Formaat Magazine december 2015

JAARGANG 5 • NR 4 • DECEMBER 2015

VERSCHIJNT MAANDELIJKS, BEHALVE IN JUNI EN AUGUSTUS AFGIFTEKANTOOR 8000 BRUGGE X – P 602745 V.U.: Formaat vzw, t.a.v. Tom Willox – De Wittestraat 2, 2600 Berchem T 03 226 40 83 – info@formaat.be – www.formaat.be

COME TOGETHER Samen is leuker dan alleen

Z T U N O D O DJ-DU smeten donuts en ek” g ti s e z n te li “ We maak onze set in het pub s n e jd ti ie d

PB- PP B-

BELGIE(N) - BELGIQUE

DAG VAN D E BO K Opening op Da g van de Jeugdhuizen

INCLUSIEF BIJLAGE DOSSIER

2

Tekst: Leen Lesire • Foto: Bram Tack

PLOEGMATEN

HET IS NIET ALTIJD EVIDENT OM MET ZO’N KLEINE GROEP TE WERKEN

Achter een straf jeugdhuis staat een straffe bestuursploeg. Een geëngageerde bende mannen en vrouwen die zich dag in, dag uit, inzetten voor hun werking. In ’t Excuus (Kortenberg) houden ze met een kleine, hechte groep het jeugdhuis draaiende.

Goede band “We zijn niet alleen bestuursleden met verantwoordelijkheden”, vertelt voorzitter David. “Op de eerste plaats zijn wij vooral vrienden die samen een toffe tijd willen beleven. Wij zijn er voor elkaar, voor onze kernleden en onze leden. Het feit dat het jeugdhuis goed draait, komt door onze goede band met elkaar. We hopen dat ook uit te stralen.”

De bestuursploeg en de kernploeg organiseren samen de evenementen en zorgen ervoor dat het jeugdhuis een gezellige plek is om een weekend te spenderen. Het bestuur bestaat uit vier personen en de kern uit zes.

“Het is zeker niet evident om met zo’n kleine ploeg te werken”, zegt David.

“Maar iedereen heeft een vaste taak en dat gaat vlot.” David geeft toe dat het niet altijd rozengeur en maneschijn is. Zelfs de beste groep heeft wel eens een onenigheid. De kern van de zaak is volgens hem om zo’n discussie constructief te houden. “We zijn goed in het scheiden van discussies over het jeugdhuis en privézaken. Dat is niet altijd even eenvoudig geweest, maar we hebben dat na verloop van tijd wel geleerd.”

Iedereen welkom Het jeugdhuis zou het fijn vinden om nog meer leden te hebben. Momenteel staat de teller op tachtig officiële leden. Daarom is hun prioriteit om het jeugdhuis in een positiever daglicht te stellen, zodat er meer jongeren komen. Af ten toe horen ze dat jongeren en hun ouders nog altijd een verkeerd beeld hebben van een jeugdhuis. David vindt het erg dat dat beeld nog bestaat: “We willen het jeugdhuis uit zijn ‘underdogpositie’ halen. Wij zijn een ontmoetingsplaats voor en door jongeren. Samen organiseren wij leuke evenementen waar iedereen welkom is, ook de ouders van onze leden. Wij zien iedereen graag komen in ons jeugdhuis: voor een drankje, een hapje of voor een geweldig feestje. Iedereen is welkom!”

3

MET MEDEWERKING VAN: Leen Lesire, Stef Moens, Valerie Vonck, Nick Beerens, Jos Meers, Lotte Lambin, Gerd Vanmeenen, Hans Dockx, Jan Verbrugge, Jens Schelstraete, Jens Van Dorsselaer, Melanie De Mol, Joris De Bleser, Tom Dierckx, Tom Willox, Joke Hüwels, Ken Boone, Tim Bryon, Finn Van Dinter, Mattias Peeters EINDREDACTIE: Inge de Wolf VORMGEVING: Pepijn Haghebaert FOTO’S: Pieter Heyman, Valerie Vonck, Bram Tack, Cédric Dezitter, Jeroen Van Nieuwenhove, Formaat, jeugdhuizen DRUK: EPO – Lange Pastoorstraat 25, 2600 Berchem Gedrukt op FSC gelabeld, 100% gerecycleerd en chloorvrij gebleekt papier.

Alles uit deze uitgave mag worden overgenomen, mits vermelding van Formaat Magazine.

Formaat Magazine verschijnt 1 x per maand, behalve in juni & augustus.

Het tijdschrift is gratis voor leden, extra abonnementen kunnen verkregen worden aan 20 euro per jaar.

V.U.: Formaat vzw, t.a.v. Tom Willox – De Wittestraat 2, 2600 Berchem

12 Jens (23)

sprak met de dj’s van Ten Goudberge over kansen, feestjes en oudjaar. (p. 18)

Cédric (28)

trok gewapend met camera langs de jeugdhuizen in Limburg op Dag van de Jeugdhuizen.

EN NU J

I J!

gek op beeld?

Scherpe pen of ine.

Formaat Magaz Werk mee aan e. t.b aa rm ie@fo Mail naar redact

20

24

WAT ONS JEUGDHUIS BIJZONDER MAAKT? EIGENLIJK ALLES WAT ERBIJ HOORT: DE MENSEN, DE SFEER. IEDEREEN KENT ELKAAR. 16

DIT MAGAZINE

WARM

10 COME TOGETHER 12 DVDJH IN BEELD 14 ANDRIES 15 DAG VAN DE BOK 16 I MY JEUGDHUIS 20 DE JEUGDHUIZEN VAN KORTRIJK 22 DE MAAND VAN 23 HAPPY BIRTHDAY 24 GELUK IN HET SPEL

De avond ervoor vertellen mijn collega en ik nog vrolijk op de radio over Dag van de Jeugdhuizen. De dag erna schudt mijn lief me wakker. “Er is iets gebeurd in Parijs.” Terwijl het nieuws over de aanslagen in Parijs langzaam tot me doordringt, schrijft onze directeur Tom Willox een bericht op onze website voor de jeugdhuizen. Een mooie relevante boodschap. Dat wij als jeugdwerk bijdragen aan een warme samenleving, door jonge mensen een plek te geven en met elkaar te verbinden. Dat jeugdwerk, na afschuwelijke gebeurtenissen als dit, belangrijker is dan ooit.

EN OOK …

2 PLOEGMATEN 6 WALL 18 HEY DJ 19 DIY 26 VRAAG HET @ FORMAAT

DOSSIER D2 U KOMT TOCH OOK? D3 BRAINSTORMEN D4 PLANNEN EN ORGANISEREN D5 WET- EN REGELGEVING D6 VOOR HETZELFDE GELD D8 FAMO

D9 NIET TE MISSEN D11 DOE EENS IETS ANDERS D12 NO STRESS D13 COLLIN D14 ZO DOEN ZIJ HET D15 HOE WAS HET? D16 DRAAIBOEK

Ook de week hiervoor komt er nieuws binnen. De minister van Financiën beslist om bijkomende grenzen te stellen aan de btw-vrijstelling voor jeugdhuizen. Een beslissing waarvan de gevolgen voor de jeugdhuissector ingrijpend, zo niet desastreus, zijn. Door jeugdhuizen met een omzet uit verkoop van meer dan 50.000 euro btw-plichtig te stellen, zullen ruim 150 jeugdhuizen een ingewikkelde btwboekhouding moeten voeren. Geen eenvoudige opgave voor jonge bestuurders. Op deze manier worden jeugdhuizen die meerdere dagen per week open zijn, meer activiteiten organiseren en/of meer jongeren bereiken als het ware gestraft. Begrijpelijk dat Formaat hier niet mee akkoord gaat.

Zo werd Dag van de Jeugdhuizen een andere dag dan gedacht. Geen feestdag, maar een dag om des te meer aan te tonen hoe belangrijk en onmisbaar jeugdhuizen zijn.

Jeugdhuizen zijn geen drankgelegenheden, maar plekken waar jonge vrijwilligers zich inzetten en jongeren kansen geven om te experimenteren, zich te ontplooien en elkaar te ontmoeten. Waar werken aan een warme samenleving waarin alle jongeren zich thuis voelen, centraal staat. Waar jongeren welkom zijn, ongeacht uiterlijk, afkomst, opleiding, religie, voorkeur of huidskleur.

Op 14 november zag ik wederom dat jeugdhuizen exact dit soort plekken zijn. Ik zag jonge, geëngageerde mensen, inspirerende projecten, samenwerkingen, en jonge mensen die bouwen aan vriendschap, verbondenheid en begrip voor elkaar. En daarom zijn jullie zo fantastisch.

D1-16

Inge

WALL

Samenstelling & tekst: Inge de Wolf

IN BEELD

WAAR Wollewei (Turnhout), Scharnier (Dessel), De Kromme (Poppel) WAT Dag van de Jeugdhuizen was dit jaar een dag van warmte en verbondenheid. De feestdag werd overschaduwd door het nieuws over de verstrenging van de btw-wetgeving en de aanslagen in Parijs van de avond ervoor. Formaat riep daarom op om elkaar op Dag van de Jeugdhuizen te steunen, met elkaar te praten en warmte te geven. In plaats van spullen te ruilen tijdens de gebruikelijke ruiltocht, gaven een aantal jeugdhuizen warme boodschappen mee voor andere jeugdhuizen.

6

EN NU J

I J!

et iedereen d dat je graag m el be n ee jij b He e kwaliteit je foto aan goed wil delen? Mail rhaal door. samen met je ve aat.be redactie@form

Minister van FinanciĂŤn Johan Van Overtveldt besliste eenzijdig om de btw-vrijstelling van jeugdhuizen te verstrengen, ingaande vanaf 1 januari 2016. Formaat en de jeugdhuizen leggen zich niet bij de beslissing van de minister neer. Wij pleiten voor het behoud van de volledige btw-vrijstelling en startten de campagne BTNee.

Formaat organiseerde daarom op zaterdag 21 november het BTW-beraad in Den Eglantier, Sint-Niklaas. Met een zestigtal waren ze, de jeugdhuisvrijwilligers, vanuit alle uithoeken van Vlaanderen. Formaat was erg tevreden met de opkomst, zeker gezien de korte termijn waarin dit sectoroverleg op poten werd gezet. Op het BTW-beraad viel vooral op dat de bestuurders van jeugdhuizen met nog veel vragen zitten. Zowel over de gevolgen, de eventuele implementatie als de nodige ondersteuning zijn er nog ontzettend veel onduidelijkheden. Los van de correctheid van deze beslissing werd ook de haalbaarheid van de erg korte inwerkingtreding in twijfel getrokken. De centrale vraag blijft nog steeds dezelfde: jeugdhuizen vragen overleg over de beslissing van de minister.

Bij het ter perse gaan van dit magazine was er nog geen nieuws omtrent de btw-vrijstelling. Blijf op de hoogte via de Facebookpagina van BTNee: facebook.com/jeugdhuizenverwachtendialoog en roep alle bezoekers en sympathisanten van je jeugdhuis op om de BTNee-campagne te liken en te sharen. facebook.com/jeugdhuizenverwachtendialoog

7

G OE BEZIG

!

GEVLUCHTE JONGEREN ORGANISEREN ACTIVITEIT IN JEUGDHUIS 2050 Sinds 2014 werkt Vluchtelingenwerk Vlaanderen samen met jonge vluchtelingen onder de noemer ‘Al-tochtonen van de Toekomst’. Al-tochtonen, dat is noch autochtoon, noch allochtoon, maar wereldburger. Samen met de jongeren brengt Vluchtelingenwerk hun verhaal in beeld en evalueren ze de situatie van de jonge vluchtelingen de dag van vandaag. Daarnaast willen ze zelf ook iets betekenen voor andere jonge vluchtelingen. Daarom dat ze op 11 oktober in Jeugdhuis 2050 (Linkeroever) de handen in elkaar sloegen om enkele activiteiten uit te werken voor jongeren uit asielcentra. Ze werkten er een hele dag aan: plannen, uittekenen, mensen contacteren … Het eindresultaat mag er zijn: drie uitgewerkte activiteiten speciaal op maat van gevluchte jongeren. De komende maanden gaan ze langs verschillende asielcentra om ze uit te voeren en de jongeren een onvergetelijke dag te bezorgen.

M A ST E R

VIEW

POLONAISE De mannen en vrouwen van Sfinx in Zelem waren zo blij met het winnen van de Dag van de Jeugdhuizen Game (zie pagina 24), dat ze niet konden stoppen. Ze maakten daarom een hilarisch stopmotionfilmpje waarbij ze de game nog eens dunnetjes overdeden, in real life!

Bekijk het filmpje op de Facebookpagina van Sfinx facebook.com/jcsfinx

SCHRIJFMARATHON Van 5 tot 31 december vindt de internationale schrijfmarathon van Amnesty International plaats. Over de hele wereld schrijven mensen brieven voor mensen in nood. Brieven die levens veranderen: in 2014 werd zo onder meer Moses uit Nigeria vrijgelaten uit de dodencel.

Dit jaar kan je schrijven voor Fred en Yves uit de democratische Republiek Congo. Zij zitten gevangen enkel en allen omdat ze op een vreedzame manier hun mening uitte over de politieke situatie in hun land. Of schrijf mee tegen kindhuwelijken in Burkina Faso waar meisjes van 11 uitgehuwelijkt worden aan zeventigjarige mannen.

