Guia de administracion de bodega

También este informe debe el grado de cumplimiento del personal de bodega sobre todas las disposiciones vigente de la empresa como todas aquellas observaciones que él considere pertinente hacer, para mejorar el funcionamiento normal de la bodega bajo un tenor de "recomendaciones".

13.- Utilización y mantención de las maquinarias, elementos técnicos y computacionales.

Será también obligación del jefe de bodega velar por la correcta utilización y que se efectúe la manutención adecuada a toda la maquinaria, elementos técnicos, computadores que estén en uso y servicio de las funciones inherentes a la bodega.

14.- Sistemas computacionales y manejo de la información.

El jefe de bodega debe mantener su sistema automatizado para que administre la base de datos de las existencias, materiales y equipos que estén bajo su custodia de manera actualizada y confiable, la información total contenida en todos y cada uno de los movimientos debe encontrarse al día y con sus respaldos correspondientes.

Es muy importante destacar que cuando se origina cualquier movimiento en bodega, este debe quedar de inmediato ingresado al sistema computacional, para así mantener un perfecto orden de información.

Deberá mantener ingresada y al día toda la información relativa al total de movimientos de documentación y/o materiales que tenga la bodega, esto se debe ir registrando en el sistema en forma diaria y fundamentalmente en el momento en que se origina este.

Esto entre otras cosas mantendrá absolutamente actualizado el stock de su bodega y permitirá un adecuado funcionamiento de todos los procesos que debe realizar.

El encargado de bodega deberá, sobre la base de sus controles permanentes de los artículos y/o materiales, determinar, clasificar y seleccionar todos aquellos susceptibles de obsolescencia, dañados o fuera de uso, mantenidos en bodega o reingresados durante largo tiempo, informar en detalle de estos y solicitar su baja respectiva. De esta forma los podrá rebajar del stock normal de bodega.

Procederá a eliminarlo cuando reciba de la gerencia correspondiente la autorización de baja por medio de un documento, este es el que en definitiva provoca la baja del artículo y lo elimina del stock en forma definitiva.

15.- Ajustes de Inventario: Como consecuencia de cualquier toma de inventario, controles esporádicos o por simple inspección que se efectué, puede ocurrir que se detecten faltantes o sobrantes de mercadería o materiales, estos se deben informar detalladamente y simultáneamente solicitar el "ajuste de inventario" correspondiente, para que administrativamente se aumente el artículo faltante y/o se descuente el artículo sobrante del stock general.

De esta forma se mantiene siempre el stock cuadrado y en sus cantidades físicas reales.

Esto sin perjuicio que la autoridad correspondiente dentro de la empresa disponga que se investiguen las responsabilidades correspondientes que dieron origen a cualquiera de las situaciones antes mencionadas.

16.- Despacho de productos entre bodegas internas (sucursales): En caso que una bodega realice también el despacho de productos hacia otras bodegas de la misma empresa, que queden fuera de la instalación central, como por ejemplo a sucursales de otras ciudades o regiones, se deberá confeccionar una guía de salida y transporte de artículos, la cual será la que dé origen a la rebaja de todo el stock contemplado en esta; de la bodega despachadora y por ende será la que ingrese administrativamente todos esos artículos en la bodega receptora.