EVENT EXCEL L E N T. DOSSIER
EVENT EXCELLENT
EVENEMENTEN ORGANISEREN IN JE JEUGDHUIS Naast ‘sfeer’ en ‘ruimte voor participatie’ is ‘een sterk activiteitenaanbod’ een van de grootste sterktes van een jeugdhuis, dat blijkt uit het jeugdhuizenonderzoek. Het activiteitenaanbod heeft een wervend karakter en kan dus een trigger zijn voor een groter bereik. Een goede activiteit organiseren is echter niet evident. Dit dossier is hét stappenplan om jouw volgende event vorm te geven.
? K O O H C O T T M U KO EITEN IN JE ACTIVIT JEUGDHUIS
Naast een gezellige instuifwerking staan jeugdhuizen vaak bekend om hun sterke en originele activiteiten. Toch kan het organiseren van activiteiten dikwijls beter. De truc is om je ideeën om te zetten in een schitterende, en bovendien haalbare, activiteit. Tekst: Nick Beerens
DOSSIER • 2
INHOUD D2 U KOMT TOCH OOK? D3 BRAINSTORMEN D4 PLANNEN EN ORGANISEREN D5 WET- EN REGELGEVING D6 VOOR HETZELFDE GELD D8 FAMO D9 NIET TE MISSEN D11 DOE EENS IETS ANDERS D12 NO STRESS D13 COLLIN D14 ZO DOEN ZIJ HET D15 HOE WAS HET? D16 DRAAIBOEK
Meer activiteiten = meer volk? Zorgt het organiseren van meer activiteiten automatisch voor meer volk? Het gaat niet noodzakelijk om de hoeveelheid events die een jeugdhuis organiseert, wel om de kwaliteit ervan. Het leeuwendeel van bezoekers die een jeugdhuis uit eigen initiatief leren kennen – en dus niet via vrienden – doet dit via een open activiteit. Vooral als er op vlak van organisatie en promotie wordt samengewerkt met sterke partners, zoals scholen en culturele centra, is een sterk activiteitenaanbod een katalysator voor een groter bereik. Een goed uitgebouwd netwerk van verschillende betrokken actoren zorgt immers voor een degelijk kader waarbinnen activiteiten georganiseerd kunnen worden.
Hey girls Het activiteitenaanbod kan echter ook een divers bereik in de weg staan. Zo zijn meisjes vaak ondervertegenwoordigd in jeugdhuizen omdat ze zich niet altijd aangesproken voelen door de activiteiten
EEN STERK ACTIVITEITENAANBOD ZORGT VAAK VOOR EEN GROTER BEREIK
van jeugdhuizen. Hou hier zeker rekening mee bij het organiseren van jouw volgende evenement, want jeugdhuizen waar meer meisjes rondlopen bereiken over het algemeen meer jongeren, hebben een beter imago, een meer aantrekkelijke infrastructuur en een betere band met de buurt.
Activiteiten activeren Activiteiten organiseren activeert mensen. Het zorgt voor een bepaalde dynamiek. Het brengt jeugdhuismensen in beweging: zowel de vrijwilligers die instaan voor de organisatie, als de bezoekers die zich fysiek verplaatsen naar je activiteit. Een activiteit in het vooruitzicht motiveert mensen. Het uitbouwen van een activiteitenaanbod is dus niet alleen een welkome boost voor de drive van de jeugdhuislovers, maar het toont ook dat je jeugdhuis leeft. Het is een onvermijdelijk onderdeel van je imago en daarom razend belangrijk voor jeugdhuizen.
Eerst bla bla, dan boem boem Ondanks de ontegensprekelijke populariteit van activiteiten, is de organisatie ervan niet zo vanzelfsprekend. Eerst en vooral moet er een idee worden gekozen, dan wordt er een planning opgesteld. Vooraleer de planning uitgewerkt wordt, moet je nog stilstaan bij de regelgeving en het financiële plaatje van je event. En dan moet je er natuurlijk ook voor zorgen dat er volk naar je activiteit komt. Dus vooraleer halsoverkop aan je event te beginnen, overloop je best alle onderdelen van dit dossier.
BRAINSF TNAODRENMKEENN CREATIE
Brainstormen in 6 stappen 1 Een duidelijke en concrete
vraag
• Beperk je tot 1 vraag. • Laat de brainstormleider, vóór je begint, de vraag duidelijk opschrijven. • Begin met ‘Hoe kan je …’ of ‘Hoe kunnen we …’. Je kan dus brainstormen om nieuwe activiteiten te verzinnen, om ideeën te bedenken om meer bezoekers in het jeugdhuis te krijgen ...
2 Introductie
3 Warming-up
• Voor je start met het eigenlijke brainstormen, kan je nog een soort van warming-up doen. Door de hersenen ‘op te warmen’ gaat het brainstormen je beter af. • Zorg ervoor dat een warming-up oefening niet te lang duurt. 5 tot 10 minuten is voldoende. Zo’n warming-up kan je ook doen als je na een lange sessie brainstormen merkt dat iedereen toe is aan een leuk intermezzo en een frisse wind. - Idee 1: Associëren met willekeurige woorden. De ene noemt een woord, de andere maakt een associatie op dit woord. En ga zo door tot je ver verwijderd bent van het startwoord. - Idee 2: Verzin een adjectief met dezelfde beginletter als je naam: ‘brave Barbara’.
Tekst: Nick Beerens & Lotte Lambin
4 Let’s brainstorm Verzamel tijdens deze fase zo veel mogelijk ideeën.
Brainstormregels • No comment. Geef geen commentaar. Niemand velt een oordeel over de ingebrachte ideeën. • Aandacht op kwantiteit. Het gaat in eerste instantie om het aantal ideeën, niet om de kwaliteit van de ideeën. Het achterliggende idee is dat door zo veel mogelijk ideeën op te sommen er altijd wel een bruikbaar idee bij zit. Hoe meer hoe beter. • Freewheel. Geen idee is te gek. Tijdens een brainstorm mag je helemaal losgaan. Out of the box is hier de key. • Lift mee. Blijf niet in je eigen hoofd hangen. Surf mee op andermans ideeën. • 1+1=3. Door goede ideeën te combineren, kom je tot nog betere ideeën.