Laat van je horen. Voer actie en schrijf mee. Je vindt alle projecten en meer info op www.schrijfmarathon.be

8

ECHT GEZEGD

gebeurtenissen e jk li e k k ri h c rs “Gezien de ve aag niet op zoek naar de gaan we vand nelste. Vandaag zoeken te, s slimste, sterks hillen. We zoeken naar wat rsc we niet naar ve Korre en de Kim gaan samen e D gen.” ons verbindt. goed eind bren n e e t to s e g n e van de chall ar aanleiding Oostende, na uis De Korre, et De Kim Door: Jeugdh activiteiten m rijs, over hun Pa in n ge la de aans Jeugdhuizen. op Dag van de

TONZENT

VRIJWILLIGER VAN HET JAAR Tonzent kan een mooie prijs op zijn palmares schrijven. Het jeugdhuis won de jaarlijkse verkiezing van de ‘vrijwilliger van het jaar’ in Kampenhout. Inwoners konden niet enkel stemmen op de elf genomineerden, maar moesten ook een goede motivatie meesturen. Het jeugdhuis kreeg een houten zitbank aangeboden door het gemeentebestuur en dragen uiteraard hun nieuwe titel met trots.

MINISTERIEEL BEZOEK IN CLUB 9 Club 9 in Koersel kreeg op Dag van de Jeugdhuizen hoog bezoek.

Minister van Jeugd Sven Gatz bezocht het jeugdhuis op 14 november. Club 9 toonde aan dat het jeugdhuis dé plek bij uitstek is om talenten te ontwikkelen. Het jeugdhuis stelde hun artistiek project ‘We Claim The Streets’ en ondernemerschapsproject ‘DIY Deluxe’ voor. ’s Avonds lieten de jonge artistiekste van zich horen en zien in een tentoonstelling.

TATTOO Af en toe komt je jeugdhuislovers tegen met ongelooflijk veel liefde voor hun jeugdhuis. Deze medewerker van jeugdhuis Scharnier in Dessel liet zelfs het logo van Scharnier op zijn arm tatoeëren. Dat is nog eens verbondenheid met je jeugdhuis.

9

DVDJH

Samen is leuker dan alleen. Op Dag van de Jeugdhuizen sloegen verschillende jeugdhuizen de handen in elkaar om samen een activiteit te organiseren. De Brusselse jeugdhuizen leerden elkaar op 14 november beter kennen, de jeugdhuizen uit Halen bundelden de krachten en organiseerden een grote fuif in de lokale sportzaal. Met de verbondenheid zit het daar wel goed.

DAG VAN DE HALENSE JEUGDHUIZEN Gemeente Halen telt maar liefst drie jeugdhuizen, Sfinx, De Berg en ’t Leerke. Om jongeren te laten kennismaken met hun werking staken de jeugdhuizen de handen uit de mouwen om op 14 november een gezamenlijk jeugdhuis op te bouwen. De plaatselijke sporthal werd ingepalmd voor een gezellige fuif. Met een lange muur van flipperkasten, darts en tal van andere spellen konden bezoekers hun hart ophalen. De bestuurders van de drie jeugdhuizen zijn alvast tevreden: “De vorige drie jaar organiseerden we een toer tussen onze locaties op Dag van de Jeugdhuizen. Daarvoor huurden we een pendelbus en trokken we met een hele bende van jeugdhuis naar jeugdhuis. Dat was tof, maar het

’t Leerke is blij met de verse ham die we meebrachten uit jeugdhuis D’Addarios (Linkhout)

10

Old school gamen

nadeel was dat er altijd mensen achter moesten blijven om voor te bereiden. Daarom wilden we het dit jaar anders aanpakken.” Samen op één plek, dus. Een gezamenlijk evenement organiseren heeft zo zijn voordelen, vindt Ben van jeugdhuis Sfinx. “Je kan gemakkelijk de taken verdelen. Zo verdelen we de toogdiensten onder

WE GAAN REGELMATIG NAAR EVENEMENTEN VAN ELKAAR

elkaar.” Naast het praktische aspect is er ook een sociale kant. “Het is de perfecte kans om samen te werken. Zo leer je elkaars werking eens goed kennen. We hebben elk een zeer specifieke werking, maar we gaan regelmatig naar elkaars evenementen.” De samenwerking valt in elk geval in de smaak, de jeugdhuizen zijn zelf enthousiast, en het publiek is volop aanwezig. Benieuwd wat er volgend jaar staat te gebeuren op Dag van de Jeugdhuizen.

Foto’s: Cedric Dezitter * Tekst: Melanie De Mol & Inge de Wolf

Bestuurders Jonas, Niels en Ben

BRUSSELSE COMPETITIE De Brusselse jeugdhuizen zijn met negen: DAR, ’t Uilekot, Tongeluk, De Branding, ’t Mutske, De Schakel, De Kuub, Alleman en Schabernak. Ze proberen af en toe wel eens bij elkaar op bezoek te gaan, maar dat is niet altijd even voor de hand liggend. De vrijwilligers in de jeugdhuizen kennen elkaar dan ook niet echt.

Daar wilde JHOB, de ondersteunende vzw voor de Brusselse jeugdhuizen, verandering in brengen. “We vinden het belangrijk dat vrijwilligers uit de verschillende jeugdhuizen elkaar leren kennen,” zegt Sean, beroepskracht bij JHOB. “Ze kunnen veel van elkaar opsteken en ervaringen uitwisselen. We delen tenslotte een belangrijke gemeenschappelijke factor: Brussel.”

JHOB lanceerde het idee om op Dag van de Jeugdhuizen een ludieke ontmoeting te organiseren tussen de negen jeugdhuizen. Dat idee sloeg aan, en er werd werk gemaakt van het concept. Het uiteindelijke resultaat: een competitie tussen de jeugdhuizen met als hoofdprijs de titel “Beste Jeugdhuis van Brussel.”

“Dag van de Jeugdhuizen is het feest van alle jeugdhuizen, maar wij wilden vooral onze vrijwilligers in de bloemetjes zetten en hen eens verwennen met 24 uren, speciaal voor hen,” legt Jurgen, coördinator bij JHOB, uit. “Dit was een ideale kans om alle jeugdhuizen bij elkaar te brengen en daardoor te bouwen aan het samenhorigheidsgevoel. We delen een bruisende en energieke stad. Dat blijkt ook uit iedereen die hier vandaag al over de vloer is geweest en hoe de vrijwilligers zich smijten in de competitie.”

Opperste concentratie bij de kookwedstrijd

De competitie werd vormgegeven door de jeugdhuizen zelf en had voor ieder wat wils. Van een bumperballwedstrijd, over gamen tot een kookwedstrijd. Binnen én buiten. “Het resultaat van deze 24 uren is meteen zichtbaar. Er werd een stuurgroep opgericht om te werken aan de editie van de Dag van de Jeugdhuizen van volgend jaar. Het is fijn om te zien dat de jeugdhuizen elkaar gevonden hebben. Mogelijk zal

DAG VAN DE JEUGDHUIZEN IS DE IDEALE KANS OM DE JEUGDHUIZEN BIJ ELKAAR TE BRENGEN

Finn van Formaat jureert bij de kookwedstrijd. Geen vervelende taak

de Dag van de Jeugdhuizen er volgend jaar dus helemaal anders uitzien. Of de competitie ook die dag een plaats zal krijgen, weten we nog niet, maar het concept is zeker voor herhaling vatbaar.”

Uiteindelijk ging jeugdhuis ’t Uilekot lopen met de titel “Beste Jeugdhuis van Brussel”. Gefeliciteerd.

Tekst & foto’s: Finn Van Dinter

11

DVDJH

12

13

OUDE JEUGDHUISLIEFDE ROEST NIET

Andries was jarenlang vaste bezoeker en vrijwilliger in Stam X (Denderleeuw). Tijdens de oud-ledenfuif op Dag van de Jeugdhuizen stak hij graag weer eens de handen uit de mouwen in zijn oude jeugdhuis.

Tekst & foto: Nick Beerens

Vanaf mijn achttiende tot mijn zevenentwintigste was ik helpende hand in het jeugdhuis.

Ik heb dus een tiental jaar het jeugdhuis open gehouden, meegeholpen aan activiteiten, getapt … Ik nam geen officiële bestuursfunctie op, maar was wel heel actief in het jeugdhuis. Ik zat namelijk in de scouts en dat gebouw ligt pal naast Stam X. De scoutsleiding hield het jeugdhuis vaak open. Zo ben ik erin gerold. Stam X is echt een vertrouwde omgeving. Dat maakt het tot een fijn jeugdhuis. Je kent er iedereen.

Er waren altijd leuke activiteiten op maat van jongeren van 18 tot 25 jaar. Ik heb veel legendarische Stam-momenten meegemaakt. Klassiekers zijn de 50-uren-weekenden, waarbij het jeugdhuis 50 uur lang open is. Ook de StamQuiz was altijd een succes en lokte steevast veel volk. En natuurlijk de zalige fuiven. Vaak werd daar een plaatje gedraaid door mensen van het jeugdhuis. Ik heb zelf ook af en toe achter de draaitafel gestaan. Mooie herinneringen. Toch ben ik nog niet helemaal verdwenen uit het jeugdhuis. Ik ben actief voor de overkoepelende vzw, waarmee we werken aan een lokalenproject voor het jeugdhuis en de scouts. We willen immers al lang een nieuw gebouw, maar daar komt heel wat bij kijken. Daarom zitten heel wat ex-leden en ex-bestuurders van de scouts en het jeugdhuis in de vzw, aangevuld met de huidige generatie. Een leuke wisselwerking.

IK HEB VEEL LEGENDARISCHE STAMMOMENTEN MEEGEMAAKT 14

EVENT EXCEL L E N T. DOSSIER

EVENT EXCELLENT

EVENEMENTEN ORGANISEREN IN JE JEUGDHUIS Naast ‘sfeer’ en ‘ruimte voor participatie’ is ‘een sterk activiteitenaanbod’ een van de grootste sterktes van een jeugdhuis, dat blijkt uit het jeugdhuizenonderzoek. Het activiteitenaanbod heeft een wervend karakter en kan dus een trigger zijn voor een groter bereik. Een goede activiteit organiseren is echter niet evident. Dit dossier is hét stappenplan om jouw volgende event vorm te geven.

?

K O O H C O T T M U KO EITEN IN JE ACTIVIT JEUGDHUIS

Naast een gezellige instuifwerking staan jeugdhuizen vaak bekend om hun sterke en originele activiteiten. Toch kan het organiseren van activiteiten dikwijls beter.

De truc is om je ideeën om te zetten in een schitterende, en bovendien haalbare, activiteit.

Tekst: Nick Beerens

DOSSIER • 2

INHOUD D2 U KOMT TOCH OOK? D3 BRAINSTORMEN D4 PLANNEN EN ORGANISEREN D5 WET- EN REGELGEVING D6 VOOR HETZELFDE GELD D8 FAMO D9 NIET TE MISSEN D11 DOE EENS IETS ANDERS D12 NO STRESS D13 COLLIN D14 ZO DOEN ZIJ HET D15 HOE WAS HET? D16 DRAAIBOEK

Meer activiteiten = meer volk?

Zorgt het organiseren van meer activiteiten automatisch voor meer volk? Het gaat niet noodzakelijk om de hoeveelheid events die een jeugdhuis organiseert, wel om de kwaliteit ervan. Het leeuwendeel van bezoekers die een jeugdhuis uit eigen initiatief leren kennen – en dus niet via vrienden – doet dit via een open activiteit. Vooral als er op vlak van organisatie en promotie wordt samengewerkt met sterke partners, zoals scholen en culturele centra, is een sterk activiteitenaanbod een katalysator voor een groter bereik. Een goed uitgebouwd netwerk van verschillende betrokken actoren zorgt immers voor een degelijk kader waarbinnen activiteiten georganiseerd kunnen worden.

Hey girls Het activiteitenaanbod kan echter ook een divers bereik in de weg staan. Zo zijn meisjes vaak ondervertegenwoordigd in jeugdhuizen omdat ze zich niet altijd aangesproken voelen door de activiteiten

EEN STERK ACTIVITEITENAANBOD ZORGT VAAK VOOR EEN GROTER BEREIK

van jeugdhuizen. Hou hier zeker rekening mee bij het organiseren van jouw volgende evenement, want jeugdhuizen waar meer meisjes rondlopen bereiken over het algemeen meer jongeren, hebben een beter imago, een meer aantrekkelijke infrastructuur en een betere band met de buurt.

Activiteiten activeren Activiteiten organiseren activeert mensen. Het zorgt voor een bepaalde dynamiek. Het brengt jeugdhuismensen in beweging: zowel de vrijwilligers die instaan voor de organisatie, als de bezoekers die zich fysiek verplaatsen naar je activiteit.

Een activiteit in het vooruitzicht motiveert mensen.

Het uitbouwen van een activiteitenaanbod is dus niet alleen een welkome boost voor de drive van de jeugdhuislovers, maar het toont ook dat je jeugdhuis leeft.

Het is een onvermijdelijk onderdeel van je imago en daarom razend belangrijk voor jeugdhuizen.

