Drift og organisation . . . . . . . . . . . . . . . . . side

Vi er ved at ændre organisationen til at kunne klare fremtidens udfordringer. Det betyder, at vi får flere specialister i personalet, og samtidig ændrer vi måden, vi kommunikerer med beboere og omverden.

Set med historiske briller har vi i årevis arbejdet på at skabe den helt rigtige struktur i vores organisation. Det er ikke nyt at have fokus på effektiv drift. For 10 år siden begyndte vi at lægge vores ejendomskontorer sammen. Før var den enkelte ejendomsservicetekniker knyttet til enkelte boligafdelinger med egne småkontorer, og opgaverne var begrænset til den enkelte afdeling. Der var intet samarbejde på tværs af boligområderne. Det fik vi gjort op med i 2012, hvor vi fik etableret nye områdekontorer og samdrift mellem afdelingerne. Det nyeste eksempel på den udvikling er den nye flotte velfærdsbygning på Suomivej. 2012 markerer starten på en løbende proces, hvor vi altid kigger os i spejlet og spørger: Kan vi gøre tingene anderledes? Har vi de rigtige kompetencer til de ting vi skal arbejde med? Kan vi få synergier ud af at arbejde sammen på kryds og tværs? Den nye struktur er ved redaktionens afslutning ikke endeligt landet endnu, men vi kan alligevel løfte lidt af sløret for ændringerne og principperne bag.

Det handler kort sagt om ledelse og specialisering. Det sidste først: Før var der syv inspektører i Bovia, hvoraf fire var ansat i AAB-regi med 10 mand under sig . Bovia vil samle nogle af de tidligere inspektører i et rådgiverteam, som går på tværs af administrationen. Det sker ud fra en erkendelse af, at vi ikke behøver syv inspektører, der laver det samme på syv forskellige måder. Bovia behøver heller ikke have syv mand, der ved noget om affaldssystemer. Det giver ikke effektiv drift. Erkendelsen er også, at alle ansatte ikke kan vide alt. Men nogle få kan sagtens opnå specialviden om et eller flere emner. Vi har en størrelse, hvor vi er nødt til at se på, hvilke kompetencer, vi mangler. Vi bliver draget ind i mange sager, og det er et spørgsmål om at knytte de rette resurser i huset til de rette sager. Formålet er at finde en mere ensartet måde at gøre det på og strukturere driften noget mere.

I rådgiverteamet får én måske kendskab til indkøbspolitik, en anden til forsikringer, en tredje til syn, en fjerde servitutter og så videre. Der sker med fokus på, vi ikke kun skal ansætte generalister, men at vi også får løftet vores specialviden til et vist niveau. Der er selvfølgelig grænser. Vi får aldrig uddannet ansatte til at være 100 % specialist i eksempelvis klima, det bliver for ambitiøst, og hvis vi skal bruge 100-procent-specialister, vil vi stadig købe det ind. Men der er rum til at klæde ansatte, der har interesse for det, bedre på rent fagligt . Rådgiverteamet får ro til at arbejde med det faglige. Det bliver en støttefunktion til hele huset men i høj grad til lederne, der har kontakten ude i marken. Det fører os frem til ledelsesdelen. Bovia har ansat to ejendomsledere i AAB Kolding, som kun skal have fokus på ledelse og kontakten til beboerdemokratiet. Den menneskelige faktor i beboerdemokratiet kan være et svært vilkår for nogle at arbejde med. Den skal man have flair for og samtidig skal man besidde viden om og erfaring med ledelse. Det kræver ikke blot en konstruktør-uddannelse, da det ikke kun er bygninger og mursten, det handler om i vores verden. Ejendomslederen skal lede og så ellers bruge rådgiverteamet til at understøtte sig i opgaveløsningen.

Baggrunden for ændringerne er den massive fokus på effektiv drift i vores branche. Vi bliver allerede målt på mange parametre, og der bliver kun flere. For få år siden sparede vi som branche samlet set 1,6 milliarder kroner. Vi er allerede i gang med endnu en spareøvelsesrunde, og efter 2026 bliver de almene boligorganisationer individuelt målt. Det vil sige, at vi stadig skal levere effektiv drift, men på de rigtige områder. Ændringerne sker også med Bovias brugerundersøgelse in mente. Vi arbejdede allerede med organisationsændringen og med brugerundersøgelsen i hånden, kan vi så spørge os selv: Gør vi det så rigtigt i forhold til at komme i kontakt til Bovia? Vi er nemlig i fuld gang med en proces, der handler om at finde ud af, hvordan indgangen til boligorganisationen skal være. Se afsnit om markedsundersøgelse.