5 Ideeën selecteren
Je hebt nu heel wat ideeën verzameld. Tijd om de beste ideeën te kiezen. Een aantal handige tools om ideeën te selecteren. • Top-3: Laat iedereen zijn 5 favoriete ideeën opschrijven. Stel hieruit een top-3 samen. • Waardering: Laat iedereen de ideeën waarderen door de verschillende voorstellen een cijfer te geven. De drie ideeën met de meeste punten worden dan verder uitgewerkt. • COCD-box van het Centrum voor de Ontwikkeling van het Creatief Denken: - Iedereen krijgt 5 tot 10 blauwe, rode en gele stickers (‘stippen’). * Blauw: nuttige, haalbare, weinig originele en perfect uitvoerbare ideeën * Rood: originele, vernieuwende en uitvoerbare ideeën * Geel: nog niet realiseerbare, zeer originele ideeën/dromen voor de toekomst
- Je bekijkt de ideeënlijst en plakt blauwe, rode en gele stickertjes bij de gekozen ideeën. - Plaats tien tot vijftien ideeën met de meeste stickers (in alle kleuren) in de COCD-box. De begeleider tekent een grote COCD-box op een flap.
DOSSIER • 3
• De brainstormleider leidt de brainstormsessie in door het doel van de brainstorm uit te leggen. • Daarnaast legt hij/zij de regels uit die gelden tijdens brainstormen (zie kader). Het is belangrijk dat de brainstormleider tijdens het brainstormen deze spelregels goed bewaakt en ingrijpt wanneer de anderen zich hier niet aan houden.
Een geniaal idee groeit meestal uit een productieve brainstorm. Brainstormen is een methode om zoveel mogelijk verschillende ideeën over een bepaald onderwerp te verzamelen binnen een relatief korte tijd. Maar hoe kan je nu het best brainstormen? Met dit stappenplan ben je al een heel eind op weg.
Bron: www.cocd.org/kennisplatform/cocd-box/
6 Ideeën uitwerken Werk de ideeën verder uit. Vraag je af hoe, wat, waar, waarom, wat zijn de gevolgen, de voordelen, moeilijkheden … Als er te weinig plaats is, mag dit stukje weggelaten worden: • Ideeformats: Maak per idee een fiche op. Zet hierop een aantal vragen die je beantwoord wil zien. Het geeft mensen een houvast terwijl ze de ideeën uitwerken. Enkele vragen op de fiche: - Kort/pitch - Beschrijf/teken - Voordelen - Zorgen/moeilijkheden - Extra opportuniteiten www.brainssstorm.com
Check it! Op deze sites vind je heel wat leuke brainstormwerkvormen www.werkvormen.info/werkvorm/ ambrassade.be/werkvormen
PL ANNEN EN ORGANIASPEPERNEN IN 5 ST
Het is zover, je hebt een fantastisch geweldig idee voor een activiteit. Als je een activiteit organiseert, zal je een aantal stappen moeten doorlopen om je activiteit tot een goed einde te brengen. Dit stappenplan kan je hierbij helpen. Tekst: Lotte Lambin
DOSSIER • 4
Stap 1: Algemene planning In deze fase krijgt je activiteit meer vorm en stel je een aantal belangrijke documenten op zoals de begroting, een materiaallijst en een sponsordossier. • Ga op zoek naar mensen die de activiteit mee willen plannen en organiseren. Stel een organisatieteam samen, verdeel de taken en maak afspraken. • Stel een begroting op met verwachte uitgaven en inkomsten. Zo weet je op voorhand wat haalbaar is en kan je hiermee rekening houden. • Leg een materiaallijst aan. • Stel een sponsordossier op en ga op zoek naar sponsors voor financiële of (infra)structurele steun.
Stap 2: Promoplan • Stel een promoplan op. Dit plan bevat een omschrijving van wat je wil vertellen, aan wie en hoe. Ga op zoek naar iemand die je promomateriaal wil ontwerpen. Denk eraan, sterke communicatie, bestaat uit een sterke mix. Voor één activiteit kan je verschillende communicatiekanalen gebruiken.
Stap 3: Aan de slag Genoeg gepland. Tijd om aan de slag te gaan en enkele praktische dingen te regelen. • Laat je promomateriaal drukken en verspreid het.
STEL EEN ORGANISATIETEAM SAMEN • Haal je materiaallijst terug boven en ga op zoek naar het materiaal dat je nodig hebt. Bekijk zeker het aanbod van de gemeentelijke of provinciale uitleendienst. • Bekijk of je een extra verzekering nodig hebt, bijvoorbeeld voor gehuurd materiaal. Wanneer je jeugdhuis dure apparaten aankoopt of huurt, kan het hiervoor een verzekering alle risico’s afsluiten. • Stel een takenlijst op en ga op zoek naar medewerkers. Werk een shiftensysteem uit en maak dit raadpleegbaar op bijvoorbeeld Facebook, Doodle of Google Drive.
Stap 4: Draaiboek • Stel een draaiboek op voor de avond en/of dag zelf. Dit is een handig hulpmiddel om je activiteit in goede banen te leiden. Het geeft in chronologische volgorde de gebeurtenissen, afspraken en taken weer. Er staat ook in wie verantwoordelijk is voor welke taak op welk moment en op welke plaats. Zo weet iedereen wat hem of haar te doen staat. Een draaiboek bestaat uit de volgende onderdelen:
- Een algemeen deel. Hierin staan alle medewerkers en organisaties die betrokken zijn bij de uitvoering van je activiteit met hun telefoonnummer en de taken die ze hebben. - Een overzicht van taken en acties: wie, wat, waar en hoe laat. In dit deel staat het programma uitgebreid beschreven: wat er wanneer gebeurt, waar het gebeurt en wie er verantwoordelijk voor is.
Stap 5: Puntjes op de i 101 kleine dingen komen nog op je af in de dagen voor je activiteit: bewegwijzering ophangen, materiaal ophalen, de laatste vergeten items gaan kopen, wisselgeld halen om kassa’s te maken, noodnummers afprinten … De lijst lijkt eindeloos, maar je bent er bijna. • Brief je medewerkers over algemene afspraken, taken, de werklijst, de opkuisregeling … Hang de avond zelf een overzichtelijke takenlijsten op. • Vergeet achteraf niet om je facturen (dj, installatie, podium, drank …) te betalen. • Bedank je medewerkers voor hun harde werk. • Maak een financieel verslag op. • Evalueer je activiteit.