Eerst bla bla, dan boem boem Ondanks de ontegensprekelijke populariteit van activiteiten, is de organisatie ervan niet zo vanzelfsprekend. Eerst en vooral moet er een idee worden gekozen, dan wordt er een planning opgesteld.

Vooraleer de planning uitgewerkt wordt, moet je nog stilstaan bij de regelgeving en het financiële plaatje van je event. En dan moet je er natuurlijk ook voor zorgen dat er volk naar je activiteit komt. Dus vooraleer halsoverkop aan je event te beginnen, overloop je best alle onderdelen van dit dossier.

BRAINSF TNAODRENMKEENN CREATIE

Brainstormen in 6 stappen 1 Een duidelijke en concrete

vraag

• Beperk je tot 1 vraag.

• Laat de brainstormleider, vóór je begint, de vraag duidelijk opschrijven.

• Begin met ‘Hoe kan je …’ of ‘Hoe kunnen we …’. Je kan dus brainstormen om nieuwe activiteiten te verzinnen, om ideeën te bedenken om meer bezoekers in het jeugdhuis te krijgen ...

2 Introductie

3 Warming-up

• Voor je start met het eigenlijke brainstormen, kan je nog een soort van warming-up doen. Door de hersenen ‘op te warmen’ gaat het brainstormen je beter af.

• Zorg ervoor dat een warming-up oefening niet te lang duurt. 5 tot 10 minuten is voldoende. Zo’n warming-up kan je ook doen als je na een lange sessie brainstormen merkt dat iedereen toe is aan een leuk intermezzo en een frisse wind.

- Idee 1: Associëren met willekeurige woorden. De ene noemt een woord, de andere maakt een associatie op dit woord. En ga zo door tot je ver verwijderd bent van het startwoord.

- Idee 2: Verzin een adjectief met dezelfde beginletter als je naam: ‘brave Barbara’.

Tekst: Nick Beerens & Lotte Lambin

4 Let’s brainstorm Verzamel tijdens deze fase zo veel mogelijk ideeën.

Brainstormregels • No comment. Geef geen commentaar.

Niemand velt een oordeel over de ingebrachte ideeën.

• Aandacht op kwantiteit. Het gaat in eerste instantie om het aantal ideeën, niet om de kwaliteit van de ideeën. Het achterliggende idee is dat door zo veel mogelijk ideeën op te sommen er altijd wel een bruikbaar idee bij zit. Hoe meer hoe beter.

• Freewheel. Geen idee is te gek. Tijdens een brainstorm mag je helemaal losgaan. Out of the box is hier de key.

• Lift mee. Blijf niet in je eigen hoofd hangen. Surf mee op andermans ideeën.

• 1+1=3. Door goede ideeën te combineren, kom je tot nog betere ideeën.

5 Ideeën selecteren

Je hebt nu heel wat ideeën verzameld.

Tijd om de beste ideeën te kiezen. Een aantal handige tools om ideeën te selecteren.

• Top-3: Laat iedereen zijn 5 favoriete ideeën opschrijven. Stel hieruit een top-3 samen.

• Waardering: Laat iedereen de ideeën waarderen door de verschillende voorstellen een cijfer te geven. De drie ideeën met de meeste punten worden dan verder uitgewerkt.

• COCD-box van het Centrum voor de Ontwikkeling van het Creatief Denken: - Iedereen krijgt 5 tot 10 blauwe, rode en gele stickers (‘stippen’). * Blauw: nuttige, haalbare, weinig originele en perfect uitvoerbare ideeën * Rood: originele, vernieuwende en uitvoerbare ideeën * Geel: nog niet realiseerbare, zeer originele ideeën/dromen voor de toekomst

- Je bekijkt de ideeënlijst en plakt blauwe, rode en gele stickertjes bij de gekozen ideeën.

- Plaats tien tot vijftien ideeën met de meeste stickers (in alle kleuren) in de COCD-box. De begeleider tekent een grote COCD-box op een flap.

DOSSIER • 3

• De brainstormleider leidt de brainstormsessie in door het doel van de brainstorm uit te leggen.

• Daarnaast legt hij/zij de regels uit die gelden tijdens brainstormen (zie kader). Het is belangrijk dat de brainstormleider tijdens het brainstormen deze spelregels goed bewaakt en ingrijpt wanneer de anderen zich hier niet aan houden.

Een geniaal idee groeit meestal uit een productieve brainstorm. Brainstormen is een methode om zoveel mogelijk verschillende ideeën over een bepaald onderwerp te verzamelen binnen een relatief korte tijd. Maar hoe kan je nu het best brainstormen? Met dit stappenplan ben je al een heel eind op weg.

Bron: www.cocd.org/kennisplatform/cocd-box/

6 Ideeën uitwerken Werk de ideeën verder uit. Vraag je af hoe, wat, waar, waarom, wat zijn de gevolgen, de voordelen, moeilijkheden …

Als er te weinig plaats is, mag dit stukje weggelaten worden: • Ideeformats: Maak per idee een fiche op. Zet hierop een aantal vragen die je beantwoord wil zien. Het geeft mensen een houvast terwijl ze de ideeën uitwerken. Enkele vragen op de fiche: - Kort/pitch - Beschrijf/teken - Voordelen - Zorgen/moeilijkheden - Extra opportuniteiten www.brainssstorm.com

Check it!

Op deze sites vind je heel wat leuke brainstormwerkvormen www.werkvormen.info/werkvorm/ ambrassade.be/werkvormen

PL ANNEN EN ORGANIASPEPERNEN IN 5 ST

Het is zover, je hebt een fantastisch geweldig idee voor een activiteit. Als je een activiteit organiseert, zal je een aantal stappen moeten doorlopen om je activiteit tot een goed einde te brengen. Dit stappenplan kan je hierbij helpen.

Tekst: Lotte Lambin

DOSSIER • 4

Stap 1: Algemene planning In deze fase krijgt je activiteit meer vorm en stel je een aantal belangrijke documenten op zoals de begroting, een materiaallijst en een sponsordossier.

• Ga op zoek naar mensen die de activiteit mee willen plannen en organiseren. Stel een organisatieteam samen, verdeel de taken en maak afspraken.

• Stel een begroting op met verwachte uitgaven en inkomsten. Zo weet je op voorhand wat haalbaar is en kan je hiermee rekening houden.

• Leg een materiaallijst aan.

• Stel een sponsordossier op en ga op zoek naar sponsors voor financiële of (infra)structurele steun.

Stap 2: Promoplan • Stel een promoplan op. Dit plan bevat een omschrijving van wat je wil vertellen, aan wie en hoe. Ga op zoek naar iemand die je promomateriaal wil ontwerpen. Denk eraan, sterke communicatie, bestaat uit een sterke mix. Voor één activiteit kan je verschillende communicatiekanalen gebruiken.

Stap 3: Aan de slag Genoeg gepland. Tijd om aan de slag te gaan en enkele praktische dingen te regelen.

• Laat je promomateriaal drukken en verspreid het.

STEL EEN ORGANISATIETEAM SAMEN • Haal je materiaallijst terug boven en ga op zoek naar het materiaal dat je nodig hebt. Bekijk zeker het aanbod van de gemeentelijke of provinciale uitleendienst.

• Bekijk of je een extra verzekering nodig hebt, bijvoorbeeld voor gehuurd materiaal. Wanneer je jeugdhuis dure apparaten aankoopt of huurt, kan het hiervoor een verzekering alle risico’s afsluiten.

• Stel een takenlijst op en ga op zoek naar medewerkers. Werk een shiftensysteem uit en maak dit raadpleegbaar op bijvoorbeeld Facebook, Doodle of Google Drive.

Stap 4: Draaiboek • Stel een draaiboek op voor de avond en/of dag zelf. Dit is een handig hulpmiddel om je activiteit in goede banen te leiden. Het geeft in chronologische volgorde de gebeurtenissen, afspraken en taken weer. Er staat ook in wie verantwoordelijk is voor welke taak op welk moment en op welke plaats. Zo weet iedereen wat hem of haar te doen staat. Een draaiboek bestaat uit de volgende onderdelen:

- Een algemeen deel. Hierin staan alle medewerkers en organisaties die betrokken zijn bij de uitvoering van je activiteit met hun telefoonnummer en de taken die ze hebben.

- Een overzicht van taken en acties: wie, wat, waar en hoe laat. In dit deel staat het programma uitgebreid beschreven: wat er wanneer gebeurt, waar het gebeurt en wie er verantwoordelijk voor is.

Stap 5: Puntjes op de i 101 kleine dingen komen nog op je af in de dagen voor je activiteit: bewegwijzering ophangen, materiaal ophalen, de laatste vergeten items gaan kopen, wisselgeld halen om kassa’s te maken, noodnummers afprinten … De lijst lijkt eindeloos, maar je bent er bijna.

• Brief je medewerkers over algemene afspraken, taken, de werklijst, de opkuisregeling … Hang de avond zelf een overzichtelijke takenlijsten op.

• Vergeet achteraf niet om je facturen (dj, installatie, podium, drank …) te betalen.

• Bedank je medewerkers voor hun harde werk.

• Maak een financieel verslag op.

• Evalueer je activiteit.

MAGDA?

VING WET- EN REGELGE EN VOOR ACTIVITEIT

Bij het organiseren van jeugdhuisactiviteiten is er aan engagement en initiatief vaak geen gebrek. Jonge organisatoren raken echter dikwijls verstrikt in een veelheid aan complexe regels en wetten, die bovendien van verschillende overheidsniveaus afkomstig zijn. Het is soms lastig om door de bomen het bos te zien. Maar er is licht aan het einde van de tunnel.

Tekst: Jos Meers & Nick Beerens

Je doet iets met muziek

Je bent voldoende verzekerd • Zorg ervoor dat je activiteit gedekt is via je jaarpolis.

• Als je een tent plaatst, zorg er dan voor dat ze verzekerd is, zowel voor schade als voor wanneer ze weg waait.

• Zorg ervoor dat dure gehuurde installaties verzekerd zijn via ‘alle risico’s’.

• Zorg dat je een polis BA-bestuurders hebt als je een heel groot evenement organiseert.

Je voorziet bewaking • Zowel eigen vrijwilligers die instaan voor persoonscontrole als ingehuurde security moeten tijdig gemeld worden aan de gemeente. Let op: er staan strenge straffen op het inzetten van externe personen die geen vergunning hebben.

Maak contracten met groepen en dj's op, m.b.t. de toepassing van de geluidsnormen

Je bereikt minderjarigen

Je doet iets in openlucht

• Let er op dat je geen alcohol mag schenken aan min-16-jarigen en geen sterke drank aan minderjarigen.

• Schenk je sterke drank? Hier heb je toestemming van de gemeente voor nodig.

• Als je muziek wilt gebruiken heb je bijna altijd een uitzondering nodig. Zorg er dus voor dat je toestemming van de gemeente hebt.

• Zorg dat je een polis objectieve brand en ontploffing hebt, of dat je polis voor je gebouw uitgebreid kan worden.

• Misschien is er een advies van de brandweer nodig. Het terrein moet op zijn minst vlot bereikbaar zijn voor een brandweerwagen.

Je maakt promotie • Plaats een verantwoordelijke uitgever op elke publicatie en vermeld ook de naam van de vzw met het ondernemingsnummer.

• Let op met het uithangen van affiches langs de openbare weg, wildplakken is strafbaar.

• Vraag toestemming aan om borden te plaatsen langs gewestwegen.

Je doet iets binnen • Als organisator moet je erop toezien dat het rookverbod wordt toegepast (duidelijke rookverbodstekens, binnen geen asbakken plaatsen, bezoekers op het rookverbod wijzen …).

• Zorg ervoor dat je voldoet aan de brandweernormen die van toepassing zijn op het gebouw.

Jouw gemeente/stad • Informeer zeker ook eens bij jouw jeugddienst of gemeentelijk/stedelijk jeugdloket welke regels er nog gelden in jouw gemeente of stad. Zo staat bijvoorbeeld een gemeentelijk/stedelijk sluitingsuur sluitingsuur vermeld in het politiereglement.

Check it! www.fuifpunt.be www.poppunt.be

DOSSIER • 5

• Ga na of je locatie onder Vlarem valt.

Zo ja, ga dan na onder welke categorie.

• Als je zelf uitzonderingen op de geluidsnormen kan aanvragen bij het college, zoek dan uit hoe lang op voorhand dat moet.

• Voorzie een geluidsmeter of -begrenzer.

• Maak sluitende contracten met groepen en dj’s op, met betrekking tot de toepassing van de geluidsnormen.

• Een toelating bij SABAM (indien nodig) moet minstens tien dagen voor de manifestatie aangevraagd worden.

• Zorg dat het jaartarief billijke vergoeding betaald is. Dekt dit tarief jouw evenement niet, vraag dit dan minstens vijf werkdagen voor je evenement aan.

• Tracht problemen met de fiscus te vermijden en betaal groepen en dj’s op een legale manier.

VO O R HETZELFDE GLAEALTDJE HET FINANCIËLE PITEIT VAN JE ACTIV

Bij het organiseren van een activiteit komen hoe dan ook heel wat financiële zaken kijken. Je wilt niet alleen het hoofd boven water kunnen houden, maar ook iets extra hebben. Die surplus kan je opnieuw investeren in je werking. Daardoor kan je nog grotere en betere activiteiten organiseren. Financiële ademruimte zorgt voor een gezondere jeugdhuiswerking.

