie 85dB(A)LAEq15min-95dB(A) LAEq15min. Wil je luider, dan kan je uitzonderingen aanvragen bij het College van Burgemeester en Schepenen • Uitzonderlijk kiezen jeugdhuizen voor een vergunning klasse 2 (categorie 3). Je kan dan maximaal tot 100dB(A)LAEq60min. Je gebouw moet dan wel voldoen aan strenge akoestische eigenschappen.

• Als je geen melding (klasse 3) doet of geen vergunning (klasse 2) hebt, dan kan je max. 12 maal per jaar een uitzondering krijgen om luider te gaan dan 85dB(A)LAEq15min. Je zit dan in categorie 1.

Je verplichtingen: Bij categorie 2 moet je het geluid permanent meten.

Bij categorie 3 moet je het geluid permanent meten + gratis oordopjes ter beschikking stellen.

Wat als je niet in orde bent: Als je niet beschikt over een geldig meetsysteem dan bega je een milieu-inbreuk.

Staat de muziek te hard dan is dit een milieumisdrijf.

Verzekeringen Wettelijk verplichte polissen • BA (vrijwilligers) • Objectieve Brand en Ontploffing • Arbeidsongevallen Belangrijke polissen • Brandpolis (ook voor inboedel) • BA-tent

dossier•7

IN ORDE MET ?

N E S S A R E P A P JE

dossier•8

D L E G D N O Z E G

n Bouw samen aaleid e een financieel b

Een jeugdhuis staat of valt bij een goed financieel beheer. Dat gaat verder dan af en toe eens kijken of er nog genoeg geld op de rekening staat om je droomactiviteit te organiseren. En het is vooral een verantwoordelijkheid van je hele ploeg, niet alleen van de penningmeester.

Tekst: Jos Meers

Teamwerk Een financieel beleid is niet de exclusieve verantwoordelijkheid van de penningmeester. Die is er enkel verantwoordelijk voor dat de cijfers in de juiste kolommen terecht komen in je financieel overzicht.

Je penningmeester kan ook wel een controlerende en adviserende rol opnemen. Zo is het in veel gevallen de penningmeester die het geld beheert. Hij betaalt de rekeningen, zorgt dat er geld in kas zit, verzamelt de bewijsstukken … En heeft vanuit die functie controle op het geld dat in- en uitvloeit.

Het financiële beleid uitzetten is het werk van de hele raad van bestuur en zelfs alle leden van je algemene vergadering. Beleid dat gaat over keuzes, planning en opvolging van je financiële middelen. Op korte en op lange termijn. Hoeveel geld vloeit er waar naartoe? Waar kan je besparen? Waar wil je in investeren? Hoe bouw je reserve op? Waaruit haal je veel inkomsten? Een financieel beleid maakt deel uit van het algemene beleid van je jeugdhuis. Je stelt doelstellingen voorop en probeert die te halen. En dat doe je best met je hele ploeg.

Transparantie en gedragenheid Hiervoor gedragenheid creëren in je werking is heel belangrijk. Van de barmedewerkers die mee zorgen voor inkomsten tot de werkgroep die geld uitgeeft om een activiteit te organiseren en zo ook weer opnieuw geld binnenbrengt. Uiteindelijk is iedereen die meedraait in het jeugdhuis betrokken bij de financiële gezondheid van je organisatie. Bovendien zijn het die vrijwilligers die later in de algemene vergadering en het bestuur terecht komen en je beleid mee bepalen. Zorgen dat je van bij het begin kritische en betrokken medewerkers hebt, geeft meer garanties voor een goed financieel beleid.

Door doordacht met je middelen om te gaan kan je makkelijker sparen.

“Iedereen die meedraait in het jeugdhuis is betrokken bij de financiële gezondheid van je organisatie” Zo doe je het

Tips voor een gedragen en transparant financieel beleid • Organiseert een werkgroep een activiteit? Stel dan samen met hen een financieel plan op. Wat kost de activiteit en wat zal ze opbrengen?

• Voorzie in je begroting een budget per werkgroep.

Zo leer je vrijwilligers van bij het begin budgetteren.

Wat kunnen ze doen met het geld? Wat besteden ze waar aan (promo, decoratie …)?

• Stel een analytische boekhouding op. Zo’n boekhouding is uitgebreider dan het document dat je neerlegt bij de griffie. Je zoomt in detail in op de verschillende posten. Zo kan je makkelijker analyseren waar je geld in- en uitstroomt, welke activiteiten een succes waren, waar je veel verlies op maakt enzovoort. Je kan dit ook makkelijker aftoetsen met je vooropgestelde doelstellingen.

