NQI ‐‐ FOCUS N°5 Merccredi 15 février 2012 Jennifer BOURGEOIS
La réussite de la gestion d d’un projet rep pose sur la caapacité à gérer, coordonner et diriger less différentes rressources du u projet en qu uestion. Une ccommunicatio on efficace ett claire entre les collaboratteurs contribuue grandement au succèss d’un projet. Dans le cas spécifique de es équipes dee projets disp persées géographiquementt pour lesque elles plusieurss défis de gesttion se trouveent souvent amplifiés, savooir communiquer « autrement » est un éélément indisspensable à laa gestion de prrojet, et savoiir « manager vvirtuellement » ses équipess devient un vvéritable facteeur clé de succcès. Aujourd’hui, grâce aux nouvelles n tech hnologies d’innformation et de communication, les entreprises ont o trouvé lee moyen de faire collaborerr à distance leurs employéss sur des tâche es stratégique es sans qu’ils aaient à se dép placer. Certes,, les économiees sont spectaaculaires, mais la fin des écchanges directs entre individus pose de nouveaux déffis. Si l’on saitt en effet qu’iil existe des conflits c relationnels en enntreprise, ils peuvent p être d’autant pluss amplifiés pa ar la distancee entre les diffférents acteu urs du projet. Renforcer la cohésion des équipes devvient donc unn enjeu majeur dans cettee nouvelle organisation du ttravail. Aussi, une éq quipe délocallisée, dispersé ée à travers lees continentss et les cultures, travaillantt sur un mêm me projet sanss même présenter de liens hiérarchiquess entre ses meembres, peut‐‐elle fonctionner ? Si oui, een quoi la gesttion de projett s’en trouve––elle modifiée ? Comment rrépondre aux nouvelles pro oblématiques d’échange d’iinformation ? Nous tentero ons de répond dre à ces deuxx problématiqques clés en qu uelques points.
1. Comment les équipess virtuelles m modifient‐ellees la gestion de projet ? Vers plus d’au utonomie, de fllexibilité…
… p pour une gestio on de projet pluus collaborative
Aujourd’hui l’o organisation du u travail se trou uve très largem ment modifiée, no otamment par la disparitio on des frontièères géographiques et des barrièrres temporelless. ou collectivités ayant mis en p lace Dans toutes lees entreprises o un système de travail à disttance, nous co onstatons une plus omie des mem mbres de l’équuipe grande flexibilité et autono projet. Les acttivités sont ausssi moins contrrôlées, ce qui ppeut par conséqueent freiner la performance p de e certains projjets. Sur le plan orgganisationnel, il faut donc s’asssurer que les r ôles de chacun ontt bien été définis et évaluer le travail en foncction des tâches et d des objectifs à atteindre. Sur le plan du u management,, la direction projet devra meettre en place unee relation de confiance au sein de l’équuipe virtuelle, instaaurer de nouveelles méthodologies de trava il et de communiccation, et s’assurer que ce elles‐ci sont bbien comprises et m maîtrisées par ttous les membrres de l’équipe..
Le travail à dista ance et la geestion « virtuelle » de projett enttraine une réfle exion autour dees outils de gesstion de projetss miss en place dans l’organisattion. De nouvveaux besoinss app paraissent souv vent à cette éttape, particuliè èrement en cee quii concerne l’acquisition dee nouvelles solutions s pluss collaboratives, qui contribueraieent à simplifier et structurer laa ations entre less collecte, l'extraction et le partagge des informa uipes virtuelles. équ
Néanmoins, la recherche de la simplicité et de la familiaritéé dess outils utilisés au quotidien sse heurte souvent aux outilss de collaboration trop chers et troop complexes. Il est de ce faitt urner vers unee primordial pour la direction prrojet de se tou à solution adaptée, qui faciliteraa la cohésion des équipes à a création d’un enviro onnement dee disttance et la com mmunication unifiée u et de ccollaboration au a service dess équ uipes virtuelles.