Tekst: Nick Beerens

Stel een begroting op Bij het organiseren van een activiteit hoort wel wat denkwerk. Ook over de geldzaken denk je best op voorhand na.

Zo vermijd je een financiële kater.

DOSSIER • 6

Eén van de dingen die je op voorhand hoort te doen, is een goede begroting opmaken. Een begroting bestaat uit een lijst met uitgaven en een lijst met inkomsten. Je zorgt er uiteraard voor dat de (verwachte) inkomsten groter zijn dan de (verwachte) uitgaven.

Wat kost jouw event?

Bij het organiseren van een activiteit komen heel wat kosten kijken. Hieronder vind je enkele voorbeelden van mogelijke uitgaven.

Programmatie • Kostprijs artiesten • Catering artiesten • Kostprijs boekingskantoor • SABAM • Bilijke vergoeding

Promotie • Drukwerk (affiches en flyers) • Advertenties in krant, gemeenteblad …

• Advertenties op radio, televisie …

• Lay-out • Advertentie op Facebook

Locatie • Huur locatie (zaal, terrein …)

• Huur extra infrastructuur (nadar, podium, toiletwagen, vuilbakken …)

• Kosten nutsvoorzieningen (water, gas, elektriciteit) • Versiering en aankleding • Verzekering (bv. voor een tent)

Licht en geluid • Huur geluidsbegrenzer • Huur van materiaal • Vergoeding van techniekers • Huur generator • Verzekering dure gehuurde installaties Veiligheid • Security • Huur walkie-talkies • (Bezoek brandweer) • EHBO-kist

Drank en eten • Huur toog • Huur koeling • Vergoeding vrijwilligers • Aankoop drank • Aankoop eten • Huur wasbak, stop, glazenborstel …

• Registratie FAVV (Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedsel­ keten)

Varia • Polis BA/Evenementen polis/polis ongevallen • Toegangskaarten, bonnetjes, polsbandjes • Wegwijzers • T-shirt of trui voor vrijwilligers

Deze lijst is lang niet volledig, hou daarom altijd een budget voor onverwachte uitgaven aan kant.

Bespaar waar je kan Probeer je kosten zo veel mogelijk te drukken. Huur je materiaal bijvoorbeeld bij de provinciale uitleendienst of bij de uitleendienst van je stad/gemeente, in plaats van bij een licht- en geluidsfirma.

Onderhandel over de gage van artiesten, maak hen daarbij gerust duidelijk dat jullie een vrijwilligerswerking zijn.

Geef geen nodeloos geld uit: je hebt geen ingehuurde security nodig voor een fuif van vijftig personen.

Wat brengt jouw event op?

Je evenement moet natuurlijk ook iets opbrengen. Een verlieslatend event kan immers niet blijven bestaan. Probeer daarom de ‘inkomstenkant’ in je begroting aan te vullen met zekere inkomsten: Subsidies • (Project)subsidies van de gemeente • Tussenkomst in de gage van artiesten door de provincie of de Vlaamse Gemeenschap • Ook bij instellingen als CERA en de Koning Boudewijnstichting valt er soms geld te rapen Sponsors • Lokale handelaars • Grote bedrijven (KBC, Red Bull, …)

Bezoekers • Voorverkoop van kaarten • Crowdfunding

Een glazen jeugdhuis-bol

Je begroting is een soort glazen bol. Met je begroting kan je quasi perfect inschatten wat het ‘break-even-point’ is. Op die manier weet je soms tijdens je activiteit al, enkel op basis van de ticketverkoop, dat je geen verlies zal lijden.

Organiseer je je activiteit voor het eerst, dan werk je in je begroting best verschillende scenario’s uit. Het is immers moeilijk om alle kosten precies in te schatten. Eerst maak je een worst-case-

WERK IN JE BEGROTING VERSCHILLENDE SCENARIO'S UIT

Je begroting als werkinstrument

Naarmate de planningsfase van je evenement vordert, worden meer en meer kosten duidelijk. Maak regelmatig een update van je begroting. Zo geeft jouw begroting altijd een overzichtelijke stand van zaken weer.

Gebruik deze stand van zaken in het beslissingsproces. Op basis van je begroting zal je misschien andere accenten moeten leggen. Merk je tijdens de planningsfase bijvoorbeeld dat er onvoorziene kosten zijn, dan ga je best op zoek naar een manier om de inkomstenkant te vergroten.

Op zoek naar geld Sponsors Sponsors zijn dé manier om de inkomstenkant van je event te vergroten. Sponsoring gebeurt meestal financieel, maar kan ook in natura: de lokale krantenwinkel geeft tombolaprijzen voor je quiz, de klerenwinkel in de buurt schenkt kleren voor je ruilcafé …

MAAK REGELMATIG EEN UPDATE VAN JE BEGROTING Als er duidelijkheid is over de overeenkomst tussen sponsor en gesponsorde, dan sluit je best een sponsorcontract of een publiciteitsovereenkomst af, hoe klein de bijdrage ook is. In dat contract neem je volgende zaken op: • De contractpartijen • De looptijd van het contract • Het evenement waarop het contract van toepassing is • De prestatie van de sponsor • De prestatie van de gesponsorde

Het sponsordossier Om sponsors te overhalen, moet je hen eerst duidelijk maken wie je bent, wat je doet, wat het voordeel voor de sponsor is en waarom je precies dat bedrijf benadert. Daarvoor volstaat een A4 recto verso. In de bijlagen kan je de sponsormogelijkheden en tegenprestaties verder uitwerken. Ook de begroting kan je eventueel als bijlage opnemen.

Voorverkoop

Dankzij voorverkoop kan je, zeker bij grote activiteiten, de dag zelf de stroom van mensen beter beheersen. Bovendien is het een belangrijk onderdeel van de ‘zekere’ inkomsten.

Jongeren beslissen echter vaak pas op het laatste moment wat ze gaan doen.

Zet daarom zo veel mogelijk mensen aan om toch op voorhand een kaart te kopen.

Een manier is het prijsverschil tussen voorverkoop- en kassaprijs voldoende groot houden. Het is altijd een goed idee om vrijwilligers actief kaarten te laten verkopen. Hou dan wel goed bij wie hoeveel kaarten heeft gekregen en hoeveel geld je nog moet ontvangen.

DOSSIER • 7

Probeer naast de ‘zekere’ inkomsten zo goed mogelijk in te schatten hoeveel mensen nog aan de kassa zullen betalen en de grootte van de winst die je zal maken op de drankverkoop. Het aantal mensen dat ‘aanwezig’ staat op je Facebookevenement is een indicatie, geen absolute waarheid.

scenario, waarbij je rekening houdt met een minimum aan inkomsten en een maximum aan uitgaven. Zo weet je welk risico op verlies je loopt. Daarna maak je een zo realistisch mogelijk scenario.

Hoe meer je bedreven wordt in het organiseren van activiteiten, des te makkelijker wordt het om die scenario’s te voorspellen. Oefening baart kunst.

FAMO

Een straffe activiteit ontstaat nooit zomaar. Vorig jaar besloten de Antwerpse jeugdhuizen om samen een project te organiseren: Future Artists van ’t Stad. Jonge getalenteerde ‘artists in residence’ kregen ruimte in het jeugdhuis om artistieke projecten uit te werken. Op 30 april 2015 volgde in elk jeugdhuis een toonmoment.

Jeugdhuis Tel 18 (Ekeren) organiseerde een driedaags festival: Rewired Festival. Bestuurder Famo vertelt over de financiële uitdagingen die daarbij kwamen kijken.

DOSSIER • 8

Tekst: Hans Dockx

“We zagen het groots, met lokaal talent én grote namen.

Maar grote namen kosten geld. Daar moet je op voorhand over nadenken. Al snel hadden we door dat ons jeugdhuis dit niet alleen kon dragen. Daarom hebben we ook het Ekerse Jeugdcentrum ’t Velt en Fameus vzw betrokken bij onze plannen. Plots hadden we partners en een groter budget. Samen met ’t Velt maakten we een begroting op. We konden de kosten delen. Zo werd onder andere de P.A. door het jeugdcentrum betaald.

Fameus ving de kosten van de workshops op. Daarbovenop vroegen we subsidies aan bij de cultuurdienst van district Ekeren. Zo konden we grote namen als Psycho 44 boeken. Doordat we met partners samenwerkten beperkten we het risico. In een worstcasescenario zou ons jeugdhuis een verlies lijden dat binnen de krijtlijnen bleef die de algemene vergadering had vooropgesteld. Als alles zou lopen zoals verwacht, zouden we ongeveer break-even draaien. Toch wilden we dit risico nog beperken. We stelden een sponsordossier op en zochten sponsors. We kregen een gratis vat van de brouwerij en gratis drank van een andere leverancier. Ook wilden enkele lokale handelaren ons steunen in ruil voor hun logo op ons festivalscherm. Aan mij hebben ze alvast een klant gewonnen.

We hadden het geluk dat op initiatief van Formaat ook een projectsubsidie werd aangevraagd bij de stad. Dit kwam in een aparte begroting. Ondanks onze begroting, maakten we toch nog een hoop onverwachte kosten. Die konden we grotendeels opvangen door deze projectsubsidie. Daardoor draaiden we breakeven, zoals gepland. Volgend jaar steken we wel een post ‘onvoorziene kosten’ in onze begroting, zo komen we nooit meer voor verrassingen te staan.”

ONDANKS ONZE BEGROTING, MAAKTEN WE TOCH EEN HOOP ONVERWACHTE KOSTEN

N E S S I M E T T E I N EN VAN JE PROMOT EVENEMENT

Hoe groot of klein je evenement ook is, het heeft pas succes als er mensen naartoe komen. En het liefst zoveel mogelijk. De tijd dat je met enkel wat affiches op te hangen voor een volle zaal kon zorgen, ligt al een tijdje achter ons. Over het promoten van je evenement denk je best goed na.

Tekst: Inge de Wolf

ZORG ERVOOR DAT MENSEN OVER JE EVENEMENT PRATEN

Doelgroep bepalen Voor je flyers of affiches laat drukken, of een flitsende website online zet, moet je goed weten wat je wil vertellen, aan wie en hoe. Afhankelijk van wat je wil communiceren, bepaal je je doelgroep. Een buurtbarbecue communiceer je naar je leden, maar ook naar je buren en de gemeente. Een themafuif communiceer je vooral naar je leden, maar ook naar andere jongeren in de buurt. Een groot festival vraagt om een andere aanpak dan een feest van de plaatselijke Chiro. Bepaal daarom altijd op voorhand wie je precies wil bereiken met je evenement, zodat je je promotie kan aanpassen aan je doelgroep. Maak een lijst op met de beoogde doelgroepen, en bedenk hoe je deze het beste bereikt.

Online conversatie

Afhankelijk van je doelgroep en boodschap kies je voor een bepaald medium.

De keuze van je communicatiemiddelen is heel belangrijk. Welk communicatiemiddel het meest geschikt is voor het promoten van een bepaald evenement hangt dus af van je doelpubliek, maar ook van je budget, je timing, de tijd die je kunt vrijmaken … Gelukkig zijn er tegenwoordig tal van mogelijkheden, zowel online als in ‘real life’ om je evenement te promoten bij een breed publiek.

Je hoeft je dan ook niet te beperken tot één communicatiekanaal, het mixen van verschillende kanalen heeft een veel beter effect. Lijst al eens op welke kanalen interessant zijn. Denk hierbij aan online communicatie, zoals je eigen website, Facebook, Instagram, Snapchat, Twitter … maar ook aan flyers, affiches, mond-tot-mondreclame, een opvallende promostunt of een persbericht.

Communicatieplan Heb je je doelgroep bepaald? Weet je welke promokanalen en –middelen je wil gebruiken? Tijd om te plannen wanneer je wat communiceert. Een handige tool om je promotiemomenten te plannen is een communicatieplan. Hierin neem je alle promomomenten op die je wil uitvoeren.

Zet alle promomomenten in chronologische volgorde en hou de kenmerken van je doelgroepen in je achterhoofd. Zet in je communicatieplan, per promotiemoment, de volgende zaken: • Wanneer/timing?

• Welke boodschap?

• Via welk kanaal?

• Naar wie?

• Met welk doel?

• Wie voert dit uit?

DOSSIER • 9

Welke promotiemiddelen?

Online promo voeren voor je activiteit is heel belangrijk. Niet alleen zit (bijna) iedereen dagelijks op internet, online communiceren is een geweldige manier om in interactie te gaan met je doelpubliek. Het lijkt op het eerste gezicht eenvoudig. Je maakt een Facebookevenement aan voor je activiteit, nodigt 500 vrienden uit en daarmee klaar. Het is zeker geen slecht idee om dit te doen, maar daarmee ben je er nog niet. Om je event echt online te doen leven en er een buzz rond te creëren moet je ervoor zorgen dat je activiteit een ‘conversatieevent’ wordt. Heel kort gezegd: een event waarover mensen praten. Mensen die positief over jouw evenement praten, zullen namelijk anderen ook sneller nieuwsgierig maken. Hierbij is het wel belangrijk dat je al een online community hebt opgebouwd, bijvoorbeeld in de vorm van een mooi aantal likes op Facebook of een hoop volgers op andere sociale media. Goeie aanwezigheid op sociale media staat of valt natuurlijk met waar deze platforms voor bedoeld zijn: interactie.