MAGDA?
VING WET- EN REGELGE EN VOOR ACTIVITEIT
Bij het organiseren van jeugdhuisactiviteiten is er aan engagement en initiatief vaak geen gebrek. Jonge organisatoren raken echter dikwijls verstrikt in een veelheid aan complexe regels en wetten, die bovendien van verschillende overheidsniveaus afkomstig zijn. Het is soms lastig om door de bomen het bos te zien. Maar er is licht aan het einde van de tunnel. Tekst: Jos Meers & Nick Beerens
Je doet iets met muziek
Je bent voldoende verzekerd • Zorg ervoor dat je activiteit gedekt is via je jaarpolis. • Als je een tent plaatst, zorg er dan voor dat ze verzekerd is, zowel voor schade als voor wanneer ze weg waait. • Zorg ervoor dat dure gehuurde installaties verzekerd zijn via ‘alle risico’s’. • Zorg dat je een polis BA-bestuurders hebt als je een heel groot evenement organiseert.
Je voorziet bewaking • Zowel eigen vrijwilligers die instaan voor persoonscontrole als ingehuurde security moeten tijdig gemeld worden aan de gemeente. Let op: er staan strenge straffen op het inzetten van externe personen die geen vergunning hebben.
Maak contracten met groepen en dj's op, m.b.t. de toepassing van de geluidsnormen
Je bereikt minderjarigen
Je doet iets in openlucht
• Let er op dat je geen alcohol mag schenken aan min-16-jarigen en geen sterke drank aan minderjarigen. • Schenk je sterke drank? Hier heb je toestemming van de gemeente voor nodig.
• Als je muziek wilt gebruiken heb je bijna altijd een uitzondering nodig. Zorg er dus voor dat je toestemming van de gemeente hebt. • Zorg dat je een polis objectieve brand en ontploffing hebt, of dat je polis voor je gebouw uitgebreid kan worden. • Misschien is er een advies van de brandweer nodig. Het terrein moet op zijn minst vlot bereikbaar zijn voor een brandweerwagen.
Je maakt promotie • Plaats een verantwoordelijke uitgever op elke publicatie en vermeld ook de naam van de vzw met het ondernemingsnummer. • Let op met het uithangen van affiches langs de openbare weg, wildplakken is strafbaar. • Vraag toestemming aan om borden te plaatsen langs gewestwegen.
Je doet iets binnen • Als organisator moet je erop toezien dat het rookverbod wordt toegepast (duidelijke rookverbodstekens, binnen geen asbakken plaatsen, bezoekers op het rookverbod wijzen …). • Zorg ervoor dat je voldoet aan de brandweernormen die van toepassing zijn op het gebouw.
Jouw gemeente/stad • Informeer zeker ook eens bij jouw jeugddienst of gemeentelijk/stedelijk jeugdloket welke regels er nog gelden in jouw gemeente of stad. Zo staat bijvoorbeeld een gemeentelijk/stedelijk sluitingsuur sluitingsuur vermeld in het politiereglement.
Check it! www.fuifpunt.be www.poppunt.be
DOSSIER • 5
• Ga na of je locatie onder Vlarem valt. Zo ja, ga dan na onder welke categorie. • Als je zelf uitzonderingen op de geluidsnormen kan aanvragen bij het college, zoek dan uit hoe lang op voorhand dat moet. • Voorzie een geluidsmeter of -begrenzer. • Maak sluitende contracten met groepen en dj’s op, met betrekking tot de toepassing van de geluidsnormen. • Een toelating bij SABAM (indien nodig) moet minstens tien dagen voor de manifestatie aangevraagd worden. • Zorg dat het jaartarief billijke vergoeding betaald is. Dekt dit tarief jouw evenement niet, vraag dit dan minstens vijf werkdagen voor je evenement aan. • Tracht problemen met de fiscus te vermijden en betaal groepen en dj’s op een legale manier.
VO O R HETZELFDE GLAEALTDJE HET FINANCIËLE PITEIT VAN JE ACTIV
Bij het organiseren van een activiteit komen hoe dan ook heel wat financiële zaken kijken. Je wilt niet alleen het hoofd boven water kunnen houden, maar ook iets extra hebben. Die surplus kan je opnieuw investeren in je werking. Daardoor kan je nog grotere en betere activiteiten organiseren. Financiële ademruimte zorgt voor een gezondere jeugdhuiswerking. Tekst: Nick Beerens
Stel een begroting op Bij het organiseren van een activiteit hoort wel wat denkwerk. Ook over de geldzaken denk je best op voorhand na. Zo vermijd je een financiële kater.
DOSSIER • 6
Eén van de dingen die je op voorhand hoort te doen, is een goede begroting opmaken. Een begroting bestaat uit een lijst met uitgaven en een lijst met inkomsten. Je zorgt er uiteraard voor dat de (verwachte) inkomsten groter zijn dan de (verwachte) uitgaven.
Wat kost jouw event?
Bij het organiseren van een activiteit komen heel wat kosten kijken. Hieronder vind je enkele voorbeelden van mogelijke uitgaven. Programmatie • Kostprijs artiesten • Catering artiesten • Kostprijs boekingskantoor • SABAM • Bilijke vergoeding
Promotie • Drukwerk (affiches en flyers) • Advertenties in krant, gemeenteblad … • Advertenties op radio, televisie … • Lay-out • Advertentie op Facebook
Locatie • Huur locatie (zaal, terrein …) • Huur extra infrastructuur (nadar, podium, toiletwagen, vuilbakken …) • Kosten nutsvoorzieningen (water, gas, elektriciteit) • Versiering en aankleding • Verzekering (bv. voor een tent)
Licht en geluid • Huur geluidsbegrenzer • Huur van materiaal • Vergoeding van techniekers • Huur generator • Verzekering dure gehuurde installaties Veiligheid • Security • Huur walkie-talkies • (Bezoek brandweer) • EHBO-kist
Drank en eten • Huur toog • Huur koeling • Vergoeding vrijwilligers • Aankoop drank • Aankoop eten • Huur wasbak, stop, glazenborstel … • Registratie FAVV (Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedsel keten)
Varia • Polis BA/Evenementen polis/polis ongevallen • Toegangskaarten, bonnetjes, polsbandjes • Wegwijzers • T-shirt of trui voor vrijwilligers
Deze lijst is lang niet volledig, hou daarom altijd een budget voor onverwachte uitgaven aan kant.