Vi kigger også på andre funktioner i Bovia, som måske skal omstruktureres herunder udlejningen. Når man starter et sted, finder man hurtigt frem til mange snitflader, hvor eksempelvis udlejning går over i drift. Vores vision er, at der til afdelingsmøderne i fremtiden kan møde et team op, som kan svare på svære spørgsmål indenfor netop deres felter af specialviden. Det kan også være ansatte i udlejningen,

økonomien, områdevarmemester. Kort sagt dem, der kan forklare komplekse sager på en enkelt måde. Vi er stadig i gang med puslespillet, og de ansatte er selv med i processen. Hvem skal sidde med hvad? Hvor meget er der med i porteføljen hos den enkelte? Hvor skal funktionen helt konkret ligge i organisationen? Det er en rejse vi på, og vi lægger sporene, imens vi kører. Nogle gange må vi pille dem op igen, fordi det var den forkerte vej, vi kom ud af. Det er en svær proces, hvor ansatte kan blive usikre. Det er helt forståeligt, men forandring tager tid. Beboerservicechef Dorte Radik og vores tre ejendomsledere har allerede været rundt i boligområderne og forklaret principperne bag og baggrunden for ændringerne .

Bovia foretog i 2021 en brugerundersøgelse med assistance fra BL . Den gav mange input. Næsten 1.000 beboere deltog i spørgeskemaundersøgelsen om deres oplevelse af BOVIAs beboerservice det seneste år . Besvarelserne er blevet analyseret og vil blive brugt til at udvikle fremtidens beboerservice. Formålet er at kvalificere arbejdet med at levere en stadig bedre og mere effektiv beboerservice, og beboerne fik på den måde mulighed for at sætte præg på fremtidens beboerservice . Vi er naturligvis glade for, at så mange beboere har givet sig tid til at bidrage til undersøgelsen. Vi er i gang med at kigge på, hvor der kan ”skrues på nogle knapper” i forhold til service. En stor andel af beboerne peger eksempelvis i undersøgelsen på, at Bovias hjemmeside ikke fungerer optimalt, og det er noget af det, vi prioriterer at arbejde med som en direkte konsekvens af brugerundersøgelsen. Der skal desuden være en mere simpel indgang til Bovia, så vi ser også på, hvad der er af tekniske muligheder for at håndtere beboerhenvendelser i Bovia på en mere hensigtsmæssig måde.

Resultaterne af undersøgelsen er blevet forelagt boligorganisationernes bestyrelser i november og præsenteret på en personaletemadag i Vejen Idrætscenter den 27. oktober 2021, hvor de ansatte fik lejlighed til at komme med deres input til at levere en god service. I januar 2022 har bestyrelserne ligeledes nikket ja til en række nye initiativer. BL er fortsat tilknyttet som rådgiver i den videre proces, som er den praktiske fase, hvor vi får sat nogle nye tiltag i gang i løbet af 2022.

•Det skal være lettere for beboerne at rette henvendelse vedr. beboerservice.

•Der er behov for at styrke tilbagemeldinger og opfølgning på henvendelser om beboerservice.

•Der er behov for en mere ensartet tilgang til beboerservice i Bovia på tværs af boligorganisationerne.

•Der er visse steder behov for at styrke informationen om den planlagte vedligeholdelse.

Vi tilstræber, at huslejen udvikles jævnt uden perioder med stilstand og deraf følgende store hop i andre år. Fokus er rettet mod effektiv drift uden det går ud over kvaliteten; hvordan beboerne får mest muligt for deres husleje. Ligeledes er der fokus på bygninger og boligområdernes vedligeholdelse, og hvordan afdelingerne henlægger til at betale for denne vedligeholdelse. Hvad bruger vi effektiviserings-gevinsterne til i boligafdelingerne? Det korte svar er henlæggelser til primære bygningsdele (konto 401). Problemet er nemlig, at mange boligafdelinger historisk set har undladt at spare nok op til planlagt vedligeholdelse. Derfor er der et større ufinansieret vedligeholdelses- og renoveringsbehov i boligmassen - også i boligorganisationer i Bovia. Det er det, granskningen skal være med til at rette op på. Som instrument til at sikre god vedligeholdelse og tilstrækkelige henlæggelser skal alle boligafdelinger have gransket deres langtidsbudgetter. Granskning er en påkrævet ekstern undersøgelse af vedligeholdelses- og fornyelsesplaner for alle almene boligafdelinger. En ekstern gransker skal hvert 5. år vurdere, om planerne er retvisende og omfatter de nødvendige aktiviteter.