Een profiel dat enkel gebruikt wordt om boodschappen uit te sturen, maar waar nooit op gereageerd wordt, zal al snel genegeerd worden. Daarom is het cruciaal om de conversatie zo goed mogelijk op gang te houden. Dat gebeurt natuurlijk in de eerste plaats met goeie content, maar ook door authentiek te blijven en regelmatig te posten. Steek dus zeker genoeg tijd in het bijhouden van je sociale media.

JE EVENEMENT IN DE KRANT? STUUR EEN PERSBERICHT UIT Wil je op drukke openbare plaatsen flyers voor je evenement uitdelen, informeer dan bij je gemeente wat de afspraken hierover zijn. Het kan zijn dat je een vergunning nodig hebt. Als je flyers wil uitdelen, zorg dan dat ze niet op de openbare weg terechtkomen of achterblijven. In privé-eigendommen (café, school, station …) heb je de toestemming nodig van de eigenaar.

In de pers

DOSSIER • 10

Online opvallen Hoe zorg je ervoor dat je event online opvalt? Vertel een verhaal! Maak grappige filmpjes van de voorbereidingen, die zo leuk zijn dat mensen ze uit zichzelf willen delen. Tel af naar het evenement, of bijvoorbeeld tot de line-up wordt bekendgemaakt of het thema. Lanceer een wedstrijd, waarbij mensen mogen stemmen welke dj komt draaien, kortom, zorg ervoor dat mensen zich verbonden voelen met je evenement. Zo promoten zij vanzelf je evenement mee.

Het is vooral belangrijk dat mensen je kunnen vinden. Zorg ervoor dat alle info over je evenement, zoals de verkoop van tickets, locatie en het uur, duidelijk is terug te vinden op je website of je Facebookevenement.

Affiches en flyers Online communiceren is belangrijk, maar onderschat de kracht van drukwerk niet.

Met opvallende affiches en flyers maak je mensen nieuwsgierig en zorg je ervoor dat ze gemakkelijk de weg naar je online info vinden. Ook hier is het belangrijk om rekening te houden met je doelgroep.

Wat moet je zeker op een affiche vermelden?

• • • • • •

Wat er georganiseerd wordt Wanneer (datum en aanvangsuur) Wie voor de muziek zorgt Wie het organiseert De toegangsprijzen Eventuele sponsors

Verplicht vermelden

• Bij flyers: ‘verboden op de openbare weg te werpen’ • Wie organiseert het evenement – Hier vermeld je verplicht de naam van je jeugdhuis, voorafgegaan of gevolgd door ‘vzw’ en het adres van de maatschappelijke zetel van je vzw.

• Verantwoordelijke uitgever / v.u. - Dit moet een meerderjarige inwoner van België zijn. Je vermeldt de volledige naam en (persoonlijk) adres. Bij illegaal plakken, wordt eerst de verantwoordelijke uitgever aangesproken en vervolgens de organisatie.

Een mooie manier om promo te maken voor je (grote) evenement is een artikel in de krant. Blijf niet wachten tot een journalist je per ongeluk belt, maar schiet zelf in actie. Stuur een persbericht uit om je evenement aan te kondigen.

Hoe stel je een persbericht op?

• Met je persbericht wil je niet de journalist in kwestie bereiken, maar wel een brede doelgroep.

• Kies één duidelijk onderwerp voor je persbericht.

• Maak de tekst niet te lang, één A4 is het absolute maximum.

• Zet een herkenbaar briefhoofd (bijvoorbeeld je logo) boven je tekst.

• Schrijf een inleiding waarin de kern van de zaak vervat zit.

• Voeg onderaan contactgegevens toe, zodat je bereikbaar bent voor vragen.

• Schrijf niet over ‘wij’ maar gebruik ‘het jeugdhuis’.

• Voeg kant en klaar beeldmateriaal toe Het is handig om een lijst te maken met contactgegevens van de regionale redactie van de verschillende landelijke en lokale kranten. Verstuur je persbericht via mail naar de journalist. Schrijf in de onderwerpsregel duidelijk waarover het bericht gaat. Een kort bericht schrijf je in de mail, maar voeg sowieso het persbericht ook toe als bijlage. Verzend nooit een leeg e-mailbericht met enkel een bijlage.

DOE EENS IETS ANDETEJRE S VAL OP M P RO M O

Een goed communicatieplan, actief zijn op sociale media, nadenken over je affiches en flyers en vrienden worden met de lokale journalist zijn alvast enkele tips om je evenement in de kijker te zetten. Maar je kan nog een stapje verder gaan. Durf af te wijken van de vanzelfsprekende kanalen en manieren en doe eens iets anders.

Tekst: Nick Beerens

Be original!

• Follow the White Rabbit! Een vrijwilliger in konijnenpak staat aan de uitgang van de school met een bordje ‘volg mij’.

Nieuwsgierige studenten volgen het konijn en net zoals Alice komen ze aan in je jeugdhuiswonderland.

• Verspreid overal in je stad/gemeente posters met een vreemde afbeelding, zonder meer uitleg. Elke week laat je een stukje meer zien. Eenmaal deze posters hét gespreksonderwerp in je stad/gemeente worden, onthul je je jeugdhuis(activiteit).

• Koppel het nuttige aan het aangename: organiseer een jeugdhuizentocht bij de buren. Neem flyers, affiches, T-shirts, petjes, … mee als promomateriaal voor je volgende activiteit. Laat jullie jeugdhuis van haar beste kant zien, zodat de jeugdhuizen in de buurt zien dat jullie grote event echt wel de moeite waard is.

Jeugdhuis Stam X in Denderleeuw gaat in het begin van het nieuwe schooljaar tijdens de middagpauze langs op de middelbare scholen voor een ‘school take over’. Met een DJ installatie, kickertafel, kubb spel en een hoop vrijwilligers luisteren ze de middagpauze op en delen ze flyers uit. Deze flyers zijn ook een waardebon voor een gratis consumptie.

Bij een groepsactiviteit heeft jeugdhuis The Bassment (Houthalen) een originele manier van groepen kiezen: het jeugdhuis laat haar bezoekers een puzzelstuk in een bepaalde kleur kiezen. Op basis van de gekozen kleur wordt dan bepaald wie bij wie zit. Op die manier komen bezoekers ook met anderen in contact. Bovendien zorgt het puzzelstukje in de zakken van de bezoekers ervoor dat ze zeker zullen deelnemen aan de groepsactiviteit.

Jeugdhuis X uit Hoeselt maakte een grappig, geanimeerd promofilmpje.

Daarin leggen ze uit waarom je als jongere naar het jeugdhuis zou moeten komen. Bovendien wordt er getoond dat naast louter bezoeken, je je er ook kan engageren in de werking.

“Jeugdhuis X, da zijt gij!”

Jeugdhuis X presenteert

GA EEN STAP VERDER EN VAL OP MET EEN PROMOSTUNT Toen Den Troemel uit Tervuren op zoek was naar nieuwe leden, besloten ze niet bij de pakken te blijven zitten. In plaats van te wachten tot de jongeren bij hen kwamen, trokken ze met het jeugdhuis naar de jongeren. Tijdens een groots dorpsfeest bemanden ze de grootste stand en entertainden ze de jeugd met een grote rodeo-stier. Door te tonen hoe awesome het jeugdhuis is, gaven ze hun werking een boost van jewelste. ’t Paenhuys (Hoegaarden) voert promotie voor de Paenhuys Parkhappening via de befaamde Paenhuys beren. Dat zijn grote beren, geschilderd op houten borden door de leerlingen van een leerkracht Plastische Opvoeding die in de dagelijkse werking van het jeugdhuis zit. Als de inwoners van Hoegaarden de grote beren (sommigen zijn wel drie meter groot) langs de kant van de weg zien staan, weten ze dat de parkhappening eraan komt.

DOSSIER • 11

• Trek met stoepkrijt pijlen vanaf de middelbare school, jeugdbeweging of jaarmarkt. Curieuze neuzen zullen deze volgen en belanden dan bij jullie in het jeugdhuis.

Zo voeren zij promo

NO STREVSANS

OP DE DAG HET EVENEMENT

Het is zover. Je evenement gaat van start, dit is het moment waar je zo lang op hebt gewacht. Je hebt alle voorbereidingen getroffen en alles is geregeld. Nu begint het toch wat te kriebelen: want wat als er toch iets misgaat? Met deze tips kan er (bijna) niets meer fout gaan.

Tekst: Nick Beerens

DOSSIER • 12

Goeie afspraken maken goeie vrienden Goeie afspraken met je vrijwilligers zijn onontbeerlijk. Stel een duidelijk draaiboek op met verantwoordelijkheden tijdens het event. Zorg er ook voor dat hier de namen en contactgegevens van iedereen die betrokken is bij het evenement in staan.

Maak duidelijk dat alle vrijwilligers op het afgesproken uur aanwezig moeten zijn.

Spreek vooraf af op welke manier het vrijwilligerswerk gecompenseerd zal worden.

Maak een duidelijke lijst van wie waar en welke uren helpt.

Zorg ervoor dat de praktische informatie van je event voor iedereen duidelijk is: tot hoe laat duurt het event, waar is er drank verkrijgbaar …

Moeten er nog dingen gebeuren?

Schrijf dan op een grote poster welke last minute taakjes er nog zijn, zo weet iedereen altijd wat er nog te doen is.

Maak goede afspraken rond de verantwoordelijkheid van kassa’s. Geld moet regelmatig worden opgehaald en geteld.

Spreek op voorhand af welke maatregelen er worden genomen als het ergens fout loopt en wie dan de beslissingen neemt.

Zorg ervoor dat mensen van de organisatie voldoende zichtbaar zijn. Een T-shirt of badge vergroot de herkenbaarheid.

Check, 1, 2, 3 Gaat je event door op een andere locatie? Maak dan een inventaris op, zowel van de (eventuele) drank en glazen, maar ook van eventuele schade in of rond het gebouw.

Test de nodige installaties.

Lees op voorhand goed alle contracten na.

Zijn alle ‘must-have’ services aanwezig? Denk aan gezondheid, EHBO, eten en drinken, toiletten …

Denk ook aan de ‘basic’ services zoals tickets, toegangscontrole, parking, vestiaire, bonnetjesverkoop, showbeleving, info en signalisatie.

Overloop met alle medewerkers het verloop van de dag nog eens en kijk of je niks vergeten bent.

Let’s go Zorg ervoor dat je een goede manier vindt om de stroom van mensen te verwerken die het evenement in of uit willen.

Geniet van je event!

OVERLOOP OP VOORHAND DE DAG MET JE MEDEWERKERS EN KIJK OF JE NIETS VERGETEN BENT

COLLIN

Collin maakt deel uit van het Kinky Star Actie Kollectief (KAK). Het collectief organiseert verschillende evenementen in Kinky Star in Gent.

Tekst: Jolien Clauw & Nick Beerens

DOOR DE VERSCHEIDENHEID AAN VRIJWILLIGERS ZIET ELK EVENEMENT VAN KAK ER ANDERS UIT

DOSSIER • 13

“Het Kinky Star Actie Kollectief, ook wel KAK genoemd, is verantwoordelijk voor de vrijwilligersavonden in jeugdhuis Kinky Star in Gent. De werkgroep is pas sinds begin september actief en is eigenlijk in het leven geroepen om de vrijwilligerswerking in de Kinky Star een boost te geven en om leuke evenementen te organiseren.

KAK is een besloten groep van zo’n dertig vrijwilligers die een paar keer per week de activiteiten in het jeugdhuis voor haar rekening neemt. Denk hierbij aan zeer brede thema-avonden. Van karaoke tot optredens, maar ook movienights en spelletjesavonden. Recent vond er nog een ‘tekenjam’ plaats: de bezoekers mochten zich uitleven met tekeningen op papier. De bedoeling was om uiteindelijk tot een gezamenlijk kunstwerk te komen.

De sterkte van KAK is ongetwijfeld de enorme variëteit aan vrijwilligers. Het is een groep mensen met allemaal verschillende interesses en smaken. Hierdoor organiseert elk op zijn of haar eigen manier een themaavond en legt iedereen zijn of haar eigen accent. Om dat allemaal een beetje gestructureerd te houden is er een ‘KAK-madam’, die ervoor zorgt dat zoveel mogelijk mensen op dezelfde dag kunnen samenkomen om te vergaderen. Tijdens zo’n vergadering worden de activiteiten voor de rest van de maand gepland.

Elk lid van KAK doet dat volledig vrijwillig. Diegene die verantwoordelijk is voor zijn of haar avond, moet zorgen dat alles mogelijk is en geregeld geraakt. Dat is zeer fijn, je bent zelf verantwoordelijk voor je eigen event. Je bent niet echt afhankelijk van de Kinky Star zelf en dus kan je de avond vormgeven hoe je dat zelf wilt.”

T E H J I Z N E O D O Z EITEN IT ORIGINELE ACTIV EN IN JEUGDHUIZ

Originele activiteiten organiseren, daar weten de meeste jeugdhuizen wel raad mee.

Deze jeugdhuizen bewijzen hoeveel mogelijkheden er zijn om creatief uit de hoek te komen. Laat je inspireren.