• Gebruik die analytische boekhouding als uitgangspunt op je algemene vergadering. Het is veel begrijpelijker en kan een basis zijn voor inhoudelijke discussies en besluiten.

• Heb je je financiële doelstellingen gehaald door een succesvolle activiteit, een sterke barwerking of een geslaagde besparing? Beloon je vrijwilligersploeg.

Zij bouwen alle dagen mee aan je financiële gezondheid.

• Betrek en informeer iedereen, ook je bezoekers.

Ook zij mogen bijvoorbeeld weten hoe hoog de energiekosten zijn. Je kan hen tips vragen om te besparen en jaarlijkse de beste tipgever een prijs geven.

• De jaarrekening van de vzw is een openbaar stuk.

De vzw-wet legt een inzagerecht op van de boekhoudstukken op de maatschappelijke zetel van de vereniging. De leden van de algemene vergadering hebben dus het recht om deze stukken in te zien.

• Stel een informatienota voor je vrijwilligers op waarin je hen informeert over tegemoetkoming bij kosten, hoeveel drankjes ze gratis mogen drinken bij een barshift, verzekering …

dossier•9

Financieel beleid Beleid dat gaat over keuzes, planning en opvolging van je financiële middelen. Op korte en op lange termijn. En dat vraagt elke week opnieuw aandacht. Wil je een extraatje aan de kant voor een zware tegenvaller, een moeilijk jaar, een noodzakelijke investering of de organisatie van een feestjaar? Door doordacht met je middelen om te gaan, kan je ook makkelijker sparen.

Korte termijn Deze dingen moet je dagdagelijks opvolgen. Vink aan wat je al doet en wat nog niet. Plan de dingen die je nog niet doet en bepaal de timing en eindverantwoordelijkheid. (zie kader onderaan) Een financieel beleid maakt deel uit van het algemeen beleid van je jeugdhuis.

Lange termijn Van sommige dingen moet je niet elke maand wakker liggen. Het volstaat om eens om de zoveel jaar te controleren of je nog goed bezig bent.

• Evalueer regelmatig contracten die over langere termijn lopen zoals de brouwer, verzekeringen, nutsvoorzieningen en je muziekmanagementsysteem. Let op: lopende contracten moet je steeds op tijd opzeggen.

• Energieverbruik is vaak een zware uitgavepost. Bekijk welke duurzame ingrepen (isolatie, dubbele beglazing …) je energieverbruik drastisch kunnen verlagen.

• Heb je veel spaargeld? Investeer slim. Zoek alternatieven voor spaarboekjes – die niets opbrengen – zoals obligaties, TAK21 of aandelen bij coöperaties. Zorg voor spreiding van risico en duurtijd.

• Bekijk of je goed verzekerd bent voor zware (tijdelijke) risico’s. Maak minstens jaarlijks een risicoanalyse op.

• Evalueer je prijzenbeleid en drankenaanbod.

• Zoek naar systemen om wettelijk in orde te zijn bijvoorbeeld door het opstellen van een aantal standaardformulieren (kleine vergoedingsregeling artiesten, verklaring rechtenvrije muziek, vergoedingen buiten­landse artiesten …).

• Zorg voor een goede opleiding en begeleiding (vorming, procedures, draaiboeken …) van alle vrijwilligers en bestuurders. Zo maak je minder fouten.

Beleid op korte termijn Je houdt regelmatig een stock- en kascontrole.

We zijn goed bezig

Hier maken we werk van

 CHECK

Timing: Verantwoordelijke:

 CHECK

Timing: Verantwoordelijke:

 CHECK

Timing: Verantwoordelijke:

 CHECK

Timing: Verantwoordelijke:

 CHECK

Timing: Verantwoordelijke:

 CHECK

Timing: Verantwoordelijke:

 CHECK

Timing: Verantwoordelijke:

Je vraagt toelatingen tijdig aan en beschikt over de juiste licenties etc. Zo vermijd je boetes en verliezen.

 CHECK

Timing: Verantwoordelijke:

Je vermijdt diefstal, inbraken, vandalisme … door het doen van de juiste investeringen, goede afspraken en het snel herstellen van schade.

 CHECK

Timing: Verantwoordelijke:

Er zijn afspraken met de vrijwilligers over hun ‘gratis’ drankverbruik Er zijn bewijsstukken voor alle uitgaven (aankopen, gages …). Je doet dus niets in het ‘zwart’.

Je controleert je facturen en betaalt ze op tijd.

Op de poef drinken kan niet in het jeugdhuis.