Bespaar waar je kan Probeer je kosten zo veel mogelijk te drukken. Huur je materiaal bijvoorbeeld bij de provinciale uitleendienst of bij de uitleendienst van je stad/gemeente, in plaats van bij een licht- en geluidsfirma. Onderhandel over de gage van artiesten, maak hen daarbij gerust duidelijk dat jullie een vrijwilligerswerking zijn. Geef geen nodeloos geld uit: je hebt geen ingehuurde security nodig voor een fuif van vijftig personen.
Wat brengt jouw event op? Je evenement moet natuurlijk ook iets opbrengen. Een verlieslatend event kan immers niet blijven bestaan. Probeer daarom de ‘inkomstenkant’ in je begroting aan te vullen met zekere inkomsten: Subsidies • (Project)subsidies van de gemeente • Tussenkomst in de gage van artiesten door de provincie of de Vlaamse Gemeenschap • Ook bij instellingen als CERA en de Koning Boudewijnstichting valt er soms geld te rapen Sponsors • Lokale handelaars • Grote bedrijven (KBC, Red Bull, …) Bezoekers • Voorverkoop van kaarten • Crowdfunding
Een glazen jeugdhuis-bol
Je begroting is een soort glazen bol. Met je begroting kan je quasi perfect inschatten wat het ‘break-even-point’ is. Op die manier weet je soms tijdens je activiteit al, enkel op basis van de ticketverkoop, dat je geen verlies zal lijden.
Organiseer je je activiteit voor het eerst, dan werk je in je begroting best verschillende scenario’s uit. Het is immers moeilijk om alle kosten precies in te schatten. Eerst maak je een worst-case-
WERK IN JE BEGROTING VERSCHILLENDE SCENARIO'S UIT
Je begroting als werkinstrument
Naarmate de planningsfase van je evenement vordert, worden meer en meer kosten duidelijk. Maak regelmatig een update van je begroting. Zo geeft jouw begroting altijd een overzichtelijke stand van zaken weer.
Gebruik deze stand van zaken in het beslissingsproces. Op basis van je begroting zal je misschien andere accenten moeten leggen. Merk je tijdens de planningsfase bijvoorbeeld dat er onvoorziene kosten zijn, dan ga je best op zoek naar een manier om de inkomstenkant te vergroten.
Op zoek naar geld Sponsors Sponsors zijn dé manier om de inkomstenkant van je event te vergroten. Sponsoring gebeurt meestal financieel, maar kan ook in natura: de lokale krantenwinkel geeft tombolaprijzen voor je quiz, de klerenwinkel in de buurt schenkt kleren voor je ruilcafé …
MAAK REGELMATIG EEN UPDATE VAN JE BEGROTING Als er duidelijkheid is over de overeenkomst tussen sponsor en gesponsorde, dan sluit je best een sponsorcontract of een publiciteitsovereenkomst af, hoe klein de bijdrage ook is. In dat contract neem je volgende zaken op: • De contractpartijen • De looptijd van het contract • Het evenement waarop het contract van toepassing is • De prestatie van de sponsor • De prestatie van de gesponsorde
Het sponsordossier Om sponsors te overhalen, moet je hen eerst duidelijk maken wie je bent, wat je doet, wat het voordeel voor de sponsor is en waarom je precies dat bedrijf benadert. Daarvoor volstaat een A4 recto verso. In de bijlagen kan je de sponsormogelijkheden en tegenprestaties verder uitwerken. Ook de begroting kan je eventueel als bijlage opnemen.
Voorverkoop
Dankzij voorverkoop kan je, zeker bij grote activiteiten, de dag zelf de stroom van mensen beter beheersen. Bovendien is het een belangrijk onderdeel van de ‘zekere’ inkomsten. Jongeren beslissen echter vaak pas op het laatste moment wat ze gaan doen. Zet daarom zo veel mogelijk mensen aan om toch op voorhand een kaart te kopen. Een manier is het prijsverschil tussen voorverkoop- en kassaprijs voldoende groot houden. Het is altijd een goed idee om vrijwilligers actief kaarten te laten verkopen. Hou dan wel goed bij wie hoeveel kaarten heeft gekregen en hoeveel geld je nog moet ontvangen.
DOSSIER • 7
Probeer naast de ‘zekere’ inkomsten zo goed mogelijk in te schatten hoeveel mensen nog aan de kassa zullen betalen en de grootte van de winst die je zal maken op de drankverkoop. Het aantal mensen dat ‘aanwezig’ staat op je Facebookevenement is een indicatie, geen absolute waarheid.
scenario, waarbij je rekening houdt met een minimum aan inkomsten en een maximum aan uitgaven. Zo weet je welk risico op verlies je loopt. Daarna maak je een zo realistisch mogelijk scenario. Hoe meer je bedreven wordt in het organiseren van activiteiten, des te makkelijker wordt het om die scenario’s te voorspellen. Oefening baart kunst.
FAMO
Een straffe activiteit ontstaat nooit zomaar. Vorig jaar besloten de Antwerpse jeugdhuizen om samen een project te organiseren: Future Artists van ’t Stad. Jonge getalenteerde ‘artists in residence’ kregen ruimte in het jeugdhuis om artistieke projecten uit te werken. Op 30 april 2015 volgde in elk jeugdhuis een toonmoment. Jeugdhuis Tel 18 (Ekeren) organiseerde een driedaags festival: Rewired Festival. Bestuurder Famo vertelt over de financiële uitdagingen die daarbij kwamen kijken.