Tekst: Inge de Wolf • Foto's: Jeroen Van Nieuwenhove e.a.

DOSSIER • 14

In Loksbergen vonden al zeven edities van ‘de 12 uren van Loksbergen’ plaats. Jeugdhuis 't Leerke is medeorganisator van dit evenement. Het is een twaalf uur durende race op tandems. Origineel!

Ook d’Ambi in Neerouteren kan er wat van: ze organiseerden tijdens de opendeurdag van het jeugdhuis een mega waterballonen gevecht, houden elk jaar een vlottentocht en nemen deel aan het moddervoetbaltornooi in Eksel.

In Eppegem organiseert De Jeppe op autoloze zondag een Go-Kartrace.

Om er wat extra cachet aan te geven, deden ze dat dit jaar in Mario Kartthema, inclusief projectielen en obstakels om het de deelnemers wat moeilijker te maken.

De Stip in Kwaadmechelen doet teveel om op te noemen. Tijdens De Stip Zomert is er onder andere een DIY- en tweedehandsmarkt, een technosoccer tornooi, een zettersprijskamp, een game avond en zelfs een ‘staakavond’, waarop deelnemers zelf hun eten en drank moesten meenemen.

De Haajf in Bilzen organiseerde dit jaar niet alleen een tocht naar de Ardennen om te kajakken, een back to the future party en een twisterparty, maar ook een beachparty, een self service party en homework Wednesdays tijdens de schooldagen.

’t Bronneken in Asse lijkt wel een patent te hebben op originele activiteiten: zij deden een Panini ruilbeurs, een ballenbadfuif, een eetwedstrijd met kippets en zelfs een taartengooiwedstrijd in het jeugdhuis.

tOogpunt in Boortmeerbeek sluit elk jaar het festivalseizoen af met ‘tOogfest’. De vrijwilligers kleden het jeugdhuis in volgens festivalthema: grasmatten in het jeugdhuis, bier uit bekertjes en alle headliners van de zomerfestivals worden geprojecteerd op een groot scherm. Het jeugdhuis heeft zelfs een boilerroom: het berghok van het jeugdhuis, inclusief échte boiler!

HOE WAS HET? EVALUEREN OM TE LEREN

Je evenement zit erop en het jeugdhuis gaat weer zijn gewone gangetje. Het is echter uitermate belangrijk om je activiteit te evalueren: zo leer je fouten in de toekomst vermijden en ontdek je dingen die goed gewerkt hebben. Bovendien zit bij de evaluatie ook een bedanking voor je vrijwilligers.

Tekst: Nick Beerens

Evalueer intern

Je zogeheten ‘realtime-event’ is dan wel afgelopen, het ‘conversatie-event’ daarom nog niet. Mensen praten graag en veel na over een event. Sterker nog, dat is zelfs een van de leukste momenten binnen de beleving rond een evenement. Online kan je die herbeleving gemakkelijk aanwakkeren door online content te verspreiden: eigen foto’s, een after­ movie, een quote van een dj … Bovendien krijg je via deze weg vaak al heel wat informatie over wat de bezoekers van je event vonden. Doe daar dan ook iets mee.

Let op: dit is het laatste wat de bezoekers (en diegene die enkel deel uitmaken van je ‘conversatie-event’) te zien krijgen van je event, zorg dus voor kwaliteitsvolle content.

Je weet nu wat de eventbelevers van je evenement vonden, maar je moet natuurlijk ook intern evalueren. Heb je de doelstellingen van je evenement behaald?

Evalueer de ervaring van bezoekers Zoals hierboven reeds vermeld, luister je naar de meningen van bezoekers online.

Reageer dan ook meteen, maar vriendelijk, op eventuele kritiek. Naast de online meningen, krijg je vaak al erg veel input van je bezoekers tijdens het event. Pols eens bij je vrijwilligers of ze opvangen wat mensen van de activiteit vinden.

Op die manier doen de bezoekers al een groot deel van het evaluatiewerk voor jou.

Je kan ook proactief je bezoekers evalueren. Een van de methoden is een enquête.

Die kan je verspreiden via je website of Facebookevenement. Toon ook dat je iets met de resultaten hebt gedaan en verbindt er eventueel een leuke prijs aan, op die manier voelt de bezoeker zich erkend voor zijn moeite.

Overloop vervolgens alle voorbereidende stappen. Was het een goed idee voor een jeugdhuisactiviteit? Was de planning duidelijk en effectief genoeg? Was alles in orde op vlak van wetgeving? Klopt de begroting? Indien niet, hoe komt dat dan, en wat kan je er aan doen? Is er voldoende promo gemaakt en waren de gebruikte

methodes voldoende? Hoe verliep de dag zelf ? Zijn er dingen die in de toekomst kunnen vermeden worden? Maak een gedetailleerd verslag van je evaluatie, zo gaat deze waardevolle informatie zeker niet verloren.

Bedank je vrijwilligers en iedereen die deel uitmaakte van de organisatie. Bedank verder je sponsors en zeker ook je bezoekers.

DOOR JE ACTIVITEIT TE EVALUEREN VERMIJD JE FOUTEN IN DE TOEKOMST

DOSSIER • 15

Herbeleef je event

DRAAIBGOT,EK U VRA A WIJ DRAAIEN

Zoals je in dit dossier hebt kunnen lezen, valt of staat je evenement met een goede planning. Een draaiboek voor je evenement is eigenlijk onmisbaar. Je hebt een overzicht van wat er allemaal moet gebeuren, wie waar verantwoordelijk voor is en wat wanneer op welke plaats moet zijn.

Het is tevens handig om de contactgegevens van de vrijwilligers mee in het draaiboek te zetten, zodat je niet op het laatste moment telefoonnummers moet opzoeken. Onderstaand voorbeeld kan je gebruiken om zelf een draaiboek op te stellen.

Tekst: Inge de Wolf

EVENTINFORMATIE Naam Locatie

Datum

Omschrijving

MEDEWERKERS Taken

E-mail

GSM

Functie

DOSSIER • 16

Naam

DRAAIBOEK EVENT Datum + tijdstip

Tijdstip einde

Wat?

Wie?

Opmerkingen/vragen

Wat?

Wie?

Opmerkingen/vragen

DRAAIBOEK AFBOUW Datum + tijdstip

Tijdstip einde

DVDJH

Geen mooiere dag om de deuren van een nieuw jeugdhuis te openen dan op Dag van de Jeugdhuizen. Daar dachten de mannen en vrouwen van spiksplinternieuw jeugdhuis De BOK in Boutersem net zo over. Formaat bezocht De BOK op hun openingsfeest en sprak met voorzitter Kenneth.

Tekst: Joris De Bleser & Nick Beerens

De BOK bij de hoorns vatten De nieuwe bestuursploeg is vol enthousiasme.

Jeugdhuis De BOK is ontstaan vanuit jeugdhuis Jespo. De nieuwe ploeg koos voor een nieuwe start, met een nieuwe naam. “Na wat brainstormen kwamen we bij ‘De BOK’ uit. Eén van onze vrijwilligers ontwierp het nieuwe logo, compleet met een BOK met grote hoorns”, vertelt voorzitter Kenneth. Het jeugdhuis krijgt veel steun van de gemeente en er is goed contact met de schepen van Jeugd. “We openen vandaag, maar we werken achter de schermen al een aantal maanden aan een breed gamma aan activiteiten. Hiervoor werken we samen met verschillende verenigingen in de buurt.”

Zelf initiatief nemen Naast een goed uitgedacht programma, hield de bestuursploeg zich vooral bezig met het opknappen en schilderen van het jeugdhuis. Ze stelden alles in het werk om te kunnen openen op Dag van de Jeugdhuizen. “We zijn heel blij dat het gelukt is”, zegt Kenneth. “Super fijn dat er ook Formaatmedewerkers aanwezig waren om onze opening te vieren.” De BOK wil jongeren uit Boutersem aanmoedigen om vooral zelf initiatief te nemen in het jeugdhuis. En daar willen ze best ver in gaan. “Jongeren met een leuk

WE STIMULEREN JONGEREN OM HUN IDEEËN ZELF UIT TE VOEREN

idee krijgen van ons een budget om hun plannen volledig uit te werken, door een begroting op te maken, de organisatie op zich te nemen …

De meer ervaren vrijwilligers zullen deze jongeren hierbij helpen. Zo krijgen jongeren de kans om zelf een project op te zetten.” Dat succesvolle projecten dan verdergezet worden buiten het jeugdhuis vindt Kenneth geen probleem. “Integendeel! Het is juist onze ambitie om jongeren hierin te ondersteunen.”

Het jeugdhuis kan alvast terugkijken op een succesvolle opening waarbij meer dan tweehonderd mensen naar het openingsfeest afzakten. Een straffe ploeg, een duidelijke visie en fijne plannen, dat voorspelt een goede toekomst voor De BOK.

15

DVDJH

Op Dag van de Jeugdhuizen zetten honderden jeugdhuizen hun werking in de kijker. Formaat bezocht de jeugdhuizen op 14 november en vroeg aan medewerkers en bezoekers wat hun jeugdhuis bijzonder maakt.

Den JOC (Olen): “Waarom het fijn is om bestuurder te zijn in Den JOC? Soms is het hectisch, maar het is altijd gezellig. Het geeft heel veel voldoening. Ook al is er op een fuif niet zo veel volk, je weet dat de mensen die er wel waren zich hebben geamuseerd. En daar doe je het voor. We hebben een gemotiveerd team.

Iedereen wil ervoor gaan. We maken plezier, ook op de mindere momenten.”

De Choke (Herselt): “Het is hier zo fantastisch, dat ik elke week een half uur fiets om naar De Choke te komen.”

Den Daak (Duffel): “We doen veel leuke dingen in ons jeugdhuis. Ik hoef niet af te spreken met vrienden, ik kom gewoon naar Den Daak. Er zijn altijd mensen die ik ken.” / “Ik ben vrijwilliger in het jeugdhuis voor de jongeren. We krijgen geen schouderklopjes, maar we weten dat de jongeren content zijn met wat we doen.”

De Ster (Genk): “Iedereen is hier welkom. Wij zijn er voor alle culturen en voor alle jongeren. Als iemand problemen heeft, lossen we het samen op. Vriendschap verbindt ons.”

De Kromme (Poppel): “De Kromme is fantastisch! Er is hier altijd iets te doen.”

16

tOogpunt (Boortmeerbeek): “In tOogpunt gaan we altijd verder in onze ideeën en blijven we verder bouwen tot we fantastische resultaten bereiken. Daar krijgen we veel positieve reacties op. We zijn prettig gestoord genoeg om veel tijd en moeite te steken in het organiseren van evenementen. We gaan er honderd procent met ons team. Met andere woorden, I love my jeugdhuis, maar vooral I love tOogpunt!”

Den Droes (Meise): “Wat ons jeugdhuis bijzonder maakt? Eigenlijk alles wat erbij hoort, de mensen, de sfeer. Iedereen kent elkaar. Mensen die hier voor het eerst komen voelen zich welkom. Het geeft ons als medewerkers veel voldoening om het jeugdhuis constant te ‘upgraden’.

Rafiki (Grimbergen): “Medewerker zijn in Rafiki is zalig. We bestaan nu een jaar en het is zeer mooi geweest. We eindigen dit jaar met 500 leden, fantastisch!”

’t Molentje (Kuurne): “Het jeugdhuis is mijn tweede thuis.”

Kroenkel (Nijlen): “Het zit helemaal goed in het jeugdhuis. We bereiken veel volk.

Dat komt ook door onze geweldige vrijwilligers. Het is een leuke groep. Dat zorgt voor een gezellige sfeer.”

Scharnier (Dessel): “Het is fijn dat we de jeugd van Dessel samen kunnen krijgen in ons jeugdhuis en dat iedereen zich hier kan amuseren.”

’t Arsenaal (Marke): “In ons jeugdhuis heb ik talloze mensen ontmoet en ben ik al snel als vrijwilliger begonnen. Door samen te werken met heel de kern krijg ik ongelofelijk veel voldoening. Voor sfeer en gezelligheid geef ik een welverdiende 10!” / “Het is een plaats waar je op je bek mag gaan en je gebreken geapprecieerd worden. Wat je in een jeugdhuis leert is onbetaalbaar.”

Wollewei (Turnhout): “Wat ons jeugdhuis uniek maakt? We zijn het oudste jeugdcentrum van het land, we hebben toffe projecten rond ondernemerschap en artistieke expressie, een goede groep van personeel en vrijwilligers en we zijn een zeer fantastisch jeugdhuis!”

17

HEY DJ “WE MAAKTEN ZESTIG DONUTS EN SMETEN DIE TIJDENS DE SET IN HET PUBLIEK” Wie jeugdhuis zegt, zegt muziek. Een goed feestje wordt gemaakt of gekraakt door de dj. Elke maand zet Formaat Magazine een jeugdhuis-dj in de kijker. Met deze maand dj-duo Korneel en Lukas, alias Donutz, resident dj’s in JC Ten Goudberge.

