HOJA DE TRABAJO Prof. Magda García A.
LA HOJA DE TRABAJO La Hoja de Trabajo no es más que un borrador utilizado por el contador utilizado por el contador, para dar sobre seguro y con análisis previo, los pasos preliminares para el cierre de los libros. Mediante este borrador se logra un bosquejo anticipado de los Asientos de Ajustes, del cálculo del Costo de las Ventas, del Estado de Ganancias y Pérdidas y del Balance General. Preparación Como todo informe de contabilidad, la Hoja de Trabajo comenzará con un encabezamiento que indique: Nombre de la empresa, nombre del Informe y Período al cual se refiere. En una Hoja de Análisis de doce (12) columnas, más la columna del detalle: # DE COLUMNA ----03 y 04 05 y 06 07 y 08 09 y 10 11 y 12
CONTENIDO Nombre de las Cuentas Asientos de Ajustes (D y H) Balance Ajustado (D y H) Costo de las Ventas (D y H) Edo. de Ganancias y Pérdidas (Egr. e Ing.) Balance General (A y P + C)
En la columna de detalle anotamos el nombre de las cuentas en el mismo orden en que aparezcan en el libro Mayor General; en las columnas 01 y 02 se traspasarán los saldos de las cuentas que tomaremos del libro Mayor General. Cuando terminemos de copiar los saldos de las cuentas, sumaremos las columnas 01 y 02 separadamente y la suma de cada una de ellas debe ser igual. En la columna de detalle se coloca al mismo nivel de estos totales: Total Balance de Comprobación. Luego elaboraremos los asientos de ajustes, de acuerdo a las informaciones obtenidas para ésto. Si no aparece alguna cuenta que esté involucrada en el ajuste, se procede a abrirla y en la columna 03) anotaremos los cargos y la columna 04) anotaremos los abonos. El detalle o nombre de la cuenta se colocará siempre en su columna correspondiente, debajo del Total Balance de Comprobación. Si la cuenta está ya registrada, pero se le debe hacer un ajuste, simplemente colocamos en la columna 03 ó 04, según sea el caso, el monto correspondiente, en la misma línea de la cuenta.
Una vez terminado los ajustes, deberemos sumas cada columna 03 y 04 separadamente y la suma de cada una de ellas debe ser igual. En la columna de detalle se coloca al mismo nivel de estos totales: Totales iguales. Luego sumaremos en forma horizontal cada cuenta, las del Balance de Comprobación y la de Ajustes, y colocaremos el nuevo saldo en la columna 05 ó 06, según sea el caso. También se totalizan estas columnas separadamente y ambas sumas deben ser iguales. En las columnas 07 y 08 solo se van a colocar los montos de las cuentas que corresponden al Costo de las Ventas, incluyendo el Inventario Inicial y el Inventario Final. Luego se suman ambas columnas separadamente y no debe dar igual, pues la diferencia entre ambas columnas es el Costo de las Ventas. Este Costo de Ventas se traslada a la columna 09 (Egresos del Edo. de Ganancias y Pérdidas).
En las columnas 09 y 10 se colocan los montos de todas las cuentas de Ingresos y Egresos (cada una en su columna correspondiente). Luego se totalizan estas dos columnas separadamente y la suma de ambas debe ser diferente, esta diferencia vendría a ser la utilidad o pérdida del ejercicio, la cual deberá ser trasladada al Balance General en la columna 12. Por último, en las columnas 11 y 12 se colocan los montos de las cuentas Reales, es decir, las cuentas de Activos, Pasivos y Capital. El inventario final se coloca en este Balance y se obvia el Inventario Inicial, puesto que este último se consume en el Costo de las Ventas, y el Inventario Final vendría a ser el Inventario Inicial para el próximo ejercicio. Luego se suman ambas columnas, y la suma de las dos (separadamente) debe ser igual.