DOSSIER • 8
Tekst: Hans Dockx
“We zagen het groots, met lokaal talent én grote namen. Maar grote namen kosten geld. Daar moet je op voorhand over nadenken. Al snel hadden we door dat ons jeugdhuis dit niet alleen kon dragen. Daarom hebben we ook het Ekerse Jeugdcentrum ’t Velt en Fameus vzw betrokken bij onze plannen. Plots hadden we partners en een groter budget. Samen met ’t Velt maakten we een begroting op. We konden de kosten delen. Zo werd onder andere de P.A. door het jeugdcentrum betaald. Fameus ving de kosten van de workshops op. Daarbovenop vroegen we subsidies aan bij de cultuurdienst van district Ekeren. Zo konden we grote namen als Psycho 44 boeken. Doordat we met partners samenwerkten beperkten we het risico. In een worstcasescenario zou ons jeugdhuis een verlies lijden dat binnen de krijtlijnen bleef die de algemene vergadering had vooropgesteld. Als alles zou lopen zoals verwacht, zouden we ongeveer break-even draaien. Toch wilden we dit risico nog beperken. We stelden een sponsordossier op en zochten sponsors. We kregen een gratis vat van de brouwerij en gratis drank van een andere leverancier. Ook wilden enkele lokale handelaren ons steunen in ruil voor hun logo op ons festivalscherm. Aan mij hebben ze alvast een klant gewonnen. We hadden het geluk dat op initiatief van Formaat ook een projectsubsidie werd aangevraagd bij de stad. Dit kwam in een aparte begroting. Ondanks onze begroting, maakten we toch nog een hoop onverwachte kosten. Die konden we grotendeels opvangen door deze projectsubsidie. Daardoor draaiden we breakeven, zoals gepland. Volgend jaar steken we wel een post ‘onvoorziene kosten’ in onze begroting, zo komen we nooit meer voor verrassingen te staan.”
ONDANKS ONZE BEGROTING, MAAKTEN WE TOCH EEN HOOP ONVERWACHTE KOSTEN
N E S S I M E T T E I N EN VAN JE PROMOT EVENEMENT
Hoe groot of klein je evenement ook is, het heeft pas succes als er mensen naartoe komen. En het liefst zoveel mogelijk. De tijd dat je met enkel wat affiches op te hangen voor een volle zaal kon zorgen, ligt al een tijdje achter ons. Over het promoten van je evenement denk je best goed na. Tekst: Inge de Wolf
ZORG ERVOOR DAT MENSEN OVER JE EVENEMENT PRATEN
Doelgroep bepalen Voor je flyers of affiches laat drukken, of een flitsende website online zet, moet je goed weten wat je wil vertellen, aan wie en hoe. Afhankelijk van wat je wil communiceren, bepaal je je doelgroep. Een buurtbarbecue communiceer je naar je leden, maar ook naar je buren en de gemeente. Een themafuif communiceer je vooral naar je leden, maar ook naar andere jongeren in de buurt. Een groot festival vraagt om een andere aanpak dan een feest van de plaatselijke Chiro. Bepaal daarom altijd op voorhand wie je precies wil bereiken met je evenement, zodat je je promotie kan aanpassen aan je doelgroep. Maak een lijst op met de beoogde doelgroepen, en bedenk hoe je deze het beste bereikt.
Online conversatie
Afhankelijk van je doelgroep en boodschap kies je voor een bepaald medium. De keuze van je communicatiemiddelen is heel belangrijk. Welk communicatiemiddel het meest geschikt is voor het promoten van een bepaald evenement hangt dus af van je doelpubliek, maar ook van je budget, je timing, de tijd die je kunt vrijmaken … Gelukkig zijn er tegenwoordig tal van mogelijkheden, zowel online als in ‘real life’ om je evenement te promoten bij een breed publiek. Je hoeft je dan ook niet te beperken tot één communicatiekanaal, het mixen van verschillende kanalen heeft een veel beter effect. Lijst al eens op welke kanalen interessant zijn. Denk hierbij aan online communicatie, zoals je eigen website, Facebook, Instagram, Snapchat, Twitter … maar ook aan flyers, affiches, mond-tot-mondreclame, een opvallende promostunt of een persbericht.
Communicatieplan Heb je je doelgroep bepaald? Weet je welke promokanalen en –middelen je wil gebruiken? Tijd om te plannen wanneer je wat communiceert. Een handige tool om je promotiemomenten te plannen is een communicatieplan. Hierin neem je alle promomomenten op die je wil uitvoeren. Zet alle promomomenten in chronologische volgorde en hou de kenmerken van je doelgroepen in je achterhoofd. Zet in je communicatieplan, per promotiemoment, de volgende zaken: • Wanneer/timing? • Welke boodschap? • Via welk kanaal? • Naar wie? • Met welk doel? • Wie voert dit uit?
DOSSIER • 9
Welke promotiemiddelen?
Online promo voeren voor je activiteit is heel belangrijk. Niet alleen zit (bijna) iedereen dagelijks op internet, online communiceren is een geweldige manier om in interactie te gaan met je doelpubliek. Het lijkt op het eerste gezicht eenvoudig. Je maakt een Facebookevenement aan voor je activiteit, nodigt 500 vrienden uit en daarmee klaar. Het is zeker geen slecht idee om dit te doen, maar daarmee ben je er nog niet. Om je event echt online te doen leven en er een buzz rond te creëren moet je ervoor zorgen dat je activiteit een ‘conversatieevent’ wordt. Heel kort gezegd: een event waarover mensen praten. Mensen die positief over jouw evenement praten, zullen namelijk anderen ook sneller nieuwsgierig maken. Hierbij is het wel belangrijk dat je al een online community hebt opgebouwd, bijvoorbeeld in de vorm van een mooi aantal likes op Facebook of een hoop volgers op andere sociale media. Goeie aanwezigheid op sociale media staat of valt natuurlijk met waar deze platforms voor bedoeld zijn: interactie. Een profiel dat enkel gebruikt wordt om boodschappen uit te sturen, maar waar nooit op gereageerd wordt, zal al snel genegeerd worden. Daarom is het cruciaal om de conversatie zo goed mogelijk op gang te houden. Dat gebeurt natuurlijk in de eerste plaats met goeie content, maar ook door authentiek te blijven en regelmatig te posten. Steek dus zeker genoeg tijd in het bijhouden van je sociale media.
JE EVENEMENT IN DE KRANT? STUUR EEN PERSBERICHT UIT Wil je op drukke openbare plaatsen flyers voor je evenement uitdelen, informeer dan bij je gemeente wat de afspraken hierover zijn. Het kan zijn dat je een vergunning nodig hebt. Als je flyers wil uitdelen, zorg dan dat ze niet op de openbare weg terechtkomen of achterblijven. In privé-eigendommen (café, school, station …) heb je de toestemming nodig van de eigenaar.