Tekst: Jens Schelstraete • Foto: Valerie Vonck

“Drieënhalf jaar geleden is alles begonnen. We hadden nog nooit gedraaid en zagen het niet zitten om dit alleen te doen. We begonnen samen op een braderie in Wevelgem. Daar stond twee weken lang een glazen container waar radio werd gemaakt en waar wij een avond mochten draaien. Dat viel goed mee. Op dat moment zaten wij al in de werking van het jeugdhuis. We startten met avonden draaien in het JC. Daarna volgden de feestjes en groeiden we door. Eigen­ lijk hebben we alles aan het jeugdhuis te danken. We zijn hier niet enkel gestart, maar we

18

hebben ook veel kansen gekregen dankzij het jeugdhuis. We draaiden voor 1500 mensen op Plan B, het grootste evenement van Ten Goudberge. Ook hebben we heel goede herinneringen aan oudejaar 2014, waar we aftelden naar 2015. We lieten op voorhand mensen teksten inspreken en om vijf voor twaalf riepen we om dat 2015 eraan kwam. Het publiek ging echt mee. Er was enorm veel ambiance, we kunnen het niet anders omschrijven dan geschift. Ook de vrouwen kwamen op het podium om ons elk drie kussen te geven.

We draaien niet gewoon één bepaald genre, maar een beetje van alles. Je moet je publiek blijven boeien gedurende je set. Zo komen ze ook de volgende keer terug. Door hier te draaien hebben we geleerd om op het publiek te letten en voldoende variatie te brengen. Ooit hebben we zestig donuts gemaakt en in het publiek gesmeten. Dat is het voordeel van in het jeugd-

huis te draaien, je hebt veel meer contact met je publiek. Ze staan recht voor je, er is echt inter­actie.

In de toekomst zouden we graag nog wat groter worden. Hier in de streek hebben we zowat alles bereikt en om eerlijk te zijn zouden we ook graag eens op een festival als Elements staan.

De grotere festivals mogen ook, maar de kans is redelijk klein. Uiteraard grijpen we die kans als ze komt.

Meer DoNutz? www.facebook.com/djDoNutz

DIY Handen uit de mouwen. Maak zelf handige jeugdhuisgadgets met de doe-het-zelf tips van Formaat.

Tekst: Joke Hüwels

PLASTIEKFLESSENBEZEMSTEEL Het project

Bespaar eens op je onderhoudsmateriaal. Leer hier in negen supergemakkelijke stappen hoe je van 20 petflessen een handige bezemsteel kan maken. Jouw jeugdhuis zal nooit meer vuil zijn.

Budget Very Low

Mankracht

Deze klus kan je perfect op je eentje klaren.

Misschien een leuke verrassing om te maken voor je jeugdhuismakkers?

Bouwtijd

Moet lukken binnen een uurtje.

Winkelkar

20 petflessen van 2 liter / steel / touw

Tools

Schaar / (breek)mes / potlood / touw / hamer / nagels

Plan

1 Haal de labels van de flessen 2 Snij met het breekmes de onderkant van de fles weg.

3 Knip de fles in repen tot boven aan de fleshals 4 Verwijder het topje van de flessenhals 5 Doe dit met 18 flessen en schuif ze in elkaar 6 Schuif de 18 flessen in een fles met flessenhals 7 Je hebt nog één fles over: snij de bovenkant eraf en schuif ze over het geheel.

8 Klop twee nageltjes doorheen alle flessen en buig de nageltjes. Je kan de uiteinden vastmaken met touw om het geheel steviger te maken.

9 Schuif de steel doorheen de flessenhals en maak vast met twee nageltjes

Je bezemsteel is klaar. Poetsen maar!

Deel je DIY

ect? Deel inspirerend proj Heb je zelf een ail naar n: jeugdhuize m het met andere t.be. redactie@formaa

19

Tekst: Valerie Vonck • Foto’s: Pieter Heyman

Kortrijk telt maar liefst tien jeugdhuizen. Alle tien totaal verschillend en met een eigen karakter. Naar aanleiding van Dag van de Jeugdhuizen brachten de Kortrijkse jeugdhuizen een exclusief boek

uit dat een blik achter de schermen geeft van de jeugdhuizen. Om het boek te bekijken ben je altijd welkom in de jeugdhuizen van Kortrijk. We geven je alvast een voorproefje.

Ajko – Jenga, Kortrijk / Jenga is een ontmoetingsplaats voor jongeren tussen de 15 en 25 jaar. Het jeugdhuis ligt midden in het centrum van Kortrijk. Dé blikvanger is een kleine cinemazaal die gebruikt kan worden voor een namiddag gamen of met vrienden een film bekijken.

D’Antenne, Heule /

Café Congo, Kortrijk / Café Congo is onderdeel van Bolwerk vzw,

De Plekke, Bissegem / De jongeren van de plaatselijke jeugdbe-

een creatieve broedplaats in Kortrijk. Het jeugdhuis legt een sterke focus op projectmatig werken. Eén van hun eyecatchers is hun carpool: letterlijk een zwembad in een auto!

20

D’Antenne is ontstaan vanuit de plaatselijke Chiroleiding van Heule-Watermolen. Waarom staat er een rekeningnummer op de muur? D’Antenne laat zo zien dat het jeugdhuis meer is dan een bar. Er moet ook gerekend worden.

wegingen weten De Plekke goed te vinden. Het jeugdhuis is erg sterk in het aankleden van hun activiteiten. Vandaar dat hun bergruimtes vol staan met bijzondere attributen.

De Skjève Recht’n, Heule /

Alleen al met hun naam valt De Skjève Recht’n op. Door hun gezellige terras, met in de zomer een zwembad, hun ‘jeugdhuisgames’ en een programma dat volledig is afgestemd op jongeren vindt de jeugd van Heule zeker hun weg naar het jeugdhuis.

The Pit’s, Kortrijk / Het jeugdhuis én zijn muren ademen muziek.

De Slekke, Kortrijk / Pal in de studentenbuurt van Kortrijk ligt De

Reflex, Kortrijk / De Reflex is het meest centraal gelegen jeugdhuis

Den Ast, Heule / Den Ast staat bekend als metaljeugdhuis. Daar-

’t Arsenaal, Marke / ’t Arsenaal heeft een lange geschiedenis van

Slekke. Het jeugdhuis is dan ook ooit opgericht door studenten. Op de boven­verdieping van het jeugdhuis ligt een verborgen pareltje. Een lokale band heeft hier hun vaste repetitieruimte.

door trekken zij een specifiek publiek in Heule. Toch heeft het jeugdhuis ook een zachte kant, in de vorm van een metalteletubbie. Helaas is hij gesneuveld kort na het nemen van deze foto. Gelukkig leeft hij voor altijd voort in het boek.

The Pit’s staat bekend om de optredens van nationale en internationale alternatieve bands. Hun vzw Bang Zoom Noise Produktions is welbekend.

Ze brachten al enkele lp’s uit. Ieder jaar dat ze bestaan maken ze een nummerplaat om hun bestaan te vieren.

van Kortrijk en bezit een zeer groot pand. Zo groot, dat ze bijvoorbeeld over twee grote vergaderzalen beschikken. In deze ruimtes ontstaan de meest zotte plannen.

geëngageerde bestuurders. Ze zijn constant op zoek naar verbetering en vernieuwing. Hun grote instuifruimte is verdeeld in opvallende hoeken, waar de jongeren gezellig hun eigen plekje kunnen innemen.

21

DE MAAND VAN

Tekst: Jens Van Dorsselaer • Foto's: Liese Keereman e.a.

Elke maand gunt een projectmedewerker je een kijkje in zijn of haar drukke leven.

Jens is projectmedewerker van Spektrum, een artistiek project van jeugdcentrum Kompas. Spektrum maakt een artistieke documentaire over jonge mensen uit Sint-Niklaas. Aan de hand van zelfgemaakte filmpjes van jongeren met verschillende achtergronden en uit verschillende jeugdculturen, wil het jeugdcentrum zicht krijgen op wat er leeft bij jongeren in de stad. In een later stadium worden de jongeren gefilmd door de documentairemakers.

GROEPSFOTO VOOR DE KRANT TIJDENS DE OFFICIËLE OPENING VAN SPEKTRUM – HOUSE OF ART & GAMES, OP DE NIEUWE LOCATIE. ONS BREAKDANCETEAM, MEDEWERKERS PROJECTGROEP, TEAM INTERIEUR, TEAM MUZIEK, DE BEROEPSKRACHTEN EN DE RAAD VAN BESTUUR POSEREN. DIT ZIJN HET URBAN BREAKDANCE TEAM EN DE ARTIESTEN VAN S.C.U.M. (SIN CITY URBAN MOVEMENT) IN DE BACKSTAGE EN OP HET PODIUM VAN VILLA PACE CASTROHOF, TIJDENS DEEL 2 VAN DE OPENING. IN SAMENWERKING MET CONCERTZAAL DE CASINO BODEN WE MET SPEKTRUM EEN PODIUMPLAATS AAN DE ARTIESTEN VAN ONZE URBAN MOVEMENT EN ONS BREAKDANCE-TEAM, DAT TOEN VOOR DE EERSTE KEER OP HET PODIUM STOND!

WE WERKEN SAMEN MET OKAN, ONDERWIJS VOOR ANDERSTALIGE KINDEREN EN JONGEREN. WE ORGANISEERDEN EEN DJ-WORKSHOP VOOR DE OKAN-KLASSEN. ZO LATEN WE JONGEREN DIE MINDER SNEL AANSLUITING VINDEN BIJ JEUGDHUIZEN KENNIS MAKEN MET SPEKTRUM.

DE PS4 STAAT ELKE MIDDAG/ AVOND GLOEIEND HEET. ER LIJKT GEEN EINDE TE KOMEN AAN DE CLASSICO TUSSEN BARCELONA EN REAL MADRID.

DE DIY ZEEFDRUK. HIER DRUKKEN WE T-SHIRTS EN TRUIEN VOOR ACTIVITEITEN OF OP VRAAG VAN PARTNERS OF ANDERE ORGANISATIES. JENS EN LIDIA ZIJN DRUK BEZIG MET HET DRUKKEN VAN TRUIEN VOOR ‘DE GOLF’, EEN VOORSTELLING VAN JEUGDTHEATER ONDERSTEBOVEN.

Meer weten over Spektrum? www.ojckompas.be

22

DVDJH

De Redekiel bestaat 23 jaar. Geen mooier moment dat dit te vieren dan op Dag van de Jeugdhuizen. We vragen Redekiel naar het succes van 23 mooie jaren. Aan het woord is penningmeester Jasper (21).

Tekst & foto: Tim Bryon

23 jaar Redekiel, wat is jullie geheim?

“Ons recept voor succes bestaat uit een aantal ingrediënten. Het belangrijkste is zeker vernieuwing in de activiteiten. Een succesvolle activiteit kun je een paar keer herhalen maar dan moet je met iets nieuw, iets spannend af komen. Zo blijft het publiek benieuwd en blijven ze komen. Ook diversiteit in de activiteiten die we organiseren is voor ons heel erg belangrijk.

We letten er tijdens planningsweekends goed op dat verschillende muziekstijlen evenwichtig aan bod komen in verschillende formats: fuiven,

concerten, comedy, enzovoort. Door variatie in de programmatie weten alle jongeren in Maldegem ook dat ze hier welkom zijn.”

WE VIEREN ELK JAAR ONZE VERJAARDAG! Hoe vieren jullie je verjaardag?

“Met een goed feest op Dag van de Jeugd­ huizen! Het valt toevallig samen en dat is mooi meegenomen. We vieren trouwens elk jaar onze verjaardag. Dat is niet raar, want zo hoort dat toch? We zien niet in waarom we telkens vijf jaar zouden moeten wachten zoals sommige andere jeugdhuizen. Elk jaar vieren is toch veel

leuker? Hoe zou jij je voelen als men pas om de vijf jaar jouw verjaardag zou vieren? Precies!”

Hoe zorgen jullie ervoor dat het jeugdhuis nog jaren meekan?

“Deze zomer is onze kerngroep verdubbeld.

Dat zorgt natuurlijk voor een fantastische dynamiek. We willen zeker de nieuwe vrijwilligers soigneren en hen laten voelen dat het jeugdhuis echt van hén is. Daarnaast is Maldegem een speciale gemeente. We trekken ons niet te veel aan van de steden rondom ons. Dat geldt ook omgekeerd: Maldegem ligt wat verloren tussen West- en Oost-Vlaanderen en daardoor niet op de radar van de meeste mensen. Maar we hebben het best naar onze zin hier. De Maldegemse spirit is sterk en dat is goed voor het jeugdhuis. Bij deze nodigen we alvast iedereen uit om volgend jaar onze 24ste verjaardag te komen vieren!

23

DVDJH

Om Dag van de Jeugdhuizen onder de aandacht te brengen lanceerde Formaat een game. Een simpel maar verslavend spelletje om zoveel mogelijk mannetjes de polonaise te laten lopen. Uiteraard met mooie prijzen als beloning. Dat jeugdhuizen van een pittige strijd houden werd al snel duidelijk. Van vrijdag 6 november 12u tot en met maandag 9 november 16u werd er fanatiek gespeeld door en in jeugdhuizen in heel Vlaanderen.

Een spannende strijd, maar er kan er maar één de beste zijn. Jeugdhuis Sfinx uit Zelem zette alles op alles en won de eerste prijs én de titel Beste Jeugdhuis. Jeugdhuizen XL (Herk-de-Stad) en De Ressort (Geraadsbergen) eindigden op de tweede en derde plaats. Proficiat!