Vi skal være tydeligere i budskabet om, at alle beboere skal være med til at betale for slitagen i deres bo-periode, så det ikke er de enkelte beboere, der står tilbage med regningen, på det tidspunkt boligen skal renoveres. Det handler om at prikke lidt til samvittigheden og sige, at det kan man ikke være andet bekendt. Analogien, som vi plejer at bruge er, at når man tager et bolsje i bolsjedåsen, skal man huske at lægge 25 ører. Ellers skal de sidste, der kommer og vil have et bolsje, punge ud og betale fuld pris for at fylde den op igen til glæde for alle de andre. Sådan (sidstnævnt) har det kørt mange steder. Vi afventer mere information om granskningen, som nu udrulles i etaper i hele landet. Det vi ved er, at Landsbyggefonden kommer til at give en anmærkning, hvis en boligafdeling ikke henlægger nok. Man kommer altså ikke til at kunne flyve under radaren længere, og det ønsker vi heller ikke. Hvad gør vi så ved det? Løsningen er desværre nok handleplaner, som uvægerligt kommer til at betyde, at beboerne kommer til at betale mere. Man kan ikke spare sig ud af det her. Det er det for stort til. Det er mange års manglende henlæggelser, vi taler om, og for beboerne kommer huslejerne uundgåeligt til at blive negativt påvirket af granskningen. Vi taler huslejestigninger for stort set alle afdelinger. Det er ikke et Bovia-problem. Det er en generel problemstilling i boligorganisationer i hele landet.

Granskningen kommer til at give meget arbejde nu med beskrivelser af, hvad og hvordan vi gør fremadrettet, så beboerne kan følge med, men forhåbentlig skal vi som administration, i samarbejde med bestyrelserne, henad vejen bruge mindre tid på hele tiden at finde pengene. De laveste frugter er for længst plukket. Så det er måske noget med at sige ligeud, at de beboere, der i dag bor på 105 m2 måske skal overveje at bo på 80 m2 fremadrettet, hvis de skal betale det samme i husleje. Og det er ikke sjovt at skulle foreslå folk. Heller ikke at huslejestigningerne skal gå til vedligeholdelse. Beboerne vil have andet end vinduer og tage, så det bliver op ad bakke. Vi ved, det bliver et problem, men budskabet er, at der er nogen, der kigger os i kortene nu. Konto 116, som er til planlagt vedligehold, skal være retvisende. Vi kan hæve huslejen, men der er selvfølgelig grænser, så vi skal finde ud af, hvor pengene skal komme fra. Der skal en opretningsplan til. Afdelingerne selv skal spare op til planlagt vedligehold/fornyelse, mens forbedringer kan lånefinansieres. Man kan ikke sætte ultimative procenter på, da det altid vil være et vurderingsspørgsmål, men det ender tit med, at omkring 70 procent er vedligehold/fornyelse og de sidste 30 procent er forbedringer. Men skifter en boligafdeling et tag uden af efterisolere eller gøre andet, skal den reelt have sparet 100 procent op.

Det har længe været muligt at etablere egen infrastruktur, hvor afdelingen eller selskabet selv ejer kablerne og udstyret til levering af internet og tv. BL henviser til erfaringer, som viser, at boligafdelinger med egne net har en væsentlig lavere pris på internet uanset om det er en individuel løsning eller en kollektiv løsning. Der er nogle få antenneanlæg i boligorganisationerne i Bovia men ellers har forsyningsselskaberne og enkelte private udbydere været alene om levering af infrastruktur til internet og tv til alle beboere i Bovia. Da internet i dag ses som nødvendig infrastruktur på lige fod med el, vand og kloak har Bovia valgt at undersøge markedet, mulighederne for at etablere og drive egen infrastruktur i boligafdelingerne.