Je controleert regelmatig de meters van je nutsvoorzieningen (water, gas, elektriciteit).

Je kent de mogelijkheden van subsidies en fondsen voor extra inkomsten.

dossier•10

E K J I L E K K E R T AAN VERGADjeEaRvING Boost

Hoe maak je van je algemene vergadering meer dan een verplicht nummertje? Met wat peper en zout boks je een aantrekkelijke vergadering in elkaar. Drie jeugdhuizen onthullen hun recept voor een sexy av.

Tekst: Jan Verbrugge, Lotte Van de Werf

DEN EGLANTIER

PLUG-IN

“Kaas en wijn of Mexicaanse tapas, sowieso scoren”

“Vernieuw je concept regelmatig, zo blijft het boeiend”

• Frequentie: 2x/jaar, dat maakt de agenda minder zwaar • Peper en zout: - Den Eglantier ging op zoek naar een ludieke manier om de saaie financiële stand van zaken te pimpen. Ze organiseerden een heuse spelshow rond de jaarrekening. Volgens het principe van hoger-lager, mochten mensen gokken of ze boven of onder het begrote budget zouden zitten.

Wie het vaakst juist gokte, viel in de prijzen.

- De stemming van de nieuwe raad van bestuur gebeurt in een echt stemhokje.

- Eten maakt een vergadering een pak aantrekkelijker: kaas en wijn of Mexicaanse tapas, sowieso scoren.

• Inspraak: - Op de laatste av organiseerde Den Eglantier een ‘denkmoment’. Aan verschillende thematafels gaven de vrijwilligers input over belangrijke thema’s zoals infrastructuur en buurtwerking. Met een doorschuifsysteem kreeg iedereen de kans om rond elk thema input te geven.

• Frequentie: 1x/jaar • Peper en zout: - Plug-in koppelt de algemene vergadering aan een nieuwjaarsbrunch met lekker eten en drinken. De av wordt zo hét moment voor iedereen om bij te praten en plannen te maken aan de start van het jaar. Meestal mondt dat uit in een gezellig feestje.

- Plug-in organiseert de nieuwjaarsbrunch nu al twee jaar, maar gaat binnenkort op zoek naar een nieuw concept. Zo blijft het boeiend voor jongeren die iedere keer komen.

• Inspraak: - Bij de voorbereiding van de av betrekt Plug-in zoveel mogelijk jongeren. Zij organiseren en bedenken de activiteiten en projecten. Veel beter dus om hen er zelf over te laten vertellen.

- Aan het einde van de av staat er steeds een brainstorm of vragenronde gepland om input te verzamelen rond een bepaalde activiteit of een thema.

- Een algemene vergadering mag zeker geen eenrichtingsverkeer zijn. Door jongeren te betrekken, bouwen ze mee aan het beleid van je jeugdhuis.

Berchem

Leopoldsburg

Drie creatieve werkvormen om iedereen zijn zeg te laten doen en te betrekken bij de vergadering.

1 OPEN SPACE

CONTRAST Wielsbeke

“Zorg dat je av een platform is waar veel mensen iets te zeggen hebben” • Frequentie: 1x/jaar • Peper en zout: - Aan de laatste algemene vergadering koppelde het bestuur van Contrast een evaluatiemoment voor zijn medewerkers en het jeugdhuis. De oud-bestuurders die in de av zetelden moesten daar niet bij zijn. Zij staken terwijl de barbecue aan. Het werd een gezellige middag met av, evaluatie, apero en lekker eten.

• Inspraak: - Contrast betrekt veel mensen bij de voorbereiding van de algemene vergadering. Verschillende vrijwilligers bereiden agendapunten voor. Zo wordt je av iets dat breed gedragen is.

- Voorzie ruimte voor vragen en stel zelf vragen aan de mensen die aanwezig zijn. Zo breng je een dialoog op gang.

- Een open cultuur in je jeugdhuis waar iedereen zich betrokken voelt, dat straalt ook af op je algemene vergadering.