2. Comment optimiser le partage de e l’informatioon et la coop pération au ssein d’une éqquipe à dista ance ? Répondre auxx nouveaux enjeux managéria aux… Avec le dévveloppement des projets internationaux et l’organisation du travail à distance, nouss assistons à une multiplication des projets bââtis autour d’un ne équipe virtuuelle es de l’informa tion qui collabore via les nouvellles technologie munication. Less TIC (Intranet, Netmeeting, G GED, et de la comm etc.) apporteent de nouveelles formes de d circulation de l’information, un partage plu us facile des do onnées d’un proojet, on plus rap pide de l’information, une une diffusio communicatio on quasi‐instantanée. Elles pe ermettent ausssi de développer, par le travail coopératif, le partage des compétences et l’esprit d’équipe. o bouleverssent égalemennt le Cependant, cees nouveaux outils comportemen nt des acteurs p projet entre euxx. Avant, le man nagement de projets p souffrait de la multittude des échangess informels, qui q ne laissent aucune tr ace. Aujourd’hui, d dans un projet délocalisé, la communicationn se fait beaucoup par e‐mails. Lees gens doiventt désormais éc rire, donc formaliiser les inforrmations qu´ils s´échangeai ent, auparavant, autour de la maachine à café. M Mais cette nouvvelle ourner contre eelle‐ arme de communication peut vite se reto ouvent perdue s au même : les infformations esseentielles sont so milieu d´une ccentaine de mails reçus quotid diennement pa r un chef de projett. Difficile, dan ns ces condition ns, de hiérarchhiser l´information.
De plus, en rendant plus autonom mes les acteurss projet, les TIC C u travail. Less transforment less modes d´orrganisation du nnées importan ntes des projetts n’étant plus réservées à un n don seu ul petit groupe de décideurs, la direction prrojet doit doncc réfléchir à de nouvelles strructures hiéra archiques pluss collaboratives. … par l’acquisitio on d’une soluttion collaborative de gestion n de projet Less collaborateurss sont mieux infformés, ils partticipent de pluss en plus aux proce essus de décisiion et gèrent eux‐mêmes e less orités. Grâce à la mise en place d’une d solution n prio collaborative de gestion g de proojet, les acteurrs projet d´unee enttreprise travaillant à distancee les uns des autres pourrontt facilement suivre l’avancement dde chaque projet et intervenirr pou ur mieux maîtriiser les coûts ett les délais. La ressource esse entielle à la geestion collabora ative de projett mmunication su ur le web, avecc résside en une platteforme de com dess tableaux de b bord, des plannnings, des outils de gestion ett de partage de do ocuments, des outils d’échan nge (alertes, e‐‐ maails, commentaires) facilitant toout transfert d’information ett de compétences : intra‐équippe, intra‐filiale e, inter filiale,, transversal‐métier. Plus besoin dde partager le même bureau,, au horaire pourr être informé ! ni le même crénea
3. De l’équipe virtuelle àà l’Intelligence Collaboraative En conclusio on, fruit d’une adaptation à un enviroonnement marqué par l’internationalissation des marchés m et du u développement fulgurant des TIC, le trravail en équi pe est un dess moyens d'op ptimiser la prooductivité des institutions.. Or, si la perfformance dess équipes virtuelles est inflluencée par la qualité des processus dee communication et par laa mise en placce de solution ns collaborativves qui renforrcent la cohéssion du group pe, la perform mance des enttreprises danss une société de l'informaation réside, quant à elle,, dans le faitt de savoir mobiliser m l'inttelligence collective et less connaissancees de ses parties prenantess. En impliquaant les collabo orateurs dans le processus décisionnel, cette nouvelle méthode d e management permet dee créer un con nsensus fort, de gommer les résistancees ou réticencces au change ement et d’attteindre les objectifs o fixés..
A propos des solution ns NQI :
Depuis 20077, NQI est devenu l’éditeur lead der des solutionns web collaboraatives de pilotag ge d’activités et t de gestion de p projets pour le secteur pub blic. Les solution ns NQI s’intègre ent complètemeent dans l’infrastructure des org ganisations et fa facilitent la communication, la coopération n et la coordination des acteurs. NQI propose des solutions w web collaborativ ves qui répondeent aux trois gra ands domaines d'applicatio érations en maîtîtrise d’ouvrage et le pilotage n suivants : le pilotage des prrojets & des po rtefeuilles, le pilotage des opé stratégique des activités.