Tekst: Inge de Wolf

WINNAAR

SFINX

SFINX

Vier dagen open Sfinx schakelde zoveel mogelijk mensen in om de game te spelen. En daar gingen ze behoorlijk ver in. “Het jeugdhuis was vier dagen aan een stuk open, van ’s morgens tot ’s avonds”, lacht voorzitter Ben. “Ons kernteam hield het jeugdhuis open. Samen is uiteraard veel leuker. Vrijdag startten we om 12u00 met zo’n tien mensen in ons jeugdhuis die continu speelden, en ’s avonds waren dat er al dertig!” Om de spelers te motiveren deed Sfinx elk half uur een extra wedstrijd in het jeugdhuis. De hoogste scores kregen dan een gratis drankje.

Extra troepen Naast de jeugdhuisbezoekers- en medewerkers zorgde Sfinx ook voor extra troepen. “We schakelden de KSA van Zelem in. Ook hun jongerengroepen speelden mee. Natuurlijk speelden onze ex-kernleden ook voor ons jeugdhuis.

Geweldig om overal steun te krijgen”, vertelt

24

Ben. Sfinx voelde de hete adem van jeugdhuis XL in de nek, maar de vele uren speeltijd waren uiteindelijk niet voor niets. Al waren er nog andere voordelen. “De actie was heel goed voor ons jeugdhuis. Mensen die normaal niet veel in het jeugdhuis komen brachten hun laptop mee en bleven urenlang spelen. Het was zo grappig dat we allemaal gewoon snake aan het spelen waren. Maar het belangrijkste is dat we meer mensen hebben bereikt en dat we als klein jeugdhuis een mooie score hebben neergezet.”

SOMMIGE MENSEN SPEELDEN TWAALF UUR AAN EEN STUK

Afkicken Een game winnen doe je niet zomaar. “We hebben veel ’s nachts gespeeld. Vrijdag speelden we al tot 2u00 en daarna ben ik thuis zelfs nog verder gegaan.” Sfinx vierde de overwinning al op de Dag van de Halense Jeugdhuizen op 14 november, waarbij ze samen met jeugdhuizen ’t Leerke en de Berg een evenement organiseerden. Na het afsluiten van de game moest het jeugdhuis zelfs een beetje afkicken. “Onze spelers vonden het echt jammer dat het spel was afgelopen. Sommige spelers hebben twaalf uur aan één stuk gespeeld. We waren echt kapot na dat weekend”, lacht Ben.

TWEEDE PLAATS

XL

Ook in XL werd er fanatiek gestreden om het spel te kunnen winnen. Al werd er vooral gestreden tegen jeugdhuis De Ressort. “De Ressort heeft het ons enorm moeilijk gemaakt.

Onze punten lagen zo dicht bij elkaar. Daarom zijn we zondag op maandagnacht met een aantal personen gaan spelen in het jeugdhuis, om ze nog in te kunnen halen”, vertelt bestuurslid Toon. “Maar maandag speelde De Ressort ook op volle kracht. Het was dus zeker een spannende strijd. We hebben er erg om gelachen.”

Niet alleen De Ressort was een concurrent, ook andere jeugdhuizen stuurden grappige berichten naar XL om te laten weten dat ze aan het spelen waren. “Dat was heel tof. Dan vroegen ze of we het al warm voelden worden in onze nek. Deze jeugdhuizen hebben ons uiteindelijk ook proficiat gewenst met onze tweede plaats.”

XL koppelde nog een extra uitdaging aan de wedstrijd. De twee personen met de hoogste scores op de game kregen een jaar lang gratis toegang voor het jeugdhuis. XL maakte reclame voor de game door veel berichten te posten op hun Face­book­pagina en iedereen op te roepen om mee te spelen. “Ik heb geen idee hoeveel mensen er uiteindelijk voor ons gespeeld hebben, maar het waren er heel wat!”, zegt Toon. “Het was echt ontzettend leuk. We hebben zo hard gelachen.”

XL

DERDE PLAATS

DE RESSORT

DE RESSORT

DE RESSORT

De Ressort is een geëngageerd jeugdhuis met ruim tachtig vrijwilligers en een trouw publiek.

En dat heeft zeker geholpen. “We hebben dagen voor de lancering van de game al mond-totmondreclame gemaakt om samen te spelen”, legt bestuurslid Alien uit. “Op vrijdag kwam er meteen veel volk naar het jeugdhuis. Iedereen bracht een laptop mee. Zo hebben we uren samen in het jeugdhuis gespeeld.” De Ressort postte regelmatig op Facebook updates over hun score en om mensen aan te moedigen om door te zetten. Ook schakelde het jeugdhuis straffe partners in. “De jeugddienst maakte reclame voor ons en ook via Snapchat hielden we mensen op de hoogte.” Een fanatieke mede­werker van De Ressort was zelfs zo vindingrijk om de link naar de game op te schrijven in het computerlokaal van de lokale middelbare school, om zo heel het lokaal aan het spelen te krijgen. De Ressort is tevreden met hun derde plaats. “We moesten na de maandag echt af­ kicken”, zegt Alien. “We zijn met de medewerkers een feestje gaan bouwen om onze derde plaats te vieren. Natuurlijk hebben we XL en Sfinx gefeliciteerd met hun overwinning. We blijven samen jeugdhuizen!”

25

VRAAGHET@FORMAAT

Tekst: Joke Hüwels & Jos Meers

Jij vraagt, Formaat antwoordt. Iedere maand verzamelen we vragen heet van de naald.

HOE VOER JE EEN FINANCIEEL BELEID? Een financieel beleid voeren betekent dat je nadenkt over hoe je de centen van jouw jeugdhuis beheert op korte en op lange termijn. Alles start met een regelmatige opvolging van de financiën.

Controle algemeen • Zorg dat meer dan één persoon de boekhouding opvolgt.

• Controleer de boekhouding op regelmatige tijdstippen.

• Hou tussentijdse controles op inkomsten, uitgaven, omzet, energieverbruik, stock ...

• Hou de stockcontrole altijd op het volgoed, leeggoed kan verdwijnen.

• Laat de boekhouding regelmatig controleren door de bestuurders.

Omwille van de aansprakelijkheid van deze bestuurders, agendeer je dit punt best ook op de raad van bestuur zelf.

• Zorg voor openbaarheid van stukken. Zo moeten de leden van de algemene vergadering de boekhouding kunnen raadplegen.

Controle op de uitgaven • Evalueer regelmatig alle lopende contracten: het brouwerijcontract, verzekeringen, overeenkomsten met leveranciers voor elektriciteit en gas, auteursrechten ...

• Zorg dat je van alle uitgaven bewijsstukken hebt (facturen, kastickets, onkostennota’s).

• Maak duidelijke afspraken wie welke (spontane) aankopen mag doen en wat het eventuele plafond is.

• Betaal de facturen op tijd (maar niet te vroeg) en controleer steeds op correctheid.

• Vermijd onnodige kosten, zoals boetes wegens laattijdige betaling.

• Zorg dat je voldoende verzekerd bent. Enerzijds zijn er de verplichte verzekeringen, bijvoorbeeld de brandverzekering. Anderzijds kan je ook een verzekering nemen tegen andere onverwachte kosten zoals bijvoorbeeld inbraak of schade aan jullie nieuwe en dure geluidsinstallatie.

Begroten • In een begroting leg je vast welke uitgaven en inkomsten je verwacht voor het komende boekjaar.

• De begroting moet steeds goedgekeurd worden door de algemene vergadering.

• Probeer een begroting op te stellen per werkgroep of per grote activiteit.

• Plan grote investeringen (roerende of onroerende goederen) steeds in.

• Laat de begroting tussentijds controleren en bijsturen door de raad van bestuur.

26

Alert zijn • Voer een duidelijk prijsbeleid en bewaak de winstmarges.

• Voorzie interne controlesystemen op de kassa en de drankenstock.

Sommige jeugdhuizen plaatsen bijvoorbeeld een camera in de drankruimte.

• Zorg dat het jeugdhuis voldoende beveiligd is tegen interne en externe diefstallen.

• Doe bij een diefstal altijd aangifte bij de politie. Zo kan je verantwoorden in de boekhouding waar het geld naartoe is.

• Zorg dat je alles in het werk stelt om vorderingen (schulden, diefstal door medewerkers ...) snel te innen.

• Hou mogelijke subsidiekanalen in het oog.

• Ga na of je mogelijk kan genieten van premies voor energiebesparende maatregelen, subsidies voor verbouwingen …

• Onderzoek de mogelijkheden van sponsoring.

• Beleg reserves van middelen die je op korte termijn niet nodig hebt.

Geld en vrijwilligers Maak duidelijke afspraken

• Is er per activiteit een begroting waardoor het duidelijk is hoeveel kosten er gemaakt kunnen worden bij een activiteit?

• Zijn de vrijwilligers ervan op de hoogte dat kosten alleen terugbetaald worden als een bonnetje of factuur voorhanden is?

• De vrijwilligers terugbetalen voor hun gemaakte kosten doe je best cash ‘via de kas’ en niet via overschrijving.

• In de praktijk staat er vaak een uitgavenplafond in de statuten of het huishoudelijk reglement. Wil een vrijwilliger uitgaven doen die hoger zijn dat dat bedrag, dan moeten twee bestuurders tekenen ter goedkeuring. Om het werkbaar te houden, maak je dat maximumbedrag best niet te laag.

Betrokkenheid en controle

• Hebben de vrijwilligers die lid zijn van de algemene vergadering inzage in de boekhoudkundige stukken?

• Zijn deze vrijwilligers op de hoogte van hun bevoegdheden en verantwoordelijkheden?

• Laat vrijwilligers zelf voorstellen doen, bijvoorbeeld wat betreft besparingen. Een grotere betrokkenheid creëren is de eerste stap naar succes op financieel vlak.

• Zijn de controlemechanismen (op de daginkomsten van de toog, op de stock …) voldoende om misbruiken tegen te gaan?

• Veel geld bewaren in het jeugdhuis is nooit een goed idee. Veel diefstallen in jeugdhuizen gebeuren intern, maar ook inbraak is mogelijk.

Maak dus goede afspraken over het bewaren en transfereren van cash geld.

DINGJEUGDHUIS OPLEIDINGJEUG DHUISOPLEIDING JEUGDHUISOPLE IDINGJEUGDHU!S OPLEIDINGJEUG DHUISOPLEIDIN GJEUGDHUISOPL EIDINGJEUGDHUI DÉ BASIS VOOR H ZIC IEDEREEN DIE IN STEVIG SMIJT S HET JEUGDHUI

WWW.FORMAAT.BE/VORMING Met de steun van de Vlaamse Gemeenschap

Gedrukt op gerecycleerd papier

Formaat Jeugdhuiswerk Vlaanderen vzw - De Wittestraat 2, 2600 Berchem / V.U.: Tom Willox, Moerheide 9, 9220 Hamme

FEBRUARI 4/02/2016

Dag van de Beroepskracht (CC Beveren)

Voor beroepskrachten

5-7/02/2016

Jeugdhuisopleiding 2016 – weekend 1 (Herentals) Voor vrijwilligers met verantwoordelijkheid

5-9/02/2016

Opleiding instructeur (weekend 1) (Sporta)

Voor jeugdhuislovers die begeleider bij Formaat willen worden

Voor jeugdhuislovers

Voor vrijwilligers met verantwoordelijkheid

Voor beginnende beroepskrachten

19-21/02/2016 RADAR 19 (Dworp)

19-20/02/2016 Jeugdhuisopleiding – weekend 2 (tijdens

RADAR 19) (Dworp) 23-25/02/2016 Module 1: Rol, taak en plaats in het jeugdhuis

(Hoge Rielen)

EUGDHUISOPLEI DINGJEUGDHUIS OPLEIDINGJEUG DHUISOPLEIDING JEUGDHUISOPLE IDINGJEUGDHU!S OPLEIDINGJEUG DMAART HUISOPLEIDIN GJEUGDHUISOPL EIDINGJEUGDHUI DÉ BASIS VOOR ZICH IEDEREEN DIE IN STEVIG SMIJT S HET JEUGDHUI

4-6/03/2016

Jeugdhuisopleiding – weekend 3 (Westmalle) Voor vrijwilligers met verantwoordelijkheid

4-6/03/2016

Opleiding instructeur – weekend 2 (Westmalle)

Voor jeugdhuislovers die begeleider bij Formaat willen worden

WWW.FORMAAT.BE/VORMING Met de steun van de Vlaamse Gemeenschap

Gedrukt op gerecycleerd papier

Formaat Jeugdhuiswerk Vlaanderen vzw - De Wittestraat 2, 2600 Berchem / V.U.: Tom Willox, Moerheide 9, 9220 Hamme

APRIL 4-8/04/2016

Jeugdhuisopleiding in weekformule (Loppem)

Voor vrijwilligers met verantwoordelijkheid

Voor beginnende beroepskrachten

Voor jeugdhuislovers

19-21/04/2016 Module 2: de jeugdhuismethodiek (De Tilk) 22-24/04/2016 RADAR 20

Met de steun van de Vlaamse Gemeenschap

Gedrukt op FSC gelabeld, 100% gerecycleerd en chloorvrij gebleekt papier

V.U.: Formaat vzw, t.a.v. Tom Willox – De Wittestraat 2, 2600 Berchem