een vaststaat dat je rgens officieel de ne r er de t: on da n je re t se Wis oet organi m g in er st ad ru rg ge het dus algemene ve adering’. Noem rg ve et e m en nt em be naam ‘alg je in orde avond, zolang g ’ in ijn ig w od en tn s ui aa een ‘K king tot je ek tr be et m n t. ge keur de verplichtin reekt en goed te dingen besp en je er de juis

elen over als je input wil verzam • Wanneer gebruiken: ’s. ma the stellingen of verschillende probleem Je praat niseerde koffiepauze. rga geo een t: • Wat is he met de , ver je graag wil praten over die dingen waaro eresint het praten en dat zolang mensen met wie je wil sant genoeg is. elplekken’ akt verschillende ‘babb • Hoe werkt het: Je ma em. Dit bepaald thema of proble rond een flap met een heeft el taf fie maar. Iedere kof zijn je koffietafeltjes, zeg rdt wo egd gez er t noteert wa een eigenaar, iemand die bij t we ste rijk ang bel De stelt. en eventueel extra vragen je Als ’. ten ‘wet van de twee voe een Open Space is de r naa je ga en g t, wandel je we vindt dat je uitgepraat ben ma he isc am dyn l is dus een hee een ander gesprek. Het r elk ove kan en ere ied en ken nier om samen na te den . gen zeg s iet rp we onder

2 HARTEN TROEF

• Wanneer gebruiken: als je een activiteit wil eva lueren of wil reflecteren op het voorbije werkjaar.

• Wat is het: de ideale combinatie van spelen en denken.

• Hoe werkt het: De dee lnemers spelen een spe l. Bij een afgesproken gebeurten is evalueert die deelne mer een bepaalde activiteit. Je kan dit bijvoorbeeld do en met een kaartspel. Iedere dee lnemer neemt beurtelin gs een kaart van de stapel en toont ze. Is het een 'ha rten' dan moet hij iets zeggen ove r de activiteit of het we rkjaar.

Je kan dit ook doen me t dobbelen (wie vijf goo it moet spreken) of met mikad o (als het stokje beweeg t, geef je je reflectie).

3 BIN GO

• Wanneer gebruiken: als je de aler mene vergad theid tijden ering wil ve s je algerhogen.

• Wat is het : de ideale co mbinatie va • Hoe wer n spelen en kt het: tijden denken. s een algem spreek je oo en e vergaderin k heel wat g be‘droge kost bingokaart ’. Maak voor met een aa af een ntal woord vergadering en die je ti zeker zal ge jdens de bru vermogen, ontslag, verk iken zoals balans, staat van iezing … G bingokaart eef iederee bij het begin n zo’n van je vergad als er een w ering. Elke oord valt dat keer op het lijstj je dit aan. W e voorkomt, ie het eerst kruis alle woorden roept bingo doorkruist en is gewon heeft, nen.

dossier•11

MIJN GEDACHT

dossier•12

DOE HpElaTn vGooOr jeEDav Stappen VOOR

Je algemene vergadering moet aan een aantal verplichtingen voldoen. Met dit handige stappenplan zie je niets over het hoofd.

TIJDENS

NA

Keur de jaarrekening goed.

- Overloop de jaarrekening + de toelichting en keur goed.

- Geef kwijting aan de bestuurders. Zo zeg je dat de leden van de raad van bestuur hun taken het voorbije boekjaar goed hebben uitgevoerd.

Dien je jaarrekening en staat van vermogen in bij de griffie van de rechtbank van koophandel.

Vergeet je documenten niet te ondertekenen.

Sluit je boekjaar af.

Makkelijk met Assist.

Maak je jaarrekening op.

Dit is het totaal van ontvangsten en uitgaven.

Makkelijk met Assist.

Maak de staat van vermogen op.

Dit is het totaal van bezittingen, schulden, rechten en plichten van je vereniging.

Makkelijk met Assist.

Keur de staat van vermogen goed.

Overloop, keur goed en geef kwijting aan de bestuurders.

Makkelijk met Assist.

Maak een begroting op.

Neem het financieel verslag van het afgelopen jaar als leidraad. Streef naar een begroting in evenwicht.

Keur de begroting goed.

Wijzigingen van de begroting zijn zeker nog mogelijk op een av.

Aanvaard het ontslag van bestuurders die hun mandaat neerleggen.

Aanvaard de benoeming van de nieuwe bestuurders.

Zorg dat een geheime stemming mogelijk is. Tel nadien de stemmen (min. de helft van de stemmen nodig) en bevestig de namen van de nieuwe bestuursleden.

Geef de bestuurswijziging door aan de griffie van de rechtbank van koophandel.

In drievoud.

Makkelijk met vereniginginfo.be.

Pas de ledenlijst van de av aan.

Makkelijk met vereniginginfo.be.

Verstuur een uitnodiging + het financieel verslag Minimum 8 dagen vooraf.

Maak een verslag van de vergadering.

Bezorg, zoals in de statuten voorzien, het verslag van de algemene vergadering aan de leden van de av.

je av inspiratie om Op zoek naar eck Ch ? en ak m te aantrekkelijk ier. ss 11 van het do pagina D10-D