In de pers
DOSSIER • 10
Online opvallen Hoe zorg je ervoor dat je event online opvalt? Vertel een verhaal! Maak grappige filmpjes van de voorbereidingen, die zo leuk zijn dat mensen ze uit zichzelf willen delen. Tel af naar het evenement, of bijvoorbeeld tot de line-up wordt bekendgemaakt of het thema. Lanceer een wedstrijd, waarbij mensen mogen stemmen welke dj komt draaien, kortom, zorg ervoor dat mensen zich verbonden voelen met je evenement. Zo promoten zij vanzelf je evenement mee. Het is vooral belangrijk dat mensen je kunnen vinden. Zorg ervoor dat alle info over je evenement, zoals de verkoop van tickets, locatie en het uur, duidelijk is terug te vinden op je website of je Facebookevenement.
Affiches en flyers Online communiceren is belangrijk, maar onderschat de kracht van drukwerk niet. Met opvallende affiches en flyers maak je mensen nieuwsgierig en zorg je ervoor dat ze gemakkelijk de weg naar je online info vinden. Ook hier is het belangrijk om rekening te houden met je doelgroep.
Wat moet je zeker op een affiche vermelden? • • • • • •
Wat er georganiseerd wordt Wanneer (datum en aanvangsuur) Wie voor de muziek zorgt Wie het organiseert De toegangsprijzen Eventuele sponsors
Verplicht vermelden
• Bij flyers: ‘verboden op de openbare weg te werpen’ • Wie organiseert het evenement – Hier vermeld je verplicht de naam van je jeugdhuis, voorafgegaan of gevolgd door ‘vzw’ en het adres van de maatschappelijke zetel van je vzw. • Verantwoordelijke uitgever / v.u. - Dit moet een meerderjarige inwoner van België zijn. Je vermeldt de volledige naam en (persoonlijk) adres. Bij illegaal plakken, wordt eerst de verantwoordelijke uitgever aangesproken en vervolgens de organisatie.
Een mooie manier om promo te maken voor je (grote) evenement is een artikel in de krant. Blijf niet wachten tot een journalist je per ongeluk belt, maar schiet zelf in actie. Stuur een persbericht uit om je evenement aan te kondigen.
Hoe stel je een persbericht op?
• Met je persbericht wil je niet de journalist in kwestie bereiken, maar wel een brede doelgroep. • Kies één duidelijk onderwerp voor je persbericht. • Maak de tekst niet te lang, één A4 is het absolute maximum. • Zet een herkenbaar briefhoofd (bijvoorbeeld je logo) boven je tekst. • Schrijf een inleiding waarin de kern van de zaak vervat zit. • Voeg onderaan contactgegevens toe, zodat je bereikbaar bent voor vragen. • Schrijf niet over ‘wij’ maar gebruik ‘het jeugdhuis’. • Voeg kant en klaar beeldmateriaal toe Het is handig om een lijst te maken met contactgegevens van de regionale redactie van de verschillende landelijke en lokale kranten. Verstuur je persbericht via mail naar de journalist. Schrijf in de onderwerpsregel duidelijk waarover het bericht gaat. Een kort bericht schrijf je in de mail, maar voeg sowieso het persbericht ook toe als bijlage. Verzend nooit een leeg e-mailbericht met enkel een bijlage.
DOE EENS IETS ANDETEJRE S VAL OP M P RO M O
Een goed communicatieplan, actief zijn op sociale media, nadenken over je affiches en flyers en vrienden worden met de lokale journalist zijn alvast enkele tips om je evenement in de kijker te zetten. Maar je kan nog een stapje verder gaan. Durf af te wijken van de vanzelfsprekende kanalen en manieren en doe eens iets anders. Tekst: Nick Beerens
Be original!
• Follow the White Rabbit! Een vrijwilliger in konijnenpak staat aan de uitgang van de school met een bordje ‘volg mij’. Nieuwsgierige studenten volgen het konijn en net zoals Alice komen ze aan in je jeugdhuiswonderland.
• Verspreid overal in je stad/gemeente posters met een vreemde afbeelding, zonder meer uitleg. Elke week laat je een stukje meer zien. Eenmaal deze posters hét gespreksonderwerp in je stad/gemeente worden, onthul je je jeugdhuis(activiteit). • Koppel het nuttige aan het aangename: organiseer een jeugdhuizentocht bij de buren. Neem flyers, affiches, T-shirts, petjes, … mee als promomateriaal voor je volgende activiteit. Laat jullie jeugdhuis van haar beste kant zien, zodat de jeugdhuizen in de buurt zien dat jullie grote event echt wel de moeite waard is.
Jeugdhuis Stam X in Denderleeuw gaat in het begin van het nieuwe schooljaar tijdens de middagpauze langs op de middelbare scholen voor een ‘school take over’. Met een DJ installatie, kickertafel, kubb spel en een hoop vrijwilligers luisteren ze de middagpauze op en delen ze flyers uit. Deze flyers zijn ook een waardebon voor een gratis consumptie. Bij een groepsactiviteit heeft jeugdhuis The Bassment (Houthalen) een originele manier van groepen kiezen: het jeugdhuis laat haar bezoekers een puzzelstuk in een bepaalde kleur kiezen. Op basis van de gekozen kleur wordt dan bepaald wie bij wie zit. Op die manier komen bezoekers ook met anderen in contact. Bovendien zorgt het puzzelstukje in de zakken van de bezoekers ervoor dat ze zeker zullen deelnemen aan de groepsactiviteit. Jeugdhuis X uit Hoeselt maakte een grappig, geanimeerd promofilmpje. Daarin leggen ze uit waarom je als jongere naar het jeugdhuis zou moeten komen. Bovendien wordt er getoond dat naast louter bezoeken, je je er ook kan engageren in de werking. “Jeugdhuis X, da zijt gij!” Jeugdhuis X presenteert
GA EEN STAP VERDER EN VAL OP MET EEN PROMOSTUNT Toen Den Troemel uit Tervuren op zoek was naar nieuwe leden, besloten ze niet bij de pakken te blijven zitten. In plaats van te wachten tot de jongeren bij hen kwamen, trokken ze met het jeugdhuis naar de jongeren. Tijdens een groots dorpsfeest bemanden ze de grootste stand en entertainden ze de jeugd met een grote rodeo-stier. Door te tonen hoe awesome het jeugdhuis is, gaven ze hun werking een boost van jewelste. ’t Paenhuys (Hoegaarden) voert promotie voor de Paenhuys Parkhappening via de befaamde Paenhuys beren. Dat zijn grote beren, geschilderd op houten borden door de leerlingen van een leerkracht Plastische Opvoeding die in de dagelijkse werking van het jeugdhuis zit. Als de inwoners van Hoegaarden de grote beren (sommigen zijn wel drie meter groot) langs de kant van de weg zien staan, weten ze dat de parkhappening eraan komt.