Vi arbejder derfor på at lave en fælles rammeaftale om internet og tv for hele Bovia, som afdelingerne får mulighed for at tilslutte sig, hvis de investerer i etablering af egen infrastruktur. Det bliver en solidarisk aftale, som sikrer, at beboere ude i yderområderne også kan få billigt internet. Der bliver altså ikke afdelinger, der kan få en stor besparelse og andre, der ikke kan få nogen. Normal praksis har været at lade forsyningsselskaberne kontakte den enkelte boligafdeling med henblik på at lave en aftale om at etablere infrastruktur, og så kan beboerne se tv og komme på nettet til 200-300 kr. om måneden. Men når en afdeling anlægger internet og TV med en leverandør ejer leverandøren fremadrettet nettet i afdelingens bygninger. Det betyder, at de også bestemmer over infrastrukturen i bygningen og dermed også prisen på det leverede internet. Prisen på internettet er dog reguleret af staten, men priserne og regulering virker meget højt sat. Hvad kan man egentlig spare ved at etablere nettet selv? Mange penge har det vist det sig. De første år er det halv pris, de næste år en fjerdedel af prisen. Fagbladet Boligen beretter om priser på helt ned til 59 kroner om måneden pr. husstand for internet.

Der er i Bovias dækningsområde tre dominerende firmaer på etablering af infrastruktur af internet og TV: Norlys/Stofa, Ewii og TDC. Herudover er der mindre udbydere som oftest lejer sig ind på infrastrukturen. Vi har inviteret de lokale forsyningsselskaber til forhandlinger om priser. Derudover snakker vi med firmaer, der kan lave vores eget net. Vi vil have, at en aftale om net kan finansieres eksternt og afdrages over 10 år. Beboerne betaler dermed den fulde investering, og der tages ikke midler til drift og vedligeholdelse. Vi vil kun have en aftale med ét selskab, og vi håber at kunne præsentere en frivillig ordning i 2022 . Hvis vi lander en rammeaftale, kan den danne præcedens for hele branchen, og derfor kigger BL kigger også ind i det ved at støtte vores pilotprojekter. Hvorfor gør vi det, kunne man spørge. Fordi alt hvad der er sparet på husleje og forbrug, kan henlægges til vedligeholdelse.

Interview med Fritze Lundstrøm, formand i afdeling 7:

Jeg blev opfordret til at stille op. Det havde jeg egentlig ikke lyst til. Jeg har tidligere lavet meget bestyrelsesarbejde, så jeg ville gerne slappe lidt af. Men de blev ved at presse, og så sagde jeg okay til at blive suppleant, så jeg kunne se, hvad det var. Det var jeg så et år. Så kom der valg igen, og så var der en, der sparkede mig over skinnebenet og sagde: ”nu stiller du op”. Og det gjorde jeg så.

Jeg kan lide at være med i beboerdemokratiet. Vi har fået gennemført nogle gode ting bland andet vores nye fælleslokale, som vi har meget stor glæde af. Vi har fået hobbyrum, en masse planter og nu har vi søgt penge til nye højbede og sandkasser gennem de bæredygtige fonde. Vi har også mange aktiviteter. Der var en, der sagde til mig, at hun var helt paf over, hvor meget der sker hos os lige nu. I maj har vi arrangeret en tur til København. Der er mange beboere, der skal med.

Der er som regel mange beboere, der ikke kommer til afdelingsmødet, men det gjorde vi noget ved. Møderne annonceres jo i beboerbladet nogle måneder før, men hvem kan huske det? Sidste år sendte vi derfor selv supplerende information ud til beboerne og hængte sedler op i opgangene. Det resulterede i, at der mødte rigtigt mange op. Cirka 25, hvor der før kom 8-10 stykker. Så det var jo dejligt.

Nogen afdelinger holder møde en gang om måneden. Det gør vi ikke. Så meget har vi ikke på tapetet, at vi behøver at mødes så ofte. Det er jo svært at få tiden til at slå til i forvejen. Det fungerer fint med at mødes hver anden måned. Og ellers snakker vi meget i telefon med hinanden. Vi er kun tre i bestyrelsen, så vi fordeler byrderne. Der er mange beboere, der ringer til os i bestyrelsen og stiller spørgsmål, så det bruger vi også tid på. Alle vores referater ligger i øvrigt tilgængelige på Bovia hjemmeside, så der er fuld åbenhed. Det skal ikke være for bureaukratisk.

Vi er ved at lave ny husorden. Den vedtagne er gammel og trænger til et eftersyn. Alle beboere får den nye sendt rundt til gennemsyn, og så kan de komme med deres kommentarer eller idéer. Jeg synes, der er kommet en god stemning i vores afdeling, og der er blevet så fint her. Vi prøver hele tiden at gøre det bedre og bedre.