4.2 Izrada dokumentacije Neophodnojepojasnitistrukturudokumentacijesistemamenadžmentakvalitetom, jerprvomoramodefinisati odnosnoopisatikakoćemoraditi,uzjasnoimplementiranjeonih zahtjevastandardakojinijesuobuhvaćeniupostojećemnačinurada.Standardineutvrđujudetaljnustrukturuihijerarhijudokumenatasistemakvaliteta,nitistrogodefinišunjihovobliki sadržaj.Onisamotražedasvielementi,zahtjeviipostupciuvezisaupravljanjemkvalitetom budu dokumentovani na sistematičan način. Naosnovutogamogućejeizvršitiidentifikacijupotrebnihdokumenatapobrojuinamjeni. Dabitakoidentifikovaniskupdokumenatabiouređen,namećesepotrebazanjihovomkategorizacijompohijerarhijskimnivoima.Tonavodinazaključakdačitavposaouvezi sadokumentacionompodlogomsistemakvalitetatrebarealizovatiizgradnjomsistemadokumenata. Kadagovorimoosistemudokumenata,ondajejasnodasusvidokumentiumeđusobnoj vezi. Dokumentacijaokvalitetuimapetnivoakojiistovremenosimbolizujunivoenastajanja i odlučivanja. Piramida simbolizuje opsežnost dokumentacije na svakom nivou.
Pristup svakom dokumentu mora biti brz i lak. Međutim: Velika je zabluda da se samo dokumentovanošću može obezbijediti kvalitet. Dokumentovanostznačidaćeseprocesproizvodnjeilipružanjauslugaodvijatiuvijek naistinačin,iništavišeodtoga.Tojepotreban,alineidovoljanuslovzagarantovanjekvaliteta. Ovo treba naglasiti i imati uvijek u vidu kada se pristupi izgradnji sistema kvaliteta. Izgradnjacjelovitedokumentacioneosnovepredstavljasloženzadatakivažanjepreduslov za kvalitetan proizvod ili uslugu. Poštojevećneštorečenoopoliticikvaliteta,unarednomtekstu,ukratkotrebadefinisati i ostalu dokumentaciju sistema menadžmenta kvalitetom. 55