DOSSIER • 11
• Trek met stoepkrijt pijlen vanaf de middelbare school, jeugdbeweging of jaarmarkt. Curieuze neuzen zullen deze volgen en belanden dan bij jullie in het jeugdhuis.
Zo voeren zij promo
NO STREVSANS
OP DE DAG HET EVENEMENT
Het is zover. Je evenement gaat van start, dit is het moment waar je zo lang op hebt gewacht. Je hebt alle voorbereidingen getroffen en alles is geregeld. Nu begint het toch wat te kriebelen: want wat als er toch iets misgaat? Met deze tips kan er (bijna) niets meer fout gaan. Tekst: Nick Beerens
DOSSIER • 12
Goeie afspraken maken goeie vrienden Goeie afspraken met je vrijwilligers zijn onontbeerlijk. Stel een duidelijk draaiboek op met verantwoordelijkheden tijdens het event. Zorg er ook voor dat hier de namen en contactgegevens van iedereen die betrokken is bij het evenement in staan. Maak duidelijk dat alle vrijwilligers op het afgesproken uur aanwezig moeten zijn. Spreek vooraf af op welke manier het vrijwilligerswerk gecompenseerd zal worden. Maak een duidelijke lijst van wie waar en welke uren helpt. Zorg ervoor dat de praktische informatie van je event voor iedereen duidelijk is: tot hoe laat duurt het event, waar is er drank verkrijgbaar … Moeten er nog dingen gebeuren? Schrijf dan op een grote poster welke last minute taakjes er nog zijn, zo weet iedereen altijd wat er nog te doen is. Maak goede afspraken rond de verantwoordelijkheid van kassa’s. Geld moet regelmatig worden opgehaald en geteld. Spreek op voorhand af welke maatregelen er worden genomen als het ergens fout loopt en wie dan de beslissingen neemt. Zorg ervoor dat mensen van de organisatie voldoende zichtbaar zijn. Een T-shirt of badge vergroot de herkenbaarheid.
Check, 1, 2, 3 Gaat je event door op een andere locatie? Maak dan een inventaris op, zowel van de (eventuele) drank en glazen, maar ook van eventuele schade in of rond het gebouw. Test de nodige installaties. Lees op voorhand goed alle contracten na. Zijn alle ‘must-have’ services aanwezig? Denk aan gezondheid, EHBO, eten en drinken, toiletten … Denk ook aan de ‘basic’ services zoals tickets, toegangscontrole, parking, vestiaire, bonnetjesverkoop, showbeleving, info en signalisatie. Overloop met alle medewerkers het verloop van de dag nog eens en kijk of je niks vergeten bent.
Let’s go Zorg ervoor dat je een goede manier vindt om de stroom van mensen te verwerken die het evenement in of uit willen. Geniet van je event!
OVERLOOP OP VOORHAND DE DAG MET JE MEDEWERKERS EN KIJK OF JE NIETS VERGETEN BENT
COLLIN
Collin maakt deel uit van het Kinky Star Actie Kollectief (KAK). Het collectief organiseert verschillende evenementen in Kinky Star in Gent. Tekst: Jolien Clauw & Nick Beerens
DOOR DE VERSCHEIDENHEID AAN VRIJWILLIGERS ZIET ELK EVENEMENT VAN KAK ER ANDERS UIT
DOSSIER • 13
“Het Kinky Star Actie Kollectief, ook wel KAK genoemd, is verantwoordelijk voor de vrijwilligersavonden in jeugdhuis Kinky Star in Gent. De werkgroep is pas sinds begin september actief en is eigenlijk in het leven geroepen om de vrijwilligerswerking in de Kinky Star een boost te geven en om leuke evenementen te organiseren. KAK is een besloten groep van zo’n dertig vrijwilligers die een paar keer per week de activiteiten in het jeugdhuis voor haar rekening neemt. Denk hierbij aan zeer brede thema-avonden. Van karaoke tot optredens, maar ook movienights en spelletjesavonden. Recent vond er nog een ‘tekenjam’ plaats: de bezoekers mochten zich uitleven met tekeningen op papier. De bedoeling was om uiteindelijk tot een gezamenlijk kunstwerk te komen. De sterkte van KAK is ongetwijfeld de enorme variëteit aan vrijwilligers. Het is een groep mensen met allemaal verschillende interesses en smaken. Hierdoor organiseert elk op zijn of haar eigen manier een themaavond en legt iedereen zijn of haar eigen accent. Om dat allemaal een beetje gestructureerd te houden is er een ‘KAK-madam’, die ervoor zorgt dat zoveel mogelijk mensen op dezelfde dag kunnen samenkomen om te vergaderen. Tijdens zo’n vergadering worden de activiteiten voor de rest van de maand gepland. Elk lid van KAK doet dat volledig vrijwillig. Diegene die verantwoordelijk is voor zijn of haar avond, moet zorgen dat alles mogelijk is en geregeld geraakt. Dat is zeer fijn, je bent zelf verantwoordelijk voor je eigen event. Je bent niet echt afhankelijk van de Kinky Star zelf en dus kan je de avond vormgeven hoe je dat zelf wilt.”
T E H J I Z N E O D O Z EITEN IT ORIGINELE ACTIV EN IN JEUGDHUIZ
Originele activiteiten organiseren, daar weten de meeste jeugdhuizen wel raad mee. Deze jeugdhuizen bewijzen hoeveel mogelijkheden er zijn om creatief uit de hoek te komen. Laat je inspireren. Tekst: Inge de Wolf • Foto's: Jeroen Van Nieuwenhove e.a.