EJERCICIO: Los saldos de las cuentas del Mayor de la empresa “ALF, C.A:”, para el 31 de diciembre de 2.010, fecha de cierre de su ejercicio económico anual, eran los siguientes: Caja Bancos Cuentas por Cobrar Inventario de Mercancías Alq. Pagados por Anticipado Artículos de Escritorio Mobiliario Cuentas por Pagar Efectos Por Pagar Intereses cobrados P/Anticipado Capital Ventas Descuento en Ventas Compras Devoluciones en Compras Sueldos de Ventas Fletes de Compras Gastos de Importación Sueldos Administrativos Gastos de Publicidad Gastos de Alquileres
Bs. “ “ “ “ “ “ “ “ “ “ “ “ “ “ “ “ “ “ “ “
13.600,00 175.000,00 238.000,00 132.900,00 9.000,00 5.000,00 87.200,00 68.700,00 25.000,00 4.000,00 320.600,00 530.000,00 7.000,00 210.000,00 3.500,00 32.000,00 3.900,00 6.200,00 20.000,00 2.000,00 10.000,00
El Balance de Comprobación deberá dar la cantidad de Bs. 951.800,00.
AJUSTES: 1.Se considera que el 1.5% de las Cuentas por Cobrar resultarán incobrables. 2.Algunas Cuentas por Cobrar ya vencidas, han devengado intereses por un monto de Bs. 5.700.3.Los alquileres que se han pagado por anticipado cubrían los arriendos de seis (6) meses y se pagaron el día 1º de octubre de 2.000. 4.Al Mobiliario se le estima una depreciación de Bs. 1.800.- anuales. 5.La existencia de Artículos de Escritorio se han valorado en Bs. 2.900.6.Se deben sueldos Administrativos por la cantidad de Bs. 6.800 y sueldos de Ventas por Bs. 5.000.7.El Inventario de Mercancía para la fecha del cierre fue valuado en Bs. 95.000,00.
SE PIDE ELABORAR UNA HOJA DE TRABAJO COMPLETA
BALANCE DE COMPROBACIÓN Cuentas
Caja
Balance Comprobación Debe Haber
13.600
Bancos
175.000
Cuentas por Cobrar
238.000
Inventario de Mercancías
132.900
Alq. Pagados por Anticipado
9.000
Artículos de Escritorio
5.000
Mobiliario
87.200
Cuentas por Pagar
68.700
Efectos por Pagar
25.000
Intereses cobrados p/Anticipado
4.000
Capital
320.600
Ventas
530.000
Descuento en Ventas Compras
7.000 210.000
Devoluciones en Compras
3.500
Sueldos de Ventas
32.000
Fletes de Compras
3.900
Gastos de Importación
6.200
Sueldos Administrativos
20.000
Gastos de Publicidad
2.000
Gastos de Alquileres
10.000
TOTAL BALANCE COMPROBACIÓN
951.800
951.800
ASIENTOS DE AJUSTES Cuentas
Asientos de Ajustes Debe Haber
Caja Bancos Cuentas por Cobrar Inventario de Mercancías Alq. Pagados por Anticipado
4.500
Artículos de Escritorio Mobiliario Cuentas por Pagar Efectos por Pagar Intereses cobrados p/Anticipado Capital Ventas Descuento en Ventas Compras Devoluciones en Compras
2.100
Sueldos de Ventas Fletes de Compras Gastos de Importación
5.000
Sueldos Administrativos Gastos de Publicidad
6.800
Gastos de Alquileres TOTAL BALANCE COMPROBACIÓN
4.500
Pérdida por Incobrables
3.570
Prov. Ctas. Incobrables Intereses por cobrar
3.570 5.700
Intereses Ganados Gastos Dep. Mobiliario
5.700 1.800
Dep. Acumulada Mobiliario Gastos Art. De Escritorio
1.800 2.100
Sueldos por Pagar TOTALES IGUALES
11.800 29.470
29.470