DOSSIER • 14
In Loksbergen vonden al zeven edities van ‘de 12 uren van Loksbergen’ plaats. Jeugdhuis 't Leerke is medeorganisator van dit evenement. Het is een twaalf uur durende race op tandems. Origineel! Ook d’Ambi in Neerouteren kan er wat van: ze organiseerden tijdens de opendeurdag van het jeugdhuis een mega waterballonen gevecht, houden elk jaar een vlottentocht en nemen deel aan het moddervoetbaltornooi in Eksel. In Eppegem organiseert De Jeppe op autoloze zondag een Go-Kartrace. Om er wat extra cachet aan te geven, deden ze dat dit jaar in Mario Kartthema, inclusief projectielen en obstakels om het de deelnemers wat moeilijker te maken. De Stip in Kwaadmechelen doet teveel om op te noemen. Tijdens De Stip Zomert is er onder andere een DIY- en tweedehandsmarkt, een technosoccer tornooi, een zettersprijskamp, een game avond en zelfs een ‘staakavond’, waarop deelnemers zelf hun eten en drank moesten meenemen. De Haajf in Bilzen organiseerde dit jaar niet alleen een tocht naar de Ardennen om te kajakken, een back to the future party en een twisterparty, maar ook een beachparty, een self service party en homework Wednesdays tijdens de schooldagen.
’t Bronneken in Asse lijkt wel een patent te hebben op originele activiteiten: zij deden een Panini ruilbeurs, een ballenbadfuif, een eetwedstrijd met kippets en zelfs een taartengooiwedstrijd in het jeugdhuis.
tOogpunt in Boortmeerbeek sluit elk jaar het festivalseizoen af met ‘tOogfest’. De vrijwilligers kleden het jeugdhuis in volgens festivalthema: grasmatten in het jeugdhuis, bier uit bekertjes en alle headliners van de zomerfestivals worden geprojecteerd op een groot scherm. Het jeugdhuis heeft zelfs een boilerroom: het berghok van het jeugdhuis, inclusief échte boiler!
HOE WAS HET? EVALUEREN OM TE LEREN
Je evenement zit erop en het jeugdhuis gaat weer zijn gewone gangetje. Het is echter uitermate belangrijk om je activiteit te evalueren: zo leer je fouten in de toekomst vermijden en ontdek je dingen die goed gewerkt hebben. Bovendien zit bij de evaluatie ook een bedanking voor je vrijwilligers. Tekst: Nick Beerens
Evalueer intern
Je zogeheten ‘realtime-event’ is dan wel afgelopen, het ‘conversatie-event’ daarom nog niet. Mensen praten graag en veel na over een event. Sterker nog, dat is zelfs een van de leukste momenten binnen de beleving rond een evenement. Online kan je die herbeleving gemakkelijk aanwakkeren door online content te verspreiden: eigen foto’s, een after movie, een quote van een dj … Bovendien krijg je via deze weg vaak al heel wat informatie over wat de bezoekers van je event vonden. Doe daar dan ook iets mee. Let op: dit is het laatste wat de bezoekers (en diegene die enkel deel uitmaken van je ‘conversatie-event’) te zien krijgen van je event, zorg dus voor kwaliteitsvolle content.
Je weet nu wat de eventbelevers van je evenement vonden, maar je moet natuurlijk ook intern evalueren. Heb je de doelstellingen van je evenement behaald?
Evalueer de ervaring van bezoekers Zoals hierboven reeds vermeld, luister je naar de meningen van bezoekers online. Reageer dan ook meteen, maar vriendelijk, op eventuele kritiek. Naast de online meningen, krijg je vaak al erg veel input van je bezoekers tijdens het event. Pols eens bij je vrijwilligers of ze opvangen wat mensen van de activiteit vinden. Op die manier doen de bezoekers al een groot deel van het evaluatiewerk voor jou.
Je kan ook proactief je bezoekers evalueren. Een van de methoden is een enquête. Die kan je verspreiden via je website of Facebookevenement. Toon ook dat je iets met de resultaten hebt gedaan en verbindt er eventueel een leuke prijs aan, op die manier voelt de bezoeker zich erkend voor zijn moeite.
Overloop vervolgens alle voorbereidende stappen. Was het een goed idee voor een jeugdhuisactiviteit? Was de planning duidelijk en effectief genoeg? Was alles in orde op vlak van wetgeving? Klopt de begroting? Indien niet, hoe komt dat dan, en wat kan je er aan doen? Is er voldoende promo gemaakt en waren de gebruikte
methodes voldoende? Hoe verliep de dag zelf ? Zijn er dingen die in de toekomst kunnen vermeden worden? Maak een gedetailleerd verslag van je evaluatie, zo gaat deze waardevolle informatie zeker niet verloren. Bedank je vrijwilligers en iedereen die deel uitmaakte van de organisatie. Bedank verder je sponsors en zeker ook je bezoekers.
DOOR JE ACTIVITEIT TE EVALUEREN VERMIJD JE FOUTEN IN DE TOEKOMST
DOSSIER • 15
Herbeleef je event
DRAAIBGOT,EK U VRA A WIJ DRAAIEN
Zoals je in dit dossier hebt kunnen lezen, valt of staat je evenement met een goede planning. Een draaiboek voor je evenement is eigenlijk onmisbaar. Je hebt een overzicht van wat er allemaal moet gebeuren, wie waar verantwoordelijk voor is en wat wanneer op welke plaats moet zijn. Het is tevens handig om de contactgegevens van de vrijwilligers mee in het draaiboek te zetten, zodat je niet op het laatste moment telefoonnummers moet opzoeken. Onderstaand voorbeeld kan je gebruiken om zelf een draaiboek op te stellen. Tekst: Inge de Wolf
EVENTINFORMATIE Naam Locatie
Datum
Omschrijving
MEDEWERKERS Taken
GSM
Functie
DOSSIER • 16
Naam
DRAAIBOEK EVENT Datum + tijdstip
Tijdstip einde
Wat?
Wie?
Opmerkingen/vragen
Wat?
Wie?
Opmerkingen/vragen
DRAAIBOEK AFBOUW Datum + tijdstip
Tijdstip einde