BALANCE AJUSTADO Cuentas Caja Bancos Cuentas por Cobrar Inventario de Mercancías Alq. Pagados por Anticipado Artículos de Escritorio Mobiliario Cuentas por Pagar Efectos por Pagar Intereses cobrados p/Anticipado Capital Ventas Descuento en Ventas Compras Devoluciones en Compras Sueldos de Ventas Fletes de Compras Gastos de Importación Sueldos Administrativos Gastos de Publicidad Gastos de Alquileres TOTAL BALANCE COMPROBACIÓN Pérdida por Incobrables Prov. Ctas. Incobrables Intereses por cobrar Intereses Ganados Gastos Dep. Mobiliario Dep. Acumulada Mobiliario Gastos Art. De Escritorio Sueldos por Pagar TOTALES IGUALES
Balance Ajustado Debe Haber 13.600 175.000 238.000 132.900 4.500 2.900 87.200 68.700 25.000 4.000 320.600 530.000 7.000 210.000 3.500 37.000 3.900 6.200 26.800 2.000 14.500 3.570 3.570 5.700 5.700 1.800 1.800 2.100 974.670
11.800 974.670
COSTO DE VENTAS Cuentas Caja Bancos Cuentas por Cobrar Inventario de Mercancías Alq. Pagados por Anticipado Artículos de Escritorio Mobiliario Cuentas por Pagar Efectos por Pagar Intereses cobrados p/Anticipado Capital Ventas Descuento en Ventas Compras Devoluciones en Compras Sueldos de Ventas Fletes de Compras Gastos de Importación Sueldos Administrativos Gastos de Publicidad Gastos de Alquileres TOTAL BALANCE COMPROBACIÓN Pérdida por Incobrables Prov. Ctas. Incobrables Intereses por cobrar Intereses Ganados Gastos Dep. Mobiliario Dep. Acumulada Mobiliario Gastos Art. De Escritorio Sueldos por Pagar TOTALES IGUALES Inventario Final Sub-Totales COSTO NETO DE MERCANCÍA Totales y Sub-totales
Costo de Ventas Debe Haber
132.900
210.000
3.500 3.900 6.200
353.000 353.000
95.000 98.500 254.500 353.000
ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS Edo. Ganancias y Pérd Cuentas Caja Bancos Cuentas por Cobrar Inventario de Mercancías Alq. Pagados por Anticipado Artículos de Escritorio Mobiliario Cuentas por Pagar Efectos por Pagar Intereses cobrados p/Anticipado Capital Ventas Descuento en Ventas Compras Devoluciones en Compras Sueldos de Ventas Fletes de Compras Gastos de Importación Sueldos Administrativos Gastos de Publicidad Gastos de Alquileres TOTAL BALANCE COMPROBACIÓN Pérdida por Incobrables Prov. Ctas. Incobrables Intereses por cobrar Intereses Ganados Gastos Dep. Mobiliario Dep. Acumulada Mobiliario Gastos Art. De Escritorio Sueldos por Pagar TOTALES IGUALES Inventario Final Sub-Totales COSTO NETO DE MERCANCÍA Totales y Sub-totales UTILIDAD DEL EJERCICIO TOTALES
Egresos
Ingresos
530.000 7.000
37.000
26.800 2.000 14.500 3.570
5.700 1.800 2.100
254.500 349.270 186.430 535.700
535.700 535.700
BALANCE GENERAL Balance General Cuentas Caja Bancos Cuentas por Cobrar Inventario de Mercancías Alq. Pagados por Anticipado Artículos de Escritorio Mobiliario Cuentas por Pagar Efectos por Pagar Intereses cobrados p/Anticipado Capital Ventas Descuento en Ventas Compras Devoluciones en Compras Sueldos de Ventas Fletes de Compras Gastos de Importación Sueldos Administrativos Gastos de Publicidad Gastos de Alquileres TOTAL BALANCE COMPROBACIÓN Pérdida por Incobrables Prov. Ctas. Incobrables Intereses por cobrar Intereses Ganados Gastos Dep. Mobiliario Dep. Acumulada Mobiliario Gastos Art. De Escritorio Sueldos por Pagar TOTALES IGUALES Inventario Final Sub-Totales COSTO NETO DE MERCANCÍA Totales y Sub-totales UTILIDAD DEL EJERCICIO TOTALES
Activos
Pas y Cap.
13.600 175.000 238.000 4.500 2.900 87.200 68.700 25.000 4.000 320.600
3.570
5.700
1.800 11.800 95.000
621.900
186.430 621.900